PROPUESTA AUDITORÍA DE SISTEMAS

Ingeniería de Sistemas, IX semestre
Rodriguez Cifuentes Donovan Camilo - 161211228
Vásquez Rodríguez Joan Sebastian - 161211238
Empresa a Auditar: Universidad de Cundinamarca
Departamento de Educación Virtual a Distancia.

sede

Fusagasugá,

Descripción
El departamento de educación virtual a distancia de la Universidad de
Cundinamarca sede Fusagasugá se encarga de gestionar todos los aspectos
relacionados con los cursos virtuales: administración de aulas virtuales, registro de
estudiantes a los cursos y capacitación de docentes en el uso de las herramientas
web (foros, salas de discusión, control de actividades, subida de materiales de
apoyo, videoconferencias, etc). Es un trabajo coordinado que compromete el uso de
sistemas de información, bases de datos, redes informáticas y conocimiento del
escenario académico universitario así como del uso de recursos tecnológicos
generales para administrar los distintos servicios que ofrecen, pero que aún
implementan etapas manuales y no están exentos de fallas u otros problemas en el
ámbito informático, que pueden afectar el desarrollo de las actividades académicas
dependientes de su óptimo funcionamiento.
Formulación del problema
¿Qué recomendaciones podrían ser aplicadas como planes de contingencia o para
corregir los errores de funcionamiento actuales, optimizar procesos y prevenir
posibles fallos futuros en los servicios informáticos que provee el Departamento de
Educación Virtual a Distancia en la Universidad de Cundinamarca sede
Fusagasuga?
Objetivo general
Detectar posibles fallos o irregularidades de seguridad, comunicaciones,
operaciones o hardware mediante una auditoría informática al Departamento
de Educación Virtual a Distancia en la Universidad de Cundinamarca sede
Fusagasuga y generar algunas recomendaciones pertinentes.
Objetivos Específicos
● Investigar antecedentes de fallos que hayan llevado a la suspensión
total o parcial del servicio de aulas virtuales.
● Identificar errores de naturaleza técnica, de software u operativa que
puedan afectar la ejecución efectiva de tareas y procesos.
● Proveer de recomendaciones frente a problemas detectados, fallos
potenciales o procesos que resulten poco óptimos.
PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA
1.

Identificación del origen de la auditoría

A continuación se describe bajo qué condiciones se presenta la auditoría informática para el departamento de educación virtual a distancia. accesibilidad e integridad de los datos.2.1.1. procesamiento.1.1.1. 1. 2. Riesgos y contingencias del personal informático El nivel de capacitación del personal con respecto a la labor que desempeñan y al cargo asignado.1.4. observaciones y realimentación provistas por los usuarios con respecto a posibles escenarios de fallo que hayan experimentado durante la utilización del servicio informático de aulas virtuales.5. así como el recurso de seguridad que deben existir para proteger la información.3.1. Riesgos y contingencias de software Observación de carácter crítico a las soluciones de software utilizadas (sistemas operativos. haciendo énfasis en el licenciamiento de las versiones. la accesibilidad que tienen los empleados al hardware y cómo estos influyen en el funcionamientos de los procesos. lenguajes de programación o herramientas informáticas específicas) y verificación del estado de las mismas. buscando identificar posibles riesgos derivados de la administración. Por riesgos y contingencias informáticas Al estudiar los casos de contingencias que han afectado el funcionamiento de los servicios ofrecidos por el Departamento de Educación Virtual a Distancia en la Universidad de Cundinamarca sede Fusagasuga (aulas virtuales) se deben identificar procesos o componentes que representen algún tipo de riesgo para su adecuado funcionamiento. servicios o procesamiento de datos que lleguen a comprometer la funcionalidad operativa del sistema informático en general. Riesgos y contingencias operativas Evaluación de posibles fallos de carácter lógico derivados de programas. 1. 1. 1. Riesgos y contingencias físicas Estudio de posibles riesgos relacionados con planta y equipo del Departamento de Educación Virtual a Distancia. Visita funcionarios preliminar de arranque / contacto con . por este motivo se deben considerar los siguientes aspectos: 1. Riesgos y contingencias en las bases de datos Seguimiento minucioso sobre el manejo de la base de datos utilizada por el departamento. Visita preliminar al área que será evaluada 2.1. 1.

