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GUIA MICROSOFT PROJECT

CONTENIDO
MODULO 1: PLANIFICACIN ..................................................................................................... 3
CONCEPTOS BSICOS ...................................................................................................................... 3
TRIANGULO DE UN PROYECTO........................................................................................................ 3
El mbito ..................................................................................................................................... 3
Tiempos ....................................................................................................................................... 3
Costos .......................................................................................................................................... 3
DELIMITACIONES: ............................................................................................................................ 4
SUPOSICIONES:................................................................................................................................ 4
ALCANCE DE MICROSOFT PROJECT ................................................................................................. 4
AMBIENTE DE TRABAJO DE MICROSOFT PROJECT.......................................................................... 5
BASE DE DATOS DE MICROSOFT PROJECT ...................................................................................... 5
Vistas ........................................................................................................................................... 5
Tablas .......................................................................................................................................... 5
Filtros ........................................................................................................................................... 6
FORMULA BASE DE MICROSOFT PROJECT ...................................................................................... 6
DELIMITACIONES Y/O SUPOSICIONES ............................................................................................. 7
MODULO 2: CALENDARIOS........................................................................................................ 8
CALENDARIO BASE .......................................................................................................................... 8
OPCIONES DEL CALENDARIO BASE.................................................................................................. 8
CREAR CALENDARIO DEL PROYECTO............................................................................................... 9
CREAR EL CALENDARIO BASE .......................................................................................................... 9
ASIGNE EL CALENDARIO Y LA FECHA DEL PROYECTO ................................................................... 10
MODULO 3: TAREAS ............................................................................................................... 11
TAREA ............................................................................................................................................ 11
TIPOS DE TAREAS........................................................................................................................... 11
Tarea Resumen.......................................................................................................................... 11
Sub Tareas ................................................................................................................................. 11
Hitos .......................................................................................................................................... 12
Tareas RepetitivasoPeridicas .................................................................................................. 12
DURACIONES ................................................................................................................................. 13
VINCULAR TAREAS......................................................................................................................... 14
POSPONER Y ADELANTAR ............................................................................................................. 15
INFORMACIN DE LA TAREA ......................................................................................................... 16
EJERCICIO NRO. 1: Calendario y Tareas......................................................................................... 17

MODULO 4: RECURSOS ........................................................................................................... 18


RECURSOS ..................................................................................................................................... 18
Tabla de Entrada de los Recursos.............................................................................................. 18
Recursos de Trabajo .................................................................................................................. 18
Recursos de Materiales ............................................................................................................. 18
EJERCICIO NRO. 2: Recursos de Trabajo y Materiales ............................................................... 19
MODULO 5: COSTOS ............................................................................................................... 20
Costos ........................................................................................................................................ 20
Asignar costos a los recursos: ................................................................................................... 20
Ejemplo:Ejercicio nro. 2............................................................................................................. 20
Asignar costos a las tareas: ....................................................................................................... 21
Acumulacin de costos.............................................................................................................. 21
MODULO 6: ASIGNAR RECURSO .............................................................................................. 22
Recursos de Trabajo y Material ................................................................................................. 22
Asignar ....................................................................................................................................... 23
MODULO 7: ETAPA DE SEGUIMIENTO...................................................................................... 24
Lnea de Base............................................................................................................................. 24
EJERCICIO NRO. 3: Guardar Lnea de Base ................................................................................ 24
Ruta Crtica ................................................................................................................................ 24
MODULO 8: ANLISIS Y CIERRE ............................................................................................... 25
ORDENAR TABLAS ......................................................................................................................... 25
FILTROS.......................................................................................................................................... 25
ACTUALIZAR EL PROYECTO............................................................................................................ 25
INFORMES EN PROJECT ................................................................................................................. 26
EXPORTAR EXCEL ........................................................................................................................... 27

MODULO 1: PLANIFICACIN
CONCEPTOS BSICOS

Podemos definir un proyecto, como un conjunto de actividades que se deben ejecutar en un tiempo
determinado. Existen proyectos de diferentes ndoles muy sencillos o muy complejos.
Cuando hablamos de laplanificacin de un proyecto debemos tomar en cuenta el siguiente tringulo.
TRIANGULO DE UN PROYECTO

