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Gestor de encuestas

(LimeSurvey)

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INEDU-056 Gestor de encuestas (LimeSurvey)


CAU_CE

Serie

Plantillas

1.0

Fecha

14/02/2014

El CAU_CE de la Consejera de Educacin, Universidades y Sostenibilidad del


Gobierno de Canarias est certificado segn las normas: UNE-EN ISO 9001:2008
(ER-0685/2010), UNE-ISO/IEC 20000-1:2011 (STI-005/2013) y UNE-ISO/IEC
27001:2007 (SI-0022/2013)

Gestor de encuestas

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TABLA DE CONTENIDO
1

INTRODUCCIN .................................................................................................................. 3

QU ES LIMESURVEY? ................................................................................................... 4

2.1

NECESIDADES QUE PUEDEN LLEVARNOS A NECESITAR UNA APLICACIN COMO ESTA .......... 4

2.2

CUL ES EL OBJETIVO DE ESTE MANUAL ........................................................................... 4

CARACTERSTICAS ........................................................................................................... 5
3.1

POTENCIALIDADES DE LA HERRAMIENTA........................................................................... 5

3.2

CARACTERSTICAS QUE LA HACEN MS ATRACTIVA ........................................................... 5

3.3

MBITOS EN LOS QUE PUEDE RESULTAR TIL ................................................................... 5

CONFIGURACIN GENERAL. ........................................................................................... 6


4.1

INICIO DE SESIN............................................................................................................ 6

4.7

EDITOR DE ETIQUETAS. ................................................................................................... 7

4.8

EDITOR DE PLANTILLAS. .................................................................................................. 8

CREACIN DE ENCUESTAS Y SU CONFIGURACIN. ................................................. 11


5.1

GRUPOS DE PREGUNTAS............................................................................................... 16

5.2

PREGUNTAS ................................................................................................................. 17

PROPIEDADES DE LAS ENCUESTAS. ........................................................................... 21


6.1

EDICIN DE PROPIEDADES DE LAS ENCUESTAS............................................................... 21

6.2

HERRAMIENTAS ............................................................................................................ 26

6.3

MOSTAR / EXPORTAR ................................................................................................... 27

6.4

RESPUESTAS / ESTADSTICAS ........................................................................................ 28

6.5

GESTIN DE LOS ENCUESTADOS. .................................................................................. 33

6.6

ACTIVACIN / DESACTIVACIN DE LA ENCUESTA ............................................................. 37

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1 INTRODUCCIN
En todos los centros educativos, existen encuestas que los alumnos deben rellenar, as como
los profesores, para estar al tanto de la opinin de nuestros consumidores, que en este caso
son los alumnos, profesores y dems personas que se encargan del buen funcionamiento del
centro. Es por ello que, esta herramienta es muy til para realizar estos sondeos tan
imprescindibles para mejorar da a da.

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2 QU ES LIMESURVEY?
LimeSurvey es una aplicacin de cdigo abierto, para la aplicacin de encuestas en lnea.
Esta herramienta brinda la posibilidad a usuarios sin conocimientos de programacin el
desarrollo,
publicacin
y
recoleccin
de
respuestas
de
sus
encuestas.
Este gestor de encuestas permite a los usuarios crear de forma rpida, potente e intuitiva,
encuestas on-line en las que pueden participar decenas de miles de participantes sin mucho
esfuerzo, funcionando como auto-gua para los encuestados que participan en las encuestas.

2.1 Necesidades que pueden llevarnos a necesitar una aplicacin


como esta
Toda entidad pblica o privada, desea saber cul es la opinin de sus clientes (o en el caso de
la educacin, alumnos y profesores), sobre el buen o mal funcionamiento del organismo al que
pertenecemos, es por ello, que las encuestas pasan a ser una parte fundamental, para el buen
desarrollo de nuestras actividades. Las encuestas nos sirven para saber cmo nos ven desde
fuera, para lo bueno y mantenernos en esa lnea, como para lo malo, y rectificar las cosas que
posiblemente
no
estn
funcionando
correctamente.
Es por ello, que con una herramienta sencilla, como LimeSurvey, podemos hacer encuestas, y
analizar sus datos, de una manera fcil y rpida.

