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HISTORIA Y CIUDADANA:

EL PAPEL DE LOS ARCHIVOS MUNICIPALES 1[1]


Ana Clia Rodrigues2[2]

...el archivo, es de inicio la ley de lo que puede ser dicho, el


sistema que determina el surgimiento de los enunciados como
acontecimientos singulares. Pero el archivo es tambin el que
hace con que todas las cosas dichas no se acumulen en una
masa amorfa, no se inscriban, tampoco, en una lineamiento sin
ruptura y no desaparezcan al simple acaso de accidentes
externos... (Foucault)3[3]
Hablar de archivos es hablar de documentos, organizacin y servicios. Es decir;
informacin y derecho de acceso por el usuario... Pero, de qu archivo hablamos en la
sociedad contempornea que preserva el derecho de sus usuarios? El archivo debe ser
un espacio de garantas de integracin del individuo con su pasado y su presente,
dimensin en que se puede comprender el principio democrtico del ejercicio de la
ciudadana.

Segn el Diccionario de Terminologa Archivista4[4], publicado por la


Asociacin de Archiveros de So Paulo, son considerados archivos "los
conjuntos de documentos, que independiente de su naturaleza o soporte
fsico, son reunidos por acumulacin natural por personas fsicas o
jurdicas, publicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades. Hablar
de archivos, es hablar de documentos, organizacin y servicios.
Puesto esto, es importante destacar en la definicin que
presentamos, una caracterstica de los archivos, cual es la de conservar
registros de acciones y de hechos como prueba de la gestin que los
produjeron, de los cuales son resultado natural.
Por municipal se entiende el archivo que tiene bajo su custodia los
documentos provenientes de los poderes pblicos que componen la base
estatal de la administracin local, o sea el ejecutivo y el legislativo.
La gran dificultad est simplemente en adquirir la condicin de
archivo, pasando de un depsito o almacn de documentos a un servicio,
dice Antonia Heredia5[5]. Solamente puede ser considerado como tal si
asume la condicin de rgano prestatario de un servicio a la sociedad
que le es inherente.
El municipio en su aspecto formal, es parte componente de la
organizacin del Estado y corresponde al nivel descentralizado y
autnomo, localizado en el grado bsico del organigrama estatal. Tiene
asignada a l una amplia gama de funciones y responsabilidades en su
rea jurisdiccional, son las que impulsan el desarrollo fsico y social y la
funcin normativa, que las ejerce a travs de las ordenanzas y
Ponencia presentada en el V Congreso Centroamericano de Historia. San
Salvador, 18 al 22 de julio de 2000.
1[1]

2[2]

Miembro Consejo Nacional de Archivos de Brasil y Coordinadora del Archivo Municipal de


Campinas.
3[3]

FOUCAULT, Michel. O A Priori Histrico e o Arquivo. In: A Arqueologia do Saber. (Trad. Luiz Felipe
Baeta Neves). 5 ed. Rio de Janeiro: Forense Universitaria, 1987. p. 149
4[4]
Dicionrio de Terminologia Arquivstica. So Paulo: Associao dos Arquivistas Brasileiros - Ncleo
Regional de So Paulo: Secretaria de Estado da Cultura, 1996.
5[5]
HEREDIA HERRERA, Antonia. Los archivos municipales y la archivistica, p.25

