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Gestin de Proyectos

Alcance del proyecto


Curso 2014/2015

Escuela Tcnica Superior de Ingeniera Informtica


Universidad Politcnica de Valencia

ndice

Objetivos
Definicin del alcance del proyecto
Herramientas de definicin alcance

Objetivos

La finalidad principal consiste en familiarizar al alumno con los


procesos que intervienen en la declaracin del alcance de un
proyecto y promover el uso de herramientas relacionadas
Este propsito se traduce en los siguientes objetivos:
Proponer la elaboracin de un documento inicial de Declaracin de
Alcance para comprender sus principales componentes
Conocer diversas herramientas para definir dicho Alcance y plantear el
desglose de tareas que forman parte del proyecto abordado.
Poner en prctica el uso de dichas herramientas para elaborar los
diversos apartados de una EDT (Estructura de Desglose de Trabajo)

Alcance del proyecto


Abarca los procesos
necesarios para
garantizar que el
proyecto incluya
todo el trabajo
requerido para
completarlo con
xito

Fuente: PMBOK 2008


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Alcance del proyecto

Procesos que intervienen en la gestin del alcance

1. Recopilar
Requisitos

5.Controlar
el Alcance

4.Verificar
Alcance

2.Definir el
Alcance

3. Crear
EDT
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Declaracin del alcance

Para formular la declaracin del alcance se propone utilizar un


formato denominado Markdown (.md)
Se trata de un formato basado en un lenguaje de marcado que
permite mejorar la visualizacin/apariencia del texto plano
Para ello se utilizan ciertas reglas sintcticas sencillas en el texto
Encabezamiento: # Ttulo de primer nivel
Texto con nfasis: *nfasis* (convierte a cursiva)
Listas: * Un elemento * Otro elemento

En la siguiente url se puede encontrar la referencia completa:


http://daringfireball.net/projects/markdown/syntax

Declaracin del alcance

Para facilitar la elaboracin del documento de Declaracin del


Alcance se proporciona una muestra denominada
EjemploDeclaracionAlcance.md

En dicho ejemplo se incluyen los diversos apartados de la


Declaracin utilizando el formato Markdown:
El ttulo introductorio
# Ejemplo Declaracin alcance
> La declaracin de alcance constituye un documento que describe los
procesos necesarios
> para garantizar que el proyecto incluye el trabajo requerido para
completarlo con xito
> Para ello incluye una serie de apartados que se indican a
continuacin:

Declaracin del alcance

Algunos de los apartados restantes de la Declaracin de Alcance:


Misin del proyecto
## Misin del proyecto
> Define de forma amplia y general lo que se pretende conseguir gracias al proyecto
Ejemplo: La misin del proyecto es ofrecer a los estudiantes universitarios una
aplicacin para mvil que les facilite gestionar su cesta de la compra en
supermercados

Objetivos
## Objetivos generales y especficos
>El objetivo general equivale a la misin del proyecto, son conceptos prcticamente
equiparables
>Los objetivos especficos concretan y precisan el objetivo general de acuerdo a la
regla SMART
* Specific (Especfico)
Ejemplos:-Conseguir ms de mil descargas en el plazo de un ao tras el lanzamiento
de la aplicacin-Alcanzar un 80% de valoraciones positivas entre las opiniones de los
usuarios en las principales tiendas de aplicaciones (Play Store, App Store, etc.) en el
plazo de 6meses
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Declaracin del alcance

Respecto el apartado de Requisitos


Se puede llevar a cabo una definicin general
## Requisitos
> Son condiciones o especificaciones detalladas que debe
> cumplir el producto, servicio que esta previsto generar como resultado del proyecto
Ejemplos:
*La aplicacin debe poder sincronizarse con posibles aplicaciones de calendarios,
previamente instaladas
* La aplicacin debera permitir definir etiquetas y nombres personalizados para
ciertos alimentos, as como agregar nuevos alimentos, no incluidos en la lista
predefinida

O realizar un diferenciacin o clasificacin en casos de uso


Ejemplo: requisitos asociados al casos de uso del operador de emergencias
*La aplicacin facilitar el registro de una nueva emergencia a partir de una llamada
recibida

Declaracin del alcance

Editor online de formato Markdown: http://dillinger.io/

Formato
visual
Formato
fuente

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Declaracin del alcance

Ejercicio
Se trata de redactar un documento con la Declaracin del alcance
acerca del proyecto Gestor de Emergencia descrito en la anterior
actividad (Caso de Estudio)
El documento se elaborar en formato Markdown (.md) y se almacenar
en el repositorio Bitbucket propuesto
Dicho documento debe elaborarse de forma colaborativa entre los
componentes del equipo de forma que queden reflejadas las diferentes
versiones en el repositorio utilizado

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Herramientas de definicin de alcance del proyecto

En la gestin de proyectos tradicional se utilizan varias herramientas


para describir o definir el alcance de un proyecto:
Mediante documentos de texto como el ejemplo referido previamente,
planes, actas de constitucin o cartas (charter) de proyecto
Mediante estructuras de descomposicin como el mecanismo de EDT
que a continuacin se muestra

