Como gerenciar e ampliar a

visibilidade da informao
cientfica brasileira
Repositrios Institucionais
de Acesso Aberto

Fernando Csar Lima Leite

R E P O S IT R IO S D E
A C E S S O L IV R E
Os repositrios de acesso
livre possibilitam o acesso
sem barreiras informao
cientfica, comunidade
cientfica. O seu adequado
p l a n e j a m e n t o ,
implementao e adoo
promovem o aumento da
visibilidade dos resultados
de pesquisa, do pesquisador
e da prpria instituio.
R E P O S IT R IO S
Os re p o sit rio s podem
pertencer a universidades,
laboratrios ou institutos de
p e sq u isa (r e p o sit rio s
institucionais), ou podem
ser organizados por reas do
conhecimento (repositrios
temticos).

Como gerenciar e ampliar a

visibilidade da informao
cientfica brasileira
Repositrios institucionais
de acesso aberto

Braslia, DF
Outubro
2009

Instituto Brasileiro de Informao em Cincia e Tecnologia (IBICT)

Diretor
Emir Jos Suaiden
Coordenador Geral de Pesquisas e Manuteno de Produtos Consolidados do IBICT
Hlio Kuramoto
Coordenadora do Laboratrio de Metodologias de Tratamento e Disseminao da
Informao
Bianca Amaro
Coordenao Editorial
Regina Coeli Silva Fernandes

O autor responsvel pela apresentao dos fatos contidos neste livro, bem
como pelas opinies nele expressas.

Instituto Brasileiro de Informao

em Cincia e Tecnologia

Como gerenciar e ampliar a

visibilidade da informao
cientfica brasileira
Repositrios institucionais
de acesso aberto

Fernando Csar Lima Leite

Instituto Brasileiro de Informao

em Cincia e Tecnologia

 2009 Instituto Brasileiro de Informao em Cincia e Tecnologia IBICT

Reviso de contedo: Maria Carmen Romcy de Carvalho, Sely Maria de Souza Costa e

Sueli Mara Ferreira

Reviso gramatical e ortogrfica (IBICT)

Francisco de Paula e Oliveira Filho

Capa ( EMBRAPA, Braslia, DF)
Carolina Santa Cruz Lago
Arte fin al (IBICT)

Homenagem pstuma
Francisco de Paula e Oliveira Filho
27. 06. 1958 - 26. 10.2009.
Pela sua relevante contribuio profissional ao IBICT,
concernente rea de Editorao, com o em prego culto da
lngua portuguesa nas publicaes do instituto. Francisco de
Paula e Oliveira Filho ser lembrado, tambm , pela amizade,
discrio e humildade.

Flvia Rubnia Barros

Ficha Catalogrfica e Normali%ao(IBICT)

Priscilla Mara Bermundes Arajo

Maria Eliana de Oliveira Gonalo

L533c
Leite, Fernando Csar Lima.
Como gerenciar e ampliar a visibilidade da informao cientfica brasileira:
repositrios institucionais de acesso aberto / Fernando Csar Lima Leite. Braslia:
Ibict, 2009.
120 p.; 23 cm.
Nmero de classificao atribudo obra conforme a Classificao Decimal
Universal, 2a edio Padro Internacional em Lngua Portuguesa.
ISBN: 978-85-7013-067-9
1. Cincia da informao. 2. Gesto do conhecimento. 3. Gesto da informao.
4. Repositrios institucionais. 5. Comunicao cientfica. I. Ttulo.
CDU 001.8:087-021.131(81)

IBICT
SAS, Quadra 05, Lote 6, Bloco H
70070-914 - Braslia-DF, Brasil
www.ibict.br

Sumrio
Prefcio................................................................................................................................ 7

PARTE 1 - Acesso aberto e repositrios institucionais: contextualizao

1. Introduo.................................................................................................................13
1.1 Contexto............................................................................................................ 14
1.2 Repositrios institucionais de acesso aberto informao cientfica:
o que so? .......................................................................................................... 19
1.3 Para que servem? ............................................................................................. 22
1.4 Benefcios.......................................................................................................... 23
1.4. 1 Benefcios para o pesquisador ........................................................ 23
1.4.2 Benefcios para administradores acadmicos ............................ 24
1.4. 3 Benefcios para universidades.........................................................25
1.4.4 Benefcios para a comunidade cientfica..................................... 25
2. Construo e funcionamento de repositrios institucionais de
acesso aberto informao cientfica.............................................................. 26
2. 1 Abordagens rgida e flexvel para a construo de repositrios
institucionais....................................................................................................27

PARTE 2 - Construo de repositrios institucionais

3. Como criar repositrios institucionais............................................................. 37
3. 1 Planejamento.....................................................................................................39
3. 1.1 Custos.....................................................................................................39
3. 1.2 Constituio da equipe e competncias necessrias................ 40
3. 1.3 Levantamento dos principais atores, seus interesses e
papis anlise contextual.............................................................. 47
3. 1.4 Definio e planejamento de servios.........................................49

3. 1.5 Avaliao das necessidades da com unidade...............................51

3.2 Implementao do repositrio institucional...........................................55
3.2. 1 Escolha do software ............................................................................56
3.2.2 M etadados............................................................................................ 60
3.2. 3 Diretrizes e procedimentos para criao de comunidades/
colees................................................................................................. 66
3.2.4 Fluxo de submisso, ps-submisso e depsito de
documentos..........................................................................................68
3.2. 5 Polticas de funcionamento............................................................. 71
Diretrizes gerais para elaborao.............................................. 72
Propriedade intelectual............................................................... 73
Direitos autorais e licenciamento de contedos..................74
3.2. 6 Conduo de um projeto-piloto....................................................76
3.3 Assegurando a participao da comunidade...........................................78
3.3. 1 Marketing e povoamento do repositrio...................................... 79
3.3.2 Poltica de depsito obrigatrio: diretrizes para a criao.... 86
3.3.3 Avaliao e indicadores de desempenho do repositrio
institucional..........................................................................................93
4. Constituindo o sistema global aberto de gesto e comunicao do
conhecimento cientfico.........................................................................................94
5. Notas finais................................................................................................................97
Referncias...................................................................................................................... 99
A nexos............................................................................................................................104

Prefcio

O acesso informao cientfica tornou-se, em consequncia das

barreiras existentes, um dos grandes desafios no mundo de hoje. Uma dessas
barreiras, o custo crescente da assinatura dos principais peridicos cientficos,
provocou a chamada crise dos peridicos cientficos. Para superar essa crise,
pesquisadores de diversas partes do globo terrestre se reuniram e deram incio
a um grande movimento global em direo ao acesso aberto informao
cientfica.
Com o propsito de disseminar e concretizar a filosofia norteadora
do movimento de acesso aberto informao cientfica, Stevan Harnad, um
dos principais pesquisadores e impulsionadores do movimento, criou duas
estratgias de ao: a implantao da via dourada e a implantao da via
verde. Harnad chamou estas estratgias de via, uma vez que a adoo desses
caminhos conduz ao acesso aberto informao cientfica.
A via dourada diz respeito produo e am pla disseminao de
peridicos eletrnicos de acesso aberto na rede. Ao publicarem em peridicos
de acesso aberto, os pesquisadores potencializam a comunicao cientfica, j
que esta via possibilita a ampliao do dilogo entre os seus pares. As barreiras
econmicas enfrentadas pelos centros de pesquisa e unidades de informao
desaparecem, e possvel estabelecer um fluxo direto de comunicao de
novidades que podem vir a representar importantes avanos cientficos. Nesse
sentido e como forma de comprovao da adeso global ao movimento de
acesso aberto, foram criadas vrias ferramentas que permitem a produo
de peridicos de acesso aberto. Estas ferramentas, alm de propiciar maior
rapidez ao processo editorial, so desenvolvidas em software livre (open source) e,
em grande parte, construdas de forma colaborativa, o que propicia a criao
de fruns de desenvolvedores e de usurios. Cada dia, no Brasil e no mundo,
a utilizao desse tipo de ferramenta vem crescendo de forma a comprovar
que h de fato uma mudana no paradigma da comunicao cientfica mundial.

A outra via idealizada por Harnad a via verde. Trata-se da criao

de repositrios institucionais (RIs) para a organizao e disseminao da
produo cientfica das instituies de pesquisa. Nos RIs tanto possvel o
armazenamento e difuso de artigos de peridicos cientficos eletrnicos,
quanto de outros documentos cientficos, tais como teses e dissertaes, que
so avaliados pelos pares. A disseminao da implantao de RIs tem levado
as instituies de pesquisa a pensar na importncia do estabelecimento de
polticas de informao institucionais e tem trazido benefcios incontestveis
gerncia da produo cientfica. Isto significa que as universidades e centros
de pesquisa que aderirem ao movimento construindo os seus RIs estaro
promovendo maior acesso informao cientfica.
As estratgias adotadas para a implantao do acesso aberto provocaram,
conforme estudos realizados por Harnad e seus colaboradores, considervel
aumento na visibilidade dos trabalhos disponibilizados em RIs de acesso
aberto. Em algumas reas do conhecimento verificaram-se incrementos
superiores a 200% na mdia de citaes. Esses estudos demonstraram no s
o aumento na visibilidade, mas tambm no uso e impacto dos resultados das
pesquisas depositados em RIs. Naturalmente, esses resultados so tambm
transferidos s instituies mantenedoras desses RIs. importante ressaltar
tambm o saudvel ganho de competitividade dessas instituies, o que leva,
consequentemente, ao maior e mais rpido avano da cincia.
Segundo Eloy Rodrigues, chefe do Servio de Documentao da
Universidade do Minho, a classificao da Universidade do Minho no ranking
das universidades portuguesas, antes da implantao do RepositoriUM (RI da
Universidade do Minho), considerando a sua produo cientfica, estava alm
do quarto lugar. Hoje, aps a implantao do seu RI, ela ocupa o segundo lugar
entre as universidades portuguesas. Atribui-se ao RI o aumento da visibilidade
da universidade, assim como da sua competitividade com outras universidades
portuguesas. Portanto, a implantao do RepositoriUM permitiu Universidade
do Minho maior competitividade com as suas congneres em Portugal.

Considerando que as grandes universidades, centros de pesquisa e

unidades de informao, em todo o globo terrestre, esto criando os seus RIs
de acesso aberto e considerando ainda os estudos realizados por Harnad e
seus colaboradores, alm da experincia da Universidade do Minho e de outras
universidades como a Universidade de Southampton, essas universidades
agregaro maior poder de competitividade em relao quelas que ainda no
desenvolveram o seu RI. A questo de maior poder de competitividade apenas
um dos resultados que pode ser obtido com a implantao de um RI. Existem
outros resultados importantes que adviro dessa iniciativa, tais como maior
transparncia no investimento em pesquisa e maior governana na gesto dos
recursos gastos com a pesquisa.
Do ponto de vista tecnolgico, a tarefa de se desenvolver e implantar
um RI no difcil, visto que, tal como ocorre com os peridicos cientficos,
existem pacotes de software livre que so fceis de instalar, customizar e manter.
No entanto, o desenvolvimento de um RI no depende apenas de fatores
tecnolgicos, mas principalmente de fatores relacionados interoperabilidade
humana. Para se desenvolver e manter um RI no basta ter a disponibilidade
de tecnologias e um parque computacional, mas principalmente desenvolver
mecanismos que estimulem a comunidade institucional a depositar a sua
produo cientfica e, finalmente, mecanismos de gesto do repositrio. Esses
fatores so apresentados nesta obra com proposies para disciplinar ou
orientar o desenvolvimento e implantao de um RI.
Na parte 1, Fernando Leite contextualiza os repositrios institucionais, os
benefcios que estes podero trazer a cada um dos atores de uma comunidade
acadmica.
Na parte 2, discute cada um dos passos relativos ao desenvolvimento
e implantao de um RI, conforme segue: planejamento, implementao do
RI, integrao da comunidade. O autor finaliza discutindo o novo contexto
da comunicao cientfica.
Fica claro nesta obra que o processo de desenvolvimento e implantao
de um RI mais do que registrar e disseminar a produo cientfica institucional.

Esse processo um mecanismo de gesto e maximizao da visibilidade da

produo cientfica de uma instituio. Se todas as instituies de ensino e
pesquisa constiturem os seus repositrios institucionais, esse mecanismo
se torna uma iniciativa nacional de gesto e ampliao da visibilidade da
produo cientfica brasileira. A implantao, em nvel nacional, de repositrios
institucionais em todas as instituies de ensino e pesquisa significa aderir ao
movimento do acesso aberto informao cientfica.
E esta adeso , sem a menor sombra de dvida, uma das principais
formas de impulsionar o desenvolvimento cientfico nacional e mundial.

Hlio Kuramoto
Doutor em Cincia da Informao e da Comunicao
IB IC T /M C T

10

PARTE 1

Acesso aberto e repositrios

institucionais: contextualizao

1. Introduo
Inseridos no corao do movimento mundial em favor do acesso aberto
informao cientfica, repositrios institucionais constituem de fato inovao
no sistema de comunicao da cincia e no modo como a informao aquela
que alimenta e resulta das atividades acadmicas e cientficas gerenciada.
Ao pensarmos na criao de repositrios institucionais de acesso aberto
informao cientfica, fundamental considerarmos as razes que conduziram
a sua gnese como estratgia de acesso aberto, bem como suas funes no
novo cenrio do sistema de comunicao cientfica, funes que transcendem
a aplicao tecnolgica. Quer se dizer com isso que repositrios institucionais
surgiram em determinado contexto de transformao e com funes bsicas a
serem desempenhadas no mbito da comunicao da cincia. Por essas razes,
trazem consigo traos prprios que, ao mesmo tempo que os aproximam da
comunidade cientfica, por responderem e estarem prximos de suas demandas,
os diferenciam de servios de informao tradicionais, pois oferecem solues
inovadoras para problemas cujas razes provm da lgica que rege o sistema
de comunicao cientfica tradicional.
No entanto, para que repositrios institucionais exeram satisfatoriamente
funes e papis preconizados pelo movimento de acesso aberto, razo que os
justificam, imprescindvel que os responsveis pela sua construo tenham
dimenso das implicaes contextuais, tericas e prticas que envolvem o seu
planejamento, implementao e funcionamento no mbito de universidades
e institutos de pesquisa.
As recomendaes para a construo de repositrios institucionais de
acesso aberto informao cientfica propostas aqui constituem um conjunto
de instrues que sistematizam processos que devem ser considerados no
momento da elaborao e execuo de um projeto de repositrio institucional
em universidades e institutos de pesquisa. Alm de propor um modelo
conceitual e prtico prximo da realidade de instituies brasileiras, o
conjunto de instrues fundamenta-se em melhores prticas de experincias
bem-sucedidas em iniciativas de reconhecida importncia, bem como em
recomendaes de manuais elaborados por instituies de renome, como o
Massachusetts Institute o f Technology.

13

Cabe destacar que as diretrizes propostas partem da realidade do ambiente

acadmico e cientfico, no qual esto inseridas as universidades e institutos de
pesquisa. Desse modo, os repositrios institucionais so considerados como
aqueles que, alm de serem de acesso aberto, lidam com informaes cientficas
ou academicamente orientadas. A utilidade dos softwares para a repositrios
institucionais extrapola, ento, a jurisdio do ambiente acadmico e cientfico.
Eles podem ser aplicados para a construo de servios de informao em
outros contextos, como o de instituies governamentais (administrao
pblica), empresas e outros, entretanto no constituem o objetivo deste livro.

1.1 Contexto
O uso das tecnologias no contexto da comunicao na cincia tem
sido responsvel por inmeras transformaes em seus processos. Lagoze
e Van de Sompel (2001) afirmam que a introduo em grande escala das
tecnologias de comunicao e informao (redes de alta velocidade e uso de
computadores pessoais) gerou demanda do uso da Web para a disseminao
dos resultados de pesquisas. No bojo dessas transformaes, a utilizao
de recursos eletrnicos beneficia o processo de comunicao, sobretudo
medida que so aperfeioados e tornados mais geis os fluxos de informao
e conhecimento cientfico. Nesse sentido, apregoa-se que um dos grandes
avanos tecnolgicos na comunicao cientfica foi a criao dos peridicos
cientficos eletrnicos. Embora sejam referenciados como inovadores no limiar
da dcada de 90 do sculo passado, a estruturao e a lgica do modelo de
comunicao tradicional, especialmente do sistema de publicaes cientficas
at ento predominante, sofreram poucas modificaes significativas. Entre
elas, principalmente a ampliao da possibilidade de acesso aos contedos.
Portanto, m esm o com o surgim ento dos peridicos cientficos
eletrnicos na dcada de 1990, a hegemonia de editores cientficos quem
na realidade conduz, com o aval da prpria comunidade cientfica, o cerne
do sistema de publicaes cientficas comea a ser alvo das transformaes
apenas recentemente. A prpria comunidade cientfica passa a questionar
a lgica do sistema de publicao cientfica tradicional, em que editores
cientficos comerciais retm os direitos autorais patrimoniais, atribuem preos
excessivos e impem barreiras de permisso sobre publicaes de resultados

14

de pesquisas financiadas com recursos pblicos, limitando a visibilidade e a

circulao do conhecimento cientfico. Dessa maneira, possvel afirmar que
o sistema de comunicao cientfica tradicional limita, mais do que expande, a
disponibilidade e legibilidade da maior parte da pesquisa cientfica, conforme
sugere Johnson (2002). A figura 1 (BRODY; HARNAD, 2004) ilustra o impacto
limitado pelo acesso restrito a resultados de pesquisa.
O acesso aberto nesse contexto significa a disponibilizao livre pblica
na Internet, de forma a permitir a qualquer usurio a leitura, download, cpia,
distribuio, impresso, busca ou criao de links para os textos completos
dos artigos, bem como captur-los para indexao ou utiliz-los para qualquer
outro propsito legal. O pressuposto de apoio ao acesso aberto requer que
no haja barreiras financeiras, legais ou tcnicas, alm daquelas prprias do
acesso Internet. A nica restrio reproduo e distribuio e a nica
funo do copyright neste contexto devem ser o controle dos autores sobre a
integridade de sua obra e o direito de serem adequadamente reconhecidos e
citados (BUDAPEST OPEN ACCESS INITIATIVE, 2001).

FIGURA 1
Acesso restrito: impacto da pesquisa limitado
Fonte: Brody e H arnad (2004).

15

O acesso aberto a resultados de pesquisa tem sido visto como fator que
maximiza o acesso pesquisa propriamente dita. Dessa maneira, aumenta
e acelera o impacto das pesquisas e, consequentemente, sua produtividade,
progresso e recompensas, conforme explicam Brody e Harnad (2004). Brody
et a l (2004) demonstraram que artigos disponveis livremente recebem entre
2, 5 e 5,8 mais citaes que artigos o ff line. Do mesmo modo, Lawrence (2001)
analisou 119.924 trabalhos apresentados em conferncias na rea de informtica
e demonstrou que a mdia de citaes feitas a artigos o ff line era de 2, 74.
Em contrapartida, a mdia de citaes a artigos disponveis publicamente
na rede era de 7,03, correspondente a um aumento de 336%. Como observa
Lawrence, para maximizar o impacto, minimizar a redundncia e acelerar o
progresso cientfico, autores e editores deveriam tornar a mais fcil o acesso
a resultados de pesquisa. Sem dvida nenhuma, um dos meios mais eficazes
de facilitar o acesso pesquisa torn-la disponvel livremente. A dinmica
da maximizao e acelerao do impacto da pesquisa ilustrada na figura 2
(BRODY; HARNAD, 2004).

FIGURA 2
Acesso e impacto da pesquisa maximizados por meio do autoarquivamento
Fonte: Brody e H arnad (2004).

16

 fundamental, portanto, considerar o que observa Alberts (2002), ao

afirmar que a informao cientfica e tcnica um bem pblico global, que deve
estar livremente disponvel para o benefcio de todos. Weitzel (2006) considera
que o movimento de acesso aberto vem construindo as condies necessrias
para permitir o acesso irrestrito produo cientfica legtima, alterando no
somente o processo de aquisio de informao cientfica, mas tambm a sua
produo, disseminao e uso. E, nesse contexto, conforme Johnson (2002),
cresce claramente o papel de modelos alternativos de comunicao cientfica,
tais como repositrios institucionais, ao quebrarem monoplios de editores e
aumentarem a ateno e cincia de pesquisadores sobre a produo intelectual
das universidades e institutos de pesquisa.
A Budapest Open A ccess Initiative, em 2001, recomendou duas estratgias
complementares para que de fato a literatura cientfica esteja disponvel e
acessvel:
a Via Dourada, que significa o acesso aberto promovido nos prprios
peridicos cientficos, de modo que os artigos cientficos possam ser
disseminados sem restries de acesso ou uso;
a Via Verde, que significa o sinal verde de editores cientficos para
o arquivamento da produo cientfica pelos prprios autores em
repositrios digitais de acesso aberto, especialmente em repositrios
institucionais.
Segundo a Declarao de Berlim (2003), o estabelecimento do acesso
aberto como um procedimento vantajoso requer o empenho ativo de todo
e qualquer indivduo que produza conhecimento cientfico. Dessa maneira,
as contribuies em acesso aberto podem incluir resultados de pesquisas
cientficas originais, dados de pesquisas no processados, metadados, fontes
originais, representaes digitais de materiais pictricos, grficos e material
acadmico multimdia. Alm disso, devem satisfazer duas condies:
autores e detentores dos direitos de tais contribuies concedem a
todos os usurios o seguinte: direito gratuito, irrevogvel e irrestrito
de acess-las; licena para copi-las, us-las, distribu-las, transmitilas e exibi-las publicamente; licena para realizar e distribuir obras

17

derivadas, em qualquer suporte digital e para qualquer propsito

responsvel, em obedincia correta atribuio da autoria (as regras
da comunidade continuaro a fornecer mecanismos para impor a
atribuio e uso responsvel dos trabalhos publicados, como acontece
no presente) e com a garantia de fazer cpias;
uma verso completa da obra e todos os materiais suplementares,
incluindo um a cpia da licena, nos term os acim a definidos,
so depositados e, portanto, distribudos em formato eletrnico
normalizado e apropriado, em pelo menos um repositrio que utilize
normas tcnicas adequadas (como as definies estabelecidas pelo
modelo Open Archives) e que seja mantido por instituio acadmica,
sociedade cientfica, organismo governamental, ou outra organizao
estabelecida que pretenda promover o acesso aberto, a distribuio
irrestrita, a interoperabilidade e o arquivamento a longo prazo.
V-se, portanto, que a reao da comunidade cientfica parte da
convergncia de solues tecnolgicas inovadoras, metodologias e o esforo
do convencimento poltico em vrias instncias, constituindo-se em uma
filosofia aberta, mencionada por Costa (2006). A filosofia aberta, segundo a
autora, refere-se ao movimento observado nos ltimos anos em direo ao
uso de ferramentas, estratgias e metodologias que denotam novo modelo
de representar um igualmente novo processo de comunicao cientfica, ao
mesmo tempo que serve de base para interpret-lo, compreendendo entre
outras questes:
software livre, para o desenvolvimento de aplicaes em computador;
arquivos abertos, para interoperabilidade em nvel global;
acesso aberto, para a disseminao ampla e irrestrita de resultados da
pesquisa cientfica.
Nesse cenrio, o desenvolvimento de repositrios institucionais tem-se
dado amplamente no contexto de universidades e institutos de pesquisa, a
despeito de iniciativas de outra natureza em instituies governamentais. Eles
constituem nova estratgia para que universidades e institutos de pesquisa
contribuam influenciando, de m aneira sria e sistem tica, as mudanas

18

aceleradas que vm ocorrendo na produo do saber e na comunicao

cientfica (LYNCH, 2003). Desse modo, visam, em ltima instncia, ao
melhoramento do processo de comunicao cientfica. Para isso, provm
os mecanismos que aumentam tanto a eficcia da preservao da produo
intelectual de pesquisadores e instituies acadmicas, quanto a visibilidade
de ambos. Assim, exercem importante papel em duas questes fundamentais.
Primeiro, no potencial que encerram como instrum entos de gesto da
informao e do conhecimento produzido, disseminado e utilizado nas e
pelas universidades e institutos de pesquisa. Como ressalta Lawrence (2001),
repositrios institucionais so manifestao visvel da importncia emergente da
gesto do conhecimento na educao superior. Segundo e consequentemente,
na melhoria do ensino, do aprendizado e da pesquisa. Lawrence prev que, a
longo prazo, provvel que o impacto dos repositrios institucionais mude
muitas das suposies a respeito de como a produo intelectual gerida
por indivduos, seus colegas e a academia, alm de como a prpria pesquisa
conduzida.

