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Antes de empezar

Dado el tiempo de duracin del taller, y para poder


ver todo el contenido, se solicita que se apague el
celular o se coloque en silencio o en vibracin.
Hay un lista que va puesto por puesto, por favor,
registren sus datos ah.
Al final de la actividad hay una encuesta que todos los
asistentes deben de responder, ya que dicha encuesta
nos permite analizar y dimensionar el impacto de la
actividad y as realizar mejoras en el tiempo.

Excel Avanzado

Relator: Gorki Andrs Gonzlez

Direccin Regional Metropolitana

A ver

Clculo de das.
Transponer.
Minigrficos.
Formato Condicional.
Funcin Buscar.
Celda con lista desplegable.
Bloquear Celdas.
Macros, concepto y grabacin de macros.

Descargar el siguiente archivo


Este archivo Excel ser usado como base para
hacer los distintos ejercicios durante el presente
taller

https://goo.gl/RUJ9sX
Es un Excel con varias hojas en la cual
ejercitaremos los contenidos que veremos en el
transcurso de la presente ppt.

CLCULO DE DAS
LABORALES

Explicacin
Calcula cuntos das hbiles o laborables hay
entre dos fechas, quitando los fines de semana
as como vacaciones o das festivos que se
especifiquen.
El uso de la frmula es muy sencillo. Slo se
necesita tener claro y a la mano las fechas que
solicita la frmula.

Frmula: DIAS.LAB.INTL
Fecha de trmino
del perodo a
analizar

Fecha de inicio del


perodo a analizar

Ms info.
sobre esta
funcin.
Conjunto de una o varias
fechas que indican los das
no laborables como
feriados o das libres.
(Campo opcional).

Nmero que especifica el da


o das que sern considerados
como el fin de semana.
(campo opcional)
1 = sb. dom.
2 = dom. Lun
3 = lun. mart

Ejercicio: DIAS.LAB.INTL

Ubique la hoja
llamada Clculo
de das dentro
del archivo ya
descargado.
Un empleador
necesita calcular
los das laborales
del mes de octubre
del presente 2015.

Ejercicio: DIAS.LAB.INTL
Ahora, hacemos clic en la celda en donde
queremos que aparezca el valor a calcular y
luego llamaremos la funcin, a travs del fx (la
funcin est en la categora Fecha y Hora) y
completaremos sus campos, tal como se aprecia
en la siguiente imagen.

Ejercicio: DIAS.LAB.INTL

Una vez aceptado


el cuadro anterior,
en la celda elegida
debe aparecer el
resultado de los
das laborales del
perodo bajo
estudio, tal como
se aprecia en azul
en la imagen
adjunta.

En qu casos lo puedo usar?


Para cuando se necesita calcular vencimientos sin
contar fines de semana y das festivos.
Para cuando se precisa calcular los das
trabajados y mandrselos a un cliente.
Para efectuar un calendario de das laborables.
Para saber cul es el prximo da laborable.
Entre otros

Es cambiar el sentido de lectura de una tabla de datos

TRANSPONER

Transponer
Qu hace?
Convierte un rango de celdas vertical en un rango
horizontal o viceversa.

Existen dos formas de transponer:


Transponer usando pegado.
Transponer usando funcin.

Veremos ambas opciones.

Transponer usando pegado


Es muy fcil de hacer, slo hay que seleccionar lo
que se desea transponer, copiar y luego ir a la
celda en donde se desea transponer. Ahora slo
queda hacer un pegado con botn derecho del
mouse-, eligiendo el cono
lo que har que se
transponga lo copiado.

Transponer usando pegado

Ahora, ejercitemos el transponer por copiado.


Abra la hoja que se llama Transponer y trabaje
con el contenido de esa hoja usando transponer
por copiado.

Transponer usando funcin


Es un poco ms complicado que el anterior, pero
tiene ms ventajas.
La ventaja, es que si los datos originales se
seguirn usando, cualquier modificacin que
tengan, lo transpuesto tambin se ver
modificado.

Ojo con el da Martes.

Transponer usando funcin (pasos)


1. Comenzamos por seleccionar el rango de celdas
destino el cual deber ser del tamao inverso que el
rango origen es decir, si mi rango origen es de 2
columnas por 4 filas (24), el rango destino que
debo seleccionar ser de 4 columnas por 2 filas
(42).
2. Una vez seleccionado el rango destino introducimos
la funcin TRANSPONER utilizando el rango origen
como argumento de la funcin, para luego terminar
con el parntesis de cierre.
3. Al terminar no pulses la tecla Entrar como
normalmente lo haramos sino que debemos ingresar
la combinacin de teclas Ctrl + Mays + Entrar.

