El Estado de Resultados" (E/R) constituye un informe fundamental para medir la
"performance" real de una actividad econmica ya ocurrida (una lnea de negocios, lnea de productos, operacin puntual, etc.) y tambin resulta vital para analizar econmicamente escenarios futuros. a- Determinacin de la contribucin marginal El estado de resultados debe confeccionarse con la tcnica de la contribucin marginal, de modo que exhiba cabalmente la relacin entre precios, volmenes, costos y utilidad. Ello exige inevitablemente una segregacin precisa de los costos de produccin, comercializacin y financieros en dos grupos: variables y fijos, segn su comportamiento ante oscilaciones en el nivel de actividad. b- Fuente contable con ajustes posteriores La informacin base debe provenir de fuente contable (saldos de cuentas que surjan del sistema contable de la compaa). Esto no excluye la posibilidad de efectuar ajustes para adaptar ciertas normas (cuyo objetivo original es 1 informacin para terceros) a las exigencias de los informes "contables" de gestin (p.ej.: depreciaciones sobre valores revaluados o al costo de reposicin de mquinas y equipos y no sobre costos histricos de incorporacin al activo del ente). c- Frecuencia mensual Debe contarse con informacin permanente para un adecuado seguimiento apreciacin de la marcha de los negocios, lo cual exige que el cuadro de resultado "histrico" (de periodos finalizados) sea mensual y presentado no ms all de lo das 10/12 del mes siguiente al que se refiere. d-Preparado por el sector de Costos, Presupuestos o Plancamiento Econmico y Control. Este rea (o aqulla que con otro nombre cumpla las funciones a las que habitualmente aluden las denominaciones expuestas) es la que establecer las pautas bsicas de] Estado de Resultados, si bien preparar su informe en estrecha interrelacln con el sector de "Contadura", proveedor de la mayor parte de los datos que sern reclasificados y analizados especficamente para integrar un Estado de Resultados para "gestin". e- Analtico
Esta cualidad impone la existencia de explicaciones sobre los nmeros y sus
causas, incluyendo sugerencias de posibles cursos de accin. En el devenir de las organizaciones, y ante lo turbulento, dinmico y cambiante de los escenarios econmicos, los directivos carecen de tiempo para leer y procesar toda la informacin que habitualmente les llega desde dentro y fuera de la organizacin, circunstancia fctica que siempre debe ser tenida en cuenta. Si bien el "informe de gestin" que aqu proponemos resulta una de las piezas claves del arsenal de informacin con que los directivos combatirn diariamente en el campo de batalla de los negocios, es menester para quien los elabora generar informes simples, breves, concisos y concretos, a fines de no distraer al lector y concentrar su atencin slo en los datos importantes. Por ello recomendamos no preparar excesiva cantidad de carpetas ni pginas, y creemos sinceramente que suele resultar sumamente til (y agradable al usuario) intercalar sucintos comentarios, tales como explicaciones de las causas de ciertos guarismos y sugerencias de cursos de accin alternativos ante determinadas situaciones. Ello posibilitar un anlisis ms rpido (sin necesidad de que el usuario deba genera todas las conclusiones por s mismo), ms ameno (lo que provocar que el informe gane preferencias dentro de su escasez de tiempo) y ms rico (no conformar un montono ocano de nmeros, sino que aportar anlisis y reflexiones conceptuales). f- Por unidad o segmento de negocios. Un nico estado de resultados que presente la ganancia o prdida de toda la compaa en forma global no es suficiente a los fines de los procesos de toma de decisiones. Debido a ello debe desagregarse ese cmulo de datos para exhibir E/R por cada "segmento" de negocios que resulte de inters. El trmino "segmento" o unidad" de negocios incluye una serie de actividades homogneas en base a algn componente, hecho que las hace susceptibles de agrupacin a los fines del anlisis econmico. Este elemento o denominador comn puede estar constituido por diferentes parmetros: Caractersticas de los productos (ya sea desde el punto de vista comercial o tcnico). Esto significar armar E/R por lneas de productos cuyo nivel de agregacin puede variar segn las necesidades de informacin del usuario, ej.: en el caso de una fbrica de juguetes podemos seleccionar como lneas las siguientes alternativas: "juguetes para varn" y " para nena" (enfoque que atiende al tipo de consumidor del producto); "juguetes electrnicos", "juegos de mesa" y "resto de juguetes" (segn el modo de uso de los productos); "juguetes para nios menores de 3 aos", "juguetes para nios en edad escolar", "juguetes para adolescentes de ms de 11 aos" (enfoque segmentado al consumidor por edad, y por ende por tipo de producto que utilizar). Caractersticas del negocio. Implica un nivel de agregacin superior atendiendo al "gran mercado" al que se apunta comercialmente. Como ejemplo podemos citar el caso de una empresa qumica que produce y vende productos de uso
