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PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS MANUAL DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LA

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

MANUAL DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL

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ARCHIVOS DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN SUBSISTEMA INTERNO DE

SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN

SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO (SIGA)

SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO (SIGA) SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL BOGOTÁ, D.C.

SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL

Y ARCHIVO (SIGA) SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL BOGOTÁ, D.C. 2013 Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela

BOGOTÁ, D.C.

2013

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Tabla de contenido

 

CAPITULO I MANIPULACIÓN DE DOCUMENTOS

3

1.1 INTRODUCCIÓN

3

1.1.1 REQUISITOS GENERALES PARA LA MANIPULACIÓN DE DOCUMENTOS

1.1.2 MANIPULACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN CON BIODETERIORO

1.2 LAVADO DE MANOS

1.3 CONDICIONES DEL ESPACIO PARA MANIPULACIÓN DE DOCUMENTOS EN CONSULTA Y PROCESOS

4

4

5

TÉCNICOS

6

EXPEDIENTES 1.4 MANIPULACIÓN DURANTE PROCESOS TÉCNICOS Y CONFORMACIÓN DE 1.5 MANIPULACIÓN DURANTE EL ALMACENAMIENTO DE

EXPEDIENTES

1.4 MANIPULACIÓN DURANTE PROCESOS TÉCNICOS Y CONFORMACIÓN DE

1.5 MANIPULACIÓN DURANTE EL ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS EN DEPÓSITOS DE ARCHIVO

1.6 MANIPULACIÓN DURANTE LA CONSULTA DE DOCUMENTOS

1.7 PRODUCCIÓN, IMPRESIÓN, COPIADO Y/O DIGITALIZACIÓN DE

CAPITULO II INSUMOS PARA LA AGRUPACIÓN Y ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS

2.1

UNIDADES DE ALMACENAMIENTO PARA AGRUPACIÓN DE DOCUMENTOS

CAPITULO III BIOSEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

6

12

14

16

16

20

3.1 INTRODUCCIÓN

20

3.2 PRINCIPALES LINEAMIENTOS DE BIOSEGURIDAD EN ÁREAS DE ARCHIVO

3.2.1 INDICADORES DE DETERIORO

3.2.2 ELEMENTOS DE PROTECCIÓN

BIOLÓGICO

PERSONAL

23

23

24

3.3

EN DEPÓSITOS DE ARCHIVO

3.4

MONITOREO DE BIOCONTAMINACIÓN, SANEAMIENTO AMBIENTAL, CONTROL Y ERRADICACIÓN DE PLAGAS

26

CICLOS DE MONITOREO DE BIOCONTAMINACIÓN, SANEAMIENTO AMBIENTAL, DESINSECTACIÓN Y

DESRATIZACIÓN

27

CAPITULO IV LIMPIEZA DE UNIDADES DE ALMACENAMIENTO, MOBILIARIO Y ESPACIOS DE DEPÓSITOS DE ARCHIVO 33

CAPITULO IV LIMPIEZA DE UNIDADES DE ALMACENAMIENTO, MOBILIARIO Y ESPACIOS DE DEPÓSITOS DE ARCHIVO

33

4.1

INTRODUCCIÓN

 

33

4.2

REQUISITOS

34

4.3

4.4

4.1

CICLOS DE LIMPIEZA INTRODUCCIÓN depósitos
CICLOS DE LIMPIEZA
INTRODUCCIÓN
depósitos

EQUIPOS E INSUMOS REQUERIDOS PARA LA LIMPIEZA

LIMPIEZA LOCATIVA DE DEPÓSITO, UNIDADES DE ALMACENAMIENTO, Y MOBILIARIO

CAPITULO V EMBALAJE Y TRASLADO DE ARCHIVO

5.1 INTRODUCCIÓN

5.2 REQUISITOS

5.3 ETAPAS

CAPITULO VI ADECUACION Y AMUEBLAMIENTO DE DEPOSITOS DE ARCHIVO

6.1

MARCO NORMATIVO:

6.2

6.3

Condiciones de las Dimensiones de los

PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN Y ADECUACIÓN LOCATIVA DE UN NUEVO

CONDICIONES DE LA INFRAESTRUCTURA

6.4 6.5 6.6 6.7
6.4
6.5
6.6
6.7

CARACTERÍSTICAS DE LAS CONDICIONES MEDIOAMBIENTALES

SISTEMAS DE CONTROL DE HUMEDAD, TEMPERATURA E ILUMINACIÓN Ventilación

Instalación de cielo raso

CONDICIONES DE ACCESO CONDICIONES DE SEGURIDAD

35

35

36

40

40

40

41

50

50

50

51

54

55

57

57

58

61

61

6.8 PREVENCIÓN DE RIESGOS

6.9 CARACTERÍSTICAS DEL MOBILIARIO PARA DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y SU DISTRIBUCIÓN

6.10 REABILITACIÓN DE MOBILIARIO DE ARCHIVO: MANTENIMIENTO Y REFACCIÓN DE MOBILIARIO RODANTE

61

61

65

BIBLIOGRAFÍA

70

GLOSARIO

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CAPITULO I

MANIPULACIÓN DE DOCUMENTOS

2013 Página: 3 de 77 CAPITULO I MANIPULACIÓN DE DOCUMENTOS 1.1 INTRODUCCIÓN A continuación se presenta

1.1

INTRODUCCIÓN

77 CAPITULO I MANIPULACIÓN DE DOCUMENTOS 1.1 INTRODUCCIÓN A continuación se presenta una guía de manipulación

A continuación se presenta una guía de manipulación de documentos dirigida a todas

una guía de manipulación de documentos dirigida a todas las personas que deben manipular documentos a

las personas que deben manipular documentos a partir de roles relacionados con: la producción, el trámite, archivo, limpieza, conservación, saneamiento, transporte, reproducción y consulta, entre otros.

Su objetivo es aprender la adecuada manipulación de los documentos de tal manera que se minimicen los deterioros ocasionados durante su producción, trámite, archivo y consulta, esto para garantizar la conservación de su integridad física durante el tiempo requerido por sus valores primarios y secundarios, teniendo en cuenta los diferentes tipos de soportes, técnicas y formato.

los diferentes tipos de soportes, técnicas y formato. MARCO NORMATIVO La guía de manipulación se rige

MARCO NORMATIVO La guía de manipulación se rige bajo la siguiente normatividad:

DE ARCHIVOS.

LEY

Documentos.

594 de 2000, LEY GENERAL

CAPITULO VII: Salida de

Documentos. 594 de 2000, LEY GENERAL CAPITULO VII: Salida de ACUERDO No. 011 (22 de mayo

ACUERDO No. 011 (22 de mayo de 1996): Por el cual se establecen criterios de conservación y organización de documentos.

ACUERDO No. 5 (Julio 24 de 1997): Por el cual se establecen los requisitos mínimos para las personas naturales o jurídicas de derecho privado, que presten los servicios de organización de archivos, elaboración de tablas de retención y almacenaje o bodegaje de la documentación de las entidades públicas.

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ACUERDO No.037 (Septiembre 20 de 2002): Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la construcción de los servicios de depósitos, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. 1.1.1 REQUISITOS GENERALES

1.1.1 REQUISITOS GENERALES PARA LA MANIPULACIÓN DE DOCUMENTOS

La manipulación de la documentación es una acción que debe ajustarse a los lineamientos de conservación dados por un conservador y un archivista.

Se debe evitar siempre comer, beber o fumar cuando se esté manipulando documentos, durante cualquier procedimiento: consulta en puestos de trabajo, procesamiento técnico, limpieza, saneamiento, embalaje, traslado, depósito, recepción, digitalización, etc.

El personal debe contar con los insumos de seguridad industrial, las unidades de almacenamiento documental, amueblamiento y sistemas de transporte de documentos requeridos para la adecuada manipulación de los mismos. Véase Protocolo de Bioseguridad.

de los mismos. Véase Protocolo de Bioseguridad.  Los documentos deben ser manipulados cautelosamente

Los documentos deben ser manipulados cautelosamente como potencialmente contaminados biológicamente.

como potencialmente contaminados biológicamente. 1.1.2 MANIPULACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN CON BIODETERIORO
como potencialmente contaminados biológicamente. 1.1.2 MANIPULACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN CON BIODETERIORO
como potencialmente contaminados biológicamente. 1.1.2 MANIPULACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN CON BIODETERIORO
como potencialmente contaminados biológicamente. 1.1.2 MANIPULACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN CON BIODETERIORO

1.1.2 MANIPULACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN CON BIODETERIORO

Cuando la documentación a manipular presente contaminación biológica, y exceso de polvo es requisito, el uso de guantes de nitrilo desechables, monogafas transparentes ajustables, máscara con filtro para material particulado. (Véase Protocolo de Bioseguridad.)

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La documentación con deterioro biológico, debe manipularse de una forma controlada, abriendo con cuidado cada folio del expediente o libro con el fin de evitar la propagación de los agentes contaminantes al medio ambiente, lo que podría afectar a la documentación aledaña y a las personas que la están manipulando.

aledaña y a las personas que la están manipulando. Colocar al momento de iniciar los procesos

Colocar al momento de iniciar los procesos técnicos, una hoja blanca como soporte en los folios que presentan un nivel avanzado de biodeterioro, de manera que los aísle, controle la manipulación y la contaminación al personal.

Se recomienda cambiar las unidades de almacenamiento (carpetas y cajas contaminadas), para realizar procesos técnicos a la documentación, en caso de no ser posible, aislar cada grupo de documentos con hojas blancas.

No guardar el material contaminado en bolsas plásticas, utilice pliegos de papel periódico o Kraft® para su empaque.

pliegos de papel periódico o Kraft® para su empaque. 1.2  LAVADO DE MANOS Lavarse las

1.2

LAVADO DE MANOS

Lavarse las manos antes y después de manipular la documentación, resulta ser una medida preventiva para la salud del usuario. Estos son los pasos a seguir para una buena rutina de lavado de manos:

los pasos a seguir para una buena rutina de lavado de manos: a. b. c. d.

a.

b.

c.

d.

Retirar todos los objetos que se tenga en las manos como por ejemplo anillos, relojes, pulseras, entre otros.

Humedecer las manos y aplicar 5c.c. del jabón antiséptico; frotando vigorosamente dedo por dedo, haciendo énfasis en los espacios interdigitales.

Frotar palmas y dorso de las manos, cinco (5) cm. por encima de la muñeca.

Enjuague las manos con abundante agua para que el barrido sea efectivo.

e.
e.

f.

Finalice secando con toalla desechable.

Lavar las mucosas nasales con suero fisiológico.

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M-BS-100 Versión: 1 Fecha: Enero de 2013 Página: 6 de 77 1.3  CONDICIONES DEL ESPACIO
M-BS-100 Versión: 1 Fecha: Enero de 2013 Página: 6 de 77 1.3  CONDICIONES DEL ESPACIO

1.3

CONDICIONES DEL ESPACIO PARA MANIPULACIÓN DE DOCUMENTOS EN CONSULTA Y PROCESOS TÉCNICOS

El espacio de trabajo para el desarrollo del procesamiento técnico o consulta de los documentos, debe contar con: superficies de trabajo amplias de tal manera que permitan la manipulación holgada de la documentación acorde con el formato, igualmente debe contar con mobiliario auxiliar para almacenamiento de unidades en proceso.

auxiliar para almacenamiento de unidades en proceso. Las superficies deben ser lisas y suaves de manera

Las superficies deben ser lisas y suaves de manera que se eviten deterioros de tipo físico causados por abrasión 1 , preferiblemente metálicas inoxidables o de fórmica (estas últimas forradas con papel periódico no impreso u otro material que pueda reemplazarlo). Estos materiales permiten fácil limpieza y desinfección.

Estos materiales permiten fácil limpieza y desinfección. MANIPULACIÓN DURANTE PROCESOS TÉCNICOS Y CONFORMACIÓN DE

MANIPULACIÓN DURANTE PROCESOS TÉCNICOS Y CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES

sobre la documentación, por fuera de sus lugares de

1.4

Disminuir situaciones de riesgo almacenamiento.

de  1.4 Disminuir situaciones de riesgo almacenamiento. Productos recomendados para intervenciones menores en

Productos recomendados para intervenciones menores en documentos con rasgaduras, cortes, roturas, fragmentos y de formato pequeño

Se debe evitar usar cintas adhesivas o cualquier otro tipo de producto adhesivo para unir rasgaduras y fragmentos en el soporte (papel) de los documentos que

1 Abrasión (abration): Daño causado por acción de la fricción o frotado en la superficie del papel por un material duro, áspero o pegajoso. Puede ser accidental, por descuido o deliberado, incluyendo el resultado de una limpieza. La abrasión de una superficie puede ser desde áreas mate, fibras levantadas hasta áreas rasguñadas. (Book and Paper Group, 1992)

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no sea indicado por un profesional conservador. En este caso se debe pedir la ayuda al área de gestión documental para dar las correspondientes indicaciones de uso de materiales de conservación y métodos de intervención en este tipo de deterioros.

Para la intervención de estos deterioros usar los siguientes productos:

de estos deterioros usar los siguientes productos: Cinta autoadhesiva Filmoplast P, transparente, libre de

Cinta autoadhesiva Filmoplast P, transparente, libre de ácido y pulpa mecánica con buffer de carbonato de calcio para hacer los puentes de unión en papeles transparentes, como es el caso del papel copia.

