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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN


PROCEDIMIENTO APOYOS DE SOSTENIMIENTO

Versin: 01
Fecha: 11/10/2013
Cdigo: P007-GFPI

PROCESO: GESTIN DE LA FORMACIN PROFESIONAL INTEGRAL


PROCEDIMIENTO: APOYOS DE SOSTENIMIENTO
Objetivo: Establecer las actividades para la planeacin, divulgacin, inscripcin, calificacin, adjudicacin, seguimiento y pago de los Apoyos de Sostenimiento
otorgados a los aprendices en formacin titulada SENA
Responsables: Director Formacin Profesional, Subdirectores Alcance: Este procedimiento aplica para cada una de las actividades de Apoyos de sostenimiento
de Centro
as como todos los documentos y registros, producidos y aprobados durante cada etapa. Inicia con
la identificacin de la necesidad de establecer actividades y tareas claras y estandarizadas para cada
una de las fases donde intervienen los centros de formacin y la Direccion de Formacin.
Generalidades:
1. La poblacin objetivo de las convocatorias de apoyos de sostenimiento son aprendices matriculados en formacin titulada abierta, pertenecientes a los estratos
1 y 2, que nunca hayan suscrito contrato de aprendizaje, que no tengan otro tipo de apoyo y que formulen su plan de negocio coherente con su programa de
formacin.
2. Los requisitos para ser beneficario del Apoyo de Sostenimiento son:
a) Estar matriculado en uno (1) de los programas de formacin titulada abierta; no aplica para oferta cerrada, virtual y articulacin con la media.
b) Pertenecer a los estratos 1 y 2 o pertenecer a la Red Unidos o ser vctima del conflicto armado conforme a lo sealado en la Ley 1448 de 2011 y el Decreto
Reglamentario 4800 de 2011
c) Tener Sisbn o pertenecer a una EPS como beneficiario.
d) No haber nunca suscrito contrato de aprendizaje.
e) No tener vnculo laboral, patrocinio o prcticas que le represente ingresos econmicos.
f) Haber transcurrido por lo menos un mes y medio de formacin desde su matrcula y cumplir con los criterios de rendimiento acadmico.
g) No tener o haber tenido condicionamiento de matrcula durante los tres meses anteriores a la fecha de adjudicacin.
h) No tener otro tipo de subsidio asignado por Alcaldas, Juntas Comunales, organismo del Estado, ni otro apoyo del SENA.
i) No ser beneficiario de apoyos otorgados por el programa Jvenes en Accin.
j) No haber recibido apoyos de sostenimiento en convocatorias anteriores de este tipo, excepto los descritos en la resolucin de apertura de la convocatoria.
k) No ser, ni haber sido beneficiario del Fondo Nacional de Formacin Profesional de la Industria de la construccin - FIC.
l) Realizar su inscripcin en las fechas acordadas.
m) Deben formular su plan de negocio coherente con su programa de formacin, con el apoyo de la Unidades de emprendimiento, este apoyo debe ser garantizado
por el Subdirector de Centro.
3. Los centros deben garantizar la divulgacin y promocin de las convocatorias de apoyos de sostenimiento, por los diferentes medios que tengan disponibles,
asegurando que sta corresponda con la oferta institucional aprobada y que los instrumentos elaborados sean revisados por la Oficina de Comunicaciones.
4. El Centro de Formacin acreditar por escrito para cada uno de los aprendices objeto del apoyo de sostenimiento el rendimiento acadmico que exige la ley 789
de 2002.
5. Procedimiento para inscribirse: Los aprendices interesados en inscribirse en la Convocatoria debern realizar el siguiente procedimiento:
a) Leer cuidadosamente la convocatoria en el link Apoyos de Sostenimiento, pgina web del SENA, para saber si cumple con los requisitos.
b) Verificar previamente que est registrado en SOFIA con su documento de identidad vigente.
c) Registrar su inscripcin en las fechas publicadas para la convocatoria.
d) Inscribirse en la convocatoria con un solo documento de identidad (vigente).
e) Cumplir los tiempos establecidos en el cronograma que forma parte de la Convocatoria.
No se dar trmite a la inscripcin cuando el Aprendiz no cumpla con los requisitos establecidos en este procedimiento
6. Documentacin Soporte: Los Aprendices que registre el Centro de Formacin como inscritos para la seleccin de apoyo de sostenimiento debern presentar la
siguiente documentacin:
Fotocopia del Documento de Identidad.
Fotocopia de un recibo de Servicio Pblico.
Fotocopia del SISBEN o EPS.
En caso de ser aprendiz Red Unidos o Victima del Conflito Armando deben entregar soporte de esta situacin.
Diligenciar el Formato de Condicin Socioeconmica.
7. Criterios para priorizar la asignacin de apoyos de sostenimiento a los beneficiarios Factores de seleccin: Para efectos de adjudicar los apoyos de
sostenimiento a los Aprendices del SENA y, teniendo en cuenta que la disponibilidad de recursos no permite el cubrimiento total de la poblacin que cumple los
requisitos, se atendern de forma preferencial y prioritaria a los Aprendices que cumplan los requisitos de este procedimiento y que presenten una situacin de
mayor vulnerabilidad respecto de otros Aprendices inscritos en la convocatoria.
Para adjudicar los apoyos de sostenimiento se aplicarn los criterios descritos en la resolucin de apertura de la convocatoria, identificados por el mayor puntaje
posible; el mayor puntaje posible es el equivalente a la suma de los valores numricos de todas las variables establecidas en la tabla, la adjudicacin se har en
estricto orden descendente de puntuacin, hasta agotar los recursos del Centro para la convocatoria.
8. Criterios de desempate: Se considera empate cuando al sumar todos los puntos, varios aprendices tienen el mismo resultado final en el Centro de Formacin. Si
los cupos asignados al Centro de Formacin Profesional alcanzan para todos los inscritos, se adjudica a todos y no habr criterio de desempate.
En caso de empate en el (los) ltimo(s) cupo(s) de adjudicacin, se utilizar como primer criterio de desempate quienes hayan obtenido mayor puntuacin en los
cuatro primeros tems de la prioridad de asignacin indicados en el numeral anterior. En caso de que los recursos no alcancen para todos los ganadores del
desempate los adjudicatarios sern escogidos dentro de ellos por sorteo, en el cual participarn el Subdirector del Centro, el Coordinador de Formacin
Profesional, o quien haga sus veces, y dos lderes de los aprendices, quienes suscribirn la respectiva Acta.