1.2 Repositrios institucionais de acesso aberto informao cientfica:

o que so?
Antes de definirmos o que constitui um repositrio institucional de acesso
aberto informao cientfica, importante tecermos consideraes acerca
de um conceito mais amplo: repositrios digitais. A expresso repositrios
digitais, no contexto do acesso aberto, empregada para denominar os
vrios tipos de aplicaes de provedores de dados que so destinados ao
gerenciamento de informao cientfica, constituindo-se, necessariamente,
em vias alternativas de com unicao cientfica. Cada um dos tipos de
repositrios digitais possui funes especficas e aplicaes voltadas para o
ambiente no qual ser utilizado. Partindo do D igital Repositories Infrastructure
Vision f o r European Research DRIVER (http: / /www.driver-repository.eu /)
e, especialmente, em estudos por ele financiados (WEENINK; WAAIJERS;
VAN GODTSENHOVEN, 2008; SWAN, 2008; VAN WEIJNDHOVEN;
VAN DER GRAAF, 2007), considera-se que, de maneira geral, os repositrios
digitais podem ser de trs tipos:

19

1)

2)

3)

repositrios institucionais: voltados produo intelectual de uma

instituio, especialmente universidades e institutos de pesquisa.
Exemplo: e-Prints Soton repositrio de Pesquisa da Universidade
de Southampton (http: //eprints.soton.ac.uk/) :
repositrios temticos ou disciplinares: voltados a comunidades cientficas
especficas. Tratam, portanto, da produo intelectual de reas do
conhecimento em particular. Exemplo: E-LIS EPrints in Library
and Information Science (http: //eprints.rclis.org/) e arXiv.org (http://
arxiv.org/):
repositrios de teses e dissertaes (Electronic Theses and Dissertation ETDs):
repositrios que lidam exclusivamente com teses e dissertaes.
Muitas vezes a coleta das muitas ETDs centralizada por um
agregador. Exemplo: BDTD/UnB - Biblioteca Digital de Teses e
Dissertaes da Universidade de Braslia (http: //bdtd.bce.unb.br/
tedesimplificado/) e BDTD (http: //bdtd.ibict.br/).

Embora a expresso repositrio no seja nova, os conceitos sobre os

quais se desenvolve e as funes s quais destinado constituem inovao
no contexto especfico da comunicao na cincia. Portanto, ao se falar em
repositrio institucional de acesso aberto informao cientfica, compreendese, necessariam ente, a sua natureza acadm ico-cientfica, atributos de
interoperabilidade, especialmente os protocolos e padres preconizados pela
Open A rchive Initiative, alm da natureza da prpria comunicao cientfica.
As propriedades a seguir distinguem com clareza o carter dos repositrios
institucionais (CROW, 2002b):

institucionalmente definidos;
cientficos ou academicamente orientados;
cumulativos e perptuos (permanentes);
abertos e interoperveis;
no efmeros: contedos em texto completo e em formato digital
prontos para serem disseminados;
com foco na comunidade.

20

Com base nesses atributos, todo repositrio institucional de acesso

aberto pode ser considerado um tipo de biblioteca digital, mas nem toda
biblioteca digital pode ser considerada um repositrio institucional. Embora
no haja na literatura discusso conceitual acerca das diferenas ou similaridades
entre repositrios institucionais e bibliotecas digitais, assume-se aqui, para efeito
didtico, que, no contexto do acesso aberto, h diferenas entre os dois tipos de
iniciativas. Como expresso anteriormente, repositrios institucionais de acesso
aberto informao cientfica lidam exclusivamente com a produo intelectual
de uma instituio. Portanto, no se prestam aquisio e ao armazenamento
de contedos externos instituio ou contedos de outra natureza (por
exemplo: documentos administrativos), como pode ser o caso de bibliotecas
digitais. O autoarquivamento (o depsito de contedos pelos dos prprios
autores ou mediador) e a interoperabilidade tambm constituem atributos
que devem existir em um repositrio institucional, mas no necessariamente
em uma biblioteca digital. Outro aspecto que os diferencia a maneira como
softwares de repositrios institucionais so desenhados, pois pauta-se nas
peculiaridades que envolvem os processos de gesto da informao cientfica
e, sobretudo, nas caractersticas dos processos de comunicao cientfica.
Bibliotecas digitais, por sua vez, no necessariamente devem estar ligadas a esse
contexto. Ento, as caractersticas mencionadas devem estar necessariamente
presentes em um repositrio institucional para que seja considerado como tal,
e no necessariamente em uma biblioteca digital para ser considerada como
biblioteca digital.
Um repositrio institucional de acesso aberto constitui, portanto,
um servio de informao cientfica em ambiente digital e interopervel
dedicado ao gerenciamento da produo intelectual de uma instituio.
Contem pla, por conseguinte, a reunio, arm azenam ento, organizao,
preservao, recuperao e, sobretudo, a ampla disseminao da informao
cientfica produzida na instituio. Uma das definies mais conhecidas
que um repositrio institucional consiste em um conjunto de servios que
a universidade oferece para os membros da sua comunidade com vistas ao
gerenciamento e disseminao do material digital criado pela instituio e
pelos seus membros. Nesse sentido, essencialmente o compromisso de uma
instituio cuidar do material digital, incluindo a preservao em longo prazo,

21

quando for necessria, bem como a sua organizao, acesso e distribuio

(LYNCH, 2003).
Em sentido mais amplo, a contribuio dos repositrios institucionais
est principalmente na reformulao e melhoria do sistema de comunicao
cientfica por meio de processos de gesto da inform ao cientfica,
promovendo, em ltima anlise, o aumento da visibilidade dos resultados de
pesquisa, do pesquisador e da instituio. Crow (2002b) afirma que, alm de
prover um componente crtico para a reforma do sistema de comunicao
cientfica, expandir o acesso pesquisa, reafirmar o controle sobre o saber
pela academia e reduzir o monoplio dos peridicos cientficos, repositrios
institucionais possuem o potencial de servir como indicadores tangveis da
qualidade de uma universidade. Alm disso, podem demonstrar a relevncia
cientfica, social e econmica de suas atividades de pesquisa, aumentando a
visibilidade, o status e o valor pblico da instituio.

1.3 Para que servem?

Instituies acadm icas no mundo inteiro utilizam repositrios
institucionais e o acesso aberto para gerenciar informao cientfica proveniente
das atividades de pesquisa e ensino e oferecer suporte a elas. Nesse sentido, os
repositrios institucionais tm sido intensamente utilizados para:
melhorar a comunicao cientfica interna e externa instituio;
maximizar a acessibilidade, o uso, a visibilidade e o impacto da
produo cientfica da instituio;
retroalimentar a atividade de pesquisa cientfica e apoiar os processos
de ensino e aprendizagem;
apoiar as publicaes cientficas eletrnicas da instituio;
contribuir para a preservao dos contedos digitais cientficos ou
acadmicos produzidos pela instituio ou seus membros;
contribuir para o aumento do prestgio da instituio e do pesquisador;
oferecer insumo para a avaliao e monitoramento da produo
cientfica;
reunir, armazenar, organizar, recuperar e disseminar a produo
cientfica da instituio.

22

1.4 Benefcios
A adoo e o uso efetivo das funcionalidades de um repositrio
institucional podem resultar em uma srie de benefcios que so percebidos
por diferentes segmentos dos pblicos aos quais destinado (pesquisadores,
adm inistradores acadm icos, bibliotecrios, chefes de departam entos,
a universidade como um todo, a comunidade cientfica, entre outros).
A Universidade de M anchester, por meio de seu projeto de criao de
repositrio institucional (http: //www.irproject.manchester.ac.uk), enumerou
uma srie de benefcios que esto elencados a seguir.

1.4.1 Benefcios para o pesquisador:

aumenta a visibilidade de suas descobertas cientficas, uma vez que
a organizao, recuperao e disseminao da produo cientfica
facilitada;
facilita o gerenciamento da produo cientfica muitas vezes disponvel
em pginas pessoais na Internet ou portal institucional;
oferece ambiente seguro em que os trabalhos so permanentemente
armazenados, sejam eles um arquivo pdf de um peridico cientfico
eletrnico, o arquivo em Word de um relatrio tcnico, um arquivo
em PowerPoint de um pster apresentado em uma conferncia, uma
fotografia em JPEG, um arquivo de udio ou um vdeo de uma
palestra;
identifica os trabalhos cientficos armazenados no repositrio com
um endereo eletrnico simples e persistente, permitindo que os
trabalhos sejam citados ou referenciados;
facilita o acesso aos contedos de materiais anteriormente disponveis
em meio impresso, tais como teses e dissertaes;
diminui as possibilidades de plgios, pois, ao disseminar, favorece o
registro da autoria;
dissemina toda a literatura cinzenta;
oferece aos pesquisadores indicadores do impacto que os resultados
de suas pesquisas adquirem nas reas do conhecimento s quais

23

pertencem. Estimula o impacto que est mais diretamente relacionado

ao mrito do trabalho, e no ao ttulo do peridico cientfico no qual
foi publicado;
incentiva outros pesquisadores a disponibilizar seus trabalhos;
para todas as reas e especialmente para reas em que a produo
do conhecimento mais dinmica, como cincia da computao
e eletrnica, permite acelerao da disseminao das descobertas
cientficas, favorecendo o estabelecim ento de prioridades nas
descobertas e o fluxo do conhecimento;
oferece um nico ponto de referncia para os seus trabalhos, acessveis
24 horas por meio de qualquer dispositivo web do trabalho, de casa
ou enquanto estiver em uma conferncia fora do pas;
reduz a carga de trabalho relacionada com a gesto de seu portflio
de trabalhos acadmicos;
m elhora o entendim ento sobre direitos autorais por meio da
conscientizao de pesquisadores e, consequentemente, o melhor
retorno dos seus esforos;
supre as demandas das agncias de fomento em relao disseminao
de sua produo cientfica.

1.4.2 Benefcios para administradores acadmicos:

prov novas oportunidades para o arquivamento e preservao dos
trabalhos em formato digital;
prov relatrios das atividades cientficas que podero servir de
termmetro das atividades de pesquisa em uma rea especfica,
ajudando a identificar tendncias e contribuir para subsidiar gestores
envolvidos no planejamento estratgico;
facilita a pesquisa in terdiscip lin ar m edida que organiza os
documentos de acordo com o seu assunto e no somente por afiliao
dos autores;
reduz a duplicao de registros e inconsistncias em mltiplas
instncias do mesmo trabalho;

24

 reduz algumas das atividades tpicas da gesto de colees digitais

medida que automatiza tarefas e a coleta de metadados por outras
fontes.

1.4.3 Benefcios para universidades:

favorece o uso e reuso de informaes produzidas;
prov um ponto de referncia para os trabalhos acadmicos que
podem ser interoperveis com outros sistemas e maximiza a eficincia
entre eles e o compartilhamento de informaes;
aumenta a visibilidade, reputao e prestgio da instituio;
melhora a preciso e completude dos registros dos documentos
acadmicos da instituio;
facilita o gerenciamento dos direitos de propriedade intelectual da
instituio;
reduz custos de gesto da informao cientfica;
prov um recurso de informao que serve como ferramenta de
marketingisto pode atrair pesquisadores, estudantes e financiamentos
de pesquisa;
contribui para o processo de avaliao das atividades de pesquisa;
oferece flexibilidade e possibilidade de integrao com outros sistemas
de gesto e disseminao da produo cientfica institucional;
contribui para a misso e valorizao da instituio no que diz respeito
transparncia, liberdade de discurso e igualdade.

1.4.4 Benefcios para a comunidade cientfica:

contribui para a colaborao na pesquisa, por meio da facilitao de
troca livre de informao cientfica;
contribui para o entendimento pblico das atividades e esforos de
pesquisa;
reduz custos (ou pelos menos direciona sua realocao) associados
com assinaturas de peridicos cientficos;
favorece a colaborao em escala global na medida em que explicita
resultados de pesquisa e pe autores em evidncia.

25

2.
Construo e funcionamento de repositrios institucionais
de acesso aberto informao cientfica

A comunicao
cientfica interna
e externa ser
sustancialm ente
melhorada

FIGURA 3
Modelo terico norteador da construo e funcionamento de repositrios
institucionais de acesso aberto
Fonte: do autor.

Repositrios institucionais oferecem os recursos e m ecanism os

necessrios para a adequada gesto da informao cientfica no ambiente
de universidades e institutos de pesquisa. Por conta do contexto em que
esto inseridos, repositrios institucionais, alm da identificao, aquisio,
organizao, armazenamento, preservao, recuperao e disseminao,
consideram a infraestrutura social, cultural, legal e econmica que influencia
a implementao da gesto da informao cientfica.
Processos de comunicao cientfica efetivos e eficientes, assim como
o atendimento s suas funes1, constituem um dos principais objetivos a
serem alcanados pela gesto da informao e do conhecimento cientfico,
sobretudo, com o uso de repositrios institucionais. Assim, a comunicao
cientfica da instituio ser substancialmente melhorada, caso os subprocessos

1 Roosendaal e Geurts (1997), Kaplan e Storer (1968, p. 112) e Leite (2007, p. 146).

26

de gesto da informao cientfica sejam adequadamente conduzidos isto

, levando em considerao a natureza da informao e do conhecimento
cientfico e da sua produo, o modelo emergente de comunicao cientfica,
o comportamento inform ational de pesquisadores e os seus padres de
comunicao, o contexto da instituio e as tendncias do desenvolvimento
das tecnologias de informao.
No modelo oferecido, o ambiente acadmico e da pesquisa cientfica
pressupe forte relao entre a gesto da informao cientfica e processos de
comunicao cientfica. Ou seja, processos de gesto da informao adequados
favorecem a melhoria da comunicao cientfica. O detalhamento dessa relao
pode ser encontrado em Leite (2007).

2. 1 Abordagens rgida e flexvel para a construo de repositrios

institucionais
Repositrios institucionais, mais do que um a ferram enta, devem
ser compreendidos como manifestao da reestruturao do sistema de
comunicao cientfica. Sua emergncia representa a materializao de uma
filosofia de acesso aberto que se instaura na comunidade cientfica mundial.
Constituem poderosa alternativa que, do ponto de vista da disponibilidade e
acesso irrestrito informao, potencializa a produo do conhecimento e,
do ponto de vista da disseminao da informao, proporciona a visibilidade
e maximizao do impacto de resultados de pesquisa por meio da ampliao
do seu acesso.
Ento, importante salientar que, embora os benefcios decorrentes
da adoo de repositrios institucionais ocorram a partir de possibilidades
tecnolgicas, a tecnologia em um projeto de repositrio institucional deve ser
considerada como um dos diversos elementos que o integram. Isso significa
que a instalao de uma plataforma de repositrio institucional no leva,
necessariamente, ao sucesso do empreendimento. Muito pelo contrrio, uma
iniciativa desse tipo, decerto, est fadada ao insucesso. fundamental que
um repositrio institucional nasa com propsitos bem definidos, a partir
de um planejamento elaborado e devidamente contextualizado. Ou seja, um
repositrio institucional deve surgir com funes a serem desempenhadas tanto

27

internamente, na instituio, quanto no complexo sistema de comunicao

cientfica global.
No que diz respeito sua orientao, iniciativas de repositrios
institucionais em todo o mundo podem, para efeitos didticos, ser agrupadas
em duas abordagens principais, as quais convm denominar rgida e flexvel,
respectivamente. importante que os responsveis pelo seu planejamento e
construo conheam e estejam cientes das implicaes da escolha de uma
ou outra abordagem.
Na abordagem rgida esto iniciativas como o Glasgow ePRINTS Service
(http: //eprints.gla.ac.uk/) que entendem que os repositrios institucionais
devem priorizar contedos que foram submetidos ao processo de avaliao
pelos pares, especialmente artigos de peridicos, sejam eles pr-prints ou psprints2. Nesse caso, o principal argumento diz respeito ao controle de qualidade
conferido pela avaliao por pares aos contedos que o repositrio armazena.
Indiscutivelmente este argumento contribui para sua credibilidade e adoo,
por parte da comunidade, como alternativa de comunicao cientfica.
A abordagem rgida preconiza que repositrios institucionais devem
responder preponderantemente funo de potencializar a comunicao
cientfica formal, visando especialmente maximizao dos impactos dos
resultados das pesquisas por meio da disseminao ampla e irrestrita de artigos
de peridicos cientficos, principal argumento do Movimento de Acesso Aberto
Informao Cientfica. Qualquer variao de foco significa enfraquecimento
dos argumentos do movimento em prol do acesso aberto, que tem por misso
principal aumentar o impacto da pesquisa por meio da maximizao do acesso
aos resultados de pesquisas. Por essa razo, sob essa abordagem, os repositrios
institucionais devem priorizar a literatura cientfica avaliada pelos pares, o que,
essencialmente, est ligado ao sistema de publicaes cientficas.
Contudo, a abordagem flexvel para repositrios institucionais, caso
seja comparada com a rgida, amplia a sua destinao e contempla, alm da
literatura cientfica avaliada por pares, outros contedos de natureza acadmico2 Diferentemente do entendimento clssico, no contexto do acesso aberto, de suas estratgias e
instrumentos, pr-print a primeira verso de um artigo cientfico, tal como foi submetido, antes da
avaliao por pares. Ps-print, por sua vez, a verso do artigo cientfico submetida, avaliada por pares,
e revisada pelo autor, porm no se trata ainda da verso diagramada e publicada pelo editor, muito
embora o contedo seja o mesmo.

28

cientfica produzidos por membros da instituio. Um exemplo o Dspace at

Cambridge (http://www.dspace.cam.ac.uk/) . Isso no significa que a abordagem
flexvel contrape-se rgida, mas sim que a flexvel agrega outros elementos.
Ou seja, tambm so consideradas outras formas de contedo e estruturas
de comunicao, tais como os produtos da literatura cinzenta, contedo
audiovisual, dados brutos de pesquisa, simulaes, imagens e vdeos, relatrios
de pesquisa, objetos de aprendizagem, entre outros. Nessa perspectiva, um
repositrio institucional conjuga aspectos da comunicao cientfica formal e
informal. Um dos argumentos dessa abordagem refora que o conhecimento
cientfico no produzido exclusivamente a partir daquilo que j foi avaliado e
publicado formalmente, mas tambm daquilo que veiculado informalmente,
tornando mais flexvel, portanto, a comunicao cientfica. Por essa razo,
o repositrio institucional deve trabalhar para que o resultado dos esforos
da gesto dos processos de identificao, armazenamento, preservao,
recuperao e disseminao ampla da produo intelectual da universidade (seja
ela avaliada pelos pares ou no) proporcione tanto a visibilidade do pesquisador
e da instituio, quanto a promoo de condies frteis para a produo de
novos conhecimentos. Isso no quer dizer de maneira alguma que tudo aquilo
que produzido nos limites da universidade poder ser includo no repositrio.
Portanto, sob a orientao flexvel, o repositrio dever compreender e
atender tambm a demandas especficas de gesto institucional (apoiando tanto
a produo quanto a comunicao do conhecimento) que no so suportadas
pelo sistema de comunicao cientfica formal. Dessa maneira, as preocupaes
da perspectiva flexvel esto relacionadas com o sistema de comunicao
cientfica como um todo, inclusive o sistema de publicaes cientficas.
Por fim, possvel afirmar que em nvel macro a abordagem rgida
volta-se exclusivamente para o sistema de publicaes cientficas. Este pode
ser entendido como um subsistema constituinte de um complexo maior
e abrangente, formado por outros elementos, denominado sistem a de
comunicao cientfica, cujos limites, incluindo o sistema de publicaes,
representam o interesse da abordagem flexvel. Assim, a relao entre as
abordagens e a jurisdio do sistema de comunicao cientfica como um todo
pode ser visualizada na figura 4, a seguir.

