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UNIVERSIDADE DA CORUA

FACULTADE DE HUMANIDADES
DEPARTAMENTO DE HUMANIDADES

EVOLUCIN HISTRICA DE LA DESCRIPCIN ARCHIVSTICA EN


ESPAA EN LA POCA CONTEMPORNEA. ANLISIS DE LA
TRANSFORMACIN DE LOS INSTRUMENTOS DE CONTROL Y
DESCRIPCIN: DEL CATLOGO MANUSCRITO A LOS GESTORES
W EB D E O BJ ETO S D I G I TA LES C U LTU R A LES .

TESIS DE DOCTORADO PRESENTADA POR:


ANA NASEIRO RAMUDO

EL FERROL
ENERO, 2012

UNIVERSIDADE DA CORUA
FACULTADE DE HUMANIDADES
DEPARTAMENTO DE HUMANIDADES

EVOLUCIN HISTRICA DE LA DESCRIPCIN ARCHIVSTICA


EN ESPAA EN LA POCA CONTEMPORNEA. ANLISIS DE
LA TRANSFORMACIN DE LOS INSTRUMENTOS DE CONTROL
Y DESCRIPCIN: DEL CATLOGO MANUSCRITO A LOS
GESTORES WEB DE OBJETOS DIGITALES CULTURALES.

TESIS DE DOCTORADO PRESENTADA POR:


ANA NASEIRO RAMUDO

EL FERROL
ENERO, 2012

UNIVERSIDADE DA CORUA
FACULTADE DE HUMANIDADES
DEPARTAMENTO DE HUMANIDADES

EVOLUCIN
ESPAA EN

HISTRICA DE LA DESCRIPCIN ARCHIVSTICA EN


LA POCA CONTEMPORNEA. ANLISIS DE LA
TRANSFORMACIN DE LOS INSTRUMENTOS DE CONTROL Y
DESCRIPCIN: DEL CATLOGO MANUSCRITO A LOS GESTORES WEB
DE OBJETOS DIGITALES CULTURALES.

DIRECTORA:

MARA DE LAS NIEVES PEIR GRANER


V B

------------------------------

DOCTORANDA:
ANA NASEIRO RAMUDO

EL FERROL
ENERO, 2012

RESUMEN

En el contexto de la gran revolucin tecnolgica, con las implicaciones


sociales, econmicas, polticas y culturales, que se estn experimentando de
manera global en el trabajo administrativo de las empresas pblicas y privadas, se
estn modificando las formas de elaboracin, recuperacin y bsqueda de la
informacin, con la consiguiente transformacin tanto de los procedimientos de
trabajos en las oficinas, con el control del ciclo vital de los documentos; como de
los soportes de la informacin, con el paso del documento en papel al digital.
El presente estudio es un anlisis de los cambios producidos en los ltimos
dos siglos desde el mbito espaol, en uno de los elementos de trabajo
compartidos en el mbito de la oficina y el archivo, el instrumento archivstico;
mediante la revisin de la legislacin, la bibliografa archivstica, la formacin de
los archiveros y la prctica de los archivos pblicos espaoles. Tras su examen,
podemos concluir, que nuestro pas ha estado presente en todas las mejoras e
innovaciones que se han producido a nivel internacional, adaptndolas a su propia
tradicin archivstica y ha participado activamente en la normalizacin de la
descripcin, y por tanto, de los instrumentos archivsticos, incluso liderndola en
determinados momentos.

RESUMO

No contexto da gran revolucin tecnolxica, coas implicaciones sociais,


econmicas, polticas e culturais, que se estn a experimentar de xeito global no
traballo administrativo das empresas pblicas e privadas, estanse a modificar as
formas de elaboracin, recuperacin e procura da informacin e a documentacin,
coa conseguinte transformacin tanto dos procedementos de traballo nas oficinas,
co control do ciclo vital dos documentos; como dos soportes da informacin, co
paso do documento en papel ao dixital.
O presente estudo unha anlise dos cambios producidos nos ltimos dous
sculos dende o mbito espaol, nun dos elementos de traballo comns no mbito
da oficina e o arquivo, o instrumento arquivstico; mediante a revisin da
lexislacin, a bibliografa arquivstica, a formacin dos arquiveiros e a prctica dos
arquivos espaois. Tras o exame de todos estes elementos, podemos concluir, que
o noso pas estivo presente en todas as melloras e innovacins producidas a nivel
internacional, adaptndoas a sa propia tradicin arquivstica e participando
activamente na normalizacin da descripcin, e polo tanto, dos instrumentos
arquivsticos, inclusive liderndoa en determinados momentos.

ABSTRACT

In the context of the great technological revolution, with the social,


economic, political and cultural implications, which are experienced worldwide in
the administrative management of the public and private companies, this
revolution are modified the forms of production, recovery and search of the
information and documentation and the transformation so much of the procedures
of works in the offices, by means of control of the vital cycle of the documents;
since of the supports of the information, by means of the step of the document in
paper to the digital.
This study is an analysis of the changes produced in the last two centuries
in Spain, in one of the elements of work shared in the area of the office and the
archives, the finding aids, by means of the review of the legislation, the
bibliography arquivistique, the formation of the archivists and the practice of the
public Spanish Arquives. After the examination, we can conclude, that our country
has been present in all the improvements and innovations that have taken
worldwide, adapting them to his own tradition arquivistique and it has taken part
actively in the normalization of the description, and therefore, of the finding aids,
even leading them in certain moments.

Con la aparicin del papel, los documentos y


manuscritos que no fueron migrados o copiados al
nuevo soporte escriturario pronto dejaron de interesar
desapareciendo en el olvido, si no haban sido
calificados como tesoros por sus miniaturas, caligrafas
o contenidos. Alfonso Dvila Oliveda. Los Archivos
del Estado. Qu son y como se tratan. Ediciones TREA
2010, p. 11.

Agradecimientos
- A todos aquellos que han hecho posible que se cumpla mi sueo de dedicarme a
la profesin que ha inspirado este documento. En especial a mis padres, Mara del
Carmen y Porfirio que han credo en m y han estado siempre presentes a la
sombra de mis esfuerzos. Y en particular, a mi marido, Juan Miguel, que me ha
apoyado incondicionalmente en las duras horas de estudio para ingresar en el
Cuerpo Facultativo de Archivos y ha permitido que sacrificara las horas que no he
pasado con l, para redactar este texto.
- Al resto de mi familia, mis hermanos y cuados, y especialmente a mis sobrinos,
mi fuente de inspiracin y la esperanza de este loco mundo: a Rubn, gran
deportista; a Alba Sofa, encantadora escritora y pianista; a Leire Leonor, recin
estrenada en la familia; a Jorge, gegrafo; a Pablo Santiago, defensor de las causas
justas; a Ricardo, curioso pintor y a Javier, vido conversador y orador.
- A mi Directora de tesis, Mara de las Nieves Peir Graner, porque ha realizado el
gran esfuerzo de dirigir este trabajo y me ha orientado sabiamente con sus consejos
y sus conocimientos.
- A todos mis compaeros de trabajo por su paciencia y colaboracin, sobre todo,
quiero dar mi ms sincero agradecimiento a mi compaera y jefa, Elena Corts, y a
mi compaero y jefe, Alfonso Dvila, quien muy acertadamente me orient sobre
el tema que deba de escoger de tesis. Tambin me gustara dar las gracias al resto
de mis compaeros del Archivo General de la Administracin, especialmente a
mis compaeras encargadas de la biblioteca del centro, por su comprensin y por
el trabajo que les he dado.
- Al personal del CIDA (Centro de Informacin Documental de Archivos): Mara
Josefa, Ana Mara, Javier, Nuria, Carmen,, por orientarme personalmente en la
bsqueda de informacin y por convertir la biblioteca del CIDA en un lugar
siempre agradable de consulta.
- A mis amigos, por acompaarme y apoyarme en este camino que es la vida, por
las horas que les he robado y por no haber estado pendientes de ellos al estar
centrada en este estudio: Soledad, Caroline, Mar, Gregorio, Mara Jos, y
especialmente a Antonio, por haber compartido conmigo sus conocimientos y sus
orientaciones bibliogrficas.

TABLA DE CONTENIDOS

Pginas

INTRODUCCIN, OBJETIVOS, METODOLOGA, FUENTES Y ESTRUCTURA........................21-37

CAPTULO 1
DEFINICIONES Y TIPOLOGAS DE INSTRUMENTOS ARCHIVSTICOS ..............................39- 101

1. La descripcin de los archivos en al rea de tradicin latina y su influencia en la Archivstica Espaola


.............................................................................................................................................................................39
2. Las dificultades terminolgicas en la denominacin de los instrumentos archivsticos a travs de las obras
de los archiveros espaoles
.............................................................................................................................................................................47
3. Antecedentes histricos de los instrumentos archivsticos........................................................................59-72
3.1. La elaboracin de los instrumentos en la Edad Media............................................................59-62
3.2. La elaboracin de los instrumentos en el Edad Moderna........................................................62-69
3.3. La influencia de la conservacin en la evolucin de los instrumentos
archivsticos...................................................................................................................................69-72

4. Comparacin de las definiciones de las diferentes tipologas de instrumento de descripcin a travs de los
diccionarios
.......................................................................................................................................................................72-84
4.1. Definicin de Censo de Archivo.............................................................................................74-75
4.2. Definicin de Gua..................................................................................................................75-77
4.3. Definicin de Inventario.........................................................................................................77-79
4.4. Definicin de Catlogo...........................................................................................................80-81
4.5. Definicin de ndice................................................................................................................81-83
4.6. Definicin de Tesauro.............................................................................................................83-84
5. Los principales instrumentos de control administrativo de la informacin y la documentacin
.......................................................................................................................................................................84-97
5.1. Las relaciones de entrega........................................................................................................86-91
5.2. Los registros............................................................................................................................91-97
6. Los nuevos instrumentos de control y descripcin de la informacin y la documentacin
.....................................................................................................................................................................97-101
CAPITULO 2
LOS ORGANISMOS ENCARGADOS DE LOS ARCHIVOS EN LA ADMINISTRACIN PBLICA
ESPAOLA: ARTICULADORES DE LA FUNCIN DESCRIPTIVA
...................................................................................................................................................................103-119
1. Los Ministerios y Los Gobiernos Autonmicos: rganos encargados de la funcin archivstica

...................................................................................................................................................................104-108

2. Las Juntas, las Inspecciones y el Cuerpo Facultativo: rganos ex proceso encargados de la funcin
archivstica
...................................................................................................................................................................108-119

CAPTULO 3
ANLISIS DE LA EVOLUCIN DE LOS INSTRUMENTOS ARCHIVSTICOS........................121-352

1. La estructuracin intelectual de los archivos en los cuadros de clasificacin........................................122-183


1.1. Definicin de cuadro de clasificacin..................................................................................122-124
1.2. La articulacin estructural de los fondos documentales durante el siglo XIX.125-133
1.2.1. Teora de la clasificacin...................................................................................125-131
1.2.2. La prctica de la clasificacin............................................................................131-133
1.3. La articulacin estructural de los fondos documentales durante el siglo XX.........134-166
1.3.1. Teora de la clasificacin...................................................................................134-146
1.3.2. La prctica de la clasificacin............................................................................146-160
1.3.3. La clasificacin por materias en los archivos....................................................161-166
1.4. La articulacin estructural de los fondos documentales en el cambio de siglo. La bsqueda de la
normalizacin
.166-183
1.4.1. Teora de la clasificacin...................................................................................166-172
1.4.2. La prctica de la clasificacin............................................................................172-183
2. La descripcin del contenido de los documentos archivsticos en las guas, los censos, los inventarios, los
catlogos, los registros, las relaciones, los sistemas informticos (Bases de datos, Sistemas de gestin de la
informacin, etc.)
.....................................................................................................................................................................184-352
2.1. La descripcin en el siglo XIX....................................................................................................184
2.1.1. Teora y regulacin de la descripcin................................................................184-206
2.1.1.1. Regulacin legal en la Administracin Central..............................184-192
2.1.1.2. Regulacin legal en los Archivos de Hacienda...............................192-195
2.1.1.3. Regulacin legal en los Archivos Militares....................................195-197
2.1.1.4. Regulacin legal en el Archivo del Ministerio de Estado y Cortes
Generales
..197-198
2.1.1.5. Regulacin legal en los Archivos de Justicia..................................198-200
2.1.1.6. Regulacin legal en los Archivos Municipales...............................200-201
2.1.1.7. Tericos espaoles de la descripcin archivstica...........................201-206
2.1.2. La realidad prctica de la descripcin...............................................................206-211
2.1.3. La formacin de los archiveros en la descripcin archivstica.........................211-214
2.2. La descripcin en el siglo XX..............................................................................................214-305
2.2.1. Teora y regulacin de la descripcin...............................................214-265
2.2.1.1. Regulacin legal en la Administracin Central..............................214-229
2.2.1.2. Regulacin legal en el Ministerio de Hacienda..............................230-233
2.2.1.3. Regulacin legal en los Archivos Militares....................................233-237

2.2.1.4. Regulacin legal en el Archivo del Ministerio de Asuntos Exteriores


237
2.2.1.5. Regulacin legal en el Archivo del Ministerio Interior
238-239
2.2.1.6. Regulacin legal en los Archivos Judiciales y de la Fe Pblica
239-245
2.2.1.7. Regulacin legal en los Archivos Municipales..............................245-252
2.2.1.8. Regulacin legal en los Archivos de las Comunidades Autnomas
.....................................................................................................................252-256
2.2.1.9. Tericos espaoles de la descripcin archivstica..........................256-265
2.2.2. La funcin descriptiva en el acceso al Cuerpo Facultativo...............................266-269
2.2.3. La formacin de los archiveros en la descripcin archivstica..........................270-274
2.2.4. La formacin archivstica del personal con destino a la empresa privada274-278
2.2.5. La prctica de la descripcin.............................................................................279-305
2.2.5.1. La actividad descriptiva en el comienzo del siglo XX279-283
2.2.5.2. La actividad descriptiva durante la II Repblica y la Guerra Civil
Espaola
......................................................................................284-305
2.2.5.2.1. El caso particular de los Archivos Gallegos.....293-305
2.2.5.2.1.1. El Archivo del Reino de Galicia294-295
2.2.5.2.1.2. El Archivo de la Delegacin de Hacienda de
Ourense.296-297
2.2.5.2.1.3.

El

Archivo

Histrico

Provincial

de

Pontevedra298-300
2.2.5.2.1.4. El Archivo de la Delegacin de Hacienda de
Pontevedra300-302
2.2.5.2.1.5. Archivo de la Delegacin de Hacienda de
Lugo..302-305
2.3. La normalizacin de la descripcin en el trnsito al siglo XXI...........................................306-346
2.3.1. Teora de la descripcin normalizada................................................................306-310
2.3.2. El desarrollo de la normalizacin..............................................................................310
2.3.2.1. La normalizacin a travs del CIA.................................................313-319
(Consejo Internacional de Archivos)
2.3.2.2. La normalizacin a travs de ISO...................................................319-327
(Organizacin Internacional para la Normalizacin)
2.3.2.3. La normalizacin a travs de la UNESCO......................................327-330
2.3.2.4. La normalizacin a travs de la Unin Europea.330-332
2.3.2.5.

La

normalizacin

de

los

lenguajes

documentales:

ndices,

Clasificaciones, Tesauros, Nomencltores,..................................................332-339


2.3.2.6. Normativa para la digitalizacin de documentos............................339-341
2.3.2.7. Descripcin de materiales especiales..............................................341-346
2.3.2.7.1 La descripcin de los sellos..........................................341-342
2.3.2.7.2. La descripcin del material cartogrfico: mapas, planos

..343-344
2.3.2.7.3. La descripcin de fotografa.........................................344-345
2.3.2.7.4. La descripcin de los protocolos notariales.345-346
2.3.3. La prctica de la descripcin.............................................................................345-352

CAPTULO 4
EVOLUCIN

DE

LAS

FORMAS

DE

PRESENTACIN

DE

LOS

INSTRUMENTOS

ARCHIVSTICOS
.....................................................................................................................................................................353-403

1. La elaboracin manual de los instrumentos archivsticos.......................................................................357-363


2. La elaboracin mecanogrfica de los instrumentos archivsticos...........................................................363-365
3. La elaboracin de los instrumentos archivsticos en fichas....................................................................365-378
3.1. Los ficheros manuales y las fichas catalogrficas................................................................369-371
3.2. Los ficheros automatizados y las fichas perforadas.............................................................372-378
3.2.1. Las Tarjetas Perforadas......................................................................................373-377
3.2.2. La Microficha o Microfilm................................................................................377-378
4. Los instrumentos de descripcin en formato informtico.......................................................................378-403
4.1. Los procesadores de textos...................................................................................................378-381
4.2. El registro y los ficheros informticos..................................................................................381-382
4.3. Los actuales soportes de la informacin...............................................................................382-384
4.4. Los sistemas de gestin de bases de datos............................................................................384-388
4.5. Trayectoria en la aplicacin informtica en los archivos.....................................................389-393
4.6. El objeto digital y los metadatos..........................................................................................393-400
4.7. El documento electrnico.....................................................................................................400-401
4.8. Las publicaciones digitales...................................................................................................402-403

CAPTULO 5
LA PUBLICIDAD DE LOS INSTRUMENTOS DE INFORMACIN ARCHIVSTICA...............405-454

1. Evolucin histrica de la publicidad de los instrumentos en Espaa......................................................405-418


2. Anlisis de la publicidad de los instrumentos de descripcin a travs del OPAC de la Biblioteca Nacional
Espaola y el CIDA (Centro de Informacin Documental de Archivos)
.....................................................................................................................................................................419-423
3. Marketing y calidad en la creacin de productos de descripcin archivsticos......................................423-430
4. Los nuevos medios de difusin de los instrumentos de descripcin y su relacin con el grado de
alfabetizacin digital de los usuarios
.....................................................................................................................................................................430-432
5. El instrumento de descripcin como documento de archivo y su accesibilidad como documentos
administrativos
.....................................................................................................................................................................432-437
6. Las limitaciones para la publicidad de los instrumentos archivsticos en Internet.................................438-441
7. La proteccin de los instrumentos de descripcin publicados en formato electrnico...........................442-446

8. La conservacin de los ejemplares de instrumentos archivsticos publicados........................................446-449


9. Nuevos conceptos en la distribucin de los instrumentos de descripcin. Publicaciones Open Archives u
Open Access
.....................................................................................................................................................................449-452
10. La publicidad a travs de los investigadores.........................................................................................452-454
11. Anlisis a travs de la prensa electrnica de las transformaciones de los instrumentos de descripcin en la
ltima dcada
.....................................................................................................................................................................454-460
CONCLUSIONES.....................................................................................................................461-473
BIBLIOGRAFA.......................................................................................................................................475-500
ANEXOS501-624

Anexo I...503-508
Transcripcin del Cuadro de Clasificacin del Consejo de Estado
Anexo II......509-520
Transcripcin del Cuadro de Clasificacin del Ministerio de Fomento
Anexo III.....521-524
Transcripcin del Cuadro de Clasificacin del Ministerio de Gracia y Justicia
Anexo IV....525-534
Transcripcin del Cuadro de Clasificacin del Ministerio del Ministerio de la Gobernacin
Anexo V..535-537
Transcripcin del Cuadro de Clasificacin del Consejo de Ministros
Anexo VI....539-556
Transcripcin del Cuadro de Clasificacin del Ministerio de Estado
Anexo VII...557-568
Grficas de publicaciones
Anexo VIII..569-579
Transcripcin de la Instruccin para el arreglo y clasificacin de los archivos
Anexo IX....581-583
Real Orden de 14 de enero de 1893 del Ministerio de Instruccin Pblica sobre la publicidad de los
instrumentos de informacin en los centros gestionados por el Cuerpo Facultativo
Anexo X..585-624
Noticias de prensa relativas a la publicacin de los fondos documentales en Internet y al empleo de
las nuevas tecnologas para la gestin de los documentos de archivo
Anexo XI....625-629
Breve estudio de las fichas descriptivas de los Archivos
Anexo XII...631-651
Imgenes de Instrumentos de Descripcin Tradicionales

NDICE DE FIGURAS
Figura 1. Transcripcin al espaol de un esquema de la obra Les instruments de recherche pour les
archives, bajo la direccin de Victorin Chabot.
Figura 2. Cuadro de los trminos de los instrumentos archivsticos en diferentes idiomas segn el
Diccionario de Terminologa Archivstica del CIA.
Figura 3. Cuadro comparativo de los Cuadros de Clasificacin de los Anteproyectos para la
ordenacin de los Archivos de Hacienda.
Figura 4. Ejemplo de hoja de vaciado del censo-gua de archivos en los aos sesenta se compona
de los siguientes campos.
Figura 5. Ejemplo de formulario actual del Censo-Gua de Archivos.
Figura 6. Reproduccin del formulario de la R.O.C de Archivos Militares.
Figura 7. Evolucin del nmero de papeletas descriptivas producidas en el Archivo Central del
Ministerio de Fomento.
Figura 8. Grfica comparativa de pleitos y expedientes comprobados y papeletas realizadas en el
Archivo General de Galicia (1938-1940).
Figura 9. Grfica comparativa de papeletas trabajadas en el Archivo del reino de Galicia (19381940).
Figura 10. Grfica comparativa de las tareas de instalacin de legajos en el Archivo General de
Galicia (1938-1940).
Figura 11. Grfica comparativa de los trabajos de catalogacin en el Archivo de la Delegacin de
Hacienda de Ourense (1932-1940).
Figura 12. Grfica comparativa de los servicios en el Archivo de la Delegacin de Hacienda de
Ourense (1932-1940).
Figura 13. Grfica comparativa entre los servicios y la descripcin en el archivo de la delegacin de
Hacienda de Ourense (1932-1940).
Figura 14. Tabla del nmero de anotaciones en los ndices segn la Memoria de 1938 del Archivo
Histrico Provincial de Pontevedra.
Figuras 15 y 16. Grfica y tabla del porcentaje de las actividades en el Archivo Histrico Provincial
de Pontevedra.
Figuras 17 y 18. Grfica y tabla comparativas de los trabajos de catalogacin e inventario en el
Archivo de la Delegacin de Hacienda de Pontevedra (1934-1940).
Figuras 19 y 20. Grfica y tabla comparativas de las actividades del Archivo de la Delegacin de
Hacienda de Pontevedra (1934-1940).
Figura 21. Grfica comparativa de los servicios en el Archivo de la Delegacin de Hacienda de
Lugo (1936-1940).
Figura 22. Grfica comparativa de los trabajos de descripcin en el Archivo de la Delegacin de
Hacienda de Lugo (1936-1940).

Figura 23. Grfica comparativa de los trabajos de descripcin y servicios en el Archivo de la


Delegacin de Hacienda de Lugo (1936-1940).
Figura 24. Grfico extrado del Informe de la Subcomisin para encontrar Directrices y Ayudas
para la Preparacin y Presentacin de Instrumentos de Descripcin del Subcomit de Archivo del
Consejo Internacional de Archivos del 2001.
Figura 25. Comparacin de la estructura de las reas y elementos de las Normas Internacionales de
Descripcin Archivstica desarrolladas en el seno del Consejo Internacional de Archivos.
Figura 26. Diagrama sobre la administracin de funciones de las bases de datos de archivos de la
Norma ISO 14721:2003, modelo OAIS (Open Archival Information System).
Figura 27. Diagrama del AIF (Archival Information Package) de la Norma ISO 14721:2003,
modelo OAIS (Open Archival Information System).
Figura 28. Diagrama del PDI (Preservation Description Information) de la Norma ISO 14721:2003,
modelo OAIS (Open Archival Information System).
Figura 29. Diagrama del Package Description de la de la Norma ISO 14721:2003, modelo OAIS
(Open Archival Information System).
Figura 30. Ejemplo de asiento descriptivo de un catlogo en papel transferido al sistema de gestin
informtica de archivos (PARES).
Figura 31. Cuadro comparativo de la estructura de cinco Guas de Archivos publicadas en Espaa.
Figura 32. Esquema sobre la evolucin del soporte y el archivo en la Administracin.
Figura 33. Tabla comparativa de los SGBD (Sistemas de gestin de bases de datos).

Introduccin / 21
Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

INTRODUCCIN,

OBJETIVOS,

METODOLOGA,

FUENTES

ESTRUCTURA

I. Introduccin

La aparicin de los instrumentos de tratamiento documental en la Pennsula


Ibrica, hay que relacionarla con la creacin de los primeros soportes
documentales y la consiguiente articulacin de archivos para su guarda.
Resulta muy complejo situar cronolgicamente su surgimiento, ya que si nos
remontamos a nuestra poca protohistrica es muy difcil encontrar en las
excavaciones arqueolgicas evidencias de la existencia de archivos, de esta poca
slo se conservan vestigios epigrficos en diversos soportes documentales, a partir
de los cuales no podemos afirmar que se trate de documentos de archivo, an
siendo transmisores de la memoria, y menos an de instrumentos de descripcin
documental. En esta poca se puede deducir por el desarrollo de una escritura
desarrollada, la existencia de espacios fsicos en los que se guardaban los
documentos esencialmente contables, considerados como los primeros documentos
de archivo.
Es posible que sea ms acertado situar la aparicin de los primeros
instrumentos archivsticos dentro del contexto de la creacin de un sistema
articulado de archivos pblicos en nuestro territorio, este hecho se sita a partir de
la ocupacin romana. Con el advenimiento del Imperio Romano se introduce en la
Pennsula un complejo aparato administrativo y burocrtico. En la Hispania
Romana como en el resto del Imperio, tanto los instrumentos archivsticos, como
los propios documentos se realizaran en soportes blandos, como el papiro o el
pergamino; y en soportes duros, de los cuales destacan las tablillas de madera y
cera, que se usaban en el mbito administrativo y que se encuadernaban formando
dpticos, trpticos, En estas tablillas de inscriban registros o datos, tanto
pblicos como privados. Los soportes de la poca romana que han llegado
fsicamente hasta nosotros son la piedra, el metal, pero resultan insuficientes para
conocer la estructuracin de los archivos, y menos an de los instrumentos
archivsticos de esta poca.

Introduccin / 22
Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

En cuanto a los soportes blandos, el pergamino se fabricaba en la Pennsula


Ibrica desde el Imperio Romano, sin embargo, se conservan ms vestigios de su
uso, desde el Periodo Visigodo, concretamente desde la Alta Edad Media. Incluso
durante este periodo se han encontrado soportes duros como pizarras en Ciudad
Rodrigo y vila que contienen documentos agrcolas y ganaderos. Este tipo de
soportes resultaban ms econmicos y accesibles.
Tras un periodo de oscuridad archivstica, durante el Periodo Visigodo,
renacen los archivos reales y privados, dando lugar a los primeros instrumentos
archivsticos. En esta etapa los monasterios se configuran como centros de
conservacin de la memoria y el saber de pocas antiguas, constituyendo
autnticos archivos. A travs de estos centros se realizan copias sucesivas de los
documentos de pocas anteriores. Se configura una clara conciencia de fragilidad y
volatilidad del soporte de la escritura, por ello, siempre que el documento tuviese
gran transcendencia, de tipo jurdico o legal, se pasaba al pergamino, que era el
soporte de mayor durabilidad, pero tambin el ms caro. Es precisamente el coste
del pergamino lo que impide que hayan llegado a nuestra poca los archivos o los
instrumentos de descripcin de los documentos de la antigedad, que se
encontraban en soportes blandos ms voltiles como el papiro.
Ser el paso del pergamino al papel durante la Edad Media el que marque una
etapa de inflexin, tanto en la creacin de archivos, como en el crecimiento
exponencial de la documentacin, como en el aumento de la burocracia y el
desarrollo de la administracin, que result excepcional, sobre todo a partir de la
Edad Moderna. Los instrumentos archivsticos ms cercanos a los actuales, ms
complejos y extensos, surgen en esta poca.
A pesar de este pequeo repaso histrico, la presente tesis parte de la Edad
Contempornea, a travs de las lneas que a continuacin se presentan se analiza la
evolucin de la archivstica espaola en este periodo, a travs de sus instrumentos
de trabajo.
Ser bsicamente en las ltimas dcadas cuando asistamos a una
transformacin sin precedentes en las formas de accesibilidad y tratamiento de la
informacin contenida en los archivos que se refleja en el empleo masivo de los
medios tecnolgicos ms avanzados; en el desarrollo sin precedentes de la

Introduccin / 23
Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

normalizacin en el campo de la archivstica; en el gran avance en la digitalizacin


de los fondos documentales que se integran en gestores de objetos digitales; en la
creacin de sistemas de gestin integral de archivos; en el desarrollo legislativo de
la administracin electrnica en el mbito pblico espaol, que ha modificado
totalmente la gestin de la informacin y la documentacin.
Esta evolucin no ha supuesto el abandono de los viejos instrumentos de
descripcin elaborados durante dcadas en los archivos, que tambin se integran
en las nuevas formas de organizacin de la informacin a travs de directorios
informatizados o cambios de soporte, conversin de la informacin en bases de
datos o documentos electrnicos en diversos formatos, a los que se les introduce
un motor de bsqueda, un gestor de contenidos y un OCR. Estas conversiones de
los instrumentos tradicionales mejoran el acceso a la bsqueda de la informacin
contenida en ellos.
A parte de la transformacin ms puramente tecnolgica, los archivos estn
asistiendo a una transformacin social, facilitada por las nuevas formas de
tratamiento de la informacin y la documentacin que permiten un acceso masivo
del pblico en general al archivo sin moverse de casa, a travs de las redes
informticas, las redes sociales, o acercndose al archivo, mediante la asistencia de
los ciudadanos a los propios centros como usuarios de las salas de lectura o de las
actividades de los archivos, crendose as una oportunidad real de alcanzar la
transparencia informativa de los estados democrticos.
Esta apertura sin precedentes plantea nuevas problemticas relacionadas con
la seguridad informtica de la informacin confidencial y restringida conservada
en las instituciones archivsticas y sujetas a las leyes de accesibilidad; pero
tambin plantea dudas acerca de la proteccin intelectual de los instrumentos
difundidos a travs de Internet.
La aplicacin de los nuevos elementos tecnolgicos ha facilitado la
organizacin de la informacin y la documentacin de manera masiva, pero
tambin ha supuesto una revisin de la teora y de la metodologa en la descripcin

Introduccin / 24
Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

archivstica tradicional, as como de los elementos que en su da definieron su


especificidad como ciencia o tcnica.
II. Objetivos
Con la presente investigacin tengo el objetivo bsico de conocer la
transcendencia de los cambios que se estn experimentando en la archivstica
espaola actual como consecuencia de la evolucin de las gestin documental, a
travs de los instrumentos archivsticos, por ser los productos de las principales
tareas de archivo: el control y la descripcin de la documentacin y la difusin de
la informacin documental ms all del propio archivo.
Para conocer los orgenes de las transformaciones que estamos
experimentando se analizan los antecedentes histricos ms prximos de los
instrumentos de trabajo archivstico. Esta retrospeccin supone un repaso
evolutivo de su conceptualizacin y terminologa; de los organismos gestores de su
creacin; de los soportes y formatos en los que se han elaborado; de los objetivos y
procedimientos de creacin; de la regulacin y normalizacin que ha regido su
formacin, de las formas y objetivos de su publicacin,
A travs de una comparacin diacrnica y crnica de estos y otros aspectos
de los instrumentos archivsticos he procurado encontrar las claves de los cambios
enunciados en el momento actual; ubicar el punto cronolgico de inflexin en el
que se inician las transformaciones en el caso concreto de Espaa, teniendo en
cuenta que los cambios que est experimentando la gestin archivstica tiene un
carcter internacional. Se trata de estudiar el impacto de los cambios en el caso de
nuestro pas y analizar la nueva etapa de la historia archivstica espaola desde los
resultados de la praxis archivstica, los instrumentos de trabajo.
En resumen, se trata de examinar si realmente estamos asistiendo a
verdadero hito histrico, comparable a otras grandes transformaciones histricas
como fue el surgimiento de la escritura que dio lugar a una nueva etapa, la
histrica frente a la prehistoria, dando lugar a los primeros signos de existencia de
archivos; o el paso del pergamino al papel, que con el invento de la imprenta

Introduccin / 25
Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

permiti la difusin de la cultura ms all de las reservadsimos escriptorium de


los monasterios medievales y el gran desarrollo de los archivos en la Edad
Moderna.
Con la presente investigacin he tratado de analizar todas las innovaciones
que han modificado, tanto las formas de clasificacin y descripcin de la
informacin contenida en los archivos, como el concepto de instrumento
archivstico. Este anlisis se centra en el estudio de la evolucin histrica de los
instrumentos archivsticos en Espaa, con la finalidad de resaltar las peculiaridades
de la tradicin archivstica en nuestro pas, cronolgicamente esta revisin se
centra en los ltimos siglos, por ser en esta poca en la que se operan los grandes
cambios y la evolucin tecnolgica que influirn en la transformacin de los
instrumentos.
Antes de proceder a la elaboracin y entrega de la presente tesis, revis la
base de datos TESEO, del Ministerio de Educacin, para verificar la ausencia de
obras que trataran el tema de los instrumentos de descripcin desde le perspectiva
en que se plantea en el presente documento, si bien recientemente se han publicado
tesis relacionada con la temtica seleccionada, como es el caso de la tesis de Dunia
Llanes Padrn, documento que resulta de gran inters puesto que analiza la
estructura y evolucin de las normas de descripcin, tanto desde el punto de vista
de la macrodescripcin como de la microdescripcin 1, es complejo encontrarnos
1

En Francia se public una obra que revisa la transformacin de la elaboracin del instrumento de
descripcin archivstico en Francia, dentro del contexto de la normalizacin internacional, se trata
de la obra de la Direction des Archives de France, elaborada por Christine Nougaret, Bruno
Galland y Philippe Blaval, Les instruments de recherche dans les archives, realizada en el ao
1999. En el caso de Espaa, se ha revisado la base de datos TESEO, entre otras para conocer el
estado de la investigacin en Espaa sobre la temtica estudiada en la presente tesis y no se ha
encontrado ninguna obra que trate esta temtica.
En Espaa existe algunas tesis que tratan parcialmente el tema de la descripcin archivstica, es el
caso de: GONZLEZ FUERTES, Fernando. Control de tramitacin y archivo de expedientes,
IEAL, 1969 [TESIS]. Tesis que son instrumentos de difusin en si mismas, como es el caso de:
VALLECILLOS CAPILLA, Mara Dolores. Gua del Archivo de Protocolos Notariales de
Granada, Universidad de Granada, 1998 [Tesis]. Existe una tesis que trata la temtica estudiada
justo en el periodo anterior al estudiado en esta tesis y entrando en parte en el siglo XIX, se trata
de: BRGIDO GABIOLA, Baldomero, Organizar archivos. Anlisis Histrico de las Propuestas
Hispnicas (Siglos XVI al XIX), Universitat de Valncia, 2002 [Tesis]. Una tesis que trata
ampliamente para el siglo XIX algunas de las cuestiones tratadas en esta tesis, fundamentalmente, a
travs de un anlisis profundo de la legislacin es la de: FERNNDEZ BAJON, Mara Teresa.
Poltica documental en Espaa en el siglo XIX. La accin del Estado en la Promocin de Archivos
y Biblioteca, Universidad Complutense de Madrid, 2000 [Tesis]. Recientemente se ha publicado
una tesis que incluye estudios comparativos de las diferentes normas nacionales e internacionales:

Introduccin / 26
Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

estudios que acudan a las propias fuentes originarias, tanto documentales como a
los instrumentos archivsticos existentes para conocer su evolucin real. Autores
como Jos Luis Bonal Zazo, han estudiado la produccin bibliogrfica de tesis en
Espaa hasta el ao 2000, sealando la importancia de las tesis sobre instrumentos
de descripcin, se trata de tesis, que elaboran propiamente instrumentos de
descripcin: inventarios, catlogos,, no se trata de anlisis de los instrumentos
archivsticos. Segn Luis Bonal Zazo, esta temtica de tesis es la que presenta ms
inters a la hora de realizar una investigacin sobre archivstica2.
La ltima autora que ha realizado una obra recogiendo la evolucin de los
instrumentos de descripcin en Espaa; ha sido Mara del Carmen Pescador del
Hoyo, directora durante aos del Archivo General de la Administracin, centro en
el que actualmente ejerzo mis funciones, y en el que puedo constatar se conservan
y elaboran instrumentos archivsticos de todas las tipologas, y que por ello, al
igual que en su da hizo Pescador del Hoyo, en la presente tesis tom como
referencia para conocer la evolucin de la realidad prctica archivstica en Espaa.
Este texto constituye tanto una investigacin como una reflexin sobre la
actualidad de la descripcin archivstica, mediante una introspeccin adems de un
feedback a la historia ms reciente de la tradicin archivstica espaola, origen ms
inmediato de las transformaciones que vivimos. Se trata de una introspeccin
porque en este documento se plasman mis pensamientos fruto de mis propios
conocimientos y experiencias adquiridas desde mi puesto de trabajo en el mbito
de la descripcin archivstica. Resulta complejo dejar de lado el trabajo prctico
diario, pues en cada proyecto es necesario recuperar la prctica de los archiveros
que han tratado con anterioridad los fondos documentales que se vuelve a tratar en
la actualidad; como tambin resulta complejo aislarse del momento histrico
actual, a la hora de seleccionar hitos archivsticos, histricos, autores, es decir,
cualquier indicio entre los fondos documentales y bibliogrficos que traten sobre el
objeto de anlisis. Estas vinculaciones, dificultan la objetividad, que es la

LLANES PADRN, Dunia. La representacin normalizada de los documentos. Estudio comparado


de Normas de Descripcin Archivstica, Universidad de Salamanca, 2011 [Tesis]
2
BONAL ZAZO, Jos Luis. La investigacin universitaria sobre archivos y archivstica en
Espaa a travs de las tesis doctorales, Cuadernos de documentacin multimedia, n 10. En: I
Congreso Universitario de Ciencias de la Documentacin. Teora, historia y metodologa de la
documentacin en Espaa (1975-2000), Madrid, 2000, p.355.

Introduccin / 27
Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

constante persecucin del investigador, sin embargo, mi intencionalidad en esta


obra, ha sido revisar toda la bibliografa y documentacin que me ha sido posible
sobre la temtica de estudio, sin sobrepasar demasiado los lmites cronolgicos y
espaciales anteriormente sealados y los que me haba marcado antes de
comenzar.

III. Metodologa y Fuentes


Para la realizacin del presente trabajo he consultado mltiples fuentes
documentales en diversos formatos, fuentes de carcter primario como los
documentos de archivo y de carcter secundario como las publicaciones
monogrficas y peridicas.
He realizado la consulta bibliogrfica a travs de OPACs o catlogos
bibliogrficos, de los cuales me gustara destacar por la gran cantidad de obras
archivsticas; y aunque se pueden considerar igual de relevantes y en cierta medida
complementarios, en orden de preferencia y calidad: el catlogo de la Biblioteca
Nacional de Espaa, el catlogo del Centro de Informacin Documental de
Archivos (CIDA) y el catlogo REBIUN (que aglutina las Bibliotecas
Universitarias Espaolas).
Adems de la consulta bibliogrfica de apoyo al presente trabajo, los
catlogos me han servido para realizar un vaciado de publicaciones de
instrumentos de descripcin (inventarios, guas, ndices, catlogos,...), a partir del
cual he realizado un estudio cuantitativo y cualitativo de su evolucin a lo largo de
la historia contempornea.
No slo he consultado las bibliotecas anteriormente citadas, tambin he
consultados los fondos de la biblioteca del Archivo General de la Administracin y
de la biblioteca Google Books; en esta ltima he podido consultar las obras ms
antiguas y algunas ms recientes a texto completo, y me ha resultado
especialmente til para la realizacin de bsquedas bibliogrficas incluso por texto
completo de las obras digitalizadas.
En primer lugar, me gustara resaltar la que considero como la fuente
esencial de informacin: el propio objeto de estudio que se analiza y estudia a
largo de las lneas del presente trabajo, el instrumento archivstico. La mayora de

Introduccin / 28
Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

los instrumentos que he revisado, aunque no nicamente como se podr observar


en el apartado dedicado a la publicidad, son instrumentos ubicados en el Archivo
General de la Administracin, estos instrumentos son de dos tipos, los que se han
recibido por las diferentes transferencias de fondos documentales y los que se han
creado en los trabajos realizados en el propio centro.
Sobre todo en esta institucin, he tenido, tengo y espero continuar teniendo,
la oportunidad, de formar parte del Departamento de Descripcin y Conservacin,
esta posicin me ha permitido, tanto conocer la evolucin de los instrumentos ms
internos de un centro archivstico, los instrumentos de control3, como aprender el
proceso de elaboracin de nuevos instrumentos tanto de control como descripcin.
El Archivo General de la Administracin cuenta con la ms variada
tipologa de instrumentos de control y descripcin; aunque no podemos decir que
estn todos los formatos que se han creado en la historia archivstica espaola, s
existen importantes ejemplos de todo el periodo estudiado.
Los instrumentos de control y descripcin aparecen conservados en las ms
variadas ubicaciones, tanto en las salas dedicadas especialmente a su consulta y
uso, como integrando los propios fondos documentales.
En el primer caso, el Archivo ha conservado tradicionalmente cuatro copias
en papel (una en el Registro General de Entrada de los fondos documentales y
archivos, otra en el Departamento de Descripcin y Conservacin, otra en la Sala
de Investigadores y una cuarta que formaba parte de la desaparecida Sala de
Catastro).
El segundo caso es el de los instrumentos que se encuentran entre los
fondos documentales. Por mi experiencia en el Archivo, he tenido la ocasin de
poder comprobar como los instrumentos de descripcin forman en ocasiones parte
de los expedientes y documentos remitidos, constituyendo una parte inseparable de
los mismos, son la base de la historia archivstica de los fondos, constituyendo una
fuente histrica y un documento de archivo que permite recomponer informacin,

Los instrumentos de control, no suelen estar al alcance del usuario o el pblico, salvo que no se
cuente con otros instrumentos que permitan el acceso a la documentacin, el formar parte de un
equipo de trabajo de descripcin me ha permitido conocer todo tipo de instrumentos de control,
fuesen o no accesibles, y conocer las caractersticas de su elaboracin.

Introduccin / 29
Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

tanto de la historia del fondo enviado como de la propia historia general de la


archivstica.
Ambas tipologas de instrumentos han sido analizadas tanto desde el punto
de vista historiogrfico como tcnico, debido a mis dos facetas profesionales, la
histrica y la archivstica. Como historiadora he tratado de buscar fuentes
complementarias y paralelas para conocer diversos puntos de vista y como
archivera, he analizado las fuentes desde una perspectiva quizs menos objetiva
pero tambin ms comprensiva, teniendo en cuenta las dificultades tcnicas y
medios con los que se contaba en cada poca para elaborar los instrumentos.
Adems de una importante coleccin de instrumentos archivsticos, el
Archivo General de la Administracin conserva los fondos documentales de las
instituciones de la administracin central durante la poca contempornea, entre
cuyas funciones se encontraban la gestin y coordinacin de los archivos. Estas
instituciones han articulado la teora y la prctica archivstica durante los siglos
XIX y XX. Una fuente de primer orden es la documentacin del Ministerio de
Educacin (Instruccin Pblica,), entre cuyos fondos documentales destacan, los
de la Junta Facultativa y la Escuela Superior de Diplomtica, en los que se recogen
mltiples series con informacin relativa a la descripcin documental: oposiciones
y concursos, buscas, memorias de trabajos de los archivos, publicaciones de los
archivos,, as como informacin y comunicaciones entre las instituciones
centrales con archivos de todas clases: centrales, nacionales, provinciales,
locales, Las fuentes documentales relativas a archivos del Ministerio de
Instruccin Pblica en sus primeros aos de existencia, concretamente hasta el ao
1873, se perdieron como consecuencia del incendio del Archivo General Central
en 1939, tal y como apunta la Gua del Archivo Central del Ministerio de
Educacin4. Sin embargo, las fuentes posteriores se pueden consultar en diversos
instrumentos de descripcin, entre los que destaca la obra de Carlos Ramos Ruiz,
que fue publicada en dos Catlogos5. Las fuentes documentales sobre archivos no

CARMONA DE LOS SANTOS, Mara. Gua del Archivo Central del Ministerio de Educacin y
Ciencia. Alcal de Henares, 1975, p. 25.
5
RAMOS RUIZ, Carlos.
- Catlogo de la documentacin de Archivos, Bibliotecas y Museos Arqueolgicos del Archivo del
Ministerio de Educacin Nacional, Madrid, 1950.

Introduccin / 30
Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

se encuentran nicamente entre los fondos del Ministerio de Educacin, entre los
fondos del Archivo General de la Administracin, podemos encontrar los de otros
Ministerios que han ejercido funciones archivsticas, bien por poseer en su seno un
sistema de archivos o un archivo central, o bien porque albergaron la gestin de los
archivos, como es el caso de desaparecido Ministerio de Fomento. Por otro lado,
tambin se pueden encontrar los fondos documentales de instituciones como la
Junta Facultativa de Archivos o la Inspeccin de Archivos.
Dada la dispersin de las colecciones archivsticas espaolas, no slo en el
Archivo General de la Administracin se ubican fondos de inters. En el archivo
de la Biblioteca Nacional, se conservan documentos de la Junta Facultativa.
Tambin se pueden rastrear importantes documentos histricos sobre gestin
archivstica en el Archivo Histrico Nacional, o ms recientes en el Archivo
Central del Ministerio de Cultura.
Los fondos documentales de la Biblioteca Nacional, y del Archivo
Histrico Nacional, no han sido objeto de consulta directa para el presente trabajo;
sin embargo, si lo han sido las obras en la que se publican los estudios de dichos
fondos documentales, realizadas por archiveros y profesionales de estos centros.
Al igual que ocurre con las fuentes documentales conservadas en los diferentes
centros de archivos, el archivo del archivo, constituye una fuente imprescindible
para el conocimiento de la historia archivstica y la elaboracin de los
instrumentos de descripcin en el seno de cada institucin. Estas fuentes
documentales han sido consultadas tambin a travs de la bibliografa, y forman
parte de la brjula de cada centro archivstico.
As pues, mis esfuerzos se han centrado en las fuentes documentales del
Archivo General de la Administracin, que por su riqueza y por otros aspectos, se
puede considerar el archivo de los archivos estatales, y por tanto, tambin en el
mbito de la descripcin archivstica. Su envergadura supone un considerable
esfuerzo de bsqueda, consulta y estudio, por este motivo he preferido centrarme
en las fuentes primarias de este centro, que adems conserva series paralelas con

- Nuevo catlogo de la documentacin no incluida en el anterior y de la recibida con posterioridad


referente a la actuacin general del cuerpo facultativo de archiveros, bibliotecarios y arquelogos
y de la seccin correspondiente del ministerio, que se custodia en el Archivo General del
Ministerio de Educacin Nacional, Madrid, 1963.

