Manual TRD

Tablas de Retencin Documental
TRABAJO TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL
EDITH CICELA ALARCN PIEROS

CLARA INS CORTS FORERO
CRISTHIAN MIGUEL MAYORGA RODRIGUEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDO

ASIGNATURA TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA

Y ARCHIVSTICA
ARMENIA
2015
TRABAJO TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL
EDITH CICELA ALARCN PIEROS

CLARA INS CORTS FORERO
CRISTHIAN MIGUEL MAYORGA RODRIGUEZ
Docente
MARIA PATRICIA ARCILA ALVAREZ
Especialista en Sistemas de Informacin y Gerencia de Documentos
UNIVERSIDAD DEL QUINDO

ASIGNATURA TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA
Y ARCHIVSTICA
ARMENIA
2015
INTRODUCCIN
OBJETIVOS
Objetivo General
Objetivo especifico
ENTIDAD GOBERNACIN DEL ARCHIPILAGO DE SAN ANDRS, PROVIDENCIA Y

SANTA CATALINA
MISIN INSTITUCIONAL1
La Gobernacin del Departamento Archipilago de San Andrs, Providencia y Santa Catalina

como una organizacin pblica creada por la Constitucin y la Ley, con autonoma para generar,
percibir y administrar recursos bajo los principios de igualdad, moralidad, eficacia, eficiencia,
economa, celeridad, imparcialidad, publicidad y transparencia, al servicio de los habitantes del
territorio, propende por mejorar su calidad de vida, impulsar el desarrollo armnico y sostenible,
garantizar los derechos de los ciudadanos y promover el cumplimiento de sus deberes.
VISIN INSTITUCIONAL
La Gobernacin del Departamento Archipilago de San Andrs, Providencia y Santa Catalina, en
el ao 2032, ser el motor de desarrollo armnico y sostenible de las Islas, con una cultura
autctona, participativa e incluyente2.
OBJETIVO SOCIAL DE LA ENTIDAD
Lograr la satisfaccin de la comunidad (raizal, residente y visitante) a travs de la

eficiente, eficaz y oportuna prestacin de servicios.
Mejorar la competencia de nuestros servidores pblicos para que nuestro talento humano
pueda atender con eficiencia y eficacia a todos nuestros usuarios
Fortalecer las polticas implementadas para fomentar el desarrollo sostenible del
Departamento como Reserva de Biosfera.
Propender por el desarrollo econmico de la Islas a travs de estrategias construidas con
la participacin de todos los sectores.
1 http://www.sanandres.gov.co/index.php?
option=com_content&view=article&id=120&Itemid=86
2 http://www.sanandres.gov.co/index.php?
option=com_content&view=article&id=121&Itemid=87
Fomentar la cultura de la calidad al interior de la gobernacin a travs de estrategias de

motivacin, bienestar e incentivos que lleven a los servidores pblicos a implementar y
mantener el mejoramiento continuo.
ESTRUCTURA ORGNICA DE LA ENTIDAD
http://www.sanandres.gov.co/index.php?option=com_content&view=article&id=123&Itemid=89
TALLER
1. CICLO PHVA. Presentar como desde la metodologa o ciclo PHVA ustedes van a realizar este
trabajo, teniendo en cuenta cada uno de las fases.
2. ENTIDAD OBJETO DE ESTUDIO. En el portal web de la Gobernacin del Archipilago de

San Andrs, Providencia y Santa Catalina consultada el 25 de septiembre de 2015 encontrarn
informacin que servir de base para el trabajo de aplicacin: http://www.sanandres.gov.co. Se
aclara que esta es una actividad netamente acadmica que no pone en riesgo el buen nombre de
esta entidad.
2.1 NORMOGRAMA.
Normograma: De acuerdo con Wikipedia (2015) un normograma es un instrumento que contiene

las normas de carcter externo como las leyes, decretos, acuerdos, circulares, resoluciones y las
normas de carcter interno como reglamentos, estatutos, manuales y actos administrativos de
inters para cada entidad sean estas pblicas o privadas, de igual manera estas normas permiten
identificar las competencias, responsabilidades y funciones de cada una de las dependencias de
dicha entidad.
Este instrumento permite delimitar las normas que regulan las actuaciones de cada entidad de
acuerdo con el objeto misional, dado lo anterior el normograma permite actualizar la vigencia de
las normas que regulan las actuaciones de cada entidad.
CLASE
DE
NORMA
ORIGEN
FECHA DE
DE LA
NUMER ENTRADA
NORMA
O DE
EN
INTERNA
LA
VIGENCIA
/EXTERN NORMA (dd/mm/aa
A
aa)
NOMBRE O
ASUNTO
TITULO /
CAPITULO /ART.
ENTE QUE EXPID