2.2 Cul es el objetivo de este manual


Este manual se centra en cmo administrar y apoyar a los creadores, administradores y
usuarios en la resolucin de problemas en el uso diario de la aplicacin. Con este manual
aprenderemos a realizar encuestas, observar los resultados de las mismas, crear usuarios que
puedan crear encuestas, aadir encuestados

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3 CARACTERSTICAS
3.1 Potencialidades de la herramienta
De una manera muy rpida, y grfica, podremos llegar a crear encuestas para que los alumnos
del centro, o personal del mismo, puedan dar su opinin sobre diversos aspectos, ya que este
programa es muy intuitivo y con unas nociones bsicas, podremos llegar a crear grandes
encuestas y poder comprobar sus resultados, a travs de la propia herramienta.

3.2 Caractersticas que la hacen ms atractiva


Como ya hemos mencionado, es una herramienta muy intuitiva, por la cantidad de iconos, y
dibujos que nos encontramos a lo largo de toda la aplicacin.
Otro de los atractivos, es que nos permite observar los resultados, en momento real, sin
necesidad de trabajar con otra herramienta, tener que exportar datos sino que con un simple
clic, es posible ver resultados, estadsticas

3.3 mbitos en los que puede resultar til


A la hora de llevar a cabo encuestas de satisfaccin de un centro, esta herramienta es muy
cmoda, ya que el programa genera una contrasea que es enviada a cada encuestado para
realizarla, o simplemente crear una encuesta en la pgina Web del centro, donde los usuarios
de la misma, puedan aportar ideas y mejoras, a travs de la red, de manera annima y sin la
necesidad de introducir ningn registro.

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4 CONFIGURACIN GENERAL.
4.1 Inicio de sesin
Una vez recibido el correo de invitacin como usuario con derechos para la creacin de
encuestas el cual tiene el siguiente formato:

Hola **** ****,


este es un correo automtico que se le enva para anunciarle que se ha creado un usuario para
usted en el sitio 'Encuestas del CAU_CE'.
Puede utilizar desde ahora su usuario y contrasea de medusa o SUA para autenticarse en el
sitio:
Pulse aqu para entrar.
Si tiene alguna pregunta relativa a este correo, por favor, no dude en contactar con el/la
administrador/a de la plataforma en:
CAU_CE, Centro de Atencin de Usuarios de la Consejera de Educacin
Telfono: 922 922 912, 928 117 912 y 902 111 912
Correo electrnico: cibercentro@gobiernodecanarias.org
Gracias

Una vez pulsado el enlace indicado el inicio de la sesin se realiza a travs de nuestro servicio
de autenticacin centralizada (CAS):

Una vez logados se entra en la pantalla principal de la aplicacin:

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Pulsando sobre
, se pueden editar preferencias personales del usuario, y
desde aqu poder elegir el idioma en el que se desea que aparezca la interfaz del sistema, el
modelo del editor HTML y el formato de fecha.

4.2 Editor de etiquetas.


A travs del icono
se podr acceder a la creacin un nuevo conjunto de etiquetas, al cual
se debe especificar un nombre, y aadirles los idiomas que se crean oportunos. Las etiquetas
son conjuntos de calificaciones ya definidas por la administracin y pueden crearse tantos
como sea necesario, y es que en bastantes ocasiones es mucho ms apropiado utilizar escalas
cualitativas en vez de cuantitativas para preguntas de tipo matriz.

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Adems de proporcionar un nombre al conjunto que vamos a crear, debido al soporte


multilenguaje de la plataforma, debemos seleccionar los lenguajes en los que estar definido el
conjunto de etiquetas flexibles utilizando los botones Agregar y Quitar para agregar o quitar los
idiomas desde el listado a la derecha (idiomas disponibles) al listado de la izquierda (idiomas
seleccionados).
En el caso hispano-parlante, lo ms habitual es agregar el idioma espaol y quitar el idioma
ingls que aparece por defecto. De inmediato aparecer una pantalla muy similar a la de
agregacin de respuestas a una pregunta.
A partir de ese momento, en cualquier pregunta que utilice etiquetas flexibles aparecer
disponible el conjunto recin creado. Es importante recordar que el cdigo asignado a cada
etiqueta ser el utilizado en las reglas de evaluacin que puedan definirse para la encuesta, por
lo que debe prestrsele especial atencin al valor numrico de ste.
En el caso de haber definido varios idiomas para este conjunto de etiquetas flexibles,
apareceran diferentes solapas para definir el conjunto en cada idioma, del mismo modo que se
mostr en la definicin de varios idiomas para la encuesta.