Introduccin / 31
Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

los archivos anteriormente citados, al poseer los fondos documentales de los


organismos centrales de la administracin que se ocuparon de los archivos y la
archivstica.
En la consulta y anlisis de las diferentes fuentes documentales, al igual,
que en cualquier tipo de trabajo histrico, he podido observar diferentes puntos de
vista de una misma realidad, as como comprobar la existencia de una evolucin
comn en la elaboracin de los instrumentos de trabajo, tanto desde la ptica de la
teora de la descripcin como desde la prctica archivstica.
En segundo lugar, aparte de las fuentes documentales primarias, este
estudio se ha basado en fuentes secundarias como son las publicaciones
monogrficas. Como he comentado en lneas anteriores he consultado la
bibliografa de las principales bibliotecas espaolas y el buscador Google Books.
La bibliografa consultada abarca obras desde el siglo XIX, e incluso en algunos
casos anteriores, hasta la actualidad.
En tercer lugar, adems de las fuentes citadas, he empleado otra fuente
secundaria que resulta imprescindible en el mbito de la archivstica, se trata de las
publicaciones peridicas. Las revistas ms analizadas en el presente trabajo son
aquellas que giran en torno a los archivos y a los archiveros durante las pocas de
mayor esplendor en el desarrollo de la profesin, sobre todo, las que marcan una
cierta continuidad cronolgica. Estas publicaciones son rganos de expresin de
las principales instituciones archivsticas, hacindose eco de los grandes hitos de la
archivstica espaola a lo largo del tiempo, me refiero, en especial a la Revista de
Archivos, Bibliotecas y Museos6; el Boletn de Archivos, Bibliotecas y Museos7;

Informacin extrada de la Hemeroteca Digital: La Revista de archivos, bibliotecas y museos es


probablemente la ms representativa de las que se han editado en Espaa en estas materias. Por una
parte, el largo periodo de tiempo que abarca, que se extiende, aunque con interrupciones, de 1871 a
1979, ofrece una panormica histrica de la evolucin de las bibliotecas, archivos y museos. Por
otra parte, la cantidad y calidad de los colaboradores que redactaron sus pginas la convierten en
testimonio de la investigacin en nuestro patrimonio y del inters en difundir su gran riqueza. La
RABM fue el rgano del Cuerpo Facultativo de Bibliotecarios, Archiveros y Anticuarios. Se
organiz en distintas secciones para dar cabida a trabajos originales, difundir las colecciones,
recoger las novedades bibliogrficas y publicar noticias oficiales. La nmina de redactores y temas
ha sido muy larga, por lo que se recomienda consultar el Catlogo de la Revista y el Boletn de
Archivos, Bibliotecas y Museos, de D. Ramn Gmez Villafranca, que abarca de enero de 1871 a
diciembre de 1910, as como los dos volmenes de ndices, el de los aos 1871/1957 incluido en el
tomo 66 (1959), y el de los aos 1958/1979 redactado por Carlos Rodrguez Jouli de Saint - Cyr y
que fue publicado por el Ministerio de Cultura en 1986.
[http://bdh.bne.es/bnesearch/HemerotecaCompleteSearch.do] (Consultado el 01-07-2011).

Introduccin / 32
Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

el Boletn de la Direccin General de Archivos y Bibliotecas8 y el Boletn de


Archivos9. Desde luego, estas no han sido las nicas revistas consultadas. En el
mbito nacional, desde el punto de vista corporativo, otra revista que destaca por
su continuidad, es la Revista de ANABAD (Asociacin Nacional de Archiveros,
Bibliotecarios y Documentalistas), que tambin abarca un amplio periodo desde
los aos cincuenta hasta la actualidad, adems de otras publicaciones que me han
servido para examinar dcadas ms recientes. Esencialmente en las ltimas
dcadas se produce una gran explosin cuantitativa y cualitativa en la edicin de
publicaciones peridicas del ramo, tanto del mbito general de la documentacin,
como de la diplomtica, como de la archivstica en particular. Aunque se echa de
menos una publicacin o repositorio que recoja de manera exclusiva las novedades
en publicidad de instrumentos de difusin, cubre en cierto modo la demanda, el
Boletn del CIDA (Centro de Informacin Documental de Archivos) que dedica un
apartado temtico desde hace dcadas a la difusin de las novedades, pero no
recoge los portales, repositorios, u otros recursos, ms propios de la tradicional
literatura gris.

IV. Estructura
La presente investigacin se articula en captulos articulados en diferentes
apartados.
El captulo 1 bajo el ttulo, Definicin y tipologas de los instrumentos
archivsticos, constituye bsicamente un repaso conceptual del objeto investigado
en el presente estudio, tanto del trmino instrumento archivstico, como de las
diferentes tipologas en las que se divide. Este apartado comienza con la polmica

Informacin extrada de la Hemeroteca Digital: El Boletn de archivos, bibliotecas y museos se


public entre abril y diciembre de 1896. rgano oficial del Montepo del Cuerpo Facultativo,
difunda informacin administrativa entre los colegiados. Pero incluy tambin una seccin tcnica
en la que encontramos informacin de gran inters ().
[http://bdh.bne.es/bnesearch/HemerotecaCompleteSearch.do] (Consultado el 01-07-2011).
8
Como bien indica su nombre fue un rgano de publicidad y expresin de la Direccin General de
Archivos, Bibliotecas y Museos, que dependi del Ministerio de Educacin Nacional, entre los
aos 1952-1974, a travs del que se daba publicidad de las noticias y avances en los archivos,
bibliotecas y museos durante el rgimen franquista.
9
Revista dependiente de la Subdireccin General de Archivos del Ministerio de Cultura entre los
aos 1978-1980, durante la transicin democrtica, centrada nicamente en los aspectos tcnicos
archivsticos.

Introduccin / 33
Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

derivada de la confusin terminolgica, que ocasiones, se ha presentado en torno a


las diferentes tipologas de instrumentos archivsticos, el origen de esta discusin
se sita en el siglo XIX y, a pesar de los mltiples intentos de concrecin, resultar
siempre un elemento de confusin en la prctica archivstica. En este apartado al
igual que en otros he revisado los principales manuales de descripcin archivstica,
que han constituido la base terica de la realizacin prctica de los archiveros
espaoles. Los apartados posteriores recogen las mltiples definiciones de estos
trminos en diferentes diccionarios, espaoles y extranjeros, de archivstica o de
documentacin en general; as como de las formuladas por los principales tericos
de la archivstica espaola. Antes del estudio de las diferentes definiciones de los
instrumentos archivsticos,

se incluye una breve introduccin a modo de

antecedente sobre su constitucin en la Edad Media y Edad Moderna.


El captulo 2, bajo la denominacin, Los organismos encargados de los
archivos en la Administracin Pblica: articuladores de la funcin descriptiva de
los archivos, tiene la finalidad bsica de contextualizar los instrumentos de
descripcin en el seno de la evolucin administrativa espaola, mediante un breve
repaso a la historia de las instituciones y las organizaciones archivsticas
dependientes de la administracin pblica, que se dedicaron a lo largo del periodo
contemporneo, a intentar articular y establecer las pautas de descripcin
archivstica y, por tanto, de la creacin de los instrumentos de descripcin, as
como, a estudiar la introduccin de las novedades a nivel internacional en los
centros archivsticos pblicos y privados, que dependan directa e indirectamente
del Estado, y que se han regulado por leyes y normas emanadas de los diversos
gobiernos polticos. El periodo poltico e histrico en el que se circunscribe el
presente estudio, los siglos XIX, XX, y XXI es, en muchos momentos, una etapa
de la historia de Espaa convulsa y cambiante, en resumen de grandes fracturas.
Todas estas transformaciones se plasmarn en las instituciones dependientes de las
administraciones pblicas, constituyendo un obstculo para el desarrollo de una
normativa que pudiera hacer de la archivstica un rea fuerte y establecedora de
pautas para todos los organismos de la administracin. As pues, en este apartado
se repasa brevemente la relacin de ministerios, direcciones generales, organismos
consultivos,, que se han dedicado a establecer pautas y procedimientos para el

Introduccin / 34
Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

tratamiento descriptivo de los archivos, bien, en forma de recomendacin, de


normativa o de propuesta de ley.
El captulo 3, titulado, La evolucin de los instrumentos archivsticos, es el
ncleo central de la tesis, es el captulo en el que he concentrado el grueso de la
investigacin entorno a la normativa, la teora y la prctica archivstica espaola
empleada en la creacin de los instrumentos archivsticos. Este captulo se
organiza cronolgicamente y se divide en dos fases: la primera centrada en los
cuadros de clasificacin, donde se repasa tanto en el tiempo la teora archivstica, a
travs de los diferentes autores y de la normativa de las instituciones pblicas, as
como las prcticas en la elaboracin de estos instrumentos. Y la segunda en la que
se tratan los mismos aspectos en relacin a los instrumentos archivsticos restantes.
En este apartado he analizado tambin las prcticas emanadas de la instruccin
universitaria y administrativa que influyeron en la creacin de instrumentos de
descripcin.
El captulo 4, con la denominacin, Las formas de elaboracin y
presentacin de los instrumentos de descripcin, analiza desde el punto de vista
ms material la evolucin de los instrumentos de descripcin a lo largo del periodo
estudiado. A travs de este apartado se puede observar como los grandes cambios
que se operan en el mbito de la descripcin archivstica tienen una clara
proyeccin fsica con respecto a los materiales que se emplean para la elaboracin
de los instrumentos y a las tcnicas empleadas, fruto del gran desarrollo industrial
y tecnolgico que parte del siglo XIX y que revolucionar todos los campos
laborales entre ellos el de la oficina y el archivo.
El instrumento de descripcin es un documento ms de la gestin
administrativa, por ello, en el presente apartado se muestra un profundo estudio de
los aspectos ms diplomticos del instrumentos de descripcin, es decir, se
analizan las transformaciones en su forma, formato y soporte, y sus consecuencias
en la descripcin archivstica, presentando un recorrido por las tcnicas empleadas
en la elaboracin de este tipo de documento, tanto de las tcnicas manuales de
elaboracin que suponen una continuidad en la poca Contempornea de las
pocas anteriores, como las novedades que se introducen, y que giran entorno a los

Introduccin / 35
Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

diferentes desarrollos de dos mquinas, la de escribir y el ordenador, con la


progresiva sustitucin de los instrumentos escritorios por sistemas mecanizados.
En este captulo es bsica la revisin de las transformaciones
experimentadas en los soportes documentales que se han empleado en la creacin
de los instrumentos. Entre los diferentes soportes empleados encontramos los
soporte en papel, es el caso de la ficha, la cdula o el libro; los soportes analgico,
como el microfilm; y el soporte digital, como es el disquete, CD-ROM, disco
ptico o los soportes ms sofisticados que actualmente se ofrecen en el mercado,
como los discos duros y otros que se escapan materialmente del control del usuario
al emplear servidores remotos para el almacenamiento de la informacin. En un
comienzo, el paso de un soporte a otro se ha realizado para evitar la prdida de los
instrumentos de descripcin o la propia documentacin que relacionaban, pero con
el paso del tiempo, la culminacin ser la inclusin del instrumento de descripcin
en el propio documento digital, mediante los metadatos.
Los instrumentos de descripcin no slo se elaboran, tambin se difunden,
es decir, son presentados para un pblico ms amplio que el que forma parte de la
oficina o el archivo, por ello, en el presente estudio, tambin analizo la evolucin
tcnica y material de la presentacin de estos instrumentos, que van desde el
anlisis de la imprenta, tcnica que se conoca desde pocas anteriores a la
contempornea, hasta la difusin digital por redes y telecomunicaciones.
Los cambios analizados en el presente captulo no son exclusivos del
mbito nacional, se producen incluso con anterioridad en pases ms desarrollados,
pero tendrn sus peculiaridades asimilativas y evolutivas en la tradicin
archivstica espaola.
Y finalmente enlazando con el apartado final del anterior captulo, que trata
los aspectos materiales de la difusin, el captulo 6, bajo el epgrafe, La publicidad
de los instrumentos de informacin archivstica, recoge ampliamente la publicidad
de los instrumentos de informacin archivstica. Este captulo se sita al final de la
tesis, porque la finalidad bsica de las funciones descriptivas de los archiveros es
precisamente dar publicidad a su trabajo para facilitar el acceso del ciudadano y de
la administracin a la informacin. Los instrumentos que normalmente se
publicitan son los instrumentos de descripcin, por ello, este captulo se centra en

Introduccin / 36
Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

esta tipologa de instrumentos y cmo se han ido transformando paulatinamente,


desde el siglo XIX, las formas de difusin y publicidad, caminando desde el
acceso restringido, a un mbito muy concreto de la ciudadana, al acceso de la
totalidad de la poblacin a los archivos. Tambin se analizan algunos de los
obstculos que han surgido como consecuencia de la gran difusin en el acceso a
la informacin, como es el caso del problema del analfabetismo informacional y
tecnolgico; las nuevas disciplinas que emplea la archivstica para dar mayor
publicidad de la informacin, como es el caso del marketing; las nuevas filosofas
en la difusin de la informacin como la que surge entorno al open archive, y la
gran importancia de las obras de los investigadores en la difusin de los archivos.
Al final del trabajo, se incluyen los anexos. Estos sirven para ilustrar los
apartados anteriormente comentados, y por tanto, son complementarios. En ellos
he incluido:
- Una serie de cuadros de clasificacin histricos, la mayora de ellos, de
publicacin indita, que sirven para ilustrar la importancia de la evolucin de los
cuadros de clasificacin en el mbito ministerial. Estos cuadros muestran los
grandes esfuerzos histricos en la normalizacin de los archivos, que parecen una
novedad de nuestros das.
- Diversas grficas que ilustran la evolucin en la produccin de la
publicidad de los instrumentos de descripcin archivstica por tipologas de
instrumentos.
- Dos transcripciones en texto ntegro de las mltiples normas de
descripcin archivstica que se han publicado en los ltimos siglos. Estas normas
son de gran transcendencia en la evolucin descriptiva espaola, se trata de la
Instruccin para el arreglo y clasificacin de los archivos, que es la primera
norma de descripcin archivstica espaola de la poca contempornea y que a
pesar de no llegar a aprobarse por la falta de consenso, ha sido la pauta a seguir
por muchos archivos y la Real Orden de 14 de enero de 1893 del Ministerio de
Instruccin Pblica sobre la publicidad de los instrumentos de informacin en los
centros gestionados por el Cuerpo Facultativo, norma que ilustra el constante
inters de los archivos en dar publicidad a la informacin contenida en los mismos.

Introduccin / 37
Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

- Una serie de noticias de prensa electrnica, cuyo anlisis crtico es


realizado en el captulo dedicado a la publicidad de los instrumentos archivsticos,
en la que se recogen la actualidad y la repercusin social de la publicidad de la
informacin de los archivos, que es objeto de un gran nmero de pginas en los
peridicos de todo el mundo.
- Una serie de fotografas y patentes de los instrumentos de control y
descripcin de la documentacin por antonomasia, antes de la aparicin de las
bases de datos, los ficheros. Estas fotografas han sido realizadas ntegramente en
el Archivo General de la Administracin en Alcal de Henares.
- El ltimo anexo, es un anlisis de las fichas de referencias o descripcin a
travs de imgenes tambin tomadas del Archivo General de la Administracin de
Alcal de Henares.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 39


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

CAPTULO 1
DEFINICIONES Y TIPOLOGAS DE INSTRUMENTOS ARCHIVSTICOS
1. La descripcin de los archivos en al rea de tradicin latina y su influencia
en la Archivstica Espaola
El crculo de las influencias terico-prcticas descriptivas que ha estado
presente en la archivstica espaola durante la poca Contempornea tiene su
origen en una tradicin compartida con otros pases, que se integran dentro de la
rbita de la cultura latina, entre los cuales nos encontramos, por un lado, los que
tienen una influencia ms directa de la cultura greco-latina y por otro lado, los
pases influenciados por esta tradicin, mediante un proceso de culturizacin
consecuencia de las colonizaciones que se producen desde la Edad Moderna.
Los pases de origen directo greco-latino, son Espaa, Francia, Italia,
Grecia o Portugal1, y los pases posteriormente absorbidos por esta tradicin sern
todas las colonias que han ido estableciendo dichos pases en las diferentes fases
de expansin. En el caso de Espaa, la tradicin se extiende a un amplio territorio.
Desde el punto de vista de la influencia archivstica, interesa destacar dos
tradiciones, la francesa e italiana, debido a su fuerte impronta en nuestra
archivstica, fundamentalmente por razones de proximidad con Espaa.
Esta cercana no es casual, ya que los tres pases comparten una relacin
histrica, cultural, administrativa y lingstica, que ha supuesto un continuo
intercambio intelectual en todos los niveles, y por tanto, tambin, en el mbito de
la descripcin archivstica.

Frente a la tradicin latina estara la tradicin

anglosajona que tiene sus propias peculiaridades archivsticas.

En el pas vecino existen importantes tericos, sin embargo, la influencia en la Archivstica


Espaola apenas se ha recogido por los diferentes autores nacionales. Un manual interesante para
conocer la evolucin terica y prctica de la Archivstica portuguesa es la obra de Armando
Malheiro da Silva, Arquivstica: teoria e prtica de uma cincia da informao. En Portugal nos
encontramos tambin estudios que tratan el tema de los instrumentos de descripcin como es el
caso del realizado por Maria Fernanda Sombreireiro Falcato Henriques Mouta, Arquivos
instrumentos de recuperaao da informaao, publicada en el ao 1977. Portugal es un pas que ha
desarrollado grandes proyectos archivsticos en los ltimos aos, las directrices para la descripcin
se han establecido a travs de obras como Orientaoes para a descriao arquivstica publicado por
el Instituto dos Arquivos Nacionais, la Torre do Tombo, el Programa de normalizaao da
Descriao em arquivo y el Grupo de trabalho de normalizaao da descriao em arquivo.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 40


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Los archiveros espaoles se interesaron, aunque no nicamente, por


conocer las novedades archivsticas a travs de las obras de los principales
archiveros de los pases nombrados.
La influencia ha sido diferente en la otra rea nombrada, que en el caso de
Espaa sera la Latinoamericana. En este mbito su tradicin archivstica se
alimenta de diferentes orgenes, siendo pases influidos tanto por las corrientes
europeas como norteamericanas.
La nmina de autores que trataron el tema de los instrumentos de
descripcin en estos mbitos es amplsima, por ello, a continuacin, se recoge una
breve resea de algunos autores que han marcado nuestra tradicin.
La Italia del siglo XX se ha caracterizado por dar importantes pensadores a
la archivstica internacional, algunos de los cuales han influido tambin en nuestra
archivstica y en la latinoamericana, la nmina es amplia, pero destacan autores
como Leopoldo Sandri2, Eugenio Casanova, Giorgio Cencetti3, Elio Lodolini.
Eugenio Casanova, lleg a Espaa a travs de su obra Archivstica4, que
a pesar de no ser traducida al castellano, no impidi que fuera ampliamente
conocida. Este autor contempl los siguientes instrumentos archivsticos: el
inventario, el manual histrico archivstico, el ndice sumario, el inventario
sumario, el elenco, el ndice, el repertorio, el regesto, el catlogo y la gua.
Recogi tambin el instrumento auxiliar por antonomasia, el ndice, que se
poda emplear tanto en la elaboracin del inventario, como del regesto, de la tabla
de materias o de la gua,
Este autor dedic parte de su obra a estudiar las peculiaridades de los
instrumentos archivsticos empleados en Italia. En cuanto al inventario lo defini
como: aquella composicin o documento, en el que son indicadas de modo
partido las cosas y, en el caso especfico, los actos de un instituto, de los cuales se
deriva la entidad. Es el cuadro complejo, y el prospecto sinttico de aquellos actos,
ordenado segn el mtodo cientfico, del que no se considera la cualidad, sino la
cantidad, lo consider un instrumento insustituible por cualquier otro. Defini la
2

SANDRI, Leopoldo. L'Archivistica. En: Antologia di scritti archivistici. Ufficio Centrale per i
Beni Archivistici, Roma, 1985. p. 9-25.
3
CENCETTI, Giorgio. Inventario bibliogrfico e inventario archivstico. En:LArchiginnasio,
XXXIV, Bologna, 1939, p. 106-117.
4
CASANOVA, Eugenio. Archivstica, Lazzeri, Siena, 1928.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 41


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

gua o vade mecum, como: aquel documento que describe sucintamente parte por
parte todo el conjunto de un archivo general, siguiendo casi la colocacin. El
manual histrico archivstico, lo defini como: la descripcin razonada de varios
archivos generales para darse una idea de su amplitud y de su contenido, esta
definicin estara ms cercana a lo que se entiende en la tradicin espaola por
gua que la anterior. El ndice sumario, inventario sumario o lista lo defini como:
el prospecto numrico de las colecciones, que componen un archivo. El elenco
lo defini como: el documento en el que se registran una detrs de otra ms cosas,
segn un orden determinado para indicar tanto la cantidad como la cualidad. El
repertorio lo defini como: el recuento o reagrupamiento de las cosas o sujetos de
un manuscrito o de una serie de manuscritos o impresos, recuento dispuesto en un
orden determinado, alfabtico o por materia, para facilitar la bsqueda de una o
ms cosas o sujetos. El regesto lo defini como: el asunto ms o menos extenso,
del contenido de una acto singular, o el recuento de varios de tal asunto. El
catlogo lo defini como: la enumeracin o lista, ordenada o no ordenada, de
nombre o ttulo de ms cosas del mismo gnero. La tabla de materias la defini
como: el prospecto alfabtico de las cosas mencionadas o tratadas en un
manuscrito o impreso determinado.5
Otro de los autores italianos que ha tenido incluso ms repercusin en la
archivstica espaola y tambin en la exterior, tanto a travs de su obra, como por
sus colaboraciones en proyectos internacionales, ha sido Elio Lodolini.
Su manual destaca por ser uno de los ms influyentes en la archivstica
contempornea, Archivstica. Principios y Problemas6, y este manual a diferencia
del anterior s ha sido traducido al castellano. Elio Lodolini, reduce el conjunto de
instrumentos de trabajo del archivo a dos: la gua general7 y el inventario8. Trata
el tema de los instrumentos de descripcin desde una perspectiva acadmica y
final, como elemento de orientacin a la investigacin: En nuestra opinin, el
verdadero inventario, o sea, el instrumento de trabajo necesario para encontrar la
5

dem, p. 252.
LODOLINI, Elio. Archivstica. Principios y Problemas. ANABAD, Madrid, 1993, p. 205-213.
7
La gua describe, o debera describir, el archivo sobre la base de las instituciones que han
producido la documentacin. dem, p. 207.
8
El inventario, analtico o sumario, describe el material documental del fondo segn el orden que
le ha sido dado por el ordenador y en el que la documentacin est destinada a ser conservada
permanentemente. dem, p. 207.
6

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 42


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

documentacin que interesa, es la llamada introduccin, es decir, el estudio que


indica las competencias, las estructuras, el modo de funcionamiento, la evolucin
de la institucin o magistratura que ha producido el material documental descrito
en el inventario (). El inventario que sigue no es otra cosa que una lista, cuya
consulta es posible solamente despus de que quien lo consulta ha estudiado la
introduccin que lo hace inteligible.
El inventario como listado de documentos por si slo no tiene valor a la
consulta, tal y como indica Elio Lodolini, es necesario complementarlo con la
historia institucional del fondo documental, y a ser posible, con la historia
archivstica, tal y como recoge actualmente la normativa internacional, en los
elementos de las diferentes normas. Para Elio Lodolini, slo existen instrumentos
de descripcin en el Archivo Histrico, no concibe instrumentos para otras fases
del archivo, o en otras fases de trabajo descriptivo que no tenga por objeto la
publicidad de la informacin, su visin es puramente historicista.
Elio Lodolini diferencia la archivstica italiana de otras tradiciones como la
espaola, sealando que en Italia no se contempla el catlogo, como instrumento
archivstico, porque convierte al archivo en una gran coleccin de documentos
unos aislados de otros, sin relacin entre si; pero s se acepta el inventario porque
vincula los documentos. Este autor estableci las diferencias terminolgicas del
vocablo catlogo entre varios pases, esencialmente Espaa e Italia. En Espaa se
manejara el inventario y el catlogo, y en Italia, la gua temtica, el inventario
analtico y el repertorio de series. Para Elio Lodolini el trmino catlogo est ms
prximo a una coleccin artificial que orgnica, por ello, para el archivo prefiere el
trmino inventario.
Francia ha estado siempre a la cabeza de todas las novedades, y cmo no,
tambin en el mbito de los instrumentos de descripcin, quizs fue uno de los
primeros pases en contar con inventarios de archivo, desde el siglo XIV,
concretamente, autores como Michel Duchein, hablan del registro del Tesoro de
Chartres de los reyes de Francia de 13509; como el primer inventario. A principios

En Espaa se establece el origen del primer inventario en la Corona de Aragn, sin embargo, hay
que destacar la importancia de la influencia de la zona francfona sobre la aragonesa durante la
Edad Media, fruto quizs de esta relacin fuera el origen de los primeros memoriales en ambas
zonas, pues la fechas se aproximan mucho.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 43


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

del siglo XIX los franceses fueron los introductores de una de las principales
teoras archivsticas a nivel internacional, la que se inspir el principio de
procedencia, aunque existen diversas polmicas entorno a quien fue el primer pas
que la incorpor. Este principio formulado en el ao 1841 mediante Circular del
Ministro Duchtel, fechada el 24 de abril de 1841 y redactada por Len Gadebled
y Natalis de Wailly10, tena el objetivo de acabar con las clasificaciones metdicas
o por materias de los archivos, substituyndolas por clasificaciones por
procedencias. Este principio sobre el cual se mantiene la tesis que incluso surgi
antes en la tradicin espaola, concretamente en las ordenanzas modernas de los
archivos nacionales, influy en la descripcin archivstica desde el siglo XIX,
constituyndose como principio bsico de la archivstica. Otra influencia de la
archivstica francesa, se encuentra en la formacin de archiveros, concretamente la
Escuela de Diplomtica espaola que surge a mediados del siglo XIX, se inspir
en Lcole de Chartres.
La normalizacin de los instrumentos de descripcin archivsticos en
Francia comienza al igual que en Espaa en el siglo XIX, a travs de una doctrina
reglamentaria. Fue uno de los primeros pases en legislar a travs de circulares e
instrucciones en relacin a su elaboracin. En el ao 1921, un Reglamento General
de 1 de julio, enunciaba en su artculo sesenta y uno: Una de las funciones
principales del archivero es facilitar la bsqueda en sus depsitos a los
investigadores mediante la redaccin de repertorios numricos e inventarios
sumarios. A pesar de los intentos de normalizacin, Francia al igual que Espaa,
se ha caracterizado en la realidad prctica por la gran variedad de instrumentos de
descripcin, as como las continuas clasificaciones y reclasificaciones de sus
archivos, sobre todo durante el siglo XIX.
Desde fechas tempranas, al igual que en Espaa, en Francia se persigui la
elaboracin de inventarios generales de todos los depsitos de archivos, con una
finalidad de control, concretamente desde el ao 183911. Muchos tericos de

10

DUCHEIN, Michel. La clef du Trsor: Lvolution des instruments de recherche darchives du


Moyen Age a nos tours daprs des exemples franais. En: Miscellanea Carlos Wyffels. Archives
et Bibliotheques de Belgique, Bruxelles, 1986, p. 110-113.
11
DIRECTION DES ARCHIVES DE FRANCE. ASSOCIATION DES ARCHIVISTE
FRANAIS (PARS). Manuel darchivistique: Thorie et practique des Archives publiques en
France, Pars: Imprimerie National, 1970.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 44


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

origen francs o de tradicin francfona han destacado a nivel internacional y


muchos han sentado las bases de la teora descriptiva actual, es el caso de los
franceses Jean Favier12, Robert Henri-Bautier13, Peter Walne14, Michel Duchein,
Victorin Chabot, o los canadienses, Jean-Yves Rousseau15, Carol Couture16,
Michel Roberge17, Louis Cardinal18, Jacques Ducharme, , por citar algunos
ejemplos.
En uno de los manuales archivsticos ms influyentes de Francia19, surgido
en colaboracin entre la administracin central y los profesionales de archivos, se
contemplan los siguientes instrumentos de descripcin, cuyas denominaciones,
como se puede ver a continuacin, distan bastante de las tipologas espaolas, se
trata de: le procs-verbal de rcolement20, ltat sommaire ou tat par fonds21,
les guides darchives22 (guas por depsitos, guas por fondos o grupos de
fondos, guas por categoras de investigadores), le rpertorie numrique23, le

12

FAVIER, Jean. Les Archives. Presses Universitaires de France, Paris, 1991.


HENRI-BAUTIER, Robert. Veinte aos de colaboracin internacional en materia de archivos.
UNESCO, Pars, 1965.
14
WALNE, Peter. Dictionary of archival terminology: Dictionnaire de terminologie arcivistique :
English and French with equivalents in Dutch, German, Italian, Russian and Spanish. International
Council on Archives handbooks series ; v. 7, 1988.
15
ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol. Les fondements de la discipline archivistique.
Presses de l'Universit du Qubec, Qubec, 2003.
16
COUTURE, Carol (Dir.); DUCHARME, Jacques. La normalisation en archivistique un pas de
plus dans levolution dune discipline. Documentor: Asociation des archivistes du Qubec, Qubec,
1992.
17
ROBERGE, Michel Gestion des documents administratifs. Vitray, Canad, 1983.
18
CARDINAL Louis (Dir.). Les instruments de recherche pour les archives. [Groupe de travail
sous la direction de Victorin Chabot, cr par la Section des archives historiques de lAssociation
des archivistes du Qubec], La Pocatire, Documentor, Canad, 1989.
19
DIRECTION DES ARCHIVES DE FRANCE. ASSOCIATION DES ARCHIVISTE
FRANAIS (PARS). Manuel darchivistique: Thorie et practique des Archives publiques en
France, Pars: Imprimerie National, 1970. p. 250-272.
20
El instrumento de descripcin ms sumario, pero el primero en establecerse, es el acta de
recogida, al que est relacionado toda la direccin del servicio de archivo y su puesta en
funcionamiento, as como las alteraciones significativas que se producen en el movimiento de las
colecciones.
21
Corresponde a la necesidad de poner a disposicin de los historiadores la informacin general del
conjunto del contenido de fondos conservados dentro de cada depsito de archivo.
22
Ms sustancial, el estado sumario deviene en la gua de archivos. Es aquel que puede ser
concebido sea para el conjunto de un depsito, sea para una serie o un fondo particular, sea para
una categora de investigadores particulares.
23
Es concebido por los redactores de la Instruccin de 25 de abril de 1909 como un medio eficaz
de realizar, dentro de un espacio de tiempo corto, un conjunto de instrumentos de descripcin que
permitan a los usuarios del archivo orientarse con una precisin suficiente tanto los fondos
posteriores y mismo anteriores a 1790.
13

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 45


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

rpertorie numrique dtaill24, linventaire sommaire (ancienne formule)25,


linventaire sommaire rglemenataire (analytique)26,
Aos despus de la publicacin del manual de archivos de la Direccin
General de Archivos de Francia, apareci la obra Les instruments de recherche
pour les archives27, bajo la direccin de Victorin Chabot, en esta obra se
diferencian dos niveles de instrumentos de descripcin. El primer nivel recoge los
ndices alfabticos y cronolgicos; y en el segundo nivel contempla: los catlogos,
los estados generales de fondos, las guas de depsitos, las guas por grupos de
fondos, gua por fondos, guas por series o subseries, el repertorio sumario, el
repertorio numrico simple, el repertorio numrico detallado, el repertorio ndice,
el inventario sumario, el inventario analtico y el inventario indexado. La obra
recoge un esquema en el que se muestran los instrumentos en funcin del nivel de
fondo que contemplen. Este cuadro recuerda al cuadro de clasificacin que aparece
en el segunda edicin de la ISAD (G), por ello se reproduce, a continuacin,
traducido al castellano.
En la actualidad no slo continan los problemas terminolgicos, incluso
han aumentado con la normalizacin y la aplicacin de las nuevas tecnologas en
la produccin documental y en la gestin del archivo. En un artculo recientemente
publicado por Jean Dryden28 en la revista Archival Science, el autor enumera los
grandes esfuerzos de normalizacin a nivel nacional e internacional y la particular
dificultad de normalizar la terminologa archivstica.

24

Es igual que el anterior pero con mayor profundidad en la descripcin.


Es la forma tradicional de instrumentos de descripcin para los fondos antiguos.
26
Desde una circular de 1909, el inventario sumario es definido as: Todas las piezas son
analizadas, ms aquellas lo son sumariamente.
27
CARDINAL Louis. Les instruments de recherche pour les archives, La Pocatiere, Documentor,
1984.
28
DRYDEN, Jean. A Tower of Babel: Standardizing Archival Terminology. En: Archival
Science, v. 5, n 1, 1-16, 2005.
25

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 46


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Catlogo de fondos, Estado General de


Fondos, Gua de Depsitos

Archivo
(DEPOT)

Grupo de Fondos

Grupo de Fondos

Grupo de Fondos

Gua de Grupo de
Fondos

Fondos

Fondo

Fondo

Gua de Fondos

Serie

Serie

Gua de Serie/Subserie

Unidad de Instalacin

Unidad de Instalacin
(ARTICLE)

Unidad de Instalacin

Unidad Intelectual

Unidad Intelectual
(PICE)

Unidad Intelectual

Serie

Repertorio

Inventario

Figura 1. Transcripcin al espaol de un esquema de la obra Les instruments de recherche pour les
archives, bajo la direccin de Victorin Chabot

Finalmente me gustara destacar un autor de tradicin latina que ha influido


en la archivstica nacional e internacional, a pesar de su origen germnico. Se trata
de Aurelio Tanodi, de este archivero slo se puede decir, tal y como se ha
calificado, que es un maestro de la Archivstica contempornea. Ejerci la
profesin en Amrica29, pero su formacin fue totalmente europea. Precisamente
por su gran influencia tanto en Amrica Latina como en Europa, a travs de su
participacin en los organismos internacionales, o a travs de su obra; es necesario
resaltar sus reflexiones entorno a los instrumentos de descripcin. Una de las
opiniones que me resulta de gran inters del seor Aurelio Tanodi en su afirmacin
de que en los archivos, a diferencia de las bibliotecas o museos, no se cataloga,
sino que se describe, para este autor, la descripcin consista en un conjunto que
comenzaba con piezas individuales pero no aisladas entre s, sino correlacionadas,
hasta formar unidades mayores, series, secciones o grupos, fondos y archivos; por
otro lado, consider que a las unidades pequeas o mayores haba que describirlas
en un contexto orgnico y correlativo30.
29

TANODI, Aurelio. Manual de archivologa hispanoamericana: teoras y principios. Universidad


Nacional de Crdoba, Facultad de Filosofa y Humanidades, Escuela de Archiveros, 1961.
30
TANODI, Aurelio. Inventario, catlogo e ndices. En: Descripcin de documentos
archivsticos: (Materiales de Trabajo), Instituto Riva-Agero, Pontificia Universidad Catlica del
Per, 1982, p. 47-66.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 47


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

2. Las dificultades terminolgicas en la denominacin de los instrumentos


archivsticos a travs las obras de los archiveros espaoles
Las dificultades terminolgicas en la archivstica han sido y son algo
presente a pesar del gran progreso normativo y regulador que ha experimentado la
disciplina a lo largo de las ltimas dcadas. A las confusiones conceptuales en las
tradicionales archivsticas nacionales se han aadido las confusiones derivadas de
la normalizacin a nivel internacional, que han supuesto el desarrollo de mltiples
estudios que tratan de establecer las equivalencias entre los diferentes idiomas;
asimismo, las diferentes reflexiones se han plasmado en actas de Congresos,
Seminarios, informes de Grupos de Trabajo, diccionarios, artculos.
La terminologa empleada en la denominacin de los instrumentos de
descripcin no escapa a esta casustica, incluso, podemos hablar de una tendencia
en la archivstica que se remontan a pocas anteriores a la Edad Contempornea
que trata de establecer de manera definitoria una terminologa para los
instrumentos archivsticos.
Si nos remontamos a tiempos no demasiado pretritos, en el ao 1954, J.
Martnez Ferrando, escribi un artculo31 que se publicara en el Boletn de la
Direccin General de Archivos dedicado a los problemas terminolgicos de la
archivstica en relacin a la denominacin de los instrumentos de descripcin: el
inventario, el ndice y el catlogo. Estos trminos se empleaban indistintamente sin
diferenciar unos de otros en la realidad prctica. Esta confusin aumentaba al ser
trminos compartidos por los archivos, bibliotecas y museos; este autor sealaba
adems la falta de diferenciacin de estos trminos en los diferentes reglamentos.
Martnez Ferrando realiz un repaso histrico de estos trminos resaltando
como instrumento esencial del archivo a comienzos del siglo XIX el ndice que
defina como: extracto metdico de los fondos de un depsito documental. Este
instrumento pasar a denominarse posteriormente inventario. El inventario se
31

MARTNEZ FERRANDO, J. Terminologa Archivstica. Inventarios, catlogos e ndices. En:


Boletn de la Direccin General de Archivos y Bibliotecas, Madrid: Ministerio de Educacin
Nacional, n 23, noviembre, 1954.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 48


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

consideraba un instrumento de carcter administrativo, y no se diferenciaba entre


el inventario y el catlogo. En el artculo diferenciaba los siguientes tipos de
inventarios:
1. El inventario general topogrfico, que sustituira los antiguos ndices y que
defina como una relacin encasillada de las unidades documentales de un
archivo, en la que se recogen los datos externos caractersticos de aquellas,
establecindose como clave de consulta su riguroso orden de colocacin.
2. El inventario analtico que defina como relacin de regesta ms o menos
extensa de los documentos de una seccin o serie, dispuesta dentro de un
encasillado en el que figuran los datos precisos para caracterizar y encontrar las
piezas que lo componen.
3. El inventario ideolgico que era la reconstitucin sobre el papel de un fondo
documental materialmente disperso.
Este archivero consideraba que el trmino catlogo haba sido adoptado tanto
por el mbito archivstico como bibliotecario y lo defina como una relacin de
regesta de documentos seleccionados referentes a una materia o asunto
determinado.
Sealaba adems el cambio de significado que se haba producido en el
trmino ndice en el siglo XX, pasando a definirse como una lista de palabras
orientadoras sobre el contenido de un texto. Otra tipologa de ndice que inclua
en su artculo era el ndice de concordancias, que servira para establecer la
equivalencia de signaturas antiguas y modernas. Destac la importancia de este
instrumento para poder emplear los antiguos instrumentos de descripcin de los
archivos32.
La indefinicin terminolgica provocar una constante inquietud entre los
archiveros por hallar el camino de la normalizacin no slo descriptiva sino
tambin terminolgica.