29

FIGURA 4
Sistema de comunicao cientfica e sistema de publicaes cientficas

A deciso por uma ou outra abordagem dever ser fundamentada nas

necessidades da instituio e objetivos estabelecidos para o repositrio. De
acordo com as recomendaes propostas, essa deciso dever ser tomada ainda
na fase inicial do planejamento e nortear o desenvolvimento das polticas
de funcionamento do repositrio. As vantagens e desvantagens de cada das
perspectivas rgida e flexvel so enumeradas no quadro 1, a seguir.
D iante da caracterizao das abordagens e de suas vantagens e
desvantagens, as sugestes a seguir podem contribuir para a tomada de deciso
e/ou para o bom funcionamento do repositrio:
mesmo que a instituio tenha necessidade de adotar a abordagem
flexvel, inicie seu repositrio na abordagem rgida. Limite a variedade
de tipos de contedos. mais seguro iniciar o projeto com uma
poltica de contedos mais restritiva e, gradativamente, flexibiliz-la
at o ponto que for conveniente instituio, do que iniciar flexvel
e ter de se tornar rgida com o passar do tempo;
imprescindvel que, quando sob a abordagem flexvel, o esquema
de metadados que descrevem contedos do repositrio possua um
campo especfico que permita descrever cada um dos documentos
depositados como avaliado por pares ou no avaliado por pares.
H softwares de repositrio institucional que j oferecem essa opo.
Em boa parte deles, entretanto, necessrio que seja ativado ou

30

QUADRO 1
Sntese das vantagens e desvantagens das abordagens rgida e flexvel
A bordagem

V antagens

D esvantagens

Rgida

O gerenciamento de menor complexidade,

Limita-se quase que
se comparada com a flexvel
exclusivamente literatura
O argumento do controle de qualidade
avaliada pelos pares
proporcionado pela avaliao por pares
Contempla somente a
oportuno para o convencimento da
comunicao formal
comunidade
A inovao est na possibilidade
A manipulao de contedos em formatos
de ampliar o acesso e promover
tradicionais no requer customizao de
a visibilidade da instituio e do
metadados
pesquisador, e no nas estruturas
Formatos tradicionais requerem tcnicas de
de comunicao em si
preservao digital j estabelecidas
Dificuldade de responder
Menor espao de armazenamento
s demandas de padres
O gerenciamento do repositrio requer
diferenciados de produo
menos esforos devido limitao de
do conhecimento e de
contedos
acomodar padres distintos
Apropriada perspectiva da gesto da
de comunicao cientfica
informao
de diferentes reas do
Garante a visibilidade daquilo que realmente
conhecimento
foi validade e certificado

Flexvel

E possvel acomodar diferenas disciplinares Requer um gerenciamento mais

e responder s demandas que variam de
complexo, se comparada com a
acordo com a rea do conhecimento
rgida
E adequada para constituio da memria da A avaliao das necessidades
produo intelectual institucional
deve levar em considerao
Fortalece e potencializa os canais informais
as diferenas entre as reas
de comunicao cientfica
para a elaborao das polticas
No caso de universidades, contribui para
de contedos, requerendo,
a convergncia inevitvel da pesquisa e do
portanto, habilidade na
ensino
conduo do estudo e tempo
Adequada como ferramenta de apoio
por parte dos gestores do
gesto da informao e do conhecimento
servio
Responde razoavelmente bem s mudanas
A diversidade de formatos
requeridas pelas novas formas de produo
requer metadados diferenciados
do conhecimento
para cada tipo de documento
Contempla e comunicao formal e informal com vistas melhor recuperao,
E inovadora tanto no aspecto da visibilidade
o que, muitas vezes, demanda
que garante produo intelectual por meio
a customizao do padro de
da maximizao do acesso (rgida), quanto
metadados empregados no
nas unidades de comunicao que agrega
software escolhido
Requer mais espao de
armazenamento, se comparada
com a rgida

Fonte: do autor

31

implementado. im portante oferecer aos usurios leitores do

repositrio a possibilidade de pesquisa no sistema tambm com
um critrio de busca que diferencie contedos avaliados dos no
avaliados. Embora os coletadores de metadados ainda no faam esse
tipo de distino no momento da coleta, isso provavelmente passar
a acontecer no futuro;
adotar a abordagem flexvel no significa que qualquer contedo
poder ser depositado no repositrio. A recomendao que todos
os contedos possuam natureza acadmico-cientfica. Isso significa
que informaes de natureza administrativa no devem ser objetos
de repositrios institucionais;
recom endvel que a elaborao de polticas de contedo do
repositrio na abordagem flexvel envolva representantes de
comunidades (reas do conhecimento) da universidade e que sejam
considerados aspectos que promovam padres de qualidade mnimos
das colees. A inteno no que seja incorporado o processo
de avaliao pelos pares no repositrio, mas sim assegurar que os
contedos depositados estejam de fato alinhados ao padro de
comunicao cientfica da rea;
na abordagem rgida, considere toda a literatura cientfica avaliada
por pares (trabalhos apresentados em congressos, teses, dissertaes,
captulos de livros), e no somente artigos de peridicos cientficos.
Isso d margem a contemplar padres de comunicao de diferentes
reas do conhecimento;
algumas instituies optam por trabalhar com as duas abordagens,
mas em repositrios distintos. Nesse caso, um nico repositrio
dedicado literatura cientfica avaliada por pares, e outro, s
unidades de comunicao cientfica no tradicionais e materiais
de aprendizagem . Adicionalm ente, possvel integrar a busca
simultnea nos dois repositrios por meio do uso de um coletador de
metadados. A abordagem hbrida facilita o trabalho dos responsveis
pelo repositrio, ao impor limites bem definidos entre os produtos
da comunicao formal e informal, e, ao mesmo tempo, d vazo
s formas alternativas de comunicao cientfica. No entanto, tal
perspectiva possui custo mais elevado, pois requer maior investimento
de tempo, recursos humanos e equipamentos.

32

Por sua vez, o segmento prioritrio ao qual o repositrio institucional

de uma universidade ou instituto de pesquisa se destina dever sempre ser o
pesquisador e a comunidade acadmica. Porm, o desempenho do pesquisador
determinado pelo estgio em que se encontra a sua pesquisa e atividades
desempenhadas:
pesquisador como usurio (produtor de conhecimento): busca de
informaes para fundamentar seus estudos e conhecer estado da
arte em determinado tpico, assim como insumos para suas atividades
como docente;
o pesquisador como autor: necessidade principal de disseminar os
resultados de sua pesquisa.
Em geral, repositrios institucionais buscam atender a essas duas
demandas, que esto necessariamente conectadas: a maximizao do acesso
(contribuindo para a produo de conhecimento) proporciona a maximizao
do impacto do que produzido (visibilidade).

33

PARTE 2

Construo de repositrios
institucionais

3. Como criar repositrios institucionais

O conjunto de instrues recom endadas para criar repositrios

in stitucio nais foi elaborado com base no m odelo terico explorado
anteriormente, manuais, textos de recomendaes, relatos de experincia
e resultados de pesquisas de reconhecida im portncia na comunidade
internacional que se dedica ao estudo do tpico (BARTON; WATERS, 2004;
CROW, 2002a, 2002b; LYNCH, 2003; JONES; ANDREW; MACCOLL, 2006;
SWAN, 2008; SPARC, 2008; PROUDMAN, 2008 e outros).
O captulo est estruturado em trs partes que correspondem s fases
da criao de repositrios institucionais aqui propostas: 3. 1) Planejamento; 3.2)
Implementao do repositrio institucional.; 3.3) Assegurando participao da comunidade.
O fluxo das fases apresentado na figura 5.
Na maioria dos pases, a criao de repositrios institucionais tem sido
uma iniciativa que parte ou realizada nas bibliotecas das instituies de

FIGURA 5
Fases da construo de repositrios institucionais de acesso aberto
Fonte: do autor

37

ensino e pesquisa. Isso se d porque os processos envolvidos nas rotinas de

um repositrio institucional possuem natureza muito prxima e similar aos
trabalhos desenvolvidos em ambientes digitais por bibliotecas e bibliotecrios.
Alm disso,
bibliotecrios, mais do que quaisquer outros profissionais, lidam com
organizao da informao;
bibliotecas detm a legitimidade para obter e armazenar material
institucional;
bibliotecrios possuem expertise para elaborao de polticas de
formao, desenvolvimento e gesto de colees;
bibliotecrios necessitam reconhecer que as tecnologias proporcionam
novos modos de atuao profissional;
a biblioteca a instncia organizacional mais ligada s questes
da comunicao cientfica e da gesto da informao cientfica
propriamente dita;
bibliotecas conhecem suas comunidades e sabem identificar e lidar
com necessidades de informao;
bibliotecas podem centralizar o armazenamento e preservao da
informao digital.
No se quer dizer com isso que apenas os bibliotecrios so suficientes
para criar repositrios institucionais adequadamente. Mais adiante, sero
exploradas competncias necessrias constituio de uma equipe ideal, em que
a atuao conjunta de bons bibliotecrios e analistas de sistemas fundamental.

38

3.1 Planejamento

FIGURA 6
Planejamento do repositrio institucional de acesso aberto
Fonte: do autor.

A fase de planejamento do repositrio institucional essencial e deve

ser trabalhada em funo das seguintes questes:
custos (iniciais, de implementao e de longo prazo);
competncias necessrias e constituio da equipe;
levantamento e caracterizao dos principais atores que atuam
diretamente no contexto do repositrio institucional, seus interesses
e papis;
elaborao da definio e planejamento de servios, dos objetivos do
repositrio institucional;
avaliao das necessidades da comunidade.

3.1.1 Custos
Custos iniciais:
- hardware;
- software;

39

 instalao e customizao;
polticas e procedimentos;
recursos humanos (especialmente pessoal de TI);
treinamento e capacitao de recursos humanos;
outros.
Custos de implementao:
co n vencim en to das com un idades in teressad as (gesto res
acadmicos, pesquisadores, coordenadores de ps-graduao);
recursos humanos (especialmente pessoal de informtica);
suporte tcnico ao projeto e suporte aos usurios;
depsito mediado de contedos;
migraes de contedos de outros sistemas;
outros.
Custos futuros:
manuteno (incluindo pessoal de informtica);
aumento do volume de contedos;
segurana da informao;
preservao digital;
desenvolvimento de novas funcionalidades e servios;
outros.

3. 1.2 Constituio da equipe e competncias necessrias

Para a construo do repositrio institucional, importante que seja
constituda uma equipe capacitada e comprometida com a realizao do projeto.
Idealmente, uma equipe multidisciplinar constituda por bibliotecrios, analista
de sistemas, profissional de comunicao/marketing atende s necessidades
de planejamento e execuo do projeto. Nota-se, entretanto, que, mesmo em
alguns pases desenvolvidos, muitos repositrios institucionais bem-sucedidos
contam com uma equipe relativamente pequena, porm capacitada, formada
por bibliotecrios e analista de sistemas. As necessidades de recursos humanos
para a composio de equipes ser varivel em funo da amplitude do
projeto, da instituio e, naturalmente, dos recursos financeiros disponveis.
O planejamento e a implementao adequada do repositrio requerem, por sua

40

vez, considervel volume de trabalho, sobretudo por parte dos bibliotecrios.

Recomenda-se, ento, que mais de um esteja envolvido no projeto.
A capacitao da equipe deve ser feita de uma perspectiva mais geral
para uma mais especfica. Na perspectiva mais geral, considera-se de extrema
relevncia que, alm da internalizao dos conceitos fundam entais, os
profissionais estejam aptos a compreender o contexto da comunicao cientfica
e sua lgica, atores, componentes, processos e as foras que a governam,
assim como as propriedades da informao e do conhecimento cientfico,
o papel das tecnologias de informao e o funcionamento das comunidades
cientficas e suas diferenas disciplinares na produo e comunicao do
conhecimento. Em seguida, indispensvel que tenham cincia do significado
do movimento de acesso aberto informao cientfica, das razes de sua
emergncia como modelo alternativo de comunicao e de seus pressupostos,
premissas e impactos no sistema de comunicao cientfica como um todo.
A seo Comunicao Cientfica do Anexo 4 recomenda uma srie de leituras
complementares.
Na perspectiva mais especfica, cada um dos profissionais envolvidos
dever estar apto a lidar com os processos voltados para a implementao e
funcionamento do repositrio institucional. Ou seja, de um modo bastante
amplo, analistas de sistemas devem dominar os requisitos tecnolgicos
necessrios para a instalao, configurao e customizao e suporte da
ferramenta, entre outros. Bibliotecrios, por sua vez, devem dominar processos
de gesto da informao. Das habilidades requeridas de bibliotecrios, destacamse o domnio de mtodos de identificao e a avaliao de necessidades
de inform ao da comunidade, assim como tcnicas e instrumentos de
organizao da informao em ambiente eletrnico e familiaridade com
recursos tecnolgicos.
Em documento elaborado para a Securing a H ybridEnvironmentfor Research
Preservation and A ccess SHERPA (http: //www.sherpa.ac.uk). Robinson (2007)
destaca as necessidades de recursos humanos e habilidades especficas para a
criao e funcionamento de repositrios institucionais. Algumas instituies
distribuem as atividades dos repositrios por departamentos, geralmente
ligados a setores da biblioteca (catalogao e indexao), a outras bibliotecas ou
setores de administrao e ensino, alm do setor de tecnologia da informao.

41

No entanto, segundo a autora, muitas instituies desenvolvem seus trabalhos

com repositrios institucionais a partir de dois principais atores:
gestor do repositrio: quem gere o lado humano do repositrio, incluindo
as polticas de contedos, divulgao e convencimento, treinamento
de usurios, relacionamento com os departamentos da instituio,
contatos externos e outros;
administrador do sistema: quem gere a implementao, customizao e
administrao tcnica do software de repositrio adotado, inclusive a
gesto dos campos de metadados e sua qualidade, criao de relatrios
de uso e questes tcnicas de preservao digital.
Alguns conhecim entos e habilidades necessrias s atividades de
desenvolvimento e gesto de um repositrio institucional so elencados a
seguir (ROBINSON, 2007):
Gesto
Habilidades para:
gerenciar o oramento do repositrio e responder s necessidades
dos seus usurios em alinhamento com os recursos disponveis;
desenvolver estratgia e seus custos para o desenvolvimento futuro
do repositrio;
recorrer a fontes de financiamento para o projeto do repositrio
quando for apropriado;
gerir o repositrio por meio da identificao de objetivos e estratgias
futuras para a melhoria do servio;
elaborar fluxos para gerenciar a captura, descrio, preservao etc.
dos contedos do repositrio;
gerenciar o funcionamento cotidiano do repositrio, incluindo
servio de depsito mediado (caso seja necessrio ou possvel) ou o
autoarquivamento pelos autores;
coordenar e gerenciar atividades da equipe envolvida com o repositrio
e coordenar as atividades com os outros setores colaboradores;
realizar testes nas colees e levantamentos de satisfao dos usurios
para avaliar os servios;

42

 monitorar os depsitos, downloads e outros indicadores de usos para

identificar o impacto, o sucesso do repositrio e as deficincias que
precisam ser melhoradas. Gerar relatrios de uso;
gerenciar as expectativas dos usurios para assegurar que o esperado
seja alcanvel;
lidar com comentrios e reclamaes, caso os servios do repositrio
no estejam inicialmente de acordo com as demandas dos usurios.
Gerir outras dificuldades que possam surgir nesse sentido.
Software
Familiaridade com:
sistemas web que utilizam linguagens de programao e software, tais
como Unix, Linux, SQL Server, MySQL, SGML, XML, PHP, JAVA,
PERL;
plataformas de repositrios mais conhecidas, como Eprints, Dspace,
Fedora, OPUS e outros mais;
sistemas web e banco de dados;
protocolo OAI-PMH (Open A rchives Initiative P rotocolfor Metadata
Harvesting).
Habilidades para:
customizar, desenvolver e administrar o sistema do repositrio e seus
softwares associados;
planejar e realizar testes no sistema e avaliar os resultados;
desenhar e customizar a interface do sistema e ferramentas associadas;
identificar e desenvolver servios de valor agregado, tais como pginas
de comunidades e colees no repositrio.
Metadados
Familiaridade com:
padres relevantes de metadados, tais como Dublin Core, MARC,
METS (Metadata Encoding and Transmission Standard), MODS (Metadata
Object Description Schema), e sua relao com o protocolo OAI-PMH;
Habilidades para:
identificar ou desenvolver metadados apropriados ou outros padres;
manter contato e testar novas implementaes com a equipe de
catalogao, quando for necessrio;

43

 assegurar a conformidade e monitorar a qualidade dos metadados

nas bases de dados.
Armazenamento epreservao
Familiaridade com:
melhores prticas e procedimentos, recomendaes e recursos
externos;
Habilidades para:
trabalhar com os servios de tecnologia de informao que lidam
com o armazenamento e requisitos de backup;
identificar escopo e requisitos de armazenamento de longo prazo do
repositrio e trabalhar com os servios de tecnologia da informao
para conhecer os requisitos de backup;
trabalhar com outros setores da instituio, tais como departamento
de gesto de documentos, arquivo, setor de tecnologia da informao e
outros, assim como outras instituies, com o objetivo de i) identificar
melhores prticas e estabelecer requisitos para preservao digital e
ii) desenvolver polticas para definir como diferentes materiais devem
ser preservados, caso seja necessrio.
Contedos
Familiaridade com:
questes relevantes relacionadas com os direitos de propriedade
intelectual:
necessrias quando da aceitao de materiais para o repositrio;
necessrias para a elaborao das diretrizes que asseguraro as
boas prticas;
orientao e aconselham ento da com unidade nas questes
relacionadas com direitos de propriedade intelectual.
Habilidades para:
elaborar a poltica de contedos que inclua tambm:
os tipos de materiais que podem ser depositados;
como diferentes materiais devem ser gerenciados dentro do
repositrio;
como contedos sob embargo so gerenciados;
como a excluso de itens depositados gerenciada.

44

 aum entar a quantidade e a qualidade de itens depositados no

repositrio por meio da:
identificao adequada das publicaes a serem depositadas por
meio da verificao pessoal ou nas pginas dos departamentos,
levando em considerao o desenvolvimento de novas reas de
pesquisa na instituio;
estimulao de autores de publicaes a deposit-las no repositrio;
explicao aos autores de como autoarquivar ou quando o depsito
mediado oferecido.
Contatos internos
Habilidades para:
relacionamentos e contatos com ampla variedade de departamentos
e grupos de interesse (estudantes, por exemplo) para:
identificar as estratgias institucionais de longo prazo, oportunidades
e necessidades da instituio que podem ser apoiadas pelo
repositrio;
identificar reas, projetos ou servios que partilham interesses
comuns ou que se sobrepem aos interesses ou objetivos do
repositrio;
atrair a ateno e conquistar a confiana da comunidade nos
servios de repositrio;
desenvolver polticas, prticas e procedimentos para assegurar
que o repositrio se torne presente nos processos de pesquisa da
instituio.
relacionamentos e contatos com ampla variedade de departamentos
e grupos de interesse especficos:
gestores institucionais e tomadores de deciso devem estar
cientes dos benefcios do repositrio para a instituio e, alm
disso, devem ter confiana na habilidade da equipe do repositrio
em oferecer um servio relevante conforme as necessidades da
instituio;
envolvimento com os setores e departamentos de apoio pesquisa
com objetivo de compartilhar informaes sobre mudanas de
contratos e requisitos de financiamentos;

45

 envolvimento com o setor de tecnologia da informao com vistas

manuteno do repositrio (hardware e software), compras de
servios de tecnologia, explicao de necessidades do repositrio
e garantia da sua integrao e alinhamento com outros sistemas
da universidade;
interao com a biblioteca para identificao de informaes
relevantes e servios do repositrio dos quais os pesquisadores
necessitam, assim como garantia de que a equipe esteja ciente de
qualquer feedback dos usurios;
incio de contatos com pesquisadores individualmente e com
grupos de pesquisa na instituio para identificar suas necessidades
no repositrio e estimular o seu envolvimento com o servio;
quando o repositrio contemplar tambm as teses e dissertaes
eletrnicas, estabelecer contato com os program as de psgraduao com o fim de encorajar ou assegurar o depsito.
Contatos externos
Habilidades para:
promover o repositrio fora da instituio. O repositrio deve ser
registrado, pelo menos, no OpenDOAR (www.opendoar.org), OAI
(www.openarchives.org), e coletado por provedores de servios
relevantes, como, por exemplo, OAISTER (www.oaister.org) e BASE
(http: //base.ub.uni-bielefeld.de/index english.html);
contatos com atores externos importantes para o acesso aberto e
desenvolvimento de repositrios institucionais, tais como agncias
de fomento, editores cientficos, grupos ou redes de repositrios,
provedores de servios, sociedades cientficas e outras universidades
ou institutos de pesquisa.
A dvogar em p r o l do repositrio, treinamento e suporte
Habilidades para:
elaborar um programa de promoo e convencimento direcionado
a todo espectro de atores para criar/estimular ampla cultura de
comprometimento dentro da instituio;
desenvolver materiais de convencimento e publicidade para uso dentro
da instituio (pginas na Internet, guias, FAQs a apresentaes);

46

 ser proativo na divulgao do repositrio por meio de jornais internos,

seminrios, mensagens eletrnicas e outros.
desenvolver programas de treinamento adequados e materiais para
esses grupos;
organizar e realizar sesses de treinamentos. Os tpicos devem incluir
tambm:
introduo ao acesso aberto;
como depositar itens no repositrio institucional;
como buscar materiais em ambientes de acesso aberto;
responder a perguntas, questionamentos, e oferecer conselhos
adequados.
Tendnas atuais e desenvolvimento profissional
Familiaridade com:
tendncias atuais na comunidade que estuda e desenvolve repositrios
institucionais, particularmente com respeito a eventos e conferncias
importantes, leitura de listas de discusso e literatura cientfica e
profissional;
novidades nas comunidades cientficas em geral e mudanas nos
sistem as de educao superior, com o objetivo de identificar
implicaes potenciais para o repositrio;
desenvolvimentos tcnicos por meio da participao em workshops,
cursos e treinamentos relevantes.
Habilidades para:
participar, quando for pertinente, de projetos de desenvolvimento
e m elhores prticas de outras instituies e de com unidades
preocupadas com repositrios institucionais.

3. 1.3 Levantamento dos principais atores, seus interesses e papis anlise contextual
O levantamento e a anlise dos requisitos, demandas e necessidades de
cada um dos principais atores envolvidos nos processos de criao, registro e
disseminao do conhecimento cientfico na instituio oferecem diagnstico
til ao reconhecimento de oportunidades e obstculos ao estabelecimento de

47

um repositrio institucional. Do mesmo modo, importante observar quais

so as foras externas instituio e interesses que exercem influncia sobre a
criao, disseminao e uso de informao cientfica. Segundo Jones, Andrew
e Maccoll (2006) e Swan (2008), os principais atores nesse contexto so:
autores: necessitam de um repositrio institucional que i) torne
fcil e mais simples possvel o depsito dos resultados de suas
pesquisas, ii) permita maior exposio e visibilidade ao seu trabalho
em todo o mundo, possibilitando tambm, quando necessria, a sua
privacidade. Alm disso, que proporcione um iii) espao de trabalho
colaborativo e iv) dados precisos sobre como os seus trabalhos esto
sendo acessados, descarregados {downloads) e usados (citados ou
reconhecidos).
instituio (gestores acadmicos, gestores de pesquisa, outros): tm
interesse no marketing da instituio, em prover uma vitrine de suas
atividades e ter, de fato, uma ferramenta que contribua efetivamente
para a gesto da pesquisa;
agncias de fomento: necessitam rastrear os resultados de seus
investimentos em projetos e programas de pesquisa;
usurios: necessitam de um sistema que lhes oferea as condies
perptuas e necessrias para encontrar aquilo de que necessitam por
meio de adequada navegabilidade e efetiva e eficiente recuperao
da informao;
biblioteca: a unidade organizacional mais apropriada para o
gerenciamento e funcionamento do repositrio institucional.
Segundo Jones, Andrew e Maccoll (2006), cada um desses grupos possui
um nmero de questes relevantes e critrios que devem ser levados em
considerao durante a implementao do repositrio. Recomenda-se que seja
feito um levantamento para identificar os atores, ou a inexistncia de algum
deles, que mais diretamente exercem influncia e devem ser considerados
no planejam ento e im plem entao do repositrio de sua instituio.
O levantamento deve levar em considerao quais setores ou atores podem
se sentir apoiados ou ameaados pelo repositrio e as razes de cada um
deles, os fatores de risco e/ou de sucesso associados a cada um dos grupos
de atores identificados e os papis desempenhados. A anlise dos resultados

48

servir de insumo para a equipe desenhar o seu planejamento, traar aes de

implementao e tomar decises fundamentadas na realidade, buscando aes
concretas que permitam a explorao dos fatores de sucesso e a minimizao
dos riscos.