4.3 Editor de plantillas.


A travs del icono
se puede acceder al editor de plantillas. La encuesta puede ser
mostrada segn diferentes estilos visuales (colores, bordes de cuadros, tipos de letra, etc.).
LimeSurvey ofrece varios estilos, sin embargo es posible crear estilos propios para adaptarse
al tipo de encuesta o bien a la imagen de su institucin, empresa...
Es posible definir el aspecto con el que se presentar la encuesta a los encuestados y no slo
escogiendo una de las plantillas ya existentes, sino creando nuestro propio diseo de colores,
bordes y formato de fuentes de letras, todo ello con el objetivo de adaptar la esttica de la
encuesta bien al tipo de encuesta realizada (formal, informal, etc.) bien a un estilo corporativo
(colores y logotipos) o bien al estilo general de la pgina Web donde pudiera ser vinculada la
encuesta.

Antes de empezar a modificar una plantilla se recomienda primeramente realizar una copia de
alguna de las existentes mediante el icono

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Como se puede apreciar a la vista de la imagen anterior hay muchas herramientas para el
diseo de las plantillas, pues es un proceso ciertamente minucioso. Las describimos a
continuacin:
1. Regresar a la administracin de encuestas: vuelve a la pgina de administracin
general.
2. Importar plantilla: permite importar un archivo comprimido (ZIP) de una plantilla
previamente exportada.
3. Exportar la plantilla: produce un archivo comprimido (ZIP) con las diferentes partes y
ficheros que forman una plantilla.
4. Copiar plantilla: produce una copia idntica de la plantilla seleccionada. Esto es
sumamente til cuando queremos una plantilla prcticamente igual a otra variando
pocas cosas.
5. Renombrar plantilla: permite renombrar la plantilla mostrada.
6. Borrar plantilla: permite borrar la plantilla mostrada.
7. Selector de plantilla: muestra las plantillas existentes para su seleccin.
8. Pantalla: la plantilla contiene el formato necesario para generar cualquiera de las
pantallas que componen una encuesta, y debemos seleccionar la pantalla que
deseemos modificar de entre la siguiente lista:
1. Pgina de Bienvenida
2. Pgina de Preguntas
3. Pgina de Enviar Encuesta
4. Pgina de Encuesta Completada
5. Pgina de Borrar respuestas
6. Pgina de Registro
7. Pgina de Cargar Encuesta
8. Pgina de Guardar Encuesta
Una vez seleccionadas la plantilla y pantalla sobre la que se desea trabajar se podr pasar
a la seccin inferior para ajustar los detalles de cada parte. Puede apreciarse que una

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pgina est compuesta de varias secciones denominadas archivos estndar, y dichos


archivos estndar son utilizados a su vez en diferentes pginas, con lo que se ofrece una
imagen comn entre todas las pginas (por ejemplo encabezado, pie de pgina, etc.), a la
vez que se definen las funciones particulares de cada pgina.
Explicamos a continuacin las diferentes partes de esta seccin de trabajo:
1. Selector de archivo estndar: tal como se mencionaba anteriormente, en esta lista se
escoge la seccin de pgina que se desea modificar. Segn el tipo de pgina, sta
puede estar dividida en pocas secciones (como la pgina de bienvenida por ejemplo)
o en muchas, como la pgina de preguntas. Pruebe a seleccionar las diferentes
pginas para ver en qu secciones estn divididas!, al hacerlo puede apreciar que
existen varias secciones o archivos estndar comunes, por ejemplo, el archivo
estndar startpage.pstpl contiene el encabezado, definicin de colores y el estilo de
fuentes de letra para todas las pginas.
2. Ventana de edicin de cdigo: para poder editar el cdigo del archivo estndar
seleccionado es necesario conocer en cierta profundidad el lenguaje HTML6 as como
la definicin de pginas de estilos CSS7. Slo tenga cuidado de respetar las etiquetas
{ETIQUETA}, pues sern sustituidas por los valores oportunos cuando la plantilla sea
usada.
3. Administrador de archivos: es posible que usted utilice logotipos y otras imgenes
para componer la pgina, los ficheros respectivos pueden ser gestionados en esta
parte del editor.
4. Visualizador de la pgina: mostrar la pgina que est siendo editada.

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5 CREACIN DE ENCUESTAS Y SU CONFIGURACIN.


Desde la pantalla principal de administracin se pueden ver las encuestas que se han creado
as como el estado en el que se encuentran:

Para crear una nueva encuesta se debe pulsar el icono

Una vez hemos pulsado este botn, aparecer la pantalla de Crear, importar o copiar encuesta.