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PROCEDIMIENTO APOYOS DE SOSTENIMIENTO

Versin: 01
Fecha: 11/10/2013
Cdigo: P007-GFPI

PROCESO: GESTIN DE LA FORMACIN PROFESIONAL INTEGRAL


PROCEDIMIENTO: APOYOS DE SOSTENIMIENTO
9. Asignacin de beneficiarios: Una vez terminado el tiempo de calificacin el Centro publicar el listado de los aprendices inscritos con el puntaje obtenido y
posteriormente debe a traves de SOFIA PLUS realizar la adjudicacin de los aprendices seleccionados, luego se debe generar a travs de este aplicativo el listado de
los aprendices adjudicados, segn el cronograma previsto. Este documento y la Resolucin que expida el Subdirector de Centro con la adjudicacin deber ser
enviado a la Direccin de Formacin Profesional de la Direccin General, con el fin de verificar el cumplimiento de los presentes lineamientos, realizar los
respectivos trmites de pago y el seguimiento, control y elaboracin de los informes consolidados del nivel nacional sobre el asunto.
Es responsabilidad del Centro de Formacin, en cabeza del Subdirector, garantizar la confiabilidad y transparencia del proceso y la publicacin del listado final de
aprendices beneficiados con el apoyo de sostenimiento, al igual que el seguimiento y cancelacin del beneficio otorgado a los aprendices.

