Program Ages Tion Documental 2014

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
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PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

UNIVERSIDAD DEL QUINDO
VERSIN 1
REA DE GESTIN DOCUMENTAL
FECHA DE APROBACION: 07/11/2014
APROBADO: POR COMIT DE GESTIN DOCUMENTAL DE

LA UNIVERSIDAD DEL QUINDO
ARMENIA, 2014
AUTORIDAD ARCHIVISTICA INSTITUCIONAL:

REA DE GESTIN DOCUMENTAL
Camino hacia una nueva Universidad en respuesta a los desafos de la sociedad

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CONTENIDO
1. ASPECTOS GENERALES ADO DE GESTIN
a. Introduccin
b. Alcance de acuerdo con el Plan de Accin Anual-PAG
c. Pblico al cual est dirigido
d. Requerimientos para el desarrollo del programa de Gestin

Documental PGD
1 Normativos
2. Econmicos
3. Administrativos
10
4. Tecnolgicos
11
2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTION

DOCUMENTA
12
a. Principios de Gestin Documental
12
b. Procesos de Gestin Documental
15
3. FASES DE IMPLEMENTACION DEL PROCESO DEL PROGRAMA

DE GESTION DOCUMENTAL - PGD
18
4. PROGRAMAS ESPECIFICIOS
22
a. Programa de normalizacin de formas y formularios electrnicos
22
b. Programa de documentos vitales o esenciales (asociados al plan de


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riesgo operativo de la entidad en caso de emergencia)

22
c. Programa de gestin de documentos electrnicos
23
d. Programa de archivos descentralizados (incluye tercerizacin de la

custodia o la administracin)
23
e. Programa de reprografa (incluye los sistemas de fotocopiado,
impresin digitalizacin y microfilmacin).
24
f. Programa de documentos especiales (grficos, sonoros, audiovisuales,

orales, de comunidades indgenas o afrodescendientes, etc.)
24
g. Plan Institucional de Capacitacin.
25
h. Programa de auditora y control
25
5. ARMONIZACION CON EL MODELO ESTANDAR DE CONTROL

INTERNO - MECI
27
6. ARMONIZACION CON EL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

NTCGP 1000
27
Anexos
a. Diagnstico de Gestin Documental

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b. Cronograma de implementacin del PGD

C. Mapa de procesos de la entidad
d. Presupuesto anual para la implementacin del PGD
14.4 RESPONSABILIDADES DE LOS SERVIDORES PBLICOS
47
Y/O PARTICULARES QUE EJERCEN FUNCIONES PBLICAS

14.5 OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO
49
15. ACTOS PROTOCOLARIOS
50
16. NORMOGRAMA
51
17. INTEGRACIN NORMA TCNICA DE CALIDAD EN LA

GESTIN PBLICA NTCGP 1000, LINEAMIENTOS PARA LA
ACREDITACIN DE PROGRAMAS DE PREGRADO, LINEAMIENTOS
PARA LA ACREDITACIN ISTITUCIONAL Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO-MECI
52

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1. ASPECTOS GENERALES
a.
Introduccin
La Gestin Documental se ha concebido hoy en da como el eje principal para la

competitividad de las entidades pblicas y privadas. Es por eso que la
UNIVERSIDAD DEL QUINDO, despus de un estudio consiente de las necesidades
en materia de administracin de documentos, pone a disposicin de toda la
comunidad un Programa de Gestin Documental, el cual se encuentra concebido
bajo los parmetros dados en la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos), en los
Decretos 2578, 2693 y 2609 de 2012, al igual que los Acuerdos 4 y 5 de 2013.
En el desarrollo del Programa de Gestin Documental se integran los componentes
de la Gestin Documental (Tablas de retencin documental, tablas de valoracin
documental, poltica de cero papel, seguridad informtica, entre otros), adems el
Programa esta articulado con los dems sistemas de gestin de la entidad ( Modelo
Estndar de Control Interno- MECI, Calidad y Acreditacin).
El proceso de Gestin Documental inicia con la planeacin documental y finaliza
con la valoracin documental, la cual se lleva a cabo permanentemente mediante el
procedimiento de actualizacin de la tabla de retencin documental y su formato de
valoracin de series/subseries y tipos documentales.
b. Alcance de acuerdo con el Plan Estratgico Institucional y Plan de Accin

Anual-PAG
Con relacin al Plan Estratgico 2012-2015 de la Universidad del Quindo, el
programa se articula con el objetivo estratgico o de calidad No. 9. Mejorar el
desempeo institucional a travs de la gestin eficaz, eficiente y efectiva de los
procesos internos para alcanzar la acreditacin institucional,
toda vez que el
objetivo de la Gestin Documental es servir de apoyo para la eficiencia en la gestin
de los procesos misionales de la entidad, haciendo uso de recursos informticos y de
informacin para la toma de decisiones oportunas y adecuadas al interior de la
Universidad.

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De la misma manera, el programa se articula con las metas institucionales 6.3

Incrementar en un 10% el ndice de transparencia de acuerdo con la metodologa
establecida por la corporacin transparencia internacional y 6.5 la Universidad
del Quindo alcanza la acreditacin institucional, estas a su vez se articulan dentro
del proceso de planeacin a corto plazo con el Plan Anual de Gestin (PAG) el cual
es firmado por el macroproceso de Gestin Documental anualmente, con metas
claras que permiten la articulacin con los procesos de planeacin institucional a
largo plazo como es el caso del plan estratgico y el plan institucional de desarrollo.
Alcance del Programa Gestin Documental
El programa de Gestin Documental de la Universidad del Quindo, inicia con la
identificacin y formulacin de estrategias en la produccin y trmites de los
documentos de la entidad, hasta garantizar la implantacin de las metodologas
dadas por el Archivo General de la Nacin y la normativa vigente en materia de
Gestin Documental para la administracin de la documentacin y la conservacin y
custodia de esta.
- Objetivos del Programa Gestin Documental
Objetivo General
Establecer los lineamientos al interior de la Universidad para la gestin de la
informacin y estandarizar la informacin producida y/o recibida, en soporte anlogo
o digital, contemplando todo el ciclo vital de los documentos en cumplimiento de la
normatividad legal vigente y las polticas institucionales, dando seguridad, confianza,
calidad y asegurando la oportuna toma de decisiones.
Objetivos Especficos
Elaborar el diagnstico del estado de la Gestin Documental al interior de la

Universidad, independientemente del medio de produccin.
Propiciar las condiciones para una adecuada implementacin de las Tablas de

Valoracin Documental, aprobadas para la Universidad.

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Implementar las buenas prcticas segn la poltica de Cero Papel.
Implementar las mejores prcticas en materia de seguridad de la informacin y

de adecuado uso y administracin de los datos personales.
Facilitar a los usuarios, tanto internos como externos, el acceso y

recuperacin de la informacin existente en los fondos documentales de la
Universidad
Destacar la importancia que tienen los documentos dentro del cumplimiento

de las funciones institucionales.
Fortalecer los mecanismos de almacenamiento y manejo confidencial de la

informacin producida tanto en medio fsico como electrnico.
Normalizar los procesos de Produccin, Recepcin, Distribucin, Trmite,

Organizacin, Consulta, Conservacin y Disposicin Final en la Universidad
del Quindo, tanto para documentos en soporte papel como en soporte
electrnico.
Consolidar la Poltica de Gestin Documental al interior de la Universidad del

Quindo, la cual contemple tanto los documentos en soporte papel como los
documentos electrnicos.
c. Pblico al cual est dirigido

El Programa de Gestin Documental est dirigido a todos los funcionarios y
contratistas de apoyo a la gestin de la Universidad del Quindo, empresas
reguladas, entes de control, Instituciones educativas y ciudadanos en general,
facilitando los mecanismos de participacin ciudadana.