3. 1.4 Definio e planejamento de servios

Esta seo descreve os passos que devem ser levados em considerao
no momento em que sero definidos os servios que o repositrio oferecer
sua comunidade. importante definir de maneira precisa como o sistema
ser utilizado e quais servios oferecer e como sero oferecidos. Por exemplo,
algumas instituies criam o seu repositrio institucional para armazenar
somente a literatura cientfica validada por pares, especialmente artigos de
peridicos cientficos. Outras, no entanto, ampliam a definio de servios
para incluir, alm disso, teses e dissertaes e outros outputs de pesquisa, tais
como literatura cinzenta, textos para discusso, trabalhos apresentados em
conferncias e material de ensino. Os fundamentos necessrios para essa
reflexo e tomada de deciso sobre essa questo foram discutidos na seo 2. 1.
Como base no Creating an Institutional Repository: LEADIRS Workbook
(BARTON; WATERS, 2004), esta seo aborda, passo a passo, como definir
o servio de um repositrio institucional e, em seguida, apresenta as principais
decises que a equipe deve tomar no momento de planejar este servio.
A definio do servio
A escolha e uso do software para estruturar colees digitais no suficiente
para a elaborao da definio do servio. Muito alm da documentao
tcnica, so necessrias as decises sobre os procedimentos e polticas de
funcionamento do repositrio, assim como a definio daquilo que ser
oferecido aos membros da comunidade. Nesse momento, so especificados,
por exemplo, os formatos dos arquivos que podem ser depositados, o papel
da biblioteca em relao s comunidades que depositaro seus contedos e
o planejamento do desenvolvimento do servio em si. Para criar seu modelo
de servio, a equipe de implementao deve responder s seguintes questes:
Quais so os objetivos do repositrio?
aumentar o impacto dos resultados de pesquisa;

49

aumentar a visibilidade e o prestgio da instituio;

criar um papel de liderana institucional para a biblioteca;
evidenciar a produo cientfica e intelectual da universidade;
contribuir para atividades de avaliao da pesquisa;
capturar os registros institucionais;
oferecer servios relevantes e essenciais aos pesquisadores e
professores;
ajudar a biblioteca a enfrentar os desafios do mundo digital;
abrigar as colees digitalizadas;
gerenciar materiais de aprendizagem;
encorajar e contribuir para o acesso aberto informao cientfica;
outros.
Que tipos de contedos sero aceitos? (Deciso sobre abordagem
rgida ou flexvel, seo 2. 1).
literatura publicada e revisada pelos pares;
pr-prints;
conjunto de dados de pesquisa;
materiais de pesquisa;
materiais de aprendizagem;
teses e dissertaes;
anais de conferncias;
colees de peridicos cientficos eletrnicos;
outros.
Quem so os usurios principais?
pesquisadores;
professores;
estudantes;
administradores acadmicos;
pesquisadores externos;
outros.
Quais servios sero oferecidos caso os recursos sejam limitados?
Os servios ou alguns deles sero cobrados?
Quais so os servios prioritrios?
Quais responsabilidades a biblioteca ter em relao ao contedo das
comunidades representadas no repositrio?
Quais so as prioridades a curto e a longo prazo?

50

Tipos de servios
Um repositrio institucional pode oferecer sua comunidade vrios tipos
de servios. A realidade de muitas instituies no permite o oferecimento
de todos os servios citados a seguir, contudo, na medida do possvel, quanto
mais facilidades e valor forem agregados ao repositrio institucional, maiores
as possibilidades de atrair a comunidade para a sua adoo e uso. Alguns
servios so:
suporte para a definio de colees e fluxos de depsitos de
comunidades especficas;
servios de consulta e suporte ao preenchimento de metadados,
incluindo a indexao;
suporte via chat, correio eletrnico ou telefone;
tira-dvidas sobre direitos autorais. Consultas ao diretrio SHERPA/
RoMEO (http: //www.sherpa.ac.uk/romeo/) permitem conhecer
polticas de autoarquivamento de inmeras editoras de peridicos
cientficos. Recomenda-se a criao de um link para o este diretrio
no prprio repositrio institucional e o estmulo aos depositantes a
consult-lo;
treinamento e suporte aos usurios para o depsito de documentos;
servio de identificadores persistentes com vistas preservao do
acesso;
alocao de espao de armazenagem extra de arquivos;
importao de dados por lote (depsito por lote), por exemplo, de
colees histricas e colees digitalizadas recentemente;
digitalizao de documentos e reconhecimento de caracteres (Optical
Character Recognition OCR);
orientao sobre direitos autorais;
depsito mediado.

3. 1.5 Avaliao das necessidades da comunidade

O ponto crucial para a determinao de servios e elaborao das
diretrizes de funcionamento do repositrio o levantamento e avaliao das
necessidades da comunidade qual so destinados. Crow (2002b) enfatiza que a

51

acomodao das necessidades e percepes da comunidade e a demonstrao de

sua relevncia para a satisfao dessas necessidades devem ser um componente
central das polticas de contedos, planos de implementao e de marketing do
repositrio institucional.

Como avaliar as necessidades de sua comunidade

Em linhas gerais, para o planejamento do repositrio, o levantamento e
a avaliao das necessidades da comunidade devem partir de duas perspectivas.
A primeira perspectiva voltada para a captao da percepo das instncias
decisrias, dos dirigentes acadmicos, coordenadores de ps-graduao, chefes
de departamentos acadmicos, diretores de bibliotecas e departamentos de
tecnologia da informao e gestores de pesquisa sobre as demandas institucionais
que podem ser atendidas pelo repositrio. Isso inclui tambm como veem os
processos existentes de gesto e disseminao da produo intelectual, suas
lacunas e necessidades de melhoria. Assim, o diagnstico prvio dos servios
e sistemas de informao existentes ser til. A segunda perspectiva volta-se
para a compreenso do modo como os seus usurios prioritrios se comportam
mediante a busca, o uso e a comunicao da informao que produzida como
resultado de suas atividades. Ou seja, indispensvel o reconhecimento dos
padres de comportamento dos pesquisadores em relao informao e aos
seus hbitos de comunicao. Sobre essa questo, de amplo conhecimento
de profissionais da informao que a rea do conhecimento de pesquisadores
determina o comportamento informacional e o modo como eles comunicam
o conhecimento que produzem.
Portanto, importante estar ciente de que diferenas disciplinares
influenciam os hbitos de comunicao (publicao), busca e uso da informao
e tambm a adoo de tecnologias no processo de criao e comunicao do
conhecimento por parte dos pesquisadores. O reconhecimento desses aspectos
favorece tanto a elaborao de estratgias de abordagem diferenciadas para
reas do conhecimento distintas dentro de uma mesma instituio no caso
de instituies que agrupam pesquisadores de diferentes reas, como uma
universidade ,quanto o desenho das diretrizes de funcionamento e polticas de
contedos. A avaliao das necessidades permitir definir com maior segurana
o que o repositrio oferecer como servios sua comunidade e conhecer os

52

elementos que compem suas demandas atuais e futuras. Questes amplas

que podem nortear o desenho do levantamento e avaliao das necessidades
da comunidade so:
como os trabalhos cientficos so publicados e disseminados?
a produo cientfica armazenada no campus? Como? Onde? Por
qu?
existe alguma base de dados de registro da produo cientfica?
quem so os principais atores que criam conhecimento?
quais so as prioridades de gestores em relao gesto da informao
na instituio?
quais recursos de tecnologia da informao esto disponveis no
campus?
quais as percepes acadmicas sobre questes e problemas de gesto
de materiais digitais?
em quais instncias ocorre a produo do conhecimento cientfico?
Outra questo que pode ser levada em considerao diz respeito
possibilidade de o repositrio institucional disseminar a literatura cinzenta
produzida por diferentes disciplinas. Sabe-se que, tradicionalmente, esse
tipo de literatura caracterizado pela distribuio e circulao restrita e pela
limitao de sua disponibilidade e acessibilidade. Contudo, em determinadas
reas do conhecimento, a literatura cinzenta constitui um importante canal de
comunicao cientfica.
Uma bem-sucedida avaliao de necessidades deve incluir levantamentos
formais e informais na comunidade (BARTON; WATERS, 2004):
levantamentos informais dizem respeito a encontros face a face com
pesquisadores e administradores, contatos por correio eletrnico e
monitorao de servios de publicao eletrnica existentes no campus;
levantamentos formais devem incluir levantamentos por meio de
recursos impressos ou on-line nas comunidades de pesquisadores
(questionrios), bem como apresentaes formais e sesses de
perguntas e respostas em departamentos, grupos de pesquisa e outros.

53

A avaliao das necessidades da comunidade deve ser, portanto, um

pr-requisito para a construo do repositrio institucional. Como sugesto,
deve-se levar em considerao os seguintes passos:
anlise da literatura: muitos estudos so relatados na literatura
cientfica sobre necessidades, intenes e caractersticas de usurios
de repositrio institucionais. Revises de literatura sobre padres de
comportamento informacional e hbitos de comunicao cientfica
de diferentes reas so teis ao reconhecim ento de diferenas
disciplinares;
mapeamento de todas as publicaes cientficas da instituio e de
suas caractersticas, especialmente as seriadas. As caractersticas dizem
respeito ao tipo, suporte de publicao (impresso ou eletrnico),
pblico-alvo, tipo de acesso (restrito, livre), licenas de distribuio;
agendam ento de visitas para a realizao de entrevistas com
coordenadores de ps-graduao e pesquisadores de sua instituio.
No caso de um a universidade, um a am ostra considervel de
departamentos para a obteno de informaes relevantes pode ser
constituda da seguinte maneira: cincias humanas, humanidades,
cincias sociais, cincias sociais aplicadas, cincias da sade, cincias,
cincias da vida. Uma alternativa adoo da Tabela de reas do
Conhecimento do CNPq. Recomenda-se selecionar uma amostra
constituda de pesquisadores experientes e pesquisadores mais jovens;
agendamento de visitas para a realizao de entrevistas com os
gestores acadmicos e tomadores de deciso (pr-reitores, decanos,
secretarias);
a formao de um grupo de discusso que envolva pessoal da
biblioteca, pesquisadores, analistas de sistemas, gestores acadmicos,
departamento jurdico e outros. O estmulo discusso relevante
para a associao de pontos de vista e a acomodao de perspectivas
a respeito de demandas institucionais;
aplicao eletrnica de questionrio para o levantamento amplo e
quantitativo das caractersticas da comunidade, da produo cientfica
institucional, mapeamento dos outputs de pesquisa na instituio, os
modos como pesquisadores registram, publicam e disseminam os
resultados de suas pesquisas, entre outros.

54

Com base no levantamento detalhado, ser possvel tomar uma srie de

decises que subsidiaro e justificaro, por exemplo, as polticas dos repositrios
e de suas comunidades, o reconhecimento das diferenas disciplinares, a
determinao dos tipos de servios que podem/devem ser oferecidos e a
identificao das reas que potencialmente mais contribuiro para o repositrio.
A seo Avaliao das necessidades da comunidade institutional do Anexo 4 recomenda
uma srie de leituras complementares sobre este tpico.

3.2 Implementao do repositrio institucional

A implementao de repositrios institucionais de acesso aberto

Fonte: do autor.

S u b seq u en te ao p lan ejam en to do re p o sit rio in stitu c io n al, a

implementao inclui as atividades que esto compreendidas entre a escolha
do software que ser utilizado e a elaborao das polticas que regero o
funcionamento do repositrio. Nesse momento, sero executadas aes que
permitiro a criao da infraestrutura propriamente dita, e a partir disso o

55

repositrio institucional ter seu esqueleto constitudo. No entanto, importante

salientar que a mera escolha e a instalao da plataforma no so suficientes para
a existncia de um repositrio institucional. A fase de implementao tomar
como subsdio todas as informaes levantadas e decises tomadas na fase
anterior aliadas avaliao do software que mais seja apropriado s demandas
previamente identificadas. Portanto, deve ser precedida e subsidiada pela fase
anterior. As definies elaboradas durante o planejamento e as polticas de
funcionamento do repositrio garantiro o ambiente necessrio para o seu
pleno desenvolvimento e permitiro que ele seja inserido no contexto da
instituio, o que um software instalado por si s no garante.
Barton e Waters (2005) sugerem que a implementao de um sistema de
repositrio institucional deve levar em conta os passos a seguir:

anlise das necessidades e requisitos;

escolha do software de repositrio;
aquisio de hardware necessrio, incluindo o servidor;
instalao e configurao dos softwares';
customizao da interface;
treinamento de pessoal;
criao dos workflows de aprovao de contedo: aceitao, edio,
rejeio etc.;
carregamento de documentos;
teste do sistema.

3.2.1 Escolha do software

Em estudo sobre avaliao de softwares para criao de bibliotecas digitais,
Goh et al. (2006) sugeriram que os seguintes critrios fossem levados em
considerao na tomada de deciso sobre a escolha da plataforma:
gesto de contedos: requisito relacionado facilidade com a qual o
contedo pode ser criado, submetido, revisado e organizado, assim
como atribudas diferentes verses do mesmo contedo no sistema.
Diz respeito, inclusive, aos mecanismos de buscas e navegao nos
contedos, tais como buscas nos metadados e no texto completo
e navegao por hierarquias de assuntos providos pelo software.

56

A diversidade de formatos de arquivos de textos (ex.: ASCII,

UNICODE, RTF, Adobe PostScript e Adobe PDF), imagens (ex.:
TIFF, GIF, JPEG), formatos estruturados (ex.: HTML e XML), udio
e vdeo (ex.: Real Media, MP3, AVI e MPEG) que o software pode
suportar tambm deve ser levada em considerao;
interface do usurio: flexibilidade de customizao da interface para
satisfazer as necessidades de diferentes implementaes de bibliotecas
digitais, bem como suporte de acesso multilngue ao sistema. Com
isso, possvel ao usurio especificar a lngua a partir da qual sua
interface ser exibida;
administrao de usurios, diz respeito s funcionalidades necessrias para
o gerenciamento de usurios do repositrio digital. Por exemplo, no
caso de determinados contedos necessitarem ter acesso restrito por
meio de autenticao de usurio e senha, origem de IP ou Proxy, ou
nveis de permisso. A monitorao e gerao de relatrios de padres
de uso de diferentes usurios uma funcionalidade importante, tendo
em vista que, quando analisados, suas necessidades e interesses passam
a ser mais bem compreendidos;
administrao do sistema: ferramentas automticas de aquisio de
contedos, gerao e coleta automtica de metadados, incluindo
o reconhecimento automtico de assuntos, por exemplo, tornam
a manuteno do repositrio muito mais facilitada. necessrio
que o sistema suporte padres de preservao digital, bem como a
identificao persistente dos documentos armazenados. Isso, por sua
vez, favorece que a migrao de materiais digitais de um hardware/
software para outro no comprometa as citaes feitas por outros
autores a esses contedos e outros links;
outros requisitos: o repositrio institucional necessita ser interopervel
com outros sistemas aos quais ele conectado. Isso permite que cada
sistema se desenvolva independentemente sem sacrificar a habilidade
de se comunicar com outros sistemas. O software deve ser capaz de
suportar no mnimo um protocolo bsico de interoperabilidade:
OAI-PMH ou Z39.50. O sistema deve tambm ser compatvel com
padres estabelecidos para colees e servios de bibliotecas digitais.
Alguns desses padres so linguagem de marcao XML, pginas web

57

em linguagem XHTML, os formatos GIF, TIFF e JPEG para imagens,

Unicode para suporte multilngue e intercmbio de informaes,
Dublin Core e MARC 21 para metadados. Mecanismos por meio
dos quais os desenvolvedores e administradores do sistema possam
obter suporte, como documentao, manuais, listas de discusso, so
importantes.
Em geral, softwares desenhados para a construo de repositrios
institucionais possuem operaes e funcionalidades que convergem para:
capturar e descrever contedos digitais por meio de interface de
autoarquivamento;
tornar pblico, por meio da Internet, o acesso a esses contedos (ou
quando necessrio ao menos aos seus metadados);
armazenar, organizar e preservar digitalmente contedos a longo
prazo;
compartilhar os metadados com outros sistemas na Internet.
Existe grande quantidade de plataformas para a criao de repositrios
institucionais. Contudo, algumas caractersticas essenciais devem estar presentes
nas funcionalidades de um software para que este atenda eficientemente s
demandas de um repositrio em sintonia com o acesso aberto. Para tanto,
vrias ferramentas foram desenvolvidas com base nos seus fundamentos,
e, muitas vezes, a presena de determinadas funcionalidades constituem de
fato a incorporao de seus pressupostos. Portanto, em consonncia com o
Movimento de Acesso Aberto Informao Cientfica e com as necessidades
de gerenciamento de informao em ambiente digital, desejvel a escolha
de software para a criao de repositrios institucionais leve em considerao
a presena das seguintes funcionalidades (KURAMOTO, 2005; BARTON,
WATERS, 2004; DeRIDDER, 2004; JONES; ANDREW; MACCOLL, 2006):
interface de autoarquivamento: depsito de contedos por parte do
autor ou responsvel;
mdulo de estatsticas de acessos e downloads;
mecanismo de embargo (restrio) de documentos;
interfaces para busca, navegao e recuperao de informao;
armazenamento de texto completo;

58

 interface adm inistrativa para gerenciam ento de comunidades e

colees;
padro de interoperabilidade, sobretudo com base no protocolo
OAI-PMH;
armazenamento de arquivos de diferentes formatos, tais como textos,
imagens, conjunto de dados, vdeo, udio, outros;
padres de metadados (descritivos, tcnicos, de preservao, de
direitos autorais);
flexibilidade quanto definio dos padres de metadados;
sistema de licenciamento de contedos no momento do depsito;
mecanismos de preservao digital;
identificao persistente de itens;
navegao e mecanismos de busca em metadados e texto completo;
workflow de submisso e aprovao de contedos;
autenticao e nveis de autorizao diferenciados para diferentes
usurios;
interfaces ergonmicas e adaptativas.
software livre;
portabilidade: possibilidade de ser executado em diferentes sistemas
operacionais;
reconhecimento do software na comunidade cientfica;
uso de linguagem de marcao XML;
prestao de suporte por parte da comunidade desenvolvedora;
documentao on-line;
estatsticas de uso;
traduo para o idioma usual;
pouca ou nenhuma necessidade de desenvolvimento do software por
parte de pessoal de informtica.
O Open Society Institute (http: //www.soros.org/openaccess/software/)
elaborou um guia de software para repositrios institucionais (OSI, 2004)
com o intuito de contribuir para que instituies que estejam criando seus
repositrios selecionem a plataforma mais adequada s suas necessidades.
recomendvel que as necessidades identificadas na comunidade norteiem
a escolha da ferramenta. Com base em critrios previamente estabelecidos,

59

os softwares includos na anlise da OSI foram Archimede, ARNO, CDSware,

DSpace, Eprints, Fedora, iTor, MyCoRe e OPUS. Os resultados incluem
uma srie de critrios que foram analisados e comparados em cada uma das
ferramentas e certamente contribuem para subsidiar a tomada deciso no
momento da escolha da ferramenta.
O Registry o f Open A ccess Repositories (ROAR http: //roar.eprints.org/)
e o Directory o f Open A ccess R positories (OpenDOAR http: //www.opendoar.
org/) apontam que as ferramentas mais utilizadas para a criao de repositrios
digitais tm sido o Eprints e o Dspace. Por essa razo, o Instituto Brasileiro
de Informao em Cincia da Tecnologia (IBICT) direcionou esforos para a
traduo (para o portugus do Brasil) e customizao das duas plataformas,
oferencendo os pacotes e suporte tcnico para sua instalao e uso. Desse
modo, por conta da ampla adoo e das facilidades criadas, recomenda-se
especial ateno aos softwares Dspace e Eprints.

3.2.2 Metadados
A definio mais comum para metadados dados sobre dados. Segundo
a NISO (2004), metadados so dados estruturados que descrevem, identificam,
explicam, localizam e, portanto, facilitam a recuperao, uso e gesto de recursos
de informao. O termo empregado de modo diferenciado por diversas
comunidades. Alguns o utilizam para se referir informao compreensvel por
mquinas, enquanto outros utilizam-no para designar registros que descrevem
recursos de informao digital. No contexto bibliotecrio, ainda segundo a
NISO, metadados so comumente usados para quaisquer esquemas formais de
descrio de recursos, aplicados a qualquer tipo de objeto, seja ele digital ou no.
A catalogao tradicional de uma biblioteca um tipo de uso de metadados;
o MARC 21 e o conjunto de regras utilizadas com ele, tais como o AACR2
(Cdigo de Catalogao Anglo-Americano), constituem padres de metadados.
Outros esquemas de metadados tm sido desenvolvidos para descrever vrios
tipos de objetos textuais ou no textuais, como livros, documentos eletrnicos,
objetos de arte, materiais de ensino, objetos de aprendizagem e conjuntos de
dados cientficos (NISO, 2004). Os tipos principais de metadados so descritos
no quadro 2 (SENSO; PINERO, 2003).

60

QUADRO 2
Tipos de metadados
Tipo

Definio

Exemplos

Adminis
trativo

Usados para a gesto de Aquisio de informao

recursos de informao Direitos de reproduo
Requisitos legais para acesso
Localizao de recursos de informao
Critrios de seleo para digitalizao
Controle de verses

Descritivo

Utilizados para
representar recursos
de informao

Preservao

Utilizados para preservar Informao sobre condies de uso dos

recursos
recursos fsicos
de informao
Informao sobre aes tomadas para
preservar verses fsicas e digitais dos recursos

Tcnico

Relacionados a como
funcionam os sistemas
e o comportamento
dos metadados

Documentao de hardware e software

Digitalizao de informao (formato, taxa de
compresso etc.)
Autenticao e dados de segurana (criptografia,
senhas)
Controle de tempo de resposta de sistemas

Uso

Relacionados ao nvel
e ao tipo de uso que se
faz com os recursos de
informao

Informao sobre verses

Reutilizao do contedo do recurso

Registros catalogrficos
Proviso de ajuda durante a busca
ndices especializados
Hierarquizao de relaes entre recursos
Anotaes dos usurios

Fonte: Senso e Pineros (2003).

Um repositrio institucional conter metadados para cada um dos itens

que sero armazenados dentro dele. Assim, so necessrios para facilitar a
descoberta de contedos relevantes dentro do repositrio. Dessa maneira, em
um repositrio institucional, os metadados contribuem para (IANNELLA;
WAUGH, 1997; NISO, 2004):

61

 que recursos de informao possam ser encontrados pelos usurios

por meio de critrios de relevncia;
condensar o significado dos dados;
identificar recursos de informao;
relacionar recursos de informao similares;
distinguir recursos de informao diferenciados;
obter informaes sobre as condies de uso (direitos do autor);
permitir a busca e recuperao de recursos de informao;
promover a interoperabilidade e facilitar a coleta dos contedos de
um repositrio por sistemas e mecanismos de busca externos;
obter informao a respeito do ciclo de vida do dado;
organizao dos contedos armazenados no repositrio;
armazenamento sistemtico e preservao digital dos contedos do
repositrio.
Um esquema de metadados um conjunto de elementos de metadados
desenhado com um propsito especfico, tal como a descrio de um tipo
particular de recurso de inform ao. Com um ente, os adm inistradores
de repositrios institucionais adotam o esquem a de m etadados bsico
predefinido no software escolhido. No entanto, outros campos podem ser
adicionados (tornando-os ou no campos obrigatrios para o preenchimento),
customizando-o de modo que atenda s especificidades de diferentes tipos
de contedos. Nesse sentido, os administradores do repositrio precisaro
definir ou customizar seus esquemas de metadados. Os esquemas que podem
ser utilizados variam de acordo com o tipo contedo que ser armazenado.
No omento da definio do esquema de metadados, importante considerar
as necessidades locais, como, por exemplo, as estruturas organizacional e de
pesquisa da instituio.
A necessidade de am pliar os esquemas de metadados para poder
contemplar novos tipos de materiais pode surgir medida que o repositrio
cresce. D iversos esquem as diferenciados de m etadados esto sendo
desenvolvidos (Dublin Core, DIDL, ISO, MARC 21, METS, MODS). A seguir,
breve descrio do Dublin Core, que constitui o padro de metadados mais
adotado pelas ferramentas de construo de repositrios institucionais de
acesso aberto informao cientfica.

62

Dublin Core
O Padro DCMES (Dublin Core Metadata E lement Set) surgiu em 1995.
O objetivo original da proposta foi definir um conjunto de elementos que
pudesse ser usado por autores para descrever seus prprios recursos eletrnicos
na Web. Por conta da proliferao de recursos eletrnicos e da falta de habilidade
inicial de bibliotecrios em descrever adequadamente tais recursos, foram
definidos poucos elementos e algumas regras que pudessem ser utilizados por
no catalogadores. A continuidade do desenvolvimento de novas especificaes
do padro responsabilidade da Dublin Core Metadata Initiative (DCMI).
Os 13 elementos principais foram expandidos para 15, conforme descrio e
comentrios de Borbinha (2000) no quadro 3.

