Urgente vs.

Importante
Autor: Juan Sebastin Celis Maya

Conceptos: administracin del tiempo

La administracin:
ngeles Zamora: Es conduccin racional de actividades, esfuerzos y recursos de una
organizacin, resultndole algo imprescindible para su supervivencia y crecimiento.
E. F. L. Brech: Es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y
regular en forma eficiente las operaciones de una empresa, para lograr un propsito
dado.
F. Morstein Marx la concibe como: Toda accin encaminada a convertir un propsito
en realidad positivaes un ordenamiento sistemtico de medios y el uso calculado
de recursos aplicados a la realizacin de un propsito.

El tiempo:
Es una progresin desde un "inicio" en donde la idea de un mundo se concibe y se
lanza a un "final de los das" cumpliendo el propsito, con cada incremento en esa
lnea marcando un acercamiento a la culminacin

Es un circulo, una variedad fija de eventos que se repiten con cada giro de la rueda o
quizs una serie de crculos interconectados --ciclos de 7, de 24 y 365, de 30 y 12 y 19

y 1000-- en los cuales cada evento de nuestras vidas est definido por el punto que
ocupa en cada uno de los ciclos y la manera que stos se relacionan.

Concepto de administracin del tiempo:

Es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades.
Como el tiempo no existe en s, la administracin del tiempo es la administracin de s
mismo; el manejo adecuado de los recursos en todo orden, ya que no hay una sola
realidad que se sustraiga al tiempo.

Administrar el tiempo significa administrarnos nosotros mismos, de tal manera que

podamos optimizar el tiempo que tenemos. Significa conducir nuestros asuntos dentro
del tiempo disponible para que podamos lograr resultados ms eficaces. Debe tenerse
en cuenta que la eficacia es ms importante que la eficiencia. La meta debe ser el
logro de objetivos, no simplemente estar ocupado.

Diferencia entre eficiencia y efectividad

Eficiencia:
"Capacidad para lograr un fin empleando los mejores medios posibles". Aplicable
preferiblemente, salvo contadas excepciones a personas y de all el trmino eficiente.

Eficacia:
"Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera, sin que priven para ello los
recursos o los medios empleados". Esta es una acepcin que obedece a la usanza y
debe ser reevaluada por la real academia; por otra parte, debe referirse ms bien a
equipos.

Efectividad:
Cuantificacin del logro de la meta". Compatible el uso con la norma; sin embargo,
debe entenderse que puede ser sinnimo de eficacia cuando se define como
"Capacidad de lograr el efecto que se desea.

Categora: Prioridades

A todos nos ocurre que pasamos das, semanas, meses y hasta aos,
ocupados en cosas que creemos son importantes pero que en
realidad son urgentes.
La confusin viene por el hecho de que cuando uno se encuentra
encerrado en el da a da, slo puede ver los rboles y no el bosque.
A veces, algo que hacemos puede parecer sumamente importante, sin
embargo luego de algn tiempo ser simplemente una actividad ms
para el olvido. La cuestin es que en el momento en que se hace,
requiere nuestra atencin inmediata, por lo que nunca dejamos de
hacer estas cosas realmente urgentes.
Normalmente las cosas urgentes son los distractores ms efectivos
que existen y nos pueden desviar la concentracin de las actividades
verdaderamente importantes y hasta sacarnos del rumbo de un
proyecto o tarea vital.
Cmo detectar cules actividades son urgentes y cules son
importantes? y Cmo aprovechar este hecho para optimizar nuestro
aprovechamiento del tiempo?

Pues bien, de eso se trata este artculo

A qu le dedicas tiempo en tu da?
Esta es una pregunta que quizs muy poco se realizan
frecuentemente, casi siempre vamos por la vida guiados por nuestro
piloto automtico, dejando que todo funcione como est programado
por defecto, permitindole a nuestro ser reactivo actuar sin
proactividad, y funcionando como mquinas de estados, que
responden de forma determinista ante ciertos estmulos.
Creo que es hora de despertar y retomar nuestras prioridades en la
vida, muchas veces nos encontramos haciendo cosas que ni siquiera
nos servirn para el futuro.

