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EL OBJETIVO

Qu es un Objetivo?
Podramos afirmar que OBJETIVO es una de las piedras angulares de la
Administracin.
Desde los tiempos bblicos, los administradores han conocido y utilizado
objetivos, pero no fue hasta el 1954 cuando Peter Drucker acuo el termino
al usarlo como base para un sistema administrativo.
Podramos definirlo como "los fines hacia los cuales se dirige el
comportamiento de una organizacin" (Duncan, 1975; Glueck, 198O) o como
un "resultado que se desea lograr" (Byars, 1984) o incluso "como una medida
de eficiencia del proceso de conversin de recursos" (Ansoff, 1976).
IMPORTANCIA de los Objetivos
Los objetivos poseen facultades inherentes en si mismas que catalizan la
accin, stos ayudan a identificar lo que se debe hacer, minimizando la
incertidumbre y por ende, achican las falsas interpretaciones.
La Organizacin (empresa), a travs de los Objetivos, dispone de un poderoso
instrumento que le sirve de gua para:
1. La toma de decisiones:
Una de las principales funciones del nivel Supervisorio, es precisamente tomar
decisiones que influyen directamente en la operacin diaria y en forma
indirecta justifican la existencia de la organizacin y por ende, del personal de
la misma.
Una vez que se formulan los objetivos, todo el personal sabe en qu direccin
debe apuntar sus esfuerzos.
2. La evaluacin de desempeo:
El aporte de todo el personal de una empresa debe ser evaluado para medir la
productividad individual y determinar lo que se puede hacer para optimizarla y
mejorarla.
Los objetivos son los criterios que se deben utilizar como base para definir los
Indicadores de Gestin.
3. La eficiencia de la organizacin:
La eficiencia se define en trminos de la calidad total del esfuerzo humano y de
recursos que una empresa invierte para alcanzar sus objetivos.

Sabemos que la ineficiencia se convierte en un costoso desperdicio de recursos


(humanos y financieros), por lo tanto, antes de que se intente mejorar la
eficiencia de una empresa, el nivel supervisorio, DEBE digerir y lograr una real
y clara comprensin de los Objetivos Estratgicos, slo as podr utilizar los
recursos limitados a su disposicin tan eficientemente como le sea posible.
Antes del 2 est el 1
El proceso inicia con la definicin de la Misin y Visin, lgicamente, para
cumplir con stas, definiremos los Objetivos Generales (Estratgicos) que
detonarn la reaccin en cadena hasta llegar a los Objetivos Especficos.
1.- Objetivos Generales (Estratgicos)
Su definicin no es una tarea fcil, stos deben ser un claro reflejo de lo
estipulado en la Planificacin Estratgica, deben expresarse en funcin de
Metas que se propone alcanzar a nivel global a largo plazo, en funcin por
supuesto, de su Misin y Visin, sin olvidar la situacin actual del entorno y
sobre todo de su proyeccin a futuro y de las oportunidades y amenazas que
ste presenta, otra variable a tomar en cuenta, la propia situacin interna de la
empresa, de sus fortalezas y debilidades, de su capacidad actual y potencial,
en relacin con su entorno.
2.- Objetivos Especficos
Para cumplir con los Objetivos Generales (Estratgicos) se requiere de la
participacin de toda la empresa por ende, se requiere el desglose de estos,
hasta llegar a los Objetivos Especficos de cada unidad organizativa de la
empresa.
Para garantizar el flujo de informacin y la interrelacin organizativa, stos
necesariamente tienen que ser:
.- claros
.- especficos
.- realistas
.- medibles
Qu es Estrategia?
La palabra Estrategia procede del griego stratos (ejercito) y ag (dirigir),
equivale a dirigir ejrcitos agein (conducir, guiar).

