Estoque

De simples depsito de produtos

a rea estratgica para o sucesso
da sua empresa.

ndice

ESTOQUE

NDICE

ESTOQUE
De simples depsito de
produtos a rea estratgica
para o sucesso da sua empresa.

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Introduo

Captulo 1 | Como fazer um controle eficiente

do seu estoque

10

Captulo 2 | Aprenda a montar o seu

14

Captulo 3 | Mapeamento de fluxos e controle

de demandas

18

Captulo 4 | Parceria com os fornecedores

21

Concluso

23

Referncias

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INTRODUO
A rea de estoque de uma empresa ainda costuma ser
vista, por muitos, como um simples depsito. E de fato
ela , sim, um depsito de dinheiro. E muito dinheiro,
dependendo da empresa em questo.

Alm de ser ainda um pouco incompreendido, o estoque

tambm uma incgnita para muitos empresrios.
Qual o nvel certo de mercadorias que devem ser
armazenadas? Se as reservas forem baixas, posso ficar
na mo, mas se estiveram altas, posso ter muitos custos
de manuteno e ainda perder produtos por causa
do prazo de validade.

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Se voc olha para seu estoque e essas dvidas comeam a pipocar na sua cabea, este e-book
veio para suas mos na hora certa. Aqui, procuramos explicar a importncia dele para o seu
negcio e por que deve ter prioridade na elaborao das estratgias, alm de fornecermos
dicas desde a escolha e os cuidados do espao fsico at as formas de gerenciamento
e a escolha dos profissionais que cuidaro do seu estoque.

Boa leitura!

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CAPTULO 01
Como fazer um
controle eficiente
do seu estoque

O estoque de uma empresa aquele lugar onde ficam

as matrias-primas utilizadas na fabricao dos produtos
e tambm as mercadorias prontas para entrega. Certo?
Em parte, sim. Isso porque o conceito de estoque no
envolve apenas isso, e a que muitas empresas
se enganam, dando importncia muito maior a reas
como a comercial, por exemplo, e deixando o estoque
em segundo plano.

Estoque

Comercial

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Para entendermos melhor, estoque dinheiro. E para muitas empresas bastante dinheiro,
o qual est em constante movimento. Justamente por isso, erros nesse setor podem significar
vendas perdidas, paradas de produo, atrasos, falhas no planejamento e muito mais.
Mas, calma l, no estamos aqui para causar pnico, e sim para mostrar a voc por que estoques
devem ser colocados em primeiro lugar no ranking dos setores mais importantes da sua empresa:
o gerenciamento adequado deles uma ferramenta essencial para apoiar os objetivos de toda
organizao, ou seja, o lucro e a satisfao dos clientes.

Gesto de estoques
Para iniciar nossas dicas de gesto para o seu estoque, vamos comear falando do espao fsico.
Ele deve ser um ambiente que permita boas condies de armazenamento, visualizao, acesso
e controle dos itens. Claro que tudo depende do tamanho da sua empresa, mas no precisa ser
necessariamente, grande. Na verdade, a definio do espao deve estar ligada s demandas,
ou seja, as quantidades adequadas de cada item de acordo com o consumo previsto. Quer dizer,
no pense em quantidades, melhor fazer o clculo por cobertura.

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Funciona assim: em vez de considerar que voc tem mil unidades do item A em estoque e 2 mil
unidades do item B, mais til saber que temos itens A para utilizar pelos prximos 10 dias
e B para apenas dois dias. Parece mais seguro pensar assim, no acha? Em resumo, fazer o clculo
por cobertura dividir a quantidade de produtos disponveis pela demanda.

Depois de definir uma previso de vendas para determinado

perodo e providenciar as quantidades necessrias de cada
artigo, basta ficar de olho no tempo e na quantidade mnima
exigida pelo fornecedor para repor os itens. Com relao
a essa urgncia, tudo depende dos riscos que voc correria
ao deixar determinados itens acabarem, e no que isso
alteraria sua relao com o cliente. Em uma estratgia de
gesto de estoques essa avaliao algo que no pode faltar.

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Para citar um exemplo da importncia dos itens a serem estocados, imagine o seguinte: voc dono
de uma loja de roupas que tem uma vitrine iluminada por 10 lmpadas. necessrio ter lmpadas
em estoque? Provavelmente elas no sero prioridade, porque se alguma delas queimar voc pode
providenciar a reposio a qualquer momento, alm disso, uma lmpada dessas a menos quase
no far diferena para o desempenho da sua atividade. Agora, se na vitrine estiver exposta uma
pea de roupa que no tenha outros tamanhos disponveis no estoque, voc tem grandes chances
de perder vendas e deixar o cliente insatisfeito.

