Está en la página 1de 11

MANUAL DE FUNCIONES

Toda empresa posee gran variedad de cargos y cada uno de ellos ofrecen un
grado de dificultad o complejidad diferente, por consiguiente, es necesario
elaborar un manual de funciones que permita a la empresa o institucin
funcionar en forma de engranaje.
Los manuales de funciones son importantes, ya que permiten definir la
estructura de la empresa, cargos que la conforman, as como funciones,
responsabilidades, requisitos y relaciones jerrquicas.
I.

STAFF GERENCIAL
Ttulo de cargo: GERENTE GENERAL
Ubicacin: Gerencia
Superior inmediato: Ninguno
Funciones:
1. Acta como representante legal de la empresa.
2. Fija las polticas operativas, administrativas y de calidad en
base a los parmetros fijados por la casa matriz.
3. Es responsable ante los accionistas, por los resultados de las
operaciones y el desempeo organizacional, junto con los
dems gerentes funcionales planea, dirige y controla las
actividades de la empresa.
4. Ejerce autoridad funcional sobre el resto de cargos ejecutivos,
administrativos y operacionales de la organizacin.
5. Acta como soporte de la organizacin a nivel general, es decir
a nivel conceptual y de manejo de cada rea funcional, as
como con conocimientos del rea tcnica y de aplicacin de
nuestros productos y servicios.
6. Es la imagen de la empresa en el mbito externo e
internacional.
7. Provee de contactos y relaciones empresariales a la
organizacin con el objetivo de establecer negocios a largo
plazo, tanto de forma local como a nivel internacional.
8. Su objetivo principal es el de crear un valor agregado en base a
los productos y servicios que ofrecemos, maximizando el valor
de la empresa para los accionistas.
Ttulo de cargo: GERENTE DE OPERACIONES
Ubicacin: Gerencia de Operaciones
Superior inmediato: Gerente General
Funciones:
1. El Gerente de Operaciones tiene a su cargo el manejo del
departamento tcnico dentro del que se incluye la elaboracin
y supervisin de proyectos de riego.
2. Brinda servicio tcnico a los clientes en la correcta utilizacin
de los productos.
3. Planea y ejecuta cualquier cambio, modificacin o mejora.

4. Tiene total autoridad en el manejo del personal a su cargo


autorizada para la contratacin de personal temporal para
proyectos, contratacin de personal definitivo junto con la
gerencia general.
5. Adicionalmente tiene autoridad total en el manejo de las
ventas dentro de la razonabilidad del negocio.
6. Tiene la libertada para negociar con los clientes y otorgar
crdito tomando en cuenta ciertos criterios como: el
financiamiento recibido por los proveedores, el tiempo del
proyecto, el monto de la venta, la rentabilidad del proyecto y el
efecto en la liquidez de la empresa.
Ttulo de cargo: GERENTE DE MARKETING
Ubicacin: Gerencia de Marketing
Superior inmediato: Gerente General
Funciones:
1. Determinacin de la mezcla de productos, innovacin,
reposicin o imitacin.
2. Elaboracin de estrategias de publicidad para la promocin de
ventas.
3. Distribucin de mercados y planeacin de canales y territorios
de ventas.
4. Anlisis, control, pronsticos y presupuestos de ventas.
5. Logstica de la distribucin fsica.
6. Definir un plan estratgico de Marketing y comercializacin,
acorde con los objetivos empresariales.
7. Establecer un modelo de evaluacin en coordinacin con la
Gerencia de Ventas, que permita conocer el avance y los
resultados de las ventas.
8. Realizar anlisis del segmento de mercado a abarcar que
incluya Clientes, Proveedores, Competencia, Productos
Sustitutos y a los posibles ingresantes al Mercado.
9. Realizar planes estratgicos de mercadeo, que permitan
modificaciones y adaptaciones para operar en diferentes
ambientes.
10.Analizar y determinar la Rentabilidad de los diferentes
productos y/o servicios que brinda la Empresa.
11.Analizar el Comportamiento de la Demanda de los diferentes
servicios y/o productos que ofrece la empresa.
12.Formular e implementar polticas, que orienten los estudios de
Mercado, Promocin y labor Publicitaria de los productos de la
Empresa.
13.Realizar el anlisis cualitativo y cuantitativo del Mercado, de tal
manera que se pueda proyectar la demanda de los distintos
productos de la empresa.
14.Elaborar y dar seguimiento a los planes de Comercializacin de
los productos actuales y futuros que proporcionara la Empresa.
15.Publicitar y Promocionar los diferentes productos de la
empresa.

