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GUA TCNICA PARA LA

ELABORACIN DE
MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS

SERIE GUAS TCNICAS No. 9

SERIE GUAS TCNICAS PARA LAS TESORERAS MUNICIPALES

D.R. Instituto Hacendario del Estado de Mxico (IHAEM)


Av. Mxico No. 604, col. Amricas
Toluca de Lerdo, Estado de Mxico
C.P. 50130
Telfonos: (722) 2806627, 2806618, 2800300
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Telfono: (55) 53734287
Pgina web: www.ihaem.org
Correo electrnico: webmaster@ihaem.org

Comit Editorial de la Administracin Pblica Estatal


Autorizacin No.
A: 203/1/023/032
Primera edicin, 2004
La reproduccin total o parcial de este documento podr efectuarse
mediante la autorizacin expresa de la fuente y dndose el crdito
correspondiente.

DIRECTORIO
INSTITUTO HACENDARIO DEL ESTADO DE MXICO

Lic. Enrique Pea Nieto


Gobernador Constitucional del Estado de Mxico
Dr. Luis Videgaray Caso
Secretario de Finanzas
y Presidente del Consejo Directivo del IHAEM
Lic. Fernando R. Portilla Snchez
Vocal Ejecutivo
Lic. Jorge G. Prez Cuevas
Coordinador de Estudios Hacendarios
Lic. Jenaro Romero Moreno
Subdirector de Asistencia Tcnica
Lic. Marco A. Garay Martnez
Subdirector de Estudios Fiscales
Investigacin
Lic. Jenaro Romero Moreno
Edicin
Lic. Jorge G. Prez Cuevas
Lic. Jenaro Romero Moreno

CONTENIDO
PRESENTACIN

Pg.

1. OBJETIVO DE LA GUA

11

2. ANLISIS Y DISEO DE PROCEDIMIENTOS


2.1 Definicin del objetivo
2.2 Acopio de la informacin
2.3 Anlisis de la informacin
2.4 Diseo del procedimiento
2.5 Diseo de formas

13
13
14
16
17
18

3. EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
3.1 Concepto
3.2 Elementos que integran el manual
3.2.1 Identificacin
3.2.2 Contenido
3.2.3 Introduccin o presentacin
3.2.4 Objetivo
3.2.5 Presentacin de los procedimientos
3.3 Validacin del manual
3.4 Recomendaciones generales

21
21
21
22
24
25
27
27
32
33

ANEXO 1:

Simbologa y recomendaciones para la


diagramacin

35

Ejemplos de aplicacin de la simbologa para


la diagramacin

41

ANEXO 3:

Bases para la redaccin

67

ANEXO 4:

Diagramas de bloque o de lgica

73

ANEXO 5:

Formato para la descripcin del procedimiento

75

ANEXO 2:

BIBLIOGRAFA

81

PRESENTACIN
El Instituto Hacendario del Estado de Mxico, en cumplimiento a la
disposicin del artculo 246 del Cdigo Financiero del Estado de Mxico
y Municipios, as como del artculo 29, fracciones XIV y XV del
Reglamento Interior, presenta el documento de la serie de guas
tcnicas para el servicio de las haciendas pblicas municipales
denominado Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de
Procedimientos, herramienta que se ofrece a los tesoreros en el
proceso permanente de revisin de los sistemas, estructuras y
procedimientos, con el objeto de lograr que la administracin pblica
hacendaria normalice y sistematice sus procedimientos, tanto en la
obtencin de recursos, como en los procesos de ejercicio y control del
gasto pblico y en consecuencia, eficiente su papel en la promocin y
fortalecimiento de los objetivos institucionales, propsito que busca
objetivizar la contribucin del Instituto Hacendario del Estado de Mxico
para lograr que los beneficios del fortalecimiento municipal sean
accesibles a los 125 municipios del Estado de Mxico.
La Gua Tcnica busca ser una herramienta de ayuda y orientacin a los
servidores pblicos que les corresponda elaborar este tipo de
instrumentos administrativos.
El documento se ha integrado por tres captulos y cinco anexos.
El primer captulo se refiere al objetivo de la gua, como un elemento
tcnico bsico para la elaboracin de un manual de procedimientos.
El segundo captulo hace mencin, de manera prctica, a la secuencia
que debe seguirse en la obtencin, integracin, anlisis y sntesis de la
informacin, tratando de ser una gua auxiliar en la elaboracin de
procedimientos administrativos. En el, adems se destaca la importancia
y necesidad de definir el objetivo del procedimiento se introduce en las
tcnicas ms usuales para la recoleccin de la informacin se seala
en qu consiste el anlisis de la informacin y se relacionan los pasos y
factores que deben considerarse en el esquema de los procedimientos
y de los formatos administrativos que se requieran.

El tercer captulo es la parte medular de la gua, pues abordan los


elementos que integran un manual de procedimientos, y adems,
proporciona una serie de recomendaciones de carcter general
aplicables en la elaboracin del manual.
El primer anexo presenta la simbologa ms usual en la diagramacin
administrativa y describe las indicaciones que, de aplicarse, simplifican
el trabajo de las personas que desarrollan estos instrumentos
administrativos.
El segundo anexo muestra ejemplos prcticos de aplicacin en la
simbologa, para llevar a cabo la diagramacin de los procedimientos,
as como los lineamientos para su uso.
En el tercer anexo se establecen las reglas principales para realizar una
adecuada redaccin, adems de presentar un listado de las
operaciones ms usuales.
En el cuarto anexo se describen a los diagramas de bloque o lgica,
medio de expresin que utiliza (adems de los smbolos) frases u
oraciones descriptivas, mismos que pueden ser utilizadas de un
diagrama de flujo a uno de bloque, y viceversa.
Finalmente, en el quinto anexo se muestra el formato administrativo tipo
que se propone para describir los procedimientos y su forma de
requisitarlos.
Recomendamos que sean los propios servidores pblicos hacendarios,
con sus experiencias y aportaciones, quienes revisen los sistemas,
estructuras y procedimientos y perfeccionen y apliquen esta
herramienta administrativa, para que el ejercicio de sus actividades se
realice de manera gil, efectiva y sobre todo uniforme, en un esfuerzo
conjunto de intereses compartidos que permita promover el desarrollo
institucional del municipio.

10

1. OBJETIVO DE LA GUA
Proporcionar a los servidores pblicos hacendarios los elementos tcnicos
bsicos de forma clara y sencilla, con la adopcin y el manejo de los
conceptos y elementos administrativos, que les permitan elaborar un
manual

de

procedimientos

hacendarios,

herramienta

prctica

necesaria en la administracin de la Tesorera, que facilitar el trabajo en


la participacin de este tipo de proyectos.

11

12

2. ANLISIS Y DISEO DE PROCEDIMIENTOS


Los procedimientos demuestran una clara, sistemtica y ordenada
concepcin de las actividades que se realizan en una unidad
administrativa.
Es importante que al emprender un estudio de esta naturaleza, se
aplique una metodologa que garantice la descripcin de los
procedimientos de acuerdo con la realidad operativa y las normas
establecidas al efecto. En tal virtud, se presenta un modelo auxiliar para
desarrollar la identificacin, el anlisis y el diseo de los procedimientos.
El presente apartado comprende puntos como: definicin del objetivo,
del procedimiento recoleccin de la informacin, diseo de los
diagramas, y estandarizacin de las formas con los instrumentos que se
emplean en el mismo.
2.1 Definicin del objetivo
El primer punto que debe concretarse cuando se investigan uno o varios
procedimientos, ya sea para implantarlos, mejorarlos o sustituirlos, es
definir con precisin los aspectos siguientes:
Delimitacin del procedimiento

Cul es el procedimiento que se va a analizar?

