Redaccin y Documentacin Militar

Definiciones
Documentacin: O conjunto de documentos, generalmente de carcter oficial,
que sirve para la identificacin personal, para acreditar una condicin. Tambin
se define, como disciplina instrumental, ya que sirve a todas las dems ciencias
para localizar informacin necesaria para el avance del conocimiento mediante la
difusin, almacenamiento, recopilacin y anlisis de la informacin contenida en
documentos de distintos tipos para que sea accesible a quien pueda necesitarla.
Documento: Es la prueba o testimonio material de un hecho o acto que una
persona fsica o jurdica, una institucin, asociacin, etc., que puede ser de
carcter pblico o privado, realizan como consecuencia del ejercicio de sus
actividades y funciones y que podr ser plasmado en una unidad de informacin
que observe cualquier soporte, papel, cinta, disco magntico, pelcula y
fotografa, con el objeto de preservarlo en el tiempo en caso de necesitarlo para
presentarlo como prueba, recuerdo o legado a alguien.
Comunicacin: Es el proceso mediante el cual el emisor y receptor establecen
una conexin en un momento y espacio para transmitir, intercambiar o compartir
ideas, informacin o significados que son comprensibles para ambos.
Elementos de la Comunicacin:
[pic]
Correspondencia Oficial: Es el conjunto de comunicaciones que se cruzan entre
si las diversas oficinas pblicas de un pas, referentes exclusivamente aquellos
asuntos propios de la funcin pblica que representan, as como las que aquellas
despachan a los particulares con el mismo carcter.
Correspondencia Militar: Es el conjunto de comunicaciones oficiales
intercambiadas entre las dependencias militares, con las autoridades o con
entidades particulares. Para este tipo de correspondencia se considera aspectos en
la composicin y redaccin de los documentos, directivas, manuales producidos
por la institucin. Se distingue por su forma metdica, estilo y por tomar en

cuenta la condicin o entidad del destinatario, lo que le impone el empleo de

palabras reglamentarias y de otras dictadas por el uso, para simbolizar el respeto
y la consideracin que le son propias.
Funciones del Lenguaje:
[pic]
Redaccin: Es un proceso de composicin para elaborar escritos de diferentes
contextos: personales, sociales, culturales, profesionales... Su fundamento lo
constituye el conocimiento esencial de la lengua. Quien redacta construye un
texto en el que plasma por escrito desde un lacnico telegrama, una breve nota de
agradecimiento, una entusiasta felicitacin, hasta un ensayo, tesis, libro, etc.
Correspondencia Militar
Aspectos de la Correspondencia: En la elaboracin de la correspondencia es
necesario tomar en cuenta los siguientes aspectos:
Material: El aspecto material trata de la claridad y color del papel, color de la
tinta, limpieza, orden y disposicin general, mrgenes, espacios, letras y nitidez
de la impresin, lo cual; influye poderosamente en el nimo del destinatario, por
lo que habr de tenerse especial esmero en que la impresin sea siempre
agradable.
Gramatical: Est ligado a la pureza del idioma, pues, mientras ms apropiada sea
la terminologa que se une, ms fluidez habr en la expresin; la composicin
ser ms fcil de entender y se mantendr la unidad en el escrito.
Moral: Hay una serie de detalles que no debemos olvidar y, que ataen los
sentimientos humanos y provocan afecto, cario, amistad, cordialidad, gratitud,
alegra, simpata o buen odio, rencor, miedo, ira y antipata, todo lo cual induce a
pensar en la cortesa, decencia y diplomacia como cualidades importantes.
Clasificacin de la Correspondencia: La correspondencia tiene muy variadas
formas, con caractersticas especiales que las distinguen segn la fuente de
emisin, la intencin de sus contenidos, estilos de mecanografiados y tramitacin

de su envi o despacho; de acuerdo a su clasificacin se mencionan las

siguientes:
Por su Destino:
Pblicas: Contienen informacin general a travs de medios de comunicacin
(prensa, radio, TV, carteles, pancartas).
Privadas: tratan de informacin de inters y carcter particular, comercial y
oficial.
Por su Contenido:
De Primera Clase: Su contenido es solo de informacin: cartas, tarjetas, postales,
documentos de negocios, peridicos, etc.
De Segunda Clase: Esta correspondencia est relacionada con paquetes, bultos,
muestras, valijas, etc.
Por su Tramitacin:
Postal: Cuando se envan a travs de servicios de correos, pueden ser ordinarias o
certificadas.
Telegrficas: Cuando se enva a travs del servicio telegrfico. Pueden ser tele
radiograma y cablegramas.
Por su Puntuacin:
Abierta: No lleva signos de puntuacin en ninguna de sus partes componentes.
Cerrada: Lleva signos de puntuacin en cada una de sus partes o componentes.
Mixta o Corriente: Combina los dos estilos.
Por su Extensin:
Cortas: Cuando su contenido se extiende hasta 100 palabras.
Medianas: Cuando su contenido comprende desde de 100 hasta 200 palabras.