medicinal en humanos y animales, en la que resultar de inters la apertura del
E/R en " Negocio Farmacutico" y "Negocio Veterinario". A su vez, dentro de cada uno se pueden establecer E/R por grandes lneas de productos, p. ej., dentro del negocio farmacutico podemos separar los resultados de la "Lnea cardiolgica", "Lnea antiinflamatorios" y "Lnea general". Zona geogrfica de ventas. Los E/R se armarn aqu atendiendo al lugar geogrfico en que se comercializan los productos, p, ej.: "Mercado local" y "Exportaciones", los cuales internamente pueden a su vez ser subdivididos, por ejemplo en los segmentos "Capital Federal y Gran Buenos Aires", "Crdoba", "Santa Fe" "Cuyo", "Patagonia" y "Resto de pas", para el caso del mercado local. Canal de distribucin. Estos E/R se preparan atendiendo al canal de comercializacin empleado para vender los productos, lo cual brinda una idea de qu canal es el ms rentable o conveniente y cmo se pueden orientar mejor los esfuerzos de colocacin de productos. En esta alternativa aparecern, por ejemplo, E/R para "Hipermercados", "Supermercados", "Mayoristas" y "Minoristas". rea de responsabilidad. En esta clasificacin los E/R se elaboran por "responsable comercial"; ello consiste en exhibir las ventas y los costos atribuibles a cada uno de los directivos del rea comercial que tienen responsabilidad sobre las ventas, marketing y promocin de ciertos negocios, lneas de productos, zonas geogrficas, canales de distribucin, etc., e implica una interesante informacin para la evaluacin de la gestin comercial. Desde ya que en cada caso se incluyen las ventas realizadas por todo el equipo a cargo de la persona a cuyo nivel se estipul el armado del E/R, el cual se puede as preparar a nivel de "director de rea" "gerente de producto", y hasta "jefe o supervisor de ventas", segn e grado de detalle y nivel de control que se desee.
Dificulta para la asignacin de costos fijos comunes
1.1. El concepto de Asignacin: En trminos generales, mediante la asignacin contable se pretende distribuir o repartir un conjunto de elementos entre uno o varios receptores. Dentro del mbito de la contabilidad, podemos entender como asignacin contables al proceso mediante el que a travs de una funcin, se redistribuye, divide o reparte un determinado gasto, costo o ingreso entre periodos de tiempo, secciones, centros, productos, mrgenes, etc en partes mutuamente excluyente con la finalidad de ponerlos en referencia con su objetivo u objetivos correspondientes.
1.2. Criterios de Asignacin:
Para el proceso de asignacin se debe tener en cuenta las siguientes pautas o criterios de actuacin: Seleccionar el concepto a distribuir (gasto, costo, ingreso, etc) e identificar a sus oportunos receptores (periodos de tiempo, secciones, productos, etc) Arbitrar algn criterio o base de reparto, como puede ser la unidad de obra o una funcin matemtica, mediante el cual se puede relacionar un concepto con los otros receptores. Proceder a efectuar tal reparto, pero de manera que a cada receptor le corresponda exactamente la parte de gasto, costo o ingreso que ha generado y de tal forma que ninguno reciba una parte que le corresponda a otro. No siempre es posible cumplir con las pautas de actuacin. La dificultad radica en la imposibilidad de encontrar en algunas situaciones bases de reparto lo suficientemente precisas como para asignar a cada receptor de manera adecuada la parte del concepto que realmente le corresponda 1.3. Tipos de Asignacin en Contabilidad de Costos: Dentro de la Contabilidad de Costos, todos los procesos de asignacin pueden quedar encuadrados en la siguiente tipologa: Tipo 1: Asignacin uno a uno Concepto ----------- > Receptor 1 Las asignaciones encuadradas en el tipo 1 hacen referencia a la distribucin o reparto de un solo concepto entre un solo receptor. Por lo que la identificacin de uno y otro no representa dificultad alguna, dando siempre lugar a repartos correctos y objetivos. Ej: afectacin de una sola materia prima a un nico producto que la empresa fabrique. Tipo 2: Asignaciones varios a uno Concepto 1 | Concepto 2 | ----------- > Receptor 1 Concepto 3 | Las asignaciones del tipo 2 son representativas del reparto de varios conceptos entre un nico receptor. No suponen ms que agregados del tipo anterior, por lo que darn lugar a repartos igualmente evidentes y simples. Ej: la asignacin de costos directos e indirectos para lograr la formacin del costo de producto en aquellas empresas que solo fabrican un nico de tipo de producto.