Cinta autoadhesiva Filmoplast P90, color blanco, libre de ácido y pulpa mecánica con buffer de carbonato de calcio para hacer puentes de unión en papeles opacos como los son el bond, acuarela, trazo, entre otros.

Eliminación de ganchos metálicos de cocedora

Evite los ganchos de cocedora, estos deterioran los documentos por el óxido que producen, además de rasgar los documentos cuando son retirados.

además de rasgar los documentos cuando son retirados. Si es necesario sel uso de ganchos, antes

Si es necesario sel uso de ganchos, antes coloque en el sitio donde realizará la perforación un pequeño recorte de hoja reciclada agarrando los documentos a perforar como a manera de un sanwiche.

la perforación un pequeño recorte de hoja reciclada agarrando los documentos a perforar como a manera

Para eliminar los ganchos de cocedora, se debe usar un quita ganchos y seguir los siguientes pasos:

Levante las puntas del gancho por la parte posterior del documento, dejándolas en ángulo recto.

a.

del documento, dejándolas en ángulo recto.  a. Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono

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b. Por la parte anterior del documento, con el mismo instrumento, se agarra el gancho y se jala suavemente hacia afuera.

se agarra el gancho y se jala suavemente hacia afuera. Foliación  La foliación de un
se agarra el gancho y se jala suavemente hacia afuera. Foliación  La foliación de un

Foliación

La foliación de un documento, debe hacerse en la parte superior derecha del folio u hoja, enumerando con lápiz No 2. No se debe foliar el reverso de la hoja.

Perforación de folios

foliar el reverso de la hoja. Perforación de folios  Las perforaciones de los folios se

Las perforaciones de los folios se deben hacer usando como guía la regleta de una perforadora. En caso de perforar varias hojas, la regleta debe estar ajustada para perforar la parte central respecto a la hoja de mayor formato 2 .

Evite siempre hacer nuevas perforaciones, durante el re almacenamiento o traspaso de folios perforados, de una carpeta a otra, independientemente de que los folios queden agrupados de forma desigual, siempre con la condición de que estos queden dentro del formato de la carpeta.

de que estos queden dentro del formato de la carpeta. a. Use como guía para la

a. Use como guía para la organización y posterior perforación de los documentos, el tamaño de una hoja oficio y ubíquelos todos aquellos que conforman el expediente al mismo nivel en su parte superior

conforman el expediente al mismo nivel en su parte superior 2 Para el caso de hoja

2 Para el caso de hoja oficio, por ejemplo, las medidas aproximadas son 13.5 cm. desde el borde superior de la hoja hacia el centro, la ubicación de un primer agujero, y 13.3 cm desde el borde inferior hacia el centro, la ubicación del segundo agujero.

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b. Perfore el grupo de documentos usando siempre como guía el centro de la hoja tamaño oficio.

siempre como guía el centro de la hoja tamaño oficio. Agrupación de folios en unidades específicas
siempre como guía el centro de la hoja tamaño oficio. Agrupación de folios en unidades específicas
siempre como guía el centro de la hoja tamaño oficio. Agrupación de folios en unidades específicas

Agrupación de folios en unidades específicas de almacenamiento (Véase Capitulo II “Insumos para la Agrupación y Almacenamiento de Documentos”)

Un expediente puede estar compuesto por una o varias carpetas, cada una de ellas debe tener como máximo 220 folios para evitar el deterioro por desgarramiento de éstos durante su manipulación debido al peso y volumen que se genera al existir más folios de los que puede soportar una carpeta de estas características.

que puede soportar una carpeta de estas características. Para la agrupación de los folios se deben

Para la agrupación de los folios se deben usar ganchos plásticos legajadores de polipropileno, con el fin de evitar las manchas y deterioros producidos por la oxidación, cuando se usan ganchos metálicos.

a.
a.

Para el caso de agrupar documentos de formato pequeño en un expediente, se recomienda que estos sean adheridos a una hoja de papel bond tamaño carta en su parte superior por medio de una cinta filmoplast. Unir cada esquina del documento en la hoja.

Los pasos requeridos para la agrupación y encarpetado de documentos son:

Colocación adecuada del gancho en la carátula por su reverso, en la pestaña en tela

en la carátula por su reverso, en la pestaña en tela    Cra. 7

carátula por su reverso, en la pestaña en tela    Cra. 7 No. 32-16

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b. Introducir cronológicamente el folio del más antiguo al más reciente por fecha o si viene foliado, de menor número a mayor número como por ejemplo un libro.

de menor número a mayor número como por ejemplo un libro. Colocar la tapa o contra
de menor número a mayor número como por ejemplo un libro. Colocar la tapa o contra
de menor número a mayor número como por ejemplo un libro. Colocar la tapa o contra

Colocar la tapa o contra carátula colocando el gancho desde su parte externa, en la pestaña en tela y una vez ubicados todos los folios.

c.

la pestaña en tela y una vez ubicados todos los folios. c. d. Posteriormente ubicar el
d.
d.

Posteriormente ubicar el pisador del gancho

folios. c. d. Posteriormente ubicar el pisador del gancho e. Cruzar los filamentos del gancho e
folios. c. d. Posteriormente ubicar el pisador del gancho e. Cruzar los filamentos del gancho e
folios. c. d. Posteriormente ubicar el pisador del gancho e. Cruzar los filamentos del gancho e

e. Cruzar los filamentos del gancho e insertarlos en las ranuras del pisador

del gancho e insertarlos en las ranuras del pisador Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín
del gancho e insertarlos en las ranuras del pisador Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín
del gancho e insertarlos en las ranuras del pisador Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín

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Agrupación de carpetas en unidades generales de almacenamiento (Vease Capítulo II “Insumos para la Agrupación y Almacenamiento de Documentos”).

Introducir las carpetas de forma vertical paralelas unas con otras, con el lomo hacia la base de la caja X200, asegurándose que el rótulo quede hacia la parte externa junto a la tapa para que en el momento de abrir la tapa, el rótulo se vea visible fácilmente durante la búsqueda del expediente.

vea visible fácilmente durante la búsqueda del expediente.  Dentro de la caja X200 no debe

Dentro de la caja X200 no debe haber más de 1000 folios para facilitar la manipulación de las carpetas y de la misma caja.

Rotulación de cajas y carpetas

Las cajas X200 se deben rotular sobre la parte frontal de las tapas, o en la parte frontal de la caja en el caso de X300.

tapas, o en la parte frontal de la caja en el caso de X300.  La

La rotulación de las carpetas debe hacerse en la parte inferior izquierda de manera que se pueda consultar el rótulo de la carpeta sin necesidad de sacarla totalmente.

a.

La rotulación de cajas y carpetas debe hacerse con rótulos adhesivos blancos pre impresos, preferiblemente mediante impresoras láser con tinta negra.

preferiblemente mediante impresoras láser con tinta negra. Cuando la rotulación se hace a mano se debe

Cuando la rotulación se hace a mano se debe estable.

usar marcador de tinta negra

Impresión del rótulo en rótulos autoadhesivos color blanco y en presentación hoja tamaño carta

color blanco y en presentación hoja tamaño carta Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono

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b. Colocación de rótulo en la carpeta

Página: 12 de 77 b. Colocación de rótulo en la carpeta 1.5    

1.5

de rótulo en la carpeta 1.5     MANIPULACIÓN DURANTE EL ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS
de rótulo en la carpeta 1.5     MANIPULACIÓN DURANTE EL ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS
de rótulo en la carpeta 1.5     MANIPULACIÓN DURANTE EL ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS

MANIPULACIÓN DURANTE EL ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS EN DEPÓSITOS DE ARCHIVO

Las cajas X200 deben estar ubicadas en la estantería de acuerdo a su formato dejando la parte frontal visible hacia la parte externa de la estantería. Las carpetas deben ser ubicadas en las cajas de forma vertical, con el lomo hacia abajo.

en las cajas de forma vertical, con el lomo hacia abajo. No se debe agrupar más

No se debe agrupar más de cuatro (4) cajas unas sobre otras de formato X200, y no más de cinco (5) cajas de formato X300 ya que se deformarían por el peso, esto para el caso de ser apiladas sobre estibas.

el peso, esto para el caso de ser apiladas sobre estibas. Para retirar o reubicar la

Para retirar o reubicar la documentación en bandejas o entrepaños situados fuera del alcance (quinto nivel en adelante, aproximadamente), se debe hacer uso de escalerillas de dos o más peldaños.

La documentación o las unidades de almacenamiento (cajas, carpetas, AZ, libros), una vez retiradas de la estantería, deben ser colocadas sobre mesas, estanterías auxiliares, o sobre estibas plásticas a 15cm de altura, nunca directamente sobre el suelo.

1.6
1.6

MANIPULACIÓN DURANTE LA CONSULTA DE DOCUMENTOS

Condiciones generales

Durante la consulta de documentos no se debe apoyar los codos y manos o elementos ajenos sobre el documento.

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Manipular la documentación siempre con ambas manos, libres de cualquier elemento corto punzante, bolígrafos, marcadores, comida y bebidas.

corto punzante, bolígrafos, marcadores, comida y bebidas. Las unidades encuadernadas deben retirarse de la
corto punzante, bolígrafos, marcadores, comida y bebidas. Las unidades encuadernadas deben retirarse de la

Las unidades encuadernadas deben retirarse de la estantería, agarrando la parte central del lomo, con el fin de evitar desgarros en el empaste.

del lomo, con el fin de evitar desgarros en el empaste. Si la unidad documental contiene
del lomo, con el fin de evitar desgarros en el empaste. Si la unidad documental contiene

Si la unidad documental contiene material anexo como planos, mapas o documentos que sobrepasan las dimensiones de su formato original, disponerlo sobre una superficie horizontal y desplegarlo sobre ésta.

Una vez consultados los documentos que están doblados, se deben volver a doblar siguiendo los pliegues originales para no crear nuevos pliegues, que expongan la documentación a deterioros físico-mecánicos como rasgaduras, roturas o pérdida de soporte.



Evitar abrir varios documentos al tiempo durante la consulta.

Materiales como acetatos, fotografías, negativos, material fílmico, material digital y planos deben ser manipulados con guantes de algodón color blanco o guantes de nitrilo durante su consulta.

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Durante la consulta de un documento, verifique antes de recibirlo y entregarlo, que éste se encuentre completo y organizado conforme a la lista de chequeo. Asimismo, la documentación debe estar en el mismo estado físico conforme a como fue recibida por el solicitante.

físico conforme a como fue recibida por el solicitante.  Por ningún motivo, las carpetas y

Por ningún motivo, las carpetas y folios deben ser alterados por inscripciones, tachones, suciedad, rasgaduras, marcas, manchas, repujados, y perforaciones, como también entregados en desorden y con folios faltantes.

Sacar folios de un expediente

Para sacar folios de un expediente agrupado con ganchos, se debe procurar extraerlos suavemente con ambas manos, en pequeños grupos, con el gancho abierto en ángulo recto, evitando jalar el folio.

Pasar folios

en ángulo recto, evitando jalar el folio. Pasar folios   1.7  Los folios se

1.7

Los folios se deben pasar tomándolos desde la parte superior o central del cuerpo del folio, sosteniéndolos con la palma de la mano, sin jalar ni doblar sus bordes.

Para pasar los folios, evite siempre, usar saliva, agua u otro tipo de sustancias, recomendadas por el comercio, para untar los dedos. Cuando se requiera, se puede usar la ayuda de la punta de un borrador de nata o borrador de lápiz o un dedal de caucho.

borrador de nata o borrador de lápiz o un dedal de caucho. PRODUCCIÓN, IMPRESIÓN, COPIADO Y/O

PRODUCCIÓN, IMPRESIÓN, COPIADO Y/O DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTACIÓN

Para la impresión y fotocopiado de documentos utilizar papel bond blanco de 75gm/mt 2 aprox., con reserva alcalina y tintas negras.

En el momento de elaborar un documento cualquiera que este sea (memorando, formato, otros) respetar siempre el margen uno de sus lados de 4cm, ya que este será perforado para ser encarpetado.



Evite usar formatos no convencionales, es decir hojas que superen el tamaño oficio y carta.

Cualquier documento que sea escaneado no debe presentar ganchos, ni debe estar en mal estado de conservación, como roturas.

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Para el caso de producción de planos, evitar formatos superiores al tamaño pliego a menos que técnicamente sea indispensable formatos mayores.

Imprimir y firmar con tinta negra nunca de color, ya esta última, es menos estables a la luz y se desvanecen fácilmente en el tiempo perdiéndose información.

fácilmente en el tiempo perdiéndose información.  Para digitalizar documentos en mal estado, entre estos

Para digitalizar documentos en mal estado, entre estos aquellos de gran formato como por ejemplo los planos, introducirlos en sobres de película poliéster orientado², llamado en el mercado como Mylar®, de “Du Pont®” o “Dura Lar®”transparente y mate de calibre75µ.

Se debe evitar hacer fotocopia o digitalización frecuente de los documentos, pues la manipulación puede arrugarlos y rasgarlos, y el calor resecar el papel y deteriorar las tintas.

