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EL CONTROL INTERNO Y LAS OPERACIONES CONTABLES

El control interno contable representa el soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable. Un sistema
de control interno es importante por cuanto no se limita nicamente a la confiabilidad en la manifestacin de las cifras
reflejadas en los estados financieros, sino tambin evala el nivel de eficiencia operacional en procesos contables y
administrativos.

El Control Interno en una entidad est orientado a prevenir o a detectar errores o irregularidades, la diferencia
entre errores e irregularidades es la intencionalidad del hecho; el trmino errores se refiere a errores u omisiones
no intencionales, las irregularidades se refieren a hechos u omisiones intencionales. El sistema de control interno
debe brindar una confianza razonable de que los estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de
controles que disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales en los estados financieros.
El procesamiento de transacciones es una funcin de los sistemas contables que consiste en capturar, procesar,
validar y emitir la informacin financiera. El procesamiento de las transacciones dentro de las corrientes de la
informacin contable incluyen procesos y controles.
Los procesos son actividades que se originan, cambian o transforman la informacin, los controles sirven para
verificar la exactitud de un proceso, los procesos se diferencian de los controles porque los primeros no nos
dejan evidencia de que se han ejecutado. Correctamente.
Los controles pueden ser preventivos o de deteccin, est clasificacin de los controles dependen del momento
en el cual se ejecuta el control con relacin al proceso. Los controles preventivos son aquellos que se ejecutan
antes de la ejecucin de un proceso, ejemplo de controles preventivos son los siguientes:
-El inventario que se ingresa en el almacn se recibe solamente con base en autorizaciones, y son contados e
inspeccionados antes de ser ingresados al sistema.
- Revisin y aprobacin de los comprobantes de diario
Los controles de deteccin se aplican durante o despus de un proceso; la eficacia de los controles defectivos
depender principalmente del intervalo de tiempo transcurrido entre la ejecucin del proceso y la ejecucin del
control. Algunos ejemplos de controles de deteccin son los siguientes;
Reconciliaciones de cuentas de auxiliares vs. mayor
Emisin de listados de excepciones
Cuadre de totales dbitos y crditos al grabar comprobantes contables

Los objetivos generales del control interno son los siguientes:

Custodia de los activos


Captura y proceso de la informacin en forma completa y exacta
La correcta conduccin del negocio de acuerdo con las polticas de la compaa

Los dos primeros objetivos generales nos conducen a objetivos especficos del control, que son los siguientes:

Integridad
Existencia
Exactitud
Autorizacin
Custodia
Los objetivos de integridad permiten asegurar que se registran todas las transacciones en el perodo en
el cual corresponden. Las violaciones al objetivo de integridad existen cuando en el inicio de las
transacciones o en el procesamiento no se incluye toda la informacin. Los controles internos de
prenumeracin de formularios o controles de totales de lotes apoyan el objetivo de integridad.
Los objetivos de existencia permiten asegurar que slo se registre operaciones que afecten la entidad.
El objetivo de existencia de los controles internos minimiza el riesgo de que los registros contables
contengan informacin que no corresponde a transacciones reales de la entidad. Los estados financieros
deben reflejar solamente las operaciones o intercambios que realmente hayan afectado a una entidad.
Bajo esta premisa podemos sealar, por ejemplo, lo siguiente:

Las cuentas por cobrar comerciales deben ser el resultado de transacciones de venta
efectivamente realizadas, de acuerdo con los principios de contabilidad aplicables a las
operaciones correspondientes.
o Los cargos peridicos por depreciacin deben corresponder a activos que realmente existan y
se hayan capitalizado adecuadamente, de acuerdo con polticas y procedimientos adoptados
por la gerencia.
El objetivo de exactitud establece que las operaciones deben registrarse al valor que realmente se deriva
de ellas.
Este objetivo es sumamente importante ya que exige que las cifras sean registradas en forma exacta. La
exactitud es indispensable que sea establecida en el momento en que se captura la informacin fuente o
se genere la transaccin.
Un control de doble chequeo de cantidades y precios, por ejemplo, puede ayudar a verificar la exactitud
de una factura de un proveedor, a fin de registrar el inventario y el pasivo correspondiente.
El objetivo de autorizacin; todas las transacciones llevadas a cabo en una empresa tienen implcita una
autorizacin. Un sistema contable no puede procesar transacciones que no se encuentren autorizadas
por algn funcionario competente. Para el procesamiento de la informacin, pueden existir distintos
niveles de autorizacin
o