LA NORMA
NORMAS QUE RIGEN LA ENTIDAD

Constituci
n
Poltica
Externa
de
Colombia
N/A
06/07/1991
N/A
Los que sean

utilizados en la
Gobernacin
El Congreso de
Colombia
Cdigo
Externa
N/A
26 /05/1873
Cdigo Civil
Los que sean

utilizados en la
Gobernacin
El Congreso de
Colombia
Cdigo
Externa
N/A
27/03/1971
Cdigo del
Comercio
Los que sean

utilizados en la
Gobernacin
El Presidente de la
Repblica de
Colombia
Cdigo
Externa
N/A
06/08/1970
Cdigo de
procedimiento
civil
Los que sean

utilizados en la
Gobernacin
El Presidente de la
Repblica de
Colombia
Cdigo
Externa
N/A
04/08/1970
Cdigo Nacional
de Polcia
Los que sean

utilizados en la
Gobernacin
Ministerio de
Justicia
Los que sean

utilizados en la
Gobernacin
El Congreso de
Colombia
Los que sean

utilizados en la
Gobernacin
Los que sean
utilizados en la
Gobernacin
El Presidente de la
Repblica de
Colombia
El Presidente de la
Repblica de
Colombia
Los que sean

utilizados en la
Gobernacin
Procuradura
General de la
Nacin
Cdigo de
Procedimiento
Administrativo y
de lo Contencioso
Administrativo
Cdigo de
Rgimen
Departamental
Cdigo de
Rgimen
Municipal
Cdigo
Externa
N/A
18/01/2011
Cdigo
Externa
N/A
18/04/1986
Cdigo
Externa
N/A
25/04/1986
Cdigo
Externa
N/A
05/02/2002
Cdigo
Disciplinario
Unico
Cdigo
Externa
N/A
24/06/1948
Cdigo Procesal
Los que sean
del Trabajo y de la utilizados en la
Seguridad Social
Gobernacin
El Presidente de la
Repblica de
Colombia
Cdigo
Externa
N/A
05/08/1950
Estatuto
Externa
N/A
30/03/1989
Estatuto
Externa
N/A
12/07/2011
Estatuto
Externa
N/A
28/10/1993
Ley 127
de 1959
Interno
127
21 /
12/ 1959
Ley
Interno
47
19/02/1993
Ley
Externa
87
29/11/1993
Ley
Externa
100
12/12/1993
Ley
Externa
105
30/12/1993
Los que sean

Cdigo Sustantivo
utilizados en la
del Trabajo
Gobernacin
Estatuto
Tributario
Nacional
Estatuto
Anticorrupcin ley 1474 de 2011
Estatuto General
de Contratacin
de la
Administracin
Pblica
Declaratoria de
Puerto Libre
organizacin y
funcionamiento
del Archipilago
de San Andrs
Providencia y
Santa Catalina
por la cual se
establecen
normas para el
ejercicio del
control interno en
las entidades y
organismos del
estado y se dictan
otras
disposiciones
Por la cual se crea
el sistema de
seguridad social
integral y se
dictan otras
disposiciones
Por la cual se
dictan
disposiciones
bsicas sobre el
transporte, se
redistribuyen
competencias y
recursos entre la
Nacin y las
Entidades
Territoriales, se
reglamenta la
planeacin en el
Los que sean

utilizados en la
Gobernacin
Los que sean
utilizados en la
Gobernacin
El Presidente de la
Repblica de
Colombia
El Congreso de
Colombia
Los que sean

utilizados en la
Gobernacin
El Congreso de
Colombia
Los que sean

utilizados en la
Gobernacin
El Presidente de la
Repblica de
Colombia
Los que sean

utilizados en la
Gobernacin
El Congreso de
Colombia
Los que sean

utilizados en la
Gobernacin
El Congreso de
Colombia
Los que sean

utilizados en la
Gobernacin
El Congreso de
Colombia
Los que sean

utilizados en la
Gobernacin
El Congreso de
Colombia
sector transporte
y se dictan otras
disposiciones
Ley
Externa
142
11/06/1994
Ley
Externa
152
15/07/1994
Ley
Externa
300
26/07/1996
Ley
Externa
872
30/12/2003
Ley
Externa
797
29/01/2003
Ley
Interno
915
21/10/2004
Por la cual se
establece el
rgimen de los
servicios pblicos
domiciliarios y se
dictan otras
disposiciones
por la cual se
establece la Ley
Orgnica del Plan
de Desarrollo
Por la cual se
expide la ley
general de
turismo y se
dictan otras
disposiciones
Por la cual se crea
el sistema de
gestin de la
calidad en la
Rama Ejecutiva
del Poder Pblico
y en otras
entidades
prestadoras de
servicios
Por la cual se
reforman algunas
disposiciones del
sistema general
de pensiones
previsto en la Ley
100 de 1993 y se
adoptan
disposiciones
sobre los
Regmenes
Pensionales
exceptuados y
especiales.
Por la cual se
dicta el Estatuto
Fronterizo para el
Desarrollo
Econmico y
Social del
Los que sean