Evitar como evidencia documental documentos de fax, ya que las tintas de impresión se desvanecen fácilmente, haciendo ilegible el documento y el papel que soporta la información es susceptible de deterioro.

que soporta la información es susceptible de deterioro. Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono
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2 CAPITULO II

INSUMOS PARA LA AGRUPACIÓN Y ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS

INSUMOS PARA LA AGRUPACIÓN Y ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS 2.1 UNIDADES DE ALMACENAMIENTO PARA AGRUPACIÓN DE

2.1

UNIDADES DE ALMACENAMIENTO PARA AGRUPACIÓN DE DOCUMENTOS

Se recomienda consultar los acuerdos referentes a unidades de almacenamiento de documentos, en la NTC 5397 “Materiales para documentos de Archivo con soporte papel” y la NTC 4436: 1999 “Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad” donde se hace referencia a materiales para documentos de archivo con soporte papel y en las “Guías para la Gestión Normalizada de Documentos” del Archivo de Bogotá y las "Especificaciones Técnicas para Cajas y Carpetas de Archivo" del Archivo General de la Nación.

UNIDADES ESPECÍFICAS DE ALMACENAMIENTO

de la Nación. UNIDADES ESPECÍFICAS DE ALMACENAMIENTO Carpetas en cartón yute de 600gr y 350gr: Juego

Carpetas en cartón yute de 600gr y 350gr: Juego de carátulas y contra carátulas tamaño oficio, elaboradas en cartón rígido de yute de 600 gramos (para almacenar 220 folios máximo) y de 350 gramos (para almacenar 40 folios máximo) ambas con refuerzo en tela coleta; (debe tener refuerzo para gancho por dentro). Debe tener impresión a una cara y una tinta color negro con logo oficial de la entidad y un remarco para la colocación de un rotulo en la parte inferior derecha. Cada carátula debe presentar unas pestañas en tela coleta con dos perforaciones circulares para introducir los ganchos y a su vez los folios. Estas pestañas deben doblarse (troquelado) hacia la parte interior, sin perder el tamaño de la carpeta (oficio), reforzando el lomo del expediente en donde se agrupan los documentos con el gancho. Tamaño del ancho de la carpeta sin dobles: 28cm. El acabado del cartón debe ser liso, suave y libre de partículas abrasivas u otras imperfecciones.

y libre de partículas abrasivas u otras imperfecciones. Carpetas en propalcote: Compuestas por carátula y contra

Carpetas en propalcote: Compuestas por carátula y contra carátula en propalcote de 350 gramos, color blanco, en tamaño oficio. Cada carátula presenta unas pestaña con las perforaciones para introducir los ganchos y a su vez los folios. Estas pestañas deben doblarse (troquelado) hacia la parte interior donde van los documentos, reforzando el lomo del expediente en donde se agrupan los documentos con el gancho.

expediente en donde se agrupan los documentos con el gancho. Este tipo de carpeta se usa

Este tipo de carpeta se usa como contra tapa aislante de las carpetas en yute, esto para la conservación de los documentos que deben ser conservados de manera permanente en el tiempo, como es el caso de las Historias Laborales y otros que deban ser transferidos al Archivo de Bogotá, porque representan un valor histórico.

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Carpetas en propalcote cuatro aletas: en propalcote de 350 gramos, color blanco, tamaño oficio. Este tipo de carpeta se utiliza para documentos de conservación

permanente que serán transferidos al Archivo de Bogotá, por ejemplo o para aquellos expedientes donde el soporte de papel se encuentre supremamente debilitado y no soporte ser legajado.

encuentre supremamente debilitado y no soporte ser legajado. Ganchos Legajadores: Ganchos plásticos de polipropileno

Ganchos Legajadores: Ganchos plásticos de polipropileno compuestos por 2 piezas, una de filamento mediano o largo, la otra como pisador de cierre lateral.

Insumos para agrupación y encarpetado de documentos

. Insumos para agrupación y encarpetado de documentos ---------------------Contra carátula

---------------------Contra carátula

----------------------------------Pisador del gancho

-----------------------------Gancho de polipropileno de filamento largo

Gancho de polipropileno de filamento largo ----------------- Pestañas del lomo con refuerzo en tela

----------------- Pestañas del lomo con refuerzo en tela coleta

----------------------Carátula con logo institucional SDIS

------------------Recuadro para rotulo

institucional SDIS ------------------Recuadro para rotulo UNIDADES GENERALES DE ALMACENAMIENTO Cajas X200: Caja para

UNIDADES GENERALES DE ALMACENAMIENTO

Cajas X200: Caja para archivo, elaborada en cartón rígido tipo Kraft corrugado de doble pared de calibre de 790gr; espesor de 4.1 milímetros aprox. Su construcción debe ser mixta, es decir que debe ir ensamblado y adherido en una de sus partes, con grafado intermitente para permitir los dobles del cartón a 180° y con grafado sencillo para permitir los dobles del cartón a 90 °. Su tapa debe ser frontal de ala lateral con apertura hacia la derecha (tipo nevera). La tapa debe ir impresa a una tinta, en color negro llevando el logo de la entidad y un recuadro para el número de la caja únicamente. Medidas externas de la caja: 40cm de largo, 21cm de ancho y 26.5cm de alto. Las Medidas internas de la caja: 39cm de largo, 20cm de ancho y 25cm de alto. El cartón debe tener un acabado liso, suave y libre de partículas abrasivas u otras imperfecciones. El cartón corrugado de las cajas debe tener una resistencia mínima a la compresión vertical (RCV) de 790 ó 930 Kgf/m y una resistencia mínima al aplastamiento horizontal de 2Kgf/cm2.

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Cajas X300: Caja de cartón, de referencia X300, para conservar documentos de archivo durante su traslado y almacenamiento, con refuerzo, tapa y base en cartón kraft, corrugado, con acabado liso, suave y libre de partículas abrasivas.

La resistencia mínima a la compresión vertical (RCV) debe ser de 790Kgf/m ó 930Kgf/m y una resistencia mínima al aplastamiento horizontal debe ser de 2Kgf/cm².

mínima al aplastamiento horizontal debe ser de 2Kgf/cm². Medidas externas de la caja: 33cm de largo,

Medidas externas de la caja: 33cm de largo, 45cm de ancho y 26.5cm de alto. Las Medidas internas de la caja: 32.5cm de largo, 44.5cm de ancho y 25.5cm de alto.

Cajas X100: Requeridas para transferencia a Archivo Histórico, en cartón kraft corrugado de pared sencilla con recubrimiento externo en pulpa blanca y recubrimiento interno con aislamiento en celulosa. Su acabado debe ser liso, suave y libre de partículas abrasivas u otras imperfecciones. Diseño de apertura superior, con pliegue en un costado y pestaña para su apertura. El ensamble debe ser a partir de lengüetas que encajan por presión. Resistencia a la compresión vertical (RCV) de 790 Kgf/m ó 930 Kgf/m y una resistencia mínima al aplastamiento horizontal de 2Kgf/cm². Medidas externas de la caja: 42.5cm de largo, 12.5cm de ancho y 26.5cm de alto. Las Medidas internas de la caja: 39cm de largo, 11.5cm de ancho y 25.5cm de alto.

de la caja: 39cm de largo, 11.5cm de ancho y 25.5cm de alto. Encuadernación de Conservación:

Encuadernación de Conservación: Para el caso específico de series “Comprobantes de Contabilidad” y “Ordenes de Pago” del área Financiera requieren de las siguientes especificaciones técnicas de calidad para encuadernación de conservación, labor que debe ser realizada por un profesional Restaurador de Bienes Muebles o un encuadernador con mínimo de dos años de experiencia en la encuadernación de conservación de libros y/o documentos:

encuadernación de conservación de libros y/o documentos: Tapas: - Cartón: Cartón duro Kraft calibre No. 1.5

Tapas:

- Cartón: Cartón duro Kraft calibre No. 1.5 o cartón kappa, especial para la encuadernación de conservación de archivos de gestión. El catón cumple con característricas de poca higroscopicidad y su ph es neutro, lo cual permite mayor protección de la documentación. - Percalina: Material vinilínico sobre tela de larga duración, en color vino tinto bicolor oscuro.

de la documentación. - Percalina: Material vinilínico sobre tela de larga duración, en color vino tinto

Guardas: En cartulina bond 28 - 115 g/m2 de alta blancura, libre de acido y cloro, no deformable.

Costuras:

Hilo: Se debe usar hilo de calibre 8, debe tener propiedades de resistencia. Tipo de costura: Costura plana de cuatro puntadas dobles. Debe cumplir con las propiedades de reversibilidad y resistencia permitiendo sujetar todos los documentos en

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los formatos carta y oficio, incluyendo aquellos soportes de tamaño no convencional a los indicados.

Refuerzo del Lomo:

- Tela: En Tela coleta (liencillo en algodón) o tyvec®. - Adhesivo: Como adhesivo debe usarse el polivinilo sintético o PVA para papel, este debe ser resistencia, reversible al aplicar humedad, no alcalino y bajo en ácidos. El más recomendado, es SUPERTACK papel.

y bajo en ácidos. El más recomendado, es SUPERTACK papel. Volumen por tomo: Cada libro debe

Volumen por tomo: Cada libro debe tener máximo de 500 folios (5cm). En caso de superar el número de folios, se debe dividir el volumen proporcionalmente.

Características de calidad de la encuadernación de conservación a tener en cuenta:

Cada libro o tomo debe ser homogéneo y su costura debe permitir la apertura amplia para una lectura clara y sin dejar hojas por fuera del formato de encuadernación.

y sin dejar hojas por fuera del formato de encuadernación. Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San
y sin dejar hojas por fuera del formato de encuadernación. Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San

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3 CAPITULO III

BIOSEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

3.1

INTRODUCCIÓN

III BIOSEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL 3.1 INTRODUCCIÓN Dentro del marco del Sistema Integrado de Conservación,

Dentro del marco del Sistema Integrado de Conservación, están los lineamientos de bioseguridad y salud ocupacional requeridos para la manipulación de documentos, como también el monitoreo ambiental, saneamiento ambiental, control y erradicación de plagas y roedores en los depósitos de archivo. La bioseguridad está definida como el conjunto de actividades y procedimientos de seguridad ambiental, ocupacional y de un individuo que garantizan el control del riesgo y mejoran la calidad de vida, reduciendo así sobre costos a la Secretaría por daños generados por descuido y malas prácticas en dicho ámbito. El saneamiento y monitoreo ambiental, el control y erradicación de plagas tales como

insectos y ratones, son medidas preventivas y curativas, que brindan un apoyo al programa de salud y seguridad ocupacional y a los procesos archivísticos de organización que están siendo llevados a cabo por la Secretaría, dentro del marco de Implementación del Sistema Integrado de Conservación. La presencia de indicadores de hongos, bacterias, insectos, roedores y gases contaminantes en los depósitos de archivo, se pueden generar debido a la falta de periodicidad y adecuado mantenimiento y limpieza que se les realiza, la inadecuada ubicación interna y externa de un depósito, como las inadecuadas condiciones ambientales de humedad, temperatura, iluminación y ventilación. El presente capítulo es un protocolo cuyo objeto es conocer y aplicar los lineamientos de bioseguridad y salud ocupacional que deben tenerse en cuenta para prevenir el deterioro de documentos y el riesgo de enfermedades ocupacionales en el trabajo de archivo. El monitoreo de biocontaminación ambiental, el saneamiento preventivo ambiental y el control y erradicación de plagas en depósitos de archivo son parte de este Sistema Integrado de Conservación.

son parte de este Sistema Integrado de Conservación. MARCO NORMATIVO La normatividad de la cual se
son parte de este Sistema Integrado de Conservación. MARCO NORMATIVO La normatividad de la cual se

MARCO NORMATIVO La normatividad de la cual se sustenta este tema es la siguiente:

Ley 100 de 1993 estableció la estructura de la Seguridad Social en el país, la cual consta de tres componentes como son:

en el país, la cual consta de tres componentes como son: El Régimen de Pensiones Atención

El Régimen de Pensiones

Atención en Salud

Sistema General de Riesgos Profesionales.

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Cada uno de los anteriores componentes tiene su propia legislación y sus propios entes ejecutores y fiscales para su desarrollo.

En el caso específico del Sistema de Riesgos Profesionales, existe un conjunto de normas y procedimientos destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades profesionales y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan, además de mantener la vigilancia para el estricto cumplimiento de la normatividad en Salud Ocupacional.

cumplimiento de la normatividad en Salud Ocupacional. Decreto Ley 1295 de 1994, busca establecer las actividades

Decreto Ley 1295 de 1994, busca establecer las actividades de promoción y prevención tendientes a mejorar las condiciones de trabajo y salud de los trabajadores, fijar las prestaciones de atención en salud y las prestaciones económicas derivadas de las contingencias de los accidentes de trabajo y enfermedad profesional, vigilar el cumplimiento de cada una de las normas de la Legislación en Salud Ocupacional y el esquema de administración de Salud Ocupacional a través de las ARP.

El Decreto 1295 en su Artículo 21 Literal D, obliga a los empleadores a programar, ejecutar y controlar el cumplimiento del programa de Salud Ocupacional en la empresa

cumplimiento del programa de Salud Ocupacional en la empresa su financiación. En el Artículo 22 Literal

su financiación. En el Artículo 22 Literal D, obliga a los trabajadores a cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del programa de Salud Ocupacional de las empresas.

y

Resolución 001016 de 1989 en el Artículo 4 y Parágrafo 1, se obliga a los empleadores a contar con un programa de Salud Ocupacional, específico y particular, de conformidad con sus riesgos potenciales y reales y el número de los trabajadores. También obliga a los empleadores a destinar los recursos humanos financieros y físicos, indispensables para el desarrollo y cumplimiento del programa de Salud Ocupacional, de acuerdo a la severidad de los riesgos y el número de trabajadores expuestos. Igualmente los programas de Salud Ocupacional tienen la obligación de supervisar las normas de Salud Ocupacional en toda la empresa, y en particular, en cada centro de trabajo.

toda la empresa, y en particular, en cada centro de trabajo. A la continuación se describen

A

la

continuación se describen los principales Decretos y Resoluciones que reglamentan

Salud Ocupacional en Colombia:

Resoluciones que reglamentan Salud Ocupacional en Colombia : Ley 9a. De 1979 , es la Ley

Ley 9a. De 1979, es la Ley marco de la Salud Ocupacional en Colombia.