Los objetivos de custodia se establecen para tratar de controlar el uso o disposicin no autorizada de los
activos de la empresa. Este objetivo se cumple a travs de dos tipos de controles;
Controles de custodia fsica
Controles de existencia fsica
Los controles sobre la custodia fsica de los activos son diseados para prevenir o detectar el uso
no autorizado de los activos durante el periodo en el que se encuentran bajo custodia de un
individuo o departamento, especialmente interesa la custodia fsica de los activos valiosos y
movibles tales como el efectivo, inventario, cuentas por cobrar, vehculos, etc.
Cuando se disean procedimientos de control sobre la custodia fsica debemos tomar en cuenta lo
siguiente:

Los activos que ingresan slo se reciben con autorizaciones, son contados e
inspeccionados y asignada su responsabilidad a un individuo o departamento en particular.
Los activos que salen son contados e inspeccionados y se releva de la responsabilidad de
su custodia, al individuo o departamento al cual se le haba asignado esta responsabilidad.

Los controles sobre la existencia fsica estn diseados para detectar si las cantidades o valores mantenidos en
custodia coinciden con los registros. Estos controles incluyen conteos peridicos de inventarios u otros activos,
arqueos de fondos fijos, arqueos de facturas, etc.
Con respecto a los controles de custodia debemos tener presente que el individuo o departamento que ejerza el
control sobre la custodia fsica no puede tener responsabilidades sobre los controles de los registros, por
ejemplo, el jefe de almacn no puede ser responsable de manejar el listado de inventarios y hacer ajustes al
mismo.
CONTROL INTERNO
DEFINICIN, CLASIFICACIN Y CONDICIONES
El Control interno comprende el plan de organizacin, y todos los mtodos y procedimientos que en forma
coordinada se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de la
informacin financiera, promover la eficiencia y cumplir la adherencia a las polticas previstas por la administracin.

CLASIFICACIN
1.-) Controles internos administrativos
2.-) Controles internos contables

CONTROLES INTERNOS ADMINISTRATIVOS


Los controles internos administrativos generalmente no tienen relacin directa con las cifras de los estados financieros,
pero tienen como objetivos bsicos establecer lo siguiente:

Plan de organizacin
Mtodos y procedimientos relacionados con la eficiencia de las operaciones
Adhesin a las polticas gerenciales
Los controles internos contables por el contrario, si tienen relacin directa o efecto sobre las cifras de los estados
financieros, e incluyen al menos lo siguiente:
Mtodos y procedimientos relacionados, que tienen que ver con la proteccin de activos
Autorizacin de las operaciones
Asegurar la exactitud de los registros financieros
Los controles internos pueden clasificarse en tres tipos que dependen del momento en que se ejecutan:
Controles de la captura de los datos
Controles para el procesamiento
Controles en la salida de informacin

CONDICIONES
Las condiciones de un sistema de control interno, son todas aquellas premisas bajo las cuales se mantiene la fortaleza de
un sistema en su totalidad. Para que un control interno funcione debe existir, por ejemplo, un compromiso formal entre
los miembros de la organizacin de respetar, y hacer cumplir las polticas previamente establecidas, es decir, que exista
una conciencia de control. Las condiciones para tener un adecuado sistema de control interno son:

Competencia del profesional


Delimitacin de responsabilidades
Establecimientos de niveles de autorizacin
Segregacin de funciones
Conciencia de control
Canales de comunicacin
COMPETENCIA PROFESIONAL
Se refiere a las polticas y procedimientos que tiene una empresa para contratar, supervisar y entrenar al
personal, con el objetivo de que ste se encuentre suficientemente capacitado para desarrollar su trabajo. Un
personal competente por lo general crear un clima efectivo para el cumplimiento de las funciones y actividades
en la empresa. Dentro de un departamento contable debe crearse un perfil para cada cargo y/o funcin
respectivamente, de tal forma que existan maneras de asegurarse de que el personal asciende con base en
mritos y conocimientos.
DELIMITACIN DE RESPONSABILIDADES
La delimitacin de responsabilidades establece que un adecuado sistema de control interno debe tener
segregadas las actividades que realiza cada grupo de empleados en la empresa, y su mbito de responsabilidad.
De esta manera, por ejemplo, las funciones de cobranzas se encuentran normalmente centralizadas en un solo
departamento. Esto tiene la ventaja de separar y establecer claramente, a quin corresponde una u otra tarea en
la empresa.

