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UNIVERSIDAD TECNOLOGICA GENERAL MARIANO ESCOBEDO

Integradora II

Auditoria Proceso de Solicitud de


Pedidos

Diego Everardo Hernandez


Misael Alberto Salazar Orozco
Vctor Jaramillo
Janeth Espinoza
Alejandro Garcia Martinez

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ndice.
Alcance............................................................................................................... 3
Objetivo.............................................................................................................. 3
Recursos............................................................................................................. 3
Etapas de trabajo..............................................Error! Bookmark not defined.
Recopilacin de informacin bsica.4

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Alcance
Tener un sistema capaz de crear solicitudes de gran tamao, sin temor a
prdida o robo de informacin con una respuesta aceptable, para no
sufrir prdidas de tiempo por algn error o contingencia del sistema y
tener un Sistema con alto grado de seguridad de informacin.

Objetivo
Es llegar a tener un sistema con alta redundancia y que pueda cumplir
las demandas de los usuarios para realizar las solicitudes de pedido.
Se pretende ofrecer medidas correctoras a las posibles deficiencias de
control interno encontradas en el curso de la auditora, para lo que se
formulan las pertinentes recomendaciones que contribuyan a
incrementar la eficacia del sistema.

Recursos
Las personas encargadas de la auditoria sern 5

Funcin

Persona Encargado

Entrevistador

Janeth Espinoza

Entrevistador

Alejandro Garcia

Entrevistador

Vctor Jaramillo

Verifique
recopilada

la

informacin Misael Salazar

Personal Observaciones

Diego Hernandez

Estas son las personas y las funciones que desempearan cada una de
ellas para la elaboracin de la auditora sobre el proceso, cada una
tendr su determinado tiempo de ejecucin segn la planificacin que
se tome o se requiera por cuestiones de tiempos.

Recopilacin de informacin bsica


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Se enviara personal para ver de qu manera se opera el proceso en la


empresa ya que ser fundamental el conocer las instalaciones y que
personal tiene permisos o son los que generan las rdenes de compra
para poder empezar con las entrevistas.
Esto para poder atacar ms fcilmente los puntos y encontrar
vulnerabilidades dentro del proceso.
Esta informacin solo estar relacionada con el proceso de solicitudes de
pedido no se meter en ninguna otra transaccin de algn
departamento en especifico.
Esta informacin se recopilara a travs de entrevistas a:
Gerentes.
Director de la empresa.

Personal de Gerencia de TI.


Personal directo al proceso

Identificacin de riesgos potenciales

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Riesgo por Personal: Este es un riesgo muy visto en la empresa ya


que se han presentado diversas ocasiones que las personas realizan
solicitudes innecesarias o de activos que no son para la empresa. Esto
se debe a que cualquier persona tiene puede crear Solicitudes de
Pedido.
Riesgo por Diferencias: Este riesgo puede presentarse en la empresa
en dado caso que el personal que autoriza las Solicitudes de Pedido
tenga algo encontrar del solicitante.
Riesgos extraordinarios: Que se presenten por consecuencias de
dao en el servidor o en la red por algn acontecimiento natural.
Riesgo Poltico: Esto podra presentarse en dado de que las
autoridades de otro estado u otro pas tengan polticas que impidan la
importacin o la exportacin.

Objetivos de control
Se manejan dos objetivos de control los cuales son los encargados de
que las solicitudes de pedido puedan generarse y puedan proceder a
generar la Orden de Compra.
Estos campos u objetivos son indispensables de llenar ya que sin ellos
no se puede seguir con el siguiente proceso, el centro de costos es el
que se asigna al rea correspondiente a la cual se le descontara del
presupuesto asignado.
El campo monto es el referente a la cuenta dependiendo el monto que
se le asigne al personal que genera la Solped se designara quienes o
quien va autorizar la Solicitud.
Centro de costos: Este se encarga del requerimiento de la solicitud sea
asignado al departamento correspondiente, esto para que haya un
control del presupuesto asignado a cada uno de los departamentos.
Esto evita que los otros departamentos no gasten ms de lo debido en el
ao.

Cuenta: Esta parte es fundamental es donde el monto del servicio o de


algn requerimiento se integra y se ve quien podra autorizar la orden

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de compra dependiendo de qu tan alto sea el monto, esto en base a


una regla de la empresa.

