TEMA 31: MODERNIZACIN DEL ARCHIVO JUDICIAL

--RD 937/2003, de 18 Julio, de modernizacin de los archivos judiciales

Conceptos bsicos en el RD:
Archivo Judicial: el conjunto orgnico de documentos judiciales y el lugar de su
custodia y clasificacin de acuerdo a las normas de funcionamiento del propio
decreto.
Documentos judiciales: Tanto las actuaciones procesales, como los documentos
aportados por las partes y terceros, sean escritos o por cualquier otro soporte
material.
Expurgo: procedimiento por el que se determina cundo un documento debe
conservarse y cundo no, dndole el curso que corresponda.
Objeto Regular el funcionamiento del Archivo y el procedimiento de expurgo.
mbito de aplicacin: Todos los documentos judiciales consecuencia tanto de la
actividad judicial como de los expedientes gubernativos que se sustancien en JJ y
TT.
QUEDAN EXCLUIDOS:
- libros de sentencias, los de registro y aquellos otros de preceptiva llevanza,
que se regirn por sus propias normas, as como los expedientes relativos al
Registro Civil.
- Los Archivos Histricos (Nacional, ni a los provinciales o autonmicos, el de
de Simancas, el de Indias, ni el de la Corona de Aragn).
- Documentacin generada por el Ministerio Fiscal que no sea incorporada a
expedientes de procesos o actuaciones.
Clases de Archivos: de gestin, territoriales y el central.
Archivos Judiciales de Gestin.
- Existirn en las oficinas judiciales o unidades anlogas.
- Clasifican y custodian documentos judiciales de procesos que se encuentren
EN TRAMITACIN, permaneciendo all mientras sean susceptibles de
resolucin o de terminacin de ejecucin.
- Podr encomendarse a un servicio comn la atencin de archivos de
distintas salas o secciones o de distintos juzgados.
Remisin de los documentos al Archivo Judicial Territorial.
- Plazo general para remisin: 5 aos desde la incoacin del procedimiento
o expediente gubernativo, siempre que no est pendiente de ninguna
actuacin procesal. Excepcionalmente puede reducirse este plazo por
cuestiones de espacio.
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Plazo de remisin de asuntos terminados por sentencia firme u otra

resolucin que ponga fin: 1 ao desde la firmeza de la resolucin.
La decisin de remitir los documentos corresponde al responsable del
Archivo Judicial de Gestin en donde se hallen los documentos.
Ordenacin y custodia del AJG: El SJ es el encargado de la ordenacin,
custodia y conservacin, asistido por el personal tcnico se establezca y sin
perjuicio de la determinacin del responsable del fichero.
Acceso a la documentacin:
A las partes y titulares de un inters legtimo, mediante exhibicin,
testimonio o certificacin (segn corresponda), salvo que tengan carcter
reservado.
El SJ es el encargado de dar acceso en las formas establecidas.
Los documentos que puedan afectar a la seguridad de las personas, su
honor, su intimidad o su propia imagen, no podrn ser pblicamente
consultados sin que conste consentimiento expreso del afectado o que hayan
transcurrido 25 aos desde la fecha de su muerte, si se conoce, o 50 aos
desde la fecha de los documentos.

Archivos Judiciales Territoriales:

