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Tipo de normativa: PROCEDIMIENTO

mbito de aplicacin: BOLIVIA


Propietario: ECONOMICO ADMINISTRATIVA
Ttulo: AUDITORIA DE COSTOS
RECUPERABLES

I.

Cdigo: BO-EFI-PR-16-01

Revisin: 01

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OBJETO
Definir el procedimiento que regule la interaccin entre la Gerencia Econmica Administrativa
responsable de la atencin de las Auditorias de YPFB y las distintas reas de la compaa, en
relacin a los Contratos de Operacin (Clusula 19) y Anexo D (Clusula 8).

II.

MBITO DE APLICACIN
Aplica a todos los bloques operados Repsol YPF E&P Bolivia S.A.

III.

NORMATIVA SUPERIOR DE REFERENCIA


Ninguna

IV.

NORMATIVA DEROGADA
Ninguna

V.

VIGENCIA
Esta normativa entrar en vigor el 5 da laborable posterior a la fecha de aprobacin.

VI.

DISPOSICIONES GENERALES O TRANSITORIAS


Las directrices y criterios emitidos en revisiones anteriores a esta normativa y los referidos en
cualquier otra normativa al respecto en este mbito de aplicacin, quedan totalmente
sustituidos a partir de la vigencia de la presente.

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VII.

INDICE

1.

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

2.

CONSIDERACIONES PREVIAS

3.

RESPONSABILIDADES

4.

FASES DEL PROCESO


4.1.

NOTIFICACIN DE AUDITORIA

4.2.

PROCESO DE AUDITORIA

4.3.

INFORME DE AUDITORIA

4.4.

OBSERVACIONES DE AUDITORIA

5.

CONSIDERACIONES FINALES

6.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

7.

ANEXOS

8.

REGISTROS

VIII.

CONTENIDO

1.

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
1.1.

Revisin: 01

DEFINICIONES

Contrato de Operacin

Se refiere a cada uno de los contratos firmados entre Repsol YPF


E&P Bolivia S.A., como operador de los campos, y Yacimientos
Petrolferos Fiscales Bolivianos, para la realizacin de las
operaciones petroleras en Bolivia

Retribucin del Titular

Es el pago nico al Titular por las operaciones petroleras


realizadas bajo el Contrato de Operacin, dicha retribucin se
compone de los Costos Recuperables y la Utilidad del Titular
calculada de acuerdo a lo establecido en cada Contrato de
Operacin.

Informe de Retribucin
del Titular

Es el informe que detalla el clculo de la Retribucin del Titular


mensual, de acuerdo al Anexo F y clusula 6.6.4 del Anexo D de
los Contratos de Operacin.

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Informe de Costos
Recuperables

1.2.

2.

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Es el informe sobre los Costos Recuperables mensuales de
acuerdo al Anexo D, clusula 6.6.3 de los Contratos de
Operacin.

ABREVIATURAS

CO

Contratos de Operacin

RT

Retribucin del Titular

YPFB

Yacimientos Petrolferos Fiscales Bolivianos

GEA

Gerencia Econmica Administrativa.

RI

Requerimientos de Informacin

CONSIDERACIONES PREVIAS
A partir del 02 de mayo de 2007 entran en vigencia los Contratos de Operacin suscritos con
el Estado Boliviano, en los que se establecen nuevas obligaciones para los Titulares, entre
ellas la Auditoria de Costos Recuperables.

De acuerdo a los CO, el Titular de cada rea de Contrato percibir como ingreso un monto de
dinero por concepto de RT, que est compuesta por los Costos Recuperables declarados en
cada uno de los CO y la Utilidad del Titular que se genere de acuerdo a la aplicacin del
Anexo F de cada CO. Este monto debe ser calculado mensualmente y variar de un campo a
otro dependiendo de las condiciones pactadas y firmadas en cada CO.

Para que los costos del Titular sean considerados Costos Recuperables deben ser (i)
previstos en un Presupuesto aprobado por YPFB, (ii) incurridos y reportados por el Titular y
(iii) aprobados por YPFB en apego al Procedimiento Financiero y Contable. Adems de
cumplir con el Reglamento de Costos Recuperables establecido mediante D.S. 29504 de
fecha 9 de abril de 2008.

Contabilidad y Auditoria:
En conformidad con el Apartado 8 del Anexo D y la Clusula 19 de los CO, YPFB tendr el
derecho a realizar revisiones y auditorias de los Costos Recuperables:

Clusula 19.2: Revisin de Costos. YPFB podr aprobar como Costos Recuperables

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en cada periodo, los costos que en principio considere aceptables, sin perjuicio de su
derecho a revisarlos posteriormente, si considerara que dicha aprobacin preliminar no
debi proceder por no cumplir con los requerimientos previstos en el CO o las Leyes
Aplicables. Para sta Revisin, YPFB tendr un plazo de 24 meses despus del cierre
correspondiente ao calendario.

