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TEMA II: Control Interno y Efectivo

2.1 Control Interno


Es el proceso que bajo la responsabilidad del representante legal o mximo
directivo de la entidad contable pblica, as como de los directivos de
primer nivel responsables de las reas contables, se adelanta en las
entidades y organismos pblicos, con el fin de lograr la existencia y
efectividad de los procedimientos de control y verificacin de las
actividades propias del proceso contable, capaces de garantizar
razonablemente que la informacin financiera, econmica, social y
ambiental cumpla con las caractersticas de confiabilidad, relevancia y
comprensibilidad.
2.1.1 Concepto e importancia.
El control interno es una trama bien pensada de mtodos y medidas de
coordinacin ensambladas de forma tal que funcionen coordinadamente
con fluidez, seguridad y responsabilidad, que garanticen los objetivos de
preservar con la mxima seguridad, el control de los recursos, las
operaciones, las polticas administrativas, las normativas econmicas, la
confiabilidad, la exactitud de las operaciones anotadas en los documentos
primarios y registradas por la contabilidad. En fin, debe coadyuvar a
proteger los recursos contra el fraude, el desperdicio y el uso inadecuado.
2.1.2 Componentes del control interno.
Ambiente de Control.
El ambiente o entorno de control constituye el punto fundamental para el
desarrollo de las acciones y refleja la actitud asumida por la alta direccin
en relacin con la importancia del control interno y su incidencia sobre las
actividades de la entidad y resultados, por lo que debe tener presente todas
las disposiciones, polticas y regulaciones que se consideren necesarias
para su implantacin y desarrollo exitoso.
Evaluacin de Riesgos.
El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos
que afectan las actividades de las entidades. A travs de la investigacin y
anlisis de los riesgos relevantes y el punto hasta el cual el control vigente
los neutraliza, se evala la vulnerabilidad del sistema. Para ello debe

adquirirse un conocimiento prctico de la entidad y sus componentes como


manera de identificar los puntos dbiles, enfocando los riesgos tanto de la
entidad (internos y externos) como de la actividad.
Actividades de Control.
Las actividades de control son procedimientos que ayudan a asegurarse que
las polticas de la direccin se llevan a cabo, y deben estar relacionadas con
los riesgos que ha determinado y asume la direccin.
Informacin y comunicacin.
La informacin relevante debe ser captada, procesada y transmitida de tal
modo que llegue oportunamente a todos los sectores y permita asumir las
responsabilidades individuales.
La comunicacin es inherente a los sistemas de informacin. Las personas
deben conocer, en tiempo, las cuestiones relativas a su responsabilidad de
gestin y control. Cada funcin debe especificarse con claridad,
entendiendo como tal las cuestiones relativas a la responsabilidad de los
individuos
dentro
del
Sistema
de
Control
Interno.
Supervisin o Monitoreo.
Es el proceso que evala la calidad del control interno en el tiempo. Es
importante monitorear el control interno para determinar si este est
operando en la forma esperada y si es necesario hacer modificaciones.
Las actividades de monitoreo permanente incluyen actividades de
supervisin realizadas de forma permanente, directamente por las distintas
estructuras de direccin.
2.1.3 Procedimientos de control interno.
Las aprobaciones aseguran que los empleados que tomen las decisiones
tienen la autorizacin apropiada. Una poltica de concesin tpica indica las
tareas empresariales y los niveles jerrquicos correspondientes.
Los procedimientos de verificacin te ayudan a asegurarte de que el trabajo
del personal se ajusta a las polticas corporativas, a las guas de recursos
humanos, a las regulaciones gubernamentales y a las prcticas de la
industria.