Objetivo general Detectar posibles fallos o irregularidades de seguridad.2. 4. 2. docentes y otros miembros de la universidad. se encuentra interesada en apoyar el proceso de auditoría y actuará como facilitadora de información relacionada con el estado real del área de trabajo. ● Identificar errores de naturaleza técnica. ● Herramientas tecnológicas para revisar software y hardware. ● Escenario para auditar. De forma preliminar se identifica que la principal problemática viene determinada por los tiempos para procesar información proveniente de fuentes o bases de datos externas.Dentro del Departamento de Educación Virtual a Distancia en la Universidad de Cundinamarca sede Fusagasugá se cuenta con el apoyo directo de uno de los funcionarios. esta persona es egresada de la universidad.1. 3. 3. de software u operativa que puedan afectar la ejecución efectiva de tareas y procesos. operaciones o hardware mediante una auditoría informática al Departamento de Educación Virtual a Distancia en la Universidad de Cundinamarca sede Fusagasugá y en base a los resultados formular recomendaciones pertinentes. fallos potenciales o procesos que resulten poco óptimos. Objetivos establecidos de la auditoría 3. 2.2. Además se lleva a cabo un acercamiento a los otros miembros del equipo de trabajo para saber cómo reaccionan ante la presencia de auditores. así como los mecanismos de automatización utilizados para el ingreso de registros de estudiantes. será difícil que nos dejen acceder en totalidad a sus bases de datos por los términos de privacidad de la información con la que cuentan las empresas pero nos permitirán acceder hasta cierto nivel en sus bases de datos. Identificación de la problemática preliminar De forma preliminar se identifica que la principal problemática viene determinada por el manejo de información acerca de estudiantes. ● Proveer de recomendaciones frente a problemas detectados. ● Equipos para realizar el documento de la auditoría. cursos o actividades. Puntos que serán evaluados en la auditoría . comunicaciones. Recursos y personal para realizar la auditoría ● 2 auditores. Objetivos específicos ● Investigar antecedentes de fallos que hayan llevado a la suspensión total o parcial del servicio de aulas virtuales.3.

además verificar si el cumplimiento de las actividades se realiza en los tiempos establecidos. Evaluación de componentes equipos. como por ejemplo sistemas de comunicación internos o externos. 4. Evaluación de otros recursos informáticos En esta seccion sera explorada la existencia de otros recursos informáticos que influyan en la coordinación del equipo de trabajo del DEVD durante el desarrollo de actividades. para verificar si satisface las necesidades del personal quien los usa para cumplir con los objetivos y actividades preestablecidos. licenciamiento y utilización.5. se verificará si los equipos de cómputo.6. Evaluación del software Consiste en evaluar el software (sistema operativo. 4. 4. disponibilidad. Evaluación de la información y las bases de datos En este aspecto será evaluado el nivel y tipo de protección que se le da a la información y además de su acceso.1. sistemas multimedia entre otros que luego serán evaluados para verificar su necesidad durante los procesos que se llevan a cabo al interior del DEVD.4. programas y demás software institucional) usado en el Departamento de Educación Virtual a Distancia. se evalúan capacidad.Ya que el origen de la auditoría busca realizar un análisis de los riesgos y contingencias del Departamento de Educación Virtual a Distancia en la Universidad de Cundinamarca sede Fusagasugá se debe realizar una evaluación en general de: 4.3. 4. seguridad. Evaluación del hardware En cuanto a hardware. veracidad y aprovechamiento del sistema de almacenamiento de la base de datos que usan en el DEVD. 4. sistemas Evaluación de los recursos humanos del área de Evaluaremos específicamente si el personal que se encuentra trabajando en el Departamento de Educación Virtual a Distancia esta bien capacitado para asumir el cargo y la responsabilidad que este amerita. prácticas utilizadas para acceder a los datos y mecanismos para preservar la integridad de las fuentes originales. periféricos y demás elementos tecnológicos son adecuados para la carga de procesamiento de información a la que se encuentran sometidos y si de igual manera soporta funciones de mantenimiento o respaldo de la información que deben ser ejecutadas periódicamente.2. instalaciones y demás . Se examinan tiempos de respuesta.

