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Universidad Mariano Glvez de Guatemala

Facultad de ciencias de la administracin


Administracin de Empresas
Centro Universitario de Petn
Catedrtico: Lic. Julissa Chan
Sexto Semestre
Seccin: A

Exposicin

Integrantes:
Edwin Armando Artiga
Dayrin Mara Garca Pelaez
Leslye Pahola Vargas Barrientos
Yolani Yakelin Monterroso Duarte

0218-13-15255
0218-12-1780
0218-13-14610

Santa Elena Flores, Petn 07/11/2015

AUDITORA DE RECURSOS HUMANOS


Una auditora de los recursos humanos evala las actividades de administracin
de personal en la organizacin con el objetivo de mejorarlas. El principal propsito
es analizar el costo del Recurso Humano, su trayectoria y sus aportes a la
empresa, en trminos tanto econmicos como organizativos. Es ms efectiva
cuanto ms proporciona informacin valida al respecto a la efectividad general del
Sistema de Recursos Humanos para contribuir a los objetivos estratgicos de la
organizacin.
La auditora de recursos humanos puede definirse como el anlisis de las polticas
y prcticas de personal de una empresa y la evaluacin de su funcionamiento
actual, seguida de sugerencias para mejorar. El propsito principal de la auditoria
de recursos humanos es mostrar cmo est funcionado el programa, localizando
prcticas y condiciones que son perjudiciales para la empresa o que no estn
justificando su costo, o prcticas y condiciones que deben incrementarse
OBJETIVOS:
Precisar la eficacia y eficiencia de las actividades y operaciones
realizadas por los empleados.

Descubrir deficiencias en el desempeo de los trabajadores y aplicar


los correctivos necesarios.

Detectar fallas en los programas de reclutamiento, seleccin,


adiestramiento, y desarrollo del personal.

Implantar un sistema de informacin de Recursos Humanos.

Valorar el proceso del sistema de informacin sobre el Recurso


Humano.

Comprobar el manejo o la eficacia de los recursos, bienes y sistemas


de informacin de la organizacin, relacionados con los Recursos
Humanos.

Analizar las remuneraciones de los empleados en funcin del


mercado laboral y las polticas de la empresa. La auditora no es
solamente una recoleccin de datos y un chequeo de cumplimiento
de los programas y de si se han aplicado con exactitud los
presupuestos del estado.

Esta implica que con esa base de datos se realice o se lleve a cabo
un anlisis profundo que nos permita evaluar si lo realizado y aun lo
que se dej de realizar o lo que se hubiese obtenido por encima de lo
presente, han servido para los fines y objetivos que en materia de
personal se ha fijado la empresa.

2. BENEFICIOS: Los beneficios de la auditoria de recursos humanos son


muchos como los siguientes:
Beneficios que aporta la Auditora de Recursos Humanos
Identifica y mejora la imagen de los RR.HH. en la organizacin
Obliga a los Deptos. De RR.HH. A asumir mayor responsabilidad y actuar
al ms alto nivel de profesionalismo
Esclarece las responsabilidades y los deberes Facilita la uniformidad de las
prcticas y las polticas
Detecta problemas latentes potencialmente perjudiciales para la
organizacin
Garantiza el cumplimiento de las disposiciones legales
Reduce los costos mediante mejores prcticas
Promueve los cambios necesarios en la organizacin
Identifica las contribuciones del departamento de personal a la empresa.
Esclarece las funciones y responsabilidades del departamento de recursos
humanos.
Identifica problemas de importancia crtica.
Alienta la uniformidad de polticas y prcticas.
Garantiza el cumplimiento de diversas disposiciones legales.

PASOS: El equipo de auditores debe tener en cuenta la totalidad de los aspectos


de la administracin de personal, y asegurarse de:
Identificar quin es responsable de llevar a cabo cada actividad.
Determinar los objetivos que persigue cada actividad.

