HALLAZGOS ENCONTRADOS

NUMERO DE OBSERVACION 1
TITULO DEL HALAZGO
AUSENCIA DE TARJETAS KARDEX DE MEDICAMENTOS MDICOS DE LA
GESTIN 2013

CONDICIN
De la prueba fsica efectuada a los almacenes de COFAR s.a., hemos
evidenciado la ausencia de tarjetas kardex de los medicamentos e insumos
mdicos correspondiente a la gestin 2014, debido a que el encargado de
almacenes no ha efectuado la regularizacin de las notas de ingreso y notas de
salida en las tarjetas correspondientes a la fecha de nuestra evaluacin.
Considerando que se trata de un documento muy importante de certificacin
de ingreso de bienes de consumo al almacn, estos necesariamente deben
refrendarse con la firma del responsable directo y estamparlos tanto en el
documento original como en las copias adjuntas a este, y proceder
oportunamente a su registro en tarjetas kardex.
CRITERIO
Lo descrito permite inferir el incumplimiento a la siguiente disposicin legal:
Los Principios, Normas Generales y Bsicas de Control y el manual de
procedimientos Interno del laboratorio y rompe el principio de la Integridad)
expresa que:
Toda actividad de control pierde efectividad en tanto no cumpla el requisito
de asegurar la integridad de los elementos que constituyen el objeto de
control.
Para contribuir a preservar la integridad, existen herramientas de control tales

como:
anlisis de consistencia entre entradas y salidas
controles de re clculo y doble verificacin

CAUSA
La ausencia de mecanismos de control, como ser la inexistencia de tarjetas
kardex en la administracin de los almacenes.
EFECTO
Genera que no se tomen en cuenta, fsicamente, medicamentos e insumos
mdicos para su valuacin y correcta exposicin en los estados financieros
ocasionando que las existencias fsicas y valoradas del rubro inventarios se
subvalen.

RECOMENDACIN

Se recomienda al seor Director Ejecutivo, a travs de la Direccin

Administrativa Financiera y del Administrador, instruir:
1. Al Encargado de Almacenes debe llevar el movimiento de medicamentos e
insumos mdicos en tarjetas kardex, para un adecuado control, a objeto de
tener la informacin del rubro inventarios de manera ntegra.
2. Al Encargado de Almacenes

efectuar la recepcin e ingreso de los

medicamentos y dems insumos mdicos con notas de ingreso, las mismas

que deben estar debidamente firmadas y registradas en tarjetas kardex.

NUMERO DE OBSERVACION 2
TITULO DEL HALAZGO
INSUMOS MDICOS SIN CODIFICACIN

CONDICIN
Durante la toma de inventarios, hemos evidenciado la inexistencia de
codificacin, clasificacin y catalogacin de los insumos mdicos en el almacn;
al respecto, el encargado de los almacenes nos ha manifestado que desde
oficina central La Paz, no se mand un listado de cdigos de estos insumos
mdicos, sin embargo sealo que estas deficiencias sern superadas en esta
gestin.
CRITERIO
Lo descrito no dio cumplimiento a la siguiente disposicin legal vigente:
Normas de Sistema de Administracin de Bienes y Servicios internos de
laboratorio en el manejo y manipulacin de los productos y bienes materiales
entrantes a almacenes.
La identificacin consiste en la denominacin bsica asignada a cada
bien y su descripcin de acuerdo a sus caractersticas propias, fsicas y/o
qumicas, de dimensin y funcionamiento y otras que permitan su
discriminacin respecto a otros similares o de otras marcas.
a) Su clasificacin.
b) Su ubicacin y verificacin.
c) Su manipulacin.
La codificacin de los bienes de consumo existentes en almacenes se
basar en normas nacionales vigentes y en su ausencia, en normas