3.2. A partir de este punto se procederá a realizar una evaluación integral que determine las posible falencias encontradas durante el proceso y en base a estas elaborar un reconocimiento del estado real del DEVD como conclusión de la auditoría. desde su perfil profesional hasta cómo interactúan con su ambiente de trabajo. 5. La tercera etapa consistirá en evaluar el estado del software utilizado y otros recursos informáticos. cambios o estrategias que podrían ser implementadas para mejorar su funcionamiento de resultar pertinente. descritos en el punto anterior y además se . pero en este apartado evaluaremos las instalaciones y el entorno en las que se encuentra el personal del DEVD. programas y presupuestos para realizar la auditoría Elaboración el documento formal de los planes de trabajo para la auditoría en donde se contemplan las etapas. Plan de auditoría A continuación se detallan las acciones a realizar durante el proceso de recolección de datos a lo largo de los distintos componentes que integran el escenario global de la presente auditoría de sistemas. así como formular recomendaciones. Posteriormente durante la realización de visitas se observará minuciosamente el estado de los componentes de hardware. actividades.1.Ya en este punto habremos evaluado casi todos los aspectos esenciales que pueden ser evaluados en una auditoría de sistemas. auditoría Delimitación de estrategias para el desarrollo de la El acercamiento inicial se hará a través de encuestas para obtener información acerca de las personas que laboran en el DEVD. eventos. sede Fusagasuga Área auditada: Departamento de Educación Virtual a Distancia (DEVD) Auditores: Donovan Camilo Rodriguez Cifuentes Joan Sebastian Vasquez Rodriguez Periodo: 11 de Agosto al 17 de Noviembre del 2015 Plan de auditoría de sistemas informáticos para el departamento de educación virtual a distancia 5. Elaborar planes. 5. la infraestructura de la red y las condiciones para su mantenimiento. para verificar si satisfacen con las necesidades de un equipo de trabajo y si cumple con los estándares actuales para un buen ambiente laboral en este tipo de sectores (informático). mecanismos de recolección de datos y el presupuesto estimado para los recursos que se destinarán para el desarrollo de la auditoría. 5. Carátula de identificación del plan de auditoría Empresa: Universidad de Cundinamarca.

todas a llevar a cabo dentro del periodo de tiempo disponible. brindando orientación al equipo de auditores. Para complementar el plan de auditoría se anexa la siguiente tabla que representa el cronograma de trabajo con una serie de actividades. procesos y el tipo de documentación que se utilizará como apoyo para cada actividad.definen algunas herramientas. El acompañante académico se refiere al docente que asesora y evalúa el proceso de auditoría debido a su conocimiento del área. . instrumentos. a las cuales se les ha asignado una carga en semanas y que cuentan con uno o más responsables.

medidas de seguridad para preservar la integridad del servidor de bases de datos. Realizar las acciones programadas para la auditoría Las actividades que se llevarán a cabo corresponden a las propuestas en el cronograma elaborado durante la etapa de planeación dentro de los tiempos asignados previamente. en donde. Para la recolección de información del grupo de trabajo en el departamento a estudiar se diseñó. Las observaciones en esta etapa se apoyarán en la norma para cableado estructurado para redes de área local y conexiones inalámbricas. puntos de acceso. desarrolló e implementó una encuesta que consta de dos secciones. qué estrategias utilizan a la hora de trazarse objetivos grupales y si implementan o no alguna metodología de trabajo. A partir de la culminación de la etapa de entrevistas se articula el segundo punto del cronograma: auditar los sistemas de cómputo del departamento. distancias de acuerdo a la norma ANSI EIA 606 e ISO 11801. asignar un peso o valor a las actividades realizadas (reflejado principalmente en la asignación de recursos incluyendo el tiempo) y recopilar evidencias para la auditoría. etc. una vez descartadas o identificadas desviaciones en los sistemas computacionales. test de rendimiento. mediante la aplicación de cuestionarios y entrevistas informales durante los espacios dispuestos para ello (las dos primeras semanas del mes de octubre de 2015). 2.EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA En la segunda etapa de la auditoría se procede a aplicar las actividades planificadas durante la fase inicial: utilizar instrumentos de medición en la recolección de información. cableado. distribución de terminales o clientes. el primer ejercicio consiste en auditar el personal informático a través de la evaluación del perfil profesional de las personas que laboran en el DEVD. Para dicha etapa se evaluarán las especificaciones del hardware y se efectuarán pruebas técnicas que permitan evaluar la capacidad de procesamiento de dichos equipos con respecto a la cantidad de información que se recibe en el DEVD (pruebas de tráfico de datos. Para el caso puntual de nuestra auditoría. 1. Identificar y documentar las situaciones encontradas . La etapa anterior sirve como preámbulo a la tercera etapa de actividades de la auditoría. la primera busca recolectar información acerca de la formación del personal y algunos procesos que se deben llevar a cabo dentro del departamento. El formato utilizado ha sido especialmente construido y refinado para recoger información tanto de las competencias individuales/formación académica como del comportamiento en conjunto de los profesionales: conocer cómo operan siendo elementos dentro de un equipo. y la segunda parte busca recolectar información sobre las reacciones y acciones que tomaría el personal en base a alguna situación que se les presente durante su proceso laboral. test de estabilidad). se procederá a evaluar la estructura física de la red local: calidad de las conexiones entre dispositivos.

