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CURSO: SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIALES


TEMA: TRABAJO APLICATIVO FINAL
PROFESOR: YVN GARCA LOPEZ
PROGRAMA: MBA XIV

ALUMNOS:
CHRISTIAN AQUIJE CHORRES
DANIEL GUTIRREZ RAMIREZ
JOS GUZMN VILLAR
CIRO HUDSON OKUMURA
JUAN SNCHEZ SANDOVAL

Marzo, 2015

Contenido
1

LA EMRPESA...............................................................................................................................2

SECTORES....................................................................................................................................2

PRINCIPALES COMPETIDORES................................................................................................3

ANALISIS DE FUERZAS COMPETITIVAS................................................................................4

PROBLEMTICA.........................................................................................................................5
5.1

AS-IS......................................................................................................................................5

5.1.1

ESTRUCTURA DEL GRUPO VAINSA........................................................................5

5.1.2

VENTAS.........................................................................................................................5

5.1.3

PLANIFICACIN DE LA PRODUCCIN...................................................................7

5.1.4

FINANZAS..................................................................................................................10

5.1.5

COMPRAS...................................................................................................................12

5.2

GAP......................................................................................................................................13

5.3

TO-BE..................................................................................................................................13

5.3.1

ESTRUCTURA DEL GRUPO VAINSA......................................................................13

5.3.2

VENTAS.......................................................................................................................13

5.3.3

PLANIFICACIN DE LA PRODUCCIN.................................................................20

5.3.4

FINANZAS..................................................................................................................23

5.3.5

COMPRAS...................................................................................................................24

PROPUESTA DE SOLUCIN.....................................................................................................28
6.1

DESCRIPCIN DEL SISTEMA..........................................................................................28

6.2

TECNOLOGA A EMPLEAR..............................................................................................29

6.3

PRINCIPALES USUARIOS.................................................................................................29

6.3.1

VAINSA.......................................................................................................................29

6.3.2

METAL TUBOS...........................................................................................................29

6.3.3

TECNOSANITARIA....................................................................................................29

6.3.4

CORPORACIN VSI..................................................................................................29

6.4

PROCESOS INVOLUCRADOS..........................................................................................30

6.5

PRINCIPALES BENEFICIOS.............................................................................................30

6.6

RETOS ASOCIADOS A SU IMPLEMENTACIN.............................................................31

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES............................................................................32

LA EMRPESA

Valvosanitaria S.A. es una empresa establecida en el mercado peruano; se constituye el 28 de octubre


de 1974, teniendo como actividad principal la comercializacin de productos ferreteros, los cuales son
distribuidos a nivel mayorista tanto en Lima como a nivel nacional.
En la actualidad, Valvosanitaria S.A. es importadora de las ms reconocidas marcas a nivel
internacional y distribuye los mejores y ms calificados productos nacionales para la industria de la
construccin.
Organizacin
Los directivos de Valvosanitaria S.A., con el devenir del tiempo, participan en la fundacin y puesta en
marcha de 3 industrias que hoy son lderes en el mercado peruano en sus respectivos sectores. Nos
referimos a:

Valvosanitaria Industrial S.A. (VAINSA)


Metal Tubo S.A.(Termas SOLE) y
Tecnosanitaria S.A. (ITALGRIF e ITACA)

En el ao 1975 inicio sus operaciones Valvosanitaria Industrial S.A., importante empresa Peruana que
se cre con el objetivo de establecerse en el Pas e instalar una moderna planta industrial, dedicada a la
fabricacin y comercializacin de griferas, aplicando los ms recientes adelantos europeos.
Hoy, VAINSA ha sabido mantener la posicin de liderazgo en su categora, gracias a la preferencia de
los clientes, sus productos funcionales e innovadores y por sobre todo, de comprobada calidad, los
cuales han hecho de la empresa una marca importante en el medio.
Detrs de sus productos hay tecnologa, innovacin, trabajo en equipo, aseguramiento de la calidad y
un esfuerzo constante por lograr que las lneas tengan la completa satisfaccin del cliente y el
profesional de la construccin. Es as como VAINSA, desarrolla sus productos de grifera y sanitarios,
los que adems de cumplir perfectamente con su funcin primordial, combinan armoniosamente
belleza, diseo y elegancia.

La marca Italgrif sale al mercado peruano a fines de mayo de 1994, dedicndose exclusivamente a la
fabricacin de artculos de Grifera para Bao y Cocina, principalmente para uso domstico.
2

En junio de 2008 se lanza al mercado peruano los Sanitarios ITALGRIF, mostrando desde los primeros
meses, una gran demanda, tal es as que casi de manera inmediata se contempl la ampliacin de las
instalaciones industriales. Es as que nace una moderna planta de sanitarios ubicada en el corazn de la
zona industrial de la ciudad de Lima (Lurn).
Italgrif, a lo largo de estos aos ha logrado posicionarse en el mercado local siendo la marca preferida
en el mercado peruano, por su calidad, variedad y duracin, adems de contar con una gran proyeccin
a nivel mundial como en pases de Centro y Sudamrica, hacia donde se exportan con regularidad.

Sole es una marca perteneciente a MT INDUSTRIAL, que inici sus operaciones hace ms de 35
aos, con la fabricacin y distribucin de tubos de abasto.
Posteriormente, MT INDUSTRIAL desarroll nuevos productos y marcas, entre ellas, SOLE, una
marca dedicada a la fabricacin y venta de termas, y que logr posicionarse en el mercado como un
producto de alta calidad, con un Servicio Tcnico de primera, con lo cual gan rpidamente la
preferencia del mercado. Es entonces, cuando SOLE ampla su lnea de productos, y decide
incursionar en la venta de campanas extractoras, cocinas, cavas de vino, estufas, entre otros productos
para el hogar, con el fin de cubrir las necesidades de sus consumidores, y con la calidad que
caracteriza la marca.
En el 2011, despus de alentadores resultados durante su trayectoria, SOLE lanz su nueva lnea de
pequeos electrodomsticos, apostando por la calidad y servicio que caracteriza a la marca,
combinando la innovacin, el estilo y la modernidad en una lnea que ya da que hablar.
2

SECTORES

El mercado de grifera para baos y cocinas se ofrece a diferentes precios y diseos que incluyen
modelos clsicos en acabados satinados, o piezas contemporneas, terminadas en cromo o acero
inoxidable.
En los ltimos aos, el sector de sanitarios y grifera ha experimentado una importante evolucin, que
se ha traducido en atractivos diseos que incorporan las ms altas prestaciones. Estas ltimas estn
orientadas, de forma mayoritaria, a reducir el consumo energtico, as como a mejorar su uso. En
diseo, priman las lneas puras, sencillas y suaves, y los materiales de gran resistencia. En
prestaciones, grifos hbridos, termostticos y monomando se imponen a las versiones de aos
anteriores. Todo ello, aporta mayor valor aadido al espacio del cuarto de bao en el conjunto del
hogar, que ahora gana en entidad propia.
Hacia qu sectores van dirigidos sus productos de grifera e inodoros?
El 60% de ventas se dirigen al sector A y B y el institucional, donde entran desde centros comerciales
hasta colegios. Estas empresas no son lderes en costos, son lder en calidad. Con una estrategia en la
diversificacin.
3

PRINCIPALES COMPETIDORES

Con ms de 50 aos de experiencia, el Grupo CELIMA TREBOL, conformado por dos empresas
lderes: Cermica Lima S.A.- CELIMA y Corporacin Cermica S.A. -TREBOL, tienen como
principal meta la de contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de las personas en el Per y el
mundo, ofreciendo revestimientos cermicos, sanitarios, pegamentos, fraguas y griferas de la ms alta
calidad, y comprometidos en dar alternativas para el cuidado del medio ambiente.

