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Informe Final
NDICE
I.
I.
NDICE ....................................................................................................... 2
II.
INTRODUCCIN ........................................................................................... 4
1.
2.
3.
4.
B.
1.
C.
1.
A.
Antecedentes: ........................................................................................ 16
B.
C.
D.
Procedimientos ....................................................................................... 23
B.
C.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Informe Final
B.
C.
D.
E.
F.
G.
H.
Informe Final
II.
INTRODUCCIN
Informe Final
III.
FECHA DE EJECUCIN
COACHING INIDIVIDUAL
3 de Septiembre de 2012
4 de Septiembre de 2012
25 de Septiembre de 2012
11 de Octubre de 2012
DIV.
ADMINISTRACIN
Y 26 de Septiembre de 2012
PLANIFICACIN
Y 27 de Septiembre de 2012
FINANZAS
CAPACITACIN
U.
DE
DESARROLLO REGIONAL
CAPACITACIN TRANSVERSAL
12 de Octubre de 2012
Informe Final
A.
1.
Coaching Individual.
a)
Objetivo logrados:
2.
Objetivos logrados.
Trabajo en elaboracin del Plan para poner en marcha las accionesque contribuirn al
mejoramiento continuo del Clima, compromisos de poner en prctica, considerando los
temas que se detectaron en talleres participativos y forman parte del Plan de Accin:
Practicar 3 Competencias Personales y 3 Competencias Sociales en
orientado a mejorar el desempeo del lder como persona.
cada quincena
Informe Final
Objetivos Logrados.
Trabajo prctico en el diseo sobre qu temas y cmo setrabajarn, liderado por los Jefes
de Divisin y Jefes deDepartamento:
Los detalles especficos de estos temas han sido registrados por todo el equipo de
liderazgo y resumido y entregado por el Coach a cada uno.
INDUCCIN.
CONVIVENCIA.
CAPACITACIN.
Responsable:
Responsable:
Responsable:
Silvia Gonzlez
Francisco Vitale
Mara Santander
PARTICIPACIN.
COORDINACIN.
POLIFUCIONALIDAD.
Responsable:
Responsable:
Responsable:
Tamara Tapia
Andrea Tapia
Sergio Tapia
RECONOCIMIENTO.
Responsable:
COMUNICACIN.
Responsable:
COMPARTIR OBJETIVOS. Responsable:
Claudio Aedo
Felipe Sugg
Claudio Pizarro
Se abri espacio para la reflexin sobre las mayores dificultades actuales de la Institucin
y las formas de mejorarlas, con la participacin activa detodos los funcionarios.
Informe Final
4.
Objetivos Logrados.
Informe Final
Informe Final
En el cierre el Coach remarc el mensaje sobre que cuanto hemos conversado en estas
sesiones ha quedado en nuestra mente y tambin documentado en procesos que
podemos poner en marcha. Solo la puesta en prctica de las herramientas manejadas
justificar los deseos que todos tenemos de introducir cambios en nuestra gestin diaria,
tanto en lo tcnico-profesional como en las relaciones entre las personas.
Esto es contribuir en forma permanente al mejoramiento continuo del Clima Laboral, que
todos deseamos y nos merecemos por los esfuerzos que cada uno aporta da a da.
B.
Debilidades
10
Informe Final
11
Informe Final
Debilidades
1.
12
Informe Final
lderes alineados en torno a lo trabajado en los Coaching grupales fue de gran valor tanto
en trminos de trabajo en los proyectos, pero ms an en trminos simblicos y
relacionales para la generacin de confianza con los funcionarios y la promocin de la
actitud colaborativa-, los equipos de funcionarios no estaban totalmente sensibilizados al
nivel esperado por las razones descritas en la actividad N 1. Por ello parte de la jornada
necesariamente tuvo que enfocarse nuevamente sobre la sensibilizacin de estos equipos
y la integracin con las jefaturas presentes antes de abordar los proyectos concretos
dentro del GORE.
Esta etapa de sensibilizacin e integracin de los participantes en equipos de trabajo se
considera como exitosa y dio pie al fortalecimiento de las temticas asociadas al trabajo
en equipo y su importancia para el cuidado y la mejora del Clima Laboral en la Institucin.
Sobre esto se pudo trabajar en los proyectos que se vinieron gestando en los Coaching
grupales con los lderes y otras ideas de mejora surgidas en las capacitaciones con los
funcionarios.