10. Obligaciones de los aprendices: A partir del momento que los Aprendices resulten adjudicados con el Apoyo de Sostenimiento, debern cumplir con las
siguientes obligaciones:
a. Buen rendimiento acadmico durante su formacin.
b. No tener condicionamiento o cancelacin de la matrcula.
c. Reportar oportunamente al Centro de Formacin cualquier novedad de cambio de documento o de cuenta bancaria.
d. Informar por escrito al Subdirector de Centro su decisin de renunciar voluntariamente al Apoyo de Sostenimiento.
e. Informar oportunamente sobre la suscripcin de contrato de aprendizaje, de trabajo o de prestacin de servicios, o monitoria, o adjudicacin con Apoyos de
Sostenimiento FIC, o cualquier otro tipo de apoyo, al Centro de Formacin.
f. Prestar un servicio de gestor de monitoria programados por el Centro de Formacin durante su etapa lectiva, por un total de 40 horas mensuales relacionadas
con su formacin.
g. Entregar el informe mensual con sus respectivas evidencias de gestor de monitoria, entre los das 20 y 23 de cada mes, al encargado de Apoyos de Sostenimiento
en el Centro de Formacin.
h. Realizar entregas mensuales de las evidencias de aprendizaje.
i. Realizar entrega mensual de las evidencias del avance de su proyecto productivo al encargado de la unidad de emprendimiento durante su etapa productiva.
j. Suscribir un pagar en blanco con instrucciones a fin de respaldar los desembolsos no meritorios.
11.Responsabilidad del Centro: El Subdirector del Centro deber designar una persona responsable del seguimiento y control de los apoyos de sostenimiento. La
designacin de esta persona no exime de responsabilidad al Subdirector del Centro frente a las actuaciones, seguimiento y control del proceso de desembolsos de
los apoyos de sostenimiento.
La persona designada deber:
a. Apoyar en el proceso de verificacin de cumplimiento de requisitos, calificacin, adjudicacin y seguimiento de los Apoyos de Sostenimiento en el Centro de
Formacin a traves de SOFIA PLUS.
b. Registrar, en el momento que ocurran, las novedades que para cada caso afecten el pago a los Aprendices (tales como cancelacin del apoyo, cambio de
documento de identidad, fin de formacin, aplazamiento, consecucin del contrato de aprendizaje, registro de cuenta bancaria, fallecimiento del aprendiz, etc);
este registro debe hacerse hasta el da 27 de cada mes, considerando que esas novedades afectan el desembolso a realizar mensualmente a cada Aprendiz.
En caso que no se registre la novedad correspondiente a tiempo, se adelantarn las investigaciones y se establecern las responsabilidades a que haya lugar.
Adicional a esto el Centro debe realizar los trmites pertinentes para el reembolso del dinero por parte de los Aprendices, a travs del botn electrnico de pago
que se encuentra en la pgina web del SENA.
c. Hacer seguimiento a los actos acadmicos de condicionamiento o cancelacin de matrcula para reportar oportunamente las novedades.
El Subdirector del Centro de Formacin deber asignar a los asesores de Emprendimiento del Centro de Formacin, el apoyo y seguimiento a los Aprendices
beneficiarios para la formulacin y desarrollo de su proyecto productivo, quienes a su vez deben reportar el cumplimiento y los avances del mismo entre los das 20
y 23 de cada mes, a la persona responsable de apoyos de sostenimiento del Centro.