resoluciones. Cada uno de estos mbitos funcionales determinan un


espectro igualmente amplio de actividades en el espacio fsico con la
comunidad que le corresponde, incluyendo la planificacin y ejecucin de
obras de infraestructura bsica, responsabilidades en el campo de la
salud, la educacin pblica, la conservacin del medio ambiente, entre
otras.
Estos rasgos generales de autonoma en la organizacin de los
servicios locales se traducen en esta variedad de funciones y actividades
que quedan evidentes en los registros de la informacin que circula como
producto de la gestin administrativa: el documento de archivo.
Los municipios presentan algunas caractersticas propias. En ellos,
los lazos comunitarios son ms slidos, uno de ellos son las familias. En
realidad, el municipio se forma por la atraccin que ejerce sobre un
determinado nmero de familias, que por motivos comunes se agrupan
alrededor de ese centro, constituyndose as sus organismos y
representaciones.
Es una sociedad natural que surge como resultado de las mltiples
interacciones sociales locales y no como consecuencia de incursiones
jurdicas sin vnculo con la realidad. En este sentido, el municipio es un
espacio donde se desarrollan costumbres y hbitos de vida determinados
por una serie de factores histricos, geogrficos, tnicos, religiosos,
entre otros; menciona Vera Moreira6[6]. Es posible afirmar que el municipio
es una especie de institucin total: en l las relaciones sociales, polticas
y econmicas son ms visibles y directas, unas influyen fuertemente en
las otras y de esta manera, se encuentran irreversiblemente
concatenadas. An as, son relaciones particulares, propias de cada
comunidad y vividas de manera singular por ellas.
Cualquiera que sea el tamao de un municipio, dicen Camargo y
Machado7[7], existe una estrecha correspondencia entre las demandas
sociales de servicios y las instituciones del poder pblico creadas para
satisfacerlas. La circulacin de documentos y su acumulacin en
archivos son una consecuencia natural de este proceso, una especie de
producto necesario al funcionamiento de cada rgano: Al mismo tiempo
que constituyen instrumentos o vehculos de la accin del gobierno
municipal, los documentos son testigos de las relaciones establecidas
con la comunidad a la cual sirve, esto justifica el inters que continan
manteniendo para las propias instituciones y para los municipios.
Es importante resaltar las especificidades del municipio, pues la
multiplicidad de procesos que refleja la vida local va a ejercer una fuerte
influencia en la concepcin de cmo debe ser el archivo municipal.
El origen y formacin de los archivos pblicos reflejan una dualidad
de perspectivas: la gestin administrativa y la funcin histrica. Por un
lado atiende la finalidad de preservar los derechos de la institucin que
los han producido, actuando como memoria de donde se extraen las
informaciones necesarias para la revisin de los antecedentes necesaria
a sus rutinas. Por otra parte, constituyen fuentes inagotables para la
6[6]

FIGUEIRA, Vera Moreira. A viabilizao dos Arquivos Municipais. In: A Sitematizao dos
Arquivos Pblicos. Ataliba Teixeira de Castilho (org.) Campinas (SP): Editora da UNICAMP,
1991. p.39-40
7[7]
CAMARGO, Ana Maria y MACHADO, Helena Correa. ob.cit. p.17

elaboracin de la historia y espacio de socializacin de la cultura.


A partir de estas consideraciones, se puede preguntar dnde est
el lmite entre un archivo administrativo y uno histrico? Dnde se agota
la finalidad prioritaria de atencin a la administracin y comienza la
cientfica-cultural?
Desde el punto de vista terico, la lnea de frontera entre los
aspectos determinantes de las funciones que cumplen los documentos,
es muy tenue, pues involucra la implementacin del proceso de seleccin
documental para definir la eliminacin y el acceso a las informaciones
necesarias al inters del ciudadano, del gobierno y de la historiografa
contempornea. En la prctica estos dos puntos encuentran relevancia en
la discusin de las prioridades para el funcionamiento de las
instituciones.
Sin embargo, hubo histricamente una fuerte tendencia en
establecer una total separacin entre archivo histrico y administrativo,
afirma Antonia Heredia8[8], rompiendo relaciones legtimas y nexos de
unin difciles de separar. Opina que la divisin habrn de hacerla los
historiadores al establecer etapas cronolgicas elegidas para su
investigacin cientfica, pero el archivo, su fondo documental constituye
una unidad susceptible de un tratamiento archivstico que mantenga la
continuidad y por supuesto, dicha unidad.
Camargo y Machado9[9], complementan diciendo que
los
administradores tienen una tendencia a ver apenas los valores
inmediatos de la documentacin, no preocupndose con su contenido
histrico, la consecuencia de tal apreciacin ha sido la destruccin
indiscriminada, o el cmulo catico de conjuntos de documentos bsicos
para la reconstruccin del pasado municipal. En otro extremo quedan los
que, sobrevalorizando la utilizacin del acervo para la investigacin
histrica, desconocen la importancia de la fase inicial de archivar; las
consecuencias han sido, entre otras, la prdida de pruebas documentales
que sustentan el ejercicio de los derechos de los ciudadanos, la falta de
precisin en el proveer subsidios para el proceso decisorio y serias
lagunas en el rescate de las races histricas de la comunidad.
Sin embargo, la problemtica que involucra los archivos
municipales, siempre ha sido encarada desde el punto de vista de la
divisin, cuyos depsitos y funciones separadas siempre estuvieron
determinadas por la irresponsabilidad institucional y poltica y quiz, por
desconocimiento de la profesin del archivista. Esta desatencin habitual
a estos depsitos est ligada tambin a la escasez de archivistas
municipales y a su formacin y a las polticas pblicas, cuya definicin de
estrategias para disponer los documentos a la consulta, fue determinante
de su propia sobrevivencia. Cuando los gobiernos locales estuvieron con
la atencin volcada a la primaca de la funcin histrica que cumplen los
documentos fue determinante para que cronistas o eruditos ocupasen el
espacio de los archivistas, lo que ocurri en los mejores casos y no en
los peores de ellos. Pero si las prioridades fueran slo la necesidad de
8[8]