32

Este instrumento resulta todava hoy en da esencial para no perder la referencia de los viejos
instrumentos descriptivos elaborados sobre los fondos documentales.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 49


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Una de las archiveras tericas de la tradicin espaola fue Antonia Heredia


Herrera33 que fue la primera autora que dedic una monografa34 con exclusividad
a los instrumentos archivsticos, en su obra tambin se abordaban los problemas
terminolgicos de los conceptos empleados para denominar los instrumentos de
descripcin y control archivstico. Esta autora realiz un repaso de los trminos en
las diferentes tradiciones archivsticas: los norteamericanos, partiendo de
Schellemberg emplean el trmino catlogo como el instrumento de informacin
del archivo que engloba tanto los inventarios, como los catlogos; los franceses se
inclinan al inventario con una significacin general que incluye tanto el
inventario (concebido por nosotros), como el catlogo (donde las piezas son
descritas una por una), denominado al primero inventario sumario y al segundo
inventario analtico35.
Tras el anlisis de los diferentes trminos la autora rechaz para la
denominacin genrica de instrumentos de descripcin el trmino de catlogo, al
considerar que asimilaba a los archivos y a las bibliotecas, pero tambin rechaz la
palabra inventario.
Por otro lado, consider demasiado amplios los trminos empleados en la
tradicin archivstica espaola como es el caso de instrumento de trabajo e
instrumento archivstico. Finalmente acept el trmino francs de instrumento de
recherche, como el ms adecuado, por acercarse al trmino de instrumento de
descripcin.
La ausencia de una homogenizacin terminolgica de los instrumentos de
descripcin ha tenido repercusiones en la realidad prctica de los archivos a la hora
de denominar los instrumentos que se elaboran y as lo recogi A. Heredia: a
veces incluso se denominan inventarios obras que son claramente catlogos y
viceversa, o se mezclan en su elaboracin los criterios de los primeros con los de
33

Esta archivera ha mostrado un inters por la definicin de la terminologa archivstica hasta


nuestros das prueba de ello es la reciente publicacin:
HEREDIA HERRERA, Antonia. Lenguaje y vocabulario archivsticos algo ms que un
diccionario, Junta de Andaluca, Consejera de Cultura, Sevilla, 2011.
34
HEREDIA HERRERA, Antonia. Manual de instrumentos de descripcin documental, Sevilla,
1982.
35
dem, p. 18.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 50


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

los segundos, en un instrumento denominado arbitrariamente con una u otra


designacin36.
Es interesante el paralelismo que estableci A. Heredia entre las agrupaciones
documentales y los instrumentos de descripcin, que luego se adoptara tambin en
las normas de descripcin archivstica internacionales, aunque la autora emple en
esta obra una terminologa y una prctica caduca en la archivstica actual. En la
poca en que escribi Antonia Heredia esta obra, la gua describa las Secciones37,
hoy da, sera ms adecuado considerar que las guas describen los fondos
documentales o los grupos de fondos documentales,... Las secciones son
agrupaciones documentales que no se emplean a la hora de clasificar nuevos
archivos, slo se mantienen en archivos que no han modificado su clasificacin
por diversas razones. Las dificultades para llevar a cabo la reorganizacin de
fondos documentales de las viejas instituciones archivsticas basndose en las
nuevas agrupaciones documentales (fondo, sufondo, serie,), han sido estudiadas
por Pedro Lpez Gmez. Este autor diferencia entre fondo documental y coleccin
documental, esta divisin no es tan antigua, tal y como seala el propio autor:
Durante todo el siglo XIX y gran parte del XX, se utiliz el trmino coleccin
con un sentido ambiguo, que inclua, adems de la acepcin de coleccin
propiamente dicha, tal y como hoy la entendemos, -la de agrupacin arbitraria de
documentos-, la de fondo, la de serie, y en la realidad la de cualquier agrupacin
documental, temtica u orgnica que se hubiera realizado38. Este autor recoge la
posibilidad de aplicar la norma ISAD (G) tanto para los fondos como para las
colecciones documentales39. Quizs este ltimo punto es lo que convierte la norma

36

dem., p. 20-21
dem., p. 21.
38
LPEZ GMEZ, Pedro. La representacin de las agrupaciones de fondos documentales.
Separata de: Homenagem ao professor doutor Jos Marques, Facultade de Letras da Universidade
do Porto, O Porto, 2003.
39
En este sentido he tenido la experiencia personal de organizar parte del fondo de Marruecos
respetando la organizacin que traa el fondo, que se estableci en el archivo antecesor y que
responda a una coleccin de tipo temtico. Ante la imposibilidad de recuperar una posible
organizacin originaria, basada en el principio de procedencia, la opcin fue respetar la
clasificacin realizada en el Archivo-Biblioteca de la Direccin General de Plazas y Provincias
Africanas, a la hora de aplicar la norma ISAD (G), introduciendo dicha clasificacin en un sistema
informtico de gestin descriptiva.
37

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 51


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

ISAD (G) en una norma de carcter flexible. As pues, las antiguas secciones
pueden ser consideradas como colecciones.
En cuanto a la clasificacin de los instrumentos de descripcin en la obra de
Antonia Heredia se recogen los tipos:
1. Gua que defini como visin panormica y genrica de los fondos y grupos
documentales de un conjunto de archivos bajo un denominador comn, o bien de
un archivo, o de una seccin, o de una serie, acompaada de todo lo que puede
iluminar su valor y su sentido. Diferencia entre dos tipos de gua: gua general y
la gua especial40. La gua general sera aquella que recoge informacin sobre el
archivo o archivos, frente a la especial que se centrara ms en los fondos
documentales y menos en el archivo.
2. Inventario, A. Heredia se centr en diferenciarlo del catlogo y resalt su
carcter primordial como instrumento de descripcin del archivo. Con respecto al
inventario incidi en su doble finalidad, como instrumento de control y
localizacin y como instrumento de orientacin al investigador. Estableciendo los
elementos esenciales que deba tener un inventario: signatura de la unidad de
instalacin en el depsito (legajo, libro, carpeta); entrada descriptiva (tipologa y
tradicin documentales, autor, destinatario y materias, si es posible) y fechas
lmites41.
3. El catlogo, sobre el que la autora rese: la nota especfica de este
instrumento es hacer objeto de la descripcin a la pieza documental, entendiendo
por tal, tanto al documento suelto, considerado como documento principal (Real
Cdula, Real Provisin, carta, consulta, escritura de poder, testamento, escritura de
venta,...), como a la unidad archivstica (expediente)42. Estableci los elementos
indispensables que se deban incluir en su confeccin: fecha completa, tipologa
documental, autor, destinatario, asunto, datos externos y signatura. Diferenci

40

dem., p. 25-26.
dem., p. 30-31.
42
dem., p.78.
41

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 52


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

entre el catlogo cronolgico y alfabtico en cuanto a su organizacin y el catlogo


de series facticias, para mapas, planos, sellos, bulas,...
4. Los ndices auxiliares de descripcin, con respecto a ellos seal que el valor de
cualquier instrumento de descripcin aumentara con su inclusin, y no concibi el
catlogo sin un ndice. En este epgrafe vemos como A. Heredia Herrera recurri
al mbito normativo bibliotecario para la normalizacin de los ndices debido a la
ausencia de normas propias en el mbito archivstico43, recomend para su
formacin el empleo de las: Instrucciones para la redaccin del catlogo
alfabtico de autores y obras annimas en las Bibliotecas del Estado publicadas
en el ao 196444.
Antonia Heredia consider que estos instrumentos tenan un mayor valor
orientativo cuando iban acompaados por cuadros de clasificacin de los fondos,
en relacin a lo cual estableci como algo esencial para la elaboracin de un
inventario la realizacin previa de la organizacin y clasificacin del fondo
documental. Apenas enumer instrumentos de control, quizs los consideraba
secundarios en una obra dedicada a los instrumentos descripcin. Entre los
instrumentos de control destac los censos, que consider de gran utilidad para
conocer las fuentes y su dispersin. Otro instrumento de control que recogi fue el
registro que calific como elemento de apoyo a la descripcin, para esta autora se
trata de una relacin topogrfica que enumera la unidades de instalacin por orden
de ingreso45.
Otro de los clsicos de la literatura archivstica espaola que recoge
monogrficamente el tema de los instrumentos de descripcin fue escrito por otra
archivera, Mara del Carmen Pescador del Hoyo46, su manual constituye todava
hoy una obra de referencia, tanto por la calidad de la investigacin, como por su
43

Hasta fechas muy recientes no existieron normas generales y especficas para la indizacin o para
la elaboracin de tesauros o listados de materias en el mbito de los archivos, por ello, durante aos
se emplearon las reglas de las bibliotecas o de documentacin.
44
DIRECCIN GENERAL DE ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS. Instrucciones para la redaccin
del catlogo alfabtico de autores y obras annimas en las Bibliotecas del Estado, Madrid, 1964.
45
HEREDIA HERRERA, Antonia. Manual de instrumentos de descripcin documental, Sevilla,
1982, p. 100.
46
PESCADOR DEL HOYO, Mara del Carmen. El Archivo. Instrumentos de Trabajo, Ediciones
Normas, 1986.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 53


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

extensin, como por el nmero de ejemplos, Es importante tener en cuenta que


esta archivera ejerci durante aos sus funciones en una institucin archivstica
como el Archivo General de la Administracin, centro prolfico en cuanto a
instrumentos de control y descripcin. A diferencia de Antonia Heredia Herrera,
esta autora aceptaba el trmino instrumentos de trabajo para denominar los
instrumentos archivsticos. Si bien el manual carece de actualidad en determinados
aspectos, puesto que las recomendaciones se refieren a sistemas manuales de
organizacin y descripcin de la informacin y de la documentacin que requeran
otras tcnicas, actualmente superadas por las facilidades aportadas por los sistemas
informticos, esta archivera aport cuestiones interesantes a la teora archivstica,
al clasificar y tratar ampliamente los instrumentos de descripcin, que fueron
divididos en la obra en dos grandes grupos: los instrumentos de control y los
instrumentos de informacin.
Pescador del Hoyo defini los instrumentos de control como aquellos que
sirven para el orden interior de los fondos y documentos de los que trata el
archivero, sin proyeccin al exterior de un modo directo47. Dentro de los
instrumentos de control diferenci entre los instrumentos relacionados con el
contenido y los relacionados con el servicio. Entre las tipologas de los
instrumentos relacionados con el contenido diferenci entre: registro de fondos,
relaciones de entrega, relaciones de contenido e inventario. Entre las tipologas
de aquellos relacionados con el servicio habl de las siguientes clases: tarjeta de
investigador, el registro de investigadores, los registros de consultas, los registros
de copias, la organizacin de exposiciones, los cursos, las conferencias, las visitas
colectivas,
Defini instrumento de informacin como: los que estn pensados y
realizados para informar a las personas ajenas al archivo48. Y los clasific en las
siguientes categoras diferenciando a su vez subcategoras dentro de los mismos:

47
48

dem., p.3.
dem., p.3.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 54


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

1. El inventario, sobre el que indic una doble finalidad, la de control y la de


informacin, y defini como la enumeracin de todos y cada uno de los
elementos que forman un conjunto de documentacin sobre la que vamos a
trabajar siguiendo su orden de colocacin en el depsito49.
2. El ndice lo defini como: un instrumento cuyos epgrafes, redactados en orden
alfabtico, puede aportar una informacin meramente indicativa o una informacin
completa y suficiente. La primera modalidad es que la que vamos a denominar
ndices auxiliares y la segunda ndices con personalidad propia50. El ndice como
instrumento auxiliar, lo consider como complementario de cualquier otro tipo de
instrumento como la gua, el inventario, el catlogo,...
3. La gua la defini como: el instrumento de descripcin de fondos que sirve
para orientar al investigador en el conocimiento y exploracin de contenido de
todos, o parte, de los fondos, de uno o varios archivos51.
4. El catlogo, que si bien conscientemente no defini, por considerarlo como uno
de los instrumentos menos adecuados en el mbito del archivo, si realiz una
prolfica clasificacin de los mismos diferenciando entre catlogos generales y
catlogos especiales. Los primeros comprendan la totalidad del documento,
defini los elementos que se deban incluir en esta categora para que la ficha de
descripcin fuese completa: (descripcin interna o de contenido y descripcin
externa), quien emite el documento, a quien va dirigido, asunto, data completa
(tpica y crnica), tipo diplomtico, soporte de la escritura, sellos, clase de letra,
idioma, encuadernacin, informacin documental y bibliogrfica,..., los segundos
describan slo una parte determinada del documento pero con mayor profundidad,
diferenciaba los siguientes catlogos: de sellos, encuadernaciones, dibujo o
miniaturas. Por otro lado, trat la catalogacin de documentos especiales como es
el caso de los documentos grficos (mapas, planos, dibujos, esquemas, fotografa,

49

dem., p. 14.
dem., p. 65-66.
51
dem., p. 116.
50

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 55


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

microfotografa, fotografa animada,...) y documentos sonoros o fonorregistros52


de una manera muy genrica.
Otra obra clsica de la archivstica es la de Jos Ramn Cruz Mundet,
quien abord los instrumentos de descripcin en su manual de Archivstica53, uno
de los ms citados y empleados en el mbito de la docencia archivstica. En esta
obra no introduce una definicin de instrumento archivstico, pero si aborda la
aplicacin prctica de la norma ISAD (G) a la hora de realizar un instrumento de
descripcin, estableciendo los elementos mnimos que debe de llevar una gua, un
inventario, un catlogo,.... Cruz Mundet tambin recogi en su obra las tipologas
de instrumentos de descripcin y control, dentro de los instrumentos de
descripcin diferenci entre:
1. Las guas, dentro de las cuales diferenci: el censo-gua, la gua de fuentes, la
gua orgnica y la gua de archivos.
2. Los inventarios, dentro de los cuales diferenci: el inventario analtico y el
inventario somero.
3. Los catlogos, dentro de los cuales diferenci: el catlogo de documentos y el
catlogo de expedientes.
En su manual tambin trat de manera genrica la descripcin de
documentos especiales, bajo la denominacin de documentos grficos no
proyectables y documentos informticos.
Los ndices los situ en un apartado diferente al de los instrumentos de
descripcin, sealando su importancia en la descripcin, siendo tratados desde el
punto de vista de las ciencias de la documentacin en general54 tal y como se
muestra en la terminologa empleada con conceptos con: lenguajes de indizacin,
52

dem., p. 149-184.
CRUZ MUNDET, Jos Ramn. Manual de Archivstica, Fundacin Snchez Ruiprez, Madrid,
1994, p. 272-296.
54
Como he sealado en citas anteriores, la archivstica no ha desarrollado una norma de creacin
de puntos de acceso propia hasta pocas muy recientes, de ah que a la hora de hablar de ndices la
archivstica tena que mirar cara a la normalizacin bibliotecaria o documental.
53

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 56


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

lenguajes

terminolgicos,

lenguajes

controlados,

lenguajes

normalizados,

lenguajes de recuperacin, lenguajes documentales,....


En otro apartado trat los instrumentos de control y en este epgrafe, sigui
la clasificacin de Pescador del Hoyo. Cruz Mundet los denomin instrumentos de
control interno, diferenciando entre los dos tipos de usuarios a la hora de realizar
los controles de consulta: la administracin y los consultantes o investigadores.
Otro autor que dedic un captulo en su obra a los instrumentos
archivsticos fue Manuel Romero Tallafigo, concretamente en su manual55, este
autor contempl tambin una clasificacin similar a los autores anteriores de los
diferentes tipos de instrumentos de descripcin definindolos como a continuacin
se contempla:
1. La gua como: instrumento de descripcin cuya finalidad es proporcionar
informacin al usuario sobre la existencia y el emplazamiento de los archivos de
las distintas instituciones y personas, y sobre el contenido global de sus secciones
y series, junto con la indicacin de los servicios de la institucin que los
administra.
2. El inventario como: una relacin de las unidades archivsticas o de instalacin
de un archivo o seccin y, en su caso, serie, cuya finalidad esencial se resume en
los siguientes puntos: testimoniar documentalmente en cada momento la existencia
o ausencia de una unidad del fondo, facilitar por ello su recuento reglamentario;
garantizar y asegurar la permanencia y recuperacin fcil de la organizacin
natural de los documentos ante el caso de un eventual desorden; y facilitar la busca
de los documentos con eficacia mediante la localizacin de una signatura
topogrfica reflejada en l.
3. El catlogo como: instrumento archivstico de descripcin o de referencia o de
consulta que relaciona con mucho pormenor verbal las unidades documentales
menores a la serie, es decir, expedientes y documentos. En su mejor tcnica
55

ROMERO TALLAFIGO, Manuel. Manual de Archivstica y Archivos. Soportes, edificio y


organizacin, S&C, Ediciones Carmona, 1997, 3 edicin, p. 419-433.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 57


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

prescinde del orden natural u objetivo de los documentos y asume uno subjetivo
como el catlogo de una biblioteca prescinde del orden natural. Diferenci entre
el catlogo de documentos sueltos y de expedientes en cuanto a su formato.
4. Y el ndice: es un instrumento de descripcin de archivos que define los
documentos mediante conceptos y palabras concisas y sueltas que especifican
personas, lugares, temas y materias. El ndice acompaa unas veces como ayuda
de guas, inventarios y catlogos, y otras se intitula como instrumento autnomo
(catlogo alfabtico).
Adems de los anteriormente sealados, este autor, recogi otros
instrumentos archivsticos como: el catlogo de instrumentos de descripcin56; el
censo, que define como: instrumento con las finalidades polticas e instrumentales
de la estadstica; el fichero de organismos, el fichero de tipos documentales, el
repertorio de series, los cuadros de clasificacin, registros topogrficos,
relaciones de entrega de las transferencias, calendarios de conservacin,
relaciones y actas de expurgo.
Todos estos autores, a pesar de sus diferencias, comparten una opinin
comn sobre cuales son las principales tipologas de instrumentos de descripcin
en la tradicin archivstica espaola (gua, inventario, catlogo, ndice); adems
comparten la idea de que el instrumento ms importante y primordial del archivo
es el inventario, y el menos importante es el catlogo, Las principales
diferencias entre los autores enunciados se presentan con respecto a los
instrumentos de control, hay autores que apenas tratan este instrumento y otros se
extienden en su tratamiento. Incluso en la actualidad tiene un tratamiento
secundario en la realidad terica y prctica de los centros, a pesar de ser un
elemento esencial en el tratamiento, conservacin y preservacin de los
documentos. Esta situacin est siendo superada poco a poco en los sistemas de
gestin electrnica de documentos y archivos.

56

Los archivos normalmente no publicitan todos los instrumentos de descripcin existentes en los
centros, el primer archivo que hizo pblico un catlogo completo de sus instrumentos de
descripcin fue el Archivo del Reino de Galicia, dicho catlogo se recoge en la bibliografa.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 58


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

En los ltimos aos se ha producido un cambio significativo de los


instrumentos, como consecuencia del gran desarrollo normativo de la descripcin
archivstica y el auge de la informtica en el tratamiento descriptivo y el control de
los fondos documentales de archivo, esta nueva evolucin ha planteado nuevas
dudas acerca de la terminologa y conceptualizacin de los instrumentos
archivsticos.
Jos Luis Bonal Zazo, en su obra57, sobre la descripcin archivstica
normalizada, recoge una apreciacin importante sobre la definicin de
descripcin58 introducida por la norma ISAD (G), que disocia por primera vez
entre la descripcin y los instrumentos de descripcin, tal y como sucede en los
sistemas

electrnicos:

La

definicin

que

propone

ISAD

(G)

separa

completamente, a diferencia de las numerosas definiciones precedentes, la


descripcin (actividad) de los instrumentos de descripcin (resultado). Los
instrumentos de descripcin pueden ser uno de los diferentes resultados posibles
de las descripciones realizadas, pero el objeto de la descripcin no es ya la
elaboracin de instrumentos de descripcin concretos, como plantean las
definiciones anteriores, sino la elaboracin de representaciones precisas de
unidades de descripcin; representaciones que en un contexto automatizado,
pueden tener diferentes formatos de salida y dar lugar, por tanto, a diferentes
instrumentos de descripcin.
Si bien se ha publicado en mltiples obras la evolucin terica de la
descripcin archivstica con respecto a la normalizacin nacional e internacional,
no existen textos que estudien las repercusiones, las problemticas, la evolucin
real de la aplicacin de la normativa, a travs de los elementos que representan la
plasmacin material de la descripcin, el instrumento de trabajo archivstico, tanto
57

BONAL ZAZO, Jos Luis. La descripcin archivstica normalizada: origen, fundamentos,


principios y tcnicas, Ediciones TREA, 2001, p. 160.
58

Definicin de descripcin segn la norma ISAD (G): la elaboracin de una representacin


exacta de la unidad de descripcin y, en su caso, de las partes que la componen mediante la
recopilacin, anlisis, organizacin y registro de la informacin que sirve para identificar,
gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, as como su contexto y el sistema que los
ha producido. Norma ISAD (G), p. 16.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 59


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

del instrumento destinado a la difusin y consulta externa, como el destinado al


control interno o administrativo.
Este ltimo instrumento, quizs el menos conocido, es el que ha
experimentado las mayores transformaciones en los ltimos aos como
consecuencia de la implementacin de la administracin electrnica de manera
masiva en todas las oficinas pblicas, dando lugar a nuevos instrumentos
administrativos, que escapan totalmente del conocimiento del archivero, a pesar de
venir regulados en la nueva legislacin, se trata de: los inventarios de informacin
administrativa, los registros electrnicos de documentos, los registros o bases de
datos de usuarios e investigadores, de consultas, de prstamos,

de

correspondencia, de documentos, las relaciones de entrega digitales, los catlogos


de instrumentos de descripcin digitales,
3. Antecedentes histricos de los instrumentos archivsticos
3.1. La elaboracin de los instrumentos en la Edad Media
Los registros producidos en las diferentes cancilleras, tanto la real, como
eclesistica o nobiliaria, se han considerado los primeros inventarios
documentales, adems de los primeros registros con carcter seriado producidos en
la Pennsula. Algunos de estos registros se han conservado hasta la actualidad, en
otros casos, han desparecido por diversas circunstancias.
Estos primeros instrumentos actuaran, por un lado, como copia de los
documentos, dejando constancia de su existencia, en caso de prdida o deterioro
del documento; y por otro lado, serviran para localizar los documentos ordenados
cronolgicamente, sin embargo, no son instrumentos puramente archivsticos
elaborados por el archivero medieval, quien se limitaba a realizar el ndice de
dichos registros, que llegaban de la Secretara o Escribana totalmente formados.
La primera regulacin de la cancillera peninsular recoge el doble uso del
registro, se trata de la legislacin desarrollada por Alfonso X el Sabio (1221-1284)
en las Partidas, concretamente en la Partida 3, ttulo XIX, Ley VIII se recoge: E
decimos que registro tanto quiere dezir como libro que es fecho para remembrana

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 60


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

de la carta o de los privilegios que son fechos. E tiene pro por que si el previlegio,
o carta se pierde o rompe, o se desface la letra por vejez, o por otra cosa, o si
viniere alguna dubda sobre ella por ser rayda, o de otra manera cualquiera: por el
registro que puedan cobrar las perdidas, e renovar las viejas59.
Los registros medievales tenan un marcado carcter administrativo. Rafael
Conde y Delgado Molina recogi una referencia de este hecho60, en las Cortes de
Toro que se celebraron en el ao 1371, la noticia trata sobre la creacin del
Archivo Real: a) Se crearn registros separados para las cuestiones
administrativas, los registros de las cartas de cmara, de las de justicia, los de los
alcaldes. b) Los registros quedarn en poder de los oficiales que los produzcan
(...). c) Acabado el ao sern entregados en libramientos apartados de las nuestras
cartas de camara et de las cartas de alcalle, es decir, separados de la
documentacin suelta, al nuestro camarero para que los guarde en los nuestros
thesoreros61. En esta cita de las Cortes de Toro, no slo se observa el empleo del
registro con los usos y finalidades establecidas en las Partidas de Alfonso X el
Sabio, sino adems el carcter reservado de los reales.
La obra de Rafael Conde recoge de manera detallada la historia
institucional del Archivo de la Corona de Aragn, constituyendo una obra clave de
referencia en la Archivstica Espaola en muchos aspectos. Este autor investig los
primeros instrumentos de control de fondos conocidos, el instrumento de consulta,
el libramiento de copias, que situ en el origen del archivo de la Corona de

59

PESCADOR DEL HOYO, Mara del Carmen. El Archivo. Instrumentos de Trabajo, Ediciones
Norma, 1986, p. 17.
60
Existen ms noticias incluso anteriores sobre la creacin de instrumentos de archivo, de la
segunda mitad de la Edad Media es conocido el Liber inventarii monumentorum regii archivii
Barchinone, comenzado por el archivero Ferrer de Nagarola en 1363 y conservado en el Archivo
de la Corona de Aragn. Este archivo cuenta con un coleccin extensa en el tiempo y en volumen
de instrumentos de descripcin recopilados por Jaume Riera i Sans en su Catlogo de memoriales e
inventarios, siglos XIV-XIX (Archivo de la Corona de Aragn).
61
CONDE Y DELGADO DE MOLINA, Rafael. Archivos y archiveros en la Edad Media
Peninsular. En: Historia de los Archivos y de la Archivstica en Espaa, Universidad de
Valladolid, 1998, p. 14. Gran estudioso de la historia del Archivo de la Corona de Aragn, en su
obra culminante bajo el ttulo: Reyes y archivos en la Corona de Aragn siete siglos de
reglamentacin y praxis archivstica (siglos XII-XIX), este autor realiz una recorrido in extenso,
tanto desde el punto de vista terico como prctico de la historia del Archivo desde la Edad Media
hasta la Edad Contempornea, contextualizando la descripcin archivstica en relacin una amplia
evolucin y desde una ptica contempornea, a travs de un importante aparato documental.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 61


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Aragn62, durante el siglo XIV. Tambin estudi las primeras disposiciones y


pasos relativos a la descripcin de los fondos de este archivo: Cuando en 1384 las
ordenanzas del Ceremonioso reglamenten la indizacin de los registros, haca ya
cien aos que se venan desarrollando tareas de este tipo en el archivo63. Estas
ordenanzas conocidas como de Tamarite de Litera se han perdido para la historia,
este autor seal que: Son las que por primera vez en los reinos hispnicos
definen las funciones bsicas del archivero64.
Los instrumentos que se empleaban en la Edad Media, no slo se cerraban
bajo llave, slo los funcionarios que gestionaban la documentacin como en el
caso del archivo real, tenan un control de estos instrumentos, no estaban
diseados para facilitar la bsqueda, sino para guardar el secreto de la informacin
privada y real, as pues, no slo resultaban intelectualmente complejos para
dificultar el acceso, tambin eran guardados y conservados con suma reserva en
lugares privados. En cualquier cancillera se puede observar este celo hacia los
registros, sucede en la conservacin de los tumbos o cartularios de las catedrales,
conventos o monasterios, que se guardaban en habitculos secretos de los archivos
y en los registros de ordenanzas, privilegios y fueros de los ayuntamientos, que se
guardaban en las arcas de privilegios bajo varias llaves, que custodiaban diferentes
personas y que eran necesarias para poder acceder a su contenido65.
Otros registros de gran importancia durante la Edad Media, son los
generados por el notariado, que como resultado de sus actividades formaban su
archivo en los registros o protocolos de las escrituras pblicas que se realizaba a
partir de la nota, que era un simple apuntamiento o minuta de la declaracin
negocial que se formalizaban ante el notario. El registro o protocolo es el ltimo
estadio de formacin de la nota. En un comienzo, el asentamiento de la nota en un
registro se realizaba in cartulis, es decir, en hojas separadas de pergamino. Las
notas reciban diferentes denominaciones en la Pennsula Ibrica, en Galicia y
62

dem, Reyes y archivo en la Corona de Aragn siete siglos de reglamentacin y praxis


archivstica (siglos XII-XIX). Institucin Fernando el Catlico, Zaragoza, 2008., p. 39-42
63
dem, p. 46.
64
dem, p. 47.
65
El celo en el acceso a los instrumentos de descripcin es una caracterstica que se mantiene en
nuestros das en cualquier archivo de carcter particular.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 62


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Len, nota o notula, en Aragn y Navarra, memoriale o memoria. Durante el siglo


XIII ser en Catalua, donde se empiezan a asentar las notas en libros o cuadernos.
El punto de inflexin lo marcarn las leyes alfonsinas, a partir de las cuales las
notas se asientan en libros en todos los territorios castellanos. Estos primeros libros
no se conservan en pocas anteriores al siglo XV, su formato no era encuadernado
sino en cuadernos, a veces protegidos por un cartapacio o cubierta. 66
3.2. La elaboracin de los instrumentos de la Edad Moderna
Como continuidad de la Edad Media, la Edad Moderna se caracteriza por la
ausencia de un sistema o mtodo comn para la organizacin de los archivos, a
pesar de que se produce un crecimiento de la masa documental fruto de la
burocratizacin de la administracin. Es una constante en la archivstica espaola,
en pocas de eclosin documental se produce la ausencia de pautas y mtodos para
hacer frente al crecimiento documental, precisamente en la Edad Moderna se
produce una explosin en el crecimiento del volumen de la documentacin de la
administracin que no se haba experimentado hasta el momento. La realeza
castellana comienza a pensar en la necesidad de hacer frente a la gestin de su
propia documentacin, por ello, en esta poca aparece la primera regulacin de las
prcticas de archivo, con la creacin del Archivo General de Simancas, primer
archivo de la Modernidad.
Diego Navarro seala en su obra que este crecimiento documental es visto
por la administracin como un grave problema, entre las diferentes soluciones que
se barajaron en su da para afrontar el problema de las masas documentales, se
pens en la elaboracin de nuevos instrumentos de descripcin.
En cuanto a los sistemas de clasificacin que se emplearon durante la Edad
Moderna, Diego Navarro recoge entre los ms frecuentes las clasificaciones por
tipologas documentales;

por letras del alfabeto con las que empezaban los

asuntos o las tipologas; las que tomaban como referencia los lugares a los que
hacan referencia los documentos; los de naturaleza topogrfica, es decir, los que
66

BONO, Jos. Breve. Introduccin a la Diplomtica Notarial Espaola (1 Parte), Sevilla, 1990,
p. 32-37.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 63


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

dependan directamente del mueble contenedor de los documentos: As la


indicacin del armario, seguida de su contenido por tipologa documental, iniciaba
un sistema de clasificacin por niveles, alcanzando tantos estantes, cajones y
subdivisiones como mantuviera el propio mueble67.
Este periodo presenta grandes novedades, en l se sita la aparicin de la
primera gua de archivo, atribuida la primicia al Archivo de la Corona de
Aragn o Archivo Real, el estudioso Rafael Conde y Delgado de Molina68 recogi
el estudio, la traduccin y trascripcin de texto ntegro de dicho instrumento
realizado por su archivero, Pere Benet, sobre el ao 1601. La obra presenta no slo
una breve historia de la institucin y de manera genrica el contenido documental
del archivo; recoge tambin los instrumentos existentes, as como una crtica a los
instrumentos de descripcin anteriores, recomendaciones para la realizacin de
nuevos memoriales (lo que le convierte en una especie de manual de descripcin);
as como propuestas para la mejora de instalaciones; recomendaciones para la
bsqueda de la informacin,
Son muchas las cuestiones que se pueden resaltar de esta gua, una de las
ms interesantes y que muestran ya un intento de innovar con respecto a la Edad
Media, es la crtica que realiza Pere Benet, al trmino memorial, que para el autor
es sinnimo de ndice. Este archivero consideraba que la nica manera de abarcar
el mar que era el Archivo Real, era mediante la revisin y reduccin de los
viejos inventarios: en el inicio de mi servicio estaba en mi nimo transcribir,
aadir, corregir y purgar de sus abundantes errores los ndices, acabar los que
haban sido iniciados, redactar en un estilo claro un eptome y, finalmente, reducir
su excesivo nmero, () todo lo cual hubiera aportado honra y ornato a este
archivo69. He aqu el paralelismo entre el crecimiento documental moderno y
contemporneo y las soluciones aportadas en ambas pocas: crear instrumentos
descriptivos que concentren la informacin, generalmente, dispersa.

67

NAVARRO BONILLA, Diego. La imagen del archivo. Representacin y funciones en Espaa


(siglos XVI y XVII), TREA, 2003, p. 146-147.
68
CONDE Y DELGADO DE MOLINA, Rafael. La Brjula. Gua del Archivo Real de Barcelona,
Ministerio de Educacin y Cultura, Madrid, 1999.
69
dem, p. 120.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 64


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Tal y como seal Mara del Carmen Pescador del Hoyo70, antes de la
aparicin de los instrumentos de referencia se empleaban en su lugar los registros
o los libros copiadores de documentos para la bsqueda y recuperacin de la
informacin, aunque no eran instrumentos creados ex proceso para esta finalidad.
Los primeros instrumentos archivsticos con una finalidad referencial e
informativa fueron los inventarios, conocidos ya en la Edad Moderna. No fueron
concebidos como instrumentos de descripcin sino de control, an as, se
emplearon para informar por no existir otros instrumentos referenciales de los
fondos documentales. Estos instrumentos se confeccionaron siguiendo el orden
topogrfico de los fondos documentales, paralelamente surgieron los ndices con
un carcter ms elaborado; puesto ms que se usaban desde la Edad Media. Los
ndices surgen debido a la dificultad para localizar informacin en los largos
listados ordenados topogrficamente. Las secretaras de los siglos XVI y XVIII no
eran muy claras en las definicin de ndice, sin embargo, a fines del siglo XIX, su
elaboracin se consider como una de las tareas esenciales del archivo.
Con la Edad Moderna aparecen las primeras regulaciones archivsticas en
la Corona de Castilla, se trata de las Instrucciones para el Gobierno del Archivo de
Simancas71, esta regulacin marca un punto de inflexin con la Edad Media, al
establecer la creacin de nuevos tipos de instrumentos, realizados especficamente
para las consulta de los fondos documentales. Hasta este momento, como seal,
Mara de las Nieves Peir Graner, con respecto a los memoriales conventuales del
siglo XVI, los instrumentos de los archivos podan tener un carcter ambiguo:
con un carcter casi de crnica, tenan cabida todas las noticias documentales del
convento: tanto antiguas como las coetneas al momento de la confeccin y,
tambin tanto las de ndole puramente normativa como las de tipo histrico72.
Mara de las Nieves Peir seala las siguientes tipologas de instrumentos
70

PESCADOR DEL HOYO, Mara del Carmen. El Archivo. Instrumentos de Trabajo, Ediciones
Normas, 1986, p. 17.
71
RODRIGUEZ DE DIEGO, Jos Luis (estudio realizado por). Instruccin para el gobierno del
Archivo de Simancas (ao 1588), Ministerio de Educacin y Cultura, Madrid, 1998. (La
informacin ha sido extrada de la edicin facsmil que se publica con el estudio).
72
PEIR GRANER, Mara de las Nieves. Notas sobre Diplomtica y Archivstica Franciscana en
el siglo XVI. El Memorial del Convento de San Francisco de Valladolid. En: III Jornadas de la
Sociedad Espaola de Ciencias y Tcnicas Historiogrficas. Diplomtica antigua. Diplomtica
moderna. Murcia, 20 y 21 de junio de 2005, p.357-380.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 65


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

archivsticos para el mbito de los conventos a partir del siglo XVI: Libros de
Memorias73, Memoriales, Regestos, Cartularios e Inventarios. Seala tambin
para el caso del convento de San Francisco cambios en la organizacin documental
y en la ordenacin y descripcin de los documentos en funcin al crecimiento que
se produce a medida que avanzan los siglos. La autora rescata un inventario del
ao 1690 del Archivo de San Francisco de Valladolid, realizado por el Padre
Cegama, que resulta de gran inters para conocer qu tipologas documentales eran
consideradas instrumentos archivsticos por los propios frailes en el siglo XVI. El
inventario que es ntegramente transcrito y estudiado por la autora, recoge un
apartado con la denominacin de Libros de Archiuo74. Bajo esta denominacin,
como se puede observar, figuran tanto libros de registro diversos, como
memoriales, o inventarios, Por otro lado, diferencia en su denominacin, los
instrumentos que recogen los documentos que avalan jurdicamente la fundacin y
los ms importantes (que se guardan en el arca) bajo el ttulo libro de fundacin,

73

El libro de memorias lo define como repertorio conventual, en el que tenan cabida todas las
noticias documentales del convento: tanto antiguas como las contemporneas,... que nos recuerda a
los libros de historia de la Instruccin de Simancas.
74
Libros de Archiuo:
libro primero de la fundacin de la casssa y de lo que, en ella, se ha hedificado. Con una tabla
alfabtica, para sauer y allar, de presto, las escripturas y breues que estn en el arca del convento.
Otro libro antiquissimo, en folio, de las Memorias del Conuentto
otro libro antiquissimo de asiento de Missas
otro libro de las Missas cantadas que tiene obligacion de decir el conuento
otro libro antiguo de las capillas y sepulturas del conuento
otro libro de gastto
otro libro de missas
otro libro de reciuo
otro libo de gastto
otro libro de asiento de Memorias y sus pagas, hecho siendo guardin nuestro padre fray Luis
Fernndez. Y es de importancia
otro libro antiguo de patentes.
Otro libro nueuo de decretos
libro de los inuentarios de las officinas del conuentto
libro nueuo de patentes
libro de gastto
libro de reciuo
libro de missas
el libro colorado
libro de las cartas quentas
constituciones generales de barcelona
mare magnum fratrum minorum
el protocolo
libro para asentar las cossa notables
libro de la fundacin del conuentto, compuesto por Nuestro padre fray Mathias de sobre montte,
padre de esta sancta prouncia

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 66


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

estos instrumentos guardan un carcter ms historiogrfico como bien seala la


autora, frente a los que recogen documentos de carcter ms administrativo y de
gestin, que denomina como inventarios, memoriales,. Este inventario posee
un ndice para localizar los nombres de personas o las materias, ordenado
alfabticamente, adems de permitir la localizacin constituye un resumen del
contenido del inventario, tal y como recoge la propia autora75.
Retomando la Instruccin del Archivo de Simancas, los instrumentos
archivsticos76 alcanzan un carcter ms referencial aunque no deja de tener un fin
de control o administrativo, al servicio de la Corona y su burocracia. Por un lado,
recoge el libro de derecho real, sobre el que seala: mandamos al dicho
secretario Diego de Ayala que desde luego haga sacar una relacin no menos
sustancial que breve de todo lo que hubiere y hallare en el dicho archivo tocante al
dicho nuestro estado, corona y patrimonio real y al derecho de nuestro patronazgo
y de otro y cualesquier derechos y acciones que nos pertenezcan y podamos
pretender en cualquier manera y por cualquier causa y razn. Y que de la dicha
relacin se forme un libro con la distincin y claridad que lo sabr hacer, notando
en cada captulo y en la margen del el cajn y libro donde se hallara cada una de
las escrituras contenidas en la dicha relacin; y este libro se intitule ndice de los
derechos pertenecientes a la corona real.
El segundo instrumento que encontramos en las Instrucciones es el libro de
inventarios: Asimismo mandamos que se forme otro libro de los inventarios que
el dicho secretario Diego de Ayala tiene hechos y hiciere de aqu adelante de las
facultades de todo gnero de escrituras que al presente hay en el dicho archivo con
muy particular y breve relacin de lo que cada uno contiene y con el nmero y
cajn donde la tal escritura se hallara, y que se intitule Libro de inventarios.
El tercero instrumento referenciado es el libro de historia: Otros
mandamos que se haga otro tercero libro de las cosas curiosas y memorables que
75

PEIR GRANER, Mara de las Nieves. Inventario del archivo de San Francisco de Valladolid,
en: Archivo Iberoamericano, Revista Franciscana de estudios histricos, septiembre diciembre
2008, n 261, ao LXVIIII. p. 447-528.
76
En la instruccin se solicita realizar dos copias de los antedichos libros, para que una quede en el
archivo y otra se remita al rey.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 67


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

hay y hubiere en el dicho archivo (...) y que se intitule Relacin de cosas


memorables y curiosas. En este ltimo instrumento ya est presente la idea del
Archivo como laboratorio de la historia de Bautier.
Tanto en la Instruccin de Simancas y como en el Inventario del Padre
Cegama el archivo no tiene nicamente una finalidad de guarda y custodia de los
derechos y privilegios de las instituciones, tambin tiene una finalidad de
trasmisin de su memoria histrica.
Al tratar el tema de los instrumentos de descripcin en la Edad Moderna, es
interesante el estudio de fuentes que realiza Manuel Romero Tallafigo77, este autor
analiza diferentes Ordenanzas. Al tratar las Ordenanzas del Archivo General de
Indias (1790) este autor destaca: expresin en inventarios que excusar toda
superfluidad, reduciendo los artculos a los menos que fuese posible, sin perjuicio
de la distincin conducente a declarar el contenido. Tal vez podr en pocos
renglones exponerse un expediente voluminoso de asuntos comunes y de poco
momento, o un legajo de documentos que no difieren unos de otros, sino en los
tiempos, lugares o personas; y tal vez la importancia o singularidad de un
documento breve exigir una declaracin ms extensa.
Las Ordenanzas del Archivo General de Indias78 marcan el trnsito entre la
Edad Moderna y la Edad Contempornea en la Archivstica Espaola, marcando
su influencia, incluso, ms all de la esfera nacional al llegar al mbito
latinoamericano que contaba con los archivos de las viejas administraciones
coloniales, en un momento histrico en el que estaban todava activas al continuar
la presencia espaola en las colonias americanas. En los archivos de Ultramar era
posible encontrar series paralelas a las existentes en Espaa, y as se sealaba en
las propias Ordenanzas. Mi augusto Padre y Seor, que ste en gloria,
considerando que los papeles de Indias se hallaban dispersos en muchos lugares
sin la orden y distincin correspondiente a su importancia mand hacer el Archivo
77

ROMERO TALLAFIGO, Manuel. Manual de Archivstica y Archivos. Soportes, edificio y


organizacin, S&C, ediciones, Carmona, 1997, 3 edicin, p. 419-420. Este autor analizar junto a
otros autores profusamente las Ordenanzas del Archivo General de Indias, la obra del ao 1986 se
incluye en la bibliografa.
78
Ordenanzas para el Archivo General de Indias, Imprenta de la viuda de Ibarra, Madrid, 1790.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 68


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

general de ellos (). En las Ordenanzas se observan las operaciones propias del
archivo de cualquier poca, entre las cuales se seala el cotejo de los fondos
documentales: En las colecciones que tengan inventarios o ndices para la
bsqueda y el manejo, no se har al presente ms de comprobar estos con aquellos,
y hallados conformes, certificndolo as el Archivero al pie del respectivo
inventario79.
Tambin se resea la realizacin de nuevas descripciones y por tanto de
nuevos instrumentos: con el fin de que este gran conjunto de papeles se ordene, y
haga manejable y de su uso quanto antes se pueda; ya que estuviere hecha la
coordinacin en la forma prescrita, se dispondr su inventario con la brevedad y
distincin prevenida.

() Adems se dispondr un extracto de todos los

inventarios, conciliando la concisin con la expresin que baste para recordar


plenamente el contenido de ellos.
Las instrucciones recogen tambin la creacin de inventarios topogrficos:
Se dispondr tambin de una tabla que presente la vista el sistema de la
coordinacin de los papeles, y la disposicin de los inventarios80.
En cuanto a las tipologas de instrumentos que recoge la Ordenanza de
Indias son bsicamente81: el inventario, el extracto del inventario, que se empleara
de inventario manual y la tabla. Por otro lado, tambin recoge los ndices que
funcionan tambin como referencias cruzadas. De estos instrumentos se prevea la
realizacin de copias con la finalidad de evitar la prdida definitiva, mediante la
existencia de copias de seguridad y garantizar documentos de trabajo para aquellos
que estaban encargados del archivo.
Durante la Edad Moderna se producen transformaciones en el registro
notarial, la nota abreviada, en formato resumen, que se alternaba con la nota literal,
es definitivamente sustituida por esta ltima. Desde el punto de vista de los
79

dem, p. 6.
dem, p. 16.
81
Tambin Manuel Romero Tallafigo recogi las diferentes denominaciones de los instrumentos de
descripcin en las ordenanzas: Los instrumentos que recogen las ordenanzas hispana novohispana
son el inventario, la gua, el catlogo y los ndices auxiliares, aunque la gua sea llamada tabla y
el catlogo libro o legajo blanco de historia, de geografa y de noticias.
80

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 69


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

registros como instrumentos de bsqueda y recuperacin de la informacin,


podemos establecer que al aumentar el texto aumenta su complejidad, en cuanto a
la bsqueda y recuperacin de la informacin en el protocolo o registro. Sin
embargo result beneficioso para el notario, se abandon el sistema abreviado que
resultaba complejo para el desarrollo de la escritura original a partir de un extracto
o resumen, sobre todo, si el notario que la realizaba era diferente al que la haba
constituido. A parte del cambio en el formato de la nota, se produce un cambio en
el formato de guarda de esa nota, al implantarse el registro in libris, aparece el
protocolo notarial en Espaa, que se define como coleccin continua, ordenada
cronolgicamente, de las notas formalizadas en un periodo de tiempo por un
determinado notario, en la forma orgnica de libro integrado, por cuadernos82.
Se diferenciaran dos tipos de registro: un libro para consignar las notas tal
y como son concebidas, ledas y otorgadas por las partes, es el llamado libro de
notas en Castilla, manual en Catalua; y un libro en el que se consigna el texto
completo, con excepciones, es el llamado registro en Castilla y Aragn,
capibrevium; y protocollum o liber notularum en Catalua. La primera tipologa
resultara til para la recuperacin de la documentacin al constituir un extracto
del contenido de los protocolos, lo que los aproximara a un instrumento
referencial archivstico.
Al final de los libros se insertaba muchas veces (especialmente en Aragn
y Catalua) un ndice del contenido, por lo general siguiendo el orden de insercin
de las notas. Esto converta el registro en un autntico instrumento de bsqueda y
recuperacin de la informacin.
3.3. La influencia de la conservacin documental en la evolucin de los
instrumentos archivsticos
La evolucin en la creacin de instrumentos de control y descripcin de la
documentacin desde la Edad Media hasta la poca Contempornea, corre paralela
a la funcin de conservacin de los archivos:
82

BONO, Jos. Breve Introduccin a la Diplomtica Notarial Espaola (1 Parte), Sevilla, 1990,
p. 38.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 70


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

- Durante la Edad Media los instrumentos de control tenan como finalidad bsica
la conservacin de la informacin contenida en los documentos, mediante la copia
literal o parcial de los escritos, que era ms importante que la conservacin del
soporte documental. Como funcin secundaria, estos instrumentos se empleaban
para la bsqueda y recuperacin de la informacin. Ejemplos de este tipo de
instrumentos son los registros tanto cancillerescos, como reales, como notariales,
aunque no son los nicos, observamos la misma finalidad en los instrumentos
eclesisticos, como los cartularios, tumbos, Estos registros se han considerado
los primeros archivos, ligados a esa funcin de conservacin y permanencia en el
tiempo.
- En la Edad Moderna, contina la preocupacin por conservar la informacin
contenida en la documentacin se siguen produciendo registros, pero aumenta la
produccin de este tipo de instrumentos de control consecuencia de la explosin
documental derivada del crecimiento de la estructura administrativa y burocrtica
de la administracin pblica espaola. En esta poca comienza la preocupacin
por conservar no slo la informacin sino tambin el soporte documental, se crean
los primeros archivos con un carcter institucional, con los cuales surgen los
primeros instrumentos de descripcin, con una doble finalidad, conservar las
noticias contenidas en la documentacin, fundamentalmente la informacin ms
relevante (un claro ejemplo lo encontramos en las Instrucciones de Simancas) y
facilitar su bsqueda y localizacin. Exista durante la Edad Media y Moderna una
clara conciencia de la dificultad de conservar unos soportes que son efmeros, pero
interesaba conservar la memoria de su informacin contenida en los documentos.
La novedad de esta poca es el surgimiento del inters conservador y restaurador
de las obras y patrimonio de la Humanidad que se origin en la corriente cultura
del Renacimiento Italiano.
- En la Edad Contempornea, se produce una continuidad pero, tambin, se asiste
a profundos cambios; continan los registros, que adquieren un carcter ms
resumido en cuanto a su contenido con respecto a pocas anteriores, consecuencia
de una mayor preocupacin por la conservacin del propio soporte, al que se le
confiere un valor patrimonial de carcter histrico de manera ms oficial, por lo

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 71


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

que se empiezan a aplicar las tcnicas de restauracin y conservacin que se


emplearon en primer lugar en las obras de arte, para pasar luego a actuar sobre la
documentacin, buscando as la permanencia de este vulnerable soporte. La
conservacin del soporte original no se plantea como la nica opcin de
permanencia de la informacin, aparecen nuevas tcnicas de cambio de soporte,
fruto del desarrollo de las tcnicas fotogrficas aplicadas a la conservacin, que
suponen la aplicacin primero de la fotocopia y la microfilmacin y luego con el
desarrollo de la tecnologa informtica, suponen la adopcin del soporte digital y
los sistemas de almacenamiento masivo.

Los instrumentos de control y

descripcin de la informacin tambin se vuelven virtuales, como la


documentacin.
Los diferentes cambios que se van produciendo en la conservacin del
soporte transforman los instrumentos de descripcin, ya que en la Edad
Contempornea, se emplean bsicamente para referenciar el documento que se
conserva ntegramente, bien en soporte fsico, analgico o digital. La nica
funcin del instrumento de descripcin es localizar el documento83. Los cambios
en la conservacin del soporte influyen en las tcnicas de descripcin, se realiza un
resumen del documento o bien se crea una imagen virtual del mismo pero no se
copia literalmente la informacin del documento como suceda en el Antiguo
Rgimen, la informacin referencial se constituye como algo breve y sucinto, la
tendencia es a reducir cada vez ms la informacin referencial a la hora de realizar
la descripcin del documento.
Actualmente se contina con la produccin de documentos en papel, pero
asistimos a una poca de abandono progresivo de este soporte. La dificultad de
preservar el novsimo soporte documental, el digital o electrnico, ha supuesto una
transformacin de la descripcin del documento, al adjuntarse al propio
documento su informacin referencial, mediante los metadatos, que lo acompaan

83

Evidentemente, cuando se produce la destruccin de la documentacin por accidente, por


eliminacin o por otras causas, el instrumento de descripcin y la informacin que contiene es
el nico reflejo del soporte eliminado.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 72


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

durante todo su ciclo vital, constituyendo su garanta de conservacin y su DNI.