Dnde se inicia?

Dnde termina?

Definicin del problema

Cul es el verdadero problema?

Cules son sus efectos?

Qu unidades administrativas intervienen?


13

De qu magnitud es el problema? (Nmero de


personas, servicios, operaciones, tiempos, etctera), que
intervienen en el procedimiento.

Una vez contestadas las preguntas anteriores, se podr fijar el objetivo


del estudio, el cual servir de gua para la investigacin, el anlisis y la
propuesta del procedimiento en estudio.
2.2 Acopio de la informacin
Consiste en recabar los documentos y datos que, una vez organizados,
analizados y sistematizados, permitirn conocer los procedimientos, y
posteriormente proponer los ajustes que se consideren convenientes.
Para recabar la informacin, es necesario acudir a diversas fuentes,
como son: las que rigen el funcionamiento y las actividades de las
unidades administrativas de la tesorera los funcionarios y empleados,
quienes pueden aportar la informacin para el anlisis, diseo e
implantacin de procedimientos todo ello, con la finalidad de tener un
panorama real de las condiciones, medios y personal que opera los
procedimientos.
Las tcnicas que usualmente se utilizan para recabar la informacin
necesaria son:

La investigacin documental

La entrevista directa

Observacin de campo

2.2.1 Investigacin documental


Consiste en la seleccin y el anlisis de aquellos documentos que por su
naturaleza contienen datos de inters vinculados con los
procedimientos, adems de todos aquellos que contengan informacin
relevante para el estudio. Para el caso de procedimientos
14

administrativos del sector pblico, es indispensable iniciar la


investigacin documental, en las leyes, reglamentos, acuerdos,
resoluciones y circulares relacionadas con el procedimiento.
Adicionalmente, debe recabarse todas las formas que intervienen en el
procedimiento estudiado, debidamente requisitadas con los datos
usuales, as como seguir el flujo de la informacin, determinando siempre
dnde se originan, cul es el trmite que siguen y dnde se registra,
archivan o destruyen.
2.2.2 Entrevista directa
Este medio permite adquirir informacin completa sobre las prcticas
administrativas: y consiste, en entrevistas sobre la forma en que realizan
una atribucin, vinculada con el procedimiento.
De este modo, el
entrevistador, al tener una percepcin directa con el entrevistado,
podr recibir respuestas inmediatas y percibir actitudes.
Para que la entrevista se desarrolle con xito, es conveniente observar
los siguientes lineamientos:

Tener claro el objetivo de la entrevista

Informar sobre el fin del procedimiento

Concertar previamente la cita

Ayudarse con una gua de entrevista

Cuestionar la forma en que se realizan las actividades

No sugerir cambios o aconsejar durante ella

Verificar la informacin a travs de otras fuentes

15

2.2.3 Observacin de campo


Consiste en acudir al lugar o rea de trabajo donde se desarrollan los
procedimientos y observar lo que sucede en su ejecucin. Para ello, es
necesario anotar lo que se considere relevante, como es el tiempo de
cada proceso, la disposicin de los puestos de trabajo y la
normalizacin lgica y el orden de los procesos. Esto permitir verificar
o modificar la informacin recabada en las entrevistas.
La observacin de campo es muy importante, ya que permite definir y
detectar con mayor precisin las circunstancias y problemas as mismo,
ayuda a descubrir datos valiosos que normalmente se omiten en las
entrevistas.
Independientemente de la tcnica utilizada para el acopio de la
informacin, es necesario observar y recabar la informacin, desde el
principio hasta el final del procedimiento a travs de todas las unidades
administrativas o personas que en l intervienen.
2.3 Anlisis de la informacin
El tercer punto que debe desarrollarse es la etapa denominada anlisis
de la informacin, que constituye una de las partes ms importantes del
estudio del procedimiento. Consiste en estudiar cada uno de los
elementos de la informacin o grupos de datos que se integraron
durante el acopio de la informacin, con el propsito de obtener un
diagnstico que refleje la realidad operativa actual, dando respuesta a
los siguientes cuestionamientos:

Qu trabajo se hace?
Se cuestiona la naturaleza o tipo de labores que se realizan en la unidad
administrativa.

Quin lo hace?
Se refiere a las unidades administrativas o puestos que intervienen en el
procedimiento.

16

Cmo se hace?
Se refiere a los mtodos aplicados para realizar el trabajo y la forma en
que han sido adoptados y adaptados en la tesorera: la forma que se
realiza, los formatos que utilizan, la distribucin fsica de los puestos que
intervienen, los instrumentos y equipos.

Cundo se hace?
Esta informacin considera la estacionalidad y secuencia del trabajo, as
como los horarios y tiempos requeridos para obtener resultados o
terminar una actividad.

Dnde se hace?
Revisa la ubicacin geogrfica, el domicilio de las oficinas en cuanto a
su funcionalidad y distribucin interna del espacio con relacin a las
actividades del proceso.

Por qu se hace?
Busca la justificacin de la existencia del procedimiento tambin se
pretende conocer los propsitos de las actividades que integran el
procedimiento.
2.4 Diseo del procedimiento
En este punto se explica cmo, una vez que todas las actividades se
han sometido al anlisis correspondiente, es necesario considerar
algunas opciones para mejorar el procedimiento en estudio dichas
opciones derivan de aplicar los cuatro puntos que se dan a conocer a
continuacin:
2.4.1 Eliminar
La primera y ms importante mejora del procedimiento es eliminar todas
las actividades que no sean absolutamente necesarias. Cualquier
operacin, cualquier paso, cualquier detalle que no justifique
plenamente su razn de ser, deber eliminarse.
17

2.4.2 Combinar
Si no puede eliminarse algo, entonces el siguiente punto es combinar
algn paso del procedimiento con otro, a efecto de simplificar el
trmite. Cuando se combina, generalmente se eliminan algunos
detalles, como un registro, una operacin, etctera.
2.4.3 Cambiar
En este punto debe revisarse si alguna mejora que pueda hacerse en el
orden o el lugar del procedimiento, puede simplificar el trabajo. Los
procedimientos pueden reducirse combinando la secuencia de las
operaciones, modificando el lugar y/o reasignando actividades
diferentes al puesto que la realiza.
2.4.4 Mejorar
Algunas veces es imposible eliminar, combinar o cambiar en estas
circunstancias, el resultado ms prctico se logra mejorando el
procedimiento, rediseando una forma, un registro, un informe
haciendo alguna mejora al instrumento o equipo empleado o bien,
encontrando un mtodo mejor o incluso incorporando una nueva
tecnologa. Por ejemplo: un sistema de archivo puede ser mejorado, no
solamente si se eliminan, combinan o cambian actividades de los
procesos actuales, sino sustituyendo el sistema actual de archivo de
documentos originales por un archivo de microfilmacin.
2.5 Diseo de formas
El diseo de formas brinda un modo de dar, obtener y procesar
informacin de manera completa y uniforme, en un orden conveniente,
lgico y sencillo. Es importante que, al mejorar o disear un
procedimiento, se revisen las formas que intervienen en l, para lo cual
es necesario tener en cuenta los siguientes factores, necesarios para su
diseo:
a).

Definir el propsito de la forma

b).

Determinar la clase de informacin que debe incluir


18

c).

Disponer el orden de la informacin y las partes de la


forma

d).

Determinar las
informacin

e).