Para evaluar los beneficios potenciales y la solidez econmica de la


empresa, de vez en cuando necesitas revisar los indicadores de rendimiento
de operacin. Estos indicadores proporcionan informacin sobre la
condicin de la firma financiera, la rentabilidad, el flujo de caja y el capital
social.
2.1.4 Tipos de controles internos.
Controles internos de detective
Los controles internos de detective estn diseados para encontrar errores
despus de que hayan ocurrido. Sirven como parte de un sistema de
controles y contrapesos y determinan qu tan eficientes son las polticas.
Los ejemplos incluyen arqueos sorpresivos, recuento del inventario,
revisin y aprobacin de los trabajos de contabilidad, las auditoras
internas, revisin por pares y el cumplimiento de las descripciones y
expectativas laborales. Los controles internos de detective tambin ayudan
a proteger los activos.
Controles internos preventivos
Los controles internos preventivos se ponen en marcha para evitar que se
produzcan los errores e irregularidades. Mientras que los controles de
deteccin, por lo general, ocurren irregularmente, los controles preventivos
suelen ocurrir sobre una base regular. Van desde el bloqueo del edificio
antes de la salida hasta la introduccin de una contrasea antes de
completar una transaccin. Otros controles preventivos incluyen pruebas de
precisin de oficina, copias de seguridad de datos informticos, pruebas de
drogas de los empleados, seleccin de empleados y programas de
capacitacin, separacin de funciones, las vacaciones forzadas, la
obtencin de la aprobacin antes de procesar una transaccin y tener el
control fsico sobre los activos (bloqueo de dinero en una caja fuerte, por
ejemplo).
Controles internos correctivos
Como su nombre lo indica, los controles internos correctivos se ponen en
marcha para corregir los errores que se encontraron en los controles
internos de detectives. Cuando se comete un error, los empleados deben
seguir cualquiera de los procedimientos que se han puesto en marcha para
corregir el error, como informar del problema a su supervisor. Los

programas de entrenamiento y disciplina progresiva de los errores son otros


ejemplos de controles internos correctivos.
2.1.5 Guas para lograr un control interno slido.
El control interno comprende el plan de organizacin, los mtodos y
procedimientos que tiene establecidos una empresa o negocio, constituidos
en un todo para la obtencin de tres objetivos principales: a) la obtencin
de informacin financiera correcta y segura, b) la salvaguarda de los
activos y c) la eficacia de las operaciones. Es importante que funcione
adecuadamente en las empresas puesto que permite el manejo adecuado de
los bienes, funciones e informacin de una empresa determinada, con el fin
de generar una indicacin confiable de su situacin y sus operaciones en el
mercado.
2.1.6 Beneficios, limitaciones y costos del control interno.
Cul es el beneficio de contar con un sistema de control interno?
Seguridad razonable de:
Reducir los riesgos de corrupcin
Lograr los objetivos y metas establecidos
Promover el desarrollo organizacional
Lograr mayor eficiencia, eficacia y transparencia en las operaciones
Asegurar el cumplimiento del marco normativo
Proteger los recursos y bienes del Estado, y el adecuado uso de los mismos
Contar con informacin confiable y oportuna
Fomentar la prctica de valores
Promover la rendicin de cuentas de los funcionarios por la misin y
objetivos encargados y el uso de los bienes y recursos asignados
Limitaciones del control interno:
- El concepto razonable est relacionado con el reconocimiento explcito de
la existencia de limitaciones inherentes del control interno.

- La actividad de control dependiente de la separacin de funciones, pueden


ser burladas por colusin entre empleados, es decir ponerse de acuerdo para
daar a terceros.
- En el desempeo de los controles pueden cometerse errores como
resultados de las interpretaciones errneas de instrucciones, errores de
juicio, descuido, distraccin y fatiga.
- La extensin de los controles adoptados en una organizacin tambin est
limitada por consideracin de costo, por lo tanto no es factible establecer
controles que proporcionen proteccin absoluta del fraude y el despilfarro,
sino establecer los controles que garanticen una seguridad razonable desde
el punto de vista de los costos.
2.2 Efectivo
El efectivo es un elemento de balance y forma parte del activo circulante.
Es el elemento ms lquido que posee la empresa, es decir, es el dinero. La
empresa utiliza este efectivo para hacer frente a sus obligaciones
inmediatas.
2.2.1 Concepto e importancia
El crdito, o la utilizacin de una promesa de pago futuro, es un
complemento valiossimo del dinero en la actualidad. La mayor parte de las
transacciones econmicas se hacen mediante instrumentos crediticios ms
que con monedas. Los depsitos bancarios se introducen generalmente en
la estructura monetaria de un pas; el trmino 'oferta monetaria' refleja el
dinero en circulacin ms los depsitos bancarios.
El valor real del dinero queda determinado por su poder adquisitivo, que a
su vez depende del nivel general de precios. Segn la teora cuantitativa del
dinero, los precios se determinan, en gran parte o en su totalidad, por el
volumen de dinero en circulacin. Sin embargo, la evidencia emprica
demuestra que a la hora de determinar el nivel general de precios es
igualmente importante la velocidad de circulacin del dinero y el volumen
de produccin de bienes y servicios. El volumen y la velocidad de
circulacin de los depsitos bancarios tambin son relevantes.