QUADRO 3
Elementos do Dublin Core
N E lem en to

D escrio

C o m entrios

Ttulo

O nome dado ao
recurso.

Tipicamente, um Ttulo ser o nome pelo qual

o recurso formalmente conhecido.

Criador

A entidade responsvel
em prim eira instncia
pela existncia do
recurso.

A entidade responsvel em prim eira instncia

p e la e x is t n c ia do re cu rso . C o m e n trio :
exemplos de Criador incluem uma pessoa, uma
organizao, ou um servio. T ipicam ente, o
nome de um Criador deve ser usado para indicar
uma entidade.

Assunto e
Tpicos do contedo
Palavras-chave do recurso.

Tipicamente, um Assunto dever ser expresso

p o r p alav ras-c h av e, frases, ou c d ig o s de
classificao que descrevem o contedo do
recurso. Como b oa prtica, recom enda-se a
seleo de termos de vocabulrios controlados,
ou de sistemas de classificao formais.

Descrio

Descries podem incluir, sem estarem limitadas

a tal, um resumo, um ndice, um a referncia a
uma representao grfica do contedo, ou uma
descrio textual.

Uma descrio do
contedo do recurso.

(continua)

63

QUADRO 3 (continuao)
N E lem en to

D escrio

C o m entrios

Editor

Uma entidade
responsvel por
tornar o recurso
acessvel.

Exemplos de um Editor incluem uma pessoa, uma

organizao ou um servio. Tipicamente, o nome
de um Editor deve ser usado para indicar a entidade.

Contribuinte

Uma entidade
responsvel
por qualquer
contribuio para o
contedo do recurso

E xemplos de O utro C ontribuinte incluem uma

pessoa, organizao ou servio. Tipicam ente, o
nome de um Outro Contribuinte deve ser usado
para indicar a entidade.

Data

Uma data associada Tipicamente, uma Data deve ser associada criao
a um evento do ciclo ou disponibilidade do recurso. Como boa prtica,
de vida do recurso.
recomenda-se para codificao de valores de datas
um perfil da norm a ISO 8601 [W3CDTF], segundo
o formato AAAA-MM-DD.

Tipo do
Recurso

A natureza ou gnero T ipos in clu em term os descrevendo categorias

do contedo do
genricas, funes, gneros, ou nveis de agregao
recurso.
para o contedo. Recomenda-se como boa prtica
a seleo de v alo res a p a rtir de vo cab ulrio s
controlados (por exemplo, a lista do documento de
trabalho Dublin Core Types [DCT1]). Para descrever
a manifestao fsica ou digital do recurso, deve ser
usado o elemento Formato.

Formato

A manifestao
fsica ou digital do
recurso.

10

Identificador
do Recurso

Uma referncia
Como boa prtica, recomenda-se a identificao
no ambgua ao
do recurso por meio de um a cadeia de caracteres
recurso, definida em ou por um nmero de acordo com um sistema
um determinado
de identificao formal. Exemplos de sistemas de
contexto.
identificao form ais incluem o Uniform Resource
I d en tifier (URI) (in cluin d o o U niform R esou rce
L ocator (URL)), o D igital Object Identifier (DOI) e o
International Standard Book N um ber (ISBN).
(continua)

Tipicamente, o Formato deve incluir o tipo de meio

do recurso, ou as suas dimenses. Este elemento
deve ser usado p ara d eterm in ar as aplicaes
inform ticas ou qualquer tipo de equipam ento
necessrio para reproduzir ou operar com o recurso.
E xem p lo s de d im en s es in clu em tam anh o e
durao. Como boa prtica recomenda-se a seleco
de valores a p artir de vocabulrios controlados
(como, por exemplo, a lista de Internet M edia Types
[MIME] definindo formatos e meios).

64

QUADRO 3 (concluso)
N E lem en to

C o m entrios

D escrio

11

Fonte

Uma referncia a um
recurso de onde o
presente recurso
possa ter derivado.

O presente recurso pode ter derivado do recurso

Fonte na sua totalidade ou apenas em parte. Como
boa prtica, recomenda-se a referncia ao recurso
fonte por meio de um identificador em conformidade
com um sistema de identificao formal.

12

Lngua

A lngua do contedo
intelectual do recurso.

Como b o a p r tica, recom enda-se p ara valores

do elem ento Lngua a utilizao do RFC 1766
[RFC1766], o qual inclui um cdigo de lngua de duas
letras (retirado da norm a ISO 639 [ISO639]), seguido
opcionalmente por um cdigo de duas letras para o
pas (retirado da norm a ISO 3166 [ISO3166]). Por
exemplo, en para ingls, fr francs, ou en-uk para
o ingls do Reino Unido.

13

Relao

Uma referncia a um
recurso relacionado.

Como boa prtica, recomenda-se referir o recurso

por meio de uma cadeia de caracteres ou nmero
em conformidade com um sistema de identificao
formal.

14

Cobertura

A extenso ou
alcance do recurso.

Cobertura inclui tipicamente uma localizao espacial

(o nome de um lugar ou coordenadas geogrficas),
um perodo no tempo (a sua designao, data, ou
in tervalo de tem po), ou jurisdio (o nom e de
um a entidade administrativa). Como boa prtica,
recomenda-se a seleco de valores de vocabulrios
controlados (como, p or exemplo, o Thesaurus o f
Geographic N ames [TGN]), devendo ainda ser usados,
quando apropriado, preferencialm ente nom es de
lugares e designaes de perodos no tempo, em vez
de identificadores numricos, tais como coordenadas
ou intervalos de datas.

15

Direitos

Informao de
direitos sobre
o recurso ou
relativos ao mesmo.

T ipicam ente, este elem ento dever conter um a

declarao de gesto de direitos sobre o recurso,
ou uma referncia a um servio que fornecer essa
informao. Tal poder compreender informao
sobre direitos de propriedade intelectual, direitos
de autor, ou outros. A ausncia deste elemento no
perm ite form ular qualquer hiptese vlida sobre
quaisquer direitos que possam incidir sobre o recurso.

65

3.2.3 Diretrizes e procedimentos para criao de comunidades/colees

Cada repositrio institucional organiza seus contedos de maneira que
melhor se ajuste s suas necessidades. Por exemplo, muitas universidades
estruturam suas comunidades de acordo com seus centros de pesquisa,
departamentos, institutos ou escolas. Apesar de essa maneira de organizao
ser a mais difundida e menos complexa, esse no o nico princpio de
estruturao e organizao. H instituies que organizam seus contedos
usando comunidades hbridas, da seguinte maneira:
comunidades form ais: os contedos so organizados em comunidades
constitudas com base nos departamentos, centros de pesquisa e
grupos j existentes, seguindo a estrutura organizacional da instituio.
Ex.: Departamento de Cincia da Informao;
com unidades tem ticas: todos os docentes e pesquisadores de
qualquer departamento ou instituto podem depositar contedos
e comunidades criadas em torno de um tema, ou isso pode ser
feito de modo mediado pela biblioteca. Os bibliotecrios reveem o
contedo antes de torn-lo publicamente disponvel na rede. Ex.:
Bioinformtica;
com unidades de interesse: um grupo ad hoc, interdepartam ental.
A organizao das comunidades de contedo depende dos interesses
e acordos entre seus integrantes. Sua estrutura muda ao longo do
tempo. Ex.: Cincias Sociais (abriga vrios departamentos).
Ou seja, as comunidades podem ser representadas no repositrio a
partir da estrutura organizacional da instituio, a partir de temas ou a partir de
interesses comuns ou da combinao de todos esses critrios. Sabe-se, porm,
que o critrio estrutura organizacional o que apresenta menor complexidade
em sua definio, visto que segue uma estrutura predefinida.
Uma maneira fcil de compreenso do modo como os contedos podem
ser organizados dentro de um repositrio institucional , portanto, a adoo
da estrutura de Comunidades > Subcomunidades (caso sejam necessrias) >
Colees (onde os itens sero de fato depositados). A deciso de modo como as
colees sero estabelecidas dentro das comunidades tambm deve ser tomada
e, de acordo com a poltica do repositrio, pode variar conforme a comunidade.

66

Para a criao de colees, bastante comum a adoo do critrio de tipos de

documentos, porm colees temticas tambm so usuais. As plataformas
para construo de repositrios, em geral, so suficientemente flexveis nesse
sentido e permitem fcil manipulao. A seguir, a representao de uma
estruturao possvel comunidade e colees em um repositrio institucional.
Instituto de Cincias Biolgicas (COMUNIDADE)
Departamento de Biologia Celular (SUBCOMUNIDADE)
Artigos avaliados pelos pares (COLEO)
Trabalhos apresentados em congressos (COLEO)
Teses e dissertaes (COLEO)
Captulos de livros (COLEO)
Material de ensino (COLEO)
Departamento de Botnica (SUBCOMUNIDADE)
Artigos avaliados pelos pares (COLEO)
Trabalhos apresentados em congressos (COLEO)
Teses e dissertaes (COLEO)
Captulos de livros (COLEO)
Material audiovisual (COLEO)
Departamento de Cincias Fisiolgicas (SUBCOMUNIDADE)
Artigos avaliados pelos pares (COLEO)
Trabalhos apresentados em congressos (COLEO)
Teses e dissertaes (COLEO)
Captulos de livros (COLEO)
Software (COLEO)
Departamento de Gentica e Morfologia (SUBCOMUNIDADE)
Gentica Quantitativa (COLEO)
Gentica Molecular e de Microorganismos (COLEO)
Gentica Vegetal (COLEO)
Gentica Animal (COLEO)
Gentica Humana e Mdica (COLEO)
Estudos em Bioinformtica (SUBCOMUNIDADE)
Artigos avaliados pelos pares (COLEO)
Trabalhos apresentados em congressos (COLEO)

67

 Teses e dissertaes (COLEO)

Captulos de livros (COLEO)

3.2.4 Fluxo de submisso, ps-submisso e depsito de documentos

H diversos fluxos de trabalho possveis para a submisso e depsito
de documentos em repositrios institucionais. Os fluxos podem variar
principalmente em funo da poltica de funcionamento estabelecida para
o repositrio e do software escolhido. As recomendaes feitas levam em
considerao apenas os procedimentos que so suportados pela maioria dos
sistemas destinados construo de repositrios institucionais. O arquivamento
de documentos no repositrio institucional pode ser:
totalmente realizado pelo autor (ou seu representante ou mediador).
O autor submete o documento, e este direta e automaticamente
arquivado no repositrio, sem etapas de verificao posteriores antes
da disponibilizao final;
submetido pelo autor (ou seu representante ou mediador), passando
por procedimentos de verificao da unidade gestora do repositrio
ou ainda editores/coordenadores/revisores designados para
comunidades, subcomunidades ou colees.
Recomenda-se a adoo da segunda opo por conta da necessidade de
se controlar a qualidade dos metadados atribudos, para assegurar o seguimento
das normas estabelecidas para descrio, da correspondncia entre descrio e
arquivo carregado e outros. Cabe destacar que, para a gesto do repositrio,
a distino entre submisso, ps-submisso e depsito de documentos nesse
momento importante. A submisso compreende todas as tarefas realizadas
pelo autor do contedo (ou ainda seu representante ou mediador) para que seu
documento seja enviado s etapas seguintes. Tais etapas constituem o momento
da ps-submisso, em que so feitas verificaes na submisso feita pelo autor,
para ento o documento ser efetivamente depositado e tornado pblico.
A submisso de qualquer item ao repositrio institucional, conforme
sugerem Jones, Andrew e Maccoll (2006), muita vezes consistir da combinao
do preenchimento de metadados e carregamento de arquivos. Contudo, h
outros elementos que no devem ser esquecidos, como a aceitao da licena
(que deve ser armazenada permanentemente no sistema junto com o item
como registro da aceitao do depositante) e informaes estruturais (a ordem

68

sequencial dos arquivos que sero carregados no sistema e a relao entre eles).
Partindo disso, considere trs componentes predominantes para a submisso
de documentos em um repositrio institucional:
captura de metadados: todos os dados que descrevero o contedo que
est sendo submetido;
carregamento dos arquivos (upload): o arquivo eletrnico ser carregado
no sistema. Quando mais de um arquivo, ser estabelecida a ordem
entre eles. comum, quando o depsito for mediado pela unidade
gestora do repositrio, a entrega ou envio dos arquivos eletrnicos
ao mediador;
atribuio de licena: obrigatria, por parte do autor, a concordncia
com os termos de licenciam ento do contedo que est sendo
submetido. Em geral, so os sistemas de repositrio que geram
a licena (que pode ser editada). Quando os arquivos eletrnicos
forem entregues pessoalmente ou enviados, necessria a aceitao
das condies por meio preenchimento e assinatura de formulrio
impresso.
Uma vez que a submisso foi realizada pelo autor ou pessoa designada,
o documento estar disponvel para os gestores do repositrio. Conforme a
poltica de funcionamento do repositrio, tais tarefas podem ser designadas
para coordenadores/editores de comunidades, subcomunidades ou colees.
Nesse momento, importante que uma srie de verificaes seja feita antes de
o documento ser finalmente depositado e tornado de acesso pblico (JONES;
ANDREW; MACCOLL, 2006):
os metadados fornecidos pelo autor e ligados quele documento so
verificados e, caso seja necessrio, podem ser editados com o objetivo
de atribuir qualidade e adicionar valor descrio;
verificao de possvel incidncia de plgio ou violao de barreiras
de copyrights (quando possvel);
verificao do arquivo eletrnico carregado no que diz respeito sua
integridade, formato e completeza;
verificao da necessidade de atribuir ou no embargo ao acesso ao
contedo;
em seguida, o documento ser finalmente depositado no repositrio
institucional.

69

 recomendvel, sempre que o autor ou pessoa designada pelo autor for

o responsvel pelo o arquivamento de documentos, que o ltimo passo, antes
de o documento ser de fato disponibilizado, seja a verificao dos metadados
por um bibliotecrio. Dessa maneira minimiza-se a inconsistncia de metadados
e aumenta-se qualidade da descrio dos recursos de modo que a recuperao
da informao seja eficiente.
Como exposto anteriormente, o fluxo da submisso e depsito de
documentos ser determinado pela poltica de cada comunidade dentro do
repositrio institucional. Dependendo do software escolhido para a criao
do repositrio, as colees podem ter fluxos diferenciados. O projeto do
Repositrio Cientfico de Acesso Aberto de Portugal (http: //projecto.rcaap.
pt/) apresenta um esquema que define algumas possibilidades de workflow, que
vai de uma soluo mais simples a uma mais complexa (figura 8):

FIGURA 8
Workflows do mais simples ao mais complexo
Fonte: Projeto Repositrio Cientfico de Acesso Aberto de Portugal

70

Os procedimentos estabelecidos para a subm isso e depsito de

documentos do RepositoriUM (http: / /repositorium . sdum.uminho.pt/),
repositrio institucional da Universidade do Minho, so descritos no Anexo 1.

3.2.5 Polticas de funcionamento

As polticas de funcionam ento do repositrio in stitucional so
fundamentais para seu o estabelecimento como servio de informao e
reconhecimento por parte da comunidade. com base nas regras determinadas
na poltica que o servio ser prestado comunidade. Ao mesmo tempo
que a poltica de funcionamento deve refletir as decises tomadas ao longo
do planejamento e implementao do repositrio, deve tambm estar em
concordncia com as polticas da biblioteca e da prpria instituio (polticas
de desenvolvimento de colees, polticas de direitos autorais, poltica de
preservao digital, poltica de informao, polticas de gesto da informao em
ambiente digital e outras). Entende-se tambm que a poltica de funcionamento
do repositrio deve contribuir para:
integrar o repositrio na estratgia e no ambiente de informao
instituio;
apresentar uma viso clara dos principais atores envolvidos no
contexto do repositrio;
satisfazer as necessidades da comunidade;
atrair usurios;
estabelecer responsabilidades, prerrogativas, direitos e deveres;
povoar o repositrio;
torn-lo juridicamente vivel;
manter relaes externas com as agncias de fomento, editores e
sociedades cientficas;
m anter rela es in tern as com ad m in istrad o res acadm icos,
pesquisadores e equipes de gesto da informao na instituio;
preservao digital de longo prazo;
gerenciar riscos;
facilitar o trabalho da equipe gestora do repositrio.

71

Diretrizes gerais para elaborao

Com base nas recomendaes para gestores de repositrios feitas
pelo projeto Dspace (www.dspace.org) e por Barton e Waters (2004), so
sugeridas as diretrizes a seguir para a elaborao das polticas de contedos
de repositrios institucionais. necessrio que tais polticas sejam explicitadas
e estejam disponveis para os usurios no prprio repositrio. H trs tipos
principais de polticas:
polticas que sua equipe pode determinar internamente, como, por
exemplo, uma lista de formatos de arquivos suportados pelo sistema;
polticas relacionadas com as polticas da biblioteca, tais como polticas
de formao e desenvolvimento e acesso s colees;
decises polticas relacionadas com as polticas da instituio, como,
por exemplo, autenticao e identificao de usurios, poltica de
privacidade, polticas sobre acesso e disponibilidade de teses e
dissertaes, entre outras.
Barton e Waters (2004) sugerem a seguinte lista como ponto de partida
para a elaborao da poltica de funcionamento do repositrio institucional:
determinar quais tipos de materiais sero aceitos no repositrio;
identificar os autores cujos trabalhos podem ser includos no
repositrio (pesquisadores, professores, alunos de doutorado, alunos
de mestrado, funcionrios);
identificar quais so os tipos de contedos que sero depositados
no repositrio que necessitam de autorizaes especiais (teses,
dissertaes, materiais de aprendizagem);
estabelecer critrios para a determinao do que constitui uma coleo
no repositrio institucional. Quem determina, quem faz ajustes e
quem autoriza incluso de novos membros?
definir critrios para o estabelecimento de comunidades e colees
no repositrio: colees pessoais (com base em membros ou autores
e suas prprias comunidades), colees temticas, ou seguindo a
estrutura da universidade (departamentos, faculdades, institutos,
centros de pesquisa etc.);

72

 elaborar planos de contingncia, caso um departamento ou centro

de pesquisa, a partir do qual uma coleo foi construda, deixe de
existir;
explicitar direitos e responsabilidades gerais da(s) biblioteca(s) e
daqueles que criam colees de contedos digitais;
criar diretrizes para a submisso e organizao de contedos, como,
por exemplo, regras adotadas para a entrada de metadados;
elaborar poltica de privacidade para usurios registrados no sistema;
identificar quem so os proprietrios dos direitos autorais de teses e
dissertaes na sua instituio. H alguma norma que obrigue autores
a disponibilizar cpia eletrnica?
conhecer e fazer uso, quando necessrio, de restrio de acesso
(embargo). Questes relacionadas com patentes podem requerer que
algumas teses ou dissertaes estejam sob acesso restrito por alguma
perodo de tempo.
identificar poltica de licenciamento de contedos produzidos por
membros da instituio. necessrio que o setor jurdico de sua
instituio seja consultado sobre questes de licenciamento de
contedos;
criar poltica de preservao digital. Quais os formatos de arquivos
sero suportados para a preservao pelo sistema? Em qual nvel?
De modo a subsidiar os procedimentos e a elaborao da poltica
de preservao digital, recomenda-se a leitura de Mrdero Arellano
(2008);
poltica de descarte ou retirada de itens. Itens sero permanentemente
apagados ou escondidos?
conhecer aspectos legais e de direitos autorais.
O Anexo 2 apresenta modelo de poltica de funcionamento elaborado
com base nas recomendaes de Barton e Waters (2004) e indica links para
textos de polticas de alguns repositrios institucionais.

Propriedade intelectual
Referindo-se posse e aos direitos sobre os trabalhos produzidos e
distribudos eletronicamente e por meio impresso, Barton e Waters (2004)

73

descrevem, a seguir, as principais questes sobre direitos de propriedade

intelectual que os responsveis pela construo do repositrio institucional
em uma universidade podem encontrar.

Direitos autorais e licenciamento de contedos

Direitos autorais oferecem proteo aos autores de contedos para
controlar como seus materiais podem ser usados e distribudos, e o seu
adequado entendim ento vital para o sucesso do projeto repositrio
institucional. O departamento jurdico da universidade a instncia que
melhor pode orientar sobre como as leis de direitos autorais afetam tanto a
sua universidade quanto o prprio repositrio institucional.
Segundo as autoras, os repositrios institucionais lidam com as questes
de direitos autorais em duas frentes principais:
na aquisio de contedos, fase em que os autores devem assegurar
todos os direitos necessrios para distribuir (quando for o caso,
somente os metadados) e preservar os contedos armazenados;
na distribuio de contedos aos usurios finais, fase em que devem
equilibrar os princpios do acesso aberto com a proteo de direitos
autorais.
Ao mesmo tempo que feito o trabalho de convencimento junto aos
pesquisadores para que depositem sua produo cientfica no repositrio,
necessrio tambm esclarec-los e estimul-los a reter os direitos autorais de
seus trabalhos, ou ao menos reter o direito de autoarquivar uma cpia eletrnica
quando o trabalho for publicado formalmente.
As licenas de contedos so contratos legais que permitem que os
trabalhos possam ser armazenados e distribudos. Comumente, os repositrios
institucionais trabalham com dois tipos de licenas:
licena de depsito: acordo entre o autor (ou detentor dos direitos
autorais) e a instituio assegurando ao repositrio o direito de
distribuir e preservar o trabalho que est sendo armazenado;
licena de uso: acordo entre o autor (ou detentor dos direitos autorais)
e os usurios finais (leitores) que norteiam o uso que pode ser feito
do trabalho.