La base para crear un proyecto es su


planificacin previa, para ello debemos tomar
en cuenta los siguientes factores:
El mbito
Alcanza lo que queremos hacer y lo que
necesitamos para poder cumplir el Objetivo,
los objetivosvan a determinar cules son la
tareas a realizar, y las tareas cuales son los
recursos de trabajo y/o material que
necesitaremos para poder cumplir con esa
actividades.
Tiempos
En este punto es donde debemos preguntarnos, lo siguiente:
Cuando debe Comenzar el Proyecto o Cuando debe Terminar el Proyecto. (Debemos escoger una
de la dos opciones), por defecto Project asume fecha de comienzo.
La Duracin de cada Tarea. (Horas, Das, Semanas o Meses).
Qu Jornada vamos a usar, este punto se refiere por ejemplo, si vamos a trabajar de Lunes a
Viernes o de Lunes a Sbados y que cantidad de horas diarias 7, 8 o ms horas.
Costos
Debemos plantearnos en este punto:
Cunto cuesta cada tarea y cada recurso.
Como vamos a pagar cada recurso asignado a la tarea as como el costo de los recursos materiales,
tambin la acumulacin de esos costos si van hacer al Comienzo, Durante o al Finalizar.

DELIMITACIONES:

Debemos considerar en cualquier proyecto si tenemos restricciones a nivel de fechas de comienzo o fin,
existen delimitaciones flexibles e inflexibles:

Flexibles, se tratara como una sugerencia de que no deberamos cambiar esas fechas, pero si nos va
a permitir realizar el cambio.
Inflexible, no permite ninguna modificacin a nivel de fecha.
SUPOSICIONES:

Plantear segn experiencia anteriores que podra no cumplirse segn lo planificado, o que eventos fuera de
nuestro alcance podra afectar ese plan inicial.
ALCANCE DE MICROSOFT PROJECT

Microsoft Project es una herramienta que nos permite introducir lo planificado para luego realizar su
administracin, donde hacemos el seguimiento de cada una de las tareas, sub proyectos y proyectos.
Importante Project no planifica, nosotros debemos asegurarnos de que la informacin base que le va a
suministrar al programa sea la ms ptima.
Microsoft Project es un programa bien amigable que nos permite entre muchas otras propiedades realizar
los siguientes puntos:

Pasar el plan del proyecto de una manera organizada al programa.


Programar nuestra jornada laboral, estableciendo horas de trabajo y das feriados, as como fecha
de comienzo o finalizacin del proyecto.
Guardar lneas de base para realizar un posterior seguimiento
Actualizaciones de tareas, sub proyecto o proyectos completos
Consolidaciones
Exportaciones a Excel o en formato para web
Informes
Tablas y personalizacin
Organizadores
Filtros

AMBIENTE DE TRABAJO DE MICROSOFT PROJECT

Al iniciar Microsoft Project nos encontramos con un ambiente grafico como muestra la imagen anterior,
donde tenemos:

Fichas: Son cada una de las etiquetas que se presentan el parte superior de la ventana, como
tareas, recursos, proyecto.
Comandos: AL hacer clic en una ficha se abre una cinta con diferentes comandos o botones.
Barra de Vistas: Se encuentra verticalmente a la derecha de la ventana, es una de las barras
principales de Project, ya que all se encuentran los comandos para visualizar diferentes etapas
del proyecto.
Tabla de Entradas: Es el rea donde se van a introducir los datos, cada columna de las tablas
se llaman campos, ejempl el campo nombre de la tarea.
Grficos: Por defectos se muestra a la derecha de las tablas de entrada y representa
grficamente los datos introducidos.

BASE DE DATOS DE MICROSOFT PROJECT

La base de datos de Microsoft Project se divide en tres grupos:


Vistas
Es la parte grfica del proyecto, ejemplo el Diagrama de Gantt, que es la vista por defecto al iniciar
el programa.
Tablas
Existen dos Tablas principales la de Entrada de las Tareas y la de Entrada de los Recursos, a partir de
estas dos tablas se genera la informacin del resto de las tablas en Project.

