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Tecnicas de distribucion de oficinas

Asignatura: Distribucion de planta I


Catedratico: Ing. Alejandro Menocal
Alumnos: Efrain Fortin

201110810093

Dexy Aracely

201210010749

Johanna Lopez

201110810066

Luis Lopez

201310010111

Mauricio Canales

201210010466

Dennis Ramires

241081011

Edwin Motio

201210010226

07/07/15

TECNICAS DE DISTRIBUCION DE OFICINAS


El presente trabajo nos da a conocer la importancia de la correcta distribucin de un espacio
suficiente, adecuado y necesario en las reas administrativas de una organizacin.
OBJETIVOS
Contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades
que conforman una organizacin
Maximizar el buen uso, aprovechamiento y conservacin de las instalaciones de una
organizacin.
Proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente, adecuado y
necesario para desarrollar sus funciones de manera eficiente y eficaz
Permitir a los clientes de la organizacin obtener los servicios y productos que
demandan bajo la mejores condiciones
Facilitar la circulacin de las personas, la realizacin, supervisin y flujo racional
del trabajo.
MARCO TEORICO DISTRIBUCION DE ESPACIOS EN AREAS
ADMINISTRATIVAS (OFICINAS)
La distribucin de espacio se refiere a la disposicin fsica de los puestos de trabajo, de sus
componentes materiales y a la ubicacin de las instalaciones para la atencin y servicios
tanto para el personal, como para los clientes.
El estudio de la distribucin de espacios administrativos se realiza cuando se establecen
nuevos objetivos y programas, cuando existen cambios en la estructura de la organizacin,
cuando se ha llevado a cabo una modificacin de los sistemas o procedimientos del trabajo,
cuando se presenta un incremento en el volumen del trabajo, o una disminucin u aumento
del personal, cuando se ha realizado una reubicacin, remodelacin o renovacin de las
instalaciones de trabajo o del mobiliario y equipo o para mejorar la atencin a las
necesidades de los clientes.
DISTRIBUCIN DEL ESPACIO
Se debe realizar un anlisis de la organizacin para determinar las funciones que sta
desempea, qu actividades realiza cada empleado, se debe usar instrumentos tcnicos
como los organigramas, cuadros de distribucin del trabajo, estadsticas de trabajo,
sociogramas, rboles de decisin, redes para el anlisis lgico de problemas y tablas de
decisiones.
El problema de la distribucin lo dicta el movimiento de trabajadores y de documentos de
soporte fsico, quedando ampliamente simplificado cuando puede recurrirse a las
telecomunicaciones.

La distribucin depender del rea total existente, de su forma, del proceso que se
desarrolla y de las relaciones que han de darse entre trabajadores.
Para obtener la representacin real de la distribucin actual, es necesario contar con un
plano o dibujo del espacio disponible en una escala determinada. En el plano se representa
la ubicacin precisa y el tamao de elementos como paredes, ventanas, escaleras, puertas,
columnas, divisiones permanentes, tuberas, contactos elctricos, alumbrado, ductos para
alambrado telefnico, lneas para redes de computadoras.
Es necesario elaborar una lista que incluya toda la informacin necesaria para identificar el
mobiliario y equipo ubicado en el rea que se estudia, tomando en cuenta cantidad, modelo,
dimensin, clase, material, antigedad, y otras observaciones sobre cada uno de los
elementos materiales por unidad orgnica y por puesto. Cada unidad fsica debe ser
numerada durante esta etapa con el fin de utilizarlas en la distribucin final.
Se debe realizar una plantilla de personal donde deber registrarse el numero de empleados
de uno y otro sexo, por unidad orgnica especifica, identificando puestos; de esta manera se
podrn proyectar instalaciones como casilleros, lavabos, sanitarios, comedores, entre otros.
AMBIENTE FISICO
Para eliminar o disminuir los efectos negativos provocados por factores ambientales se
debe tomar en cuenta:
La iluminacin
Se aconseja la luz difusa con preferencia a la iluminacin directa, con ella se tienden a
evitar los contrastes entre las zonas de sombra y las iluminadas intensamente. Los sistemas
de luz indirecta son los mas apropiados para lograr una iluminacin difusa, pero resultan
mucho mas costosos que el alumbrado directo. Cuando utilizamos tubos fluorescentes, no
se aconseja su instalacin al descubierto, mas bien se recomienda la colocacin de pantallas
de acrlico traslucido, (dicho de un cuerpo: Que deja pasar la luz, pero que no deja ver
ntidamente los objetos)
Luz natural
Se considera que la orientacin mas adecuada para conseguir una iluminacin difusa
consiste en disponer el puesto de trabajo hacia los orificios que habrn de recibir la luz, esta
debe llegar por el lado izquierdo de los puestos de trabajo.
Las fuentes de luz deben evitar la aparicin de reflejos en la pantalla del ordenador o los
deslumbramientos.
Es necesario analizar la distribucin de focos de luz con relacin a los puestos de trabajo
para evitar este tipo de problemas, disponiendo, en caso necesario, de los elementos de