American Standard America es una empresa norteamericana lder en la fabricacin de productos para
bao y cocina

Edesa S.A., empresa ecuatoriana de sanitarios y grifera

FV S.A. es una empresa dedicada a la fabricacin y comercializacin de grifera en una amplia gama
de productos destinados al bao, la cocina y las instalaciones sanitarias. Los inicios de esta historia, se
remontan a la segunda mitad del siglo XIX, cuando Franz Viegener fund en Attendorn, Alemania, la
firma Franz Viegener II imprimiendo sus iniciales "FV" como marca de sus productos.

En 1897, Don Antonio Lavazza funda una fbrica de utensilios de hierro enlozado para cocina en la
Ciudad de Avellaneda, cuna de la industria argentina, ubicada en la Provincia de Buenos Aires.
Empresa de sanitarios y grifera

Empresa de grifera.
4

Amplia gama de productos con terminaciones y diseos muy variados. Grifera de excelente calidad
con cierre cermico o standard, en diferentes acabados como cromo, perlado, niquel bronce y acero
inoxidable. Sanitarios, baeras, hidromasajes, bachas, mamparas, duchas escocesas, columnas de
ducha, botiquines, espejos y accesorios para complementar la ambientacin de tu bao
4

ANALISIS DE FUERZAS COMPETITIVAS

Los inodoros y sanitarios tiene como funcin principal la eliminacin de los desechos.
El lavatorio es una pieza de loza y/o porcelana que forma parte del bao y permite la limpieza de las
manos.
Una grifera, con sus caractersticas estticas y funcionales, es el complemento ideal para los
elementos utilizados en un bao o en una cocina.
Las termas forman parte de la implementacin de un sistema de instalaciones sanitarias.

Competidores Potenciales
-Economas de escala
-Requerimientos de capital

Poder Negociador de los


Proveedores
Propensin de la empresa a
sustituir el material
Precio
relativo
rendimiento
de
materiales sustitutos.

y
los

-Represaras
de
competidoras.
Rivalidad entre

empresas

Competidores
American Estndar Golden Bath - Italgrif
- Trebol - Edesa - FV
- Vainsa - Briggs -

Poder Negociador de los


Cliente
El Cliente al cual va
dirigido compra donde
encuentra:
Calidad y costo
Competencia

entre

Amenaza de integracin
hacia adelante
Productos sustitutos
En el sector donde va no hay
5

PROBLEMTICA

Una de los problemas principales es que las empresas han ido creciendo desordenadamente,
definiendo los procesos en la marcha, sin estandarizar y formalizar los procesos de trabajo.
Otro problema es que cada empresa del grupo tena su propia rea de sistemas y ha ido respondiendo
las necesidades de cada rea (ventas, compras, finanzas, costos, produccin) de sus empresas creado
un ecosistema de islas separados por varios factores.
La informacin gerencial para la toma de decisiones, reportes diarios, informes no se obtienen de
forma oportuna.
El rea de planificacin de la produccin tena problemas de cumplimientos con las metas de las
ventas planificadas.
La falta de consolidacin de informacin, data basura, data incorrecta, registros duplicados ocasionaba
que se tomara malas decisiones tanto en el da a da como en el alto nivel.
5.1

AS-IS

5.1.1 ESTRUCTURA DEL GRUPO VAINSA


Actualmente cada empresa tiene sus propios sistemas algunos de ellos ni siquiera tiene sistema todos
los procesos y documentos son creados en base a herramientas de Microsoft office como el Word y
Excel.
5.1.2

VENTAS

5.1.2.1 VENTAS ESTANDAR


El proceso de venta estndar es similar en todas las empresas.
El proceso se inicia con el envo desde el cliente o ejecutivo de ventas de una orden de compra, la cual
es ingresada al sistema actual por el rea de operaciones, quienes a su vez de forma paralela registran
en el sistema denominado TELNET. Es en el pedido donde se validan todas las condiciones
comerciales, tales como la forma de pago, fecha de entrega, lugar de entrega, moneda, precio, etc. El
pedido es visualizado luego de grabado en el sistema por almacn, en donde se valida la
disponibilidad, de no tener el stock, el sistema paralelo TELNET genera una solicitud a produccin o
ensamble para preparar el producto, es en este momento que se le indica al cliente que la entrega de
los solicitado puede ser de manera parcial, a raz de este detalle se coordina con el cliente la entrega
parcial de lo solicitado. Si hay disponible, se le indica a operaciones para que proceda a generar el
comprobante de pago y gua de remisin, actualizndose las existencias correspondientes; de igual
forma se ingresa la informacin del comprobante en el sistema TELNET manualmente. Luego de
preparar la entrega para luego ser despachado al cliente con los documentos respectivos (comprobante
y gua).

5.1.2.2 TRASFERENCIA GRATUITA


Las transferencias gratuitas son realizadas por las tres empresas del grupo. Se aplican para los
siguientes casos:
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Merchandising.
Campaas de lanzamiento de productos nuevos o promocionales.
Donaciones.
Aguinaldo al personal.

Los productos Merchandising no estn afectos al impuesto IGV, el resto de casos si estn afectos al
impuesto IGV.
5.1.2.3

VENTAS EN CONSIGNACIN

Consignacin para Metal Tubo:


Actualmente en Metal Tubo cuentan con una aplicacin desarrollada a medida que est implementada
en plataforma Web, esta herramienta les facilita la administracin y gestin de los productos en
consignacin. A travs de esta solucin capturan los registros de cotizacin (ingresados en el sistema
actual SAE) que son la base de informacin para generar y emitir las guas de remisin, es en este
momento donde se escoge el motivo a utilizar (puede ser recojo de consignacin exhibicin,
consignacin exhibicin, servicio de transporte, devolucin, etc.).
Como parte funcional, permite el registro de pre facturacin, en base a la cual se genera un pedido de
consignacin, esta accin puede ser manual o masiva para capturar los tems que se desean incluir al
documento de venta. Paso seguido, tomando como base el (los) pedido (s) se procede a generar los
comprobantes de pago que correspondan (Actualmente se realiza en el sistema Aspel SAE).
As mismo, permite generar y emitir las guas de remisin por los diferentes motivos, como el caso de
devolucin de productos hacia el almacn, los motivos utilizados para ello son Recojo de
consignacin, recojo de exhibicin, recojo de muestras; as como tambin de la devolucin de
mercadera de cambio mano a mano.
Consignacin para TECNOSANITARIA:
En TECNOSANITARIA se establece movimientos para las exhibiciones, las mismas que calzan en el
modelo de consignacin, pero con tratamientos totalmente distintos. Los exhibidores que son
asignados para exportacin si son facturados al cliente. En el caso de sanitarios desde el almacn se
extraen los componentes, los cuales salen con gua de remisin; actualmente no existe control
automtico, es manual y depende del personal de almacn.
Consignacin para VAINSA:
En el caso de VAINSA, se envan muestras al punto de venta, a las constructoras, ferias, charlas, etc.
Se generan guas de remisin por exhibicin, as mismo utilizan el concepto de retorno posterior o
pronto retorno. Otra forma de aplicar el concepto de consignacin es a travs de implementar los
baos en instituciones tales como restaurantes, cines, discotecas, entre otros.
5.1.2.4 PLANES DE ENTREGAS
Los Planes de Entrega son acuerdos con los clientes, en donde se definen fechas y cantidades de
entrega fijas permitiendo su modificacin posterior, vlidos dentro de un perodo de tiempo.