Resolución 2400 de 1979, conocida como el "Estatuto General de Seguridad".

Decreto 614 de 1984, que crea las bases para la organización y administración de la Salud Ocupacional.

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Resolución 2013 de 1986, que establece la creación y funcionamiento de los Comités de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial en las empresas.

Resolución 1016 de 1989, que establece el funcionamiento de los Programas de Salud Ocupacional en las empresas.

de los Programas de Salud Ocupacional en las empresas. Decreto 1295 de 1994 , que establece

Decreto 1295 de 1994, que establece la afiliación de los funcionarios a una entidad Aseguradora en Riesgos Profesionales (ARP).

Decreto1346 de 1994, por el cual se reglamenta la integración, la financiación y el funcionamiento de las Juntas de Calificación de Invalidez.

Decreto 1772 de 1994, por el cual se reglamenta la afiliación y las cotizaciones al Sistema General de Riesgos Profesionales.

Decreto 1832 de 1994, por el cual se adopta la Tabla de Enfermedades Profesionales.

Decreto 1834 de 1994, por el cual se reglamenta el funcionamiento del Consejo Nacional de Riesgos Profesionales.

del Consejo Nacional de Riesgos Profesionales. LEY 594 de 2000, LEY GENERAL DE ARCHIVOS. CAPITULO VII:

LEY 594 de 2000, LEY GENERAL DE ARCHIVOS. CAPITULO VII: Salida de Documentos. ACUERDO No. 011 (22 de mayo de 1996): Por el cual se establecen criterios de conservación y organización de documentos. ACUERDO No. 05 (Julio 24 de 1997): Por el cual se establecen los requisitos mínimos para las personas naturales o jurídicas de derecho privado, que presten los servicios de organización de archivos, elaboración de tablas de retención y almacenaje o bodegaje de la documentación de las entidades públicas. ACUERDO No.037 (Septiembre 20 de 2002): Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la construcción de los servicios de depósitos, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. ACUERDO 07 (1994): Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos del Archivo General de la Nación. Capitulo VII, Conservación de documentos. Articulo 64, prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo. ACUERDO No. 047 (5 de mayo de 2000) Por el cual se desarrolla el artículo 43 del Capítulo V “Acceso a los Documentos de Archivo”, del AGN del Reglamento General de Archivos sobre “Restricciones por razones de conservación”. Artículos 5 y 6.DECRETO 4110 DE 2004 (Diciembre 9). Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.

la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín
la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín

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3.2

PRINCIPALES LINEAMIENTOS DE BIOSEGURIDAD EN ÁREAS DE ARCHIVO

El personal que manipule la documentación especialmente aquella con biodeterioro, no debe presentar cuadros clínicos respiratorios como asma o alergias entre otros y problemas en la piel como dermatitis. Estas enfermedades pueden agravarse en el desarrollo del proceso técnico, comprometiendo la salud del trabajador.

proceso técnico, comprometiendo la salud del trabajador. El personal debe realizar descansos de 15 minutos, después

El personal debe realizar descansos de 15 minutos, después de dos horas de trabajo en intervención técnica de documentos.

Utilizar siempre los elementos de protección personal como por ejemplo batas, guantes, cofias, entre otros, y restringir su uso solamente al área de trabajo.

Mantener los elementos de protección en óptimas condiciones de aseo en un lugar seguro diferente al área de trabajo y que sea de fácil acceso

diferente al área de trabajo y que sea de fácil acceso Mantener siempre cerrados el overol

Mantener siempre cerrados el overol o la bata de trabajo.

Lavarse siempre las manos y la cara con jabón líquido antibacterial, este procedimiento permite reducir la flora normal y remover la flora transitoria para disminuir la diseminación de microorganismos infecciosos.

reducir la flora normal y remover la flora transitoria para disminuir la diseminación de microorganismos infecciosos.

Colocar la ropa de trabajo en una bolsa y lavar esta dotación periódicamente (semanalmente) con hipoclorito de sodio (comercialmente: loros® o Decol®), aparte de la ropa de uso personal.

No consumir alimentos, ni fumar, ni aplicar cosméticos en el área de trabajo, ya que de los microorganismos que se encuentran en el aire pueden permanecer por mucho tiempo en el aire después de culminar un procedimiento.

3.2.1 INDICADORES DE DETERIORO BIOLÓGICO

un procedimiento. 3.2.1 INDICADORES DE DETERIORO BIOLÓGICO La presencia de manchas con coloración rosada, verdosa o

La presencia de manchas con coloración rosada, verdosa o puntos negros son indicadores de contaminación de hongos y bacterias sobre el soporte de papel de un documento.

De igual manera, el olor desagradable en un documento, ver en un papel o libro sus puntas carcomidas, o con perforaciones a manera de galerías, son otros indicadores de presencia de roedores e insectos.

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Este tipo de contaminación biológica en documentos, resulta altamente nociva para la salud de cualquier persona que lo manipule como también, desastrosa para la pérdida de información contenida en estos.

para la pérdida de información contenida en estos. Manchas producidas por hongos sobre los documentos 3.2.2
para la pérdida de información contenida en estos. Manchas producidas por hongos sobre los documentos 3.2.2
para la pérdida de información contenida en estos. Manchas producidas por hongos sobre los documentos 3.2.2
para la pérdida de información contenida en estos. Manchas producidas por hongos sobre los documentos 3.2.2

Manchas producidas por hongos sobre los documentos

3.2.2 ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL

sobre los documentos 3.2.2 ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL Como responsabilidad institucional de la Secretaría, está

Como responsabilidad institucional de la Secretaría, está la prevención de enfermedades ocupacionales, por esta razón, cualquier actividad que se lleve a cabo en un archivo debe ir acompañada de una dotación básica de insumos de seguridad industrial, los cuales deben ser contemplados dentro de la programación de la disponibilidad presupuestal del gasto anual por parte de cada una de las dependencias administrativas que tienen a cargo las diferentes sedes en donde se encuentran archivos de la Secretaría. Los insumos recomendados son:

archivos de la Secretaría. Los insumos recomendados son:   Overol o bata manga larga fabricada

Overol o bata manga larga fabricada en tela anti fluido, abotonadura frontal.

Guantes de látex o nitrilo calibre 4 color azul: es importante anotar que los guantes nunca son un sustituto del lavado de manos, dado que el material no está fabricado para ser lavado y reutilizado, pues tiende a formar micro poros cuando es expuesto a actividades tales como, stress físico, desinfectantes líquidos e inclusive el jabón de manos, por lo tanto permiten la diseminación de microorganismos.



Respiradores con filtro (cambiar cada ocho días), con esta medida se previene la exposición de las membranas mucosas de la boca y la nariz a partículas potencialmente infectadas o irritantes. En caso de documentación con biodeterioro se recomienda mascarilla de alta eficiencia European Estándar EN149 categoría FFP2S (NIOSH), para lo demás, es importante el uso de mascarilla con filtro N95 de eficiencia.

Gorro quirúrgico desechable de color blanco o azul.: el gorro cubre el cabello y facilita la retención y posterior dispersión de microorganismos que flotan en el

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aire, por lo que se considera como fuente de infección y vehículo de transmisión de éstos.

Gafas de protección transparentes ajustables (monogafas), lentes en policarbonato transparente y protección lateral, montura en nylon, plantilla graduable y rachet para ajuste, antiempañantes y antirayadura.

DE

UNIDADES

DE

DOCUMENTAL
DOCUMENTAL

ALMACENAMIENTO

Y

1.2 LIMPIEZA

DEPÓSITOS DE ARCHIVO

Manipulación durante la limpieza de unidades de almacenamiento documental (cajas ref. x200 y ref. x300):

La limpieza superficial o la retirada de polvo sin abrasionar las unidades de almacenamiento, se debe hacer en seco, usando aspiradora con filtro de agua. El cepillo, de cerdas suaves, se debe usar desplazándolo en un mismo sentido. Luego se puede completar la tarea con bayetillas blancas secas. Véase “Capitulo IV “Limpieza de Unidades de Almacenamiento, Mobiliario y Espacios de depósitos de Archivo”.

Mobiliario y Espacios de depósitos de Archivo”.  La limpieza se realizará de acuerdo con las

La limpieza se realizará de acuerdo con las instrucciones dadas en el Capítulo IV de este Manual, “Limpieza de Unidades de Almacenamiento, Mobiliario y Espacios de depósitos de Archivo”.

Cabe resaltar, que la limpieza de unidades de almacenamiento documental, mobiliario de archivo y espacio del mismo, es una condición para poder efectuar un saneamiento y/o desinsectación para mayor eficacia de los productos aplicados en estos procesos.

mayor eficacia de los productos aplicados en estos procesos. Disponer de un sitio específico y aislado

Disponer de un sitio específico y aislado del resto de documentación, para la manipulación de este tipo de material. El sitio debe ser ventilado, con buena iluminación natural y artificial – en lo posible bombillas de luz fluorescente con difusores.

Condiciones de asepsia en espacios de depósitos y áreas de trabajo de archivos



Evitar mobiliario de madera (estanterías o escritorios) para su almacenamiento, es preferible el uso de estantería y superficies de trabajo metálicas o plásticas.

Las superficies de trabajo deben ser suficientemente amplias y forradas con papel periódico, el cual debe eliminarse al terminar cada jornada de trabajo.

La puerta de acceso debe estar señalizada, indicando que es un sitio exclusivo para la realización de procesos técnicos de material contaminado por microorganismos.

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El área de procesos técnicos debe ser señalizada debidamente, indicando donde se encuentra el material contaminado (utilizar señalización de riesgo biológico), el que se encuentra en proceso de saneamiento y al que ya se encuentra saneado, con el fin de evitar confusión y reproceso.

3.3

saneado, con el fin de evitar confusión y reproceso. 3.3 Señalización de contaminación biológica MONITOREO DE
saneado, con el fin de evitar confusión y reproceso. 3.3 Señalización de contaminación biológica MONITOREO DE

Señalización de contaminación biológica

MONITOREO DE BIOCONTAMINACIÓN, SANEAMIENTO AMBIENTAL, CONTROL Y ERRADICACIÓN DE PLAGAS EN DEPÓSITOS DE ARCHIVO

El tema que a continuación se expone, tiene por objeto establecer la periodicidad para el monitoreo de biocontaminación y saneamiento ambiental, el control y erradicación de insectos y ratones logrando sitios de depósito y de trabajos técnicos de archivo salubres para trabajadores y usuarios como para la conservación de la documentación.

Requisitos

para la conservación de la documentación. Requisitos   El monitoreo de biocontaminación y saneamiento

la conservación de la documentación. Requisitos   El monitoreo de biocontaminación y saneamiento ambiental,

El monitoreo de biocontaminación y saneamiento ambiental, la desinsectación y desratización son acciones que deben ajustarse a los lineamientos de conservación dados por un conservador, un microbiólogo, un físico y/o químico.

Durante el proceso de saneamiento y desinsectación, las unidades de almacenamiento (cajas) y área de depósito de archivo deben estar limpios, sin polvo y organizados según Instructivo de Limpieza.

 

De ser posible, las tapas de las unidades de almacenamiento deben quedar abiertas durante el proceso de saneamiento y desinsectación.

No debe haber presencia de personal ni elementos comestibles en el área a realizar el saneamiento y la desinsectación.

Deben permanecer puertas, ventanas y extractores serrados durante dichos procesos.

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3.4

El saneamiento ambiental y monitoreo de biocontaminación, la desinsectación y desratización son acciones que deben realizarse de forma periódica y controlada mediante la solicitud de un profesional en conservación de documentos del área de Gestión Documental de la Secretaría y un microbiólogo y químico o físico del Archivo de Bogotá.

microbiólogo y químico o físico del Archivo de Bogotá. El proceso de saneamiento y desinsectación debe

El proceso de saneamiento y desinsectación debe emplear un método y un producto que no afecte la conservación de los documentos alterando las propiedades físicas y químicas de los materiales que componen los diferentes tipos de soporte documental y los materiales que componen los diferentes tintas tanto impresas como manuscritas, que no afecte la salud del personal que manipula la documentación tratada y que permita un amplio espectro de eficacia dejando un efecto residual en el ambiente y en la documentación garantizando su eficacia.

Se recomienda emplear la nebulización como método para la aplicación de productos para el saneamiento y desinsectación en archivos.

productos para el saneamiento y desinsectación en archivos. CICLOS DE MONITOREO DE BIOCONTAMINACIÓN, SANEAMIENTO

CICLOS DE MONITOREO DE BIOCONTAMINACIÓN, SANEAMIENTO AMBIENTAL, DESINSECTACIÓN Y DESRATIZACIÓN

De acuerdo a recomendaciones dadas por el Archivo de Bogotá, el saneamiento ambiental para depósitos de archivo, debe realizarse mínimo una vez al año.

por el Archivo de Bogotá, el saneamiento ambiental para depósitos de archivo, debe realizarse mínimo una

La desinsectación para depósitos de archivo y áreas de procesos técnicos debe realizarse mínimo una vez al año.

Para los archivos con mayor tiempo de retención de documentos como lo es el Archivo Central, es recomendable que el saneamiento preventivo y la desinsectación se realicen dos veces al año.