Revisar las polticas y procedimientos que se emplean para alcanzar esos


objetivos.
Desarrollar un plan de accin para corregir errores en los objetivos, polticas
y procedimientos.
Formular un seguimiento para el plan de accin.
AMPLITUD Y PROFUNDIDAD DE ACCIN DE LA AUDITORIA.
La auditora de recursos humanos puede abarcar una cobertura tan amplia como
las mismas funciones de ARH y presenta una divisin semejante a las divisiones
seccinales de los organismos de ARH.
Las auditorias por lo general empiezan por una evaluacin de las relaciones
empresariales que afectan la administracin de potencia humano, incluyendo el
personal de lnea y el de staff, las calificaciones de los miembros de staff de
recursos humanos y la adecuacin de apoyo financiero para varios programas. A
partir de ah se aplica una variedad de patrones y medidas, cuya escala de
profundidad depende del tipo de examen que vaya a efectuarse. Se examinan los
registros e informes de personal.
Se analiza, compara y prepara un informe de examen que incluye casi siempre
recomendaciones para cambios y alteraciones.
La auditora tambin puede evaluar programas, polticas, filosofas y teoras.
Dependiendo de la poltica que exista en la organizacin.
La auditora de RRHH puede enfocarse hacia cualquiera o hacia todos los
siguientes aspectos de productividad.
1) Resultados, que incluyen tanto las realizaciones como los problemas
considerados efectos de la administracin en curso;
2) Programas, que incluyen las prcticas y los procedimientos detallados que los
conforman;
3) Polticas, tanto las explcitas y formalizadas como las implcitas;
4) Filosofa de la administracin, sus prioridades de valores, metas y objetivos;
5) Teora, relaciones supuestas y explicaciones plausibles que detallan y relaciona
las filosofas, las polticas, las prcticas y los problemas continuos.
Cuanto mayor y ms descentralizada este la organizacin, tanto mayor ser la
necesidad de una cobertura sistemtica de auditoria.

La auditora puede desarrollar fuerte impacto educativo, pues permite relacionar la


calidad de la administracin de recursos humanos con los diversos indicadores de
eficiencia de la empresa. Permite observar hasta qu punto la administracin tuvo
xito en la identificacin personal de los empleados con los procesos de la
organizacin y la aceptacin de los objetivos organizacionales.
La auditora tambin puede presentar los indicadores de la calidad de liderazgo,
de motivacin en el trabajo, de deficiencia de la supervisin y del crecimiento
continuo y el desarrollo de los empleados y de los administradores tomados
individualmente.

La auditora permite verificar:


Hasta qu punto la poltica de recursos humanos se basa en una teora
aceptable;
Hasta qu punto la prctica y los procedimientos son adecuados a tal poltica y a
tal teora.
En esencia, se trata de evaluar y medir los resultados de la ARH en las actividades
de mayor o menor prioridad, como:
Indicadores de eficiencia y eficacia en cuanto se refiere a la formacin de staff,
entrenamiento y desarrollo, remuneracin, beneficios sociales, relaciones
sindicales, etc.,
Clarificacin de objetivos y expectativas en cuanto a la ARH en trminos de
cantidad, calidad, tiempo y costo;
Empleo de recursos y resultados obtenidos;
Contribucin de la ARH en las objetivos y los resultados de la empresa;
Clima organizacional, desarrollo e incentivo a la creatividad del personal.

MBITO DE APLICACIN:

La auditora analizara si los gerentes de lnea estn siendo responsables en


materia de RRHH, as como si se cumple con los procedimientos y polticas

establecidas al respecto. Tambin se verificara si cumple con las reglas en general


y, especialmente, con las disposiciones legales.
a) Auditoria de la funcin de administracin de recusas humanos: El comienzo de
la auditoria consiste en verificar el trabajo que realizan los miembros del
Departamento de RRHH.
b) Auditoria de las funciones de personal de los gerentes en lnea: Como
sealamos en el prrafo anterior, la funcin de los RRHH no se realiza
exclusivamente en el departamento de RRHH; este en in departamento de
servicios a disposicin de toda la organizacin. por este motivo, la colaboracin de
los gerentes de lnea es fundamental para que todo marche correctamente.
c) La auditora a nivel de satisfacciones de los empleados: El departamento de
RRHH debe velar por la consecucin de los objetivos de la organizacin
armonizndolos con los objetivos de los empleados. si estos pueden cumplir sus
objetivos, se mostraran insatisfechos, surgirn conflictos que dan lugar al
absentismos laboral, elevadas tasas de rotacin, entre otros. esta situacin
afectara al clima de trabajo, lo que acabara afectando negativamente a la
productividad.

