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DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Generalidades sobre la función de recursos humanos La administración de recursos

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL

Generalidades sobre la función de recursos humanos

La administración de recursos humanos es una función operacional relativamente reciente. El profesional de recursos humanos es un administrador localizado en grandes, medianas y, en algunos casos, pequeñas organizaciones, ya que la administración de personal es aplicable a cualquier tipo o tamaño de organismo social.

La administración de personal se aplica a la dotación de recursos humanos, a la administración de sueldos, a la negociación del contrato colectivo, a la capacitación y desarrollo, entre tantos. Por lo tanto, toda persona, de cualquier nivel en cualquier tipo y tamaño de empresa, interviene en la administración de personal, la planeación de recursos humanos, la organización del trabajo y la dirección y control de la organización en la que trabaja.

Cuando una organización alcanza cierto nivel de complejidad, es de esperar que incluya una unidad especializada de personal, es decir, un Departamento de Recursos Humanos, responsable de apoyar a los otros departamentos.

La administración de un sistema de recursos humanos requiere que la estructura del organismo social incluya una serie de unidades orgánicas especializadas, dirigidas por personas capacitadas para realizar todas las funciones del sistema de personal. Con frecuencia, se dice que la administración la constituyen personas. Sin

embargo, el Departamento de Personal desempeña un papel muy particular en este campo, pues el hecho de que el personal sea responsabilidad de toda la organización, a la vez que de un departamento específico, lleva a que las gerencias de línea y el departamento participen de manera conjunta en actividades, como: la planeación de recursos humanos, la selección y el control y disciplina del personal.

Desarrollo funcional de la administración

El desarrollo de las funciones básicas de la administración coincide con el desarrollo industrial de los países, pues ambos fueron impulsados por la serie de problemas que se listan a continuación.

Formas ineficientes de producción

Éste fue el primer problema administrativo que la industria tuvo que enfrentar. Los primeros estudios al respecto fueron realizados por Towne y Metcalfe, quienes aplicaron conceptos de control. Los siguientes se deben a F. W. Taylor, los Filbreth, Gantt, entre otros, quienes conformaron un concepto nuevo e integral de la administración. En consecuencia, se considera que es en esta etapa cuando nace la administración de la producción.

Insuficiencia de capitales

Las innovaciones tecnológicas para la producción en masa requirieron inversiones en instalaciones, maquinaria, equipos costosos, financiamiento para materias primas, productos terminados y fuerte capital de trabajo. Surgió así la administración financiera.

Aparición de la competencia

Al tener que competir con empresas rivales surgió la necesidad de ampliar los

mercados, para colocar la producción a gran escala. Se desarrollaron entonces las técnicas de comercialización, las cuales se ocupan desde el almacenamiento y transportación del producto terminado, hasta su adquisición por parte del consumidor. Cobró importancia la administración de la mercadotecnia.

Mayor complejidad de los recursos humanos

Con el crecimiento de la fuerza de trabajo, la complejidad de puestos de gerentes de área, la aprobación de leyes y reglamentos laborales y el surgimiento de sindicatos, nació la necesidad de contar con personal especializado en esta área. Así apareció la administración de recursos humanos.

ORÍGENES DEL DEPARTAMENTO DE PERSONAL

Las organizaciones modernas se caracterizan, sobre todo, por aprovechar las destrezas de especialistas para enfrentar los problemas administrativos complejos. Como es imposible que los gerentes de área dominen todas las funciones especializadas (personal, sistemas y procedimientos, auditoría administrativa, informática), crean unidades orgánicas especiales para asesorarlos, prestarles servicios y evaluar su trabajo.

Se considera que la función de personal se desarrolló en el periodo comprendido de 1900 a 1930, el cual atravesó por las distintas etapas que se explican a continuación:

Paternalismo
Paternalismo

Una de las primeras manifestaciones organizadas de preocupación por la función de personal fue el movimiento de bienes industriales anterior a la Primera Guerra Mundial. Como la Revolución industrial había traído consigo

muchas privaciones, la vida era dura para clase trabajadora. A fin de aliviar tales condiciones algunos patrones iniciaron diversos programas que beneficiaran a sus trabajadores como préstamos, fondos de ahorro, etcétera.