12. Desembolsos no causados: En los casos en que se cancelen apoyos de sostenimiento a Aprendices que no tuvieren derecho a dicho(s) desembolso(s), se
adelantar el procedimiento de cobro previsto en la Resolucin 00210 del 2007.
13. Aprendices de remplazo: Los Aprendices que queden en lista de elegibles en la convocatoria, debern cumplir con las siguientes condiciones para ser elegidos
como remplazos:
a. Estar inscrito en la convocatoria.
b. Estar registrado como elegible.
c. A la fecha del remplazo el Aprendiz debe cumplir con todos los requisitos, condiciones y obligaciones de la convocatoria.
d. Debe realizarse la debida cancelacin de los Aprendices salientes a travs de la pgina web del SENA, link Apoyos de Sostenimiento.
e. Para aquellos Aprendices de remplazo y de cancelacin, se deber expedir una Resolucin por parte del Subdirector del Centro en la cual se registre la novedad,
y junto con ello se debe enviar el reporte generado de SOFIA PLUS a la Direccin de Formacin Profesional, donde se registre el remplazo.
f. El Aprendiz en remplazo ser beneficiario del apoyo de sostenimiento por el tiempo que reste para finalizar la convocatoria.
14, Causal de suspensin o cancelacin del apoyo de sostenimiento: El apoyo de sostenimiento asignado a un Aprendiz se debe suspender o cancelar en los
siguientes casos:
a. Causales de Suspensin o Aplazamiento: Cundo el Aprendiz beneficiario solicite aplazamiento o interrupcin de su formacin. En estos dos eventos se
suspende el pago del apoyo de sostenimiento por el trmino del aplazamiento o interrupcin de su formacin sin superar la vigencia presupuestal respectiva.

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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
PROCEDIMIENTO APOYOS DE SOSTENIMIENTO

Versin: 01
Fecha: 11/10/2013
Cdigo: P007-GFPI

PROCESO: GESTIN DE LA FORMACIN PROFESIONAL INTEGRAL


PROCEDIMIENTO: APOYOS DE SOSTENIMIENTO
b. Causales de cancelacin:
1. Cuando el aprendiz se retire del programa de formacin profesional para el cual se matricul.
2. Cuando el aprendiz beneficiario solicite traslado de un programa de formacin a otro, mientras este adjudicado con el Apoyo de Sostenimiento.
3. Cuando el aprendiz sea sancionado con condicionamiento o cancelacin de la matrcula y ste conste en acto acadmico suscrito por el Subdirector del Centro de
Formacin respectivo, debidamente ejecutoriado.
4. Cuando el aprendiz suscriba contrato de aprendizaje, de trabajo o de prestacin de servicios, o tenga monitoria o apoyo FIC, o cualquier otro tipo de apoyo.
5. Cuando el aprendiz tenga o se le asigne otro tipo de subsidio asignado por las Alcaldas, Juntas Comunales, organismo del Estado, o del SENA.
6. Cuando se evidencie inexactitud en la informacin que di origen al beneficio.
7. Cuando el aprendiz haya tenido dos incumplimientos injustificados en la entrega de las evidencias de aprendizaje, o valoracin deficiente de las mismas durante
el ltimo trimestre de formacin.
8. Cuando el aprendiz no haga entrega mensual de las evidencias del avance de su proyecto productivo.
9. Cuando el aprendiz gestor de monitorias no cumpla con el plan y los tiempos acordados en dicha funcin, los cuales son previamente asignados por el Centro de
Formacin.
15. Pago de Apoyos de Sostenimiento: El pago del apoyo de sostenimiento se realizar conforme a las siguientes condiciones:
a. La convocatoria y los resultados de la adjudicacin de los apoyos deben ser publicados y divulgados ampliamente a travs de la web, las carteleras y los medios
de comunicacin de que dispongan cada uno de los Centros de Formacin Profesional y Regionales.
b. Se realizar el desembolso mes vencido en cuanta equivalente al 50% del SMLMV, excepto en los meses de Enero y Diciembre que se recibir el 25% del
SMLMV, debido a que el apoyo cubre la formacin y en este mes los aprendices estn en formacin 15 das
c. La fecha de iniciacin del derecho a los desembolsos de Apoyos de Sostenimiento ser a partir de la fecha de adjudicacin segn resolucin del Centro de
Formacin.
16. Para la aplicacin de este procedimiento es necesario tener en cuenta las siguientes definiciones:
- Adjudicacin: Actividad de calificar, seleccionar y beneficiar a un aprendiz con Apoyos de Sostenimiento
- Aprendiz de Reemplazo: Los aprendices que cumplen con los requisitos y estan en la lista de elegebiles, pero no fueron adjudicados por limite de cupos, pueden
ser adjudicados en reemplazo de un aprendiz adjudicado que por algun motivo pierde el apoyo de sostenimiento.
- Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas
- Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria
- Apoyo de Sostenimiento: Recurso en dinero o espcie que se otorga a los aprendices que se encuentran en una formacin titulada abierta, que son estrato 1 y 2 y
que no tienen contrato de aprendizaje.
- Beneficio: Es la ganancia que adquieren los aprendices al ser beneficiarios con el apoyo de sostenimiento.
Documentos asociados:
F001-P007-GFPI Formato de Registro Socioeconomico
F002-P007-GFPI Formato de Calificacion y Priorizacin
Plantilla Pagar
Ejemplo de Resolucin
Normatividad
Ley 789 de 2002
Decreto 4690 de 2005
Acuerdo 008 de 2009