REAS QUE CUBRE LA AUDITORA DE LA ADMINISTRACIN DERECURSOS


HUMANOS
Sistema de informacin sobre la administracin de personal
Planes de recursos humanos administracin de la compensacin (Planes de
sustitucin y reemplazo Niveles de sueldos, salarios e incentivos)
Anlisis de puestos (Descripciones y especificaciones de puestos)
Obtencin y desarrollo del personal reclutamiento y seleccin (Fuentes
externas de personal, procedimientos de seleccin, etc.)
Capacitacin y orientacin y desarrollo profesional (Tasa de efectividad en el
aprendizaje, planes de promocin)
Control y evaluacin de la organizacin (Tcnicas de evaluacin del
desempeo, entrevistas de evaluacin)
Auditoras de personal (funcin del departamento de recursos humanos y
evaluacin de los gerentes de lnea)

Es importante saber si los gerentes de lnea estn cumpliendo en forma


adecuada tanto las polticas de la empresa, como los lineamientos legales.

HERRAMIENTAS
INFORMACION:

TECNICAS

QUE

SEIRVEN

PARA

RECOGER

TECNICAS DE MUESTREO: el muestro es una herramienta estadstica que


permite obtener informacin y realizar diagnsticos en base a una muestra
representativa. Solo se debe acudir a esta tcnica cuando no se disponga de
tiempo o medios para realizar otro tipo de anlisis en mayor profundidad.
ENTREVISTAS: una entrevista es una conversacin cuyo objetivo es reunir
informacin. Es importante realizarla tanto a gerentes como a empleados.
Posee dos inconvenientes: el primero, que es costosa, y, el segundo que requiere
mucho tiempo, por lo que se realizara un nmero limitado de personas.
Hay que destacar la entrevista a la salida que se realiza a los trabajadores que
abandonan la organizacin. Con esta entrevista se busca obtener informacin
sobre si las expectativas del empleado eran muy distintas de lo que realmente
encontr en su puesto de trabajo, informacin sobre lo que piensa de su salario,
formacin, los motivos de su marcha, entre otros.
CUESTIONARIOS: es una tcnica muy utilizada. Sirve para recabar por escrito
datos pertinentes al problema que analiza el investigador. A travs de los
cuestionarios se consigue una descripcin ms precisa del estado real de la
situacin del personal en una organizacin. Entre sus ventajas se cuenta utilizar
menos tiempo que la entrevista y que suele ser ms sincera y fiable.
ANALISIS DE REGISTRO: Estos anlisis sirven para asegurarse de que se
cumple con las polticas de la compaa al mismo tiempo que con ciertos aspectos
legales. Se puede obtener informacin sobre diferentes aspectos: datos sobre el
nmero de accidentes de trabajo durante un periodo, cmo evoluciona el nmero
de quejas de los empleados, cual es la tasa de rotacin y de ausentismo laboral,
entre otras.
LA INFORMACION EXTERNA: El auditor recopila informacin sobre
organizaciones semejantes a la suya para realizar comparaciones. Todos los datos
recogidos por las herramientas analizadas hasta el momento son muy limitados, y,