¿Cual es su principal función dentro de su equipo de trabajo? Se agregó esta pregunta a la encuesta para relacionarla con las dos anteriores para saber si los encuestados están bien preparados para afrontar las funciones que se le asignan dentro del departamento. técnico. En todas las encuestas se evidencia que adicional al título de pregrado. ¿Cuales son los programas que suele usar durante el desarrollo de sus actividades laborales? Al igual que en la anterior pregunta. En la mayoría de los encuestados. Al parecer el equipo de trabajo está bien conformado ya que cuenta con una especialista en educación superior con énfasis en TIC. esta es una buena combinación para lograr la función principal del Departamento de Educación Virtual a Distancia. la cual dice que su principal función es coordinar pero no especifica nada más. la información que se quiere recopilar es el software que utilizan durante el desarrollo de sus actividades para priorizar la auditoría en dichos programas. la mayoría contestó que su principal elemento de trabajo. .Se realizó un análisis que sintetiza la postura general para cada una de las respuestas proporcionadas por los trabajadores frente al cuestionario: Preguntas aptitudinales ¿Cual es su profesión o título de pregrado? Inicialmente se realiza esta pregunta para determinar si el encuestado es profesional. ya que pueden usar la tecnología para aplicar los conocimientos en pedagogía de una forma agradable y llamativa a los usuarios. 2 diseñadores gráficos y los demás integrantes son ingenieros de sistemas. sus funciones están acordes a los estudios que han realizado aunque existe una excepción con uno de los diseñadores gráficos. a excepción de los celulares como elemento de comunicación. los encuestados cuentan con otros títulos de peso o estudios complementarios certificados que los hace aún más aptos para el cargo. ¿Cuáles recursos tecnológicos suele usar durante el desarrollo de sus actividades laborales? Lo que se busca con esta interrogante es determinar qué tecnologías (dispositivos) usan los encuestados para el desarrollo de sus actividades y el cumplimiento de sus objetivos para darle prioridad a esos elementos durante la auditoría. es el equipo al que ha sido asignado entre otros. ¿En relación al área en que trabaja ¿que otros títulos ha adquirido? Esta es una pregunta que se realizó para complementar la información recolectada en el punto anterior. Aunque varios agregaron programas al responder esta pregunta (que serán requeridos en la siguiente pregunta). puesto que muchas veces las personas no solo tienen un título de pregrado sino que cuentan con otros estudios que fortalecen su hoja de vida y su estancia en el cargo al cual ha sido asignado. tecnólogo o tiene algún otro tipo de certificación que lo acredite para ocupar el cargo en el que está. así que el principal elemento que auditamos serán los equipo que usan para desarrollar su actividad laboral. que no fueron comunes entre todos. funciones y área en la que se desempeñan.

