SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

INSTRUCTIVO ELABORACION DE
DOCUMENTOS
Cdigo: I-02-001
Versin: 04

SOGAMOSO, DICIEMBRE DE 2012

Versin: 04

Sistema de Gestin
de la Calidad

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACION DE

DOCUMENTOS

Cdigo: I-02-001

CONTROL DE CAMBIOS

VERSION

FECHA
mes
Ao

02

11

2009

03

07

2012

04

12

2012

Descripcin

Solicito

Ajuste codificacin forma y

contenido de los documentos
Se incluye modificacin referente a

Director de
Planeacin
Laboratorio de

los cambios en la identificacin

Medidores

Modificacin Norma ISO

Laboratorio de

17025:2005

Medidores

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado Por:

Carolina Pulido

Ricardo Salamanca lvarez

John Fredy Plazas Vergel

Fecha: 12/12/2012

Fecha: 12/12/2012

Fecha: 12/12/2012

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIN ...................................................................................................... 4
2. OBJETIVO ................................................................................................................ 4
3. ALCANCE ................................................................................................................. 4
4. JERARQUA DOCUMENTAL ................................................................................... 4
4.1 MANUAL DE CALIDAD: ......................................................................................... 5
4.3 PROCEDIMIENTOS: ............................................................................................... 5
4.4 INSTRUCTIVOS: ..................................................................................................... 5
4.5 FORMATOS: ........................................................................................................... 5
5. CONDICIONES GENERALES ................................................................................. 5
6. ELABORACIN DE DOCUMENTOS ...................................................................... 6
6.1 RESPONSABILIDAD PARA ELABORACIN, REVISIN Y APROBACIN: ...... 6
6.2 ELEMENTOS GENERALES ................................................................................... 6
7.
CODIFICACIN..................................................................................................... 10
8.
CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS. ............................................................... 11
10. FORMATOS .......................................................................................................... 13
11. DOCUMENTOS DE REFERENCIA....................................................................... 14
12. REVISIN Y ACTUALIZACIN ............................................................................ 14
....................................................................................................................................... 14

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1. INTRODUCCIN
El presente Instructivo da los parmetros para la elaboracin de la Documentacin de
los Sistemas de Gestin de la Calidad de la COMPAIA DE SERVICIOS PUBLICOS
DE SOGAMOSO S. A. ESP, cumpliendo as con los requisitos La Norma ISO 9001 e
ISO 17025, las cuales establecen requisitos de control a la documentacin de los
Sistemas de Gestin de la Calidad que se ha implementado en la Compaa.
La normalizacin de la elaboracin de documentos le permite a la Compaa tener
uniformidad en la forma y presentacin de toda su documentacin, especialmente en la
documentacin necesaria en los Sistemas de Gestin de la Calidad. Por lo cual, la idea
general que debe presidir la gestin de la documentacin es que sta debe ser lo ms
sencilla y clara que sea posible, cumpliendo los requisitos de las normas ISO 9001 e
ISO 17025 y las necesidades operativas de la Compaa

2. OBJETIVO
Definir los parmetros para la elaboracin y codificacin de los documentos que sean
incluidos en los Sistemas de Gestin de la Calidad o para la operacin de la
COMPAA DE SERVICIOS PUBLICOS DE SOGAMOSO S.A. E S P.

3. ALCANCE
La aplicacin de este Instructivo es para toda la documentacin generada en los
Sistemas de Gestin de la Calidad u otros documentos relacionados.
En aquellos casos donde existan metodologas o estructuras de presentacin de
documentos definidos por instancias diferentes a la compaa, el documento se ajustara
a las mismas sin perder en lo posible la connotacin que la Compaa le da a este tipo
de documentos.

4. JERARQUA DOCUMENTAL
Se establece la jerarqua documental por la necesidad de cumplir con algunos
requisitos de la norma, especialmente los relacionados a documentacin, en la cual se
especifica que los procedimientos deben establecerse, documentarse, implementarse y
mantenerse.
La Documentacin de la COMPAA DE SERVICIOS PUBLICOS DE SOGAMOSO S. A.
E S P se compone de los siguientes documentos:
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4.1 MANUAL DE CALIDAD:

Es un Documento obligatorio de las normas ISO 9001e ISO 17025, a travs del cual se
describe el alcance y la estructura de lOS Sistema de Gestin de la Calidad, la
interaccin entre los procesos que lo conforman, la referencia de los procedimientos
documentados establecidos y las directrices para dar cumplimiento a los requisitos
definidos en la norma citada.
4.2 POLITICA DE CALIDAD:
Son las intenciones globales y orientacin de la Compaa relativa a la Calidad
4.3 PROCEDIMIENTOS:
Describe las actividades o tareas que hacen parte de un proceso en trminos de qu se
hace, quin es el responsable de su ejecucin, dnde se realizan dichas actividades y
cundo son ejecutadas cada una de ellas, cumpliendo los requisitos de las Normas
ISO 9001 e ISO 17025 y las polticas establecidas por la Compaa
4.4 INSTRUCTIVOS:
Conjunto de todos los documentos que son esenciales para la operatividad de los
sistemas de calidad (Manuales, instrucciones operativas, manuales de uso de los
equipos, manuales del usuario, catlogos, normas de actuacin. cdigos de conducta,
etc.). Este tipo de documento es opcional en los Sistemas de Gestin de la Calidad de
la Compaa donde se considere til su aplicacin, y en l se describen en forma
detallada las actividades que surgen de los Procedimientos, y que por su grado de
complejidad o por facilidad de comprensin requieren aclararse.
4.5 FORMATOS:
Son documento especiales para los Sistemas de Gestin de la Calidad, el cual cuando
es diligenciado se convierte en un registro.

5. CONDICIONES GENERALES
Al elaborar un documento para la Empresa o para los Sistemas de Gestin de la
Calidad de la Compaa, deben aplicarse fundamentalmente las siguientes condiciones:

Los documentos no deben crear ambigedades que distorsionen su aplicacin, por

lo tanto, debe utilizarse un lenguaje claro, preciso y coherente.

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Utilizar siempre el mismo tiempo verbal (aprueba, diligencia, revisa aprobar,

revisar, diligenciar)
La documentacin realizada debe ser propia de la Empresa.

6. ELABORACIN DE DOCUMENTOS
6.1 RESPONSABILIDAD PARA ELABORACIN, REVISIN Y APROBACIN:
Los responsables del proceso documental de COSERVICIOS S.A. - ESP se referencian
en el siguiente Cuadro:
Cuadro 1: Responsabilidad para Elaboracin, Aprobacin y Revisin.
RESPONSABLE
RESPONSABLE DE
DOCUMENTO
APROBACIN
DE ELABORACIN REVISIN
Manual de Calidad
Coordinador
de Representante de la Gerente
Calidad
Direccin
Procedimientos
Lder del Proceso
Representante de la Gerente
Direccin
Manual de Procesos y Representante de la Lideres
de
los Gerente
Procedimientos
Direccin.
Procesos
Manuales (Operativos, Lder de Proceso y/o Representante de la Gerente
Funciones)
experto
Direccin
Instructivos
Lder de Proceso y/o Representante de la Gerente
experto
Direccin
Formatos
Lder
del Responsable de la Lder
del
Procedimiento
Documentacin SGC Proceso

6.2 ELEMENTOS GENERALES

Portada: Los documentos que lo requieran deben llenar una portada con la siguiente
estructura.
En la Parte superior centrado, se coloca el logo de la Empresa,
A dos interlineados, se coloca SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD, en Arial
12.

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Luego, se coloca el nombre del Documento centrado horizontalmente en negrilla y

en maysculas en letra Arial 20; despus el cdigo y la versin en tamao 12.
Centrados horizontalmente.
En la parte inferior, se coloca la ciudad y fecha de aprobacin del documento (mes,
ao).
La portada va enmarcada en un cuadro, con lnea continua de 3 puntos
CONTROL DE CAMBIOS:
El control de cambios permite tener control de los
documentos en su actualizacin.
Cuando se realice un cambio en los sistemas de identificacin de los documentos se
debe incluir aquellos que se manejen mediante software.
Debe aparecer en la segunda pgina. Este consta de la siguiente tabla:

Versin

FECHA
mes
ao
septiembre 2009

Descripcin del Cambio

Solicito

XXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXX

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado Por:

Fecha
Versin : el numero de la versin que le corresponde al documento
Fecha: Fecha en la cual se aprob, la modificacin correspondiente y se
describe de la siguiente forma:
Ao (nmero arbigo de cuatro dgitos)
Mes en letras
Da
Ejemplo: Agosto de 2009, se debe presentar as: 2009-08-12

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Descripcin del Cambio: En este campo se hace una descripcin de las

modificaciones realizadas al documento. Debe contener una descripcin
concreta de los cambios hechos al documento.
Persona que solicita el cambio: es el nombre de la persona que pide la
modificacin y expres las razones del cambio.

