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a)
NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO: Los Titulares de las
Instituciones debern asegurarse de:
PRIMERA.
Ambiente de Control: Que exista un entorno y clima organizacional de
respeto e integridad con actitud de compromiso y congruente con los valores
ticos del servicio pblico en estricto apego al marco jurdico que rige a la APF,
con una clara definicin de responsabilidades, desagregacin y delegacin de
funciones, adems de prcticas adecuadas de administracin de los
CUARTA.
Informacin y Comunicacin: Que existan requerimientos de informacin
definidos por grupos de inters, flujos identificados de informacin externa e
interna y mecanismos adecuados para el registro y generacin de informacin
clara, confiable, oportuna y suficiente, con acceso gil y sencillo; que permita
la adecuada toma de decisiones, transparencia y rendicin de cuentas de la
gestin pblica.
La informacin que se genera, obtenga, adquiera, transforme o conserve sea
relevante, se clasifica y se comunica en cumplimiento a las disposiciones
legales y administrativas aplicables en la materia.
Los sistemas de informacin estn diseados e instrumentados bajo
criterios de utilidad, confiabilidad y oportunidad, as como con
mecanismos de actualizacin permanente, difusin eficaz por medios
electrnicos y en formatos susceptibles de aprovechamiento para su
procesamiento y permitan determinar si se estn cumpliendo los objetivos y
metas institucionales con el uso eficiente de los recursos.
Que existan canales de comunicacin adecuados y retroalimentacin entre
todos los servidores pblicos de la Institucin, que generen una visin
compartida, articulen acciones y esfuerzos, faciliten la integracin de los
procesos y/o instituciones y mejoren las relaciones con los grupos de inters;
as como crear cultura de compromiso, orientacin a resultados y adecuada
toma de decisiones.
En los sistemas computarizados existan controles generales de seguridad,
acceso, aplicacin y operacin de la informacin procesada y almacenada.
QUINTA.
Supervisin y Mejora Continua: Que el Sistema de Control Interno
Institucional se supervisa y
mejora continuamente en la operacin, con el propsito de asegurar que
la insuficiencia, deficiencia o inexistencia identificada en la supervisin,
verificacin y evaluacin interna y/o por los diversos rganos de fiscalizacin,
se resuelva con oportunidad y diligencia, dentro de los plazos establecidos de
acuerdo a las acciones a realizar, debiendo identificar y atender la causa
raz de las mismas a efecto de evitar su recurrencia.
Las debilidades de control interno determinadas por los servidores pblicos se
hacen del conocimiento del superior jerrquico inmediato hasta el nivel de
Titular de la Institucin, y las debilidades de control interno de mayor
OPERATIVO
El propsito es que las acciones y tareas requeridas en los distintos
procesos se ejecuten de manera efectiva, por lo que en ste se debe asegurar
el cumplimiento de los elementos de Control Interno siguientes:
PRIMERA. Ambiente de Control:
a) Las funciones se realizan en cumplimiento al manual de organizacin, y
b) Las operaciones se realicen conforme a los manuales
procedimientos actualizados, autorizados y publicados.
de
Participantes
Institucional
Funciones
en
el
Sistema
de
Control
Interno
que
emitan
otros
ADMINISTRACION DE RIESGOS
Participantes y Funciones en la Administracin de Riesgos
El proceso de administracin de riesgos institucional se iniciar con una
reunin de trabajo en la que participen los titulares de todas las unidades
administrativas de la institucin, el Titular del OIC, el Coordinador de
Control Interno y el Enlace de Administracin de Riesgos, a realizarse
durante el ltimo trimestre de cada ao, preferentemente en noviembre
o diciembre, a efecto de que las acciones que tiendan a controlar los
riesgos identificados, se empiecen a aplicar desde el primer trimestre del
siguiente ao.
