Tipo Norma

Fecha Publicacin
Fecha Promulgacin
Organismo
Ttulo

Tipo Versin
Inicio Vigencia
Id Norma
URL

:Decreto con Fuerza de Ley 4

:30-12-1991
:31-10-1991
:MINISTERIO DE JUSTICIA
:DICTA NORMAS SOBRE EL REGISTRO, LOS REQUISITOS DEL
METODO DE MICROCOPIA Y MICROGRABADO DE DOCUMENTOS Y LAS
OTRAS MATERIAS REFERIDAS EN EL ARTICULO 9 DE LA LEY N
18.845
:Unica
De : 30-12-1991
:30-12-1991
:3647
:http://www.leychile.cl/N?i=3647&f=1991-12-30&p=

DICTA NORMAS SOBRE EL REGISTRO, LOS REQUISITOS DEL METODO DE MICROCOPIA Y

MICROGRABADO DE DOCUMENTOS Y LAS OTRAS MATERIAS REFERIDAS EN EL ARTICULO 9 DE LA
LEY N 18.845
Santiago, 31 de Octubre de 1991.- Hoy se decret lo que sigue:
D.F.L. Nm. 4.- Vistas: Las facultades que me otorga el artculo 9 de la Ley
N 18.845, que establece sistemas de microcopia o micrograbacin de documentos,
renovadas por la Ley N 19.078, de 9 de septiembre de 1991,
Decreto con fuerza de ley:
TITULO I
Del registro contemplado en la ley N 18.845, sobre
sistemas de microcopia o micrograbacin de documentos.
Artculo 1.- El Registro a que se refieren la letra a) del artculo 5 y el
artculo 9 de la Ley N 18.845, de 3 de noviembre de 1989, funcionar bajo la
dependencia del Conservador del Archivo Nacional.
Para inscribirse en el Registro las personas naturales interesadas en prestar
servicios de microcopia o micrograbado en conformidad a las disposiciones de la Ley
N 18.845, debern reunir los siguientes requisitos, acreditndoselos al
Conservador del Archivo Nacional:
a) Ser mayor de edad y libre disponedor de sus bienes y no haber sido condenado o
encontrarse procesado por crimen o simple delito;
b) Tener la idoneidad tcnica para desempear profesionalmente en actividades
de microcopia o micrograbacin;
c) Tener la solvencia patrimonial necesaria a juicio del Conservador del Archivo
Nacional.
Por su parte, las personas jurdicas interesadas en prestar la misma clase de
servicios, y que deseen inscribirse en el Registro, debern acreditar al Conservador
del Archivo Nacional su existencia y el cumplimiento de los requisitos indicados en
las letras b) y c) precedentes. Ser necesario, adems, que se acredite que los
administradores y directores renen los requisitos indicados en la letra a)
precedente.
La prdida de uno cualquiera de los requisitos necesarios para la inscripcin,
importar la exclusin de la respectiva persona o entidad del Registro, la que se
producir con el solo mrito de una resolucin fundada dictada por el Conservador
del Archivo Nacional que as lo declare. La persona o entidad excluida podr
solicitar la reinscripcin, una vez transcurridos a lo menos seis meses desde la
resolucin que declare la exclusin, acreditando al Conservador del Archivo
Nacional el cumplimiento de los requisitos.
Podrn tambin inscribirse aquellas empresas privadas tales como bancos,
compaas de seguros, Administradoras de Fondos de Pensiones, institutos de salud
previsional y otras que estuvieren autorizadas para utilizar procedimientos de
microcopia o micrograbado por la Superintendencia respectiva u otro Organismo
facultado por la ley.
Artculo 2.- Las personas y entidades que se inscriban en el Registro debern
proporcionar al Conservador del Archivo Nacional, a requerimiento de ste, la
informacin tcnica correspondiente a los instrumentos y procedimientos utilizados
para la reproduccin por microcopia o micrograbado, y respondern por las
omisiones, defectos o alteraciones que se produzcan a consecuencia de la defectuosa
realizacin de las microcopias o micrograbados.
La inscripcin en el Registro deber mantenerse actualizada, informando al

Biblioteca del Congreso Nacional de Chile - www.leychile.cl - documento generado el 30-Jun-2015