En caso de notarse alguna afección respiratoria o brote en el personal o usuarios del servicio de archivo, haber indicadores en la documentación y/o unidades de almacenamiento documental de manchas y/o micelio por hongos, indicadores de huellas y/o excrementos de insectos, presencia de insectos, excremento de ratones y/o presencia de éstos, inmediatamente el responsable del archivo debe hacer una solicitud al profesional en conservación del área de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia de la Secretaría.

Documental, Archivo y Correspondencia de la Secretaría.  Se debe realizar saneamiento preventivo antes de

Se debe realizar saneamiento preventivo antes de realizar los procesos técnicos de fondos acumulados, para lo cual el archivista responsable de la intervención del fondo deberá hacer una solicitud anticipada de al menos 3 meses al profesional en conservación del área de Gestión Documental, Archivo y

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Correspondencia de la Secretaría con el objeto de gestionar con el Archivo de Bogotá esta actividad.

La desratización debe hacerse únicamente en los casos en que haya un riesgo potencial de ingreso de ratones en las áreas de archivo dependiendo de las condiciones de salubridad de sus alrededores, y en los casos de haber indicadores de excremento o presencia de éstos.

de haber indicadores de excremento o presencia de éstos.  Como medida preventiva de la presencia

Como medida preventiva de la presencia de roedores en depósitos de archivo, es recomendable la instalación de dispositivos de ultrasonido, los cuales aíslan los ratones impidiendo que estos ingresen al sitio. La eficacia de estos dispositivos depende del número que se coloque de acuerdo al área y a su ubicación en el espacio, ya que columnas, muros anchos o divisiones interfieren en la eficacia de estos

El profesional de conservación hará una visita de inspección al archivo afectado por cualquiera de los casos presentados, y debe dar un diagnóstico general de conservación para gestionar y recomendar las medidas preventivas y/o correctivas necesarias.

las medidas preventivas y/o correctivas necesarias.  Según el caso de afectación, el profesional en

Según el caso de afectación, el profesional en conservación de la Secretaría hará solicitud a la Subdirección de Plantas Físicas y/o Archivo de Bogotá.

Trámite para el monitoreo medioambiental, de biocontaminación y saneamiento ambiental Una de las estrategias de control de la enfermedad ocupacional en archivos, dada la problemática, es el saneamiento ambiental, el cual debe ser obligatorio para las entidades que se encuentran en procesos de organización documental y para aquellas que han implementado el Sistema Integrado de Conservación. El monitoreo ambiental, permite medir las condiciones de humedad relativa HR, temperatura, iluminación, carga de polvo y contaminación, en cuanto que el monitoreo de bicontaminación mide la carga microbiana del ambiente. El monitorea que se hace en los diferentes niveles de archivo de la Secretaría Distrital de Integración Social tiene como finalidad determinar si las condiciones ambientales que presentan son apropiadas para la conservación de los documentos y para la salud del personal que labora en estos. Así mismo, determina las acciones correctivas y preventivas que sean necesarias aplicar para mejorar las condiciones ambientales, estas acciones pueden ser el saneamiento ambiental, las limpiezas y readecuaciones físicas del espacio principalmente.

y readecuaciones físicas del espacio principalmente. Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97
y readecuaciones físicas del espacio principalmente. Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97

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Versión: 1 Fecha: Enero de 2013 Página: 29 de 77 Monitoreo medioambiental y de biocontaminación en

Monitoreo medioambiental y de biocontaminación en depósitos de Archivo de la SDIS.

y de biocontaminación en depósitos de Archivo de la SDIS. El trámite para llevar a cabo
y de biocontaminación en depósitos de Archivo de la SDIS. El trámite para llevar a cabo
y de biocontaminación en depósitos de Archivo de la SDIS. El trámite para llevar a cabo

El trámite para llevar a cabo el saneamiento y monitoreo se hace bajo el marco del convenio Interinstitucional vigente con el Archivo de Bogotá y consta de los siguientes pasos:

se hace bajo el marco del convenio Interinstitucional vigente con el Archivo de Bogotá y consta
PASOS ACTIVIDADES DESCIPCIÓN FORMATO REQUERIDO 1 Programación monitoreo y saneamiento de Archivos al Archivo de
PASOS
ACTIVIDADES
DESCIPCIÓN
FORMATO
REQUERIDO
1 Programación monitoreo y
saneamiento de Archivos al Archivo
de Bogotá o mediante la
Oficio
Subdirección de Plantas Físicas de
la SDIS,
por
parte
del área
de
Gestión Documental de la SDIS.
Solicitud de programación
monitoreo medioambiental y el
saneamiento preventivo y/ o
curativo según el caso, para el
depósito o los depósitos de
archivo que así lo requieran.
2 Respuesta de programación, por
parte del Archivo de Bogotá, de
monitoreo y saneamiento de
archivos de la SDIS.
Programación
de
visita
de
Oficio
reconocimiento
en
las
instalaciones
de
archivos
que
requieren el servicio.
3 Visita de reconocimiento al archivo
Acta de Reunión
o archivos que requieren del
servicio, por parte del Archivo de
Bogotá
Se reúnen profesionales del
Archivo de Bogotá (microbiólogo
y/o físico o químico) con los
profesionales de Gestión
Documental (Conservador y
archivista) para establecer los
acuerdos, compromisos.
4
Emisión Concepto del Archivo de
Bogotá sobre aprobación,
aplazamiento o desaprobación del
monitoreo y saneamiento ambiental
al área de Gestión Documental
(archivista y conservador
responsables de la gestión).
En caso de ser aprobados el
monitoreo y/o saneamiento, el
concepto puede presentar la
programación y recomendaciones
pertinentes para el desarrollo de
estas actividades.
Oficio
5 Suministro por parte de la SDIS al
Archivo de Bogotá, de alcohol etílico
El Archivo de Bogotá determina la
cantidad de alcohol requerido
Acta de recibo y
entrega

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al
96%
de
pureza
para
para el saneamiento.
saneamiento.
6
Entrega de equipos de medición de
condiciones medioambientales por
parte del Archivo de Bogotá al
archivo de la SDIS, que así lo
requiera. Opcional.
Se entregan los equipos al
encargado o encargados de estos
archivos.
Acta de recibo y
entrega
7
Solicitud por parte del responsable
del o los archivos de la SDIS al área
de Apoyo Logístico para acceso de
personal del Archivo de Bogotá.
Acceso del personal del Archivo
de Bogotá o empresa contratada
por la SDIS para saneamiento y
monitoreo.
Solicitud por Correo
electrónico con
relación de nombres
y apellidos, números
de cédula y equipos
requeridos.
8
Entrega de la autorización de
ingreso al servicio de vigilancia.
Entrega en la correspondiente
sede de archivo.
Formato
de
autorización
de
ingreso.
9
Solicitud por parte de gestión
documental al área de Apoyo
Logístico, el servicio de transporte.
Transporte requerido para el
personal del Archivo de Bogotá
encargados del Saneamiento y
Monitoreo.
Correo electrónico
10
Comunicado por parte del área de
apoyo logístico a todo el Nivel
Central en coordinación con Gestión
Documental.
Suspensión del
servicio
de
Correo electrónico
archivos
por
saneamiento,
adjuntando los días y horas no
disponibles
a
razón
de
esa
actividad.
11
Monitoreo
ambiental
y/o
de
biocontaminación
Realizado por parte del Archivo
de Bogotá, en él o los archivos de
la Secretaría que así lo requieran.
12
Saneamiento ambiental
Realizado por parte del Archivo
de Bogotá, en él o los archivos de
la Secretaría que así lo requieran.
13
Monitoreo ambiental y/o de
biocontaminación, por parte del
Archivo de Bogotá.
Se hace posterior al saneamiento
en él o los archivos de la
Secretaría que así lo requirieron.
14
Devolución
de
equipos
de
monitoreo al Archivo de Bogotá
Se hará una vez los solicite,
mediante. Generalmente los
equipos son reintegrados al
Archivo de Bogotá una vez
realizado el saneamiento.
Acta
de
recibo
y
entrega
15
Informe presentado por el Archivo
de Bogotá al área de Gestión
Documental de la Secretaría.
Descripción
de
la
ubicación
y
Oficio
con
informe
condiciones
físicas del
archivo,
anexo.
resultados
del
monitoreo
ambiental
y
Saneamiento,
recomendaciones.
16
Informe
del
profesional
en
Conservación
presentado
a
la
Subdirección Administrativa
Financiera.
y
Informe sobre observaciones y
recomendaciones necesarias
para la adecuada conservación
de los documentos, según
informe del archivo de Bogotá.
Memorando
con
informe anexo

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Saneamiento ambiental en depósitos de archivo de la SDIS Trámite para el control y erradicación
Saneamiento ambiental en depósitos de archivo de la SDIS
Trámite para el control y erradicación de plagas (insectos y ratones).
PASOS
ACTIVIDADES
DESCIPSIÓN
FORMATO REQUERIDO
1
Solicitud de desinsectación y/o
desratización.
Solicitud al profesional
de
Correo electrónico
conservación del área de
Gestión Documental por parte
del responsable del
afectado.
Archivo
2
Visita de inspección al archivo
por parte del profesional de
conservación.
Programación de visita y visita
al archivo afectado.
3
Emisión de concepto por parte
del profesional conservador al
archivista responsable del
archivo afectado.
Concepto sobre el estado de
conservación general de la
documentación potencialmente
afectada.
Concepto
4
Solicitud de desinsectación y/o
Para la eliminación de insectos
y roedores.
Formato
Solicitud
de
desratización
al
área
de
Fumigación (F-BS-002),
mantenimiento
de
la
Subdirección de Plantas Físicas.
5
Coordinar visita previa al archivo
afectado con el responsable de
éste y la empresa que presta el
servicio.
Programación de visita de
reconocimiento al archivo
afectado si es requerida.
Correo electrónico
6
Solicitud por
parte
del
Solicitud por
Correo
responsable del o los archivos
de la SDIS al área de Apoyo
Acceso del personal del Archivo
de Bogotá o empresa de
fumigación contratada por la
SDIS.
electrónico con relación
de nombres y apellidos,
Logístico para acceso de
personal del Archivo de Bogotá
números de cédula y
equipos requeridos.
y/o
empresa
de
fumigación
contratada por la SDIS.
7
Entrega de la autorización de
ingreso al servicio de vigilancia.
Entrega en la correspondiente
sede de archivo.
Formato de autorización
de ingreso.

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2013
Página: 32 de 77
8 Comunicado por parte del área
de apoyo logístico a todo el Nivel
Central en coordinación con
Gestión Documental.
Suspensión del servicio de
archivos por fumigación y/o
desratización, adjuntando los
días y horas no disponibles a
razón de esa actividad.
Correo electrónico
9 Desinsectación y/o desratización
del archivo afectado.
10 Informe sobre la desinsectación
y desratización
Informe presentado por la
empresa contratada para el
servicio, cuyo original quedará
en la Subdirección de Plantas
Físicas.
Informe
11 Informe realizado por el
profesional de conservación del
área de Gestión Documental.
Informe de actividades.

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CAPITULO IV

4

LIMPIEZA DE UNIDADES DE ALMACENAMIENTO, MOBILIARIO Y ESPACIOS DE DEPÓSITOS DE ARCHIVO

MOBILIARIO Y ESPACIOS DE DEPÓSITOS DE ARCHIVO 4.1 INTRODUCCIÓN Este capítulo es un instructivo que
MOBILIARIO Y ESPACIOS DE DEPÓSITOS DE ARCHIVO 4.1 INTRODUCCIÓN Este capítulo es un instructivo que
MOBILIARIO Y ESPACIOS DE DEPÓSITOS DE ARCHIVO 4.1 INTRODUCCIÓN Este capítulo es un instructivo que

4.1 INTRODUCCIÓN Este capítulo es un instructivo que dentro del marco del Sistema Integrado de Conservación presenta las normas básicas de limpieza y mantenimiento, establecidas por el Archivo de Bogotá, según su “Protocolo de Limpieza”, y los parámetros establecidos, para Salud Ocupacional de archivos, para que sean aplicadas por las empresas contratadas para las labores de aseo y por el personal de archivo, capacitados para tal fin. Con la limpieza superficial, se busca la conservación de los documentos de archivo, mediante el adecuado mantenimiento de las áreas de depósito, mobiliario y unidades de almacenamiento, de los archivos de gestión y central de la Secretaría Distrital de Integración Social. El instructivo de limpieza tiene por objeto establecer la periodicidad o ciclos y el uso de las técnicas correspondientes para la limpieza superficial de los depósitos de archivo, el mobiliario y las unidades de almacenamiento, teniendo en cuenta las características físicas de la documentación y el espacio en el que se encuentra almacenado, con el fin de lograr sitios de depósito, procesos técnicos, administración y servicios salubres para trabajadores y usuarios.

y servicios salubres para trabajadores y usuarios. MARCO NORMATIVO La normatividad de la cual se rige
y servicios salubres para trabajadores y usuarios. MARCO NORMATIVO La normatividad de la cual se rige

MARCO NORMATIVO La normatividad de la cual se rige este instructivo es la siguiente:

NORMATIVIDAD: LEY 594 de 2000, LEY GENERAL DE ARCHIVOS. CAPITULO VII:

Salida de Documentos. ACUERDO No. 011 (22 de mayo de 1996): Por el cual se establecen criterios de conservación y organización de documentos.

