ORGANIZACIN

La palabra organizacin proviene del griego organon

que significa instrumento. La organizacin es un grupo
de personas con una meta comn, unidos por un
conjunto de relaciones de responsabilidad-autoridad.
Una de las responsabilidades de la administracin es
organizar los recursos de la empresa disponibles para
realizar operaciones efectivas.
La organizacin es una funcin que persigue obtener
un fin, que fue previamente definido a travs de la
planeacin. Busca efectuar una serie de actividades y
despus coordinarlas de tal forma que el conjunto de
las mismas que acte como una sola, para lograr
propsitos comunes.
El proceso de organizar es bsico para todos los tipos
de empresas. Una vez formulados los objetivos y
planes, la administracin debe crear una manera
ordenada de reunir recursos fsicos y humanos
efectivos para alcanzar las metas de la empresa.
Concepto
Se revisaron algunas definiciones ms nombradas de
tratadistas relevantes sobre el tema:
Koontz-ODonnell-Weihrich
La organizacin consiste en la identificacin y
clasificacin de las actividades requeridas, la
agrupacin de las actividades necesarias para el
cumplimiento de objetivos, la asignacin de cada
grupo de actividades de un administrador dotado de
capacidad
necesaria
para
supervisarlo
y
la
estipulacin de coordinacin horizontal y vertical en la
estructura organizacional.

Montana/Charnov
Organizacin es la entidad que hace posible que un
grupo o equipo trabajen juntos con ms eficiencia de
la que lograran solos para alcanzar metas.
Organizacin es un grupo de individuos con una meta
comn unidos por un conjunto de relaciones de
responsabilidad-autoridad.
Munch
Organizacin es el establecimiento de la estructura
necesaria para la sistematizacin racional de los
recursos, mediante la determinacin de jerarquas,
disposicin, correlacin y agrupacin de actividades,
con el fin de poder realizar y simplificar las funciones
del grupo social.
Para efectos de este libro, se definir de la siguiente
manera:
Organizacin es agrupar, estructurar y ordenar con
base en el tamao y giro de la empresa, el trabajo, la
departamentalizacin, la autoridad-responsabilidad,
los equipos y grupos, para que se cumplan con
eficacia y eficiencia los planes definidos.
Importancia de la organizacin
La organizacin es importante porque:
Define la estructura correcta de las empresas.
Determina los niveles jerrquicos indicados para
el funcionamiento eficiente de sus integrantes.
Elimina la duplicidad de funciones en la
departamentalizacin.
Es un medio para lograr lo planeado.

 Coordina la divisin del trabajo para que se d un

orden.
Determina la estructura, para que las fases de
direccin y control tengan bases confiables.
Principios de la organizacin
Los principios de la organizacin a observar y cumplir
son:
Especializacin. Dividir y asignar el trabajo de
acuerdo con la actitud de cada persona, es decir,
tomando como base su perfil.
Unidad de mando. Para cada funcin, actividad
o trabajo habr un solo jefe a quien se debern de
reportar los resultados.
Jerarqua. Es importante definir el nivel
jerrquico de autoridad para que de ah se
desprendan las rdenes necesarias para lograr los
planes, de esta forma, la autoridad y la
responsabilidad deben de seguir una lnea clara
desde el ms alto ejecutivo hasta el nivel
operativo.
Del objetivo. Todas las funciones y actividades
de
la
organizacin
deben
relacionarse
sinrgicamente con los objetivos y propsitos del
grupo social.
Paridad de autoridad y responsabilidad. A
toda
autoridad
le
corresponde
una
responsabilidad para que se cumpla la misma. No
es correcto hacer responsable a las personas por
determinada funcin si no se le confa la
autoridad necesaria para llevarla a cabo.
Difusin. Este principio nos dice que se debe
aplicar en forma escrita las obligaciones de cada