16.Identificar, analizar y aplicar alternativas para penetracin y


desarrollo de productos nuevos.
Ttulo de cargo: GERENTE ADMINISTRATIVO
Ubicacin: Gerencia Administrativa
Superior inmediato: Gerente General
Funciones:
1. Es el responsable mximo de las reas de finanzas,
administracin y contabilidad de la empresa.
2. Supervisa normalmente las funciones de contabilidad, control
presupuestario, tesorera, anlisis financiero, las auditoras y,
en muchos casos, los sistemas de proceso de datos.
3. Se responsabiliza, directamente o a travs de su personal, de la
veracidad de las cuentas de la empresa en sus partidas de
activo, pasivo y resultados.
4. Elabora, directa o indirectamente, la documentacin contable
requerida por los organismos oficiales y prepara los datos para
la liquidacin de los impuestos.
5. Es el encargado de la elaboracin de presupuestos que
muestren la situacin econmica y financiera de la empresa,
as como los resultados y beneficios a alcanzarse.
6. Negociacin con proveedores, para trminos de compras,
descuentos especiales, formas de pago y crditos.
7. Negociacin con clientes, en temas relacionas con crdito y
pago de proyectos
8. Manejo del inventario
9. Encargado de todos los temas administrativos relacionados con
recursos
humanos,
nmina,
prstamos,
descuentos,
vacaciones, etc.

Ttulo de cargo: GERENTE DE FINANZAS


Ubicacin: Gerencia de Finanzas
Superior inmediato: Gerente General
Funciones:
1. Dirigir y supervisar la ejecucin del sistema contable, el control
del presupuesto y de flujos financieros.
2. Dirigir, coordinar y supervisar las operaciones contables de la
empresa.
3. Dirigir y controlar las operaciones contables de la empresa.
4. Planear, dirigir y controlar el movimiento de los fondos.
5. Pagar prstamos, impuestos o cualquier otro gasto.
6. Realizar la compra- venta de activos financieros del ente.
7. Identificar y analizar los ingresos, egresos y gastos que realice
la empresa e informar al gerente general sobre estas
operaciones.

8. Preparar y ordenar la informacin financiera para la toma de


decisiones.

Ttulo de cargo: GERENTE DE RECURSOS HUMANOS


Ubicacin: Gerencia de Recursos Humanos
Superior inmediato: Gerente General
Funciones:
1. Garantizar una buena comunicacin entre todos los niveles de
la organizacin, lo cual permita mantener un ambiente
organizacional adecuado donde sea ms armnica la
comunicacin y las jornadas laborales, proporcionando mayor
productividad del Recurso Humano y por ende de la empresa.
2. Elaborar y controlar el proceso de reclutamiento, seleccin,
ingreso e induccin del personal, a fin de asegurar la eleccin
de los candidatos ms idneos para los puestos de la
organizacin,
mediante
la
aplicacin
de
los procedimientos formales programados para facilitar al
nuevo trabajador toda la informacin necesaria acerca de
la estructura
organizacional, funciones, objetivos de la
empresa, poltica y objetivos de la calidad, de su puesto
de trabajo, facilitando la adaptacin del trabajador y su
participacin e identificacin activa en la empresa.
3. Proyectar
y
coordinar programas de capacitacin y entrenamiento para los
empleados, a fin de cumplir con los planes de
formacin, desarrollo, mejoramiento y actualizacin del
personal, a travs de la deteccin de necesidades
de adiestramiento, la priorizacin de los cursos, talleres entre
otros. De manera de asegurar el mximo aprovechamiento del
talento humano y promover la motivacin al logro, en trminos
personales y organizacionales.
4. Supervisar
y
verificar
los procesos de servicios en
la administracin de personal, a objeto de dar cumplimiento a
los planes y programas sobre los beneficios establecidos por la
empresa.
5. Supervisar y controlar los pasivos laborales del personal activo
(vacaciones, anticipos de prestaciones sociales, fideicomiso,
etc.) y liquidaciones de prestaciones sociales, a objeto de
cumplir con las procedimientos establecidos en la Empresa.
6. Supervisar y revisar los procesos de nmina a fin de garantizar
el depsito oportuno de los empleados y asignados de la
empresa.
7. Controlar y supervisar los diferentes beneficios de Ley
(fideicomiso, utilidades, prestaciones sociales, vacaciones,
entre otros), mediante el cumplimento de los procedimientos
internos de la empresa y la L.O.T.
8. Coordinar y controlar el proceso de egreso para la
desincorporacin del personal, ya sea por despido, retiro