Clusula 19.3: Auditoria de Costos recuperables. YPFB, dentro del plazo definido, en
la clusula 19.2, podr realizar auditorias trimestrales de los Costos Recuperables
conforme a la clusula 8 del Procedimiento Financiero y Contable (Anexo D).

Clusula 19.4: Obligacin de mantener registros. El Titular deber mantener los libros
de contabilidad, soporte y evidencias que registren actividades bajo este contrato. Estos
registros debern ser conservados por un plazo de cinco (5) aos.

Clusula 8.1 del Anexo D. YPFB, cubriendo todos los costos correspondientes, tendr
derecho a realizar una auditoria completa de la cuenta de costos recuperables, as como
de los registros y originales de los justificantes primarios directamente relacionados con
esa contabilidad, en el curso de cualquier ao o parte del mismo, dentro del periodo de
24 meses contados a partir del ultimo da de dicho ao. El informe del auditor se
presentara a consideracin del Titular en un plazo de 60 das posteriores a la terminacin
de la misma. El titular tendr un plazo de 60 das, contados a partir de la recepcin del
informe del auditor, para responder cualquier aclaracin solicitada por YPFB.
Transcurrido los plazos establecidos, la cuenta de Costos Recuperables ser
considerada aprobada por YPFB, salvo cualquier discrepancia reiterada sealada en el
informe del auditor.

Clusula 8.2 del Anexo D: Durante el transcurso de la auditoria YPFB podr verificar y
examinar todos los cargos y crditos del Titular relacionados con las Operaciones
Petroleras, incluidos los libros de contabilidad, asiento contable, inventarios, facturas de
existencias y cualquier otro documento como cartas y registros necesarios para la
auditoria y verificacin de todos los cargos y crditos.

Clusula 8.3 del Anexo D: Todo ajuste acordado entre el Titular e YPFB que resulte de
la auditoria deber registrarse inmediatamente en la cuenta de Costos Recuperables.
Cualquier discrepancia no resuelta surgida de la auditoria deber resolverse de
conformidad con lo dispuesto en la Clusula 22.

Clusula 4 del Anexo D Costos Recuperables: Los Costos Recuperables


mencionados en sta clusula, pero no limitados, sern cargados segn los trminos y
condiciones del Contrato, del Procedimiento Financiero y Contable y del Anexo F.

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3.

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RESPONSABILIDADES
3.1

GERENCIA DE OPERACIONES COMERCIALES

3.1.1 Relaciones con la Industria.

Enva la nota de comunicacin a los Titulares no operadores de los CO para


informar sobre la solicitud de la auditoria y/o revisin de costos de YPFB.

Enva a YPFB el Reporte de Aclaraciones elaborado por la Jefatura de Anlisis


Contable y Reporting de la GEA.

3.2

GERENCIA ECONOMICO ADMINISTRATIVA

3.2.1 Jefatura de Anlisis Contable y Reporting.

Recibe la notificacin de auditoria enviada por YPFB y prepara la informacin


solicitada.

Recibe los RI y prepara la documentacin contable para su entrega (originales o


copias) y/o comunica a la gerencia involucrada en caso de necesitar informacin
complementaria.

Emite los Formularios de Entrega de Documentos, que deben ser firmados por el
auditor como constancia de recepcin.

Recibe las Observaciones y/o solicitudes de aclaracin de los auditores y


comunica al rea pertinente sobre las observaciones para que realicen las
respectivas aclaraciones.

Lleva el registro y control de los RI, el cumplimiento de los plazos de entrega, l


rea responsable, y la entrega de los documentos, sean originales, copias y/o en
medio magntico.

Coordina reuniones entre los auditores y las reas involucradas.

Recibe el Informe de la auditoria elaborado por los auditores, analiza y comunica


a las gerencias involucradas las observaciones.

Elabora el Reporte de aclaraciones para enviar a YPFB.

Recibe el Informe de Auditoria con los Ajustes definitivos de YPFB.

Elabora una presentacin para informar a los responsables sobre los ajustes y/o
observaciones de la auditoria.

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3.3

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GERENCIA DE PLANIFICACIN Y CONTROL DE GESTIN

Analizan y preparan la informacin solicitada a su rea de acuerdo a los RI.

Analiza y elabora las respuestas aclaratorias a las observaciones de auditoria en


relacin a su rea.

Participa en reuniones con YPFB para conciliar las diferencias surgidas en la


auditoria.

Informan a GEA de las observaciones aceptadas o no para incluir en el Reporte


de aclaraciones.