puesto para que se cumpla la responsabilidad y

autoridad.
Amplitud o tramo de control. El tramo de
control funcionar correctamente cuando adems
de integrar el curso humano a la empresa, debe
de adiestrarlo, capacitarlo o actualizarlo segn
sea el caso y realizando este se tendr la certeza
de que los colaboradores cumplirn en forma
correcta su responsabilidad.
De la coordinacin. La coordinacin de las
partes de una organizacin debe estar equilibrada
en su departamentalizacin de sus recursos para
cumplir con los objetivos.
Tipos, etapas o procesos de la organizacin
La organizacin trae como resultado una estructura
formal que debe considerarse como marco que integra
todas las funciones de acuerdo con el modelo elegido
por los dirigentes, el cual sugiere orden, arreglo lgico
y relacin armnica. Los lineamientos generales de la
organizacin de una empresa les sugiere esa
estructura, ubicando el marco dentro del cual las
personas pueden trabajar motivadas y en forma
efectiva.
Organizacin formal
Una definicin de lo que es organizacin formal se
ubica en textos de Administracin, pero para este libro
enunciaremos algunas de ellas.
Henry Fayol dice: Organizar una empresa es
proveerla de todo lo que es til para su
funcionamiento, materias, herramientas, capital y
personal. (Puede hacerse en este conjunto dos

grandes divisiones, el organismo material y el

organismo social.)
Money y Riley dicen que: Organizacin, en el
sentido formal, significa orden y corolario, un
procedimiento ordenado y organizado.
H. Koontz y C. ODonnell afirman al
respecto: La organizacin se considera aqu
como un establecimiento de relaciones de
autoridad con medidas encaminadas a lograr una
coordinacin estructural, tanto vertical como
horizontal, entre los cargos a quienes se han
asignado
tareas
especializadas
para
la
consecucin de los objetivos de la empresa. As
pues, consiste en las relaciones estructurales por
medio de las cuales la empresa llega a obtener la
cohesin y el armazn en el que se coordina el
esfuerzo individual.
En la organizacin formal generalmente se presenta
en cartas de organizacin u organigramas, que son
formas objetivas por medio de las cuales se presenta
la estructura autorizada de la empresa, tambin son
parte de los manuales de la organizacin, que
definen por escrito la organizacin de la empresa para
asegurarse que las responsabilidades de todos son
comprendidas por los interesados.
Organizacin informal
La organizacin informal se puede definir como redes
de alianzas o esferas de influencia, que existen
aunque no se hayan tomado en cuenta en el
organigrama formal.

En todas las empresas, las organizaciones informales

definen sus propias reglas y tradiciones, que nunca se
definen por escrito porque se cumplen habitualmente.
Este tipo de organizacin cuenta con sus objetivos,
que pueden estar en contra de los objetivos de la
empresa, o bien estar de acuerdo con ellos. La
organizacin informal es lo que resulta de las
relaciones individuales colectivas de los individuos
ante la organizacin formal.
En la organizacin informal existen influencias por
medio de presiones informales. Es frecuente que una
organizacin est integrada por pequeos grupos o
camarillas, formadas por amistad, proximidad, tipo de
trabajo, similitud de objetivos y otras. Estas
estructuras individuales suelen no coincidir con los
grupos que se han establecido de manera formal.
La organizacin informal se puede observar en cinco
niveles diferentes:
1. La organizacin informal total, considera como un
sistema de grupos relacionados entre s.
2. La organizacin informal constituida en grupos
mayores de opinin o de presin sobre algn
asunto particular de la poltica de la empresa
(personal eventual).
3. Grupos informales creados en la similitud de
labores y que tienen una relacin generalmente
ntima, por ejemplo, las camarillas o palomillas.
4. Grupos pequeos de tres y cuatro personas
relacionados ntimamente y miembros a su vez de
palomillas y camarillas.
5. Individuos aislados que es muy raro que
participen en actividades sociales.