Largas: Cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300 palabras son cartas
de un pliego. Ms de 300 son cartas de varios pliegos.
Las comunicaciones cortas y medianas pueden ser breves y urgentes.
Breves: Son aquellas de poca extensin, tales como la esquela, el memorndum,
etc.
Urgentes: Son las que, adems de ser breves, se transmiten por medios especiales
para su rpida entrega.
Pertenecen a esta categora el telegrama, el radiograma, el cablegrama, el
telefonema y el correo electrnico.
Por su Forma:
Se refiere a todas las correspondencias, la diferencia consiste en su redaccin y
presentacin. Cartas, oficios, circulares, vales, tarjetas postales, esquelas,
memorandos, planillas, telegramas, cablegramas, avisos, etc.
Divisin de la Correspondencia: La correspondencia se divide en 4 clases:
1. Correspondencia Comercial: se refiere a la cruzada entre comerciantes,
industrias, banqueros, etc. y su finalidad es promover y agilizar las diversas
transacciones comerciales.
2. Correspondencia Familiar y Amistosa: La finalidad de esta correspondencia es
muy variada, cualquier asunto particular entra en ella.
3. Correspondencia Oficial: Se refiere a la correspondencia cruzada entre los
distintos organismos y oficinas de los gobiernos nacionales, municipales,
estadales, etc.
4. Correspondencia Comercial: Esta correspondencia se subdivide en dos clases:
Las Ordinarias o Normales: son las que se efectan por medio de cartas,
memorndum y tarjetas postales.

Las Urgentes o Rpidas: Son las que se efectan por medio de telegramas,
Cablegramas, Radiogramas y telefonemas.
Partes de una Correspondencia:
Toda correspondencia estar conformada por un encabezamiento y un cuerpo
Encabezamiento:
Membrete
Fecha
Nmero
Sello
Direccin
Asunto o referencia
Saludo que se subdivide en:
Tratamiento y ttulo del destinatario
Nombres y Apellidos del destinatario
Seas
Lugar de destino
Cuerpo:
Introduccin
Ideas fundamentales o asuntos de la correspondencia
Despedida
Firma

 Firma autgrafa
Reproduccin de la firma
Cargo, posicin u otros datos del firmante
Por su Seguridad:
La clasificacin de seguridad se efectuar de acuerdo al Reglamento para la
Clasificacin, Seguridad y Manejo de las Informaciones, Documentos y
Materiales Clasificados de la FANB, y se clasificarn en:
Secreto: Se asignar esta clasificacin a las informaciones, documentos y
materiales clasificados cuyo conocimiento o divulgacin por parte de personas no
autorizadas, puede causar serios daos colectivos o individuales a la Nacin
Venezolana o a la Fuerza Armada Nacional Bolivariana.
Confidencial: Se asignar esta clasificacin, a las informaciones, documentos y
materiales clasificados cuyo conocimiento o divulgacin por parte de personas no
autorizadas, causen daos colectivos o individuales a la Nacin Venezolana o a la
Fuerza Armada Nacional Bolivariana.
Reservado: Se asignar esta clasificacin, a las informaciones, documentos y
materiales clasificados que deben ser mantenidos fuera del alcance de personas
no autorizadas.
Caractersticas de la Correspondencia Militar
La brevedad, claridad y precisin, exentas de formalidades ceremoniales
exageradas, son sus principales caractersticas.
La brevedad: Consiste en expresar en pocas palabras lo que se quiere decir. Esta
es una cualidad propia de la Correspondencia Militar que da fuerza a la idea. Se
obtiene prefiriendo el verbo antes que el sustantivo o el adjetivo, ya que mediante
el verbo se expresa la accin. Para evitar la extensa fraseologa debe
desarrollarse, dentro de una frase, una sola idea.

La claridad: Se obtiene omitiendo la ambigedad, haciendo una exposicin

simple, evitando repeticiones que conducen a frecuentemente equivocaciones en
la redaccin.
La precisin: Se alcanza cuando se puede expresar completa y exactamente lo
necesario sin olvidar nada. Es difcil ser claro sin ser preciso. Para expresar de
manera completa y exacta el pensamiento, es necesario emplear la palabra
apropiada, que pinte el objeto y establezca entre el signo y la cosa significada la
ms exacta relacin, por lo tanto hay que desconfiar de los trminos generales,
abstractos, vagos y sobre todo de los sinnimos.
La precisin es sobre todo indispensable en la redaccin de informes, partes
diarios, etc., los menores detalles de lugar, tiempo y circunstancias, tienen
importancia significativa.
Dentro de cierta medida de precisin exige ser conciso, o sea, expresar una idea o
un pensamiento con el menor nmero de palabras posibles.
Ser preciso y conciso es no repetir la misma idea o pensamiento en diferentes
formas o con trminos distintos.
La claridad, precisin y concisin son cualidades principales del estilo en la
correspondencia, pero stas no son suficientes para lograrlo, pues adems, ste
debe ser correcto, simple, natural y de buen gusto.
Normas de Redaccin, Disposicin y Tipiaje de la Correspondencia y
Documentos Militares
Estilo: El estilo de cualquier documento militar debe ser conciso, preciso y
categrico. En el debe manifestarse el sentido de la responsabilidad de la persona
que lo redacta; sta tendr presente que el objetivo que se persigue es la exacta y
uniforme comprensin de sus ideas por parte de los destinatarios de los
documentos y que generalmente no se podr acudir al recurso de aclararlos en
forma oral. Es recomendable atenerse a las normas siguientes:
1. Dedicar un prrafo a cada idea, sin preocuparse de su extensin, escribiendo
frases cortas y presentando especial cuidado a la puntuacin.

