Centro Industrial y Desarrollo Empresarial

TALLER SISTEMAS
TALLER #5.1 ACCESS
Regional Cundinamarca

Competencia: 220501032

Sistema de Gestin de la Calidad

Resultado de aprendizaje: 22050103201

CONOCIMIENTOS DE BASES DE DATOS

TEMAS: Concepto de BD, Caractersticas de una BD, Componentes de una BD,

Tipos de datos, Propiedades de los datos, Creacin de una BD, estructura de
tablas.

Base de datos: Una base de datos (BD) es un conjunto de datos interrelacionados

almacenados en conjunto, sin redundancias, de forma independiente de los programas
que acceden a ellos.
Caractersticas de una BD.
Seguridad. slo personas autorizadas podrn acceder a la informacin.
Integridad. La informacin se mantendr sin prdidas de datos.
Independencia. Esta caracterstica es fundamental ya que una buena base de
datos debera ser independiente del sistema operativo o programas que
interacten con ella.
Consistencia. Es decir, que la informacin se guarde sin duplicidades y de manera
correcta.

Componentes de una Base de Datos:

Hardware: constituido por dispositivo de almacenamiento como discos,

tambores, cintas, etc.

Software: que es el DBMS o Sistema Administrador de Base de Datos.

Datos: los cuales estn almacenados de acuerdo a la estructura externa y van a ser
procesados para convertirse en informacin.

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Tipos de Usuarios en Base de Datos

Usuario Final: es la persona que utiliza los datos, esta persona ve datos

convertidos en informacin:
Desarrollador de Aplicaciones: es la persona que desarrolla los sistemas que

interactan con la Base de Datos.

DBA: es la persona que asegura integridad, consistencia, redundancia,
seguridad este es el Administrador de Base de Datos quien sed encarga de
realizar el mantenimiento diario o peridico de los datos.

DBMS (Data Management System (Sistema Administrador de Base de Datos) )

Los Sistemas Gestores de Bases de Datos son un tipo de software muy especfico,
dedicado a servir de interfaz entre las bases de datos y las aplicaciones que la
utilizan. Se compone de un lenguaje de definicin de datos, de un lenguaje de
manipulacin de datos y de un lenguaje de consulta. En los textos que tratan este
tema, o temas relacionados, se mencionan los trminos SGBD y DBMS, siendo ambos
equivalentes, y acrnimos, respectivamente, de Sistema Gestor de Bases de Datos y
DataBase Management System, su expresin inglesa.

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Conceptos Bsicos de Base de datos

Dependiendo de la cantidad de tablas que existen en una base de datos, la misma recibe los
siguientes nombres:
Base de Datos Plana. Consiste en una sola tabla.
Base de Datos Relacional. Consiste en mltiples tablas relacionadas entre s.

Dato. Un dato representa un conjunto de caracteres con algn significado, pueden ser
numricos, alfabticos, o alfanumricos.

Tablas: son conjuntos de registros. Los datos se almacenan en filas y

columnas.
Registros: son conjuntos de campos. Un registro representa un tem nico de
datos implcitamente estructurados en una tabla.
Campos: es la mnima unidad de referencia. Corresponden a las columnas de
la tabla. Por ejemplo, podemos trabajar con una tabla denominada
"Empleados", en la que cada registro (fila) contiene informacin sobre un
empleado distinto y cada campo (columna) contiene un tipo de informacin
diferente, como el nombre, los apellidos, la direccin, o similares. Los campos
se deben configurar con un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha,
hora, numrico, o cualquier otro tipo.
Archivo de Datos Un archivo de datos es un conjunto de informacin que se
almacena en algn medio de escritura que permita ser ledo o ser modificado.
Consultas. Las consultas se utilizan para ver, modificar y analizar los datos de
una tabla de formas diferentes. Tambin pueden utilizarse como el origen de
registros para formularios, informes y pginas de acceso a datos.
Formularios. Los formularios se utilizan para varios propsitos, manipular
datos de una forma fcil y sencilla, para crear paneles de control que activen
otros formularios, consultas, informes, para personalizar mensajes, entre
algunos.
Informes. Un informe es un mtodo eficaz de presentar los datos en formato
impreso. Dado que tiene el control sobre el tamao y el aspecto de todo el
informe puede mostrar la informacin en la manera que desee verla.
Macros. Una macro es un conjunto de una o ms acciones que cada una
realiza una operacin determinada, tal como abrir un formulario o imprimir un
informe. Las macros pueden ayudar a automatizar las tareas comunes. Por
ejemplo, podemos ejecutar una macro que imprima un informe cuando el
usuario haga clic en un botn de comando.