- En cada Comunidad Autnoma habr, como mnimo, uno. En Ceuta y Melilla,
uno en cada una.
- Dependen del Presidente del TSJ, que podr delegar su competencia en el
Presidente de la AP o Juez Decano del partido donde radique.
- Recogen la documentacin remitida por los Archivos Judiciales de Gestin,
debiendo conservarla hasta que la Junta de Expurgo resuelva sobre su
destino.
- Estar al cargo del SJ, designado conforme a lo siguiente:.
Ser de la 2 categora cuando sean archivos en capitales de provincia
con ms de 10 JJ de 1 I y/o de instruccin.
En los restantes casos ser el Secretario de Gobierno del TSJ o el SJ del
rgano en cuyo titular delegara el Presidente del TSJ su competencia sobre el
archivo.
En el Archivo General de Administracin ser el encargado el Secretario
de Gobierno del Tribunal Supremo.
Archivo Judicial Central:
- Est adscrito a la Sala de Gobierno del TS.
- Para la documentacin judicial del TS, AN y dems rganos de mbito
nacional.
- Funcin igual a los territoriales, pero en su mbito.
- El encargado ser el SJ especialmente designado por el MJ. En defecto de
nombramiento ser el Secretario de Gobierno del TS.
Acceso a la documentacin del AJT o AJC.
La documentacin conservada estar siempre a disposicin de los rganos
judiciales a los que pertenezcan, que podrn solicitar la remisin de
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originales, copias o certificados, as como cualquier tipo de informacin,

mediante solicitud del secretario.
Y el SJ al cargo del registro denegara el acceso, dicho acuerdo ser revisable
por el titular del rgano judicial al que pertenezcan los documentos. En el
caso de que la solicitud ya viniera autorizada por el titular, no podr
denegarse.
Cuando se remitan originales, stos debern ser devueltos en cuanto cese la
causa de la peticin.

Formas de remisin de documentos y relaciones.

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Peridicamente, como mnimo una vez por ao, acompaada de la relacin

de procedimientos y actuaciones en que se integran, con arreglo a los
modelos uniformes y obligatorios.
La remisin se har por va informtica, conservando copia con expresin de
la fecha de envo y acreditacin de la recepcin. Todo esto es funcin del SJ.

ORDEN JUS/1926/2006- Normas y modelos de relaciones documentales

para la remisin de documentacin jurdica a los archivos judiciales de las
CCAA sin traspasos recibidos del MJ.
En esta orden se aprueban los modelos uniformes y obligatorios a los que se
hace referencia en el RD 937/2003 antes visto y que se emplean en el envo de
documentacin entre los distintos archivos judiciales y la Junta de Expurgo.
Dicha orden slo aplica a los rganos judiciales de mbito nacional y en las
CCAA a las que an no han sido transferidas las competencias en materia de
medios personales, materiales y para el funcionamiento de la AJ.
Modelos de remisin de documentos: se recogen tres:
- Modelo del anexo 1, para lo que se remita desde el AJG a los AJT o al AJC.
- Modelo del anexo 2, para las remisiones desde el AJG, AJT o AJC a las Juntas
de Expurgo.
- Modelo del anexo 3, para las relaciones documentales que remitan
cualquiera de los archivos con el fin de que el rgano judicial de procedencia
confirme, en el plazo de 1 mes, el transcurso de los plazos de prescripcin o
caducidad.
Clasificacin y ordenacin de la documentacin judicial:
- Las relaciones documentales se cumplimentan por triplicado y cada ejemplar
ir sellado y firmado por el Secretario Judicial.
- Siempre que sea posible, se remitir la documentacin correspondiente a los
procedimientos de un ao y una serie.
- Las series estarn agrupadas por aos ordenados correlativamente desde el
ms antiguo al ms reciente.
- Dentro de cada ao se expresar de forma independiente cada serie
documental y, dentro de cada serie, el n de cada procedimiento de menor a
mayor.
- Cuando no es posible remitir una serie documental completa y suceda con
varias remisiones referentes a distintos aos, las relaciones se ordenarn por
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aos y dentro de cada ao se expresarn las fracciones de series

