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ANLISIS Y DESCRIPCIN DE CARGOS

Taller preparado por:

Desarrollo Organizacional Corporativo y Gestin


Humana

Septiembre de 2008

Fuente: Hay Group; confidencial, para uso interno.

Objetivo de la Sesin

Repasar los conceptos de la Descripcin de


Cargos y cmo diligenciar el documento.

Fuente: Hay Group; confidencial, para uso interno.

Qu es un Cargo?
Misin
Proposito de la Organizacin

Estrategia y Plan

Estructura Organizacional

CARGOS
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Qu es un Cargo?

Es la unidad bsica de la estructura organizacional que ayuda a la


organizacin a alcanzar su misin.
Est compuesto por 3 elementos:

COMPETENCIAS
Conocimientos,
Habilidades y
Destrezas Requeridas

PROCESOS
Procesos
en los que
participa
o sobre los
que impacta

RESULTADOS
Resultados
Esperados

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Qu es una Descripcin de Cargo

Documento que sintetiza el propsito, las


funciones, el alcance y los resultados
esperados del cargo.

. Es el resumen ejecutivo del cargo

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Caractersticas de las Descripciones


Al momento de realizar una descripcin de cargo hay que tener en
cuenta:

El anlisis del contenido del cargo.

Describir el cargo tal como es hoy.

Foco en resultados.

Hacer abstraccin de la persona que ocupa el cargo.

Evitar juicios de valor.

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Usos de las Descripciones de Cargos


Anlisis de la Organizacin

Reclutamiento y Seleccin
Gestin del Desempeo
Valoracin de Cargos
Entrenamiento y Desarrollo
Planificacin de Carrera

Es la base para los distintos sistemas de gestin


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Aspectos Generales
Qu personas intervienen?

TITULAR DEL CARGO

Cmo es el CARGO

SUPERIOR
Verifica y aprueba su
contenido

FACILITADOR
-Aporta metodologa
-Asesora en la elaboracin
del documento

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Contenido de una Descripcin

Identificacin

Misin
Responsabilidades

Organigrama

Dimensiones
Toma de
Decisiones

Cul es el cargo

Para qu est el
cargo en Alpina

Relaciones
Requisitos del
Cargo

Qu requiere el cargo

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Identificacin del Cargo

1. Identificacin del Cargo


Nombre del Cargo:
Vicepresidencia:
rea:
Cargo jefe inmediato:

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Misin
Expresa el propsito general del cargo en la organizacin, su
razn de ser.
Permite comprender para qu est el cargo en la
Organizacin.

Accin

Qu hace?
(verbos)

Funcin

Gua o Marco

Dnde?

De acuerdo
con qu?

Resultado

Para qu?

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Misin: Elemento Accin


Accin

Funcin

Gua o Marco

Resultado

Accin = Qu?
Verbo de Accin que define qu hace el puesto, cmo acta.
Estratgica
Tctica

Operativa

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Accin- Lista de Verbos

Estrategia

Tctica

Operativa

Orientada al logro de la
Misin de la Organizacin.
Brindar lineamientos

Traduce los lineamientos


estratgicos en acciones
concretas. Operacionalizar

Acciones concretas de
ejecucin.
Hacer las cosas

Planificar
Dirigir
Establecer
Definir

Dirigir
Programar
Evaluar
Controlar
Organizar
Evaluar
Coordinar
Integrar

Supervisar
Ejecutar
Hacer
Realizar

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Recomendaciones sobre la redaccin


VERBOS
DE
ACCIN

Planificar
Coordinar
Controlar
Supervisar
Evaluar
Analizar
Ejecutar
Vender
Comprar

DE
=

RESULTADO

Lograr
Asegurar
Garantizar
Contribuir
Mantener

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Misin: Elemento Funcin

Accin

Funcin

Gua o Marco

Resultado

Funcin = Dnde?

rea de la Organizacin donde el cargo acta. Se clasifica en:

Bsica

Afecta directamente la Misin de


la Organizacin

Derivada

Afecta la Misin de una Funcin


Bsica

Auxiliar

Afecta la Misin de una


Funcin Derivada

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Misin: Elemento Funcin


Operaciones

Compras

Control
Produccin

Bsica

Produccin

Calidad

Derivada
Mantenimiento

Almacn de
Repuestos

Fabricacin

Actividad
Secretarial
y de Apoyo

Auxiliar

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Misin: Elemento Gua

Accin

Funcin

Gua o Marco

Resultado

Gua = Orientacin/ Pautas de Actuacin

Fuentes que regulan al Cargo

Orientados (entorno, estrategia)


Dirigidos (polticas/objetivos organizacionales)
Controlados (procedimientos, normas e
instrucciones)
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Misin: Elemento Resultado

Accin

Funcin

Gua o Marco

Resultado

Resultado = Para qu?

Es el producto esperado por el cargo como resultante de una


Accin llevada a cabo en una determinada Funcin o proceso.