En las tres empresas del grupo, como parte del proceso de ventas, tienen contemplado el uso de la
operativa de planificar las entregas de mercadera. Esta funcionalidad permite administrarse como si
fuera un convenio entre el cliente y una de las empresas del grupo. La caracterstica principal de esta
operativa determina que se definen fechas de entrega especficas del producto(s) considerando las
cantidades fijas acordadas, las mismas que pueden ser modificadas de acuerdo a requerimiento del
cliente, se puede llegar a generarle un comprobante de pago por el importe total de la transaccin de
venta realizada. El control actual del plan de entrega, es completamente manual, se realiza con la
ayuda de hojas de clculo Excel o de cuadernos de apuntes relacionados a dichas ventas, lo cual
muchas veces ha llevado a un desorden y falta de cumplimiento involuntario.
5.1.2.5 VENTAS ENTRE COMPAIAS
Las ventas Intercompany representan las transacciones comerciales que se efectan entre compaas
de un mismo grupo. Los datos de condiciones de venta estn claramente establecidos y en la mayora
de las ocasiones no estn sujetas a negociacin comercial, de presentarse el caso, se puede llegar a
establecer un acuerdo especial por empresa.
En el escenario actual, los despachos de este tipo de ventas son entregados en los almacenes de la
empresa compradora y luego desde esta ltima se efecta la entrega hacia el cliente final, el proceso
actual demora unos 3 a 5 das.
5.1.3
5.1.3.1

PLANIFICACIN DE LA PRODUCCIN
METAL TUBO TERMAS

El planeamiento que realizan es para cubrir la capacidad instalada de Fabricacin de Termas


combinado la fabricacin de las diferentes capacidades de termas de 20 lts, 50 lts, 110 lts, etchasta
cubrir la cantidad de 3,200 und de Termas.
Para ello consideran el inventario inicial del mes igual inventario inicial del mes anterior ms
fabricacin del mes anterior menos las ventas mes anterior
La fabricacin del mes es el clculo de la acumulacin de ventas de varios meses multiplicado por un
factor de 1.3 (30% de la venta) dividido en el nmero de meses. La idea es no quebrar stock. Esto
origina tener stocks altos.
5.1.3.2

VAINSA

La planificacin de la produccin se realiza actualmente por medio de un programa a medida, en el


sistema se generar un programa que sea semejante a esa planificacin. Como paso inicial se deber
evaluar la planificacin de seguridad para todos los productos en proceso, y ejecutar una funcin para
que estos se actualicen en el sistema, este valor ser inicialmente propuesto por el programa en base al
consumo promedio de los productos en proceso y un factor que indiquen por cada nivel (Acabado,
Soldadura, Maquinado, entre otros), luego se trabaja la planificacin de la produccin del producto
terminado en base al consumo promedio de los ltimos 3 meses, finalmente se procede a ejecutar una
funcin en el programa por medio del cual se actualicen las tablas estndares de planificacin.
Proceso de Fundicin:
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El proceso se inicia con el llevado del bronce al horno. Luego se procede a vaciar el bronce (derretido)
a las matrices, previamente acondicionadas con el alma de arena, para que luego de unos segundos
sacar de las matrices y dejarlos para que enfren.
Proceso de Corte:
El proceso consiste en cortar los retazos que estn sobrando de las piezas fundidas y juntar todos los
retazos para poder procesarlos de nuevo.
Proceso Granallado:
El proceso consiste en ingresar las piezas cortadas a la maquina granalladora y dejar por un tiempo a
que cumpla su proceso.
Proceso Forjado:
El proceso se inicia con el corte de la barra para obtener los tochos de bronce, que luego es llevado al
horno calentador de tochos. Una vez que el tocho este en una temperatura ideal, se lleva a la prensa de
friccin para poder obtener la pieza de bronce a producir. Esta pieza se deja enfriar para que pueda
seguir con los siguientes procesos.
Proceso Soldadura:
Se unen las piezas maquinadas de bronce con la soldadura y se ponen en una matriz, luego se pasa por
altas temperaturas de calor (segn el caso se puede ingresar al horno o solo se usa soplete a gas).
Proceso Ensamble:
Se inicia uniendo las piezas segn la receta del producto terminado, pasa por la prueba hidrosttica (si
se amerita), y luego se encaja, para despus hacer entrega del producto terminado al almacn.
5.1.3.3

TECNOSANITARIA

Se utiliza la capacidad instalada de la planta, dicha capacidad est en funcin del crecimiento de la
infraestructura de las areas productivas como Colaje, Secadero, Pulido etc., regido bsicamente por la
capacidad del horno.
Para la planificacin se renen previamente Produccin con Ventas determinando los productos a
vender en el mes, dichos productos solo tiene como dato la cantidad y calidad por producto.
La cantidad por producto, color y calidad sale de la estadstica que lleva produccin por mes.
Proceso Colaje en Batera:
Para el proceso de colaje en batera Los trabajadores tienen una cantidad de moldes por producto
(modelo) de acuerdo a la programacin que tienen que hacer en un periodo de tiempo.Dicho moldes
pueden tener una cavidad o varias de acuerdo al modelo luego son colocados en las bateras para su
proceso de fabricacin. El tiempo del colaje asignado por modelo se encuentra estandarizado de
acuerdo a los ciclos asignados.
Proceso Pre-secado:
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Levantan piezas del rea de colaje y traslada en coche al rea del pre secado. Realizada la operacin
de pre secado es llevado al rea de secado.
Proceso Secado:
Descarga del secadero la produccin anterior y traslada al rea de espera de pulido. Levantan piezas
del rea de pre secado traslada en coche al rea del secadero. Ubican dichas coches con el contenido
de las piezas de acuerdo a estndares de ubicacin establecidos de secado. Realizada la operacin de
secado es llevado al rea de pulido.
Proceso Pulido:
Trasladan en coche las piezas secadas del rea de secado al rea de pulido. Descargan dichas piezas
del coche y se va subiendo uno a uno a las cabinas de pulido. Se realiza la operacin de pulir en forma
manual hasta que la pieza quede apta para el siguiente proceso, posteriormente se saca la pieza de la
cabina de pulido y se coloca en el coche.
Proceso de Lavado:
Trasladan en coche las piezas pulidas del rea de pulido al rea de lavado. Descargan dichas piezas
del coche y se va subiendo uno a uno a las cabinas de lavado. Se realiza la operacin de lavar en forma
manual hasta que la pieza quede apta para el siguiente proceso, posteriormente se saca la pieza de la
cabina de lavado y se coloca en el coche.
Proceso de Esmaltado:
Descarga las piezas lavadas y pulidas al rea de esmaltado. El esmalte que se encuentra en recipientes
de 200 lts es trasladado en baldes de 20 lts para ser vaciado a los recipientes de plsticos de 60 lts
para posteriormente usarse. Posteriormente se procede con el rociado del esmalte pulverizado en toda
la pieza. Descargan la pieza pulverizada para que se seque 3 horas para pasar al proceso de hornos.
Proceso de Horneado:
Operacin de limpieza para evitar que el esmalte se pegue con la placa.
Limpieza de la base del piso de la vagoneta. Transporte al rea de horno, se pone la calcomania a la
pieza que lo requiera.
Cargar al horno de acuerdo distribucin standarizada.
Pasar las piezas por el ciclo del horno tnel durante 20 horas.
Proceso de Clasificacin:
Descarga las piezas del horno por los trabajadores de clasificacin
Clasifican de acuerdo al manual de calidad:
Standard o Comercial pasan a ensamble
Si tienen defectos menores se soluciona con esmalte y pasa al rea de hornos para la
REQUEMA.
Otros defectos que se pueden recuperar pasan al rea de RESANE en frio para despus ser
reclasificados.
Rotura pasa a ser almacenada para su destruccin
Lote pasa a ser almacenada para su donacin o destruccin.
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Realizada la operacin de clasificado es llevado al rea de ensamble.