Empleo y expedientes

Muchos departamentos de personal se crearon en realidad como secciones para manejar expedientes. Su función era la de procesar estadísticas de empleo (fecha de ingreso del trabajador, antecedentes, oficio desempeñado y medidas disciplinarias impuestas como la de registrar los tiempos y la producción para elaborar las nóminas).

Aprovechamiento de nuevos conocimientos

En las décadas de 1910 y 1920 se ubica el movimiento de la administración científica, la cual demostraba que se podía mejorar la productividad con el estudio de tiempos y movimientos, la planeación de tareas, el diseño de herramienta y la aplicación de incentivos.

Legislación laboral

El gobierno marcó la pauta para reformar la relación de la empresa con el personal, al crear y promulgar leyes que protegen al trabajador, las cuales imponen normas de contratación, regulación de salarios, honorarios, higiene y seguridad y prestación de seguridad social.

Sindicalismo
Sindicalismo

La oposición de los patrones a los sindicatos de trabajadores aumentó el prestigio de los departamentos de personal, ya que muchos de los programas iniciales de los sindicatos incluían la búsqueda de prestaciones laborales y se consideraba que con los departamentos de recursos humanos se podían

neutralizar.

Década de 1930

Durante esta década se originó otro cambio. En muchas empresas se decidió que el Departamento de Personal tendría que encargarse de todas las relaciones con los empleados y trabajadores, se le atribuyó la facultad de seleccionar al personal, así como de contratar, despedir, trasladar o ascender a los trabajadores, de determinar los jornales, y de negociar con el sindicato, en el caso de que lo hubiera. Como en muchas empresas se establecieron sindicatos, el Departamento de Personal ganó importancia.

Ahora tenía la responsabilidad de negociar el contrato colectivo y manejar las reivindicaciones de los trabajadores. Como los sindicatos buscaban puntos débiles en la organización, se otorgó al Departamento de Personal todavía mayor control centralizado sobre las actividades personales en todo el organismo.

Época presente

En la actualidad, la influencia y el prestigio de la función de personal han aumentado por muchas razones. La dirección superior ya no concibe el trabajo del Departamento de Personal sólo como un conjunto de técnicas diversas para mantener satisfechos a los trabajadores o cumplir las obligaciones que impone el gobierno. Dentro de la organización existe también, un grupo cada vez más grande de profesionales especialistas encargados de planear los recursos humanos a corto y a largo plazos, de colocar de manera eficiente al personal requerido, de llevar a cabo el proceso de capacitación y desarrollo, de crear sistemas de remuneración justos y de evaluar el desempeño del personal a todos los niveles.

Las organizaciones europeas veían al Departamento de Personal con cierto

escepticismo, creían que además de innecesario era fuente de costos indirectos. Consideraban también, que sólo era una moda estadounidense inútil. Sin embargo, con el tiempo reconocieron su importancia y en la actualidad, los departamentos de personal son ampliamente aceptados como parte de una administración efectiva, en casi todos los países de Europa.

DESARROLLO DE LA FUNCIÓN DE PERSONAL

La función de personal dentro de las organizaciones se ha transformado de manera sorprendente en las dos últimas décadas, pero aún continúa desarrollándose. Y la nueva orientación, que se vislumbra, nos permite predecir el papel que esta función desempeñará en el futuro.

La evolución de la función de personal ha sido determinada por influencias generales y particulares.

Las influencias generales están estrechamente ligadas a las corrientes económicas y sociales pero también, a situaciones de tipo legal y social.

Las influencias particulares se encuentran vinculadas al objetivo de la dirección superior de una empresa, al crear el área de la gestión de personal pero también, a la estructura organizacional del ramo al que pertenezca la empresa.

En términos generales, en el desarrollo de la función de personal pueden observarse los siguientes tres periodos.

Periodo administrativo

En este periodo los problemas de personal no difieren mucho de los otros que enfrenta la organización para conseguir sus objetivos. La estructura de las condiciones básicas en que se lleva a cabo la gestión de personal es realmente sencilla. La mayoría de los colaboradores están ocupados en tareas de gestión (ejecutivas).