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d. Requerimientos para el desarrollo del Programa de Gestin Documental

-PGD.
1. Normativos
Para una Gestin Documental adecuada se debe observar y cumplir con sus normas
internas, con las normas expedidas por el Archivo General de la Nacin, as como
con las dems normas aplicables al acceso y manejo de la informacin al interior de
las entidades del Estado.
En este contexto a continuacin se enuncian las normas de carcter general
Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos

Ley 1712 de 6 de marzo de 2014.
Decreto 2609 de 2012.
Decreto 2578 de 2012
Decreto 1515 de 2013.
Acuerdo AGN 042 de 2002.
Acuerdo AGN 003 de 2013
Se complementa con las dems normas integradas en el normograma del

macroproceso de Gestin Documental, el cual se encuentra en la ruta: Sistema
Integrado de Gestin / Mapa de procesos / Gestin Documental / Normograma.
Esta ruta corresponde al enlace:
http://web2.uniquindio.edu.co/dep/plandes/index.php/component/content/article?
id=197&Itemid=61#gdocumental
La anterior enunciacin no es taxativa; por tanto, todas las dems normas,
reglamentos, acuerdos, circulares y dems orientaciones efectuadas por las
entidades competentes, adems de sus polticas propias, debern ser observados en
la Universidad segn corresponda.

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La aprobacin del Programa de Gestin Documental de la Universidad, se har

mediante acto administrativo expedido por el Consejo Superior Comit de Gestin
Documental, previa revisin y validacin por parte del Comit
de Gestin
Documental.
2. Econmicos
Para la ejecucin de las actividades y proyectos, el Programa de Gestin
Documental contar con recursos as:
Los recursos econmicos necesarios para la implementacin del Programa de
Gestin Documental se determinarn a travs del Proyecto de inversin que se
inscribir en el banco de proyecto de la oficina Asesora de Planeacin, para ser
presentado ante las instancias correspondientes y sean incluidos los recursos
necesarios dentro del Plan Operativo Anual de Inversiones POAI, y que se denomina
Adecuacin del Archivo Documental de la Universidad del Quindo a travs de los
procesos de depuracin, clasificacin, revisin y actualizacin de la tabla de
retencin documental, las tablas de valoracin, digitalizacin y almacenaje del
mismo, actividades conducentes a hacer del archivo de la Universidad , un
verdadero centro de informacin, que facilite la gestin, permita la acertada toma de
decisiones y sirva de soporte en todas las funciones que adelanta la Universidad.
La inversin necesaria dentro del proyecto estar contemplada dentro del
documento, el cual presentar una programacin de inversin por un periodo de 4
aos, y buscar el desarrollo de actividades que mejorarn la Gestin Documental
en la institucin. En trminos generales son:
-
Organizacin archivstica de los fondos documentales acumulados.

Elaboracin y aprobacin de herramientas archivsticas para organizacin,
clasificacin, consulta y disposicin final de documentos, tales como:
Diagnsticos documentales
Actualizacin de Tablas de Retencin Documental (TRD).
Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental (TVD) de los

fondos acumulados de la Universidad
(estudio de documentacin,
valoracin, inventarios documentales, eliminacin.
Transferencias primarias de las diferentes dependencias de la Universidad.

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Implementacin de tecnologas tales como la digitalizacin y

microfilmacin, en aplicacin de las respectivas Tablas de Retencin
Documental (TRD) y Tablas de Valoracin Documental (TVD) aprobadas
para la Entidad.
Con este proyecto de inversin, la Universidad

beneficios:
obtendr
los siguientes
Cumplimiento de la normatividad vigente relacionada con la Gestin

Documental .
Dar aplicacin a los lineamientos normativos sobre Tablas de Retencin

actualizadas y Valoracin Documental de la Entidad.
Mejorar el proceso de administracin, valoracin y custodia de la

informacin institucional.
Mayor agilidad en el proceso de bsqueda y recuperacin de la

informacin, y por ende, mejoramiento del servicio al usuario interno y
externo.
Optimizacin de los espacios fsicos en el rea de archivo.
Generacin de una cultura organizacional, con un alto nivel de

responsabilidad, la cual permita un adecuado manejo y conservacin de la
informacin documental de la Universidad
Adecuada conservacin del patrimonio documental de la Universidad en

su soporte original.
Consolidacin del proceso de Gestin Documental.

-Asegurar el manejo gil y eficiente del archivo central e histrico, a travs
de la implementacin del Programa de Gestin Documental
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3. Administrativos
Hacen relacin a la necesidad de integrar el Programa de Gestin Documental
(PGD) con todas las funciones administrativas de la Universidad, como son los
sistemas de informacin con los aplicativos y dems herramientas informativas de las
que haga uso la Universidad, en atencin a las siguientes consideraciones:
-
La Universidad tiene implementado el sistema para recepcin y radicacin

de documentos.
El archivo tiene
conformado el
Comit de Gestin Documental
conformado de acuerdo a la Resolucin No. 0246 del 11 de abril de 2013,
Igualmente, se prev que dependiendo del tema a tratar se puede invitar a
participar a otras reas de la Universidad.
El archivo cuenta con recurso humano debidamente asignado a las

funciones de archivo, y con dedicacin exclusiva:
Un (1) profesional en archivstica

Un (1) tcnico en archivstica
Siete (7) auxiliares de planta
Uno (1) por contrato
Y dos (2) funcionarios de apoyo de la empresa Sumset
-
La Universidad cuenta con un programa de capacitacin, el cual permite a

los funcionarios de archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en
aspectos de la Gestin Documental, manejo de tecnologas relacionadas
con el sistema de Gestin Documental, atencin al cliente, entre otros.
Las instalaciones destinadas al trabajo de los funcionarios de archivo

renen las condiciones para el adecuado desarrollo de su funcin,
siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nacin.
El Centro de Sistemas y Nuevas Tecnologas apoyar de forma

permanente los planes y proyectos de Gestin Documental en el
componente tecnolgico.
En relacin con las reas de depsito de documentos se presentar un

proyecto para la adecuacin de espacios y as poder dar trmite a las
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transferencias documentales de las diferentes dependencias de la