Una vez aceptado los ajustes propuestos por YPFB y aceptados por Repsol,
elabora el recalculo de la RT.

3.4

Informa a la GEA y a las dems reas sobre la RT ajustada.

OTRAS REAS

Analizan y preparan la informacin solicitada a su rea de acuerdo a los RI.

Analizan y elaboran las respuestas aclaratorias a las observaciones de auditoria


en relacin a su rea.

Participan en reuniones con YPFB para conciliar las diferencias surgidas en la


auditoria.

Informan a GEA de las observaciones aceptadas o no para incluir en el Reporte


de aclaraciones.

3.5

DIRECCION GENERAL REPSOL

Analiza y aprueba o no los ajustes determinados en la auditoria.

En los casos de discrepancia con el Informe de Auditoria de YPFB, autoriza a la


Gerencia de Servicios Jurdicos la aplicacin de la Clusula 22 Ley Aplicable y
Solucin de Controversias.

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4.

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FASES DEL PROCESO


4.1.

NOTIFICACIN DE AUDITORIA

YPFB notificar al Titular con antelacin a su inicio, su intencin de realizar la auditoria, de


los CO objeto de la auditoria, la fecha de ingreso a la compaa, el tiempo estimado de la
misma, el periodo a auditar y las reas en las que se enfocar la misma, con el fin que el
Titular pueda asignar recursos humanos y/o materiales para facilitar las labores del auditor.

La GEA recibe la nota oficial sobre la Solicitud de la auditoria y/o Revisin de Costos de
YPFB y prepara nota de comunicacin a los Titulares No Operadores de los CO y enva a
Relaciones con la Industria para su revisin, codificacin y envo.
4.2.

PROCESO DE AUDITORIA

Desde el inicio y durante el proceso de Auditoria, La Jefatura de Anlisis Contable y Reporting


deber realizar las siguientes tareas:

Preparar la informacin solicitada en la Notificacin de auditoria para su entrega o envo a los


auditores de YPFB antes del inicio de la auditoria.

Recibir los Requerimientos de Informacin de los auditores, analizar y derivar al rea que
corresponda y a los Titulares No Operadores en los CO en los que participan ms de un
Titular de ser necesario.

Solicitar los documentos a Archivo y verificar que los mismos cuenten con el debido respaldo.

Preparar los Formularios de Entrega de Documentos, que deben ser firmado por los auditores
al momento de la recepcin de los mismos.

Llevar el control de los Requerimientos de Informacin, de las entregas de documentos y del


cumplimiento de los plazos.

Elaborar las respuestas a consultas de los auditores y participar en reuniones para conciliar
datos o aclarar consultas.

Coordinar reuniones con las gerencias de acuerdo a requerimiento de los auditores de YPFB.

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Coordinar reuniones con los Titulares No Operadores de acuerdo a requerimiento de los


auditores de YPFB.
4.3.

INFORME DE AUDITORIA

En un plazo de sesenta (60) das posteriores a la terminacin de la auditoria, los auditores de


YPFB presentaran el Informe de Auditoria a consideracin del Titular.

El Titular contar con sesenta (60) das despus de recibido el informe del auditor para
responder las aclaraciones solicitadas por YPFB.

La Jefatura de Anlisis Contable y Reporting coordina con las distintas Gerencias y Titulares
No Operadores para dar respuesta y aclarar las observaciones del Informe de Auditoria, y
aceptar o no los ajustes propuestos por los auditores.

La Jefatura de Anlisis Contable y Reporting elabora el Reporte de Aclaraciones y elabora la


carta de remisin de dicho Reporte en los plazos establecidos y entrega a Relaciones con la
Industria para su envo a YPFB.

Relaciones con la Industria enva el Reporte de Aclaraciones a YPFB.


4.4.

OBSERVACIONES DE AUDITORIA

De acuerdo al Reporte de Aclaraciones presentadas por el Titular, YPFB aceptar o no las


mismas.

Si no existiera acuerdo en las aclaraciones entre YPFB y el Titular, se deber resolver de


conformidad con lo dispuesto en la Clusula 22 Ley Aplicable y Solucin de Controversias.

En el caso de que YPFB acepte las aclaraciones del Titular, debe modificar y enviar, en un
plazo de 15 das, el Informe de Auditoria actualizado.

La Jefatura de Anlisis Contable y Reporting de la GEA debe elaborar una presentacin para
informar los ajustes y/o observaciones de la auditoria a la Direccin General de la Unidad, a
la Gerencias involucradas y a los Titulares No Operadores en los CO en los que participan
ms de un Titular.

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4.5.