Se logr trabajar en los primeros pasos de conformacin de equipos, coordinacin del
trabajo y generacin de ideas en torno a las temticas planteadas como proyectos de
mejora dentro de la Institucin. Con esto se espera y sera de gran valor para el GORE que
los equipos conformados en esta instancia - que ya generaron un acercamiento, discusin,
reflexin y generacin de ideas - sigan reunindose de menar peridica, dndole
continuidad al compromiso y motivacin que surgi en la actividad para pasar a una fase
de planificacin y ejecucin de los planes trabajados.
En resumen, se logr una buena integracin entre todos los participantes, los que
mostraron buenas habilidades y disposicin al trabajo en equipo. Se logr empezar un
trabajo integrado en torno a las temticas levantadas en las instancias anteriores, pero se
requiere darle continuidad dentro de las labores del servicio con los equipos conformados
para que lleguen a concretarse.
A continuacin se nombran las temticas trabajadas y las personas sealadas como
coordinar y/o secretario de cada equipo definido en la dinmica trabajada:
Equipo
Jornada Maana
: Pollos
13
Informe Final
Tema
Coordinador/Secretario
Lder gestor
:Reconocimiento
:Mauricio Zamora
:Claudio Aedo
Equipo
Tema
Coordinador/Secretario
Lder gestor
: Gatos
:Participacin
: Carla Cerda
: Tamara Tapia
Equipo
Tema
Coordinador/Secretario
Lder gestor
: Chanchos
:Polifuncionalidad
:Sergio Tapia
:Sergio Tapia
Equipo
Tema
Coordinador/Secretario
Lder gestor
: Perros
:Camaradera y Esparcimiento
:Vicky Gutirrez
:Nicols Seplveda
Jornada Tarde
Equipo
Tema
Secretario
Coordinador
: Gatos
:Convivencia
:Elizabeth Tllez
:Patricio Venegas
Equipo
Tema
Secretario
Coordinador
: Pollos:
:Induccin
:Leticia Ramrez
:Juan Bravo
Equipo
Tema
Secretario
Coordinador
: Chanchos
:Comunicacin
:Patricio Paredes
: Damian Schnetter
Equipo
Tema
Secretario
: Perros:
:Coordinacin
:Jaime Lpez
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Informe Final
En base a esta lista y a los compromisos asumidos por temas en los Coaching grupales de
los lderes se pueden coordinar los equipos de trabajo para reuniones que den
continuidad a travs de la planificacin y ejecucin de estos y otros temas.
IV.
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Informe Final
V.
VARIABLES DE HIGIENE
A.
Antecedentes:
Dentro de las temticas abordadas con mayor fuerza por las jefaturas durante las
intervenciones realizadas por Enter Staff, ha sido la falta de Descriptores de Cargos; esto
como herramienta fundamental para conocer las responsabilidades y reunir en un solo
documento relevante, las atribuciones, funciones y tareas de un cargo. Esta situacin
dificulta la insercin a la institucin, hace ms complejo el proceso de induccin que es
realizado por los propios funcionarios en forma reiterada por la rotacin de personal que
se da en la institucin. Surge en los funcionarios inestabilidad, errores en el ejercicio del
cargo, aprendizaje por ensayo y error que demoran las tareas y se constituyen en una
prdida de recursos y falta de optimizacin de los mismos. En conclusin, no es posible
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Informe Final
responder claramente las interrogantes relacionadas con el cargo como son: qu hacer,
cmo hacerlo y porqu se hace de una manera determinada.
Cuntas veces se diluyen responsabilidades porque no se encuentra claramente definido
a quien corresponde realizar tal o cual tarea?, Cuntas veces sobrevienen conflictos de
autoridad porque no se definen el lugar que cada uno ocupa y las decisiones que debe
tomar?, Cuntas veces se pierde eficiencia porque algn trabajador desorientado no
supo lo que tenia que hacer?
Una descripcin correcta del puesto de trabajo ayuda a determinar qu factores harn
que el desempeo del mismo sea eficaz. En este aspecto hacer una correcta descripcin
del puesto de trabajo ayuda a determinar los requerimientos del mismo.
Otro de los factores que implica la descripcin del cargo es que permite la valoracin del
mismo, la seleccin de la persona idnea para ejecutarlo y la posibilidad de evaluar el
desempeo de la persona que desarrolla un puesto de trabajo determinado, en funcin de
las funciones y/o tareas propias de ste.
