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Instrucciones para crear correspondencia

En la primera pgina del ejercicio aparece la carta que hemos de enviar a


cuatro clientes potenciales de un establecimiento de artculos para el hogar. En
la segunda pgina se incluye una tabla con los datos de dichas clientes.
Seguiremos los siguientes pasos:
1. Abrir o crear un nuevo documento en Word y llamarlo combinar
correspondencia
2. Selecciona la ficha correspondencia, iniciar correspondencia y luego paso
a paso por el asistente para combinar correspondencia.
3. Aparece el panel combinar correspondencia en el que se van reflejando los
pasos de la operacin. En el primer selecciona el tipo de documento, en
nuestro caso, selecciona Cartas.

4.

En el paso 1 de 6, haga clic en siguiente: Inicie el documento. Seleccione


utilizar documento actual en la seccin Seleccione el documento inicial del
panel Combinar correspondencia.

5. Seleccione utilizar documento actual en la seccin Seleccione el


documento inicial del panel Combinar correspondencia.
6. En la seccin paso 2 de 6 haga clic en siguiente: Seleccione los
destinatarios.
7. Seleccione escribir una lista nueva y luego haga clic crear.
8. En el cuadro de dilogo Nueva lista de direcciones se habla de registros y
campos. Por lo que aqu interesa, cada cliente representa un registro y cada
dato de cada cliente (nombre, direccin), un campo. Si no te parecen los
nombres de campos o deseas eliminar o agregar un nuevo campo haz clic
en el botn Personalizar columnas

9. En la ventana de dialogo Nueva lista de direcciones agregar el primer


registro, llenando cada uno de los campos. Luego hacer clic en el botn
Nueva entrada para agregar el segundo registro

10.Despus de agregar los cuatro registros hacer clic en cerrar.


11.Guardar la lista con el nombre promosion2 y luego hacer clic en guardar.

12. En la ventana de dialogo Destinatarios de combinar correspondencia haga


clic en el botn aceptar

13.En la ficha correspondencia hacer clic en el botn Insertar campo de


combinado.

14.En la ventana de dialogo Insertar campo combinados seleccione Campos


de base de datos

15. Seleccione cada campo y luego haga clic en el botn insertar. Al terminar
de seleccionar los campos haga clic en el botn Cerrar.

16.Haga clic en el botn finalizar y combinar en la ficha correspondencia,


luego seleccione la opcin editar documentos individuales:

O bien con el asistente realice el paso 6 de 6 seleccionando la opcin editar


cartas individuales

17.Seleccione Todos de la ventana de dialogo Combinar en un documento


nuevo

Correspondecia desde incorporando los campos desde un archivo en Excel


Utilizaremos el archivo llamado: Direcciones, destinatario... para
correspondencia.xlxs

1. Abrir o crear un nuevo documento en Word y llamarlo combinar


correspondencia
2. Selecciona la ficha correspondencia, iniciar correspondencia y luego paso
a paso por el asistente para combinar correspondencia.
3. Aparece el panel combinar correspondencia en el que se van reflejando los
pasos de la operacin. En el primer selecciona el tipo de documento, en
nuestro caso, selecciona Cartas.

4.

En el paso 1 de 6, haga clic en siguiente: Inicie el documento. Seleccione


utilizar documento actual en la seccin Seleccione el documento inicial del
panel Combinar correspondencia.

5. Seleccione utilizar documento actual en la seccin Seleccione el


documento inicial del panel Combinar correspondencia.
6. En la seccin paso 2 de 6 haga clic en siguiente: Seleccione los
destinatarios y hacer clic en examinar

7. En la seccin paso 2 de 6 haga clic en siguiente: Seleccione los


destinatarios y hacer clic en examinar y elije la ruta en la que se encuenra
el archivo.

Es muy importante que verifiques que la primera fila contiene los


encabezados de columna y dar clic en aceptar.
8. Observa que posteriormente se muestra la siguiente pantalla. Si deseas que

no se genere la carta para alguno de los destinatarios quitar el cheque a la


par de la columna de origen de datos.

9. Luego continuar como el paso 13 hasta el paso 17 cuando se hayan generado las 100
cartas en un solo documento.