Versin: 01

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA


SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
PROCEDIMIENTO APOYOS DE SOSTENIMIENTO
ACTIVIDADES

DESCRIPCIN

Fecha: 11/10/2013
Cdigo: P007-GFPI
RESPONSABLE

REGISTRO

INICIO

1.
Generar matriz de asignacin de cupos
por Centro de Formacin

2.
Aprobar Distribucin de cupos por el
CDN

3.
Generar Resolucin de Apertura de
Convocatoria

4.
Divulgar Convocatoria

5.
Generar y habilitar formulario de
inscripciones

6.
Consolidar y Publicar los registros
de aprendices inscritos

7.
Entregar documentacin soporte

Si

Con base en el recurso del BPIN ADMINISTRACIN DE CAPITALES PARA


APOYOS DE SOSTENIMIENTO PARA ALUMNOS EN FORMACIN, se
elabora una matriz de clculo donde se evalua la ejecucin de los
Centros de Formacin en cuanto a los cupos de apoyos de sostenimiento
asignados en la vigencia anterior, metas de formacin titulada y metas
de contrato de aprendizaje; esta matriz arroja la distribucin de cupos
por centro de formacin para la vigencia.

Direccin de
Formacin Profesional
Matriz de analisis
- Grupo de Gestin
Administrativa

El Consejo Directivo Nacional, analiza la propuesta de la distribucin de


los cupos de apoyos de sostenimiento para cada Centro de Formacin,
adems de la asignacin del rubro para pago de poliza y dotacin de
elementos de seguridad industrial.

Consejo Directivo
Nacional del SENA

Se proyecta la resolucin de apertura de convocatoria, en la cual se


describe el tiempo de convocatoria, el cronograma y la distribucin de
cupos por Centro de Formacin, para la adjudicacin de Apoyos de
Sostenimiento a los Aprendices SENA. Esta Resolucin debe ser revisada
y aprobada por la Direccin Juridica, Direccin de Formacin Profesional
para posterior firma del Director del SENA, luego de esto debe ser
publicada en el diario oficial.

Direccin de
Formacin Profesional
Resolucin de Apertura
- Grupo de Gestin
de Convocatoria
Administrativa y
Direccin Juridica

La Resolucin de Apertura de convocatoria debe ser remitida a los


Subidrectores de Centro para su gestin y puesta en marcha, esta
informacin debe ser publicada a travs de los diferentes medios de
comunicacin, con base en el cronograma de convocatoria

Direccin de
Formacin Profesional
- Grupo de Gestin
Administrativa,
Correo
Subdirectores de
Centros y Lideres de
Bienestar

Se disea y habilita un formulario en la WEB del SENA, para la


inscripcin de los aprendices, este formulario debe estar habiltado
durante el tiempo que describa el cronograma de la convocatoria. Cada
tres horas durante el tiempo de la inscripcin se debe realizar
seguimiento a los registros de inscripciones.