Sin el metadato, que recoge el contenido, la estructura y el contexto del
documento, no es posible garantizar su permanencia. La descripcin no slo
permite la indizacin automtica del documento con vistas a su recuperacin, son
la garanta de su conservacin.
4. Comparacin de las definiciones de las diferentes tipologas de instrumento
archivstico a travs de los diccionarios
Desde la internacionalizacin de la archivstica y de los intentos de
normalizacin a nivel supranacional a travs de las diversas instituciones
archivsticas, se han publicado mltiples diccionarios en los que se han tratado de
establecer las relaciones terminolgicas y definiciones de los trminos
archivsticos en las diferentes tradiciones archivsticas. En el presente apartado se
analizan las definiciones de las diferentes tipologas de instrumentos archivsticos
en varios diccionarios, de mbito nacional e internacional.
En el mbito nacional se recogen a continuacin las definiciones de tres
tipos de diccionario, uno de carcter general como es el Diccionario de la Real
Academia de la Lengua84; otro especializado en archivos, como es el Diccionario
de terminologa archivstica del Ministerio de Cultura, y un diccionario general de
documentacin, como es el Diccionario Enciclopdico de Ciencias de la
Informacin85.
Asimismo se analizan las definiciones de las diferentes tipologas de
instrumentos de descripcin en dos diccionarios de carcter internacional, uno en
lengua inglesa y otro en lengua francesa. En lengua inglesa he seleccionado el
Glossary of Archival and Records Terminology86 de la Sociedad de Archiveros
Americanos, este diccionario nos muestra una tradicin archivstica diferente a la

84

REAL ACADEMIA DE LA LENGUA ESPAOLA. Diccionario de la Real Academia de la


Lengua. [http://www.rae.es/rae.html]. (Consultado el 20-12-2010).
85
LPEZ YEPES, Jos. Diccionario enciclopdico de ciencias de la documentacin. Editorial
Sntesis, 2004.
86
SAA (Society of American Archivist). Glossary of Archival and Records Terminology.
[http://www.archivists.org]. (Consultado el 20-12-2010).

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 73


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

europea y en lengua francesa el Vocabulaire des archives de la AFNOR87, que nos


aproxima a la tradicin archivstica europea. A travs del anlisis de los trminos
en estos diccionarios no slo comparamos la tradicin archivstica espaola con
otras tradiciones, sino tambin se puede ver como se ven los instrumentos de
descripcin en diversos mbitos de la misma tradicin.
La denominacin de los instrumentos archivsticos en el
Diccionario de Terminologa Archivstica del CIA88.
Instrumento de
Finding Aid
Instrument de
Instrumento
Descripcin,
Recherche
Consulta, Trabajo
Espaol
Ingls
Francs
Italiano
Gua
Guide
Guide par
Guida/
dpot/Guide
Guida
Spcialis
Generale/
Guida
Tematica
Inventario
Inventory
Inventaire
Inventario
Inventario
Class List
Rpertorie
Numrique
Inventario Analtico
Descriptive List
Rpertorie
Inventairo
Numrique Dtaill
Analitico
Catlogo
Catalogue
Catalogue
Catalogo
Catlogo, Regesta
Calendar
Inventaire Analitique
Repertorio
Special List
Repertorio
Repertorio
Chronological
Rpertorie
Elenco
Cronolgico
Inventery/List
Chronologique
Cronologico/
Repertorio
Cronologico
ndice
Index
Index
Indice
Registro de Entrada
Accesion
Registre de Entres
Registro di
List/Register
Entrata
Relacin/Inventario
Checklist/Transfer Bordereau/Bordereau Elenco
de
List
Versement
Transferencia/Entrega
Figura 2. Cuadro de los trminos de los instrumentos archivsticos en diferentes idiomas segn el
Diccionario de Terminologa Archivstica del CIA

87

88

AFNOR. Vocabulaire des archives: archivistique et diplomatique contemporaines, Pars, 1985.

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Dictionary of Archival Terminology:


Dictionnaire de Terminologie Archivistique. Saur, Pars, 1988. Este diccionario de equivalencias
est definido slo en los trminos ingleses y franceses as que est realizado desde esta ptica con
equivalencias a otros idiomas entre ellos el espaol.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 74


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

4.1. Definicin de Censo de Archivo


En el Diccionario de terminologa archivstica del Ministerio de Cultura,
Censo de Archivo89 se define como: Instrumento de control y difusin,
actualmente automatizado, que permite reunir y coordinar la informacin sobre
archivos y fondos documentales que forman el Patrimonio Documental, y sobre su
accesibilidad.
Segn el Diccionario Enciclopdico de Ciencias de la Informacin, Censo
de Archivo se define como: Instrumento de descripcin y control de archivos y
fondos documentales con dos vertientes: a) la de informar al profesional de
archivo, cuando va a crearse o a reorganizar una institucin de archivo, sobre la
persona que genera el fondo documental (rganos, funciones, actividades); las
series propias de cada unidad administrativa; la cantidad de documentacin que se
genera anualmente en cada oficina, seccin, o negociado de una organizacin, la
vigencia administrativa de los documentos; asiduidad e la consulta de los mismos
por parte de los usuarios, etc. con el fin de programar una actuacin eficiente, y b)
es indispensable para conseguir una poltica coherente en materia archivstica
porque: permite conocer el estado de los depsitos y centros de archivo desde
distintos punto de vista: condiciones de los depsitos (mobiliario, medidas de
seguridad, estado fsico de la documentacin y metros lineales); presenta una
informacin somera de las series documentales (fechas extremas y tipologa),
instrumentos de descripcin, documentacin eliminada, publicaciones, prstamos,
copias, certificaciones,...; posibilita contabilizar el nmero de centros existentes en
un pas o regin, saber si son pblicos o privados, conocer su categora, sus tipos y
si contienen uno o varios fondos; ofrece datos sobre la titularidad de los fondos,
direccin completa, nombre del encargado o director, personal, horario de apertura
y de atencin al pblico,....
La definicin del diccionario del Ministerio de Cultura tendra un carcter
ms legal, frente a la definicin del diccionario de Ciencias de la Informacin, que

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 75


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

sera ms amplia, describiendo incluso la finalidad y la estructura del Censo-Gua


de Archivos.
El trmino Censo de Archivo no aparece reflejado ni en la tradicin
archivstica norteamericana ni en la francesa, es un instrumento de descripcin
caracterstico de la tradicin archivstica espaola, cuya formacin se inicia a
finales del siglo XIX.
Por otro lado, el Diccionario de la Real Academia de la Lengua, recoge en
la definicin de censo, otros tipos de censo como el de poblacin, pero no observa
el Censo de Archivo.
4.2. Definicin de Gua
El Diccionario de la Real Academia de la Lengua, recoge muchos
significados de Gua, pero los ms se acercan al mbito documental son: Lista
impresa de datos o noticias referentes a determinada materia o una descripcin
amplia de la participacin en uno o ms archivos, por lo general en el nivel de la
coleccin.
En el Diccionario de Terminologa Archivstica del Ministerio de Cultura,
Gua se define como: Instrumento de referencia que describe globalmente fondos
documentales

de

uno

varios

archivos,

indicando

las

caractersticas

fundamentales de los mismos: organismos que los originan, series que los forman,
fechas extremas que comprenden y volumen de la documentacin. Adems, recoge
la informacin sobre el archivo, su historia y formacin, horarios y servicios a los
usuarios. Adems recoge diversos tipos de gua, como la Gua de Fuentes que
define como: Instrumento de referencia que describe los fondos relativos a un
tema concreto en uno o varios archivos. Y la Gua de Interfondos que se define
como: Instrumento de referencia que describe la documentacin de varios
archivos, independientemente de si se refiere al mismo o a diferente tema.
En el Diccionario Enciclopdico de Ciencias de la Informacin, Gua se
define como: Instrumento que informa, de manera general, sobre el archivo en su

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 76


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

conjunto. Elementos: a) Introduccin (direccin del archivo, horario de apertura y


cierre, rgimen jurdico, servicios que presta, condiciones de admisin y consulta,
personal, historia del edificio, persona/s de donde procede/n el/los fondo/s,
bibliografa. b) Informacin sobre el/los fondo/s. Para un archivo con un solo
fondo se presenta el cuadro de clasificacin del fondo, indicando la denominacin
de las series, sus fechas extremas, el nmero de unidades de instalacin de cada
una de ellas y las signaturas correspondientes. Si el archivo custodia varios fondos
es recomendable realizar un resumen de cada uno haciendo constar la persona
productora, fechas lmite de la documentacin y las unidades de instalacin,
seguidamente, se reflejan uno por uno los cuadros de clasificacin precedido, cada
uno de ellos, de la historia de la institucin o persona que genera el fondo y
sealando, si procede, la relacin entre los productores de la documentacin.
Adems se indica: la documentacin eliminada o no que no haya llegado al
archivo, los instrumentos de descripcin con los que cuenta cada fondo,
reprografa y, si existen secciones facticias, sealarlas. c) Apndices: ndices e
ilustraciones del edificio, servicios del archivo y documentos. Clase: por
institucin de archivo (con varios fondos o de fondo nico), acumulativas (para el
conjunto de archivos de una regin o pas), temticas (dedicadas a categoras
concretas de documentos elegidos en funcin de su naturaleza o de un tema de
investigacin).
El Diccionario Enciclopdico de Ciencias de la Documentacin dedica un
amplio apartado al trmino Gua, dando incluso pautas para la creacin de una en
cualquier institucin y define adems otros tipos de Gua como la Gua de Fuentes
que define como: Instrumento de descripcin que proporciona informacin sobre
todos los fondos documentales con relacin a un tema o a un espacio geogrfico;
la

Gua Orgnica que define como Instrumento de descripcin que rene

informacin de archivos que se relacionan entre s por pertenecer a un determinado


organismo. O la Gua de Investigadores que define del siguiente modo: Dcese
del instrumento de control de los usuarios de archivos de un pas o regin.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 77


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

El Vocabulaires del Archives de la AFNOR, define Gua de Archivo como:


Instrumento de bsqueda que contiene informacin destinada a orientar la lectura
de los fondos de un servicio de archivo90.
El Glossary of Archival and Records Terminology, recoge varias
definiciones y tipologas de Gua: Una descripcin amplia con la participacin de
uno o ms archivos, por lo general a nivel de coleccin. Una gua que cubre varios
fondos es llamada a menudo, gua de fondos o gua de interfondos. Una gua que
describe las colecciones, relativa a un tema especfico suele llamarse gua
materias, o una gua temtica91.
4.3. Definicin de Inventario
En el Diccionario de la Real Academia de la Lengua, Inventario (Del lat.
Inventarum), se define como: Asiento de los bienes y dems cosas pertenecientes
a una persona o comunidad, hecho con orden y precisin y Papel o documento
en que estn escritas dichas cosas. Son definiciones muy genricas que hacen ms
referencia al tipo diplomtico documental que al instrumento archivstico, sin
embargo, en cierto modo, el inventario es la primera relacin de los elementos del
archivo.
Segn el Diccionario de Terminologa Archivstica del Ministerio de
Cultura, Inventario se define como: Instrumento de referencia que describe las
series documentales de un fondo, siguiendo su organizacin y que, por motivos de
localizacin, se encuentran fraccionadas en unidades de instalacin. El inventario
debe recoger, imprescindiblemente, una introduccin histrica explicativa de la
evolucin del organismo productor de los documentos y el cuadro de clasificacin
del fondo descrito. Los asientos del inventario recogen la signatura de la unidad de
instalacin, el nombre de la serie y las fechas que comprende. Debe completarse
con los ndices correspondientes. Recoge la definicin tambin de Inventario
90

Traduccin de: Guide darchives: Instrument de recherche contenant des informations destines
orienter la lecteur dans les fonds dun service darchives.
91
Traduccin de: n. ~ A broad description of the holdings at one or more archives, typically at the
collection level. Notes. A guide covering several repositories' holdings is often called a repository
guide or a interrepository guide. A guide that describes collections relating to a specific subject is
often called a subject guide or a thematic guide.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 78


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

General Topogrfico o Registro Topogrfico: Instrumento de control que


relaciona correlativamente el contenido de cada una de las unidades de
conservacin de un depsito de archivo.
El Diccionario Enciclopdico de Ciencias de la Informacin, de nuevo
dedica un amplio apartado a la definicin del inventario como del resto de los
instrumentos, dando pautas del contenido que debe incluir. Este diccionario
diferencia el trmino Inventario en los archivos, las bibliotecas o los museos,
definindolo de manera genrica como: Recuento (Accin); y como inventario
de archivo o de la coleccin: Instrumento de descripcin que informa
globalmente de cada una de las series documentales que componen un fondo
documental. Sirve para controlar la documentacin, orientar e informar al usuario.
Elementos: denominacin del fondo, signatura de las unidades de instalacin,
dgitos del cuadro de clasificacin, tipologa de la serie, fechas lmite de cada
unidad de instalacin, descripcin (autor, destinatario, asunto) y forma. Estos datos
ofrecen informacin suficiente para: poder localizar la documentacin en el
depsito (signatura), su organizacin dentro de la institucin (dgitos del cuadro de
clasificacin), localizacin en el tiempo (fechas), denominacin de las series
(tipologa), tipo de documento y saber qu asuntos trata (descripcin). Debe de
estar dotado de un ndice formado por el conjunto de descriptores que se obtienen
partiendo del contenido del resumen del inventario: onomstico, toponmico y
asuntos. A parte de definir genricamente inventario de archivos recoge tambin
definiciones de diversas tipologas de inventarios. Define as, Inventario Analtico
o Descriptivo como: Instrumentos de de descripcin de unidades documentales
que integran la serie, reproduciendo la estructura del cuadro de clasificacin y
realizando una descripcin completa por cada unidad documental; Inventario
General que define como: Instrumento para controlar las series documentales que
conforman el fondo. Se elabora teniendo como base las hojas de remisin o
relaciones de entrega; Inventario Somero que define como: Instrumento de
descripcin que controla las series documentales con los mnimos elementos. E
Inventario Topogrfico que define como: Instrumento de control que recoge el
contenido de las unidades documentales incluidas en una unidad de instalacin.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 79


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Las hojas del inventario, si se hace en soporte papel, se numeran y ordenan


correlativamente por la signatura.
El Vocabulaire des Archives de la AFNOR, define Inventario de Archivo
como: Instrumento de descripcin ms o menos detallado de elementos
(documentos o artculos) que componen un fondo o varios fondos de archivos92.
Diferencia tambin diversos tipos de inventarios, el Inventario Sumario que define
como: Instrumento de descripcin que contiene un fondo o una serie de archivos
de los cuales slo ciertas actas o ciertos documentos son analizados a ttulo de
ejemplo93 y el Inventario Analtico que define como: Instrumento de descripcin
de cada uno de los documentos o legajos de cada una de las actas de un libroregistro o de un conjunto de legajos o de libros-registros94.
El Glossary of Archival and Records Terminology define Inventario como:
Una lista de cosas. Descripcin. Un instrumento de descripcin que incluye,
como mnimo, una lista de las series de la coleccin. Archivo de gestin. El
proceso de relevamiento de los registros en una oficina, por lo general en el nivel
de la serie. Define como el diccionario francs el trmino Inventario Sumario,
tambin llamado inventario de series o un inventario ttulo, slo incluye las
descripciones concisas de los materiales. Un resumen del inventario se puede
hacer para materiales con formato o contenido muy tcnico, lo que requerira sino
una descripcin muy amplia o la captura adecuada de la diferencia de matiz.
Tambin se hacen para las colecciones de materiales homogneos, en los que los
detalles seran redundantes95.

92

Traducido de: inventaire darchives: etat descriptif plus o moins dtaille del lments (pices ou
articles) composant un fonds ou plusieurs fondo darchives.
93
Traducido de: inventaire sommaire: etat descriptif du contenu dun fonds ou dune srie
darchives dans lequel seuls certains actes ou certaines pices son analyss titre dexemple.
94
Traducido de: inventaire analytique: etat descriptif de chacune dune liasse ou de chacun des
actes dun registre ou dun ensemble de liasses ou de registres.
95
Traduccin de: n. ~ 1. A list of things. 2. Description A finding aid that includes, at a
minimum, a list of the series in a collection. 3. Records management The process of surveying
the records in an office, typically at the series level. Notes. Inventory: A summary inventory, also
called a series inventory or a title inventory, includes only terse descriptions of the materials. A
summary inventory may be made for materials with very technical form or contents, which would
require extensive description to adequately capture the nuance difference. They are also made for
collections of homogenous materials, in which details would be redundant.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 80


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

4.4. Definicin de Catlogo


Segn el Diccionario de la Real Academia de la Lengua, Catlogo (Del lat.
catalgus, y este del gr. , lista, registro), se define como: Relacin
ordenada en la que se incluyen o describen de forma individual libros,
documentos, personas, objetos, etc., que estn relacionados entre s.
En el Diccionario de Terminologa Archivstica del Ministerio de Cultura
Catlogo se define como: Instrumento de referencia en el que, con la finalidad de
informar sobre una materia u objeto especfico, se describe unidades documentales
relacionadas por su autor en razn de una afinidad temtica, cronolgica,
paleogrfica o formal o por otro criterio subjetivo establecido de antemano.
El Diccionario Enciclopdico de Ciencias de la Informacin, denomina al
Catlogo de Archivo como Catlogo de Documentos de Archivo y lo define como:
Instrumento que describe de manera pormenorizada y siguiendo criterios
subjetivos las unidades documentales simples y documentales porque tienen un
inters especial o porque los usuarios necesiten una informacin especfica.
Elementos mnimos: datos de localizacin (dgitos del cuadro de clasificacin o
denominacin de las agrupaciones documentales a las que pertenece la unidad
documental a describir y signatura: nmeros de la unidad de instalacin y del
documento dentro de la misma), caracteres internos y externos, resumen que
comience por el tipo documental, caractersticas fsicas, reproducciones,
documentacin complementaria y bibliografa. Clases: dependen del criterio de
ordenacin tomado para la elaboracin del catlogo: cronolgico (el redactado con
mayor frecuencia), geogrfico, alfabtico y de asuntos.
El Vocabulaire des Archives de la AFNOR contemplan varias definiciones
de Catlogo: Instrumento de bsqueda y gestin, aportando la lista ordenada y la
descripcin de documentos o los objetos de una coleccin permanente o temporal,
real o ficticia de un servicio de archivo96. Obra publicada en ocasin de una
96

Traduccin de: Instrument de recherche et de gestion, donnant la liste ordone et la description


des documents ou des objets dune collection permanente ou temporaire, relle ou fictive dun
service darchives.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 81


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

exposicin para describir los objetos expuestos, con o sin un estudio que
profundiza en los objetos o temas presentados.97 Esta definicin de catlogo
relacionado con la elaboracin de exposiciones tambin se maneja en la tradicin
archivstica espaola.
En el Glossary of Archival and Records Terminology, Catlogo se define
como: Una coleccin de descripciones dispuestas sistemticamente de los
materiales. Una lista de artculos con descripciones. Una publicacin
producida conjuntamente con una exposicin que muestra los materiales expuestos
y que pueden tener texto que se refiere al tema de la exposicin98.
4.5. Definicin de ndice
Segn el Diccionario de la Real Academia de la Lengua, ndice (Del lat.
index, -cis), es: En un libro u otra publicacin, lista ordenada de los captulos,
artculos, materias, voces, etc., en l contenidos, con indicacin del lugar donde
aparecen. Catlogo de las obras conservadas en una biblioteca, archivo, etc.,
clasificadas segn diversos criterios.
Segn el Diccionario de Terminologa Archivstica del Ministerio de
Cultura ndice se define como: Instrumento de referencia formado por
encabezamientos onomsticos, toponmicos, cronolgicos y de conceptos
contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de
referencia y descripcin.
En el Diccionario Enciclopdico de Ciencias de la Informacin, ndice se
define como: Instrumentos de recuperacin de la informacin. Instrumento de
control. Instrumento auxiliar de descripcin para facilitar la utilizacin de los
instrumentos de descripcin tradicionales. Son instrumentos que permiten conocer
o identificar publicaciones primarias para, posteriormente acceder a ellas. (...).
Aunque la definicin del diccionario se centra sobre todo en los ndices
97

Traduccin de: Ouvrage publi loccasin dune exposition pour dcrire les objets, exposs,
avec ou sans tude approfondie de ces objets ou de thmes prsents.
98
Traduccin de: n. ~ 1. A collection of systematically arranged descriptions of materials. 2. A
listing of items with descriptions. 3. A publication produced in conjunction with an exhibit that
lists the materials exhibited and that may have text that relates to the subject of the exhibit.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 82


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

bibliogrficos, define ndices que tambin se emplean en la archivstica: ndices


Alfabticos de Materias, ndices Analticos, ndices Automatizados, ndices
Automticos.
En el Vocabulaire des Archives de la AFNOR, se define tanto el trmino
ndice como la operacin de indizar. ndice se define como: Lista ordenada de
nombres de personas, de lugares y de materias que figuran en los documentos, que
sacados de una referencia permiten encontrarlos99. Indizacin se define como:
Operacin destinada a representar los elementos de un lenguaje documental o
natural, los datos resultantes del anlisis del contenido de un documento o de una
pregunta100.
Segn el Glossary of Archival and Records Terminology, ndice se define
como: Una lista ordenada de encabezamientos que seala puntos relevantes de
informacin en los materiales que se organizan en un orden diferente. Editorial.
Parte de un libro, normalmente se encuentra en la parte trasera, que proporciona
una lista ordenada de los temas tratados en el libro, con nmeros de pgina u otra
referencia al lugar donde se discuten esos temas101.
Como consecuencia del tratamiento de los instrumentos de descripcin
mediante el empleo de bases de datos relacionales se hace imprescindible abordar
el trmino de ndice desde el punto de vista de la informtica, as pues ndice de
una base de datos se define como: una estructura de datos que mejora la
velocidad de las operaciones, permitiendo un rpido acceso a los registros de una
tabla en una base de datos sencilla. Al aumentar drsticamente la velocidad de
acceso, se suelen usar sobre aquellos campos sobre los cuales se hagan frecuentes
bsquedas. El ndice tiene un funcionamiento similar al ndice de un libro,
guardando parejas de elementos: el elemento que se desea indexar y su posicin en
99

Traducido de: index: Liste ordonne de noms de personnes, de lieux et de matires figurant dans
un document, assortis dune reference permettant de les y retrouver.
100
Traducido de: Opration destine reprsenter par les lments dun langage documentaire ou
naturel es dones rsultant de lanalyse du contenu dun document ou dune question.
101
Traduccin de: n. (indexes, indices, pl.) ~ 1. An ordered list of headings that points to relevant
information in materials that are organized in a different order. 2. Publishing A portion of a
book, usually located in the back, that provides an ordered list of subjects covered in the book, with
page numbers or other reference to where those subjects are discussed.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 83


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

la base de datos. Para buscar un elemento que est indexado, slo hay que buscar
en el ndice dicho elemento para, una vez encontrado, devolver el registro que se
encuentre en la posicin marcada por el ndice. En documentacin los primeros
ndices automticos fueron los ndices permutados, que Lpez Yepes defini en su
diccionario como ndice alfabtico elaborado, generalmente de forma automtica,
a partir de una cadena de trminos de indizacin o de palabras significativas de los
documentos y que sita sucesivamente cada trmino de la cadena como punto de
entrada. Los tipos de ndices Permutados ms conocidos fueron los KWIC y
KWOC o KWAC.
En la nueva legislacin que articula la administracin electrnica se define
un nuevo concepto el ndice Electrnico que aparece en la ley que regula el
Esquema Nacional de Interoperabilidad102 como: Relacin de documentos
electrnicos de un expediente electrnico, firmada por la Administracin, rgano o
entidad actuante, segn proceda y cuya finalidad es garantizar la integridad del
expediente electrnico y permitir su recuperacin siempre que sea preciso. Este
ndice es la evolucin del extracto de los expedientes administrativos, sin embargo,
la ley incluye su funcionalidad para buscar y recuperar la informacin, lo que lo
convertira en un primer instrumento de localizacin de la documentacin.
4.6. Definicin de Tesauro
En el Diccionario de Terminologa Archivstica del Ministerio de Cultura,
se define como: Vocabulario controlado de trminos organizados mediante
relaciones y dependencias jerrquicas o de cualquier otro tipo, cuya finalidad es
facilitar el almacenamiento y la recuperacin de la informacin.
En el Diccionario Enciclopdico de Ciencias de la Informacin el trmino
Tesauro se define como: Vocabulario controlado de trminos relacionados
semntica y genricamente sobre una materia especfica y como Lenguaje
documental compuesto de una lista normalizada y estructura de trminos, con
102

Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de


Interoperabilidad en el mbito del a Administracin Electrnica. (BOE n 25, 29 de enero del
2010).

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 84


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

relaciones semnticas entre ellos y que cubre uno o ms campos especficos del
conocimiento, establece el origen etimolgico del trmino tesauro en el vocablo
latino thesaurus.
En el Vocabulaire des Archives de la AFNOR, se define Tesauro como:
Lenguaje documental basado en una estructura jerrquica de uno o ms dominios
del conocimiento, dentro de la cual los conceptos son representados por trminos
en uno o ms lenguajes naturales y las relaciones entre conceptos por unos signos
convencionales.103
Segn el Glossary of Archival and Records Terminology, Tesauro se define
como: Una lista de palabras que relaciona significados, incluyendo sinnimos y
antnimos. Y como: Un vocabulario especializado de palabras y frases,
comnmente usado para indizar, que seala un trmino preferente entre sinnimos
y muestra relaciones entre trminos104.
5. Los principales instrumentos de control administrativo de la informacin y
la documentacin
Los instrumentos de control empleados en los archivos, segn el
Diccionario de Terminologa Archivstica del Ministerio de Cultura, son aquellos
que se elaboran en las fases de identificacin y valoracin de la documentacin.
Estos instrumentos son bsicos en cualquier fase del archivo, principalmente en la
descripcin, constituyen el DNI y la historia individual del fondo documental que
se va a describir, la informacin que se transmite con el fondo documental. En el
caso de no existir estos instrumentos es muy complejo realizar las tareas de
descripcin del fondo documental: establecer el cuadro de clasificacin de fondos
103

Traducido de: Thsaurus: Langage documentaire fond sur une structuration hirarchise dun
ou plusieurs domaines de la connaissance et dans lequel les notions sont reprsentes par des
termes dune ou plusieurs langues naturelles et les relations entre notions par de signes
conventionnels.
104
Traducido de: n. (thesauruses, thesauri, pl.) ~ 1. A list of words with related meanings,
including synonyms and antonyms. 2. A specialized vocabulary of words and phrases, commonly
used for indexing, that indicates a preferred term among synonyms and shows relationships
between terms. Aparte de esta definicin, el Glosario cita la definicin de la norma ANSI/NISO
Z39.19. Guidelines for the Construction, Format, and Management of Monolingual Controlled
Vocabularies.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 85


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

y series documentales, llevar a cabo su organizacin, elaborar la historia


archivstica e institucional del fondo, conocer el grado de profundidad en la
descripcin que se ha realizado del fondo, el grado de conservacin, si hay una
dispersin del fondo documental por conservarse series en otros archivos,
Sirven de apoyo informativo a la fase de descripcin. Considero que los
instrumentos de control, no slo son aquellos que se forman en la fase de
identificacin y valoracin, actividades que realiza de manera profesional
nicamente el archivero, son todos los instrumentos de trabajo que se generan
entorno a los archivos y a los fondos documentales que albergan; pueden ser
elaborados o no por un profesional de la documentacin y son creados para
cumplir una funcin de control interno sobre la documentacin, aunque se puedan
emplear en ocasiones para consultar los fondos documentales. La variedad de esta
tipologa de instrumentos es amplsima, de modo que ni siquiera el diccionario de
terminologa archivstica establece una clasificacin cerrada. Adems en la
actualidad para la elaboracin de estos instrumentos se estn empleando sistemas
informticos, ya que estn vinculados a los procedimientos administrativos
electrnicos y pueden estar o no en relacin con los sistemas de descripcin en el
mbito de los archivos.
En mi opinin, podemos diferenciar dos grupos de instrumentos de control
de la documentacin, desde el punto de vista del titular de su creacin:
- Los generados en el mbito de la oficina productora de la documentacin
y con pautas bsicamente administrativas, en el sentido estricto de la palabra. Es el
caso de los registros de entrada y salida de la documentacin.
- Los generados en las instituciones archivsticas, empleando pautas
documentales. Es el caso del registro de consulta de la documentacin, del registro
de investigadores, del registro del movimiento de fondos, Las relaciones de
entrega se pueden generar en cualquier institucin pero las pautas de su creacin
son archivsticas.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 86


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Al repasar los diferentes autores que han tratado los instrumentos de


control se puede comprobar la gran diversidad de tipologas. Sin embargo, en el
presente estudio voy a destacar nicamente dos tipologas de instrumentos que
destacan por su importancia en las tareas de descripcin; el registro de entrada y la
relacin de entrega.
5.1. Las relaciones de entrega
La inclusin legal de la relacin de entrega se establece en Espaa a travs
del Decreto 914/1969, de 8 de mayo de 1969105, que crea el Archivo General de la
Administracin. Con la creacin de esta institucin, se establece formalmente el
acto administrativo de transferencia de la documentacin, y por tanto, el
expediente de transferencia de la documentacin, del que forma parte como
documento central, la relacin de entrega.
En el Diccionario de Terminologa Archivstica del Ministerio de Cultura,
no recoge la relacin de entrega o relacin de transferencia con la categora
instrumento de control ni administrativo, a pesar de constituir un instrumento de
garanta tanto para el archivo que enva el fondo como para el archivo que lo
recibe y a pesar de tener un marcado carcter legal, el diccionario lo define como
una: Lista de las fracciones cronolgicas de las series documentales que se
transfieren y que acompaa a stas en los traslados reglamentarios.
En el Diccionario Enciclopdico de Ciencias de la Informacin, se recoge
la denominacin de relacin de entrega u hoja de remisin, tomando una
descripcin del documento que se formaliz en el Archivo General de la
Administracin para la realizacin de las transferencias documentales:
Documento por triplicado autocopiable por medio del cual se realiza la
transferencia. No est normalizado en todas las instituciones u organismos, pero
debe de cumplimentar los siguientes datos: Servicio y oficina remitente, o los
dgitos correspondientes segn la estructura de la administracin. Fecha de
remisin; en la cual se realiza la transferencia, sirve para hacer el registro de
105

Decreto 914/1969, de 8 de mayo de 1969105, que crea el Archivo General de la Administracin


(BOE n 125, 26 de mayo de 1969).

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 87


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

transferencias, aadindole un nmero secuencial. Nmero de orden de la caja que


contienen la documentacin y nmero del documento dentro de la misma;
signatura del remitente. Fechas extremas. Descripcin breve comenzando por el
tipo documental. Acceso; sealar si la documentacin puede consultarse o no y si
existe alguna reserva justificarla. Cdigo del cuadro de clasificacin. Plazo de
conservacin; permanente o temporal; en este ltimo caso sealando los aos; este
dato se cumplimenta de acuerdo con la identificacin de las series; si la
documentacin ha de ser eliminada se seala en el cuadro o listado de
expurgo. Adems, contiene las firmas del encargado de la entrega y del archivero.
Esta ltima se cumplimenta cuando se ha confirmado y cotejado la entrega de la
documentacin, remitiendo un ejemplar al remitente y las otras dos quedan en
poder del archivo para confeccionar el registro general de ingresos y el registro por
secciones administrativas, servicios y oficinas. En el caso de que la transferencia
se realice desde el archivo central al intermedio o de ste al histrico, deber
acompaar a esta hoja los trabajos de identificacin y valoracin de series y una
copia de los instrumentos de descripcin. La hoja de remisin de fondos permite
que la transferencia se realice con garanta, que la documentacin llegue ordenada,
completa y descrita y adems sirve para saber en cada momento dnde se
encuentra la documentacin ().
La relacin de entrega106 tiene su origen en el centro antecesor del Archivo
General de la Administracin del Estado, el Archivo General Central de Alcal de
Henares. Para la realizacin de las transferencias de documentos desde los
incipientes Archivos Ministeriales a este Archivo, se dict una Real Orden con el
ttulo de: Instrucciones para el recibimiento y colocacin provisional de los
documentos remitidos al Archivo General Central, consultadas a la Junta por la
Direccin General de Instruccin Pblica en sesin de 15 de diciembre de 1860.

106

La relacin de entrega se convirti en un documento caracterstico de cualquier transferencia,


incluso las Comunidades Autnomas, han seguido en sus regulaciones las normas del Archivo
General de la Administracin, es el caso de la Comunidad Autnoma de Galicia, que ha publicado
una norma para la transferencia de la documentacin: Orden de 30 de agosto de 2010, por el que se
establecen las normas para la realizacin de transferencias documentales con destino a los Archivos
dependientes de la Xunta de Galicia (DOG, n 174, 30-08-2010).

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 88


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Estas instrucciones resultan de gran inters porque muestran la separacin


fsica e intelectual por procedencias de los documentos recibidos107, as como la
realizacin de inventarios por separado para cada fondo documental: Al recibir
una procedencia, se acompaar inventario o lista de ella en cualquier forma, se
confrontar con lo recibido, anotando las diferencias que se encuentren en el
nmero, peso, envoltura u otras circunstancias esenciales de los bultos, legajos o
piezas. En dichos inventarios o listas, que se conservarn cuidadosamente, anotar
el Archivero o quien le sustituya, bajo su firma, la fecha del recibimiento y su
conformidad o diferencias con lo recibido. Si a la remesa no acompaare
inventario o notas se har al verificarse el recibimiento de una manera breve y
concisa, pero suficiente para fijar el nmero de atados, legajos o piezas y sus seas
generales exteriores. En estos inventarios pondr igualmente recibo el archivero o
quien hiciere sus veces108.
Existen otras normas de transferencia publicadas durante le siglo XIX, que
regulaban el archivo antecesor del Archivo General de la Administracin, el 28 de
noviembre de 1888, se dicta por Real Orden otra instruccin para la remisin de
documentos al Archivo General Central de Alcal de Henares. El Archivo solicita
la redaccin de instrucciones como consecuencia de la saturacin documental que
se estaba produciendo en sus salas, al que llegaban documentos que no mereca la
pena conservar de modo permanente. En estas primeras instrucciones el archivo
receptor, en este caso, el Archivo Central de Alcal de Henares, realizaba
inventario del fondo documental, recibido con la finalidad de valorarlo, y
determinar la pertinencia en la conservacin definitiva: Primera. El Jefe del
Archivo Central de Alcal de Henares, despus de examinar con todo
escrupulosidad los papeles antiguos que le hayan sido remitidos por los
Ministerios, proceder a formar un inventario por duplicado, que remitir a este
Departamento, de aquellos que ya por su larga fecha, ya por los asuntos a que se
refiere no merezcan ser conservados por carecer de utilidad para la Administracin
107

Vemos como en las instrucciones del Archivo General Central, se incluyen las novedades
archivsticas de la poca, concretamente el Principio de Procedencia, que haba sido formulado en
una Circular de la Administracin Pblica en Francia veinte aos antes, concretamente en el ao
1841.
108
ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACIN. Ministerio de Instruccin Pblica y
Bellas Artes, AGA, 31, 6690, Leg. 6542-12.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 89


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Pblica. La Direccin General de Instruccin Pblica, despus de or el informe


del Centro de que procedan los documentos comunicar al Jefe de Archivo la
resolucin que proceda109. El inventario que realizaba el Archivo Central
cumplira la funcin de relacin de entrega, en normas posteriores las relacin de
entrega la realiza el archivo remitente para que el archivo receptor realice el cotejo
de la documentacin.
A travs de estas instrucciones vemos como en el Archivo General Central
y en su sucesor, el Archivo General de la Administracin se observan las mismas
circunstancias:
- Muchos de fondos documentales transferidos llegan sin relacin de
entrega, por lo que en ambos archivos se tiene que realizar una descripcin
genrica de su contenido para poder formalizar la transferencia.
- Muchos de los fondos documentales transferidos no son objeto de
conservacin permanente, sin embargo, es necesario realizar un instrumento
descriptivo de su contenido, antes de poder formalizar su eliminacin.
Aunque han sido el modelo a seguir por otros archivos, las normas de los
archivos intermedios del sistema espaol, no han sido las nicas formuladas en la
administracin pblica. En la regulacin interna de otros archivos, se ha recogido
habitualmente el procedimiento de transferencia de los fondos documentales desde
la oficina al archivo y los instrumentos que se deban consignar al realizar dicha
entrega. Un ejemplo de esta regulacin son las Normas para rgimen interior del
Archivo-Biblioteca del Consejo Superior de Aeronutica y Direccin General de
Navegacin y Transportes Areos de 1929, en las que se sealaba: El Archivo se
har cargo de los documentos, expedientes y otros datos que, no siendo
indispensables para el despacho corriente de las Secciones, Centros, Dependencias
o Negociados, les sean enviados por stos. Toda remisin ser acompaada de un
ndice, por duplicado, de los legajos o papeles sueltos de que consten, lo
suficientemente detallado para que, en cualquier momento, pueda conocerse la
109

ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACIN. Ministerio de Instruccin Pblica y


Bellas Artes, AGA, 31, 6690, Leg. 6542-84.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 90


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

naturaleza de los asuntos objeto del envo. Un ejemplar del ndice quedar en el
Archivo, y el otro, a cuyo pi estampar dicha Dependencia un sello con fecha de
entrada, ser devuelto a la Seccin, Centro, Dependencia o Negociado que haga la
entrega110.
En el ao 1965, Luis Snchez Belda111 comentaba que la mayora de los
archivos hacan inventarios de entrega de carcter variable al transferir sus fondos
documentales a otros archivos, adverta adems de la ausencia de normas legales
para su elaboracin, lo que obligaba a los propios archivos a elaborar sus propios
formularios para su formacin. Cada organismo o institucin estableca su propia
relacin de entrega, hasta que el Archivo General de la Administracin cre un
modelo normalizado de relacin de entrega como consecuencia del gran nmero
de transferencias que se realizaba a dicho archivo y que se caracterizaban por la
gran diversidad de formatos en los que se presentaba la relacin de documentos y
expedientes que se enviaban desde los diversos archivos centrales de los
Ministerios. Esta diversidad se puede comprobar a travs de los antiguos
instrumentos del archivo.
La relacin de entrega fue tratada entre otros autores por Mara Luisa
Conde Villaverde, que fue Directora del Archivo General de la Administracin.
Esta archivera defini la relacin de entrega como: el documento que acompaar
a toda transferencia de fondos, en su Manual para Archivos Administrativos112,
en esta obra incluy el modelo de relacin de entrega que se utiliz en el Archivo
General de la Administracin, los datos que constaban en la relacin: Fecha de la
transferencia, nmero total de hojas de la relacin de entrega, archivo remitente,
serie documental remitida, organismo productor, tipologa documental, funcin,
ordenacin y valoracin, informacin que se adjunta (legislacin, instrumentos de
descripcin, informes o memorias,...), nmero de registro, baja (por expurgo, por

110

ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACIN. Ministerio de Instruccin Pblica.


Memoria del Archivo-Biblioteca del Consejo Superior de Aeronutica y Direccin General de
Navegacin y Transportes Areos del ao 1929. AGA, 31-5143.
111
SNCHEZ BELDA, Luis. Transferencia de documentacin a los archivos. En: Boletn de la
Direccin General de Archivos y Bibliotecas, n 86, noviembre-diciembre, 1965, p. 14.
112
CONDE VILLAVERDE, Mara Luisa. Manual de tratamiento de Archivos Administrativos.
Normas Tcnicas de la Direccin de Archivos Estatales, Madrid: Ministerio de Cultura, 1992.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 91


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

transferencia, otros), firmas y sellos de los diferentes organismos. La relacin de


documentos o expedientes consta de los siguientes campos: n de registro general
y n de registro de organismos, n de hoja, n de orden de la caja, fechas,
contenido, signaturas, causa de la baja y observaciones.
Las relaciones documentales o de entrega en muchas ocasiones son
instrumentos esenciales, debido a la ausencia de otros instrumentos que describan
el fondo documental, se convierten en la nica informacin de un fondo
documental, y por ello, se han empleado como instrumentos de bsqueda y
recuperacin de la informacin en los archivos, sin embargo, la calidad de la
informacin de estos instrumentos con vistas a su recuperacin es en muchas
ocasiones muy deficitaria, normalmente responden a la organizacin o
clasificacin dada a la informacin en la oficina, pero no responden a criterios
archivsticos, en otras ocasiones, no incluyen informacin descriptiva, slo una
relacin de cajas y expedientes que no corresponde a ninguna tipologa definida de
instrumentos de descripcin.
Un ejemplo de reutilizacin de las relaciones de entrega como instrumento
de recuperacin de la informacin, lo encontramos en las Normas internas del
Archivo-Biblioteca del Ministerio de Estado, donde se emplean para anotar las
equivalencias: Al margen del ndice que la Seccin hubiera enviado, se anotar la
serie de legajos a que hubieran sido unidas las diferentes partes del envo113.
5.2. Los registros
En el Diccionario de Terminologa Archivstica del Ministerio de Cultura
se define registro como: Documento sobre el que se plasma la accin
administrativa y jurdica de control de la expedicin, salida, entrada y circulacin
de los documentos. Es un instrumento de control, normalmente en forma de
volumen que contiene la inscripcin, generalmente numerada en orden
cronolgico, de informaciones consideradas de suficiente inters como para ser
exacta y totalmente asentadas. Estas informaciones suelen proceder directamente
113

ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACIN. MINISTERIO DE INSTRUCCIN


PBLICA. Normas internas del Archivo-Biblioteca del Ministerio de Estado, 1933, AGA, 31,
5143.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 92


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

de los actos administrativos (por ejemplo, el Registro Civil) o de los actos


administrativos ya reflejados en otros documentos a los que jurdicamente el
registro suele sustituir. Tambin se define como: Oficina en la que se realiza
generalmente la accin de registrar o es designada con el mismo nombre. Entre
los diferentes registros que recoge el Diccionario del Ministerio de Cultura aparece
el registro general de entrada de fondos y/o documentos, que se define como:
Instrumento de control que contiene los asientos de los ingresos de fondos que
sirven de prueba legal de su entrada en un archivo. Y registro general de salida
de fondos y/o documentos, que se define como: Instrumentos de control que
contiene los asientos de las bajas temporales o definitivas de fondos que sirve de
prueba legal de su salida de un archivo. Adems de estos registros, en los archivos
podemos encontrar un registro de salidas temporales para prstamos y
exposiciones y un registro grfico de depsitos, que se define como: Instrumento
de control que indica el emplazamiento en los depsitos de las estanteras,
planeros, ficheros, y su nivel de ocupacin, lo que permite obtener la
informacin sobre la utilizacin actual o futura del espacio disponible. La
informacin contenida en este instrumento deber ponerse en relacin siempre con
la del registro topogrfico. El registro topogrfico, se define como: Instrumento
de control que relaciona correlativamente el contenido de cada una de las unidades
de conservacin de un depsito de archivo.
En el Diccionario Enciclopdico de Ciencias de la Informacin, se define
registro como: Accin de anotar regularmente, y por orden cronolgico, cierto
orden de cosas. Se entiende tambin por registro el libro o cuaderno en el que se
registra, el lugar en el que se registra y el asiento que queda de lo que se registra.
Este diccionario tambin contempla la regulacin legal del registro administrativo,
citando el artculo 38 de la Ley 30/1992, de 27 de noviembre de Rgimen Jurdico
de las Administraciones Pblicas y Procedimiento Administrativo Comn. Otra de
las definiciones de registro que recoge el Diccionario y que tambin se emplea en
la descripcin archivstica en su relacin con la informtica como instrumento
auxiliar es: Cada uno de los asientos que se realizan en un fichero o tabla de una
base de datos, (). En esta obra tambin se recogen otros tipos de registro como

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 93


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

el registro de consulta, el registro de autoridad, el registro catalogrfico, Todos


ellos instrumentos de control de los centros archivsticos.
Pedro Lpez y Olga Gallego114, diferenciaron dos clases de registros, los
administrativos o copiadores y los jurdicos-administrativos o registros-acta.
Entre de los primeros situaron los registros-cedularios, registros generales
de entrada y salida de documentos, los registros telemticos y los registros
archivsticos y entre los segundos el registro civil, el registros notarial y el registro
de la propiedad. Entre los registros archivsticos sitan los registros auxiliares, o
instrumentos de control. Ambos autores contemplan los mismos instrumentos de
control que del Diccionario de Terminologa Archivstica: el registro general de
entrada de fondos y/o documentos, el registro general de salida de fondos y/o
documento, el registro de salidas temporales, y el registro grfico de depsitos, en
relacin al registro topogrfico. E indican que no son los nicos instrumentos de
control existentes en los archivos, pues tambin se pueden considerar: registros de
prstamos, consultas, expurgos, restauracin, microfilmacin,...
La diferencia, quizs, entre los instrumentos descriptivos y los registros se
encuentra en el marcado carcter administrativo de los ltimos. Son documentos
de trabajo que deben llevar las formalidades de tales documentos: firmas, sellos,
diligencias,..., para convertirse realmente en un instrumento de control, adems
deben encontrarse regulados por disposiciones legislativas y la variacin de su
contenido debe estar bajo el control de la superioridad. El proceso de transferencia
de documentos de un archivo a otro, es un procedimiento administrativo, regulado
por disposiciones legislativas115. En este procedimiento se generan una serie de
actos que se van formalizando en documentos administrativos, desde la remisin
de un documento de previsin de transferencias basado en el calendario de
conservacin de la institucin, que ir firmado y sellado por las diferentes
114

LPEZ GMEZ, Pedro y GALLEGO DOMNGUEZ, Olga. El documento de archivo. Un


estudio, La Corua, 2007, p. 225-257.
115
La funcin de transferencia de documentos aparece recogida en el Decreto 914/1969, de 8 de
mayo, de creacin del Archivo General de la Administracin. Civil. (BOE, 26/05/1969) y
recientemente en Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema
Espaol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracin General del Estado y
de sus Organismos Pblicos y su rgimen de acceso. (BOE, 25/11/2011).

