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Palcio Pedro Ludovico Teixeira Rua 82, n400 7 andar Setor Sul Goinia-Go CEP: 74.015-908
E-mail: escprocessos@segplan.go.gov.br, Telefone: (62) 3201-5720 Site: http://www.segplan.go.gov.br
Verso - 3
EQUIPE TCNICA
Declieux Crispim Baiocchi de Paula
Deiner da Costa Menezes
Fernando Carlos Pereira
Guilherme Guimares Corra
Joo Paulo Pires Bittencourt
Slvia de Brito Teles
SUMRIO
PADRONIZAO DO DESENHO DE PROCESSOS UTILIZANDO A FERRAMENTA BIZAGI
MODELER ................................................................
................................................................................................
....................................................................... 5
1.
OBJETIVO ................................................................................................................................
................................
...................................................... 5
2.
3.
4.
5.
NOTAO................................................................................................................................
................................
....................................................... 6
6.
7.
GLOSSRIO ................................................................................................................................
................................
.................................................. 8
7.
7.1.
PISCINA/POOL ................................................................................................
................................
.......................................................................... 10
7.2.
RAIA/LANE ................................................................................................................................
................................
................................................. 10
7.3.
CONECTORES ................................................................................................................................
................................
............................................ 10
7.4.
ATIVIDADES ................................................................................................................................
................................
.............................................. 11
7.5.
SUB-PROCESSOS ................................................................................................
................................
...................................................................... 12
7.6.
7.7.
EVENTOS ................................................................................................................................
................................
.................................................... 14
7.8.
GATEWAYS ................................................................................................................................
................................
................................................ 19
7.9.
ITEMS E DADOS................................................................................................
................................
........................................................................ 20
8.
REGRAS DE MODELAGEM................................................................................................
MODELAGEM
...................................................... 21
11.1.
11.2.
Macroprocesso ................................................................................................
................................
...................................................................... 25
11.3.
Sub-processo ................................................................................................
................................
......................................................................... 26
6.
12.1.
12.2.
12.3.
12.4.
10.
11.
REGRAS DE PUBLICAO
AO ................................................................................................
..................................................... 31
14.1.
14.2.
12.
13.
SIMULAO ................................................................................................................................
................................
................................................ 35
16.1.
Simulao no Bizagi................................................................................................
................................
.............................................................. 36
16.2.
Definindo
ndo as propriedades do cenrio ................................................................
............................................................... 36
16.3.
16.4.
16.5.
2. BIBLIOGRAFIA UTILIZADA
a) BPM CBOK 3.0 ABPMP Association
of Business Process Managment
Professionals;
b) Handbook on Business Process Management 1 J. Vom Brocke, M. Rosemann,
Ed. Springer, 2010;
c) Handbook on Business Process Management 2 J. Vom
om Brocke, M. Rosemann,
Ed. Springer, 2010;
d) Business Process Model and Notation (BPMN) verso 2.0 site da OMG
(www.omg.org/bpmn/);
e) Padronizao do desenho de Fluxogramas no Bizagi verso 2.0 - Escritrio de
Processos SEGPLAN 2013. Disponvel no site da Segplan (www.segplan.go.gov.br
(www.segplan.go.gov.br);
f) Bizagi
Process
Modeler
User
Guide
site
do
Bizagi
(http://help.bizagi.com/processmodeler/en
http://help.bizagi.com/processmodeler/en/);
g) Guia para Formao de Analistas de Processos Gart Capote, Volume 1, 2011;
2011
h) Modelagem de Processos com BPMN Andr L. N. Campos, Ed. Brasport, 2013;
2013
i) Medio de Valor de Processos para BPM Gart Capote, 2013;
2013
3. PBLICO ALVO
Este documento visa atingir
atingi o pblico interessado em trabalhar com modelagem de
processos de negcio. Em especial, um pblico que no tenha muita experincia com a
diagramao de fluxos de trabalho utilizando a notao BPMN associada ferramenta Bizagi
Modeler, haja vista que esta no uma notao muito simples. Buscamos aqui reduzir os
4. O BIZAGI MODELER
Bizagi Modeler um software gratuito,, desenvolvido pela empresa
BIZAGI, para
5. NOTAO
A notao adotada para a padronizao da diagramao
diagrama
dos fluxos de trabalho ser a
Business Process Management
ement Notation (BPMN)
(
Notao de Gerenciamento de Processos de
Negcio.