Direccin de
Formacin Profesional
- Grupo de Gestin
Administrativa

Se consolidan y depuran los registros de inscripcin a fin de eliminar


registros repetidos y no validos, el resultado de esta validacin es
publicada en la pagina de Apoyos de Sostenimiento (Sitio correo misena)
y remitido a los Subdirectores de Centro a travs de correo electrnico,
para que estos listados sean publicados durante el tiempo descrito en el
cronograma de la convocatoria, en los diferentes medios de
comunicacin del centro de formacin.

Direccin de
Formacin Profesional
- Grupo de Gestin
Consolidado con
Administrativa,
registros validos de
Subdirectores de
inscripcin.
Centros, Lideres de
Bienestar.

Los aprendices inscritos deberan entregar la documentacin soporte que


confirme su informacin socioeconomica, esta informacin debe
remitirla junto con el formato de registro socioeconmico, esta
documentacin debe ser entregada en la Oficina de Bienestar, quien a
su vez la validar.

Lideres de Bienestar,
encargados de Apoyos
Documentacin Soporte,
de Sostenimiento en el
F001-P007-GFPI
Centro de Formacin y
Aprendices

Acta de Consejo con la


aprobacin de la
propuesta

Si el aprendiz cumple con los requisitos pasa a la actividad 9 de lo


contratio pasa a la actividad 8

cumple los
requistios?

No

8.
Devolver Documentacin
la formacin

9.
Evaluar criterios de priorizacin

FIn

Se devuelve la documentacin al aprendiz informando el motivo de la


devolucin, terminando con su proceso de inscripcin.

Lideres de Bienestar,
encargados de Apoyos
Notificacin al aprendiz
de Sostenimiento en el
Centro de Formacin

Se evalua a los aprendices en el formato de Calificacin y Priorizacin el


cual contempla los criterios de evaluacin consignados en la resolucin
de apertura de convocatoria. Se deben ordenar de forma descendente
los resultados para la asignacin de los cupos

Lideres de Bienestar,
Formato de Calificacin
encargados de Apoyos
diligenciado F002-P007de Sostenimiento en el
GFPI
Centro de Formacin

Versin: 01

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA


SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
PROCEDIMIENTO APOYOS DE SOSTENIMIENTO
ACTIVIDADES

No

DESCRIPCIN

Fecha: 11/10/2013
Cdigo: P007-GFPI
RESPONSABLE

REGISTRO

Empate en la
puntuacin?

Si
Subdirectores de
Centros, Lideres de
En caso de existir empate en las utlimas posiciones de la tabla, el Centro
Bienestar y
de Formacin debe aplicar los criterios de desempate descritos en las
Acta de desempate
Profesionales
generalidades del procedimiento.
encargados de Apoyos
de Sostenimiento

10.
Realizar sorteo para desempate

A traves de SOFIA PLUS el Centro de Formacin debe registrar los


aprendices beneficiarios del apoyo de sostenimiento, este sistema valida
los requisitos que debe cumplir el aprendiz para ser beneficiario, luego
de adjudicar los aprendices se generar el reporte de adjudicados.

Subdirectores de
Centros, Lideres de
Bienestar y
Reporte de Aprendices
Profesionales
Adjudicados
encargados de Apoyos
de Sostenimiento

Con base en el reporte generado de aprendices adjudicados, el


Subdirector de Centro emite resolucin de adjudicacin, utilizando la
plantilla Resolucin que hace parte del procedimiento de control de
registros publicado en el Blog del SIG. Esta resolucin debe ser publicada
a traves de diferentes medios de comunicacin en el Centro de
Formacin para conocimiento de todos los aprendices. Ver ejemplo de
resolucin adjunto al procedimiento.