Determinar el destino del original y la cantidad de


copias.

necesidades

de

espacio

para

la

Una forma que se ha diseado tomando en cuenta los factores


anteriormente sealados, deber:

Proporcionar el medio ms fcil para el registro de los


datos

Facilitar la consulta de los datos despus de que han sido


registrados

Ayudar a reducir la tendencia de error en el registro o


uso de los datos

Economizar papel y gastos de impresin

Contener todos los datos que sean necesarios

Omitir datos intiles

Ser fcilmente identificable

Resaltar los datos ms importantes

Adaptarse a las mquinas en que va a operarse

Ser prctica en su manejo

19

20

3. EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
La presentacin de un procedimiento aislado no permite conocer la
operacin de una entidad o unidad administrativa, por lo que surge la
necesidad de que todos los procedimientos se agrupen en forma
ordenada en un solo documento denominado manual de
procedimientos.
El manual de procedimientos, como instrumento administrativo que
apoya el quehacer institucional, est considerado como elemento
fundamental para la coordinacin, direccin, evaluacin y control
administrativo de las funciones del ente.
3.1 Concepto
Los manuales administrativos son herramientas bsicas para la
coordinacin de acciones y sirven para registrar
y transmitir la
informacin respecto a la organizacin y al funcionamiento de la
entidad, es decir, entenderemos por manual el documento que
contiene en forma ordenada y sistemtica la informacin y las
instrucciones
sobre
antecedentes,
organizacin,
polticas
y
procedimientos de una institucin que se consideren necesarios para la
mejor ejecucin del trabajo.
Por otra parte, entenderemos por procedimiento la sucesin secuencial
de actividades cotidianas vinculadas por un objeto comn, que
precisan de manera sistemtica hacer una funcin o aspecto de ella.
El manual de procedimientos es, por lo tanto, un instrumento de apoyo
administrativo que agrupa actividades precisas con un objetivo comn,
que describe en una secuencia lgica las distintas actividades de que
se compone cada uno de los procedimientos que integran el manual,
sealando claramente, como ya se hizo mencin: quin, cmo, dnde,
cundo y para qu han de realizarse.
3.2 Elementos que integran el manual
En la actualidad existe una gran variedad de formas de presentar un
manual de procedimientos, y tampoco existe uniformidad en cuanto a
21

su contenido, ya que ste vara segn los objetivos y propsitos de cada


entidad, as como su mbito de aplicacin por estas razones, resulta
conveniente que la Tesorera Municipal adopte una serie de normas
generales que uniforme tanto el contenido como su forma de
presentacin.
Los elementos que se considera deben integrar el manual de
procedimientos, por ser los ms relevantes para los objetivos que se
persiguen en su elaboracin, son:

Identificacin

Contenido

Introduccin

Objetivo

Presentacin de los procedimientos

3.2.1 Identificacin (cubierta o portada)


Este apartado se refiere a la portada o primera pgina del manual,
misma que se recomienda tenga los siguientes datos:

Imagen institucional del municipio

Nombre del municipio

Ttulo y extensin del manual de procedimientos,


sealando si es general o especfico

Fecha de implantacin

22

Ejemplo:

IMAGEN
INSTITUCIONAL
DEL
MUNICIPIOY/0
TOPONIMIO

H. Ayuntamiento Constitucional de
XXXXXXXXXX
2003 2006

MA
NU
UA
AL
L DE
OC
CE
ED
DIIM
MIIE
EN
NTTO
OS
S
MAN
DE PR
PRO
DE
DE LA
LA
TE
SO
OR
RE
ER
RA
A MU
NIIC
CIIP
PA
AL
L
TES
MUN

MAYO DE 2004

23

3.2.2 Contenido
En este apartado se listan, los captulos y ttulos que constituyen el
manual que comprenden la estructura del documento, usando una sola
relacin numrica en caso de constituirse por varios procedimientos, es
importante seguir el orden que a continuacin se describe:

Ejemplo:

CONTENIDO

INTRODUCCIN

Pg.
8

I.

OBJETIVO

II.

PRESENTACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS

11

ndice de procedimientos
Desarrollo de procedimientos
Objetivo del procedimiento
Polticas de operacin
Descripcin del procedimiento
Diagramas de flujo o fluxogramas
Formas e instructivos de llenado

ANEXOS

13
19
19
19
20
22
25
27

Cuando los procedimientos establecidos en el manual, contengan


objetivos y reglas de operacin comunes, stos debern aparecer
inmediatamente despus del ndice de procedimientos.
El manual de procedimientos, como se anot anteriormente, es un
documento de apoyo administrativo que agrupa dos o ms
procedimientos afines entre s por tal motivo, es necesario sealar cada
24

uno de los procedimientos en el ndice correspondiente, y dentro del


ttulo de Desarrollo de los procedimientos deben incluirse los siguientes
puntos:
Nombre del Procedimiento
Objetivo del procedimiento
Bases legales del procedimiento
Polticas de operacin del procedimiento
Descripcin del procedimiento
Diagrama de flujo del procedimiento
Formas y guas de llenado que se utilizan en el
procedimiento
Otros documentos

3.2.3 Introduccin o presentacin


Este apartado se refiere a la explicacin acerca del contenido del
manual, de su utilidad y de los fines y propsitos que se pretenden
cumplir a travs de l.
Incluye informacin de cmo se usar, quin, cmo, y cundo har las
revisiones y actualizaciones, as como un mensaje del Presidente
Municipal, a la cual se le puede llamar tambin presentacin.
Es recomendable que, al formular la introduccin o presentacin, se
emplee un vocabulario sencillo, claro y sinttico as mismo, que incluya,
por lo menos, los rubros mencionados en el prrafo anterior.

25

Ejemplo:
INTRODUCCIN
La Tesorera Municipal de XXXXX elabor el presente manual de
procedimientos,documentoadministrativoquepresentadescriptivay
grficamente la secuencia en que se realizan las operaciones y
actividades hacendarias en las diferentes unidades de trabajo, para
laprestacindeunservicioolageneracindeunproducto.
Su aplicacin facilita el trabajo de diagnstico, anlisis y diseo de
procesos,pues permite apreciar demaneraobjetiva la interrelacin,
secuencia y pasos de un sistema en cualquiera de las etapas
mencionadas, adems de servir en la interpretacin y presentacin
delosprocedimientosquesellevanacaboenlafuncinhacendaria.
El Manual de Procedimientos complementar al Manual de
Organizacin de la Tesorera y contribuir a que el personal se
involucre de manera inmediata en las actividades del rea
administrativaenlacualprestaoprestarsusservicios.
Finalmente, expreso mi ms sincero agradecimiento al personal
involucradoenelserviciopblicodelmunicipiodeXXXXX,porllevar
a cabo la realizacin del presente Manual de Procedimientos y su
actualizacin ser responsabilidad exclusiva de los servidores
pblicosdelaTesoreraMunicipal.

ATENTAMENTE

PRESIDENTEMUNICIPALCONSTITUCIONALDEXXXXX

26

3.2.4 Objetivo
Expresa el fin que se pretende alcanzar con la aplicacin del manual.
El objetivo deber ser lo ms concreto posible, y su redaccin clara en
prrafos breves adems, la primera parte de su contenido dar
respuesta a las preguntas, que, quin, cundo donde y cmo se hace.

Ejemplo:

OBJETIVO
Auxiliar a los funcionarios y empleados de la Tesorera Municipal de
XXXXX en el desempeo de sus funciones y las actividades que tienen
encomendadas en el rea de su responsabilidad, derivadas de las
atribuciones conferidas en la Ley Orgnica Municipal del Estado de
MxicoenelTtuloIV,CaptuloIII.