Nombre del Campo: Representa el nombre que tendr un campo que almacenar
datos escritos por el usuario

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Descripcin del campo: Representa un detalle que se le agrega al campo, especfica

su funcin o su utilidad dentro de la tabla.
Tipo de Dato: El tipo de dato define que tipos de valores o datos son los que se
escribiran dentro del campo. Cada campo o dato puede tener su propio tipo de dato, y
cada tipo de dato tiene caractersticas o propiedades que lo representan. El tipo de
dato indica que valor puede almacenar ese campo entre los valores ms utilizados se
encuentran:
Texto. Almacena valores alfanumricos y smbolos inferiores a 255 caracteres.
Ejemplo: nombre, apellido, ciudad, etc.
Memo. Almacena textos largos, valores hasta 64000 bytes. Ejemplo:
comentarios, observaciones, etc.
Numero. Valores numricos nicamente. Ejemplo: edad, nota de estudio, etc.
Fecha/Hora. Valores relacionados con fecha y horas o ambos. Ejemplo: hora
de entrada al trabajo, fecha u hora de compras, fecha de nacimiento, etc.
Moneda. Valores numricos contables, es decir con smbolo de moneda.
Ejemplo: precio, salario, etc.
Autonumeracin. El valor auto numrico es un nmero irrepetible (sin
duplicados) que genera el sistema automticamente, no es necesario
completar este campo a la hora de ingresar los datos. Ejemplo: se utiliza para
representar nmeros de facturas, nmeros de transacciones, nmeros de
registros o cualquier otro dato que sea auto consecutivo.
S/No. Valor booleano (solo tiene dos posibles respuestas), si no, falso
verdadero, Activo desactivo etc. Ejemplo: Morosidad, determina si o no la
persona tiene morosidad con un banco, etc.
Objeto OLE. Se utiliza para insertar objetos como archivos de texto, hojas de
clculo, imgenes, audio, videos etc. Ejemplo agregar a la base de datos la
fotografa de un empleado, etc.
Hipervnculos. Guarda enlaces o vnculos a objetos, pginas de Internet o
programas.
Asistente para bsquedas. Permite elegir un valor de una lista indicada por el
usuario, o de otra tabla: al hacer clic sobre esta opcin aparece el asistente,
que gua al usuario para especificar los parmetros necesarios. El usuario final
escoge un valor para este campo mediante un cuadro combinado o un cuadro
de lista.
Datos adjuntos: Puede adjuntar archivos de imgenes, hoja de clculo,
grficos y otros tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de datos
de forma similar a como adjunta archivos a los mensajes de correo electrnico.
Los campos de datos adjuntos ofrecen mayor flexibilidad que los campos de
tipo Objeto OLE, y utilizan el espacio de almacenamiento de manera ms
eficaz porque no crean una imagen de mapa de bits del archivo original.
Calculado: Un campo calculado es un campo cuyo valor es resultado de una
operacin aritmtica o lgica que se realiza utilizando otros campos. Por
ejemplo podra ser un campo Total que calcula su valor multiplicando Precio *
Cantidad en una lnea de pedido.