El empleo de la Estrategia data desde el origen del hombre y toma fuerza en el


campo militar, pero no fue hasta el 1962 cuando Chandler y Andrews usaron el
trmino en el rea de Gerencia, resaltando el hecho que tanto en el mundo
militar como en la Administracin tiene un factor comn, en ambas reas
implica un plan de alcance total.
Qu es la Planificacin Estratgica?
La Planificacin Estratgica es un proceso por medio del cual se evala la
naturaleza del negocio y en funcin de la Misin y Visin se definen los
objetivos a largo plazo, identificando metas y objetivos cuantitativos,
desarrollando estrategias para alcanzar dichos objetivos y localizando recursos
para llevar a cabo dichas estrategias, con un solo fin, cumplir con la Misin y
apuntando a cristalizar la Visin.
La Planificacin Estratgica, al dar respuesta a Dnde nos encontramos hoy?,
A dnde queremos ir? y Cmo podemos llegar?, se convierte en una gua por
medio de la cual, se organiza y centraliza todo el esfuerzo del personal,
garantizando que todos como un todo, trabajemos en pro del bienestar de la
Empresa.
Los 5 Factores clave en la
Elaboracin de un plan estratgico.
Antes de iniciar el proceso de planificacin hay que asegurarse de tener:
Compromiso real y activo por parte del nivel Gerencial, durante todo el
proceso de planificacin y posteriores acciones.
Resolucin de las crisis y posibles conflictos (en caso de existir) que pueden
interferir con el compromiso y participacin durante todo el proceso.
Que el personal entienda la importancia del porqu de la planificacin y lo
que se puede y no se puede acometer, as como lograr un consenso sobre las
expectativas.
Un compromiso de los recursos para llevar a cabo los planes.
La mejor disposicin para cuestionar el status quo y plantear posibles
optimizaciones.
Riesgos en su elaboracin
Centralizacin de la toma de decisin
Una excesiva exigencia burocrtica del proceso de planificacin

No interrelacionar el proceso de planificacin con la evaluacin de la


institucin actual y las propuestas de mejoras continas
Usar el Plan Estratgico a manera de publicidad interior y exterior
La apata y poco inters por parte del personal supervisorio
Apresuramiento en lograr resultados, ya que la planificacin no es un fin sino
un instrumento
Una ausencia de mecanismos de seguimiento y control con su
correspondiente evaluacin.
Es importante resaltar la curiosa coincidencia en un nmero importante de
autores en el tema, que aseguran que el diseo de Planes de Contingencia,
mecanismos de Seguimiento y Control, una Estructura Organizacional
Descentralizada y Flexible, complementan un exitoso proceso de Planificacin
Estratgica.
Los 3 pasos a seguir
1. Diagnstico, partiendo de donde estamos parados, se describen la Misin y
la Visin y se definen los aspectos principales del proceso de planificacin que
se deben cumplir.
2. Elaboracin, habindose analizado la situacin actual, se recogen los datos
del entorno y se evalan y valoran los servicios y productos que disponemos.
Basndonos en este cmulo de informacin, se definimos los Objetivos
Estratgicos y sus correspondientes estrategias para alcanzarlos.
3. Implantacin, a estas alturas, ya tenemos las estrategias, ahora se
planifican y priorizan las acciones necesarias para llevarlas a cabo y se inicia su
ejecucin. En paralelo se realiza un Seguimiento y Control de la Gestin.
Cmo se enuncia un Objetivo?
El nombre de un Objetivo debe iniciar con un verbo en modo infinitivo, esto
quiere decir que terminar en: ar, er, ir. A manera de ejemplo:
De conocimientos: Analizar, conocer, describir, enumerar, explicar, relacionar,
resumir, etc.
De habilidades:
Aplicar, construir, demostrar, elaborar, experimentar, hacer
funcionar, manejar, usar, utilizar, planificar, etc.
De actitudes:
Aceptar, apreciar, comportarse, preferir, respetar, sentir,
tolerar, valorar, etc.
CRITERIOS para su definicin