74

Em geral, os softwares de repositrio institucional permitem a edio das

licenas, especialmente a licena concedida pelo autor no momento do depsito
do contedo. Como questes a serem respondidas para a elaborao de poltica
de direitos autorais, Barton e Waters (2004) sugerem algumas questes cujas
respostas nortearo a reflexo:
os depositantes devem necessariamente ser os proprietrios dos
direitos autorais dos contedos que esto sendo depositados?
ser necessria a transferncia de direitos autorais para itens
submetidos ao repositrio ou apenas os direitos no exclusivos para
sua distribuio?
quem responsvel pelo contato com os editores dos trabalhos para
tratar sobre direitos autorais?
em sua instituio, quem detm os direitos autorais dos resultados
de pesquisa?
quais so os contratos de direitos de propriedade intelectual
estabelecidos com a comunidade?
quem so os proprietrios de direitos autorais para teses e dissertaes
em sua instituio?
com o desenvolvimento de polticas de contedo, ser necessrio
consultar o departamento responsvel pelos direitos autorais em sua
universidade quando se tratar de assuntos relacionados a licenas de
contedo?
O cenrio ideal que toda a produo intelectual da instituio estivesse
armazenada e pudesse ser livremente distribuda na Internet. No entanto,
os direitos autorais patrimoniais de parte dos contedos, especialmente
artigos publicados em peridicos cientficos, so de propriedade de editores
cientficos. Porm, isso no impede que sejam depositados se estiverem sob
restrio de acesso. Assim, os metadados que descrevem contedos restritos
podem tambm ser coletados. Portanto, no que diz respeito ao povoamento
do repositrio institucional, importante enfatizar que os esforos da equipe
devem ser direcionados para o depsito de toda a produo cientfica, e no
para a irrestrita disponibilizao e distribuio na Internet. Essa uma estratgia
atraente, visto que cerca de 90% dos peridicos cientficos permitem alguma

75

modalidade de autoarquivamento (a partir de um perodo determinado de tempo

aps a publicao formal; autoarquivamento depr-print, autoarquivamento da
verso editada e publicada pelo peridico e outros).
Recomenda-se que os gestores do repositrio institucional faam
uso do diretrio SHERPA/RoMEO (http: / /www.sherpa.ac.uk/romeo/)
para consultar polticas de autoarquivamento estabelecidas por editores de
peridicos cientficos e tambm orientar depositantes do repositrio.
Desse modo, a gesto dos direitos autorais ou seja, o modo como
o contedo distribudo em concordncia com as regras e a indicao do
proprietrio dos direitos autorais em um repositrio institucional constitui
algo essencial. Em geral, os softwares mais populares para a construo de
repositrios oferecem as funcionalidades necessrias para o adequado
tratamento dessas questes.
Friend (2007), sob uma viso geral das questes legais para repositrios
institucionais, enumerou o que denominou relaes legais entre repositrios
institucionais e os diferentes atores que devem ser observadas por gestores de
repositrios. Segundo o autor:
gestores de repositrios institucionais no podem ignorar as leis;
o segredo tratar a lei como um amigo prximo a ser abraado do
que como inimigo do qual se deve manter distncia;
um bom relacionamento legal (entre o repositrio e a outra parte)
pode facilitar a vida e evitar problemas ao longo de sua existncia;
repositrios institucionais devem ter relacionamentos legais com
todos os stakeholderr. universidade, autores que depositam contedos,
editores e usurios de contedos;
m uitas questes legais constituem questes de polticas para
repositrios.
A seo Propriedade intelectual do Anexo 4 recomenda uma srie de leituras
complementares sobre esse tpico.

3.2.6 Conduo de um projeto-piloto

recomendvel que, antes do lanamento oficial na instituio, o
repositrio passe por um perodo de atividade experimental. A ideia de um

76

projeto-piloto, de acordo com Swan (2008), identificar quais dificuldades

podem estar associadas ao funcionamento do repositrio e permitir o teste de
procedimentos adotados e das funcionalidades do sistema em situaes reais.
Dessa maneira ser possvel avaliar as necessidades da equipe de trabalho e
necessidades de alteraes nos procedimentos adotados. Outra razo para a
realizao do projeto-piloto identificada pela autora descobrir como adquirir
contedos para o repositrio e elaborar modelos adequados de divulgao do
servio na instituio.
Recomenda-se que no projeto-piloto sejam levados em considerao
pelo menos os seguintes passos:
identificar um departamento, faculdade ou instituto da universidade
que demonstre maior simpatia e predisposio;
entrevistar o chefe do departam ento, coordenadores de psgraduao, pesquisadores e professores docentes. A entrevista deve
levar em considerao os aspectos recomendados anteriormente na
etapa de planejamento. Com base nas informaes coletadas, ser
possvel estabelecer a poltica dessa comunidade no repositrio;
criao da comunidade, subcomunidade(s) e colees e determinao
do workflow de depsito;
agendar apresentao do repositrio institucional em reunio do
colegiado do departamento e da ps-graduao;
identificar potenciais administradores de comunidade do departamento
no repositrio;
proporcionar treinamento para o uso do sistema (como administrador
de comunidade). Idealmente, o administrador dever estar capacitado
a esclarecer e convencer possveis membros das comunidades;
contatar os possveis usurios autores, apresentar seus benefcios
e funcionalidades e realizar treinamento para o uso do repositrio
(como membros das comunidades),
elaborar e testar modelos de identificao e aquisio de contedos;
observar dificuldades quanto ao processo de depsito de contedos
por parte dos usurios;
testar funcionalidades do sistema;
observar e avaliar o uso, a percepo e as atitudes dos usurios;
avaliar o funcionamento do sistema.

77

3.3 Assegurando participao da comunidade

FIGURA 9
Assegurando a participao da comunidade no repositrio institucional
Fonte: do autor.

Um dos grandes desafios em uma iniciativa de repositrio institucional

no o planejamento nem tampouco a implementao, mas sim a garantia
da participao da comunidade. Estudos sobre a adoo de repositrios tm
demonstrado que o fator que maximiza o seu uso tem sido a institucionalizao
de polticas de depsito obrigatrio, nos moldes da poltica apresentada a
seguir. importante destacar que, alm da obrigatoriedade do depsito de
toda a produo cientfica da instituio por parte dos autores, essencial que
a comunidade compre a ideia do repositrio institucional e passe a incorporar
os pressupostos do acesso aberto, conforme indica a figura 10, a seguir. Com
isso, possvel, de fato, interferir cultural, social e economicamente na lgica
do sistema tradicional de comunicao cientfica.
Adicionalmente ao estabelecimento do mandato de depsito obrigatrio,
o sucesso e o uso do repositrio institucional, que tm nos autores e leitores os
principais atores, so proporcionais ao sucesso do planejamento de marketing e
das estratgias de povoamento do repositrio (aquisio de contedos).

78

Povoamento do repositrio institucional

Fonte: do autor.

3.3.1 Marketing e povoamento do repositrio

Barton e Waters (2004) destacam a importncia de divulgar o repositrio
institucional e seus servios na instituio e ressaltar seus benefcios. Nessa
tarefa, constituem as audincias potenciais:
pesquisadores poucos pesquisadores esto cientes dos benefcios dos
repositrios institucionais; outros so menos hbeis nos uso de
tecnologias de informao e comunicao e no modo como podem
contribuir para o gerenciamento de seus trabalhos digitais; outros
ainda no tm noo de que seus trabalhos em formato eletrnico
podem estar em risco, caso no sejam gerenciados de modo adequado;
administradores acadmicos, tomadores de deciso e instncias acadmicas
superiores: advogar em prol do servio e o convencimento dentro
da instituio que hospeda o repositrio so vitais para sua
sustentabilidade. Alm disso, a instaurao do mandato de depsito
obrigatrio depende pesadamente desses atores.
audincias externas: outras universidades, institutos de pesquisa,
sociedades cientficas, agncias de fomento e editores cientficos.
Para a promoo do repositrio institucional e dos seus servios, as
autoras sugerem duas abordagens norteadoras:
De m apara baixo:
direcio nada para decanos, pr-reitores, diretores, chefes de
departamentos, institutos ou faculdades e gestores acadmicos.
A conversa e a influncia direta so recomendadas. Nessa abordagem,

79

 possvel criar as condies polticas favorveis para a construo

do repositrio, e o m esmo discurso pode ser estendido para
pesquisadores e professores;
antes do lanamento do repositrio, obtenha apoio institucional por
meio do convencimento de pesquisadores influentes e tomadores de
deciso da instituio;
elabore um case dem onstrando o valor do repositrio para a
instituio, evidenciando a pesquisa da universidade e os benefcios
do repositrio para a pesquisa na instituio.
D e baixo para cima
dem onstre o repositrio e seus servios para pesquisadores,
professores, grupos de pesquisa, alunos de ps-graduao e outros
m em bros da instituio que possuem relao com atividades
de publicao cientfica e sua distribuio. Nessa abordagem, a
importncia e a necessidade do repositrio so provadas antes da
busca por apoio nas instncias decisrias superiores;
atraia pesquisadores interessados em reunir e preservar seus trabalhos
acadmicos por longo prazo;
esteja ciente e leve em considerao que pesquisadores de diferentes
departamentos possuem modos distintos de se comunicar, hbitos
diferenciados de publicao e interagem com as tecnologias tambm
de maneira diferenciada;
atente para pesquisadores que possuem publicaes cientficas
disponveis em pginas pessoais, dos departamentos ou da prpria
instituio;
procure conhecer e faa contatos com editores, web designers, gestores
de contedos da instituio e tambm apresente a eles o repositrio
e suas possibilidades. Esses so profissionais que compreendem os
desafios da gesto e preservao de contedos eletrnicos e podem
constituir fortes aliados na divulgao e defesa do repositrio na
instituio;
colabore com outras iniciativas relacionadas com a disponibilizao
de contedos on-line na instituio.
Recomendam-se a elaborao e a aplicao de estratgias para atrair e
aumentar a ateno da instituio sobre o repositrio institucional (BARTON;
WATERS, 2004):

80

 apresente o repositrio em encontros presenciais na instituio,

por telefone ou videoconferncia. Reunies de colegiados, aulas
inaugurais, departamentos de tecnologias da informao, reunies
de comits de publicao, grupos de pesquisa e outras comunidades
so oportunidades apropriadas para apresentao;
elabore texto anunciando o lanamento do repositrio e distribua
em toda a instituio, inclusive por meio de veculos de comunicao
internos, como jornais, mala-direta e no portal da instituio;
crie material impresso de divulgao, tais como brochuras, psteres,
cartilhas, e faa uso de mdias eletrnicas, como a criao de peas
publicitrias, pginas eletrnicas e outros;
planeje eventos de lanamento dos servios e tente obter espaos em
outros eventos para a divulgao do repositrio.
Proudman (2008) estudou os desafios enfrentados e as estratgias
empregadas por seis instituies europeias para o povoamento de seus
repositrios institucionais. Os resultados de seu estudo permitiram sugerir
uma srie estratgias para povoamento de repositrios institucionais. Tais
estratgias foram adaptadas e so recomendadas a seguir.
1.
Conhea sua comunidade de pesquisa e leve em considerao suas
diferenas disciplinares e necessidades especficas:
reconhea e dirija-se ao autor como sendo parte de uma disciplina
especfica;
fale para autores mais jovens e autores mais experientes sobre as
diferenas nos seus processos de trabalho, desafios e motivaes para
publicar;
o repositrio e seus servios devem ter como misso servir ao
pesquisador, respondendo s suas necessidades reais e solucionando
problemas de autores e leitores.
2.

Envide esforos para atividades de convencimento direcionadas:

aos administradores acadmicos e instncias decisoras na instituio,

com o intuito de:
obter apoio;

81

 im plem entar mandatos de depsito obrigatrio de produo

cientfica e, quando possvel, referir-se s instituies que j o
implementaram;
instituir incentivos financeiros para o depsito e, quando possvel,
referir-se s instituies que j o fizeram;
elaborar polticas ou servios para preencher lacunas no repositrio;
tornar o repositrio uma ferramenta de gesto da informao da
pesquisa, exercendo dupla funo, ou seja, servindo de mecanismo
para registro da produo cientfica com fim de avaliao interna
e, ao mesmo tempo, para o armazenamento e a disseminao;
t-los como propagadores das polticas e do desenvolvimento do
repositrio no futuro;
caso a instituio esteja sob poltica nacional ou de agncias de
fomento de depsito obrigatrio (ex.: Capes, CNPq), utilize esse
argumento para convencer os autores a depositar;
a todos os outros atores envolvidos no processo de pesquisa, como
lderes de grupos de pesquisa, pesquisadores, coordenadores de psgraduao, chefes de departamentos de pesquisa e desenvolvimento
e outros. Para tanto, faa uso de argumentos tais como:
o uso do repositrio institucional aum enta a visibilidade da
produo cientfica na web, permitindo que servios e mecanismos
de buscas de carter cientfico tenham acesso aos contedos;
o aumento do impacto da pesquisa;
o servio X solucionar o problema Y;
contribuio para o Movimento de Acesso Aberto;
ao desenvolvimento de um plano de comunicao para identificar os
grupos-alvo e os desafios para alcan-los;
3.
E sclarea sobre os benefcios do acesso aberto e repositrio
institucional para autores que depositam. Para tanto:
informe os autores sobre o contexto, a histria e a prtica do acesso
aberto em vrias outras comunidades; cite exemplos de pesquisadores
de destaque, outras instituies que j aderiram ao movimento;
assegure que o repositrio institucional e os seus servios esto
diretamente relacionados com as reais necessidades dos pesquisadores
e que estas sero periodicamente reavaliadas;

82

 deixe claras as diferenas e a relao existente entre o repositrio

institucional e outros servios utilizados pelos pesquisadores
(repositrios temticos, diretrios, peridicos cientficos, como,
por exemplo, o arXiv.org, Plataforma Lattes do CNPq, Portal de
Peridicos da Capes).
4. Faa com que a poltica de desenvolvimento de colees do repositrio
reflita as caractersticas da produo intelectual da instituio e de suas
disciplinas. Reconhea as diferenas disciplinares e que estas influenciam os
hbitos de comunicao e autoarquivamento em diferentes disciplinas.
5. Proveja valor agregado aos servios que so flexveis e adaptveis para
economizar o tempo do pesquisador. Para tanto:
deixe claro que ser necessrio pouco esforo para o depsito de
contedos;
oferea ao autorfeedback sobre o uso dos seus contedos depositados
no repositrio, especialmente por meio de estatsticas de download e
origem dos usurios;
exemplos de servios so:
facilidades dos mecanismos de busca e navegao para possibilitar
as descoberta no somente de novas pesquisas em sua rea, mas
tambm as redes de trabalho, colaborao e outros;
disponibilizao de informaes sobre outros repositrios e
mecanismos de buscas temticos de interesse dos pesquisadores
de sua instituio em seu repositrio;
uso de RSS para informar automaticamente os usurios sobre
novos contedos depositados no repositrio institucional e em
outros sistemas de interesse;
digitalizao de materiais que esto disponveis apenas em meio
impresso;
preservao dos registros acadmicos, converso de formatos e
implementao de programas de longo prazo em colaborao
com outros.
Monitore o custo-benefcio desses servios.
6. Seja proativo na m elhoria e aperfeioamento dos processos de
descoberta e recuperao da informao do seu repositrio por meio da:

83

 facilitao para que servios de inform ao importantes como

o G oogle, G oogle Scholar, OAISTER e outros indexadores/
mecanismos de buscas coletem o seu repositrio institucional;
otimizao do posicionamento dos contedos do seu repositrio no
conjunto de resultados de buscas realizadas nos mecanismos e buscas
populares e em provedores de servios de informao;
7. Promover os contedos do seu repositrio na comunidade cientfica
mundial, evidenciando o seu comprometimento com o aumento do impacto
dos trabalhos dos pesquisadores de sua instituio. Para tanto:
faa contato com os pesquisadores de sua instituio para identificar
quais fontes de informao so mais significativas;
envide esforos para indexar seu repositrio nos servios de
informao identificados;
tente otimizar o posicionamento dos contedos de seu repositrio
nesses servios de informao.
8. Divulgue os esforos empreendidos e realizaes:
divulgue as aquisies mais recentes do repositrio institucional e
envie estatsticas de uso para autores e ou departamentos;
incentive a divulgao do repositrio, dos seus resultados e realizaes
nas pginas dos departamentos, portal institucional e outros;
faa uso de mdulos de estatsticas de downloads e recursos adicionais
para ajudar a divulgar os benefcios do uso do repositrio;
celebre momentos importantes no desenvolvimento do repositrio
institucional por meio da organizao de reunies de especialistas
e fruns de discusso para compartilhar seus progressos e desafios
com a comunidade acadmica e de profissionais da informao.
9. Inovar na maneira de adquirir contedos para o repositrio. Se
inicialmente as estratgias no obtiverem sucesso, seja persistente. Se os
pesquisadores de sua instituio autoarquivam em outros repositrios (ex.:
repositrios temticos), importante identificar quais so esses repositrios
e em quais reas em sua instituio isso ocorre com mais frequncia.
10. Oferea suporte sobre direitos de propriedade intelectual:
admitindo os desafios e medos em relao a esse tema, especialmente
de autores;

84

 enfatizando o que pode ser feito em detrimento daquilo que no

pode;
assegurando que a equipe do repositrio institucional responsvel
pelo contato com os autores esteja capacitada sobre as polticas de
autoarquivamento e polticas editorais de peridicos cientficos;
utilizando e monitorando ferramentas tais como SHERPA /RoMEO
para fundamentar as informaes prestadas;
contatando, caso a caso, os editores da publicao que est sendo
depositada se o tempo e os recursos permitirem;
encorajando os autores a fazer contato com seus editores sobre
o autoarquivam ento do seu trabalho e a esforarem -se pelo
arquivamento imediato de publicaes;
discutindo com os autores sobre como melhorar a disseminao de
seus trabalhos no futuro e participando com eles da experincia de
colocar mais materiais em acesso aberto;
11. Ao organizar seu repositrio:
considerar descentralizao da produo intelectual da universidade
quando planejar o universo de contedos;
considerar a estrutura organizacional da pesquisa na instituio e
adapt-lo a isso;
tentar permitir alguma autonomia comunidade oferecendo-lhe a
responsabilidade de organizar sua produo cientfica com o apoio
da biblioteca. Estim ular seus membros a sentirem-se como os
proprietrios dos resultados do repositrio institucional;
12. Assegure todas as condies necessrias para:
garantir que a equipe do repositrio esteja disponvel para oferecer
o suporte adequado;
garantir que os servios so desenvolvidos para oferecer suporte ao
pesquisador.
A seo Marketing epovoamento do repositrio do Anexo 4 recomenda uma
srie de leituras complementares a respeito desse tpico.

85

3.3.2 Poltica de depsito obrigatrio: diretrizes para criao

Os repositrios institucionais com mais sucesso no que diz respeito ao
seu povoamento tm sido aqueles cujas instituies estabeleceram poltica
de depsito obrigatrio. Como exposto anteriormente, a implementao da
obrigatoriedade do arquivamento da produo cientfica o fator primordial
para que as taxas de depsito sejam consideravelmente aumentadas. Em
com pensao, em instituies cuja participao dos autores depende
exclusivamente do incentivo a polticas voluntrias, as taxas de depsito
permanecem baixas.
Harnad (2006) defende o que denominou Imediate-Deposit/ OptionalAccess
(ID/AO)Mandate (Mandato de Depsito Imediato & Acesso Opcional). Com
isso o autor encoraja as instituies a adotar polticas de depsito obrigatrio.
O modelo de poltica proposto foi elaborado para tornar imune, de qualquer
atraso ou restrio (especialmente restries impostas por polticas editoriais
ou restries de direitos autorais), o depsito de uma verso avaliada pelos
pares (pr-print e/oups-print) de todos os artigos de peridicos cientficos no
repositrio de sua instituio.
A instituio deve, portanto, exigir o depsito imediatamente aps a
aceitao para publicao, sem atrasos ou excees. Porm, caso o acesso
ao contedo que foi depositado tenha de ser restringido (com somente os
metadados, e no o texto completo disponveis na Internet), fortemente
recomendado aos autores que tornem seu contedo livremente disponvel
to logo seja possvel. Acrescenta-se que softwares como o Eprints e Dspace
permitem atribuir o embargo a contedos depositados e igualmente o tempo
para que a restrio expire automaticamente. Ao longo desse perodo de
embargo, caso haja necessidade, leitores que tiveram acesso aos metadados
do contedo embargado e em seguida depararam-se com a restrio podem,
automaticamente, por meio de um mecanismo disponvel em forma de boto,
solicitar uma cpia ao autor do contedo, e o autor, por sua vez, por meio
de um nico clique, pode autorizar o envio de uma cpia eletrnica do seu
trabalho ao usurio solicitante. Esse processo constitui o chamado fa ir use (uso
justo) de contedos embargados.
Os argumentos em favor da institucionalizao de mandatos obrigatrios
de autoarquivamento em universidades e institutos de pesquisa giram em torno
de (HARNAD, 2006):

86

 acessibilidade pesquisa:
h aproximadamente 24 mil peridicos cientficos (eproceedings de
conferncias) no mundo publicando aproximadamente 2. 5 milhes
de artigos por ano, em todas as reas do conhecimento, idiomas
e naes;
nenhuma universidade ou instituto de pesquisa em qualquer
lugar, por mais rico que for, pode ter recursos suficientes para
assinar a todos ou a maioria dos peridicos cientficos que seus
pesquisadores podem necessitar usar;
portanto, nenhum artigo cientfico est acessvel a todos os seus
usurios potenciais, e, portanto, todos os artigos cientficos esto
deixando de obter algum impacto de sua pesquisa (uso e citaes);
impacto da pesquisa uso e citaes:
foi confirmado por descobertas recentes que artigos cientficos
para os quais seus autores suplementaram o acesso por meio de
assinatura a partir de verses eletrnicas avaliadas pelos pares e
aceitas para publicao autoarquivadas em ambiente de acesso
aberto foram acessados e citados duas vezes a mais em todas as
12 disciplinas analisadas;
contagem de citaes so i) indicadores robustos da performance da
pesquisa, ii) citaes no esto atualmente maximizadas para aqueles
artigos que no so autoarquivados e iii) artigos em ambiente de
acesso aberto possuem vantagem competitiva sobre aqueles que no
esto;
mandatos de autoarquivamento em universidade e institutos de
pesquisa maximizam o impacto da pesquisa:
somente 15% do total de 2 . 5 milhes de artigos cientficos
publicados anualm ente esto sendo hoje espontaneam ente
autoarquivados;
criando um repositrio institucional e encorajando a comunidade
a autoarquivar seus artigos cientficos um bom primeiro
passo, mas isso somente no suficiente para aumentar a taxa
de autoarquivamento desejvel acim a dos 15% de depsito
espontneo;

87

 o estmulo e o suporte de bibliotecrios comunidade so

importantes, mas no so suficientes;
a form a co rreta de m en surar o sucesso in stitu cio n al do
autoarquivamento a quantidade anual de artigos depositados em
relao quantidade total de artigos publicados pelos membros
da comunidade;
as nicas instituies que seguramente alcanaram 100% da taxa
anual de autoarquivamento atualmente so aquelas que, alm de
criar seus repositrios institucionais e contar com o suporte da
biblioteca para os depsitos, adotaram uma poltica de depsito
obrigatrio (mandato);
o mandato de autoarquivamento constitui uma simples e natural
extenso do j existente mandato para publicao das instituies
de ensino e pesquisa (o p ublish or p erish o u publique ou perea);
ela est ligada aos incentivos pelo fato de que pesquisadores so
promovidos e obtm financiamento com base nos indicadores de
desempenho de pesquisa, no qual o impacto a citao constitui
um importante indicador;
dois levantamentos internacionais e interdisciplinares realizados
pelo Joint Information Systems Committee (JISC) revelaram que 95%
dos autores cumpririam com um mandato de depsito obrigatrio
(81% naturalmente, 14% relutantemente);
in stitui es que adotaram m andato de autoarquivam ento
(CERN na Sua, Queensland University o f Technology na Austrlia,
Universidade do Minho em Portugal e o ECS D epartment da
Universidade de Southampton) confirmaram o estudo feito pelo
JISC, alcanando 100% de autoarquivamento institucional. Em
contrapartida, instituies que no implementaram o mandato
permanecem com taxa de aproximadamente 15% de arquivamento
espontneo.
Ao: a instituio deve implementar seu mandato de autoarquivamento:
a instituio deve maximizar o impacto de sua pesquisa e tornarse exemplo para o resto do mundo por conta da adoo de um
mandato de autoarquivamento;

88

 como indicado pelos estudos do JISC e pela experincia emprica

de instituies que possuem mandato, no haver necessidade
de aplicao de penalidades pelo descumprimento da norma; o
mandato (assim como suas recompensas: aumento do acesso e do
impacto dos resultados de pesquisa) ser naturalmente cumprido;
o que necessita ser obrigatrio (depsito imediato e acesso
opcional):
imediatamente aps a aceitao para publicao;
depsito em um repositrio institucional da universidade ou
instituto de pesquisa;
a verso final do au to r aceita para p ublicao (e no
necessariamente o PDF publicado pela revista ou proceedings);
o texto completo e os metadados bibliogrficos (autor, data,
ttulo, resumo, ttulo do peridico etc.);
alguns softwares para a criao de repositrio institucional, como o
Eprints e Dspace, permitem aos autores determinar pelo acesso
aberto ou acesso restrito aos contedos armazenados:
acesso aberto: metadados e texto completo so visveis e acessveis
para qualquer usurio;
acesso restrito: metadados esto visveis e acessveis a todos os
usurios, porm o texto completo no.
a deciso sobre o status do contedo no repositrio (acesso
aberto ou acesso restrito) do prprio autor; segundo estudos
realizados, 93% dos autores ajustariam o acesso aos seus trabalhos
para acesso aberto; para os 7% restantes, softwares como o Eprints
ainda tornam possvel a qualquer usurio (leitor) solicitar uma
cpia autom aticam ente, bastando preencher o endereo de
correio eletrnico em um campo e clicar. Nesse momento, o autor
receber uma mensagem e poder, instantaneamente, enviar uma
cpia eletrnica com apenas um clique (autorizando o repositrio
a enviar para o autor).
importante ressaltar que apenas o depsito dever ser obrigatrio.
Privilgios de acesso ao texto completo podem ser dados pelo prprio autor.
Nesse caso, a liberao do acesso deve ser constantemente recomendada,
no entanto no pode ser obrigatria. Isso permite que a obrigatoriedade

89

do autoarquivamento torne-se completamente independente das polticas

restritivas impostas por editores cientficos.
a importncia da ao imediata:
o autoarquivamento no requer muito esforo por parte dos
autores. So poucos minutos e pouco esforo para digitao. Alm
disso, a equipe da biblioteca estar disponvel para ajudar;
a in stitu i o no deve ta rd ar em ad o tar o m andato de
autoarquivamento: 100% de contedos em acesso aberto timo
e imprescindvel para a pesquisa, pesquisadores, institutos de
pesquisa, universidades e agncias de fomento, como tambm
para os contribuintes, que financiam tanto as pesquisas quanto
as instituies;
o mandato no requer penalidades ou sanes para torn-lo
um sucesso. necessrio apenas que seja formalmente adotado
com o apoio dos conselhos superiores, diretores de faculdades e
institutos, chefes de departamentos, biblioteca e departamentos
de informtica.
A Scholarly Publishing & A cademic Resources Coalition (SPARC) e a Science
Commons (SPARC, 2008), com base na poltica mandatria implementada
pela H arvard Faculty o f A rts and Sciences, elaboraram um guia direcionado
comunidade de pesquisadores e administradores de instituies acadmicas
intitulado Open Doors A nd Open M inds: W hat fa cu lty authors can do to ensure
open access to their work through their institution (h ttp : //www.arl. org/sparc/
bm~doc/opendoors v1.pdf). O guia discute motivaes e processos para o
estabelecimento de polticas de depsito obrigatrio de artigos cientficos em
repositrios institucionais, alm de recomendar uma lista de aes necessrias
para a criao do mandato.
Rodrigues (2009) elaborou um modelo de planejamento de implementao
de poltica de depsito obrigatrio constitudo de quatro fases e uma quinta fase
de acompanhamento), que inclui exemplos de aes que podem ser executadas
e a durao estimada para cada fase. A sugesto do autor, adaptada no quadro 4,
referncia til e descreve os passos que gestores de repositrios institucionais
devem cumprir para elaborar e implementar uma poltica de acesso aberto em
instituies de ensino e pesquisa.

