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PROPUESTA DE MEJORAMIENTO EN EL PROCESO FINANCIERO DE LA

FACTURA EN EL AREA DE DESPLAZAMIENTOS DE LA CORPORACIN


PARA EL DESARROLLO DE LA SEGURIDAD SOCIAL (CODESS).

DUVAN FERNEY TOLOZA BARRETO


(Cdigo: 68639)

UNIVERSIDAD INCCA DE COLOMBIA


FACULTAD DE INGENIERIAS
PROGRAMA DE INGENIERIA INDUSTRIAL

BOGOT D.C.
2015

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO EN EL PROCESO FINANCIERO DE LA


FACTURA EN EL AREA DE DESPLAZAMIENTOS DE LA CORPORACIN
PARA EL DESARROLLO DE LA SEGURIDAD SOCIAL (CODESS).

DUVAN FERNEY TOLOZA BARRETO

TRABAJO DE MONOGRAFIA PRESENTADO COMO REQUISITO PARA


OPTAR EL TITULO DE I
NGENIERIA INDUSTRIAL
ASESOR TECNICO:
ING. RAFAEL BORDA

UNIVERSIDAD INCCA DE COLOMBIA


FACULTAD DE INGENIERIAS
PROGRAMA DE INGENIERIA INDUSTRIAL

BOGOT D.C 2015

AGRADECIMENTOS
Primero que todo gracias a Dios por tantas bendiciones y por qu cada da estoy
bien de salud y as poder lograr realizar esta investigacin.
Tambin gracias a mis padres Jos Antonio Toloza y Antonia Barreto que me han
apoyado econmicamente y me ha formado como persona de bien y poder
realizarme profesionalmente sin dudad alguna que sin la ayuda de ellos no podra
realizarlo.
A mi hermana Nancy Liseth Toloza que me da las fuerzas para poderle ayudar a
futuro y que tambin logre sus estudios.
Por ultimo a mis amigos, compaeros, profesores y conocidos que han aportado
un granito de arena en mi vida.

Nota De Aceptacin

Firma Del Director Del Programa

Firma del jurado

Firma del jurado

ndice de Contenido
PROBLEMA DE INVESTIGACION............................................................................5
TITULO...................................................................................................................5
DESCRIPCION DEL PROBLEMA.........................................................................5
FORMULACIN DEL PROBLEMA........................................................................6
INTRODUCCION.....................................................................................................10
JUSTIFICACIN......................................................................................................10
OBJETIVOS.........................................................................................................10
OBJETIVO GENERAL..........................................................................................10
OBJETIVOS ESPECIFICOS................................................................................10
MARCO DE REFERENCIA.....................................................................................10
MARCO TERICO...............................................................................................10
TIPO DE INVESTIGACIN.....................................................................................10

ndice de Tablas
Tabla 1. Movilizacin a Terminales............................................................................7
Tabla 2. Movilizacin Aeropuertos.............................................................................8
Tabla 3. Tipo de Alojamiento......................................................................................9
Tabla 4. Tipo de Manutencin..................................................................................10
Tabla 5. Otros Gastos..............................................................................................10

