TRABAJO DE RECUPERACIN

PRESENTADO POR
: SONIA MARCELA TORRES

UNIVERSIDAD DEL TOLIMA

ADMINISTRACIN TURSTICA Y HOTELERA
SEMESTRES 8
Los eventos han sido de gran trascendencia a travs del paso de la historia, sin
embargo no se conoce el momento exacto en el que se originaron en el mundo, se

pude decir que empezaron en Grecia por motivo de los juegos olmpicos en la
edad antigua, ya que en estos asistan muchas personas y se destacaba como
temas principal la religin y el deporte.
los eventos se realizan Para celebra un acontecimiento importante y programado,
de carcter privado o pblico en donde se planifica se organiza y se lleva acabo,
dando como factores principales el espacio, tiempo, materiales, personas, y el
dinero, hablando de una forma superficial, en este se pueden manejar aspectos
sociales, acadmicos, polticos o deportivos, etc
hoy en dia los eventos han trado consigo la evolucin econmica dndole paso al
mbito empresarial en el cual la empresa presenta, ofrece y potencializa su
producto, y de cierto modo genera la fidelizacin con sus clientes.
para la realizacin de un evento hay que tener en cuenta la clasificacin del
mismo y determinar cules sern los recursos necesarios para realizarlo; pero lo
mas importante son los realizadores del evento ya que deben organizar comits
de trabajo, como lo son:
el comit de administracin en donde tiene a cargo la parte financiera del evento,
como los pagos, las facturas, cuentas, etc.
El comit acadmico se encarga de hacer contratos con los conferencistas,
participantes de mesas, y deben acordar con el subcomit de recepciones y
alojamiento.
El comit de relaciones pblicas se encarga de proyectar la imagen positiva del
evento, dando la divulgacin y atencin directa con los participantes, entre otros.
Para realizar un evento con xito es necesario tener en cuenta aspectos
importantes como lo son la estructura orgnica del evento:
La Coordinacin tcnica, debe proponer el tema central del evento y la temtica de
las mesas de trabajo y su organizacin, debe planificar y difundir el reglamento
para la proyeccin de ponencias, adems de seleccionar, invitar, confirmar y
coordinar la intervencin de los ponentes; a su vez coordinara y instalara los
equipos y materiales tcnicos a utilizar, la coordinacin tcnica estar encargada
de promocionar informacin tcnica a los participantes y coordinara y integrara la
informacin y documentos tcnicos para su difusin.
Por ultimo la coordinacin tcnica debe coordinar la elaboracin y recopilacin de
las conclusiones de cada una de las mesas de trabajo.

La coordinacin de administracin, est encargada de determinar e implementar

los procedimientos y sistemas necesarios para coordina la obtencin de licencias y
permisos; en donde elabora el programa general de actividades adems el de la
elaboracin de actividades de acompaantes, tambin elabora la convocatoria
para elegir la sede y coordina la eleccin y contratacin del personal necesario y a
su vez coordina el sistema de hospedaje y registro si as el evento lo requiere.
Coordina la elaboracin de los directorios y las contrataciones, selecciona y realiza
la contratacin de los medios de transporte; a su vez de los salones o lugares
donde se llevaran las actividades de inauguracin, clausura, ponencia, y mesas de
trabajo; coordina el sistema de alimentacin y la seleccin de men, adems de la
organizacin del coctel de bienvenida; organiza la Sena, el baile de gala, y
contrata los espectculos y animadores del evento, tambin la coordinacin
administrativa se encarga de contratar los servicios de fotografa, videograbacin y
filmacin.
Por ltimo la coordinacin administrativa elabora y entrega los reconocimientos a
los participantes del evento.
La Coordinacin y difusin esta encargada de definir las estrategias y programas
de promocin y publicidad, en donde coordinan la integracin de las fuerzas de
venta adems de definir la cuota de inscripcin al evento y elabora los folletos
promocionales y define los medios de comunicacin que se han de utilizar.
La coordinacin de difusin Organiza y maneja las conferencias de prensa
supervisa y elabora la programacin de las entrevistas de radio y televisin.
La coordinacin de operaciones esta encargada de coordinar los recursos
humanos la seleccin y operacin de los medios de transporte coordina la
integracin de los materiales para los grupos de trabajo a su vez supervisa y
define la ubicacin de los mdulos y la sealizacin.
La coordinacin de operaciones es muy importante ya que esta encargada de
planificar integrar y controlar la instalacin de los mdulos de registro e
informacin, esta promociona y controla los servicios de carcter general, define el
tipo y cantidad de escenografas, tambin esta encargada de controlar todo el
servicio medico y de guardera, adems de apoyar en la integracin e impresin
de las memorias.
En la parte de relaciones publicas e informticas son los que estn en cargados de
las invitaciones a los participantes y de atender a los invitados especiales en todo
momentos, est encargada de realizar los programas, los discursos y los
comentarios para los maestros de ceremonia, a su vez atienden a los ponentes y a