2. Ordenar lgicamente los prrafos, sub-prrafos, apartes, sub-apartes, secciones

y sub-secciones.
3. Evitar que alguna frase se pueda prestar a doble interpretacin o ambigedad.
4. Se puede utilizar formas directas y personales, no debiendo considerar
incorreccin ni vanidad al dirigirse a su destinatario en primera persona.
5. Suprimir el exceso de tratamiento y eliminar frases huecas.
Disposicin y Numeracin de Prrafos, Subprrafos, Apartes, Subapartes,
Secciones y Subsecciones
Se usarn estas:
I. Nmeros romanos y punto
A. Letra maysculas y punto
1. Nmero arbico, punto
a. Letra minscula, punto
1) Nmero arbico entre parntesis
a) Letra minscula entre parntesis
1 Nmero arbico subrayado
a Letra minscula subrayada
Uso del reverso de las pginas: Se usar el reverso de las pginas cuando el tipo
de documento o anexo lo permita sin restar funcionalidad al mismo. Se puede
usar papel de base adecuada para evitar interferencias en la lectura por efecto de
transparencias. (Se recomienda base 20 o mayor).
Cantidad de copias: Toda correspondencia oficial, se elaborar en original y dos
(02) copias. El original se remitir a la dependencia destinataria, la primera copia

reposar en el archivo de la dependencia emisora, para as formar el expediente y

la segunda copia quedar archivada en la mesa de partes de esa dependencia.
Uso de los sobres: El uso de los sobres ser obligatorio para la correspondencia
oficial que sea dirigida a dependencias fuera de la Sede del Ministerio del Poder
Popular para la Defensa. Para la correspondencia interna slo se usar el sobre en
aquella que tenga clasificacin de seguridad. En caso de requerirse el uso de
sobres manila debido al volumen y/o tamao de los anexos enviados, se tipearn
directamente arriba de este, sobre los datos colocados en los sobres normales.
Colocacin de sellos: La colocacin de sellos en la correspondencia oficial debe
hacerse en la forma siguiente:
En los sobres o cubiertas se colocarn en el ngulo superior derecho y en los
documentos se colocarn en el centro en la parte superior.
Normas de Tipeaje
a. Nombres personales
1) Sern escritos en maysculas. Cuando se haga la primera referencia a un
militar se escribir primero el grado seguido del nombre y apellido. Ejemplo:
Contralmirante. ALEXANDER CONTRERAS, Teniente ALFONSO GALN.
2) Cuando sea necesario repetir el nombre en el mismo documento, podr
escribirse el grado abreviado, seguido de la inicial del nombre y el primer
apellido. Ejemplo: CA. A. CONTRERAS, TTE. A. GALN.
3) Si el documento es para ser usado con fuerzas de otros pases y cita militares
extranjeros, deber ser escrito igual a la seccin anterior, debiendo colocar
despus del grado el Componente, seguido del pas al cual pertenece, entre
parntesis, luego el nombre y apellido. Ejemplo: General (Ej-Brasil) JOS
RIBEIRO DCOSTA.
4) Los nombres de civiles sern escritos en maysculas. Se usar el tratamiento
descrito en la Constitucin Nacional en el Artculo 21 aparte 3, o sea,
Ciudadano o Ciudadana. Ejemplo. Ciudadano Ingeniero PEDRO CASTRO.

b. Nombres de unidades y organismos

Se escribirn en letras maysculas y entre comillas, pudindose abreviar el tipo
de unidad. Ejemplo: 411 B.I.M. ANZOATEGUI.
g. Nombres geogrficos
Se escribirn en maysculas debiendo sealar entre parntesis las coordenadas
rectangulares del sitio sealado cuando se preste a confusin su ubicacin.
Ejemplo: RIO DE ORO (72300 - 14200).
h. Abreviaturas
Se usarn las establecidas en el Manual de Smbolos y Abreviaturas Militares
(MC 50-1), adems podr usarse cualquier abreviatura que no est en ese
manual, siempre que la primera vez que se emplee en un documento se haga con
el nombre completo seguido por la abreviatura entre parntesis. A las
abreviaturas militares no se les colocar puntuacin entre sus letras, ni al final.
Ejemplo: Inspectora General de la Fuerza Armada Nacional (INGEFAN).
Jefatura del Estado Mayor Conjunto (JEMC)
i. Clasificacin de seguridad
Ser colocada en cada documento en la parte superior e inferior, en el centro de
todas las pginas a un margen de uno y medio (1,5) centmetros del borde
respectivo.
j. Numeracin de pginas
Sern numeradas correlativamente, con cifras arbigas en el centro, debajo de la
clasificacin de seguridad en la parte inferior de la pgina, indicando el nmero
de la pgina del total de ellas. Ejemplo: 1 de 8, 2 de 8, etc. o indicando el nmero
de ellas solamente.
k. Membrete

Debe estar impreso, a un margen de un (1) centmetro de la clasificacin, en la

parte superior y en el centro de la hoja de papel.
Firma
Se usa para dar a entender que quien suscribe es el autor u originador del
documento. Deber ser totalmente legible y similar a la que est registrada en la
cdula de identidad del firmante.
La firma de los documentos militares se colocar a cuatro lneas debajo de la
ltima lnea del texto, partiendo del centro hacia la derecha. Se colocar el
nombre en letras maysculas y a una lnea el nombre y centrado se escribir el
grado en letras minsculas. Ejemplo:
RAMN DVILA
Coronel
Al final de un documento militar, no debe aparecer la firma de la autoridad
remitente o que firma el documento en una hoja en blanco, esta debe estar
acompaada de parte del texto del mismo.
En la correspondencia militar la firma debe ser manuscrita, completa, legible y en
ningn caso utilizarse facsmiles. El documento original y las copias deben ser
firmados. El primero con la firma autgrafa, o sea, la que aparece en la cdula de
identidad del firmante. La media firma, en forma legible, podr utilizarse para el
duplicado, triplicado, etc.
Medios de Firmas
Por Delegacin: La autoridad podr delegar, bajo su responsabilidad, en las altas
autoridades de su dependencia la firma de las actas y documentos internos. Esa
delegacin se har por resolucin interna y en la cual se especificar en forma
precisa las actas y documentos que deben ser firmados por delegacin, los cuales
se considerarn emanados del superior.