Filtros
Este punto nos permite extraer informacin basndose en un criterio, por ejemplo, si queremos ver
solo las tareas que ya finalizaron.
FORMULA BASE DE MICROSOFT PROJECT

La frmula base de Microsoft Project es:


Duracin = Trabajo / Esfuerzo
Dnde:
Duracin: De manera predeterminas se maneja en Das.
Trabajo: Se establece en Horas, donde el costo de los recursos va relacionado con el Trabajo y
no con la duracin.
Esfuerzo: Se establece en Unidades de Asignacin, es decir la cantidad de recursos que se van a
utilizar.

Ejemplo, supongamos que tenemos dos Pintores un Pintor Trabaja 8 Horas Diarias y el otro Pintor 4 horas
diarias y estn asignados a una tarea que dura 1 da, cada uno cobra por hora 25 Bs.
Pintor 1 = 1 Da * 8 horas * 25, dando un total de 200,00
Pintor 2 = 1 Da *4 horas * 25, dando un total de 100,00
La duracin es la misma pero no el esfuerzo, por lo tanto el costo es diferente.
DELIMITACIONES Y/O SUPOSICIONES

Las delimitaciones se utilizan para controlar las fechas de comienzo o fin del proyecto o de alguna tarea en
particular, ejemplo cuando indicamos que el proyecto debe comenzar el, las suposiciones debemos tenerlas
en cuenta porque pueden afectar el progreso del proyecto, es adelantarse a los acontecimientos.
Ejemplo, si tenemos que pintar la fachada de un edificio pero se tiene pronosticado que para x da el clima
va a cambiar y llover, o que pasa si segn lo que hemos planificado sabemos que quizs ciertos recursos
materiales no llegan en el tiempo estipulado.

MODULO 2: CALENDARIOS
CALENDARIO BASE

EL calendarios es unos de los puntos ms importante, la mayora no realiza este paso dando como resultado
fechas incorrectas, debemos definir la jornada laboral y los das que no se laboran ya sean por ser festivos o
por cualquier otro motivo.
El calendario Base es el calendario del proyecto, con relacin a las tareas y recursos sus calendarios deben
estar dentrode las opciones de este calendario base.
Las opciones son las especificaciones generales a las cuales se va regir el calendario base del proyecto, es
decir cuando comienza el ao fiscal, hora de entrada y hora de salida, cuantas horas son a la semana y
cuantas horas al mes.
OPCIONES DEL CALENDARIO BASE

Pasos para definir las opciones del calendario base:

1.

Haga clic en la Ficha Proyecto y a continuacin en el comando Cambiar tiempo de Trabajo - Opciones

Una vez conocida la Jornada laboral se debe


introducir las opciones del Calendario Base
como primer paso.
Utilizando el ejemplo de una jornada de 8
horas diarias, de lunes a sbado de 8:00 a.m. a
6:00 p.m.con hora de almuerzo, las opciones
seran las siguientes:

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

La Semana comienza los Lunes


El ao Fiscal en Enero
Hora de Entrada 08:00 a.m.
Hora de Salida 06:00 p.m.
Jornada Laboral 8 horas, ya que el horario es de 08:00 a 12:00 y 02:00 a 06.00
Semana Laboral 48, ya que es de Lunes a Sbados 8 horas diarias
Das por Mes 24

Nota: Si observa los comentarios de la imagen de la derecha nos indica que debe hacer coincidir estas opciones con el
calendario del proyecto, si no se generara un conflicto de horarios y Project arrojaras fechas de comienzo, fin y
duraciones incorrectas.

CREAR CALENDARIO DEL PROYECTO

Empezaremos creando el Calendario Base, y definiendo la fecha de Comienzo:

CREAR EL CALENDARIO BASE

1.

2.

Haga clic en la Ficha Proyecto y a continuacin


en el comando Cambiar tiempo de Trabajo Opciones
Active Nuevo Calendario Base y escriba el
Nombre del calendario (Ejemplo CALENDARIO BASE)

3.