Universidad.
-
En el Plan Anual de Capacitacin de la universidad se incluirn los

recursos necesarios para capacitar en el alcance y desarrollo del Programa
de Gestin Documental, a los funcionarios de los diferentes niveles de la
institucin.
4. Tecnolgicos
Para la ejecucin de este programa, se cuenta con los siguientes recursos.
- Equipos de cmputo
- Scanners
- Software de Gestin Documental (Beesoft) para recepcin y radicacin.
Para la implementacin del Programa de Gestin Documental, la Universidad
requerir contar de manera permanente con el siguiente soporte tecnolgico y/o
requerimientos:
- Mantenimiento del Sistema de Seguridad de la Informacin - NTC ISO 27000 o la
norma tcnica que determine la Universidad.
- Apoyo permanente en los planes y proyectos de Gestin Documental
componente tecnolgico el centro de sistemas y nuevas tecnologas.
en el
-Software de Gestin Documental que cumpla estndares como ISO 30301, modelo
de requisitos para la gestin de documentos electrnicos de archivo- (Moreq)
y Content Management Interoperability Services (CMIS).
- Plataforma de interoperabilldad
-Componentes de Middleware para lnteroperar con otras herramientas
-Repositorio de Archivos Digitales
-Seguridad Digital
* Usuarios, roles, niveles de acceso (ISO 27000)
* Firmas Digitales, Armas Electrnicas
* Certificacin y pruebas de entrega digitales
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Para lo anterior se realizar un diagnstico integral de los Sistemas de Informacin

que soportan el desarrollo de las funciones. Para esto, dentro del Plan Anual de
Gestin del ao 2014, se incluy
Realizar la investigacin de mercado de un
Sistema de Gestin Documental ajustado a las necesidades de la Universidad , con
inclusin adems en el proyecto de inversin denominado Adecuacin del Archivo
Documental de la Universidad del Quindo a travs de los procesos de depuracin,
clasificacin, actualizacin de la Tabla de Retencin, Implementacin de las tablas de
valoracin, digitalizacin y almacenaje del mismo
2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL
a. Principios de Gestin Documental
El Programa de Gestin Documental de la Universidad del Quindo, se regir bajo
los siguientes principios:
Planeacin: La creacin de documentos est precedida del anlisis legal, funcional y
archivstico que determine la utilidad de stos como evidencia, con miras a facilitar su
gestin. El resultado de dicho anlisis determinar si se crea o no un documento.
Esta actividad es desarrollada por el lder del proceso al cual pertenece el documento
a crear, atendiendo lo establecido en el procedimiento Control de documentos.
Eficiencia: En la Universidad del Quindo solo deben producirse los documentos
necesarios para el cumplimiento de sus objetivos o los de una funcin o un proceso.
Economa: Se evaluarn los costos derivados de la gestin de sus documentos
buscando ahorros en los diferentes procesos de la funcin archivstica.
Control y seguimiento. Se propiciar el control y seguimiento de los documentos
que produce o recibe la Entidad, en desarrollo de sus actividades, a lo largo de todo
el ciclo de vida.
Oportunidad: Se implementarn aquellos mecanismos que garanticen que los
documentos estn disponibles cuando se requieran, de acuerdo con los perfiles
establecidos por los dueos o productores de los mismos.
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Transparencia: Los documentos son evidencia de las actuaciones de la

administracin y por lo tanto respaldan las actuaciones de los funcionarios de la
Universidad
Disponibilidad: Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran
independientemente del medio de creacin.
Agrupacin: Los documentos de archivo deben ser agrupados en clases o
categoras (series, subseries y expedientes), manteniendo las relaciones
secuenciales dentro de un mismo trmite, segn las tablas de retencin y el cuadro
de clasificacin documental.
Vnculo archivstico: Los documentos resultantes de un mismo trmite deben
mantener el vnculo entre s, mediante la implementacin de sistemas de
clasificacin, sistemas descriptivos y metadatos de contexto, estructura y contenido,
de forma que se facilite su gestin como conjunto.
En la Universidad el conjunto de documentos que hacen parte de un mismo trmite
o asunto administrativo, cualquiera que sea el tipo de informacin que contengan o
medio de conservacin, se encuentran vinculados entre s y son identificados por un
mismo nmero de radicacin raz y diferente derivado y/o caso, conformando de esta
manera un expediente.
Proteccin del medio ambiente: La Universidad
evitar la produccin de
documentos impresos en papel cuando este medio no sea requerido por razones
legales o de preservacin histrica, dada la longevidad del papel como medio de
registro de informacin. De esta manera la Gestin Documental debe estar alineada
con la poltica de Cero Papel establecida por el Gobierno Nacional e implementada al
interior de la Entidad.
Autoevaluacin: El Programa de Gestin Documental y sus elementos, adems la
documentacin que conforma el proceso de Gestin Documental dentro del Sistema
de Gestin Integrado de la Universidad , sern evaluados peridicamente con el fin
de garantizar su actualizacin y mejora continua.
Coordinacin y acceso: Las dependencias actuarn coordinadamente en torno al
acceso y manejo de la informacin que custodian para evitar la duplicidad de
acciones frente a los documentos de archivo y el incumplimiento de la misin de
stos.
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Cultura archivstica. Los jefes de cada una de las dependencias de la Universidad

colaborarn en la sensibilizacin del personal a su cargo, respecto a la importancia y
valor de los archivos de la Universidad.
Modernizacin: Se propiciar el fortalecimiento de la funcin archivstica de la
Universidad, a travs de la aplicacin de modernas prcticas de Gestin
Documental , mediante el apoyo de las tecnologas de la informacin y las
comunicaciones.
Interoperabilidad: Se deben propiciar ptimas condiciones relativas a la habilidad de
transferir y utilizar informacin de manera uniforme y eficiente entre varias
organizaciones y sistemas de informacin, as como la habilidad de los sistemas de
interactuar e intercambiar datos de acuerdo con un mtodo definido, con el fin de
obtener los resultados esperados.
Orientacin al ciudadano: El ejercicio de colaboracin entre organizaciones para
intercambiar informacin y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio,
con el propsito de facilitar la entrega de servicios en lnea a ciudadanos, empresas y
a otras entidades, debe ser una premisa de las entidades del Estado (Marco de
Interoperabilidad para el Gobierno en lnea).
Neutralidad tecnolgica: La entidad garantizar la libre adopcin de tecnologas,
teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos
internacionales competentes e idneos en la materia, que permitan fomentar la
eficiente prestacin de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologas de
la Informacin y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su
adopcin sea armnica con el desarrollo ambiental sostenible.
Proteccin de la informacin y los datos: La Universidad garantizar la
proteccin de la informacin y los datos personales en los distintos procesos de la
Gestin Documental.
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b. Procesos de Gestin Documental

Los procedimientos actuales se pueden consultar en la pgina en la ruta Sistema
Integrado de Gestin Calidad de la Universidad en la ruta: / Mapa de procesos /
Gestin Documental. Esta ruta corresponde al enlace:
http://web2.uniquindio.edu.co/dep/plandes/index.php/component/content/article?
id=197&Itemid=61#gdocumental
Los formatos para uso general de la Universidad estn adaptados segn la Gua
Tcnica Colombiana 185.
a) Planeacin: En el marco del Sistema nico de Gestin, es requisito que en la
revisin de los procesos, de sus caracterizaciones y procedimientos se realice
una evaluacin detallada de las actividades que generan documentos, a fin de
establecer su pertinencia y si estos generan valor agregado, al igual que se evale la
oportunidad de automatizarlos. Se debe prestar especial atencin a que las
dinmicas de optimizacin de procesos no generen ausencia de evidencias
documentales.
b) Produccin:
Generar documentos en cumplimiento de las funciones,
atendiendo los estndares y polticas documentales de la institucin
c) Gestin y trmite: Realizar las acciones necesarias para el registro, la
vinculacin a un trmite, la distribucin incluidas las actuaciones o
delegaciones, la descripcin (metadatos), la disponibilidad, recuperacin y
acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los
trmites que surte el documento hasta la resolucin de los asuntos.
Comprende los siguientes aspectos: Recepcin Documental, Distribucin
Documental, Descripcin Documental y Consulta Documental.
d) Organizacin: Controlar la produccin y trmite documental de la Universidad
del Quindo, mediante identificacin, actualizacin y orientacin en la
aplicacin de las Tablas de Retencin Documental, en los Archivos de Gestin
de cada una de las dependencias de la Institucin.
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e) Transferencia:
-
Las transferencias primarias: deben obedecer al Cronograma de