utilizados en la
Gobernacin
El Congreso de
Colombia
Los que sean

utilizados en la
Gobernacin
El Congreso de
Colombia
Los que sean

utilizados en la
Gobernacin
El Congreso de
Colombia
Los que sean

utilizados en la
Gobernacin
El Congreso de
Colombia
Los que sean

utilizados en la
Gobernacin
El Congreso de
Colombia
Los que sean

utilizados en la
Gobernacin
El Congreso de
Colombia
Ley
Externa
909
23/09/2004
Ley
Externa
995
10/11/2005
Ley
Externa
1101
22/11/2005
Ley
Externa
1010
23/01/2006
Ley
Interno
1528
08/05/2012
departamento
Archipilago de
San Andrs,
Providencia y
Santa Catalina.
por la cual se
expiden normas
que regulan el
empleo pblico, la
carrera
administrativa,
gerencia pblica y
se dictan otras
disposiciones
por medio de la
cual se reconoce
la compensacin
en dinero de las
vacaciones a los
trabajadores del
sector privado y a
los empleados y
trabajadores de la
administracin
pblica en sus
diferentes
rdenes y niveles
Por la cual se
modifica la
Ley 300 de 1996 Ley General de
Turismo y se
dictan otras
disposiciones
Por medio de la
cual se adoptan
medidas para
prevenir, corregir
y sancionar el
acoso laboral y
otros
hostigamientos
en el marco de las
relaciones de
trabajo
Por la cual se
dictan
disposiciones
para el
fortalecimiento
administrativo del
departamento
Archipilago de
San Andrs,
Providencia y
Los que sean

utilizados en la
Gobernacin
El Congreso de
Colombia
Los que sean

utilizados en la
Gobernacin
El Congreso de
Colombia
Los que sean

utilizados en la
Gobernacin
El Congreso de
Colombia
Los que sean

utilizados en la
Gobernacin
El Congreso de
Colombia
Los que sean

utilizados en la
Gobernacin
El Congreso de
Colombia
Santa Catalina.
Decreto
Interno
2762
13/12/1991
Decreto
Externa
2539
04/12/2000
Decreto
Externa
1537
26/07/2001
Decreto
Externa
1919
27/08/2002
Decreto
Externa
785
17/03/2005
por el cual se
adoptan medidas
para controlar la
densidad
oblacional en el
departamento
Archipilago
Por el cual se
modifica
parcialmente el
Decreto 2145 de
noviembre 4 de
1999.
Por el cual se
reglamenta
parcialmente la
Ley 87 de 1993
en cuanto a
elementos
tcnicos y
administrativos
que fortalezcan el
sistema de
control interno de
las entidades y
organismos del
Estado
Por el cual se fija
el Rgimen de
prestaciones
sociales para los
empleados
pblicos y se
regula el rgimen
mnimo
prestacional de
los trabajadores
oficiales del nivel
territorial.
por el cual se
establece el
sistema de
nomenclatura y
clasificacin y de
funciones y
requisitos
generales de los
empleos de las
entidades
territoriales que
se regulan por las
Los que sean

utilizados en la
Gobernacin
El Presidente de la
Repblica de
Colombia
Los que sean

utilizados en la
Gobernacin
El Presidente de la
Repblica de
Colombia
Los que sean

utilizados en la
Gobernacin
El Presidente de la
Repblica de
Colombia
Los que sean

utilizados en la
Gobernacin
El Presidente de la
Repblica de
Colombia
Los que sean

utilizados en la
Gobernacin
El Presidente de la
Repblica de
Colombia
disposiciones de
la Ley 909 de
2004.
Decreto
Externa
1227
21/04/2005
Decreto
Externa
1228
21/04/2005
Acuerdo
Externa
137
14/01/2010
Constituci
n
Poltica
Externa
de
Colombia
N/A
06/07/1991
Constituci
n
Poltica
Externa
de
Colombia
N/A
06/07/1991
Ley
527
18/08/1999
Externa
por el cual se
reglamenta
Los que sean
parcialmente la
utilizados en la
Ley 909 de 2004
Gobernacin
y el Decretoley 1567 de 1998.
por el cual se
reglamenta el
artculo 16 de la
Los que sean
Ley 909 de 2004
utilizados en la
sobre las
Gobernacin
Comisiones de
Personal.
Por el cual se
establece el
Sistema Tipo de
Evaluacin del
Desempeo
Los que sean
Laboral de los
utilizados en la
Servidores de
Gobernacin
Carrera
Administrativa y
en Perodo de
Prueba
NORMATIVIDAD - ARCHIVOS
Toda persona
tiene derecho a
presentar
peticiones
Todas las
personas tienen
derecho a
acceder a los
documentos
pblicos
Por medio de la
cual se define y
reglamenta el
acceso y uso de
los mensajes de
datos, del
comercio
electrnico y de
las firmas
digitales, y se
establecen las
entidades de
El Presidente de la
Repblica de
Colombia
El Presidente de la
Repblica de
Colombia
La Comisin
Nacional del
Servicio Civil
Art. 23
El Congreso de
Colombia
Art. 74
El Congreso de
Colombia
Art. 6 al Art. 13
El Congreso de
Colombia
certificacin y se
dictan otras
disposiciones
Ley
Externa
594
14/07/2000
Ley
Externa
591
31/03/2005
Ley
Externa
1105
13/12/2006
Ley
Externa
1437
18/01/2011
Ley
Externa
1581
17/10/2012
Ley
Externa
1712
06/03/2014
Decreto
Externa
2150
05/12/1995
Por medio de la
cual se dicta la
Ley General de
Archivos y se
dictan otras
disposiciones
por la cual se crea
el acta de informe
de gestin.
Por medio de la
cual se modifica
el Decreto-ley
254 de 2000,
sobre
procedimiento de
liquidacin de
entidades
pblicas de la
Rama Ejecutiva
del Orden
Nacional y se
dictan otras
disposiciones
Por la cual se
expide el Cdigo
de Procedimiento
Administrativo y
de lo Contencioso
Administrativo.
Por la cual se
dictan
disposiciones
generales para la
proteccin de
datos personales.
Por medio de la
cual se crea la ley
de transparencia
y del derecho de
acceso a la
informacin
pblica nacional y
se dictan otras
disposiciones.
Supresin de
autenticacin de
documentos
originales y uso
Art. 3 - Art. 11 - Art.