Conservador sobre los antecedentes relativos al perfeccionamiento del sistema de

microcopia o micrograbado y a la introduccin de avances o mejoras aplicados al
sistema en uso.
Artculo 3.- La inscripcin en el Registro tendr un plazo de vigencia de
cinco aos. La inscripcin se renovar por perodos iguales y sucesivos de cinco
aos cada uno, previa resolucin en tal sentido dictada por el Conservador del
Archivo Nacional, antes del vencimiento del plazo original o de la prrroga que
est corriendo, en su caso. El interesado deber solicitar la renovacin de la
inscripcin con a lo menos seis meses de anticipacin al vencimiento del plazo,
acreditando, a satisfaccin del Conservador del Archivo Nacional, el cumplimiento de
los correspondientes requisitos.
Artculo 4.- Sern suspendidas del Registro, por el plazo que determine el
Conservador del Archivo Nacional, el cual no podr exceder de un ao, las personas
o entidades inscritas o entidades inscritas que no proporcionen oportuna y
debidamente los datos referidos en el artculo 2, as como las dems
informaciones que el Conservador les solicitare en relacin con el cumplimiento de
las normas sobre micrograbado de documentos.
Sern causales de exclusin del Registro, la reiteracin en la infraccin
indicada en el inciso anterior, la falsificacin de las microformas y el uso
malicioso de ellas o de duplicados falsificados, sin perjuicio de las sanciones
civiles y penales que procedan.
Artculo 5.- El Conservador del Archivo Nacional o los funcionarios en que l
delegue estas funciones, podrn visitar e inspeccionar los locales de microcopia o
micrograbado de las personas o entidades que soliciten la inscripcin o se hallen
inscritas en el Registro, para cerciorarse de las condiciones de su funcionamiento.
Artculo 6.- Las resoluciones que nieguen lugar a la inscripcin en el
Registro o su renovacin, y las que apliquen sanciones, sern reclamables, dentro
de los cinco das hbiles contados desde la notificacin al interesado, ante el
Director de Bibliotecas, Archivos y Museos. Este ltimo fallar el reclamo con el
solo mrito de lo expuesto por el reclamante y previo informe del Conservador del
Archivo Nacional, salvo que estime necesario otro trmite.
TITULO II
De los ministros de fe
Artculo 7.- Para los efectos de lo establecido en el artculo 5 de la Ley
N 18.845, actuarn como ministros de fe aquellos que sean designados en
conformidad al siguiente procedimiento:
a) Cada una de las personas o entidades que presten servicios de microcopia o
micrograbado y que se encuentren inscritas en el Registro a que se refiere el
artculo 1 de este reglamento, designarn a una persona en calidad de ministro de
fe. Dicha persona deber ser mayor de edad y libre disponedor de sus bienes y no
haber sido condenado o encontrarse procesado por crimen o simple delito.
El nombramiento se har por escritura pblica, de la cual se tomar nota al
margen de la inscripcin de la respectiva entidad en el Registro a que se refiere el
artculo primero de este decreto con fuerza de ley, dentro del plazo de treinta
das contado desde su otorgamiento. A la escritura de designacin deber
comparecer el interesado, quien, en el mismo acto, deber expresar su voluntad de
aceptar el cargo y declarar, bajo juramento, desempearlo fielmente.
En el caso de tratarse de una persona natural inscrita en el Registro, cuando sea
ella misma quien va a desempear las funciones de ministro de fe, declarar su
voluntad en tal sentido por escritura pblica y, en el mismo instrumento, prestar
el correspondiente juramento. De dicha escritura se tomar nota al margen de la
inscripcin en el Registro en la forma y plazo indicados en el inciso precedente.
Para todos los efectos se tendr por fecha de la designacin aquella en que se
practique la anotacin marginal y slo a contar de sta el ministro de fe quedar
investido de su calidad de tal.
De la misma forma deber procederse al reemplazo de los ministros de fe
designados.
b) Las entidades a que se refiere el inciso final del artculo 1 del presente
Reglamento podrn, si lo desean, designar un ministro de fe, sujetndose al mismo
procedimiento establecido en la letra a) precedente. El ministro de fe as
designado, quien tambin deber reunir los requisitos indicados en la letra a) de
este artculo, slo podr ejercer sus funciones de tal respecto de documentos
pertenecientes a la entidad que lo hubiera designado. Con todo, la respectiva entidad
podr libremente recurrir como mnistro de fe a la persona que hubiere designado
conforme a esta letra o a cualquiera de los ministros de fe designados conforme a la

Biblioteca del Congreso Nacional de Chile - www.leychile.cl - documento generado el 30-Jun-2015

letra a) de este artculo.