Por falar nisso, quem nunca descobriu um mesmo item cadastrado duas vezes com cdigos
diferentes? Para evitar esse tipo de situao e os erros ocorridos a partir dela, padronize o formato
da referncia e da descrio para todos os produtos. Isso funciona melhor ainda quando tem a ajuda
de um software especfico para o gerenciamento do estoque, que cadastra e organiza informaes
com a inteno de reduzir o tempo de consulta e evitar erros, ajudando at mesmo a controlar e
evitar eventuais furtos que possam ocorrer. Alm disso, uma checagem visual no estoque tambm
importante para complementar o controle, se possvel at diariamente, de acordo com o tamanho
da empresa.

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A partir desses sistemas podemos ainda gerar relatrios peridicos para medir os fluxos do estoque,
permitindo a investigao e correo de eventuais erros e suas causas e um processo de melhoria
contnua, bem como o reclculo de itens necessrios com base em planejamentos atuais. Esses
relatrios peridicos podem apontar tambm quais so os materiais que j no tm mais utilidade
e movimentao no seu estoque, os quais devem ganhar um destino diferente de tempos em
tempos para liberar espao e, se forem vendidos, at render uma graninha a mais para a empresa.
Resumindo o que falamos at aqui, quem faz um controle eficiente e frequente dos estoques
consegue praticar melhores preos, atender com agilidade e ter mais qualidade no servio prestado
ou produto comercializado.

Ah, mas claro que no podamos deixar de falar de um dos pontos mais importantes na gesto
dos estoques: a seleo dos profissionais que ficaro responsveis por ele. Eles precisam ser
rigorosos, detalhistas e confiveis, ou seja, ao contrrio do que muitos pensam, no servio para
qualquer um. O ideal , dependendo do tamanho da empresa, definir uma pessoa responsvel
em cada rea do estoque, acompanhando de perto os itens e os relatrios. Afinal, uma rea
com vrios donos no tem dono nenhum, assim como colocar uma pessoa s para cuidar de todo
o estoque pode gerar o mesmo problema.
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CAPTULO 02
Aprenda a
montar o seu

De que forma voc costuma repor itens na sua empresa?

Dentro de um perodo especfico, correndo o risco de
zerar as reservas e ficar sem o produto, ou de maneira
contnua, quando a luz de alerta da reposio comea
a piscar?

Apesar de a primeira soar um pouco arriscada demais,

as duas formas so vlidas. O importante que, antes
de fazer a escolha, sejam analisados os prs e contras
de cada uma e, principalmente, seja avaliado em que
opo se encaixaria melhor o seu negcio. Na reposio
peridica, como o prprio nome sugere, os pedidos
so acumulados e as entregas feitas dentro de um
perodo determinado. Nesse caso, o problema que, se
houver alguma ao pontual de incentivo a compras ou
mudana repentina de consumo, o estoque fica vazio
antes da hora.

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J na reposio contnua, a organizao opta por manter um estoque menor e fazer compras
com mais frequncia, garantindo as reservas sempre completas. Esse o modelo de gesto mais
adotado, mantendo o mnimo de reservas possvel para que a empresa no tenha custos de
manuteno. Aqui, uma das desvantagens que a negociao pode ficar comprometida, porque
bem mais fcil obter descontos nos preos de custo em compras grandes do que em pequenas.

?
Cliente

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Porm, antes de fazer as compras necessrio saber algo bem

importante: quem o seu cliente. Saber o perfil de compra no
s dele, mas tambm da regio onde sua empresa est inserida,
incluindo informaes como faixa etria, renda, frequncia com
a qual costuma comprar na loja e o que leva. Outra coisa muito
importante a ser considerada a sazonalidade itens que tm
picos de consumo em pocas especficas. Isso ajuda a definir o que
ser oferecido. S um exemplo: se o cliente quiser preo, voc sabe
que deve buscar marcas mais baratas, mas se for mais exigente,
programe-se para apostar na variedade e qualidade dos produtos.

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Saber os tipos de clientes com os quais estamos lidando ajuda a fazer compras mais assertivas, e,
com isso, aumentar as vendas, aumentar os lucros e reduzir o risco de ter mercadorias paradas em
estoque. Lembre-se, montar um mix de produtos na medida certa para seu negcio e manter um
estoque saudvel, sem excessos ou escassez, algo que se conquista no momento da compra.