La participacin del Coordinador de Control Interno, del Enlace de
Administracin de Riesgos y del rgano Interno de Control, para efectos de
este captulo consistir en:
Asimismo,
comunicar
la
informacin
anterior
a
las
unidades
administrativas de la Institucin, por conducto del Enlace de Administracin
de Riesgos;
b) Coordinar y supervisar que el proceso de administracin de riesgos se
implemente en apego a lo establecido en las presentes Disposiciones y el
Manual, y ser el canal de comunicacin e interaccin con el Titular de la
Institucin y el Enlace de Administracin de Riesgos;
c) Definir con el Enlace de Administracin de Riesgos la propuesta de riesgos
institucionales y revisar el proyecto de los siguientes documentos y sus
respectivas actualizaciones:
1. Matriz de Administracin de Riesgos Institucional;
2. Mapa de Riesgos Institucional;
3. PTAR Institucional;
4. Reporte de Avances Trimestral del PTAR, y
5. Reporte anual del comportamiento de los riesgos;
ACCIONES
DE
CONTROL
PARA
de
la
Normateca
Federal
a) Los riesgos;
b) Los factores de riesgo;
c) Las estrategias para administrar los riesgos, y
d) Las acciones de control registradas en la Matriz de Administracin de
Riesgos Institucional, las cuales debern identificar:
1. Unidad administrativa
2. Valores numricos del impacto y probabilidad de ocurrencia y cuadrante de
ubicacin del riesgo;
3. Responsable de su implementacin;
4. Las fechas de inicio y trmino, y
5. Medios de verificacin.
El Reporte de Avances Trimestral del PTAR contendr al menos lo siguiente:
I. Resumen de acciones comprometidas, cumplidas y en proceso, as como sus
porcentajes de avance;
II. Descripcin de las principales problemticas que obstaculizan el
cumplimiento de las acciones en proceso y propuestas de solucin para
consideracin del Comit u rgano de gobierno, segn corresponda, y
III. Resultados alcanzados en relacin con los esperados.
IV. Firmas del Coordinador de Control Interno y del Enlace de Administracin de
Riesgos.
El Reporte de Avances Trimestral del PTAR deber presentarse por el
Coordinador de Control Interno en las sesiones ordinarias del Comit como
sigue:
a) Reporte de Avances del primer trimestre en la segunda sesin;
b) Reporte de Avances del segundo trimestre en la tercera sesin;
c) Reporte de Avances del tercer trimestre en la cuarta sesin, y
d) Reporte de Avances del cuarto trimestre en la primera sesin de cada ao.
Ser obligacin del Coordinador de Control Interno verificar que se
registren en el Sistema Informtico los reportes de avances sealados en
los incisos a) a d) anteriores.
De los documentos descritos en los incisos anteriores se deber entregar copia
al Titular del OIC, recabando el acuse correspondiente.
La evidencia documental y/o electrnica suficiente, competente, relevante
y pertinente que acredite la implementacin y avances reportados, ser
resguardada por los servidores pblicos responsables de las acciones
comprometidas en el PTAR institucional y estar a disposicin de los rganos
fiscalizadores.
Se realizar un Reporte anual del comportamiento de los riesgos, con relacin a
los determinados en la Matriz de Administracin de Riesgos Institucional del
ao inmediato anterior, y contendr al menos lo siguiente:
I. Comparativo del total de riesgos por cuadrante;
II. Variacin del total de riesgos y por cuadrante;
III. Fecha perentoria para su atencin, la cual no podr ser mayor a seis
meses, posteriores a la fecha de celebracin de la sesin en que se
apruebe a menos que por la complejidad del asunto se requiera de un plazo
mayor, lo cual se justificar ante el Comit.
Los acuerdos se tomarn por mayora de votos de los miembros asistentes, en
caso de empate el Presidente del Comit contar con voto de calidad.
Al final de la sesin, el Vocal Ejecutivo dar lectura a los acuerdos aprobados, a
fin de ratificarlos.
