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EL PAPEL DE LA PLANIFICACIN DENTRO DE UN PROYECTO

Por: Lina Marcela Castro Piedrahita


El desarrollo vertiginoso de las nuevas tecnologas de la informacin y la
comunicacin crean la necesidad de apropiarse de nuevos conceptos que las
integren en el mbito educativo. Es aqu en donde juega un papel importante la
gerencia de proyectos dentro de las instituciones educativas.
Se entiende por gerencia de proyectos a la disciplina que permite organizar y
administrar los recursos, de forma tal que un proyecto dado; en este caso un
proyecto educativo, sea completado en su totalidad dentro de ciertas restricciones
que tienen que ver con tiempo, alcance y costo y que se plantean desde la
concepcin del proyecto como tal. Es importante entender que la realizacin de un
proyecto requiere de una estructura bien organizada que permita el correcto
desarrollo del mismo, que los objetivos propuestos desde la fase inicial sean
llevados a cabo sin inconvenientes y que los actores que participan en su realizacin
estn satisfechos con el entregable o producto esperado.
Y es que el futuro de un proyecto se define desde su comienzo, en donde una mala
constitucin de los actores, las labores a desarrollar, las etapas y procesos que
intervienen, producir un estancamiento y posiblemente el fracaso del mismo.
Teniendo en cuenta esto, se definen dos fases de suma importancia en el desarrollo
de un proyecto: LA FASE DE INICIACIN y LA FASE DE PLANEACIN de un
proyecto. En la fase de iniciacin se genera un acta que se conoce como el acta
de constitucin del proyecto y es la que le entrega total autoridad a la persona que
se encargar de gestionar los recursos necesarios para la realizacin del proyecto,
esta persona ser el director del proyecto. Este documento deber incluir
informacin como las necesidades propias del proyecto, cul es su finalidad y
porqu se debe llevar a cabo, la asignacin de funciones, un cronograma inicial, etc.
Despus de definir todos estos elementos y generar el acta, se da inicio a la etapa
ms importante del proyecto, la fase de planeacin.

La fase de planeacin del proyecto integra todas las reas relevantes en la


realizacin del mismo, y en las que se debe hacer mayor nfasis, pues son las de
mayor influencia para obtener resultados de excelente calidad. Estas reas son la
integracin, el alcance, el tiempo y el costo. La integracin del proyecto hace
referencia a todos los procesos y actividades necesarios para identificar, definir y
coordinar todos los procesos y actividades de direccin de proyectos.
Principalmente se refiere a la unificacin, consolidacin y articulacin de las
actividades que son necesarias e importantes para la correcta finalizacin de este.
El alcance del proyecto hace referencia a la forma en cmo se articulan los objetivos
del proyecto con los de sus realizadores (empresas o instituciones educativas). Para
esto se propone una organizacin jerrquica de los procesos para un mejor control
del proyecto; la EDT o Estructura de Desglose de Trabajo. Esta estructura permite
organizar y definir el alcance del proyecto mediante la subdivisin de los procesos
en partes ms pequeas y de fcil manejo tanto en su programacin, supervisin y
costo.
El tiempo juega un papel importante en la etapa de planeacin. El desarrollo de los
procesos en el tiempo establecido garantiza la correcta finalizacin del proyecto.
Hay que tener en cuenta que el tiempo de realizacin de un proyecto no solo se
afecta por los procesos que se realicen dentro de este, sino tambin de los factores
externos como por ejemplo otros proyectos en ejecucin. Se generan entonces una
serie de pasos que ayudan a que el proyecto se pueda entregar a tiempo y de una
manera adecuada y son: la definicin de las actividades a desarrollar, su secuencia,
los recursos a utilizar, su duracin y con base en esto generar un cronograma de
actividades al que se le pueda hacer un seguimiento. Esto con el fin de
proporcionarnos una ruta de accin para solucionar cualquier tipo de contingencia
debida a los ya mencionados factores externos que puedan afectar la duracin del
proyecto. Por ltimo tenemos los costos, en esta fase se presenta un gran desafo
para los gerentes de proyectos pues de esto depende la aprobacin o rechazo de
la mayora de los proyectos. Teniendo en cuenta la inversin que se deba hacer en
un proyecto este se convierte en viable para la institucin en donde se lleve a cabo.
Gestionar los costos de un proyecto requiere de tres aspectos fundamentales: la

estimacin de costos, la determinacin del presupuesto y el control de los costos.


Estimar los costos es hacer una prediccin de los recursos necesarios para
completar a cabalidad todas las actividades propuestas. Determinar el presupuesto
es asignar una cantidad de dinero con base en las estimaciones hechas para cada
una de las actividades y por ltimo el control de los costos consiste en identificar las
causas que generan variaciones positivas o negativas dentro del presupuesto
asignado para el proyecto.
Dentro de las instituciones educativas de carcter pblico, se tienen bien definidas
dos etapas de la planeacin: el tiempo y el costo. Desde el comienzo del ao lectivo,
la secretara de educacin municipal genera un cronograma con las actividades
externas a la institucin y los espacios de clases, y a las cuales los docentes y
directivos deben asistir y por tanto, la realizacin de cualquier proyecto debe estar
sujeta fuertemente a esta programacin. Gestionar de manera adecuada el tiempo
por parte de las personas encargadas de generar el cronograma de actividades del
proyecto, es una tarea ardua y de gran importancia a la hora de proponer cualquier
tipo de proyecto educativo. El costo de este, est ligado al presupuesto que el
Ministerio de Educacin asigna a cada institucin por lo cual, los proyectos que se
planteen, deben estar aterrizados primero a la realidad social en al cual se
encuentre inmersa la institucin, pues de esta dependern los recursos.
Con base en estas dos condiciones preestablecidas, las etapas de integracin y de
alcance del proyecto educativo se convierten en las ms importantes dentro del
desarrollo del mismo. Los realizadores del proyecto deben tener presente estas
limitantes a la hora de estructurar bien las otras dos fases de la planificacin.
Integrar bien las actividades que se quieren llevar a cabo, teniendo en cuenta que
el alcance del proyecto debe estar determinado por los requerimientos tanto de la
institucin educativa como de la Secretara de Educacin y, que en este caso,
determinarn el xito o el fracaso del proyecto educativo propuesto.