Alguien que no le dedique al menos una hora a cierta actividad que

tenga que ver con su futuro, est encerrado entre lo urgente y no sabe
qu es lo importante.
Si te ha pasado que llevas mucho tiempo haciendo muchas cosas y
estando muy ocupado, pero no obtienes los resultados que deseas o
simplemente pareciera que no vas a ningn lado, quizs es
precisamente por no haber prestado atencin antes a este par de
consejos.
Afortunadamente llegaste a este artculo y desde ahora podrs definir
conscientemente en todo aquello que te quieres enfocar.
Para gestionar nuestras vidas eficientemente es necesario controlar
nuestro tiempo, y para ello debemos identificar en qu y cmo lo
gastamos/invertimos.
Si quieres mejorar tu situacin de respuesta a estmulos
urgentes/importantes lo primero que debes hacer es llevar una
agenda.
Como siempre lo he dicho, no tiene que ser en papel, no tiene que ser
digital que sea como ms te guste y se adapte a ti. Personalmente
la llevo en mi telfono celular.
Asegrate de anotar da a da las actividades a las que te dedicas,
colocando apuntes con duracin por horas.
Una vez que anotes en tu agenda lo que haces a cada momento,
agrupa por colores las diferentes actividades, ya sean personales, del
hogar, o de ocio, incluso las que te hacen perder el tiempo; de la
siguiente manera:

Tiempo para tus proyectos personales en verde

Tareas de planificacin en azul

Actividades de generacin de ingresos en amarillo

Actividades familiares en violeta

Actividades de ocio en caf

Prdidas de tiempo en rojo

Para detallar un poco:

Tus proyectos personales pueden ser todas aquellas actividades que

estn relacionadas con tus emprendimientos y bsqueda de libertad
financiera.
Tus tareas de planificacin se refieren a ese tiempo que pasas
planeando la manera como vas a lograr tus objetivos y metas.
Las actividades de generacin de ingresos son todas aquellas cosas
que haces y te generan dinero inmediatamente, por ejemplo un
empleo, una consultora etc, en este caso no vale las que generan
ingresos a largo plazo, esas ms bien iran en la parte de proyectos
personales.
No creo que tenga que explicar la parte familiar, pero asegrate de
tener en cuenta desde tiempo que pasas con tu familia viendo
televisin, yendo a cine, saliendo a un parque, tomando un caf,
almorzando etc.
El ocio, se refiere a todo aquello relacionado con la dispersin y la
diversin. Aquellas salidas que no tienen ningn fin diferente al de
distraerte y hacerte cambiar de ambiente, e incluso cuenta ese juego
en el computador o en la consola que te gusta.
Por ltimo las prdidas de tiempo que aunque para mi concepto
deberan estar estrechamente relacionadas con el ocio, la verdad es
que casi nunca lo estn, y este es un problema grande que ataca a
nuestra productividad en su punto ms dbil. Detecta todas aquellas
cosas que simplemente haces por culpa de la procrastinacin
hacindote parecer ocupado, pero sin llevarte a ningn lado.
Posteriormente, y luego de analizar estos elementos al menos durante
una o dos semanas, ya cuentas con herramientas suficientes para
detectar si efectivamente la manera como distribuyes tu tiempo es la
mejor.
Si tu distribucin de tiempo es adecuada, entonces podemos proceder
a analizar lo urgente vs. lo importante, sin embargo si no lo es, he aqu
algunos consejos:

Distribuye tu tiempo uniformemente da a da: esto sirve para

que puedas desarrollar rutinas de logro de metas y ejecutarlas en
automtico sin mucho esfuerzo.

Divide algunas actividades muy grandes en dos o ms

pequeas, y adecalas de una manera que no te saturen
demasiado, muchas horas de trabajo continuo nunca son buenas.

Analiza tus picos de productividad y sita las actividades ms

importantes en dichos picos.

Ten en cuenta las 30 recomendaciones para mejorar tu

productividad.

Ahora si, estamos en el punto en que debemos decidir qu hacer con

nuestro tiempo y determinar la manera como de ahora en adelante
haremos lo que haremos.
Como te podrs imaginar, habrn actividades importantes y urgentes,
actividades importantes pero no urgentes, actividades urgentes pero
no importantes y actividades ni urgentes ni importantes.
Para aprovechar este hecho, las trataremos de la siguiente manera:

Urgente E Importante: es indispensable que le dediques

tiempo Ya Mismo.

Urgente pero NO Importante: en la medida de lo posible debes

delegarlo.

Importante pero NO Urgente: debes aplazarlas, pero

asegrate de que no sea por mucho tiempo, y fjate tambin en su
prioridad.