difusin de la luz adecuados (persianas y cortinas


en las ventanas o difusores en los focos de
iluminacin general). Hay que sealar que en
muchas ocasiones estos reflejos inducen al
trabajador a cambiar la colocacin del ordenador
sobre la mesa, ubicndolo en una zona
posiblemente incorrecta desde el punto de vista de
la comodidad postural; en estos casos se evitan los
reflejos, pero a costa de crear un nuevo problema
postural.
Colores de rea
El color no solo embellece la oficina sino que mejora las condiciones bajo las cuales se
ejecuta un trabajo. Ahora est bien establecido que el color afecta las emociones humanas,
los sentidos y los procesos del pensamiento. Un color determinado impresionar las mentes
de algunos individuos con una sensacin o pensamiento particularmente favorable; otro
color tendr el efecto opuesto.
Unos colores levantan y otros imparten sensacin se depresin. Algunos tienden a acelerar
la accin de la mente, otros la retardan.
No es recomendable emplear el color blanco en superficies o muros que hayan de recibir
luz directa, ni utilizar tonos con tendencia violeta o gris intenso porque son deprimentes, al
igual que los tonos con tendencia al rojo intenso producen irritabilidad y excitacin. Los
colores con tendencia a verde claro o azul se consideran psicolgicamente fros y sedantes,
por lo que se recomienda su uso en locales orientados a zonas calurosas, los colores con
tendencia a ocre claro, crema o beige producen sensacin de calor, por lo que es preferible
utilizarlo en locales orientados a zonas donde predomina el fri.
Seleccin de colores
El plan general de color para una oficina puede seguir uno de muchos arreglos,
dependiendo de las preferencias individuales. Sin embargo, es normal que se desee un
equilibrio adecuado y esto significa el uso correcto de unos cuantos colores, no una
variedad de ellos al azar.
El arreglo monocromtico es popular. Esto describe el uso de varios tonos de color para
pisos, paredes y cortinas, junto con el toque de un color brillante. Como punto de partida, el
escritorio se escoge de un color determinado, la cubierta del piso se selecciona de acuerdo
con este color bsico, para que armonice con el del escritorio. Luego se pueden usar tonos
ms ligeros que la cubierta del piso en las paredes y en las cortinas. El toque que acente el
color puede estar en la silla o en accesorios tales como los cuadros, accesorios del escritorio
y lmparas.

o Colores activos
Los colores activos son colores clidos, lo cual incluye al amarillo, el
naranja y el rojo. Estos colores inspiran sensaciones positivas y dan
mayor confianza y extroversin. Los colores clidos pueden tambin
inspirar actitudes de conversacin y sociabilidad. El rojo, por
ejemplo, calienta un cuarto como ninguna otra tonalidad. Los
amarillos intensos y los colores dorados destilan creatividad y ganas e
trabajar, por lo que son ideales para las salas de oficina, las cocinas y las reas de estudio.
o Colores pasivos
Los colores ms fros, brindan sensacin de paz y frescura. Los
dormitorios, las reas privadas y los cuartos de bao, son muy buenos
lugares para decorar con azules, verdes y prpuras.
o Colores neutros
Los colores neutros, son como "colores descoloridos". Los beiges, los grises, y los blancos,
no activan ni enfran nada, pero, en su lugar, trabajan en conjunto con los dems colores,
para unir cuartos y proporcionar la transicin entre las diferentes tonalidades. Los
siguientes colores, transmiten las siguientes sensaciones:
Rosa: Calma, promueve el afecto.
Amarillo intenso: Fuerza, aumenta la energa, ampla el tamao de un cuarto.
Blanco: Purifica, unifica, da ms vida a los dems colores.
Negro: Autoridad, demuestra disciplina, anima a la independencia.
Naranja: Fuerza, estimula el apetito y la conversacin.
Rojo: Poder.
Verde: Equilibrio, refresco.
Violeta: Confort, crea misterio.
Azul: Relaja, Refresca.