La delimitacin de responsabilidades se plasma en organigramas;


Los organigramas son grficos que representan las estructuras y forma de organizacin de una empresa, y en el
cual se muestran las principales relaciones entre sus componentes. Los organigramas ayudan a entender el
esquema lgico que define una entidad. Bsicamente existen tres tipos de organigramas; estructurales, de
posicin y funcionales. Un organigrama estructural muestra la delimitacin de responsabilidades desde el punto
de vistas homogneas que componen la organizacin. La diferencia entre un organigrama estructural y de
posicin, es que en el primero, se muestran unidades de responsabilidad homogneas, mientras que en el
segundo, existe una identificacin de las personas que tienen responsabilidades dentro de la organizacin.
Un organigrama funcional plasma las funciones de cada una de las estructuras o cargos
ESTABLECIMIENTOS DE NIVELES DE AUTORIZACIN
La tercera condicin sobre la cual descansa un adecuado sistema de control interno se refiere al establecimiento de
niveles de autorizacin, el cual requiere que las operaciones procesadas por un sistema contable, estn autorizadas por un
funcionario competente, o de acuerdo a niveles de autorizacin preestablecidos., por ejemplo un auxiliar contable, por lo
general, no debe estar autorizado para generar operaciones como el registro de estimaciones o reservas contables, sin
autorizacin del gerente de contabilidad. Un gerente general no puede decretar reparto de dividendos, sin la previa
autorizacin de la asamblea de accionistas.
Un sistema de autorizaciones se establece para proveer un adecuado control contable sobre los activos, pasivos, ingresos,
costos y gastos. Es conveniente que el establecimiento de los niveles de autorizacin sean implantado a travs de un
manual de autorizaciones, en el cual se deber detallar el nivel de autorizacin de cada funcionario.
Algunos ejemplos de niveles de autorizacin son los siguientes:

Existencia de, por lo menos, dos firmas diferentes para autorizar el pago de los cheques.
Normas establecidas para la autorizacin de las operaciones que involucran montos importantes en los estados
financieros
Las compras de activos fijos se realizan previa autorizacin de funcionaros competentes
La segregacin de funciones establece que un empleado o departamento no puede realizar funciones que por su
naturaleza sean incompatibles de ser llevadas a cabo por una sola persona o unidad. La segregacin de funciones
se convierte en un requisito indispensable para el funcionamiento del control interno. Algunos ejemplos de
segregacin de funciones.
Debe existir independencia entre un cajero, el empleado responsable de los libros auxiliares de las
cuentas por cobrar y la persona que maneja el registro de las operaciones.
La supervisin del almacn no debe ser llevado por el departamento de compras.
Los empleados responsables de los fondos fijos de caja chica no pueden tener funcin o acceso al
registro de las operaciones,
El departamento de compras no debe autorizar pagos a los proveedores.

CONCIENCIA DE CONTROL
La gerencia de toda empresa es la responsable de la presentacin de los estados financieros, est presentacin est sujeta a
la confiabilidad en la estructura del control interno. La conciencia de control representa la actitud que tiene la gerencia y
los empleados responsables de hacer cumplir los controles, y su efecto global en el ambiente de control.
Las instrucciones acerca del cumplimiento de las normas de control interno deben venir de la alta gerencia. Un alto
compromiso para el cumplimiento del control interno, requiere que exista orden y disciplina a todos los niveles, pero que
esa filosofa sea transmitida y se cumpla en forma descendente. El problema del asunto aqu planteado radica en que la
gerencia puede tener la inclinacin a modificar los estados financieros a su conveniencia, de acuerdo con intereses