Seleccione de Lunes a Sbado y marque la


casilla Periodo laborable no predeterminado.
Establezca la jornada en la opcin Desde y
hasta.

4.

Defina los Das No Laborables, ejemplo del 25


de marzo al 29 de marzo del 2013,para ello
seleccione el Da y active la casilla Establecer
das como periodo no laborable.

NOTA: Si se crea el calendario base y no se asigna al proyecto, es como si no hubiramos hecho nada por eso debemos
asignarlo, si este fuese el caso el proyecto trabaja con el calendario estndar.

ASIGNE EL CALENDARIO Y LA FECHA DEL PROYECTO

1.

Seleccione el men Proyecto Informacin del Proyecto.

2.

Indique la Fecha de Comienzo (19-03-2013)o Fin y asigne el Calendario Base.

3.

Ahora debemos asignar correctamente el


calendario, haga doble clic en la Escala
Temporal del Diagrama de Gantt
Seleccione la etiqueta Periodo No
Laborables.
Cambie el Color,pero sobre todo asigne el
Calendario Base.

4.
5.

NOTA: Ahora si est listo el programa para empezar


a introducir las tareas de nuestro proyecto.

Guarde los cambios comoClase 1- Calendariosen su carpeta.

MODULO 3: TAREAS
TAREA

Las Tareas son las actividades que se van a realizar en un


tiempo especific, cuando introducimos la primera tarea por
defecto Project asume que su duracin ser de 1 Da, esto lo
cambiamos de acuerdo a nuestro plan inicial, ms adelante.
Automticamente al introducir la primera tarea se muestra en el lado derecho la grfica del diagrama de
Gantt.
Antes de introducir cualquier tarea cambie su comportamiento a Duracin Fija No condicionada por el
esfuerzo. Este paso se realiza para que cuando asignemos ms de un recurso a una tarea no afecte su
duracin sino que se mantenga.
1.

Seleccione el men Archivo Opciones - Programacin.

2.

Desactive la casilla las tareas nuevas estn condicionadas por el esfuerzo y seleccione Duracin fija.

TIPOS DE TAREAS

Existen diferentes tipos de tareas:


Tarea Resumen
Totaliza el Proyecto as como cada Fase del mismo, solo debemos colocar el nombre de la tarea y
ninguna duracin ya que se calcula automticamente.

1. Proyecto 9 Das
1.1. Frisar 4 Das
1.2. Pintar 5 Das
1.2.1.Pared Azul 3 Da
1.2.2.Pared Blanca 2 Da
Sub Tareas
Podemos trabajar las tareas de manera detallada indicando la tarea inicial y desglosndola.Supongamos
que tenemos un proyecto donde vamos a pintar una oficina, esto se va a realizar de la siguiente manera
Frisar 4 Das y Pintar 5 Das, pero en el caso de pintar se especifica que una pared va en azul y se tarda 3
das y la otra pared en blanco y se tarda 2das.

1. Proyecto 9 Das
1.1. Frisar 5 Das
1.2. Pintar 4 Das
1.2.1.Pared Azul 3 Da
1.2.2.Pared Blanca 2 Da
La Tareas del Proyecto son Frisar y Pintar, las Sub Tareas son pared Azul y Pared Blanca.

Hitos
Son tareas cuya duracin es 0 das se utiliza para indicar el fin de
una fase del proyecto o la finalizacin del mismo.

Tareas RepetitivasoPeridicas
Son las tareas que se programan en base a una fecha de
inicio y una fecha de fin, ejemplo supongamos que vamos a
realizar supervisiones cada 2 das segn las fechas del
proyecto.
Estas tareas son independientes a las tareas del proyecto
por lo general no se vinculan por lo tanto no afectan la fecha
de finalizacin de la misma.

1.
2.

Seleccione la FichaTareas
Haga clic en el comando Tareasy seleccione Tareas
Peridicas.

Project toma las fechas de comienzo o fin por defecto, igual a la


que se encuentran en la informacin del proyecto.
En el siguiente ejemplo cada 2 das se va a realizar la
supervisin con una duracin de 1 da cada una.