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Estructura de Desglose de Trabajo (EDT)

Definicin
La EDT consiste en una descomposicin jerrquica del trabajo a ser
ejecutado por el equipo del proyecto para alcanzar los objetivos del
proyecto y crear los entregables requeridos

Ventajas
Facilita los proceso de gestin tales como: estimacin, cronograma,
recursos, anlisis de riesgos y medicin del alcance
Presenta una descripcin clara de los entregables del proyecto y del
alcance
Es una representacin incremental del trabajo del proyecto

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Estructura de Desglose de Trabajo (EDT)

Niveles

Nivel 1: Objetivo del Proyecto

Nivel 2: Fases
Nivel 3: Entregables

Nivel 4: Paquete de Trabajo


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Estructura de Desglose de Trabajo (EDT)

Elaboracin de la EDT
Se puede construir partiendo de:
las fases del ciclo de vida, como una primer nivel de desglose, despus
entregables y en el siguiente nivel los paquetes de trabajo
de los entregables y se va detallando hasta los trabajos a realizar
subproyectos que pueden ser subcontratados

Algunos de los consejos para su elaboracin:

Nombrar el nodo inicial,


Desglosar entregables, o trabajos para obtenerlos,
Poner en torno a 7 2 en cada nivel
Los paquetes de trabajo son las hojas del rbol
Los paquetes de trabajo son necesarios?Son suficientes?
En algunos casos hay que posponer el desglose de ciertos subproyectos,
hasta que se clarifiquen
Esta tcnica se llama planificacin por oleadas

Tambin se sugiere la utilidad de numerar los distintos nodos

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Desglose de alto nivel

Un ejemplo de diagrama de EDT

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Desglose de alto nivel

Representacin en lista de la EDT

0.Proyecto Contabilidad.
1.0 Especificar necesidades.
1.0.0.Estudiar Sistema Actual.
1.0.1 Aadir Nuevas Caractersticas.
2.0 Analizar Contabilidad.
2.0.0 Estudiar Procesos.
2.0.1 Estudiar Datos.
3.0 Disear Aplicacin
3.0.0 Diseo B.D.
3. 0.1 Diseo Programas.
4.0 Codificacin.
4. 0.0 Construccin del esquema.
4.0.1 Codificacin de los Programas
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Desglose de alto nivel

Con el fin de realizar una primera aproximacin al diseo de la EDT


se propone utilizar la herramienta WBS Modeler
Se trata de un plugin que puede aadirse a la aplicacin MS Visio 2010
(orientada a la elaboracin de diversos tipos de diagramas) y cuya
principal ventaja es la posibilidad de exportar el diagrama generado al
formato de MS Project
Se puede descargar de la siguiente url junto con el manual de uso:
http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=26229

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Desglose de alto nivel

Uso de WS Modeler
Una vez abierta la aplicacin Visio 2010 se trata de seleccionar la
plantilla WBS Modeler tal como se observa en la imagen

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Desglose de alto nivel

Uso de WBS Modeler


Proceso de modelado
La unidad bsica es Element que puede aadirse al diagrama (parte
derecha de la pantalla) mediante un accin drag & drop sobre el
elemento de la plantilla (parte izquierda pantalla)
Una vez aadida una entidad Element puede asignarse un nombre y un
nmero de orden tal como se observa en la imagen

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Desglose de alto nivel

Uso de WBS Modeler


Proceso de modelado (II)
A partir de una entidad Element se pueden
realizar diversas acciones pulsando en los
controles de la esquina superior izquierda
Aadir nuevas entidades Element en un nivel
inferior (child elements)
Aadir nuevas entidades Element en un nivel
inferior (sibling elements)

Tambin pueden realizarse otras


operaciones mediante los controles situados
en la parte inferior derecha

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Desglose de alto nivel

Uso de WBS Modeler


Proceso de modelado (III)
Al aadirse nuevas entidades Element
de nivel inferior, estas pueden
introducirse en las lneas de un
recuadro de forma consecutiva
El resultado se observa en la imagen

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Desglose de alto nivel

Uso de WBS Modeler


Proceso de modelado (IV)
La informacin sobre la entidad
Element puede completarse pulsado
sobre dicha entidad y accediendo al
formulario mostrado en la imagen
A destacar los campos de numeracin
de cada entidad Element que
aparecen al principio del formulario
Tambin pueden incluirse otros tipos
de informacin:

Duracin
Recursos
Fechas asociadas
Entidades predecesoras

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Desglose de alto nivel

Uso de WBS Modeler


Proceso de exportacin
Una vez finalizado el diagrama este puede convertirse en diversos formatos
como el .mpp (MS Project) tal como se observa en la imagen

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Desglose de alto nivel

Ejercicio
Se trata de elaborar una EDT aplicada al caso de estudio a travs de
una diagrama de bloques limitado a los primeros niveles

