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Los manuales administrativos son documentos gua eminentemente dinmicos,

de fcil lectura y manejo que transmiten de forma completa, sencilla, ordenada


y sistemtica la informacin de una organizacin. En ellos se indican las
actividades y la forma en que estas debern ser realizadas por los miembros
de la organizacin.
Un manual administrativo es una herramienta de comunicacin muy til entre
la empresa y el personal, mantenindolo al tanto de lo que se desea alcanzar y
de qu manera; permitiendo el manejo y control de la informacin. Deben estar
sujetos a revisiones peridicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades
cambiantes de toda empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la
capacidad creativa de los integrantes de la organizacin, sino que deben
reformarse constantemente conforme surjan nuevas ideas que ayuden a
mejorar la eficiencia de la empresa.

Definiciones de algunos autores sobre lo que es un manual administrativo:

A. Reyes Ponce
"Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fcil de manejar
(manuable) se concentran en forma sistemtica, una serie de elementos
administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se
presenta entre cada grupo humano en
la empresa"

Graham Kellog
"El manual presenta sistemas y tcnicas especificas. Seala el procedimiento a
seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro
grupo de trabajo que desempea responsabilidades especficas. Un
procedimiento por escrito significa establecer debidamente un mtodo
estndar para ejecutar algn trabajo".

Terry G. R.
"Es un registro escrito de informacin e instrucciones que conciernen al
empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado
en una empresa".

Continolo G.
"Una expresin formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias
para
operar en un determinado sector; es una gua que permite encaminar en la
direccin adecuada los esfuerzos del personal operativo".

Duhat Kizatus Miguel A.


Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemtica, informacin
y/o instrucciones sobre historia, organizacin, poltica y procedimientos de una
empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecucin del trabajo.

Ventajas
Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que
nos reflejan la importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas
limitaciones, lo cual de ninguna manera le restan importancia.
Un manual tiene, entre otras cosas, las siguientes ventajas:

1.- Logra y mantiene un slido plan de organizacin.


2.- Asegura que todos los interesados tengan una adecuada
comprensin del plan general y de sus propios papeles y relaciones
pertinentes.
3.- Facilita el estudio de los problemas de la organizacin.
4.- Sistematiza la iniciacin, la aprobacin y publicacin de las
modificaciones necesarias en la organizacin.
5.- Sirve como una gua eficaz para la preparacin, clasificaciny
compensacin del personal clave.
6.- Determina la responsabilidad de cada puesto y su relacin con los
dems de la organizacin.

7.- Pone en claro las fuentes de aprobacin y el grado de autoridad de


los diversos niveles.
8.- Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las
polticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc.
9.- Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.
10.- Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y
normas a travs del tiempo.

Algunas desventajas son:

1.- Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas para


necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por
todos sus integrantes.
2.- Alguna consideran que es demasiado costoso, limitativo, es muy
laborioso y difcil de mantenerlo da a da.
3.- Su deficiente elaboracin provoca serios inconvenientes en el
desarrollo de las operaciones.
4.- Si no se actualiza peridicamente puede perder efectividad.
5.- Incluye aspectos formales de la organizacin, dejando de lado los
informales cuya vigencia e importancia es notoria para la
organizacin.

Clasificacin de Manuales Administrativos

Se presentan seis tipos de manuales de aplicacin en las organizaciones


empresarias:
A.- Manual de Organizacin.
B.- Manual de Polticas.
C.- Manual de procedimientos y normas.
D.- Manual del especialista.

E.- Manual del empleado.


F.- Manual de Propsito mltiple.

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