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Propiedades del Campo: Contiene cambios adicionales que se le da a un campo

en particular, entre los cambios se encuentran su tamao, formato, titulo, entre
algunos, tome en cuenta que las propiedades varan dependiendo del tipo de dato
escogido inicialmente. Cada campo dato tiene ciertas propiedades, a
continuacin se definen las ms comunes:
Tamao del Campo. Se utiliza para los tipos de datos texto o memo
principalmente. Indica la cantidad de caracteres (smbolos, letras nmeros)
que tendr el campo. As por ejemplo si el campo es de 15, significa que solo
podre almacenar 15 caracteres cualquiera que estos sean; los espacios en
blanco cuentan como carcter tambin.
Formato. En un campo tipo texto, memo o hipervnculo, puede disear la
presentacin del dato. Si se escribe los smbolos de > (mayor que) o < (menor
que),representa que el contenido escrito va a aparecer totalmente en
mayscula (>) o minscula (<). Tambin en el formato se puede utilizar para
que el contenido aparezca en un solo color por defecto, para ello, hay que
escribir un color dentro de los parntesis cuadrados, ejemplo [Rojo].
"Lugares decimales": Determina el numero de cifras decimales que
aparecern cuando se use un formato con los campos numrico y moneda
"Mascara de entrada": Obliga a que los datos introducidos en un campo se
ajusten a un formato determinado.
"Titulo": Especifica el nombre que se usara en los formularios y en los
informes, en lugar del propio nombre del campo
"Valor predeterminado": Valor que tomara el campo por omisin cuando se
agregue un nuevo registro a la tabla.
"Regla de validacin": Determina las condiciones que debe cumplir el dato
que se pretende introducir en el campo para ser aceptado
"Texto de validacin": Establece el texto del mensaje que aparecer si el dato
que se pretende introducir en el campo no cumple la regla de validacin
"Requerido": Indica que es obligatorio introducir un dato en el campo.
"Permitir longitud cero": Permite que se guarden cadenas de longitud cero en
un campo de tipo Texto o Memo
"Indexado": Determina si este campos ser un ndice de la tabla. Este tema lo
veremos ms detalladamente en la prxima leccin.

Ejercicios de Aplicacin.
1. Ingrese a Microsoft Access y cree un a Base de datos llamada PAPELERA

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CLIC

Hay que colocar nombre a la base de datos, lo hacen en el siguiente

paso:

clic

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2. Utilizando la Vista Diseo, cree un tabla con los siguientes campos (debe diligenciar el tipo
de dato y la descripcin de cada uno de los campos siempre que cree una tabla).

En esta parte se encuentra

la opcin para activar Vista
Diseo

Nombres de
los campos

NOMBRE DE CAMPO

Tipos de
datos

Descripcin de los campos insertados.

TIPO DE CAMPO

ID_CLIENTE
EMPRESA
DIRECCIN
TELFONO

3. Guarde la tabla con el nombre CLIENTE Y NO defina clave principal.

DESCRIPCIN

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Aqu se da nombre a la
tabla y se oprime el
botn Aceptar

4. Ingrese los siguientes registros a la tabla por vista Hoja de Datos:

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En esta parte se encuentra

la opcin para activar Vista
Hoja de datos
Esta parte corresponde a Vista Hoja de datos desde donde se deben diligenciar
los diferentes registros que se encuentran a continuacin en la gua.

ID_CLIENTE
A101
A102
A103
A104
A105

EMPRESA
Papelsat
Colpapel
Papelera Marly
Lpices y Papeles
Mis tiles

DIRECCIN
TELFONO
Cra 19 No 2-14
8453679
Autopista Norte No 2-11 3445530
Calle 23 No 2-45
9676534
Av. El Dorado No 3-76 8762467
Calle 42 No 4-12
9864321

5. Cree una tabla llamada VENDEDOR con los siguientes campos, NO defina clave principal.
NOMBRE DE CAMPO
CEDULA
NOMBRE
FECHA_NAC
DOMICILIO
TELFONO

