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rea Auditora

Contenido
INFORME ESPECIAL

Auditora de existencias

V-1

Ficha Tcnica
Autor : C.P.C.C. Jos Luis Garca Quispe
Ttulo : Auditora de existencias
Fuente : Actualidad Empresarial, N 278 - Primera
Quincena de Mayo 2013

Comprobar su adecuada revelacin y


presentacin en las cuentas anuales.

3. Conocimiento del negocio

El auditor deber poner especial nfasis


en la obtencin de evidencia relativa a la
determinacin del valor de adquisicin de
las existencias compradas y del coste de
produccin de los productos elaborados por
la empresa para s misma o por encargo.

Actividades desarrolladas: descripcin, proceso de actividad, centros de


actividad.
Produccin: tipos de productos,
productos principales, proceso productivo, capacidad de produccin,
estacionalidad, subcontratacin o
externalizacin de procesos.
Distribucin y venta: sistema de
distribucin, contratos vigentes relacionados, rappels y descuentos.
Localizacin de las existencias y almacenes: tipologa de existencias, sistema
de control de almacn (permanente e
inventario fsico), ubicacin fsica.
Sistema de costes: bases y criterios
para la valoracin de los productos
en existencia.

2. Objetivos

4. Factores de riesgo inherente

Los objetivos de la auditora de inventarios son los siguientes:

Los productos en existencia no son lo


sucientemente distintos en apariencia fsica para facilitar la identicacin
del producto.
La naturaleza de los productos en
existencia es tal que la cantidad de
productos es difcil de inspeccionar
visualmente, pesar, medir, o contar,
o estn sujetos a una estimacin signicativa.
Existe poca variedad respecto a los
tipos de producto en el inventario.
Los productos en existencia son susceptibles a la prdida o hurto.
La cantidad de productos en existencia
es alta.
Existe poca consistencia en el nivel de
los inventarios.
Los productos son vendidos normalmente en base condicional.
El nivel de rotacin de los productos
es bajo.

1. Introduccin
El objeto de la auditora es vericar la
identidad de los valores contables expresados en el balance y de las existencias
reales contenidas en los almacenes de la
empresa o propiedad de la compaa, as
como vericar la poltica de gestin de
las mismas y los criterios de dotacin de
provisiones para depreciacin.

Comprobar su existencia fsica.


Comprobar que la totalidad de las
mismas estn adecuadamente registradas.
Vericar que sean propiedad de la
empresa.
Comprobar que contengan solamente artculos o materiales en buenas
condiciones de consumo y de venta,
y en su caso, identicar aquellos en
mal estado, obsoletos o de lento
movimiento.
Comprobar su correcta valoracin,
reconociendo en su caso, la prdida
de valor.
Cerciorarse de que haya consistencia
en la aplicacin de los sistemas y
mtodos de valoracin.
Determinar los gravmenes que existan.
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Primera Quincena - Mayo 2013

Existen productos que por su tipologa


puedan estar sometidos a cambios en
el consumo.
La fabricacin de productos terminados es un proceso complejo.
La propiedad de los productos vendidos normalmente se traspasa antes de
que el producto sea despachado.
Existen productos en curso de fabricacin signicativos.
Hay existencias signicativas en poder de terceros (p. ej. almacenes de
depsito).
Existen almacenes en varias localidades.
Existen productos en instalaciones de
partes vinculadas.
La valoracin de las existencias es un
proceso complejo.
La valoracin de las existencias est
sujeta a estimaciones signicativas.
Hay existencias en pases extranjeros,
las cuales son valoradas en moneda
extranjera.

Informe Especial

Auditora de existencias

5. Factores de control interno


Existe inventario permanente de
mercancas.
Se realiza inventario fsico al cierre del
ejercicio.
El inventario fsico est organizado y
planicado adecuadamente.
Existe un proceso de conciliacin
entre el inventario permanente y el
inventario fsico al cierre.
Existe atribucin de responsabilidad
sobre las cantidades de las distintas
clases de existencias, asignando la custodia de las mismas a determinados
empleados del almacn.
Existe un proceso de emisin y aprobacin de rdenes de compra.
Existe un proceso de comprobacin
por los encargados de almacn de las
cantidades recibidas con los albaranes
de entrada (informes de recepcin,
etc.).
Actualidad Empresarial

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Informe Especial

Existe un proceso que garantice que los


albaranes de entrada/informes de recepcin son registrados contablemente.
Existe un proceso de autorizacin de
la expedicin de material desde los
almacenes.
Existe un proceso que garantice el
registro contable de las expediciones.
Existen informes internos de produccin.
Existe un proceso de requerimiento
peridico de informacin al personal
del almacn sobre obsolescencia,
partidas no utilizadas, de lento movimiento, etc.
Existe un proceso de aprobacin de
encargado responsable para la salida
o destruccin de mercancas obsoletas
o deterioradas.
Existe un sistema de costes controlado
por el sistema nanciero-contable.
Se utiliza un mtodo adecuado de
valoracin para cada clase de stock,
y aprobado por persona responsable.
Existe un sistema de supervisin de la
valoracin del inventario.
Existe un procedimiento para evaluar
los valores de mercado y su comparacin con la valoracin otorgada al
inventario.