al introducir informacin de fuera, se da una visin ms amplia. Se puede obtener


informacin del INEM, del Instituto Nacional de Estadsticas, entre otros.
LA EXPERIMENTACIOSN DE TECNICAS DE PERSONAL: Consiste en comparar
un grupo experimental con otro control. El problema es que los no seleccionados
para participar en el experimento desconfan, y los que si forman parte del grupo
se pueden sentir manipulados. Adems, lograr que los grupos no intercambien
informacin o que el clima laboral no afecte a cualquiera de los dos grupos, es una
tarea difcil.
METODOS Y HERRAMIENTAS: La auditora de la direccin de RRHH se basa en
la contratacin de los hechos, los cuales son juzgados por el auditas; analizando e
interpretando, para luego dar oportunas recomendaciones con el fin de eliminar los
problemas encontrados.
La metodologa a seguir seria las siguientes
Establecer el objetivo o misin de la auditoria, es decir, plantear el
problema.
Establecer los estndares o sistemas de referencia.
Observar una seria de hechos o acontecimientos. Para realizar esta fase
se pueden utilizar las herramientas que se analizan a continuacin.
Analizar e interpretar la informacin (hay que precisar datos).
Compararlos con puntos de referencia.
Analizar las desviaciones que produzcan.
Dar opinin sobre lo analizado, incluyendo recomendaciones para eliminar
los problemas. Se hace tanto un diagnstico sobre las posibles causas de
los problemas, como recomendaciones para subsanarlos.

ANLISIS DE LOS DATOS RECABADOS.


La parte ms importante de la auditoria, se centra en el anlisis de los datos
recabados; el sealamiento de las fallas encontradas sobre el cumplimiento de los
programas y presupuestos en materia de personal; la investigacin de sus causas
la determinacin de si los programas y procedimiento pueden mejorar, ya sea para
obtencin de las polticas fugadas, ya para la modificacin supresin, adiccin o
cambio de otros objetivos y polticas, a las luz de las nuevas necesidades
surgidas, las nuevas tcnicas que vayan apareciendo. Entre otras. Tambin es
importante mencionar las discusin con diversos jefes, para conocer sus puntos
de vista, aclaraciones y adiciones hasta que el, o los auditores puedan formarse
en relacin con los objetivos que en materia de personal sostiene la empresa.

EL PROCESAMIENTO DE DATOS:
Manual: Es cuando se efecta de una manera manual, utilizando fichas,
talonarios, mapas, etc. Con o sin ayuda de mquinas de escribir, de computadoras
o de cualquier otro aparato recolector de informacin.
Semiautomtico: Es cuando presenta caractersticas del procesamiento manual
unidas a las caractersticas del proceso automtico, es decir, cuando se utilizan
mquinas de contabilidad en las cuales el operador introduce fichas, talonarios o
informacin uno tras otro (lo que constituye el procesamiento manual) y, despus
de recibir la ficha y los datos iniciales, la maquina realiza numerosas operaciones
consecutivas ya programadas, sin la intervencin del operador (lo que constituye
el procesamiento automtico).
Automtico: Es cuando la maquina est programada para que realice
determinado conjunto de operaciones, desarrolla la secuencia sin que haya la
necesidad de intervencin humana entre un ciclo y los siguientes. Por lo general
este ciclo es realizado por medio de las computadoras.
BASE DE DATOS EN RECURSOS HUMANOS: Es un sistema de
almacenamiento y acumulacin de datos debidamente clasificados y disponibles
para el procesamiento y la obtencin de informacin. (Conjunto de archivos
relacionados lgicamente). La eficiencia de la informacin es mayor con la ayuda
de la base de datos no slo por la reduccin de la memoria para archivos, sino
tambin porque los datos lgicamente relacionados permiten la actualizacin y los
procesamientos integrados y simultneos. Es muy comn que las bases de datos
estn relacionadas entre si por un software que ejecuta las funciones de crear y
actualizar archivos, recuperar y generar informes.

En recursos humanos, las bases de datos pueden obtener y almacenar datos de


diferentes estratos o niveles de complejidad, a saber:

Datos personales de cada empleado, que conforma el registro de personal.


Datos de los ocupantes de cada cargo, que conforman un registro de cargos.
Datos de los empleados de cada seccin, departamento o divisin, que constituye
un registro de secciones.