Transferencias que se publicar en el portal de la Universidad del Quindo,
Gestin Documental
Transferencias secundarias. Una vez se haya realizado el proceso

valoracin documental, se transferir al Archivo Histrico
para
conservacin permanente. La valoracin ser realizada por el comit
Gestin Documental o por un tercero debidamente calificado para
actividad.
de
su
de
tal
f) Disposicin de documentos: Seleccin de los documentos en cualquier

etapa del ciclo vital, con miras a su conservacin temporal, permanente, o a
su eliminacin conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retencin
Documental y/o Tablas de Valoracin Documental
g) Preservacin a largo plazo: De manera permanente, la administracin debe
proveer el mobiliario adecuado y mantener la infraestructura fsica para la
conservacin y preservacin a largo plazo de los archivos de la Universidad,
acorde al formato en que se encuentren.
h) Valoracin: Establecer las actividades de almacenamiento y conservacin de
los documentos de la Universidad del Quindo, para permitir la recuperacin
de la informacin y la preservacin de la memoria institucional.
c. Tabla De Retencin Documental - APROBADA y VIGENTE
La Universidad del Quindo cuenta con Tablas de Retencin Documental aprobadas
mediante Resolucin de Rectora No. 1105 del 27 de noviembre de 2012. Las tablas
se han actualizado conforme a los cambios estructurales que ha tenido la Entidad.
(link portal)
La decisin sobre la eliminacin de los documentos es responsabilidad de los
productores sin perjuicio de las normas presentes o futuras que se expidan sobre la
materia.
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Este proceso ha de aplicarse a todos aquellos documentos que han perdido su valor
administrativo, legal, fiscal y que no tengan valor histrico o que carezcan de
relevancia para la ciencia y la tecnologa.
La eliminacin de documentos se realizar mediante picado, y cuando dicha
actividad se realice por un tercero y fuera de las instalaciones de la Universidad, se
realizar en presencia de un funcionario de la Oficina de Gestin Documental .
Previamente a la eliminacin, se debe elaborar el inventarlo de la documentacin a
eliminar con la respectiva acta.
El papel picado se entregar al Programa de Gestin de Ambiental, con el fin de que
se realice la disposicin adecuada del mismo.
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3. FASES DE IMPLEMENTACIN DEL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

-PGD
a. Alineacin con los objetivos estratgicos
El programa de Gestin Documental se encuentra alineado con el objetivo
estratgico No. 9 de la Universidad Mejorar el desempeo institucional a travs de
la gestin eficaz, eficiente y efectiva de los procesos internos para alcanzar la
acreditacin institucional.
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b. Metas del Programa de Gestin Documental
Metas a corto plazo

-
Capacitar al equipo de trabajo del rea de Gestin Documental en temas

afines con la archivstica y atencin al cliente.
Realizar diagnstico de la situacin actual de la Gestin Documental ,

enfocada al tema del documento electrnico.
Metas a mediano plazo

-
Definir los metadatos requeridos para los documentos electrnicos y

anlogos utilizados en la Universidad del Quindo
Elaborar el Plan Institucional de Archivos de la Entidad- PINAR-
Revisar y actualizar las Tablas de Retencin Documental.
Realizar cronograma de transferencias documentales
Metas a largo plazo

-
Definir los metadatos requeridos para los documentos electrnicos y

anlogos utilizados en la Universidad del Quindo.
Elaborar el modelo de requisitos para la gestin de documentos

electrnicos, el cual incluya todos los tipos de informacin enunciados en
el artculo 2, del Decreto 2609 de 2013.
Elaborar las tablas de control de acceso, tanto para documentos en

soporte papel, como para documentos electrnicos.
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Modificar el Programa de Gestin Documental a fin de incluir todos los

temas relacionados con documento electrnico.
Elaborar los programas especficos establecidos en el Decreto 2609 de 2013,

o los que la Entidad requiera.
Definir las fases del PGD para documentos electrnicos.
c. Asignacin de recursos necesarios para alcanzar las metas y lograr los

objetivos definidos
Los recursos econmicos necesarios para la implementacin del Programa de
Gestin Documental se determinarn a travs del Proyecto de inversin que se
inscribir en el banco de proyecto de la oficina Asesora de Planeacin, para ser
presentado ante las instancias correspondientes y sean incluidos los recursos
necesarios dentro del Plan Operativo Anual de Inversiones POAI, y que se denomina
Adecuacin del Archivo Documental de la Universidad del Quindo a travs de los
procesos de depuracin, clasificacin, revisin y actualizacin de la tabla de
retencin documental, las tablas de valoracin, digitalizacin y almacenaje del
mismo. Ver numeral de Aspectos Generales. Requerimientos para el desarrollo del
Programa de Gestin Documental -PGD. Econmicos (pgina 20)
d. Articulacin con otros programas y sistemas de la entidad de acuerdo, con
la normatividad del sector educacin
La armonizacin o articulacin del Programa de Gestin Documental
sistemas o programas en la Universidad es como sigue:
con los
Sistema de Gestin de Calidad: Requisitos generales (4.1), Gestin Documental

(4.2), Enfoque al cliente (5.2), poltica de la calidad (5.3), planificacin (5.4),
comunicacin interna (5.5.3), Gestin de los recursos (6), Infraestrucura
(6.3),ambiente de trabajo (6.4), Determinacin de los requisitos relacionados con el
producto y/o servicio (7.2.1), Revisin de los requisitos relacionados con el producto
y/o servicio (7.2.2), Comunicacin con el cliente (7.2.3), Produccin y prestacin del
servicio (requisito 7.5),Medicin, anlisis y mejora (8), Satisfaccin del cliente (8.2.1),
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Seguimiento y medicin de los procesos (8.2.3), Seguimiento y medicin del

producto y/o servicio (8.2.4), anlisis de datos (8.4), mejora (8.5).
Modelo Estndar de Control Interno-MECI: En el Eje Transversal Informacin y
Comunicacin con los Elementos Informacin y Comunicacin interna y externa y
Sistemas de Informacin y comunicacin. En el componente - Administracin de
riesgos de los procesos. En el Componente Direccionamiento Estratgico con sus
elementos: planes, programas y proyecto, polticas de operacin de Gestin
Documental e indicadores y estrategias. Mdulo de Control de evaluacin y
seguimiento.
Programa de Gobierno en Lnea: Articulacin del Programa de Gestin
Documental con el componente Transformacin (Hacer uso de medios electrnicos
en procesos y procedimientos internos: Sistema de gestin de documentos
electrnicos, Automatizacin de procesos y procedimientos internos electrnicos).
Sistema de Gestin en Seguridad y Salud en el Trabajo. Preparacin y respuesta
ante emergencias a travs del plan de emergencias institucional.
Sistema de Gestin Ambiental, en lo concerniente a la disposicin adecuada de
residuos slidos y al uso del papel con base en lo establecido en la Directiva
Presidencial Cero Papel
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4. PROGRAMAS ESPECFICOS
a. Programa de normalizacin de formas y formularios electrnicos
El Programa de Normalizacin de Formas y Formularios Electrnicos, buscar a
partir del inventario de sistemas de informacin de la Universidad del Quindo que se
tenga, contar con el inventario de los tipos documentales generados en formato
electrnico, como informacin bsica tendiente a:
Determinar el sistema o herramienta tecnolgica donde nace o se origina.