La mayoría de los encuestados piensa que la mejor forma de afrontar una situación difícil es aceptar el error. busca identificar qué reacción obtendremos del grupo de trabajo con nuestra presencia. Y pues en caso especial para los diseñadores. Preguntas actitudinales ¿Experimenta algún tipo de sensación ante la presencia de personal ajeno a su equipo de trabajo durante sus actividades laborales? ¿Que tipo de sensaciones? La primera pregunta de la sección actitudinal. Todos aseguran que la Oficina de Dirección de Sistemas y Tecnología. la suite de Adobe y de Corel Draw. Cuando existe alguna irregularidad dentro de lo que se le ha encargado y de lo cual usted es el responsable ¿cuál es su reacción y su accionar? Esta pregunta busca obtener información acerca de lo que harían los encuestados frente a situaciones difíciles y las cuales se suma la presión de tener la responsabilidad del suceso. se evidencio que existe un protocolo antes de instalar algún programa diferente a los que están en los equipos. Este puede ser un factor de riesgo. ¿Realizan dentro de su área de trabajo mantenimientos preventivos? ¿cada cuanto los realizan? Principalmente es para saber si tal vez. que es diferente al de los equipos de hogar. puesto que están duplicando el tiempo recomendado entre mantenimiento y mantenimiento. reflexionar sobre la situación y actuar sobre lo sucedido. que será básicamente de carácter opcional. Skype y Whatsapp. como por ejemplo el correo electrónico. lo cual no sucede con nosotros porque dentro del equipo de trabajo existen personas con las cuales ya hemos tenido la posibilidad de trabajar en ocasiones anteriores. intentando no perturbarlos y salir rápido de su área de trabajo. realizan el mantenimiento semestralmente aunque solo uno de los ingenieros de sistemas afirma que le realiza mantenimiento a su equipo mensualmente. . en caso de que exista alguna emergencia y alguno de estos falle. eso sí. aunque no es un tiempo exagerado para realizar los mantenimientos.Dentro de la mayoría de los encuestados predomina el uso del paquete ofimático de Microsoft sin importar la versión. los fallos o daños de los equipos se deben a la falta de mantenimiento que se recomienda para los equipos en áreas laborales. como estudiantes o docentes. La mayoría de respuestas especifican que no sienten ningún tipo de sensación con nuestra presencia y que por el contrario existe una sensación de asertividad y receptividad por lo que sus cargos los acostumbran a atender todo tipo de personas. ya que muchas personas no están muy familiarizadas con este tipo de términos y no sabrían qué responder objetivamente. sin dejar de lado la precaución con los extraños. Encontramos que usan programas de tipo libre y propietario pero que al ser la universidad una empresa establecida. ¿Esos programas son de carácter propietario? ¿cuales están licenciados? Esta fue una pregunta complementaria a la anterior. además del uso de una gran variedad de aplicaciones y programas para variar los canales de comunicación. los programas propietarios están licenciados adecuadamente y durante las visitas al Departamento de Educación Virtual a Distancia. con la cual determinaremos si podemos trabajar tranquilamente en un buen ambiente o debemos trabajar.

Existen algunas normas de convivencia que prohíben y previenen este tipo de inconvenientes. gestionando objetivos adecuados para el contexto y respondiendo con resultados óptimos. ya que si no se está atento a los pequeños detalles puede que los errores se vuelvan más grandes de lo que deberían ser. se realiza de forma repetitiva durante todo el horario laboral. una buena cara de los funcionarios de la universidad y además. ¿Es usted de las personas que aunque todo esté funcionando bien. no obstante se pudieron identificar las siguientes falencias: Debido a que el espacio físico de trabajo se encuentra integrado dentro de una institución más grande. siempre esta atento de los pequeños detalles que pueden afectar dicho funcionamiento? Con esta interrogante se busca determinar el nivel personal de prevención y atención a los fallos que tienen los encuestados.escogiendo a criterio personal la mejor solución. muestran una empatía entre ellos y los externos. no se toman medidas serias al respecto por parte de los superiores. para tomar algunas otras anotaciones del talento humano que se nos pudieran escapar en la encuesta o que solo pueden ser visibles durante la observación. El uso inadecuado de tecnologías de comunicación. depende mucho de su trabajo y define mucho la calidad del trabajo que ellos realizan. para poder desarrollar las labores que realizan de forma tanto individual como colectiva de la mejor forma posible. pudimos evidenciar interrupciones en el ciclo laboral de parte de algunos de los empleados: en ocasiones se veían en la necesidad de retirarse para recoger o transmitir alguna información personalmente. pero dicho proceso termina involucrando también una visita a alguna de las cafeterías y en consecuencia periodos muertos de 20 minutos en promedio. también adoptan dinámicas de trabajo colaborativo. lo cual causa interrupciones y retrasos en algunas actividades por la falta de concentración al realizarlas. El personal que labora en el DEVD se encuentra capacitado en diversas áreas del conocimiento e integran un buen equipo de trabajo. pero al ser una herramienta de comunicación tan poderosa entre departamentos. como respuesta. brindando así. Aunque es algo contradictorio el caso especial que presenta el ingeniero de sistemas que aseguro realizar mantenimientos a sus equipos mensualmente pero que en esta pregunta respondió explícitamente un NO. solo uno de los encuestados buscaría apoyo en su superior y demás equipo de trabajo. . como el Whatsapp entre otros medios. que suele ser un factor crítico para llegar a un fallo que pare las funciones que ofrece el Departamento de Educación Virtual a Distancia. por el paso del tiempo. ante la necesidad de articular actividades con otros departamentos y la presencia de elementos distractores como las cafeterías estudiantiles. Análisis sobre el personal Aparte de las encuestas realizadas (integradas en un único formato) se observó al equipo de trabajo en reiteradas ocasiones durante su horario de trabajo. que se encuentran dentro de los smartphones personales. Todos aseguran estar atentos al más mínimo detalle durante su trabajo y justifican su respuesta en que el producto o servicio final del Departamento de Educación Virtual a Distancia.