La autoridad delegada deber rendir cuenta de las firmas en virtud de la

delegacin. La firma no podr ser delegada a su vez por la autoridad que hubiese
recibido la delegacin.
A dos lneas de la ltima del texto y comenzando a dos tabulaciones del margen
izquierdo se escribir Por Delegacin, y a cuatro lneas hacia abajo y en el
centro se escribir la firma, nombre y grado como se seal en prrafo anterior.
Ejemplo:
Por Delegacin
MANUEL PADRN
Coronel
Por Orden o Por Autorizacin: Se usar esta modalidad cuando la autoridad que
debe firmar un documento de carcter administrativo est ausente temporalmente
o se requiera un trmite rpido del documento, ya que una dilacin podra
implicar entorpecimiento en el logro de algn objetivo administrativo u
operacional.
Firmar el ms antiguo presente en la lnea de mando debajo de la frase Por
Orden o Por Autorizacin, la cual se escribir a dos lneas del nombre, grado
y cargo de la autoridad titular; debiendo aclarar el nombre y grado de quien
firma. Ejemplo:
BERNARDO ANTONIO FUENTES
General de Divisin
Inspector General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana.
Por Orden
JULIAN SERRANO
Coronel

Subinspector General de la FANB.

Firma Accidental: Se usar est modalidad cuando la autoridad que deba firmar
est ausente en forma prolongada. En este caso la persona que firmar deber
estar autorizada por escrito por el superior inmediato de la autoridad ausente. En
la identificacin del Comandante u originador se citar que el cargo es accidental.
Ejemplo:
FRANCISCO JOS OCANTO
Mayor
Cmdte. Acc. 311 B.I. BOLIVAR
Uso de CMPLASE, CONFORME, VISTO BUENO DIOS Y
FEDERACIN y ES COPIA AUTNTICA
1) CMPLASE
Se debe usar en los documentos de carcter directorial, tales como: rdenes,
directivas, resoluciones, etc., y debe ser efectuada por la autoridad originadora
del documento. Se exceptan los documentos de tipo rutinario, los cuales pueden
utilizar por autorizacin.
Se escribir la palabra CMPLASE a dos lneas del ltimo prrafo del texto,
comenzando a dos tabulaciones del margen izquierdo, y a cuatro lneas se
escribir todo lo correspondiente a la firma e identificacin de la autoridad.
Ejemplo:
Cmplase
JULIN SERRANO
Coronel
Subinspector General de la FANB

2) CONFORME
Es usado cuando una autoridad o en general una persona manifiesta su acuerdo
con un juicio emitido en un documento. Se aplica en los casos de informes, actas,
recibos, etc.
Se coloca la palabra Conforme a dos lneas debajo del grado del originador,
partiendo del centro de la hoja y a continuacin firma el conformante a cuatro
lneas de la denominacin centrado hacia el margen derecho. En caso de varios
conformantes, firmarn de menor a mayor antigedad, de izquierda a derecha, y
de arriba hacia abajo. Si el nmero de firmantes es impar, la firma del ms
antiguo ser centrada debajo de las otras.
Ejemplo:
JULIN SERRANO
Coronel
Subinspector General de la F.A.N.B.
Conforme
BERNARDO ANTONIO FUENTES
General de Divisin
Inspector General de la F.A.N.B.
3) VISTO BUENO
Se usa en las circunstancias de que un documento haya sido originado por el
segundo comando o una autoridad asesora del superior, en seal de que fue ledo,
y de que su contenido es correcto y est aprobado. Se coloca la palabra Visto
Bueno Vo Bo a dos lneas debajo del grado del originador, partiendo del
centro de la hoja y a continuacin firma el superior a cuatro lneas de la
denominacin centrado hacia el margen derecho.
Ejemplo:

JULIN SERRANO
Coronel
Subinspector General de la F.A.N.B.
Vo Bo
BERNARDO ANTONIO FUENTES
General de Divisin
Inspector General de la F.A.N.B.
4) DIOS Y FEDERACIN
El uso de esta modalidad antecede a la firma de los oficios y documentos del
mismo tipo de los oficios. Se colocar a dos lneas del final del texto y en el
centro, luego a cuatro lneas se colocar la firma, en minscula.
Ejemplo.
Dios y Federacin
BERNARDO ANTONIO FUENTES
General de Divisin
Inspector General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana.
5) ES COPIA AUTNTICA
Modalidad que usan las autoridades competentes para dar f de que una copia, es
copia textual o fotosttica de un documento. Las palabras Es copia autentica se
colocarn a cuatro lneas debajo de la ltima lnea de la firma original,
comenzando en el margen izquierdo. A continuacin a dos lneas debajo se
coloca la firma de la autoridad competente.
Ejemplo:

BERNARDO ANTONIO FUENTES

General de Divisin
Inspector General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana.
Es copia autntica:
JULIAN SERRANO
Coronel
Subinspector General de la F.A.N.B.
Iniciales del redactor y el transcriptor del documento.
Para efectos de identificacin, en la misma pgina donde se coloca la firma del
originador se debe colocar al borde del margen izquierdo a dos lneas de la firma
del originador, en maysculas las iniciales del redactor del documento; separadas
por raya de fraccin y sin espacio las iniciales del transcriptor en minsculas, y
en la lnea siguiente la fecha de elaboracin.
Se insiste en el hecho de que no siempre el originador y el redactor son la misma
persona, razn esta de la necesidad de dicha identificacin.
Ejemplo:
FRANCISCO JOS OCANTO
Mayor
Cmdte. 311 B.I. BOLIVAR
FJO/isb.
01JUL03
Grupo Fecha Hora.

Cuando sea preciso hacer constar el da y la hora se emplear el grupo fecha,

hora, el cual esta formado en tres (03) grupos: El primer grupo conformado por
seis (06) dgitos y una (01) letra mayscula sin separacin entre ellos, los dos
primeros dgitos indican el da (01 al 31) y los cuatro (04) siguientes dgitos
indican las horas (00 a 24 horas.) y minutos (00 a 59 minutos), y luego de estas
una letra mayscula caractersticas correspondientes al huso horario. El segundo
grupo conformado por tres (03) letras maysculas que indican la abreviatura del
mes. El tercer grupo conformado por dos (02) dgitos que indican dos ltimos
nmeros del ao. Entre los tres (03) grupos existir un espacio libre.
Ejemplo:
011430 (14 horas 30 minutos del da 1)
140001Q (00 horas 1 minuto, huso Quebec del da 14)
271200Q NOV 92 (da 27 de Noviembre de 1.992, a las 12 horas del huso Q)
Horas.
Cuando las horas se usen sin fecha, se escribirn siempre con un nmero de
cuatro dgitos, sin ninguna separacin entre ellas ni abreviaturas de unidades.
Ejemplo:
2345 (23 Horas 45 minutos).
003OD (00 horas 30 minutos, huso DELTA)
Divisin del da.
Esta permitido, cuando no sea posible citar un hora exacta, usar las expresiones
siguientes:
1) Madrugada
Comprende el intervalo de tiempo entre la aparicin del sol en el horizonte (orto
civil) y la primera luz del da.

2) Alba o Amanecer
Es la primera luz del da.
3) Maana
Comprende el intervalo de tiempo entre la primera luz del da hasta el medio da
(1200 horas).
4) Tarde
Comprende el intervalo de tiempo entre las 1200 horas hasta el ocaso del sol
5) Atardecer o Anochecer
Comprende el intervalo de tiempo entre el inicio del Crepsculo Nutico
Vespertino y su finalizacin.
6) Noche
Comprende el intervalo de tiempo desde la finalizacin del Crepsculo Nutico
Vespertino hasta la aparicin del sol en el horizonte.
Documentos Comunes en la FAN.
Se establece como correspondencia bsica del Ministerio del Poder Popular para
la Defensa para uso de todas las dependencias, las siguientes:
Oficio especial
Oficio
Memorndum
Memo - Relmpago
Mensaje
Cuenta

 Punto de Cuenta o Cuenta breve

Opinin de Comando y Nota Informativa
Informe
Directiva
Circular
OFICIO ESPECIAL.
Es una comunicacin oficial destinada a personas, cargos o entidades fuera de la
Fuerza Armada Nacional Bolivariana, tales como: Organismos oficiales y
privados, nacionales o extranjeros, excluyendo a los de la Fuerza Armada
Nacional Bolivariana, a autoridades militares oficiales y privadas de pases
extranjeros y a personas no integrantes de la Fuerza Armada Nacional
Bolivariana.
Instrucciones para su elaboracin
El Oficio especial estar compuesto por las siguientes partes:
Encabezamiento
Estar integrado por:
a. Membrete
El membrete que debe llevar la primera pagina de un oficio especial, se escribir
a cuatro lneas del borde superior de la pgina en mayscula y centrado y su
contenido ser repartido en tres lneas y bsicamente contar los siguientes
escritos: REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA, MINISTERIO DEL
PODER POPULAR PARA DE LA DEFENSA y a continuacin el nombre de la
dependencia superior a la que origina el documento y el del originador. (Ejemplo.
INSPECTORA GENERAL DE LA F.A.N.B.).
b. Escudo

Se colocar el escudo de la dependencia al lado izquierdo del membrete. A todo

color.
c. Nmero de oficio
Los datos de referencia del documento se colocarn a dos lneas del membrete,
alineada por el margen derecho de la hoja y consta del Nro. de archivo o de
serial, el cual le ser colocado en forma creciente que le asigne la mesa de partes
para el control interno.
d. Lugar y fecha de expedicin
Esta informacin ser colocada a dos lneas del Nmero de Oficio, alineada por
el mismo margen.
e. Data
Se colocar el ao transcurrido desde la Independencia y la Federacin, centrados
debajo del Lugar y fecha de expedicin.
f. Destinatario
El destinatario de un oficio especial puede ser:
1) Una persona natural, identificada conjuntamente por su tratamiento social en
minscula, su nombre y apellidos en mayscula, y por la denominacin del cargo
pblico o privado que ejerce en minscula, todo alineado por el margen izquierdo
de la hoja.
Ejemplo:
Ciudadano.
GERMN ANTONIO MARN.
Presidente de Caveguas
2) Una persona natural identificada solamente por la denominacin del cargo
pblico o privado que desempee en mayscula.