Temperatura ambiente
Los mrgenes recomendables para el desarrollo de actividades administrativas se establecen
entre 18 y 22 C, adems del empleo de instalaciones capaces de mantener la temperatura
adecuada, el empleo de colores convenientes, puede contrarrestar psicolgicamente, dentro
de ciertos lmites, el exceso o defecto de la temperatura dominante. El aire debe ser
renovado totalmente unas tres veces por hora, empleando aparatos de extraccin de aire o
instalaciones de acondicionamiento para conseguir una velocidad de renovacin
considerablemente superior de hasta diez veces por hora. Si la temperatura est demasiado
elevada en la mayora de las oficinas, conduce a incomodidad y somnolencia. Deben
instalarse reguladores en los aparatos de calefaccin de manera que no se produzcan
temperaturas excesivas. Una diferencia muy grande entre la temperatura de la oficina y la
externa a ella no es muy recomendable.
La falta de una ventilacin adecuada hace que una persona se sienta somnolienta e
indebidamente cansada. A 21C, un cuerpo humano adulto en descanso despide una
pequea cantidad de calor, que debe ser transportada por el aire circundante, de lo contrario
el cuerpo se sobrecalienta.
Insonorizacin
El problema del ruido adquiere su mayor
importancia cuando el trabajo se desarrolla
en locales comunes, agravndose si se
utilizan concentraciones de equipos o
mquinas. El volumen de ruido se mide en
decibeles, unidad que de modo
aproximado corresponde a una mnima
variacin de intensidad perceptible por el
odo humano. Un local destinado a

actividades administrativas, se considera ruidoso cuando en l se alcanzan unidades de


orden de los 55 a 58 decibeles. Cifra que en la prctica se rebasa ampliamente en muchas
ocasiones hasta llegar a 70 decibeles, y ms cuando intervienen equipos y mquinas. En
lugares de trfico intenso, suelen utilizarse vidrios dobles, formados por lminas separadas
por una cmara de aire y montados sobre juntas elsticas. La difusin del ruido se reduce
por cualquier clase de procedimientos que impida la reflexin del sonido como paneles de
fieltro y cartn perforado en muros y techo,
revestimiento de escayola o materiales
porosos, pavimentos de materiales
amortiguadores del ruido, formacin de
compartimientos mediante separaciones en
locales comunes.
Divisores de oficina combinados en vidrio
(total o parcial), con interior de 20 a 40
mm de espesor (dependiendo de la
combinacin) para mejor aislamiento del
sonido.
ADAPTABILIDAD DEL ESPACIO
Se le da mxima prioridad a la
adaptabilidad del espacio, porque el que se
elija debe permitir un arreglo adecuado
para todos los escritorios, sillas, mquinas
y necesidades del personal. El espacio debe
tener forma y tamao convenientes. Es
preferible evitar las reas de formas
extraas, por lo general, las mejores son las
formas rectangulares.
Es aconsejable calcular las necesidades
futuras del espacio y tomar en cuenta estos
clculos al considerar la adaptabilidad del
espacio. Se pueden anotar los datos en
forma vertical mostrando las columnas de
identidad (oficina privada, computadora,
archivo, etc.) el nmero de la unidad, la
superficie de espacio del piso que se
requiere por unidad, y la necesidad de
espacio total por identidad y por toda la
oficina.