TITULO III
De los requisitos del mtodo de microcopia y
micrograbacin de documentos
Artculo 8.- La microcopia o micrograbacin de documentos en un proceso que
permite grabar y almacenar en forma compactada la imagen de un documento original y
que contiene una copia idntica de ese original almacenado mediante la utilizacin
de tecnologa fotoqumica, electrnica, o cualquier otro proceso anlogo que
permita compactar imgenes en un medio magntico, disco ptico digital, impresin
lser u otro, que permita la reproduccin de la imagen compactada o grabada en una
microforma, mediante la proyeccin de la imagen en una pantalla ampliada a tamao
equiparable a la del documento original y, adicionalmente, permita obtener una
reproduccin de dicha imagen a tamao original mediante copias en papel o elementos
anlogos.
Artculo 9.- Los documentos originales debern ser microcopiados o
micrograbados con arreglo a las disposiciones de la Ley N 18.845, y del presente
decreto con fuerza de ley.
El procedimiento empleado deber permitir la microcopia o micrograbacin y
obtener duplicados y copias de ellos.
Artculo 10.- Para que las microformas, sus duplicados y copias posean el
mrito que les confiere la Ley N 18.845, debern ceirse a las normas tcnicas
pertinentes de la Organizacin Internacional para la Estandarizacin, en adelante
ISO, aprobadas como normas oficiales de la Repblica de Chile por el Instituto
Nacional de Normalizacin, a travs del correspondiente acto administrativo.
Artculo 11.- En la conservacin de las microformas deber atenderse
especialmente a que stas mantengan sus calidades de documento y de archivo. Se
entiende por calidad de documento de la microforma el ser copia fiel de un original
micrograbado incluso en sus imperfecciones. La calidad de archivo se refiere a la
condicin de la microforma de mantener en forma fiel, indeleble, legible e ntegra
su calidad de documento.
Artculo 12.- La conservacin de las microformas es de estricta
responsabilidad del archivero pblico o privado que tenga sus originales en archivo
o custodia, quien deber velar por el cumplimiento de las normas ISO al respecto.
TITULO IV
De la destruccin de los documentos originales
Artculo 13.- Para proceder a la destruccin de los documentos originales,
deber darse cumplimiento a lo preceptuado en los artculos 6, 7 y 10 de la Ley
N 18.845.
Sin perjuicio de usar incineracin cuando las leyes vigentes as dispongan, se
propender, por razones ecolgicas de preservacin de la atmsfera terrestre como
por las ventajas econmicas provenientes del reciclaje de las materias primas, a
reemplazar la incineracin por procedimientos fsicos o qumicos que garanticen la
imposibilidad de reconstituir la informacin contenida en los documentos originales,
y que permitan su transformacin en pulpa de papel u otra materia apta para el
reciclaje.
La destruccin de las microformas se har de modo que sea posible el reciclaje
de sus materias primas.
Artculo 14.- La destruccin de los documentos a que se alude en el inciso
primero del artculo 3 de la Ley N 18.845, deber efectuarse en presencia del
funcionario que tuviere a su cargo el archivo o registro al que pertenezca el
documento. Dicho funcionario suscribir un acta de la destruccin, la que incluir
la enumeracin, que podr ser abreviada, necesaria para identificar en forma
suficiente los documentos destruidos. El acta respectiva deber ser mantenida en
custodia por el funcionario a cargo del archivo o registro.
Tmese razn, regstrese, comunquese y publquese.- PATRICIO AYLWIN AZOCAR,
Presidente de la Repblica.- Francisco Cumplido Cereceda, Ministro de Justicia.Ricardo Lagos Escobar, Ministro de Educacin Pblica.
Lo que transcribo para su conocimiento.- Le saluda atentamente.- Martita Worner
Tapia, Subsecretario de Justicia.

Biblioteca del Congreso Nacional de Chile - www.leychile.cl - documento generado el 30-Jun-2015