La frecuencia volumen y caractersticas.
Si adems del soporte electrnico, tambin se genera en medio anlogo.
Si est contemplado en el Sistema Integrado de Gestin, tipo de proceso,
frecuencia de generacin y codificacin en el Sistema Integrado de Gestin.
Si est definido en las TRD como tipo documental, de qu serie o Subserie.
Puntos de acceso.
Frecuencia de consulta.
Medios de conservacin y preservacin.
Formas de consulta a futuro.
Se tendrn como criterios de produccin o conservacin, los generados en los

medios previstos en el Artculo 2, Decreto 2609 de 2012.
b. Programa de documentos vitales o esenciales (asociados al plan de riesgo
operativo de la entidad en caso de emergencia)
El Programa de Documentos Vitales o Esenciales de la Universidad del Quindo,
estar orientado a definir, identificar, caracterizar, los documentos institucionales que
ante la ocurrencia de eventuales siniestros originados por efectos fsicos, biolgicos
o humanos, deben ser conservados y preservados con el fin de garantizar la
existencia, gestin y continuidad de la Universidad del Quindo a futuro , mediante la
formulacin de polticas, metodologas, responsabilidades tendientes a garantizar la
proteccin necesaria de los mismos.
Proteger los documentos vitales de la destruccin total o parcial, ante desastres
ocasionados por efectos fsicos, biolgicos o humanos.
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c. Programa de gestin de documentos electrnicos

El Programa de Gestin de Documentos Electrnicos Universidad del Quindo est
orientado a garantizar una eficiente y tcnica gestin de documentos electrnicos en
la Universidad del Quindo a partir del cumplimiento de un Modelo de Requisitos que
incluye entre otros elementos de Autenticidad, Integridad, Inalterabilidad, Fiabilidad,
Disponibilidad y Conservacin, los cuales garantizan que los documentos
electrnicos mantienen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida de
expedientes mixtos (hbridos), digitales y electrnicos. El programa debe apoyarse en
el uso de tecnologas tipo de Sistemas Gestin de Documentos Electrnicos de
Archivos SGDEA, que incluyan el manejo de formas y formularios electrnicos. Se
debern tener en cuenta los estndares de la Ley 1437 de 2011 y los desarrollos y
los ajustes a nivel de Acuerdos AGN, Guas AGN MinTic, Normas Tcnicas
Colombianas, Normas ISO, la Estrategia de Gobierno en Lnea GEL.
Se tendr en cuenta lo atinente a las polticas y lineamientos que desarrolle el
Sistema Nacional de Archivos Electrnicos - SINAE, en concordancia con el Sistema
Nacional de Archivos.
a) Meta: Disear e implementar el Programa de Gestin de Documentos
Electrnicos.
b) Recursos: 1 Ingeniero de sistemas, 1 archivista.
- Firmas y certificados electrnicos
- Sistemas Gestin de Documentos Electrnicos de Archivos - SGDEA
c) Articulacin: Plan estratgico de tecnologa (PETI), Plan Institucional de
Capacitacin
d. Programa de archivos descentralizados
En la actualidad la administracin de los archivos de Gestin, Central e Histrico se
ejerce directamente por parte de la Universidad, as:
Unidades Productoras de Documentos (98): Administran y custodian sus archivos
de Gestin.
Centro de Salud: Archivo de Historias Clnicas: Administra y custodia los archivos
de Gestin, Central e Histrico de Historias Clnicas.
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rea de Gestin Humana: Archivo de historias laborales del personal

administrativo y docente de la institucin.
Gestin Documental: Administra y custodia los archivos Central e Histrico de las
Unidades Productoras de Documentos administrativas y componente acadmico;
excepto los de Historia Clnica e historias laborales.
e. Programa de reprografa (incluye los sistemas de fotocopiado, impresin,
digitalizacin y microfilmacin)
La Universidad del Quindo establece directrices para la consulta y fotocopia de
documentos en el procedimiento consulta de documentos (A.G.D-05.00.01) y en la
Resolucin Rectoral N 1124 (Por medio de la cual se adopta el Reglamento para la
Tramitacin Interna de Peticiones, Quejas y Reclamos en la Universidad del
Quindo).
Igualmente, se tiene estandarizado lo referente al acceso y copiado de registros
clnicos, as como el acceso a las historias laborales.
El proceso de digitalizacin actual, considera nicamente la normatividad interna
(Acuerdos y Resoluciones) de la Universidad.
Los procesos de digitalizacin y/o microlmacin, se realizarn de acuerdo con lo
establecido en el procedimiento de disposicin nal de documentos que se
establezca y con base en la metodologa y criterios bsicos para la microfilmacin y/o
digitalizacin. Anexo 13.4 de la publicacin del Archivo General de la Nacin: Manual
de Archivstica, Primera Fase: Gua para la implementacin de un programa de
Gestin Documental.
f. Programa de documentos especiales (grficos, sonoros, audiovisuales,

orales, de comunidades indgenas o afrodescendientes, etc)
Dentro del proceso de organizacin documental, se conformar una planoteca con
los planos de la institucin, as:
- De Planta Fsica
- De redes elctricas
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- De redes hidrulicas
- Red de datos
- Otros planos que se encuentren dentro de los fondos acumulados y archivos
de gestin.
Adems de determinar su custodia, almacenamiento, recuperacin, inventarios y
migracin a otros medios.
g. Plan Institucional de Capacitacin
El programa de capacitacin de Gestin Documental, est debidamente estructurado
y articulado con el Plan de Capacitacin Institucional.
Actualmente, cada vez que se emite un nuevo documento base o normatividad,
polticas, o se actualizan los procedimientos, se realizan jornadas de capacitacin en
donde se involucra a personal de las Unidades Productoras de Documentos. De
igual forma, para el personal nuevo que ingresa a la institucin se programan
jornadas de capacitacin en produccin documental, archivos de gestin.
Para la implementacin del programa de gestin se realizarn jornadas de
capacitacin al personal de las 98 Unidades Productoras de Documentos y a los
funcionarios nuevos que ingresa a la Universidad, en los ocho procesos que
integran el programa de Gestin Documental , su alcance y desarrollo, as como los
cambios normativos, polticas o documentos base que se generen.
h. Programa de auditora y control
El objetivo de este programa es verificar el estado de la Gestin Documental de la
Universidad, con base en las normas internas y externas vigentes y generar planes
de mejoramiento que permitan minimizar los riesgos y corregir los hallazgos
encontrados.
Actividades que se realizan actualmente:
- Visitas de seguimiento para la verificacin y revisin de los archivos de gestin, con
el fin de identificar que estn organizados de acuerdo con las Tablas de Retencin
Documental y se estn aplicando los debidos procesos tcnicos.
- Capacitacin a los auditores en materia de Gestin Documental.
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-Definicin de puntos a auditar relacionados con la Gestin Documental dentro de