voluntario o culminacin de contrato, segn lo establecido en


la L.O.T. con el fin de cumplir con el plazo fijado por la empresa
para la entrega oportuna de las liquidaciones.
9. Mantener supervisin funcional de tareas relacionadas con toda
el rea de recursos humanos para la atencin de reclamos
y soluciones de problemas personales.
II.

STAFF DE DEPARTAMENTOS
Ttulo de cargo: JEFE DE MANTENIMIENTO
Ubicacin: Departamento de Mantenimiento
Superior inmediato: Gerente de Operaciones
Funciones:
1. Controlar el correcto funcionamiento de las maquinarias de la
empresa y coordinar las reparaciones con los proveedores de
servicios externos.
2. Administrar el paol, responsabilizndose del stock, las
compras, su conservacin y limpieza.
3. Confeccionar el Plan Anual de mantenimiento, elevndolo a la
Gerencia de Operaciones para su aprobacin.
4. Analizar y justificar los desvos con el plan anual de
mantenimiento trazado e informarlos a la Gerencia de
Operaciones
5. Coordinar los cursos de capacitacin de seguridad para todo el
personal, junto con la Direccin de Recursos Humanos segn
la poltica definida (p.ej. Simulacro de Evacuacin)
6. Mantener y controlar los elementos de seguridad de la
estructura edilicia y de los mecanismos de prevencin.
7. Asesorar al Departamento de Compras, en la adquisicin de
productos e insumos relacionados con su rea.
8. Estandarizar los tiempos insumidos en cada una de las tareas
desarrolladas en su sector.
9. Planificar y efectuar las tareas de mantenimiento en pisos,
techos y paredes como ser: pintura, empapelado, tratamiento
de maderas, yesera, etc. aprobadas por la Direccin.
10.Evaluar las necesidades de compras y mantenimiento de
maquinarias e insumos a la luz de los avances tecnolgicos.
Ttulo de cargo: JEFE DE PRODUCCIN
Ubicacin: Departamento de Produccin
Superior inmediato: Gerente de Operaciones
Funciones:
1. El jefe de produccin supervisa las lneas de produccin
durante todo el proceso, realiza la atencin a los proveedores,
adems de estar a cargo del correcto funcionamiento y de que
se cumpla el plan de trabajo establecido, revisa el desempeo
del personal as como el de la maquinaria y equipo de trabajo.