3.2.5 Presentacin de los procedimientos


La definicin de los procedimientos constituye la parte sustancial de este
manual, ya que stos se describen y presentan grficamente por medio
de diagramas de flujo tambin denominados fluxogramas se incluyen el
ndice y el desarrollo de los procedimientos. (Ver el anexo 5)
3.2.5.1 ndice de procedimientos
En esta parte del manual se sealan todos los procedimientos que lo
integran, y tiene por objeto su pronta localizacin.
Deber contener el nombre de cada procedimiento en el orden en que
estn establecidos, as como el nmero de pgina en el que se localice.
(Ver el anexo 5)

27

Ejemplo:

Procedimiento: Notificacin personal

3.2.5.2 Desarrollo de los procedimientos


En este punto se deben sealar el objetivo de cada procedimiento, sus
polticas de operacin, sus diagramas de flujo, sus descripciones, las
formas que se utilizan en ellos y sus guas de llenado, as como otros
documentos necesarios para su desarrollo. (Ver el anexo 5)
3.2.5.3 Objetivo del procedimiento
Un objetivo es el fin que se pretende alcanzar con el desarrollo de una
actividad, funcin, etctera. En este caso, el objetivo del procedimiento
ser el servicio o producto que se logra con la ejecucin del mismo.
As tenemos que el objetivo del procedimiento para la comprobacin
de gastos de viaje, por ejemplo, ser justificar la utilizacin de los
recursos econmicos otorgados a un funcionario para el desarrollo de
una comisin.

Ejemplo:

Objetivo del procedimiento:


Informar al particular la declaracin emanada de la autoridad
municipal de la creacin, modificacin o extincin de una
situacin jurdica en concreto.

28

3.2.5.4 Polticas de operacin


Las polticas o normas son una gua bsica para la accin, y describen
los lmites generales dentro de los cuales han de realizarse las
actividades y/o funciones.
Las polticas son lineamientos fijados por los altos niveles, con el fin de
proporcionar directrices para la realizacin de los objetivos. Estarn
relacionadas con los procedimientos y no con la estructura, como se
hace en los manuales de organizacin.
En tanto que una poltica proporciona una gua para la accin, es
necesario que conste por escrito, para explicitar una base tangible a
partir de la cual se d comienzo a las operaciones.
Es conveniente que las polticas o normas de operacin se definan
claramente y prevengan todas o la mayor parte de situaciones que
puedan presentarse al operar el procedimiento es decir, definirn
expresamente qu hacer o a qu criterios se debe ajustar para actuar
ante casos que no se presentan habitualmente, o que son imprevistos
en el procedimiento.
En esta parte del manual, en ocasiones se establecen algunas
sanciones de carcter administrativo que sern aplicadas a quien no
cumpla las polticas de operacin del procedimiento.

Ejemplo:

Polticasdeoperacin:
Se ajustarn a las disposiciones del Cdigo de Procedimientos
AdministrativosdelEstadodeMxico.
Sus trmites sern sencillos y debern realizarse de manera pronta y
expedita.
Secuidarquealcancensusfinalidadesyefectoslegales.
Surtirnefectoapartirdeldasiguientehbildelafechaenquefueron
practicadas.

29

3.2.5.5 Descripcin del procedimiento


Es la narracin cronolgica y secuencial de cada una de las
actividades que hay que realizar dentro de un procedimiento,
explicando quin, qu, cmo, dnde y cundo se hacen, las
actividades descritas.
Cuando la descripcin del procedimiento sea general, y que por lo
mismo comprenda varias reas, debe indicarse para cada unidad
administrativa responsable de su ejecucin si se trata de una
descripcin detallada, es decir, que incluye los puestos que participan
en cada una de las actividades. Es conveniente anotar el nombre
especfico del puesto.
En el anexo 5 de la presente gua, se muestra el formato que se
propone, as como su correspondiente instructivo de llenado.
Finalmente, en ese mismo anexo se dan algunas recomendaciones para
la buena descripcin del procedimiento.

Ejemplo:
N

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

TesoreroMunicipal

Elabora un estudio previo para la obtencin de


recursos financieros con base al entorno
econmicodelPasyapegadoalmarcolegalpara
cobrarlosingresosaquetienederecho.

Contempla los tributos vigentes y las nuevas


fuentes de ingresos tomando en cuenta el marco
legalaplicable.

Establecedemaneraclarayprecisalosconceptos
que representan ingresos para el municipio y las
cantidades que recibir el ayuntamiento por cada
concepto.

Definelosconceptosdeingresos:
a). LosImpuestos
b). LosDerechos
c). LasAportacionesdeMejoras
d). LosProductos
e). LosAprovechamientos
f). IngresosderivadosdelSectorAuxiliar
g). .

F FORMATO

30

3.2.5.6 Diagramas de flujo


Un diagrama de flujo es la representacin grfica de un conjunto de
operaciones que tiene relacin entre s, las cuales se representan
generalmente por medio de smbolos convencionales.
Considerando lo anterior, podemos definir el diagrama de un
procedimiento como la representacin grfica de la secuencia en que
se realizan las operaciones o actividades que se llevan a cabo en una
unidad de trabajo para efectuar una funcin.
Su aplicacin facilita el trabajo de estudio, anlisis y diseo de
procedimientos, pues permite apreciar de una manera objetiva la
interrelacin, secuencia y pasos en cualquiera de las etapas
mencionadas.
Los diagramas de flujo son un importante medio de comunicacin para
ello se han realizado diferentes esfuerzos tendientes a uniformar los
criterios y smbolos para su formulacin, ya que un diagrama de flujo
elaborado con un lenguaje no convencional, transmitir un mensaje
deformado, o ser ineficaz para la comprensin del procedimiento
estudiado.
De ah la necesidad de concebir y reconocer determinados smbolos a
los que les confiera convencionalmente un significado preciso, y
convenir tambin determinadas reglas en cuanto a su aplicacin. En
nuestro medio, los ms conocidos son los desarrollados por IBM
Internacional, y aprobados por la Asociacin Americana de Normas, y
los diseados por la American Society of Mechanical Engineers (ASME).
Tambin se encuentran los de la American National Standard Institute
(ANSI), desarrollados para emplearse en el procesamiento electrnico
de datos, con el propsito de representar los flujos de informacin
algunos de estos smbolos se han adoptado ampliamente para la
diagramacin administrativa.
As como los diagramas son tan necesarios para el anlisis y
presentacin de procedimientos, resulta indispensable que la
descripcin que de ellos se haga se efecte en una forma correcta,

31

clara y concisa, permitiendo al lector seguir fcilmente el flujo de las


operaciones.
En el anexo 1 se encuentran la descripcin de la simbologa y las claves
que se sugieren utilizar en el sector pblico, y una serie de
recomendaciones sobre el uso y la aplicacin de los smbolos.
3.2.5.7 Formatos e instructivos de llenado
Un formato es una pieza de papel impresa que contiene datos fijos y
espacios en blanco para ser llenados con informacin variable, que se
usa en los procedimientos de oficina puede constar de uno o varios
ejemplares, que pueden tener destinos y usos diferentes.
Es necesario que, inmediatamente despus de terminada la descripcin
del procedimiento, se incluyan las formas que en l se utilizan, as como
sus respectivos instructivos de llenado.
En el anexo 5 se incluye un instructivo de llenado para la forma de
descripcin del procedimiento sta puede servir como ejemplo para
la elaboracin de dichas guas.
3.2.5.8 Otros documentos
A veces conviene incluir algunos documentos que no son formatos, y
que se utilizan en el procedimiento, por ejemplo: catlogos, planos,
etctera.
3.3 Validacin del manual
Una vez finalizada la elaboracin del manual de procedimientos, se
debe incluir un apartado para que el documento se someta a la
autorizacin o validacin de los miembros del Ayuntamiento, iniciando
por el Presidente Municipal, el Sndico, el Secretario del Ayuntamiento, el
Tesorero y el Director de Administracin.
Se incluir al final del documento una hoja donde se deben anotar los
nombres de los funcionarios que con su firma han de dar validez al

32

documento.
La colocacin de los nombres se deber realizar de
acuerdo con la jerarqua que tenga cada uno de ellos.
La validacin es un aspecto importante, toda vez que con ese hecho se
otorga vigencia al manual de organizacin.