TABLA DE CONTENIDO: Para los documentos que lo requieran deben tener una tabla
de contenido de de tres columnas:

Primera columna
Segunda columna
Tercera Columna

Numeral
Ttulos de los captulos y los de sus subdivisiones
Pgina. Esta columna va justificada a la derecha

ENCABEZADO: Consta de la siguiente estructura y se encuentra en todas las pginas

del documento:
Versin:

Nombre del Documento

Cdigo:

Sistema de Gestin de la
Calidad

Al lado izquierdo se encuentra el logotipo de la Compaa. Debajo Sistema de

Gestin de la Calidad.
En la parte intermedia se coloca el nombre del documento el cual puede ser:

Manual
Procedimiento
Instructivo
Formato

En la parte derecha se especifica la versin del documento, en nmeros arbigos y

el cdigo correspondiente para su identificacin, de acuerdo a lo establecido en el
numeral 7 de este instructivo
El tipo de letra utilizado en el encabezado es Arial.

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PIE DE PAGINA: Consta de la siguiente estructura y se encuentra en todas las pginas.

COPIA CONTROLADA

fecha impresin del documento

Pg. X de Y

En la parte izquierda se identifica si es copia controlada o no controlada, segn el caso,

en la parte central la fecha en que se imprime el documento y en la parte derecha la
paginacin especificando pagina X de Y, donde X es el numero de pagina y Y es el
numero de paginas totales del documento.
El tipo de letra utilizado en el pie de pgina es Arial y el tamao de letra es 9

CONTENIDO: Los requisitos generales del contenido son:

Tipo de Papel: todos los documentos impresos en papel Tamao Carta.
Mrgenes: Para posicin vertical de la Hoja las mrgenes son:
Margen Superior: 3 cm
Margen Inferior: 2 cm
Margen Izquierdo: 3 cm
Margen Derecho: 2 cm
Para posicin horizontal de la Hoja, las mrgenes son:
Margen Superior: 3cm
Margen inferior: 2 cm
Margen Izquierdo: 2 cm
Margen derecho: 3 cm.
Todos los textos se desarrollan con los mrgenes indicados anteriormente a excepcin
de tablas, grficos y formatos utilizados los cuales se elaboran en el tamao que se
requieran.
Tipo de Letra: la letra a utilizar en el contenido de cualquier documento del
Sistema de Gestin de la Calidad debe ser Arial, tamao 12, con interlineado de
1 espacio. A esta regla se excepta los formatos y los grficos si por cuestin de
diseo debe manejar tamao de letra diferente.

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7. CODIFICACIN
La codificacin de los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad depende del
Nivel Jerrquico de la Documentacin, en cual esta dado de la Siguiente manera:
Los primeros caracteres hacen referencia al tipo de documento:
ISO 9001:2008
MC: Manual de Calidad
MP: Manual de Procesos y Procedimientos
Seguido del nmero de la versin.
Los dems documentos constaran de seis caracteres as:
El primer campo ser de carcter alfabtico y corresponde al tipo de documento:
P: Procedimiento
F: Formato
I: Instructivo
C: Caracterizacin
M: Manual (otros Manuales)
El segundo y tercer campo son nmeros que corresponden a la dependencia que
origina o pertenece el documento de la siguiente manera. (Los cdigos se irn creando
en la medida que surja la necesidad y se incluirn en el Anexo No 1)
01 GERENCIA
02 PLANEACION
03 SERVICIOS INTEGRALES
04 LEGAL
05 RECURSOS HUMANOS
06 ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
07 COMERCIAL
08 INFORMATICA
09 COMPRAS
10 ACUEDUCTO
11 ALCANTARILLADO
12 ALUMBRADO PUBLICO
14 LABORATORIO DE CONTROL DE CALIDAD
15 LABORATORIO DE MEDIDORES

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Los ltimos tres campos corresponden al consecutivo del documento dentro de la

dependencia.
EJEMPLO:
Un Formato de Planeacin y Desarrollo se codificara F 02 001, en donde
F:
Formato
02:
Cdigo correspondiente a Planeacin y Desarrollo
001: Es un consecutivo de formatos en Planeacin y Desarrollo.

8. CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS.

Manual de
Calidad

Manual de
Procesos

Procedimientos

Instructivos

Formatos

Otros
documentos

Los documentos elaborados para los Sistemas de Gestin de la Calidad o para la

Compaa deben tener la siguiente estructura.

Titulo

Portada

Encabezado

Pie de pagina

opcional

Control de cambios

opcional

Tabla de contenido

opcional

opcional

Introduccin

opcional
X

opcional

Objetivo

Alcance

opcional

Normatividad

opcional

opcional

opcional

opcional

DOCUMENTO

CONTENIDO

Responsables
Definiciones
Descripcin
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opcional
X

opcional
opcional

opcional

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DOCUMENTOS

cumplimiento de la
Norma ISO 9001
Condiciones
Generales

Descripcin Grafica

opcional

Descripcin detallada
Revisin y
actualizacin

opcional

Documentos
Asociados
Anexos

Cdigo: I-02-001

opcional

opcional

opcional

opcional

opcional

opcional

opcional

opcional

9. SIMBOLOGIA PARA LOS DIGRAMAS DE FLUJO.

SMBOLO

REPRESENTA
Terminal. Indica el inicio o la terminacin del flujo, puede ser accin o lugar;
adems se usa para indicar una unidad administrativa o persona que
recibe o proporciona informacin.
Disparador. Indica el inicio de un procedimiento, conteniendo el nombre de
ste o el nombre de la unidad administrativa donde se ha iniciado.
Operacin. Representa la realizacin de una operacin o actividad relativas
a un procedimiento.
Decisin o alternativa. Indica un punto centro de flujo en que son posibles
varios caminos.
Documento. Representa cualquier tipo de documento que entre, se utilice,
se genere o salga del procedimiento.
Archivo. Representa un archivo comn y corriente de oficina.
Conector. Representa una conexin o enlace de una parte del diagrama de
flujo con otra parte lejana del mismo.
Conector de pgina. Representa una conexin o enlace con otra hoja
diferente, en la que continua el diagrama de flujo.

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Direccin de flujo o lnea de unin. Conecta los smbolos sealando el

orden en que se deben realizar las distintas operaciones.

_____

Anotacin, aclaracin o ambos casos. Siempre que se quiera hacer un

comentario al margen, notas aclaratorias, etc. Se trazara indistintamente
una lnea punteada que vaya de la nota aclaratoria al smbolo en que se
requiere esa nota.
Actividad fuera del mbito de investigacin. Se utiliza cuando es necesario
conocer las actividades que se realizan en otro lugar, o bien para indicar
que las actividades que se realizan en el proceso se encuentran
desgranadas en otro lugar.

10. FORMATOS
Los formatos son un tipo especial de documento, el tamao del papel y el tamao de la
letra es opcional de acuerdo a su contenido y tamao, en forma general constan de las
siguientes partes:
Encabezado: consta de tres columnas
o Primera columna: Logotipo, debajo Sistema de Gestin de la Calidad.
o Segunda columna: Nombre del formato.
o Tercera columna: Versin y Cdigo del formato De acuerdo a lo
establecido en el numeral 7 de este Instructivo
Cuerpo del formato: Es la parte del formato que contiene la informacin
especfica utilizada para la gestin segn las necesidades de los usuarios y del
proceso en el que interviene el formato.
Los formatos se excluyen de cumplir con el tamao del papel y el tamao de
letra, el cual se definir de acuerdo al formato.

Versin:

Nombre del Formato

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Cdigo:

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11. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Norma NTC-ISO 9000. Sistemas de Gestin de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.
Norma NTC-ISO 9001:2008. Sistemas de Gestin de la Calidad. Requisitos.
Norma NTC-ISO 17025:2005. Requisitos
Gua Tcnica Colombiana GTC-ISO/TR 10013: Directrices para la Documentacin del
Sistema de Gestin de la Calidad.
Norma Cero V 1. Compaa de Servicios Pblicos de Sogamoso

12. REVISIN Y ACTUALIZACIN

Este documento se revisa cada vez que se presente cambios y el responsable es el
Coordinador de Calidad, el cual seguir lo contemplado en el procedimiento P-01-001
Control de Documentos.

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