La descripcin de un puesto de trabajo tambin permite determinar de un modo correcto
la formacin del ocupante y el programa de desarrollo personal dentro de la institucin. Al
mismo tiempo tambin determinar una definicin exacta de la persona que sustituir al
capital humano que ocupa un cargo especfico cuando el titular del cargo se enferma o se
ausenta, as, quin lo remplace, podr ejecutar el cargo con el mnimo de contratiempos y
afectando en menor grado la productividad, en desmedro de lo que sucedera si el cargo
no estuviera descrito. An si la persona que le tocara desempear el cargo fuera externa,
el beneficio sera el mismo.
En funcin de los antecedentes anteriores, se advierte la gran utilidad de la descripcin
de cargos en distintos procesos asociados al recurso humano y a la administracin del
mismo, como lo son: Seleccin de Personal, Induccin, posibilidades de ascender en el
cargo y necesidades de capacitacin. En suma una serie de ventajas que desencadenan
que esta tarea sea prioritaria y urgente a ejecutar por el GORE Antofagasta. Por lo dems,
contar con adecuados descriptores de cargo incidir positivamente en variables asociadas
al Clima Laboral, lo que puede traducirse finalmente en mayor nivel de satisfaccin por
parte de los funcionarios con la institucin.
17
Informe Final
B.
Proceso de Asesora
El Encargado o Jefe de Recursos Humanos realiz una reunin con las jefaturas de las
divisiones del GORE a fin de exponer e introducirse a la temtica, refiriendo que en
principio se advirti una confusin de los participantes en cuanto a los conceptos
Descripcin de cargos y Perfil del Cargo. Luego ya resuelta esta duda, se proponen una
serie de actividades para lograr el objetivo, las que se calendarizan desde Septiembre
a Octubre, teniendo como fecha de trmino el mes de Diciembre. A continuacin se
detalla el calendario acordado internamente por el GORE en esta primera instancia:
a)
b)
c)
d)
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Informe Final
- Se acuerda igualmente que las jefaturas respectivas a cada divisin den cuenta de lo que
realiza cada uno de sus funcionarios en su puesto de trabajo. Esto a travs de un
cuestionario que debern completar los mismos trabajadores, siendo esto visado por las
jefaturas.
-
Se revisa Cuestionario que ser completado por los funcionarios, el cual se advierte
bastante detallado, conteniendo adems un rea destinada a recoger informacin
igualmente sobre perfiles, a modo de aprovechar la instancia para recabar
informacin.
Respecto de los procedimientos para llevar a cabo la tarea, se refiere que los
cuestionarios sern entregados a las jefaturas para ser distribuidos entre sus
funcionarios, los que debern hacer el llenado de la informacin y devolverlos en el
plazo mximo de una semana a la misma jefatura.
19
Informe Final
20
Informe Final
Por otra parte, el anlisis del cargo es el procedimiento por el cual se determinan los
deberes y la naturaleza de los puestos y los tipos de personas. Proporcionan datos sobre
los requerimientos del puesto que ms tarde se utilizarn para desarrollar las
descripciones de los puestos y las especificaciones del cargo. Es el proceso para
determinar y ponderar los elementos y las tareas que integran un puesto dado. Evala la
complejidad del cargo, parte por parte y permite conocer con algn grado de certeza las
caractersticas que una persona debe cumplir para desarrollarlo normalmente.
A continuacin se presentacin aspectos claves para que pueden ser considerados en el
trabajo actual que desarrolla el GORE respecto a las Descripciones de Cargo.
C.
21
Informe Final
Ahora bien, Cuntos objetivos debe tener un puesto?, los que sean necesarios. Sin
embargo, si un puesto tiene muchos objetivos, es decir, ms de 7 u 8, seguramente estar
mal definido y deber hacerse una revisin exhaustiva del puesto a travs del anlisis de
cargo.
Definir las funciones del puesto
Se debe tener presente que los objetivos deben tener entre 3 y 6 funciones. Esto no
significa que no pueda haber ms o menos, simplemente es un parmetro a seguir. Cada
funcin debe reflejar una sola tarea o responsabilidad especfica.
Es evidente que dichas funciones pesan ms unas que otras para el desempeo del cargo,
se aconseja por tanto listar los objetivos y las funciones en orden de importancia. Para
esto se sugiere preguntarse cul sera el impacto a la organizacin por no realizar dicha
funcin? La respuesta a esta pregunta otorgar un indicador muy significativo sobre su
prioridad para el cargo.