23 - Art. 24
El Congreso de
Colombia
Toda la ley
El Congreso de
Colombia
Art. 25, pargrafo 1
El Congreso de
Colombia
Art. 55 - 57 - 58 216
El Congreso de
Colombia
El Congreso de
Colombia
Toda la Ley
Art. 12 - Art. 25 Art. 26 - Art. 23 -
El Congreso de
Colombia
El Presidente de la
Repblica de
Colombia
de sellos,
ventanilla nica.
Decreto
Externa
1145
14/04/2004
Decreto
Externa
4124
13/12/2004
Decreto
Externa
2364
22/12/2012
Decreto
Externa
2578
13/12/2012
Decreto
Externa
2609
14/12/2012
Por el cual se
dictan
disposiciones
relacionadas con
el desarrollo del
Sistema General
de Informacin
Administrativa del
Sector Pblico,
SUIP Guardia y
Custodia de las
hojas de vida.
Por el cual se
reglamenta el
Sistema Nacional
de Archivos, y se
dictan otras
disposiciones
relativas a los
Archivos Privados
Por medio del
cual se
reglamenta el
artculo 7 de la
Ley 527 de 1999,
sobre la firma
electrnica y se
dictan otras
disposiciones
Por el cual se
reglamenta el
Sistema Nacional
de Archivos, se
establece la Red
Nacional de
Archivos, se
deroga el Decreto
4124 de 2004 y
se dictan otras
disposiciones
relativas a la
administracin de
los archivos del
Estado
Por el cual se
reglamenta el
Ttulo V de la Ley
594 de 2000,
parcialmente los
artculos 58 y 59
de la Ley 1437 de
2011 y se dictan
Art. 12
El Presidente de la
Repblica de
Colombia
Toda el Decreto
El Presidente de la
Repblica de
Colombia
Art. 7
El Presidente de la
Repblica de
Colombia
Toda el Decreto
El Presidente de la
Repblica de
Colombia
Toda el Decreto
El Presidente de la
Repblica de
Colombia
Decreto
Externa
1515
19/07/2013
Decreto
Externa
029
14/01/2015
Acuerdo
Externa
007
29/06/1994
otras
disposiciones en
materia de
Gestin
Documental para
todas las
Entidades del
Estado.
Por el cual se
reglamenta la Ley
80 de 1989 en lo
concerniente a las
transferencias
secundarias y de
documentos de
valor histrico al
Archivo General
de la Nacin, a los Toda el Decreto
archivos
generales de los
entes territoriales,
se derogan los
Decretos 1382 de
1995 y 998 de
1997 y se dictan
otras
disposiciones
Por medio del
cual se
reglamenta el
proceso de
entrega y lo
transferencia de
los archivos
pblicos de las
entidades que se
suprimen,
fusionen,
Toda el Decreto
privaticen o
liquiden; se
desarrolla el
artculo 20 de la
Ley 594 de 2000
y el artculo 39
del Decreto Ley
254 de 2000 y se
dictan otras
disposiciones
Por el cual se
adopta y se
expide el
Todo el Acuerdo
Reglamento
General de
Archivos
El Presidente de la
Repblica de
Colombia
El Presidente de la
Repblica de
Colombia
La junta Directiva
del Archivo Genera
de la Nacin
Acuerdo
Externa
11
22/05/1996
Acuerdo
Externa
048
05/05/2000
Acuerdo
Externa
060
30/10/2001
Acuerdo
Externa
042
31/10/2002
Por el cual se
establecen
criterios de
conservacin y
organizacin de
documentos
Por el cual se
desarrolla el
artculo 59 del
captulo 7
-conservacin de
documentos-, del
reglamento
general de
archivos sobre
conservacin
preventiva,
conservacin y
restauracin
documental".
Por el cual se
establecen pautas
para la
administracin de
las
comunicaciones
oficiales en las
entidades
pblicas y las
privadas que
cumplen
funciones
pblicas
Por el cual se
establecen los
criterios para la
organizacin de
los archivos de
gestin en las
entidades
pblicas y las
privadas que
cumplen
funciones
pblicas, se
regula el
Inventario nico
Documental y se
desarrollan los
artculos 21, 22,
23 y 26 de la Ley
General de
Archivos 594 de
2000.
Todo el Acuerdo
La junta Directiva
del Archivo Genera
de la Nacin
Art. 59
El Consejo Directiv
del Archivo Genera
de la Nacin
Todo el Acuerdo
Archivo General de
la Nacin
Todo el Acuerdo
El Consejo Directiv
del Archivo Genera
de la Nacin
Acuerdo
Externa
006
18/10/2011
Acuerdo
Externa
003
15/03/2013
Acuerdo
Externa
004
15/03/2013
Acuerdo
Externa
005
15/03/2013
Por el cual se
reglamenta la
organizacin y
manejo de los
expedientes
pensionales
Por el cual se
reglamenta
parcialmente el
Decreto 2578 de
2012, se adopta y
reglamenta el
Comit Evaluador
de Documentos
del Archivo
General de la
Nacin y se dictan
otras
disposiciones
Por el cual se
reglamentan
parcialmente los
Decretos 2578 y
2609 de 2012 y
se modifica el
procedimiento
para la
elaboracin,
presentacin,
evaluacin,
aprobacin e
implementacin
de las Tablas de
Retencin
Documental y las
Tablas de
Valoracin
Documental
Por el cual se
establecen los
criterios bsicos
para la
clasificacin,
ordenacin y
descripcin de los
archivos en las
entidades
pblicas y
privadas que
cumplen
funciones
pblicas y se
dictan otras
disposiciones
Todo el Acuerdo
El Consejo Directiv
del Archivo Genera
de la Nacin
Todo el Acuerdo
El Consejo Directiv
del Archivo Genera
de la Nacin
Todo el Acuerdo
El Consejo Directiv
del Archivo Genera
de la Nacin
Todo el Acuerdo
El Consejo Directiv
del Archivo Genera
de la Nacin
Acuerdo
Externa
002
14/03/2014
Acuerdo
Externa
007
15/10/2014
Circular
Externa
003
25/05/2001
Circular
Externa
07
20/12/2002
Circular
Externa
01
05/09/2003
Por medio del