Proceso de Ensamble:
Las piezas que han sido clasificadas pasan al proceso de ensamble
Los One piece pasan primero por la prueba hidrulica de sifoneo y posteriormente se ensamblan.
Se colocan los accesorios que utilizan de acuerdo estructura del producto previamente definida como
etiquetas, cajas, asientos, vlvulas etc. Una vez terminada el ensamble es pasado al almacn de
productos terminados.
5.1.4
5.1.4.1

FINANZAS
CUENTAS POR COBRAR (AR)

Proceso de Facturas de ventas:


Son generadas por: ventas de productos terminados, repuestos, accesorios y servicios estas ventas
estn dirigidas a toda persona jurdica que desea adquirir un bien comercializado por las empresas del
grupo. Tambin se generan facturas por canjes publicitarios y por transferencias gratuitas.
Existen ventas al personal de las empresas del grupo, que pueden ser al contado o al crdito en caso
sea al crdito se descuenta por planilla a travs del rea de Recursos Humanos.
La generacin del documento inicia al recibir la orden del cliente, luego los vendedores en el Sistema
SAE generan la cotizacin que a su vez es aprobada por el rea de ventas, luego de la aprobacin, la
cotizacin pasa ser una orden de pedido, esta orden de pedido es verificada por el sistema indicando si
el producto solicitado se encuentra en stock del almacn de productos terminados (APP), de
encontrarse en stock el producto es acopiado y se procede a su facturacin y guiado para estar
expedito para su despacho.
En VAINSA, no se genera cotizacin, ni aprobacin de la misma, de frente se emite orden de pedido
(esto ya da una conformidad) con la orden de compra del cliente. Se obvia este paso, ya que los
clientes cuentan con listado de precios, catlogo de productos e incluso muestras de los productos.
En Tecno, tampoco se emite cotizacin pero si existe la aprobacin del pedido por parte del rea de
ventas, con esta aprobacin se emite orden de pedido y se contina el proceso.
En caso los productos solicitados no se encuentren en stock en el APT, se ordena su produccin o
ensamble y a la vez tambin se ordena la reposicin de stock. Una vez terminado el producto en la fase
de produccin o ensamble este es internado en el APP. Al ingresar el producto fsicamente su cdigo es
ingresado en el sistema permitiendo que se pueda confeccionar la gua de remisin.
El sistema permite que podamos facturar todos los productos, pero no nos permite guiarlos, solo se
puede guiar los productos existentes en el almacn de productos terminados.
Solo la generacin de guas mueve el stock. La facturacin no mueve stock.

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La factura es generada en nuestro sistema SAE, previa generacin de la Gua de Remisin, el


encargado de facturacin ingresa al mdulo de facturas y vendedores coloca el nmero de pedido y
con ese dato el sistema jala todos los datos del cliente y el detalle de los productos de la orden de
pedido.
Una vez generada la Gua de Remisin procede a generar la factura vinculando el nmero de gua para
que los datos de sta pasen en automtico a la factura, se puede jalar en una factura mximo 2 a 3 Gua
de Remisin.
Finalmente las facturas son enviadas para adjuntar al despacho de los productos de cumplir con la
orden de pedido del cliente, al regresar el cargo de la factura firmada por el cliente se archiva para la
gestin de cobranza.
Proceso de Boletas:
Tienen el mismo tratamiento de las facturas.
Proceso de Notas de Crdito:
Las Notas de Crdito son generadas por:
a) Descuento a clientes,
b) Por devoluciones del cliente.
La emisin de la Nota de Crdito se realiza en el sistema SAE en el mdulo de facturacin y ventas;
dentro de la opcin Devolucin se ingresa el nmero correlativo de la nota de crdito, la fecha de
emisin, datos del cliente y se hace referencia a la factura o boleta con que el cliente compr el
producto devuelto.
Cuando se trata de notas de crdito por descuentos la informacin para la confeccin de la misma es
brindada por la Gerencia de Operaciones en copia de la factura a la que se va a aplicar el descuento y
se adjunta una wincha clculo del importe a descontar. Con este sustento se ingresa al sistema el
cdigo del descuento y se procede a concluir la emisin de la nota de crdito.
Cuando se trata de notas de crdito por devolucin de producto, el producto devuelto es ingresado al
APT, una vez ingresado el alta de ingreso al almacn de los productos en devolucin, almacn enva al
rea de operaciones el formato de hoja de devolucin de Productos, la misma que detalla los
productos devueltos y se ampara en documentos anexos de la gestin de devolucin, como por
ejemplo la gua de remisin del cliente. Con este formato se ingresa en el sistema el importe del
descuento y se detallan los productos que devolvieron y se procede a concluir la emisin de la nota de
crdito.
Una vez impresas las notas de crdito son derivadas a la Gerencia de Operaciones para su VB y
envo al cliente.
Proceso de Notas de Dbito:
Las notas de Dbito son emitidas por: cobro de intereses por protestos de letras, cobro de intereses por
demora en pago, correccin en precio de venta.
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En el rea de Operaciones se identifica el protesto de letra, la demora del cliente en el pago o el error
en precio de venta, se realiza el clculo de intereses, gastos bancarios o diferencia de precios, segn
aplique y se procede a dar la instruccin para la emisin de la Nota de Dbito.
La Nota de Dbito es generada al igual que las facturas y dems documentos de cobranza en el mdulo
de Facturas y ventas del sistema SAE.
En Metusa los gastos por cobro de intereses por protestos de letras, cobro de intereses por demora en
pago, correccin en precio de venta; se emiten con facturas y a ciertos clientes que exigen su nota de
dbito se les emite este documento.

5.1.4.2

CUENTAS POR PAGAR (AP)

Para el caso de las empresas del grupo VAINSA, en el proceso de Registro de Documentos por Pagar,
los acreedores son creados una nica vez en cada empresa antes de iniciar el proceso de compra.
Para las 3 empresas se maneja de la misma manera.
El rea de logstica de cada empresa genera su orden de compra, en ella establece las condiciones de
compra, de entrega de mercadera y de las condiciones del pago.
Todos los productos que mueven inventario son ingresados por almacenes, al realizar este ingreso, el
almacenero automticamente realiza el registro del documento por pagar y nace la obligacin del
pago.
Las compras que no muevan inventario como servicios pblicos, de marketing, suscripciones,
capacitaciones u otros, son registradas directamente por el rea contable, generando de esta manera la
obligacin de pago.
Todos estos documentos son enviados diariamente, previas aprobaciones internas en cada empresa, al
rea de tesorera de Corporacin VSI, para su programacin de pago.
Para los gastos de caja chica y entregas a rendir cuenta (ERC) se registran los documentos en el
sistema de recepciones y se genera la obligacin de pago, dado que este pago ya se ha realizado, se
procede inmediatamente a hacer las cancelaciones de todos los documentos en el sistema bancos y se
imprime el reporte de liquidacin de caja chica o ERC para conjuntamente con los comprobantes en
fsico remitirlos al rea de tesorera y que se proceda al reembolso.
5.1.5

COMPRAS

Actualmente la empresa clasifica sus compras de la siguiente manera:

Compras Plan Produccin: Toda compra de insumo clave o suministro necesarios para la
produccin y que figuren en las recetas maestras de produccin.

Compras fuera del Plan de Produccin: Toda compra que no son insumos o suministros del
plan maestro de compras
13

Compras de Sistemas: Compra de hardware o software solicitados por rea de sistemas VSI de
acuerdo a la necesidad del rea que reporta.

Compras Rutinarias: Compras para el abastecimiento normal general de la empresa.

5.2

GAP
Se requiere una herramienta para la carga masiva de la planificacin de la produccin.
Aprobacin de pedidos de ventas por niveles del monto vendido por empresa.
Bloqueo de Entregas y Facturas dependiendo la condicin de pago.
Muchos de los reportes que actualmente son personalizados por empresas, pero en muchos de los
casos se estn consolidando ciertos reportes por rea.
Se estandarizara los documentos legales de todas las empresas del grupo para que todas tenga el
mismo formato, para ello se requiere una coordinacin con todas las empresas del grupo para la
aprobacin de los nuevos formatos.

5.3

TO-BE

5.3.1 ESTRUCTURA DEL GRUPO VAINSA


Se est considerando crear tres sociedades dentro del mismo sistema que representan cada
organizacin.

De la misma forma se est considerando crear tres organizaciones de ventas que representan a cada
sociedad u negocio de ventas

.
5.3.2
5.3.2.1

VENTAS
VENTAS ESTANDAR

Ciclo de ventas:

14

Cotizacin u Oferta:
Una cotizacin proporciona al cliente una oferta legalmente vinculante para la entrega de un producto
o la ejecucin de un servicio con ciertas condiciones fijas. Esta oferta es vlida para un periodo
determinado.
Al crear una oferta en SAP se definen los productos, cantidades, clientes y condiciones comerciales
presentes para dicho documento, este tiene una fecha de validez. Al crear una cotizacin y esta ser
aceptada por el cliente, se puede crear un pedido de ventas en base a dicha cotizacin, tomando los
datos de la misma, permitiendo visualizar el flujo de documentos desde la cotizacin.

