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S eccin

Gubernamental
OPERATIVIDAD GUBERNAMENTAL
Certificacin y pago de seguros pagados por anticipado - Primera Parte ..................................................... 67

Operatividad Gubernamental
Certificacin y pago de seguros pagados por anticipado
- Primera Parte -

CERTIFICACIN PRESUPUESTARIA
1. MDULO ADMINISTRATIVO
La Gerencia de Planeamiento y Presupuesto recepciona
la Solicitud de Certificacin Anual correspondiente a la
contratacin de los seguros siguientes: Seguro de vehculos, Otros Seguros Personales y Otros Seguros de Bienes Muebles e Inmuebles, incluidos en el Plan Anual de
Adquisiciones 2015, por el importe de S/. 444 970,00
El documento es remitido por la Sub Gerencia de Logstica de la Entidad para ser incluido en la Programacin
de Gastos de la Entidad y de esta manera se contraten
estos seguros diversos en la Unidad Ejecutora en los plazos programados. Para ello se ingresa en el Mdulo Administrativo al Sub Mdulo Registro, opcin Certificacin
y Compromiso Anual para verificar que se haya efectuado
la Certificacin Correspondiente; a continuacin presentamos una pantalla donde se visualiza la manera como se
presenta ello en el Sistema Integrado de Administracin
Financiera.

COMPROMISO ANUAL
1. MDULO ADMINISTRATIVO
La Gerencia de Administracin, despus de haber recepcionado, por parte de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto el Certificado Presupuestario, indica a la Sub Gerencia de Logstica, proceda al registro del Compromiso
o Compromiso Anual, teniendo en cuenta el Plan Anual
Adquisiciones 2015 que la Entidad ha elaborado, en el
que incluye los seguros diversos pagados por adelantado.
Para ello, ingresa los datos correspondientes en los siguientes cuatro campos:
a) Certificacin: Que muestra la informacin registrada
en la certificacin a la que corresponde el Compromiso
Anual que se est registrando;

Verificamos que la Certificacin se haya generado segn


requerimiento realizado por la Sub Gerencia de Logstica
con el documento correspondiente:
Memorandum N 206-2015-UA-LOG, presentamos una
pantalla donde se visualiza la Certificacin realizada en el
Mdulo Administrativo del SIAF.

b) Compromiso Anual: All el usuario seleccionar el Documento, registrar el nmero y fecha de este, seleccionar el RUC, Moneda, Tipo de Cambio y Nota, del
Compromiso Anual;
c) Clasificador: All se visualizar solamente los clasificadores que fueron ingresados en la certificacin, adems
del monto del Compromiso Anual materia de registro; y,
d) Meta: Donde se muestra los S Func. Registrados en la
Certificacin. La columna Saldo Certificacin, mostrar
el monto pendiente a comprometer.

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Asimismo, en la siguiente pantalla a la cual se accede mediante el Mdulo Administrativo a travs del Sub Mdulo
Registro opcin Certificacin y Compromiso Anual, se
puede observar que ya se registr y aprob la Certificacin y el Compromiso Anual, tambin, en el lado derecho se halla un recuadro donde se indica el Monto Inicial
del Compromiso Anual, las Modificaciones, el Compromiso Mensual y el Saldo por Comprometer.

Una vez que se ingres a la opcin Compromiso Anual,


como siguiente paso debemos proceder a la contabilizacin del expediente, para ello activamos el botn CONTABILIZAR de la siguiente pantalla y el sistema tomando
en cuenta el Tipo de Operacin y Documento ingresado,
proceder a determinar el asiento contable en Cuentas
Presupuestales y de ser el caso en Cuentas de Orden.
El programa por defecto destinar las cuentas contables
divisionarias, tanto las que corresponden la Contabilidad
Presupuestal que para esta Fase del gasto es el siguiente:
- Se carga a la 8301.0101 Presupuesto de Gastos Recursos Ordinarios
- Se abona a la 8401.0101 Asignaciones Comprometidas Recursos Ordinarios, registrando el Compromiso
Anual;
En lo que corresponde al asiento contable en Cuentas de
Orden el documento 060 Contratos Suscritos (Varios) genera en Cuentas de Orden, el asiento contable correspondiente a la emisin del referido documento fuente:
- Se carga a la 9101.01 Contratos y Proyectos Aprobados
- Se abona a la 9102.01 Contratos y Proyectos por Ejecutar, tal como se observa en la pantalla siguiente.