A continuacin se describe cada pestaa dentro de esta seccin:

General:

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Esta es la pantalla principal de la encuesta, en la cual se define el lenguaje de la misma, el


ttulo (estos parmetros son obligatorios), y se puede definir el mensaje de despedida,
bienvenida, el correo electrnico del administrador de la encuesta

Presentacin y navegacin:

Desde esta pantalla, podemos configurar la manera que queremos que aparezca
posteriormente la encuesta, a continuacin se describen los puntos ms importantes:

Formato: Planteamiento del cuestionario.


o Seccin por seccin:
Cambiar de pgina al finalizar la seccin de
preguntas.
o Pregunta por pregunta: Cambiar de pgina con cada pregunta.
o Todo en uno: Todas las preguntas se mostrarn en solo una pgina (no
recomendable en cuestionarios extensos).

Plantilla: Seleccin de la plantilla a aplicar.


Mostrar pantalla de bienvenida: Muestra la pantalla de bienvenida a la encuesta.
Mostrar el botn [Anterior]: Muestra el botn anterior que permite volver a
preguntas anteriores.
Mostrar el ndice de preguntas / permitir el acceso aleatorio a las preguntas:
Muestra el ndice de preguntas y permite su acceso aleatorio.

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Mostrar barra de progreso: Permite mostrar el porcentaje de preguntas de la


encuesta.
Los participantes podrn imprimir sus respuestas: Permite a la finalizacin de la
encuesta exportar la encuesta y sus respuestas a un fichero PDF.

Control de publicacin y acceso:

Mediante la opcin Mostrar al pblico la encuesta las encuestas pueden estar abiertas para
que todo el mundo que ingrese en la pgina Web publica de publicacin de encuestas y
pueda realizar la encuesta, o por el contrario, que stas no aparezcan si slo puedan realizar
la encuesta aquellas personas que han sido invitadas. Tambin se podr definir tanto la fecha
de inicio como la fecha y hora de fin de la encuesta, e incluso incluir un cdigo CATCHA en las
secciones que aparecen en el desplegable.
Administracin de la notificacin y de los datos:

Desde esta pantalla, se podr especificar los datos que se deseen guardar de las encuestas,
tales como la direccin IP del destinatario, la URL de procedencia y especificar la direccin
de correo a la cual se le enviarn estos datos de las encuestas realizadas.

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Encuestados/as:

Desde esta pestaa se podr definir si se desea que las encuestas sean annimas o no. En
el caso de que lo sean, aparecer un cartel de advertencia, diciendo que si desea que no se
sepa el nombre de la persona que ha realizado la encuesta, cuando esta haya sido realizada,
se marcar con una Y; por lo tanto se acepta este mensaje y se prosigue con la encuesta.
Se debe configurar si queremos que las preguntas se puedan actualizar despus de la
conclusin de la encuesta. Esto no es apropiado, ya que una vez que se comienza a realizar
las encuestas, no es lo ms deseado que unos encuestados realicen una serie de preguntas,
y otros, preguntas diferentes. Si se decide utilizar una encuesta annima, no se podr
habilitar la persistencia de las respuestas del encuestado, bsicamente porque no se guardan
datos de la persona que ha realizado la encuesta. Se podr decidir si los encuestados pueden
inscribirse para realizar esa encuesta o no, tambin desde esta pestaa.

Importar:

Permite importar alguna encuesta ya creada. El formato del archivo debe ser .lss .csv.

Los Campos INSERTANS se utilizan para la identificacin exacta de la encuesta,


identificaciones de grupo y pregunta por la cuestin a la que se hizo la respuesta.

Es un identificador de acceso directo a la respuesta de una pregunta. Todas las encuestas, el grupo y la
pregunta que est creando tienen un nmero nico asignado en su base de datos. Se puede ver este
nmero en la interfaz de administracin en el ttulo de la barra de la encuesta, el grupo y que se trate.

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Copiar.

Permite copiar una encuesta ya creada, con sus diferentes opciones de copiado. Se debe
elegir la encuesta a copiar y la renombrar en el campo de Ttulo de la nueva encuesta.

Una vez definidas todas las variables de la encuesta, se proceder a guardar, y aparecer
una pantalla similar a la mostrada en la siguiente pantalla con el resumen de los datos de la
encuesta.

Estado de la encuesta:
La encuesta est activa.
La encuesta no est activa. No tiene privilegios para activarla o la encuesta an no tiene
preguntas.