Las futuras necesidades significan algo ms que slo reservar un espacio mayor que el
necesario para las necesidades corrientes. Debe tenerse presente el dnde y el cmo de los
futuros cambios que alteren las actuales necesidades de espacio. Por lo general las futuras
consideraciones se subsanan ya sea rentando pisos enteros o subarrendando lo que ahora no
se necesita, o procurndose opciones sobre reas adyacentes.
TENDENCIAS EN OFICINAS
En la actualidad se ha optado por el modelo de la oficina modular, por su practicidad y
economa de espacio. Este modelo resalta los accesorios con toques modernos, los colores
fuertes tanto en paredes como en mobiliarios y los mdulos que permiten una fcil
comunicacin entre los empleados. Los colores intensos, se han apoderado de las paredes
de los sitios de trabajo, generando una sensacin de tranquilidad y amplitud de espacio.
En cuanto a los paneles de los mdulos, se usan telas de colores llamativos.
Las oficinas modulares son preferidas
por las empresas por su facilidad de
traslado y adecuacin. En situaciones
como cambios de sedes, este tipo de
unidades se pueden ajustar sin ningn
problema a cualquier rea y pueden
desagregarse con facilidad por contar
con mdulos independientes como:
archivadores, gabinetes y bloques de
cajones, que pueden ser trasladados o
agregados a otras oficinas.
Los pisos duros y alfombras se usan a la par en las oficinas. En reas de alto trfico se
utilizan baldosas o superficies lisas, especialmente en las entradas y halls de estos
inmuebles. Mientras en las reas donde se encuentran ubicados los mdulos se tienden a
usar alfombras de colores oscuros, ya que proporcionan una sensacin de amplitud a los
espacios y una temperatura agradable en el sitio de trabajo.
Canales Movibles
Para dividir formalmente el espacio de la oficina como lo requieran los arreglos aprobados
se emplean mucho los canales movibles. Proporcionan no slo una mayor flexibilidad sino
tambin el control del espacio y permite desusados diseos que puedan adoptarse a un costo
factible. En mucho de los casos, el costo de construir canales movibles es de slo el 15% de
paredes permanentes de mosaico y yeso. Adems, se eliminan incomodidades objetables
tales como ruido, alboroto, materiales de desecho, esperar que seque el yeso y la pintura, y
despus de la divisin, limpieza de alfombras, cortinas y muebles.

Los canales mviles, hechos de metal, madera o plstico se arman y desarman con
facilidad. Se disponen de varias alturas, proporcionan aislamiento, pero no interfieren con
la ventilacin y el alumbrado. El alambrado y los tomas estn contenidas en la base de los
tableros y en las uniones. Los canales tienen acabados de fbrica y gran variedad de estilos
y colores.
NORMAS PARA EL ESPACIO DE LA OFICINA
Los estudios muestran que un valor de 5.57 m2 de espacio utilizable para cada uno de los
empleados generales de oficina es una norma conveniente. De 6.97 y 7.89 m2 por
empleado es un rea tpica y bastante grande. Sin embargo, no existe una regla objetiva que
norme el nmero de metros cuadrados por empleado.
La superficie est influenciada por muchos factores: la naturaleza del trabajo, la superficie
total disponible, la extensin de las reas de servicio, la necesidad de aislamiento, el
nmero y tipo del equipo y de las mquinas, exposicin y obstrucciones dentro del mismo
espacio total.
ESCRITORIO
Las sugerencias para el espacio mnimo, es
acomodando los escritorios con medidas de 1.20 y
0.80 metros como unidades aisladas con pasillos
adyacentes, o si se acomodan por partes, extremo
contra extremo, con pasillos juntos a cada escritorio.
Algunas mesas modulares estn provistas de pies
metlicos para canalizaciones verticales y
horizontales para las redes elctricas.
PASILLOS
Los pasillos principales o corredores deben ser de
1.5 a 2.5 metros de ancho, dependiendo de la
cantidad de trfico que se maneje. Los principales
pasillos, en el rea de una oficina deben ser de 1.2 a
1.5 metros de ancho, y la medida de los pasillos
secundarios deber ser de 0.90 a 1.2 metros de
ancho.
ARCHIVOS
El espacio de los archivos depende de la frecuencia de su uso y del tipo de archivo.
Cuando se utilizan varios archivos, es mejor colocarlos siempre dando frente uno con el
otro.

Amplia gama de archiveros, libreros, pedestales y gabinetes.