La organizacin informal, cuando se integra con fines

positivos, viene a favorecer enormemente al buen
desarrollo de la organizacin formal, en caso contrario,
perjudica a la misma.
Analizando la definicin de tipologa de las
organizaciones, debemos entender qu es tipologa.
Segn la Real Academia tipo quiere decir ejemplar,
modelo, smbolo que significa en caso figurado, y
logos estudio o tratado, en otras palabras, tipologa
se refiere al estudio de los modelos a travs de los
cuales
puede
desarrollarse
un
sistema
de
organizacin. Por lo anterior, tipologa de las
organizaciones es el medio por el cual se puede definir
la estructura ms correcta para el logro de los
objetivos o metas de cualquier empresa.
Fases de la organizacin
Las partes que integran la organizacin de una
empresa son:
Divisin del trabajo:
Es un proceso elemental que se realiza en la
organizacin. En todo tipo de empresa el trabajo se
puede dividir de forma vertical y horizontal. La divisin
del trabajo vertical se sustenta en la fijacin de las
lneas de autoridad y establece los niveles que
integran
la
estructura
organizacional
vertical,
facilitando tambin el sentido de la comunicacin.
La divisin del trabajo horizontal se fundamenta en la
especializacin; de esta forma se puede generar ms
trabajo con el mismo esfuerzo al elevar la efectividad.

La divisin del trabajo es repartir y limitar las

actividades en forma vertical y horizontal, con el
propsito de realizar una funcin con efectividad.
Departamentalizacin:
El mtodo que ms se utiliza para realizar la divisin
del trabajo es la departamentalizacin.
La departamentalizacin es la separacin y
agrupamiento de las funciones y operaciones en reas
especficas. La departamentalizacin contempla
actividades de grupo en unidades de trabajo
sinrgicas, como pueden ser: funcionales, por
producto, geogrficas o por territorio, tcnicas o
tiempo.
o Departamentalizacin funcional
La departamentalizacin funcional se utiliza
cuando las unidades de la organizacin se forman
por la naturaleza del trabajo. En las empresas
industriales, por ejemplo, tienen cuatro funciones
bsicas: produccin, finanzas, mercadotecnia y
recursos humanos.
Cada una de las funciones bsicas anteriores se
agrupa para lograr la especializacin, y con esto
una mejor efectividad de personal; lo anterior se
observa en el cuadro 3-3.

o Departamentalizacin por productos

La departamentalizacin por productos o servicios
se realiza con base en un producto o grupo de
productos que se relacionan entre s, por ejemplo,
en una empresa del giro alimenticio, el rea de
produccin sera: frutas, legumbres, chiles; lo
anterior se observa en el cuadro 3-4.

o Departamentalizacin geogrfica o por territorios:

La departamentalizacin geogrfica es ms
probable que se aplique en organizaciones que
tienen operaciones u oficinas dispersas y
autnomas fsicamente. Se aplica principalmente
en el rea de ventas. Por ejemplo, una empresa
que realiza ventas a nivel nacional, su divisin
sera: zona norte, zona sur, zona oriente y zona
poniente.
Lo anterior se observa en el cuadro 3-5.

o Departamentalizacin por clientes:

La departamentalizacin por clientes se basa en

la divisin por clientes servidos. Por lo general se
utiliza en empresas comerciales. Por ejemplo,
una empresa que se dedica a comercializar
prendas terminadas de ropa, su divisin sera:
ventas de ropa, damas, caballeros, jnior, nios,
bebs; lo anterior se observa en el cuadro 3-6.

o Departamentalizacin por procesos o equipo:

El proceso o equipo que se utiliza para fabricar
un producto es la base para crear una divisin
departamental agrupndose las actividades
segn corresponda. Por ejemplo, el proceso de
produccin de una empresa metalmecnica
sera: diseo de modelos, moldes, fundicin,
cortado, pulido, terminado, empacado, etc. Lo
anterior se observa en el cuadro 3-7.

o Otros tipos de departamentalizacin:

Departamentalizacin por tiempo, conocida
tambin como secuencia. Por ejemplo, las
organizaciones que trabajan las 24 horas del