Ejemplo:
VALIDACIN
C.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

PRESIDENTEMUNICIPALDEXXXXXXXX
C.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

C.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

SNDICO

SECRETARIODELAYUNTAMIENTO

C.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

C.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

TESORERO

DIRECTORDEADMINISTRACIN

3.4 Recomendaciones generales


Es conveniente que los manuales de procedimientos sean elaborados
con la participacin de las unidades que tienen la responsabilidad de
realizar las actividades, contando con la asesora y la asistencia de la
Direccin de Administracin o equivalente.
Una vez que se cuenta con el proyecto del manual, se requiere
someterlo a su revisin final, a efecto de verificar que la informacin
contenida sea la correcta, est completa y corresponda a la realidad,
adems de proceder a comprobar que no contenga contradicciones,
deficiencias o lagunas procedimentales.

33

El manual de procedimientos debe difundirse ampliamente y en la


mayora de los casos capacitar y adiestrar al personal de la Tesorera
responsable de realizar las actividades. Tambin resulta de gran
importancia que el personal de otras reas involucrado en los
procedimientos conozca a detalle su contenido, con el objeto de que
tengan el conocimiento general de la accin institucional, y puedan
consultar dichos documentos.
La utilidad de los manuales de procedimientos radica en la veracidad
de la informacin que contienen, por lo que es necesario mantenerlos
permanentemente actualizados, a travs de revisiones peridicas para
ello, es conveniente tomar en cuenta lo siguiente:
Primero. Que cuando una unidad administrativa proponga
modificaciones al manual, presente los proyectos o solicite la
intervencin del Tesorero Municipal, o del personal responsable de su
actualizacin, para que se encargue de verificar que las sugerencias se
apeguen a las disposiciones de carcter normativo de la Tesorera
Municipal, y prever los posibles efectos en otras unidades, tanto de la
propia tesorera, como del H. Ayuntamiento.
Segundo. Que sea el propio Tesorero Municipal quien someta las
actualizaciones del manual de procedimientos a los mismos trmites
que se siguieron para la autorizacin y distribucin de los originales.
Tercero. Anualmente revisar las modificaciones a la legislacin
hacendaria para identificar los cambios que pudieran suscitarse en los
procedimientos.

34

ANEXO 1
SIMBOLOGA Y RECOMENDACIONES PARA LA DIAGRAMACIN
Con el propsito de esquematizar y sistematizar el procedimiento, se
utiliza el diagrama de flujo, representado por medio de smbolos
convencionales que identifican la secuencia de las operaciones y los
documentos de una determinada actividad y, desde luego, la forma
como se interrelacionan las diferentes unidades administrativas de la
Tesorera Municipal que intervienen.
Para tal efecto, se observ la simbologa que se public en la Gaceta
de Gobierno el 23 de febrero de 1998.
SIMBOLOGA

REPRESENTA
INICIOOFINALDEL
PROCESO

OPERACIN

INSPECCIN

DESCRIPCIN
Seala el principio o terminacin de un
procedimiento. Cuando se utiliza para indicar el
principiodelprocesoseanotalapalabraINICIO,
ycuandoseterminaseescribelapalabraFIN.
Muestralasprincipalesfasesdelprocedimientoy
se emplea cuando la accin cambia. As mismo,
se anota dentro del smbolo un nmero en
secuencia yseescribeunabrevedescripcinde
lo que sucede en este paso al margen del
mismo.
El cuadro es utilizado como un smbolo de
inspeccin, verificacin, revisin o bien cuando
se examina una accin, una forma o actividad,
as como para consultar o cotejar sin modificar
lascaractersticasdelaaccindelaactividad.

Seutilizaenloscasosenqueenunmismopaso
se realiza tanto para una operacin como para
ACTIVIDADCOMBINADA unaverificacin.

LNEACONTINUA

Marca el flujo de la informacin y los


documentos o materiales que se estn
realizando en el rea. Su direccin se maneja a
travs de terminar la lnea con una pequea
lneaverticalypuedeserutilizadaenladireccin
queserequierayparaunircualquieractividad.

35

SIMBOLOGA

REPRESENTA

REGISTROY/O
CONTROLES

DESCRIPCIN
Se usa para registrar o efectuar alguna
anotacin en formatos especficos o libretas de
control. Aparece cuando existe la necesidad de
consultar un documento o simplemente cotejar
la informacin. Se debe anotar al margen del
smbolo, el nombre con el cual se puede
identificarelregistroocontrol.
Cuando se registra informacin, llega al smbolo
unalneacontinuacuandosehabladeconsultar
o cotejar, la lnea debe ser de guiones,
terminandodeigualmaneraenelsmbolo.

DESTRUCCINDE
DOCUMENTOS

ARCHIVOTEMPORAL

ARCHIVODEFINITIVO

DECISIN

ANEXODE
DOCUMENTOS

Representa el destino final del documento


cuando por diversas causas ya no es necesaria
suparticipacinenelprocedimientoenestudio.
Se utiliza cuando un documento o material por
algnmotivodebeguardarseduranteunperiodo
de tiempo indefinido, para despus utilizarlo en
otra actividad. Significa espera y se aplica
cuando el uso del documento o material se
conectaconotraoperacin.
Marcaelfindelaparticipacindeundocumento
o material en un procedimiento, por lo que se
procede a archivar de manera definitiva, con la
salvedaddeemplearseenotrosprocesos.
Se emplea cuando en la actividad se requiere
preguntarsialgoprocedeono,identificandodos
o ms alternativas de solucin. Para fines de
mayor claridad y entendimiento, se describe
brevementeenelcentrodelsmbololoquevaa
suceder, cerrndose la descripcin con el signo
deinterrogacin.
Indica que dos o ms documentos se anexan
para concentrarse en un solo paquete, el cual
permite identificarlas copiaso losjuegosde los
documentos existentes e involucrados en el
procedimiento.

36

SIMBOLOGA

REPRESENTA

INTERRUPCINDEL
PROCESO

FUERADEFLUJO

CONECTORDE
PROCEDIMIENTOS

CONECTORDEUNA
HOJAENUNMISMO
PROCEDIMIENTO

LNEADE
COMUNICACIN

DESCRIPCIN
En ocasiones el procedimiento requiere de una
interrupcin para ejecutar alguna actividad o
bien para dar tiempo al usuario de realizar o
reunir una determinada situacin. Por ello, este
smbolo se emplea cuando el proceso requiere
de una espera necesaria e insoslayable. El caso
usual es cuando un documento se archiva
temporalmente y despus se vuelve a utilizar.
Indicatiemposinactividad.
Cuando por necesidad del procedimiento una
determinada actividad o participacin ya no es
requerida dentro del mismo, se opta por utilizar
el smbolo de fuera de flujo para finalizar su
intervencinenelproceso.
Es utilizado para sealar que un procedimiento
proviene o es la continuacin de otros. Es
importante anotar, dentro del smbolo, el
nombre del proceso del cual se deriva o hacia
dondeva.
Este smbolo se utiliza con la finalidad de evitar
las hojas de gran tamao, el cual muestra, al
finalizarlahoja,haciadndevayalprincipiode
la siguiente hoja de dnde viene dentro del
smbolo se anotar la letra A para el primer
conector y se contina con la secuencia de las
letrasdelalfabeto.
Indicaqueexisteflujodeinformacin,lacualse
realizaatravsde telfono,fax,mdem, correo
electrnico, etctera. La direccin del flujo se
indica cmo en los casos de las lneas de
guionesycontinua.