2. Analiza todos los fallos o imprevistos durante la produccin y


los soluciona, supervisa los componentes, transferencias de
sitio de manufactura, rechazos de cliente y retornos de
garanta, se asegura de seguir los proyectos de mejora
continua y calidad, revisa el plan de actividades y sugiere
ajustes a este de ser necesario.
3. Capacita a los tcnicos, crea los diagramas de flujo y tambin
se encarga de seleccionar los candidatos a los puestos dentro
del departamento as como el coaching de los mismos.
4. Tambin realiza la administracin de los programas de
ingeniera del producto, supervisa y cotiza cambios al producto,
identificacin de ahorros de costo o mejora continua.
5. En concreto un jefe de produccin se ocupa de supervisar el
personal, del proceso de produccin y las materias primas.
Implica saber sobre cmo administrar el personal haciendo
equilibrio con los sindicatos.
6. El jefe de produccin debe conocer muy bien el proceso de
fabricacin de su planta. Las maquinarias con las que se
trabaja, las normativas de seguridad e higiene a cumplir.
Adems de lo que ya se mencion sobre distribucin y
almacenamiento del producto, como as tambin sobre el
abastecimiento de las materias primas necesarias en el
proceso.
7. Rendir informes al jefe de produccin sobre el rendimiento de
cada uno de los empleados haciendo uso de los formatos ya
establecidos los cuales contienen una comparacin estadstica
de los anteriores registros con los actuales.
8. Revisar el acabado obtenido por el conjunto hombre-mquina
para as poder rendir el informe respectivo.
9. Hace el estudio de tiempos con base en un formato ya
existente de records el cual contiene tiempos ya establecidos
como un margen a seguir, y lo nico que se hace es una
comparacin
de
los
resultados
obtenidos
con
los
preestablecidos.
Ttulo de cargo: JEFE DE ALMACN
Ubicacin: Departamento de Almacn
Superior inmediato: Gerente de Logstica
Funciones:
1. La direccin de las operaciones de entrada y salida de la
mercanca. Lo que incluye la eleccin y posterior supervisin de
los procedimientos de manipulacin de la mercanca en su
recepcin y en su expedicin; el control de la preparacin de
los pedidos y su posterior carga en los vehculos de transporte;
adems de un control de la calidad de los productos recibidos.
2. El control de la circulacin de los vehculos que transporten la
mercanca de manera que sta resulte rentable y que cumpla
con los criterios de seguridad.

3. La verificacin del cumplimiento de las rdenes de pedido,


asegurndose de que los procedimientos planeados se
cumplan en el tiempo, con la calidad y la seguridad previstas.
4. El control sobre el mantenimiento del almacn para evitar
errores y agilizar los procesos de recepcin de las mercancas y
preparacin de los pedidos.
5. Decidir sobre los recursos que se deben emplear, ya sean
medios materiales o humanos.
6. Decide sobre los procedimientos de control de inventario y
supervisa su cumplimiento. Adems, tiene que controlar los
stocks y las condiciones en las que ste se almacena.
Decidiendo tambin la ubicacin de la mercanca en el
almacn, teniendo en cuenta las caractersticas de la misma y
las manipulaciones que vaya a sufrir.
7. Gestionar el almacn en su sentido ms amplio, eligiendo las
polticas ms rentables y de acuerdo con la estrategia de la
empresa.
Ttulo de cargo: JEFE DE COMPRAS
Ubicacin: Departamento de Compras
Superior inmediato: Gerente de Logstica
Funciones:
1. Adquisicin, manejo, almacenamiento, stock y seguridad de los
insumos.
2. Controlar que las reas de almacenamiento estn bien
ubicadas, limpias y ordenadas.
3. Velar por el abastecimiento de materias primas para la
empresa.
4. Buscar, seleccionar y mantener proveedores competentes.
5. Realizar el control de garantas.
6. Proponer e implementar procedimientos para la realizacin de
compras.
7. Estudiar la situacin en el mercado, precios, flujo y calidad de
los productos a adquirir.
8. Velar porque se paguen los precios justos por la materia prima
sin que ello desmejore la calidad de los mismos.
9. Realizar indicadores de gestin que reflejen la situacin del
rea de compra.
10.Velar por la adecuada realizacin de inventarios y control de los
mismos.
11.Mantener actualizados el registro de proveedores y las
condiciones de ventas de cada uno.
12.Generar y controlar el presupuesto designado a su rea.
13.Mantener los inventarios en niveles ptimos de acuerdo a las
operaciones de la empresa.
14.Mantener a la gerencia informado respecto a las variaciones de
los precios de los insumos y productos.
15.Elaborar informes peridicos de las estadsticas de compras.
Ttulo de cargo: JEFE DE VENTAS

Ubicacin: Departamento de ventas


Superior inmediato: Gerente de Marketing
Funciones:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Preparar los Pronsticos de Ventas.