correspondientes y, dentro de ellas, el n de orden del procedimiento, de
menor a mayor. Estas remisiones de series incompletas se agrupan en
legajos.
Calendarios de remisin: se elaboran conjuntamente por los responsables de los
distintos archivos y su correspondiente junta de expurgo, al principio de cada ao
natural. En todo caso, se har al menos una remisin anual.
Consulta y devolucin de documentacin.
Solicitud: una vez hecha la remisin, el rgano judicial, a travs de su
secretario, podr solicitar oficialmente la consulta de datos tal como se ha descrito
antes.
Devolucin: la documentacin remitida y luego solicitada para consulta
deber devolverse de forma separada respecto de la documentacin de nueva
entrega.
Las devoluciones de prstamos se hacen mediante una relacin en la que
costar: el rgano judicial remitente y el tipo de procedimiento que
compone la serie, indicando su naturaleza (p.ej: sumario, abreviado, etc), ao, n
de procedimiento y fecha.
Acreditacin de la recepcin: el rg. Judicial deber acreditar que la
documentacin reflejada en la relacin es la efectivamente recibida.
Subsanacin de datos documentales: si en las relaciones de entrega se
observaran anomalas en los datos identificativos, el responsable del archivo los
subsanar en los tres ejemplares del modelo de remisin. Tambin har constar
los documentos que, aun estando relacionados en el modelo de remisin, no hayan
sido efectivamente remitidos. De todo esto se informar al correspondiente SJ por
escrito.
Implantacin de nuevas tecnologas:
- Los programas y aplicaciones informticas sern aprobados por el CGPJ a
propuesta del MJ o de las CCAA con competencias.
- Las entregas por va informtica seguirn los mismos trmites que las de
soporte fsico.
JUNTAS DE EXPURGO
Concepto: Son rganos colegiados administrativos que, por cuenta del rgano
responsable del AJG, determinan la exclusin o eliminacin de expedientes
procesales o gubernativos del Patrimonio Documental o, cuando as proceda, su
transferencia a la Administracin competente en materia de Patrimonio Histrico.
mbito territorial: una en cada Comunidad Autnoma.
Sede y composicin de las JE adscritas al MJ a travs de la Secretara de
Estado de Justicia:
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Sede en donde radique la presidencia del TSJ.

Presididas por un magistrado designado por el presidente del TSJ.
5 Vocales:
Un Fiscal, designado por el Fiscal Jefe del TSJ.
El Gerente Territorial del MJ (si hay varias gerencias, la sede del TSJ).
Un tcnico superior especialista en archivos.
Un titulado superior en Administracin.
El Secretario J especialmente designado por el MJ. Cuando sea posible,
ser el SJ responsable del AJT de la provincia donde radique la sede del TSJ.
Acta como secretario.
Sede y composicin de las JE en las CCAA con competencias: Ser la CA la
que determine la sede y la composicin, pero siempre presidida por un magistrado
e integrada, en todo caso, por un miembro de la carrera fiscal, un SJ que actuar
como secretario- y un tcnico superior especialista en archivos.
Ceuta y Melilla: una JE en cada una, adscritas al MJ. Composicin:
Ceuta: presidida por un Mdo de la seccin sexta de la AP de Cdiz
Melilla: presidida por un Mdo de la seccin sptima de la AP de Mlaga.
Ambas: vocales: 1 miembro de la carrera fiscal,
1 tcnico superior
especialista en archivos, 1 SJ designado por el presidente de la JE y que actuar
como secretario, 1 Gerente Territorial correspondiente (para Ceuta el de Sevilla y
para Melilla el de Mlaga).

Remisin de relaciones documentales.

- El responsable del AJG remitir al Secretario de la JE una relacin de todos
aquellos procedimientos en los que haya terminado la ejecucin o en los que
se declare la prescripcin o caducidad por resolucin.
- El responsable del AJT o AJC, transcurridos los plazos legales de prescripcin
o caducidad, remitir al secretario responsable del AJG una relacin de todos
los documentos judiciales que se hallen en ese estado para que el AJG
solicite al rgano judicial la confirmacin, en el plazo de 1 mes, el transcurso
de dichos plazos.
- Estas relaciones se remitirn al menos una vez al ao.
Devolucin de los documentos aportados al proceso.
- Las JE publicarn en el BO correspondiente las relaciones de expedientes
judiciales, as como una resea sobre dicha publicacin en un diario de gran
difusin, para que los interesados, en el plazo de 2 meses, puedan recuperar
documentos que aportaran en su da al proceso o solicitar certificacin o
testimonio de los mismos por tener inters legtimo.
- La solicitud se har por escrito ante el secretario de la JE, en el plazo de 2
meses antes dicho.
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Puede solicitarse directamente o a travs de representante con poder

suficiente.