PAQUETEDE
MATERIALES

Se emplea para representar un conjunto de


materiales, dinero o todo aquello que sea en
especie.

LNEADEGUIONES

Es empleada para identificar una consulta,


cotejar
o
conciliar
la
informacin.
Invariablemente, debe salir de una inspeccin o
actividad combinada debe dirigirse a uno o
varios formatos especficos. Puede trazarse en
el sentido que se necesite. Al igual que la lnea
continua, se termina con una pequea lnea
vertical.

37

SIMBOLOGA

REPRESENTA

FORMATOIMPRESO

DESCRIPCIN
Representa formas impresas, documentos,
reportes, listados, etctera, y se anota en cada
operacin, inspeccin o actividad combinada,
indicando dentro del smbolo el nombre del
formato. Cuando se requiere indicar el nmero
de copias de formatos utilizados o que existen
en una operacin, se escribe la cantidad en la
esquina inferior izquierda en caso de graficarse
un original se utilizar la letra O. Cuando el
nmero de copias es elevado, se interrumpe la
secuencia,despusdelaprimerasedejaunasin
numerar y la ltima contiene el nmero final de
copias.
Estadisposicinseejercecuandoeljuegodelos
formatossigueunmismoflujoahorabien,sise
desconoce el nmero de copias, en el primer
smbolo se anotar una X y en el ltimo una
N.
Finalmente,paraindicarquelaformaseelabora
en ese momento, se marcar en el ngulo
inferiorderechountringulonegro.

Indica que el formato utilizado en el


procedimiento es un modelo que no est
impresosedistinguedelanteriornicamenteen
FORMATONOIMPRESO
laforma,lasdemsespecificacionesparasuuso
soniguales,pudiendoserunmachote.

DIRECCINDEFLUJO

CRUCEDE
TRAYECTORIA

Conectalossmbolos,sealandoelordenenque
deben realizarse las distintas actividades. Su
direccin se maneja a travs de una flecha y
puede ser utilizada en la direccin que se
requieraparaunircualquieractividad.
Representa la interseccin del recorrido hacia
dondesedirigeundocumento,material,proceso
u operacin, y cuando por necesidades del
procedimiento el flujo de la informacin se
cruza,latrayectoriasetrazardeacuerdoconel
sentido que sea necesario, ya sea a la derecha
como en el ejemplo, o en la direccin que
requieraunir.

38

A continuacin, presentaremos el sistema de smbolos determinados por


la American Society of Mechanical Engineers (ASME), los que reciben el
nombre nemotcnico de OTIDA, siglas de las funciones de operacin,
transporte, inspeccin, demora y almacenamiento, generalmente se
utilizan para representar procesos productivos y no es propio en
procesos de oficina o en procesos automatizados. Estos smbolos se
utilizan en grficas y son descriptivos en los diagramas, sealan los
hechos que se suceden en un determinado proceso, con el fin de
facilitar el descubrimiento de las ineficiencias durante el curso del
anlisis. Estos smbolos son:
SIMBOLOGA

REPRESENTA

OPERACIN

INSPECCIN

TRANSPORTE,
TRASLADO

DEMORA,RETRASO

ARCHIVOO
ALMACENAJE

DESCRIPCIN
Ocurre cuando intencionalmente se cambia
cualquiera de las caractersticas fsicas de un
objeto o se preparan para otra actividad.
Tambin ocurre cuando se da o recibe
informacin, o cuando se hace un planeamiento
oclculo.
Ocurre cuando un objeto o trabajo realizado es
examinado para identificacin, verificando su
cantidad o calidad en cualquiera de las
caractersticas.Alutilizarlo,sehabladerevisin,
rectificacinoratificacin.
Eltransporteocurrecuandosemueveunobjeto,
un formato, etc., de un lugar a otro, excepto
cuando dichos movimientos son ejecutados por
el empleado que da lugar a la misma rea, es
decir, cuando la siguiente accin habr de
realizarseenotrareaodependencia.
Ocurre a un objeto o formato cuando
condiciones ajenas a las inherentes al proceso
no permiten o requieren la ejecucin inmediata
de la siguiente accin planeada. Existe
interrupcinenelproceso.
Ocurre cuando un documento, material,
documentoodineroesguardadoyprotegido.

39

40

ANEXO 2
EJEMPLOS DE APLICACIN DE LA SIMBOLOGA PARA LA DIAGRAMACIN
Inicio o final del proceso
El smbolo de inicio o final del procedimiento ha sido estandarizado en
los diagramas de flujo. Considerando la tendencia a automatizar los
sistemas, puede ayudar a su pronta identificacin.
Lineamientos para su uso:

Dentro del smbolo se describir el suceso.

El inicio, se identificar con la clave del procedimiento,


la cual se formar utilizando el nmero estructural de la
unidad administrativa donde se realiza el procedimiento,
seguida de una lnea diagonal ( / ) y el nmero
progresivo que se le asigne a los procedimientos, o en su
caso se utilizar la palabra Inicio.

En la terminacin del procedimiento, se utilizar la


palabra Fin, lo que indica el trmino del proceso.

41

Operacin
Lineamientos para su uso:

Se anotar dentro del smbolo un nmero secuencial


relacionado con las actividades en la descripcin del
procedimiento.

Cuando el smbolo de operacin haga referencia a un


documento, ste deber estar centrado en la columna.

Deber anotarse una breve descripcin de lo que


sucede en el proceso a la derecha del smbolo.

En todos los casos, la distancia de un smbolo a otro


debe ser el doble del tamao del smbolo

42

Inspeccin

Lineamientos para su uso:

Se usa para identificar una verificacin, inspeccin,


revisin, consulta o cotejar sin modificar las
caractersticas de la accin o actividad.

Debe colocarse dentro del smbolo que de acuerdo con


la secuencia le corresponda, conectndose con las
operaciones o con las actividaes combinadas.

Deber anotarse una breve descripcin de lo que


sucede en el proceso.

43

Actividad combinada
Lineamientos para su uso:
Son los mismos que ocupan los smbolos de operacin e inspeccin.

44

Lnea continua
Lineamientos para su uso:

Su direccin se maneja a travs de terminar la lnea con


una flecha.

Se utiliza para unir cualquier smbolo.

Debe existir necesariamente para indicar el flujo del


proceso.

Puede utilizarse la direccin que se requiera.

45

Registro y/o controles


Lineamientos para su uso:

Se utiliza para registrar o efectuar alguna anotacin en


formatos o formas de control.

Aparecer cuando exista la necesidad de consultar


algn documento o simplemente para cotejar
informacin.

Deber anotarse en el smbolo o al margen el nombre o


registro con el cual se puede identificar el registro o
control.

Cuando se registra informacin, llega al smbolo una


lnea continua.

Cuando se coteja o consulta, la lnea debe ser de


guiones, terminando de igual forma en el smbolo.

La lnea de flujo deber salir de smbolos de operacin,


inspeccin o actividad combinada.

46

47

Destruccin de documentos
Lineamientos para su uso:

Este smbolo es un destino.

Slo ser empleado cuando es muy necesaria la


desaparicin de un documento, lo cual opera
inmediatamente por lo regular cualquier documento
una vez cumplida su funcin, procede a archivarlo
definitivamente, a reserva de ser destruido con
posterioridad.

48

Archivo temporal
En el procedimiento, este smbolo tambin es un destino y puede
utilizarse cuando un documento o material se conecta con otro
procedimiento. En este caso, es el destino el que se contar como
definitivo en el procedimiento.