BPMN atua com uma linguagem comum, que permite s organizaes descrever seus
fluxos de trabalho de forma a operacionalizar suas tarefas entre todos os stakeholders.
Esta notao foi adotada pela 2Object Management Group (OMG) que um consrcio
internacional aberto, sem fins lucrativos, voltado para a padronizao de tecnologias. Foi este
consrcio que norteou, por vrios anos,
anos a padronizao do Business Process Management
(BPM).
6. CONFIGURANDO
NFIGURANDO A FERRAMENTA
5.1. Idioma para alterar o idioma da ferramenta, acesse o menu Idioma localizado
no canto superior direito do aplicativo e selecione o idioma desejado. Para que a
1
2
Bizagi www.bizagi.com
OMG www.omg.org
5.4. 3Tamanho dos elementos optamos tambm por definir um tamanho padro
para os elementos da notao BPMN, conforme descrito abaixo:
Evento largura (40 px) e altura (40 px);
Gateway largura (60
(6 px) e altura (60 px);
Atividade largura (90 px) e altura (60 px);
Subprocesso largura
gura (90 px) e altura (60 px);
Objeto de Dados largura (40 px) e altura (50 px);
7. GLOSSRIO
7.1. Processo: descreve uma sequncia ou fluxo de atividades em uma organizao
com o objetivo de realizar um trabalho. Em BPMN os processos so retratados
como um grfico de fluxo de elementos, os quais so atividades, eventos, gateways
e fluxos de sequncia (conectores) que definem uma semntica finita de execuo.
Os processos podem ser definidos em qualquer nvel da organizao, sendo que
processos de mais baixo nvel podem ser agrupados para juntos alcanarem um
objetivo maior.
O uso dos termos Colaborao e Coreografia so usados quando existe a
modelagem da interao entre processos. Este assunto no ser abordado neste
manual.
7.2. Processo privado:: so processos de negcio internos e especficos de uma
organizao. Existem dois tipos deste processo:
7.2.1.
7.2.2.
7.2.
RAIA/LANE
uma sub-partio
partio dentro de um processo usada para organizar e categorizar
atividades dentro do mesmo.
mesmo. BPMN no especifica o uso de raias, mas elas so
frequentemente utilizadas para identificar coisas como, papis internos, sistemas e
departamentos internos.
7.3.
CONECTORES
10
Cada conector tem apenas uma fonte e um alvo. Os conectores podem ser
utilizados para definir o caminho feliz de execuo de um processo.
proces
Os conectores destacados em negrito so os adotados na padronizao.
1 Fluxo de sequncia usado apenas para mostrar a
ordem em que as atividades sero executadas em um
processo.
2 Fluxo de mensagem usado para mostrar o fluxo de
mensagens entre dois participantes que esto preparados para
enviar e receber mensagens. Obs: em BPMN, duas piscinas
separadas em um diagrama de colaborao representam os
dois participantes.
3 Associao usada para ligar
liga informaes em artefatos
com elementos grficos do BPMN. Anotaes e outros artefatos
podem ser associados com um elemento grfico por meio deste
conector.
7.4.
ATIVIDADES
11
7.5.
SUB-PROCESSOS
12
Contrado
Expandido
Tipos de Sub-processos:
processos:
1.
Embutido - pode estar em uma viso contrada, onde os detalhes ficam
ocultos, ou pode estar em
m uma viso expandida que mostra os detalhes dentro da viso
do processo em que ele est contido. Eles so frequentemente usados em um contexto
de tratamento de exceo que se aplica a um grupo de atividades.
2.
Reusvel - na verso 2.0 do BPMN conhecido como Call Activity
conforme descrito em seo posterior. Para a padronizao da modelagem,
modelagem
sugerimos a utilizao apenas dos sub-processos
sub processos reusveis.
3.
Evento - um sub-processo
sub
especializado, usado dentro de um processo
ou outro sub-processo.
processo. No parte de
de um fluxo normal do processo pai, alm de no ter
entradas nem sadas do fluxo de trabalho.