PROBLEMA DE INVESTIGACION
TITULO
PROPUESTA DE MEJORAMIENTO EN EL PROCESO FINANCIERO DE LA
FACTURA EN EL AREA DE DESPLAZAMIENTOS DE LA CORPORACIN PARA
EL DESARROLLO DE LA SEGURIDAD SOCIAL (CODESS).
DESCRIPCION DEL PROBLEMA
La Cooperacin Para el Desarrollo de la Seguridad Social (CODESS), es una
organizacin dedicada a la seguridad y proteccin social en Colombia donde
presta una serie de servicios asociadas a grandes compaas como Positiva
Compaa de Seguros, Compensar, Liberty Seguros y SaludCoop, pero este
trabajo de investigacin va encaminado a un rea especfica llamada
desplazamientos del proyecto PyP Positiva (prevencin y promocin Positiva) que
es la encargada de brindar apoyo a los colaboradores del Consorcio Codess
Compensar Salud Ocupacional que es la unin con la entidad Compensar para
llevar a cabo la realizacin de actividades y prestacin del servicio al cliente.
Es donde el rea desplazamientos requiere financiamiento para que los
colaboradores que se desplazan al un lugar de destino diferente al lugar residente,
para llevar a cabo una serie de actividades y responsabilidades asignadas en las
empresas clientes vinculadas en la Compaa de Seguros Positiva en la
prestacin del servicio ARL.
Para financiar los desplazamientos se necesitan unos recursos que deben estar
soportados por la factura que se debe dar entrega al finalizar la planeacin del
mes, esta factura debe tener todos los gastos soportados que se utilizaron para
realizar el desplazamiento, pero existen variable que influyen en la entrega
inmediata que se debe hacer los primeros das de haber finalizado el mes de
planeacin donde lo ms ptimo y eficiente seria dar la entrega en menor tiempo
posible, ya que historial de meses anteriores la entrega a tardado mayor tiempo
de lo establecido, es ah donde existen variables influyentes que dependen de la
entrega de ejecucin de las actividades realizadas por parte del colaborador ya
que estas deben estar completamente soportadas con actas, listas, evaluaciones,
pasabordos y otros adjuntos de acuerdo a la actividad ejecutada, es ah donde la
culminacin de parte del colaborador con la entrega a tiempo de la documentacin
y que esta soporte los gastos desembolsados no es la ms eficiente, ya que
surgen muchas variables que afectan el trmite de parte del colaborador.

FORMULACIN DEL PROBLEMA


El rea desplazamientos necesita mejorar la entrega a tiempo la factura de los
gastos de los desplazamiento agendados y ejecutados en el mes para justificar
dichos gastos a interventora y as determinar de manera eficiente los costos que
se financian para todos los colaboradores que realizan desplazamientos?

RESUMEN
Todas estas actividades a realizar estn reguladas en una agenda mensual que va
direccionada a un software que es un aplicativo llamado CRONOSS, este
aplicativo agenda todas las actividades que se van a desarrollar durante el mes en
cada empresa a nivel nacional pero orientadas por cada regional, que se
componen de la siguiente manera regional Bogot, Centro, Norte, Occidente,
Oriente y Sur Occidente, cada regional menos Bogot se compone con diferentes
departamentos, Cundinamarca, Meta, Boyac, Amazonas, Guaviare y San Andrs
y providencia, constituyen a la regional Centro, Atlntico, La Guajira, Bolvar,
Magdalena, Crdoba y Cesar componen a la regional Norte, Tolima, Huila, Caldas,
Quindo, Risaralda y Medelln constituyen a la regional Occidente, Norte de
Santander, Santander, Arauca, Casanare, Vichada, Guaina Y Vaups componen a
la regional Oriente y por ultimo Valle del cauca, Nario, Cauca, Putumayo y
Caquet representan a la regional Sur Occidente. Despus de que los
colaboradores tengan agendadas todas sus actividades dentro de una planeacin
empiezan a crear una solicitud en el aplicativo CRONOSS que es asignar
actividades a cada empresa, crear el desplazamiento desde su lugar de origen
hasta un lugar de destino diferente al lugar de residencia, asignar gastos como
Movilizacin Terminales, Movilizacin Intermunicipal si el desplazamiento es por
va terrestre si es por va area la Movilizacin Aeropuerto el valor del TKT va
incluido por la corporacin es decir este gasto va hacer pagado directamente a la
agencia de viaje el colaborador no tendr que hacer ningn trmite de pago,
Manutencin que es la alimentacin en el lugar de destino y va por horas de
ejecucin de la actividad entonces hay Manutencin hasta 4 horas de ejecucin,
Manutencin hasta 8 horas de ejecucin y Manutencin hasta un da es decir si
pernoto ms de un da en el lugar de destino, cuando sucede esto va incluido el
Alojamiento que corresponde por tipo de destino si son destinos Petroleros ,
ciudades capitales, es de tipo 1 mientras si son municipios principales o lugares de
alta frecuencia de turistas es de tipo 2 y si son lugares no tan reconocidos o muy
pequeos la tarifa es de tipo 3. Tambin hay gastos si son lugares muy apartados
como fincas, veredas o corregimientos que la mayora son empresas del sector
Bananero, Minas, INPEC y Granjas o empresas de agricultura. Todos estos gastos
estn determinados por unas tarifas.
Tabla 1. Movilizacin a Terminales1