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 94


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

instituciones, hasta la remisin de la documentacin con todas las garantas


plasmadas en documentos, como son las relaciones de entrega, tambin
documentos administrativos con todas sus formalidades, cuyos ndices se tomarn
para formar el asiento en el registro de entrada de documentos. Todos estos actos,
formarn parte de un mismo trmite administrativo: la transferencia de
documentacin.
En cuanto a la evolucin histrica del registro, Jos Morn y Liminiana
recogi hace ms de un siglo: el registro que est a cargo del Registrador General,
era una coleccin de copias de documentos de derecho privado o de los que ataen
al inters del individuo, la familia o corporacin con carcter privado, que se
protocolizaban bajo las segursimas garantas del Sello Real e inmunidad de los
Reales Archivos de las Audiencias territoriales, y a ellos se debe el encontrarse
documentos de remotos siglos, cuyos originales desaparecieron, y as tambin a los
documentos en custodia que, para su mayor seguridad, un particular, una
testamentaria, una corporacin, llevaba a los Archivos pblicos y eclesisticos en
siglos remotos y hasta el pasado, entregndoseles resguardo de ellos, y siendo
conservados como si pertenecieran al caudal mismo116. En estas palabras de Jos
Morn observamos cual fue la funcin esencial del registro en los orgenes de su
creacin: la conservacin de la copia o testimonio de la existencia de un
documento.
La evolucin del registro administrativo en la poca contempornea ha sido
ampliamente estudiada por Manuel Romero Tallafigo117. Este autor seala como
una de las novedades de la diplomtica contempornea la introduccin del registro
general de entrada y salida de documentos, con una finalidad organizadora, para el
seguimiento temporal y espacial de la documentacin. Este autor adems sita el
origen de este registro en las prcticas de la administracin centroeuropea que

116

MORON Y LIMINIANA, Jos. Manual de Arquivonoma. Tratado terico-prctico del orden


que debe observarse en los archivos para su arreglo, conservacin y servicio til a los archiveros,
secretarios de tribunales, ayuntamientos y en general a todos lo que hayan de manejar
documentos. Imprenta de la Viuda de Ayoldi, Valencia, 1879, p. 230.
117
ROMERO TALLAFIGO, Manuel. Historia del documento en la Edad Contempornea. La
Comunicacin y la Representacin del Poder Central de la Nacin, Carmona, 2002, p. 629-661.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 95


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

fueron adoptadas por los liberales espaoles en poca de Napolen I. Estos


instrumentos son en cierta medida continuadores del registro general del sello y de
los registros de cedularios (libros copiadores de cartas y cdulas expedidas) de la
Edad Moderna, que se mantendrn durante la poca contempornea pero cuyo
protagonismo va a disminuir en favor del nuevo registro, cuyo primer reglamento
fue dictado por el Ministerio de Fomento el 12 de mayo de 1871118.
Este autor tambin estudi el formato de este instrumento de control, que
se presentaba normalmente en un libro en el que se anotaba el nmero de orden de
entrada del registro, las fechas del documento, las fechas de su entrada y salida, el
contenido y la procedencia, as como la seccin o el negociado donde se tramitaba.
Sin embargo, seala que no slo se presentaron en formato libro, segn este autor,
en el Reglamento Orgnico y de Procedimiento de Junta Tcnica del Estado, de 18
de noviembre de 1936, adems del asiento en el libro se estableca la obligacin de
realizar una ficha de cada uno de los asuntos en ellos ingresados, por orden
alfabtico del interesado o centro, con notas de tramitacin. Se estableca as un
instrumento auxiliar de bsqueda en formato de ndice del registro.
Manuel Romero Tallafigo indica otro tipo de instrumento de control en el
mbito de la oficina, los ndices de relacin, que define como: pliegos que
relacionan los documentos con el registro y como autnticas guas garantizan la
custodia de los documentos en los traslados que sufren dentro de las oficinas.
En la actualidad tanto el registro como el ndice administrativo presentan
un formato electrnico o digital, siendo regulado por las nuevas leyes de
administracin

electrnica

de

manera

amplia.

El

registro

electrnico

administrativo viene regulado en la Ley 11/2007 de acceso electrnico de los


ciudadanos a los servicios pblicos119. En el artculo 24 se recoge: Las
Administraciones Pblicas crearn registros electrnicos para la recepcin y
remisin de solicitudes, escritos y comunicaciones, en el artculo 25 se regula su

118

Reglamento interior del Ministerio de Fomento. (Gaceta de Madrid, 26 de mayo de 1871).


Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos
(BOE, n 150 y 158 de 23 de junio y 3 de julio).
119

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 96


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

creacin y funcionamiento, que viene regulada tambin en la Orden


PRE/3523/2009 del Ministerio de la Presidencia, que regula el registro electrnico
comn, as como el artculo 26 en el que se establece el cmputo de los plazos.
La Orden 3523/2009 de Presidencia120, regula ampliamente el registro
electrnico comn, en esta norma se recogen los rganos competentes para su
formacin, el acceso al registro electrnico comn, los documentos admisibles, la
acreditacin de la identidad, el acuse de recibo en la presentacin de documentos,
el fichero de proteccin de datos derivados del registro y la responsabilidad de los
registros.
Asimismo se regula el registro electrnico en el Real Decreto 1671/2009,
por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso
electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos121, en esta ley se trata el
registro en el ttulo IV, entre las funciones del registro se recoge alguna
relacionada con su funcin de memoria, en el artculo 28 d) se recoge: funciones
de constancia y certificacin en los supuestos de litigio, discrepancias o dudas
acerca de la recepcin o remisin de solicitudes, escritos o comunicaciones.
El registro es el primer instrumento que incorpora la descripcin, la
bsqueda y el control de la documentacin en el mbito de la oficina de la
administracin pblica, es uno de los pocos instrumentos documentales regulados
por una legislacin especfica, sin embargo, su elaboracin ha estado siempre
alejada del las normas archivsticas. En la actualidad, con la creacin de sistemas
integrales de gestin documental que recogen todo el ciclo vital documental desde
la oficina hasta su conservacin permanente, se hace necesaria la imposicin de un
control archivstico, con la elaboracin de la estructura adaptada a las normas
tcnicas archivsticas y documentales, y de modo capital en relacin al
establecimiento de los metadatos que se incorporan a los documentos que ingresan

120

Orden PRE/3523/2009, de 29 de diciembre, del Ministerio de la Presidencia, que regula el


Registro electrnico comn. (BOE n 315 de 31 de diciembre de 2009).
121
Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley
11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblico (BOE n
278 de 18 de noviembre de 2009).

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 97


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

en la ventanilla a travs de formatos digitales o electrnicos, pero tambin aquellos


que se entregan en papel y que son posteriormente digitalizados para su gestin y
tramitacin122.
6. Los nuevos instrumentos de control y descripcin de la informacin y la
documentacin
Existen mltiples trminos para la denominacin de los sistemas con base
tecnolgica que se emplean en la actualidad para gestionar, describir, recuperar,
organizar, conservar tanto los documentos creados en formato electrnico, como
las descripciones y las reproducciones digitalizadas de los documentos en papel.
En los archivos no se diferencian los sistemas de gestin informtica de una
manera tan clarividente como el en mbito bibliotecario. Las bibliotecas
diferencian terminolgicamente los sistemas de gestin documental referenciales
mediante el trmino OPAC, que se emplea para denominar los sistemas que
recogen las referencias bibliogrficas, y los sistemas de gestin de documentos
digitalizados o microfilmados, que denominan como bibliotecas digitales, y que
incluyen tanto las referencias, como los propios documentos en formato
electrnico. Esta diferenciacin se debe a la inclusin de sistemas informticos
para el tratamiento documental antes en el mundo bibliotecario que en el
archivstico, cuya incorporacin ha sido ms tarda y ms compleja,
fundamentalmente en relacin a la creacin de sistemas en red de trabajo comn.
En los ltimos tiempos los archivos estn incorporando sistemas de gestin
documental, que han obligado a revisar la terminologa archivstica. Autores, como
M Paz Martn-Pozuelo han comparado los instrumentos antes de la aplicacin de
desarrollo de entornos electrnicos y despus123. Esta autora recoge dos cuadros en
los que compara los entornos convencionales y los entornos electrnicos. En la
122

Es por ello que se han publicado recientemente a nivel estatal normas tcnicas basadas en la
archivstica, tanto para la digitalizacin de documentos y expedientes, como para la incorporacin
de metadatos y la transferencia electrnica de documentos de entre las administraciones. Estas
normas son accesibles a travs del Portal de la Administracin Electrnica:
http://administracionelectronica.gob.es/
123
MARTN-POZUELO, Mara Paz. Los entornos y documentos electrnicos, efecto Edison
para la formacin archivstica?. En: V Jornadas de Archivos Electrnicos. El reto electrnico:
nuevas necesidades, nuevos profesionales, Priego de Crdoba, 14 y 15 de marzo del 2002,
Ayuntamiento de Priego de Crdoba, 2002, p. 51-64.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 98


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

operacin archivstica de identificacin en el entorno convencional seala el


empleo de organigramas, cuadros de competencias y RPT y en el entorno
electrnico, la firma electrnica; en la operacin de la clasificacin en el entorno
convencional se emplean cuadros de clasificacin y en el entorno electrnico
lenguajes de marcado y metadatos,
Los nuevos instrumentos integran en un mismo sistema de gestin
documental las diversas funciones del archivo que se articulan e interactan de
manera automtica entre ellas.
A continuacin se recogen algunos de las denominaciones ms
normalizadas de los nuevos instrumentos tecnolgicos empleadas en los archivos.
El Modelo MoReq124, que ha nacido con la finalidad de crear requisitos
informticos comunes para la creacin de sistemas normalizados de gestin
documental de archivos, contempla dos tipologas de sistemas de gestin, el
SGDE y el SGDEA, cuya diferencia es la que se contempla a continuacin:
- Los Sistemas de gestin de documentos electrnicos (SGDE125): Permiten que se
modifiquen los documentos y/o que existan varias versiones de stos; permiten que
los documentos sean borrados por sus propietarios; pueden incluir algunos
controles de conservacin; pueden contar con una estructura de almacenamiento
de documentos de cuyo control se podrn encargar los usuarios; tiene por objetivo
esencial facilitar el uso cotidiano de documentos en el desarrollo de las actividades
de la organizacin.

124

Moreq. Modelo de requisitos para la gestin de documentos electrnicos de archivo.


Especificacin Moreq, Bruselas, 2001.
125
Traducido de: EDMS: allows documents to be modified and/or to exist in several versions; may
allow documents to be deleted by their owners; may include some retention controls; may include a
document storage structure, which may be under the control of users; is intended primarily to
support day-to-day use of documents for ongoing business.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 99


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

- Los Sistemas de gestin de documentos electrnicos y archivo (SGDEA126):


Impide que se modifiquen los documentos de archivo; impide que los documentos
de archivo sean borrados, excepto en ciertas circunstancias sujetas a un control
muy estricto; debe incluir controles de conservacin muy rigurosos; debe de contar
con una estructura de gestin de documentos de archivo muy rigurosa (el cuadro
de clasificacin) de cuyo mantenimiento se encarga el administrador; pude facilitar
el trabajo cotidiano, pero tambin tiene como intencin primaria ofrecer un
depsito seguro para los documentos de archivo significativos en relacin con las
actividades de la organizacin.
El primer sistema se empleara en el mbito de creacin de los documentos
electrnicos, en la oficina, frente al segundo sistema que se empleara en el mbito
de gestin de los documentos, en el archivo propiamente dicho.
Jordi Serra Serra ha recogido tambin los dos tipos de sistemas
definindolos de manera breve:
- Sistema de gestin de documentos electrnicos (Electronic document
Management Systems o DMS) que son Sistemas concebidos para gestionar los
documentos a lo largo de su fase administrativa o activa127.
- Sistema de archivo electrnico que tienen como finalidad la conservacin a
largo plazo de documentos electrnicos con independencia de su periodo de
obsolescencia, con el fin de garantizar su legibilidad y su acceso en el futuro128.
El Glossary of Archival and Records Terminology de la SAA, recoge
mltiples trminos para definir los sistemas informticos archivsticos129, aunque
126

Traducido de: ERMS: prevents records from being modified; must include rigorous retention
controls; must include a rigorous record; prevents records from being deleted except in certain
strictly controlled circumstances; arrangement structure (the classification scheme) which is
maintained by the Administrator; may support day-to-day working, but is also intended to provide
a secure repository for meaningful business records.
127
SERRA SERRA, Jordi. Los documentos electrnicos Qu son y cmo se tratan?, Gijn,
TREA, 2008, p. 47.
128
dem, p. 43.
129
Trminos que se recogen en el Glosario:
NT: computer system; distributed system; experiential system; stand-alone system; turnkey system;
utility system.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 100


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

destaca un trmino en el glosario, digital assets management system (sistema de


gestin de activos digitales), que se define como: Software para soporte de la
adquisicin, la descripcin, el seguimiento, la deteccin, recuperacin, bsqueda y
distribucin de colecciones de objetos digitales130.
En el Diccionario de Archivstica en espaol131 de Mara del Carmen
Mastropierro se diferencia entre:
- Sistema de gestin de informacin documental o archivo, que define como:
Conjunto organizado de medios para crear, indizar, realizar bsquedas y obtener
la recuperacin de documentos e informacin.
- Sistema de gestin de base de datos: Conjunto de software y hardware cuyo
objetivo es facilitar a los usuarios el diseo, creacin y mantenimiento de bases de
datos (JLY).
- Sistema de gestin electrnica de documentos (EDMS): Sistema computerizado
corporativo para manejar documentos para mejorar todo el proceso informacional.
Est integrado por la aplicacin especfica de gestin y diferentes aplicaciones que
soportan en forma complementaria el proceso de gestin documental electrnica
integral.
Otro trmino que se incluye en el Glosary es DBMS (Database
Managament Systems)132: Software que permite que la informacin sea

RT: business activity structure classification system; database management system; decision
support system; digital assets management system; document retrieval system; electronic document
management system; electronic information system; electronic recordkeeping system; executive
information system; executive support system; expert system; filing system; geographic
information system; information system; interactive media; juridical system; legacy system;
management information system; Open Archival Information System; open system; operating
system; transaction processing system.
130
Traducido de: n. ~ Software to support the acquisition, description, tracking, discovery,
retrieval, searching, and distribution of collections of digital objects.
131
MASTROPIERRO, Mara del Carmen. Diccionario de archivstica en espaol. Con un anexo
multilinge y cuadro de fuentes de las entradas terminolgicas, Buenos Aires: Alfagrama
Ediciones, 2008.
132
Traducido de: n. (DBMS, abr.) ~ Software that allows information to be captured, organized,
and stored, so that the information can be analyzed, reorganized, and reported in many different
ways.

CAPTULO 1. Definiciones y Tipologas de Instrumentos Archivsticos / 101


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

capturada, organizada y almacenada, para que la informacin pueda ser analizada,


reorganizada, y difundida de muchas maneras diferentes.
El trmino DBMS se incluye tambin en la norma ISO 14721:2003133, que
recoge otro trmino, el modelo OAIS (Open Archival Information System), que se
define como: Un archivo, que consiste en una organizacin de personas y
sistemas, que ha aceptado la responsabilidad de preservar la informacin y ponerla
a disposicin de una comunidad determinada134. Esta norma incluye otro trmino
DBMS (Database Managament Systems).
Existen ms trminos relacionados con los sistemas de gestin de
documentos electrnicos de archivo como es el trmino repositorio digital, que se
ha definido como: Un repositorio, depsito o archivo es un sitio Web centralizado
donde se almacena y mantiene informacin digital, habitualmente bases de datos o
archivos informticos. Pueden contener los archivos en su servidor o referenciar
desde su Web al alojamiento originario135. El problema de este concepto es que es
demasiado amplio y se emplea tanto para documentos digitales de archivo,
biblioteca o centro de documentacin. En la legislacin ms reciente que regula la
Administracin Electrnica se incluye otro trmino el de repositorio electrnico136
que es equivalente a archivo electrnico y que la legislacin define como:
Archivo centralizado donde se almacenan y registran datos y documentos
electrnicos, y sus metadatos.

133

INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION. ISO 14721:2003.Space


data and information transfer systems -- Open archival information system -- Reference model
(OAIS).
134
Traducido de: An archive, consisting of an organization of people and systems, that has
accepted the responsibility to preserve information and make it available for a Designated
Community (...).
135
Definicin extrada de:
[http://bibliotecabiologia.usal.es/tutoriales/cat%C3%A1logos,%20repositorios%20y%20bibliotecas
%20virtuales1/repositorios_digitales.html] (Consultado el 12/04/2011).
136
Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de
Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica. (BOE, n 25, 29/01/2010).

CAPTULO 2. Los Organismos encargados de los archivos / 103


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

CAPTULO 2
LOS ORGANISMOS ENCARGADOS DE LOS ARCHIVOS EN LA
ADMINISTRACIN PBLICA ESPAOLA: ARTICULADORES DE LA
FUNCIN DESCRIPTIVA.
En el presente captulo presento un breve repaso a la historia institucional
de los organismos pblicos encargados del sistema de archivos en Espaa durante
el periodo cronolgico en la que se centra el presente estudio, la poca
Contempornea. Se trata de una revisin organizativa y evolutiva de las
instituciones que han influenciado en la descripcin archivstica, con la finalidad
de contextualizar el objeto de estudio, el instrumento de trabajo archivstico.
Con respecto a la evolucin de la archivstica espaola durante el siglo XIX
y principios del siglo XX hasta el ao 1931 aproximadamente, como ya han
sealado autores como Pedro Lpez Gmez1, se puede constatar una continuidad
hasta el advenimiento de la Segunda Repblica Espaola, en cuanto a los
organismos,

polticas,

centros,

legislacin,,

an

as

se

producen

transformaciones significativas a lo largo de todo el periodo, que influirn


directamente en la elaboracin de trabajos de descripcin archivstica.
A continuacin, se exponen los rganos centrales e instituciones ms
significativas que articularon la legislacin y la normativa de descripcin
archivstica y que repercutieron en las formas y prcticas de elaboracin de los
instrumentos archivsticos. Adems de las principales instituciones pblicas que
coordinaron y gestionaron la poltica archivstica, y por tanto, de descripcin. Los
centros archivsticos2, cuya historia institucional no se trata en el presente

LPEZ GMEZ, Pedro. Polticas archivsticas en accin: ingresos y destrucciones en los


archivos histricos del estado (1931-2004). En: Los Archivos Espaoles en el siglo XX: Polticas
Archivsticas y Produccin Bibliogrfica, Tomo I, ANABAD, Madrid, 2006, p. 17-71
2
En este apartado por motivos de extensin y tratamiento en otras obras de la historia archivstica,
no he tratado sobre la creacin y evolucin de nuevos centros archivsticos centrales en la poca
contempornea, a pesar de que la creacin de archivos como el Archivo Histrico Nacional, como
archivo definitivo, o el Archivo Central General de Alcal de Henares, como archivo intermedio,
marcaron el inicio de un nuevo sistema y una poltica archivstica renovada en Espaa, lo mismo se
puede decir con respecto a la creacin e incorporacin al sistema estatal, de los Archivos Centrales
Ministeriales, as como la incorporacin de los archivos de las Delegaciones de Hacienda o los

CAPTULO 2. Los Organismos encargados de los archivos / 104


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

apartado, fueron los principales inspiradores de dichas polticas y regulaciones, a


travs de los trabajos presentados, los informes, los estados peridicos, las
inspecciones,, incluso, en determinadas ocasiones, los centros ha carecido de
directrices precisas estableciendo pautas que luego se plasmaron en la normativa y
legislacin, la prctica archivstica influir sobre la regulacin terica y viceversa.
1. Los Ministerios y Los Gobiernos Autonmicos: rganos encargados de la
funcin archivstica
El primer organismo central que en la poca Contempornea asumi las
funciones archivsticas fue el Ministerio de Fomento, que tuvo su origen en la
Secretara de Estado y del Despacho de Comercio, Instruccin y Obras Pblicas,
creada por Real Decreto de 28 de enero de 1847. El Real Decreto 17 de julio de
18583 establece bajo la dependencia de la Direccin General de Instruccin
Pblica del Ministerio de Fomento las competencias sobre los archivos generales y
provinciales histricos. Este Real Decreto es el origen del Cuerpo Facultativo de
Archiveros-Bibliotecarios y la Junta Superior Directiva de Archivos y Bibliotecas
del Reino, compuesta por un Presidente y ocho vocales.
Dentro de la estructura ministerial, el control de los Archivos se ejerca por
parte de la Direccin General de Instruccin Pblica, de la que dependan tambin
las Bibliotecas y los Museos. El hecho de relacionar los Archivos con los mismos
organismos que gestionaban las Bibliotecas y Museos, ha condicionado, desde
pocas muy tempranas su marcado carcter cultural e histrico, en detrimento de
su carcter administrativo.

Archivos Histricos Provinciales. Es importante tambin resear por su importancia histrica la


creacin de nuevos sistemas autnomos como el archivstico militar, o el sistema autonmico,
creados tras la instauracin de la Democracia; estos sistemas tomaros como base el sistema estatal
de archivos. El sistema de archivo estatal no slo cuentan con centros contemporneos, tambin se
han incorporado los antiguos centros procedentes de la Edad Moderno y Media, formando un
conglomerado que muestra la capacidad no slo de continuidad sino incluso de reforzamiento de
las instituciones archivsticas espaolas a lo largo de la historia.
3
Real Decreto de 17 de julio de 1858 disponiendo que las Bibliotecas y Archivos sujetos al
Ministerio de Fomento, dependan inmediatamente de la Direccin General de Instruccin Pblica,
y dando las reglas convenientes para la organizacin del Personal de Archivos y Bibliotecas.
(Gaceta de Madrid, n 199, 17 de julio de 1858).

CAPTULO 2. Los Organismos encargados de los archivos / 105


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

La Direccin General de Instruccin Pblica pasa a denominarse entre los


aos 1877 y 1880, Direccin General de Instruccin Pblica, Agricultura e
Industria. Al aumentar las funciones de la Direccin General, algunas funciones
caen en detrimento frente a otras. Por ello, desde el ao 1885, los archivos
dependern ya no de una Direccin General, sino de un dependencia de carcter
inferior, el Negociado de Archivos, Bibliotecas, Museos y Escuelas Especiales,
anteriormente denominado Negociado 1 y Negociado 3 de la Direccin General
de Instruccin Pblica del Ministerio de Fomento. Este Negociado que pasa a
denominarse Negociado de Archivos, Bibliotecas y Museos y depender de la
Direccin de Instruccin Pblica hasta el ao 1900 cuando pasa a la Subsecretara4
del Ministerio de Instruccin Pblica y Bellas Artes, adquiriendo un mayor
carcter. Esta nueva estructura se establece por Real Decreto de 18 de abril de
1900, que suprimi el Ministerio de Fomento creando en su lugar dos nuevos
Ministerios, el de Instruccin Pblica y Bellas Artes y el de Agricultura, Industria,
Comercio y Obras Pblicas. Desde este momento la funcin archivstica pasar a
estar

definitivamente

estrechamente

relacionada

con

organismos

de

la

administracin encargados de la funcin cultural, este hecho ser un obstculo


para que las normas de descripcin dictadas desde el mbito archivstico tuviesen
transcendencia fuera de los centros gestionados por el Cuerpo Facultativo,
dificultando la normalizacin de la descripcin en Espaa.
La Direccin General de Archivos y Bibliotecas fue creada por ley de 25 de
agosto de 1939, sustituyendo el Servicio Nacional de Archivos, Bibliotecas y
Museos, organismos del Gobierno Nacional creado en el ao 1938. Durante la
Guerra Civil, todos los organismos ministeriales estaban duplicados, el Gobierno
Republicano tena un organismo equivalente del Servicio Nacional de Archivos,
Bibliotecas y Museos en el Ministerio de Instruccin Pblica. En el ao 1966, por

Por Reglamento para el Rgimen Interior del Ministerio de Instruccin Pblica y Bellas Artes,
forma parte de la Subsecretara del Ministerio de Instruccin Pblica y Bellas Artes, no slo el
Negociado de Archivos, sino tambin, el Archivo Central y el Registro General del Ministerio.
(Gaceta de Madrid, 20 de julio de 1900).

CAPTULO 2. Los Organismos encargados de los archivos / 106


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

la Ley 35, de 31 de mayo, el Ministerio de Instruccin Pblica y Bellas Artes pasa


a denominarse Ministerio de Educacin y Ciencia5.
La evolucin de los servicios archivsticos en el seno de los ministerios
viene marcada por diferentes regulaciones de la poca franquista. Con la Ley de
Rgimen Jurdico de la Administracin del Estado de 1957, se establecieron las
Secretarias General Tcnicas, los Gabinetes Tcnicos y los Centros de
Documentacin en los diferentes ministerios, sin embargo, los archivos y
bibliotecas seguirn dependiendo de las Subsecretaras. Ser a partir del Decreto
nmero 2764, de 27 de noviembre de1967, de reorganizacin de la Administracin
Civil del Estado, cuando se integren a las Secretaras Generales Tcnicas todos los
servicios

documentales:

archivos

generales,

bibliotecas

centros

de

documentacin. Lo que se deriva en una falta de diferenciacin entre archivo y


biblioteca en los diferentes servicios gestionados por personal del Cuerpo
Facultativo de Archiveros y Bibliotecarios. Esta falta de distincin se mantiene en
la actualidad en muchos organismos, a pesar de las diferencias acadmicas y
tcnicas de tratamiento entre ambos materiales.
Una institucin en la que han confluido los fondos documentales de los
archivos ministeriales ha sido el Archivo General de la Administracin, tanto con
destino a su antecedente, el Archivo General Central de Alcal de Henares, creado
el 17 de julio de 1858, como hacia la nueva institucin que lo sustituy tras su
desaparicin, el Archivo General de la Administracin, creado por Decreto
nmero 914, de 8 de mayo de 1969. A travs de su carcter articulador el Archivo
General de la Administracin ha tratado de establecer pautas normativas para
procedimientos como las transferencias documentales, la valoracin y eliminacin
de documentacin, para la gestin informtica de archivos, Convirtindose,
incluso en centro de formacin de las mltiples generaciones de archiveros.
Por Decreto nmero 2993, de 25 de octubre de 1974, se suprime la
Direccin General de Archivos y Bibliotecas, y crea la Direccin General del
5

Ley 35/1966, de 31 de mayo, sobre cambio de denominacin del Ministerio de Educacin


Nacional por la de Educacin y Ciencia y reestructuracin de la Seccin 18 de los Presupuestos
Generales del Estado. (Gaceta de Madrid, n 131, 02/06/1966).

CAPTULO 2. Los Organismos encargados de los archivos / 107


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Patrimonio Artstico y Cultural del

Ministerio de Educacin y Ciencia. Esta

Direccin fue regulada por Orden Ministerial de 7 de marzo de 1975, que


desarrollaba el Decreto, distribuyendo los cometidos del nuevo organismo en una
serie de Comisaras que tenan el carcter de subdirecciones. La Comisara
Nacional del Patrimonio Artstico llevaba implcitas las funciones de archivos
adems de las de patrimonio documental.
La transicin a la Democracia viene marcada por mltiples cambios, el
primero determinado por el Real Decreto de 27 de agosto de 1977, (Boletn Oficial
del Estado 1 de septiembre de 1977), que se estableci la estructura orgnica del
Ministerio de Cultura, en la que se integraron los archivos, bibliotecas y museos.
Los archivos quedaron adscritos a la Direccin General del Patrimonio Artstico,
Archivos y Museos. Entre las funciones de la nueva Direccin se encontraba la
conservacin, explotacin e incremento de la riqueza documental. En el seno de
esta Direccin General se cre la Subdireccin General de Archivos, en la que se
integraban los Servicios de Organizacin y Gestin, y de Racionalizacin y
Asistencia Tcnica.
Con el nuevo rgimen, las funciones archivsticas pasaron a ser
compartidas por la Administracin Central y las Comunidades Autnomas en el
nuevo marco competencial definido por la Constitucin de 1978. En el nuevo
Estado de las Autonomas, se crearon nuevos gobiernos, en los que se
constituyeron nuevos sistemas archivsticos, con la creacin de centros
archivsticos para la gestin documental e informativa de los gobiernos incipientes.
Las

Comunidades

Autonmicas

asumieron

progresivamente

las

competencias transferidas y entre ellas las funciones archivsticas, as fueron


adoptando la gestin de los Archivos Histricos Provinciales, as como de los
Archivos Regionales, y como funcin genrica, el control de la conservacin del
patrimonio documental de otras instituciones de carcter pblico o privado
ubicadas en el mbito de la Autonoma. Las funciones archivsticas han sido
asumidas por las nuevas Consejeras de Educacin o Cultura a imitacin de la
Administracin Central. Sin embargo, si bien la mayora de los gobiernos

CAPTULO 2. Los Organismos encargados de los archivos / 108


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

autonmicos han seguido el modelo estatal, existen excepciones, como es el caso


de Canarias, donde la funcin archivstica es asumida en la actualidad por la
Consejera de Presidencia, Justicia y Seguridad, alejando la competencia de los
archivos de los organismos culturales para acercarla a organismos con mayor
poder y presencia en la administracin y en la sociedad.
En este ltimo mbito, las funciones culturales, y por tanto, la archivstica
ha estado siempre relacionada con el mbito cultural y no con la administrativo,
que fue situado alternativamente en el Ministerio de Educacin y en el Ministerio
de Cultura, ministerios que ha estado unidos en pocas de gobierno popular
formando un nico ministerio o separados en pocas de gobiernos socialista.
2. Las Juntas, las Inspecciones y el Cuerpo Facultativo: rganos ex proceso
encargados de la funcin archivstica
En el mbito de los ministerios diversos organismos, adems de las propias
Direcciones Generales, rganos de carcter menos poltico, han asumido las
labores archivsticas, y por tanto, de descripcin.
Como se indic al comienzo de este captulo, por Real Decreto 17 de julio
de 1858, se cre el Cuerpo Facultativo de Archiveros-Bibliotecarios y la Junta
Superior Directiva de Archivos y Bibliotecas del Reino. Se estableci como
individuos natos de la Junta, los Directores de la Escuela de Diplomtica y de la
Biblioteca Nacional, los dems vocales fueron: un acadmico de nmero de la
Historia; dos catedrticos, uno de Facultad o otro de Enseanza Superior; tres
personas de reconocida competencia en las materias de la Junta, y un individuo del
Cuerpo de Archivos y Bibliotecas, que desempeara las veces de Secretario. Entre
las funciones de la Junta la ms relacionada con el tratamiento descriptivo de los
fondos documentales se recogi en el Real Decreto de creacin. La Junta se
encargara del examen de los estados en que peridicamente los Jefes de los
Archivos y Bibliotecas habran de dar cuenta de los trabajos emprendidos en sus
oficinas, dentro de los trabajos se remitiran las tareas de catalogacin e inventario
de los fondos documentales.

CAPTULO 2. Los Organismos encargados de los archivos / 109


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Por Real Decreto nmero 1417, de 30 de mayo 1930 (Gaceta de Madrid, n


152, de 1 de junio de 1930), se reconstituy la Junta Facultativa de Archivos,
Bibliotecas y Museos, entre sus funciones se incorporaba: la proposicin de la
precisa catalogacin de las nuevas colecciones adquiridas; la proposicin de
acuerdos de Real Orden para las Instrucciones en los trabajos facultativos; la
redaccin del Anuario del Cuerpo, y cada cinco aos, de una Memoria sobre el
estado de los establecimientos, trabajos realizados en ellos y datos estadsticos del
servicio; la funcin de informar sobre cuestiones tcnicas que se le sometan a la
Administracin Central, y singularmente las iniciadas por los Jefes de los
establecimientos del Cuerpo, as como promover la iniciacin de las mismas.
Durante la Segunda Repblica Espaola existen mltiples disposiciones
legislativas en relacin a los organismos encargados de los archivos y sus
funciones. Se vuelve a regular sobre la Junta de Archivos por Decreto Orgnico
de 19 de mayo de 1932, y con posterioridad, por Ley de 17 de noviembre de 1932.
Un Decreto de 30 de diciembre de 19326, creaba el Consejo Asesor de la Junta
Tcnica de Archivos, Bibliotecas y Museos. Una Orden Circular de 22 de
noviembre de 1932, del Ministerio de Instruccin Pblica, asignaba a los
Directores y Jefes de establecimientos de Archivos, Bibliotecas y Museos la
misin de redactar trimestralmente un informe detallado de las obras que
personalmente cumplan en el curso del trimestre cada uno de los funcionarios
adscritos a estos Centros. Una de las tareas de este rgano era realizar dictmenes
a partir de los informes recibidos. Otras funciones que se asignaba al Consejo
Asesor, eran la de fomentar la actividad del Cuerpo en su aspecto tcnico y
cientfico y asesorar a la Junta. El Consejo tena como misin principal, formar un
plan de trabajo anual, el cual, una vez aprobado por la Junta Facultativa del
Cuerpo, deba de llevar a la prctica el Consejo. El fin del plan era activar la
publicacin de inventarios e ndices de los fondos histricos, arqueolgicos y
bibliogrficos de cada establecimiento. El Consejo llevaba un registro de la
marcha de los trabajos de cada establecimiento y de la aportacin de cada uno de
los funcionarios a dichos trabajos, para lo que reciban de los inspectores generales
6

Decreto de 30 de diciembre de 1932 que regula el Consejo Asesor de la Junta Tcnica de


Archivos, Bibliotecas y Museos (Gaceta de Madrid, 6 de enero de 1933).

CAPTULO 2. Los Organismos encargados de los archivos / 110


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

los partes trimestrales y copias de las actas de los viajes de inspeccin. Como
funcin anexa, deba de ser odo por la Junta, en todo lo que se refera a la
aceptacin de obras para ser publicadas por el Cuerpo, concesin de premios a los
autores de dichas obras, concesin de pensiones para viajes de estudio,...
Por Decreto de 4 de agosto de 19367, se suprimi la Junta Facultativa del
Cuerpo de Archiveros, Bibliotecarios y Arquelogos, los Inspectores Tcnicos y el
Consejo Asesor del Cuerpo Facultativo. Estos organismos son sustituidos por una
Comisin Gestora, con miembros exclusivamente del Cuerpo Facultativo de
Archiveros, Bibliotecarios y Arquelogos.
Por Orden de 19 de septiembre de 1939 se cre la Junta Tcnica de
Archivos, Bibliotecas y Museos, como organismo dependiente de la Direccin
General de Archivos y Bibliotecas, refunda en uno dos organismos existentes
durante la Repblica: la Junta Tcnica de Archivos, Bibliotecas y Museos y su
Consejo Asesor.

Esta nueva Junta Tcnica se compona de tres Secciones:

Archivos, Bibliotecas y Propiedad Intelectual y Museos. Las Secciones trabajaban


independientemente, preparando sus trabajos para las reuniones del Pleno. Las
Secciones estaban presididas por el inspector general de los establecimientos
afectos a las mismas. Componan la Junta Tcnica, tres funcionarios que cumplan
sus servicios en Archivos, tres en Bibliotecas y tres en Museos, de los tres
funcionarios de cada Seccin, uno perteneca a establecimientos de provincias y un
secretario general, tambin funcionario facultativo. Esta Junta tena tambin un
enlace con la Universidad de Madrid, a travs del Rector de la misma o de un
Catedrtico en quien l delegase. Las sesiones plenarias estaban presididas por el
Inspector general de mayor antigedad, el que llevaba la presidencia efectiva de la
Corporacin.

Por Decreto 4 de agosto de 1936 que suprime la Junta Facultativa del Cuerpo de Archiveros,
Bibliotecarios y Arquelogos, los Inspectores Tcnicos y el Consejo Asesor del Cuerpo Facultativo
(Gaceta de Madrid, n 219, 6 de agosto de 1936).

CAPTULO 2. Los Organismos encargados de los archivos / 111


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Por Decreto nmero 637, de 21 de marzo de 19688, se modifica la


reorganizacin de la Junta Facultativa de Archivos, Bibliotecas y Museos y cambia
su nombre. La Junta estaba jerrquicamente relacionada con las Direcciones
Generales de Archivos y Bibliotecas y de Bellas Artes, era su rgano asesor e
informativo en todo lo relacionado con la conservacin, acrecentamiento y debida
utilizacin del patrimonio documental, bibliogrfico y artstico, confiado a los
Cuerpos especiales de Archivos, Bibliotecas y Museos, as como en todo lo
referente a su personal. Un Decreto de 1968 defina las funciones de la Junta,
algunas de las cuales estaban estrechamente relacionadas con la elaboracin de
instrumentos de descripcin y difusin: el estudio y la proposicin de medidas
para la extensin y perfeccin de los servicios de Archivos, Bibliotecas y Museos;
la promocin de medios para divulgacin de los fondos conservados en los
establecimientos, para el servicio de la documentacin, la enseanza y la
investigacin, tanto dentro como fuera de las fronteras nacionales; la proposicin
de un plan anual de publicaciones, informando sobre sus incidencias y emitiendo
dictmenes de mritos sobre los trabajos propuestos para la publicacin;
intervencin en los programas y cuestionarios para las oposiciones de ingreso en
los Cuerpos Especiales de Archivos, Bibliotecas y Museos,...
La Junta Facultativa actuaba en Pleno, en Secciones y en Comisin
Permanente. El Pleno estaba constituido por el Presidente de la Junta, los
Presidentes y Vocales de las tres Secciones y el Secretario. Se constituy una
Comisin Permanente, formada por el Presidente de la Junta, los Presidentes de las
tres Secciones, los tres Inspectores generales y un vocal por cada Seccin. El
Presidente de la Junta era de libre designacin por el Ministerio de Educacin y
Ciencia entre funcionarios del Cuerpo Facultativo de Archivos, Bibliotecas o
Museos que haban desempeado cargo de Director de alguno de los
establecimientos principales o el Inspector General. Se designaban diversos
vocales adscritos a las Secciones, sin adscripcin determinada: el Jefe de Estudios
e la Escuela de Documentalistas, el Jefe de la Oficina de Publicaciones de la

Decreto 637/1968, de 21 de marzo, sobre reorganizacin de la Junta Facultativa de Archivos,


Bibliotecas y Museos. (BOE n 85 de 08/04/1968).

CAPTULO 2. Los Organismos encargados de los archivos / 112


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Direccin General de Archivos y Bibliotecas, el Registrador General de la


Propiedad Intelectual y un representante de los Servicios de Extensin Cultural de
la Secretara General Tcnica. La Junta comparta Secretara con la Direccin
General de Archivos y Bibliotecas.
Un organismo estrechamente relacionado con la Junta fue la Inspeccin de
Archivos, cuyo origen se remonta al siglo XIX, cuando la Inspeccin era,
simplemente, una funcin y no un organismo, del Ministerio de Fomento o,
posteriormente, del Ministerio de Instruccin Pblica y Bellas Artes. Por Orden de
20 de mayo de 1899 se nombr la Comisin Inspectora con el encargo de visitar
los archivos, bibliotecas y museos. A partir de este ao se inician las visitas de la
inspeccin que slo se interrumpirn en la Guerra Civil. El procedimiento durante
la dcada de los aos veinte era el que se describe a continuacin.
Las visitas se aprobaban por Real Orden publicada en la Gaceta de Madrid.
Estas se anotaban adems en los libros de actas de los archivos. Los archivos
remitan al Ministerio un certificado del acta de la visita, como prueba de que se
haba realizado la visita. Estos certificados eran autnticos informes en el que se
reflejaba incluso las actividades de descripcin que se estaban realizando en los
archivos. De las visitas los inspectores realizaban sus memorias que remitan a la
Direccin General de Bellas Artes, en las que se expona el estado de los archivos,
sus necesidades de infraestructura y personal, La Inspeccin General de
Archivos remita oficio en el que peda informacin a los archivos para realizar la
inspeccin anual, los archivos enviaban: las memorias anuales, los partes de
trabajo que se enviaba peridicamente cada tres meses, los instrumentos de
descripcin, planos de los archivos y cuanta informacin consideraban oportuna
para cubrir la demanda solicitada por el organismo central. Los partes trimestrales
normalmente eran formularios que cada organismo elaborados para enviar la
informacin. En los informes se plantean tambin las necesidades del archivo en
cuanto al personal, los materiales, la infraestructura, En los partes de trabajo se
recogan tantos los trabajos de descripcin, como las consultas o bsqueda de
documentacin, las visitas de los investigadores, la expedicin de certificaciones,
movimientos de entrada y salida de los fondos documentales, las instalaciones, las

CAPTULO 2. Los Organismos encargados de los archivos / 113


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

consultas a la biblioteca de los archivos, La Inspeccin General de Archivos no


slo examinaba, tambin estableca pautas de clasificacin e inventarizacin de los
fondos documentales, as como impulsaba la descripcin de los fondos y su
publicacin, interviniendo directamente en la poltica del archivo, cuando lo
consideraba oportuno. Terminada la inspeccin del archivo, el funcionario que se
haba ocupado de la inspeccin levantaba acta de la visita realizada.
La Inspeccin General de Archivos, fue crucial despus de la Guerra Civil,
por los informes que emitan en relacin con las visitas se conoca el estado en el
que se encontraban los archivos tras la contienda. En las memorias presentadas
ante la inspeccin se detallaban los trabajos de inventariado y descripcin de los
fondos documentales. Tras la Guerra se reinician las labores de descripcin de los
fondos documentales, incluso con mayor impulso que en otras pocas dado el
estado de desorganizacin y desconcierto en que quedaron sumidos muchos
archivos, en el impulso de estos trabajos fue crucial la documentacin generada en
la gestin de los inspectores.
El Consejo de Inspectores fue creado por Decreto de 23 de enero de 1953,
que estableci las Inspecciones de Zona y el Consejo de Inspectores como rgano
asesor de la Direccin General de Archivos y Bibliotecas. En dicha disposicin, se
fijaban las funciones del Consejo, entre las que figuraban, el estudio de las normas
de carcter general referentes a los centros, a los servicios de stos y al trabajo de
los funcionarios; as como, la emisin de informes sobre los problemas que la
Direccin General consideraba oportuno. Los inspectores eran nombrados entre
funcionarios del Cuerpo Facultativo de ms relieve y prestigio. Informaba a la
Direccin General sobre la situacin real de las provincias tanto de los centros
como de la actitud de las autoridades con relacin a los servicios de bibliotecas y
archivos. Adems de las Inspecciones Centrales de Archivos, Bibliotecas y
Museos haba seis Inspecciones de Zona de Archivos y Bibliotecas: Centro-Sur,
Centro-Norte, Noroeste, Noroeste y Levante. Entre los temas que se trataron en las
reuniones de la inspeccin hasta el ao 1956 se encontraban las normas de
catalogacin de archivos y la publicacin de las memorias anuales.

CAPTULO 2. Los Organismos encargados de los archivos / 114


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

No ser hasta el ao 1963 cuando se creen puestos especficos dentro de la


plantilla del Cuerpo de Archiveros, Bibliotecarios y Arquelogos destinados a
ejercer la funcin de inspector. Entre las actividades de los inspectores de
archivos, se encontraba como he sealado visitar los centros archivsticos,
informar sobre estos centros a la superioridad, y redactar los instrumentos de
informacin archivsticos, como resultado final del proceso de inspeccin. Entre
los instrumentos redactados por la Inspeccin se encuentra: el Censo-Gua de
Archivos Espaoles, la Gua de los Archivos Estatales Espaoles, la Gua de
Investigadores

en

los

Archivos

Espaoles,

las

Hojas

de

Informacin

Bibliogrfica,
El Decreto nmero 2675, de 11 de octubre de 19739 defini en los ltimos
aos del franquismo las funciones de la Inspeccin General de Archivos y de la
Inspeccin General de Bibliotecas. Ambos organismos estaban regulados por
normas dispersas y antiguas; adems se encontraban supeditados a la Inspeccin
General de Servicios del Ministerio de Educacin y Ciencia y ejercan sus
funciones bajo la Jefatura del Director General de Archivos y Bibliotecas. Las
inspecciones ejercan un control tcnico de los centros y sus servicios, para lo que
podan recabar todos los informes, documentacin o antecedentes que fueran
necesarios, tal y como suceda en pocas anteriores. La funcin de inspeccin se
ejerca entre otros elementos archivsticos en aquellos que repercutan en la
publicidad de los fondos y el grado de descripcin, en este sentido, la inspeccin
realizaba una labor no solo de vigilancia, sino tambin de asesoramiento; vigilaba
que se cumpliesen las leyes, reglamentos y normas; se encargaba de realizar el
inventario de los archivos del territorio nacional, sealaba las deficiencias en la
formacin de cuadros de clasificacin de fondos, sistemas de archivo y su
descripcin para conseguir un mejor servicio; elaboraba la memoria anual y
confeccionaba la estadstica anual de los centros, fondos, personal y servicios, y
realizaba propuestas para estimular a los funcionarios, incentivndolos con la
publicacin de sus trabajos.

Decreto 2675/1973, de 11 de octubre, por el que se regulan las funciones de la Inspeccin General
de Archivos y de la Inspeccin General de Bibliotecas (BOE n 261 de 31/10/1973).