cual se
establecen los
criterios bsicos
para creacin,
conformacin,
organizacin,
control y consulta
de los
expedientes de
archivo y se
dictan otras
disposiciones
Por medio del
cual se
establecen los
lineamientos para
la reconstruccin
de expendientes
y se dictan otras
disposiciones
Transferencia de
la documentacin
histrica de los
archivos de los
Organismos del
Orden Nacional al
AGN
Organizacin y
conservacin de
los documentos
de archivo de las
Entidades de la
Rama Ejecutiva
del Orden
Nacional
Organizacin y
conservacin de
los documentos
de archivo
Circular
Externa
004
06/06/2003
Organizacin de
la Historias
Laborales
Circular
Externa
01
24/08/2004
Inventario de
documentos a
eliminar
Circular
Externa
003
04/10/2011
Obligacin de
Transferir los
Archivos
Generales los
Documentos de
Todo el Acuerdo
El Consejo Directiv
del Archivo Genera
de la Nacin
Todo el Acuerdo
El Consejo Directiv
del Archivo Genera
de la Nacin
Todo la Circular
Archivo General de
la Nacin
Todo la Circular
Departamemto
Administrativo de l
Fucin Pblica,
Archivo General de
la Nacin
Todo la Circular
Archivo General de
la Nacin
Todo la Circular
Departamemto
Administrativo de l
Fucin Pblica,
Archivo General de
la Nacin
Todo la Circular
Archivo General de
la Nacin
Todo la Circular
Archivo General de
la Nacin
valor Secundario
Circular
Externa
006
24/10/2011
Circular
Externa
002
06/03/2012
Circular
Externa
005
11/09/2012
Circular
Externa
001
06/02/2014
Circular
Externa
003
27/02/2015
Resoluci
n
Externa
2897
11/04/2011
Entrega de los
archivos fsicos y
electrnicos con
ocasin del
cambio de
administracin de
las entidades
territoriales
Adquisicin de
herramientas
tecnolgicas de
Gestin
Documental
Recomendaciones
para llevar a cabo
procesos de
digitalizacin y
comunicaciones
oficiales
electrnicas en el
marco de la
iniciativa cero
papel
Cumplimiento de
la Ley 594 de
2000, El Decreto
2578 de 2012, El
Decreto 2609 de
2012 y el Decreto
1515 de 2013
Directrices para la
elaboracin de
tablas de
retencin
documental.
Por el cual se
autoriza la
eliminacin de los
documentos de
apoyo en las
diferentes oficinas
de Registros e
Instrumentos
Pblicos a nivel
nacional.
Todo la Circular
Archivo General de
la Nacin
Todo la Circular
Archivo General de
la Nacin
Todo la Circular
Archivo General de
la Nacin
Todo la Circular
Archivo General de
la Nacin
Todo la Circular
Archivo General de
la Nacin
Toda la Resolucin
Superintendencia
de Notariado y
Registro.
2.2 ORGANIGRAMA. Deben codificar el organigrama que servir de base para levantar las
TRD. Consultar http://www.sanandres.gov.co/
2.3 IDENTIFICACIN DE SERIES. Con el Decreto 0227 del 29 de agosto de 2012, se adopta la estructura orgnica de la
Gobernacin de este departamento objeto de estudio.
SECRETARIA
DE HACIENDA.
ART. 18
Literal 3
Literal 6.
Literal 8.
Literal 9.
Literal 10.
Literal 12.
ENUNCIADO LITERAL
Dirigir y supervisar, en coordinacin con las Secretarias de
Planeacin y General, la elaboracin, presentacin,
aprobacin y liquidacin del presupuesto de rentas y gastos
e inversiones del Departamento.
Dirigir y supervisar las actividades de ejecucin por
jurisdiccin coactiva de las deudas fiscales, por concepto de
impuestos, contribuciones, tasas, retenciones, intereses y
sanciones a favor del Departamento; lo mismo que las
acciones de repeticin contra los funcionarios o
exfuncionarios que hubieren ocasionado un detrimento
patrimonial o del inters econmico del Departamento, de
conformidad con las disposiciones legales.
Asesorar al Gobernador en todos los aspectos relacionados
con la obtencin y manejo del crdito pblico y. en
particular, en lo relativo a las polticas de financiamiento
interno y externo del Departamento.
Dirigir y supervisar la administracin de la deuda pblica
del Departamento y emitir, administrar, custodiar y
conservar los ttulos valores a favor del Departamento y
exigir el recaudo oportuno de las utilidades, dividendos o
intereses pactados.
Dirigir y supervisar el registro de la contabilidad pblica del
Departamento, los registros de la ejecucin presupuestal y
de la contabilidad general, financiera, patrimonial y la
elaboracin y presentacin de los correspondientes estados e
informes peridicos.
Dirigir y tramitar la orden de pago de las pensiones y, en
SERIE
PRESUPUESTO
SUBSERIE
Presupuesto de rentas y
gastos
DEUDAS FISCALES
CONCEPTOS
TTULOS
Conceptos Tcnicos
Ttulos Valores
INFORMES
Informes contables
ORDENES
rdenes de pago de
general la administracin financiera del pasivo pensional del