da se pueden departamentalizar de acuerdo

con el turno.
La departamentalizacin matricial o por
proyectos de organizacin se ha utilizado en
aos recientes en particular en industrias
aeroespaciales como la NASA.
La departamentalizacin por nmero simples
se practica cuando el elemento ms
importante para el xito es el nmero de
trabajadores.
Jerarquizacin
La jerarqua es otra parte de la fase de la
organizacin. El antecedente etimolgico de
jerarqua proviene de la raz griega hierarjes
(jerarca), cuyo significado es superior y principal en
la jerarqua eclesistica, que fue empleado
originalmente para determinar el sistema de
gobierno de la Iglesia que se integra de sacerdotes
ubicados en grados de niveles jerrquicos.
Administrativamente, jerarquizacin es la ubicacin
de las funciones de una empresa tomando como
base el orden de rango, grado, nivel o importancia.
La importancia de los niveles jerrquicos en la
organizacin es que representan el conjunto de
rganos agrupados con base en el grado de
autoridad y responsabilidad que tienen. Esto
contempla la definicin de la estructura de la
empresa estableciendo en forma correcta la
autoridad.
o Descripcin de funciones y obligaciones:
Una vez determinados y establecidos los niveles
jerrquicos y la departamentalizacin de la
empresa, es bsico definir la descripcin de
funciones y obligaciones del trabajo a desarrollar

en cada una de las unidades o puestos de toda la

estructura de la empresa. En la descripcin de
funciones se utiliza la tcnica de anlisis de
puestos, el manual de distribucin del trabajo,
entre otros.
Coordinacin
Las fases de la organizacin, divisin de trabajo,
jerarquizacin, departamentalizacin y descripcin
de funciones y obligaciones deben sincronizarse, es
decir, los recursos y los esfuerzos de la empresa que
son fortalezas deben trabajar unidos, en armona y
oportunamente para que se alcance el desarrollo,
progreso y mejora continua de la organizacin. Las
fases de la organizacin se observan en el cuadro 38.

Los sistemas de organizacin

Lineal o militar
La organizacin lineal o militar se entiende porque la
actividad de toma de decisiones se concentra en una
sola persona, sta toma todas las decisiones y tiene la
responsabilidad total del mando. La autoridad superior
asigna y distribuye el trabajo a los colaboradores para
que lo ejecuten, siguiendo estrictamente las
instrucciones dadas.

Ventajas:
Es claro y sencillo.
til en pequeas empresas.
No hay conflictos de autoridad ni fugas de
responsabilidad.
Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la
ejecucin de las mismas.
La disciplina es fcil de mantener.
Desventajas
Se carece de la especializacin.
No hay flexibilidad para futuras expansiones.
Es difcil capacitar a un jefe para supervisar todos
los aspectos que debe coordinar.
Se propicia la arbitrariedad del jefe, porque absorbe
toda la responsabilidad y autoridad.
Lo anterior se observa en el cuadro 3-9.

Organizacin funcional o de Taylor

Federico Taylor observ que la organizacin lineal no

proporcionaba la especializacin, por tal motivo,
propuso que el trabajo de supervisor se dividiera en
ocho especialistas, uno por cada actividad principal, y
que estos ocho tuvieran autoridad, cada uno en su
propio campo, sobre la totalidad del personal que
desarrollaba su trabajo relacionado con su funcin.
Esto se observa en el cuadro 3-10.

La organizacin funcional trata en cmo dividir el

trabajo y tomar en cuenta la especializacin de
manera que cada persona, desde el gerente hasta el
obrero, ejecuten el menor nmero posible de
funciones.
Ventajas:

Mayor especializacin.
El trabajo manual se separa del trabajo intelectual.
Se obtiene la ms alta eficiencia de cada persona.
La divisin del trabajo es planeada y no incidental.

 Disminuye la presin sobre un solo jefe por el

nmero de especialistas con que cuenta la
empresa.
Desventajas:
La no clara definicin de la autoridad da lugar a
problemas entre los jefes.
Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo
que afecta seriamente la disciplina y moral de los
trabajadores por contradiccin aparente o real de
las rdenes.
Se viola el principio de la unidad de mando, lo que
origina confusin y conflictos.
Lo anterior se observa en el cuadro 3-11.

Organizacin lneo-funcional
La combinacin de los tipos de organizacin estudiados
anteriormente, aprovechando las ventajas y evitando las

desventajas relacionadas con cada una, de esto resulta la

organizacin lneo-funcional, conservando:
De la organizacin lineal o militar, la autoridad y
responsabilidad que se transmite a travs de un solo jefe
para cada funcin especial (Cadena de mando).
De la funcional, la especializacin de cada actividad en
una funcin.
Este tipo de organizacin es la ms aplicada en la actualidad,
por tener mejores ventajas; se observa en el cuadro 3-12.