1 Gestin Administrativa y Financiera. Manual de Desplazamientos. [En lnea]. versin 7, Bogot


D.C, 01 de Septiembre del 2015. [Citado 16-noviembre-2015]. Informacin Reservada por la
empresa: www.codess.org.co.

$ 10.000

GASTOS DE
MOVILIZACI
N
TERMINALE
S
TERRESTRES (incluyen
MONTERIA

ANSERMA

$ 10.000

NEIVA

$ 10.000

ARAUCA

$ 10.000

OCAA

$ 10.000

ARMENIA

$ 10.000

PAIPA

$ 10.000

BARRANCABERMEJA

$ 10.000

BARRANQUILLA

$ 20.000

PASTO

$ 10.000

BOGOTA

$ 20.000

PEREIRA

$ 10.000

BUCARAMANGA

$ 10.000

PITALITO

$ 10.000

BUENAVENTURA

$ 10.000

POPAYAN

$ 10.000

CALI

$ 10.000

QUIBDO

$ 10.000

CARTAGENA

$ 20.000

RIOHACHA

$ 10.000

CHIQUINQUIRA

$ 10.000

SAHAGUN

$ 10.000

CUCUTA

$ 10.000

SAN GIL

$ 10.000

DUITAMA

$ 10.000

SANTA MARTA

$ 10.000

FLORENCIA

$ 10.000

SINCELEJO

$ 10.000

FUSAGASUGA

$ 10.000

SOCORRO

$ 10.000

GIRARDOT

$ 10.000

SOGAMOSO

$ 10.000

IBAGUE

$ 10.000

TULUA

$ 10.000

LORICA

$ 10.000

TUNJA

$ 10.000

MAICAO

$ 10.000

VALLEDUPAR

$ 10.000

MONTELIBANO

$ 10.000

VILLAVICENCIO

$ 10.000

MANIZALES

$ 10.000

MEDELLIN

$ 10.000

GASTOS DE
MOVILIZACIN
TERMINALES
TERRESTRES
(incluyen
ida y
AGUACHICA

VALORES
EN
PESOS

10

PAMPLONA

YOPAL

VALORES
EN
PESOS
$ 10.000

$ 10.000

$ 10.000

Tabla 2. Movilizacin Aeropuertos2

GASTOS DE MOVILIZACIN
AEROPUERTOS
(incluyen ida y regreso)
APARTADO

GASTOS DE
MOVILIZACIN
AEROPUERTO
S
(incluyenMITU
ida y regreso)