los planes de auditora de gestin de calidad y control interno.
- Ejecucin de los planes de mejoramiento de acuerdo a los hallazgos encontrados
por auditoras de calidad interna y externa (Icontec) y de gestin.
- Socializar los hallazgos al Comit de Gestin Documental.
- Verificar el cumplimiento de las acciones de mejora establecidas.
Actividades a corto plazo:
- Elaborar programa de auditora a la Gestin Documental de la Entidad.
- Ampliar los puntos a auditar dentro de los planes de auditora relacionados con
Gestin Documental.
- Fortalecer capacitacin a los auditores en materia de Gestin Documental.
- Incorporar las acciones de mejora en los planes de mejoramiento individual de los
funcionarios.
5. Armonizacin con el Modelo Estndar de Control Interno
6. Armonizacin con el Sistema de Gestin de la Calidad
Esta parte del Programa Especfico del Programa de Gestin Documental -PGD ,
est orientado a cumplir, con lo preceptuado, en las siguientes Normas:
Decreto 2609 de 2012, Artculo 15. Armonizacin con otros sistemas administrativos
y de gestin. El Programa de Gestin Documental (PGD) debe armonizarse con los
otros sistemas administrativos y de gestin establecidos por el gobierno nacional o
los que se establezcan en el futuro.
Teniendo en cuenta que acogiendo recomendaciones del DAFP, el Sistema
Integrado de Gestin armoniza; complementa y hace operativos los requisitos del
Sistema de Gestin de Calidad (SGC) y los elementos de control del Modelo
Estndar de Control Interno (MECI); con el fin de garantizar eficiencia; eficacia;
transparencia y efectividad en la Gestin de la entidad y optimizar sus recursos y
procesos.
La armonizacin con otros programas y sistemas de la entidad se har de acuerdo,
con la normatividad del sector educacin.
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El mapa de procesos es el modelo diseado por la Universidad del Quindo, sobre

el cual opera el Sistema Integrado de Gestin - SIG, el cual busca la unificacin de
esfuerzos y optimizacin de recursos para hacer ms eficiente la implementacin y
sostenibilidad mediante la armonizacin del MECI, la NTCGP 1000 y acreditacin
institucional, y el aprovechamiento de herramientas para un Sistema de Gestin
altamente eficaz, orientado a cumplir los mandatos constitucionales y teniendo en
cuenta las necesidades demandadas por la comunidad.
ANEXOS
a. Diagnstico de Gestin Documental
b. Cronograma de Implementacin del Programa de Gestin Documental
c. Presupuesto anual para la implementacin del Programa de Gestin
Documental
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GLOSARIO DOCUMENTAL
A
ACERVO DOCUMENTAL
Conjunto de los documentos de un archivo (Vase adems: FONDO).
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
Operaciones administrativas y tcnicas relacionadas con la planeacin, direccin,
organizacin, control, evaluacin, conservacin, preservacin y servicios de todos
los archivos de una institucin.
ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS
Depsito de los documentos en estantera, cajas, archivadores, legajos, etc., para
su conservacin fsica y con el fin de ser extrados posteriormente para su
utilizacin.
ARCHIVO
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada,
en el transcurso de su gestin.
ARCHIVO ACTIVO
(Vase Archivo de Gestin).
ARCHIVO ADMINISTRATIVO
ARCHIVO CENTRAL
Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados
por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, una vez finalizado su
trmite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y
los particulares en general.
ARCHIVO DE GESTIN
Aquel en el que se rene la documentacin en trmite en busca de solucin a los
asuntos iniciados, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las
mismas oficinas u otras que las soliciten.
ARCHIVO DE OFICINA
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Cdigo:
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ARCHIVO DEL ORDEN MUNICIPAL

Integrado por fondos documentales producidos por organismos del orden
municipal y aquellos que recibe en custodia.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
A nivel institucional de acuerdo con la categora de archivos oficiales, es el
establecimiento pblico encargado de formular, orientar y controlar la Poltica
Archivstica a nivel nacional. Es el organismo de direccin y coordinacin del
Sistema Nacional de Archivos.
ARCHIVO HISTORICO
Aquel al cual se transfiere la documentacin del archivo central o del archivo de
gestin que por decisin del correspondiente comit de archivos, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin,
la ciencia y la cultura.
ARCHIVO HISTORICO ESPECIAL
Es el constituido por fondos documentales referidos a pocas, lugares o personas
determinadas de la historia regional y nacional; entre otros se puede mencionar.
Archivo Histrico de Antioquia, Archivo Regional de Boyac, Archivo Central del
Cauca, Archivo Histrico de Cartagena de Indias y Archivo Histrico del
Magdalena Grande.
ARCHIVO PBLICO
Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se
deriven de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas, as como
los archivos privados, declarados de inters pblico.
ARCHIVO TOTAL
Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso integral de
la formacin del archivo en su ciclo vital. Produccin o recepcin, distribucin,
consulta, retencin, almacenamiento, preservacin y disposicin final.
ARCHIVISTA
Persona especializada en el manejo de los archivos.
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Cdigo:
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Fecha:
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ASISTENCIA TECNICA
Prestacin de servicios por personal especializado en diferentes reas del
quehacer archivstico.
AUTENTICACION DE DOCUMENTOS
Es la autorizacin o legalizacin de documentos por parte del funcionario
competente para revestirlos de ciertas formas y solemnidades, segn lo
establecido por la Ley.
AUTOMATIZACION
Aplicacin de los medios tecnolgicos a los procesos de almacenamiento y
recuperacin de la informacin documental.
C
CARPETA
Cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservacin.
CATALOGO
Instrumento de consulta que describe los documentos seleccionados de uno o
varios fondos, tomando en cuenta un criterio determinado.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o
recepcin en la oficina y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o
integracin a un archivo permanente.
CLASIFICACION
Labor intelectual de disposicin de cualquier elemento segn un esquema, plan o
marco preestablecido. Puede ser. Clasificacin de fondos en el interior de un
depsito de archivo.
Clasificacin de piezas en el interior de un fondo.
Clasificacin de documentos individuales en el interior de una pieza.
CLASIFICACION DOCUMENTAL
Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que
componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y subseccin), de acuerdo
a la estructura orgnico-funcional de la entidad.
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Cdigo:
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CDIGO
Sistema de signos y combinaciones de signos, cada uno de los cuales representa
ciertos datos previamente convenidos.
COMITE ASESOR
Grupo de especialistas y expertos en el campo de la archivstica y disciplinas
afines, que recomiendan sobre procedimientos y procesos tanto administrativos
como tcnicos.
COMITE DE ARCHIVO
Grupo asesor de la alta direccin, responsable de definir las polticas, los
programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y
tcnicos de los archivos.
COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS

rgano asesor del Archivo General de la Nacin, encargado de estudiar los
asuntos relacionados con el valor secundario de los documentos.
COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS DEL DEPARTAMENTO
rgano asesor del Consejo Departamental de Archivos, encargado de estudiar los
asuntos relativos al valor secundario de los documentos.
COMITE TECNICO
Grupo de profesionales calificados que asesoran la normalizacin de terminologa,
instrumentos y procesos tcnicos ARCHIVSTICOS.
CONSERVACION DE ARCHIVOS
Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad fsica de los
documentos que alberga un archivo.
CONSERVACION DE DOCUMENTOS
Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos.
Puede ser preventiva o de intervencin directa.
Mtodos utilizados para asegurar la durabilidad fsica de los documentos, por
medio de controles efectivos incluyendo los atmosfricos.
CONSULTA DE DOCUMENTOS
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Cdigo:
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Fecha:
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Derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los

ciudadanos en general a consultar la informacin contenida en los documentos de
archivo y a obtener copia de los mismos.
COPIA
Reproduccin puntual de otro documento.
COPIA AUTENTICADA
Es la reproduccin de un documento, refrendada por el funcionario competente
para revestirlo de ciertas formas y solemnidades segn lo establecido por la Ley y
que le confieren la fuerza jurdica del original.
CUADERNO
Conjunto de documentos cosidos en forma de libro.
CUSTODIA DE DOCUMENTOS
Responsabilidad jurdica que implica por parte de la institucin archivstica la
adecuada conservacin y administracin de los fondos, cualquiera que sea la
titularidad de los mismos.
D
DEPURACION
Operacin por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de
los que no lo tienen.
DEPOSITO DE ARCHIVO
Espacio destinado a la conservacin de los documentos en una institucin
archivstica.
DESCRIPCION DOCUMENTAL
Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones,
materializado en representaciones que permitan su identificacin, localizacin y
recuperacin de su informacin para la gestin o la investigacin.
DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS
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Cdigo:
Versin:
Fecha:
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Seleccin de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su