Ordenes de Ventas:
Las rdenes de venta son los pedidos de venta del cliente, es un documento que captura y registra las
mercancas o los servicios que ha solicitado el cliente.
Los pedidos suelen contener:

Informacin sobre precios para todas las posiciones.


Informacin acerca de fechas y cantidades de entrega
Informacin acerca del tratamiento de expediciones (despachos)
Informacin acerca de la facturacin

Un documento de ventas debe de crearse siempre dentro de un rea de ventas (organizacin de ventas,
canal y sector asociado).
Un tipo de documento de ventas representa en el sistema un proceso comercial.
Entrega:
La entrega es el documento para la realizacin de la expedicin de los productosdonde se especifica
cuanto es la cantidad a despachar en una fecha determinada (fecha de despacho) y las funciones que
cumple se pueden indicar que controla, supervisa y asiste a subprocesos para el tratamiento de las
expediciones como:

Embalaje. Caracterstica que permite que el material en venta se especifique con qu tipo de
empaque se realiza el despacho.
Planificacin y supervisin del transporte. Es el documento de expedicin, donde se indica que
entregas se van a despachar, en un determinado transporte y trasportista.
Contabilizacin de la salida de mercancas. Proceso de salida de mercancas del stock.
15

La creacin de la entrega incluye copiar la informacin desde el pedido del cliente como materiales y
cantidades.
La entrega podr realizarse de forma total o parcial:

Facturacin:
La creacin de un documento de facturacin incluye la trasferencia de informacin procedente del
pedido del cliente.
El documento de facturacin sirve como base de creacin de facturas y boletas. Asimismo, como
fuente de datos para la contabilidad financiera.
Al contabilizar el documento de factura genera el documento contable este documento transfiere la
informacin de ventas a finanzas.
5.3.2.2 TRANSFERENCIAS GRATUITAS
En SAP se manejan el concepto de Entregas gratuitas, en este escenario se genera un pedido de
venta con clase gratuita que tiene como comportamiento un asiento contable de la factura que imputa
directamente a una cuenta de Gastos por IGV.
Dependiendo de la naturaleza del regalo (Clasificacin Fiscal del Material) el sistema verificar si
debe o no pagar impuestos, en el caso de pagar impuestos se imputar a una cuenta de gastos contra
una cuenta de impuestos y en el caso que no se paguen impuestos se realiza un asiento ficticio de Debe
y Haber contra la misma cuenta contable para no afectar las cuentas de ingresos o impuestos, esto
ayudar a que tengan la contabilidad de manera automtica mejorando as los procesos involucrados.
5.3.2.3 VENTAS POR CONSIGNACIN
Se describe la manera de gestionar los productos terminados y las mercaderas en un proceso de
consignacin, como, por ejemplo, cuando los productos enviados al cliente son propiedad de la
empresa hasta que el cliente los vende a terceros. Los materiales, que se suelen almacenar en la tienda
o el almacn del cliente, se contabilizan en un stock (stock de artculos en consignacin) que se asigna
al cliente correspondiente. De este modo se puede ver en cualquier momento el stock actual del
cliente.
En el flujo de procesos de este escenario se describen las reas siguientes:
16

Reposicin del stock de artculos en consignacin asignados al cliente (reposicin de artculos en


consignacin).
Salida del stock de artculos en consignacin (salida de artculos en consignacin).
Devolucin de materiales del stock externo del cliente de artculos en consignacin al almacn de
la empresa (recogida de artculos en consignacin).
Orden de retorno al stock de artculos en consignacin (retorno de artculos en consignacin).

En este escenario, los pedidos son ingresados manualmente por los empleados mediante la
correspondiente transaccin del sistema SAP.
Las mercancas se contabilizan inicialmente en el stock de artculos en consignacin y, por tanto,
siguen siendo propiedad de la empresa (reposicin de artculos en consignacin).
A intervalos regulares, el cliente informa de la cantidad de artculos que ha vendido o de la cantidad de
artculos de su stock actual (inventario).
Se introduce el pedido correspondiente para documentar la salida de consignacin, lo que significa que
las mercancas ya no son propiedad de la empresa (salida de artculos en consignacin).
Las mercancas no solicitadas se pueden devolver del stock de artculos en consignacin al almacn
central. Las mercancas deben estar en ptimas condiciones. Se contabilizan directamente en stock de
libre utilizacin (recogida de artculos en consignacin).
Puede ocurrir que despus de la salida de artculos en consignacin, el propio cliente retorne las
mercancas al stock de artculos en consignacin. En tal caso, se crea una orden de retorno (retorno de
artculos en consignacin).
Esta cadena de creacin de valores incluye las etapas siguientes:
Reposicin de artculos en consignacin

17

Toma de artculos en consignacin:

Recojo (retiro) de artculos en consignacin:

Retorno de artculos en consignacin:

18

Resultado
Dispone de los siguientes documentos para la reposicin de artculos en consignacin al final de este
escenario:

Orden de reposicin de artculos en consignacin.


Entrega de salida.
Orden de picking.
Consignacin de GI: concesin de crdito.
Confirmacin del servicio.

Dispone de los siguientes documentos para la salida de artculos en consignacin al final de este
escenario:

Orden de toma de artculos en consignacin.


Entrega de salida.
Movimiento de mercancas.
Factura.

Dispone de los siguientes documentos para el recojo de artculos en consignacin al final de este
escenario:

Orden de recojo de artculos en consignacin.


Entrega de devoluciones para la orden.
Movimiento de mercancas (devolucin de la consignacin de GI).

Dispone de los siguientes documentos para el retorno de artculos en consignacin al final de este
escenario:

Orden de recojo de artculos en consignacin.


Entrega de devoluciones para la orden.
Movimiento de mercancas (devolucin de la consignacin de GI).
Abono.

Tambin se generan documentos subsiguientes para las reas:

Contabilidad financiera.

Cuenta de resultados.

Segn lo definido los siguientes escenarios de venta se tratarn como procesos de consignacin:
Control de productos en servicio Tcnico: Para poder llevar un control de los productos que cada
personal de servicio tcnico tiene en su poder y con el cual realiza su recorrido diario, se manejar un
pedido de reposicin con el cual se le abastece de producto, este pedido va acompaado de la
respectiva gua de remisin.
19

Cuando se realiza una venta de algn producto el personal entrega al cliente un comprobante por esa
venta, con este comprobante se procede a realizar la respectiva facturacin SUNAT. Asimismo se le
entrega nuevamente al personal el stock vendido.
El control se dar en un periodo determinado de tiempo, al finalizar el periodo se hace un inventario
de los productos y de faltar alguno se procede a cobrarle al personal.
Con el fin de renovar la gua de remisin con la que se entregaron los productos se crea un pedido de
retorno de artculos en consignacin.

Productos en exhibicin: Los productos en exhibicin que an son propiedad de la empresa se


controlaran bajo el escenario de consignacin.

5.3.2.4 PLANES DE ENTREGA


Un plan de entregas (convenido con el cliente) es un contrato marco con el cliente que contiene las
cantidades y fechas de entrega. A continuacin, se registran como repartos en una orden de entrega.
Usted puede crear repartos al crear el plan de entregas o bien posteriormente.
El plan de entregas se cumple por medio de la creacin de entregas en el plan tal y como van
venciendo. Procese las entregas para un plan de entregas exactamente igual que lo hace para una
entrega normal. Una vez realizada la entrega, el sistema actualiza el campo cantidad entregada en la
posicin del plan de entregas con la cantidad de entrega. El siguiente grfico nos muestra el flujo de
documentos para los planes de entregas.
Este componente se utilizar cuando existan contratos marco con el cliente que contengan cantidades
de entrega de materiales futuras que se enviarn en determinados momentos dentro de una tabla
horaria fijada.