VALOR
ES EN
PESOS
$ 25.000

ARAUCA

$ 25.000

ARMENIA

VALOR
ES EN
PESOS
$ 25.000
$ 25.000

$ 25.000

MOCOA - VILLA
GARZON
MOCOA - PUERTO ASIS

BAGRE

$ 25.000

MONTERIA

$ 45.000

BARRANQUILLA

$ 45.000

NEIVA

$ 25.000

BARRANCABERMEJA

$ 25.000

PASTO

$ 60.000

BOGOTA

$ 45.000

PEREIRA

$ 25.000

BUCARAMANGA

$ 60.000

POPAYAN

$ 25.000

BUENAVENTURA

$ 25.000

PUERTO ASIS

$ 25.000

CALI

$ 80.000

PUERTO CARREO

$ 25.000

CARTAGENA

$ 35.000

PUERTO INIRIDA

$ 25.000

CUCUTA

$ 35.000

QUIBDO

$ 35.000

COROZAL

$ 25.000

RIOHACHA

$ 25.000

FLORENCIA

$ 25.000

SAN ANDRES

$ 25.000

IBAGUE

$ 25.000

SANTA MARTA

$ 35.000

LETICIA

$ 25.000

TUMACO

$ 25.000

MANIZALES

$ 25.000

VALLEDUPAR

$ 25.000

MEDELLIN - OLAYA
HERRERA
MEDELLIN - RIONEGRO

$ 25.000

VILLAVICENCIO

$ 25.000

$ 95.000

YOPAL

$ 25.000

$ 25.000

2 Gestin Administrativa y Financiera. Manual de Desplazamientos. [En lnea].


versin 7, Bogot D.C, 01 de Septiembre del 2015. [Citado 16-noviembre-2015].
Informacin Reservada por la empresa: www.codess.org.co.
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Tabla 3. Tipo de Alojamiento3


TIPO DE
ALOJAMIEN
TO
Alojamiento Tipo
1
Alojamiento Tipo
2
Alojamiento Tipo
3

VALOR
$ 140.000
$ 80.000
$ 40.000

Tabla 4. Tipo de Manutencin4


MANUTENCI
N

Unidade
s
de
clculo *
1

CRITER
IO
Da completo con alojamiento
Permanece menos de un da o hasta 8 horas

0.5

Permanece hasta 4 horas

0.25

VALO
R
$
50.000
$
25.000
$
12.500

Tabla 5. Otros Gastos5

SECT
OR

VALOR
ida y regreso

EMPRE
SA

3 Gestin Administrativa y Financiera. Manual de Desplazamientos. [En lnea]. versin 7, Bogot


D.C, 01 de Septiembre del 2015. [Citado 16-noviembre-2015]. Informacin Reservada por la
empresa: www.codess.org.co.

4 Gestin Administrativa y Financiera. Manual de Desplazamientos. [En lnea]. versin 7, Bogot


D.C, 01 de Septiembre del 2015. [Citado 16-noviembre-2015]. Informacin Reservada por la
empresa: www.codess.org.co.

5 Gestin Administrativa y Financiera. Manual de Desplazamientos. [En lnea]. versin 7, Bogot


D.C, 01 de Septiembre del 2015. [Citado 16-noviembre-2015]. Informacin Reservada por la
empresa: www.codess.org.co.

12

INPEC

EPMSC SANTA ROSA


DE VITERBO

SECT
OR

EMPRE
SA

MINAS

SECT
OR
ZONA
BANANERA/FINC
AS

SOCIEDAD
LOS
LTDA

VALOR
ida y regreso

MINERA
AMIGOS

EMPRE
SA
BANANERAS

$ 20.000

FUEGO
VERDE SA

13

$ 40.000

VALOR
IDA Y
REGRESO
$ 50.000

INTRODUCCION

14

JUSTIFICACIN

15

OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Identificar los factores influyentes que intervienen en la planeacin de agenda de
las actividades, para disear y proponer un plan de mejoramiento que permita
optimizar los tiempos de entrega en el trmite de la factura dando mayor facilidad
para procedimientos en las actividades de revisin y cumplir con la entrega
oportuna a interventora.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Identificar y seleccionar las principales variables que influyen en el proceso
de los desplazamientos.
Definir y desarrollar estrategias de cambios, que orienten al mejoramiento
de entrega de la factura.
Evaluar el costo de implementar la propuesta de mejoramiento y si es
viable.
Implementar polticas de incumplimiento y ejecutarlas.
Realizar encuestas a nivel interno como empleados y colaboradores, para
identificar las necesidades que se tienen actualmente en el proceso de
entrega de la factura.

16

MARCO DE REFERENCIA
MARCO TERICO

17

TIPO DE INVESTIGACIN

18

RESULTADOS

19

GLOSARIO

20

BIBLIOGRAFIA
(n.d.).
Gestin Administrativa y Financiera. Manual de Desplazamientos. [En lnea].
versin 7, Bogot D.C, 01 de Septiembre del 2015. [Citado 16-noviembre2015]. Informacin Reservada por la empresa: www.codess.org.co. (n.d.).

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