Este periodo se caracteriza también porque, como la sociedad se desarrolla con lentitud, el comportamiento del personal es casi igual tanto dentro como fuera de la organización, es decir, no se producen conflictos graves en el interior de ésta. Se caracteriza, además, porque corno la atención al personal es amplia, no sólo cubre las necesidades de seguridad social que éste tiene fuera de la organización sino que también, cumple con la responsabilidad paternalista de la organización, típica también de este periodo.

Periodo de aceptación

Este periodo se caracteriza porque las condiciones del periodo anterior empezaron a cambiar y comenzaron a surgir diferentes problemas de personal.

En primer lugar, las exigencias cualitativas en todas las áreas de trabajo aumentaron, y este cambio exigió que los colaboradores fueran más especializados y que las estructuras se modificaran. En segundo lugar, se desarrolló una situación económica y político-demográfica en la que la fuerza de trabajo comenzó a escasear. Se volvió cada vez más difícil conseguir personal en el mercado de trabajo, no sólo para puestos de nivel administrativo, sino también personal no calificado.

Este periodo se caracteriza, además, porque evolucionaron los criterios sobre seguridad de la vida, así como: sobre la legislación laboral y la fijación de tarifas salariales. Con ello, se amplió la zona de seguridad de cada colaborador y disminuyó el margen de acción de la empresa en el aspecto legal, ya que la legislación laboral, social y fiscal lo limitó cada vez más.

Como resultado de lo anterior, la función del Departamento de Personal rebasó los límites de la selección, contratación, administración, asistencia social y cobró mayor importancia para la administración de personal, al ocuparse también de la inducción, capacitación y desarrollo del personal de la empresa.

En este periodo los recursos humanos se volvieron tan importantes como los financieros o los técnicos, en ocasiones incluso más importantes, ya que terminó por reconocerse el peso que tienen en las decisiones que afectan a la política general de la empresa, razón por la cual se han vuelto tema de análisis de la dirección.

Periodo de integración

Durante este periodo continúa la evolución iniciada en el anterior. Ahora son los factores externos los que determinan la administración de personal dentro de la empresa debido a que todos ellos están estrechamente relacionados entre sí y dependen unos de otros.

Se considera que los factores externos son:

La escasez de personal en el mercado de trabajo.

La rapidez de la evolución tecnológica.

El proceso de transformación de la sociedad.

El incremento de la calidad de la fuerza de trabajo contratada.

La tendencia del aumento de los costos de personal.

Las disposiciones legales: laborales, sociales y de fijación de salarios.

La rentabilidad de la administración de personal.

En este periodo la economía se consolidó y la mayoría de los países se industrializaron o estaban en proceso de industrialización. La velocidad del desarrollo industrial llegó a tal punto que todas las reservas laborales estaban en activo. Debido a esto sobrevino una nueva etapa de escasez en el mercado de trabajo, la cual ejerció presión sobre el desarrollo tecnológico. Esta relación mutua entre la escasez en el mercado de trabajo y la racionalización dio como resultado que el desarrollo tecnológico se acelerara aún más.

A su vez, el desarrollo tecnológico influyó en gran manera en la preparación y la continuidad de la capacitación del trabajo, y en el desarrollo del personal administrativo como respuesta a las exigencias actuales de un muy alto grado de movilidad y de capacidad de adaptación por parte del personal. En otras palabras, de una gran movilidad física y flexibilidad psíquica.

A partir de lo expuesto se puede concluir que el desarrollo de la función de personal se relaciona de manera estrecha con el proceso de transformación de la sociedad.

IMPORTANCIA Y NECESIDAD DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

Los objetivos de una organización son, entre otros, hacer frente a las necesidades de bienes y servicios específicos, obtener remanentes por estos

logros y, en último término, satisfacer las necesidades de su personal. Sin embargo, el logro de los objetivos depende sobre todo de los esfuerzos del personal. Por consiguiente, es necesario reconocer no sólo la importancia de la labor del departamento de recursos humanos sino también la de que los gerentes de área reconozcan al recurso humano en las operaciones diarias de una organización.