conservacin temporal, permanente o a su eliminacin.
DOCUMENTO
Informacin registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.
DOCUMENTO DE ARCHIVO
Registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn a
sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor
cientfico, econmico, histrico o cultural y debe ser objeto de conservacin.
DOCUMENTO ACTIVO
Es aquel utilizado habitualmente con fines administrativos.
DOCUMENTO ESENCIAL (Documento Vital)
Es aquel necesario para el funcionamiento de un organismo y que por su
contenido informativo y testimonial garantiza el conocimiento de las funciones y
actividades del mismo an despus de su desaparicin, por lo tanto, posibilita la
reconstruccin de la historia institucional.
DOCUMENTO HISTORICO
Documento nico que por su significado jurdico, autogrfico o por sus rasgos
externos y su valor permanente para la direccin del Estado, la Soberana
Nacional, las relaciones internacionales, las actividades cientficas, tecnolgicas y
culturales, se convierte en parte del patrimonio histrico y especialmente valioso
para el pas.
DOCUMENTO INACTIVO
Aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales.
DOCUMENTO OFICIAL
El que produce, posee o maneja una entidad estatal.
DOCUMENTO PRIVADO
El perteneciente a personas naturales y jurdicas, entidades, instituciones y
organizaciones que no tienen carcter oficial.
DOCUMENTO SEMIACTIVO
Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional.
DUPLICADO
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Cdigo:
Versin:
Fecha:
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Segundo ejemplar o repetido del mismo tenor literal que el primero. Puede ser
simple o autenticado.
E
ELIMINACION
Es la destruccin de los documentos que han perdido su valor administrativo,
jurdico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histrico o que carecen de
relevancia para la ciencia y la tecnologa.
ESTANTE
Mueble con anaqueles y entrepaos para colocar documentos en sus respectivas
unidades de conservacin.
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad
archivstica. Unidad documental formada por un conjunto de documentos
generados orgnica y funcionalmente por una oficina productora en la resolucin
de un mismo asunto.
EXPURGO DE DOCUMENTOS
(Vase Seleccin Documental).
F
FACSIMIL
Reproduccin idntica de un documento, logrado a travs de un medio mecnico,
fotogrfico o electrnico.
FECHAS EXTREMAS
Se refiere a la fecha ms antigua y a la ms reciente que pueden encontrarse en
un expediente o en cualquier unidad documental.
FOLIO
Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos pginas.
Nmero que indica el orden consecutivo de las pginas de un libro, folleto, revista.
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Cdigo:
Versin:
Fecha:
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FOLIO RECTO
Primera cara de un folio, cuya numeracin se aplica solamente a sta.
FOLIO VUELTO
Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe numeracin.
FONDO
Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un
archivo que es objeto de conservacin institucional formada por el mismo archivo,
una institucin o persona.
FUENTE PRIMARIA DE INFORMACION
Informacin original no abreviada ni traducida; se llama tambin fuente de primera
mano.
FUNCION ARCHIVISTICA
Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico,
desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin
permanente.
G
GESTION DE DOCUMENTOS
Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes al eficiente, eficaz y
efectivo manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por una
entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
consulta, conservacin y utilizacin.
GUIA
Instrumento que describe genricamente fondos documentales de uno o varios
archivos, indicando las caractersticas fundamentales de los mismos. organismos
que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de
la documentacin.
I
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Cdigo:
Versin:
Fecha:
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IDENTIFICACION DOCUMENTAL
Primera etapa de la labor archivstica que consiste en indagar, analizar y
sistematizar las categoras administrativas y archivsticas en que se sustenta la
estructura de un fondo.
INDICE
Lista alfabtica o numrica de trminos onomsticos, toponmicos, cronolgicos y
temticos, contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos
de descripcin.
INDICE CRONOLOGICO
Listado consecutivo de fechas.
INDICE ONOMASTICO
Listado de nombres propios.
INDICE TEMATICO
Listado de temas o descriptores.
INDICE TOPONIMICO
Listado de sitios o lugares.
INSTRUMENTO DE CONSULTA
Documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o describe un
conjunto de unidades documentales con el fin de establecer un control fsico,
administrativo o intelectual de los mismos, que permita su adecuada localizacin y
recuperacin. Dependiendo de la fase de tratamiento archivstico de los
documentos de la que deriven los instrumentos, se pueden distinguir.
Instrumentos de control (fases de identificacin y valoracin) e instrumentos de
referencia (fases de descripcin y difusin).
INSTRUMENTO DE CONTROL
Es aquel que se elabora en las fases de identificacin y valoracin. Por lo tanto,
pueden ser instrumentos de control, entre otros, en la fase de identificacin los
siguientes. ficheros de organismos, ficheros de tipos documentales, repertorios de
series, cuadros de clasificacin, registros topogrficos; y en la fase de valoracin.
relaciones, tablas de retencin documental, registros generales de entrada y
salida, relaciones y actas de eliminacin, informes, relaciones de testigos
resultantes de muestreo.
INVENTARIO
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Cdigo:
Versin:
Fecha:
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Es el instrumento que describe la relacin sistemtica y detallada de las unidades

de un fondo, siguiendo la organizacin de las series documentales. Puede ser
esquemtico, general, analtico y preliminar.
L
LEGAJO
En los archivos histricos es el conjunto de documentos que forman una unidad
documental.
LEGISLACION ARCHIVISTICA
Es el conjunto de normas que oficializan la conservacin, el acceso, la proteccin
y la organizacin de los archivos en un pas.
M
MANUSCRITO
Documento escrito a mano.
MAPA
Representacin grfica -con convenciones- de un espacio.
MARCA DE AGUA
Seal distintiva usada por los fabricantes de papel o mandada hacer por una
entidad al momento de elaborar el papel.
MICROFILMACION
Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeas imgenes en
pelcula.
MICROFILME
Fotografa en pelcula generalmente de 16 o 35 milmetros, utilizada en
reproduccin de documentos.
MUESTREO
Operacin por la cual se conservan ciertos documentos de carcter representativo
o especial. Se efecta durante la seleccin hecha con criterios alfabticos,
cronolgicos, numricos, topogrficos, temticos, entre otros.
N
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Cdigo:
Versin:
Fecha:
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NORMALIZACION
Someter una actividad u objeto a norma, o sea a un modelo, tipo, patrn o criterio
dado.
O
ORDENACION
Operacin de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionndolos unos
con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En el caso
de los archivos, estos elementos sern los documentos o las unidades
archivsticas dentro de las series.
ORDENACION DOCUMENTAL
Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en el orden
previamente acordado.
ORGANIGRAMA
Representacin grfica de la estructura orgnica de algn tipo de organizacin o
entidad, que indica las distintas oficinas o unidades administrativas que conforman
una entidad u organismo.
ORGANIZACION DE ARCHIVOS
Conjunto de operaciones tcnicas y administrativa cuya finalidad es la agrupacin
documental relacionada en forma jerrquica con criterios orgnicos o funcionales
para revelar su contenido.
ORGANIZACION DE DOCUMENTOS
Proceso archivstico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones
orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad.
ORIGINAL
Documento producido directamente por su autor, sin ser copia.
P
PATRIMONIO ARCHIVISTICO
Conjunto de archivos conservados en el pas y que forman parte esencial de su
patrimonio administrativo, cultural e histrico.
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Cdigo:
Versin:
Fecha:
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PATRIMONIO DOCUMENTAL
Conjunto de documentos conservados por su valor sustantivo, histrico o cultural.
PIEZA DOCUMENTAL
Unidad mnima que rene todas las caractersticas necesarias para ser
considerada documento. Pueden ser ejemplos de piezas documentales, entre
otros: un acta, un oficio, un informe.
PRESERVACION DOCUMENTAL
(Vase Conservacin de Documentos).
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
Ordenacin interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo
durante el servicio activo.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Conservacin de los documentos dentro del fondo documental al que
naturalmente pertenecen.
Principio fundamental de la teora archivstica que establece que los documentos
producidos por una institucin u organismo no deben mezclarse con los de otros.
PROYECTO DE DESCRIPCION DE ARCHIVOS
Formulacin de actividades en el tiempo, que contemplan los criterios y mtodos a
seguir en la seleccin y descripcin de una determinada unidad archivstica, con el
fin de obtener instrumentos de consulta normalizados para la investigacin con
base en fuentes primarias. El plan contempla, entre otros aspectos, evaluacin de
requerimientos de descripcin, tipos documentales a elegir, unidades archivsticas,
evaluacin de criterios para determinacin de trminos descriptivos, aspectos
fsicos de los documentos a tener en cuenta y formas de captura y automatizacin
de los datos propios de la descripcin archivstica.
PRODUCCION DOCUMENTAL
Recepcin o generacin de documentos en una unidad administrativa en
cumplimiento de sus funciones.
R
REGISTRO DE DOCUMENTOS
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Cdigo:
Versin:
Fecha:
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Anotacin de los datos del documento en los modelos de control.