Preparar los Pronsticos de Gastos.
Buscar y elegir otros Canales de Distribucin y Venta.
Investigar, sugerir y elaborar Planes Promocionales: Regalos,
Ofertas, Canjes, Descuentos, Bonificaciones, etc.
Capacitarse y buscar asesoramiento en tareas especficas.
Analizar y organizar los tiempos y movimientos de las rutas y
zonas de venta.
Analizar o estudiar y obtener las rutas de venta convenientes y
asignar el nmero exacto de vendedores.
Crear programas de capacitacin y adoctrinamiento para toda
la fuerza de ventas

Ttulo de cargo: JEFE DE PUBLICIDAD Y DISEO


Ubicacin: Departamento de Publicidad y Diseo
Superior inmediato: Gerente de Marketing
Funciones:
1. Ser responsable de las estrategias de comunicacin, de la
definicin e implementacin de nuevos servicios y productos,
de las acciones de retencin.
2. Incrementar los consumos de los productos a su cargo.
3. Elaborar el plan anual de marketing, realizar campaas de
marketing directo, coordinar las acciones de comunicacin y
promocin en los puntos de venta4. Asegurar el cumplimiento del presupuesto de marketing, y
ser responsable de generar informacin de gestin.
Ttulo de cargo: JEFE DE SISTEMAS
Ubicacin: Departamento de sistemas
Superior inmediato: Gerente Administrativo
Funciones:
1. Planear, organizar, Dirigir y Controlar, el funcionamiento del
rea de Sistemas.
2. Determina normas y procedimientos del uso de HW y SW.
3. Propone, elabora e implanta nuevos sistemas necesarios en la
Institucin.
4. Supervisa y revisa la elaboracin de proyectos de organizacin,
mtodos y procedimientos, organigramas estructurales,
funcionales y de niveles jerrquicos.
5. Realiza flujogramas de procesos, normas y procedimientos de
Sistemas.
6. Mantener al da las copias de Seguridad y la Seguridad de la
Informacin en la Institucin.

7. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas.


8. Supervisa el trabajo del personal a su cargo.
Ttulo de cargo: JEFE DE CONTABILIDAD
Ubicacin: Departamento de contabilidad
Superior inmediato: Gerente de Finanzas
Funciones:
1. Suministra la informacin contable necesaria a las autoridades
y a los entes que la requieran sobre la situacin financiera de la
empresa y de las operaciones que sta realiza.
2. Dirige las reuniones con el personal supervisorio de la unidad,
con la finalidad de fomentar el trabajo en equipo y optimizar
los recursos utilizados en los procesos.
3. Vela por el normal desenvolvimiento de los procesos en la
unidad con el objeto de garantizar la calidad en el servicio.
4. Dirige y controla la aplicacin y ejecucin del sistema general
de contabilidad.
5. Dirige, supervisa y controla el proceso contable de las unidades
bajo su responsabilidad.
6. Presenta informe ante el Director de Administracin para hacer
observaciones y sugerencias sobre la marcha de las
actividades contables.
7. Comprueba la correcta aplicacin de los principios y normas
establecidas con respecto a la organizacin y al sistema de
control interno.
8. Vela por que cada seccin bajo su responsabilidad cumpla con
las obligaciones que le han sido asignadas.
9. Verifica los comprobantes de ingreso y rdenes de pago.
10.Mantiene la contabilidad al da, de acuerdo con las normas
generales que al efecto le sean impartidas por el supervisor
inmediato.
11.Mantiene la relacin de disponibilidades presupuestarias de
cada una de las dependencias, a fin de mantener a las
autoridades informadas de la ejecucin presupuestaria de la
empresa.
12.Controla y supervisa los registros de rdenes de compra y de
cartas de crditos.
13.Sugiere conjuntamente con el supervisor inmediato las
medidas adecuadas sobre sistemas de contabilidad, control
presupuestario, organizacin del trabajo de las oficinas y las
normas concernientes a la mayor unidad de control econmico.
14.Cumple con las normas y procedimientos en materia de
seguridad integral, establecidos por la organizacin.
15.Elabora informes peridicos de las actividades realizadas.
16.Realiza cualquier otra tarea a fin que le sea asignada.
Ttulo de cargo: JEFE DE CRDITO
Ubicacin: Departamento de Crdito
Superior inmediato: Gerente de Finanzas