90

QUADRO 4
Plano de implementao poltica de acesso aberto

Fase

Exemplos de aes

Anlise e
planeja
mento

Levantamento e estudo das polticas de outras instituies.

Identificao dos recursos (tcnicos e humanos) necessrios sua
implementao, acompanhamento e monitoramento.
Elaborao do plano de implementao.

Redao da proposta.
Apresentao
da proposta e consulta junto s instncias superiores e
Definio e
aprovao decisoras (conselhos, decanatos, outros) e a autoridades na sua instituio.
Aprovao e formalizao da poltica.
Assinatura simblica da Declarao de Berlim.
Divulgao da poltica pelos canais institucionais e pelos meios de
comunicao e informao internos (Boletim Administrativo, despacho
institucional, Mailing lists, Website, Newsletter etc.).
Divulgao Realizao de sesso pblica de apresentao.
e sensibili Realizao de sesses de divulgao especficas e/ou apresentao da
poltica nas reunies peridicas aos vrios nveis da instituio (colegiados
zao
de departamentos, faculdades e institutos, conselhos superiores etc.).
Execuo de comunicado de imprensa para divulgao externa.

Durao
estim ada

1 ms

1a 2
meses

1a3
meses

Registro da poltica no Registry o f Open A ccess Repository M aterial Archiving

Policies (ROARMAP)

Disponibilizao do repositrio institucional para depsito da produo

cientfica
Disponibilizao de informao (resposta a perguntas frequentes) e/ou
Implemen
de servios de suporte (suporte ao depsito, esclarecimento sobre direitos
tao e
autorais etc.) para os membros da instituio.
entrada em
Comunicao e lembrete da vigncia da poltica pelos meios de
vigor
comunicao institucionais e internos
Realizao de atividades de form ao ou sensibilizao sobre o
autoarquivamento.

Manter informaes e servios de suporte aos autores da instituio e

aos usurios do repositrio.
Fornecer estatsticas de utilizao (acessos, downloads etc.) aos autores e
s instncias decisoras.
Acompa Monitorar o cumprimento da poltica (taxa/percentagem de documentos
nhamento, depositados em relao aos produzidos) e fornecer informao regular
apoio e
a diversos nveis organizacionais (autores individuais, departamentos, Contnuo
monito instituio, gestores)
ramento Levantamento da produo cientfica anual efetiva e produo de listas
de publicaes no depositadas para envio a autores e/ou unidades da
instituio.
Incentivar a produo das listas anuais oficiais das publicaes cientficas
das unidades da instituio a partir do repositrio institucional.

Fonte: adaptado de Rodrigues (2009)

91

1a2
meses

A seguir apresenta-se um modelo norteador de poltica de depsito

compulsrio.

Modelo de poltica de depsito obrigatrio

Poltica de Depsito Obrigatrio da(o) [nome da instituio].
A(o) [nome da instituio], por meio de sua poltica de acesso aberto informao cientfica
cuja finalidade maximizar o impacto dos resultados da pesquisa realizada na instituio
por meio do aumento de seu acesso e uso ,objetiva contribuir para o avano cientfico e o
aumento da visibilidade da sua produo cientfica e dos seus pesquisadores. Dessa maneira,
visa a contribuir para que sua produo cientfica esteja disponvel gratuitamente na Internet,
para que qualquer usurio possa ler, fazer download, copiar, distribuir, imprimir, pesquisar ou
referenciar (criar links) o texto integral dos documentos, indexar ou utiliz-los para qualquer
outro propsito legal sem finalidades comerciais, sem barreiras de natureza financeira, legal ou
tecnolgica. Desse modo, a nica restrio sobre a reproduo e distribuio dos contedos
e o nico papel dos direitos autorais consistem em garantir aos autores o controle sobre a
integridade de seu trabalho e o direito de propriedade intelectual e citao. Portanto, a(o)
[nome da instituio]:
recomenda a seus pesquisadores a publicao de artigos cientficos em peridicos cientficos
de acesso aberto;
estabelece que cpias de i) artigos cientficos avaliados por pares e publicados ou aceitas
para publicao, ii) todas as comunicaes e outros documentos apresentados em eventos
cientficos, e iii) outros tipos de publicaes cientficas como livros, captulos de livros [e
outros documentos convenientes instituio] de autoria ou co-autoria de seus docentespesquisadores, pesquisadores colaboradores, alunos regulares de cursos de mestrado
e doutorado devem, obrigatoriamente, ser imediatamente depositados no repositrio
institucional to logo sejam aceitos para publicao. A produo cientfica cujos produtos,
justificadamente, contenham contedos de natureza confidencial ou patentevel dever ser
depositada quando, em estgio posterior ao patenteamento, forem aceitos para publicao
ou publicados, se for o caso. Contedos cuja disponibilidade integral em ambiente de
acesso aberto constitua infrao s licenas de direitos autorais concedidas pelo autor ou
por seus detentores (por exemplo: editores de peridicos cientficos) devero, do mesmo
modo, ser imediata e obrigatoriamente depositados no repositrio institucional assim que
forem aceitos para publicao (verso avaliada pelos pares). Contudo, o acesso aos referidos
documentos ser restringido/embargado durante o prazo estabelecido pela poltica de
restries dos editores detentores de direitos autorais. Nesse caso, estaro acessveis apenas
os metadados que os descrevem. Com isso, a poltica de depsito obrigatrio estabelecida
torna-se completamente independente das polticas de restrio de direitos autorais de
editores;
incentiva seus pesquisadores a manterem os direitos autorais patrimoniais de suas obras ou
ao menos o direito de disponibilizar cpia eletrnica no repositrio institucional;
todos os contedos de que trata esta norma, salvo as excees expressas, devero ser
armazenados em repositrio institucional e disponibilizados na internet sob gerenciamento
da(o) [nome da unida.de].
Esta poltica entra em vigor a partir de [data] e aplica-se a todas as publicaes posteriores
a este perodo.

92

3.3.3 Avaliao e indicadores de desempenho do repositrio institucional

A avaliao de desempenho do repositrio institucional constitui
instrumento indispensvel para a sua gesto. O progresso de repositrios
institucionais pode ser mensurado de muitas maneiras. Dentre o conjunto de
indicadores sugeridos por Swan (2008) apropriados avaliao do desempenho
de repositrios, esto:
aquisio de contedos:
porcentagem da produo cientfica anual de diferentes tipos
(artigos de peridicos, trabalhos apresentados em congressos,
teses, dissertaes etc.) depositada no repositrio;
porcentagem de itens adquiridos e depositados;
colees especiais digitalizadas e armazenadas.
conscincia e envolvimento dos usurios:
nvel de conhecimento e ateno dos autores com relao ao acesso
aberto;
nvel de conhecimento e ateno dos autores com relao s
questes sobre direitos autorais;
nvel de conhecimento e ateno dos autores com relao questes
gerais e ltimos desenvolvimentos em comunicao cientfica.
W estell (2006), por sua vez, sugere que os indicadores oferecem
parm etros para a adequada avaliao do sucesso de um repositrio
institucional. As medidas so:

mandato de autoarquivamento obrigatrio;

integrao com o planejamento institucional;
modelo de financiamento e sustentabilidade;
relacionamento com centros ou projetos de digitalizao;
interoperabilidade;
mensurabilidade (taxas de depsito, uso, anlises de citao);
promoo do repositrio na instituio;
estratgias de preservao digital.

Kim e Kim (2006) sugerem alguns indicadores para a mensurao do

desempenho de repositrios institucionais:

93

 contedo (diversidade, atualidade, tamanho e metadados);

sistema e rede (interoperabilidade, integrao e pgina na Internet);
usos, usurios e depositantes (taxa de uso de material, satisfao
do usurio, satisfao do depositante e suporte para usurios e
depositantes);
gesto e poltica (oramento e recursos humanos, sensibilizao e
divulgao do repositrio, gesto de copyrights, estratgias de marketing,
polticas, procedimentos e mtodos de arquivamento).

4. Constituindo o sistema global aberto de gesto e

comunicao do conhecimento cientfico

FIGURA 11
Constituindo o sistema global de gesto e comunicao
Fonte: do autor.

Todas as facilidades de gesto da informao cientfica oferecidas por um

repositrio institucional de acesso aberto esto plenamente de acordo com os
princpios que governam a criao, organizao, disseminao, acesso e uso do
conhecimento cientfico. Tais princpios, por sua vez, dependem necessariamente

94

de fluxos e processos de comunicao cientfica. Portanto, mais do que

ferramentas, repositrios institucionais constituem servios de informao de
valor agregado com forte potencial para o atendimento dos imperativos de
novos modos de produo, gesto e comunicao do conhecimento cientfico.
Constituem tambm a materializao dos pressupostos do acesso aberto, que,
por meio do adequado gerenciamento de processos de gesto da informao,
contribuem para a reestruturao do modelo tradicional de comunicao
cientfica, subvertendo a lgica que favorece, sobretudo, editores cientficos
de prestgio. Esta seo finaliza as diretrizes para a construo de repositrios
sugerindo uma srie de recomendaes para potencializar os benefcios do
acesso aberto por meio da integrao do repositrio institucional com a rede
global e aberta de informao cientfica que se estabelece.
P ara p o ten cializar a dissem inao e visib ilid ad e de contedos
armazenados e do prprio repositrio de sua instituio, recomenda-se:
registrar o repositrio institucional em diretrios especializados,
como R egistry o f Open A ccess R epositories (ROAR http: //roar.
eprints. org/), Directory o f Open A ccess Repositories (OpenDOAR
http: //www.opendoar.org/), The Open Archives Initiative (http: //www.
openarchives.org/Register/BrowseSites), The Open Citation Project
(http://opcit.eprints.org/explorearchives.shtml) e Eprints.o rg(http://
www.eprints.org/software/archives /), para repositrios que utilizam
o software Eprints). Muitos provedores de dados, dos especializados aos
multidisciplinares, utilizam estes cadastros para localizar provedores
de dados de seus interesses;
cadastrar o repositrio institucional para que seja automaticamente
coletado por provedores de servios multidisciplinares, como OAIster
(http: //www.oaister.org/), Open A rchives H arvester do Public Knowledge
Project (http: //pkp.sfu.ca/harvester2/demo/), OASIS.Br (Portal de
Repositrios e Peridicos de Acesso aberto http: //oasisbr.ibict.
br/), BASE (Bielefeld Academic Search Enginehttp:/ /www.base-search.
net/) e Google Scholar (http: //scholar.google.com.br/) :
estimular pesquisadores de sua instituio a autoarquivar tambm em
repositrios temticos de suas reas, tais como arXiv, RePEc, E-LIS,

95

Organic Eprints, OpenMED@NIC, Social Science Research Network

(SSRN) e outros;
registrar sua poltica institucional de autoarquivamento no Registry o f
Open A ccess Repository M aterial A rchiving Policies (ROARMAP http: //
wwweprints.org/openaccess/policysignup/):
ativar recursos de RSS do repositrio institucional.
Para estimular e maximizar o acesso e o uso de informao cientfica de
acesso aberto externa, recomenda-se:
criar link ou disponibilizar mecanismo de busca simples de provedores
de servios multidisciplinares na pgina do seu repositrio insti
tucional. Alguns deles so o OAIster (http: / /www.oaister.org/),
Open A rchives H arvester do Public Knowledge Project (http: //pkp.sfu.ca/
harvester2/demo/), Portal de Repositrios e Peridicos de Acesso
aberto (OASIS.Br http: //oasisbr.ibict.br/), CASSIR (Cross A rchive
Search Services f o r Indian Repositories http: //casin.ncsi.iisc.ernet.in/
oai/), citebase Search (http: //www.citebase.org/search) . Consulte
a lista de provedores de servios registrados na pgina da Open
Archives Initiative (http://www.openarchives.org/service/listproviders.
html), da Lulea University L ibrary (http: //www.ltu. se/depts/lib/
databaser/Preprints.shtml), o diretrio mantido pela Google (http://
www.g o o g le. com/Top /Science/Publications /A rchives/Free
Access Online Archives/), e selecione os provedores de servios
multidisciplinares de interesse;
criar links para repositrios de instituies de excelncia cientfica;
criar diretrio de provedores de servio tem ticos, ou seja,
especializados em reas do conhecimento de atuao de sua instituio
(que coletam e permitem acesso simultneo a diversos provedores de
dados de uma rea de especializao). Divulgue-os, em seu repositrio
institucional, como um diretrio de fontes de informao. Consulte a
lista de provedores de servios registrados na pgina da Open Archives
Initiative (http: //www.openarchives.org/service/listproviders.html),
da Lulea University Library (http: //www.ltu.se/depts/lib/databaser/
Preprints.shtml), o diretrio mantido pela Google (http: //www.

96

google. com/Top /Science /Publications /Archives /Free Access

Online Archives/) e selecione os provedores de servios temticos
de interesse;
criar links para diretrios de peridicos cientficos de acesso aberto,
tais como o Directory o f Open A ccess Journals (DOAJ http: //www.
doaj.org/). BioMed Central (http:/ /www.biomedcentral.com/), Library
Publishing M edia (http: //www.libpubmedia.co.uk/) , FFT: Free F ull
Text (http: //www.freefulltext.com/) , PhysN et (http: //de.physnet.
net/PhysNet/journals.html), Public Library o f Science (http: //www.
plos.org/) e PubM ed Central (http: //www.pubmedcentral.nih.gov/).

5. Notas finais
Repositrios institucionais proporcionam as condies necessrias
adequada gesto da informao cientfica. Alm de permitir a organizao
e recuperao da informao, como em sistemas de informao em cincia
e tecnologia convencionais, enfatizam os processos de disseminao da
informao. Isso permite que bibliotecrios passem cada vez mais a atuar
diretamente com as reais necessidades de pesquisadores e comunidades
cientfica, pois, alm de consumirem informao, pesquisadores necessitam
de servios de informao que, alm de gerenciar, ampliem a audincia dos
resultados de pesquisa que produzem. Desse modo, como h tempos no se
via, bibliotecrios tornam-se imprescindveis mediadores entre a informao
cientfica e seus leitores, atendendo s expectativas de quem a produz e de
quem a utiliza.
A gesto e a visibilidade da inform ao cientfica requerem que
sejam consideradas as peculiaridades e demandas do complexo ambiente de
produo e uso do conhecimento cientfico, pressupostos que so implcitos
na natureza do acesso aberto e dos repositrios institucionais. A maximizao
do impacto de resultados de pesquisas por meio do aumento do acesso a eles
constitui a misso maior do Acesso Aberto, que encontra nos repositrios
institucionais uma de suas principais estratgias. Por meio do gerenciamento
de processos do ciclo da informao em ambiente digital em sintonia com
reais necessidades das comunidades cientficas -, repositrios institucionais

97

contribuem para a melhoria do sistema de comunicao da cincia, o que, por

sua vez, influencia positivamente no avano cientfico. Portanto, no momento
em que universidades e institutos de pesquisa empenharem-se na construo
de repositrios institucionais de acesso aberto, devem faz-lo considerando
o cenrio que os cerca.
Ao fim da leitura deste livro, torna-se evidente que a construo de
repositrios institucionais de acesso aberto requer esforos que precedem e
vo muito alm da simples instalao e configurao de um software. Embora
no exista uma nica maneira de constru-los, h funes universais a serem
desempenhadas por eles. As recomendaes presentes neste livro derivam
da compreenso das funes que repositrios desempenham no sistema de
comunicao cientfica de modo geral e na prpria instituio.

98

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103

Anexo 1
Procedimentos de submisso e depsito de documentos do
RepositoriUM
O processo de depsito de documentos numa coleo pode ter at um
mximo de 3 intervenientes e passos (apenas o ltimo, realizado pelos SDUM,
obrigatrio):
Depositante;
Revisor Passo 1;
Coordenador Passo 2;
Editor de Metadados Passo 3 (Servio de Documentao da
Universidade).
As funes so definidas previamente, e as pessoas associadas a cada
passo recebem uma mensagem de correio eletrnico quando existe um novo
documento que exige a sua interveno.
Permisses para o Depositante
Realiza depsitos de contedos em comunidades especficas;
Atribui metadados aos contedos que esto sendo depositados;
Ao fim do processo de depsito, no podem mais fazer alteraes.
Permisses dos Revisores (Passo 1)
Tm acesso aos contedos de todos os arquivos depositados na
coleo ao qual foi designado como revisor;
Podem aceitar ou rejeitar documentos depositados na coleo,
podendo justificar sua deciso por meio de mensagem ao autor;
Ao rejeitar o documento, o processo de depsito interrompido;
No possuem autorizao para editar metadados ou alterar os
arquivos.
Coordenador (Passo 2)
podem alterar os metadados dos contedos depositados;

104

 podem aceitar ou rejeitar documentos depositados nas colees

da comunidade qual foi designado como coordenador, podendo
justificar sua deciso por meio de mensagem ao autor;
ao rejeitar o documento, o processo de depsito interrompido.
Editor de Metadados (Passo 3)
Podem editar e verificar os metadados de todos os documentos;
Somente aps a verificao e edio dos metadados, o documento
far parte dos contedos do repositrio;
Este passo exclusivo do Servio de Documentao.
As funes so previamente definidas, e as pessoas associadas a cada
passo recebem uma mensagem em seu correio eletrnico quando houver uma
nova tarefa sob sua responsabilidade.
Portanto, o processo de depsito pode ser realizado de duas maneiras:

Fluxo de depsito do RepositoriUM

Fonte: http://repositorium.sdum.uminho.pt/

105

Anexo 2
Modelo de poltica de funcionamento de um repositrio institucional
Os contedos que podem ser depositados no repositrio institucional
devem possuir as seguintes caractersticas:
cientficos ou academicamente orientados.
produzidos, submetidos ou patrocinados pela instituio ou por
membros da comunidade acadmica.
trabalho deve estar em formato digital.
deve estar pronto para ser disseminado amplamente na rede ou,
conforme excees, acessvel a nveis determinados.
o autor deve estar habilitado a garantir instituio o direito de
preservar e distribuir o trabalho por meio do repositrio mediante
as condies estabelecidas.
Comunidades, colees e contedos
Comunidades
O repositrio constitudo de comunidades (e subcomunidades)
que organizam seus contedos em colees. Essas colees guardam
os documentos depositados. As com unidades representam a estrutura
organizacional da universidade, ou seja, as unidades acadmicas: faculdades,
institutos, departamentos, centros de pesquisa, etc. Cada comunidade deve ter
um coordenador designado que trabalhar conjuntamente com os gestores do
repositrio junto Biblioteca Central. Portanto, o critrio fundamental para a
criao de comunidades a estrutura acadmica. No entanto, conforme haja
necessidade de criao de comunidades que no se encaixem nesse critrio,
por exemplo, uma comunidade interdisciplinar ou multidisciplinar, os casos
sero examinados um a um pelos gestores do repositrio.
A deciso sobre quem poder autoarquivar em uma comunidade deve
ser explcita nas polticas da comunidade. A orientao da poltica geral do
repositrio que depositantes de uma comunidade devam se encaixar em pelo
menos uma das categorias a seguir:

106

Professores;
Pesquisadores;
Alunos de doutorado, mestrado e iniciao cientfica;
Pessoa designada por professor ou pesquisador para efetuar suas
submisses.