 La catalogacin consiste en la elaboracin de listas de bienes codificados

y clasificados segn un orden lgico. Las entidades pblicas debern
mantener catlogos actualizados de sus bienes de consumo, que
faciliten la consulta y control de los materiales y sus existencias.
El almacenamiento tiene por objeto facilitar la conservacin,
manipulacin, salvaguarda y entrega de los bienes que ingresan al
almacn. Estas operaciones se realizarn tomando en cuenta lo
siguiente:
a) Clasificacin de bienes.
b) Asignacin de espacios.
c) Disponibilidad de instalaciones y medios auxiliares.
d) Uso de medios de transporte: equipo motorizado o no
motorizado.
e) Conservacin.
CAUSA
El desconocimiento Normas de Sistema de Administracin de Bienes y
Servicios internos de laboratorio en el manejo y manipulacin de los productos
y bienes materiales entrantes a almacenes por parte del encargado de
almacenes, respecto a la codificacin, clasificacin y almacenamiento.
EFECTO
Ocasiona la prdida o sustraccin de los insumos mdicos, adems se corre el
riesgo de que estos insumos mdicos no sean tomados en cuenta en el rubro
inventarios en los Estados Financieros, dificultando su ubicacin, distribucin y
el recuento fsico de los mismos.
RECOMENDACIN

Se recomienda al seor Director Ejecutivo, a travs de la Direccin

Administrativa Financiera y del Administrador instruir:

1, Ttulo III, Captulo II, artculos 92, 93, 94, 95 y 96respectivamente. .

Al Encargado de Almacenes, codificar los insumos mdicos para su clasificacin
y ubicacin en las estanteras, a objeto de cumplir los objetivos de la
administracin de almacenes, en cumplimiento a las Normas del Sistema de
Administracin de Bienes y Servicios referente al manejo y manipuleo de
producto y materiales entrantes a almacn.
f) Seguridad

NUMERO DE OBSERVACION 3
TITULO DEL HALAZGO
EXISTENCIA DE MATERIALES SIN MOVIMIENTO

CONDICIN

Hemos evidenciado en los almacenes de la, la existencia de materiales sin

movimiento como ser formularios mdicos y administrativos, tales como
rdenes de laboratorio clnico, denuncia de accidentes de trabajo y otros, los
mismos que datan algunos desde la gestin 2011, ocupando espacio
innecesario en el almacn de la regional; Al respecto, el encargado de
almacenes manifiesta que estos materiales ya no se utilizan porque existen
formularios actualizados, y que no cuenta con instrucciones para proceder al
respecto.
CRITERIO
Lo descrito no dio cumplimiento a la siguiente disposicin legal vigente:
Reglamento interno en el manejo de productos y bienes materiales que
indican:
I. El registro tiene por objeto facilitar el control de las existencias y el
movimiento de bienes en almacn, permitiendo tomar decisiones
sobre adquisiciones, disposicin de bienes, bajas y otros.
Por otra parte, indica:
El Subsistema de Disposicin de Bienes, es el conjunto interrelacionado de
principios, elementos jurdicos, tcnicos y administrativos, relativos a la toma
de decisiones sobre el destino de los bienes de uso institucional de propiedad

de la entidad, cuando estos no son ni sern utilizados por las entidades

pblicas.
Asimismo, el cuerpo normativo seala que la baja de bienes no es una
modalidad de disposicin; consiste en la exclusin de un bien en forma fsica y
de los registros contables de la entidad. Entre las causales est la inutilizacin.
CAUSA
La ausencia de reportes respecto al movimiento del inventario en almacenes
y/a existencia de materiales en general que ya no son utilizados por la
institucin.
EFECTO
Ocasiona el almacenamiento innecesario de existencias, restando espacio fsico
en los almacenes..
RECOMENDACIN
Se recomienda al seor Director Ejecutivo, a travs de la Direccin
Administrativa Financiera y del Administrador, instruir:
1. Al Encargado de Almacenes de, reportaron formacin a las instancias
superiores, respecto a la rotacin , identificando adicionalmente los tems que
no tienen entradas ni salidas, a objeto de evitar la acumulacin de bienes sin
uso por tiempo indefinido.
1. Al Encargado de Almacenes, gestione la baja de los materiales de
papelera sin movimiento, previo cumplimiento de disposiciones
internas.