Lnea de archiveros y pedestales con acabados metlicos que combinan con las Lneas de
Modulares.
Lnea de unidades de almacenamiento adecuados a cada necesidad.
LA OFICINA PRIVADA
Las decisiones respecto al uso de una oficina privada slo
debern hacerse despus de una amplia consideracin de
las circunstancias individuales.
Por el lado favorable est la necesidad de prestigio. Es por
esta razn que los miembros de la alta gerencia, jefes de
departamento y profesionales cuentan con oficinas
privadas, esto ayuda a dar peso, influencia y respeto a
estos grupos ante los ojos de los dems empleados y de
quienes visitan la oficina.
Hay afirmaciones que dicen, que el trabajo creativo, tal
como redactar textos publicitarios y la preparacin de
reportes elaborados justifica por lo general el uso de una
oficina privada. Asimismo, los empleados dedicados a anlisis intrincados, planeacin
original y la consolidacin de recapitulaciones de estadsticas de importancia. Pero observe
que un saln de conferencias puede ser utilizado para tal propsito.
RECEPCIN
La seccin de recepcin y recepcionista
crean la impresin inicial de la empresa en
el visitante, y las primeras impresiones
suelen ser las ms duraderas. El saln de
recepcin debe ser invitador, la exhibicin
de los productos o servicios de la
compaa es muy efectiva y ayuda a la
creacin de crdito mercantil. El
mantenimiento de esta rea es bsico. Las
sillas deben estar alineadas, con peridicos
y revistas colocados en orden en una mesa,
los ceniceros deben conservarse limpios,
no debe manejar el trnsito ordinario y
necesario entre las distintas tareas de la
oficina, debe crearse un paso auxiliar al de

la recepcin para que transiten los empleados sin necesidad de entrar en contacto con los
visitantes, para evitar las distracciones. Tambin es conveniente colocar instalaciones
sanitarias en esta rea.
Recepcin.

Sala de espera.

Espacios de recepcin tipo islote que se integra al entorno de las reas operativas y
gerenciales.
SALN DE CONFERENCIAS
Para reuniones en privado, se recomienda un saln de
conferencias. Este espacio debe estar colocado en
forma conveniente en donde el transito de entrada y
salida al saln sea menos molesto para los dems
empleados de la oficina.
Para realizar conferencias en un entorno espacioso,
profesional y cmodo que favorezcauna discusin de
grupo constructiva y animada.
Las salas de conferencias deben ser un espacio con ciertas
caractersticas acsticas que permitan facilitar la
transmisin del mensaje presentado por un orador, ponente
o conferencista.
SALAS DE JUNTAS
Perfectas para las reuniones y conferencias externas. Deben ser salas atractivas y
profesionales las cuales permitan centrarse en las actividades a desarrollar.

MESAS DE JUNTAS
Mesas de Juntas ovoidales que se integran con el mobiliario
operativo que pueden contar con salidas de contacto para
alimentacin elctrica, voz y datos. Mesas de Juntas circulares
que pueden contar en su superficie con salidas de contacto para
alimentacin elctrica, voz y datos.
Mesas de juntas funcionales que se integran a espacios
contemporneos.
SALAS DE ENTREVISTAS
Para la realizacin de entrevistas a posibles empleados en un
entorno ntimo que cree la impresin correcta e invite a
mantener una conversacin directa.
SALAS DE CAPACITACIN
Las salas de capacitacin deben estar equipadas con
tecnologa de modo que preste el apoyo necesario para las
presentaciones.
SISTEMAS DIRECTIVOS
Ofrece una solucin para los espacios de direccin la cual se compone de superficies autos
sustentables sin necesidad de las mamparas. Permite disear espacios privados adaptndose
con entornos operativos.
SISTEMAS GERENCIALES
Combinacin de espacios de recepcin con espacios gerenciales aprovechando al mximo
el espacio. Mdulos gerenciales que ofrecen privacidad en espacios abiertos.
MUROS INTERIORES
Ideal para la subdivisin de espacios que requieran de un constante contacto visual pero
ofreciendo aislamiento acstico. Permite subdivisin de espacios e integracin visual entre
distintas reas. Es ideal para la observacin desde la parte gerencial hacia el rea operativa.
FORMAS DE DISTRIBUCION DE UNA OFICINA
Segn la distribucin que se de al sitio de trabajo se conocen diferentes clases de oficinas
as:
Individual o de colmena:
En esta forma de distribucin cada uno de los funcionarios tiene su propia oficina