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Una vez que la encuesta tiene sus diversas secciones, preguntas y dems, permite probar
la encuesta, para poder empezar a trabajar con ella.
Dentro de esta seccin, se podr editar los elementos de texto, la configuracin general,
los permisos de la encuesta, cuotas, evaluaciones y las plantillas de los correos
electrnicos.
Desde este icono se accede a las opciones de eliminar la encuesta, iniciar una traduccin
rpida o reiniciar las condiciones de preguntas y regenerar los cdigos de las preguntas
Con el botn de Mostar / Exportar, se podr realizar exportaciones de la encuesta, ver la
versin imprimible, y realizar una Exportacin QueXML
Permite el acceso a ver las respuestas y estadsticas, observar la pantalla de entrada de
datos y las respuestas parciales.
Permite reordenar las preguntas y los grupos de preguntas
Permite crear una lista de encuestados en el caso de que las estadsticas no sean pblicas

5.1 Grupos de preguntas


El siguiente paso en la creacin de una encuesta es el crear un grupo de preguntas pulsando el
icono

al nivel de la encuesta, lo que redirige a la siguiente pantalla:

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Desde esta pantalla se debe poner un ttulo al grupo de preguntas o importar desde la
pestaa Importar grupo de preguntas.
Una vez creado o importado un grupo de preguntas aparece la siguiente pantalla:

Previsualizar el grupo de preguntas actual


Edita el grupo de preguntas actual
Revisar la lgica de la encuesta para el grupo de preguntas actual
Borra el grupo de preguntas actual
Exporta el grupo de preguntas actual

5.2 Preguntas
Para crear preguntas dentro del grupo de preguntas se debe pulsar el icono
que aparecer la siguiente pantalla:

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de manera

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En este punto es posible importar preguntas a travs del botn Importar pregunta.
Para crear una pregunta nueva se debe asignar un cdigo nico, redactar la pregunta
en el campo Pregunta as como la ayuda (en el caso necesario) en el campo Ayuda.
Seguidamente se debe elegir el tipo de pregunta de entre las opciones que nos sirve la
aplicacin as como su carcter de obligatoria o no para requerir su contestacin.
Existen a su vez una serie de opciones avanzadas para cada tipo de preguntas.
A su vez se poseen una serie de opciones dentro de la pestaa de preguntas:

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Previsualizar pregunta actual


Edita pregunta actual
Revisar la lgica de la pregunta actual
Borra el grupo de preguntas actual
Exporta el grupo de preguntas actual
Copiar la pregunta actual
Establecer condiciones para la pregunta actual
Editar las opciones de respuesta a la pregunta actual
Edita opciones de respuesta por defecto a la pregunta actual

Establecer condiciones para las preguntas


Se pueden definir condiciones para que nos aparezcan preguntas definidas solo si se
cumplen una o varias condiciones como por ejemplo:

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Como se puede ver en la imagen, se ha definido que la pregunta que se estaba diseando
solo se mostrar si la opcin de respuesta de la pregunta 1, es masculino.

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6 PROPIEDADES DE LAS ENCUESTAS.


6.1 Edicin de propiedades de las encuestas.

Editar elementos de texto


Esta es la pantalla principal de la encuesta, en la cual se define el lenguaje de la misma, el
ttulo (estos parmetros son obligatorios), y se puede definir el mensaje de despedida,
bienvenida, el correo electrnico del administrador de la encuesta

Configuracin general
Pantalla desde la cual se definen los idiomas, la presentacin, el acceso a la encuesta
como se ha descrito anteriormente.
Permisos de la encuesta
Se pueden definir usuarios especficos que tengan permisos para esta encuesta, o
directamente, grupos de usuarios.
Estos permisos son: Activacin de encuestas, Configuracin de encuestas, Configuracin de
idiomas de la encuesta, Contenido de encuestas, Cuotas, Eliminacin de encuestas,
Encuestados, Estadsticas, Evaluaciones, Respuestas, Seguridad de encuestas, Traduccin
rpida.
Al aadir a un usuario, o grupo, presenta una pantalla donde se pueden adjudicar los
permisos pertinentes para un usuario en concreto, o un grupo de usuarios:

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Cuotas
Las cuotas sirven para limitar la participacin de los grupos, basndose en sus respuestas, y
desde aqu, poder definir esas cuotas.

Evaluaciones
Al comienzo de esta seccin, debemos hacer un pequeo inciso, ya que es posible que
aparezca un mensaje como el que aparece a continuacin: -Aviso: El modo de
asesoramiento no est activado en esta encuesta. Se puede activar en Configuracin de la
encuesta (pestaa 'Notificacin y manejo de datos').