Departamento.
pensiones
SECRETARIA
DE SALUD. ART.
19
ENUNCIADO LITERAL
SERIE
Literal 3.
Formular, ejecutar y evaluar el Plan Territorial de Salud, de

acuerdo con las disposiciones vigentes.
PLANES
Plan Territorial de Salud
PROGRAMAS
Programa de Promocin
de la Salud y Prevencin
de la Enfermedad
Programa de Vigilancia y
control de la Salud
Pblica
PROGRAMAS
Programa de Inspeccin,
Vigilacia y Control de
Entidades de Salud.
PROGRAMAS
Programa de vigilancia y
control de medicamentos
PROGRAMAS
Programa de Promocin y
prevencin
Programa de vigilancia y
control de vectores
Programa de Vigilancia y
Control de Zoonosis
Literal 7.
Literal 8.
Literal 14.
Literal 15.
Literal 19.
Realizar acciones de promocin de la salud y prevencin de

la enfermedad, vigilancia en salud pblica y control de los
factores de riesgo dirigidos a la poblacin, atendiendo los
lineamientos que sealen las normas vigentes.
Realizar las labores de inspeccin, vigilancia y control de
las instituciones que presten servicios de salud, llevar su
registro y cuando se encuentren anomalas aplicar las
medidas preventivas y correctivas previstas en la ley y
verificar su cumplimiento.
Vigilar y controlar, en coordinacin con el Instituto
Nacional para la Vigilancia de Medicamentos y Alimentos
INVIMA-, o la entidad que haga sus veces; la
produccin, expendio, comercializacin y distribucin de
medicamento potencialmente dainos para la salud; as
como las sustancias potencialmente txicas
Formular y ejecutar las acciones de promocin, prevencin,

vigilancia y control de vectores y zoonosis.
Financiar con los recursos asignados por concepto de

participaciones, rentas cedidas y cuando lo considere
pertinente, con recursos propios, la prestacin de servicios
FINANCIAMIENTO DE
LOS RECURSOS
SUBSERIE
Literal 20.
de salud a la poblacin pobre en lo no cubierto con