Ni Importante Ni Urgente: ms claro no puede ser, el hecho de

que estas actividades deben ser descartadas.
Lo urgente requiere casi siempre nuestra atencin inmediata, nos
presiona todo el tiempo. Dichas tareas suelen ser muy frecuentes y
casi nunca tienen verdadera importancia, en ocasiones incluso van
enfocadas en complacer a otros. Las personas que viven en lo urgente
son personas que viven en los problemas, son administradoras de la
crisis, lo que les consume y agota la energa.
Lo importante por el contrario, aporta a nuestra misin de vida,
produce resultados tangibles y se encuentra acorde con nuestras
metas y objetivos de vida.
Estas tareas importantes usualmente no las realizamos cuando
deberamos por el hecho de no considerarlas urgentes. Las personas
orientadas hacia lo importante son personas que detectan las
oportunidades y que piensan de forma preventiva.
Las personas que confunden lo importante con lo urgente, creen que
todo lo urgente es importante y normalmente se basan en las
prioridades y expectativas de los dems, quizs porque nunca han
analizado las suyas. Las personas que no atienden ni a lo importante
ni a lo urgente pierden el tiempo con actividades sin sentido y de
comodidad se caracterizan por falta de responsabilidad.

Para distinguir lo que es importante de lo urgente basta con que te

traces tu propio mapa personal, atendiendo a ciertas cuestiones tales
como:

Qu quieres haber logrado en 1 ao?

Y en los prximos 90 das?

Y en 1 mes?

y la prxima semana?

cmo sera tu da ideal?

dnde te ves dentro de 5 aos?

y dentro de de 10?

Contestar a todas estas preguntas es de gran utilidad para fijarse

metas y determinar los objetivos que nos acercarn a ellas.
Tener en cuenta estos y otros cuantos detalles sobre nuestra vida es
la manera ms eficaz de emplear nuestro tiempo en determinar cules
son nuestras autnticas prioridades y con ello establecer un plan de
accin en consonancia con nuestros valores individuales y propsito
de vida.
30 Consejos Para Mejorar Tu Productividad

Autor: Juan Sebastin Celis Maya

Categora: Productividad

Muchas veces carecemos de herramientas para mejorar nuestra

productividad, para dejar de perder el tiempo y para simplemente
enfocarnos en nuestras tareas de manera eficiente, eficaz y efectiva.
Pues bien, no es un secreto que la mayora de nosotros tendemos a
desmotivarnos pronto y por tanto a procrastinar, sin embargo hoy
quisiera mencionar una buena cantidad de consejos que siempre me
permiten mejorar mi productividad cuando siento que me hace falta.
Esto tiene que ver mucho con el tipo de solucin Heurstica al
problema. Normalmente los problemas ms complejos cuya solucin
directa no es muy clara, se solucionan mediante Heurstica.
Usualmente, el encontrar una buena y ptima solucin depender de
qu tanto conocemos el problema. Conforme se adquiera ms
conocimiento sobre el problema, se podrn ir realizando ajustes a la
solucin en el camino, y de esta manera mejorar la efectividad.
As que usando un poco de heurstica esta vez aplicada a la
productividad personal, he aqu 30 consejos:

1. Elimina lo innecesario

Muchas veces contamos con actividades o quehaceres simplemente

innecesarios. Es bueno tenerlos en cuenta para poder eliminarlos y
evitar que nos hagan perder tiempo.
Si no necesitas hacer algo realmente, elimnalo de tu lista.
2. Fija Metas Diarias

En ocasiones es fcil sucumbir ante el da a da, y perder enfoque y

concentracin con el paso del tiempo. Cuando se tiene una meta muy
grande en mente, es fcil llegar a procrastinar.
Si fijas metas diarias y te propones llegar a ciertos logros al final del
da, ser mucho ms fcil permanecer enfocado. Ahora bien, esto
requerir de tu Fuerza de Voluntad para inicialmente plantear dichas
metas diarias.
3. Lo Peor Primero

Para vencer a la procrastinacin, aprende a enfrentarte con las tareas

menos placenteras temprano en la maana, en vez de dejarlas para el
final del da.
Esta simple aproximacin te permitir tener un gran da productivo, y
finalmente no te sentirs mal cuando llegue la noche, por haber dejado
de hacer lo necesario.
4. Identifica Tus Horas Pico

En qu horas del da sientes ms motivacin? Identifica esos

momentos y agenda las tareas ms importantes para dichas horas. En
mi caso, mis momentos productivos antes del sueo bifsico estaban
despus de las 12:00 a.m. Ahora, con tanto tiempo en la maana y al
tener que buscar algo que hacer para evitar dormir, esta productividad
se dispar en horas de la maana.
Esto puede cambiar para cualquiera en cualquier momento, pero
identificar inicialmente tus horas pico, te permitir anotarte otro par de
puntos al marcador de tu productividad.