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AJUSTES A LA CUENTA DE COSTOS RECUPERABLES

De acuerdo al Informe Final de Auditoria en el cual se determina el monto a ajustar en los


Costos Recuperables y a la aprobacin del Director de la Unidad y de los Titulares No
Operadores, la Gerencia de Planificacin y Control de Gestin realizar el reclculo de la RT
el cual ser tomado en cuenta en la RT del mes siguiente.

5.

CONSIDERACIONES FINALES
La revisin de los Costos Recuperables de los Titulares por parte de YPFB (clusula 19.2) no
impide que ejerza su derecho a revisarlos posteriormente en una Auditoria propiamente.
Los resultados de sta nueva auditoria pueden alterar la cuenta de Costos Recuperables y la
Retribucin del Titular.

6.

7.

8.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Contratos de Operacin firmados con YPFB.

Decreto Supremo No. 29504 - Reglamento de Costos Recuperables

ANEXOS

Anexo 01: Diagrama de flujo.

Anexo 02: Formulario de Requerimiento de Informacin.

Anexo 03: Formulario de Entrega de Documentos.

REGISTROS

Se deber llevar los siguientes registros:

Planillas de Requerimientos de Informacin.

Planilla de observaciones y/o ajustes propuestos por YPFB.

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Anexo 01: Diagrama de flujo.

DIAGRAMA DE FLUJO - AUDITORIA DE COSTOS RECUPERABLES


COMERCIAL - Rel.
YPFB
ECONOMICO ADMINISTRATIVO
con la Industria

PLAN. Y CONTROL
DE GESTIN

GERENCIAS

TITULARES NO
OPERADORES

DIRECCION
GENERAL

Inicio
Notificacin
de Auditoria.

Notificacin
de Auditoria.

Notificacin
de Auditoria.

YPFB realiza la
auditoria al titular
Emite los RI.

Recibe los
RI

SI

Deriva el
RI ?

Recibe los RI

Recibe los RI

Recibe los RI

Elabora y
entrega
Informacin

Elabora y
entrega
Informacin

Elabora y
entrega
Informacin

Participa en
reuniones

Participa en
reuniones

Participa en
reuniones

NO

Solicita los
documentos

Formularios de
Entrega de
Documentos

Formularios de
Entrega de
Documentos

Solicita aclaracin
sobre informacin
recibida
Registro y
control de RI
Informe de
Auditoria

Informe de
Auditoria

Informe de
Auditoria
definitivo

Coordina
reuniones con
YPFB

Deriva el
Informe ?

SI

Informe de
Auditoria

Informe de
Auditoria

Informe de
Auditoria

NO

Recibe
Reporte de
Aclaraciones y
deriva

Reporte de
Aclaraciones

Recibe
informacin y
entrega.

Reporte de
Aclaraciones

Informe de
Auditoria
definitivo

NO

Acepta
los
ajustes?

Presentacin
con Ajustes de
auditoria

Aprueba

Recalculo de
la RT con
ajustes

SI
NO

Autoriza la
aplicacin de
la clasula
22

Incluye importe
a ajustar en
RT del mes

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Anexo 02: Formulario de Requerimiento de Informacin.

Formulario de Requerimiento de Informacin


REPSOL YPF E&P BOLIVIA S.A.
REVISION DE COSTOS YPFB
PERIODO: 02/05/0X A 31/12/0X
REQUERIMIENTO N 007/200X
ITEM
1
2
3

Fecha: 17/02/0X

REQUERIMIENTO
MEDIO DE ENTREGA
Fsico
Planillas de Sueldos del personal de Repsol E&P de
Mayo a dic/07
Fsico
Planillas de Sueldos del personal de Repsol YPF Bolivia
(Holding) de Mayo a dic/07
Listado del Personal de Holding por categora y Cargo.
Magnetico

4
5
6
7
8
9
10

POR YPFB

POR REPSOL E&P

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Anexo 03: Formulario de Entrega de Documentos.

Formulario de Entrega de Documentos


REPSOL YPF E&P BOLIVIA S.A
DOCUMENTOS ENTREGADOS
REVISION DE COSTOS RECUPERABLES - YPFB
07/04/0X; 12:00 am.

Documentos de pago a proveedores:


1. Caipipendi
2. Surubi, Paloma, Bloque Bajo
3. Monteagudo
4. Surubi Noroeste
5. Cambeiti

Otros

Descripcin de la Informacin :

Copia

RI 07/08
Original

Requerimiento que aplica:

rea responsable: Anlisis y


Control

Medio
Magntico

Fecha:

Asientos Contables
1900000385
1900000990
1900000055
2000009510

2000008743

RECIBE

ENTREGA

Nombre:

Nombre:

Por:

Por: REPSOL E&P

YPFB

FATIMA BANEGAS

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