subsidios a la demanda y los servicios de salud mental.
Las dems que surjan de la naturaleza de la dependencia o
le sean asignadas por autoridad competente.
Una vez identificadas las series y subseries documentales y asignada su denominacin, deben
diligenciar la matriz para la identificacin de series, subseries y oficina productora ordenadas
alfabticamente y con la respectiva codificacin de serie y subseries documentales.
NOTA. En la columna denominada FUNCIN ASOCIADA, deben registrar la funcin que
origin la serie la cual la encontrarn en cada uno de los literales de los artculos escogidos para
esta aplicacin. Por lo tanto debern transcribir las funciones asociadas a cada uno de los literales
antes mencionados. Es un requisito obligatorio.
ACLARACIN: Para este ejercicio acadmico y por el tiempo establecido para desarrollar la
presente asignatura solo debern levantar las TRD de las siete (7) dependencias arriba indicadas;
pero dejo claridad que las Tablas de Retencin Documental (TRD) deben reflejar la totalidad
e integralidad de la produccin documental de una entidad.
Identificarn series compuestas a las cuales solo para este ejercicio acadmico deben indicar o
determinar qu tipos documentales hacen parte la carpeta.
En la prctica estas se debern identificar en la encuesta documental y en las primeras

validaciones.
2.4 CUADRO DE CLASIFICACI DOCUMENTAL. (CCD), previo anlisis de la
informacin de las funciones y su organizacin por secciones y en orden alfabtico, deben
levantar el CCD
2.5 TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL. Presentar de manera independiente, las

TRD elaboradas para cada una de las siete oficinas productoras solicitadas por la Docente.
Para desarrollar este punto deben tener muy claro:
Que datos deben estar registrados en cada uno de los campos del formato oficial establecido
por el AGN para presentar las Tablas de Retencin Documental.
En cada uno de los campos se debe registrar la siguiente informacin, segn instructivo del
formato de TRD, MINI/MANUAL No 4 TABLAS DE RETENCION Y TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES, Archivo General de la Nacin (3:
Entidad Productora: Debe colocarse el nombre completo o Razn social.
Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que conserva la

documentacin tramitada en ejercicio de sus funciones.
Hoja: En el primer espacio debe consignarse el nmero que identifica cada hoja, siguiendo un
consecutivo que determinar el total de las hojas utilizadas para la elaboracin de las tablas de
retencin de la entidad. El segundo corresponde al nmero total de hojas diligenciadas para la
entidad.
3 https://www.minagricultura.gov.co/planeacion-control-gestion/Gestin
%20Documental%20y%20Biblioteca/1.%20Informe%20Actualizaci%C3%B3n%20de
%20TRD%20y%20Anexos/Anexo%201.%20Justificaci%C3%B3n%20normativa
%20expedida%20por%20el%20Archivo%20General%20de%20la%20Naci
%C3%B3n/11.%20MINIMANUAL%20No.%204.pdf
Cdigo: Sistema convencional que identifica tanto las unidades productoras de documentos
como sus series respectivas. Este debe responder al sistema de clasificacin documental
establecido en la entidad.
Serie: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales, emanadas de

un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
especficas. De ser pertinente, tambin se listarn la subseries correspondientes.
Retencin: Plazo en trminos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo
de gestin o en el archivo central. Esta permanencia est determinada por la valoracin
derivada del estudio de la documentacin producida en las oficinas.
Archivo de Gestin: Es aquel donde se rene la documentacin en trmite en busca de solucin

a los asuntos iniciados, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las mismas
oficinas u otras que la soliciten. Es el archivo de las oficinas productoras.
Archivo Central: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o

trasladados por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, una vez finalizado su
trmite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los
particulares en general.
Disposicin final: Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoracin
con miras permanentes, a su eliminacin, seleccin por muestreo y/o microfilmacin.
Conservacin total: Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los
que lo tienen por disposicin legal o los que por su contenido informan sobre el origen,
desarrollo, estructura, procedimientos y polticas de la entidad productora, convirtindose en
testimonio de su actividad y trascendencia. Asimismo, son Patrimonio documental de la sociedad
que los produce, utiliza y conserva para la investigacin, la ciencia y la cultura.
Eliminacin: Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor
administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histrico y carecen de relevancia para la
investigacin, la ciencia y la tecnologa.
Seleccin: Proceso mediante el cual se determina la conservacin parcial de la documentacin

por medio de muestreo, entendindose este como la operacin por la cual se conservan ciertos
documentos de carcter representativo o especial durante la seleccin con criterios alfabticos,
numricos, cronolgicos, topogrficos, temticos, entre otros.
Microfilmacin: Tcnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeas imgenes en

pelcula. En esta columna tambin se indican otros soportes electrnicos o magnticos.
Procedimientos. En esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la modalidad de