Consideraciones para describir el entorno Social
Dentro del entorno social, se sugiere considerar:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
Supervisor inmediato
Usuarios o clientes externos
Proveedores
Clientes internos
Compaeros de trabajo
Comits interdisciplinarios
Jefes indirectos
Subordinados
Asociacin Gremial si se estima necesario.
En la definicin del entorno social, se debe indicar que tipo de relaciones o contacto debe
tener el ocupante del puesto con cada uno de los actores. Por ejemplo, Jefe de
Departamento de Finanzas, tendr como una de sus funciones: Efectuar los pagos,
manejar la cuenta bancaria y rendir cuentas a los jefes de Divisin en forma trimestral.
22
Informe Final
Esto obviamente deber ser parte de un objetivo, pero en este contexto nos permite
inferir que deber tener habilidades en el manejo de la informtica, clculo, de
comunicacin y trabajo en equipo. Aunque esto se define en el perfil del cargo.
D.
Procedimientos
Para analizar el cargo y Obtener la descripcin del mismo, se sugiere seguir los siguientes
procedimientos:
Si bien es cierto, las jefaturas pueden aportar desde su perspectiva informacin respecto
de las funciones del personal a cargo, son los mismos funcionarios quienes pueden ofrecer
una mirada amplia y detallada de lo que da a da van ejecutando desde su puesto de
trabajo. Por tanto se sugieren los siguientes pasos y herramientas, que pueden ser
utilizadas en su totalidad o solo alguna de estas:
a) Como primer paso, se estima pertinente recolectar informacin por parte de las
personas que se desempean en los distintos cargos a travs de:
a. Entrevista:Se sugiere sostener una reunin donde se entrevista en forma
individual o en un grupo de empleados que realicen lo mismo. Despus de
hablar con la persona que desempea el puesto, hacer una lista de las
tareas asociadas a una posicin en particular. Determinar que se espera de
una persona en una posicin especfica.
b) Cuestionarios:Considerando el mismo cuestionario que se est confeccionando,
posibilitar que sean los mismos funcionarios los que lo respondan y describan sus
deberes y responsabilidades relacionados con el cargo que desempean.Se supone
que el trabajador debiera enlistar las tareas o cosas que hace durante el da
utilizando los datos mencionados en los apartados anteriores.
Ahora bien, til y necesario es luego de esto cotejar con la jefatura directa para evaluar
cuales de esas tareas no son parte de su trabajo.
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Informe Final
Una vez que se han organizado los datos, se puede escribir la descripcin de cargo. Una
descripcin de cargo no debe ser larga, sino breve, directa al grano, especfica para el
puesto.
A continuacin se presenta un ejemplo de un Descriptor de Cargo, de un JEFE DEL
DEPARTAMENTO DE FINANZAS DE UNA MUNICIPALIDAD X, considerando la mnima
informacin que debiese proporcionar esta herramienta.
Unidad: DEPARTAMENTO DE FINANZAS
DATOS DE IDENTIFICACIN
Nombre del Cargo
Jefe Directo
Unidades Dependientes
24
Informe Final
25
Informe Final
VI.
ACTIVIDADES ANEXAS
FECHA DE EJECUCIN
10 de Octubre de 2012
A.
CAPACITACIN
MONITOREO.
PARA
EL
TRASPASO
DE
LA
METODOLOGA
DE
El Procedimiento del Plan de Gestin del Sistema de Monitoreo del Clima Laboral
(PGSMCO); describen los procesos de control de documentos, control de registros,
Identificacin de Variables y reas Crticas, Revisin del rea de Personas, Anlisis
de Datos.
26
Informe Final
Es necesario, para el funcionamiento del mismo que se valide por parte de los jefes de
Divisin la conformacin del comit de monitoreo de clima Laboral, con el fin de
mantener el carcter de neutralidad y confidencialidad en el manejo de la informacin
levantada.
El organigrama propuesto para el comit de monitoreo es el siguiente:
Para mayor informacin respecto a las funciones de cada cargo propuesto, se debe revisar
en detalle los manuales de la metodologa documentada.
27
Informe Final
B.
Desarrollo
28
Informe Final
comenzar o ingresar a la actividad y tambin si esta se retira antes del horario de termino
de la misma.
El ltimo punto de revisin en la reunin correspondi al desarrollo de las acciones
desarrolladas por el Gobierno Regional para el mejoramiento de las Variables de Higiene.
Esta actividad consideraba principalmente la asesora y lineamientos al trabajo
desarrollado por el rea de Recursos Humanos del GORE respecto al levantamiento de
descripciones de Cargo como plan de desarrollo a largo plazo.