20

5.3.2.5 VENTAS ENTRE COMPAIAS


Es el proceso de ventas y compras de productos o servicios entre empresas de un mismo grupo de
empresas.
Las tres empresas han optado por el siguiente flujo:
1

Una Organizacin de Ventas que se asigna a la sociedad compradora, crea un pedido de venta
a un Cliente, vendiendo bienes de un Centro (Planta) asignado a otra sociedad.

Se genera automticamente el Pedido de Compra en base al pedido de venta. Al generarse el


Pedido de Compra el solicitante se convierte en el Centro de la Organizacin de Ventas para el
Pedido de Compra.

El Centro en la Sociedad Vendedora entrega los bienes a la Organizacin de Ventas que coloc
el pedido de ventas.

La Organizacin de Ventas realiza el despacho de los productos vendidos al cliente final.

Cada Sociedad lleva la contabilidad de manera independiente. La facturacin interna entre


compaas del mismo grupo es llevada a cabo a travs de un Documento de Facturacin para
Intercompany.

5.3.3
5.3.3.1

PLANIFICACIN DE LA PRODUCCIN
METAL TUBO TERMAS

Para la planificacin de la produccin se harn clculos por fuera del sistema considerando la
capacidad de mquina, planificacin de ventas, entre otros datos.
Luego de obtener una cantidad planificada por material y mes, se subirn estos valores al sistema por
medio de una carga masiva, esta carga no es una herramienta estndar del sistema por lo que se deber
considerar la misma como un desarrollo a medida.
El archivo Excel empleado para la carga masiva deber tener un formato similar al indicado en la
planificacin de ventas.
Se debe tener en cuenta que la planificacin se realizar en la unidad de medida base del producto.

5.3.3.2

VAINSA

La planificacin de la produccin se deber realizar la revisin y actualizacin de la planificacin de


seguridad. Luego se proceder a realizar la gestin de la demanda (segn los pedidos de ventas
ingresados con fecha futura), ejecucin de la explosin de necesidades. Y finalmente se evaluara la
planificacin de la produccin.
Proceso de Fundicin Corte y Granallado:
Se agrupara las operaciones de Forja, corte y granallado en una sola orden de produccin.
21

Preparacin de almas: esta operacin no registrar consumos, solo se reportar cantidad de horas
hombre, horas mquina y nuevamente horas hombre como driver del costo indirecto. A esta
operacin se asociar una de las almeras como recurso o puesto de trabajo.

Limpieza de almas: como en la operacin anterior no se ingresarn consumos en esta produccin,


en esta se reportarn horas hombre como directo y nuevamente horas hombre para los costos
indirectos. El recurso asociado ser rea limpieza de almas.

Fundicin: en esta operacin se registrar el consumo lingotes de bronce en kilogramos, este


material no estar sujeto a lote, este consumo ser terico con un ajuste a fin de mes. Adems se
reportar un consumo de retazos de bronce, este estar expresado en kilogramos y ser un material
valorado; a este material lo denominaremos merma de fundicin. En esta operacin las actividades
a reportar sern horas hombre, horas mquina y horas hombre. Los recursos asociados sern las
coquilladoras. Ser la operacin de fundicin la que entregar un producto en proceso no
valorado, el cual se almacenar, estos materiales tendrn la unidad de medida UN.

Corte: en esta operacin se consumir las piezas fundidas obtenidas en la operacin anterior. A la
operacin de corte se le podr asignar uno de las cortadoras, en las cuales se tendr que indicar la
cantidad de horas hombre, horas mquina y horas hombre. Esta operacin no entregar stock de un
producto en proceso, sin embargo reportar stock de merma de fundicin, el cual ser valorado y
expresado en kilogramos.

Granallado: esta operacin generar el stock del producto en proceso valorado, expresado en
unidades. Se registrarn las horas hombre, horas mquina y horas hombre. Esta operacin no
entregar mermas.

Proceso de Forja a Corte y Granallado:


Se agrupara las operaciones de fundicin, corte y granallado en una sola orden de produccin

Forja: en esta operacin se consumirn las barras de bronce en kilogramos, adems se podr
consumir ciertos productos en proceso valorados provenientes de fundicin, en este caso se
indicar una operacin adicional al inicio de esta orden como fundicin. En esta operacin se
registrar las horas hombre, horas mquina y horas hombre. Esta operacin registrar stock de un
producto en proceso no valorado. En el caso que el material requiera un rebordeado se ingresar
una operacin adicional. Tampoco se reportarn mermas

Corte: esta operacin estar asociada a una prensa excntrica, en ella se reportarn las horas
hombre, horas mquina y horas hombre. Esta operacin generar merma de fundicin en
kilogramos valorado o se reportar merma de forja en kilogramos, esta ltima ser no valorada.

Granallado: esta operacin tendr el mismo comportamiento que la operacin de granallado del
punto anterior.

Proceso de Maquinado:
El ingreso del stock se generar por medio de la ltima operacin de maquinado. Las producciones
registradas desde las rdenes ingresarn al almacn de produccin, para trasladarlas a otro almacn se
deber realizar reservas de traslado, las mismas que se trabajarn en el mdulo de logstica.
Proceso de Soldadura:
22

Las producciones registradas desde las rdenes ingresarn al almacn de produccin, para trasladarlas
a otro almacn se deber realizar reservas de traslado, las mismas que se trabajarn en el mdulo de
logstica.
El producto entregado por la operacin de soldadura ser valorado y expresado en unidades.
Proceso de Pruebas y Ensamble:
Las producciones registradas desde las rdenes ingresarn al almacn de produccin, para trasladarlas
a otro almacn se deber realizar reservas de traslado, las mismas que se trabajarn en el mdulo de
logstica.
El producto entregado por la operacin de ensamble ser valorado y expresado en unidades.

5.3.3.3

TECNOSANITARIA

La planificacin de Ventas ser calculada por el rea de ventas en el mdulo de SD por cada material
terminado de produccin con calidad estndar, los usuarios de ventas solicitaron unos reportes y una
carga de esta planificacin de ventas de forma masiva, este ltimo se trabajara por medio de un
desarrollo a medida ya que no se cuenta con una carga masiva estndar, y consistira en cargar al
sistema un Excel con la cantidad total a planificar por cada material y mes.
La planificacin de la produccin tomar los mismos valores que la planificacin de ventas, la cual ha
sido previamente acordada con el rea de ventas considerando la capacidad de la planta entre otros
datos.
Proceso Colaje en Batera:
Las rdenes de produccin en el caso de Tecnosanitaria sanitarios se crearn de forma mensual,
cerrando la misma una vez finalizado el mes. Se crear una orden por cada producto en proceso y
colada.
Las rdenes de colaje necesitan un dato adicional como es el nmero de colada (primera colada o
segunda colada), por tal motivo se activar las caractersticas a nivel de cabecera de orden, donde en
ella se deber indicar el nmero de colada a la que pertenece la orden (1 o 2), este dato ser til para
reportes de produccin.
Proceso Pre-secado:
En la orden de pre secado se tendr una sola operacin de produccin, asociada a un recurso
denominado rea Pre-secado; en esta operacin se registrarn las siguientes actividades:

Horas hombre
Costos indirectos (relacionados a la produccin en Kg)

Proceso Secado:

23

En la orden de secado se tendr una sola operacin de produccin, asociada a uno de los dos recursos
de secado; en esta operacin se registrarn las siguientes actividades:

Horas hombre
Horas mquina
Costos indirectos (relacionados a la produccin en Kg)

Proceso Pulido y Lavado


En la orden de pulido y lavado se tendr dos operaciones de produccin, asociada cada una a los
recursos rea de pulido y rea de lavado respectivamente; en estas operaciones se registrarn las
siguientes actividades:

Horas hombre (valor terico)