Subdirectores de
Centros, Lideres de
Bienestar y
Resolucin de
Profesionales
Adjudicacin
encargados de Apoyos
de Sostenimiento

13.
Remitir Resolucin y Reporte de
Adjudicacin

El Subidrector de Centro debe remitir a la Direccin General, la


resolucin de adjudicacin junto con el reporte de adjudicados, segn
los tiempos establecidos en el cronograma de convocatoria.

Subdirectores de
Centros

14.
Validar informacin de adjudicacin
recibida

Se realiza la validacin de la informacin recibida, confirmando que la


informacin de la resolucin y el reporte de adjudicacin generado a
travs de SOFIA PLUS contengan los mismos datos.

Direccin de
Formacin Profesional
- Grupo de Gestin
Administrativa

La informacin
concuerda?

Si la Informacin concuerda pasa a la actividad 17 de lo contrario a la


actividad 15

11.
Adjudicar Aprendices

12.
Generar Resolucin de Adjudicacin

Si

Correo Electronico

No

15.
Remitir observaciones a los Centros
de Formacin

16.
Modificar segun obervaciones enviadas y
remitir nuevamente

17.
Consolidar y Publicacin de aprendices
adjudicados

18.
Convocar aprendices adjudicados a
reunion para informacin general

Act.
11

Cuando la informacin reportada tiene inconsistencias, se notifica a


travs de correo electrnico al Subdirector de centro y al Responsable
de Bienestar el resultado de la verificacin

Direccin de
Formacin Profesional
Correo Electronico
- Grupo de Gestin
Administrativa

El Centro de Formacin debe realizar las modificaciones pertinentes y


remitirlas nuevamente para validacin a la Direccin de Formacin
Profesional - Grupo de Gestin Administrativa.

Subdirectores de
Centros, Lideres de
Resolucin de
Bienestar y
Adjudicacin y Reporte
Profesionales
de Adjudicados
encargados de Apoyos
de Sostenimiento

Consolidacin de la informacin de los aprendices adjudicados por los


Centros de Formacin para control y seguimiento de novedades y
desembolsos. Esta consolidacin debe ser notificada a los Subdirectores
de Centro, para ser publicada a travs de los diferentes medios de
comunicacin del Centro de Formacin.

Direccin de
Consolidado con
Formacin Profesional
aprendices adjudicados - Grupo de Gestin
Correo Electronico
Administrativa

Convocar a los aprendices a una reunin de confirmacin de la


adjudicacin, en esta se debe informar a los aprendices sobre sus
derecho y deberes como beneficiario, informar su lugar de monitoria,
programacin de capacitaciones de las unidades de emprendimiento y
solicitud de la apertura de cuentas para posterior notificacin a la
Direccin General. El aprendiz es notificado de la necesidad de firmar
un pagare en blanco el cual respaldara en caso de desembolsos no
meritorios la devolucin de los recursos.

Subdirectores de
Centros, Lideres de
Acta de reunion, firma
Bienestar y
de asistencia y pagare
Profesionales
firmado
encargados de Apoyos
de Sostenimiento

Versin: 01

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA


SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
PROCEDIMIENTO APOYOS DE SOSTENIMIENTO
ACTIVIDADES

DESCRIPCIN

Cdigo: P007-GFPI
RESPONSABLE

REGISTRO

A traves de SOFIA PLUS se reportan las novedades tales como: cambio


de documento, registro de cuenta bancaria, cancelacin del apoyo de
sostenimiento, aplazamiento del apoyo de sostenimiento. Estas
novedades se reportan entre el dia primero (1) y veintisiete (27) de cada
mes.

Persona encargada de
Apoyos de
Reporte SOFIA PLUS
Sostenimiento en el
Centro de Formacin

Si hubo cancelacin de aprendices beneficiarios del apoyo, el Centro de


Formacin dentro de los cinco (5) primeros das hbiles del siguiente
mes a la cancelacin, reemplaza estos cupos con los aprendices que se
encuentren en la lista de elegibles y que a la fecha cumplan con los
requisitos de la convocatoria.