puesto que los diseñadores gráficos cuentan con equipos especializados para el diseño y renderización de imágenes. teclados y audífonos entre otros. Este departamento cuenta con otros elementos que también son utilizados dentro de las tareas diarias que son realizadas allí pero que son usados con una menor frecuencia y por tanto no se les dará mayor relevancia. esto también se convierte en un inconveniente. sin contar con los dispositivos personales que trae cada uno al trabajo. Análisis sobre el hardware e instalaciones Mediante las pruebas diagnósticas fue posible constatar que los dispositivos se encuentran bien equipados y cumplen con las características adecuadas para el cargo y función de cada persona. se conectan los equipo mediante cable UTP y conectores RJ45. lo que incrementa el tiempo muerto para algunos de los trabajadores en esta área y genera retrasos si deben cumplir con alguna actividad. mientras que los ingenieros y demás personal. si se comparan con la dotación prevista para otros departamentos. tienen 2 multifuncionales. Las instalaciones físicas presentan problemas de hacinamiento debido al espacio limitado y la distribución de las estaciones de trabajo. Tal y como se mencionó con anterioridad. además de verse afectado por condiciones ambientales como poca iluminación. 1 escáner. que no tienen alguna relación con los objetivos y actividades que se llevan a cabo dentro de este departamento y generando algunas veces que no se cumplan los horarios de atención que se han establecido.Sumado a esto. no obstante se constató que no se les permite actuar de forma proactiva: mejorar procesos poco óptimos mediante la aplicación de conocimientos personales. Y por último. incluidos los estudiantes. 1 telefono inalambrico. trabajan en equipos con características un poco inferiores pero que son más que suficientes para el trabajo que realizan y se encuentran por encima en cuanto a especificaciones. disponer de otras herramientas o capacitarse de forma simultánea con el objetivo de aspirar a mejores condiciones laborales. el término “patinador” es algo muy común casi en todos los departamentos que conforman la universidad y este no es la excepción. que se maneja al interior del departamento. en forma física. humedad o calor. 2 tableta digitalizadora. tal cual se realiza en las demás áreas de la universidad y adicional a esto. la cual se encuentra habilitada para todos los miembros de la universidad. En cuanto a las redes. 2 camaras y dispositivos de repuesto como mouse. si llega algún ente externo a solicitar alguna información que solo el “patinador” de turno pueda suplir. . los funcionarios poseen la titulación requerida para desempeñar las funciones específicas que tienen asignadas. la mayoría de los equipos cuentan con adaptador Wi-Fi para conectarse vía inalámbrica a la red universitaria. deben limitarse a cumplir el trabajo para el cual se encuentran designados. entre otros materiales que son creados por ellos. algunos funcionarios realizan actividades de carácter personal.