EL RESULTADO
DEBE SER

Permanente
Positivo

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Misin: Elemento Resultado


Permanente:
RESULTADO

Plazos
Volmenes en $/ #/ Kg.
% (rentabilidad- market
share)

Ejemplo:
Lograr el volumen de ventas
presupuestado.

OBJETIVO

Plazos
Volmenes en $/ #/ Kg.
% (rentabilidad- market share)

Ejemplo:
Lograr un volumen de ventas
de U$S100.000 en el ao
2005.
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Misin: Elemento Resultado


Positivo:
CORRECTO

INCORRECTO

Ejemplo:

Ejemplo:

Garantizar la seguridad fsica


de los empleados de la
organizacin.

Evitar daos fsicos a los


empleados de la
organizacin.

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Misin: Elemento Resultado

Lograr el volumen de produccin establecido

Mantener el nivel de inventario dentro de los lmites establecidos

Garantizar el funcionamiento de los equipos

Asegurar el flujo de caja

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Misin: Ejemplo

Dirigir y coordinar los procesos de contabilidad, impuestos,


auditoria interna y planeacin financiera, de acuerdo con
las polticas del grupo y cuadro de mando, con el
propsito de asegurar la disponibilidad y fiabilidad de la
informacin financiera que permita el mantenimiento del
patrimonio de la Compaa.

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Redaccin de la misin - ejemplo

A +

Dirigir y controlar

+ G

de acuerdo con las


polticas del grupo y
cuadro de mando

los procesos de contabilidad,


impuestos, auditoria interna y
planeacin financiera

con el propsito de asegurar la


disponibilidad y fiabilidad de la
informacin financiera que
permita el mantenimiento del
patrimonio de la Compaa.

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Responsabilidades del cargo


Son las funciones CLAVES y permanentes del cargo
en trminos de resultados ms significativos.
Difcilmente son ms de 8 responsabilidades.

Accin

Qu hace?
(verbos)

Funcin

Dnde?

Resultado

Para qu?

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Responsabilidades del Cargo


Caractersticas:
Siguen la misma frmula que la utilizada para la Misin.
Se listan por orden de importancia.

Deben poder medirse.


Deben ser distintivos y especficos del puesto.
Ejemplos:
Coordinar y controlar el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos
de la planta, a fin de garantizar su funcionamiento.
Organizar, supervisar y controlar el programa semanal de produccin, a fin de
asegurar su cumplimiento dentro de las condiciones establecidas.

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Dimensiones

Seccin que incluye:


Magnitud cuantificable sobre la cual el cargo ejerce un
impacto directo o indirecto.
Monto expresado en pesos o dlares anualizados.
Permite comparar entre cargos similares.

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Dimensiones

4. Dimensiones
Nmero de Personas que le reportan
directamente:

Nmero de Personas
totales en el rea:

Magnitudes econmicas:(variables econmicas, presupuestos, gastos, ventas, etc. sobre las que el cargo incida directa o
indirectamente)

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Toma de decisin - concepto

Refleja la autonoma de actuacin del CARGO.


A nivel general, contempla:
Tipo de decisiones que el CARGO puede y debe tomar (aunque sean
controladas y/o se informe de las mismas).
Aspectos en los que el CARGO debe y puede actuar a nivel de propuesta.

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Toma de decisin - Ejemplo

Gerente Administrativo y Financiero


Decisiones que puede y debe tomar:
- Poltica de pago a proveedores (plazos, condiciones contractuales, etc.)
- Pago o denegacin de pago a proveedores
- Definicin, cambio o reestructuracin del plan de cuentas
- Cambios en los procesos y procedimientos de trabajo de su rea
Decisiones que puede y debe proponer:

- Modificaciones en la poltica de facturacin


- Flujo de caja de la Compaa
- Presupuesto de la Compaa

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Relaciones de Trabajo

RELACIONES INTERNAS

Relaciones internas ms significativas que mantiene el titular del CARGO


con otros CARGOS de la organizacin.
Es importante sintetizar el motivo ms habitual de la relacin.
Excluir el superior y los colaboradores.

RELACIONES EXTERNAS
Relaciones ms significativas que mantiene el titular con el entorno externo
de la organizacin (Competencia, Proveedores, Organismos Oficiales,...).

Sintetizar el motivo de la relacin.

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Relaciones de Trabajo
6. Relaciones
Indique con quien se relaciona el cargo, el propsito y la frecuencia. NO incluir con jefes ni subalternos.

RELACIONES INTERNAS:
Cargo

Propsito

Frecuencia

Propsito

Frecuencia

RELACIONES EXTERNAS:
Cargo

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Perfil del Cargo

El perfil del cargo indica los conocimientos, habilidades, experiencia y


competencias necesarios para desempear normalmente el CARGO
NO se piden los conocimientos y experiencia del titular actual

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Perfil del Cargo

7. Requisitos del cargo


Indique el nivel de educacin y experiencia que requiere la persona para ejercer el cargo:
Nivel de Formacin:

Con Idiomas, especializacin, etc.

Conocimientos especficos:
Experiencia:

Aos:

Competencias:

Utilizar los modelos de competencias existentes

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