los de las mesas de trabajo, tambin son encargados de capacitar al personal de

informacin, coordinan la ubicacin de los edecanes y realizan la invitacin a los
diferentes medios de comunicacin coordinando las intervenciones de los mismos
La coordinacin de informacin y relaciones pblicas supervisan los servicios que
se proporcionan y son los encargados de la elaboracin de la memoria del evento.
La coordinacin de finanzas est encargada de la integracin y elaboracin del
presupuesto general, a la vez que coordina la contabilidad general, la tesorera y
las finanzas, tambin estn encargados de controlar el flujo de dinero en donde
elaboran presupuestos para montar la exposicin, y autorizan y realizan el pago a
proveedores controlando los recursos econmicos, tambin son los encargados
directamente de solicitar apoyos de dinero y a su vez arman el catlogo de
cuentas, para elaborar el presupuesto del evento, en donde presentan como tal un
informe financiero.
Todas estas reas de coordinacin son de mucha importancia para poder realizar
un evento con xito, sin embargo no podemos dejar de lado la parte primordial que
es el aspecto de planeacin para no tener un amplio desperdicio de recursos y
esfuerzos, la planeacin es fundamental para aumentar las posibilidades de tener
unos buenos resultados ya que nos permite para cada objetivo definir las acciones
a efectuar y podemos anticiparnos a los posibles problemas y le podemos dar
soluciones oportunas en donde disearemos medidas de seguimiento que nos
permitan evaluar los avances y los resultados.
los eventos mal hechos despiertan poco inters y pueden ocasionar perdidas de
imgenes y dinero, por eso tenemos que tener en cuenta la definicin de los
objetivos generales y especficos, para ir por un rumbo bien trazado y no a siegas,
se deben crear unas polticas generales y elegir la temtica que se planteara en el
evento, adems el grupo de organizadores debe participar en el plan de accin y
requiere conocer la misin, los objetivos, la poltica, los procedimientos, los
programas, el presupuesto, la logstica, las estrategias y las tcticas para as
manejar una excelente estructura organizacional y una buena distribucin de
funciones.
se debe tener una mecnica de trabajo para hacer buenos procedimientos, y se
debe tener en cuenta toda la parte de financiamiento, presupuestos y flujo de
dinero ya que en un mal huso del mismo podremos llevar a una empresa al
fracaso e igual a la nuestra propia; uno de los aspectos mas importante es la
asignacin de responsabilidades y las fechas de ejecucin ya que cada
organizacin tendr a cargo un sistema de actividades y el incumplimiento de las
mismas afectara directamente al resto de la organizacin y por supuesto a la
realizacin del evento, por esto tambin es muy requerido contar con alternativas

de accin en caso de la desviacin del plan original y tener posibles contingencias

y soluciones para poder salir a flote si algo inesperado ocurre, es de suma
importancia realizar una planeacin general para un evento, algunos puntos
faltantes son:

Perfil del grupo de organizadores, conferencias y participantes.

Estructura de organizacin y distribucin de funciones
La formacin, organizacin y programa del grupo de trabajo
La mecnica de trabajo y su realizacin
Formas de financiamiento, presupuesto y flujo de dinero.
La contratacin y lugares y servicios.
Los programas de actividades tcnicas, recreacin, acompaantes y
especficos
Las proyecciones de ventas y beneficios.
Estrategias de comercializacin y difusiones.
Elaboracin y fijacin de mecanismos de supervisin, control y evaluacin.
Elaboracin de la lista de seguimiento.

Una buena planeacin debe considera muchos aspecto uno de los ms

importantes es la eleccin de fechas convenientes para la realizacin del evento a
la vez de la temtica general y particular, se debe trabajar de una manera
comprensible, concreta y sencilla, que sea flexible para poder adaptar cualquier
cambio o aspecto requerido, dando facilidad a cualquier persona que no haya
participado en su realizacin le quede fcil de entender.
Los eventos hoy en dia son un fuerte sistema de publicidad y se identifican como
una de las mejores opciones de mrquetin para una empresa, envista que se
acede a un pblico especifico a un costo menor comparado con las inversiones en
anuncio de televisin, los eventos son complementarios en la comunicacin de
una empresa, ya que es una de las nicas oportunidades de estar cerca al pblico
objetivo y tener resultados mas prcticos en relacin a la publicidad, por lo tanto,
un evento es considerado un conjunto de actividades promocionales, culturales y
sociales, promocionando una marca un producto, para as mejorar ventas, y en
consecuencia una abertura de nuevos mercados.
En el plan de accin del gobierno conpes 3640, encontramos barias estrategias
para hacer posible una mejor realizacin de eventos en donde se quiere mejorar la
competitividad de Colombia en lo relacionado con el desarrollo turstico de
convenciones y congresos a nivel nacional e internacional, en donde estn como
nfasis la mejora en la infraestructura, las vas de acceso, el mejoramiento del
plan social, la seguridad ciudadana, y se quiere Generar incentivos a la inversin
en infraestructura para el desarrollo del turismo, en donde se apoyen las ciudades

y regiones, en la identificacin de su potencial en materia de turismo de

convenciones, Esto representa para clientes la garanta de una oferta de servicios
acorde a sus necesidades y exigencias, dando como prioridad al talento humano,
una infraestructura idnea para la prestacin de servicios de alta calidad y la
garanta del cumplimiento de los ms altos estndares de calidad.