Funcionamiento de la JE.
Sesiones.
- Ser convocada en sesin ordinaria 1 vez al ao.
- Sesiones extraordinarias: tantas como considere necesarias el presidente.
- Convocatoria: con la antelacin necesaria. El orden del da ser comprensivo
de las relaciones de expedientes judiciales objeto de la convocatoria.
- En el plazo entre la convocatoria y la celebracin, la administracin
competente en materia de patrimonio histrico elaborar un informe
vinculante con aquellos expedientes que por su valor histrico- documental
deban ser preservados. La apreciacin del inters histrico podr hacerse
mediante acceso a los programas informticos, pudiendo designar personal
especializado.
- La asistencia a las sesiones, debidamente justificadas, podrn dar lugar a
indemnizaciones segn se prevea legalmente.

Acuerdos:
De acuerdo con los informes emitidos respecto del valor histricodocumental, las JE acordarn la transferencia a la administracin competente
para que los expedientes y documentos sean preservados.
Cuando se considere que no tienen dicho valor histrico, se acordar su
exclusin del Patrimonio Histrico y su enajenacin.
Cuando no sea aconsejable la enajenacin y, en todo caso, cuando no estn
recogidos los expedientes y documentos en soporte papel, se acordar su
destruccin.

Actas y certificaciones:
Aprobacin del acta: en la misma sesin o en la siguiente que se convoque
expresamente a tal fin en el plazo mximo de 1 mes.
El Secretario de la JE remitir a cada J o T certificacin acreditativa del
acuerdo adoptado respecto de los expedientes contenidos en las relaciones
remitidas por stos , para que el secretario del rgano (responsable del AJG)
deje constancia documentada del destino definitivo de dichos documentos.
La misma comunicacin se har los archivos territoriales y al central, cuando
proceda.

Publicacin de resoluciones de la JE:

corresponda.

en el Boletn oficial que

Fin de la va administrativa: todas las resoluciones de la JE ponen fin a

dicha va.

Enajenacin y destruccin:
Es funcin de la admn competente en materia de provisin de medios
materiales y econmicos para el funcionamiento de la AJ.
Forma de enajenacin: debern ser destinados por el adquirente a su
tratamiento para posterior reutilizacin como papel de uso comn. La
enajenacin deber reflejarse en un contrato escrito que cumpla los
requisitos de la Ley de Proteccin de Datos de Carcter Personal (LO
15/1999). En dicho contrato se prohibir expresamente la divulgacin de los
expedientes y el acceso a los mismos por terceros.
Forma de destruccin: se har bien mediante contrato administrativo o por
convenio de colaboracin con una admn pblica con instalaciones
adecuadas. Las prohibiciones son las mismas que en el contrato de
enajenacin.
Traslado de documentos.
Una vez formalizada la transferencia a Patrimonio histrico, el contrato de
compra venta, el convenio de colaboracin o el contrato administrativo antes
vistos, se remite copia al secretario de la Junta de Expurgo.
El secretario de la JE expedir certificacin acreditativa y la remitir al SJ
responsable del archivo donde radiquen los expedientes, para que pueda
autorizar la entrega de los mismos.
El SJ, previo levantamiento de acta, autorizar dicha entrega y dejar
constancia en el archivo y en el archivo de gestin (si no coincidieran
ambos).
El SJ podr prohibir el traslado si no se hubieran cumplido todos los requisitos
vistos.