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ACUERDO No. 5 (Julio 24 de 1997): Por el cual se establecen los requisitos mínimos para las personas naturales o jurídicas de derecho privado, que presten los servicios de organización de archivos, elaboración de tablas de retención y almacenaje o bodegaje de la documentación de las entidades públicas. ACUERDO No.037 (Septiembre 20 de 2002): Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la construcción de los servicios de depósitos, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. 4.2 REQUISITOS La

4.2

REQUISITOS

La limpieza es una acción que debe ajustarse a los lineamientos de conservación dados por un conservador y un archivista. Para lo cual el área de apoyo logístico que contrata los servicios generales de aseo de la Secretaría, debe coordinar los términos y requerimientos con los responsables del área de Gestión Documental, archivo y correspondencia.

Durante el proceso de limpieza, las unidades de almacenamiento a limpiar, deben manipularse según “La Guía de Manipulación de Documentos”, y demás instructivos y protocolos establecidos para los procedimientos de conservación preventiva, para lo cual el personal responsable del archivo, sus auxiliares y técnicos, como el personal de servicios generales de aseo, deben recibir capacitación por parte de área de Gestión Documenta sobre los procesos técnicos descritos en este instructivo, y a las normas de bioseguridad establecidas para la manipulación y limpieza Véase “Capitulo III, Bioseguridad y Salud Ocupacional”.

“Capitulo III, Bioseguridad y Salud Ocupacional”. Las condiciones a tener en cuenta para el desarrollo de
“Capitulo III, Bioseguridad y Salud Ocupacional”. Las condiciones a tener en cuenta para el desarrollo de

Las condiciones a tener en cuenta para el desarrollo de la limpieza son:

Durante el proceso de limpieza se debe procurar retirar de la estantería, sólo las unidades de almacenamiento que correspondan a un entrepaño, con el fin de disminuir situaciones de riesgo sobre la documentación, que queda por fuera de sus lugares de almacenamiento durante el procedimiento.

El espacio de trabajo para el desarrollo de la limpieza de las unidades de almacenamiento, en cualquiera de los archivos, debe contar con: superficies de trabajo amplias de tal manera que permitan la manipulación holgada de las unidades acorde con su formato mobiliario auxiliar para almacenamiento de unidades en proceso de limpieza, y equipos de limpieza tales como aspiradora semindustrial con filtro de agua, la cual purifica el aire y mejoran las condiciones medioambientales que inciden en la salud.

las condiciones medioambientales que inciden en la salud.  Las superficies pueden ser mesas forradas en

Las superficies pueden ser mesas forradas en fórmica o de metal. Esta mesa no

y

debe obstaculizar

la circulación

de las personas que trabajan en el archivo,

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debe limpiarse diariamente una vez terminada la jornada con una mezcla de agua y alcohol isopropílico industrial.

4.3

El espacio donde se realice la limpieza debe ser lo suficientemente ventilado, de tal manera que permita la circulación de aire renovado.

de tal manera que permita la circulación de aire renovado. Las superficies deben ser lisas y

Las superficies deben ser lisas y suaves de manera que se eviten deterioros de tipo físico causados por abrasión 3 , preferiblemente metálicas inoxidables o de fórmica (estas últimas forradas con papel periódico no impreso u otro material que pueda reemplazarlo). Debido a que estos materiales permiten fácil limpieza y desinfección.

Las labores de limpieza superficial de unidades de almacenamiento y mobiliario de archivo no deben interferir en el préstamo y circulación de la documentación en la entidad, por lo que estas labores debe hacerse programada y concertada con las personas que tienen a cargo la consulta, y comunicarse a los usuarios internos con la debida antelación.

CICLOS DE LIMPIEZA

internos con la debida antelación. CICLOS DE LIMPIEZA Control de limpieza: Se debe realizar la limpieza

Control de limpieza: Se debe realizar la limpieza de los depósitos de archivo de gestión, ubicados en todas las sedes y dependencias de la Secretaría de Integración Social, de manera regular, es decir, todos los días.

en todas las sedes y dependencias de la Secretaría de Integración Social, de manera regular, es

Mantenimiento preventivo en archivos de gestión: Se debe realizar la limpieza tres (3) veces al año del mobiliario y unidades de almacenamiento documental. Se debe aprovechar movimientos tales como traslados, adecuaciones de depósitos y eliminaciones programadas para que de manera simultánea se haga la limpieza.

Mantenimiento preventivo Archivo Central: Se debe hacer como mínimo una vez al año. De ser programadas actividades tales como adecuaciones o intervenciones físicas del depósito de archivo, el refaccionamiento y/ o mantenimiento de mobiliario de archivo, se recomienda hacer la limpieza en el momento de llevar a cabo una de estas actividades.

4.4
4.4

EQUIPOS E INSUMOS REQUERIDOS PARA LA LIMPIEZA

Los equipos, materiales y productos, usados en la limpieza, deben ajustarse a los

propuestos por las normas de conservación de documentos, estos son:

3 Abrasión (abration): Daño causado por acción de la fricción o frotado en la superficie del papel por un material duro, áspero o pegajoso. Puede ser accidental, por descuido o deliberado, incluyendo el resultado de una limpieza. La abrasión de una superficie puede ser desde áreas mate, fibras levantadas hasta áreas rasguñadas. (Book and Paper Group, 1992)

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Insumos de seguridad industrial. Véase “Capítulo III, Bioseguridad y Salud Ocupacional”

Bayetillas blancas, no de color.

Alcohol etílico al 70% industrial.

Aspiradora semi industrial o industrial con filtro de agua provista de cepillo redondo de cerda larga y suave.

Aspersores o atomizadores

Timsen® o jabón de pH neutro

Jabón líquido anti bacterial para lavado de manos y cara antes y después de la limpieza.

Toallas desechables

antes y después de la limpieza.  Toallas desechables Equipo de protección y limpieza Traje de

Equipo de protección y limpieza

 Toallas desechables Equipo de protección y limpieza Traje de protección personal, aspersor, bayetilla y
 Toallas desechables Equipo de protección y limpieza Traje de protección personal, aspersor, bayetilla y

Traje de protección personal, aspersor, bayetilla y aspiradora con filtro de agua

aspersor, bayetilla y aspiradora con filtro de agua 4.1LIMPIEZA LOCATIVA DE DEPÓSITO, UNIDADES DE
aspersor, bayetilla y aspiradora con filtro de agua 4.1LIMPIEZA LOCATIVA DE DEPÓSITO, UNIDADES DE

4.1LIMPIEZA LOCATIVA DE DEPÓSITO, UNIDADES DE ALMACENAMIENTO, Y MOBILIARIO

a. Previo al inicio de la limpieza de las áreas de depósito de archivo, asegurarse de que el piso esté totalmente despejado sin que haya documentos o cajas (unidades de almacenamiento documental) sobre este ya que se puede mojar.

almacenamiento documental) sobre este ya que se puede mojar. b. Para limpieza de uniones de techos

b. Para limpieza de uniones de techos y paredes, los rincones, marcos de ventanas y claraboyas, rendijas entre otros se debe realizar la limpieza en seco con una aspiradora con filtro de agua, usando una mezcla de 50% de agua limpia y 50% de Timsen® o jabón neutro, cubriendo toda la zona.

c. Igualmente al realizar la limpieza en húmedo de las estanterías y demás mobiliario de archivo asegurarse que esté totalmente despejado sin unidades de almacenamiento sobre este mobiliario.

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Versión: 1 Fecha: Enero de 2013 Página: 37 de 77 Limpieza en seco de estantes con
Versión: 1 Fecha: Enero de 2013 Página: 37 de 77 Limpieza en seco de estantes con
Versión: 1 Fecha: Enero de 2013 Página: 37 de 77 Limpieza en seco de estantes con
Versión: 1 Fecha: Enero de 2013 Página: 37 de 77 Limpieza en seco de estantes con

Limpieza en seco de estantes con aspiradora de filtro de agua

d. La limpieza se debe hacer a las superficies de las unidades de almacenamiento, por ejemplo cajas, tapas de encuadernaciones, carpetas, etc. y no del expediente en su interior4.

e. Se procederá a la limpieza de las unidades generales dispuestas en las primeras estanterías, para terminar en la parte final del depósito, siempre siguiendo el número consecutivo con que cuentan las unidades.

el número consecutivo con que cuentan las unidades. f. Antes de iniciar la limpieza se debe

f. Antes de iniciar la limpieza se debe procurar retirar la cantidad total de unidades almacenadas en una bandeja, y colocarlas sobre la mesa, en la que va se va a hacer la limpieza.

sobre la mesa, en la que va se va a hacer la limpieza. g. Limpiar cada
sobre la mesa, en la que va se va a hacer la limpieza. g. Limpiar cada
sobre la mesa, en la que va se va a hacer la limpieza. g. Limpiar cada
sobre la mesa, en la que va se va a hacer la limpieza. g. Limpiar cada

g.Limpiar cada una de las unidades de almacenamiento (cajas), con la aspiradora de filtro de agua, el cual debe estar provisto de una mezcla de 80% de agua limpia y 20% de alcohol isopropílico industrial, utilizando el cepillo redondo de cerda larga. Nunca aplicar ninguna clase de producto directamente sobre la unidad de almacenamiento ni repasar sus superficies con trapo humedecido.

4 Si la documentación requiere limpieza interna, es necesario contar con el concepto del Conservador y con el Grupo de Conservación, Restauración y Reprografía del Archivo de Bogotá quienes indicarán los pasos a seguir.

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Versión: 1 Fecha: Enero de 2013 Página: 38 de 77 h. La unidad de almacenamiento se
Versión: 1 Fecha: Enero de 2013 Página: 38 de 77 h. La unidad de almacenamiento se

h.La unidad de almacenamiento se limpia por todas las caras, girándola sobre sí misma, sin levantarla de la mesa.

girándola sobre sí misma, sin levantarla de la mesa. i. Debe limpiarse la bandeja ocupada por
girándola sobre sí misma, sin levantarla de la mesa. i. Debe limpiarse la bandeja ocupada por
girándola sobre sí misma, sin levantarla de la mesa. i. Debe limpiarse la bandeja ocupada por
girándola sobre sí misma, sin levantarla de la mesa. i. Debe limpiarse la bandeja ocupada por

i. Debe limpiarse la bandeja ocupada por las unidades de almacenamiento que se han limpiado, antes de reubicarlas en el mobiliario.

j. Si no es posible, realizar la limpieza de la estantería con aspiradora, puede utilizarse aspersor con la misma mezcla recomendada en el numeral anterior, y repasar con bayetilla blanca. Teniendo cuidado de retirar previamente las cajas ubicadas en los entrepaños vecinos, o de cubrir las unidades de almacenamiento con un plástico protector.

las unidades de almacenamiento con un plástico protector. Limpieza en húmedo de estanterías Cra. 7 No.

Limpieza en húmedo de estanterías

un plástico protector. Limpieza en húmedo de estanterías Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono

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k.Limpiar en zigzag y cubriendo toda la superficie de la bandeja, con tela de algodón o bayetilla blanca ligeramente húmeda con la mezcla mencionada.

l. Repasar

con

tela

de

bayetilla

blanca

seca

la

misma

zona,

dejar

secar

completamente la bandeja antes de colocar las unidades (cajas) limpias.

la bandeja antes de colocar las unidades (cajas) limpias. m. Una vez terminada la limpieza de

m.Una vez terminada la limpieza de este grupo de unidades, se dispondrán en su lugar siguiendo estrictamente el orden en el que se encontraban y se proseguirá con la siguiente bandeja.

se encontraban y se proseguirá con la siguiente bandeja. Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín
se encontraban y se proseguirá con la siguiente bandeja. Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín

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CAPITULO V

5 EMBALAJE Y TRASLADO DE ARCHIVO

5.1 INTRODUCCIÓN

V 5 EMBALAJE Y TRASLADO DE ARCHIVO 5.1 INTRODUCCIÓN El presente capítulo de este manual, corresponde
V 5 EMBALAJE Y TRASLADO DE ARCHIVO 5.1 INTRODUCCIÓN El presente capítulo de este manual, corresponde

El presente capítulo de este manual, corresponde al protocolo de traslado de archivos, el cual está basado en la sistematización de la experiencia del traslado del Archivo Central de la antigua sede calle 11 a su nueva sede ubicada en la Carrera 5 durante el año 2008 y 2009, así como en la bibliografía especializada en el tema la cual se encuentra referenciada en este mismo documento, el cual va dirigido a las personas que custodian los archivos de la Secretaría.

a las personas que custodian los archivos de la Secretaría. El objeto principal de este protocolo
a las personas que custodian los archivos de la Secretaría. El objeto principal de este protocolo

El objeto principal de este protocolo es el de garantizar la conservación de los documentos durante las trasferencias y trasteos de archivos mediante la normalización de la secuencia de actividades para el traslado de documentos de un depósito o sede a otro.

MARCO NORMATIVO Las normas de las cuales se rige este protocolo son:

LEY GENERAL DE ARCHIVOS. CAPITULO VII ACUERDO No. 011 (22 de mayo de 1996) ACUERDO No. 5 (Julio 24 de 1997) ACUERDO No.037 (Septiembre 20 de 2002) Acuerdo 049 de 2000.

ACUERDO No.037 (Septiembre 20 de 2002) Acuerdo 049 de 2000. 5.2 REQUISITOS  Todo el traslado,

5.2 REQUISITOS

Todo el traslado, debe hacerse bajo la dirección del conservador y archivista, responsables.

El personal debe tener la dotación de insumos de seguridad industrial.