Todo el poder de un grfico, pero en miniatura.

MINIGRFICOS

(TAMBIN CONOCIDOS COMO SPARKLINES)

Qu son los Minigrficos?


Son grficos muy pequeos que caben dentro de
una
celda
y
nos
permiten
mostrar
el
comportamiento de los datos a travs del tiempo
o representar las variaciones que existen en la
informacin.
Es importante saber que los minigrficos estn
disponibles desde la versin Excel 2003.

Qu son los Minigrficos?

Es importante saber que, a diferencia de los


grficos de Excel (que usan dos o ms series de
datos),
los
minigrficos
solo
pueden
representar una serie de datos a la vez.

Qu son los Minigrficos?


Los comandos que nos permiten crear los
minigrficos
se
encuentran
en
la
ficha
Insertar y dentro del grupo Minigrficos.

Tipos de Minigrficos
Existen tres tipos diferentes de minigrficos en
Excel y son los siguientes:
Lnea: Similar a un grfico de lnea.
Columna: Similar al grfico de columnas.
Ganancia o prdida: Este tipo de minigrfico no tiene
parecido con ningn grfico de Excel ya que slo
representa dos tipos de valores: ganancias o prdidas.
Un cambio positivo en los datos ser representado como
ganancia mientras que un cambio negativo como
prdida.

Ejercitemos (Instrucciones)
1. Abrir archivo descargado al inicio e ir a la hoja
llamada Minigrficos y ubique la celda en donde ir
el minigrfico.
2. Ahora, ir a la lengeta INSERTAR, luego a la
opcin de Minigrficos.
3. Elija, de las tres opciones, el minigrfico deseado o
que represente mejor a los datos a representar.
4. Cuando aparezca la ventana, en el primer recuadro
blanco ingrese el rango de datos a usar.

En el segundo recuadro, si fuese necesario, indique la


celda en donde se mostrar el mini grfico.

5. Personalice el minigrfico como desee con la lengeta


de herramientas que se genera cuando hace clic
sobre un minigrfico.

Truco de yapa
En donde est el minigrfico, es posible colocarle
un texto.
Ello es muy fcil de hacer, ya que slo basta con
sealar la celda y luego escribir el texto deseado.
Ello genera que bajo el minigrfico, aparezca el
texto.

Aclaracin.
Puede verse que el grfico +/- es igual al de
columnas, pero son totalmente diferentes.

Herramienta til y sencilla con alto poder para analizar


datos.

FORMATO CONDICIONAL

Qu es el Formato Condicional?
Es una manera de hacer que Excel aplique un
formato especial para aquellas celdas que
cumplen con ciertas condiciones.
Por ejemplo, se puede utilizar el formato
condicional para cambiar el color de las celdas
que tienen un valor negativo.

Razn para utilizar el formato


condicional
Se puede aplicar manualmente un formato a cada
una de las celdas que cumplen con una
condicin, pero eso se puede convertir en un
proceso largo y repetitivo, especialmente si
tienes una tabla de datos muy grande y que
cambia frecuentemente.
Es por eso que el formato condicional puede
hacer
ms
fcil
la
tarea
de
cambiar
automticamente el formato de la celda que
cumple con ciertos criterios.

Ejemplos de uso de Formato


Condicional
Formato especial para todos
los valores entre 20 y 30.

Resaltar los valores por debajo del


promedio (Para este ejemplo el
promedio es 22.2)

Cmo se aplica el formato condicional?


Debes seleccionar
las celdas a las que
se les aplicar el
formato condicional
y despus hacer clic
en el comando
Formato
Condicional que
aparece en el grupo
Estilos de la
lengeta Inicio.

A tener presente
Un formato condicional en Excel est siempre
basado en una regla que posteriormente se
puede editar si se desea.
Las reglas que se crean para los formatos
condicionales se pueden dividir en dos grandes
grupos:
Reglas basadas en valores de celda: Se basan en el
mismo valor de la celda (Mayor que, Menor que, Igual a,
Entre, etc.).
Reglas basadas en frmulas: Ofrecen mayor
flexibilidad ya que permite utilizar una frmula que
aplica una lgica ms compleja al formato de las celdas
seleccionadas. No es difcil utilizarlo, pero tiene su
complejidad en su comienzo.

Ejercicio de Formato Condicional


Abra el archivo Excel del comienzo y ubique la
hoja llamada Formato Condicional.
All hay una actividad a desarrollar.