REGISTRO TOPOGRAFICO
Instrumento de control que relaciona correlativamente el contenido de cada una de
las unidades de conservacin, indicando su posicin exacta en un depsito de
archivo.
REGLAMENTO DE ARCHIVOS
Son los lineamientos generales administrativos y tcnicos, para dar cumplimiento
a diversas disposiciones de Ley.
REPROGRAFIA
Conjunto de procedimientos destinados a la multiplicacin foto tcnica y la
policopia de documentos, mediante tcnicas como la fotografa, la fotocopia y el
microfilm.
RETENCION DE DOCUMENTOS
Es el plazo en trminos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el
archivo de gestin o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de
retencin documental.
S
SECCION
Es una subdivisin del fondo, integrada por un conjunto de documentos generales,
en razn de esa subdivisin orgnico-funcional.
SELECCION DOCUMENTAL
Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentacin, bien
sea para su eliminacin o su conservacin parcial o total.
SERIE DOCUMENTAL
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos,
emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias
Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.
SERVICIOS DE ARCHIVO
Proceso mediante el cual se pone a disposicin de los usuarios la documentacin
de una entidad, con fines de informacin.
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Cdigo:
Versin:
Fecha:
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SIGNATURA TOPOGRAFICA
Numeracin correlativa por la que se identifican todas las unidades de
conservacin de un depsito.
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
Programa Especial orientado al logro de la cooperacin interinstitucional de los
archivos, a travs de planes y programas para alcanzar objetivos comunes de
desarrollo y consolidacin del sector archivstico, coordinado por el Archivo
General de la Nacin.
T
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o
recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.
Las tablas de retencin documental pueden ser generales o especficas de
acuerdo a la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos
administrativos comunes a cualquier institucin. Las especficas hacen referencia
a documentos caractersticos de cada organismo.
TIPO DOCUMENTAL
Unidad Documental Simple.
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
Estudio de las diferentes clases de documentos que pueden distinguirse segn su
origen y caractersticas diplomticas.
TOMO
Volumen de cierta extensin, en el cual estn encuadernados varios documentos
en forma separada y con paginacin propia.
TOPONIMIA
Estudio del origen y significacin de los nombres propios de un sitio o lugar.
TRANSCRIPCION
Procedimiento para reproducir con exactitud un documento. Puede ser textual,
facsimilar o actualizada gramaticalmente.
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
42

Cdigo:
Versin:
Fecha:
Pgina 43 de 47
Remisin de los documentos del archivo de gestin al central y de este al histrico

de conformidad con las tablas de retencin documental adoptadas.
U
UNIDAD ADMINISTRATIVA
Unidad tcnico-operativa de una institucin.
UNIDAD ARCHIVISTICA
Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad archivstica, entre
otras: un expediente. (Vase expediente).
UNIDAD DE CONSERVACION
Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivstica. Pueden ser
unidades de conservacin entre otras. Una caja, un libro o un tomo.
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anlisis en los procesos de identificacin y caracterizacin documental.
La unidad documental puede ser simple cuando est constituida por un slo
documento o compleja cuando lo constituyen varios formando un expediente.
V
VALOR ADMINISTRATIVO
Aquel que posee un documento para la administracin que lo origin o para
aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades.
VALOR CONTABLE
Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas,
registros de los ingresos y egresos y de los movimientos econmicos de una
entidad pblica o privada.
VALOR FISCAL
Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda
pblica.
VALOR HISTORICO
(Vase Valor Secundario).
43

Cdigo:
Versin:
Fecha:
Pgina 44 de 47
VALOR JURIDICO
Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por el derecho
comn.
VALOR LEGAL
Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.
VALOR PRIMARIO
Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institucin productora y al
iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en
el tema o en el asunto.
VALOR SECUNDARIO
Es el que interesa a los investigadores de informacin retrospectiva. Surge una
vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor
se conservan permanentemente.
VALORACION DOCUMENTAL
Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los
documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de
archivo.
44

Cdigo:
Versin:
Fecha:
Pgina 45 de 47
45

Cdigo:
Versin:
Fecha:
Pgina 46 de 47
HISTORIAL DE VERSIONES
Versin
Fecha
Pginas
modificadas
Elabor:
Maribel Arias Zapata
Profesional Especializado
Marieta Velsquez
Rodrguez - Profesional
Especializado
Fecha: 02/08/2014
Elaborado/
Modificado por
Aprobado por
Descripcin del cambio
Revis:
Comit de Gestin
Documental
Aprob:
Comit Gestin
Documental
Fecha: 29/10/2014
Fecha: 07/11/2014
46

Cdigo:
Versin:
Fecha:
Pgina 47 de 47
47

Program Ages Tion Documental 2014

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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

REA DE GESTIN DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACION: 07/11/2014

APROBADO: POR COMIT DE GESTIN DOCUMENTAL DE

AUTORIDAD ARCHIVISTICA INSTITUCIONAL:

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d. Requerimientos para el desarrollo del programa de Gestin

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a. Programa de normalizacin de formas y formularios electrnicos

b. Programa de documentos vitales o esenciales (asociados al plan de

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riesgo operativo de la entidad en caso de emergencia)

d. Programa de archivos descentralizados (incluye tercerizacin de la

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Implementar las buenas prcticas segn la poltica de Cero Papel.

Implementar las mejores prcticas en materia de seguridad de la informacin y

Facilitar a los usuarios, tanto internos como externos, el acceso y

Destacar la importancia que tienen los documentos dentro del cumplimiento

Fortalecer los mecanismos de almacenamiento y manejo confidencial de la

Normalizar los procesos de Produccin, Recepcin, Distribucin, Trmite,

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