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As que nos dispondremos, a realizar esta operacin, antes de seguir adelante. Deberemos
cambiar el estado a SI, en la pregunta Habilitar el modo de asesora?
Este, es un mecanismo que est a nuestra disposicin en la plataforma es el
establecimiento de reglas de evaluacin sobre la encuesta.
Las reglas de evaluacin examinan las respuestas del cuestionario inmediatamente despus
de terminar de responderlo para poder generar un texto basndose en dichas respuestas.
Para realizar este tipo de evaluaciones es necesario haber codificado numricamente las
respuestas de las preguntas. Pongamos el siguiente ejemplo para comprender este
mecanismo, considrese una encuesta con dos preguntas:

Esta sera nuestra primera pregunta:


1. Hace usted deporte?, que tiene tambin tres posibles respuestas:
1. S, hago ejercicio por lo menos media hora, tres veces a la semana, (tendr
un cdigo de 0)
2. S, hago ejercicio de vez en cuando (tendr un cdigo de 5)
3. No, no hago nunca ejercicio (tendr un cdigo de 10)

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Clasificacin
Pblico

LOPD
n/a

Versin
1.0

De la misma manera se creara una segunda pregunta con las siguientes opciones de
respuesta y valores de asesora:

2. Usted fuma? La pregunta tiene tres posibles respuestas,


1. S fumo, ms de 10 cigarrillos por da (tendr un cdigo de 10)
2. S fumo, 10 cigarrillos por da o menos (tendr un cdigo de 5)
3. No fumo (tendr un cdigo de 0)
Si se sumaran los totales de los valores asignados a cada posible respuesta, al final de la
encuesta tendramos un buen indicador de la salud general de la persona encuestada, pues
alguien que fuma mucho y no hace ejercicio, hubiera sumado 20, 10 por cada una de sus
respuestas. Alguien que no fuma y que hace ejercicio regularmente hubiera obtenido un
puntaje de 0.
Con los anteriores criterios ya pueden establecerse las reglas de evaluacin correspondientes
para mostrar a la persona encuestada informacin relevante segn cada caso.

A continuacin se debe picar en evaluaciones para ir al formulario para definir una regla de
evaluacin:

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Gestor de encuestas

(LimeSurvey)
Publicado
Identificador
INEDU-056

Inicio de validez
14/02/2014

Lmite validez:
31/12/2015

Clasificacin
Pblico

LOPD
n/a

Versin
1.0

En este formulario se deben definir cada uno se los campos del formulario:

Alcance: realizar la suma de valores de todas las preguntas del cuestionario (Total) o slo de
una seccin.
Seccin de la encuesta: slo en el caso de haber seleccionado Seccin en el alcance de la regla,
cul de las secciones ser la evaluada.
Mnimo y Mximo: rango de valores en los que la regla se activar.
Encabezado y mensaje: Encabezamiento y cuerpo de texto del mensaje que se le mostrar a la
persona encuestada si se cumple esta regla.

Para un uso correcto de esta caracterstica deben tenerse en cuenta los siguientes detalles:

En el caso de preguntas tipo matriz, si son escalas predefinidas (1 a 10 o 1 a 5) ese


ser el valor utilizado, y si son etiquetas flexibles, se utilizar el valor utilizado al
codificar la etiqueta.

Plantillas de correo electrnico


Como se puede observar en la imagen, se pueden hacer plantillas para enviar como correo
electrnico, as como las Invitaciones, Recordatorios, Confirmaciones, Registros,
Notificaciones bsicas al administrador y Notificaciones detalladas al administrador.
Se podr definir desde aqu, los campos que se desea que aparezcan, y el texto a incluir
dentro de cada email, nombrado anteriormente:

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Inicio de validez
14/02/2014

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Clasificacin
Pblico

LOPD
n/a

Versin
1.0

6.2 Herramientas

Eliminar la encuesta
Permite al usuario eliminar la encuesta.

Traduccin rpida
Esta opcin slo est disponible para aquellas encuestas en las cuales se han definido varios
idiomas. Al pulsar sobre este botn, se dirige a la siguiente pantalla, donde se debe
comenzar la traduccin:

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Versin
1.0

Como se puede observas existen varios tipos de pestaas, Ttulo de la encuesta y


descripcin, Texto de Bienvenida y Conclusin, Secciones del cuestionario Todos estos
parmetros, se deben traducir, ya que nicamente se traducen los mensajes relacionados
con los correos.
Reiniciar las condiciones
Pulsando este icono se eliminan las condiciones creadas para las preguntas
Regenerar los cdigos de las preguntas
Permite regenerar los cdigos de las preguntas de modo consecutivo (cdigos: Qxxxx) o por
grupo de preguntas (cdigos: Gx_Qxxxx)