Actividad 1 - Respuesta A)

Actividad - Respuesta B)

Actividad - Respuesta C)

Opcin muy interesante y til a la hora de extraer datos de


una planilla con muchos datos.

FUNCIN BUSCARV Y
BUSCARH

Funcin buscar (siempre tener presente


lo siguiente)
Esta funcin busca un valor en un rango de una
columna o una fila o una matriz. Debes indicar el
valor a buscar, dnde quieres que busque y de
dnde obtendrs el resultado.
Siempre entregar mejores resultados, cuando su
utilizacin sea para una bsqueda de algo
nico dentro de la base de datos.
Existen dos opciones:

BuscarV
BuscarH

Funcin Buscar (Diferencias)


Bsqueda Vertical
Busca un valor en la
primera columna de la
izquierda y devuelve el
valor en la misma fila
desde una columna
especificada.

Funcin Buscar (Diferencias)


Bsqueda Horizontal
Busca en la primera fila de
la tabla o matriz de valores
y devuelve el resultado en
la misma columna desde
una fila especificada.

BuscarV usando funcin.

BuscarV usando funcin.


Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor
que se va a buscar en la primera columna de la
tabla. Podemos colocar el texto encerrado en
comillas o podemos colocar la referencia a una
celda que contenga el valor buscado. Excel no
har diferencia entre maysculas y minsculas.
Matriz_buscar_en (obligatorio): La tabla de
bsqueda que contiene todos los datos donde se
tratar de encontrar la coincidencia del
Valor_buscado.

BuscarV usando funcin.


Indicador_columnas (obligatorio): Una vez que la
funcin BUSCARV encuentre una coincidencia del
Valor_buscado nos devolver como resultado la columna
que indiquemos en este argumento. El Indicador_columnas
es el nmero de columna que deseamos obtener siendo la
primera columna de la tabla la columna nmero 1.
Ordenado (opcional): Este argumento debe ser un valor
lgico, es decir, puede ser falso o verdadero. Con este
argumento indicamos si la funcin BUSCARV realizar una
bsqueda exacta (FALSO) o una bsqueda aproximada
(VERDADERO). En caso de que se omita este argumento o
que especifiquemos una bsqueda aproximada se
recomienda que la primera columna de la tabla de
bsqueda est ordenada de manera ascendente para
obtener los mejores resultados.

Hagamos un ejercicio de bsqueda.


Abramos el archivo descargado.
Ubique la hoja llamada BuscarV.
Complete los datos que ah se solicita.

Recuerde

CELDA CON LISTA


DESPLEGABLE

Lista desplegable

Crear una celda con lista desplegable en


Excel es una de las opciones menos
conocidas por la mayora de los usuarios
de Excel.
Es fcil y sencillo que crearla.
Se basa en tener creado en algn lugar
del Excel, el listado que se debe mostrar.

Pasos para crear una celda con listado


desplegable.
1. Crear un listado (sirve en ambos sentidos,
vertical u horizontal) que mostrar el listado
desplegable.
2. Ir a la lengeta Datos y luego a
Herramientas de datos, y hacer clic en
Validacin de datos.

3. Ello har que se abra la siguiente ventana

Pasos para crear una celda con listado


desplegable.

4.

En esta ventana, hacer clic en donde dice Cualquier


Valor y elegir la opcin Lista de las opciones que ah
se muestran.

La opcin omitir blancos es no considerar las celdas que no


tengan valor y que estn dentro del rango a utilizar.
La opcin Celda con lista desplegable s debe estar con ticket.

Pasos para crear una celda con listado


desplegable.

5. En donde apunta la flecha, que es el


apartado Origen, ingresamos el rango de
celdas que contienen el listado a mostrar.
6. Luego, hacemos clic en Aceptar, con lo
cual se crear el listado deseado.

GIF con los pasos ya detallados.

Truco de yapa.

Cuando se utiliza el listado desplegable, es


posible usar el contenido de dicha celda en
otras operaciones.
Para que quede ms claro, hagamos lo
siguiente
En la misma hoja ya usada, donde est
la x, haremos que aparezca el valor
buscado segn lo que seleccionemos en
el listado.
Ahora, usaremos la funcin BuscarV.

Truco de yapa.

1. Seleccione la celda en donde desee que


aparezca el dato que se debe mostrar.
2. Llame la formula Buscarv.
3. En Valor_buscado coloque la celda
que tiene la opcin del listado
desplegado.
4. Complete el resto de datos solicitados.
Resultado: Ahora, al cambiar el valor del
listado, se cambiar el dato de la celda
buscar.