Puede utilizarse la herramienta WS Modeler o cualquier otra


Se representarn al menos, tres niveles
No es necesario llegar a la estructura de paquetes de trabajo
Se debe entregar un documento con la imagen del diagrama obtenido y de
forma opcional una representacin en lista de la EDT
EDT Num.
1.0
1.1

Nombre
Planning
Plan Requirements

1.2

Plan Design

2.0
2.1

Implementation
Implement

Descripcin
The Planning activities container for the project
Contains all the work packages and activities for
requirements identification, review, approval, baseline
and maintenance
Contains all the work packages and activities for planning
the web site design based on the identified requirements
And so on
And so on

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Desglose de componentes

Una vez obtenida la EDT de alto nivel se pueden representar sus


componentes
Para cada componente o nodo de la EDT se puede utilizar una ficha que
describa la informacin asociada a dicho componente en el proyecto
Nmero:
1.0

Nombre:
Anlisis de requisitos

Predecesor

Descripcin:

Autor:
Jon Dep

Duracin /Esfuerzo:

Fecha inicio
estimada:
Fecha fin estimada:

Condiciones y Limitaciones

Recursos

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Desglose de componentes

En el ltimo nivel de la EDT tendremos los paquetes de trabajo


Se encarga de describir el detalle de trabajo a realizar en el proyecto
La lista de paquetes de trabajo permitir definir el diccionario de la
EDT
Por cada entrada del diccionario se establece:
Un identificador para cada paquete de trabajo (o actividad si se continua
desglosando)
Descripcin del trabajo, actividades asociadas
Responsable del trabajo
Objetivos
Requisitos funcionales a satisfacer
Requisitos tcnicos para realizar el paquete o tarea
Costes estimados, recursos necesarios,
Requisitos de calidad,
Criterios de aceptacin,
Referencias tcnicas,
Informacin de contacto
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Desglose de componentes

Ejemplo de especificacin de paquetes de trabajo


Nmero: 3.1.
Nombre: Diseo B.D.
Descripcin:
Se diseara la base de datos, partiendo del modelo entidad-relacin
propuesto en el anlisis y con el objetivo de tener un sistema funcionando
sobre DB2.

Objetivos:
Obtener un diseo bsico de la base de datos

Tareas:
Estructura de implementacin de la B.D.

Responsables:
Diseadores del sistema de informacin

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Desglose de componentes

Consideraciones adicionales
Un paquete de trabajo es un resultado; una regla bsica para determinar
el nivel ms bajo de la EDT es usar la regla 80/8, la cual especifica que
un paquete de trabajo no debe durar ms de 80 horas ni menos de 8
horas
El nivel del detalle del Paquete de Trabajo vara dependiendo del
tamao y complejidad del proyecto. Hay que tener cuidado con la
descomposicin excesiva o escasa. La experiencia te proporciona un
nivel de detalle correcto
Si se pueden estimar los costos y tiempos de las tareas, entonces son
Paquetes de Trabajo. De lo contrario, seguir descomponiendo

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Desglose de componentes

Otro ejemplo de diccionario de paquetes de trabajo


Diccionario de cada paquete de trabajo de de Trabajo (EDT)

Informacin General del


Paquete de Trabajo

Id:

<nmero> EDT #:

<Nmero del esquema>

Nombre del Paquete de <Escribir el nombre del paquete de trabajo>


Trabajo:
Descripcin:
<Indicar en que consiste el paquete de trabajo>
Entradas:
<Indicar cuales son los productos requeridos para iniciar>
Salidas:
<Indicar cuales son los productos al terminar>
Puntos de control:
<Indicar como verificar el avance>
Responsable (s):
<Nombre(s) apellido (s) 1 apellido (s) 2>
Recursos Materiales:
<Indicar cuales son los recursos materiales necesarios>
Sub-contrataciones:
<indicar si existe alguna subcontratacion>
Estimaciones del paquete de trabajo
Trabajo:
<Horas Hombre>
Costo Final:
<Escribir en la unidad cuantificacin>
Duracin:
<Cant. en dias,
meses...>
Fecha Inicio:
Fecha Finalizacin:
<dd/mm/aaaa>
<dd/mm/aaaa>

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Desglose de componentes

Definicin de actividades
Identificar las acciones especficas a realizar para producir los
entregables del proyecto
Partimos de los paquetes de trabajo y los desglosamos en las
actividades necesarias realizarlos
Relacin entre entregables, paquete de trabajo y actividades
Etapas

Entregables

Anlisis

Entregable-1
Entregable-2

Diseo

Entregable-5
Entregable-6

Paquetes de Trabajo

Actividades

PT-5-1
PT-5-2
PT-5-3

Actividad-5-1-1
Actividad-5-1-2
Actividad-5-1-3

Desarrollo

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Desglose de componentes

Ejercicio
Elaborar un diccionario de la EDT asociada al ejemplo de proyecto del
caso de estudio
Rellenar una ficha por cada paquete de trabajo indicando, como mnimo:

Identificador
Nmero
Nombre
Descripcin
Responsable
Coste temporal estimado
Recursos requeridos

De forma opcional se puede incluir la lista de actividades asociada a cada


paquete de trabajo

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