Tipo 3: Asignaciones uno a varios
Receptor 1 | Receptor 2 | ----------- > Concepto 1 Receptor 3 | Las asignaciones del tipo 3 expresan la distribucin o reparto de uno o varios conceptos entre varios receptores, por lo que se necesitan bases slidas para identificar de manera precisa la parte exacta que le corresponde a cada receptor del concepto. Ej: el consumo de la mano de obra entre los distintos productos. 1.4. Procesos arbitrarios de Asignacin: La asignacin puede ser: Subjetiva o arbitraria: se lleva a cabo la distribucin segn el criterio del que realiza el reparto. Nunca se llega a asignar exactamente lo que cada receptor consumi Objetiva: se asigna exactamente lo que se consumi. El problema es determinar la medida en la que cada uno de los productos se ha beneficiado de los costos en el proceso de su elaboracin. Para que la asignacin de un costo indirecto no sea arbitraria debe cumplir los siguientes requisitos: Se debe proporcionar reglas generales y claras sobre como asignar el costo. Se pueda determinar que el criterio aplicado es el mejor. Ser capaz de asignar a cada receptor la parte exacta de costo que realmente consumi. Ser susceptible de verificacin con la realidad, es decir, tiene que poder comprobarse. La dificultad de identificar el concepto o los conceptos a repartir con sus receptores suele aparecer en casos de produccin mltiple y solo en aquellos casos en lo que se hace uso comn o conjunto de dichos conceptos, cuyos costos se pretenden repartir. 1.5. Concepto y clases de Produccin Mltiple: Si a partir de unos mismos inputs y en virtud de un mismo proceso productivo, se obtienen simultneamente varios productos, diferentes entre si, se entiende que estamos en presencia de un proceso de produccin mltiple. La obtencin de estos productos puede hacerse de forma voluntaria. Eso implica que en cualquier momento podra dejarse de fabricar algunos de ellos y obtenerse independientemente los dems, o incluso solamente uno. Cuando esto sucede a
ese proceso de produccin mltiple se lo denomina produccin comn.
Ej: la obtencin de mesas y sillas a partir de un mismo tipo de madera. En otros casos la obtencin de un producto origina la de los dems, de tal forma que ni fsica ni tcnicamente es dable obtenerlos por separado. Si la empresa dejase de fabricar algunos de ellos de manera inmediata desapareceran los otros. La denominacin que recibe este caso es la de produccin conjunta. Ej: obtencin de productos derivados del petrleo Los costos ocasionados en los procesos de produccin mltiple recibirn la denominacin de costos comunes o conjuntos, los mismos se distribuyen entre los varios productos obtenidos. En la produccin mltiple, aparte del proceso, los productos necesitan despus tratamientos individualizados hasta llegar a convertirse en productos terminados, a estos procesos se los denomina autnomos. Los costos aparecidos como consecuencia de estos procesos, reciben la denominacin de costos autnomos. 1.6. Produccin Comn: La obtencin de los productos puede hacerse de forma voluntaria. Eso implica que en cualquier momento podra dejarse de fabricar algunos de ellos y obtenerse independientemente los dems, o incluso solamente uno. Cuando esto sucede a ese proceso de produccin mltiple se lo denomina produccin comn. Ej: la obtencin de mesas y sillas a partir de un mismo tipo de madera.