Horas mquina (valor terico)
Costos indirectos (relacionados a la produccin en Kg)

Proceso de Esmaltado:
En la orden se tendr una operacin de produccin, asociada al recurso rea de esmaltado; en esta
operacin se registrarn las siguientes actividades:

Horas hombre (valor terico)


Horas mquina (valor terico)
Costos indirectos (relacionados a la produccin en Kg)

Proceso de Horneado y Clasificacin:


El producto en proceso que se generar ser la pieza con color, an sin calidad.
En la orden se tendr dos operaciones de produccin, asociada cada una a los recursos Horno y rea
de clasificado respectivamente; en estas operaciones se registrarn las siguientes actividades:

Horas hombre
Horas mquina (no aplica para la operacin de clasificado)
Costos indirectos (relacionados a la produccin en Kg)

Proceso de Ensamble:
El producto terminado que se generar ser la pieza con color y calidad, estos productos terminados
considerarn si tienen accesorios, es decir, se debe tener un cdigo diferente para un producto que no
tiene accesorios que para esa misma pieza pero con accesorios.
En la orden se tendr una operacin de produccin, slo algunos materiales, como el one piece tendr
una operacin previa de Prueba hidrulica; en estas operaciones se registrarn las siguientes
actividades:

Horas hombre (valor terico)


Horas mquina (valor terico) (no aplica para la operacin de ensamble,
solo para la operacin de pruebas hidrulicas)
24


5.3.4
5.3.4.1

Costos indirectos (relacionados a la produccin en Kg)


FINANZAS
CUENTAS POR COBRAR (AR)

Las cuentas por cobrar pueden ser ingresadas directamente en el mdulo


FI-AR o mediante transferencia automtica del mdulo SD.
Actualmente las operaciones que no son propias del giro del negocio
tambin las realiza desde el mdulo SD.
El sistema trabaja segn el principio del registro del documento: las
contabilizaciones se almacenan por documento, que consta de 2 partes:
cabecera (datos generales) y posiciones (detalle del asiento contable).
A continuacin se detalla las operaciones que se podran presentar con las
cuentas por cobrar en SAP:
Registro de documentos por cobrar comerciales
Documentos que sern generados por SD son:

Facturas
Boletas de Venta
Nota de Crdito
Nota de Dbito

5.3.4.2

CUENTAS POR PAGAR (AP)

Las cuentas por pagar se gestionan en el mdulo FI-AP y son obligaciones que contrae la empresa por
operaciones del giro de negocio o conexas al giro del negocio. Existen 2 tipos de registros:
Registro de documentos por pagar con OC
Son documentos de compras que nacen desde el mdulo de MM y que se originan con rdenes de
compra.
Registro de documentos por pagar sin OC
Son documentos de compras de bienes o servicios que por su naturaleza no requieren tener registrado
una orden de compra relacionada.
El proceso inicia cuando se recepciona los comprobantes de pago que envan los proveedores, estos
comprobantes pueden ser facturas, notas de crdito, Notas de dbito o Recibos por honorarios.
Una vez recepcionado los documentos por el rea de Recepcin documentaria, estos son registrados
en el sistema SAP.
Para el caso de las empresas del GRUPO VAINSA se consideran los siguientes registros:
25

5.3.5

COMPRAS

El proceso de compras de las empresas del Grupo VAINSA se llevar a


cabo bajo la funcionalidad estndar de SAP y puede ser considerado un
proceso estndar.
El ciclo de compras estndar de SAP considera los siguientes pasos, los
cuales tambin se aplican a los procesos de compras analizados (a
excepcin de Compras por caja menuda que se lleva en SAP desde las
funciones financieras de Fondo Fijo):

Creacin de solicitud de pedido.

Liberacin de la solicitud de pedido.

Creacin de Peticin de oferta.

Actualizacin de oferta.

Comparacin de precios de ofertas.

Creacin del pedido u orden de compra.

Liberacin del pedido u orden de compra.

5.3.5.1

SOLICITUDES DE PEDIDO

La solicitud de pedido o autorizacin para cotizacin es un documento


interno de la empresa que permite indicar los requerimientos de artculos
y servicios de las distintas unidades operativas de la empresa. En ella el
usuario solicitante de dichos artculos o servicios formaliza el
requerimiento, indicando las cantidades, precios referenciales, fecha de
entrega, datos de imputacin (si corresponde), notas adicionales, etc.
Dicho documento puede estar sujeto a la aprobacin de las jefaturas
correspondientes antes de ser traspasado al rea de compras para
proceder con el proceso de compra.
La solicitud de pedidos ser generada por los siguientes responsables
segn caso:

Planificadores:

Asistentes de las reas

Asistentes/Planificadores de Ventas

26

Para la creacin de las solicitudes de pedido, se consideran 3 tipos de


documentos en SAP, las cuales permiten agrupar los requerimientos por
los siguientes tipos de aprovisionamiento de bienes y servicios:

Existencias/Consumo/Inversin/Activo Fijo
Se utiliza para aquellos casos en los cuales se requiere que el artculo sea almacenado y pase a
formar parte de las existencias de la empresa.
Adicionalmente se utiliza para compras de artculos que sern utilizados inmediatamente por las
oficinas, equipos de los diferentes Centros de Costo u Orden de gasto o Inversin, y/o Activos y
servicios.

MRP (Planificacin de Necesidades)


Solicitudes de pedido generadas automticamente al ejecutar el
proceso de planificacin de necesidades MRP.

Intercompany
Ser usada por los usuarios relacionados al rea de Ventas para realizar solicitudes de pedido para
compras de productos de otras compaas del grupo.

5.3.5.2

APROBACIONES DE SOLICITUDES DE PEDIDOS

La liberacin de una solicitud de pedido corresponde a su autorizacin por parte de las jefaturas
correspondientes al usuario solicitante en el Sistema SAP.

5.3.5.3

PETICIONES DE OFERTA / COTIZACIN

El documento de peticin de oferta permite realizar la cotizacin de tems


de artculos, activos fijos y servicios a distintos proveedores, a partir de
una o varias solicitudes de pedidos liberadas. Para esto, al momento de la
creacin de una peticin de oferta se hace referencia a la solicitud de
pedido correspondiente, traspasando toda la informacin contenida en
dicho documento. Se genera un documento de peticin de oferta por cada
proveedor invitado a cotizar los bienes o servicios. Segn lo definido se
contempla el uso frecuente de las peticiones de Oferta en SAP por lo que
se requiere la impresin de un documento con los tems a cotizar
(formulario).
Los compradores son responsables de generar y emitir sus Peticiones de
Oferta, no es necesario que el Jefe de Compras libere la Peticin de Oferta
para que se pueda enviar.
27

Una vez recibida la propuesta de cada proveedor (oferta), se realiza la


actualizacin de los documentos, para finalmente realizar un proceso de
comparacin de precios (funcionalidad estndar de SAP).

5.3.5.4

PEDIDO DE COMPRA

El documento de pedido u orden de compra permite la oficializacin de la


compra de un artculo, servicio o activo fijo. Un pedido de compra puede
ser generado a partir de una solicitud de pedido o de una oferta
(adjudicada).
De manera estndar no se requiere una SolPed para generar un Pedido,
sin embargo se ha determinado que todas las compras deben partir desde
la Solicitud Pedido.