2.2.2 La cuenta bancaria como instrumento de control.


El efectivo es el activo de mayor liquidez ya que se usa como medio de
intercambio es frecuente en la actualidad que consista en impulsos
electrnicos transferidos en el sistema contable de un banco sin cheques ni
fichas de depsito acompaantes el efectivo o dinero es fcil de ocultar
fcil de mover y relativamente fcil de robar en consecuencia muchas
empresas crean controles especficos para salvaguardarlo.
Tener efectivo en una cuenta bancaria es importante ya que los bancos
cuentan con normas establecidas para su salvaguarda los documentos
usados para controlar una cuenta bancaria abarcan:
* Tarjeta de firmas
* Ficha de depsito
* Cheque
* Estado de cuenta bancario
* Consolidacin bancaria
2.2.3 La conciliacin bancaria.
La conciliacin bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar
los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o
corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto
bancario.
El proceso es el siguiente: la empresa va registrando todos los movimientos
en un libro auxiliar y, a su vez, el banco hace lo mismo, al mes el banco
suele enviar a cada uno de sus clientes, un estado de cuenta en el que se
detallan todos los asientos realizados, un extracto bancario.
2.2.4 Control interno sobre las entradas de efectivo.
El control interno del efectivo est conformado por una serie de
procedimientos establecidos con el fin de monitorear la mayora o todas las
actividades de los empleados con la empresa o viceversa, esto con el
objetivo de que no afecten el manejo del efectivo. Su principal objetivo es
salvaguardar las finanzas y activos de la empresa, garantizando la
transparencia, integridad y exactitud de sus cuentas y registros.

Dada la importancia que tiene el efectivo al ser el dinero que mantiene n las
instituciones en sus dos principales cuentas como son CAJA (El efectivo
que reposa dentro de la empresa ye s requerido para su movimiento
constante) y BANCOS (puede representarse como depsito bancario para
almacenar su efectivo dentro de la institucin bancaria preferida). Las
medidas de control interno que se toma con estas dos cuentas son
fundamentales para reducir errores, robos, prdidas o cualquier factor que
altere en forma negativa la produccin de nuestro efectivo.
2.2.5 Control interno sobre los pagos en efectivo.
Uno de los roles de los controles internos en caso del efectivo consiste en
informar con precisin la cantidad de efectivo en poder de la empresa. Las
empresas confan en un reporte confiable de la cantidad de dinero en
efectivo disponible para hacer los pagos requeridos. Las empresas tambin
quieren saber la cantidad correcta de dinero en efectivo. Si la empresa tiene
un exceso de efectivo, puede invertirlo con el fin de obtener una ganancia
sobre l. Si la compaa no tiene suficiente efectivo, es posible que deba
obtener financiamiento. Un ejemplo de un control interno para asegurar una
informacin precisa implica la realizacin de conciliaciones bancarias.
2.2.6 El fondo de caja chica.
La caja chica es un fondo destinado a los departamentos dentro de una
empresa. Los empleadores asignan fondos que se utilizarn para
necesidades y ciertos gastos de mercadotecnia. Este dinero por lo general
se entrega a un determinado individuo, que tiene acceso y da cuenta de la
utilizacin de la caja chica. sta nunca debe utilizarse por razones
personales, ya que esto constituye un robo; todos los empleadores
establecen directrices sobre cmo usar la caja chica. Lleva un registro
exacto y utiliza el dinero siguiendo los lineamientos establecidos por tu
empresa.

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