Depois de estarem todos comprados, contadinhos e identificados de forma adequada, hora de

organizar os produtos nas prateleiras. E nesse caso a ordem dos fatores altera o produto, sim, senhor.
Ou seja, no basta apenas colocar os iguais todos juntos. importante estabelecer um esquema
para a organizao de cada tipo de produto. Os perecveis, por exemplo, precisam estar expostos
por ordem de prazo de validade, para evitar a perda do material. Os de categorias similares devem
ser armazenados prximos uns dos outros. Isso facilita uma verificao visual de volume e ajuda,
inclusive, a identificar os produtos que esto sem giro. Outra forma de ajudar na visualizao so
os agrupamentos, isto , criar divises levando em conta, por exemplo, segmentos, cores, tamanhos
e nvel de fragilidade. A organizao um dos fatores que mais colaboram para o sucesso de um
estoque, pois assim fica mais fcil de saber onde cada item fica, a quantidade que costuma ter
e qual o seu grupo, economizando tempo de consulta e at recursos.

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Por falar em fatores importantes, no importa qual o meio de controle utilizado pela sua empresa,
sendo um software que faz tudo ou simplesmente planilhas, se o gerenciamento do estoque no
for feito de forma adequada e voc no puder contar com profissionais qualificados e de confiana,
seu investimento pode ir pelo ralo. Afinal, sero eles os responsveis por organizar os produtos,
cuidar dos prazos de vencimento, cadastrar materiais que entram e dar baixa nos que saem. Ou
seja, simplesmente alimentar o sistema com todas as informaes possveis sobre as mercadorias
disponveis na empresa. Se no fizerem isso de forma dedicada, como que fica na hora de registrar
uma venda ou de gerar relatrios com preciso? J parou para pensar nisso?

A verdade que difcil apontar um modelo de

gerenciamento de estoques que sirva perfeitamente
a todos os segmentos e portes de empresa, porm,
procuramos destacar algumas regrinhas bsicas que
se encaixam perfeitamente no estoque de qualquer
organizao.

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CAPTULO 03
Mapeamento
de fluxos e controle
de demandas

Imagine a seguinte cena: uma banheira com

a torneira ligada em fluxo constante e compatvel com
a quantidade de gua que est escoando para fora pelo
ralo, mantendo o nvel de gua dentro dela sempre
estvel. Deixando de lado a conscincia ambiental nesta
hora, de repente voc resolve abrir mais a torneira
e o fluxo aumenta, at que o nvel de gua comea
a subir e acaba transbordando. o que acontece quando
a gua flui para dentro da banheira em uma velocidade
maior do que a que sai.

FLUXO
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Fluxo a velocidade e a quantidade nas quais os itens fluem para dentro e para fora do estoque.
E da mesma forma como na banheira, os estoques mudam de acordo com os fluxos de entrada
e sada. Se a taxa de entrada for inferior de sada, por exemplo, as reservas diminuem, e cabe
empresa avaliar se essa a melhor estratgia para si. Conforme j comentamos nos captulos
anteriores, a melhor maneira de saber isso baseando-se principalmente no planejamento atual
da empresa e no perfil de compra do cliente.
estoque

Empresas que possuem processos produtivos, por exemplo, no podem ficar sem as
matrias-primas, pois isso pode parar linhas de produo e o prejuzo ser grande. Em comrcios
e estabelecimentos varejistas o ideal ter o produto sempre mo para que os clientes sempre
encontrem o que precisam e saiam satisfeitos. Ou seja, impacta na qualidade do atendimento
ao cliente interno e externo.
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O ideal chegar a um modelo estvel, de forma que o estoque

no tenha itens em excesso e nem em falta e seu nvel
acompanhe o ritmo de vendas e/ou utilizao dos produtos.
Da mesma forma como j comentamos aqui que grande
parte das empresas preferem trabalhar com um nvel baixo de
estoque para no comprometer recursos, existem aquelas com
a viso tradicional de que produtos devem ser mantidos em
estoque para no serem pegas de surpresa em uma variao
de demandas e perder vendas. Porm, os estoques acabam
absorvendo um capital que poderia ser investido de outras
maneiras, desviando fundos de outros usos potenciais
e gerando o mesmo custo de capital que qualquer outro projeto
de investimento da organizao, por isso que o aumento
da rotatividade dos produtos se apresenta como um mtodo
de controle de fluxos interessante.

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Trs regrinhas importantes sobre os fluxos de entrada e sada dos estoques:

1
2
3
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Mantenha o estoque sempre alinhado com sua previso de vendas.

Caso o dinheiro do caixa estiver baixo, procure atender primeiramente
aos produtos de seus clientes principais.