Ejemplo:
Ciudadano
PRESIDENTE DE CAVEGUAS
3) Una persona natural identificada solamente por su nombre y apellidos en
mayscula.
Ejemplo:
Ciudadano Doctor
GERMN ANTONIO MARN
4) Cualquier agrupacin de personas naturales, identificadas en cualquiera de las
formas expresadas anteriormente.
Ejemplos:
Ciudadanos
Doctor CAMILO TORRES, Licenciada JUANA ORTEGA
Auditores Especiales de las Naciones Unidas
Ciudadanos
AUDITORES ESPECIALES DE LAS NACIONES UNIDAS
5) Cualquier entidad o persona jurdica, tanto pblica como privada. En estos
casos no se emplear tratamiento alguno, sino que se comenzar directamente
con el nombre de la entidad o persona jurdica destinataria.
Ejemplos:
BANCO INDUSTRIAL DE VENEZUELA
Sucursal del Ministerio del Poder Popular para la Defensa

Compaa Annima
ELECTRICIDAD DE CARACAS
Texto: Las normas para la elaboracin y redaccin del texto del oficio especial
son las mismas descritas para cualquier documento o correspondencia militar.
Trmino: Se utilizaran la frase Dios y Federacin y se colocar a dos lneas del
final del texto y en el centro, en minscula, luego a cuatro lneas se colocar la
firma de la autoridad o remitente.
OFICIO.
Es la comunicacin escrita para tratar asuntos oficiales, que requiere de
exposicin amplia, entre dependencias militares que se encuentran ubicadas en
localidades y/o pertenecer a comandos diferentes.
Instrucciones para su elaboracin:
El Oficio estar compuesto por las siguientes partes:
Encabezamiento
Estar integrado por:
a. Membrete
Ir impreso a cinco lneas tanto del margen como del borde superior izquierdo.
Su contenido ser repartido en cuatro lneas y bsicamente contar los siguientes
escritos: REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA, MINISTERIO DEL
PODR POPULAR PARA LA DEFENSA y a continuacin el nombre de la
dependencia superior a la que origina el documento y el del originador. (Ejemplo.
INSPECTORA GENERAL DE LA F.A.N.B.). pudindose colocar el escudo de
la dependencia al lado izquierdo del membrete.
b. Nmero de oficio
Los datos de referencia del documento se colocarn en un recuadro impreso en la
parte superior derecha y consta de Nro. de archivo, donde se colocar el Nro. de

identificacin de la dependencia que elabora el documento y Nro. de serial,

espacio en el cual le ser colocado el nmero que en forma creciente le asigne la
mesa de partes para el control interno.
c. Lugar y fecha de expedicin
Esta informacin ser colocada en el espacio debajo del nmero de archivo. Slo
se escribir a mquina el lugar, mes y ao de elaboracin, ya que en la mesa de
parte corresponder la colocacin del da de expedicin.
d. Data.
Se colocar el ao transcurrido desde la Independencia y la Federacin, centrados
debajo del Lugar y fecha de expedicin.
e. Dependencia (para referirse al originador)
Se colocar inmediatamente debajo del lugar y fecha de expedicin el nombre de
la dependencia que elabora el documento.
f. Al (para indicar el destinatario)
Para colocar los datos del destinatario, existe un recuadro impreso en la parte
superior izquierda, inmediatamente debajo del membrete, en el cual se colocar,
despus de los dos puntos que sigue AL, el grado y cargo del destinatario, en
mayscula. Se utilizar la abreviatura A/C, que significa a cargo, citando a
continuacin la dependencia respectiva, cuando el oficio trate de materia sobre la
cual existe delegacin de firma por orden de la autoridad superior, en cuyo caso
la correspondencia deber ser entregada directamente a la dependencia subalterna
correspondiente. En la lnea inmediata inferior a dos lneas del grado y del cargo
del destinatario, se colocar CIUDAD o PRESENTE, cuando la comunicacin es
de entrega local, en caso contrario pondr en mayscula el nombre de la
localidad del destinatario.
g. Asunto.
Deber indicar el objeto o motivo de la comunicacin en forma sintetizada.
h. Referencia.

Se escribir a cuatro lneas debajo de la palabra ASUNTO y con igual margen.

En ella se indicar la comunicacin que dio origen o motivo a la
correspondencia.
Cuerpo o texto.
Debe contener una informacin completa y detallada del asunto a tratar, bien sea
de origen o contestacin. Se empezar a escribir a tres (03) lneas debajo de lo
indicado como referencia. El margen del cuerpo debe ser de dos (02) centmetros,
con excepcin de la primera lnea de cada prrafo, la cual siempre se iniciar con
una entrada de tres (03) centmetros de margen (sangra).
Trmino
Estar integrado por:
El lema Dios y Federacin
Nombre, grado y cargo del originador que firma el documento
COPIA PARA
Anexos (si los tuviere)
Iniciales del redactor y transcriptor
Fecha de elaboracin del oficio
MEMORANDUM
Es la comunicacin interna escrita entre dependencias u oficinas de un mismo
comando y que al igual que el oficio, se utiliza para tratar asuntos oficiales que
requieren una amplia exposicin.
Instrucciones para su elaboracin:
a. En el encabezamiento no se indica la fecha, ya que esta se coloca al final del
cuerpo ocupando el mismo sitio sealado para el lema Dios y Federacin hacia
el margen derecho.

