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Como las empresas gestionan proyectos exitosos

Todas las empresas tienen la necesidad de llevar adelante proyectos para


crecer y ser ms competitivo en el mercado. Para ello necesitan desarrollar
proyectos que requieren estructuras y tratamientos distintos a los tradicionales.
Estos proyectos requieren de la participacin de ejecutivos con diversas
competencias, procedentes de distintas reas de la organizacin.
En un mundo cambiante las empresas utilizan herramientas de administracin
de proyectos para poder incrementar las probabilidades de xito lo cual les
proporciona la estructura, la flexibilidad y el control necesario a los miembros
del equipo de trabajo para alcanzar resultados a tiempo y dentro del
presupuesto.
Adems, debemos mencionar que la administracin eficiente de un proyecto
implica la utilizacin de procesos de gestin especficos para cada una de las
etapas del mismo: inicio, planificacin, ejecucin, control y cierre.

Como se considera un proyecto exitoso


En la actualidad, no alcanza con cumplir la calidad, plazos y presupuesto para
el xito de un proyecto. Si no, que adems de estos objetivos mnimos, es
necesario que el proyecto cumpla con la satisfaccin del cliente. De qu
servira un proyecto de una calidad excepcional, que se finaliz en el plazo
previsto utilizando los recursos preestablecidos, si luego, nadie compra los
productos de ese emprendimiento?
Por ende para que un proyecto sea exitoso debe cumplir con todos estos
requisitos:
a) Calidad
b) Plazos
c) Presupuesto
d) Aceptacin del cliente

Por qu fracasan los proyectos?


Una de las principales razones del fracaso de proyectos se debe a una mala
planificacin. Algunos de los problemas tpicos que se cometen al planificar
son:
a) El rol del administrador del proyecto no est bien definido
b) Falta de comunicacin y coordinacin para trabajar en equipo
c) Rotacin excesiva de personas en las actividades de trabajo. Menor
especializacin
d) Controles inapropiados
e) No realizar informes de avance peridico
f) El administrador del proyecto pierde la visin de conjunto controlando
detalles minuciosos
g) No comparar el estado del proyecto con el plan original
h) No planificar la administracin de los riesgos potenciales
Acciones que las empresas toman en los proyectos
Si bien cada proyecto se caracteriza por ser nico y temporal, hay algunas
coincidencias en los que fueron exitosos:
a) Definen una visin-misin
b) Fijan objetivos (claros, medibles, transferibles)
c) Implementan una estrategia
d) Se adaptan al cambio permanente
e) Tienen una administracin eficiente

Cmo gestionan el proyecto?


Para poder llevar una adecuada administracin del proyecto es necesario
trabajar sobre nueve reas bsicas: alcance, tiempos, costos, calidad, recursos
humanos, comunicacin, riesgos, abastecimiento e integracin total.
Las tcnicas modernas de administracin de proyectos han desarrollado
procesos especficos para cada una de estas reas. Cada una requiere
insumos especficos; luego se aplican herramientas estandarizadas para cada
caso en particular, y con ello aumentan las chances de obtener resultados
exitosos en el proyecto.

Las empresas utilizan herramientas que se utilizan en la administracin de


proyectos, lo que proporciona la estructura, la flexibilidad y el control necesario
para que los miembros de un equipo puedan alcanzar resultados a tiempo y
dentro del presupuesto.
Una de las herramientas bsicas de todo proyecto es comenzar con lo
que se denomina la estructura de divisin del trabajo. Esto es
descomprimir el proyecto en sub-proyectos a los fines de mejorar el
proceso de planificacin, presupuestacin y control. Existen softwares
muy simple de utilizar que hoy en da nos facilitan este proceso.
En el grfico a continuacin se muestra la estructura de divisin del trabajo de
un proyecto agrcola.

Por otro lado, una vez que se tiene el plan del proyecto, es fundamental
distinguir cules son las actividades crticas. O sea, cules son aquellas
actividades que en caso de retrasarse pueden retrasar todo el proyecto.
Generalmente, los proyectos tienen cientos de actividades para llevar a
cabo y slo algunas de ellas son crticas.
Una herramienta adicional que nos ayuda a lograr proyectos exitosos es
realizar una eficiente asignacin de recursos.

En el grfico el software nos indica qu miembros del equipo de trabajo estn sobre-asignados.
En caso de no modificar el plan para evitar sobreasignaciones, el proyecto va camino al
fracaso.

Un error tpico de mala asignacin es suponer que algunos miembros del


equipo de trabajo tienen cuatro brazos y dos cabezas, que el da tiene
48 horas o que una mquina podr utilizarse en cinco proyectos
simultneamente.
Para evitar estas utopas, tambin podemos pedir ayuda a los software,
los que nos van a recordar permanentemente que todo proyecto tiene
una restriccin triple.