Caja Chica con eFactory

El control de los gastos por caja chica es uno de los procesos ms importantes dentro de los controles de la
tesorera de cualquier empresa, para ejecutar un correcto control de estos flujos de informacin y dinero siga
los siguientes procedimientos dentro de eFactory ERP:

Registrando gastos de Caja Chica da a da

En todas las compaas o empresas, pequeas o grandes, tanto pblicas o privadas, siempre existe una caja
chica o caja menor.
Que es una Caja Chica. Es un fondo fijo que se tiene estipulado y en efectivo para cubrir gastos menores que
pueden surgir del da a da, estos fondos se reintegran por lo general al final de cada mes.
Para registrar da a da estas operaciones siga el siguiente procedimiento:

Ingrese al sistema ERP

Seleccione el mdulo de tesorera

Haga clic en la seccin de Operaciones

Haga clic en la opcin de movimientos de caja

Haga clic en el botn agregar y luego proceda a seleccionar la opcin tipo Debito para las salidas o pagos
por caja
Seleccione la caja de la cual est saliendo el pago

Seleccione el concepto del gasto, es recomendable agrupar por conceptos de gastos, ejemplo: Gastos de
agua, gastos de papelera, Gastos de operacin.
o Cada uno de estos gastos debern estar creados previamente como conceptos de movimientos.
o Recuerde asignar previamente la informacin contable a cada uno de los conceptos de
movimientos para cuando se ejecuten los asientos contables.

Si el gastos a registrar esta soportado por una factura fiscal se aprovechara para el IVA, debe registrar
este movimiento siguiendo los pasos indicadas en Registrando Crditos Fiscales que entraron en la Caja
Chica

Escriba un comentario para documentar el movimiento de la caja

Escriba en el campo Debe el monto del gasto

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Registrando Crditos Fiscales que entraron en la Caja Chica

En ocasiones dentro de las facturas que se relacionan el reembolso de caja chica hay documentos a nombre de
la empresa con facturas formales y la empresa desea aprovechar estos crditos fiscales o proceder a ejecutar
las retenciones de ley, para ejecutar estas operaciones siga el siguiente procedimiento:

Ingrese al sistema ERP

Seleccione el mdulo de compras y cuentas por pagar

Haga clic en la seccin de Operaciones

Si desea registrar la factura con sus renglones para mover inventario

Haga clic en la opcin de facturas de compras

Haga clic en el botn agregar y proceda a registrar individualmente cada documento a
nombre de cada uno de los proveedores.

En cambio, si desea registrar directamente la cuenta por pagar sin especificar renglones de la
factura

Haga clic en la opcin de cuentas por pagar

Haga clic en el botn agregar y proceda a registrar individualmente cada documento a

Nombre de cada uno de los proveedores.

Despus de haber cargado las facturas de compras con documentos fiscales correctos proceda a
ejecutar el pago a proveedor.
Haga clic en la opcin de pagos a proveedores y registre el pago por cada proveedor tomando en
cuenta que para cancelar las facturas de usar la caja que se utiliz para realizar el egreso o pago
en efectivo.

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Generando el Reembolso de Caja Chica

Ingrese a eFactory ERP

Seleccione el mdulo de tesorera

Haga clic en la seccin de operaciones

Haga clic en la opcin de rdenes de Pago
Haga clic en el botn agregar de la pantalla de rdenes de pago

En el campo del beneficiario o proveedor de la orden de pago ingrese a la persona que cobrara el
cheque en el banco por el concepto del reembolso de caja chica, en la mayora de las veces ser el
motorizado de la empresa.

En la seccin de renglones ingrese un concepto temporal el cual luego vendr utilizado para registrar
la reposicin de la caja chica

Seguidamente asigne la forma de pago que generalmente ser un cheque o una transferencia bancaria.

Haga clic en el botn aceptar de las rdenes de pago y proceda a confirmar el documento.

Realice la impresin del Formato de Cheque desde la opcin imprimir de rdenes de pago

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Registrando el ingreso de efectivo o reembolso en la caja chica

Cuando el motorizado regrese del banco con el efectivo proceda a ejecutar el siguiente movimiento en la caja.

Ingrese al sistema ERP

Seleccione el mdulo de tesorera

Haga clic en la seccin de operaciones

Haga clic en la opcin de movimientos de caja

Haga clic en el botn agregar de la pantalla

Ingrese un movimiento de tipo ingreso a la caja con el monto recibido del motorizado, recuerde debe
seleccionar el concepto utilizado en la orden pago para la reposicin de la caja.

Proceda a guardar el documento y a confirmarlo en la pestaa de avanzado con el botn confirmar.

Ing. Alicelis Hurtado

ahurtado@kodeit.com.ve
KODE IT SOLUTIONS, C.A.
http://www.kodeit.com.ve

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