49

Nota: despus de este smbolo, ninguna lnea de flujo le contina


solamente el smbolo de conexin con otro procedimiento.
ERROR:

Para el presente caso, consultar el smbolo de interrupcin en el


proceso, o bien corregir de la siguiente forma:

50

51

Archivo definitivo
Este smbolo se ocupa cuando el documento o material no ser utilizado
y su destino final ser hasta este paso. Probablemente el documento o
material se use en otro procedimiento, pero en el que se estudia ya no
tendr ninguna accin.
Al igual que el smbolo de archivo temporal, no llevar lneas de flujo,
nicamente el conector antes mencionado.

52

Decisin
Lineamientos para su uso:

Se utiliza cuando en la actividad se requiere: preguntar,


determinar, decidir.

Para fines de mayor entendimiento, se describir


brevemente en el centro del smbolo lo que va a
suceder si se pregunta, se cerrar la descripcin con el
signo de interrogacin.

Pueden utilizarse dos signos de interrogacin continuos.

53

Interrupcin del proceso


Lineamientos para su uso:

Se utiliza cuando el proceso requiere realizar una espera.

Usualmente se emplea cuando un formato, documento


o
material
deben
archivarse
o
almacenarse
temporalmente y despus se vuelve a utilizar.

Indica tiempo sin actividad.

54

Anexo de documentos
Lineamientos para su uso:

El smbolo permitir identificar qu diferentes copias o


documentos se incluyen en un solo paquete.

55

Fuera de flujo
Lineamientos para su uso:

El smbolo indica que un documento o actividad, por la


propia naturaleza del procedimiento, no es requerido y
finaliz su intervencin.

Se debe emplear una lnea terminada en diagonal.

56

Conector de procedimientos
Lineamientos para su uso:

Dentro del smbolo se har la descripcin del suceso.

Cuando se utilice en el inicio del procedimiento o al final,


se indicar con la clave o nombre del procedimiento del
cual proviene o hacia donde va.

57

Conector de una hoja en un mismo procedimiento

Lineamientos para su uso:

Se procurar utilizar solamente un smbolo por hoja, lo


cual se puede lograr distribuyendo los smbolos de tal
manera que slo se necesite utilizar uno por cada hoja.

El smbolo al final de la hoja muestra hacia dnde va, y


al principio de la siguiente hoja de dnde viene.

Para fines de control, se anotar una letra del alfabeto,


iniciando con la letra A y continuando con la
secuencia del alfabeto.

La letra deber ser mayscula.

La misma letra se utilizar para terminar la hoja e


iniciarla, ya que esto facilitar su identificacin.

58

Otro aspecto que debe considerarse es si la continuacin de la


actividad ya no ser en el mismo puesto o rea, entonces se deber
indicar en la continuacin que de ah parte.

59

Lnea de comunicacin
Lineamientos para su uso:

El flujo de informacin se realiza a travs de telfono, fax,


mdem, correo electrnico, etctera.

La direccin del flujo se indica como en los casos de las


lneas continuas y de guiones.

60

Paquete de materiales

Lineamientos para su uso:

Este smbolo se emplea para indicar un conjunto de


materiales, dinero o todo aquello que sea en especie.

Se indica dentro del smbolo el nombre del bien que


corresponda.

61

Lnea de guiones
Lineamientos para su uso:

Su direccin se maneja a travs de terminar la lnea con


una flecha.

Debe salir de una inspeccin o actividad combinada,


nicamente.

Debe dirigirse a uno o varios formatos especficos.

Puede trazarse en el sentido que se requiera.

Se emplea para identificar una consulta, cotejar o


conciliar informacin.

Tambin se
informacin.

emplea

para

identificar

el

flujo

de

62

Formato impreso

Lineamientos para su uso:

El smbolo se usa despus de una operacin, inspeccin


o actividad combinada.

Dentro del
documento.

En caso de graficarse un original se utilizar la letra O


en la esquina inferior izquierda.

Se deber indicar en la esquina inferior izquierda el


nmero de copias utilizadas o que existen en esa
operacin.

Cuando el nmero de copias es elevado, se cortar la


secuencia despus de la primera se deja una sin
numerar y la ltima contendr el nmero final de copias.
Esto se utilizar en caso de que todo el juego de la forma
siga el mismo flujo, y cuando se distribuyan,
inmediatamente se tendrn que incluir todas para
conocer su destino.

Cuando se desconozca el nmero de copias, en el


primer smbolo se anotar una X y en el ltimo una
N.

Cuando se mencione la utilizacin de la ltima copia,


pero no se conozca el nmero, se anotar una N.

smbolo

se

anotar

el

nombre

del

63

Para indicar que la forma se elabora en ese momento,


se marcar en el ngulo inferior derecho un tringulo
lleno. Esto es para fines de controlar cuntos origenes
existen e igualarlos con el nmero de destinos.

64

Formato no impreso

Las especificaciones para el uso de este smbolo son iguales a las


anteriores, lo nico que cambia es el smbolo utilizado que indica que el
formato en el procedimiento es un modelo que no est impreso,
pudiendo ser un machote.

65

66

ANEXO 3
BASES PARA LA REDACCIN
3.1 Reglas bsicas:
1.

Se deber procurar que cada una de las operaciones


descritas en el procedimiento contengan una sola
accin a seguir y eventualmente se justifican dos
acciones, por ejemplo:

Elabora diariamente corte de caja y lo enva a la Caja


General
2.

Toda operacin, al describirse, se iniciar con el verbo


de la accin en tiempo presente. Por ejemplo:

Recibe, clasifica... etc.


3.

Cuando la documentacin involucrada en la operacin


no salga del rea que se est documentando, se
utilizar la palabra turna, por ejemplo:

Turna al Jefe del Departamento de Ingresos el corte


diario de caja.
4.

Cuando la documentacin involucrada en la operacin


salga del rea que se est documentando, se utilizar la
palabra enva, por ejemplo:

Enva al Tesorero Municipal copia del corte diario de


caja.
5.

Cuando la operacin se realice peridicamente o en


determinado momento, se indicar la naturaleza de ello,
inmediatamente despus del verbo principal, por
ejemplo:

Elabora semanalmente la programacin de pagos a


proveedores.
67

6.

Al mencionar los ejemplos o copias de un documento,


invariablemente se
utilizar la forma singular,
independientemente que se trate de uno o ms, por
ejemplo:

Entrega a contabilidad la primera copia del corte diario


de caja.
7.

Se escribirn entre comillas las palabras que aparecen


como verbo complementario, tales como autorizado,
revisado etc. por ejemplo:

Firma de autorizado la programacin de pagos.


8.

Se deber simplificar el nombre de los documentos de


referencia, siempre y cuando sea mencionado en una o
ms veces dentro del procedimiento.
NOTA: Cuando existen otros documentos que tengan
palabras iguales a los primeros, esta regla se anula, por
ejemplo:

Elabora mensualmente un informe estadstico de la


recaudacin.
Entrega al Tesorero Municipal el original del informe.
9.

Se indicar en los casos de operacin archivar la


naturaleza o forma de la misma, inmediatamente
despus del verbo principal.
NOTA: En caso de que se mencione la periodicidad de la
operacin, ir despus de esta, por ejemplo:

Archiva en orden cronolgico la copia de los recibos de


pago.
Archiva semanalmente en orden alfabtico la primera
copia de...