HEREDIA HERRERA, Antonia. Los Archivos Municipales y la Archivstica, p.27

CAMARGO, Ana Maria de Almeida & MACHADO, Helena Corra. Roteiro


para a implantao de arquivos municipais. So Paulo: Secretaria de Estado da
Cultura: Porto Calendrio, 1996. p. 6.
9[9]

acceso a la documentacin administrativa, el patrimonio archivstico fue


dejado y entregado a la accin impiadosa del tiempo y la memoria
institucional y de los pueblos, marginada en los stanos.
Los documentos pblicos son piezas que estn integradas en un
todo, orgnico y estructurado, que les da sentido de existir, es decir, el
sentido de la propia administracin. Significa que el documento slo
preserva su valor cuando est integrado en su conjunto propio, o sea su
valor probatorio sobre el funcionamiento del gobierno, del ejercicio de los
derechos y deberes del ciudadano o el valor informativo, que el
documento incorpora y que ser de inters a la investigacin cientfica.
Una moderna administracin de documentos, debe estar
fundamentada en el principio de procedencia y del ciclo vital por lo que
pasan los conjuntos documentales desde su produccin hasta su destino
final (eliminacin o custodia permanente).
Las funciones que enrumban el trabajo de las instituciones son: la
transferencia, involucrando en este aspecto las actividades de control y
destino de la produccin documental; la preservacin, que incluye la
tarea tcnica de organizacin y sobre todo, el servicio: al administrador,
que necesita de informaciones para el proceso decisorio; al ciudadano,
interesado en datos jurdicamente validos que comprueban derechos y
deberes junto al Estado o tambin los que no necesitan del archivo para
consultas de ndole legal, entonces buscan un espacio de
entretenimiento, de conocimiento de la cultura general, en la cual puede
tener lugar la historia de su comunidad; y finalmente al investigador, que
s utiliza las fuentes documentales para el anlisis de los
comportamientos y acontecimientos del pasado.
La prctica archivstica de procesamiento tcnico de los fondos,
debe ser reveladora de las actividades desarrolladas por la
administracin municipal,
criterio que se utiliza para insertar
correctamente los documentos en su contexto de produccin,
permitiendo as una interpretacin que recupere y valorice los elementos
registrados del vivir cotidiano del gobierno y el ciudadano, en sus
relaciones.
Desde el punto de vista administrativo, un sistema de archivos bien
estructurado,
que
pueda
suministrar
planes
y
decisiones
gubernamentales, constituye factor de gran economa: demuestra las
realizaciones y el planeamiento del pasado, motiva la continuidad de
realizaciones importantes y evita la duplicidad antieconmica de
iniciativas.10[10]
A la investigacin interesa la totalidad de la documentacin y no
parte de ella, ms que todo la posibilidad de verificar las relaciones
orgnicas existente entre las series documentales, que amplan la
posibilidad de lectura crtica del periodo analizado. Este conjunto
orgnico de documentos es el reflejo del contexto histrico en que fue
producido y no solamente muestreos o partes de series incompletas,
consideradas importantes, sin criterios tcnicos de seleccin. Estas
partes suelen ser importantes cuando son reunidas a otros documentos
10[10]