NUMERO DE OBSERVACION 4
TITULO DEL HALAZGO
INEXISTENCIA DE ACTAS DE ENTREGA Y RECEPCIN DE PRODUCTOS
TERMINADOS A ALMACENES
CONDICIN
Se puede evidenciar la inexistencia de actas de entrega y recepcin de
productos terminados que ingresaron a almacn que detallamos a
continuacin:
FECHA DE

DETALLE

CANTIDAD

INGRESO
12 /06/2014

Paracetamol de

5000 u.

23/08/2014

100 gr.
Amoxicilina de 250

3500 u.

10/10/2014

gr.
Penicilina de 500

2000.u.

gr.

CRITERIO
Este hecho contraviene:
Reglamento de manejo y manipulacin interno del laboratorio que en su art.
115 menciona:
el ingreso de producto terminado como tambin bienes/muebles de uso en
almacenes debern ser sustentados por un acta de entrega y recepcin
elaborado por el encargado de recepcin en el rea de almacenes.
CAUSA

Por el desinteresado manejo y registro del encargado de almacenes con el

cuidado de ingreso de material a esa rea.

EFECTO
Ocasiona la prdida o sustraccin de los insumos mdicos, adems se corre el
riesgo de que estos insumos mdicos no sean tomados en cuenta en el rubro
inventarios en los Estados Financieros, dificultando su ubicacin, distribucin y
el recuento fsico de los mismos.
RECOMENDACIN
Se recomienda al seor Director Ejecutivo que mediante el encargado de
administrativo:
Impartir un mejor control y cuidado al encargado de almcenes en el manejo de
ingreso de material de todo tipo con el debido cuidado y documento que
respalde su existencia.
Al Encargado de Almacenes de, reportaron formacin a las instancias
superiores, respecto a la rotacin , identificando adicionalmente los bienes que
no tienen entradas ni salidas, a objeto de evitar la acumulaci.

NUMERO DE OBSERVACION 5

TITULO DEL HALAZGO

IMPORTES NEGATIVOS EN LOS REPORTES DE ALMACENES
CONDICIN
De la toma de inventarios practicada, hemos observado importes negativos en
el reporte del movimiento fsico en algunos saldos, mismos que corresponden
al medicamento Hidrxido de Aluminio; al respecto el Encargado de
Almacenes, nos ha manifestado que tienen errores en el transcurso del mes en
las entradas y salidas de productos, pero que los saldos fsicos concuerdan al
final del mes; sin embargo debido a la ausencia de tarjetas kardex u otro
instrumento de verificacin, no hemos podido satisfacernos respecto a dicha
aseveracin.

FECHA
30/03/20

SOLICITAN
Saldo
TE al

14

30/03/014

11/04/20
14

venta
Saldo al

14

30/06/014

14

Venta
Producto

03/07/20 terminad
14

SALIDA
S 3
20

venta

11/04/20
26/06/20

ENTRAD
AS20

SALDO
3
0
-20

20
15

0
-20
0
-15

Lo descrito no dio cumplimiento a la siguiente disposicin legal vigente:

Los Principios y Reglamento interno en el manejo de productos y bienes
materiales adems de principios que indican , (Aseguramiento de la
Integridad), seala:
Toda actividad de control pierde efectividad en tanto no cumpla el requisito
de asegurar la integridad de los elementos que constituyen el objeto de
control.
Para contribuir a preservar la integridad, existen herramientas de control tales
como:
Anlisis de consistencia entre entradas y salidas;
controles de re clculo y doble verificacin
CAUSA
La ausencia de procedimientos adecuados en la administracin de los
almacenes, asimismo la falta de regularizacin oportuna de ingresos y salidas
bien material y la ausencia de tarjetas kardex.
EFECTO
Ocasiona que el rubro del activo realizable se subestime, lo cual a su vez
tendra su incidencia en los estados financieros.
RECOMENDACIN
Se recomienda al seor Director Ejecutivo, a travs de la Direccin
Administrativa Financiera y del Administrador, instruir:

1. Al Encargado de Almacenes, efectuar la regularizacin de ingresos

y egresos de medicamentos en las tarjetas kardex, a objeto de
tener esta informacin de manera confiable y oportuna.