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5.3

Para la manipulación y limpieza, se debe tener en cuenta “Capítulo I, Manipulación de documentos” y “Capitulo IV, Limpieza de Unidades de Almacenamiento, Mobiliario y Espacios de Depósitos Archivo” de este Manual.

La adquisición de bienes y servicios requeridos para el traslado tales como locales, trasporte, mantenimiento, desmonte y montaje de mobiliario de archivo, insumos, entre otros, mediante Procedimiento de Gestión Contractual, o bien solicitarlo al área correspondiente.

Contractual, o bien solicitarlo al área correspondiente. La adecuación de los espacios de archivo se debe

La adecuación de los espacios de archivo se debe tener en cuenta el “Capítulo VI, Adecuación y Amueblamiento de Depósitos de Archivo”.

El Saneamiento se debe hacer según “Capítulo III, Bioseguridad y Salud Ocupacional”.

Aprobación por parte del área administrativa de la Secretaría para adquirir el espacio solicitado mediante la figura legal determinada por la administración:

arrendamiento, préstamo, comodato.

por la administración: arrendamiento, préstamo, comodato. ETAPAS Solicitud de traslado por parte del área interesada

ETAPAS

Solicitud de traslado por parte del área interesada dirigido al área de Gestión Documental (opcional).

Selección y adecuación locativa del espacio de archivo según “Capítulo VI, Adecuación y Amueblamiento de depósitos de Archivo”.

Medición del volumen total y relación del material documental a trasladar, indicando la cantidad, tipo de unidades de almacenamiento, ubicación actual y futura y cualquier otro dato que permita controlar el movimiento y reubicación del material.

Hacer una relación del mobiliario de archivo a trasladar (opcional) indicado tipo de mobiliario, medidas, ubicación actual y futura, número de placa de inventario y cualquier otro dato que permita controlar el movimiento y reubicación del material.

Fase I Solicitud de traslado, selección locativa del archivo y medición documentos a trasladar

a. b.
a.
b.
del archivo y medición documentos a trasladar a. b. c. d. Solicitud a dependencias competentes para

c.

d. Solicitud a dependencias competentes para la adquisición de bienes y servicios requeridos para los traslados requeridos, estableciendo condiciones

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técnicas. Tales como número de viajes, tipo de camión, cantidades de unidades documentales a trasladar por viaje, entre otras.

e. Hacer un plano de distribución de documentos y mobiliario de archivo, en su respectivo depósito.

y mobiliario de archivo, en su respectivo depósito. f. Hacer cronograma de traslado. g. Solicitar a

f. Hacer cronograma de traslado.

g. Solicitar a apoyo logístico apoyo en los trámites requeridos por Inventarios para movilizar y distribuir el mobiliario de archivo si es el caso (opcional).

h. Recibir de apoyo logístico relación de traslado de bienes (opcional).

Fase II Alistamiento de los bienes documentales y mobiliario de Archivo

a. Numerar de manera secuencial todas las unidades de almacenamiento, en caso de que dichas unidades no presenten esta numeración.

caso de que dichas unidades no presenten esta numeración. b. Numerar los estantes y otras unidades

b. Numerar los estantes y otras unidades de instalación, en el caso de traslado de mobiliario de archivo.

c. Hacer la limpieza del depósito, mobiliario y unidades de almacenamiento del archivo. Para esta actividad se debe hacer una solicitud a apoyo logístico para apoyo de personal de aseo (servicios generales).

para apoyo de personal de aseo (servicios generales). Limpieza d. Como acción de conservación preventiva, si
para apoyo de personal de aseo (servicios generales). Limpieza d. Como acción de conservación preventiva, si

Limpieza

d. Como acción de conservación preventiva, si lo requiere el archivo, por indicadores de manchas de hongos y bacterias en los documentos, solicitar concepto al personal de conservación del área de Gestión Documental para

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que ésta a su vez solicite el Monitoreo Ambiental y Saneamiento Preventivo y Curativo al Archivo Bogotá según Ver, “Capitulo III, Bioseguridad y Salud Ocupacional”.

e. Como acción de conservación preventiva, si lo requiere el archivo, por indicadores de presencia de insectos y de ratones, solicitar al área de Mantenimiento de la Subdirección de Plantas Físicas mediante Formato de Fumigación, Desinfección, Desinsectación y Desratización (GI-FM-001), el tratamiento preventivo y curativo que corresponda a cada caso.

preventivo y curativo que corresponda a cada caso. f. Si se requiere la adecuación del depósito

f. Si se requiere la adecuación del depósito de archivo donde se trasladará la documentación, ver “Capitulo VI Adecuación y Amueblamiento de Depósitos de Archivo”.

Fase III Embalaje

a. Empacar las unidades de almacenamiento en orden consecutivo, en contendores rígidos e impermeables 5 tales como canastillas 6 de plástico, no perforadas. Nunca deben ir sueltas directamente en el furgón, para evitar movimientos y golpes durante el traslado.

para evitar movimientos y golpes durante el traslado. b. Para el embalaje de planos si se

b. Para el embalaje de planos si se requiere tener en cuenta el “Protocolo de Alistamiento de Planos” del Archivo de Bogotá.

c. d. e.
c.
d.
e.

Se debe hacer entre dos superficies rígidas (cara y contra cara), aislando los documentos de las superficies mediante cartulina u otro material similar y plástico de burbuja, u otro material inocuo similar, para prevenir el movimiento de los planos y proteger de la humedad.

Cada uno de estos paquetes debe ir identificado con un número consecutivo debidamente rotulado.

Rotulación de canastillas: se rotulan marcando número de canastilla y rango de unidades de almacenamiento que contiene.

y rango de unidades de almacenamiento que contiene. 5 Todos los materiales empleados para el embalaje,

5 Todos los materiales empleados para el embalaje, deben ser inocuos para garantizar que no produzcan alteraciones o deterioros a los documentos

6 Las medidas de canastillas apropiadas para el embalaje, encontradas en el mercado, son de

aproximadamente 60X40X41cm, las cuales permiten embalar adecuadamente dos cajas X200 o una caja

X300.

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Proceso de alistamiento en canastillas y rotulación

de 77 Proceso de alistamiento en canastillas y rotulación Procedimiento de embalaje de planos Cra. 7
de 77 Proceso de alistamiento en canastillas y rotulación Procedimiento de embalaje de planos Cra. 7
de 77 Proceso de alistamiento en canastillas y rotulación Procedimiento de embalaje de planos Cra. 7
de 77 Proceso de alistamiento en canastillas y rotulación Procedimiento de embalaje de planos Cra. 7

Procedimiento de embalaje de planos

y rotulación Procedimiento de embalaje de planos Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327

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FASE IV Desarme, mantenimiento y montaje del mobiliario correspondiente.

El desarme y montaje de la estantería debe corresponder al orden en que va a ser armada en la nueva sede, según el plano de distribución de documentos y mobiliario para el amueblamiento.

de documentos y mobiliario para el amueblamiento. En todos los casos debe comprobarse la nivelación de
de documentos y mobiliario para el amueblamiento. En todos los casos debe comprobarse la nivelación de

En todos los casos debe comprobarse la nivelación de los pisos en los locales en los que se va a armar la estantería. Ver “Capitulo VI, Adecuación y Amueblamiento de Depósitos de Archivo”.

Desarme, mantenimiento y arme de mobiliario rodante Antigua Sede

mantenimiento y arme de mobiliario rodante Antigua Sede Arme de mobiliario en Sede Nueva Cra. 7
mantenimiento y arme de mobiliario rodante Antigua Sede Arme de mobiliario en Sede Nueva Cra. 7
mantenimiento y arme de mobiliario rodante Antigua Sede Arme de mobiliario en Sede Nueva Cra. 7

Arme de mobiliario en Sede Nueva

rodante Antigua Sede Arme de mobiliario en Sede Nueva Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín

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FASE IV Traslado Requisitos para el traslado:

Para el caso del trámite de correspondencia, es indispensable transportar la documentación en sobres o valijas de material impermeable, con cierre hermético y de formato mayor al de una hoja oficio.

cierre hermético y de formato mayor al de una hoja oficio.  Cuando el número de
cierre hermético y de formato mayor al de una hoja oficio.  Cuando el número de
cierre hermético y de formato mayor al de una hoja oficio.  Cuando el número de

Cuando el número de expedientes, así lo requiera, la documentación

debe ser

transportada en canastillas de plástico, y estas ubicadas en carro transportador de documentos 7 .

estas ubicadas en carro transportador de documentos 7 .  Para trasportar planos en un carro
estas ubicadas en carro transportador de documentos 7 .  Para trasportar planos en un carro
estas ubicadas en carro transportador de documentos 7 .  Para trasportar planos en un carro

Para trasportar planos en un carro transportador, se debe usar como soporte una superficie flexible, que sirva como auxiliar de manipulación y traslado 8 . Esto en el caso que no se requiera embalar un plano.

8 . Esto en el caso que no se requiera embalar un plano. 7 Este carro

7 Este carro debe brindar una operación cómoda y funcional al cargue y descargue de la documentación textual, igualmente su tamaño debe garantizar la perfecta circulación por los pasillos, puertas y ascensores de carga.

8 Esta superficie puede ser fabricada en lámina de poliestireno o policarbonato, máximo de 2 mm, según recomendación del Archivo de Bogotá.

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El ritmo de traslado, acorde al cronograma, debe evitar en cualquier caso aglomeraciones o apilamientos de las unidades de almacenamiento y mobiliario en lugares de empaque y recibo del material.

mobiliario en lugares de empaque y recibo del material.  Los responsables del traslado deben definir
mobiliario en lugares de empaque y recibo del material.  Los responsables del traslado deben definir

Los responsables del traslado deben definir la ruta de viaje y

los horarios más

apropiados. Los transportadores no podrán desviarse de la ruta establecida, ni podrán detenerse a lo largo de la ruta sin permiso de los responsables técnicos de área.

la ruta sin permiso de los responsables técnicos de área.  Durante el traslado no se

Durante el traslado no se deben abrir ningún contenedor. Si cae y los documentos se desparraman, se debe avisar inmediatamente a un miembro del personal del archivo.

Los furgones deben ir cerrados durante el traslado.

Los furgones deben ir cerrados durante el traslado.

Las canastillas de embalaje no deben quedar sueltas dentro del furgón del vehículo de transporte para prevenir eventuales caídas.

El interior de los vehículos debe disponer de piso antideslizante y deben tener forrados metálicos en su interior.

Se debe garantizar la comunicación permanente entre los vehículos y los puntos de cargue y descargue para solucionar cualquier eventualidad.

y descargue para solucionar cualquier eventualidad.    Los responsables del traslado deben definir la

Los responsables del traslado deben definir la ruta de viaje y los horarios de traslado más apropiados. Los transportistas no podrán desviarse de la ruta establecida, ni podrán detenerse a lo largo de la ruta sin permiso de los responsables técnicos de área.

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La zona de carga y descargue, estará en todo momento limpio y libre de residuos.

Las dimensiones de los vehículos deben permitir su arribo lo más cerca posible al acceso de los depósito de cargue o descargue.

posible al acceso de los depósito de cargue o descargue.  Si la zona de operación

Si la zona de operación está al aire libre, se deben cubrir con carpas, de tal forma que las operaciones de carga y descargue queden completamente protegidas de las inclemencias atmosféricas.

En caso necesario la zona de descargue debe prepararse con estivas plásticas, organizadas por secciones, dejando corredores de acceso para fácil ubicación y manipulación de la documentación.

Tramite

a.

Memorando al área de inventarios o por correo electrónico, informando el destino, la fecha y hora del traslado del mobiliario y material de archivo, con su respectivo inventario anexo.

y material de archivo, con su respectivo inventario anexo. Verificación por Inventarios de Apoyo Logístico y

Verificación por Inventarios de Apoyo Logístico y autorización de salida de los bienes a trasladar.

Verificación por Inventarios de Apoyo Logístico y autorización de salida de los bienes a trasladar.

Solicitud y autorización de área de parqueo si se requiere, indicando número de placa vehículo, nombre completo y cédula del chofer y auxiliares del vehículo.

Traslado y control de números de traslados y material trasladado, mediante una Planilla de control de envío y recibo.

Una vez embaladas las unidades de almacenamiento, las canastillas, se cargan en el camión de izquierda a derecha y de abajo hacia arriba, de tal manera que la unidad de almacenamiento con el número topográfico mayor quede en el fondo del camión y la unidad con el número menor en el frente y arriba.

b.

c.

d.

e.

con el número menor en el frente y arriba. b. c. d. e. Descargue y re

Descargue y re almacenamiento

El descargue y verificación del material entregado debe hacerse mediante la planilla de control de envío y recibo y firma de acta de traslado.

El material debe ser descargado de los vehículos, y verificado, una vez lleguen al sitio de destino.

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El descargue se realiza siguiendo estrictamente el orden inverso a aquél en que fueron estibadas las unidades de almacenamiento, de tal forma que en las columnas de unidades de almacenamiento, la numeración menor quede sobre la mayor y pueda ser reubicada en orden numérico secuencial.

mayor y pueda ser reubicada en orden numérico secuencial.  Las unidades de almacenamiento se almacenan
mayor y pueda ser reubicada en orden numérico secuencial.  Las unidades de almacenamiento se almacenan
mayor y pueda ser reubicada en orden numérico secuencial.  Las unidades de almacenamiento se almacenan

Las unidades de almacenamiento se almacenan en la estantería, teniendo en cuenta el diseño preestablecido y siguiendo el orden numérico secuencial, de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo dejando la primera caja en la parte superior izquierda, conforme se lee un párrafo de un libro.