Este tipo de sub-processo
processo pode ou no ocorrer enquanto o processo pai est
ativo, mas possvel que isso acontea vrias vezes. Diferente do sub-processo
sub
padro,
que usa o fluxo do processo pai para acion-lo,
acion lo, este tipo de sub-processo
sub
tem um
evento de incio com um gatilho. Toda vez que o evento de incio acionado enquando o
processo pai est ativo, este sub-processo
sub
iniciado.
Este tipo de sub-processo
processo no suportado pelo Bizagi.
7.6.
Representa
epresenta um ponto no processo onde um processo independente e inteiro
ou uma tarefa inteira usada,
usada, agindo como um invlucro dentro da execuo. A
ativao de um sub-processo
processo reusvel resulta na transferncia
transferncia do controle para uma
chamada ao processo/tarefa
/tarefa independente.
A diferena visual entre um sub-processo
sub processo reusvel e um sub-processo
sub
embutido
a borda do reusvel que mais grossa que a borda do sub-processo
sub processo embutido, nada
mais do que isso.
A principal
pal diferena de um sub-processo
sub processo reusvel para um sub-processo
sub
embutido, que o reusvel permite a criao de raias, uma vez que representa um
processo ou atividade independente do processo pai.
Tarefa Inteira/Global
/Global Task - a definio de uma tarefa atmica
at
e reusvel
que pode ser chamada de dentro de qualquer processo por meio de um Call Activity.
13
7.7.
EVENTOS
14
6 - Multiple - h mltiplas formas para acionar um processo sendo que apenas uma
delas requerida (5.1);
7 - Parallel Multiple - h mltiplas formas
formas para acionar um processo sendo que todas
elas so requerida antes de iniciar o processo (5.1);
Eventos de final
1. Indicam o final do processo;
2. Recomendamos a identificao dos eventos de final com um substantivo. Ex:
Cotao Final, Cancelamento, etc.
3. No tem qualquer fluxo de sada, ou seja, nenhum fluxo de sada pode se
conectar a ele;
4. Responsvel por consumir um token que foi gerado por um evento de incio
dentro do mesmo nvel do processo.
5. Todos os tokens que foram gerados dentro de um processo devem
deve
ser
consumidos por um evento final antes do processo ser terminado.
6. Um processo pode ter vrios eventos de final apesar de este ser OPCIONAL;
7. Se existir um evento de incio deve haver
have ao menos um evento de final;
8. Se o evento de final no for utilizado, todos
todos os elementos do fluxo que no tm
sada marcam o fim de um caminho do fluxo. No entanto, o processo dever
finalizar quando todos os caminhos paralelos forem completados;
9. Tipos de eventos de final utilizados na padronizao esto destacados em
negrito:
15
Eventos intermedirios
ntermedirios
1. Indicam que algo aconteceu entre o incio e final do processo;
2. So usados para:
i. Mostrar onde as mensagens so esperadas ou enviadas dentro do
processo;
ii. Mostrar atrasos que so esperados dentro do processo;
iii. Quebrar o fluxo normal por meio de manipulao de excees ou
iv. Mostrar os trabalhos extra necessrios para a Compensation;
3. Pode ser atachado em qualquer lugar da borda de uma atividade e o fluxo de
sada pode fluir para qualquer direo;
4. Existem duas formas de utilizar os 12 eventos intermedirios
intermedirios no BPMN:
i. Dentro do fluxo normal com um de dois propsitos:
1. responde captura de um gatilho de um evento;
2. pode ser usado para desligar o lanamento do gatilho de um
evento;
ii. Atachado na
a borda de uma atividade:
1. usado para capturar o gatilho de um evento;
eve
5. Para os eventos intermedirios
intermedirio colocados em fluxo normal,
normal quando um token
chega neste evento, uma das duas coisas acontecem:
i. Se o evento usado para acionar um gatilho, este gatilho ocorrer
imediatamente e o token ser movido para a sada da sequncia
sequnc do fluxo;
ii. Se o evento usado para capturar um gatilho, ento o token
permanecer no evento at o gatilho ocorrer. Em seguida, o token ser
movido para a sada da sequncia do fluxo;
6. Tipos de eventos intermedirios utilizados no fluxo normal e utilizados
utilizado na
padronizao esto destacados em negrito:
negrito
16
17
Multiple - indica que tem mltiplos gatilhos assinados ao evento. Quando atachado a
borda de uma atividade o evento pode apenas captura o gatilho. Neste caso apenas
um dos gatilhos assinados precisa ser REQUERIDO e o evento ser acionado,
mudando o fluxo
xo normal para um fluxo de exceo. Para um evento multiple que
interrompe a atividade, a borda slida. Se no interrompe a atividade, a borda e
pontilhada.