N.T. Soares. As novas funes dos arquivos e dos arquivistas. Cadernos FUNDAP. So Paulo,
4(8):40-48, abril, 1984. Citado en CASTILHO, Ataliba Teixeira. Sistemas de Arquivos. In: A Sitematizao
de Arquivos Pblicos. Campinas (SP): Editora da UNICAMP, 1991. p. 11-12

que las complementan.


No debe haber, por lo tanto, divisin de archivos entre histricos y
administrativos, a menos que esto sea determinante para la sobreviencia
de los documentos pblicos, que por ser de inters colectivo, deben ser
eliminados o preservados y puestos a disposicin del universo de
usuarios en funcin del valor de la informacin de su contenido.
La cuestin del derecho a la informacin, muy preconizada en las
sociedades democrticas, viene as definida por Alvaro Baudrit. 11[11] el
derecho a la informacin o el derecho de la informacin para la Ciencia
del Derecho, no es otra cosa, ms que la facultad que otorga el
ordenamiento jurdico a los individuos para apersonarse, tambin por
medio de gestiones escritas, a las dependencias y oficinas pblicas para
solicitar informacin sobre asuntos que les sean propios o de su inters.
Derecho a la informacin y accesibilidad a los documentos y archivos,
son conceptos muy relacionados, pero diferentes entre s; el primero
tiene que ver con la legalidad y legitimidad de obtener informacin, el
segundo con la posibilidad material de localizar y ubicar los documentos
de mi inters. El derecho a la informacin va mucho ms all de ser un
simple derecho comn, se trata de uno de los derechos humanos
fundamentales, por ende pertenece a todos los individuos, los faculta a
exigir, recibir y difundir informacin.
Es necesario considerar que el municipio es la realidad
gubernamental ms prxima del ciudadano, que organiza los servicios
locales para atender a las demandas de los mismos ciudadanos, es el
organismo capaz de planear y ejecutar todos los servicios en su rea de
jurisdiccin. Camargo y Machado, afirman que es la instancia de la
estructura estatal dotada de solidez y visibilidad, en el municipio todo se
municipaliza y que la propia nocin de pblico acaba por revestirse de
significado especial: menos identificada con la idea de "oficial" o
"estatal", viene confundida con lo que puede y debe ser compartido por
todos, as los documentos, independientes de su origen, son de inters
municipal y, en esta medida, de dominio pblico. 12[12]
Priscila Fraiz,13[13] discutiendo la cuestin de los modelos de
archivos municipales, desde el punto de vista de los documentos que
integran su acervo, propone una reflexin: tendra el archivo municipal
slo la funcin de guardar los documentos oficiales del municipio o, en
una sociedad que se pretende demcrata, donde la participacin del
ciudadano sea ms activa y responsable, la tarea del archivo no debera
ser extendida a la preservacin de la memoria del municipio, incluyendo
no solamente la memoria de la administracin municipal, sino tambin
acrecentando a su acervo otros fondos de origen privado, de familias e
instituciones, fundamentales para la recuperacin de la memoria de la
municipalidad?
11[11]

BAUDRIT BARQUERO, Alvaro. El derecho a la informacin. Seminario Internacional de Normatividad


Archivistica. Lima, Per. Setembro de 1999.