o Ventajas:
- Se tiene en cuenta a cada una de las personas, dotndolas de una oficina propia
con espacio disponible para desarrollar sus labores.
o Desventajas:
- No estimula las relaciones humanas entre los funcionarios
- Se pierde espacio
- Los procedimientos laborales se alargan
- Evita el compartir la vida laboral
- Aumenta los costos
Funcional o en forma de u:
En esta forma de distribucin se ubican unos frente a otros y son vigilados por el jefe.
o Ventajas:
- Acorta el flujo de comunicacin
- Ayuda a las buenas relaciones humanas
- Estimula la cooperacin en el trabajo
- El trabajo es rentable
o Desventajas:
- Se pierde espacio
- Aumenta los Costos
Escolar:
Los escritorios se ubican de frente al escritorio ocupado por el jefe
o Ventajas:
- Acorta los procesos de Operacin
- Se aprovecha en alto grado el espacio disponible
- Se estimula las relaciones humanas.
o Desventajas:
- El Funcionamiento se siente cohibido por la constante vigilancia del jefe
- Afecta la individualidad de la persona
De plano:
Se utiliza en grandes reas y donde es necesario ubicar una gran cantidad de escritorios
o Ventajas:
- Se aprovecha bien el espacio disponible
- Acorta los procesos operacionales
- Estimula las relaciones humanas
- Fomenta la libertad de accin

- Estimula la responsabilidad en el trabajo carente de vigilancia


o Desventajas.
- El jefe no tiene Oficina y para algunos asuntos es necesario la privacidad.
En forma de l o de t:
En esta forma los escritorios se ubican uno al lado de otro pero en sentido contrario.
o Ventajas:
- Se aprovecha al mximo el espacio disponible
- Acorta los procesos de operacin
- Se ahorra muebles y equipos ya que se pueden utilizar en comn (para dos
funcionarios)
- Favorece las relaciones Humanas
- Estimula la cooperacin en el trabajo
SUGERENCIAS PARA LA DISTRIBUCIN DE OFICINAS.
Al distribuir los departamentos, secciones, es preciso recordar que la lnea recta es
la distancia ms corta entre dos puntos y se debe hacer que el flujo se atenga a este
principio.
Al proyectar la distribucin general se debe considerar cualquier necesidad elctrica
o estructural.
Recordar que el espacio del suelo de la oficina, debe ser conservado pero no ha
expensas de la elegancia.
Colocar los departamentos que se relacionan uno cerca de otros.
Usar el incremento anual del trabajo ejecutado como base para el clculo de los
requerimientos de espacio en expansiones futuras.
El tipo de trabajo a realizar es la base para la distribucin departamental de la
oficina.
No realizar cambios en la ordenacin actual del trabajo, a menos que pueda
demostrarse que dichos cambios reportan una ventaja bien definida.
Cada empleado, incluyendo su mesa de trabajo y silla, as como su parte de pasillo
requiere de un espacio de trabajo de 4.65 a 7.0 metros cuadrados.
Proyectar de modo que el flujo de trabajo pase a travs de la oficina de un modo
suave e igualado.
En cualquier departamento dado, todos los empleados debern estar frente a frente
en una misma direccin, con la luz natural llegndoles por el hombro izquierdo o
desde atrs.
Colocar las oficinas de los directivos all donde puedan mantener una intima
supervisin de sus departamentos.
Una oficina de apariencia ordenada y atractiva induce respeto en los visitantes y
contribuye a la eficiencia de los empleados

CONCLUSIONES
Como conclusin podemos decir que las oficinas forman una zona neurlgica de la
organizacin y deben ser miradas ms que como un sitio donde pasan el tiempo los
directivos, como el sitio donde surgen las ideas, metas, estrategias y planeacin de la
organizacin. Esto hace que la forma como estn diseadas y equipadas las oficinas va
a influir en la empresa como organizacin sistmica que es y por lo tanto a este aspecto
hay que darle toda la importancia que se merece.
Los nuevos ambientes de oficinas no solo buscan facilitar el trabajo y optimizar los
recursos, tambin velan por la comodidad y necesidades de las personas que pasan su
da laboral en ellas.