68

10. Se indicar por medio de nota:


a) Las excepciones del procedimiento normal. Ejemplo:

Verifica en los recibos de pago que aparezca la


impresin del nombre del cajero y la firma del mismo.
NOTA: En caso de que en algn recibo de pago no
aparezca el registro de la mquina, nombre del cajero
y/o no est firmada, se comunica a...
b) Leyendas complementarias que, por polticas, sean
necesarias para el eficiente desarrollo del
procedimiento, por ejemplo:

Consulta la tarifa del impuesto predial, informa al


contribuyente el monto de pago.
NOTA: Se deber tomar en cuenta la elaboracin de la
liquidacin.
11. Se asignarn letras a las notas de las operaciones,
siempre que se traten de dos o ms. Ejemplo:

a) NOTA:
b) NOTA:
12. Se procurar utilizar letra de molde para la redaccin en
borrador, de la descripcin escrita del procedimiento.

69

3.2 Operaciones usuales:


1.

ANALIZAR

2.

ANEXAR

3.

ANOTAR

4.

ARCHIVAR (ALMACENAR)

5.

ASIGNAR

6.

CALCULAR

7.

CAPTAR

8.

CLASIFICAR

9.

CONFRONTAR O COMPARAR

10. CONSERVAR
11. DESTRUIR
12. ELABORAR
13. ENTREGAR
14. ENVIAR
15. EXTRAER
16. FIRMAR
17. INDICAR
18. PROCESAR
19. PRODUCIR
70

20. RECABAR
21. RECIBIR
22. REVISAR
23. SELLAR
24. VERIFICAR

71

72

ANEXO 4
DIAGRAMAS DE BLOQUE O DE LGICA
Son otro medio de expresin en el que adems de smbolos, intervienen
frases u oraciones descriptivas que complementan su integracin.
Uso:
El ms importante es proporcionar al investigador, para el anlisis o bien
para visualizar las etapas de desarrollo de un procedimiento, sus
alternativas y las acciones que deben ejecutarse.
Formato
El formato que se usar para este tipo de diagramas contiene el mismo
tipo de informacin fija que el diagrama de flujo y podr observarse en
el Anexo 5.
Smbolos
Al igual que el formato, los smbolos para este tipo de diagramas son los
aprobados por la Asociacin Americana de Normas y el diseado por la
American Society of Mechanical Engineers (ASME).
Es necesario aclarar que los smbolos empleados en este tipo de
diagramas pueden extenderse y resulta til combinar esta simbologa
que en un momento dado puede irse de un diagrama de bloque o
lgica a uno de flujo o poder llegar a realizar una grfica especial para
programacin.
Los diagramas de bloque o lgica permiten visualizar los macro
procesos.
Como smbolos utiliza rectngulos y flechas que orientan sobre el curso
de la informacin y la relacin de las actividades.

73

Su utilidad se manifiesta en simplificar procesos prolongados o complejos


o para documentar tareas individuales.
Las frases incluidas dentro de los rectngulos deben ser breves y
concisas.
Ejemplo para el uso de smbolos en un diagrama de bloque o lgica:

Es importante destacar que en este tipo de diagramas no se requiere la


descripcin del proceso, de hecho, el primer diagrama a utilizar resulta
ser el de lgica y obtener de forma integral el sistema, pero cuando se
mezcla el diagrama de bloque o lgica y el diagrama de flujo, ser
necesaria la descripcin del proceso.

74

ANEXO 5
FORMATO PARA LA DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

75

1
TOPONIMIO
O
IMAGEN
INSTITUCIONAL

CLAVE

3
PROCEDIMIENTO:

H.AYUNTAMIENTOCONSTITUCIONALDEXXXXX

TESORERAMUNICIPAL

FECHA DE
OPERACIN

FECHA DE REVISIN

HOJA NMERO

DE

No. DE
PGINA

76

TOPONIMIO
O
IMAGEN
INSTITUCIONAL

H.AYUNTAMIENTOCONSTITUCIONALDEXXXXX

TESORERAMUNICIPAL

FECHA DE
OPERACIN

CLAVE

FECHA DE REVISIN

HOJA NMERO

No. DE
PGINA

DE

PROCEDIMIENTO:
N.

10

RESPONSABLE

11

DESCRIPCIN

12

13

FORMA O
DOCUMENTO

14

77

5.1 Gua para el llenado del formato


Los formatos son aquellos que su uso implica la existencia de una forma
especfica.
Se deber utilizar ambos formatos por cada procedimiento a realizar.
1.

Insertar toponimio o imagen institucional del municipio. Se podrn


incluir ambos diseos.

2.

Nombres, tanto del H. Ayuntamiento Constitucional, como de la


unidad administrativa encargada de llevar a cabo los
procedimientos.

3.

Anotar la clave del procedimiento.

4.

Fecha de aprobacin de la operacin del procedimiento.

5.

Fecha en que se llev a cabo la ltima revisin del procedimiento.

6.

Hoja nmero X de Y. En donde X es el nmero progresivo de las hojas


que describen el procedimiento, y donde Y representa el nmero
total de las hojas, de las cuales se repite hasta igualar a X.

7.

Nmero de pgina, la cual se repite con X.

8.

Nombre completo del procedimiento.

9.

En este apartado se incluir el objetivo del procedimiento, su


alcance, unidades administrativas que intervienen, las polticas y un
listado de las formas contenidas que se usan especficamente en el
procedimiento, su clave y nombre de cada uno, as como de los
anexos.

10. Nmero progresivo de cada actividad que se realiza en el


procedimiento.

78

11. Nombre de la unidad, puesto, usuario, solicitante, etctera,


responsable de efectuar las actividades, identificndose de manera
progresiva con nmeros arbigos.
12. Descripcin secuencial de las actividades que desarrolla la unidad
administrativa que interviene.
13. Frecuencia con la cual se utiliza la forma o documentacin que se
emplea en cada actividad.
14. Nombre y/o clave de la forma de la documentacin que se emplea
en cada actividad.

5.2 Claves utilizadas en la columna de frecuencia


CLAVE

SIGNIFICADO

OCASIONAL. En los momentos que las circunstancias


lo requieren.

DIARIO. Que se representa diariamente.

SEMANAL. Presentado al final de la semana o periodo


aproximado.

QUINCENAL. Periodo al final de 15 das o aproximado.

MENSUAL. Presentado de forma mensual o periodo


aproximado.

BIMESTRAL. Periodo
aproximado.

ANUAL. Periodo al final del ao.

al

final

de

tres

meses

79

5.3 Catlogo de formas y guas para su uso


Para integrar el catlogo, es necesario contar con cada una de las
formas que se utilizan en todos los procedimientos que forman parte el
manual.
Cada forma deber incluir una gua o instructivo de llenado en el cual
se especificarn cada uno de los conceptos que aparecen en ella.
Por otra parte, se deber incluir la descripcin de la forma: qu
contiene, especificaciones de tamao, nmero de copias, papel, peso,
etctera, caractersticas que son requeridas para su tiraje o impresin.
5.4 Anexos
En el apartado de anexos se incluirn, si se requieren, algunas grficas o
documentos que ejemplifiquen, proporcionen datos, modelos, etctera,
que se necesite consultar para operar el manual y adems deban estar
contenidos dentro de los procedimientos o en algn apartado del
manual.

80

BIBLIOGRAFA
BARRIOS R., Jess. Sistemas y procedimientos: nociones para su estudio.
Mxico, Roble, 1967.
DUHALT KRAUSSS, Miguel. Los manuales de procedimientos en las
oficinas pblicas. Mxico, UNAM, 1968.

LAZZARO, Victor. Sistemas y procedimientos. Mxico, Diana. 1966

Programa de Adiestramiento para Analistas de Sistemas: organizacin,


mtodos y direccin, Mdulo II. Mxico, Diana, 1973.
RODRGUEZ VALENCIA, Joaqun. Cmo elaborar y usar los manuales
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SECRETARA DE LA PRESIDENCIA DE LA REPBLICA. Manuales


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