b. No lleva data de la Independencia y Federacin.

c. La denominacin MEMORNDUM debe aparecer en la parte superior y
central del cuerpo.
d. No se coloca el lema Dios y Federacin.
e. Del (para referirse al originador)
Se colocar inmediatamente debajo de la denominacin MEMORNDUM el
grado y cargo de quien elabora el documento.
f. Al (para indicar el destinatario)
Para colocar los datos del destinatario se colocar despus de los dos puntos que
siguen a la preposicin AL, el grado y cargo del destinatario, en mayscula.
g. Asunto Se indicar el objeto o motivo de la comunicacin en forma
sintetizada.
h. Referencia Se escribir debajo de la palabra ASUNTO y con igual margen.
En ella se indicar la comunicacin que dio origen o motivo a la
correspondencia.
i. Cuerpo o texto Debe contener una informacin completa y detallada del asunto
a tratar, bien sea de origen o contestacin. Se empezar a escribir a tres (03)
lneas debajo de lo indicado como referencia. El margen del cuerpo debe ser de
dos (02) centmetros, con excepcin de la primera lnea de cada prrafo, la cual
siempre se iniciar con una sangra de tres (03) centmetros del margen.
j. La fecha de elaboracin se colocar al finalizar el texto, alineada con el margen
derecho de la comunicacin.
k. El nombre y el apellido de quien firma el memorndum, se escribe en
mayscula.
l. Si hubiese anexos, se citarn escribiendo en mayscula la palabras ANEXOS,
seguida de la identificacin del documento en cuestin, teniendo cuidado de
guardar el mismo margen del cuerpo y texto.

m. Las iniciales de quien orden la elaboracin del memorndum se indicar en

primer trmino y luego separada por una lnea oblicua irn a continuacin en
minscula, las del que transcribi el documento. Estas se colocarn debajo de la
palabra ANEXOS, si los hubiere y/o a tres centmetros de la orilla inferior de la
hoja.
EL INFORME
A los fines del presente Manual, el concepto de informe escogido es aquel
originado por hechos que afectan las Leyes y Reglamentos Militares, o sucesos
importantes, cuyas caractersticas convienen investigar, para hacerlos del
conocimiento de la superioridad.
El informe es la narracin cronolgica, escrita y detallada, elaborado con el
propsito de hacer del conocimiento de una autoridad militar superior, una
situacin delicada o acontecimiento importante.
Debe elaborarse tan pronto como se produce el suceso, siendo precedido por la
participacin al escaln superior de la novedad correspondiente.
Constituye generalmente el documento esencial de un expediente y como tal debe
tratar de un slo asunto.
Los componentes del informe son:
Encabezamiento: Constituido por el membrete ubicado en la parte superior
izquierda del documento. La denominacin, colocada en la parte central y a seis
(6) espacio debajo del membrete. El asunto, que comenzar a escribirse debajo de
la denominacin a cuatro (4) espacios de sta, siguiendo las mismas reglas
sealadas en el oficio, respecto al destinatario.
Cuerpo: Comenzar a cuatro (4) espacios debajo del asunto atendiendo a las
mismas instrucciones contempladas en el oficio, respecto al margen, contra
margen, y entrada. Estar constituido por la exposicin pormenorizada del tema
de informe, donde se incorporarn de manera clara, concreta y objetiva las
explicaciones razonadas y dems argumentos pertinentes al mismo.

En el cuerpo se deben incluir las causas que originan el documento; mtodos

empleados, equipos, coordinaciones requeridas y los hechos y datos investigados.
Los hechos deben ser relatados tal como se produjeron, sin exagerar ni restar
importancia e indicando las causas y condiciones en que se presentaron.
Es de fundamental importancia la inclusin de circunstancias de tiempo y lugar,
as como la indicacin de los nombres de las personas que fueron afectadas en el
suceso que motivo el informe.
Es importante prever todos los pormenores que deben ser incluidos en el
Informe; sin embargo, con el propsito de lograr que la tarea sea lo ms completa
posible, se ha preparado una gua en base a las siguientes interrogantes: Quin,
Qu, Donde, Cmo y Por qu.
Quin?: para responder a: Quin dio la primera informacin o avis? Quines
son los causantes?. Quines son los testigos? Quines son los posibles
sospechosos? Quines fueron los cmplices? Quines pueden ser examinados
ms tarde para obtener informes posteriores?.
Qu?: para responder a: Qu ocurri?. Qu clase de daos se causaron?. Qu
valor tiene los bienes perdidos, robados o recuperados?, Qu pruebas quedaron
en el lugar de los hechos?, Qu delito fue cometido?, Qu clase de
instrumentos se emplearon?, Qu armas se usaron?, Qu disposicin se hizo de
los medios de prueba?, Qu actuacin se llev a cabo por anteriores
investigadores?, Qu actuacin posterior debe emprenderse?.
Dnde?: Dnde sucedi el hecho?, Dnde se hallaba el que notific o el
perjudicado cuando se cometi el hechos, Dnde se encontraron los
instrumentos utilizados. Dnde se encuentran ahora?, Dnde est ahora los
afectados?, Dnde se puede obtener informacin adicional til?, Dnde ha
ocurrido recientemente un caso anlogo?,
Cundo? Cundo sucedi el hecho?, Cundo se descubri el hecho?, Cundo
se dio aviso a la autoridad militar?, Cundo lleg el primer miembro de la FAN
al lugar del suceso? Cundo podr entrevistar al ofendido o a los responsables?,
Cundo podrn completarse los medios de prueba obtenidos?