Subdirectores de
Centros, Lideres de
Bienestar y
Profesionales
encargados de Apoyos
de Sostenimiento

21.
Actualizar consolidado de adjudicados
con novedades reportadas y aprendices
de reemplazo

Esta incluye la actualizacin de la informacin con las novedades


reportadas por los Centros de Formacin en SOFIA PLUS, para actualizar
el estado y los datos de los aprendices adjudicados y de la consolidacin
de los aprendices de reemplazo.

Direccin de
Consolidado de
Formacin Profesional
aprendices adjudicados
- Grupo de Gestin
actualizado
Administrativa

22.
Generar archivos planos con valor cero
para pre notificacin

Direccin de
Luego de actualizados los estados en la convocatoria de los aprendices,
Formacin Profesional Archivo plano para pre
los cambios de documento, los datos bancarios y demas validaciones, se
- Grupo de Gestin
notificacin.
generan los archivos planos con valor cero.
Administrativa

19.
Reportar Novedades de Aprendices

No

Fecha: 11/10/2013

Hay cupos para


reemplazo?

Si

20.
Reportar aprendices de reemplazo

Act.
11

Los archivos plano permiten la pre notificacin del estado actual de los
datos bancarios para desembolso, estos son remitidos a la Tesoreria de
la Direccin General, el resultado de esta validacin es entregado
nuevamente a la Direccin de Formacin Profesional

Direccin
Administrativa y
Financiera - Grupo de
Tesoreria

Resultado de la pre
notificacin

24.
Actualizar informacin con resultados

Se cruza el resultado de la pre notificacin contra el consolidado de


aprendices para desembolso mensual, con base en esto se realizan los
calculos pertinentes para desembolso.

Direccin de
Formacin Profesional
- Grupo de Gestin
Administrativa

Consolidado con calculos


para desembolso y
aprendices efectivos
para pago

25.
Calcular valor total de desembolso

Con base en los calculos para pago, se envia un CI x Radicar con la


solicitud de Orden de Pago al Grupo de Contabilidad, indicando el valor
del orden, el mes o los meses de desembolso, la convocatoria, el
numero de aprendices beneficiarios y el registro presupuestal, esta es
radicada en fisico en el Grupo de Contabilidad de la Direccin General.

Direccin de
Formacin Profesional CI x Radicar enviado y
- Grupo de Gestin
radicado en fisico.
Administrativa

Solicitud, Generacin y Asignacin de la Orden de Pago para


desembolso.Ver procedimiento de egresos cadena presupuestal.

Direccin
Administrativa y
Financiera - Grupo de
Tesoreria y Grupo de
Contabilidad

27.
Generar archivos planos con valor para
notificacin de pago

Luego de recibido el numero de orden de pago, se generan los planos


para notificacin de los desembolsos mensuales.

Direccin de
Formacin Profesional Planos de Notificacin
- Grupo de Gestin
para pago.
Administrativa

28.
Remitir a Tesoreria archivos para
desembolso

Los archivos plano de notificacin son remitidos a la Tesoreria de la


Direccin General. Los resultados de estos pagos son remitidos a la
Direccin de Formacin Profesional para informar a nivel nacional los
desembolsos efectuados.

Direccin
Administrativa y
Financiera - Grupo de
Tesoreria

Actualizacin de los desembolsos realizados y confirmacin de los


desembolsos, aprendices con rechazo, aprendices sin cuenta bancaria y
todo resultado de pago a los Centros de Formacin a traves de correo
masivo.

Direccin de
Formacin Profesional Consolidado actualizado,
- Grupo de Gestin
correo electronico
Administrativa

23.
Validar planos y remitir resultados de la
pre notificacin

26.
Solicitar, Radicar y Generar Oden de Pago

29.
Actualizar informacin con resultados de
notificacin y publicacin de resultados

Fin

Orden de Pago

Desembolsos Efectivos

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