NUMERO DE OBSERVACION 6
TITULO DEL HALAZGO
NO TIENEN MEDIDAS DE SALVAGUARDAJE DE LOS MATERIALES
CONDICIN
No se evidencio ninguna medida de salvaguardaje en el manejo y manipuleo
de los productos farmacuticos, evidentemente si se pudo observar que los
pocos controles que existen dentro de esta rea no son suficientes para evitar
el mal manejo y la prdida del mismo.
CAUSA
La falta de control e importancia en esta rea por los responsables para el
cuidado de manejo de material o la mala informacin que existe en ella.
EFECTO
El dao o prdida tanto material y econmica para la empresa.
RECOMENDACIN
Se recomienda al seor Director Ejecutivo, a travs de la Direccin
Administrativa Financiera y del Administrador, instruir:

 Implementar sistemas de control y salvaguardaje para la mejor

eficiencia del manejo de produccin en esa rea.

NUMERO DE OBSERVACION 7
TITULO DEL HALAZGO
DEFICIENCIAS EN EL LIBRO DE COMPRAS DE MATERIAL EN ALMACEN
VS FACTURAS
Condicin
De acuerdo a la revisin efectuada en el libro de compras en almacn de marzo
de la gestin 2014, se evidenci en el comprobante N 139 Clase 3, que existe
una factura que fue registrada con distinto nmero:

SEGN LIBRO DE COMPRAS

SEGN FACTURA
RAZON
RAZON
N
N
TOTAL
N
N
TOTAL
FECH
SOCIAL
SOCIAL
NIT/C.
DE
FACTUR NIT/C.I
DE
FACTUR
A
DEL
DEL
I.
FACT
A Bs.
.
FACT A Bs.
CLIENTE
CLIENTE
11/03 120643 Laboratorio 1106
263,50 1206430 Laboratorio 1106
263,50
/14

Criterio

027

Alcos S.A.

12

27

Alcos S.A.

40

Segn el artculo 47 de la RND N 10.0016.07, establece que en el libro de

compras se registrar cronolgicamente y correlativamente las facturas notas
fiscales, documentos equivalentes o documentos

de ajuste a declarar que

respalde el crdito fiscal IVA de acuerdo a datos de las transacciones:

Da, mes y ao

Nmero de Identificacin Tributaria (NIT)

Nombre Razn Social

Numero de factura

Numero de autorizacin

Cdigo de Control

Importe total Facturado

Importe neto sujeto al IVA

Debito Fiscal Generado

Causa
Error de transcripcin.
Efecto
Esta situacin genera el pago de multas por incumplimiento a deberes formales
segn RND 10.0030.11 en su artculo 1 en su numeral II indica el pago de:

DETALLE

MULTA
1 a 20 errores

Presentacin del libro de Compras y Ventas a

travs del Modulo Da Vinci. l.c.v. sin errores en 21 a 50 errores
el periodo Fiscal

Recomendacin

150
UFVs
300

51 a mas

UFVs
600

errores

UFVs

Se recomienda a la Gerencia General instruya a la Gerencia Administrativa

Financiera que implemente controles previos en el registro de las facturas de
compras en el libro de compras a fin de evitar errores que originen multas por
parte de la Administracin Tributaria.
NUMERO DE OBSERVACION 8
TITULO DEL HALAZGO
INEXISTENCIA DE EXTIGUIDORES EN LA UNIDAD DE ALMACENES
CONDICIN
Se pudo evidenciar que no existen extinguidores o algn cuidado que pueda
evitar incidentes como incendios dentro de esta rea.
CRITERIO
Este hecho contraviene:
Al Manuel de procedimientos internos del manejo y cuidado de bienes dentro
de la empresa y que menciona:
es obligacin de proporcionar todo tipo de instrumentos para la proteccin y el
cuidado de todas las rea sin restricciones segn cuidado se requiera:
Cmaras de control
Alarmas
Extinguidores etc.