18
Parallel Multiple - indica que tem mltiplos gatilhos assinados ao evento. Quando
atachado a borda de uma atividade o evento pode apenas captura o gatilho.
Diferente do Multiple, todos os gatilhos assinados so REQUERIDOS para o evento
ser acionado. Para um evento parallel multiple que interrompe a atividade, a borda
slida. Se no interrompe a atividade, a borda e pontilhada.
7.8.
GATEWAYS
19
ITEMS E DADOS
Elemento nico
Coleo
o de Elementos
O ciclo de vida de um objeto de dados est amarrado ao ciclo de vida do processo
ou sub-processo.
processo. Quando um processo ou sub-processo
sub processo instanciado, todos os objetos
de dados contidos dentro dele tambm so instanciados. Quando uma instncia
instnci de um
processo ou sub-processo
processo eliminada, todos os objetos de dados contidos nele tambm
so eliminados. Nesse ponto os dados dentro da instncia no esto disponveis.
20
8. REGRAS DE MODELAGEM
11.1. Processo Completo
11.1.1. Segue abaixo, ilustrao de um processo completo:
21
11.1.5. Cada raia tambm dever ser identificada com um papel, sistema,
departamento, etc. A raia no pode ser identificada com o nome prprio de
uma pessoa.
11.1.6. Os ttulos das raias devero seguir a seguinte regra:
a)
Caso tenha apenas uma linha, a linha ter a primeira letra em caixa
alta (maisculo) e o restante em caixa baixa (minsculo);
b) Evento de incio
in
e final:
Incio: a esquerda da atividade.
seta
sair
do
lado
direito
da
atividade.
Em
casos
22
23
24
de
mesmo
contexto,
para
facilitar
entendimento
Cadastre os executores/performers.
11.2. Macroprocesso
11.2.1. Segue abaixo, ilustrao de um macroprocesso que possui sete subsub
processos (etapas
etapas):
25
11.2.2. O
macroprocesso
uma
modelagem
descritiva
do
processo,
que
11.3.
Sub-processo
11.3.1. Segue
e abaixo, exemplo ilustrativo do detalhamento de um sub-processo:
26
artefatos
(objetos
de
dados,
grupos
anotaes)
no
sero
b)
b)
27
Todos os sub-processos
sub
resumidos desenhados dentro de um subsub
Na
modelagem
do
sub-processo
detalhados
detalhados,
sub-processo
resumido deve estar localizado na raia onde sua primeira atividade estiver
localizada. Por esse motivo, existe a recomendao do item 8.1.10.b, para
evitar que um sub-processo
sub
resumido tenha que ser representado mais de
uma vez em um sub-processo
sub
detalhado.
6. REGRAS DE DOCUMENTAO
DOCUMENTA
A modelagem de um diagrama, mesmo que utilizando a notao BPMN, normalmente
no suficiente para descrever todos os detalhes que envolvem uma
um sequncia de
tarefas que compem um processo.
Por isso, alm dos recursos
ursos de modelagem do fluxo de trabalho,
trabalho o Bizagi disponibiliza
uma srie de recursos teis para a documentao de um processo. Logo, poderemos
representar documentos envolvidos nas atividades, tabelas de regras de negcio,
controle de tempo de execuo,
execuo alm
lm de vrios outros recursos documentais.
Na parte inferior da interface do Bizagi Modeler existe o painel de Propriedade dos
Elementos. Este painel utilizado para otimizar o trabalho de documentao de todos
t
os elementos constantes em um diagrama, bem como o fluxo como um todo.
todo Para se
ter acesso s propriedades de um elemento, basta clicar com o boto direito do mouse
sobre o elemento e selecionar a opo Propriedades. Para acessar as propriedades de
um diagrama, basta clicar com o boto direito em qualquer
qualquer espao vazio do mesmo e
selecionar a opo Propriedades do diagrama.