Evitar que se hagan cambios al documento cuando este se


comparte

BLOQUEAR CELDAS

Proteger celdas en Excel


Cuando se ha destinado mucho tiempo y un
arduo trabajado en la creacin de un archivo
Excel, lo ltimo que se desea es que otras
personas modifiquen las frmulas, los ttulos de
columnas o el formato de las celdas.
Por lo anterior, es importante el conocer el cmo
proteger celdas en Excel para evitar cualquier
accidente.
Vale destacar que este proceso necesita una
clave, as que hay que tener cuidado cuando se
haga un bloqueo a un archivo Excel.

Cmo proteger celdas con frmulas en


Excel?
Supongamos que se necesita proteger las celdas
con frmulas, pero hay veces que son muchas,
as que ir una por una implicara mucho tiempo,
as que siguiendo los siguientes pasos, el bloqueo
de celdas con frmula ser ms rpido.

Cmo proteger celdas con frmulas en


Excel?
1. Primero, se debe de ir a la hoja que se desea
bloquear y luego hacer clic en la parte que se
muestra en la siguiente imagen, que es la
esquina superior izquierda del Excel

Cmo proteger celdas con frmulas en


Excel?
2. Ahora, hacer clic, con el botn derecho del
mouse, en cualquier celda, lo cual har que
aparezca la siguiente ventana, en la cual
seleccionamos Formato de Celdas

Cmo proteger celdas con frmulas en


Excel?
3. Ahora, en la ventana que aparece, vamos a la
lengeta que dice Proteger y ah
DESCMARCAMOS la caja de seleccin de
Bloqueada y se acepta los cambios

No debe
tener el
tiquet

Cmo proteger celdas con frmulas en


Excel?
4. Ahora, se deben de seleccionar las celdas con
frmulas.
5. Si son muchas, ir a Buscar y seleccionar y
luego seleccionar Ir a Especial.

Cmo proteger celdas con frmulas en


Excel?
6. Ahora, en la ventana que se abre, hacer clic en
Celdas con frmulas y luego aceptar.

7. Ello har que las celdas con frmulas queden


seleccionadas.

Cmo proteger celdas con frmulas en


Excel?
8. Con las celdas con frmulas seleccionadas,
hacemos clic sobre esas celdas, con el botn
derecho del mouse, y luego seleccionamos
Formato de Celdas

Cmo proteger celdas con frmulas en


Excel?
9. Ahora, en la ventana que aparece, vamos a la
lengeta que dice Proteger y ah
MARCAMOS la caja de seleccin de Bloqueada
y se acepta los cambios

Ahora debe
ir el tiquet

Cmo proteger celdas con frmulas en


Excel?
10.Ahora, vamos a la lengeta Revisar y luego
hacemos clic en Proteger hoja que se
encuentra dentro de la ficha Cambios.

Cmo proteger celdas con frmulas en


Excel?
11.Al pulsar este botn se mostrar un cuadro de
dilogo que nos permitir establecer una
contrasea para proteger el contenido de la
hoja, la cual se debe ingresar dos veces.
MUCHO OJO al
ingresar la
contrasea, ya
que si la
ingresamos con
mayscula,
despus se deber
de ingresar en
mayscula para
desbloquear.

Cmo proteger celdas con frmulas en


Excel?
Ahora, para probar el bloqueo, slo hay que ir a
un a celda con frmula y luego hacer un cambio
ah. Si los pasos se hicieron correctamente, debe
aparecer un mensaje que impida hacerlo.

MACROS

CONCEPTO Y GRABACIN DE MACROS

Qu es una Macros?
Cuando trabajamos con un libro personalizado, es
decir, un libro en el que hemos definido una serie
de caractersticas especficas como pueden ser el
tipo de letra, el color de ciertas celdas, los
formatos de los clculos y caractersticas
similares, perdemos mucho tiempo en formatear
todo el libro si disponemos de muchas hojas.
Con las macros lo que se pretende es
automatizar varias tareas y fusionarlas en
una sola, permitiendo que al solicitar la
ejecucin de una macro, este haga todo lo
programado.

Un lenguaje de programacin
Las macros se escriben en un lenguaje de
computadora especial que es conocido como
Visual Basic for Applications (VBA).
Este lenguaje permite acceder a prcticamente a
todas las funcionalidades de Excel y con ello
tambin ampliar la funcionalidad del programa.

Un lenguaje de programacin
Pero no te preocupes si no eres un programador
de computadoras, Excel provee de una
herramienta especial que permite crear una
macro sin necesidad de conocer los detalles
del lenguaje de programacin.