DURACIONES

Es el tiempo que se tarda en realizarse la tarea, como indicamos en el concepto anterior por defectos
Project asume 1 Da, pero podemos cambiar estas duraciones a:

Minutos- min
Horas- h
Das- d
Semanas-sem
Meses- m

ACTIVIDAD NRO. 1:Repaso clase anterior y como tema nuevo vincular.


Ejemplo: Introduzca las siguientes Tareas en Project y sus duraciones con el mismo calendario base anterior,
guarde los cambios en su carpeta con el nombre Actividad nro 1 - Vincular, compare los resultados con la
siguiente la imagen:

VINCULAR TAREAS

Son lasrelaciones que existe entre las tareas, hay varios tipos de:
La relacin FC y CC son utilizadas cuando el proyecto se basa en la fecha de Inicio y no en la fecha de fin.
Fin Comienzo: La tarea dependiente comienza cuando
Finalice con la que tiene relacin. (FC)

Comienzo Comienzo: La tareas relacionadas comienzan al


mismo tiempo. (CC)
Nota: Por defecto al aplicar sangras a las tareas ests tienen una relacin FC, la cual podemos cambiar de
acuerdo al Plan Previsto (Inicial).
Ejemplo: Realizaremos una vinculacin FC a todas las tareas.
Pasos:
1.
2.
3.

Seleccionar todo el campo Nombre de la Tareas


Seleccionar el botn Vincular
Seleccione desde la tarea A hasta la tarea B y aplique una sola sangra.

La relacin CF y FF son utilizadas cuando el proyecto se basa en la fecha de fin y no en la fecha de comienzo.
Comienzo Fin: La tarea dependiente finaliza cuando comienza con
la que tiene relacin. (CF)

Fin Fin: La tareas relacionadas finalizan al mismo tiempo. (FF)

POSPONER Y ADELANTAR

Las tareas pueden tener especificaciones distintas ejemplo, que comienza cuando la predecesora este al
30% de finalizar, o 2 das despus de finalizar y as sucesivamente.
Posponer:Es retrasar las tareas en base a su duracin o en porcentaje de ejecucin.
Adelantar: Es asignar una duracin o porcentaje anterior al inicio de su fecha de ejecucin.
Ejemplo: Vamos a posponer la Tarea C para que comience 2 das despus que la Tarea B

Ejemplo: Vamos a adelantar la Tarea E para que comience 50% antes segn la duracin de la Tarea D

INFORMACIN DE LA TAREA

Si queremos ver toda la informacin relacionada con una tarea buscamos en su cuadro de dialogo
informacin de la tareas, encontraremos una serie de etiquetas con todos los datos de sus fechas,
dependencias, incluso recursos asignados.
1.

Haga doble clic en la tarea o en informacin de la tarea.

Fichas o Etiquetas: En el cuadro podemos observar varias fichas o etiquetas, cada una de ellas nos muestra
datos relacionados con esa actividad, permitindonos podemos realizar las modificaciones o ajustes
necesarios.

General: Nos muestra lo mismo datos

de la tabla de Entrada, nombre, fechas,


duracin, etc.
Predecesoras:Ver o modificar las
vinculaciones, posponer o adelantar.
Recursos:Muestra los recursos de
trabajo y material asignados a la tarea,
as como las unidades de asignacin
(cantidad de recursos).
Avanzado:En
este
punto
establecemos si es necesario, las
holgura, delimitaciones, cambiamos el
comportamiento de las tareas con
relacin a la asignacin de los
recursos, calendarios y esquemas.
Notas:Importante
para
indicar
comentarios que no servirn en un futuro para recordarnos o indicarle a terceros cambios que se
realizaron en esa actividad o cualquier otra informacin relevante.
Campos personalizados:Muestra los nuevos campos creados por el usuario.