Datos de los salarios e incentivos salariales, que constituye un registro de


remuneracin.
Datos de los beneficios y servicios sociales, que conforman un registro de
beneficios.
Datos de candidatos (registro de candidatos), de cursos y actividades de
entrenamiento (registro de entrenamiento), etc.
Este sistema obtiene datos e informacin de los empleados, del ambiente
empresarial, del ambiente externo y del macro-ambiente experimentando un
trabajo de recoleccin, procesamiento y utilizacin. Algunos se recolectan para
evaluar la fuerza de trabajo, y otros se tabulan y se presentan en forma de
encuesta, anlisis y seguimiento para fines de caracterizacin. Otros se
almacenan para ser recuperados despus, procesarlos y utilizarlos en la
descripcin.

La elaboracin de un sistema de informacin debe tener en cuenta el concepto de


ciclo operacional utilizado tradicionalmente en contabilidad, el cual nos permite
identificar precisamente un punto de inicial y un punto final (ambos externos a la
empresa) que se relacionan entre si por cadenas de eventos. Una vez
especificados, se evita el riesgo de proyectar un sistema de informacin solo para
un aparte de los flujos de informacin, puesto que la dimensin del proceso
decisorio est perfectamente definida.
Los antiguos sistemas tradicionales de informacin constituyen sistemas cerrados
que abarcan casi todos los flujos importantes de informacin dentro de una
empresa, en tanto que la administracin por sistemas busca establecer un
conjunto programado de reglas de decisin que sean aplicadas a un gran volumen
de transacciones de tipo repetitivo. Al ser estas reglas determinadas, los
subordinados podrn administrarlas en sus actividades diarias, para que as la
administracin sea capaz de dedicar la mayor parte de sus esfuerzos al
tratamiento del conjunto no programado de transacciones.
La administracin por sistemas se basa en la plantacin e implantacin de un
sistema de informacin, el cual puede recolectar informacin interna o externa a la
empresa, siendo est dirigida al nivel institucional o estratgico para que sea
referido a decisiones con seguimiento y control. De cualquier manera, un sistema
integrado de informacin de recursos humanos debe agrupar una variedad de
informacin obtenida de datos provenientes de diversas fuentes.
INFORME FINAL

Es el resultado del anlisis de auditor; es el resumen de su trabajo. Se puede


definir como una descripcin general de las actividades de personal, e incluye
tanto las recomendaciones para lograr prcticas efectivas como el reconocimiento
formal de las prcticas que estn logrando su objetivo. Realizar un buen trabajo de
auditora y luego no transmitir eficientemente las conclusiones, no tiene ninguna
utilidad.
ESTRUCTURA DEL INFORME:
a) Objetivos y alcance de la auditoria.
b) Procedimientos de auditora y aspectos metodolgicos generales aplicados.
c) Presentacin de resultado.
d) Resumen de las conclusiones.
e) Informe del auditor.
f) Recomendaciones del auditor.
g) Anexo (soporte de los resultados aportados)

EL INFORME DEBE CUMPLIR UNA SERIE DE REQUISITOS:


a) Claridad: comprensible y de fcil lectura.
b) Atractivo: presencia de tablas, graficas, formato muy cuidado, entre otros.
c) Riguroso: sin errores de clculo, centrado en hechos constatados ms que en
opiniones.
d) Relevancia: centrado en los aspectos importante, mas estratgicos.
e) Constructivo: presenta recomendaciones y sugiere acciones de mejora.
DEFINICION: Constituye una descripcin general de las actividades de personal e
incluye tanta recomendaciones como el reconocimiento formal de las practicas
que estn logrando su objetivo.
PROPOSITO: Aplicar las tcnicas de anlisis procedentes para lograr los fines
propuestos con la oportunidad, extensin y profundidad que requiere el universo
sujeto a examen, y las circunstancias especficas del trabajo, a fin de reunir
elementos de decisin ptimos.

Una vez que el informe ha quedado debidamente estructurado, el responsable de


la auditoria convocara al grupo de auditor para efectuar una revisin de contenido;
en caso de detectar algn aspecto susceptible de enriquecer o clarificar, realizara
los ajustes necesario para depurarlo.