2. MODULO CONTABLE
Despus de haberse registrado la Certificacin y el Compromiso Anual en el Mdulo Administrativo, como siguiente paso debemos proceder a su contabilizacin, para ello
accedemos mediante el Mdulo Contable a travs del Sub
Mdulo Registro que muestra dos (2) opciones: una denominada Contabiliza y la otra Notas de Contabilidad.
Contabiliza cuenta con cinco (5) sub opciones, entre la que
figura Compromiso Anual, opcin con la que trabajaremos a continuacin. Luego la opcin Registros Administrativos contabilizar las fases del Gasto y las fases del Ingreso,
con sus diferentes asientos de Patrimonial, Presupuestal
y De Orden segn sea el caso; la opcin Documentos
Entregados Contabilizar los Cheques Girados y Cartas
Orden, Contabilizacin de Segundo Asiento Contable del
Devengado aqu se contabilizan los gastos devengados
que cuentan con su correspondiente autorizacin de giro y
finalmente la sub opcin Ingresos a Caja para su Devolucin a Favor del TP con T-6, en esta opcin se contabilizar el ingreso a caja de las devoluciones por menor gasto
que se hayan realizados en los diferentes expedientes SIAF.
Se muestra la siguiente pantalla para graficar lo descrito.

Seleccionar
Compromiso Anual

68 Asesor Empresarial

Esta Operacin Registra


Cuentas Contables en
Cuentas de Orden

EJECUCIN DEL GASTO


A. FASE GASTO COMPROMETIDO
1. REGISTRO ADMINISTRATIVO
Para poder generar la Fase del Gasto Comprometido lo
primero que debemos realizar es posicionarnos en la pestaita Nuevo Registro para crear un registro en el que se
registrar la Orden de Servicio por la contratacin de Seguros, luego el software nos presentar una nueva pantalla donde procederemos a ingresar los datos de la referida
Orden de Servicio, posicionndose automticamente en el
campo Tipo de Operacin.
El cursor, despus de haberse ubicado en el campo
Tipo de Operacin y al presionar la tecla F1 aparece
el siguiente cuadro donde se puede observar una gama
de veinte y uno (21) alternativas, debiendo el usuario
escoger entre las opciones, tanto de gastos como de ingresos, la que corresponde a la naturaleza de la operacin para darle click en la pestaita Aceptar para insertar el dato correspondiente, se muestra pantalla de lo
indicado.

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Luego el cursor se
posiciona en Campo
Tipo de Operacin

el que corresponde a la operacin que se est realizando,


para luego aceptar la operacin realizada.

Click aqu para crear


un nuevo Registro
Con la tecla F 1 aparece el
siguiente cuadro de
opciones; all se escoge el
Tipo de Operacin

Click aqu para grabar


opcin elegida

Luego se contina ingresando los datos de la cabecera algunos son automticos otros se tendr que indicar cul es
el que corresponde, presionando la tecla F1 para que nos
muestre las opciones que contiene el campo, en este caso
son automticos:
a) Exp. Fin. Temporal para este caso no se consigna ningn
dato.
b) Modalidad de Compra (N): Gasto Adquisicin de Bienes y Servicios.
c) Tipo de Proceso de Seleccin: Al posicionarse el cursor
en este campo con la tecla F1 se accede al siguiente
cuadro, donde se puede observar un listado de cuarenta y uno (41) opciones de procesos de seleccin, entre
las que se encuentran Concurso Pblico, Adjudicacin
Directa Pblica o Selectiva, Licitacin Pblica Nacional o Internacional, Adjudicacin de Menor Cuanta,
Convenios, Adjudicacin Sin Proceso, Procedimiento
Especial de Seleccin, Competencia Mayor o Menor,
Adjudicacin y Contratacin Directa, Procesos por Fenmeno del Nio, Procesos Internacionales, Compras en el
Extranjero, Contratacin por Catlogo Electrnico, ocho
(8) variedades de Derechos de Urgencia, Rgimen Especial, nueve (9) variedades de Adjudicacin de Menor
Cuanta, dos (2) variedades de Decretos Legislativos,
dos (2) variedades de Procedimientos de Ley, debiendo
el usuario elegir el que corresponde. Para nuestro caso
daremos click en el 02 Concurso Pblico. Se presenta
una pantalla donde se grafica lo explicado.

Luego procedemos a registrar la Fase Contractual: (P) Pago


Total o Pago a Cuenta.
Despus de haberse generado los datos de la cabecera,
el campo Ciclo se genera automticamente con la G de
Gasto y posteriormente el cursor se posiciona en el Campo
Fase, con la tecla F1 se podr visualizar las opciones
que corresponden, para este caso debemos posicionarnos
en la C de Compromiso, para luego darle click en la
pestaita Aceptar y finalmente en el campo Notas ingresar una pequea explicacin de la operacin que se
est realizando.
Luego el software nos muestra un recuadro denominado
Compromisos Anuales por Comprometer Tipo de Operacin N, en l se mostrar todas las operaciones que
cuentan con saldo relacionadas con el Tipo de Operacin,
escogemos la que corresponde para luego darle Click en
Aceptar.
Se muestra pantalla de lo descrito:
Click en Nmero
de Certificado CA