Descargue y ubicación en estivas y en estanterías

libro. Descargue y ubicación en estivas y en estanterías Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín
libro. Descargue y ubicación en estivas y en estanterías Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín
libro. Descargue y ubicación en estivas y en estanterías Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín

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6 CAPITULO VI

ADECUACIÓN Y AMUEBLAMIENTO DE DEPÓSITOS DE ARCHIVO

6.1

INTRODUCCIÓN

Y AMUEBLAMIENTO DE DEPÓSITOS DE ARCHIVO 6.1 INTRODUCCIÓN Los requerimientos generales, básicos para la adecuación

Los requerimientos generales, básicos para la adecuación de espacios de los depósitos

y

Secretaría Distrital de Integración Social, se presenta con base en el Diagnóstico para

para garantizar la conservación y buen funcionamiento de los archivos de la

el mejoramiento de la gestión documental en las subdirecciones locales” elaborado por

la

documental con la que cuentan las diferentes sedes de archivo de la Secretaría, en los cuales se identificaron las necesidades más relevantes para la conservación documental, entre éstas, la carencia de espacios para el depósito de documentos, el almacenamiento inadecuado, la falta de mobiliario de archivo, condiciones medioambientales de iluminación, ventilación y humedad inadecuadas para la conservación de documentos. Asimismo, se identificó la ausencia o carencia de áreas

y

personal para el servicio y administración de los archivos. Se presenta “Informe

archivista Eda Lucía Feria, y demás informes sobre la capacidad de almacenamiento

y demás informes sobre la capacidad de almacenamiento Ejecutivo del Estado de los Archivos en las

Ejecutivo del Estado de los Archivos en las Subdirecciones Locales de la Secretaría de Integración Social”.

El presente manual hace parte fundamental de la Implementación del Sistema Integrado de Conservación de los Archivos de la Secretaría, el cual busca establecer parámetros para la adecuación de depósitos y amueblamiento de los archivos proporcionando una adecuada conservación y organización de los documentos, el buen servicio y seguridad de los mismos como también proporcionar un ambiente adecuado para la salud ocupacional del personal a cargo.

adecuado para la salud ocupacional del personal a cargo. MARCO NORMATIVO: Uno de los principales factores

MARCO NORMATIVO:

Uno de los principales factores de deterioro de los archivos de la Secretaría Distrital de Integración Social ha sido la falta de espacio y de mobiliario para su ubicación y funcionamiento. Por esta razón, es importante incluir la asignación de espacios y mobiliario exclusivamente destinados para el funcionamiento de los archivos de la Secretaría en los planes, programas y/o proyectos de readecuación, reforzamiento estructural y construcción de nuevas sedes, que lleve a cabo la Subdirección de Planta Física, y por otra parte, el control y destino del mobiliario que asigne el área de inventario, para tal fin. Cabe anotar que la producción documental es una acción permanente dentro de la Secretaría, que cada sede es un laboratorio de producción documental y recibo de documentos, y que por lo tanto requiere de un espacio para su adecuado almacenamiento, procesamiento técnico, préstamo y consulta brindando un oportuno y digno servicio a los servidores y servidoras de la Secretaría como a la ciudadanía en general.

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ACUERDO 049 DEL 2000, Normas publicadas por el Archivo General de la Nación:

por el cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo 7 “Conservación de Documentos” del reglamento general de archivos sobre “Condiciones de edificios y locales destinados a archivos”: Artículos 1, 3 y 5 referidos a edificios de archivo, áreas de depósito y condiciones ambientales y técnicas. ACUERDO 037 DE 2002 DE SEPTIEMBRE 20: por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. NORMATIVIDAD: LEY GENERAL DE ARCHIVOS. CAPITULO VII ACUERDO No. 011 (22 de mayo de 1996) ACUERDO No. 5 (Julio 24 de 1997). ACUERDO No.037 (Septiembre 20 de 2002).

(Julio 24 de 1997). ACUERDO No.037 (Septiembre 20 de 2002). 6.2 PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN Y

6.2

PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN Y ADECUACIÓN LOCATIVA DE UN NUEVO ARCHIVO.

LA SELECCIÓN Y ADECUACIÓN LOCATIVA DE UN NUEVO ARCHIVO. a. b. Solicitud al área administrativa, emitida
a. b.
a.
b.

Solicitud al área administrativa, emitida por parte del área de Gestión Documental, para la adquisición del espacio solicitado por el área interesada.

Autorización por parte del área administrativa: Para proceder a la búsqueda, selección y adquisición del espacio solicitado por parte del área de Gestión Documental.

solicitado por parte del área de Gestión Documental. c. Medición del volumen total y relación del

c. Medición del volumen total y

relación del material documental a

trasladar, indicando la cantidad, tipo de unidades de almacenamiento, ubicación actual y futura y cualquier otro dato que permita controlar el movimiento y reubicación del material.

d. Hacer una relación del mobiliario de archivo a trasladar indicado tipo de mobiliario, medidas, ubicación actual y futura, número de placa de inventario y cualquier otro dato que permita controlar el movimiento y reubicación del material.

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e. Selección del inmueble y el espacio destinado para el nuevo archivo mediante concepto emitido por el profesional de Conservación del área de Gestión Documental.

f. Solicitar al Archivo de Bogotá, una visita en conjunto con el profesional en Conservación del área de Gestión Documental y un profesional arquitecto del área de Plantas Físicas de la Secretaría, para evaluar las condiciones físicas y ambientales del espacio interior del inmueble seleccionado y de su entorno exterior.

interior del inmueble seleccionado y de su entorno exterior. g. Emisión de concepto por parte del

g. Emisión de concepto por parte del Archivo de Bogotá sobre la idoneidad del espacio del inmueble seleccionado y su entorno exterior como depósito de archivo para garantizar el acceso, conservación y seguridad de los documentos.

h. Adquirir a través de la dependencia competente, el espacio seleccionado.

i. Hacer un plano de distribución de documentos y mobiliario de archivo, en su respectivo depósito.

y mobiliario de archivo, en su respectivo depósito. j. Solicitar adecuaciones a Plantas Físicas mediante

j. Solicitar adecuaciones a Plantas Físicas mediante formato de Solicitud de Mantenimiento GI-MTO-001, al área de Sistemas y Apoyo Logístico, para adecuaciones del espacio que va a albergar el archivo, según requisitos de conservación, procesos archivísticos y servicios, si se requiere.

k. l.
k.
l.

La Subdirección de Plantas Físicas, a través del área de mantenimiento, realizará las modificaciones o reparaciones requeridas para la adecuación de la nueva sede, minimizando los factores de riesgo de deterioro de la documentación y enviará un memorando informando sobre adecuaciones realizadas.

Gestión documental solicitará garantía de las adecuaciones realizadas y diligenciará el formato de Recibo a satisfacción de adecuaciones solicitadas. (Formato de Solicitud de Garantías de Obra GI-GO-001 y Formato de satisfacción del cliente GI-SC-001)

GI-GO-001 y Formato de satisfacción del cliente GI-SC-001) m. El área de Sistemas adecuará los puntos

m. El área de Sistemas adecuará los puntos de red e instalaciones de luz reguladas, así como aquellos otros requerimientos tecnológicos para el normal funcionamiento de los servicios de archivo y enviará un memorando informando sobre adecuaciones realizadas.

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n. Solicitud a dependencias competentes para la adquisición de bienes y servicios requeridos para los traslados de los documentos y del mobiliario de archivo a la nueva sede, con base en las condiciones técnicas del “Capitulo V, Embalaje y Traslado de Archivos”.

o. Solicitar a apoyo logístico los trámites requeridos por inventarios

a apoyo logístico los trámites requeridos por inventarios para movilizar y distribuir el material documental y

para

movilizar y distribuir el material documental y el mobiliario de archivo a

instalar, si es el caso.

p. Recibir de apoyo logístico relación de traslado de mobiliario de archivo a instalar, si es el caso.

q. Solicitar, a través del profesional de conservación del área de Gestión Documental, el Monitoreo Ambiental y Saneamiento Preventivo y Curativo al Archivo Bogotá en la nueva sede o área adecuada de archivo una vez esté ocupado de forma organizada y limpia. Ver “Capítulo V, Embalaje y Traslados de Archivos” y “Capitulo III, Bioseguridad y Salud Ocupacional”.

r. Como acción de conservación preventiva, si lo requiere el archivo, por indicadores de presencia de insectos y de ratones, solicitar al área de Mantenimiento de la Subdirección de Plantas Físicas mediante Formato de Fumigación, Desinfección, Desinsectación y Desratización (GI-FM- 001), el tratamiento preventivo y curativo que corresponda a cada caso.

preventivo y curativo que corresponda a cada caso. Realizar un informe sobre las adecuaciones realizadas por

Realizar un informe sobre las adecuaciones realizadas por parte del profesional en conservación y archivista del área de gestión documental.

s. t. u.
s.
t.
u.

En caso de requerirse la compra e instalación de nuevo mobiliario de archivo hacer solicitud a la dependencia competente, para su adquisición, teniendo en cuenta las especificaciones técnicas del material, su funcionalidad y su instalación especificadas en este protocolo.

Presentar informe sobre la adquisición e instalación de mobiliario requerido para el almacenamiento documental del depósito de archivo al cual se le haya asignado.

del depósito de archivo al cual se le haya asignado. Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San

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Archivo Central Nueva sede Carrera 5

Antes de la adecuación

Después de la adecuación

Carrera 5 Antes de la adecuación Después de la adecuación 6.3 CONDICIONES DE LA INFRAESTRUCTURA El
Carrera 5 Antes de la adecuación Después de la adecuación 6.3 CONDICIONES DE LA INFRAESTRUCTURA El
Carrera 5 Antes de la adecuación Después de la adecuación 6.3 CONDICIONES DE LA INFRAESTRUCTURA El
Carrera 5 Antes de la adecuación Después de la adecuación 6.3 CONDICIONES DE LA INFRAESTRUCTURA El

6.3

CONDICIONES DE LA INFRAESTRUCTURA

de la adecuación 6.3 CONDICIONES DE LA INFRAESTRUCTURA El Archivo de Bogotá ha impartido especificaciones

El Archivo de Bogotá ha impartido especificaciones técnicas para las áreas y mobiliario de Archivo 9 .

Características estructurales “El Archivo de Bogotá hace énfasis en la ubicación de los archivos centrales en el primer piso, de acuerdo con las recomendaciones generales dadas para la adecuación de archivos” 10 Para el caso de archivos ubicados en plantas altas, debe tomarse en cuenta el peso y tipo del mobiliario de archivo, puesto que su peso puede generar fallas estructurales en la edificación. No se recomienda cargas puntuales, tales como las producidas por un mobiliario rodante, por el contrario, se recomienda estantes fijos distribuidos en diferentes partes del área asignada para el depósito.

en diferentes partes del área asignada para el depósito. 9 A) “Especificaciones técnicas en las áreas

9 A) “Especificaciones técnicas en las áreas de archivo central de las Alcaldías Locales”, elaborado por la conservadora Natalia Barón, Archivo de Bogotá, 2007 B) “Especificaciones técnicas de estantería fija. Grupo de Conservación, Restauración y Reprografía. Archivo de Bogotá, 2007. C) “Especificaciones técnicas de estantería rodante. Grupo de Conservación, Restauración y Reprografía. Archivo de Bogotá, 2007.

10 “Especificaciones técnicas en las áreas de archivo central de las Alcaldías Locales”, elaborado por la conservadora Natalia Barón, Archivo de Bogotá, 2007

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En las construcciones nuevas, donde el área de archivo requiera ser ubicada en una planta superior de la edificación, debe realizarse los reforzamientos estructurales para soportar el peso del archivo, esto, si el estudio estructural previo, dado por el ingeniero(a) a cargo de la obra lo determina necesario. Asimismo, la distribución de cargas del archivo en el área asignada, debe ser asesorada por el ingeniero(a) responsable.

debe ser asesorada por el ingeniero(a) responsable. Las placas de pisos y techos del área de

Las placas de pisos y techos del área de archivo, deben estar aisladas del sistema hidráulico y sanitario, con el objeto de evitar posibles filtraciones y minimizar los riesgos de inundación. Por esta razón, es importante implementar sistemas que recojan y canalicen las posibles filtraciones que se presenten en el área.

Para el caso de áreas de archivo ubicadas en una edificación de una sola planta, es necesaria la impermeabilización de techos, adecuación de canales para el desagüe y el mantenimiento periódico de las mismas.

Características del nivel freático Para los depósitos de archivo ubicados en un área del edificio que presenta niveles freáticos 11 altos, se recomienda contrarrestar las humedades ocasionadas en los muros debido a éste factor, mediante la construcción de canales de agua a nivel del piso en la zona externa de la edificación.

agua a nivel del piso en la zona externa de la edificación. En edificaciones que se

En edificaciones que se encuentran en un terreno inclinado, con varios niveles de construcción, quedando algunas de estas zonas en contacto con el terreno, se puede contemplar la opción de un doble-muro en los muros externos de la zona de archivo, para aislar las condiciones ambientales externas del lugar y propiciar condiciones climáticas más controladas que contribuyan a la conservación de los documentos.

que contribuyan a la conservación de los documentos. Condiciones de las Dimensiones de los depósitos 1

Condiciones de las Dimensiones de los depósitos 12

Por término medio, los depósitos ocupan el 60% de la superficie construida.