La función del departamento de personal dirige su atención al reconocimiento de los problemas administrativos relacionados con los recursos humanos y subraya la efectividad del personal en sus trabajos como la clave del éxito administrativo.

Una organización necesita personal de nivel operativo y de apoyo, así como de nivel administrativo y directivo para realizar toda una g ama de actividades. Es por esto que el trabajo del departamento de recursos humanos es tan importante, pues el éxito de la organización depende de qué tan eficaz sea éste para dotarlo de personal competente.

Por lo común, el Departamento de Personal de una empresa que empieza es pequeño y depende de un administrador ejecutivo de nivel medio, pero a medida que aumentan las exigencias, recaen sobre él y surgen nuevas demandas, aumenta también su importancia y complejidad, hasta que llega a un punto en que es necesario que el personal del Departamento de Recursos Humanos aumente su nivel de especialización para afrontar el crecimiento. Si el departamento continúa creciendo, se divide en secciones muy especializadas.

NECESIDAD DEL DEPARTAMENTO DE PERSONAL

¿Por qué es necesaria la creación de un Departamento de Personal?

La función de personal se ha vuelto muy importante para la administración de las organizaciones. Los diversos factores que han contribuido a este fenómeno son los que se explican a continuación:

Puestos de gerentes de área complejos

El aumento en las responsabilidades que los gerentes de área de una empresa tienen que enfrentar los ha obligado a pedir ayuda especializada. Y como los problemas más importantes y urgentes de resolver, por lo general, se relacionan con el personal, han tenido que recurrir a los especialistas en la administración de recursos humanos y con ello han contribuido al establecimiento y desarrollo del departamento de personal.

Influencias externas

Se considera corno influencias externas a las leyes y reglamentos (que rigen las relaciones laborales, las cuales crearon la necesidad de capacitar a gente que pueda interpretarlas y elaborar programas que aseguren su cumplimiento. Otras influencias externas que también desempeñaron un papel muy importante en el desarrollo de la función de personal son los sindicatos y el mercado de trabajo. Lo anterior, permite concluir que estas influencias contribuyeron en mucho mayor grado al desarrollo de la función de personal.

Necesidad de congruencia

Confiar sólo en el criterio de los gerentes de área para tomar decisiones que

afecten al personal suele conducir a que se trate a los empleados de manera incongruente. Por ejemplo, algunos gerentes pueden basar su decisión para conceder aumentos de salarios a sus subalternos en sus simpatías personales, en tanto que otros pueden basarla en la manera en que éstos se desempeñen. El problema es que estas incongruencias provocan que los trabajadores sientan que no se les da un trato justo.

Necesidad de pericia

Todos los factores hasta aquí expuestos han vuelto más complejas las funciones de personal y esto ha llevado a que sólo puedan ser realizadas por personas experimentadas, con pericia.

Reconocimiento de la importancia de los recursos humanos

Las organizaciones terminaron por reconocer que los recursos humanos como insumo son vitales para el éxito de las organizaciones sociales. Por consiguiente, dieron también mayor importancia al papel que la función de personal desempeña en una empresa.

ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

Un departamento especializado en los trabajadores de organizaciones medianas o grandes, con empleados tanto de tiempo total como parcial, en el área de recursos humanos, llevan a que es adecuado denominarlo Departamento de Personal o de Recursos Humanos. En organizaciones pequeñas puede no existir tal departamento, dado que los diversos componentes centralizados de la función de personal pueden ser manejados por el propietario o el ejecutivo en jefe.

La estructura formal de una organización define la autoridad, las responsabilidades y las funciones que deben ser ejecutadas en cada puesto. Pero en ello y por consiguiente, en la administración de personal también influyen los trabajadores.