parciales o de grupos. Si esto es as se puede estar en ausencia total de una conciencia de control. Debe tenerse presente
en todo momento que una empresa es, lo que quiere que sea su gerencia.
CANALES DE COMUNICACIN
Los canales de comunicacin son todos los medios que la gerencia utiliza para hacer conocer sus objetivos, polticas,
normas y procedimientos. Estos canales de comunicacin estn representados por memorndums, manuales, circulares y
otro tipo de documentos. La fortaleza del control interno depender mucho de la calidad de las comunicaciones en la
empresa.
TIPOS BSICOS DE CONTROL INTERNO
El control interno puede llevarse a cabo a travs de la implantacin de diversas tcnicas para el chequeo y verificacin de
las operaciones. Se establecen distintas tcnicas de control interno, a fin de dar respuesta y seguimiento a las siguientes
interrogantes:

Cmo se generan las transacciones?


Cmo se procesan desde el momento en que se generan hasta que son registradas en el mayor general?
Cmo se controlan los activos de la empresa?
Para llevar a cabo los controles necesarios e inherentes a todo sistema de contabilidad, se disponen de los
siguientes tipos bsicos de control:
De existencia
De exactitud
De autorizacin
De custodia

Cada uno de estos tipos de controles internos est dirigido a cumplir con el objetivo final de fortalecer el sistema en su
totalidad,
CONTROLES DE EXISTENCIA
Son los controles que aseguran el registro completo de las operaciones que existan y que sean vlidas; como por ejemplo;

Todo registro contable debe estar soportado por un documento original.


Los inventarios se deben recibir nicamente previa la verificacin de su pedido, a travs de la revisin de la
orden de compra interna.
Toda cobranza debe estar soportada por el correspondiente recibo de cobro y la informacin necesaria para su
registro: fecha de cobro, nmero de cheque, monto, nmero de factura que cancela y cdigo del cliente.

CONTROLES DE EXACTITUD
Permiten registrar las operaciones por el monto que reflejan los documentos que generan la transaccin.
Algunos ejemplos de controles de exactitud son los siguientes;

Realizacin de doble verificacin manual


Verificacin manual de listados de validacin
Revisin de listados de totales por lotes de transacciones

CONTROLES DE AUTORIZACIN

Los controles de autorizacin estn orientados a permitir operaciones que son vlidas desde el punto de vista interno. Un
control de autorizacin le da validez a la existencia de una transaccin y genera normalmente la continuacin o no del
procesamiento de la operacin. Un control de autorizacin puede ser hecho de forma normal o computarizada.
Algunos ejemplos de controles de autorizacin son los siguientes:

La emisin de cheques es autorizada por el tesorero para asegurar la adecuada provisin de fondos.
Todo registro contable en los libros, deber estar autorizado por un funcionario competente para ello.
Las entradas de inventario al almacen general son autorizadas por el jefe de almacn, mediante la firma de este
en el informe de recepcin.

CONTROLES DE CUSTODIA
Sirven para asegurarse que los activos valiosos y movibles, estn resguardados del riesgo de robo y prdida.

Existencia de cajas fuertes para chequeras en blanco o en formas continuas


Efectivo depositado en cajas fuertes que no son susceptibles de moverse fcilmente
Fondos de caja manejados por una sola persona
Salida de inventarios del almacn realizada con base en una autorizacin escrita de algn funcionario
competente
Sistemas de seguridad para evitar el acceso de personas no autorizadas

METODOS DE DOCUMENTACIN Y EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO

Cuestionarios
Narrativas
Flujogramas

Cuestionarios
Son la tcnica ms antigedad para documentar el control interno y consiste en la formulacin de preguntas agrupadas en
diferentes formas.

Por cuentas principales de los estados financieros


Por departamentos de la empresa
Por ciclos del negocio
Generales

Narrativas
Es la tcnica para documentar los controles internos, con un alto nivel de detalle.
Flujogramas
Es la tcnica de documentacin grfica. Sirven para tener una apreciacin visual acerca del funcionamiento de un
procedimiento en general.
INFORME DE CONTROL INTERNO

Carta a la gerencia o
Memorndum de control interno o

Carta de observaciones a la gerencia