La grabadora de macros
La grabadora de macros almacena cada accin
que se realiza en Excel, por eso es conveniente
planear con antelacin los pasos a seguir de
manera que no se realicen acciones innecesarias
mientras se realiza la grabacin.
Tambin, vale mencionar que la macro graba
acciones y no tiempo, as que no hay que
entrar en pnico cuando se realice un grabado de
macros.
Para utilizar la grabadora de macros debes ir a la
ficha Programador y seleccionar el comando
Grabar Macro.

La grabadora de macros
Lengeta Vista -> Macros.

Opciones para iniciar grabacin de una


macro

Opcin 1
Lengeta -> Macros
Opcin 2
Acceso directo a
Macros

La grabadora de macros, ejercicio


Ubique la hoja llamada Macros Automtico.
1. Ahora, ir a la pestaa Vista.
2. Abre el submen Macro.
3. Elegir la opcin Grabar nueva macro...
Aparece el cuadro de dilogo Grabar macro.
4. Escribe el nombre de la macro: Formato y pulsa
Aceptar.
Ahora estamos grabando (se graba cada accin y
no el tiempo). A continuacin, vamos a realizar
las acciones necesarias para dar formato a
nuestra hoja de trabajo.

La grabadora de macros, ejercicio


5. Presiona sobre el botn Negrita de la seccin
Fuente, en la pestaa Inicio.
6. Presiona sobre el botn Cursiva de la seccin
Fuente.
7. Escoge el tipo de fuente MV Boli.
8. Escoge el tamao de la fuente en 16 puntos.
Ya hemos concluido con el formato de una cabecera de
datos. Por tanto, concluimos lo que la Macro debe hacer.

9. Ahora, presiona sobre el botn detener de la


barra de herramientas, o bien accede al men
Macro y selecciona Detener grabacin.

La grabadora de macros, ejercicio


Ahora vamos a comprobar que la macro creada
funciona correctamente.
1. Escribe en la celda B2 Cabecera.
2. Escribe en la celda C2 de.
3. Escribe en la celda D2 prueba.
4. Selecciona las celdas anteriores B2, C2 y D2.
5. Ve a la pestaa Vista.
6. Abre el submen Macro.
7. Elige Ver Macros.
8. Selecciona la macro creada Formato y pulsa sobre
Ejecutar.
Observa cmo las celdas seleccionadas adoptan el
formato automticamente.

Agregar botn de ejecucin de Macros

Agregar botn de ejecucin de Macros


Para poder crear un botn que ejecute una
Macros cuando se haca clic sobre el, primero se
debe de activar la opcin programador en Excel.
Para ello se debe de ir a
Archivo -> Opciones -> Personalizar cinta de
opciones

Una vez ah, se debe de buscar en el cuadro de


dialogo de la derecha la opcin Programador,
el cual debe quedar con un tiquet, lo que har
que aparezca una nueva lengeta.
En la siguiente imagen, se muestra la ubicacin
para habilitar la lengeta Programador.

Agregar botn de ejecucin de Macros

Agregar botn de ejecucin de Macros


Una vez habilitado, slo se debe de ira al lugar en
donde se desea colocar el botn y luego seguir los
siguientes pasos:
1. Ir a la lengeta Programador.
2. Ir a Insertar.
3. Del men que se despliega, elegir Botn.
4. Ahora, hacer clic en el lugar que se desea colocar el
botn, determinando el tamao del mismo.
5. A continuacin, se abrir la ventana de Macros, en la
cual se le indica la macros que debe de ejecutar.
Elegir la macros deseada y luego Aceptar.
Lo anterior generar el botn que ejecute la Macro.

Guardar un archivo con Macros


Para que la(s) macro(s) creada(s) no se pierdan,
se debe guardar el archivo de una forma
diferente a lo usual.
Al guardar, elegir la opcin Guardar Como
En la ventana que aparece, en la parte de
Tipo, se debe de elegir Libro de Excel
habilitado para macros.
El archivo generado tiene la extensin xlsm. El
normal es xlsx.
El cono usado es el normal de Excel pero con un
smbolo amarillo.

Excel Avanzado

Relator: Gorki Andrs Gonzlez

Ms informacin en:
Centro de Atencin Integral PUNTO MIPE
Hurfanos 1147 oficina 646 Santiago
Fonos: 224818500 - 224858525
www.sercotec.cl

Fuentes

https://exceltotal.com/minigraficos-en-excel-2013/
http://www.pildorasinformaticas.es/
http://www.aulaclic.es/excel2010/index.htm