O painel de propriedade dos
do elementos dividido em guias conforme descrio abaixo:
12.1. Documentao Bsic
sica
Contm
m informaes bsicas referentes a cada elemento do diagrama.
diagrama
6.1.1.
Nome
e e Descrio: so as duas propriedades comuns a todos os
28
Em nvel de diagrama,
diagrama recomenda-se colocar uma descrio resumida, at
125 caracteres,, preferencialmente,
preferencialmente o escopo daquela modelagem. Isso
refletir na interface onde so visualizados todos os diagramas do modelo,
para se ter uma descrio resumida de cada perspectiva
pectiva.
Em nvel de sub--processo, recomenda-se
se utilizar o campo de descrio para
detalhar o escopo envolvido.
Em nvel de atividade, recomenda-se
recomenda
elaborar uma descrio mais sucinta
abordando detalhes a serem considerados.
6.1.2.
de uma
atividade ou sub--processo;
6.1.3.
Documentao Estendida
Conforme
onforme necessrio, cria uma variedade de atributos adicionais para cada
este
atributo
somente
ser
demonstrado
demonstrado
cas
caso
seja
utilizado
29
rea
de
texto:
armazena
aproximadamente
32.000
caracteres
apresenta textos
tex
longos com quebra de linhas.
Adotaremos este
e atributo como o campo ideal para inserir observaes, outras
consideraes
raes relevantes para um elemento,
elemento regras, check-lists,
check
produtos de
trabalho e competncias necessrias para executar uma atividade.
9.2.2.
Caixa
de
texto:
armazena
aproximadamente
32.000
caracteres
Nmero: armazena
armazena nmero. Deve ser definida uma faixa de mnimo e
mximo permitido.
permitido
Adotaremos este atributo como
com o campo ideal para indicar a durao de uma
atividade.
9.2.4.
9.2.6.
escolhidas, mas apenas uma das opes da lista pode ser selecionada;
9.2.7.
Opo
po de seleo nica (rdio): permite definir vrias opes a serem
escolhidas, mas apenas uma das opes de checagem pode ser selecionada;
9.2.8.
30
9.2.12. Table:
permite
construir
uma
tabela,
incluindo
qualquer
recurso
mencionado acima;
Adotaremos este atributo como o recurso ideal para demonstrar, de forma
matricial, as opes que compem uma
uma regra de negcio.
12.3.
Documentao Avanada
Define
ine o que ser mostrado no modo de Apresentao do Bizagi.
Bizagi
Neste manual de padronizao, sugere-se
sugere se o uso deste recurso apenas em nvel de
atividade dentro de um processo ou sub-processo,, para realizar a abertura de um
arquivo, uma imagem
m ou uma URL que tenha
ha alguma relao com a atividade em
questo.
10.
PUBLICAR OU EXPORTAR?
Em muitas situaes surge a dvida entre publicar ou exportar um processo que foi
modelado no Bizagi Modeler. Logo, existe uma distino muito grande entre as duas
opes, conforme ser descrito
escrito abaixo:
Publicar esta opo deve ser utilizada quando h o interesse em compartilhar com
toda a organizao e os clientes externos, o fluxo de trabalho,
trabalho bem como toda a
documentao inerente aos elementos que compem tal fluxo.
Exportar esta opo deve ser utilizada quando h o interesse em migrar o fluxo do
processo para outra ferramenta de modelagem como o Visio. Alm disso, possvel
exportar atributos customizados para serem reutilizados em outro Bizagi Modeler.
Por fim, possvel exportar o fluxo para um formato de imagem. Neste caso,
diferentemente da publicao, apenas o desenho do fluxo est sendo gerado, logo,
nenhuma documentao estar vinculada ao
ao arquivo de imagem.
11.
REGRAS DE PUBLICAO
Depois de concluda a modelagem e documentao
documenta de um processo,
processo pode haver a
necessidade de tornar todo este trabalho pblico.
Para isso, o Bizagi possui alguns recursos de publicao que viabilizam gerar toda a
modelagem e documentao em formato de texto editvel (DOC),
), em formato de texto
31
Publicao DOC/PDF
Etapa1
Na guia Publicar, selecione o boto correspondente
corresponde
ao formato que se deseja gerar
gera a
publicao.