Conveniente. Un requisito obvio para un objetivo es que su logro debe apoyar a


la Misin y Visin de la Empresa. Todo Objetivo que no cumpla con este criterio
debe ser causa de amonestacin al nivel supervisorio
Medible. Los Objetivos debern establecer, en trminos concretos, lo que se
espera que ocurra y cundo. Los Objetivos deben cuantificarse en trminos,
tales como cantidad, tiempo, costo, ndice, porcentaje, tasa, o en pasos
especficos a seguirse, etc...
Factible. Todo Objetivo debe ser necesariamente factible, plantear lo contrario
es ilusorio e inaceptable.
Flexible. Cuando surjan contingencias inesperadas, debe ser posible modificar
su alcance.

Motivador. En la mayora de las organizaciones, los Objetivos motivadores son


aquellos que requieren un mayor aporte intelectual por parte del personal. Un
Objetivo fcil de alcanzar es muy poco motivador.
Comprensible. Tanto el nombre como su definicin deben redactarse con
palabras muy sencillas y comprensibles. Sin embargo, sin importar cmo estn
formulados, el nivel supervisorio deben asegurarse de que sean comprendidos,
como mnimo, por todos aquellos involucrados con sus logros.
Compromiso. Una vez que se haya llegado a un acuerdo respecto a los
Objetivos, debe existir un compromiso, de parte de todos, para lograrlos.
Participacin. Es necesario resaltar que los mejores resultados se logran
cuando aquellos responsables del logro de Objetivos participan en la definicin
de los mismos. Adems, el involucrarse en el proceso de definicin ayuda a
satisfacer las necesidades de las personas a ser til.
la APO que es?

La Administracin por Objetivos Administracin por Resultados, es la


Gerencia Participativa por Excelencia.

Podramos definirla como un Proceso que se basa, principalmente, en la


definicin de Objetivos y Metas, con su correspondiente asignacin para su

cumplimiento y cuyo desempeo, es evaluado en funcin de los resultados


obtenidos.

Su elemento ms importante es el hincapi en la fijacin de Objetivos, Metas,


la Planeacin y la revisin peridica de los Progresos, generando acciones
correctivas para su Optimizacin.

Gerencia Participativa?

sIG Objetivos
La Elaboracin del enunciado y la definicin del Objetivo, es una labor
conjunta entre el Supervisor y Supervisado, ambos participan activamente en
el proceso.

Cada Unidad Organizativa elabora sus Objetivos. Con carcter cuantificable


(numrico) con tiempos finitos y predeterminados (medibles), la APO se
fundamentada en la elaboracin de Objetivos por niveles de Gerencia. Se
recomienda definir de cuatro (4) a ocho (8) objetivos (como mximo) para cada
posicin.

Debe existir una Interrelacin entre los Objetivos de los diferentes


departamentos, ya que todos al unsono, apuntan a satisfacer la Planificacin
Estratgica. Esa Interrelacin involucra Objetivos Funcionales con Objetivos de
Produccin (TODOS los Objetivos de la Empresa).

Elaboracin de planes tcticos y planes operacionales, con nfasis en el


Seguimiento y Control. A partir de los Objetivos de cada departamento, el
Supervisor y Supervisado elaboran los planes tcticos adecuados para
alcanzarlos, convirtindose en instrumentos para el trabajo diario. Tal como lo
estipula la APO haciendo nfasis en la cuantificacin, la medicin y el control
(ojo, no confundir Control por Objetivos con Gerencia por Objetivos), se hace
necesario medir los resultados y compararlos con lo previsto en la

planificacin. Todo aquello que no puede ser medido no puede ser controlado y
todo lo que no puede ser controlado no puede ser mejorado.

Evaluacin permanente, revisin, retroalimentacin y reciclaje de los planes


son unas de las fortalezas de la APO.

Participacin activa de los Supervisorios y Supervisados. El carburante y carta


de Presentacin de la APO es precisamente la interrelacin Supervisor
Supervisado.