Responsabilidades das comunidades

Realizar submisso e descrio dos contedos;
Elaborar a poltica da comunidade em concordncia com as polticas
gerais do repositrio;
Tomar decises sobre as definies da comunidade, colees e
membros em concordncia com as polticas gerais do repositrio;
In fo rm ar equipe g esto ra do rep o sit rio sobre alteraes
significativas nas comunidades ou colees que impactam no processo
de submisso de documentos;
Responder s eventuais solicitaes de confirmao de dados sobre
a comunidade e estar apto a participar de eventuais avaliaes dos
servios do repositrio;
Compreender e observar as polticas relevantes do Repositrio e estar
apta a educar os usurios membros das comunidades de acordo com
essas orientaes;
D efinir o fluxo do processo de subm isso de contedos da
comunidade ou de cada uma das colees que a constitui;
Orientar os seus membros sobre a necessidade de obteno de
liberao de direitos autorais para o depsito de documentos que j
foram publicados e possuem restrio de copyright.;
Prerrogativas das comunidades
Decidir sobre quem pode submeter contedos na comunidade,
respeitando as determinaes gerais das polticas do repositrio;
D ecidir os contedos que podem ser depositados nas colees,
respeitando as determinaes gerais das polticas do repositrio;
Limitar o acesso a contedos ou itens a determinados indivduos,
grupos ou aos gestores do repositrio;

107

 Customizar a interface da comunidade, conforme possibilidades

preestabelecidas;
Criar ou eliminar subcomunidades;
Responsabilidades da biblioteca
Reter, manter os contedos submetidos ao repositrio;
Garantir a qualidade dos metadados que descrevem os contedos;
Disseminar contedos de acordo com as decises da comunidade;
P re se rv a r os co n te d o s u san d o t c n ic as de p reserv a o
reconhecidamente vlidas;
Notificar as comunidades de mudanas significativas de contedos,
por exemplo, formatos de migrao;
Prerrogativas da biblioteca
Corrigir os metadados dos itens submetidos no repositrio;
Inviabilizar a criao de comunidades ou colees, bem como a
publicao de documentos que no estejam de acordo com as
diretrizes gerais de contedos do repositrio;
G arantir a disponibilidade e a acessibilidade a contedos de
comunidades que por qualquer motivo deixarem de existir;
Migrar o formato de itens caso o seu formato original depositado
corra o risco de obsolescncia;
Estabelecer, caso seja necessrio, cotas de depsito (tamanho de
arquivos);
Colees
Uma coleo corresponde unidade na qual os contedos sero
depositados e organizados. Comunidades devem necessariam ente criar
colees. O repositrio institucional sugere que as colees devam ser criadas
tendo a tipologia dos documentos como critrio principal. Ou seja, cada
coleo deve corresponder a um tipo especfico de documento, por exemplo:
coleo de artigos de peridicos avaliados pelos pares, coleo de trabalhos
apresentados em congressos, coleo de teses e dissertaes, etc. Contudo, caso
haja necessidade, mediante avaliao por parte dos gestores do repositrio, ser
possvel criar colees que no se encaixem nesse critrio, como, por exemplo,
uma coleo temtica, representando um tpico ou linha de pesquisa.

108

Caso uma determinada unidade acadmica que seja representada em

uma comunidade e suas respectivas colees deixem de existir, a biblioteca
central garantir a acessibilidade dos contedos de suas colees mediante
aes, tais como:
Caso a unidade acadmica seja incorporada ou fundida com outra
unidade, as colees sero transferidas para o domnio da nova
constituio acadmica;
Caso a unidade acadmica seja extinta, as colees sero redistribudas
para comunidade de rea do conhecimento afim, mediante interesse
e acordo firmado com a comunidade receptora;
Demais situaes sero analisadas caso a caso.
Contedos
O repositrio institucional permite a submisso dos seguintes tipos de
documentos:
Artigos cientficos avaliados pelos pares (ps-prints);
Artigos cientficos no avaliados pelos pares (pr-prints);
Textos para discusso;
Trabalhos apresentados em congressos;
Relatrios tcnicos de pesquisa (incluindo relatrios de iniciao
cientfica);
Materiais de aprendizagem (quais?);
Teses e dissertaes;
Monografias de especializao;
Arquivos multimdia;
Imagens.
Os contedos sero submetidos pelos membros das comunidades. Podem
submeter contedos ao repositrio professores, pesquisadores vinculados
universidade, alunos de doutorado, mestrado e iniciao cientfica. Contudo,
as comunidades so responsveis pela deciso se todos esses ou parte deles
tm permisso para o depsito.
Os contedos submetidos devem estar em qualquer um dos formatos a
seguir relacionados: pdf, xls, ppt, wpd, doc, marc, os, eps, ai, mpp, mpx, mpd,
gif, latex, mpeg, mpa, psd, gif, bmp, rtf, txt, mov etc.

109

Teses, dissertaes ou outros materiais que porventura necessitem de

tratamento diferenciado por conta de questes relacionadas com patentes ou
proteo ao conhecimento podem ter sua disponibilidade limitada ou restrita
a determinados grupos ou usurios.

Exemplos de polticas institucionais de acesso aberto

Archive of European Integration http: //aei.pitt.edu/
Harvard Digital Repository http: //hul.harvard.edu/ois/systems/drs/
policyGuide/
MIT http: //libraries.mit.edu/dspace-mit/build/policies/index.html
Monash University http: //eprint.monash.edu.au/vital/access/manager/
Index
National University of Ireland http: //eprints.may.ie/faqs.html
Open University of the Netherlands http: //dspace.learningnetworks.org/
index.jsp
Queensland University of Technology http: //www.qut.edu.au/admin/
mopp/F/F 01 03.html
Simon Fraser University http: //ir.lib.sfu.ca/policies/community and
collection.jsp
University of Calgary http: / /www.ucalgary.ca/library/ dspace /policies.html
University of California http: //repositories.cdlib.org/escholarship/
policies.html
University of Kansas http: //www.ku.edu/~scholar/
University of Rochester http: //www.library.rochester.edu/index.
cfm?PAGE=1285
University of Melbourne http: //www.lib.unimelb.edu.au/eprints/
collectionpolicy.htm
University of Minho https: //repositorium.sdum.uminho.pt/about.jsp
University of Oregon http: //libweb.uoregon.edu/catdept/irg/AboutSB.
html
University of Toronto https: / /tspace.library.utoronto.ca/ policies /policies.jsp
Vanderbilt University http: //www.library.vanderbilt.edu/dspace/
Community Collection policy.html

110

Anexo 3
Manuais e textos orientadores para a construo de
repositrios institucionais
BARTON, M. R.; WATERS, M. M. Creating an institutional repository. [Cambridge]:
MIT, 2004. 134 p. LEADIRS workbook. Disponvel em: <http://www.dspace.
org/implement/leadirs.pdf>. Acesso em: 2009.
CROW, R. Institutional repository: checklist and resource guide. Washington:
SPARC, 2002a. 51 p. Disponvel em: <www.arl. org/sparc/bm~doc/IR_
Guide_&_Checklist_v1.pdf>. Acesso em: 2009.
______ . The casefor institutional repositories:, a SPARC position paper. Washington:
SPARC, 2002b. 27 p. Disponvel em: <http://www.arl.org/sparc/bm~doc/
ir_final_release_102.pdf>. Acesso em: 2009.
ELEFTHERIA KNOWLEDGE MANAGEMENT. Checklist implementation
institutional repository: second draft. Disponvel em: <http://www.lmba.lt/doc/
checklistimplIR_v0.2.doc>. Acesso em: 2009.
GIBBONS, S. Institutional repositorypolicies on the World Wide Web. 2004b. Prepared
for LITA Regional Institute Establishing an Institutional Repository.
Disponvel em: <http://docushare.lib.rochester.edu/docushare/dsweb/Get/
Document-19828/Policies.pdf>. Acesso em: 2009.
GONZALES, A. B.; PORCEL, A. F Guidelines f o r the creation o f institutional
repositories at universities and higher education institutions. 2007. Disponvel em:
< <http: //www.jiscm ail. ac.uk/cgi-bin/webadm in? A3=ind0709&L=jiscre p o sito rie s& P = 2 8 7 4 1 3 & E = 2& B =-----------_ % 3 D _ N e x tP art_ 0 0 1 _
01C7F6D4.A1B06912&N =Guidelines+IR+english.pdf&T=application%
2Fpdf>. Acesso em: 2009.

111

LYNCH, C. A. Institutional repositories: essential infrastructure for scholarship

in the digital age. A R L Bimonthly Report, v. 26, 2003. Disponvel em: <http://
www.arl.org/newsltr/226/ir.html>. Acesso em: 2009.
PICKTON, M. J.; BARWICK, J. A librarian's guide to institutional repositories.
2006. Disponvel em: <http://hdl.handle.net/2134/1122>. Acesso em: 2009.
PINFIELD, S., GARDNER, M.; MACCOLL, J. Setting up an institutional
e-print archive. Ariadne, n. 31, 2002. Disponvel em: <http://www.ariadne.
ac.uk/issue31/eprint-archives/>. Acesso em: 2009.
PROBETS, S.; JENKINS, C. Documentation for institutional repositories.
L earned Publishing, v. 19, p. 57-71. D isponvel em: <h ttp : //docserver.
ingentaconnect.com/deliver/connect/alpsp/09531513/v19n1/s6.pdf? expir
es=1229001300&id=47712505&titleid=885&accname= Empresa+Brasileir
a+de+Pesquisa+Agropecu%C3%A1ria&checksum= 3F197026E8915A41A
B15B48D21C3FF62>. Acesso em: 2009.
ROBINSON, M. Institutional repositories: staff and skills requirements. SHERPA
Document. Disponvel em: <www.sherpa.ac.uk/documents/sherpaplusdocs/
notts-Repository%20Staff%20and%20Skills.pdf>. Acesso em: 2009.
SHEARER, K. A guide to setting-up an institutional repository. 2002. Disponvel em:
<http://www.carl-abrc.ca/projects/institutional_repositories/setup_guide-e.
htm l>. Acesso em: 2009.
SWAN, A. The business of digital repositories. In: WEENINK, K.; WAAIJERS,
L.; VAN GODTSENHOVEN, K. A DRIVERs guide to european repositories.
Amsterdam: Amsterdam University Press, 2008. p. 15-48. Disponvel em:
<http://dare.uva.nl/document/93898>. Acesso em: 2009.

112

Anexo 4

Leituras complementares

Comunicao cientfica
BAPTISTA, A. A. et al. Comunicao cientfica: o papel da Open Archives
Initiative no contexto do acesso aberto. E ncontros Bibli, v. 1, p. 1, 2007.
Disponvel em: <www.encontros-bibli.ufsc.br/bibesp/esp 06/bibesp esp
06 baptista esp 20071.pdf>. Acesso em: 19 set. 2009.
COSTA, S. M. S. Mudanas no processo de comunicao cientfica: o impacto
do uso de novas tecnologias. In: MUELLER, S. P. M.; PASSOS, E. J. L. (Org.).
Comunicao entfica. Braslia: Departamento de Cincia da Informao da
Universidade de Braslia, 2000. p. 85-106.
KURAMOTO, H. Informao cientfica: proposta de um novo modelo para
o Brasil. Cina da Informao, v. 35, n. 2, 2006. Disponvel em: <http: //www.
ibict.br/ cionline /include /getdoc.php? id=1736&article= 930&mode=pdf>.
Acesso em: 19 set. 2009.
MEADOWS, A. J. A comunicao cientfica. Braslia: Briquet de Lemos, 1999.
268 p.
MUELLER, S. P. M. A cincia, o sistema de comunicao cientfica e a literatura
cientfica. In: CAMPELLO, B. S.; CENDN, B. V.; KREMER, J. M. (Org.).
Fontes de informao para pesquisadores e profissionais. Belo Horizonte: UFMG,
2000. p. 21-34.
______ . A comunicao cientfica e o movimento de acesso aberto ao
conhecimento. Cincia da Informao, v. 35, p. 925, 2006. Disponvel em:
<http: //www.ib ict. br/cionline/include/getdoc. php? id= 1730& article=
925&mode=pdf>. Acesso em: 19 set. 2009.

113

______ ; PASSOS, E. J. L. Comunicao cientfica. Braslia: Editora Universidade

de Braslia, 2000. 144 p.
TARGINO, M. G. Comunicao cientfica: uma reviso de seus elementos
bsicos. Informao & Soedade: Estudos, v. 10, n. 2, p. 67-85, 2000. Disponvel
em: <http://www.ies.ufpb.br/ojs2/index.php/ies/article/viewFile/326/248>.
Acesso em: 19 set. 2009.
______ . O bvio da informao cientfica: acesso e uso. Transinformao, v. 19,
n. 2, 2007. Disponvel em: <http: //revistas.puc-campinas.edu.br/transinfo/
viewissue.php>. Acesso em: 19 set. 2009.
WEITZEL. S. R. O papel dos repositrios institucionais e temticos na
estrutura da produo cientfica. Em Q uesto, v. 12, n. 1, p. 51-71, 2006.
Disponvel em: <http: //eprints.rclis.org/12101/1/weitzel repositorios.pdf>.
Acesso em: 19 set. 2009.
Avaliao das necessidades da comunidade institucional
BARTON, M.; WATERS, M. Project planning: sample academic survey. In:
______ . Creating an institutional repository. [Cambridge]: MIT, 2004. p. 52-56.
LEADIRS workbook. Disponvel em: <http: //www.dspace.org/implement/
leadirs.pdf>. Acesso em: 19 set. 2009.
BILLINGS, M. S. Institutional repositories: sabbatical report. 2005. Disponvel
em: <h ttp : / /sch o larw o rks. u m ass. ed u / cg i/ v ie w c o n ten t. c g i? artic le =
1000&context=marilyn billings>. Acesso em: 19 set. 2009.
BROWN, J.; HOLMES-WONG, D. A.; TOMPSON, S. R. Institutional repositories'.
what if we determined needs before we built it? Disponvel em: <http: //www.
usc.edu/hsc/nml/assets/pdf/presentations/06 Pap 51 MLA.pdf>. Acesso
em: 19 set. 2009.
COMBA, V.; VIGNOCCHI, M. Scholarly communication and open access: research
communities and their publishing patterns. Disponvel em: <http: //eprints.
rclis.org/5779/1/oslo.pdf >. Acesso em: 19 set. 2009.

114

LINDAHL, D.; FOSTER, N. Use a shoehorn or design a better shoe, co-design of

a university repository. Ontario: [s. n.] 2004. Participatory Design Conference.
Disponvel em: <http: / /docushare.lib.rochester.edu/docushare/dsweb/Get/
Document-13710/Participatory+Design+Conference+Paper+ 2004.07.31.
pdf>. Acesso em: 19 set. 2009.
WATSON, K. Institutional repository: a survey of academic and research needs
at the University of the Sunshine Coast. 2006. Disponvel em: <http: //www.
rubric.edu.au/packages/RUBRIC Toolkit/docs/Planning/USC survey 06.
pdf>. Acesso em: 19 set. 2009.

Metadados
BAYRAM , .; ATILG AN , D.; A RSLA N TEK IN , S. An institutional
repository initiative and issues concerning metadata. In: INTERNATIONAL
C O N F E R E N C E ON M U L T ID ISC IP L IN A R Y IN F O R M A T IO N
SCIENCES AND TECHNOLOGIES, 1, 2006 Merida. Proceedings... Merida:
[s. n.], 2006. Disponvel em: <http: //eprints.rclis.org/archive/00007658/>.
Acesso em: 19 set. 2009.
BURK, A. et al. New possibilities for metadata creation in an institutional
repository context. OCLC Systems & Services, v. 4, n. 23, p. 403-410, 2007.
Disponvel em: <www.emeraldinsight.com/10.1108/10650750710831547>.
Acesso em: 19 set. 2009.
GUY, M.; POWELL, A.; DAY, M. Improving the quality of metadata in eprint
archives. Ariadne, n. 38, 2004. Disponvel em: <http: //www.ariadne.ac.uk/
issue38/guy/>. Acesso em: 19 set. 2009.
ROBERTSON, R. J. Evaluation o f metadata workflows f o r the Glasgow ePrints and
DSpace services: Strathclyde: University of Strathclyde, 2006. 47 p. Disponvel
em: <http: //hdl.handle.net/1905/615>. Acesso em: 19 set. 2009.

115

Propriedade intelectual
GADD, E.; OPPENHEIM, C.; PROBETS, S. The intellectual property rights
issues facing self-archiving. D-Lib Magazine, v. 9, n. 9, 2003. Disponvel em:
<http: / /www.dlib.org/dlib /september03/gadd/09gadd.htm l>. Acesso em:
19 set. 2009.
______ . RoMEO studies 1. The impact of copyright ownership on academic
author self-archiving. Journal o f Documentation, v. 59, n. 3, p. 243-277, 2003.
D isponvel em: <www.lboro.ac.uk /departments /ls/ disresearch /romeo /
RoMEQ%20Studies%201.pdf>. Acesso em: 19 set. 2009.
______ . RoMEO studies 2. How academics want to protect their open-access
research papers. Journal o f Information Science, v. 29, n. 5, p. 333-356, 2003.
D isponvel em: <www.lboro.ac.uk/departm ents/ls/ disresearch/romeo/
RoMEO%20Studies%202.pdf>. Acesso em: 19 set. 2009.
______ . RoMEO studies 3. How academics expect to use open-access research
papers. Journal o f Librarianship and Information Sence, v. 35, n. 3, p. 171-187,
2003. Disponvel em: <www.lboro.ac.uk/departments/ls/ disresearch/ romeo/
RoMEO%20Studies%203.pdf>. Acesso em: 19 set. 2009.
______ . RoMEO studies 4. An analysis of journal publishers copyright
agreements. L earned Publishing, v. 16, n. 4, p. 293-308, 2003. Disponvel
em: <www.lboro. ac. uk/departm ents/ls/disresearch/rom eo/RoM EO %
20Studies%204.pdf>. Acesso em: 19 set. 2009.
______ . RoMEO studies 5. IPR issues facing OAI data and service providers.
The Electronic Library, v. 22, n. 2, p. 121-138, 2004. Disponvel em: <www.lboro.
ac.uk/departments /ls /disresearch /romeo/Romeo%20Studies%205.pdf>.
Acesso em: 19 set. 2009.
______ . RoMEO studies 6. Rights metadata for open archiving. Program:
Electronic Library and Information Systems, v. 38, n. 1, p. 5-14, 2004.
Disponvel em: <www.lboro.ac.uk /departments /ls/ disresearch /romeo />.
Acesso em: 19 set. 2009.

116

HOORN, E. Repositories, copyright and Creative Commons for scholarly

communication. Ariadne, n. 45, 2005. Disponvel em: <www.ariadne.ac.uk/
issue45/hoorn/>. Acesso em: 19 set. 2009.
______ .; van der GRAAF, M. Copyright issues in Open Access research
journals. D-Lib Magazine, v. 12, n. 2, 2006. Disponvel em: <www.dlib.org/
dlib/february06 /vandergraaf/02vandergraaf.htm l>. Acesso em: 19 set. 2009.
HUGHES, C. A. The case for scholars management of author rights. Vortal:
Libraries and the Academy, v. 6, n. 2, p. 123-126, 2006. Disponvel em: <http:/ /
www.ucop.edu/lauc/opinions/author rights.htm l>. Acesso em: 19 set. 2009.
JENKINS, C. et al. RoMEO Studies 8. Self-archiving: The logic behind the
colour-coding used in the Copyright Knowledge Bank. Program: Electronic
Library and Information Systems, v. 2, n. 41, p. 124-133, 2007. Disponvel
em: <https: //dspace.lboro.ac.uk/dspace-jspui/handle/2134/5135>. Acesso
em: 19 set. 2009.
Marketing e povoamento do repositrio
BELL, S.; FOSTER, N. F.; GIBBONS, S. Reference librarians and the success
of institutional repositories. Reference Services Review, v. 33, n. 3, p. 283-290, 2005.
Disponvel em: <http: //hdl.handle.net/1802/1965>. Acesso em: 19 set. 2009.
BUEHLER, M. A.; BOATENG, A. The evolving impact of institutional
repositories on reference librarians. Reference Services Review, v. 33, n. 3, p. 291-300,
2005. Disponvel em: <https://ritdml.rit.edu/dspace/bitstream/1850/1369/1 /
MBuehlerArticle09-2005.pdf> Acesso em: 19 set. 2009.
FERREIRA, M. et al. Carrots and sticks: some ideas on how to create
a successful institutional repository. D-Lib M agazine, v. 14, n. 1/2, 2008.
Disponvel em: <http: / /www.dlib.org /dlib /ja nuary08 /ferreira /01 ferreira.
html>. Acesso em: 19 set. 2009.

117

FOSTER, N. F.; GIBBONS, S. Understanding faculty to improve content

recruitment for institutional repositories. D-Lib Magazine, v. 11, n. 1, 2005.
Disponvel em: <http://www.dlib.org/dlib/january05/foster/01foster.html>.
Acesso em: 19 set. 2009.
GENONI, P. Content in institutional repositories: a collection management
issue. Library Management., v. 25, n. 6/7, p. 300-306, 2004. Disponvel em: <http:/ /
espace.lis.curtin.edu.au/archive/00000908/02/Library Management 04.pdf>.
Acesso em: 19 set. 2009.
GIERVELD, H. Considering a marketing and communications approach for
an institutional repository. Ariadne, n. 49, 2006. Disponvel em: <http: / /www.
ariadne.ac.uk/issue49/gierveld/>. Acesso em: 19 set. 2009.
HASSEN, M. Content recruitm ent and developm ent a proactive approach to
building an institutional repository. Dallas: [s. n.], 2006. EDUCAUSE Annual
Conference. Disponvel em: <http: //repository.upenn.edu/cgi/viewcontent.
cgi?article=1011&context=library papers>. Acesso em: 19 set. 2009.
HUNTER, P.; DAY, M. Institutional repositories, aggregator services and
collection development. ePrints UK supporting study, n. 2, 2005. Disponvel em:
<http:/ /www.rdn.ac.uk/projects /eprints-uk/docs/studies /coll-development/
coll-development.pdf>. Acesso em: 19 set. 2009.
KIM, J. Motivating and impeding factors affecting faculty contribution to
institutional repositories. Journal o f Digital Information, v. 8, n. 2, 2007. Disponvel
em: <http: //journals.tdl.org/jodi/article/view/193/177>. Acesso em: 19
set. 2009.
MARK, T.; SHEARER, K. Institutional repositories: a review of content
recruitm ent strategies. In: WORLD LIBRARY AND INFORMATION
CONGRESS: IFLA General Conference and Council, 72., 2006, Ottawa.
Proceedings... Ottawa: [s. n.], 2006. Disponvel em: <http: //www.ifla.org/IV/
ifla72/papers/155-Mark Shearer-en.pdf>. Acesso em: 19 set. 2009.

118

SALE, A. The acquisition of open access research articles. First Monday, v. 11,
n. 10, 2006. Disponvel em: <http://www.firstmonday.org/issues/issue11 10/
sale/index.html>. Acesso em: 19 set. 2009.

119

AGRADECIMENTOS

Agradecemos Financiadora de Estudos e Projetos (Finep) pelo aporte financeiro

destinado ao projeto Expanso da Biblioteca Digital Brasileira Finep/Ibict que
possibilitou a edio dessa obra.
Agradecimentos especiais s ilustres doutoras Maria Carmen Romcy de Carvalho, Sely
Maria de Souza Costa e Sueli Mara Ferreira pela reviso de contedo desta publicao.

120

SOBRE O AUTOR
Fernando Csar Lima Leite
bibliotecrio e mestre em
cincia da inform ao.
Pesquisador colaborador da
Universidade de Braslia,
onde tambm realiza seu
doutoramento. Consultor do
IBICT. Atualmente analista
da Embrapa e coordena
aes de acesso aberto
informao cientfica na
instituio, alm de atuar
em projetos de divulgao
cientfica. Seus interesses
de pe sq uisa e atuao
profissional convergem nos
tpicos comunicao
cientfica, acesso aberto e
repositrios institucionais,
gesto da informao e do
conhecimento cientfico,
publicaes eletrnicas,
modelos alternativos de
comunicao na cincia.
editor do Eprints in Library
and Information Science (E
LIS) pelo Brasil.

ibict
Ministrio da
Cincia e Tecnologia