Garantir que ter sempre os produtos carro-chefe e que impulsionam

o crescimento da sua empresa.

Alimentar continuamente a reserva de itens bsicos aqueles que a loja

deve ter a todo momento para oferecer, como camisetas brancas e calas
jeans em boutiques de roupas, por exemplo.

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CAPTULO 04
Parceria com os
fornecedores

O melhor fornecedor de produtos aquele que tem

o melhor preo, certo? Errado! Temos uma tendncia
em valorizar demais tudo que nos gere menos custos,
e acabamos esquecendo de ficar de olho no que mais
importa, o custo-benefcio.

A relao com os fornecedores da sua empresa deve

ir muito alm da compra e venda de produtos. preciso
ter confiana e parceria. Afinal, de nada adianta ter uma
empresa que faa um bom preo, mas que no garanta
prazos, no seja flexvel com o pagamento e no tenha
qualidade garantida nos produtos fornecidos. Esses
requisitos devem ser analisados j nas conversas iniciais
com o fornecedor e, se na prtica no funcionar,
a conversa deve ser retomada.

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FORNECEDOR

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Se os fornecedores forem confiveis e no deixarem voc

na mo, permitem compras mais enxutas e objetivas, j
que existe a certeza da entrega. O contrrio um grande
risco, pois os atrasos e a falta de compromisso com os
prazos acaba comprometendo suas entregas aos clientes
e, com isso, sua credibilidade no mercado. Infelizmente,
o comportamento do fornecedor algo difcil de prever,
mas uma dica buscar referncias antes de comear a
trabalhar com algum de quem voc ainda no ouviu
falar. Isso at uma proteo contra incertezas do tempo
de entrega e da qualidade do servio, que ainda no so
conhecidos, insegurana que aparece no comeo, antes do
estabelecimento de uma relao de confiana. O ideal que
o fornecedor j tenha disponibilidade imediata do material
para entrega, mas caso ainda precise providenciar, deve ser
uma empresa organizada e sria para ter com sua empresa
o mesmo compromisso que voc tem com seus clientes.

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Os parceiros de qualidade so aqueles que tm disposio para cooperar e compartilhar

informaes, por isso a empresa tambm precisa incentivar essa sintonia e se organizar em relao
aos perodos que os fornecedores solicitam para providenciar os produtos, fazendo seus pedidos
em tempo hbil e na quantidade mnima exigida pelo parceiro, para que ele consiga se programar
tambm.

Existem vendedores que aproveitam a relao de parceria e confiana para empurrar produtos que
nem sempre so necessrios para o seu negcio, fazendo isso apenas para atingir metas pessoais
e no estando nem a para voc, o que pode prejudicar todo seu planejamento e a estratgia de
reposio eficiente que voc tanto calculou. Isso resulta em compras erradas e estoques encalhados,
at porque no esto de acordo com o perfil do seu cliente. Por outro lado, existem fornecedores que
tm boa f, compartilham os riscos do negcio e esto to inteirados de seu negcio que at ajudam
a calcular a necessidade de reposio de acordo com a previso de vendas que voc informar. Cruzar
com algum assim no incio de seu negcio uma sorte tremenda, e se puderem manter essa
parceria durante longos anos, melhor ainda!

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CONCLUSO

Depois de ler este e-book voc comeou a olhar para

seu estoque de um jeito diferente? timo, nosso objetivo
foi atingido!

Nas pginas anteriores vimos que os estoques

so muito mais do que apenas um depsito de
produtos eles so um depsito de produtos que
devem estar inteiramente conectados ao planejamento
estratgico da empresa e devem ser, com frequncia,
analisados e atualizados. Afinal, as organizaes mudam
em diversos aspectos de tempos em tempos, e o nvel
e contedo dos estoques precisa acompanh-las para
que tenham sustentabilidade no mercado.

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Fazendo o gerenciamento das suas reservas em sintonia com os objetivos da empresa, no tem
erro: voc vai saber qual o nvel de estoque correto que deve manter, por exemplo, dvida que
ainda assombra a mente de muitos gestores. Um modelo de gesto baseado em estoques altos, por
exemplo, pode funcionar perfeitamente para uma determinada empresa, mas no quer dizer que
ser igual na sua. Use todas essas dicas com sade e depois conte para a gente os resultados!

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REFERNCIAS

Wikipedia
Administradores.com
Sebrae/SP
Exame
Minha empresa
Gesto e Negcios
UOL
Planet Seed
Portal Educao
Escola Edti
ECR Brasil
Tec Hoje
Corporativo Supply

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