muestreo, microfilmacin y eliminacin.
Cules fueron los criterios de valoracin y seleccin documental para las series y subseries
documentales resultantes del anlisis de las funciones de las siete dependencias de esta
Gobernacin. Pueden decir de manera general.
Los criterios de valoracin y seleccin que se aplicaron para determinar las series y subseries
documentales fueron:
Que las series y subserieres documentales correspondieran al carcter misional, es decir que
correspondan a la razn de ser de la Gobernacin de San Andrs, Providencia y Santa Catalina.
Para la identificacin de las series y subseries documentales, estas se deben seleccionar partiendo
de la estructura orgnica y manual de funciones o procedimientos de las dependencias o unidades
productoras.
Las series y subseries documentales, se deben identificar y seleccionar dentro de las funciones y
actividades desarrolladas por las dependencias, por medio de un verbo, una accin o palabra
clave.
Las series y subseries documentales pueden ser simples o compuestas.
Identificar el valor primario o secundario que tiene la serie y subserie documental.
Dentro de una funcin o procedimiento se pueden identificar ms de una serie con su respectiva
subserie documental.
Los nombres asignados a las series y subseries documentales deben corresponder a la funcin y
tener relacin con los procesos administrativos de la dependencia.
Para la seleccin de los nombres de las series y subseries, estos no deben contener nombres
propios de entidades, personas, lugares, categoras o valores numricos.
3. ACTA COMIT INTERNO DE ARCHIVO. Deben redactar el acta donde queda registrada
la evidencia de la presentacin, sustentacin y aprobacin del Comit interno de archivo
Debe incluir:
La fecha
El nmero del acta
Los nombres y cargos de los integrantes
El orden del da
El desarrollo de la reunin
Enunciar los documentos obligatorios que acompaan la presentacin de las TRD ante el
Comit competente
La decisin tomada posterior a la sustentacin de las TRD
Dentro de los compromisos debe estar registrado: Las obligaciones adquiridas para
continua con el trmite de aprobacin por el competente (QUIEN), la validacin(POR
QUIEN), la aplicacin de las TRD (MEDIANTE QUE DOCUMENTO) y el registro
(ANTE QUIEN y COMO SE DEBE REALIZAR), informacin que debe quedar
redactado dentro del acta
La metodologa aplicada en la elaboracin de la TRD de la Gobernacin del Archipilago

de San Andrs
Los nombres y firmas de los asistentes.
Para desarrollar este numeral, deben tener muy claro quienes conforman este comit y sus
funciones.
4. RESOLUCIN DE APROBACIN. Elaborar la RESOLUCIN interna expedida por el
representante legal de la entidad donde se indique la obligatoriedad de la aplicacin de las TRD
en la organizacin. Parece un punto sencillo pero tengan en cuenta la normatividad que debe ser
incluida en las CONSIDERANDOS que sustenta la Resolucin y la redaccin del texto del
RESUELVE.
5. INSTRUCTIVO. Elaborar el instructivo que servir de gua y consulta para la
implementacin y actualizacin de las TRD al interior de la organizacin.
Se pretende con este punto que desarrollen habilidades para plantear estrategias de comunicacin
y diseo de presentaciones. El instructivo que se solicita debe ser acorde al nivel acadmico en
que se encuentran a punto de finalizar su PRE GRADO, utilizando tcnicas de comunicacin y
uso de herramientas ofimticas.
No es enviar texto sobre texto y mucho menos copiar y pegar documentos que se consiguen por
montones en internet, los pueden tomar como referencia, pero generando valor agregado, deje su
huella!
Contenido del instructivo:
OBJETIVO
ALCANCE
NORMATIVIDAD
POLITICA DE GESTION DOCUMENTAL (si la tiene la entidad, de lo contrario definan
ustedes la Poltica)
Describir de forma ilustrativa el formato de TRD explicando cada uno de sus campos.
Cmo se deben marcar las celuguas? Tome como ejemplo nombres de series y subseries de las
TRD aprobadas para este ejercicio acadmico. Esquema ilustrativo
No es copiar y pegar imgenes que se conocen y se bajan de internet o de cursos dictados por el
AGN como por ej. Alcaldas, Contraloras, Empresas de Energa...Diseen. Se debe disear los
separadores con la informacin resultante del trabajo. Aplica para todos los tem.
Cmo deben estar ordenadas al interior de las gavetas las carpetas colgantes donde se conservan
los expedientes? Tome como ejemplo nombres de series y subseries de las TRD aprobadas para
este ejercicio acadmico. Esquema ilustrativo
Presentar una portada estndar para la identificacin de series y/o expedientes de la entidad
objeto de este ejercicio acadmico teniendo en cuenta los campos o datos obligatorios.
Cmo debe aplicarse la foliacin al interior de las carpetas o expedientes? Reglas, con imgenes
ilustrativas.
Cmo se deben identificar los archivadores en su parte frontal? Tome como ejemplo nombres de
series y subseries de las TRD aprobadas para este ejercicio acadmico. Esquema ilustrativo
Cmo se deben identificar en los computadores la estructura documental de series, subseries y
expedientes? Imagen ilustrativa
RECOMENDACIN. El instructivo lo pueden empezar a estructurar con todo el conocimiento
que han adquirido a lo largo de esta carrera.
6. CONCLUSIONES y APORTES frente al desarrollo del trabajo, que les dej este ejercicio
acadmico para su vida personal y profesional.

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