5. Empaqueta Tu Tiempo

Date lapsos estrictos y concretos de tiempo para cada tarea que vas a
realizar, sin importar cunto tiempo sea. Lo verdaderamente
importante es que no dediques mucho tiempo ms del establecido, ni
tampoco mucho menos.
Para aprender ms puedes leer sobre Empaquetamiento del tiempo.
6. Define Minitareas

Si utilizas estrategias de productividad tales como

el Empaquetamiento del Tiempo, una buena idea es definir minitareas
para cada paquete de tiempo.
Si vas a trabajar un par de horas, especifica la cantidad de trabajo que
realizars antes de levantarte de la silla, y por supuesto, que dicho
trabajo sea igual o menor al paquete de tiempo establecido. Por
ejemplo si ests escribiendo un libro, que tu minitarea sea no
levantarte hasta escribir 1000 palabras.
7. Usa Lotes De Actividades

Es bastante til dividir tu da en lotes de actividades, por ejemplo,

podras dejar la realizacin de llamadas slo para por la maana, de
9:00 a.m. a 10:00 a.m.
Con esto, garantizas que no habrn distracciones, y que al estar
concentrado en un conjunto de tareas especficas, te ser ms fcil
realizarlas en ocasiones mecnicamente.
8. Madruga

Si an no eres un madrugador, puedes aprender a serlo: Cmo Ser

Un Madrugador?.
Madrugar te brinda montones de ventajas, entre ellas, el hecho de que
tienes toda la maana desde las 5:00 a.m. (o la hora que decidas)
para trabajar, y cuando todos se levanten habrs tenido al menos 3 o
4 horas de ventaja para adelantar tus tareas y actividades.

9. Elimina Distracciones

Si tu trabajo es en el computador, desconecta los programas de chat y

redes sociales e incluso el Internet.
Ve a un lugar calmado y silencioso, como a un caf, a una librera o a
un parque, y enfcate en terminar lo que tienes pendiente. Si la
msica te sienta bien, puedes utilizar audfonos, pero asegrate que
sea msica que te ayude a concentrar.
10. Aumenta Tu Frecuencia

Durante tus paquetes de tiempo, escribe ms rpido, lee ms rpido e

incluso habla ms rpido. Trata de pensar ms rpido y de llevar a
cabo las tareas de manera ms eficientemente.
Con esto simplemente quiero decir que aumentando un poco tu
frecuencia de trabajo, logrars ahorrar una buena cantidad de tiempo
al final del da o del paquete de tiempo.
11. Adeca Tu Entorno

Prximamente escribir un artculo sobre la manera de adecuar tu

entorno para maximizar la productividad.
Sin embargo, te puedo adelantar que la idea principal es trabajar en
un lugar ordenado y minimalista al estilo zen, de tal manera que
sientas calma y paz con tu lugar de trabajo y esto te brinde
tranquilidad y motivacin a la hora de desempearte.
12. Lleva Una Agenda

Quizs suene obvio, pero llevar una agenda puede maximizar tu

productividad increblemente. Yo personalmente no confo en mi
memoria, por lo que prefiero que mi agenda digital haga el trabajo de
acordarse por m.
Y hablando de esto, no tiene que ser una agenda en papel, puedes
utilizar un celular tan avanzado como un Blackberry para tal fin, e
incluso uno con el comando bsico de recordatorio. En ocasiones
hasta simples alarmas a horas especficas podran servir. Si lo
prefieres en papel, que sea en papel.

13. Ten En Cuenta La Ley De Pareto

La ley de Pareto es el principio del 80-20.

Esta ley indica que el 80% del valor de una tarea proviene del 20% del
esfuerzo. Enfoca tus esfuerzos en ese 20% y no te obsesiones con el
80% restante. Los perfeccionistas lo hacen, y obtienen grandes
resultados, pero usualmente no lo hacen a tiempo.
14. Preparen, Fuego, Apunten!