en algunos equipos. que se siguen protocolos de seguridad. tienen instalados y funcionando 2 antivirus simultáneamente. antes de instalar o usar cualquier programa y que usan software libre y privativo licenciado. coordinar las fuentes de información o contar con la experiencia necesaria para recomponer el modelo de la base de datos. corren a cargo de personal ajeno al departamento. es que se manejan diferentes versiones de los programas. Frente al uso de soluciones de software propietario o comercial se evidenció que si bien se poseen licencias. por conducto regular. mientras que las inferiores no soporta las superiores. La mayor parte de procesos de actualización y seguridad. dando lugar a un funcionamiento lento del equipo y pudiendo ocasionar cierta inestabilidad del sistema operativo. corporativo e incluso académico (en caso de uno de los equipos evaluados).Análisis sobre el software A pesar de que se realizan auditorías y mantenimientos semestrales. lo cual puede entorpecer significativamente el desarrollo de actividades durante los momentos de actualización programada o bien por ausencia de esta. existen algunas falencias. En contados casos se contaron aplicaciones de software libre utilizadas propiamente en las labores del departamento: salvo gestores de bases de datos. El modelo de trabajo dentro del componente de análisis y recolección de información difiere de la fase de procesamiento: las soluciones de software no son las óptimas para este caso y debe migrarse a una actividad manual como lo es generar informes escritos en papel frente a la imposibilidad de gestionarlos desde el gestor de bases de datos. están entremezcladas entre licencias de uso a título personal. lo cual podría dificultar un poco la transmisión y comunicación de archivos e información entre los miembros del equipo de trabajo. principalmente de los paquetes de ofimática Microsoft Office. disminuyendo la capacidad de protección del antivirus. en cuanto al software: Para empezar. sumado al hecho de que utilizarán más recursos del sistema cumpliendo casi la misma función. que es lo correcto. porque como bien es sabido las versiones superiores soportan y son compatibles con las inferiores. mientras se aguarda la fecha designada: en muy raras ocasiones se realizan actualizaciones de software y se informó de casos de fallos que tuvieron que obviarse o tratarse de casos de contingencia durante periodos de tiempo de aproximadamente una semana mientras se ofrecía una solución. lo cual puede generar conflictos entre sus componentes. . aproximadamente el 50%. la mayoría se trataba de software de uso personal para comunicaciones u otros fines. Otro de los factores importantes de falencias en el departamento. aunque existen ingenieros de sistemas dentro del talento humano del departamento.

salvo aquellos que se ausentan. pero disponen tiempo adicional en espacios como la cafetería o las oficinas administrativas. salvo el espacio destinado para el administrador o jefe de la oficina. pero se encontraron algunos problemas de comunicación entre los miembros que desempeñan determinadas funciones.Dictamen preliminar Este punto del documento corresponde al primer acercamiento al DEVD. Los dispositivos tecnológicos personales entorpecen con mucha frecuencia el flujo de trabajo dentro del departamento. el grado de experiencia o el área de conocimiento de la que proceden frente a los otros miembros que son diseñadores gráficos. software y hardware. de las cuales ocasionalmente requiere documentación o información de otro tipo que no puede ser transmitida a través de recursos tecnológicos y por tanto implica desplazamientos considerables. No se realizan actividades que promuevan la integración y combatan el sedentarismo en los miembros del departamento. Hay casos de trabajadores que se ausentan mucho del espacio físico de trabajo debido a encargos de la propia oficina. sea por el corto periodo de tiempo que llevan operando allí. Las instalaciones no son las más apropiadas para la actividad que se realiza: se presenta cierto grado de hacinamiento y una ubicación radicalmente aislada de las otras dependencias con las cuales se encuentra integrado el DEVD. Se encuentran coaccionados debido a las condiciones de contratación y a las limitaciones de software de la organización. los espacios de trabajo no se encuentran debidamente diferenciados el uno del otro mediante cubículos. por ejemplo) se pueden presentar estancamientos en el desarrollo del trabajo. no se cuenta con un servidor propio. . tan solo se limitan a cumplir con objetivos o metas dentro de un plan de trabajo curricular. El ambiente de trabajo es saludable. la dotación de asientos y escritorios es bastante anticuada en comparación con el recurso de hardware. a partir de la aplicación de instrumentales de medición en cada uno de los campos que se pretendían evaluar: talento humano. No todos los trabajadores tienen completo conocimiento de las herramientas informáticas que se incorporan en su escenario de trabajo. publicistas o administradores. en su mayoría se encuentran especializados en el recurso particular que se les otorga y frente a la ausencia de otro componente del paso preliminar (de bases de datos a diseño. Para una mejor comprensión se han organizados los puntos analizados en ese mismo orden a continuación: Los trabajadores no desempeñan un papel constructivo para mejorar procesos dentro del departamento.

En base al presente dictamen se puede tener una idea preliminar de la situación actual de la empresa y los aspectos a reforzar en cada una de las áreas citadas. dependiendo del nivel de conocimiento del funcionario o del uso que pretende darse al software instalado: el control por parte del encargado de realizar copias de respaldo o instalar soluciones de software no es total. Se poseen licencias para suites de software completas en cuanto a paquetes de diseño. pero se prevé un posible riesgo a futuro conforme al cambio en el modelo de negocio de las empresas que lo proveen.Las instalaciones de software en ocasiones siguen el conducto regular y en otras lo obvian. .