5.3.5.5

COMPRA DE EXISTENCIAS

La compra de existencias se inicia con una solicitud de pedido, la cual


puede ser generada en forma manual o por medio del Planificador de
Necesidades (MRP). Esta solicitud de pedido no se encuentra imputada al
consumo directo, puesto que se trata de una compra para el stock; el
artculo debe estar siempre codificado (maestro de materiales) y debe ser
del tipo de materiales valorados. Esta SolPed debe ser aprobada de
acuerdo a la estructura de aprobacin definida.
Una vez aprobada la solicitud de pedido, logstica comienza con el proceso
de negociacin con el proveedor para abastecer de dicho material. Este
proceso de negociacin puede incluir la cotizacin del material a uno o
ms proveedores o la utilizacin de un contrato marco (acuerdo de
precios), el cual permite acelerar el proceso de compras.
Una vez determinada la fuente de aprovisionamiento, se genera el pedido
de compras (orden de compra), el cual debe ser aprobado segn la
estructura de aprobacin de Pedidos.
Una vez aprobado el pedido de compra, este debe ser enviado por email o
impreso para el envo al proveedor.
Una vez enviada al proveedor se procede al seguimiento de la compra.
Cuando el proveedor despacha el material, ste debe ser recepcionado
por almacn, el cual realiza el ingreso de la mercadera, registrando dicha
operacin y provocando un movimiento de la cuenta de existencia del
material. Posteriormente este material puede ser consumido por algn
rea de la empresa.
28

Finalmente en contabilidad, se debe realizar el registro de la factura del


proveedor, en la cual se realiza la comparacin con el precio del pedido de
compras y con la cantidad recibida en la recepcin de la mercadera.
En el caso de que la factura se reciba primero que la mercadera, se debe desmarcar un indicador en el
pedido de compras para permitir esta variante del proceso.

5.3.5.6

COMPRA DE ACTIVO FIJOS

La compra de activos fijos se iniciar con la creacin de la Solicitud de


Pedido, para ello el usuario solicitar al Gestor de Activo Fijos corporativo
la creacin/asignacin del cdigo de Activo Fijo.
Con el cdigo de Activo Fijo y el cdigo de material de AF genrico se
genera la solicitud de Pedido con imputacin A, se sigue el proceso de
aprobaciones de la SolPed y una vez aprobado pasa al proceso de
compras.
Luego se contina con el proceso de aprovisionamiento, similar al descrito
en el punto anterior, donde el registro de la factura del activo fijo genera
su valorizacin (Alta/Activacin).

6
6.1

PROPUESTA DE SOLUCIN
DESCRIPCIN DEL SISTEMA

El sistema seleccionado es ERP de SAP, este se encuentra en el mercado desde 1973 y ha ido
mejorado con el paso del tiempo.
El sistema posee una amplia funcionalidad administrativa, suministrando soluciones comerciales
totalmente integradas en todos los departamento de la empresa, de formo modular, permitiendo el
manejo de informacin en tiempo real. Proyectado para empresas Globales, el Sistema opera en varios
idiomas y en varias monedas.

Dentro de Contabilidad Financiera se encuentra los siguientes componentes:


29

FI: Contabilidad Financiera


CO: Contabilidad de Costos
PS: Gestin de Proyectos
TR: Tesorera
IM: Gestin de Inventario
EC: Control Empresarial

Dentro de Logstica se encuentra los siguientes componentes:

MM: Gestin de Materiales


SD: Ventas y Distribucin
PP: Planeacin de la Produccin
LE: Ejecucin Logstica
PM: Mantenimiento de Planta
CS: Servicio al Cliente
QM: Calidad de materiales

Dentro de Recursos Humanos se encuentran los siguientes componentes:

6.2

Gestin de la Estructura Organizacional


Reclutamiento y Seleccin
Gestin de Personal
Desarrollo de Personal
Entrenamiento y Gestin de Eventos
Gerencia del Tiempo
Remuneracin y Beneficios
Fecha de Pago
Planeacin de Costos
TECNOLOGA A EMPLEAR

6.3

La solucin seleccionada como ERP es el ERP de SAP ECC


El gestor de base de datos seleccionado es el DB2 de IBM
Sistema operativo del servidor debe ser AIX
Disco Duro como mnimo de 520GB
Una lnea dedicada para la comunicacin con el servidor SAP
PRINCIPALES USUARIOS

6.3.1

VAINSA
Gerente General: Carlo Camaiora
Gerente Produccin: Cesar Ayala
Gerente Comercial: Sandro Sattler
Gerente de Operaciones: Cesar Valdivieso
Asistente de Ventas: Cesar Yarassi

6.3.2

METAL TUBOS
Gerente General: Jose Luis Canessa
Gerente Produccin: Mario Victorio
30

Gerente Comercial: Jaime San Martin


Gerente de Ventas: Jose Alberti
Asistente de Ventas: Carlos Rojas

6.3.3

TECNOSANITARIA
Gerente General: Piero Canessa
Gerente Comercial: Daniel Antnez de Mayolo
Gerente de Produccin: Renato Garcia
Jefe de Operaciones: Ana Telles
Jefe de Planta: Jose Galindo

6.3.4

CORPORACIN VSI
Gerente General: Ricardo Miroquesada
Gerente Sistemas: Ivan Navarro
Gerente Contabilidad: Liliana Olcese
Gerente Administracin y Finanzas: Mario Yaez
Jefe Procesos Contables: Soledad Ternero

6.4

PROCESOS INVOLUCRADOS

Ventas y Distribucin
Captacin de clientes
Gestin de Clientes
Gestin de Crdito
Gestin de Pedidos de ventas
Gestin de Expedicin
Gestin de Facturacin
Gestin de precios, descuentos, recargos e impuestos
Planificacin de la Produccin
Planificacin de ventas
Planificacin de la produccin
Gestin de listas de materiales (recetas para los productos
terminados)
Gestin de rdenes de produccin
Gestin del ciclo de vida del producto
Desarrollo de productos
Finanzas
Gestin de documentos financieros
Gestin de condiciones de pago
Libros de legales
Compras
Gestin de Materiales
Gestin de inventario
Planificacin de requerimientos de materiales
Gestin de proveedores
Gestin de Solicitudes de compra
Control de Liberacin de rdenes de Compra
31

6.5

Logstica de entrada y salida

PRINCIPALES BENEFICIOS

6.6

Uno de sus principales beneficios es la consolidacin de la informacin y


procesos de todas las empresas del grupo
Informacin en lnea, muchos de los procesos no tenan la informacin
actualizada y por ellos se realizaban errores al analizar la informacin
Con los reportes en lnea y actualizados se pueden tener informacin
indicadores adecuados para la toma de decisin
Centralizacin de las finanzas de todas las empresas
Escalabilidad del sistema, al crecer las empresas se requiere un sistema
que permita crecer al mismo paso que la empresa
El sistema ERP cuenta con varias herramientas de control para los
procesos diarios, como reportes estandarizados para la toma de decisin
El tiempo de comunicacin entre reas se vern disminuidos debido a que
los procesos de cada rea se encuentran interconectados
RETOS ASOCIADOS A SU IMPLEMENTACIN

La empresa tiene que mantener al equipo y los usuarios involucrados en el


desarrollo de la implementacin del ERP
Seleccionar a las usuarios principales que tienen el konwhow de los
procesos de la empresa
Gestin del cambio, muchos usuarios piensan que sern reemplazado por
otros usuario o el nuevo sistema, pero es todo los contrario son ellos van a
definir los nuevos procesos de la empresa
El compromiso por parte de la alta directiva y de todos los niveles de la
organizacin
Seleccin del equipo adecuado de TI por parte de la empresas, que
finalmente se quedaran con el conocimiento
Planificacin y control adecuado del proyecto para que no supere el
alcance, el costo y el tiempos planificados de cada etapa
Estandarizacin de los procesos principales de las empresas
Estandarizacin y normalizacin de la informacin de los materiales,
clientes y proveedores
Identificar en el tiempo adecuado los riesgos para que puedan ser
mitigados a tiempo
Tener una comunicacin adecuada entre los miembros del equipo de la
implementacin

32

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Se recomienda que se contrate una consultora con gran experiencia, con


consultores certificados
La empresa que se contrate deber garantizar el soporte del sistema luego
de su implementacin por ms de dos aos
Los consultores debern haber tenido implementaciones con empresas del
mismo rubro o sector
Se recomienda que la Gestin del cambio sea liderada por los gerentes de
la empresa y por el mismo directorio.
Se recomienda que todos los stakeholders estn involucrados en la
implementacin del sistema
Contar con un equipo TI adecuado para la implementacin

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