Como implantar arquivos municipais. CAMARGO, Ana Maria de Almeida &


MACHADO, Helena Corra. So Paulo: Arquivo do Estado, 2000. (Projeto
Como Fazer, v.3), p.15/6
12[12]

13[13]

FRAIZ, Priscila Moraes Varella. Arquivos Municipais: o pblico e o privado. In: Anais do 10
Congresso Brasileiro de Arquivologia: rumos e consolidao da arquivologia, 1994. So Paulo:
Associao dos Arquivistas Brasileiros - Ncleo regional de So paulo, 1998 (CD-ROM)

En las polticas de archivos, incoativas como estas pueden


sensibilizar las autoridades locales y resultar en valorizacin de los
archivos municipales. Sin que los archivos dejen de desarrollar su
funcin prioritaria que es la de privilegiar la documentacin
administrativa de la municipalidad, de carcter probatorio e informativo,
la tarea de recoger documentacin considerada de inters publico y
social, viene de encuentro a la consolidacin de derechos colectivos, que
por ser prioritario, traspasa el limite de la singularidad del individuo y
contribuye para tornar pblico, registros de personas o instituciones
cuyas trayectorias estn ntimamente ligadas a la historia de la
comunidad.
Es preciso recordar que los derechos colectivos son mayores y
ms amplios. El derecho a la informacin y el inters pblico y social
deben, por tanto, definir las polticas pblicas en materia de archivos.
Al estar protegida la informacin, resalta Baudrit, se habla entonces de un
derecho a la informacin, de un derecho de la informacin, y esto no slo importa desde
el punto de vista legal, sino tambin archivstico.
Una poltica de archivos debe contribuir no solamente para resaltar la
particularidad de cada municipio, sino tambin integrarlo a la nacin. Luego una poltica
de archivos no debe ser vista como forma de reproduccin de la cultura, sino como la
que suministra los elementos para el equilibrio poltico y social del pas. En un ltimo
anlisis, una comunidad estar ms integrada a la nacin en la medida que se reconozca
su forma especial de comportamiento y de insercin en la sociedad. La conciencia de
los actos realizados por las generaciones pasadas y la percepcin del proceso de
construccin social de la comunidad son fuertes elementos para la integracin de los
individuos y grupos a una idea de nacionalidad.14[14]

En esta perspectiva, la idea de archivos municipales que


abordamos, encuentra respaldo en la concepcin que deja de valorizar el
documento aisladamente, sea en el interior de un fondo o de varios
fondos archivsticos producidos por las muchas instituciones que
participan de la vida de una comunidad. Estos documentos forman el
patrimonio archivstico municipal y est inserto en el contexto ms
amplio del patrimonio documental de la nacin. Su concentracin en un
espacio nico, es fundamental para ampliar el uso del documento en
funcin de una visin globalizante.
Tan importante como el derecho a la informacin del presente, para
garantizar el espacio del individuo y definir sus relaciones sociales, el
derecho al pasado es visto como dimensin de la ciudadana, pues se
fundamenta en el principio de la identidad, cuyo perfil de ser nacional
tom por prstamo los smbolos del pasado para promover la cohesin
social, tnica poltica y territorial.
Archivos y documentos son el espacio y smbolo de preservacin
de estos derechos.
Es urgente repensar cul es el papel que los archivos municipales
representan para la sociedad contempornea. Si an es urgente pensar la
memoria en relacin a la crtica del presente, al ejercicio pleno de los
derechos de ciudadana, mucho ms urgente se hace pensarla en funcin
de un proyecto de futuro.
Como dice el historiador Edgar Salvadori de Decca 15[15], hoy la
14[14]
15[15]

FIGUEIRA, Vera Moreira. ob.cit. p. 41

DECCA, Edgar Salvadori de. Memria e Cidadania. In: O Direito a Memria: Patrimnio Histrico e
Cidadania. So Paulo: DPH, 1992. p. 133

escala de la preservacin de la memoria no se mide en extensin, en


metros de documentos acumulados. La memoria documental no est ms
relacionada con el espacio fsico de los archivos, pero con la
configuracin de los discos duros, que acumula la memoria en una
medida de difcil aprehensin espacial, por que su medida son los
megabytes, una compleja relacin entre espacio y tiempo, controlada por
los computadores. Pero esto es tema para otra discusin.....