EJERCICIO NRO. 1: Calendario y Tareas


Horario: 08:00 A 12:00 Y 02: A 06:00 de lunes a viernes
Fecha de comienzo: 01-01-2014
Objetivo: Proceso Administrativo
1.-Planeacin: Consiste en determinar lo que se va a hacer y determinar el curso de accin a seguir
2.- Organizacin: Responde a la pregunta de cmo se va a hacer, la estructura que debe darse en cuanto a
funciones y obligaciones.
3.- Integracin: Determinar con que se va hacer, fijando procedimientos:
a) Seleccin de tcnicas para escoger los elementos necesarios.
c) Desarrollo, que significa la necesidad de que todos elemento progrese o mejore.
4.-Direccin: Asegurarse que se haga, impulsando, coordinando y vigilando las funciones de cada elemento.
a) Autoridad para indicar como ejecutar una accin.
b) Comunicacin.- Flujo de informacin entre todos los elementos de la administracin
c) Supervisin: Asegurarse si las actividades se estn realizadas como se planearon.
5.-Control determina como se han realizado todas las actividades en relacin a lo planificado.
Respuesta:

MODULO 4: RECURSOS
RECURSOS

Existen dos tipos de recursos de trabajo y material, los recursos de trabajo son los recursos humanos que se
va a utilizar para cumplir con las tareas, los recursos materiales es lo que se necesita para poder realizarlas.
Tabla de Entrada de los Recursos
Esta es la tabla principal para introducir toda a la informacin relacionada con los
recursos de trabajo y materiales, nombre, grupo o clasificacin, el tipo de
recursos, los costos, calendarios a utilizar y as como la acumulacin de esos
costos.
Seleccione en la Barra de Vista Hoja de los Recursos.
Recursos de Trabajo
Los campos que se requieren para este tipo de recursos son:

Nombre del Recurso: Podemos utilizar trminos generales como Gerente, o nombre personales Juan
Lpez.
Tipo de Recurso: Por defecto Project asume los recursos como de trabajo, en este caso no cambiamos
este campo.
Iniciales: Campo automtico,Project coloca la primera letra del nombre del recurso.
Grupo: Se utiliza para clasificar los recursos, ejemplo podemos indicar en qu tipo de tarea va a estar
asignado.
Capacidad Mxima: Por defecto se establece como 100% esto se puede interpretar de varias formas,
ejemplo Pintores 300% estamos indicando que estamos utilizando 3 pintores, o Juan Lpez 50% estamos
indicando que este recurso solo trabajo medio turno con relacin al calendario base.
Calendario: Establecemos cual es el calendario que va a utilizar el recurso, por defecto se asume el
calendario base del proyecto.

Recursos de Materiales
Los campos que se requieren para este tipo de recursos son:

Nombre del Recurso: Indicamos el nombre del recurso a utilizar, ejemplo Pintura.
Etiqueta de Material: Se indica cmo se est comprando el recurso en el caso de la pintura, si por galn
o por cuete, etc.
Tipo de Recurso: Por defecto Project asume los recursos como de trabajo, en este caso debemos cambiar
este campo por material.
Iniciales: Campo automtico Project coloca la primera letra del nombre del recurso.
Grupo: Se utiliza para clasificar los recursos, ejemplo ponemosen que tarea va a estar asignado.

EJERCICIO NRO. 2: Recursos de Trabajo y Materiales


1.
2.

Abra el ejercicio nro. 1 y gurdelo como ejercicio nro. 2


Ir a la hoja de los recursos e introducir los recursos igual a la siguiente imagen. Debemos asignar el
calendario base a todos los recursos en la versin 2003, en las versiones superior lo asigna
automticamente.

MODULO 5: COSTOS
Los costos que se utilizan en Project son dos:

Costos que se asignan a los recursos.


Costo que se le asigna a las tareas.

Costos

Tasa Estndar: Se aplica cuando el recurso cobra por minuto, hora, das, semanas meses.
Tasa de Horas Extras: Es una tasa ms alta que la estndar, es cuando el recurso trabaja horas fuera de
su jornada laboral.
Costo por Uso: Cuando el recurso trabaja por asignacin y no por tiempo.
Costo de las Tareas: Este es el nico costo que se le asigna a la tarea y no al recurso.