CAPTULO 2. Los Organismos encargados de los archivos / 115


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

El Decreto nmero 562, de 9 de marzo de 1979, sobre funciones,


organizacin y procedimiento de la Inspeccin General del Ministerio de Cultura,
introduce un nuevo rgimen sobre la actividad de los Inspectores Tcnicos, y
deroga en su disposicin final segunda el Decreto 2675, de 11 de octubre de 1973,
afectando con ello al rgimen de la inspeccin de los servicios de archivos, en la
disposicin se inclua: los fondos documentales y bibliogrficos de la antigua
Inspeccin General de Archivos que hayan sido recopilados en virtud de las
funciones derogadas en la Disposicin Final segunda del Real Decreto 562/1979,
de 9 de marzo, se encomienda a la Subdireccin General de Archivos, que los
utilizar para el funcionamiento de sus servicios o los confiar a la dependencia
ms idnea.
Adems de la Inspeccin, otro organismo que ha tenido una gran
repercusin en la difusin de los instrumentos de descripcin fue el Servicio de
Informacin Documental y Bibliogrfica, creado por Decreto de 27 de junio de
1952. Bajo la direccin de la Direccin General de Archivos y Bibliotecas, se
constitua por tres secciones: la de Informacin Documental, establecida en el
Archivo Histrico Nacional, la de Informacin Bibliogrfica, instalada en la
Biblioteca Nacional, y el Servicio de Microfotografa, que atenda ambas
secciones. Como rgano consultivo contaba con una Junta Central formada por los
Directores de los principales archivos y bibliotecas. El Servicio de Informacin
Documental, se encargaba de resolver la consultas externas, apoyndose en una
recopilacin de las memorias inditas de los archivos espaoles, que se escribieron
entre 1915 y 1950, por funcionarios del Cuerpo de Archiveros y Bibliotecarios,
quienes por encargo de la Direccin General recorrieron distintas provincias
visitando los archivos oficiales, municipales y eclesisticos tomando notas sobre
su estado. Producto de estas visitas se realizaron las memorias que contenan una
descripcin del archivo y sus fondos, con noticias de su estado de conservacin y
catalogacin. El servicio redact diversos ndices para el manejo de las memorias.
La relacin completa de las memorias fue publicada en el Boletn de la Direccin
General de Archivos y Bibliotecas, nmero treinta de 1955. Estas memorias se
conservan en la actualidad en el Archivo Histrico Nacional. El Servicio Nacional
tambin llev a cabo la recopilacin de la bibliografa de archivos espaoles, que

CAPTULO 2. Los Organismos encargados de los archivos / 116


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

recoga tambin instrumentos de descripcin publicados. Esta bibliografa ser


continuada por el CIDA.
Como he sealado, las ltimas dcadas son clave en la reorganizacin
institucional, esta ltima etapa se inici con la transicin democrtica, en la que se
experiment un proceso paulatino de descentralizacin de las funciones. Los
cambios se plasmaron en importantes cambios estructurales y organizativos
basados en la supresin o transformacin de las viejas instituciones y en la
creacin de nuevos organismos que surgieron, sobre todo, a raz de la constitucin
de las Comunidades Autnomas. Los archivos no fueron ajenos a los cambios
poltico-institucionales que se produjeron en el territorio nacional con la
descentralizacin de las funciones. Las funciones descriptivas y divulgativas de los
archivos se repartieron entre la Administracin Central y la Administracin
Autonmica. En el mbito de la Administracin Central, las funciones descriptivas
fueron asumidas por la Subdireccin General de Archivos Estatales cuya
dependencia pas por el Ministerio de Educacin y el Ministerio de Cultura, en el
que se encuentra en la actualidad, a travs de este departamento se han llevado a
cabo y se siguen acometiendo las labores de normalizacin descriptiva nacional,
publicidad de la informacin descriptiva de los archivos tanto centrales, como
autonmicos o privados, a travs del apoyo y subvencin; as como el control de
patrimonio documental y los archivos,

En el mbito de la Administracin

Autonmica la funcin archivstica fue asumida por en su gran mayora por


instituciones con un corte semejante a la Administracin Central, por instituciones
culturales, educativas o patrimoniales, reproduciendo un mismo modelo errneo de
control archivstico, que se asimila a la vieja idea de que slo existen archivos con
carcter histrico o con valor patrimonial, y no archivos en trnsito de carcter
administrativo, que cada vez est adquiriendo mayor importancia con los cambios
que se estn experimentando a nivel de la Administracin con las nuevas leyes de
gestin electrnica, y que a pesar de ello son los ms alejados de las premisas y
prcticas archivsticas.
Por ltimo, me gustara resear la publicacin reciente del ltimo hito
legislativo, el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se

CAPTULO 2. Los Organismos encargados de los archivos / 117


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

establece el Sistema Espaol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la


Administracin General del Estado y de sus Organismos Pblicos y su rgimen de
acceso. Este Real Decreto se prev la creacin de un nuevo organismo Consejo de
Cooperacin

Archivstica,

rgano

colegiado

especfico

de

composicin

interadministrativa, encargado de canalizar la cooperacin archivstica entre las


administraciones pblicas. El Consejo de Cooperacin Archivstica actuarn como
coordinador del sistema de archivos estatales constituido por: Integran el Sistema
de Archivos de la Administracin General del Estado los archivos, centros,
servicios y, en su caso, sistemas archivsticos de los departamentos ministeriales, y
de sus organismos pblicos existentes y los que en el futuro puedan crearse
reglamentariamente.
Otro organismo que se crea en la nueva legislacin es la Comisin de
Archivos de la Administracin General del Estado, rgano interministerial adscrito
al Ministerio de Presidencia, elaborar las instrucciones, recomendaciones,
manuales y criterios para garantizar el cumplimiento de la normativa en materia de
archivos e impulsar la gestin coordinada de los mismos. El papel de este
organismo en la normalizacin de la descripcin archivstica es bsico: la
implantacin de sistemas de gestin de documentos que faciliten la toma de
decisiones a los rganos administrativos y sean garantes de los derechos de los
ciudadanos; el desarrollo de propuestas de armonizacin y homogeneizacin de los
procesos y tareas desarrolladas en los archivos, en aras de la eficacia y la
simplificacin administrativa; el diseo de planes e indicadores de evaluacin de
calidad, aplicables a los archivos del Sistema; el fomento de la normalizacin de
los procesos de descripcin archivstica,

aplicando las normas nacionales e

internacionales de descripcin y el desarrollo de recomendaciones y propuestas


para su estudio por la Comisin de Normas Espaolas de Descripcin Archivstica
(CNEDA); la utilizacin en los archivos del sistema, de formatos estndares de uso
comn, atendiendo a la normativa tcnica y dems recomendaciones de
Organismos Nacionales e Internacionales.
Ambos organismos resultan interesantes para lograr la espera evolucin y
adaptacin de los archivos pblicos a la administracin electrnica, sin embargo,

CAPTULO 2. Los Organismos encargados de los archivos / 118


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

por el momento slo existen en el papel y las previsiones futuras son un tanto
negativas, como consecuencia del cambio gubernativo y la crisis econmica.
Este Real Decreto recoge los centros que forman parten del sistema y entre las
funciones especficas de estos centros, aparecen las descriptivas, en este sentido,
no contempla ninguna novedad reseable:
Archivos de Oficina o de Gestin. No seala ninguna funcin descriptiva a esta
tipologa de archivos, simplemente le corresponde segn la legislacin la
organizacin de los documentos producidos por sus respectivas unidades.
Archivos Generales o Centrales. Las funciones de descripcin de esta tipologa
de archivo son: llevar a cabo el proceso de identificacin de series y elaborar el
cuadro de clasificacin; describir las fracciones de serie conforme a las normas
internacionales y nacionales de descripcin archivstica; proporcionar al archivo
intermedio las descripciones de las fracciones de serie objeto de cada una de las
transferencias.
Archivo Intermedio. Las funciones descriptivas del Archivo General de la
Administracin segn el Real Decreto son: Completar las descripciones elaboradas
por el Archivo Central de las agrupaciones documentales recibidas, especialmente
en lo relativo a los niveles superiores de descripcin o macrodescripcin,
conforme a las normas internacionales y nacionales de descripcin archivstica.
Archivos Histricos. Las funciones descriptivas de los Archivos Histricos
son: Completar las descripciones elaboradas por el Archivo General de la
Administracin sobre las agrupaciones documentales recibidas, especialmente de
las unidades documentales, conforme a las normas internacionales y nacionales de
descripcin archivstica.
Por otro lado, el Real Decreto, asigna funciones de difusin y descripcin
archivstica

especficas

los

departamentos

ministeriales:

impulsar

el

cumplimiento en sus archivos de las instrucciones y recomendaciones de la


Comisin de Archivos de la Administracin General del Estado; impulsar por la
inclusin en el Censo-Gua de Archivos de Espaa e Iberoamrica de cualquier

CAPTULO 2. Los Organismos encargados de los archivos / 119


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

servicio de archivos dependiente de su Departamento; promover programas de


gestin en los que se establezcan los objetivos que deben cumplir sus archivos
mediante los correspondientes proyectos y actuaciones a desarrollar.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 121


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

CAPTULO 3
ANLISIS DE LA
ARCHIVSTICOS

EVOLUCIN

DE

LOS

INSTRUMENTOS

Las relaciones existentes entre la clasificacin y otras fases de la


descripcin (inventarizacin, indizacin,) son estrechas. Podemos al menos
encontrar tres paralelismos entre estas tareas propias de la descripcin archivstica.
En primer lugar, ambas fases son necesarias a la hora de trabajar cualquier fondo
documental, es muy difcil determinar que tarea es previa, si la clasificacin o la
descripcin de los fondos documentales; aunque generalmente, es necesario tener
una descripcin mnima, a nivel de inventario para poder elaborar un cuadro de
clasificacin. En segundo lugar, ambas tienen como objetivo final facilitar la
recuperacin y accesibilidad a la documentacin. Y en tercer lugar, en ambos
casos, el objetivo de su ejecucin es referenciar los fondos documentales.
Por todo ello, podemos considerar la clasificacin como una fase ms de
descripcin, la diferencia con otras fases se encuentra en los instrumentos que se
derivan de su ejecucin. En el caso de la clasificacin ser, el cuadro de
clasificacin y en el resto de las tareas sern: el inventario, el catlogo, los
ndices,
Por otro lado, el cuadro de clasificacin tiene un carcter ms intelectual
que otros instrumentos de descripcin. Ya que es una representacin orientativa
del contenido genrico del fondo documental presentado de manera estructurada y
breve, cuya organizacin no tiene por qu corresponder con la realidad fsica de la
documentacin en el depsito. Otras de las caractersticas que lo diferencian del
resto de los instrumentos archivsticos es su carcter ms dinmico, ya que est
siempre expuesto a cambios, sobre todo, a medida que se profundiza en la
descripcin de los fondos documentales. Sin obviar, finalmente, que es la base
para la realizacin de cualquier gua de archivo y el punto de partida referencial
del resto de los instrumentos de descripcin.
Debido a lo anteriormente expuesto, he divido en dos partes, el captulo de
la teora y prctica de la evolucin de los instrumentos de descripcin en Espaa.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 122


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Una primera dedicada al estudio de la definicin y evolucin del cuadro de


clasificacin y una segunda parte, centrada en el resto de los instrumentos de
descripcin.
1. La estructuracin intelectual de los archivos en los cuadros de clasificacin
Los archiveros han seguido en su prctica diaria a lo largo de la poca
contempornea determinadas referencias bibliogrficas y legislativas, bien
proporcionadas en su formacin, bien porque eran muy conocidas en el mbito de
la profesin, o bien porque eran de obligado cumplimiento. En el apartado que a
continuacin se recoge he realizado en la parte terica una revisin de los
principales y posibles manuales de archivstica empleados por los archiveros
para la elaboracin de sus clasificaciones. A nivel prctico, analic tanto la
bibliografa que influy en la clasificacin por tipologas, como la normativa de
archivos y bibliotecas y ejemplos reales de clasificacin archivstica encontrados
en la documentacin de archivo.
1.1. Definicin de cuadro de clasificacin
Difcilmente podremos llevar a cabo la descripcin de ningn fondo
documental, sin haber realizado una primera revisin de los productores de la
documentacin, sus funciones en el ejercicio de la produccin de documentos y los
tipos documentales a los que ha dado origen. Esta tarea enunciada actualmente
como identificacin, nos permitira establecer un primer cuadro de clasificacin de
los fondos documentales que podra ser orgnico, orgnico-funcional o
simplemente funcional.
El primer cuadro de clasificacin que se forma con la informacin
anteriormente consignada, es un cuadro a priori, es decir, un cuadro hipottico
del fondo documental, que proporciona los niveles superiores de la descripcin:
los fondos documentales y las series documentales. Si se profundiza en la
descripcin del fondo documental, es decir, en la descripcin de la unidad
documental intelectual, simple o compuesta, la identificacin ser ms rigurosa,
ya que permite conocer el productor, el tipo documental y la funcin de cada
documento. Cuando hacemos la descripcin de los fondos documentales de

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 123


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

manera ms detallada, la propia documentacin nos har cuestionar la clasificacin


a priori; esta circunstancia que se produce a menudo a la hora de describir
cualquier fondo documental, nos llevar a revisar el cuadro en funcin de los
nuevos datos proporcionados por esta descripcin ms detallada, dando lugar a un
nuevo instrumento, el cuadro a posteriori, que proporciona una visin ms
realista y detallada del contenido del fondo documental. Sera interesante que la
elaboracin de uno u otro cuadro, se especificarse que tipo de sistema se ha
seguido para su realizacin, de modo que el usuario sepa a lo que se va a enfrentar
a la hora de acceder a un fondo documental.
Existen mltiples definiciones de cuadro de clasificacin, el Diccionario de
Terminologa Archivstica del Ministerio de Cultura lo define como: Instrumento
de consulta resultado de la fase de identificacin, que refleja la organizacin de un
fondo documental o de la totalidad de los fondos de un archivo y aporta los datos
esenciales de su estructura (denominacin de secciones y series, fechas
extremas,...). Esta definicin incluye el trmino seccin que nos recuerda ms a
los cuadros existentes antes del desarrollo de la normalizacin archivstica.
En otro texto, como es el Diccionario de Terminologa Archivstica del
Consejo Internacional del Archivos, la definicin en ingls de classification
scheme es: Esquema de gestin de archivos, por grupos, series y unidades. Y,
en francs, cadre de classement, se define como: Plan director establecido para
la clasificacin del conjunto de los documentos conservados dentro de un servicio
de archivos por fondos, series, subseries1.
El cuadro de clasificacin aparece integrado como un elemento esencial en
todas las normas internacionales de descripcin archivstica desarrolladas en el
seno del Consejo Internacional de Archivos. La norma que mejor refleja el cuadro
de clasificacin es la ISDF2, esta norma, aunque es muy difcil de implementar en

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Dictionary of Archival Terminology:


Dictionnaire de Terminologie Archivistique. Saur, Pars, 1988, p. 38-39.
2
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. COMIT DE BUENAS PRCTICAS Y
NORMAS PROFESIONALES. ISDF: Norma Internacional para la descripcin de funciones.
Primera Versin, Dresde, Alemania, Mayo 2007.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 124


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

la realidad prctica3 recoge uno de los elementos de construccin de los cuadros de


clasificacin: las funciones. Los cuadros de clasificacin generados a partir de las
funciones son ms sencillos de elaborar que los cuadros a partir de organismos,
que son ms cambiantes, fundamentalmente en la administracin espaola. La
clasificacin tambin se contempla en la norma ISAD (G)4, cuya regla
fundamental es la descripcin multinivel, que no es ms que la articulacin de la
descripcin de los fondos documentales a travs del cuadro de clasificacin, en el
que se diferencian como principales, los siguientes niveles descriptivos: fondo,
serie, unidad documental compuesta y unidad documental simple. La clasificacin
aparece tambin en la norma ISDIAH5, en la que se indica que en los instrumentos
de descripcin de las instituciones se podrn incluir referencias a los cuadros de
clasificacin.
Lgicamente, tambin en las normas de gestin electrnica de la
documentacin como la norma ISO 15489 o las MoReq se recoge la elaboracin
de clasificaciones para la gestin de la documentacin. La MoReq introduce un
trmino en la clasificacin archivstica, la clase, que define como parte de una
jerarqua representada por una lnea que va desde cualquier punto del cuadro
jerrquico de clasificacin a todos los expedientes que quedan por debajo. E
incluye una nota: Este trmino se puede corresponder, en la terminologa clsica,
con una clase primaria, un grupo, o una serie (o bien una subclase, un
subgrupo, una subserie,) de cualquier nivel del cuadro de clasificacin.

Fiorella Foscarini ha analizado en profundidad las dificultades para realizar en la realidad prctica
las clasificaciones funcionales en los archivos, llegando a la conclusin en su tesis doctoral de la
falta de preparacin de las organizaciones para acometer este tipo de clasificaciones. En: La
clasificacin de documentos basada en funciones: comparacin de la teora y la prctica. En:
Innovar o morir: En torno a la clasificacin, En: Tabula: Revista de Archivos de Castilla y Len, n
13, 2010, p. 41-57.
4
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. COMIT DE NORMAS DE DESCRIPCIN.
ISAD (G): Norma Internacional General de Descripcin Archivstica, Estocolmo-Suecia, 19-22
septiembre, 1999, Madrid, 2000.
5
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. COMIT DE BUENAS PRCTICAS Y
NORMAS. ISDIAH: Norma Internacional para describir instituciones que custodian fondos de
archivo. Primera Versin. Londres, 10-11 de marzo, 2008.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 125


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

1.2. La articulacin estructural de los fondos documentales durante el siglo


XIX
1.2.1. Teora de la clasificacin
Para conocer la realidad prctica de los primeros aos del siglo XIX, es
necesario conocer las posibles obras de referencia o manuales que siguieron los
archiveros del siglo XIX, a parte de las disposiciones legislativas. A continuacin
se hace un pequeo repaso a los manuales archivsticos nacionales del siglo
XIX. Estos manuales tienen una doble vertiente, por un lado, son las reflexiones
tericas de los autores sobre las novedades, y por otro, se reflejan en los trabajos
de los archivos en los que muchos de ellos trabajaron.
Uno de los primeros archiveros que durante el siglo XIX trata la
clasificacin archivstica, con anterioridad al apogeo y desarrollo institucional de
la archivstica en la Espaa, fue Froiln Troche y Ziga, quien recogi en su
obra6 los diferentes sistemas de archivo que se observan antes del ao 1830.
Troche y Ziga, abogaba por una separacin de los diversos fondos documentales
de los archivos; al considerar el archivo general como la reunin de diversos
archivos particulares: Nunca conviene formar una archivo general de todos los
documentos que tenga una casa concernientes a las diferentes dichas: aunque un
archivo sea general, esta generalidad no debe constituirla la mezcla de
documentos, sino la reunin de los archivos particulares. Establece as la primera
clasificacin del archivo: la diferenciacin del archivo por fondos documentales,
dentro de esta primera divisin propone una particin intelectual del archivo
particular basada en las siguientes clases: genealoga, nobleza, hacienda e
intereses generales, regalas, regalas abolidas, pleitos generales, cuentas, lanzas y
medias-anatas, y comenta el tercer nivel de clasificacin, al hablar de los tipos
documentales que se incluirn en cada una de ellas. Dentro de cada seccin
propone una ordenacin topogrfica-cronolgica fsica de los documentos, que
considera que es la operacin ms compleja.
6

TROCHE Y ZIGA, Froiln. El Archivo cronolgico-topogrfico. Arte de Archiveros. Mtodo


fcil, sencillo y poco costoso para el arreglo de los archivos particulares, til a los hacendados y
poseedores de bienes que tienen documentos para conservar sus intereses. Arreglo interior y
econmico de las casas direccin y manejo de los intereses de ellas. Segunda edicin corregido y
aumentada por su autor en el ao 1830, Imprenta de Iguereta, La Corua, 1835.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 126


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Enlazando con lo ltimo, Troche y Ziga no slo trata en su obra la


clasificacin de los fondos documentales, trata tambin la ordenacin fsica de la
documentacin, entre los sistemas de ordenacin, sita entre los ms comunes el
sistema alfabtico; este sistema dio paso a otros sistemas combinados como el
alfabtico-cronolgico o el alfabtico-topogrfico,, Troche y Ziga seala en
su obra las desventajas de estos sistemas, consideraba que suponan una prdida
de tiempo; por lo que propuso su propio mtodo de ordenacin y clasificacin: el
cronolgico-topogrfico.
Otro autor de esta primera poca, fue Facundo de Porras Huidobro, quien
reflej la falta de un criterio cientfico y coordinador entre los diferentes archivos,
con respecto a la clasificacin de los fondos documentales a comienzos del siglo
XIX, al igual que en el caso del autor anterior, en la poca de publicacin de su
obra, no se haba enunciado el principio bsico de la archivstica, el principio de
procedencia, que aparecer publicado por primera vez, en Francia en una Circular
del 24 de abril de 1841, constituyndose como base de toda clasificacin de
archivos7.
Facundo de Porras trata el tema de la clasificacin de archivos de manera
muy genrica, sin pautas claras, y sin establecer criterios bsicos: El archivero de
una oficina o secretara deber de clasificar en grande sus expedientes, es decir, en
las menos divisiones posibles, segn los puntos capitales que se versen en ella,
haciendo otras tantas secciones, que es mejor que nombrar continuamente los
mismos puntos; y en una se incorporarn y abrazarn las cosas extraordinarias o
indiferentes, a que no pueda darse ttulo conocido y seguro, destinando otra para
solo para las reales rdenes generales, circulares y avisos de su recibo, pues las
particulares quedan unidas al expediente que las motiva, y llevando adems libro
copiador cronolgico de las primeras8. En lneas generales el sistema de
clasificacin propuesto por este autor inclua divisiones poco precisas.

FOUCHE, Pascal. (Dir.). Dictionnaire enciclopdique du Livre. Electre-ditions du Cercle de la


Librairie, 2002, p. 137.
8
PORRAS HIDROBO, Facundo. Disertacin sobre archivos y reglas de su coordinacin til para
todos lo que tiene o manejan: con un apndice, noticia original de la estimacin que tuvo el
maraved y otras monedas que corrieron en Castilla, Madrid, 1830, p. 87.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 127


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

En la esfera municipal, en el ao 1857, M. Martnez Alcubilla recoge en su


9

obra un sistema de clasificacin para los archivos a nivel local, basado en


secciones y series. Las secciones se codifican mediante letras, y las series
mediante nmeros. Se establece un nmero limitado de secciones aunque habla de
la posibilidad de introducir ms. Esta obra tuvo una gran difusin en el mbito de
los archivos municipales siendo manual de referencia para esta tipologa de
archivo.
En este siglo se plantean los primeros debates acerca de una clasificacin
archivstica idnea, debates que continuarn a lo largo del todo el periodo tratado
en el presente trabajo, y que han generado cantidades ingentes de obras, informes,
documentos, normas,
En el ao 1871 se hace pblica una de estas primeras discusiones en la
Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos, este debate gira entorno a la
organizacin y clasificacin de los archivos dependientes del Cuerpo Facultativo,
sus promotores sern M. Velasco y Santos, del Archivo del Reino de Valencia y J.
de Gemes Willame, Director de la Revista. En este momento, ya se haba
producido la institucionalizacin de la archivstica en Espaa a travs del
Ministerio de Fomento y de la normativa que regulaba los archivos y los nuevos
organismos archivsticos.
M. Velasco Santos10, denunciar la dificultad de llegar a una uniformidad
en la clasificacin de todos los archivos. Opinaba que en caso de imponerse dicha
homogenizacin debera de ser obligatoria; esta uniformidad presenta matices,
pues considera que los principios o bases de la organizacin deberan ser comunes,
pero el sistema sera variable en funcin al tipo de archivo y de los documentos
que albergase. Explicar de manera muy detallada las diferencias que se podan
presentar entre los diferentes archivos a la hora de llevar a cabo la clasificacin:
Hay bases, o principios de clasificacin, cual, por ejemplo, el orden cronolgico,

MARTNEZ ALCUBILLA, M. Archivos Municipales, El Consultor de los Ayuntamientos, 15,


1857.
10
VELASCO Y SANTOS, M. Sobre la organizacin de Archivos. En: Revista de Archivos,
Bibliotecas y Museos, Madrid, 5 de mayo de 1875, p. 141-146.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 128


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

que a todos los archivos (y dentro, por supuesto, de las secciones, grupos o
divisiones adoptadas) igualmente se deben aplicar: la manera de hacer catlogos e
ndices, pueden y an deben, con ligeras variantes, ser en todos idntica, ms no
todos ni en cada cual de sus secciones, piden el propio nmero de ndices, ni su
necesidad de orden es en todos igual, puesto que en un archivo puede ser y es a
veces de todo punto indispensable,..., un ndice por orden topogrfico, y de el
puede muy bien y an debe tal otro archivo prescindir. Este autor era defensor de
mantener el orden en el que llegaban los documentos y era totalmente detractor del
sistema de clasificacin por Secciones, es un rechazo de la clasificacin por
materias francesa, anterior a la enunciacin del principio de procedencia: Nada
(...) ms intil, pernicioso y hasta imposible en prctica, por no darle otro nombre,
que esa (caprichosa en verdad con visos de profunda) divisin en Secciones
Histrica, Seorial, Judicial y Legislativa, que establecieron para su Archivo
Nacional nuestros vecinos de allende el Pirineo.
J. de Gemes Willame contest a M. Velasco y Santos en otro artculo
publicado en la Revista11, este archivero frente a Velasco y Santos defenda la
posibilidad de llegar a la uniformidad en la clasificacin en todos los archivos,
respetando la especificidad de los documentos conservados en cada Archivo. El
autor consideraba que la clasificacin deba de realizarse bajo una autoridad
comn: la Junta Facultativa de Bibliotecas, Archivos y Museos de Antigedades y
bajo el asesoramiento del Cuerpo Facultativo. Era partidario de realizar la
clasificacin de los fondos bajo el respeto al principio de procedencia al afirmar:
no habiendo trminos hbiles de uniformar la organizacin de los Archivos
histricos, es preciso respetar la que en la actualidad tienen; por ltimo
recomienda a la Junta, que a la hora de tomar decisiones acerca de la clasificacin
de archivos, escuche la voz de los profesionales que atienden los establecimientos:
una circular dirigida a todos los jefes de los archivos histricos, recomendndoles
o exigindoles, para el mejor acuerdo, que remitan un pliego de observaciones, o
una Memoria, en la que vertiendo todo el caudal de su prctica y experiencia,
expongan y funden en razones filosficas y cientficas el sistema de organizacin
11

GEMES WILLAME, J. Sobre la organizacin de los archivos. En: Revista de Archivos,


Bibliotecas y Museos, Madrid, 5 de julio de 1875, Nmero 13, p. 213-218.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 129


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

que se sigue en su respectiva dependencia y las alteraciones o modificaciones que


quepa introducir para mejorarlo dentro del sistema establecido. Aconsejaba
adems a la Junta Facultativa de Bibliotecas, Archivos y Museos de Antigedades,
la elaboracin de reglamentos o instrucciones para establecer un sistema.
Luis Rodrguez de Miguel, realiz en su manual12 una profunda reflexin
acerca de las dificultades de clasificacin de los archivos, entre las cuestiones que
ms le preocuparon estaba la variacin constante de los productores u organismos
que dificultaban la existencia de un cuadro de clasificacin estable desde el punto
de vista de la procedencia. Tras esta reflexin, consider, sin embargo, que todo
archivo administrativo tena que ser clasificado por procedencias formando
grupos, series, clases y subclases, hasta llegar al documento o expediente
particular. Aconsejaba para realizar cualquier clasificacin estudios previos de la
institucin. Luis Rodrguez era partidario del principio de procedencia en la
clasificacin del archivo; incluy en su obra un cuadro de clasificacin aplicable a
las instituciones que trabaj; se trata de un cuadro fundamentalmente funcional,
dividido en series, que trataba de superar las dificultades que presentan las
instituciones. Inclua una clasificacin aparte, por asuntos, con un carcter auxiliar
del cuadro de clasificacin. Al final de su artculo aparece un ejemplo de cuadro de
clasificacin desarrollado. Por otro lado, como complemento del cuadro,
consideraba de gran importancia los ndices auxiliares, tanto alfabtico como
cronolgico.
Otro manual del mbito municipal, que transcendi ms all del siglo XIX,
fue el Manual del Empleado del Archivo General de Madrid13, publicado en el ao
1875, mostraba un cuadro de clasificacin de aplicacin real, el del archivo del
ayuntamiento de Madrid a finales del siglo XIX y la forma en la que se elabor. La
clasificacin en el archivo del ayuntamiento se realizaba en papeletas sueltas y en
registros encuadernados. En la obra encontramos indicios de la aplicacin del
12

RODRGUEZ DE MIGUEL, Luis. Manual del Archivero o sea teora y prctica de arreglo y
clasificacin de los Archivos de las Diputaciones, Beneficencia, Gobiernos de Provincia,
Ayuntamientos y Administraciones Econmicas, Imprenta Cea, Toledo, 1877, p. 44-51.
13
DOMINGO PALACIO, Timoteo. Manual del Empleado en el Archivo General de Madrid con
una resea histrica del municipio. Imprenta y Litografa de los Asilos de San Bernardino, 1875, p.
91-102.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 130


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

principio de procedencia: las correcciones de que hablamos deben tener lugar en


las papeletas y luego en los registros; nunca en los documentos originales, en los
cuales un archivero debe respetar hasta los ms conocidos errores. Estableca la
posibilidad de realizar referencias cruzadas de todas las materias existentes en cada
documento plasmndose en las papeletas y en el registro, que genricamente eran
cronolgicos, pero tambin existan los auxiliares, por materias y alfabticos de
apellidos. El sistema de clasificacin se basaba en clases que iba estableciendo el
archivero, aunque existan una serie de clases ya preexistentes y el archivero poda
crear ms segn las necesidades, estas clases estaban sujetas a unas normas que se
recogan en la obra, tales como: evitar epgrafes como vario o indiferente.
Jos Morn y Liminiana14 public su manual en 1879, en l estableci
como elemento esencial de la descripcin del archivo, el ndice. A lo largo del
manual explicaba como se deban de elaborar los ndices que relaciona muy
estrechamente con la clasificacin, tanto desde el punto de vista intelectual como
fsico. Para Morn y Liminiana existan seis tipos de agrupaciones para los
ndices: la cronolgica, topogrfica, categrica, personal, histrica y alfabtica,
explic ampliamente dichas agrupaciones y estableci la posibilidad de realizar
combinaciones entre las mismas.
Este autor defini la articulacin de los fondos como clasificar es formar
clases. Puede ser material o de objetos corpreos; inmaterial, racional o de ideas; o
mixta (...). Para clasificar hay que fijarse en los caracteres o cualidades especficos
salientes, por decirlo as; y stos, no son ms que los diferentes (diferencias) de los
dems. Las diferencias, pues, y las semejanzas son la raz de la clasificacin
(...)15.
Para l, las clasificaciones partan de los sistemas archivsticos y pasaban
por los diferentes niveles hasta llegar al propio documento, antes de llegar al
documento se contemplaban: los archivos, las secciones, las divisiones y las
14

MORN Y LIMINIANA, Jos. Manual de Arquivonoma. Tratado terico-prctico del orden


que debe observarse en los archivos para su arreglo, conservacin y servicio til a los archiveros,
secretarios de tribunales, ayuntamientos y en general a todos lo que hayan de manejar
documentos, Imprenta de la Viuda de Ayoldi, Valencia, 1879.
15
dem, p. 52.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 131


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

subdivisiones de los archivos, mediante la elaboracin de un plan nacional y la


creacin de sistemas. Este autor mostr una visin amplia y moderna de la
clasificacin y la descripcin de los archivos.
1.2.2. La prctica de la clasificacin
Durante el siglo XIX empiezan a formarse en los archivos los primeros
cuadros de clasificacin de sus fondos documentales, fruto de las grandes
organizaciones y desorganizaciones de los archivos que se produjeron como
consecuencia de las guerras napolenicas y los cambios institucionales y polticos.
A continuacin se estudian dos ejemplos prcticos de estas transformaciones a
travs de dos tipos de cuadros de clasificacin, uno de carcter regional, y otro
ministerial, ambos cuadros se han consultado en los informes remitidos por los
archivos a los organismos encargados de la inspeccin archivstica.
El primer ejemplo es el archivo del Reino de Valencia, a travs de un
informe de 1858, podemos conocer los antecedentes de su clasificacin, en este
informe, se mostraban las dificultades existentes para la organizacin y
clasificacin de las instituciones archivsticas a principios del siglo XIX, tras la
invasin napolenica: Destruido el antiguo Real, con motivo de la invasin
francesa, fueron trasladados en 1810 en completo desorden a la casa profesa de los
Jesuitas intramuros de esta ciudad. En este mismo documento se muestra el
sistema de clasificacin que se emple en los primeros tiempos de clasificacin y
organizacin del archivo, este sistema se conserv durante largo tiempo: No
existiendo ms ndices que uno mal redactado y falto de muchas hojas, se adopt
para principiar una marcha uniforme en el arreglo de los cinco archivos expresados
el mtodo siguiente, que es el que hoy se contina: 1 Clasificacin de los libros,
papeles y pergaminos con distincin de Tribunales, Autoridades, Corporaciones,
Escribanas y cualquier otra dependencia a que corresponden segn los
antecedentes archivados. 2 Continuacin del arreglo por orden cronolgico
riguroso de su respectiva clase y dependencia. 3 Formacin de legajos de un
tamao regular, manejable y uniforme con sus epgrafes en un cartn indicativo de
las clases, dependencias, aos a que corresponden, letra inicial y numeracin a
todo lo cual se refieren los ndices. 4 Los papeles que contienen los legajos, los

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 132


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

estantes y piezas en que se colocan llevan otra numeracin particular a la cual


debern referirse los ndices cuando vayan formndose para facilitar el ms pronto
hallazgo de los instrumentos que soliciten los interesados16.
En 1875 se publica el cuadro de clasificacin del Archivo del Reino de
Valencia en la Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos17, en el artculo, se
muestra como el archivo se clasificaba en cinco Secciones o fondos: del Real, de
la Gobernacin, de la Baila, de la Generalidad, y del Justicia, ms dos
subsecciones, agregadas a la Seccin primera, una y otra a la quinta o ltima, que
se llamaban: del Racional y Subjusticia o de Trescientos Sueldos. Otra Seccin
estaba reservada para los Protocolos Notariales que se denominaba Seccin o
Apndice y que titulaban Extravagante. Dentro de las Secciones se organizaban
los documentos en series o categoras (gneros).
El Archivo del Reino de Valencia, no se mostraba partidario de alterar la
organizacin y clasificacin antigua de los fondos documentales: No hay cosa
peor en estos establecimientos que alterar un sistema ya adoptado y seguido, y
andar a cada paso, cual de Penlope se cuenta, tejiendo, destejiendo y volviendo a
tejer, ni an con pretexto de mejorarle o reformarle, el plan o mtodo de su
organizacin18.
El segundo ejemplo analizado, es el archivo ministerial del Ministerio de
Gobernacin. El primer cuadro de clasificacin, segn la Gua del Archivo del
Ministerio de Interior19, data del 17 de julio de 1896, este cuadro fue consecuencia
de la Orden del 20 de septiembre de 1875 de la Subsecretara del Ministerio, en la
que se ordenaba la organizacin del Archivo. Este cuadro comprende ocho
secciones diferenciadas por letras maysculas, que se subdividen en grupos y
subgrupos. En las notas se incluyen diversas cuestiones sobre el desarrollo del
16

ESPAA. ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACIN. MINISTERIO DE


INSTRUCCIN PBLICA. Expediente de antecedentes del sistema de clasificacin seguido en
los Archivos. Archivo de Valencia, 21 de noviembre de 1858. Valencia, Leg. 6552-8, AGA,
31,6700.
17
GEMES WILLAME, J. Sobre la organizacin de archivos. En: Revista de Archivos,
Bibliotecas y Museos, Madrid, 5 de junio de 1875, Ao V, n 11.
18
dem, p. 182.
19
SERRANO NAVARRO, Pilar. Gua del archivo del Ministerio de Interior, Ministerio de
Cultura, Madrid, 1981, p. 71.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 133


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

cuadro de clasificacin, en las notas se indica la ordenacin en el ltimo nivel del


cuadro, es decir, la ordenacin de la documentacin. Primero se seala la
ordenacin de la documentacin geogrficamente y luego por orden cronolgico,
excepto las Secciones A y H.

La Seccin H (Seccin Libros-Registros) se

organiz por aos, y la Seccin A (Personal) alfabticamente, excepto, algunos


subgrupos que se organizaron por orden cronolgico y por orden geogrfico. Este
cuadro no presenta grandes diferencias con respecto al cuadro de clasificacin del
ao 191020 en relacin a su estructura, las diferencias estn en relacin al
contenido de los subgrupos, es decir, del tercer nivel. En el cuadro de clasificacin
de 1910 se aade una nueva seccin la I (Beneficencia), pero no presenta grandes
novedades. No sabemos si la ausencia de novedades se debe a que no se realizaron
profundizaciones en la descripcin de sus fondos o en los fondos documentales
incorporados posteriormente al ao 1896, o bien, porque el cuadro era
suficientemente operativo.
El carcter conservacionista que muestran en sus memorias los archivos a
la hora de cambiar su clasificacin originaria, tenan su origen en la ubicacin
fsica de las unidades de instalacin en el depsito. El cambio organizativo en el
inventario llevaba implcito el cambio fsico de toda la documentacin, con el
consiguiente esfuerzo que esto supona. Esta caracterstica en la organizacin de
los archivos a principios del periodo estudiado, recuerda a las clasificaciones que
se realizaban en los archivos medievales y modernos, donde la unidad fsica
documental, bien fuese un armario, un cajn, un arca,, posea una letra o nmero
que tena su correlativa entrada de un memorial o inventario. Mara de las Nieves
baraj la posibilidad de esta clasificacin fsica en el Archivo del Convento de San
Francisco de Valladolid21.

20

El cuadro de clasificacin del ao 1910 se incluye en el Anexo IV, el cuadro del siglo XIX se
public en la Gua de Archivos del Ministerio del Interior de 1981.
21
PEIR GRANER, Mara de las Nieves. Notas sobre Diplomtica y Archivstica Franciscana en
el siglo XVI. El Memorial del Convento de San Francisco de Valladolid. En: III Jornadas de la
Sociedad Espaola de Ciencias y Tcnicas Historiogrficas. Diplomtica antigua. Diplomtica
moderna. Murcia, 20 y 21 de junio de 2005, p. 366-367.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 134


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

1.3. La articulacin estructural de los fondos documentales durante el siglo


XX
1.3.1. Teora de la clasificacin
El siglo XX es un siglo intelectualmente muy activo propicio a la reflexin
terica de la clasificacin archivstica. A los manuales del siglo XIX, se aaden
tambin nuevas formas de difusin de la informacin e intercambio archivstico, es
el caso de los congresos, que a continuacin pasar a analizar.
En el ao 1923 se publicaron las comunicaciones de la Asamblea del
Cuerpo de Archiveros, Bibliotecarios y Arquelogos, se trata de una Asamblea que
nunca se realiz y que fue prevista para los das del 23 al 29 octubre de 1923, en
esta Asamblea se iba a tratar de manera amplia la descripcin de la
documentacin, al no celebrarse, se volvieron a frustrar las expectativas de
evolucin de la descripcin en el mundo archivstico. Los aos veinte se
caracterizaron por el gran impulso terico y prctico de la archivstica, sin
embargo, este Congreso que gener importantes participaciones y comunicaciones
por parte de los archiveros, slo tuvo transcendencia a travs de la Revista de
Archivos.
Entre las diferentes temticas que se trataron en las comunicaciones de la
Asamblea, nos encontramos con la preocupacin por la organizacin y
clasificacin de los archivos. Esta Asamblea es sintomtica de la situacin de la
descripcin en los Archivos del Cuerpo y los Archivos en general en el momento
de su celebracin. Entre las comunicaciones presentadas relativas a la clasificacin
podemos destacar la de Julin Paz22, que present una comunicacin sobre la
organizacin y la clasificacin de los Archivos Histricos y Regionales. Este
archivero rechazaba los sistemas de clasificacin acadmicos, por considerarlos
inaplicables en el archivo real y prctico y era partidario del respeto de la
organizacin o clasificacin originarios de los fondos documentales, aunque
llegasen desordenados. Le gustaban ms los cuadros de clasificacin sinpticos
22

PAZ, Julin. Organizacin y clasificacin de los Archivos Histricos y Regionales. En:


Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos, octubre-diciembre de 1923, Nms. 10-11-12, p. 462464.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 135


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

realizados a priori, era seguidor a ultranza del principio de procedencia y de la


necesidad de poseer un conocimiento profundo de los fondos documentales para
poder actuar en la organizacin y clasificacin de los mismos. No consideraba
oportuna la modificacin de la clasificacin de un fondo documental, que haba
sido durante largo tiempo, citado y publicado, aunque opinaba que siempre se
poda mejorar a travs de la descripcin.
En su comunicacin, ngel Gonzlez Palencia23 denunciaba la ausencia de
unas instrucciones para la catalogacin y realizaba una propuesta para concretar
unas. Comentaba que en la Seccin de Consejos Suprimidos del Archivo Histrico
Nacional, en la que trabaja, la mayora de las series tienen un sistema de
clasificacin antiguo, el que vena en los inventarios originarios. La propuesta
normativa para la clasificacin de los archivos de ngel Gonzlez se bas en
conciliar lo antiguo y lo nuevo: Se conservar irremisiblemente la organizacin
que los documentos tenan cuando respondan a organismos vivos. Se utilizarn los
registros, inventarios, matrculas o ndices antiguos, de cualquier clase que fueren
y en cualquier forma que estuvieren redactados. Cuando la organizacin y
clasificacin antiguas hayan sido deshechas, se tender a reconstituirlas. Cuando la
organizacin y clasificacin antigua, no ha existido en algn fondo o procedencia
(...) se clasificar teniendo en cuenta los asuntos y fecha del documento. Es
interesante el afn conservador de este autor, tanto de la clasificacin originaria,
como de los viejos instrumentos de descripcin.
En varias comunicaciones se afirmaba la necesidad de llevar a cabo la
clasificacin y organizacin de los fondos documentales conforme al respeto del
principio de procedencia, alguna de ellas, incluso se centraban nicamente en esta
cuestin, tal es el caso, del texto de Rafael Andrs y Alonso24, que incluso fue
defensor de una imposicin obligatoria de dicha organizacin conforme a los
ndices antiguos, siempre que fuese posible. En estas ponencias se puede
23

GONZLEZ PALENCIA, ngel. Clasificacin, organizacin y catalogacin de los Archivos


Histricos: Bases para unas instrucciones. En: Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos, y
Museos, octubre-diciembre de 1923, n 10-11-12, p. 464-482.
24
ANDRS Y ALONSO, Rafael. Sera conveniente la constitucin de los archivos existentes en
nuestros depsitos, en vista de los ndices antiguos?. En: Revista de Archivos, Bibliotecas y
Museos, y Museos, octubre-diciembre de 1923, n 10-11-12, p. 485-487.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 136


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

comprobar la estrecha relacin existente entre la clasificacin y la indizacin,


ambos instrumentos tienen como objetivo resumir, sintetizar el fondo documental,
dar una idea genrica del mismo, con la finalidad de permitir de modo sencillo,
rpido y prctico el acceso a la informacin que se quiere localizar.
Ismael Garca Rmila25 present una comunicacin en la que consideraba
que las normas existentes para la clasificacin de los Archivos de Hacienda
estaban desfasadas26. Este archivero realizaba una nueva propuesta mezclando dos
metodologas de clasificacin, por un lado, propona la clasificacin de los libros
por procedencias y de los legajos por materias.
En relacin tambin a los Archivos de Hacienda, realiz su comunicacin
Manuel Rubio Borrs27, quien prest servicio en archivos de esta categora. Al
igual que Ismael Garca, denunci la insuficiencia de la Instruccin Provisional de
Hacienda de 1889 para la clasificacin de los archivos en su manual28, publicado
en 1908. Al igual que Ismael Garca fue partidario de la distincin entre libros y
legajos a la hora de clasificar los fondos de hacienda, de los cuales conceba una
clasificacin basada en procedencias, como nica base, una vez establecidos los
negociados y oficinas. Adems propuso agrupar la documentacin por materias
iguales o equivalentes. El autor incluy su propio cuadro de clasificacin como
propuesta para la organizacin de los Archivos de Hacienda.
Durante el siglo XIX se comienza a teorizar sobre la organizacin y
clasificacin del archivo no slo de la oficina pblica, sino tambin de la privada,
con la finalidad de establecer pautas sencillas con destino a la enseanza de su
tratamiento. Para el archivo de oficina es fundamental la obra29 de Sabino lvarez
25

GARCA RAMILA, Ismael. Archivos de Hacienda: Instrucciones para su catalogacin. En:


Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos, y Museos, octubre-diciembre de 1923, n 10-11-12, p.
488-496.
26
Uno de los debates ms importantes de la Archivstica contempornea en Espaa ser
precisamente la clasificacin de los fondos de los archivos, y fundamentalmente de los fondos de
Hacienda.
27
RUBIO BORRS, Manuel. Manuel Rubio Borrs, de la Biblioteca Universitaria de Barcelona.
En: Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos, y Museos, octubre-diciembre de 1923, n 10-1112, p. 497-505.
28
RUBIO BORRS, Manuel. Manual del Archivero de Hacienda, Burgos, 1908.
29
ALVAREZ GENDN, Sabino. Ensayo de clasificacin y registro de documentos y expedientes
administrativos, Madrid, Editorial Reus, 1934.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 137


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Gendin. Este autor fue catedrtico de derecho administrativo y secretario del


Ayuntamiento de Oviedo, aunque no era archivero, probablemente fue un gran
conocedor del archivo por las funciones que ejerci como secretario, su obra
aunque basada en el Archivo del Ayuntamiento se orient hacia cualquier tipo de
archivo de oficina. En ella, dio un repaso a los instrumentos de control empleados
para la ordenacin de los documentos y expedientes. Trat los sistemas de
clasificacin que se empleaban en la oficina, entre ellos: el alfabtico, el numrico
o el decimal. De todos los sistemas, el que consideraba ms inadecuado era el
decimal, propio del mbito bibliotecario, requera demasiado tiempo y espacio, por
lo que resultaba el ms costoso. Por otro lado, habl tambin del sistema eclctico,
que defini como un sistema de ficheros organizados alfabtica, numrica y
cronolgicamente. Este sistema se resuma fsicamente en una ficha historial en la
que figuran (los peticionarios o solicitantes que se ordenan alfabticamente), las
fechas de los expedientes (segundo criterio de ordenacin), y un nmero de
expediente que se da en la oficina, entre otros datos; era el sistema que consideraba
ms idneo para los expedientes de las oficinas de Ayuntamiento y es el que
empleaba en el Archivo de Oviedo. En su obra recoga otros sistemas de control de
la documentacin que se empleaban en la oficina municipal: los registros de
acuerdos; las fichas recib (reflejaban la remisin de los expedientes de una
dependencia a otra para su trmite); las fichas sintticas (para documentos con
trmites menores); ficheros de trminos (indicaban cuando finalizan los plazos);
registro del archivo (cuando se pasaba un expediente finalizado al archivo). El
sistema propuesto por Sabino lvarez resulta demasiado complejo, basado en
demasiados ficheros, y pocos criterios de bsqueda.
En el mbito archivstico de la empresa, en el ao 1946, Jaime Vicens
Carri, escribi un tratado30 para la formacin del personal destinado a ejercer
funciones en los archivos de oficina, en el que critic la ausencia de formacin en
el mbito de la oficina en la clasificacin de los archivos en Espaa, frente a otros
pases como Estados Unidos. En este manual se recoge el tema de la clasificacin
en el archivo de la oficina de manera muy amplia y genrica, sin embargo, fue una
30

VICENS CARRI, Jaime. Tratado de clasificacin y archivo. Editorial Labor, 2 Edicin,


Barcelona, 1956, p. 370.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 138


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

obra muy reeditada que seguramente fue tomada como referente tanto en el mbito
de la oficina tanto pblica como privada.
Jaime Llad y Ferragut en su Gua del Archivero Municipal, trat la
clasificacin desde el punto de vista fsico, incluyndola dentro de las operaciones
propias de la catalogacin de un archivo: Colocacin de unos cartelones,
convenientemente distanciados en la sala en donde haya de hacerse la
clasificacin; habr un carteln con el ttulo de cada divisin. Formacin de pilas
de libros y papeles frente a cada carteln. Separacin, al mismo tiempo, de los
libros, papeles sueltos y pergaminos, as como los de distinto tamao. Colocacin,
pegndola, de una etiqueta a modo de ex-libris en el dorso de la cubierta
anterior,31.
Para este autor, la clasificacin se poda hacer tomando como base los
siguientes puntos: la materia, el lugar, el tiempo y la persona; o bien, por poderes
pblicos. Sin embargo, era partidario para el Ayuntamiento, de una clasificacin
por materias, que l mismo considera como artificial. En el mbito del
Ayuntamiento hablaba de tres tipos clasificaciones por materias: una para la
seccin histrica, otra para la seccin administrativa moderna y otra para la
contempornea, es decir, parta de una primera divisin cronolgico-histrica de
los fondos documentales32.
Inclua al final de la gua una serie de clasificaciones por materias de
archivos municipales, stas eran diferentes entre si como consecuencia de la
aplicacin de un sistema de materias no normalizado, el autor al final de la obra,
propona una clasificacin decimal bibliotecaria aplicada a los archivos basndose
en la obra de L. Delvaux33.
Filemn Arribas Arranz expona en el ao 1951 la posibilidad de aplicar
una clasificacin por materias tanto en la biblioteca como en el archivo. Sin
embargo, desaconsejaba totalmente la aplicacin de este sistema en fondos
31

LLAD Y FERRAGUT. Gua del archivero municipal: normas para clasificar los fondos de un
archivo y formar su ndice y catlogo, Palma de Mallorca, 1950, p. 44.
32
dem, p. 47.
33
dem. p. 81-83.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 139


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

documentales clasificados desde los rganos de procedencia con otro tipo de


clasificacin: (...), la desintegracin de un legajo con fines de ordenacin por
materias puede acarrear a la investigacin muchos ms perjuicios que ventajas, de
donde se desprende que en tal caso no conviene realizarla34.
En cierto modo, la clasificacin por materias que propona Filemn Arribas
Arranz responda a un sistema de indizacin a posteriori de los documentos, es
decir, a la creacin de puntos de acceso que faciliten una bsqueda de la
documentacin, pero que supone un previo respeto al principio de procedencia en
la organizacin de los fondos documentales tal y como se muestra en las pautas
que da para realizar dicha clasificacin:
1 La clasificacin metdica de los archivos histricos debe hacerse
exclusivamente sobre la base de la organizacin administrativa que produjo la
documentacin.
2 Esta clasificacin a posteriori exige el conocimiento profundo y minucioso del
sistema, seguido por el organizador del archivo.
3 Cualquier clasificacin por materias, segn los sistemas modernos, puede y
debe realizarse exclusivamente sobre las cdulas catalogrficas de la
documentacin, sin alterar en lo ms mnimo la constitucin del archivo.
4 Cuando del estudio antes propugnado se deduzcan errores en la ordenacin
actual del archivo, debe corregirse sta, colocando los documentos en el lugar que
por su origen les correspondiera, si no hay razones que aconsejen lo contrario35.
Este autor habl en su obras de los archivos parroquiales, destacando la
Carta Circular a los Prelados espaoles acerca de la organizacin de los
Archivos Parroquiales del Nuncio de S. S. Monseor F. Tedeschini, del ao 1929,
por este documento, comentaba, quedaron reorganizados los archivos eclesisticos

34

ARRIBAS ARRANZ, Filemn. Las clasificaciones metdicas y su aplicacin a los fondos de


archivos. En: Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos, cuarta poca, ao V, Tomo LVII,
Madrid, 1951, p. 318.
35
dem, p. 323.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 140


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

de Espaa y establecida la Junta Tcnica en Madrid, finalmente inclua un cuadro


de clasificacin tambin por materias para los Archivos Parroquiales36. En la
organizacin de estos archivos existen incluso influencias anteriores al siglo XIX,
en este sentido fue clave la obra de Oliver Legipont en el siglo XVIII37, sobre todo
para los Archivos Parroquiales valencianos, tal y como recogi Vicente Pons
Als38, autor que situ la archivstica moderna en su obra. Precisamente una obra
de principios del siglo XIX, recoge el estado de algunos archivos eclesisticos
entre ellos los valencianos, los catalanes, los mallorquines y los madrileos, se
trata de Viaje Literario a las Iglesias de Espaa de Jaime Villanueva39. La obra de
este autor se divide en varios tomos en los que se recogen entre otras
informaciones de carcter cultural y patrimonial, aquellas relativas a los archivos
eclesisticos espaoles y la relacin de documentos ms importantes que se
conservan en los mismos, as como el estado de los mismos.
Jaime Vicens Carri, autor de gran influencia en la archivstica en el
mbito de la gestin administrativa, analiz los diferentes sistemas de clasificacin
y organizacin en su tratado exponiendo en una tabla40 las ventajas y desventajas
de cada uno de ellos. De los cuatro sistemas que recogi: el alfabtico, geogrfico,
numrico, decimal y alfabtico-numrico, para Vicens Carri, los que ms ventajas
presentaban eran el alfabtico y el numrico, seguido del decimal, en segundo
lugar, y el geogrfico y alfabtico-numrico, en tercer lugar. El que ms
objeciones presentaba era el decimal, luego el alfabtico-numrico, despus el
alfabtico, seguido del geogrfico y en ltimo lugar, el numrico.