6.3 Mostar / Exportar

Exportar
Esta opcin permite exportar la encuesta a archivos segn lo que se quiera exportar o en
que formato:

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Versin
1.0

Estructura de la encuesta (.lss)


Archivo de encuesta (.lsa) ( Solo para encuestas activas)
Formateo queXML (*.xml)
Formato de valores separados por tabuladores (*.txt)

Versin imprimible
Aparecer un desplegable si la encuesta tiene varios idiomas, para seleccionar el idioma en
el cual queremos imprimir la encuesta, y se podr obtener una versin imprimible de la
misma.
Exportacin QueXML
Al igual que en el caso anterior, preguntar en que idioma lo deseamos exportar, y se
crear en el directorio deseado, un archivo comprimido en el cual aparecen varios tipos de
documentos, como observamos a continuacin:

6.4 Respuestas / estadsticas

Respuestas y estadsticas
En esta pantalla se muestra el nmero de respuestas completas, incompletas, y el total de
las mismas:

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LOPD
n/a

Versin
1.0

Al pulsar sobre el icono de Mostrar Todas las Contestaciones


, se puede observar, de
manera ordenada que es lo que cada persona ha contestado a cada pregunta que se ha
planteado en la encuesta. Mientras que el icono

muestra las ltimas 50 respuestas.

Pulsando el icono
aparece una Pantalla de Entrada de Datos para la encuesta ya que
en el caso de encuestas que hayan sido realizadas por otro medio distinto del de Internet
(va telefnica, fax, por escrito, etc.), es necesario contar con la posibilidad de introduccin
de los instrumentos ya completados. Esta pantalla permite la digitacin de las respuestas de
un modo ms gil pues no tiene cambios de pantalla y puede utilizarse nicamente con el
teclado, sin embargo no se realiza hasta el final la comprobacin de respuesta de las

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Versin
1.0

preguntas obligatorias, as como tampoco se validar que las preguntas cuya aparicin est
condicionada a la respuesta de otra pregunta no deban ser respondidas, por lo que la
persona que realice la digitacin deber estar informada al respecto, aunque se muestren
las condiciones para que una pregunta deba ser contestada.

Mediante el icono
se generan estadsticas a partir de las contestaciones. Al pulsar, se
nos presentar una pantalla parecida a esta:

Donde se puede elegir entre las siguientes opciones:

1.

Seleccin de preguntas a presentar y filtrado por respuestas:

2. Filtrado de respuestas por ID: slo se tomarn en cuenta las respuestas que
cumplan que su ID (identificador) sea menor que, mayor que o igual que lo
dispuesto en los cuadros de texto.
3. Opciones de salida: Nos muestra la manera en la que podemos ver
posteriormente las estadsticas, con grficas o no.

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LOPD
n/a

Versin
1.0

Tras haber hecho la seleccin en los campos antes descritos, se proceder a pulsar el
botn Mostrar Estadsticas para mostrar el reporte deseado.

Los siguientes iconos


permiten la exportacin de los resultados a una
aplicacin, archivo de comandos de SPSS/PASW o un archivo de datos R.

Mediante el icono
existe la posibilidad de importar las respuestas de una encuesta
desactivada anteriormente.

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Los iconos

El icono

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1.0

permiten importar y exportar archivos de encuestas en formato .vv

permite ver las respuestas de cuestionarios salvados pero no finalizados.

Una encuesta puede ser guardada para poder terminarla en otro momento (Pulsando el
botn Continuar despus), y aparecer una pantalla similar a esta, cuando se desee
guardar la encuesta:

Al pulsar sobre el icono de ver las respuestas de los cuestionarios salvado


los datos de las mismas

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aparecern

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6.5 Gestin de los encuestados.


A travs del icono
se accede a la pantalla de administracin de los/as encuestados/as,
debindose crear (si es la primera vez que pulsamos dicha herramienta desde la activacin de
la encuesta) una tabla para almacenar los/as encuestados/as que definamos en la pantalla de
administracin:

En la pantalla anterior aparecen varias herramientas que se describen a continuacin:

1. Mostrar encuestados
. Se muestra el listado de los encuestados existentes, sus
valores y su estado correspondiente.

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1.0

2. Agregar un nuevo encuestado


. Abre el formulario para aadir una nueva persona
encuestada. Ninguno de los campos es obligatorio, ni siquiera la contrasea pues puede
ser creada automticamente con la herramienta de generacin, sin embargo lo ms
idneo es disponer al menos de nombre, apellidos y correo electrnico.
El hecho de que la contrasea pueda ser especificada manualmente permite poner una
palabra comn (desaconsejable si se desea tener privacidad de acceso) o bien
contraseas iterativas (por ejemplo pass1, pass2...).
Los idiomas disponibles en la lista de seleccin sern aquellos que fueron definidos en
la creacin de la encuesta, permitiendo preseleccionar el idioma adecuado para cada
encuestado/a, aunque es perfectamente posible especificar como primera pregunta
una de tipo seleccin de idioma.
Invitacin enviada y completada deben dejarse a N, salvo que se desee evitar que
reciban invitaciones y recordatorios.