Para ubicar de manera correcta el nivel jerárquico de una unidad de recursos humanos, se tiene que recurrir primero a la estructura general de la organización. Existen diversos tipos de estructura organizacional, pero los más comunes son: la organización lineal, la organización función y la organización de línea y asesoría. El tipo de estructura organizacional que se aplica depende del tipo y tamaño del organismo social. Para diseñar la estructura de una organización es necesario identificar las condiciones estratégicas y tecnológicas, así como el medio ambiente en que ésta funciona.

La función de recursos humanos debe ubicarse en el mismo nivel jerárquico que las de producción, mercadotecnia y finanzas.

Esto se debe a las razones que se exponen a continuación:

La primera es que el Departamento de Personal ganó importancia, conforme avanzó el progreso industrial y tecnológico, así que es necesario ubicarlo en el mismo nivel que las otras funciones operacionales básicas.

La segunda, que como es una función operacional integradora, o sea que atiende y asesora en materia de personal a todos los departamentos de la organización, requiere tener amplias facultades.

La

estructuración

orgánica

del

Departamento

de

Recursos

Humanos

reflejará no sólo las funciones que le corresponden sino también, el tamaño de la organización. Cuando la organización es pequeña, el área de personal puede constar sólo de un responsable, un auxiliar y una secretaria. Sin embargo, cuando es mediana, requiere la creación de un Departamento de Personal con dos secciones y, cuando es grande, necesita incluir varios administradores subordinados, quienes informarán al gerente de área.

Tamaño del departamento de recursos humanos

El cumplimiento de los diversos objetivos y funciones que le corresponden al Departamento de Personal dependerá de que este se organice para alcanzarlos de manera óptima. En primer lugar, deberá enfocarse en la imagen del colaborador y en desplegar la disposición y capacidad de rendimiento de éste en todas las áreas funcionales. Sin embargo, no basta con impulsar el cambiar de funciones de la administración moderna de personal y adaptarse a él, también es necesario comprender sus consecuencias. En segundo lugar, es necesario dotar al departamento con la plantilla correspondiente de trabajadores, darle la importancia necesaria dentro de organización de la empresa y, sobre todo, diseñar adecuadamente la organización de éste. En la actualidad, esta última exigencia está muy lejos de verse satisfecha. Si comparamos las distintas formas en que se organiza el departamento en diferentes empresas, podremos comprobar que la estructura organizacional de esta función operacional varía mucho entre unas a otras. Estas diferencias en la organización, probablemente son más grandes que las que se observan en otras áreas funcionales.

Estas diferencias tienen su origen

en

diversas causas, una de

ellas se

relaciona con el ramo y el volumen de la empresa; otra, con la influencia del desarrollo de cada una de las empresas ; y con las exigencias que se desprenden de la administraci ón de personal dentro de organizaciones.

Pero una de las causas más importantes es, sin duda, que desde hace unas dos décadas la administración de personal dentro de las empresas ha pasado a primer plano. Por lo tanto, no ha sido posible iniciar el proceso de transformación en la estructura de su organización, el cual incluye el planteamiento de nuevos campos de acción de la función de personal en las organizaciones para que alcance una forma uniforme.

Las funciones específicas asignadas al Departamento de Personal influyen en el tamaño de éste y en el número de personas que emplea. El número de empleados en dicho departamento, en relación con el total de fuerza de trabajo empleada en una empresa, dependerá del tamaño de ésta, de la disponibilidad de recursos financieros y del alcance de sus planes y objetivos.

Naturaleza de la autoridad del departamento de recursos humanos

La función de personal a nivel departamental o divisional abarca todas las funciones operacionales (producción, rnercadotecnia, finanzas). En síntesis, es responsable de toda la organización.

Funciones asignadas al departamento de recursos humanos

relaciona con el ramo y el volumen de la empresa; otra, con la influencia del desarrollo

Delimitar las funciones inherentes al Departamento de Recursos Humanos es una tarea que tiene que realizar la dirección superior para lograr coordinar sus relaciones con los demás departamentos. Dicho departamento, como

tal, constituye un grupo asesor que ayuda a los funcionarios de las demás áreas operativas en los asuntos relativos a políticas de personal, controles que deben llevarse a cabo, planes de remuneración, programas de capacitación, desarrollo y seguridad, así como en lo relacionado con las actividades recreativas. En sí, los funcionarios de área reciben ayuda especializada del Departamento de Personal en la misma forma que otras áreas de especialistas los asesoran de manera técnica, como las unidades de auditoría administrativa, de sistemas y procedimientos y la jurídica.