36

dem, p. 90-91.
LEGIPONT, Oliver y MARN, Joaqun. Itinerario en que se contiene: el modo de hacer con
utilidad los viages cortes estrangeras: con dos dissertacions, la primera sobre el modo de
ordenar, y componer una libreria : la segunda sobre el modo de poner en orden un archivo, Benito
Monfort, 1759.
38
PONS ALS, Vicente. El siglo XVIII y los comienzos de la archivstica moderna: la obra de
Oliver Legipont y los archivos eclesisticos valenciano. En: Memoria ecclesiae, n 8, 1996
(Ejemplar dedicado a: Parroquia y Arciprestazgo en los Archivos de la Iglesia (I). Santoral hispanomozrabe en Espaa. Actas del X Congreso de la Asociacin de Archiveros de la Iglesia en Espaa
(Salamanca, 12-15 de Septiembre de 1994) / coord. por Agustn Hevia Ballina), p. 379-399.
39
VILLANUEVA, Jaime. Viaje literario a las Iglesias de Espaa. T. 1-22. Madrid-Valencia, 18031852.
40
VICENS CARRI, Jaime. Tratado de clasificacin y archivo. Editorial Labor, 2 Edicin. S. A.
Barcelona 1956, p. 98-99.
37

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 141


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Uno de los archiveros que ms influencias ha ejercido en la tradicin


archivstica espaola tanto desde su cualidad de formador de archiveros, como de
gestor de grandes centros documentales en el mbito de la hacienda pblica y la fe
pblica notarial, ha sido Antonio Matilla Tascn, quien apenas trat el tema de la
clasificacin de los archivos en su renombrada Cartilla41. Al hablar de esta tarea
archivstica la defini como una etapa previa a cualquier labor del archivo: etapa
por la que la documentacin en desorden se distribuye en clases, estableciendo
separacin entre las pertenecientes a los distintos organismos, luego entre libros y
papeles, entre lo relativo a cada divisin y subdivisin del Organismo, hasta llegar,
por ltimo, a establecer separacin entre los distintos asuntos concretos, dando a
todo ello, y a cada grupo, el orden ms apropiado42. Su obra fue concebida para la
formacin en archivos a nivel de iniciacin, en ella estableci los pasos a seguir en
el caso de encontrarse ante un fondo documental desordenado, se trata de una obra
destinada a dar una metodologa precisa, sin entrar en reflexiones metodolgicas o
tericas. Una de las fases de la clasificacin es la ordenacin, en esta fase se
indicaba cuales eran los mtodos que se podan seguir: el numrico, el
cronolgico, el geogrfico, el alfabtico, el orgnico, el cientfico (clasificacin
por materias tradicional) y el

mtodo compuesto (combinacin de varios).

Diferenciaba entre el mtodo orgnico y la reorganizacin que tienen un carcter


muy semejante; por un lado, el mtodo orgnico: consiste en clasificar la
documentacin segn el orden de las subdivisiones del organismo, descendiendo
hasta su grado ms inferior, por otro lado, la reorganizacin: limita la clasificacin
a los grandes grupos43. A pesar de definir el sistema orgnico, no lo consider
adecuado a la hora de aplicar al fondo documental: Con frecuencia, sin embargo,
el mtodo orgnico no alcanza a individualizar el documento, vindose precisado a
auxiliarse, para conseguirlo, de otros mtodos. Tampoco era muy partidario del
sistema de clasificacin de Dewey: mas en este sistema de clasificacin decimal,
acontece que cuando la materia se subdivide ms all de un sexto grado, han de
manejarse cifras de muchos guarismos (...)44.
41

MATILLA TASCN, A. Cartilla de organizacin de archivos, Direccin General de Archivos y


Bibliotecas, Madrid, 1960.
42
dem., p. 11-12.
43
dem., p. 14.
44
dem., p. 16.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 142


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

La teora de clasificacin que revolucion ciertos sectores de la archivstica


espaola durante los aos sesenta fue la propuesta por Schellenberg, a travs de su
obra Archivos Modernos: Principios y Tcnicas, esta obra se public por primera
vez en Estados Unidos en el ao 1956, fue originalmente publicada como una
circular para el personal de los Archivos Nacionales de Estados Unidos bajo el
ttulo de Evaluacin de los Archivos Modernos, fue considerada como "un
reemplazo del Manual de Jenkinson de Archivos de la Administracin", que
Schellenberg consider como "obsoleto " y " poco fiable". El xito de la obra de
Schellenberg supuso su traduccin en varios idiomas y su difusin a nivel
internacional. La primera traduccin en espaol se realiz en el ao 1958 en La
Habana (Cuba)45, por el Instituto Panamericano de Geografa e Historia, otra
traduccin en castellano fue la realizada por George S. Ulibarri, publicada en el
ao 1961, bajo el ttulo Tcnicas Descriptivas de Archivos46 por la Universidad
Nacional de Crdoba (Argentina). En Espaa no lleg a publicarse una traduccin
autctona de la obra, por existir varias traducciones en castellano en otros pases,
sin embargo, si se difundi su contenido gracias a la publicidad que se dio en las
reseas bibliogrficas de la Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos47 y del
Boletn de la Direccin General de Archivos y Bibliotecas48.
En relacin a la clasificacin, Schellenberg seal en su obra: Una vez
conocida la historia del archivo, del origen de los papeles que encierra, la
ordenacin de sus partes ocupa el ms destacado lugar. Estas partes se escalonan
desde las grandes agrupaciones de documentos hasta la pieza simple, constituida
por la mnima unidad documental, el documento o expediente, indivisible ya. Las
primeras agrupaciones, reunidas en atencin a su origen, son las Secciones,
45

SHELLENBERG, T. R. Archivos modernos: Principios y tcnicas, 2 edicin, La Habana, 1958


(traduccin y adiciones por el Dr. Manuel Carrera Stampa).
46
SCHELLENBERG, T. R. Tcnicas descriptivas de archivos, Universidad Nacional de Crdoba,
Buenos Aires, 1961.
En Latinoamrica fue quizs mayor la influencia de este autor, por venir del mbito
norteamericano, a pesar de ser un autor de origen Europeo. En Espaa, exista una propia tradicin
archivstica muy arraigada y acadmica.
47
En una resea de la Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos del ao 1959, se realiza la
siguiente referencia bibliogrfica: Cuatro ediciones de un libro en un mismo ao es una cifra que
habla por s sola del xito de este libro (...) Este es el caso de los Principles and Techniques of
Modern Archives, del doctor T.R. Schellenberg.... p.886.
48
DIRECCIN GENERAL DE ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS. Boletn de la Direccin General
de Archivos y Bibliotecas, Madrid, 1961, Volumen 10, Nms. 57-62, p. 107.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 143


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integradas por los papeles procedentes de una institucin o divisin administrativa


importante, que tenan una organizacin, funciones y fines conocidos, y cuya
historia, a su vez, determina naturalmente la segunda categora de las divisiones: la
Serie. Cada una de estas quedar constituida por los documentos producidos por
cada una de las oficinas diversas de la institucin mayor que constituye la Seccin,
encargadas de las diversas actividades que dicha institucin desarrolla para la
consecucin del fin o de los fines que le estn encomendados. () Como algo
aparte de stas, que podramos llamar divisiones naturales de los fondos
documentales, existen las colecciones de documentos, agrupaciones artificiales de
aquellos papeles que deben su existencia a causas distintas a la actividad
documental de una entidad o individuo49.
Mientras que en mbito de la archivstica profesional se gestaba la
organizacin y clasificacin de los fondos documentales por procedencias, en el
mbito del archivo de oficina, un manual de clasificacin traducido al espaol del
francs del ao 196750, recomendaba sistemas clsicos de clasificacin, como es el
caso de: la clasificacin alfabtica, la numrica, la numrica por terminacin51, la
decimal o de Dewey (CDU) , la alfabtico-numrica, la ideolgica (la que se basa
en las necesidades del usuario, son clasificaciones semejantes a la CDU que han
surgido para resolver problemticas especficas), la cronolgica y la geogrfica.
Los sistemas empleados en el mbito de la oficina, confunden en cierto modo dos
tareas propias de la organizacin del archivo, como son la clasificacin y la
ordenacin de la documentacin. En la archivstica la ordenacin52, que puede ser
alfabtica, numrica, o cronolgica se emplea para ordenar la documentacin a
nivel de unidad documental o expediente o bien para organizar la informacin en
instrumentos de descripcin, frente a la clasificacin por rganos, funciones, por
asuntos, orgnico-funcional, orgnico-funcional-asuntos; rganos y tipologas
documentales, funciones y tipologas documentales, materias y tipologas
49

SCHELLENBERG, T. R., dem. 16.


MARLOT, D. Clasificacin y archivo, Barcelona, 1967, p. 20-38.
51
Esta clasificacin se implant en Amrica bajo el nombre de terminal digit system, se basa en la
clasificacin numrica, sin embargo, los nmeros se puede leer de izquierda a derecha o de derecha
a izquierda.
52
La ordenacin en el mbito de la oficina en ocasiones se denomina bajo el epgrafe de
clasificacin en lugar de ordenacin.
50

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 144


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documentales, que se plasmara en cuadros de clasificacin y que es una tarea


intelectual con la que se trata de realizar una representacin de la totalidad de un
fondo documental.
Autores ms cercanos a nuestra poca, como Olga Gallego y Pedro Lpez,
compararon la clasificacin archivstica con la taxonoma. Definieron la
clasificacin como la operacin de describir y delimitar categoras y clases. Se
mostraron partidarios de la reconstruccin de la organizacin original de los
fondos documentales y de los sistemas de clasificacin establecidos por
Schellenberg53: orgnico, funcional y sistemtico de materias. De los tres sistemas
consideraban el ms adecuado, el funcional, por ser el que menos riesgos de
confusin y ambigedad presenta, dando mayor continuidad en el tiempo a la
clasificacin, frente al orgnico, que obliga a cambiar el cuadro de clasificacin
constantemente, como consecuencia de los constantes cambios de los organismos
en el tiempo. El sistemtico de materias, lo consideraban como el ms
antiarchivstico porque no muestra como se producen los documentos.
Ambos publicaron un cuadro de clasificacin para los Archivos Histricos
Provinciales54, fruto del trabajo colectivo de una Comisin que comenz su
andadura en el ao 1985, y que se cre para mejorar el cuadro orgnico-funcional
que haban publicado en el ao 1980, cuadro que fue necesario modificar por la
evolucin de los organismos. En esta obra se resaltaban cuestiones interesantes
sobre los cuadros de clasificacin: Los cuadros de organizacin, constituyen,
como ya hemos indicado, adems de una gua para la organizacin, el primero de
los instrumentos descriptivos de la fase archivstica. En general, no aparecen como

53

GALLEGO DOMNGUEZ, Olga y LPEZ GMEZ, Pedro. Introduccin na Arquivstica.


ANABAD GALICIA, Estudios n 1, 1985.
54
Los Archivos Histrico Provinciales fueron los grandes olvidados de la administracin central
hasta su incorporacin a las Comunidades Autnomas, hasta este momento no ha habido grandes
desarrollos descriptivos. Esta situacin se pueden comprobar en los fondos documentales del
Archivo General de la Administracin, en la que apenas se encuentran seales de sus trabajos
descriptivos, slo encontramos informacin sobre el tratamiento de los protocolos notariales. Estos
archivos fueron estudiados por ngel Laso Ballesteros (Vid. Bibliografa), este autor ha hecho
mltiples referencias a esta carencia descriptiva, seal que los trabajos antes de la Democracia se
centraron en los fondos documentales notariales, sobre todo, en los documentos de la Edad Media y
de la Iglesia. El nico rgano de publicidad de sus trabajos antes de la Democratizacin fue el
Boletn de la Direccin General de Archivos, Bibliotecas y Museos.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 145


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instrumentos independientes, pues son, o debe ser, la introduccin a las guas e


inventarios. Son, por consiguiente, instrumentos descriptivos auxiliares (...)55.
Uno de los autores que han tratado el principio de procedencia en relacin a
la clasificacin han sido Mara Paz Martn-Pozuelo, esta autora realiz un repaso
del principio de procedencia en Espaa a travs de autores cuyas obras han sido
nombradas y revisadas en el presente apartado desde el punto de vista que dan al
tratamiento de la organizacin y la clasificacin de los archivos. Esta autora
realiz esta revisin desde las Ordenanzas de la poca Medieval y Moderna de los
Archivos Espaoles56. Es interesante su visin con respecto al principio de
procedencia, porque probablemente es la que ms se acerque a la realidad: La
formulacin del principio de procedencia no es el resultado de un nico momento
ni sucede en un nico lugar57.
Otro archivero espaol que ha estudiado el origen y evolucin del principio
de procedencia en relacin a la clasificacin de los fondos documentales ha sido
Jos Ramn Cruz Mundet, este autor, realiza un repaso de la historia del principio
de procedencia y de todos aquellos autores que teorizaron sobre este principio en
la archivstica contempornea, sita su origen en Natalis Wailly, que como ya he
sealado en otro apartado, lo enunciara en el ao 1841. Cruz Mundet seal que
en un momento dado el principio propone la posibilidad de clasificar los fondos
por asuntos o materias dentro de cada fondo a partir de cierto nivel. En 1881 H.
Von Seybel, Director de los Archivos de Estado en Prusia, enunci un principio, el
registraturprinzip, segn el cual, los documentos de cada fondo deban mantenerse
en el orden que les hubiera dado la oficina de origen, en lugar de por materias o
asuntos, considera que este es el nacimiento el principio de respeto al orden
originario de los documentos. En 1898, los archiveros holandeses Muller, Feith y
Fruin, publican una obra gracias a la cual se difunden los principios enunciados,

55

GALLEGO DOMNGUEZ, Olga y LPEZ GMEZ, Pedro. Organizacin de fondos de los


Archivos Histricos Provinciales, ANABAD, Madrid, 1994.
56
MARTN-POZUELO CAMPILLOS, Mara Paz. La construccin terica en archivstica: el
principio de procedencia. [Tesis], Boletn Oficial del Estado, 1996. Esta autora ha desarrollado un
estudio en extenso de la evolucin del principio de procedencia a travs de esta tesis.
57
dem, p. 25.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 146


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Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven, estos autores aaden
otro principio, el de restablecer el orden original cuando haya desparecido.
Cruz Mundet tambin habl sobre los detractores de estos principios, como
P.J. Scott, quien consideraba que la reproduccin de la clasificacin en las
estanteras del depsito era un atraso, por cuanto cada incorporacin de nuevos
documentos exiga remover todo o parte del fondo en el archivo. En la actualidad
con la aplicacin de la informtica y el desarrollo de los gestores de
documentacin ya no se considera necesario la reorganizacin fsica del fondo
documental cada vez que realizamos la inclusin de nuevos documentos.
La mayora de las crticas al principio de procedencia tienen un origen
americano o norteamericano, para Cruz Mundet, el principio de procedencia se
adapta a la tradicin espaola: el respeto a la procedencia no ofrece problemas
especiales o irresolubles, incluso en las administraciones latinas, se puede
reconstruir la organizacin y las funciones de cada entidad. No ocurre lo mismo
con el respecto al principio de orden interno: es factible y necesario reconstruir el
orden de los documentos en los expedientes, en las series de correspondencia,..., es
decir al nivel bsico, pero resulta ilusorio pretender lo mismo con los sistemas de
clasificacin empleados -como han existido- para mantener organizados los
fondos58.
1.3.2. La prctica de la clasificacin
El comienzo del siglo XX fue muy fructfero en los trabajos de
clasificacin llevados a cabo en los archivos dependientes del Cuerpo Facultativo,
fundamentalmente por el impulso de la Junta Facultativa y el Ministerio de
Instruccin Pblica y Bellas Artes. El resultado fue la elaboracin de mltiples
cuadros de clasificacin, algunos de cuales se conocen, porque han sido
publicados, otros han llegado a conocerse a travs de los informes ministeriales.

58

CRUZ MUNDET, Jos Ramn. Manual de Archivstica, Madrid, 2001, p. 230-235.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 147


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A pesar de esta prolfica emergencia clasificatoria, en el ao 1907 en un


artculo relativo al Archivo Central del Ministerio de Marina59, se comentaba la
escasez de publicaciones sobre cuadros de clasificacin de archivos espaoles, en
este artculo se inclua el cuadro de clasificacin ntegro del Archivo del
Ministerio de Marina, bajo la denominacin de Cuadro Sinptico de la
clasificacin general del Archivo del Ministerio de Marina. El responsable de su
elaboracin fue Francisco Carrasco Guisasola60, archivero encargado de la
organizacin del Archivo. El cuadro que aparece publicado en la Revista de
Archivos, Bibliotecas y Museos, presentaba siete niveles de clasificacin, sin
contar con el nivel de unidades documentales por no existir una relacin con el
inventario. Las divisiones de cuadro eran: Seccin, Grupo, Clase, Divisin y
Subdivisin y Materia y Serie. El cuadro no presenta una estructura muy clara, por
el grado de complejidad de la codificacin empleada en las diferentes divisiones.
La complejidad de la clasificacin se puede comprobar en el siguiente muestreo
del cuadro:
Seccin: Personal
Grupo: I
Clase: A
Divisin: A
Subdivisin:

Materia: Cuerpo General de la Armada


Expedientes personales de los individuos pertenecientes a las Escalas activa y reserva del
Cuerpo General de la Armada

A principios de siglo, el Ministerio de Instruccin Pblica y Bellas Artes


remiti diversas circulares ordenando a los archivos bajo su control remitir sus
instrumentos de descripcin ms importantes, entre los cuales se encontraban los
cuadros de clasificacin y los inventarios de los fondos documentales. El 28 de
abril de 1910, la Subsecretara del Ministerio de Instruccin Pblica y Bellas Artes
59

El Archivo del Ministerio de Marina. En: Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos, mayojunio de 1907, n 5-6, 1907, p. 435-445.
60
CARRASCO GUISASOLA, Francisco. Cuadro Sinptico de la clasificacin general del Archivo
del Ministerio de Marina, Madrid, Imprenta de Infantera de Marina, 1885.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 148


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remiti mediante circular, una Orden a los archivos dependientes del Cuerpo
Facultativo entre los que se incluan los archivos generales: el Archivo Histrico
Nacional, el Archivo Central de Alcal de Henares, el Archivo General de
Simancas, el Archivo General de Indias; los archivos regionales: el de la Corona
de Aragn, el de Valencia, el de Palma de Mallorca, el de Galicia; los de las
Chancilleras de Granada y Valladolid, as como de los Archivo Centrales de los
Ministerios. En la circular se solicitaba la remisin de los cuadros de clasificacin
de sus fondos documentales con la finalidad de presentarlos en el Congreso de
Ciencias Administrativas, que se celebr en Bruselas en el mes de julio de 1918,
en la orden se indicaba cmo se deban formar los cuadros, incluyendo: sus
Secciones, Subsecciones, Grupos, Subgrupos, y Series, con la clase de documentos
comprendida en cada uno de ellas. Entre otros archivos se remiti el cuadro de
clasificacin del Archivo Central del Ministerio de Instruccin Pblica.
Con motivo de este Congreso remitieron sus cuadros de clasificacin: el
Consejo de Estado61, el Ministerio de Fomento62, el Ministerio de Justicia63, el
Ministerio de Gobernacin64, el Consejo de Ministros65, el Ministerio de Estado66,
todos estos cuadros que se incluyen transcritos en los anexos finales del presente
estudio, son esenciales para conocer la articulacin de la organizacin intelectual
de los fondos documentales a principios de siglo.
Estas clasificaciones archivsticas de los fondos documentales de los
ministerios y de las principales instituciones centrales no presentan ms de cinco
niveles. No se observa un modelo comn de clasificacin, existen importantes
diferencias entre unos y otros. En el primer nivel se articula en secciones y
negociados que representan las grandes funciones de las diferentes instituciones,
61

En el Anexo I se puede ver la transcripcin completa del cuadro de clasificacin del Consejo de
Estado.
62
En el Anexo II se puede ver la transcripcin completa del cuadro de clasificacin del Ministerio
de Fomento.
63
En el Anexo III se puede ver la transcripcin completa del cuadro de clasificacin del Ministerio
de Justicia.
64
En el Anexo IV se puede ver la transcripcin completa del cuadro de clasificacin del Ministerio
de Gobernacin.
65
En el Anexo V se puede ver la transcripcin completa del cuadro de clasificacin del Consejo de
Ministros.
66
En el Anexo V se puede ver la transcripcin completa del cuadro de clasificacin del Ministerio
de Estado.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 149


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en niveles inferiores, se subdividen en asuntos o materias o en diversas


instituciones. En el ltimo nivel, se dividen en asuntos o materias e incluso
tipologas documentales. Presentan una codificacin basada en nmeros y letras,
combinando ambos sistemas o empleando nicamente los nmeros; algunos de los
cuadros de clasificacin no presentan codificacin alguna. Los cuadros de
clasificacin incluyen apartados indeterminados, como: varios, miscelnea,
diversos, o incluso la palabra etctera, que engloba un totum revolutum
documental. Uno de los cuadros de clasificacin presenta apartados de fondos
documentales que no han sido ingresados en el archivo, mostrando su carcter de
archivo abierto, tal y como se refleja en el cuadro del Ministerio de Estado:
SECCIN COLONIAL (1). Esta Seccin, de creacin reciente, conserva aun
todos sus documentos y no existe de ella nada en el Archivo. Se previene su
futura transferencia al archivo.
Estos cuadros al incluir SECCIONES y no otras divisiones, hacen
referencia a un modelo ms propio de una clasificacin metdica o por materias
que de una clasificacin por procedencias, siguen el modelo de los Archivos
Histricos. Son cuadros muy extensos en cuanto a los ttulos, poco metdicos, con
excesivas divisiones, y muy dinmicos y poco previsores, ya que van incluyendo
nuevas divisiones a medida que se van introduciendo nuevos fondos documentales
en los archivos.
La organizacin ministerial en Espaa se ha caracterizado por una
constante transformacin, con continuas reestructuraciones y refundiciones
orgnicas, esta circunstancia histrica se ha plasmado en las dificultades de los
archivos a la hora de establecer cuadros de clasificacin de carcter orgnico. Los
cuadros de los anexos, son muestra de un periodo determinado, pero muy
difcilmente se han podido mantener para la posterioridad en la organizacin de los
archivos centrales o archivos a los que fue remitida la documentacin. Cuadros de
clasificacin de los ministerios ms contemporneos, distan mucho de estos
cuadros, slo basta echar un vistazo a una gua de archivos como la del Archivo
del Ministerio de Obras Pblicas, en la que se publican varios cuadros de

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 150


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

clasificacin del archivo, que han sido un intento de normalizacin y que muestran
los cambios sealados.
Un archivo regional, como es el Archivo General de Galicia, remiti
tambin su cuadro de clasificacin por Orden del Ministerio de Instruccin Pblica
y Bellas Artes durante el ao 1911. El archivo explicaba brevemente en el informe
remitido al Ministerio el sistema de catalogacin, en el se indicaba que se
empleaba el mismo sistema que a finales del siglo XVIII, cuando se iniciaron los
trabajos en el archivo, un siglo despus y a pesar de la evolucin de la teora
archivstica a nivel internacional, el modelo del archivo no ha cambiado. La
clasificacin de los fondos documentales del cuadro de clasificacin que se remiti
al Ministerio se basaba en secciones y subsecciones. Esta clasificacin se sigui
mucho tiempo. Las secciones que aparecen en el cuadro son: Faria, Figueroa,
Gmez, Pillado (que eran los cuatros escribanos de asiento), Pleitos de Provincia,
Juzgado de Correos y Caminos (Pleitos), Protocolo de Escribanos Antiguas, Junta
Superior de Defensa de Galicia, Documentos escritos en pergamino. Las secciones
Faria, Figueroa, Gmez y Pillado se dividen a su vez en las siguientes
subsecciones: apeos; pleitos de arzobispos y obispos; cabildos; cofradas; colegios;
comendadores; condes, duques y marqueses; conventos, fuerzas eclesisticas;
hospitales; monasterios; particulares; pedimentos y sentencias; pleitos de pueblos;
registro de escribanos; pleitos de universidades y obras pas; visitas de escribanos;
letra fiscal; ejecutorias67.
En un informe muy anterior, del ao 1858, el encargado del Archivo
General de Galicia, expona la antigedad de la clasificacin, pero argumentaba
por qu se segua empleando este cuadro a pesar de estar desfasado, la razn era la
viabilidad que presentaba para la recuperacin de la informacin en el archivo. Sin
embargo, no descartaba la posibilidad de realizar otra clasificacin ms
contempornea del archivo, basada en el Reglamento aprobado por Real Orden de
4 de marzo de 1853 para el rgimen y gobierno del Archivo General de Galicia,
que dividira el archivo en tres secciones: la primera seccin se destinara a los
67

ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACIN. Ministerio de Instruccin Pblica y Bellas


Artes. Expediente de remisin de Cuadro de Clasificacin del Archivo General de Galicia al
Ministerio de Instruccin. La Corua, 12 de mayo de 1910, Caja. 31/6700, Legajo. 6553-15.

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instrumentos de fe pblica; la segunda seccin para los pleitos y causas; y una


tercera que comprendera los papeles que no son judiciales, ni instrumentos de fe
pblica. El autor propona tambin un posible cambio de los ndices por un sistema
basado en el orden alfabtico seguido en los nombres de los litigantes, que debera
de cambiarse por el apellido68.
En otra memoria del Archivo General de los Ministerios de Instruccin
Pblica y Bellas Artes y de Fomento de principios del siglo XIX, se habla de dos
grandes reorganizaciones del archivo a lo largo del siglo XVIII, la primera tuvo
una duracin de ms de cuatro aos, que buscaba poner orden a los expedientes
que se encontraban amontonados y mezclados en los fondos de Universidad,
Primera Enseanza, Instruccin Pblica y Obras Pblicas. La segunda tuvo lugar
al trasladarse el establecimiento a un nuevo edificio, en sta se seala que aunque
los fondos documentales se encontraban en perfecto orden, hubo que modificarlos
en casi su totalidad, el encargado del cambio fue Jos Ortega y Garca, en el
informe se comenta su trabajo: ide una clasificacin tcnica y racional tan
ajustada a los buenos principios archivolgicos que mereci el aplauso entusiasta
de los funcionarios ms inteligentes del cuerpo y que esta dependencia fuese
calificada de Archivo modelo cuya organizacin estudiaran hoy con el mayor
inters y fruto numerosos opositores a las plazas vacantes.
Dentro de los archivos ministeriales, ser en los Archivos de Hacienda
donde se muestre un mayor esfuerzo normalizador, sobre todo, en sus cuadros de
clasificacin, principalmente en el periodo que va desde finales del siglo XIX a
mediados del siglo XX69. Como motivo de la elaboracin de nuevas instrucciones
de clasificacin y ordenacin para los Archivos de Hacienda, la Inspeccin
General de Archivos remiti una Circular de 8 de febrero de 1943, para conocer el
68

ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACIN. Ministerio de Instruccin Pblica y Bellas


Artes. Informe del archivero, Vicente Somoza al Director de Instruccin Pblica. La Corua, 20 de
noviembre de 1858, Caja. 31/6700, Legajo. 6553-15.
69
Desde el Real Decreto de 2 de julio de 1889, aprobando con carcter provisional la instruccin
para el rgimen y organizacin de los Archivos provinciales de Hacienda (Gaceta de Madrid, n
186, de 5 de julio de 1889), hasta la publicacin de:
DIRECCIN GENERAL DE ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS. Anteproyecto de Reglamento y
Organizacin de los Archivos de Delegaciones de Hacienda. Espaa. Direccin General de
Archivos y Bibliotecas, Madrid, 1961. Ninguna de las disposiciones tuvieron nunca carcter
definitivo, por lo que se consideraban recomendaciones ms que normas a seguir.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 152


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estado de los trabajos en los archivos de las Delegaciones de Hacienda. Como


consecuencia de esta Circular, los archivos remitieron sus respectivos cuadros de
clasificacin, que fueron la base para la elaboracin del cuadro de clasificacin
que luego se public como modelo en el Anteproyecto de Ordenacin de los
Archivos de Hacienda70. Esta circular marca el paso hacia una nueva dinmica de
trabajo en la elaboracin de instrucciones de trabajo y normalizacin archivstica,
basada en la consulta a los archivos de sus propias problemticas y de su realidad
prctica; y en la experiencia y profesionalidad de los archiveros que desarrollan
sus tcnicas en dichos archivos.
Las preguntas que se planteaban en la circular eran bsicamente dos:
Cmo se clasifican los fondos de ese archivo? y Qu clasificacin puede
formularse de los fondos producidos desde el ao 1901? Las respuestas de los
archivos fueron diversas, algunos archivos incluyeron sugerencias para el nuevo
anteproyecto; sus cuadros de clasificacin, e incluso alguna publicacin relativa a
la clasificacin de los Archivos de Hacienda.
A continuacin se recogen las contestaciones resumidas enviadas por los
Archivos de Hacienda a la Inspeccin de Archivos con la finalidad de llevar a cabo
la normalizacin de esta tipologa de archivo, en relacin a la descripcin de sus
fondos. Las contestaciones resultan interesantes porque a travs de ellas nos
podemos acercar a la disparidad de la clasificacin de estos archivos antes de la
publicacin del Anteproyecto:
1. Archivo de la Delegacin de Hacienda de lava: Presentaba una clasificacin
en dos grandes grupos: libros y legajos. Planteaba la descripcin por separado de
ambos fondos documentales, realizando papeletas o registros catalogrficos,
tambin por separado. No desarroll un cuadro de clasificacin por Secciones,
Clases y Series, sino ordenado alfabticamente por asuntos (basado en un ndice
temtico), a pesar de remitir un cuadro de clasificacin como sugerencia. El

70

INSPECCIN GENERAL DE ARCHIVOS. Anteproyecto de ordenacin de los Archivos de


Hacienda, Madrid: Junta Tcnica de Archivos, Bibliotecas y Museos, 1945.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 153


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archivero encargado de este centro remiti con la encuesta su obra71, dedicada a la


clasificacin de los Archivos de la Delegacin de Hacienda. Este autor denuncia
la falta de conocimientos administrativos del Cuerpo Facultativo de Archivos, con
una formacin excesivamente historicista a la hora de tomar posesin del puesto
de trabajo. En su obra se incluye una propuesta de cuadro de clasificacin para los
Archivos de las Delegaciones de Hacienda, a continuacin se incluye una muestra
del cuadro de clasificacin propuesto por el archivero:
B. Impuestos (La letra B mayscula indica la Seccin o Gnero Supremo)
B.-III. Contribuciones Indirectas (El nmero romano la Clase o gnero intermedio)
B.-III.-6 Aduanas (El nmero arbigo indica la Subclase o gnero nfimo)
B.-III.-6 (a) Expedientes 1. Defraudacin (las letras minsculas y si son necesarios otros nmeros
arbigos los que reprendan a las especies)

En el ltimo nivel se muestran las tipologas documentales (relaciones, estados,


inventarios, expedientes, actas, circulares, instancias,).
2. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Alicante: Este archivo segua la
Instruccin de 188972 para la clasificacin de sus fondos documentales. Clasificaba
por separado libros y documentos. Contaba con inventario de los documentos y un
ndice en papeletas del mismo. Y un ndice por orden cronolgico de los libros.
3. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Almera: El archivo divida en libros
y legajos los fondos documentales, realizando dos ficheros topogrficos, uno por
cada seccin. Presentaba un fichero general comn para ambas secciones dividido
por conceptos: contabilidad, propiedades, monopolios, Dentro de cada concepto
presenta una ordenacin alfabtica de los apartados.
4. Archivo de la Delegacin de Hacienda de vila: Separaba los libros y los
legajos. Los legajos estaban clasificados en cinco secciones, cuya denominacin

71

NEZ DE CEPEDA, Marcelo. Un ensayo para ordenar la documentacin de los Archivos de


las Delegaciones de Hacienda. Imprenta de Viuda e Hijos de Sar, 1927.
72
Real Decreto de 2 de julio de 1889, aprobando con carcter provisional la instruccin para el
rgimen y organizacin de los Archivos provinciales de Hacienda (Gaceta de Madrid, n 186, de 5
de julio de 1889).