Cmo?: Cmo se cometi el hecho?, Cmo se encontr el autor en el lugar

del hecho?, Cmo se march de all?, Cmo fue de extenso el tiempo de
realizacin de lo acontecido?, Cmo fue estudiado el lugar del suceso para
descubrir los medios de pruebas?, Cmo debi realizarse el suceso?, Cmo
estuvo planeada la infraccin?, etc.
Por qu?: Por qu ocurri al hecho?, Por qu se emple un determinado
procedimiento?, Por qu se escogera a sta determinada vctima?, Por qu
fueron arrebatados determinados objetos y no se hizo caso de otros bienes
valiosos?, Por qu se dio cuenta del hecho con tanto retraso?, etc.
Cuando el informe haya sido elaborado en cumplimiento de una orden superior,
ste se concretar a lo especficamente solicitado; sin embargo, el instructor
podr incluir otros aspectos relevantes, cuando a su juicio considere debe ser
elevados al conocimiento de la autoridad solicitante.
Trminos: Incluye el lugar y fecha de elaboracin, los nombres y apellidos de
informante y el subttulo Anexos.
El Lugar y Fecha de Elaboracin: escritos a partir del dentro del cuerpo y a seis
(6) espacios debajo de ste.
Los Nombres y Apellidos del Informante: colocado a partir del centro del cuerpo
y a seis (6) espacios debajo del lugar y fecha.
El Subttulo Anexo: escrito a seis (6) espacios debajo de los nombres y
apellidos del informante, en mayscula y guardando el margen de quince (15)
espacios. Este subttulo se emplear slo cuando haya la necesidad de agregar
anexo al informe.
Como quiera que en materia de informe, existen tipos diversos; con la finalidad
de informar su presentacin se recomienda, en cuanto sea posible acogerse al
modelo especial que este manual contiene, el cual lo constituyen tres (3) partes:
la cubierta, el informe propiamente dicho y las opiniones de las autoridades
superiores intermediarias.
Entre otros tambin tenemos:

El Diploma: Es el documento que se otorga para acreditar un grado, distincin,

premio, etc. No obedece a un formato uniforme, sino que su presentacin vara
segn las intenciones de la autoridad que lo concede.
El Certificado: Es el documento mediante el cual una persona autorizada
actuando a nombre de un organismo militar, da por cierta una situacin o el
cumplimiento de una actividad previamente establecida.
La Constancia: Es un documento que se expide a peticin de la parte interesada,
mediante el cual la persona que lo otorga, da por cierta la realizacin de un hecho
determinado.
Cabe destacar, que estas son las correspondencias militares ms utilizadas en
nuestro entorno de trabajo. Sin embargo, como se mencion anteriormente
existen otros tipos que sin restarles menos importancia no se describirn en el
presente.
CONCLUSIN
Dentro de los procesos de cambio que se sigue en nuestro pas, podemos
mencionar uno en especial que nos atae como profesional de las armas.
Simplemente es el de cambio de categora de grado que est enmarcado en un
proceso legal y que se le denomina Transicin de Oficial Tcnico. Se trae a
colacin el caso, debido a que este nuevo reto representa exigencias de un
distinto modelo de profesionalismo a nivel acadmico y sobre todo de
expectativas. El categrico nivel a la cual se hace referencia, exige una serie de
aplicaciones concertadas dentro de nuestra institucin y para ello, se demanda de
nuestra capacidad de redaccin y elaboracin de documentos especiales descritos
en el presente texto. Cabe destacar, que la correspondencia militar est presente
en nuestras distintas reas de trabajo y que su importancia radica, en establecer
comunicacin con algn otro individuo, dependencias civiles o militares, que
puede encontrarse ya sea cerca o lejos pero dentro de nuestro pas o al exterior.
Al igual es importante, elaborar un mensaje escrito con un objetivo
predeterminado y con unas ideas claras y concretas para que sea inteligible por el
destinatario para que no exista confusin o duda alguna.

Para finalizar, en todo momento debemos exteriorizar nuestras habilidades y

capacidades de redaccin como herramienta lingstica y de comunicacin.
Acordarnos siempre que se tiene puesto en nuestros hombros una esperanza de
superacin y que definitivamente ayudamos a construir una Aviacin Militar con
bases solidas y un pas con miras al socialismo del siglo XXI.
BIBLIOGRAFA
Manuales de Comunicaciones de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana
http://www.buenastareas.com/ensayos/Redaccion-Y-DocumentacionMilitar/195302.html
http://www.definicionabc.com/general/documento.php

http://4.bp.blogspot.com/_mvC_x3hxABk/SrD3jP0Z_UI/AAAAAAAAAOA/t9
Vj_AV3RTo/s
400/Cuadro+Las+funciones+del+lenguaje+en+el+proceso+de+comunicaci
%C3%B3n+verbal.jpg

http://www.ejercito.mil.ve/manuales/MANUAL_DE_DOCUMENTACION_Y_
ARCHIVO_DEL_MPPD.pdf