6. Presencia en recuento fsico


de existencia
Indagacin sobre litigios y reclamaciones.

a)

b)
c)
d)
e)
f)

Valoracin y desglose de inmovilizaciones


nancieras.
Los sistemas de control interno de las
entidades establecen normalmente
procedimientos que requieren el
recuento fsico de las existencias al
menos una vez al ao, como base
para la preparacin de las cuentas
anuales o como medida para asegurar
la abilidad de los registros de inventario permanente.
Cuando los inventarios sean signicativos en el contexto de las cuentas
anuales, el auditor debe obtener
evidencia adecuada y suciente de su
existencia efectiva y de las condiciones
en que se encuentran, presenciando
fsicamente su recuento, a menos que
ello le fuera imposible.
Si no fuera posible presenciar el
recuento de existencias en la fecha
programada a causa de circunstancias
imprevisibles, el auditor debe efectuar
o presenciar algunos recuentos fsicos
en una fecha alternativa y, cuando
fuera necesario, realizar pruebas de
las transacciones que hubieran tenido
lugar entre ambas fechas.
Si no fuera posible presenciar el recuento de existencias, debido a factores
tales como la naturaleza y la ubicacin,
el auditor debe considerar si la reali-

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Instituto Pacfico

a)

b)

c)

zacin de procedimientos alternativos


le permiten obtener la evidencia de
auditora adecuada y suciente respecto a la existencia y condicin de
las existencias fsicas que le permitan
concluir que no es necesario introducir
en su informe de auditora una limitacin al alcance a este respecto.
Para planicar su asistencia al inventario fsico de las existencias o la aplicacin de procedimientos alternativos,
el auditor toma en cuenta diversos
factores, tales como:
La naturaleza de los sistemas contables y de control interno, utilizados
por la entidad con respecto a las
existencias.
El riesgo de auditora y la importancia
relativa del rea de existencias.
La calidad de los procedimientos e instrucciones establecidos por la entidad
para la realizacin del inventario.
El momento en que se realiza el inventario fsico.
Los lugares en los que se lleva a cabo.
Si se requiere el apoyo de un experto.
Si el nmero de unidades en existencias se determina mediante recuento
fsico al cierre del ejercicio o rotativamente durante el mismo, el auditor
normalmente presenciar los procedimientos de recuento y realizar
pruebas de los mismos.
Si la entidad utiliza procedimientos
para estimar las cantidades fsicas,
por ejemplo, una pila de carbn, el
auditor debe quedar razonablemente
satisfecho de la abilidad de tales
procedimientos.
Cuando las existencias estn situadas
en diferentes emplazamientos, el
auditor decide a cul de ellos considera adecuado acudir, teniendo
en cuenta la importancia relativa de
las correspondientes existencias y la
evaluacin del riesgo de auditora de
los diferentes ubicaciones.
Asimismo, el auditor revisa las instrucciones de inventario fsico establecidas por la entidad para:
La aplicacin de los procedimientos
de control establecidos, tales como la
recogida y seguimiento de las tarjetas
de recuento utilizadas y en blanco, o los
relativos a la necesidad de realizar un
segundo recuento para ciertas partidas.
La determinacin del grado de avance
de los productos en curso de fabricacin, as como de la identicacin del
tratamiento dado a las existencias de
lento movimiento, obsoletas y deterioradas o de las que fueran propiedad de
terceros (por ejemplo, en depsito).
Vericar si se han previsto controles
adecuados del movimiento de existencias entre diferentes almacenes y
dentro del propio almacn, as como

a)
b)
c)

d)

sobre el corte de operaciones de


entradas y salidas de existencias a la
fecha del inventario fsico.
Para obtener seguridad de que se aplican correctamente los procedimientos
establecidos por la entidad, el auditor
observa el desarrollo del inventario
por parte del personal de la entidad
y realiza un muestreo de los recuentos efectuados. En este muestreo el
auditor comprueba la integridad y
la correccin de los recuentos, seleccionando partidas concretas tanto a
partir de las hojas de recuento como
de las propias existencias fsicas y
determina en qu medida necesita
retener copia de las hojas de recuento
para comprobacin posterior con el
listado nal de existencias.
El auditor tambin tiene en cuenta
los procedimientos de corte de operaciones, incluyendo detalles de los
movimientos de existencias inmediatamente antes, durante y despus del
recuento fsico, al objeto de poder
comprobar en un momento posterior
su correcta contabilizacin.
Por razones prcticas, el inventario
fsico puede realizarse en fecha diferente a la de cierre del ejercicio.
Cuando la entidad utiliza un sistema de inventario permanente para
determinar los saldos de cierre del
ejercicio, el auditor evala, adems,
si la entidad analiza las causas de las
diferencias signicativas que puedan
producirse entre el inventario fsico y
los datos registrados en el inventario
permanente y si se practican los oportunos ajustes contables.
El auditor comprueba que en el
listado nal del inventario se reeja
adecuadamente el resultado de los
recuentos fsicos.
Cuando hay existencias bajo custodia
y control de terceros, el auditor normalmente obtiene conrmacin directa de ellos en cuanto a la cantidad
y condicin fsica de las existencias
que estn en esa situacin. Dependiendo de la importancia relativa de
las existencias depositadas, el auditor
puede tambin plantearse:
La integridad e independencia del
tercero en cuestin.
Presenciar el inventario fsico, o encargar a otro auditor que lo haga por l.
Obtener un informe de otro auditor
sobre los sistemas contables y de control interno establecidos por los depositarios para asegurar el adecuado
recuento y custodia de las existencias.
Vericar la documentacin de las existencias en poder de terceros, tal como
justicantes de recepcin en almacn,
u obtener conrmaciones de las existencias que hubieran sido entregadas
como garanta de alguna operacin.

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