Apoyo constante de la Gerencia de Alto Nivel, durante las primeras etapas


del proceso. La frase hgalo usted mismo est prohibida y fuera de lugar, se
debe tener cuidado con la delegacin, la APO exige coordinacin, interrelacin
e integracin de esfuerzos.
2 hiptesis fundamentales

Orientacin hacia el objetivo


Si una persona est orientada hacia un objetivo, tendr el incentivo necesario
para dedicarle ms esfuerzo y dedicacin para alcanzarlo, siendo todo lo
contrario, si NO est involucrado.

Profeca autorrealizada
El principio de la Profeca Autorrealizada, el cual afirma que siempre que se
predice que algo suceder, se hace todo lo posible para lograr que suceda.

Los 4 elementos claves

1. Comunicacin , Clara comunicacin y fluidez entre Supervisor y


Supervisado.

2. Alcanzables, Metas reales, factibles y alcanzables.

3. Medir, Medir cuantitativamente las Metas y sus avances en el tiempo.

4. Retroalimentacin , Su arma ms poderosa, la Retroalimentacin continua


de sus aciertos y desaciertos.

Ventajas de la APO

Le Permite al empleado sentirse til.

El empleado siente el apoyo del nivel Supervisorio.

Tener una Planificacin Estratgica blindada con Objetivos que centralizan el


aporte de todos.

Mejora notablemente, la comunicacin y flujo de informacin entre los


Supervisores y Supervisados.

Garantiza que todos los empleados conozcan la Misin, la Visin y la


Planificacin Estratgica de la empresa.

Humaniza y hace ms justo el proceso de evaluacin al centrarse en logros


especficos, preestablecidos y acordados, previo al inicio de las actividades.
Que es el Control?

El Control es la funcin administrativa por medio de la cual se evala el


rendimiento.

Podramos decir que es la funcin administrativa que permite medir y corregir


el desempeo individual y organizacional asegurando que los hechos se
ajusten a los planes de las empresas. En dicha medicin, muestra donde
existen desviaciones y ayuda a corregirlas.

Toda empresa puede tener excelentes planes, una estructura organizacional


adecuada y una direccin eficiente, sin embargo el Gerente, sin un mecanismo
de Control, nunca podr estar seguro de la situacin real de su Gerencia y
mucho menos de la Empresa.
tipos de CONTROL

Tal como lo expuso George R. Terry en su libro "Principios de Administracin"


existen 3 tipos de control:

Control Preliminar
Este tipo de Control inicia en la etapa de anlisis y diseo del proceso que se
controlar, incluso en la elaboracin de la Planificacin Estratgica. En vez de
esperar los resultados y compararlos con los planificados es posible proyectar
el control limitando las actividades por adelantado. La aplicacin de este tipo
de Control requiere experiencia y madurez.

Control Concurrente
Este tipo de Control inicia con la ejecucin de las actividades reflejadas en la
planificacin (cronograma) y termina con ella. Su principal funcin es
garantizar la correcta ejecucin de las actividades en el tiempo especfico y
bajo las condiciones preestablecidas y acordadas.

Control de Retroalimentacin

Este tipo de Control se enfoca sobre el uso de la informacin recolectada. Su


principal desventaja es que su ejecucin es a posteriores, es decir, el dao ya
est hecho.
Fases del CONTROL

Definicin de estndares y criterios. Antes de iniciar se establecen las reglas


de juego en cuanto a los patrones de comparacin.

Monitoreo del desempeo. Se observa la ejecucin de las actividades.

Comparacin del desempeo con el estndar establecido. Se realiza la


comparacin y de determina la existencia de la desviacin.

Accin para corregir la desviacin entre el desempeo real y el desempeo


esperado. De encontrarse la desviacin, se plantean las acciones correctivas
se plantean posibles acciones preventivas, si fuera el caso.