Los costos que se reflejan en base al tiempo son para los recursos de trabajo, los recursos materiales se
reflejan en base a la unidad o etiqueta de material.
Asignar costos a los recursos:
Una vez planificado los costos del proyecto vamos asignarlo a las tareas, para ello:
En la Barra de Vista haga clic en Hoja de los Recursos.
Introducir los costos correspondientes.
Ejemplo:Ejercicio nro. 2
Si un recurso cobra por da 100 bs, colocamos en el campo Tasa estndar 100/d.
Si el recurso cobra 100 bs por asignacin lo colocamos en el campo Costo por Uso.
Si el recurso cobra 150 bs por hora adicional fuera de su jornada laboral, lo colocamos en el campo Tasa
de Horas extras.

Asignar costos a las tareas:


Costo Fijo: Este es el nico costo que se le asigna a la tarea y no al recursos, esto significa que no importa
cunto dure la tarea el costo se mantiene.

Versin 2003-2007
En la Barra de Vista haga clic en Diagrama de Gantt.
Seleccione en el men Ver Tabla de Costos.
Introducir el monto en el campo Costo de la tarea
correspondiente.
Nota: Una vez asignado el costo fijo cambie de nuevo a la
vitasVer Tabla de Entrada.
Ejemplo:Supongamos que la Gerencia de Procesos
adicionalmente cobra 2000 por la tarea.

Versin 2010
Haga clic en Vistas Haga clic en Tablas Tabla de Costo.

Acumulacin de costos
En este punto debemos definir cmo vamos a pagarle a los recursos, por defecto se acumulan segn l %
ejecutado:

Comienzo: Se acumula al iniciar la tarea.


Prorrateo: Se acumula segn el porcentaje ejecutado.
Fin: Se acumula cuando la tarea se haya ejecutado el 100%.

MODULO 6: ASIGNAR RECURSO


Recursos de Trabajo y Material
Una vez ya introducida las tareas, los recursos y sus costos debemos asignar estos recursos e indicar las
unidades de asignacin, que no son ms que la cantidad de recursos de trabajo o material que se van a
utilizar en cada tarea.
Punto importante que debemos tomar en cuenta, Project por defecto asume el
comportamiento de la tareas como UNIDADES FIJAScondicionada por el esfuerzo esto
afectara los tiempos, as que antes de asignar los recursos en nuestro caso debemos
cambiar este tipo de comportamiento a DURACIN FIJAno condicionada por el
esfuerzo.
Cambiar el comportamiento del Tipo de Tarea si ya fueron introducidas
Versin 2003-2010
Seleccione la columna nombre de la tarea en la tabla de entrada de las tareas.
Seleccione Informacin de la tarea Ficha avanzada
En Tipo de Tarea, seleccione Duracin fija y desactive la casilla condicionada por el esfuerzo.

Cambiar el comportamiento del Tipo de Tarea antes de ser introducidas


Versin 2003-2007
En la barra de men seleccione Herramientas Opciones Programacin
Cambie el tipo de tarea a Duracin fija y Desactive la casilla condicionada por el esfuerzo.
Haga clic en el botn predeterminar (esto permite que ya todos los archivos que se abran en ese equipo
ya tendrn este comportamiento y no har falta realizar este paso en archivos futuros.).

Versin 2010
En la barra de men seleccione Archivo Opciones Programacin

Asignar

Haga clic en la primera tarea


Seleccione el botn asignar recurso, se abrir la venta con todos los recursos
Haga clic en el recurso correspondiente a esa tarea y al botn asignar
Una vez asignado aumente la cantidad de recursos a utilizar ya sea de trabajo o material.

MODULO 7: ETAPA DE SEGUIMIENTO


Lnea de Base
Una vez ya introducido todos los datos necesario empezamos con la etapa de seguimiento, para ello
debemos guardar por lo menos una lnea de base, esto no es ms que guardar los datos originales segn el
plan, para posteriormente si surgen modificaciones tener un punto de comparacin entre lo que
planificamos y lo que realmente est ocurriendo en el proyecto.
EJERCICIO NRO. 3: Guardar Lnea de Base
1.