Como puede observarse, el gerente general debe respetar y

seguir los canales de comunicacin (lineal) adecuados para
cada una de las reas de actividad; por otro lado, como cada
una de stas conserva autoridad-responsabilidad concreta
dentro de su especialidad, ejemplo: la gerencia de finanzas
tiene total autoridad sobre las reas que le reportan.
Organizacin staf
Este tipo de organizacin surge por necesidad de las grandes
empresas y del desarrollo de la tecnologa, dando origen al
requerimiento de ayuda en el manejo de detalles y contar con
especialistas capaces de proporcionar informacin experta y
de asesora a las funciones de lnea.

Esta organizacin no cuenta con autoridad de lnea o poder

para toma de decisiones. Este tipo de organizacin se
presenta en la estructura con lnea punteada.
Ventajas:
Logra que los conocimientos expertos influyan sobre la
manera de resolver los problemas de direccin.
Hace realidad el principio de responsabilidad y la
autoridad indivisible, y al mismo tiempo, permite la
especializacin del staf.
Desventajas:
Si los deberes y responsabilidad de la asesora no se
delimitan claramente por medio de cuadros y manuales,
puede producirse una confusin alarmante en toda la
estructura.
Puede darse conflictos con los departamentos de la
organizacin lineal.
Puede no ser eficaz por falta de autoridad para realizar
sus funciones o por escasez de un respaldo inteligente
en la aplicacin de sus instrucciones.
Lo anterior se observa en el cuadro 3-13.

Organizacin por comits

La organizacin por comits consiste en asignar los diversos
asuntos de la Administracin a un cuerpo de personas que se
rene y se responsabiliza para discutir y tomas decisiones en
comn sobre problemas que se les encomiende.
Los comits se clasifican en:
Directivo. Representa a los accionistas de una empresa,
su trabajo es deliberar y resolver los asuntos que surgen
en la organizacin.
Ejecutivo. Lo nombra el comit directivo para que dirija
los acuerdos que ellos toman en la organizacin.
De vigilancia. Lo presenta personal de confianza cuya
funcin es inspeccionar las labores de los empleados de
la empresa.
Consultivo. Est compuesto por especialistas, que emiten
dictmenes sobre problemas que les son consultados.
Ventajas:
Las decisiones son ms objetivas, dado que representan
el conjunto de varios criterios.
Se comparte la responsabilidad entre los que integran el
comit.
Facilita que las ideas se fundamenten pero que a la vez
se critiquen.
Se
aprovechan
totalmente
los
conocimientos
especializados.
Desventajas:
En algunas ocasiones, las decisiones son lentas, dado
que las reuniones para deliberar son tardas.
Cuando se constituye un comit, es complicado
disolverlo.
En ciertas ocasiones, los ejecutivos se desligan de su
responsabilidad y utilizan el comit para que se hagan
responsables de sus propias actuaciones.
Lo anterior se observa en el cuadro 3-14.

Indicadores clave
Existe otro tipo de organizacin identificada como
organizacin matricial, tambin conocida como de
parrilla, de proyecto o administracin de producto.
Consiste, en trminos generales, en combinar la
departamentalizacin por proyecto con la de funciones.
El marco para realizar las relaciones formales de
responsabilidad,
autoridad
y
de
asumir
responsabilidades,
se
conoce
como
estructura
organizacional, incluyendo la de lnea, la funcional, de
staf y de comits.
La mayor parte de los estudios de la estructura
organizacional indica una relacin entre el ambiente y la
tecnologa empleada.
En consecuencia, se ha desarrollado en enfoque de
contingencias para la estructura organizacional, que
indica que numerosas fuerzas dinmicas pueden, y de
hecho afectan, la mencionada estructura.
Organigramas o grficas de organizacin
Hay diversos criterios para determinar el nombre con que se
designan las grficas en las que se representa la estructura de
una empresa. Algunos nombres que reciben son carta de
organizacin,
diagrama
de
organizacin,
cartograma,
ortograma y organigrama.