Funciones:
1. Otorgamientos de los crditos: Otorgar crditos a los clientes
que desean comprar mediante esta modalidad, en las
condiciones que estn establecidas por la empresa.
2. Estudio de los estados financieros e informacin anexa: Para
tener informacin financiera en la decisin de otorgar crdito.
3. Gestin efectiva de la cobranza: Las gestiones de cobranza
deben enfocarse a los clientes difciles en sus pagos,
considerando
el
motivo
de
dicho
atraso.
Informes a la gerencia: Deber presentar informes referentes a
los crditos solicitados, los montos, si fueron aprobados o no.
4. Control de personal a su cargo: Como jefe del departamento de
crdito y cobranza existe la obligacin de supervisar al
personal a su cargo.
5. Determinacin de malas deudas: El riesgo de otorgar crditos
ha ocasionado malas deudas que escapan a cualquier control
interno. Es responsabilidad del jefe de crdito y cobranza
identificar a los clientes con los que es intil ejercitar accin
alguna de cobranzas por considerarlos malos deudores.
Verificacin de documentos: Uno de los fundamentos del
control interno dentro del departamento de cobranzas es
verificar los documentos, para disminuir el riesgo de cartera
vencida.
Ttulo de cargo: JEFE DE PERSONAL
Ubicacin: Departamento de Personal
Superior inmediato: Gerente de Recursos Humanos
Funciones:
1. Planificar, dirigir, coordinar y evaluar el trabajo del Equipo a
su
cargo.
(Movimiento
de
Personal,
Escalafn,
Remuneraciones y Pensiones).
2. Dirigir la elaboracin de los documentos tcnicos que es
competencia de Personal como: - Reglamento de Asistencia,
Puntualidad y Permanencia del Personal. - Reglamento
Interno de la institucin.
3. Participar con el Jefe del rea o en su representacin en
Comisiones Tcnicas.
4. Revisar y visar Proyectos de Resoluciones, transcripciones y
otros documentos que se prepara en el equipo.
(Desplazamiento, Escalafn, Planillas).
5. Emitir informe y/u opiniones sobre los expedientes o
peticiones.
6. Dirigir y evaluar la formulacin documentos como: Cuadro
Para Asignacin de Personal-Nominativo de la Entidad e
Instituciones. Educativas, Ampliaciones de Calendario,
Actualizacin de la Poblacin Laboral.
7. Orientar y participar en las acciones relacionadas con los
procesos tcnicos de: - Nombramientos, Contratos,
Reasignaciones, Rotaciones. Permutas.

8. Coordinar, dirigir y evaluar la organizacin y actualizacin


de la Declaracin Jurada de Bienes y Rentas de los
trabajadores de la Institucin de acuerdo con la
normatividad.
9. Emitir opinin en casos de sanciones que no requieren del
previo proceso administrativo.
10.Formular y ejecutar el Rol de Vacaciones del Personal de la
Entidad (N, C., y destacados) y del Personal Directivo y
Jerrquico de las Instituciones Educativas Pblicas. Evaluar
sus efectos.
11.Dirigir y evaluar la efectividad de la formulacin de la
Planilla nica de Remuneraciones, Bonificaciones, Subsidios,
Reintegros, Devengados.
12.Coordinar con Tesorera lo concerniente a: Pago por
Subsidios, Licencias, Retenciones, descuentos, anulacin de
cheques.
13.Preparar
informes
de
casos
de
remuneraciones,
bonificaciones, subsidios, etc.
14.Orientar la preparacin de Resoluciones sobre: Acciones de
desplazamiento del Personal, de asuntos Remunerativos y
Beneficios, Subsidios, entre otros.
15.Brindar asesoramiento y absolver consultas en asuntos del
Sistema de Personal.