Elimina la procrastinacin tomando accin inmediatamente luego de

fijar una tarea, luego de empezar realiza los ajustes necesarios. Es
decir Prepara, Dispara y luego apunta y sigue disparando.
No importa que la accin realmente no est muy bien planeada, vers
el nivel de productividad que podrs alcanzar cuando utilizas esta
aproximacin. Y en todo caso, siempre podrs mejorar en el camino.
15. Usa La Regla De Los 60 Segundos

La regla de los 60 segundos dice que cuando hayas reunido la

cantidad de informacin suficiente para tomar una decisin, inicia un
cronmetro y toma dicha decisin en menos de 60 segundos.
16. Define Plazos

Establece plazos especficos para tus tareas y cete a ellos. Utilzalos

como puntos focales para permanecer en el camino correcto y llegar a
tiempo a los destinos indicados.
17. Cuntale A Los Dems

Cuando le cuentas a los dems sobre tus tareas y actividades

pendientes, en realidad ests adquiriendo un compromiso moral
inconscientemente.
Llevars la carga de tener que responder por este compromiso y eso
te obligar (inconscientemente) a cumplir haciendo lo que sea
necesario. (Cuidado con la informacin que revelas y a quin se la
revelas).

18. S Puntual

Sin importar cul sea la ocasin, siempre, SIEMPRE s puntual. Llega

a tiempo a las reuniones, as sean familiares. Si dices que vas a llamar
a las 4:00 p.m., que no sea a las 4:01 p.m.
Para esto a mi me ha servido en ocasiones adelantar todos mis
relojes 10 minutos o ms.
19. Rellena Espacios De Tiempo Con Lectura

Lleva siempre un libro, un celular o un computador donde puedas leer,

para aquellos momentos en los que tengas que esperar. Por ejemplo
en el aeropuerto, o en la sala de espera de una oficina. Incluso en la
fila de un banco (en este caso tendra que ser un libro en papel).
Lo importante es que la lectura sea algo que te guste y que te sirva.
20. Aplica Resonancia

Lo de siempre, visualiza como si ya hubieses logrado completar tus

actividades, imagina cmo te sentiras y en que pensaras. Colcate
en un estado de haber llegado all de antemano.
Haz que sea real en tu mente, y pronto ser real en tu vida.
21. Recompnsate

No importa cules sean las recompensas (no deberan ser

exageradas), es bueno que te recompenses por haber logrado
culminar una etapa de tus actividades o por simplemente haber hecho
todo lo que tenas planeado para el da.
22. Difiere Lo Urgente De Lo Importante

En ocasiones nos pasamos la vida atendiendo cosas urgentes, y lo

importante nunca llega a ser atendido. Analiza verdaderamente qu
actividades son importantes para tu vida y tu futuro, y cules de ellas
simplemente requieren ser atendidas ya mismo, pero que en el futuro
simplemente no importarn.

23. Preprate

Establece un ciclo continuo de productividad, preparndote en las

noches para el da siguiente.
Alista el material y lo que sea necesario para arrancar con tus tareas
lo ms pronto posible en la maana del otro da.
24. Divide Y Conquista

Rompe tus grandes proyectos en pequeas partes y trabaja en cada

una de ellas por separado, de esta manera no sentirs la presin de
un gran proyecto, sino que por el contrario tendrs tareas realizables
todo el tiempo.
25. Una Tarea A La Vez

Una vez que inicies una tarea, trata al mximo de completarla de no

detenerte hasta finalizar, y de no mezclar esta actividad con otras. No
llegues hasta la mitad y cambies a otras o descanses, define tus
paquetes de tiempo y enfocate por completo en una sola cosa. Te
suena familiar?
26. Crea Nuevos Hbitos

Se dice que el ser humano es un ser de hbitos. Y si es as Qu

mejor que crear nuevos hbitos conscientemente?, me refiero
obviamente a buenos hbitos de vida.
Con esto puedes fijarte El reto de los 30 das para que te quede
mucho ms fcil.
27. Delega

Siempre que puedas, convence a otro para que lo haga por ti.
Recuerda que se delega el trabajo, no la responsabilidad.
28. Usa Tu Intuicin

Sigue tu sentido comn y tus corazonadas, est demostrado que tiene

un gran poder y efectividad hacerlo.

29. Optimiza

Identifica los procesos a los que mejor te adaptan y que te generan

resultados y antalos, identifica qu es eso que haces de forma ms
productiva y haz ms de lo mismo.
Asimismo, ten en cuenta lo que no te sirve y deshazte de ello. Luego
de anotar lo que si sirve, mira la manera como puede mejorar y busca
posibles mejoras a los cuellos de botella o puntos de quiebre. En
ocasiones no vemos claramente las cosas que tenemos ante nuestros

ojos, hasta que utilizamos un microscopio

30. Sigue investigando

Estoy seguro que hay muchos ms consejos sobre productividad que

puedes aprender, lo importante es que sigas investigando y
mejorando.
Con esto ya tienes sin embargo, un excelente punto de partida.