Los autores estadounidenses por lo general lo designan con el

nombre de cartas de organizacin. Para efectos de este libro
utilizaremos el nombre de organigrama.
Concepto
Organigrama es la grfica que muestra la estructura orgnica
interna de la organizacin formal de una empresa, sus
relaciones, sus niveles de jerarqua y las principales funciones
que se desarrollan.
Los organigramas son tiles instrumentos de organizacin y
nos muestran:

La divisin de funciones.
Los niveles jerrquicos.
Las lneas de autoridad y responsabilidad.
Los canales formales de la comunicacin.
La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento.
Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores,
entre otros.
Las relaciones que existen entre los diversos puestos de
la empresa, en cada departamento o seccin de la
misma.
Ventajas:
La aplicacin de los organigramas ofrece varias ventajas
precisas, entre las que sobresalen las siguientes:
Muestra quin depende de quin.
Indica algunas de las peculiaridades relevantes de la
estructura de una empresa, es decir, sus puntos dbiles y
fuertes.
Obliga a sus autores a aclarar sus ideas.
Sirve como historia de los cambios, instrumento de
enseanza y medio de informacin al pblico acerca de las
relaciones de trabajo de la empresa.
Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las
relaciones de trabajo de la empresa.

 Se utiliza como gua

empres.
Es til a toda clase
pequea, mediana
correspondiente.
Es base para que los
de su empresa.

para planear una expansin de la

de empresa ya sea microempresa,
y grande, as como su giro
ejecutivos conozcan la organizacin

Desventajas:
No muestra ms que las relaciones formales.
Imponen una rigidez innecesaria.
Son estadsticas, mientras que las organizaciones que
presentan estn cambiando siempre y por esta razn
pueden volverse obsoletas a corto plazo.
Indica qu relaciones existen y en algunos casos no
coinciden con las reales.
No muestra la regin de organizacin informal.
Contenido
Los organigramas deben de incluir los siguientes datos:
Ttulo de descripcin condensada de las actividades, que
incluye el nombre de la empresa y la actividad a que se
dedica.
Nombre del ejecutivo que formul el organigrama.
Fecha de formulacin.
Aprobacin, que debe ser de la alta direccin de la
empresa.
Leyenda, es decir, la explicacin de lneas y smbolos
especiales.
Tipos de organigramas
Los organigramas se clasifican de la forma siguiente:
Por su objetivo y/o contenido.
o Estructurales. Muestran solo
administrativa de la empresa.

la

estructura

o Funcionales. Es aqul que indica el cuerpo de la

grfica, as como las unidades, sus relaciones y las
principales funciones de los departamentos.
o Especiales. En stos se destacan algunas
caractersticas diferenciadas.
Por su rea o por su mbito de aplicacin.
o Generales o maestros. Presentan toda la
organizacin.
o Departamentales o suplementarios. Representa
la organizacin de un departamento o seccin.
Por su contenido.
o Esquemticos. Contiene slo los organismos
principales, se elaboran para el pblico, no
contienen detalles.
o Analticos. Son ms detallados y tcnicos.
Por la forma de presentacin, los organigramas se clasifican
de la siguiente manera:
Organigramas verticales. En stos, la jerarqua suprema se
ubica en la parte superior, unidas por lneas que representan
la comunicacin de autoridad y responsabilidad a las dems
jerarquas que se colocan hacia abajo a medida que decrece
su importancia, esto se observa en el cuadro 3-15.

Organigramas horizontales. En stos se colocan las

jerarquas supremas en la izquierda y los dems niveles hacia
la derecha, de acuerdo con su importancia. Se observa en el
cuadro 3-16.

Organigramas circulares. En estos organigramas, como su

nombre lo indica, se encuentra formado por crculos
concntricos, correspondiendo el central a las autoridades
mximas, y en su alrededor se encuentran otros ms o menos
alejados en razn de su jerarqua. Esto se observa en el
cuadro 3-17.

Organigrama escalar. Consiste en sealas con distintas

sangras en el margen izquierdo los diferentes niveles
jerrquicos, apoyndose de lneas que sealan dichos
mrgenes. Se observa en el cuadro 3-18.