Cuando se cuente con el informe final, se proceder a su entrega y presentacin


a:

Titular de la organizacin
rgano de gobierno
Niveles directivos
Mandos medios y nivel operativo
Grupo(s) de filiacin, corporativo(s) o sectorial(es)
Dependencia globalizadora (en caso de instituciones pblicas)

Atendiendo a las normas de funcionamiento, convenios de coordinacin,


convencin sectorial, estrategia y relaciones con el entorno, el informe se puede
hacer extensivo a las instituciones con las que interacta la organizacin, con el
objetivo de fortalecer o reconsiderar los criterios para el desarrollo del trabajo en
conjunto.
La presentacin del informe puede realizarse con el apoyo de equipos de
cmputo, lminas o material audiovisual.
CONTENIDO DEL INFORME FINAL: El resultado final debe contener los
siguientes puntos, para lograr que sea precisa, tcnica y concisa:
La indicacin de aquellas fallas o los programas y procedimientos que se
hayan encontrado, con la indicacin de los daos que se estima ha
causado o pudieron causar.
La decuacion o inadecuacin de los programas, en relacin con los
objetivos y polticas sealados en materia de personal.
La recomendacin de aquellos casos en los que convenga elevar, reducir,
modificar, cambiar, o suprimir determinados objetivos y polticas, por
considerarse inalcanzables, inadecuados, obsoletos, entre otros. Indicando
la razn y demostraciones objetivas en que se funde lo anterior.
La informacin de que no pudo auditarse, y las razones que lo impidieron.

Esto con el propsito que el informe sea lo ms viable posible y verdadero


ya que es informacin muy y sobre todo til para las empresas ya que de
esto depende las mejoras que se implante.
Es importante sealar que siempre se vallan a realizar las auditorias,
las cuales realmente sean benficas para las organizaciones, nunca
deben de ser recibidas:
De manera sorpresiva: ya que esto da pie a fallas
Se debe de dar aviso: para que exista por lo menos un orden en los
archivos
No contar con informacin obsoleta: ya que continuamente se tiene que
ests haciendo revisin de lo que sirve y de los que es necesario conservar.
Tratar al auditor como nos gusta ser tratados: ver al auditor como
persona la cual est realizando un trabajo de gran beneficio tanto para la
empresa como para los trabajadores de esta.
No dar informacin de ms: es importante que solamente se hable de lo
necesario.
Dar nicamente la informacin solicitada: est relacionada con la
anterior, ya que no se debe dar informacin que no se pida.
No ocultar problemas: decir siempre todo lo bueno que para en el rea
que se est auditando esto con el fin de mejorar y que se puedan obtener
mejores resultados.
Realizar de manera conjunta con el auditor un muestreo o chequeo
evaluando cada rea, adems de verificar si las polticas estn bien
establecida
Una auditoria puede ser llevada a cabo en toda la organizacin, es
decir en cada una de las reas de esta, y por citar o mencionar
algunas puede:

Objetivos y polticas: para saber si se estn cumpliendo y si estn bien


definidos dentro de la empresa.
Funciones de los departamentos: para ver si existe jerarqua, una estructura
organizacional.
Conocimiento de datos de los trabajadores: para conocer con mayor
profundidad el record de estos.

Conocer cul es el proceso de reclutamiento y seleccin: esto con el fin de


conocer cul es la dinmica de las convocatorias para el reclutamiento si es
el ms adecuado y para ver si funciona de la mejor manera.
Revisar el proceso de capacitacin y adiestramiento que se da a los
empleados: esto con el fin de contar con una capacitacin especializada
para cada rea y no con cursos que no sean tiles.
Ver los tabuladores de sueldos y salarios: para verificar si se esta dentro de
los estndares de la competencia.
Que tanta rotacin de personal existe: esto con el fin de detener y saber
que es el que mueve a los empleados a dejar su trabajo.
Moral del personal: para ver qu tanta motivacin tienen.
Higiene y seguridad: para conocer si estn cumpliendo con el reglament
de esta rea para revisar y saber el porqu de los accidentes ocurridos,
entre otros.

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