Objetivos y funciones del departamento de recursos humanos

Me da pean con alejo

La administración de recursos humanos consiste en captar, mantener trabajando y dando el máximo de sí al personal de la organización, con una actitud positiva y favorable. La finalidad es proporcionar a la organización fuerza laboral eficiente. Para lograr esto es necesario conocer la manera en que los organismos sociales obtienen, desarrollan, utilizan y evalúan los tipos y las cantidades correctas de personal, lo cual sólo se puede lograr mediante el estudio de la administración de personal.

En la práctica, el éxito del Departamento de Recursos Humanos depende de que logre sus objetivos, los cuales se derivan de los objetivos organizacionales. Los objetivos del departamento de personal, los cuales deben expresarse por escrito, en la práctica sirven como guía para fijar las funciones principales de éste.

Los

cinco objetivos de un departamento de recursos humanos son los

siguientes:

alcanzar los objetivos organizacionales, y aconsejar a otros departamentos.

  • 2. Planear los recursos humanos para asegurar una colocación apropiada y continua.

  • 3. Mejorar la calidad de los recursos humanos para aumentar su eficacia en todos los niveles de la organización.

  • 4. Crear, mantener y desarrollar condiciones organizacionales de aplicación para cumplir los objetivos organizacionales e individuales del personal.

  • 5. Aumentar la eficacia y eficiencia administrativa de la organización con los recursos humanos disponibles.

Funciones del departamento de recursos humanos

La función principal de este departamento consiste en planear los recursos humanos para asegurar que sean colocados de manera adecuada y en las cantidades correctas. Pero también le corresponde:

Suministrar personal idóneo a todos los departamentos de la organización, en forma eficiente. Efectuar una adecuada contratación e inducción del nuevo personal a fin de lograr un comienzo productivo. Fijar un sistema de remuneración justa para alcanzar los niveles deseados de desempeño. Ejercer programas permanentes de capacitación y desarrollo de personal que aumenten su capacidad operativa. Ejercer una adecuada administración del contrato colectivo de trabajo y lograr adecuadas relaciones laborales.

Promover, junto con el sindicato, programas de higiene y seguridad. Establecer adecuadas comunicaciones y relaciones humanas. Hacer respetar la autoridad y mantener la disciplina requerida en la organización.

Características de un buen director de personal

El director de la unidad de recursos humanos desempeña un papel muy importante en la compleja organización moderna, es el responsable de la organización y del desarrollo de estos recursos, de los cuales dependen todos los demás de la organización.

Esta responsabilidad demanda que el titular de la función de personal posea habilidades que le permitan resolver, de la mejor manera, los problemas laborales cotidianos.

Un buen director de personal deberá ser una persona ecuánime e imparcial, desprovista de prejuicios y con suficiente capacidad para no dejarse dominar por el poder que le confieren las relaciones informales, así como el trato directo y continuo tanto con la dirección superior como con otros funcionarios de área.

La educación, el conocimiento, las habilidades y las destrezas que debe tener un buen director de personal podrían incluir lo siguiente:

Formación profesional en el área de administración. Conocimientos especializados de administración de personal y de ciencias relacionadas. Conocimiento de los principios y las prácticas de las relaciones humanas.

Conocimiento amplio de la reglamentación, así como de los contratos, reglamentos y estatutos de personal que regulan las relaciones laborales en la organización. Habilidad para programar, dirigir y coordinar el desarrollo de programas de administración de personal. Habilidad para analizar situaciones complejas y tomar decisiones de manera efectiva. Habilidad para expresarse de manera clara, concisa y efectiva, tanto en forma oral como escrita. Habilidad para tratar de manera cortes y diplomática con jefes de área y con el público en general.

El éxito del director de personal dependerá de su habilidad para aplicar los principios y técnicas de administración de recursos humanos a los problemas específicos que se le presenten.