CAUSA
Falta de control de riesgo en esta rea por los encargados.
EFECTO

Dao y perdidas tanto econmicas y materiales para la empresa.

RECOMENDACIN
Se recomienda al seor Director Ejecutivo, a travs de la Direccin
Administrativa Financiera y del Administrador, instruir:
Implementacin de equipos contra accidentes en todas las reas que carezcan
de estas para evitar accidentes futuros.

NUMERO DE OBSERVACION 9
TITULO DEL HALAZGO
DEFICIENCIAS EN EL REGISTRO DEL COMPROBANTE Y LA FACTURA
ORIGINAL
CONDICIN
De acuerdo a la revisin efectuada en el comprobante de contabilidad, el
informe diario de recaudaciones y la factura original se evidenci que el
nmero de factura registrado en comprobantes no coincide con el nmero de la
factura original. De acuerdo al siguiente detalle:

SEGN COMPROBANTE
NUMER
O DE
CMTE
000150

CLAS
E
1

TOTAL

DE

FACTUR

FACT

A Bs.

317
2

SEGN FACTURA ORIGINAL

RAZON
N

SOCIAL

NIT/C.I.

DEL

135,74 101932902
5

CLIENTE
Cmara
nacional
de
industria
s

Fuente: Registros Contables. Elaboracin Propia

CRITERIO

TOTAL

DE

FACTURA

FACT

Bs.

320
2

135,74

El comprobante contable y su documentacin

de respaldo deben ser

congruentes en la informacin contenida en ellos.

CAUSA
Error de transcripcin.
EFECTO
Incongruencia en la informacin procesada por la entidad.
RECOMENDACIN
Se recomienda a la Gerencia General instruya a quien corresponda implante
controles previos para
contabilidad.

el registro de las facturas en los comprobantes de

NUMERO DE OBSERVACION 10
TITULO DEL HALAZGO
DEFICIENCIAS EN EL LIBRO DE COMPRAS DE MATERIAL EN
ALMACENES

CONDICIN
En la revisin de las facturas a favor de la Cmara Nacional de Industrias se ha
evidenciado incongruencias en el registro del importe facturado:

COMP FACTU
.

MES

CONCEPTO

OBSERVACIN

RA
El

00051
5

243

Octubre

Este hecho contradice:

S/

O DE

FACTUR

COMPRA

S Bs.

Bs.

importe

Material de

facturado

apoyo-

coincide

septiembre/

importe registrado

2014.

en

el

no
con
libro

compras.
Fuente: Registros Contables. Elaboracin Propia
CRITERIO

S/LIBR

el
de

9.060,92 8.060,90

En los Artculos 45 y 47 de la RND N 10-0016-07 establece que los libros de

compras y ventas registrarn cronolgica y correlativamente las facturas, notas
fiscales, documentos equivalentes o documentos de ajuste. Asimismo, los
montos

consignados

en

las

respectivas

columnas

sern

totalizados

mensualmente, a efecto de la determinacin del IVA.

CAUSA
Debilidad en los controles de presentacin y elaboracin de los libros de
compras en almacenes.
EFECTO
Posibles contingencias con la Administracin Tributaria.
RECOMENDACIN
Se recomienda a la Gerencia General instruya a la Gerencia Administrativa
Financiera implante procedimientos de control para la adecuada y oportuna
presentacin de los documentos en el rea de almacenes observados al SIN