La Asesora fue desarrollada mediante visitas continuas de la Profesional Consultor de
Enter Staff al Jefe de Recursos Humanos del Gobierno Regional, desarrollando de esta
forma la encuesta inicial que otorgar los primeros paramentos para la construccin del
Instrumento.
En la revisin y anlisis efectuado a este punto en la reunin, se determino como un factor
de importancia el poder definir y establecer una estrategia de comunicacin para explicar
el motivo de la encuesta y los mecanismos que pueden optar los funcionarios para
resolver las dudas que puedan presentarse al momento de contestar dicha encuesta, sea
esta mediante e-mail, afiches, reuniones etc. Lo anterior fue considerado como adecuado
y necesario por parte de los participantes de la reunin.
Respecto a las Variables e indicadores a considerar en la evaluacin final del Clima
Laboral, se determin efectuar el monitore de todas la variables consideradas en el
Diagnostico, con la finalidad de poseer una visin completa del comportamiento de las
mismas.
Finalmente, ante la consulta respecto al Clima Laboral Intervencin, los jefes de Divisin,
refieren percibir un clima laboral positivo en sus equipos de trabajo, situacin que en
cierta medida refleja un mejoramiento en la variable de estudio.
29
Informe Final
C.
Para el monitoreo final del Clima Laboral, se utiliz la misma herramienta (Cuestionario de
Clima Laboral) utilizada en la medicin inicial de la consultora. No obstante, se considero
en esta ocasin la percepcin de los funcionarios respecto a la organizacin global,
considerando que es en esta en el cual se observaron las brechas en la medicin inicial.
Cabe destacar, que los resultados que a continuacin se exponen, reflejan una reaccin
inmediata del plan de accin implementado para la mejora del Clima Laboral, razn por el
cual se propone efectuar un segundo monitoreo considerando al menos unos 4 meses
posterior a la c consultora, con el fin de observar diferencias de mayor significancia en la
reaccin de los funcionarios. Lo anterior, sustentando en que el periodo considerado para
la medicin Ex Post, por los parmetros de tiempo establecidos en la consultora, no
permiten observar grandes cambios entre un medicin y otra. Ms an considerando que
el periodo destinado a la implementacin del Plan de accin correspondi a los ltimos 3
meses de la consultora.
Por otra parte, se deben considerar los continuos cambios de Jefaturas y otros cargos que
interfieren en la percepcin del Clima Organizacin por parte de los funcionarios.
Con el fin de facilitar la comprensin de la informacin, los resultados sern presentados
en conjuntos con los resultados de la primera medicin, de esta forma se podr visualizar
de mejor manera el comportamiento de cada una de las variables.
1.
Equivalentes de Puntuacin
30
Informe Final
Nivel de Satisfaccin
7.7 - 10
5,6 7,6
0,1 5,5
2.
PERCEPCIN C.O
10,00
9,00
8,00
7,00
6,00
5,00
4,00
3,00
2,00
1,00
RESULTADO
MEDICIN N 2
MEDICIN N 1
6,12
5,85
31
Informe Final
32
Informe Final
4.
PERCEPCIN DEL CLIMA LABORAL SEGN ANTIGEDAD EN LA
INSTITUCIN.
33
Informe Final
5.
8,38
5,73
6,08
5,79
6,81
5,43
6,55
5,85
MEDICIN 2
MEDICIN 1
34
Informe Final
6.
35
Informe Final
36
Informe Final
37
Informe Final
Al igual que en los resultados anterior, la variable con menor desarrollo correspondi a
Compensaciones y Beneficios, la cual se espera una mejora en la percepcin una vez
implementada la estrategia a cargo del Gobierno Regional.
d)
MEDICIN MEDICIN
1
2
4,30
5,50
5,32
6,78
6,15
8,00
3,95
4,53
5,17
5,27
5,37
6,48
4,75
6,42
4,87
6,93
5,21
4,07
5,51
6,48
6,18
6,33
5,30
6,55
4,80
5,13
4,73
5,80
38
Informe Final
VII.
CONCLUSIONES.
39
Informe Final
VIII.
ANEXOS
A.
40
Informe Final
B.
41
Informe Final
C.
42
Informe Final
D.
43
Informe Final
E.
44
Informe Final
45
Informe Final
46
Informe Final
47
Informe Final
48
Informe Final
F.
49
Informe Final
50
Informe Final
51
Informe Final
52
Informe Final
G.
53
Informe Final
H.
54