Abra el ejercicio nro. 2 y gurdelo como ejercicio nro. 3

Versin 2003-2007
Haga clic en la vista Gantt de seguimiento
En la barra de men seleccione herramienta
seguimiento guardar lnea de basey solo acepte
Observe que en el diagrama aparece una barra roja (que es lo
real) y una barra gris (que es lo planificado es decir lo
previsto), en este punto como no se han realizado cambios
ambas barras estn parejas.
Versin 2010
Haga clic en la Proyecto Establecer lnea de Base

Ruta Crtica
La ruta crtica de cualquier proyecto se representa en el Gantt de seguimiento de color rojo (por defecto). Se
considera crtica cualquier tarea que pueda afectar la fecha de finalizacin del proyecto, como tareas que no
han comenzado, tareas dependientes, fases relacionadas con otras fases, tareas con delimitaciones flexibles.

MODULO 8: ANLISIS Y CIERRE


ORDENAR TABLAS

Podemos ordenar nuestras tablas para ver los datos organizados de acuerdo al criterio que necesitemos,
ejemplo, supongamos que queremos ordenar nuestra tabla de entrada de los recursos por el tipo de
recurso.

En la Barra de Vista haga clic en Hoja de los


Recursos.
En sin Agrupar seleccione Recursos de Trabajo y
Material.

FILTROS

Los filtros se utilizan para


extraer o buscar informacin
basndose en un criterio,
supongamos que tenemos la
siguiente tabla de recursos y
queremos solo mostrar los
recursos que pertenecen a la
tarea pintar.
En la Barra de Vista haga clic en la Hoja de los Recursos.

Si observa se coloca en color azul el encabezado donde se est aplicando el filtro, si lo queremos quitar
abrimos la flecha y seleccionamos todas.
ACTUALIZAR EL PROYECTO

Se puede actualizar el proyecto basndonos en fechas o porcentajes, por defecto lo hacemos por fecha.
Versin 2003 - 2007
En la Barra de men seleccione Herramientas Seguimiento Actualizar Proyecto
Indicamos la fecha de actualizacin.

Versin 2010
Proyecto - Fecha de estado

En el diagrama de Gantt aparecer una lnea negra indicando


el progreso del proyecto as como de cada tarea, podemos
observar si se complet la tarea o anest en ejecucin.
As como si analizamos el resto de las tablas podemos ver las
variaciones a nivel de costos.

INFORMES EN PROJECT

Los informes permiten visualizar o imprimir


cualquier informacin relacionada con el
proyecto, para ellos solo realice los siguientes
pasos:
Versin 2003-2007
En la Barra de men seleccione Ver
Informes
Versin 2010
Proyecto - Informes
Se abrir el cuadro de dialogo de informes donde podemos seleccionar diferentes categoras, organizar e
incluso aplicar filtros con diferentes criterioEjemplo supongamos que queremos ver los costos de las tareas que ya finalizaron.
Seleccione la categora Costo y haga clic en seleccionar.
Flujo de Caja y haga clic en modificar.
Cambie Semanal por das, para un flujo de caja diario y acepte.

EXPORTAR EXCEL

Podemos llevarnos tablas de diferentes datos de Project a Excel para generar grficos o realizar anlisis de
esos datos con una tabla dinmica, o utilizar cualquier herramienta de anlisis de Excel.
En la barra de men seleccione Archivo Guardar Como y en Guardar como tipo seleccione Libro de
Microsoft Excel.
En Nombre coloque Costo de las Tareas que son los datos queremos exportar.
Se abrir un asistente en este punto solo haga clic en siguiente.
Deje activado Datos seleccionados y haga clic en siguiente.
Deje activado Equivalencia nueva porque es la primera vez que vamos a realizar esta actividad.
Active la casilla Tarea y haga clic en siguiente.
En nombre de la hoja escriba el ttulo de la tabla, ejemplo Costo de las Tareas.
En campo seleccione los campos a exportar y luego haga clic en siguiente.

Haga clic en guardar equivalencia y en nombre escriba Costos Previsto y Actual de las tareas y la fecha
de cuando se est realizando esta exportacin.
Haga clic en Finalizar

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