Click ACEPTAR

Despus el sistema nos presenta la siguiente pantalla, donde continuaremos ingresando los datos correspondientes
al Gasto Comprometido:
a) Documento Fuente A: (032) Orden de Servicios.
b) Proveedor, en el que se incluye el Tipo (1), luego se consigna el nmero de RUC.
Despus de darle click en aceptar por defecto nos muestra
la siguiente pantalla donde se puede observar todos los
procesos relacionados a la modalidad Concurso Pblico,
registrados por la entidad en el SEACE, debiendo escoger

c) Fuente de Financiamiento (1) Recursos Ordinarios / Rubro (00) Recursos Ordinarios y los datos referentes
d) Modalidad de Pago en el que se consigna los siguientes
datos:

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- Tipo de Pago - TP el E que corresponde a Efectivo;
- Tipo de Recurso - TR el O que corresponde a Normal; y,
- Tipo de Compromiso el 11 que corresponde a Mes
Vigente
e) El Clasificador de Gastos correspondiente y finalmente
la Meta

Documento
Fuente A

1. Click en esta rea para


visualizar Opcin: Insertar Fase

3. Con F1
ingresar G
Ingresar el importe
de los seguros
aqu

4. Con F1
ingresar D y
Click en Aceptar

2. Luego
click aqu

b) Luego el sistema nos presenta en la siguiente pantalla,


un recuadro denominado Compromisos por Devengar, all se mostrar el saldo comprometido que se encuentra pendiente de ser devengado, le damos click en
el botn aceptar.

Clikc aqu para


aceptar

Este Gasto Comprometido, generalmente se considera


como ficticio, se realiza para poder insertar las dems fases del gasto; adems, de acuerdo al documento fuente
incluido tendr incidencia contable en Cuentas de Orden,
finalmente antes de grabar los datos el expediente en esta
primera Fase queda de la siguiente manera:

Luego
click aqu

c) Posteriormente nos muestra la siguiente pantalla donde


se ingresar segn la Meta los montos a devengar, para
luego darle click en el botn Aceptar.

B. FASE GASTO DEVENGADO


1. REGISTRO ADMINISTRATIVO
a) Para ingresar una nueva Fase con el cursor y mouse
se da click con el botn derecho de este, en el campo
que se encuentra por debajo del Gasto Comprometido
ya creado y aprobado, proporcionndonos luego un recuadro con varias opciones, debiendo darle click nuevamente en la opcin de Insertar Fase, luego el cursor se
posiciona en el campo Ciclo ingresar la G de Gasto,
seguidamente se vuelve a posicionar en el campo Fase
debiendo con la tecla F1 ingresar la D de Devengado
y finalmente en ese recuadro darle click con el mouse en
el botn Aceptar tal como se muestra en la siguiente
pantalla.

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Se ingresa en
este campo el
monto

Luego click
aqu

Clikc aqu para


aceptar

d) Finalmente procedemos a ingresar el Documento al posicionarse el cursor en el campo Documento A Cod,


se presiona la tecla F1 y el sistema muestra un listado
de documentos, debiendo escoger el que corresponde y
para finalizar damos Click en Aceptar.

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caso, deber diferirse el importe de 43,191.49 y mandarse
al gasto el importe de 3,926.50

Click aqu para


aceptar

Esta Fase del Gasto Devengado al igual que la Fase anterior mantiene los datos incluidos en la cabecera de la
pantalla, el Documento A variar, consignando para esta
operacin el 090 Resumen de Servicios El proveedor nos
presenta tres facturas), se ingresa el nmero de ste, adems de la fecha de emisin del referido documento, la
Mejor Fecha de Pago (fecha que se estima se efectuar
el desembolso de los recursos financieros para el pago de
la factura). A continuacin presentamos una pantalla referente a la Fase del Gasto Devengado con los datos finales
que deben grabarse.

a) Cuenta Divisionaria 1205.01Seguros de vehculos


Seguros Pagados Por Anticipado
Esta primera partida presupuestaria del Gasto Devengado tiene incidencia en la Contabilidad Patrimonial,
Contabilidad Presupuestal y De Orden. En lo referente
a la Contabilidad Patrimonial (asiento que presentamos
en la siguiente pantalla), se puede observar que en el
Debe se muestra dos (2) cuentas contables divisionarias
y en el Haber nos muestra tambien dos (2) cuentas contables divisionarias, por consiguiente el usuario deber
determinar la cuenta o cuentas a utilizar y posteriormente asignarle el monto correspondiente a esta o estas
cuentas.
Despus de haber realizado el asiento contable y antes de grabarlo deberemos insertar la segunda cuenta
contable, para ello debemos posicionarnos en el campo
donde se lista las opciones y con el botn derecho del
mouse se da click y el sistema nos muestra un recuadro
con dos opciones Insertar y Eliminar, nos posicionamos en Insertar y le volvemos a dar click con el boton
derecho del mouse, para que nos presente una ves ms
la lista de cuentas, se presenta pantalla de lo explicado.
Para este caso correspondiente al seguro diferido el
asiento contable ser el siguiente:
- Se carga a la 1205.01 Seguros Pagados por Anticipado; y,

2. REGISTRO CONTABLE

- Se abona a la 2103.010102 Servicios.