Mtodos de recoleccin de datos

Los manuales son documentos que nos sirven para la
recoleccin de datos detallados que contienen, en forma
ordenada y sistemtica, informacin de la organizacin de la
empresa.
Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden ser:

De poltica.
Departamentales.
De bienvenida.
De organizacin.

De
De
De
De

procedimientos.
contenido mltiple.
tcnicas.
puesto.

Los manuales son de gran utilidad porque:

Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones
de la empresa.
Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.
Incrementan la eficiencia de los trabajadores, ya que
indican lo que se debe hacerse y cmo se debe hacer.
Son una fuente de informacin, debido a que muestran la
organizacin de la empresa.
Ayudan a la coordinacin y evitan la duplicidad y las
fugas de responsabilidad.
Son una base para el mejoramiento de los sistemas.
Reducen costos al incrementar la eficiencia.
Formato e ndice de los manuales
El contenido debe incluir:
ndice.
Objetivos y antecedentes del manual.
Cada seccin debe llevar la fecha en que se termine o
corrija, se emita y quede vigente.
Nombre de las personas que intervienen en la
elaboracin del manual.
Debe
llevar
instrucciones
para
hacerlo
ms
comprensible.
Redaccin clara, concisa y ordenada.
Complementarse con grficas.
Diagramas de procedimiento o de flujo
Tambin se les conoce como flujogramas, George Terry los
define como la representacin grfica que muestra la sucesin
de los pasos de que consta un procedimiento.
Los diagramas de flujo permiten:

 Mejorar las operaciones, combinndolas con otra parte

del proceso.
Una mayor simplificacin del trabajo.
Eliminar demoras.
Una mejor distribucin de la empresa y de sus procesos.
Determina la posibilidad de hacer una combinacin de la
secuencia de las operaciones para una menor circulacin
fsica.
Simbologa
En los diagramas de flujo se utilizan los siguientes smbolos:
Operacin. Es cuando
cambiado o aadido.

algo

est

siendo

creado,

Inspeccin. Es cuando algo es revisado y verificado sin

ser alterado en sus caractersticas.
Transporte. Actividad de mover de un lugar a otro.
Espera o demora. Etapa en que algo permanece sin
movimiento o actividad, esperando que algo acontezca;
tambin se le conoce como almacenamiento o archivo
temporal.
Almacenamiento. Es almacenar o archivar algn bien
con carcter temporal o definitivo.
Existen ms simbologas que para este estudio no se
profundizan, pero el lector puede hacerlo consultando el libro
titulado Diagramas de flujo, de Farina.
Secuencia para elaborar un diagrama de flujo
Para la elaboracin de los diagramas de flujo se debe seguir lo
siguiente:
Elegir el procedimiento que se va a realizar.
Determinar las tcnicas analticas adecuadas que habrn
de utilizarse.
Analizar el trabajo.
Elaborar una lista de la forma en que se va a realizar el
trabajo.

Establecer el procedimiento ms correcto.

Presentar la propuesta.
Obtener la aprobacin.
Preparar
las
instrucciones
referentes
procedimientos.
Implantar el nuevo procedimiento.
Observar el procedimiento implantado.
Preparar una gua de adelantos logrados.
Llevar registros adecuados de realizacin.

los

Funciones o carta de distribucin del trabajo

Utilizando esta tcnica se analizan los puestos que forman un
departamento o seccin, para lograr una divisin de funciones
y mejorar la estructura de los equipos y grupos de trabajo.
Ventaja:
Define la naturaleza del trabajo y de los departamentos
indicados.
Elimina la duplicidad en el trabajo.
Elimina la ineficiencia en el trabajo.
Normaliza y estandariza procedimientos.
Distribuye correctamente las cargas de trabajo de los
diferentes puestos.
Especifica funciones evitando fugas de responsabilidad..
Formulacin
Para formular la distribucin del trabajo se llevan a cabo los
pasos siguientes:
Se elabora una lista de los deberes que realiza cada
persona.
Se elabora una lista de las grandes funciones a ese equipo
o grupo.
Se hace el vaciado en lista mencionadas en el formato de
carta de distribucin de actividades.

Transcrito de:
Planeacin y Organizacin. (2014). En A. C. Gonzlez, Proceso
Administrativo (pgs. 72-91). Mxico: Patria.