En las entidades y rganos administrativos desconcentrados,
el Comit
determinar los acuerdos relevantes que el Presidente har del conocimiento,
segn corresponda, del rgano de gobierno o de la dependencia a la que se
encuentre adscrito el rgano administrativo desconcentrado.
Para los acuerdos que no fueron atendidos en la fecha establecida inicialmente,
previa justificacin ante el
Comit y por nica vez, ste podr aprobar una nueva fecha que
preferentemente, no exceda de 30 das hbiles
contados a partir del da siguiente al de la sesin. Se conservar en el
Sistema Informtico la fecha inicial de atencin.
El Vocal Ejecutivo remitir los acuerdos a los responsables de su
atencin, a ms tardar 5 das hbiles posteriores a la fecha de la
celebracin de la sesin, solicitando su cumplimiento oportuno.
De las actas.
Por cada sesin del Comit se levantar un acta que ser foliada y contendr al
menos lo siguiente:
I. Nombres y cargos de los asistentes;
II. Asuntos tratados y sntesis de su deliberacin;
III. Acuerdos aprobados, y
IV. Firma autgrafa de los miembros que asistan a la sesin y, cuando
corresponda, de la Unidad de Control y de los Delegados o de los Comisarios
Pblicos. Los servidores pblicos de la Institucin que participen como
invitados la firmarn slo cuando sean responsables de atender acuerdos.
El Vocal Ejecutivo elaborar y remitir a los miembros del Comit y a
los invitados correspondientes, el proyecto de acta a ms tardar 8 das
hbiles posteriores a la fecha de la celebracin de la sesin.
Los miembros del Comit y, en su caso, los invitados revisarn el proyecto de
acta y enviarn sus comentarios al Vocal Ejecutivo dentro de los 5 das hbiles
siguientes al de su recepcin; de no recibirlos se tendr por aceptado el
proyecto y recabar las firmas a ms tardar 20 das hbiles posteriores a la
fecha de la celebracin de la sesin, para su integracin en el Sistema
Informtico previo a la siguiente sesin.
Sistema Informtico.
Tendrn acceso al Sistema Informtico, los miembros del Comit, el
representante de la Unidad de Control, el Delegado, el Comisario Pblico, el
Coordinador de Control Interno, el Enlace del Comit y el auditor externo.
Las cuentas de usuario y claves de acceso, as como sus actualizaciones, sern
proporcionadas por la Unidad de Control, previa solicitud del Vocal Ejecutivo,
conforme a los procedimientos que la primera establezca.
Las Secretaras de la Defensa Nacional y de Marina, as como el Centro de
Investigacin y Seguridad Nacional, podrn operar otro sistema informtico
para el registro, seguimiento, control y reporte de informacin de los procesos
de Administracin de Riesgos Institucionales y funcionamiento del Comit,
previa acreditacin de dicho sistema ante la Unidad de Control, la
informacin antes referida deber ponerse a disposicin de la Secretara
cuando esta lo requiera.
El Sistema Informtico se encuentra disponible en la direccin
electrnica:
https://sfpbpm01.funcionpublica.gob.mx/cocoa/index.asp
En caso de cambio en la ruta, la Unidad de Control comunicar a los
Vocales Ejecutivos la nueva direccin electrnica.
82. El Coordinador de Control Interno informar al Vocal Ejecutivo las bajas de
las cuentas de usuario y cambios requeridos en las claves de acceso, para que
por su conducto se solicite la actualizacin a que hace referencia el segundo
prrafo del numeral 80 de las presentes Disposiciones.
Con el propsito de armonizar y homologar las actividades que en
materia de control interno realizan las dependencias y entidades, se
identifican los siguientes procesos que se regirn por las disposiciones
legales y reglamentarias, as como por las presentes Disposiciones y el
Manual:
I. Aplicacin del Modelo Estndar de Control Interno;
II. Administracin de Riesgos Institucionales, y
III. Funcionamiento del Comit de Control y Desempeo Institucional.