3. Agregar un nuevo encuestado ficticio


. Existe la posibilidad de crear encuestados
ficticios para poder realizar pruebas en las encuestas, en los resultados y dems:

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Versin
1.0

4. Gestionar los campos de atributos adicionales


. Se pueden crear atributos para
definir a los encuestados (por ejemplo por departamento). De esta forma cuando se
vuelva a crear a otro encuestado veremos que se le ha aadido un campo nuevo como
atributo.

5. Importar encuestados/as desde archivo CSV


. Permite importar la lista de
encuestados desde un archivo .csv teniendo en cuenta que:
a) El formato en que se guarde debe ser CSV (valores separados por comas), no
se permiten archivos '.ods' o '.xls'.
b) El tipo de fichero CSV es el habitual: comas (,) como separador de campos y
comillas dobles () como separador de textos. La codificacin de caracteres ser la
denominada Unicode UTF-8.
c)

La primera fila (encabezamiento) ser descartada en la importacin.

d) Las columnas de datos deben estar ordenadas tal como se indica: nombre,
apellidos, correo electrnico, [contrasea], [atributo1], [atributo2] (las variables
entre corchetes son opcionales).

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6. Importar encuestados/as desde una consulta LDAP. Permite aadir encuestados desde
una consulta LDAP al Directorio Activo. Para ello es necesario configurar correctamente
el archivo de configuracin /application/config/ldap.php.

7. Exportar encuestados a un fichero csv


a un fichero .csv.

. Permite exportar la lista de encuestados

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1.0

8. Modificar las plantillas de correos electrnicos


. Como se ha indicado
anteriormente, en este apartado, se pueden modificar las plantillas de los correos
electrnicos enviados.

9. Enviar invitacin (por mail)


. Automticamente genera el envo de un correo
electrnico a todos los registros que ya tengan contrasea generada, que no hayan
completado el cuestionario y que an no hayan recibido dicha invitacin.

10. Enviar recordatorios (por mail)


. Enva un correo electrnico de recordatorio a
aquellas personas que ya hubieran recibido la invitacin de participacin y an no
hayan completado la encuesta.

11. Generar contraseas


. Asigna un nmero aleatorio como contrasea a todos
aquellos registros que no tengan definida una.

12. Configuracin de rebotes de correo electrnico


.Como se explic anteriormente,
es posible configurar los rebotes para la aplicacin, y se realiza, para los encuestados,
desde esta ubicacin.

13. Panel / base de datos central de participantes


. Permite ver la base de datos
principal de participantes para toda la aplicacin y, desde ah, asignar encuestados a
nuestra encuesta.

14. Borrar tabla de encuestados


. Permite borrar base de datos de encuestados
aunque se crear una copia de respaldo la cual solo ser accesible desde el
administrador de la aplicacin.

6.6 Activacin / desactivacin de la encuesta


Activacin de la encuesta

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Para la activacin de una encuesta se debe pulsar el icono


mensaje de aviso:

LOPD
n/a

Versin
1.0

y aparecer el siguiente

Al salvar y activar la encuesta si no tenemos creada una tabla de encuestados nos saldr el
siguiente mensaje para cambiar la encuesta a acceso restringido y la creacin de una tabla de
encuestados:

En resumen las diferentes opciones a la hora de activar las encuestas en cuanto al acceso de
los encuestados y la privacidad son las siguientes:

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LOPD
n/a

Versin
1.0

Para que la encuesta aparezca en la pantalla principal de encuestas se debe


habilitar en la configuracin general de la encuesta Control de publicacin y
acceso Mostrar al pblico la encuesta

Si se permite la inscripcin pblica es necesario inicializar tabla de


encuestados para permitir dicha inscripcin.
Aunque se permitan respuestas annimas si se inicializa tabla de encuestados
pedir acceso con contrasea.

Desactivacin de la encuesta
Para la desactivacin de una encuesta se debe pulsar el icono
siguiente mensaje de aviso:

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y aparecer el

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