Continuando con el desarrollo del caso, procederemos a


contabilizar la Fase del Gasto Devengado, por lo que se
debe ingresar a travs del Sub Mdulo REGISTRO a la
segunda opcin Contabiliza Registros Administrativos, luego se ingresa el nmero de Registro SIAF a Contabilizar.
En esta oportunidad el sistema, en LISTA DE CUENTAS
(cuenta contable divisionaria), determina un listado de dos
cuentas contables:
- La 1205.01Seguro de Vehculos Seguros Pagados por
Anticipado; y,
- La 5302.060302 Seguro de Vehculos - Seguro de Vehculos

Se incluye la Contabilidad Patrimonial, Presupuestal y De Orden

El usuario deber determinar cul de las cuentas contables


deber utilizar, o si el caso as lo amerita utilizar ambas,
distribuyendo el importe segn corresponda. Para nuestro

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b) 5302.060302 Seguro De Vehculos - Seguro De Vehculos
Esta segunda etapa del Gasto Devengado tiene incidencia tambien, en la Contabilidad Patrimonial, Contabilidad Presupuestal y De Orden. En lo referente a la
Contabilidad Patrimonial (asiento que presentamos en
la siguiente pantalla), se puede observar que en el Debe
se muestra dos (2) cuentas contables divisionarias y en el
Haber nos muestra tambien dos (2) cuenta contable divisionaria, por consiguiente el usuario deber determinar
la cuenta o cuentas a utilizar y posteriormente asignarle
el monto correspondiente a esta o estas cuentas.

- Se carga a la 9102.01 Contratos y Proyectos por


Ejecutar; y,
- Seabona a la 9101.01 Contratos y Proyectos Aprobados.
Este mismo asiento se vuelve a presentar para la cuenta
divisionaria 5302.060304 Otros Seguros Personales y
5302.060399 Otros Seguros de Bienes Muebles e Inmuebles.

c) 5302.060399 Otros Seguros de Bienes Muebles e


Inmuebles - Otros Seguros de Bienes Muebles e
Inmuebles
A continuacin presentamos en esta misma Fase del
Gasto Devengado una pantalla en la que se puede
observar la contabilizacin en Cuentas Presupuestales,
asiento que rebajar el saldo contabilizado en la Fase
del Compromiso Anual; es decir:
- Se carga a la 8401.0101 Asignaciones Comprometidas Recursos Ordinarios; y,
- Se abona a la 8601.0101 Ejecucin de Gastos Recursos Ordinarios.
Este mismo asiento se vuelve a presentar para la cuenta
divisionaria 5302.060304 Otros Seguros Personales y
5302.060399 Otros Seguros de Bienes Muebles e Inmuebles.

Finalmente presentamos en esta misma Fase del Gasto


Devengado una pantalla en la que se puede observar la
contabilizacin en Cuentas de Orden, asiento que rebajar el saldo contabilizado en la Fase del Compromiso
Anual y se realiza por la atencin del Contrato por Seguros; es decir:

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Esta tercera partida presupuestaria del Gasto Devengado


tiene incidencia tambien, en la Contabilidad Patrimonial,
Contabilidad Presupuestal y De Orden. En lo referente a
la Contabilidad Patrimonial (asiento que presentamos en
la siguiente pantalla), se puede observar que en el Debe
se muestra dos (2) cuentas contables divisionarias y en el
Haber nos muestra tambien dos (2) cuenta contable divisionaria, por consiguiente el usuario deber determinar
la cuenta o cuentas a utilizar y posteriormente asignarle
el monto correspondiente a esta o estas cuentas.
Para este caso correspondiente al seguro del mes el
asiento contable ser el siguiente:
- Se carga a la 5302.060399 Otros Seguros de Bienes
Muebles e Inmuebles; y,
- Se abona a la 2103.010102 Servicios.

Autor: Valdivia Delgado, Cesar


Contador Pblico de la U. Catlica Santa Mara; Post-Grado en Auditora de
Gestin y Control Gubernamental en la UNMSM; Miembro del Staff de la
Revista Asesor Empresarial.