Determinacin de los procedimientos de control


1. Creacin de Solped:

Si se inicia un proceso de licitacin para servicios debe crearse una


peticin de oferta. Al hacerlo, se puede simplificar y acelerar la
entrada de datos utilizando datos del documento anterior, la solicitud
de pedido.
Se puede asignar una peticin de oferta a cualquier nmero de
licitantes potenciales distintos. El sistema crea una peticin de oferta
separada para cada licitante, con un nmero unvoco. A continuacin,
las peticiones de oferta se transmiten a los licitantes.
Entrada de datos de ofertas presentadas por licitantes
Cuando se recibe una oferta de un licitante, se registran sus precios y
condiciones en las peticiones de oferta ya existentes en el sistema.
Se modifica entonces el status de las peticiones de oferta: Las
peticiones de oferta pasan a ser ofertas.
2. Liberacin de Solped:
Una vez que los servicios prestados para la compaa se han grabado
en la hoja de entrada de servicios, uno o ms responsables pueden
verificar que el trabajo es satisfactorio y aceptar formalmente los
servicios.
Cuando esta creada la solicitud de pedido se checa el monto de la
solped, esto para verificar quien o quienes pueden liberar la solicitud
y as proceder a crear la orden de pedido. Todo en base a reglas que
tiene el SAP con respecto al presupuesto que puede disponer cada
empleado que crea solped en caso de que la solped supere su monto
de autorizacin se procede a obtener otra autorizacin de algn jefe
a de rea, gerente e incluso en algunos casos del director.

Puede optar entre procedimientos distintos de aceptacin de servicio:

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Encontrar proveedores que no superen el monto de


autorizacin que tiene cada uno de los empleados que pueden
generar solicitudes de pedido.
Crear varias solicitudes de pedido en diferentes tiempos para
que puedan liberarse sin problemas.
Mandarla a un jefe o gerente para que el pueda liberarla y as
se proceda a crear la orden de compra.

Pruebas a realizar
Recopilar diferentes rdenes de compra de todas las reas de la
empresa, esto para compararlas con las Solped
creadas por los
empleados.
Esto nos ayudara a identificar si se est realizando el proceso
correctamente y si las solicitudes se estn liberando adecuadamente por
el personal correspondiente.
Revisar la bitcora de compras donde se guardan las facturas y
comparar con las rdenes de compra y ver si coincide el folio, y que los
jefes de rea, encargados del rea de contabilidad y finanzas tengan sus
respectivas cartas de autorizacin de las solicitudes de pedido.

Obtencin de los resultados.

Ordenes
Recopiladas al azar
Orden
Orden
Orden
Orden
Orden
Orden
Orden
Orden
Orden

N
N
N
N
N
N
N
N
N

17423
17356
17320
17545
17383
17259
17465
17398
17411

Libro de Bitcora de Cartas


Compras
Solicitudes
Pedido por rea
Ok
Ok
Ok
Ok
Ok
Ok
Ok
Ok
Ok
Ok
Ok
Ok
Ok
Ok
Ok
Ok
Ok
Ok

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de
de

En esta parte se recopilaron diferentes rdenes al azar para verificar y


compararlas con la bitcora de compras y con las cartas de las
solicitudes de cada responsable de rea.
Y los resultados fueron satisfactorios ya que los datos de las rdenes de
compras coinciden con las solicitudes de pedido que tienen y se
demostr que los procesos de control se estn cumpliendo
satisfactoriamente.

Conclusiones y comentarios:
En la revisin al proceso de la Solped se encontraron diversos factores
que podran afectar el proceso, en el cual uno de ellos sera perjudicial a
la empresa sino se tienen los lineamientos bien estructurados, por lo
cual se deben mantener revisiones o auditorias constantes para prevenir
y buscar reas de oportunidad para el proceso.
Los riesgos encontrados solo retrasaran al usuario en la creacin de la
solicitud de pedido pero estas son polticas con las cuales lleva cada
empresa. Y se deben tener en cuenta siempre para poder tener margen
de sus solicitudes.
La auditoria Fue exitosa y se detectaron las reas mas oportunas para
poder hacer ms eficaz el proceso y evitando problemas futuros

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Bibliografa

Manuales de Operacin del proceso

Encuestas al personal de la empresa.

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