Conforme ilustrao abaixo, primeiramente envie para a caixa da direita todos os
diagramas que se deseja publicar. Em seguida, usando as setas na vertical, organize os
diagramas para que sejam publicados conforme a ordem desejada. Por fim, clique no
boto Seguinte.
32
Etapa 2
ilustra abaixo, existe uma lista retrtil (combo)
Na prxima janela, conforme ilustrao
localizada na parte superior da janela. Neste campo esto contidos todos os diagramas
que sero publicados. Selecione um por vez e na parte inferior da janela, envie para a
caixa da direita todos os elementos que se deseja publicar do diagrama em questo.
Neste manual de padronizao, sugere-se
sugere se publicar apenas as atividades de cada
diagrama, uma vez que
ue a documentao dos fluxos
fluxo normalmente est associada s
atividades. Caso haja alguma documentao associada a algum
algum outro elemento, sugeresugere
se a publicao deste elemento tambm.
No caso do diagrama do macroprocesso, sugere-se
sugere se publicar todos os sub-processos.
sub
Caso exista a necessidade de publicar todos os elementos de todos os diagramas, basta
clicar no boto apontado
o no passo 3. Caso seja uma publicao personalizada onde nem
todos os elementos sero publicados, basta executar o passo 1 e passo 2 para cada
diagrama e por fim, clicar no boto Seguinte.
33
Etapa 3
Na janela seguinte, basta selecionar o modelo do documento
documento que ser gerado. Neste
manual de padronizao sugerimos a opo ModelerTemplate.dot. A partir de ento,
clique no boto Seguinte.
Etapa 4
Na ltima janela do passo--a-passo
passo para a publicao, selecione a orientao do papel
onde sero gerados os diagramas.
agramas. Neste manual sugerimos a orientao retrato. Por
fim, selecione o diretrio onde ser gerado o documento da publicao e clique no boto
Concluir.
Vale ressaltar que o resultado da publicao, tanto para DOC quanto para PDF, ser o
mesmo. O que diferencia neste caso apenas o formato do arquivo.
14.2.
Publicao Web
34
exportar,, uma vez que todos os elementos de todos os diagramas sero publicados.
A ltima etapa do trabalho de publicao para o formato Web solicita o diretrio onde
ser salva a pasta a ser publicada.
Informe o diretrio e por
or fim, basta clicar no boto Concluir para efetivar a publicao.
Conforme j mencionado anteriormente neste manual, o diretrio gerado aps a
concluso da publicao Web no poder ser alterado, uma vez que existe uma srie de
dependncias entre os objetos contidos nele.
12.
REGRAS DE EXPORTAO
13.
SIMULAO
Simulao uma ferramenta que avalia a execuo de um modelo, sob vrias
configuraes e baseado em um longo perodo de tempo real, para reduzir as chances
de falha diante das especificaes, eliminando gargalos imprevistos, prevendo sub ou
sobre utilizao de recursos (incluindo pessoas e dinheiro), alm de otimizar a
performance de aplicaes.
Simulao requer um claro objetivo para obter o mximo de esforo desejado. Esse
objetivo influencia fortemente o nvel de detalhes nos dados requeridos.
35
36
37
38
c. Nvel
vel 3 (Recurso) o terceiro nvel prev como o processo ser executado
com diferentes nveis de recurso, provendo uma estimativa confivel de como
o processo se comportar em operao. Vale ressaltar
essaltar que os recursos
podero ser pessoas, equipamentos, materiais, espaos para a execuo de
uma tarefa especfica, etc.
Dados solicitados: alm dos dados dos dois primeiros nveis, neste nvel
necessrio o cadastramento dos recursos e/ou papis: quantos
qu
estaro
disponveis e onde sero utilizados. Devido a incluso dos recursos, talvez o
tempo da atividade dever ser ajustado para representar o tempo de trabalho
atual. Atrasos devido a indisponibilidade de pessoal sero explicitamente
indicado. Os custos
ustos de cada recurso tambm so inseridos neste nvel.
Resultado: mostra o tempo de cada recurso gasto ocupado e ocioso bem como
o custo de cada recurso e do processo como um todo.
- Mostra sub ou sobre utilizao de recursos;
- Mostra o custo total dos recursos;
39
i.
40
41
42
43
16.5. Anlise
e What If
44
45