TIPO DE CAMPO

DESCRPCIN

6. Por Vista Hoja de Datos ingrese los siguientes registros a la tabla.

CEDULA

NOMBRE

FECHA_NAC

DOMICILIO

34567890
32654789

Castro Lara Jaime

Ruiz Beltrn Gloria

30-01-89
12-08-90

Calle 39 No 3-76
Av. 13 N0 45-76

TELFONO
3459870
6754321

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76543290

Rojas Vargas Juian

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11-04-90

Cra 4 No 3-54

3897654

7. Cree una tabla llamada PRODUCTO con los siguientes campos:

NOMBRE DE CAMPO
ID_PROD
DESCR_PROD
PRECIO_PROD
EXIST_PROD

TIPO DE CAMPO

DESCRPCIN

8. Por Vista Hoja de Datos ingrese a la tabla los siguientes registros.

ID_PROD

DESCR_PROD

PRECIO_PROD

T04C25
C34O45
C21C24
M45U25
L11M23

Agenda
Carpeta Oficio
Carpeta Carta
Marcador Pelikan
Lpiz mirado HB

20000
700
500
2100
600

EXIST_PROD
55
100
85
45
200

9. Ingrese los siguientes registros a la tabla VENDEDOR.

CEDULA

NOMBRE

37849567 Vargas Uribe Daniel

65489032 Romero Castro Andrea
78654321 Rojas Nuez Lucia

FECHA-NAC

DOMICILIO

17-09-1994
12-05-78
13-09-93

Av 19 No 3-76
Calle 2 No 6-56
Cra 54 No 7-86

TELEFONO
7856435
9876543
6348956

10. Cree una tabla llamada PEDIDO con los siguientes campos:

NOMBRE DE CAMPO
ID_PEDIDO
CLIENTE
VENDEDOR
PRODUCTO

TIPO DE CAMPO

11. Por Vista Hoja de Datos ingrese los siguientes registros.

DESCRPCIN

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ID_PEDIDO

CLIENTE

VENDEDOR

1
2
3
4
5

A105
A101
A102
A104
A104

89564732
76389452
76498341
97453678
89564320

PRODUCTO
T04C25
C21C24
M45U25
L11M23
C34O45

12. Modifique el diseo de la tabla PEDIDO en Vista Diseo, agregando el campo

FECHA_PEDIDO y el campo CANTIDAD.
13. Introduzca la informacin respectiva en estos nuevos campos utilizando Vista Hoja de
Datos y cierre la tabla guardando los cambios realizados.
14. Agregue los siguientes registros a las respectivas tablas utilizando Vista Hoja de Datos:
ID_CLIENTE

EMPRESA

DIRECCIN

TELFONO

A106
A107
A108
A109
A110

Printer S.A
Centrosistemas
Emcopal S.A
Litografa
Interpapel

Cra 2 No 3-23
Calle 3 No 5-78
Cra 3 No 4-55
Av 23 No 5-34
Calle 7 No 3-76

8765432
9864532
6398575
6758942
2784590

ID_PROD

DESCRIPCIN

PRECIO

EXISTENCIAS

R84C28
E28B96
C34F29
P54C67
P45L65

Resma Bond carta

Micropunta Parker
Cinta Pegante
Pliego de cartulina
Folder Legajador

15000
2000
1800
1000
10000

80
20
40
150
25

15. Ingrese los siguientes registros a la tabla PEDIDO. Es importante ingresar los mismos datos
de las tablas anteriores.

ID_PEDIDO

CLIENTE

VENDEDOR

PRODUCTO

FECHA_PEDIDO

6
7
8
9
10

A108
A110
A107
A106
A110

76389452
89564320
89564732
97453678
76498341

C34F29
R84C28
L11M23
E28B96
F45L65

01-05-2011
07-06-2011
03-07-2011
02-04-2011
09-06-2011

16. Elimine dos registros de la tabla PEDIDO.

CANTIDAD
6
1500
18
24
75

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Para eliminar registros primero se

seleccionan en el encabezado de
la fila y luego se da clic derecho
eliminar registros.

Aparece un mensaje de confirmacin para eliminar los registros, se debe dar clic en SI
para eliminarlos realmente.

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17. Ordene ascendentemente la tabla CLIENTE por el campo DIRECCIN.

Para Ordenarlos registros se debe hacer

clic en el campo por el cual se desean
ordenar, como podemos observar se
despliega un men mediante el cual se
nos indica si en forma ascendente o
descendente.

18. Ordene descendentemente la tabla PRODUCTO por el campo DESCRIPCIN.

19. Guarde la base de datos y envela por la plataforma LMS

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