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 154


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no corresponda con la dependencia productora y los libros por orden alfabtico de


ttulo.
5. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Badajoz: Diferenciaba entre libros y
legajos y segua una clasificacin en secciones y conceptos.
6. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Baleares: Este archivo se encontraba
desclasificado y desordenado como consecuencia de su empleo como parapeto en
la Guerra Civil, antes de verse envuelto en estas circunstancias su clasificacin se
basaba en la Instruccin en 1889. El archivero que trataba de poner orden al fondo
separaba los fondos en libros y legajos, tena dos ndices: uno general y otro
auxiliar. El general contena cdulas guas de las oficinas y dependencias que
envan fondos, con su nombre oficial y por orden alfabtico y detrs de cada una
de ellas y tambin por orden alfabtico, el repertorio de cdulas matrices de las
materias que despachan. El ndice auxiliar de cdulas ordenadas alfabticamente
por sus encabezamientos, que eran los nombres genricos de los asuntos por cada
una de las distintas oficinas, con los apellidos de las personas a las que se
mencionaba. Este ltimo fichero remita al principal. Diferenciaba entre
clasificacin fsica e intelectual de los fondos documentales, para evitar la
existencia de huecos en el depsito.
7. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Barcelona: Este archivo no segua el
sistema de clasificacin de la Instruccin de 1889. Separaba los libros de los
legajos. Presentaba un inventario topogrfico para cada uno de ellos, con los
siguientes elementos: nmero de orden, aos, dependencia y negociado, contenido,
estante, tabla. Presentaba tambin inventarios especiales para los fondos
documentales, que contenan documentos de gran importancia. A parte mostraba la
existencia de un catlogo de papeletas por materias o asuntos.
8. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Burgos: Este archivo era partidario de
que la clasificacin de los legajos se hiciera por conceptos no por dependencias.
9. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Santa Cruz de Tenerife: Diferenciaba
libros y legajos. Clasificaba el fondo en siete grandes secciones: secretara,

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 155


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

intervencin, abogaca del estado e inspeccin. Cada seccin se divida en


conceptos basados en los negociados que abarcaba. Los conceptos se dividan en
tantos grupos como asuntos llevaba cada negociado y los grupos en clases.
10. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Castelln: La organizacin de este
centro se basaba en la Instruccin de 1889, a partir de la guerra la clasificacin se
vuelve ms desorganizada consecuencia de la falta de espacio. En la encuesta se da
noticia de la prdida de inventarios durante la guerra. Se redactaban papeletas por
palabras o asuntos y cuantas referencias fueran necesarias a partir de las papeletas.
El archivero no era partidario del sistema por procedencias u otros sistemas por ser
poco tiles a lo largo del tiempo, como consecuencia de los mltiples cambios y
transformaciones.
11. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Ciudad Real: Esta archivo se
caracterizaba por un gran desconcierto en su clasificacin. Separaba libros y
legajos. Estaba clasificado por conceptos no por secciones o dependencias.
Existan dos clasificaciones, el cambio se produce en 1942, a partir esta fecha se
clasifican por secciones.
12. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Cuenca: Segua la Instruccin de
1889 por secciones.
13. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Gerona: Diferenciaba entre legajos y
libros. En el momento de la Circular no estaba clasificado, no tena ni inventario,
ni fichero. El ltimo inventario databa del ao 1934 y su descripcin no
corresponda con la del fondo documental, probablemente desorganizado como
consecuencia de la Guerra Civil.
14. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Guadalajara: Diferenciaba legajos y
libros y estaba clasificados por: secciones (dependencias); asuntos y negociados; y
tipologas documentales.
15. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Logroo: Separaba los legajos de los
libros, tena un inventario topogrfico para cada uno de ellos. Se encontraba

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 156


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

clasificado en un fichero nico para todo el archivo dividido en secciones por


dependencias productoras, subdivididas a su vez en asuntos y conceptos.
16. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Pontevedra: Segua la Instrucciones
de 1889, diferencia libros y legajos; se distribua cada grupo en secciones (por
procedencia) y dentro de cada seccin se clasifica por conceptos generales que
despachan los distintos negociados.
17. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Salamanca: Contemplaba la
Instruccin de 1889 en cuanto a la clasificacin. Este centro clasificaba los fondos
documentales en tres grupos: 1) antes de 1901 o antiguo; 2) posterior a 1901; 3) el
archivo del Marqus de Ensenada. Divida el fondo posterior a 1901 en: libros,
legajos y matrices. Este archivo aconsejaba la divisin del fondo documental por
procedencias, con la creacin de un ndice general y un ndice auxiliar, este ltimo
ndice servira para resolver los cambios de denominacin que se van produciendo
con los cambios de denominacin de las procedencias.
18. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Madrid: Distingua los legajos y
libros. Separaba las fichas catalogrficas por orden alfabtico de conceptos sin
sealar la procedencia. Propona una clasificacin por procedencias en secciones y
conceptos, sin incluir los pequeos negociados por los constantes cambios que
sufran.
19. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Mlaga: Los fondos estaban
ordenados alfabticamente por conceptos y dependencias o negociados. Dentro de
un mismo negociado o dependencias se segua un orden alfabtico. Reconoca la
necesidad de seguir una clasificacin diferenciando en primer lugar libros y
legajos, y luego clases.
20. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Navarra: Organizaba sus fondos
segn el cuadro de clasificacin incluido en la Instruccin de 2 de julio de 1889.
Diferenciaba entre legajos y libros.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 157


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

21. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Palencia: No era partidario de


uniformar la clasificacin de todos los Archivos de Hacienda. El cuadro de
clasificacin mezcla procedencias y conceptos. Era partidario de copiar la relacin
de entrega con mejoras cuando fuesen necesarias a la hora de realizar el catlogo.
22. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Sevilla: Sigui la Instruccin de
1889 hasta el ao 1942, hasta entonces, los fondos documentales se dividan en la
siguientes secciones: propiedades y derechos del estado, contribuciones e
impuestos, contabilidad en general, personal y varios. A partir del ao 1942, la
clasificacin se basa en clases, subclases y series. Los libros estaban clasificados
por dependencias productoras. Propona una clasificacin por dependencias y
negociados.
23. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Toledo: Presenta un cuadro de
clasificacin que se divida primero por dependencias, luego diferencia entre
legajos y libros y por ltimo estableca conceptos o asuntos e incluso tipologas
documentales, ordenados alfabticamente.
24. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Valladolid: Presentaba un cuadro de
clasificacin que diferencia entre legajos y libros, se clasifica en dependencias y
luego en conceptos y asuntos (incluso tipologas documentales) ordenados
alfabticamente.
25. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Zamora: Mostraba un fichero
diccionario de dependencias y temas principales. Tena catalogados todos los
fondos documentales. Fsicamente ordenaba los fondos documentales por
dependencias, pero tuvo que acabar hacindolo por orden cronolgico por falta de
espacio. No inclua un cuadro de clasificacin.
26. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Zaragoza: Propona una divisin
diferente al resto de los archivos, no se divida en libros y legajos, sino en
impresos, registros y legajos, el archivero diferenciaba entre el Boletn o la Gaceta,
que era material de hemeroteca, del registro de entrada que era propio del archivo.
En cuanto a los registros y legajos propona la divisin escalonada, primero, en

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 158


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

dependencia principal que remite; segundo, en dependencia secundaria o


negociado y tercero, en concepto especfico. Propona tres ficheros para cada
grupo y ficheros auxiliares y de referencias.
En resumen, la mayora de los Archivos de las Delegaciones de Hacienda
seguan una separacin a la hora de clasificar sus fondos documentales entre
legajos y libros, incluso, un archivo diferenciaba entre legajos, registros e
impresos. Slo ocho de veintisis seguan la Instruccin de 1889, en cuanto a las
clasificaciones eran

muy diversas, se clasifican

fundamentalmente por

dependencias, por conceptos y asuntos o bien por sistemas mixtos. Es interesante


ver como de veintisis archivos, cuatro han sufrido la destruccin de la Guerra
Civil, lo que ha influido en su organizacin y clasificacin.
Los archivos remitieron sus propuestas a la Direccin General de Archivos
y Bibliotecas, y esta Direccin remiti a los archivos el Anteproyecto de
Ordenacin de los Archivos de Hacienda, al cual respondieron algunos archivos
aportando diferentes sugerencias. Como consecuencia de todo este proceso de
trabajo se public el Anteproyecto en el ao 194573, en l se reflejaba un cuadro de
clasificacin sinptico y otro desarrollado aplicable a los Archivos de Hacienda.
Con posterioridad a este Anteproyecto se public en el ao 1961, el Anteproyecto
de Reglamento y Organizacin de los Archivos de Delegaciones de Hacienda74.
Es interesante realizar una comparacin entre los cuadros de clasificacin que
aparecen en ambas obras, prueba de la evolucin y el cambio de la clasificacin de
una misma tipologa de archivo a lo largo del tiempo. A travs de esta
comparacin vemos que el cuadro de clasificacin de 1961 presenta algunas
novedades con respecto al ao 1945, aunque en el nivel superior de clasificacin
no hay novedades. En el Anteproyecto de 1961 se presentan dos cuadros de
clasificacin: uno para legajos y otro para libros. Otra de las novedades que
presenta el cuadro respecto al de 1945 es la codificacin del cuadro a travs de un

73

INSPECCIN GENERAL DE ARCHIVOS. ESPAA. Anteproyecto de ordenacin de los


Archivos de Hacienda. Madrid: Junta Tcnica de Archivos, Bibliotecas y Museos, Madrid, 1945.
74
DIRECCIN GENERAL DE ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS. Anteproyecto de Reglamento y
Organizacin de los Archivos de Delegaciones de Hacienda. Espaa. Direccin General de
Archivos y Bibliotecas, Madrid, 1961.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 159


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

sistema numrico que enlaza con un ndice de conceptos que se incluye como
anexo del segundo documento. Supone un avance en la indizacin.
Cuadros de Clasificacin en los Anteproyectos de los Archivos de Hacienda
Anteproyecto de Ordenacin de los Archivos de
Hacienda .1945

Anteproyecto de Reglamento y Organizacin de los


Archivos de Delegaciones de Hacienda. 1961

DELEGACIN

DELEGACIN

Administracin Local

Administracin Local

Juntas Administrativa

Aduanas

Secretara

Juntas Administrativa
Macomunidad Sanataria
Secretara

ABOGACA DEL ESTADO

ABOGACA

Asuntos Generales

Asuntos Generales

Asesora

Asesora

Defensa del Estado en lo Civil y Criminal

Defensa del Estado

Derechos Reales

Liquidacin de Impuestos

Fiscala de lo Contencioso-Administrativo
Personas Jurdicas
ADMINISTRACIN DE PROPIEDADES Y
CONTRIBUCIN TERRITORIAL

ADMINISTRACIN DE PROPIEDADES Y
CONTRIBUCIN TERRITORIAL

Asuntos Generales

Asuntos Generales

Contribucin Territorial

Contribucin territorial

Propiedades y Derechos del Estado

Propiedades y Derechos del Estado

ADMINISTRACIN DE RENTAS PBLICAS

ADMINISTRACIN DE RENTAS PBLICAS

Asuntos Generales

Asuntos Generales

Adunas y Alcoholes

Contribuciones de impuestos

Contribuciones e Impuestos

Timbre y Monopolio

Pagos al Estado
Timbre
CONTRIBUCIN DE LA RENTA

CONTRIBUCIN DE LA RENTA

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 160


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

INSPECCIN

INSPECCIN

INTERVENCIN

INTERVENCIN

Asuntos Generales

Asuntos Generales

Caja de Depsitos

Caja de Depsitos

Clases Pasivas

Clases Pasivas

Contribuciones e Impuestos

Contabilidad General

Corporaciones

Deuda Pblica

Derechos Reales

Ordenacin de Pagos

Deuda Pblica

Seccin Fiscal

Gastos Pblicos
Inspeccin
Ordenacin de Pagos
Propiedades y Derechos del Estado
Recaudacin
Rentas Pblicas
Seccin Fiscal
Tesoro
Timbre
TESORERA

TESORERA

Asuntos Generales

Asuntos Generales

Apremio

Depositaria- Pagadura

Data Interina

Loteras

Depositaria- Pagadura

Recaudacin

Loteras
TRIBUNAL ECONMICO-ADMINISTRATIVO

TRIBUNAL ECONMICO-ADMINISTRATIVO

Figura 3. Cuadro comparativo de los Cuadros de Clasificacin de los Anteproyectos para la


ordenacin de los Archivos de Hacienda

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 161


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

1.3.3. La clasificacin por materias en los archivos


El sistema de clasificacin decimal era conocido por los profesionales de
archivos y bibliotecas desde el ao 1895; su introduccin en Espaa se debe a
Manuel Castillo, quien hizo la primera referencia a este sistema en el Boletn de
Archivos, Bibliotecas y Museos en el ao 1895, este autor se considera el primer
difusor y traductor del sistema en Espaa75. Como hemos comentado, los franceses
rechazaron este sistema metdico o por materias desde la enunciacin del principio
de procedencia en el ao 1841, por suponer continuas clasificaciones y
reclasificaciones de los fondos documentales, destinadas a satisfacer las
necesidades de investigacin de los eruditos.
A pesar de ser un sistema totalmente rechazado por los archiveros, tenemos
ejemplos de archivos de gran importancia que trataron de clasificar sus centros
siguiendo un sistema por materias o asuntos, debido a la complejidad de realizar
clasificaciones por procedencias de la documentacin producida por unas
estructuras administrativas y polticas que se caracterizaron por los continuos
cambios a lo largo de la Edad Contempornea.
En la Gua del Archivo del Ministerio del Interior76 se recoge cmo un
archivero llamado Fabi propuso en el ao 1933 un proyecto de clasificacin que
se conserva como borrador en el Archivo de este Ministerio. Este sistema trataba
de dar cierta flexibilidad al sistema de clasificacin recogido en el Reglamento del
Ministerio de Interior, basndose en asuntos, en vez de Direcciones, Secciones y
Negociados (que resultan ms cambiantes) que las materias, que eran ms estables.
Propona una primera divisin en grupos, dentro de cada uno de ellos propona a
su vez una clasificacin por asuntos.
El Ministerio de Asuntos Exteriores desde el ao 1953 adopt, entre sus
normas de organizacin para todos los archivos del sistema, la Clasificacin
75

SAN SEGUNDO MANUEL, Rosa. Teora e Historia de la Clasificacin Bibliotecaria En


Espaa: siglos XIX y XX, Tesis Doctoral de la Universidad Complutense de Madrid, p. 239.
[http://eprints.ucm.es/est/index.php?action=show_detail_eprint;id=1784]
(Consultado el 12 de diciembre de 2010).
76
SERRANO NAVARRO, Pilar. Gua del archivo del Ministerio de Interior, Ministerio de
Cultura, Madrid, 1981, p. 72.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 162


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Decimal Universal (CDU). Se daba una referencia decimal a cada documento, se


desgajaban los expedientes y se mezclaban libros y revistas con documentos de
archivo. En la gua de archivos se relata el proceso de transformacin del archivo,
la adopcin de este sistema trajo otras complicaciones, como la subjetividad en la
descripcin, clasificacin y ordenacin de los documentos; cada archivo elabor su
propia adaptacin a la clasificacin decimal o a otro tipo de clasificacin similar77.
Esta clasificacin se aplic sobre todo en la parte del archivo denominada
Archivo Renovado, la gua de archivo explica la razn de la aplicacin de este
sistema, y lo asocia a determinados directores del archivo para quienes el centro
contena documentacin de tipo secreto y por lo tanto, cerrada al acceso de los
usuarios para la investigacin. Por este carcter reservado de los fondos
documentales, realizaron los instrumentos de bsqueda y recuperacin en forma de
Catlogo-Diccionario. En la gua se seala que es el sistema que se sigue para la
bsqueda rpida de informacin en el archivo, pero se habla de un posterior
trabajo de reorganizacin con criterios ms archivsticos que bibliotecarios,
basados en la clasificacin por organismos y series documentales. Se establece,
como el medio ms eficaz y adecuado para concretar la transformacin de la
clasificacin, el que emplea medios informticos, que evitan tener que realizar
clasificaciones fsicas.
El empleo de sistemas de clasificacin por materias en los archivos, en
muchas ocasiones, est relacionado con la prctica diaria de los archiveros durante
los siglos XIX y XX, quienes eran encargados no slo del archivo, sino tambin de
la biblioteca de los centros en los que cumplan sus funciones. Es el caso de
algunos de los fondos y colecciones del desaparecido Archivo y Biblioteca de la
Direccin General de Plazas y Provincias Africanas78. Este centro dependi la
mayor parte de su existencia del Ministerio de Presidencia. Al estar el archivo
77

DE SANTOS CANALEJO, Elisa Carolina, Gua del Archivo General del Ministerio de Asuntos
Exteriores, Ministerio de Asuntos Exteriores, Madrid, 1997, p. 41-45.
78
Este archivo tuvo tres denominaciones diferentes: Archivo-Biblioteca de la Direccin General de
Marruecos y Colonias; Archivo-Biblioteca de la Direccin General de Plazas y Provincias
Africanas, y Archivo-Biblioteca de la Direccin General de Promocin del Sahara, en los inicios de
su creacin dependi del Ministerio de Estado, posteriormente dependi del Ministerio de la
Presidencia. Fue un archivo independiente dentro del Ministerio de Presidencia y sus fondos
documentales fueron transferidos al Archivo General de la Administracin al transferirse la ltima
colonia espaola.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 163


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

integrado con la biblioteca, la archivera encargada, Mara Asuncin del Val,


organiz parte de sus fondos documentales, concretamente la documentacin
producida por la Direccin General de Marruecos y Colonias, mediante una
clasificacin temtica, que recuerda la CDU, basndose en una codificacin
relacionada con un ndice temtico.
Los archivos ministeriales no fueron los nicos que adoptaron sistemas de
clasificacin temtica durante el siglo XIX, incluso se aconsejaba por diversos
autores, como Lasso de la Vega79, quien analizaba en el ao 1959 los diferentes
sistemas de clasificacin que se aplicaban en el archivo administrativo, entre los
sistemas de clasificacin empleados a nivel internacional, habla extensamente de
la CDU y la considera como uno de los sistemas ms desarrollados y
profesionales, as como el que ms xito ha tenido en su aplicacin prctica.
Aunque era un defensor a ultranza de esta clasificacin, tambin trat los
inconvenientes de la misma, como la

dificultad para la proteccin de la

documentacin reservada o secreta, (aunque ofrece una solucin para este tipo de
documentacin, entre las cuales hace referencia a mantener guardados los
documentos bajo llave). Otro de los inconvenientes que seala del sistema CDU,
es la excesiva extensin de las signaturas, aunque tambin establece soluciones
para evitar esta complejidad. Por otro lado, el sistema CDU, no exima al archivero
de realizar ndices para sacar referencias de los documentos con el fan de atender
las mltiples consultas, que se plasman en el instrumento que el autor denomina
catlogo de fichas sueltas, as como de realizar las correspondientes referencias
cruzadas.
Lasso de la Vega denunci la ausencia de un sistema nico y unas reglas
comunes en la clasificacin de los archivos administrativos espaoles. Hay que
tener presente, que Javier Lasso de la Vega, promovi la obligatoriedad de la
utilizacin de la Clasificacin Decimal Universal en las bibliotecas espaolas de
titularidad estatal, desde su cargo como Jefe del Servicio Nacional de Archivos y
Bibliotecas, durante el ao 1939.
79

LASSO DE LA VEGA, J. Necesidad de aplicar un sistema orgnico a la ordenacin de los


archivos administrativos. En: Revista de la Administracin Pblica, n 28, 1959, p. 273-308.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 164


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

En el archivo de la oficina privada tambin se contemplaba este sistema,


Jaime Vicens en su cuadro comparativo de los diferentes sistemas, establece como
ventajas del sistema decimal: la expansin ilimitada; la mayor facilidad de
localizacin e identificacin que ofrece el nmero sobre la letra; la agrupacin
homognea de materias por divisiones, la reduccin al mnimo de las referencias
sistemticas (en teora) y entre las objeciones: las divisiones principales estn
limitadas a 10, es de clasificacin y consulta indirectos, su manejo requiere
personal especializado80.
En el ao 1955 se publica en el Boletn de la Direccin de Archivos y
Bibliotecas, un resumen de la leccin dada por Felipe Mateu y Llopis, para el
Curso de formacin de Archiveros y Bibliotecarios en el Archivo de la Corona de
Aragn81. Este profesor realizaba un repaso a la historia de la catalogacin por
materias en los archivos, consideraba que con vistas a la bsqueda por parte de los
investigadores no era suficiente el cuadro general de fondos y el inventario
general, para lo que recomendaba seguir el Reglamento de 1901; adems
aconsejaba profundizar en la descripcin de los fondos documentales mediante un
catlogo metdico y para realizar estos instrumentos recomendaba la obra El
catlogo alfabtico de materias por temas o asuntos82.
En el ao 1966, en una leccin del programa de la asignatura denominada
Documentacin de la Escuela de Documentalistas impartida por Javier Lasso de
la Vega, se recoga el siguiente programa: El registro y la conservacin de
documentos. La organizacin del archivo: a) La correspondencia y dems
documentos administrativos del Instituto o de la Empresa. Tcnicas aplicables a la
organizacin, el almacenado, la circulacin y la conservacin del archivo
administrativo. Aplicacin de la CDU a la clasificacin de estos archivos: reglas,
consejos y principios. Pases que la aplican a los archivos municipales,
80

VICENS CARRI, Jaime. Tratado de clasificacin y archivo. Editorial Labor, S. A. 2 Edicin.


Barcelona 1956, p. 99.
81
MATEU Y LLOPIS, Felipe. Metodologa de la investigacin en las bibliotecas y archivos. En:
Boletn de la Direccin General de Archivos y Bibliotecas, Madrid: Ministerio de Educacin
Nacional, septiembre, 1955.
82
MATEU Y LLOPIS, Felipe: El catlogo alfabtico de materias por temas o asuntos o catlogo
alfabtico especfico. Instituto Nicols Antonio del Consejo Superior de Investigaciones
Cientficas, Barcelona, 1945.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 165


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

provinciales y estatales83. Este programa refleja como los archiveros y


bibliotecarios compartan las mismas enseanzas en la escuela, en la que no se
diferenciaba en muchas ocasiones las materias de archivos y bibliotecas, incluso se
combinaban tcnicas descriptivas de ambas.
Algunos autores fueron partidarios de un sistema de clasificacin numrica
de materias a imitacin de las bibliotecas, por ser un sistema flexible que permita
ir incorporando nuevos tipos documentales de manera continuada, como ocurri,
por ejemplo, en el mbito de la administracin hacendstica. Es el caso de Mara
Vilar Bonet, que en el ao 1972 en un artculo84, apostaba por crear un sistema de
clasificacin basado en un cuadro de clasificacin codificado numricamente
integrado por materias y por tipologas documentales.
El sistema de clasificacin por procedencias fue poco a poco triunfando
como preferencia de los archiveros, frente a otros sistemas de clasificacin.
Autores como Mara Luisa Conde Villaverde no era partidarias del sistema de
clasificacin por materias en su manual para archivos administrativos, en el que
expuso un rechazo total a la clasificacin por materias de cualquier archivo en el
mbito de la organizacin fsica de los expedientes o documentos, no as en lo
intelectual o en la elaboracin de ndices: para atender adecuadamente las
consulta, se har a travs de fichas de materias, nombres de personas o lugares
geogrficos, pero sin alterar en ningn caso la estructura de los expedientes, que
debe permanecer intacta85.
Hoy en da el sistema de clasificacin triunfante es el basado en los
principios bsicos de la archivstica; sin embargo, las viejas clasificaciones de los
archivos son muy difciles de modificar y, en este caso, como se seala en la
anteriormente citada Gua del Ministerio de Asuntos Exteriores, la informtica es
83

LASSO DE LA VEGA, Javier. Programa de la asignatura Documentacin de la Escuela de


Documentalistas. En: Boletn de la Direccin General de Archivos y Bibliotecas, Nmero 90-95,
Madrid, Julio-Octubre, 1966, p. 33.
84
VILAR BONET, Mara. Ensayo de clasificacin numrica de materias de los fondos
documentales de los archivos provinciales de hacienda. En: Boletn de la ANABAD, Tomo 22, n
1-4, 1972, p. 39-109.
85
CONDE VILLAVERDE, Mara Luisa. Manual de tratamiento de archivos administrativos,
Direccin de Archivos Estatales, Madrid, 1992, p. 26.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 166


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

la que nos permite la reclasificacin virtual de los fondos sin modificar los
ordenacin y clasificacin originaria de los documentos, prevalece el respecto al
orden originario. Por otro lado, la clasificacin por materias ha quedado relegada a
la creacin de puntos de acceso.
1.4. La articulacin estructural de los fondos documentales en el cambio de
siglo. La bsqueda de la normalizacin
1.4.1. Teora de la clasificacin
A partir de los aos ochenta aumenta la preocupacin en Espaa por
normalizar los cuadros de clasificacin de los archivos, con el objetivo de lograr
establecer un mismo modelo de cuadro para una misma tipologa de archivo. La
normalizacin tiene su base en el triunfo de la clasificacin por procedencias, cuya
aplicacin daba como resultado la creacin de cuadros de clasificacin orgnicos,
funcionales u orgnico-funcionales. En el mbito de la normalizacin, sern los
archivos municipales los que realicen mayores esfuerzos en la creacin de grupos
de trabajo, reuniones, estudios,..., destinados a la creacin de sistemas
normalizados para la organizacin y clasificacin de sus archivos; mediante la
normalizacin de tipologas documentales que permitieran definir las series.
Los sistemas de gestin documental de archivos, al estar integrados por
mltiples tablas y bases de datos basadas en sistemas relacionales recogen la
posibilidad de realizar varias clasificaciones de un mismo fondo documental, sin
tener que modificar fsicamente su organizacin. Cada uno de los elementos que se
emplean para describir un fondo documental, se convierte en un ndice de
recuperacin y bsqueda. Un documento puede recuperarse por elementos
normalizados o que pueden ser objeto de normalizacin. Los elementos
normalizables son los Productores o Autoridades (que se recogen en la norma
ISAAR (CPF) y la norma de puntos de acceso del Ministerio de Cultura); las
Funciones (que se recogen en la norma ISDF (G)); las materias que se articulan en
Tesauros o Vocabularios (que se recogen en las normas ISO o las normas
nacionales como la de puntos de acceso del Ministerio de Cultura); o los
geogrficos. A pesar de los esfuerzos por la normalizacin, que son, sobre todo,

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 167


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

convenientes a la hora de difundir la informacin, la funcin de los puntos de


acceso o ndices tradicionales ha cambiado: antes de la aparicin de la informtica
eran fundamentales para la bsqueda y recuperacin de la informacin, sin los
ndices, cuya realizacin era manual, resultaba prcticamente imposible acceder al
documento. Los nuevos sistemas, permiten la bsqueda de la informacin, pero no
es esencial realizar un ndice manual de las descripciones puesto que recogen
frmulas basadas en la recuperacin mediante texto libre rastreado en cualquiera
de los elementos de la descripcin; el propio sistema indiza las descripciones de
manera automtica. En la actualidad, los puntos de acceso o ndices ayudan a
unificar descripciones, relacionar informacin, reducir ruido informativo y nos
obligan profundizar en la descripcin de los documento, han adquirido, por tanto,
nuevas funcionalidades. Los sistemas de clasificacin orgnicos-funcionales
integran los principales puntos de acceso: las Autoridades y las Funciones.
Las nuevas normas de descripcin archivstica son fruto de un desarrollo
tecnolgico sin precedentes que se ha producido en las ltimas dcadas y que ha
supuesto la incorporacin de la informtica y sus desarrollos como un instrumento
imprescindible en el mbito archivstico. Dicha incorporacin ha creado una nueva
necesidad de revisar la archivstica tradicional para adaptarla a la nueva situacin,
la clasificacin tradicional no ha quedado aparte de esta revisin. Los sistemas de
clasificacin documental fueron concebidos para la bsqueda y recuperacin de la
informacin de manera rpida y eficaz en sistemas de clasificacin manual. Los
cuadros de clasificacin realizados por los nuevos sistemas aportan ventajas que
no han proporcionado tradicionalmente los sistemas de clasificacin, no slo
permiten la clasificacin y recuperacin automatizada de la documentacin, sino
que son el paso hacia la deseada coordinacin y colaboracin en la normalizacin
de los archivos, para ello, es necesario permitir el acceso externo a otros archivos
al sistema de gestin documental, como en el mbito de las bibliotecas, a travs de
protocolos restringidos de acceso, que permitan la consulta pero no la
modificacin de la informacin. En este sentido, se carece en el mbito de los
archivos estatales de un organismo con autoridad intelectual, como es el caso de la
Biblioteca Nacional, que ha tenido un papel fundamental en la normalizacin de
las bibliotecas espaolas.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 168


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Con respecto a la normalizacin de la clasificacin es interesante la


reflexin realizada por Jos Ramn Cruz Mundet: En efecto la organizacin de
los archivos est sujeta al respeto de la idiosincrasia de la institucin que genera
los documentos y, en tanto los organismos son diferentes entre si, no es posible
llegar a un sistema universal... Claro est que por ahora es de todo punto imposible
alcanzar un cuadro de clasificacin universal de archivos, como existe la CDU
para las bibliotecas... Por otra parte, es preciso sealar que las pautas
organizativas, as como los procedimientos observados en la totalidad de las tareas
archivsticas (...) presentan da a da un creciente grado de normalizacin (...) especialmente destacable a partir de la creacin del Consejo Internacional de
Archivos a mediados de siglo86.
Como bien seala Cruz Mundet, el impulso de la normalizacin en el
mbito de la archivstica se produce sobre todo a partir de la creacin del Consejo
Internacional de Archivos. El surgimiento de esta institucin, permite, por primera
vez, diferenciar los archivos del resto de las instituciones documentales, como es
el caso de las bibliotecas, cuya tarea normalizadora cuenta con una mayor
tradicin, en cuanto a su eficacia, no en sus intentos, que son paralelos a los del
mundo archivstico. A partir de la dcada de los aos cincuenta del pasado siglo
comienzan a desarrollarse comits con el objetivo de regular las tareas
archivsticas, sobre todo, de la descripcin, en las que Espaa tuvo una importante
participacin a travs de los profesionales archiveros del Ministerio de Educacin
primero y luego del de Cultura. Sin embargo, los resultados prcticos sern tardos
y no se plasmarn a nivel internacional hasta la aparicin de la primera norma de
estructuracin descriptiva, la norma ISAD (G)87. Esta norma introduce un nuevo
concepto de clasificacin de los fondos documentales, a travs de la regulacin de
la descripcin multinivel, basada en el principio de procedencia y en la descripcin
jerrquica del fondo documental. Los niveles de la descripcin multinivel, se basan
en el desarrollo previo de un cuadro de clasificacin, que parte desde el fondo
hasta alcanzar la unidad documental simple, los cuadros resultantes sern cuadros
86

CRUZ MUNDET, Jos Ramn. Manual de Archivstica, Madrid, 2001, p. 246.


CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. COMIT DE NORMAS DE DESCRIPCIN.
ISAD (G): Norma Internacional General de Descripcin Archivstica, Estocolmo-Suecia, 19-22
septiembre, 1999, Madrid, 2000.
87

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 169


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

orgnico-funcionales. Si bien la norma ISAD (G) no trata directamente el cuadro


de clasificacin, si viene recogido ampliamente en una norma internacional
posterior, la ISDF88, esta norma supone un triunfo del cuadro de clasificacin por
funciones, que siempre se han considerado ms estables que los rganos: El
anlisis de las funciones de las instituciones es importante como base para muchas
actividades relacionadas con la gestin de documentos. Generalmente se reconoce
que las funciones son ms estables que las estructuras administrativas, que
frecuentemente se fusionan o se transfieren cuando se produce una
reestructuracin89. En esta norma se incluye un elemento denominado
clasificacin dentro del rea de Identificacin. Este elemento es el nmero
5.1.5., y tiene como objetivo: clasificar la funcin de acuerdo con un cuadro de
clasificacin, la regla para su inclusin es: Cumplimentar cualquier trmino y/o
cdigo tomado de un cuadro de clasificacin de funciones. Consignar el cuadro de
clasificacin utilizado en el elemento Reglas y/o convenciones utilizadas (el
cuadro de clasificacin se convierte en regla, convencin o norma).
La norma ISDIAH90, incluye los cuadros de clasificacin en el rea de
descripcin: Vinculacin de la descripcin de la institucin que custodia los
fondos de archivo con los recursos archivsticos y sus productores, en esta rea se
indica. Las relaciones entre las instituciones que custodian los fondos de archivo
y los recursos archivsticos se pueden establecer conforme a esquemas de
clasificacin y/o de acuerdo a cualquier otro criterio acordado empleado por la
institucin con el fin de ordenar de manera inteligible los fondos que la
mencionada institucin conserva. Normalmente los cuadros o criterios de
clasificacin estn orientados a representar la estructura de los estados, la sucesin
de los regmenes polticos y/o la tipologa de los documentos de archivo y/o sus
productores (gubernamentales, privados, empresariales,). En este documento se
vuelve a dar categora de regla o convencin a los cuadros de clasificacin.
88

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. COMIT DE BUENAS PRCTICAS Y


NORMAS PROFESIONALES. ISDF: Norma Internacional para la descripcin de funciones.
Primera Versin, Dresde, Alemania, Mayo 2007.
89
dem., p.7.
90
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. COMIT DE BUENAS PRCTICAS Y
NORMAS. ISDIAH: Norma Internacional para describir instituciones que custodian fondos de
archivo. Primera Versin. Londres, 10-11 de marzo, 2008.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 170


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

La clasificacin de los documentos electrnicos ha sido estudiada por


autores como Jordi Serra, quien establece como base de la clasificacin de los
documentos electrnicos la serie documental. Este autor se basa en la norma ISO
15489, que establece la existencia de tres tipos de clasificacin: la funcional, la de
seguridad y acceso y la de ciclo de vida, que se integran alrededor del concepto de
serie documental. Propone la ubicacin de los documentos dentro del espacio del
software de manera que indiquen que pertenecen a una misma serie documental,
en una misma carpeta o directorio, o bien, propone que dicha asignacin se realice
mediante los metadatos, mediante uno o varios cdigos de clasificacin a cada
documento electrnico. Considera que la clasificacin es esencial, porque la
incorrecta asignacin de cdigos en un documento puede afectar a su conservacin
permanente o no o a la correcta accesibilidad o no al documento, lo establece
como base del proceso de seleccin del documento para su acceso o su eliminacin
en la serie documental91. Tal y como indica Jordi Serra la norma ISO 1548992
introduce el cuadro de clasificacin como un elemento esencial: El cuadro sirve
de soporte a todos los procesos de gestin y permite que las operaciones de
valoracin, seleccin, asignacin de responsabilidades, limitacin de derechos de
acceso,..., puedan llevarse a cabo sobre conjuntos de documentos y no sobre cada
uno de los documentos por separado.
Otra norma que recoge el cuadro de clasificacin es la MoReq93, que trata
sobre la elaboracin y el mantenimiento de los cuadros de clasificacin. Esta
especificacin considera el cuadro de clasificacin como un elemento clave de la
norma, ya que define el modo en que los documentos electrnicos de archivos se
organizarn en expedientes, as como las relaciones entre dichos expedientes. En
cuanto a la configuracin del cuadro de clasificacin la norma recoge: El SGDEA
deber soportar el cuadro de clasificacin de la organizacin y ser compatible con
l; debe de permitir la utilizacin de un cuadro de clasificacin en el que los
expedientes se pueden representar dispuestos en una jerarqua con un mnimo de
91

SERRA SERRA, Jordi. Los documentos electrnicos. Qu son y cmo se tratan, Ediciones,
TREA, 2008, p. 93-95.
92
COMIT TCNICO DE NORMALIZACIN NMERO 50. AENOR. UNE-ISO 15489-1:
2006 Informacin y Documentacin. Gestin de Documentos.
93
COMISIN EUROPEA. Moreq. Modelo de requisitos para la gestin de documentos
electrnicos de archivo. Especificacin Moreq. Bruselas-Luxemburgo, 2001, Madrid, 2004.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 171


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

tres niveles, es interesante la puntualizacin que realiza con respecto a este ltimo
punto: Tres niveles se consideran el mnimo esencial; en ciertos entornos sern
necesarios ms. Conviene que el SGDEA no restrinja el nmero de niveles de la
jerarqua del cuadro de clasificacin; debe de permitir que en el momento de la
configuracin se definan mecanismos de denominacin; debe permitir la
construccin de un cuadro de clasificacin ya en el momento de la configuracin,
de forma que sea posible proceder a la captura o la importacin de documentos
electrnicos de archivo; debe permitir a los administradores aadir nuevas clases
en cualquier posicin dentro de una clase, cuando no existan expedientes
almacenados en ese punto; cuando posea una interfaz grfica, sta deber permitir
la navegacin y la exploracin, en un entorno visual, de los expedientes y de la
estructura del cuadro de clasificacin, as como la seleccin, la recuperacin y la
presentacin de los expedientes electrnicos y su contenido por medio de tal
mecanismo; conviene que permita la definicin y uso simultneo de varios cuadros
de clasificacin; y el uso de un cuadro de clasificacin distribuido cuyo
mantenimiento se pueda realizar a travs de un red de repositorios electrnicos de
archivo.
En cuanto al mantenimiento del cuadro de clasificacin, la Moreq recoge:
La SGDEA debe permitir la reubicacin de un expediente y sus volmenes, o
bien de una clase completa de la jerarqua, en un lugar distinto del cuadro de
clasificacin; debe permitir que un documento electrnico de archivo se pueda
volver a clasificar en otro volumen de expediente electrnico; debe reservar a los
administradores la capacidad de trasladar las clases, los expedientes, los
volmenes y los documentos de archivo dentro del cuadro de clasificacin; debe
dejar constancia clara del estado de cualquier clase, expediente, volumen o
documento de archivo con anterioridad a su reclasificacin, de modo que pueda
conocerse fcilmente todo su historial; conviene que permita al administrador
introducir las razones que le llevaron a la reclasificacin de cualquier clase,
expediente, volumen o documento de archivo; debe de evitar en todo momento que
se elimine un expediente o cualquier parte de su contenido, salvo en caso de
destruccin conforme a la norma de conservacin, eliminacin llevada a cabo por
un administrador como parte de un procedimiento auditado; debe de permitir el

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 172


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

cierre de un expediente conforme a un procedimiento especfico reservado a los


administradores; conviene que pueda cerrar un volumen de un expediente de forma
automtica cuando se cumplan unos criterios determinados; debe de grabar la
fecha de cierre de un volumen e incluirla entre los metadatos de dicho volumen;
debe impedir que un volumen abierto de formar temporal siga abierto despus de
que el administrador se desconecte al sistema; conviene que permita a los usuarios
crear referencias cruzadas entre los expedientes relacionados entre s; debe de
mantener en todo momento la integridad interna; conviene que permita crear
entradas mltiples para un documento electrnico de archivo en varios expedientes
electrnicos, sin duplicacin fsica del documento electrnico de archivo; conviene
que disponga de herramientas que proporcionen al administrador estadsticas sobre
distintos aspectos de la actividad en el cuadro de clasificacin,
La MoReq recoge asimismo los elementos de metadatos de los cuadros de
clasificacin, que son: Nombre, Identificador, Descripcin, Elementos de
metadatos definidos por el usuario.
1.4.2. La prctica de la clasificacin
Como consecuencia del gran desarrollo de la normalizacin de la
descripcin, sobre todo, a raz de la publicacin de las normas de descripcin
archivstica, los archivos comenzaron a crear cuadros de clasificacin
estandarizados por tipologas de archivo. Estos cuadros fueron creados por grupos
de trabajo, que contaban con la colaboracin de los archiveros que se reunieron
con la finalidad de concretar un modelo comn para todos los archivos que
compartiesen

fondos documentales generados por la misma tipologa de

institucin productora y que tuviesen una misma tradicin documental. Son


muchos los ejemplos de este proceso de creacin de cuadros de clasificacin
modlicos. A continuacin se muestran algunos casos.
En el mbito de la archivstica universitaria, los trabajos se encaminaron
hacia el establecimiento de un cuadro de clasificacin comn para los archivos
administrativos, un ejemplo de cuadro de la clasificacin reciente es el de la

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 173


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Universidad de Navarra94, institucin cuya preocupacin fue ms all al obligar a


crear por Reglamento, su cuadro de clasificacin. El cuadro de clasificacin
administrativo de la Universidad de Navarra, se basa en las funciones y las
actividades administrativas de la Universidad, tambin incluye tipologas
documentales, e incluso, desciende al expediente documental, recoge los
organismos productores indizados. Esta tipologa de cuadros de clasificacin
resulta ms sencilla de codificar y articular que los cuadros para fondos
archivsticos antiguos y cerrados. Un ejemplo de la codificacin realizada en el
cuadro de clasificacin de la Universidad de Navarra es el siguiente:
D 100 GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS
Subdivisiones especficas:
E 100 Personal Docente
E 140 Contratados
E 141 Profesores ayudantes

La Universidad de Navarra no slo normaliz el cuadro de clasificacin de


sus oficinas administrativas, tambin ha desarrollado el cuadro de clasificacin de
sus fondos documentales cerrados.
En relacin a la elaboracin de cuadros de clasificacin de fondos
archivsticos histricos universitarios, han surgido algunas propuestas como, por
ejemplo, la de Agustn Vivas Moreno95, quien confeccin un cuadro de
clasificacin para la Universidad de Salamanca. Entre las dificultades para la
realizacin del cuadro, este autor se encontr bsicamente con dos: la larga
duracin de la institucin, que da lugar a una gran complejidad institucional y la
dificultad de acceso a la documentacin, en ocasiones fragmentada y dispersa. Se
trata de un cuadro de clasificacin orgnico-funcional aplicable a la
94

El cuadro de clasificacin de la documentacin administrativa de la Universidad Pblica de


Navarra. Versin 10. Junio- 2009.
[http://www1.unavarra.es/digitalAssets/127/127952_cuadroclasificacion09.pdf].
95
VIVAS MORENO, Agustn. Clasificacin de fondos documentales de Archivos Histricos
Universitarios. El modelo de Archivo Histrico Universitario. En: Teora, historia y metodologa
de las Ciencias de la Documentacin: (1975-2000) / coord. por Jos Lpez Yepes, 2000, p. 271294.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 174


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

documentacin de los siglos XVI y XVII; es un cuadro restrictivo, y no comparado


con la realidad documental, es hipottico. Este cuadro no transciende del mbito
local, est adaptado a una realidad nica, la de la institucin universitaria
salmantina por lo que carece de carcter normalizador ms all de este mbito. La
normalizacin de los cuadros de fondos histricos de la universidad resulta incluso
ms compleja que en el mbito de los fondos administrativos.
Si bien existen cuadros de clasificacin elaborados para archivos
particulares, se ha desarrollado un cuadro de clasificacin muy especfico, para los
archivos nobiliarios, a partir de la Seccin Nobleza del Archivo Histrico
Nacional, en la actualidad, el Archivo de la Nobleza, se encuentra ubicado en
Toledo en un edificio propio. Este cuadro de clasificacin tiene como objetivo
adaptarse a cualquiera de los fondos documentales de las familias nobles existentes
en el archivo, y se basa en la funciones. Las series documentales, no responden
propiamente a las series clsicas, pero en la propia publicacin se recoge el
porqu: el concepto de serie en un archivo familiar debe entenderse en un sentido
amplio. En efecto los documentos que la componen casi nunca estn regulados por
la misma norma de procedimiento, ni estn generados por un mismo sujeto
productor96. Recoge un cuadro de secciones y series con un ndice alfabtico final
de series documentales.
Dentro de la tipologa de archivos en la que se ha desarrollado ms la
normalizacin de la clasificacin, ha sido en el mbito municipal. Los archiveros
municipales de la Comunidad de Madrid en un Grupo de Trabajo constituido en el
200297, han trabajado en la elaboracin de un cuadro de clasificacin que sali a la
luz en unas Jornadas98 celebradas en mayo del 2010. Una de las conclusiones del
Grupo de Trabajo fue el carcter abierto de los cuadros de clasificacin, por ello la
Comisin elabor un cuadro de clasificacin disponible a travs de la Web, con

96

GARCA ASER, Rosario y LAFUENTE URIN, Arnzazu. Archivos Nobiliarios: Cuadro de


Clasificacin. Seccin Nobleza del Archivo Histrico Nacional, Ministerio de Educacin, Cultura y
Deporte, Madrid, 2000, p. 40.
97
Los estudios parten de dcada anteriores, incluso se remontan a los aos ochenta.
98
Pilares de la e-administracin [Texto impreso]: cuadro de clasificacin y tesauro / XVIII
Jornadas de Archivos Municipales, San Sebastin de los Reyes, 27-28 de mayo de 2010, [Madrid]:
Comunidad de Madrid, 2010.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 175


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

vistas a que sea fcilmente accesible con la finalidad de recibir sugerencias para su
adaptacin y evolucin futura. El cuadro de clasificacin fue publicado en tres
versiones: una basada en las unidades productoras de documentos; un cuadro
desarrollado que incluye las series documentales y un ndice permutado de todas
las series documentales.
A parte de una Comisin para la elaboracin de un cuadro de clasificacin
municipal, se constituy otra Comisin para la elaboracin de un Tesauro
Municipal, sobre este proyecto, se ha trabajado desde 1997, la ltima versin del
Tesauro fue presentada en las mismas jornadas en las que se present el Cuadro de
Clasificacin, y se han publicado en tres formatos: Macroestructura, Listado alfajerrquico, Listado alfa-sistemtico, e ndice permutado.
Otro intento de crear un cuadro que se adapte a cualquier tipo de archivo
municipal, respetando su especificidad, es el propuesto por el Grupo de Archiveros
de la Administracin Pblica de Navarra99, para conseguir este objetivo se ha
desarrollado un cuadro de clasificacin funcional. Plantea la posibilidad de que las
funciones se subdividan en subfunciones. La estructura del cuadro: funciones
(Secciones) y subfunciones (Subsecciones), y desciende hasta las series
documentales. Incluye un cuadro sencillo, con las secciones y subsecciones y un
cuadro desarrollado con las series documentales. El cdigo de clasificacin no
desciende a las series documentales slo aparece en las secciones y subsecciones.
Se incluye un ndice del cuadro de clasificacin, con trminos que no aparecen en
el cuadro de clasificacin pero que se pueden emplear. Un fragmento del cuadro
de clasificacin:
3.00 SERVICIOS
3.01 Obras y Urbanismo
Expedientes de planeamiento urbanstico
- Constitucin de juntas de compensacin
99

GRUPO DE ARCHIVEROS AL SERVICIO DE LAS ADMINISTRACIONES PBLICAS DE


LA COMUNIDAD FORAL DE NAVARRA. Cuadro de Clasificacin para los Archivos
Municipales y Concejiles de Navarra. (1999 aproximadamente).

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 176


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Es evidente el desarrollo de la clasificacin en los archivos de las entidades


municipales, quizs son los archivos que ms se han preocupado por esta funcin
archivstica a lo largo de la poca contempornea, ya que el nmero de
publicaciones sobre esta temtica en el mbito de los archivos municipales supera
a otros mbitos.
Entre las ltimas publicaciones, destaca la teora planteada por Javier
Barbadillo Alonso100, este autor realiz un repaso a los mtodos de clasificacin
archivsticos empleados en el mbito municipal, diferenciando entre los sistemas
monojerrquicos y polijrarquicos. El sistema monojerrquico es el sistema
tradicional de clasificacin, en este sistema explica Barbadillo una unidad
documental slo puede pertenecer a una serie documental, una serie slo puede
pertenecer a un fondo y a una divisin de fondo, el otro sistema que propone se
basa en el empleo de cuadros paralelos de clasificacin. Se construiran un
cuadro de clasificacin orgnico y otro funcional, y una misma serie documental
estara relacionada con dos cuadros de clasificacin, en este sistema no sera
necesario realizar la duplicacin de sistemas.
Un ejemplo de normalizacin es el de la Comunidad de Aragn, como
consecuencia de su organizacin poltica, tiene una entidad territorial, la
comarca, que ha generado su propio gobierno y administracin, lo que ha dado
lugar a una tipologa determinada de archivo dentro de la organizacin del sistema
archivstico de la comunidad. El Gobierno de Aragn, ha normalizado el Cuadro
de Clasificacin de los Archivos Comarcales101 y lo ha publicado en la Web para
su uso por todos los archivos comarcales. El cuadro de clasificacin de fondos
documentales de Aragn es un ejemplo de la diversidad de los cuadros en Espaa
como consecuencia de su gran variedad territorial, hecho que se ha produce no
slo en la actualidad, sino tambin en la historia102.

100

BARBADILLO ALONSO, Javier. Apuntes de clasificacin archivstica. En: Legajos:


Cuadernos de Investigacin archivstica y gestin documental, n 10, 2007.
101
GOBIERNO DE ARAGN. GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVEROS COMARCALES DE
ARAGN. ARARCO. Archivos Comarcales de Aragn, Zaragoza, 2008.
102
En el caso de Galicia ocurre algo similar con las parroquias, que si bien, son entidades
territoriales de la divisin eclesistica, tambin se emplean en la Administracin Municipal, por lo
que se encuentra en los cuadros de clasificacin de fondos documentales.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 177


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

La normalizacin de los cuadros de clasificacin lleg a los protocolos


notariales en el mbito regional con la Norma per a l'elaboraci del quadre de
classificaci del fondos notarials, del Servicio de Archivos de la Generalitat de
Catalua, publicado en el ao 1997, este cuadro segn autores como Laure
Sabat no tuvo gran difusin debido a que la mayora de los archivos ya estaban
descritos y propona la clasificacin centrada en la notara no en el notario
autorizante103.
Los cuadros de clasificacin en la archivstica espaola contempornea han
sido estudiados, entre otros autores, por Mariano Garca Ruiprez104, en cuanto al
modelo de cuadro de clasificacin propuesto por Olga Gallego y Pedro Lpez,
coment el autor que fue adoptado en el cuadro de organizacin de fondos
documentales del Archivo del Reino de Galicia, y en el cuadro de clasificacin de
fondos documentales del Archivo General de la Administracin en Alcal de
Henares. La crtica que plante este autor a ambos cuadros es que no descendan
nunca a series documentales, por lo que consider que deberan llamarse cuadros
resumen de fondos o cuadros de fondos o cuadros de descripcin de fondos para
diferenciarlos de los que descienden a niveles inferiores, como bien seal, estos
cuadros representan fondos mltiples y no nicamente un fondo documental, por
lo que el volumen resultaba tan grande que poner todos los niveles de descripcin
en el cuadro, lo convertiran en un documento muy extenso, cuando el cuadro debe
permitir tener un visin genrica de lo que hay y que no hay en el archivo. Para
este autor el cuadro modelo propuesto por los autores anteriormente mencionados
ha tenido una gran aceptacin y extensin.
Este autor habl de otro modelo, el denominado cuadro de fondos
aprobado por el Servicio de Archivos de la Generalitat de Catalua, que se aplica a
toda la red de archivos: Provinciales, Comarcales, ..., este modelo incluye catorce
fondos (mejor denominados grupo de fondos), se trata de los fondos de las tres
administraciones pblicas: autonmica, local y perifrica, los fondos de la
103

PARAGOLAS SABAT, Laura. Los archivos notariales, que son y como se tratan, Ediciones
TREA, 2007.
104
GARCA RUIPEREZ, Mariano. Tipologas. Series Documentales. Cuadros de Clasificacin.
Cuestiones Metodolgicas y Prcticas, Anroar Ediciones, Gran Canaria, 2007 p. 63-102.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 178


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

administracin real y seorial, y los fondos notariales, judiciales, registrales e


institucionales, y los archivos privados: religiosos, asociaciones y fundaciones,
comerciales y empresas patrimoniales, personales y colecciones.
En el mbito de la clasificacin de los fondos documentales de la
administracin de justicia, consider que haba mucho trabajo todava por hacer, a
pesar de la existencia de mltiples estudios parciales, como el de la Real
Audiencia de Galicia por Pedro Lpez Gmez105; el del Antiguo Rgimen de
Mara Jess lvarez-Coca Gonzlez106; el ms genrico de S. Arribas Gonzlez107:
o estudios ms especficos como el de J. Martul lvarez de Neyra108, sobre
Magistraturas de Trabajo; o el de A. M. Herrero Pascual y V. Montojo Montojo109
sobre instituciones penitenciarias.
Este autor nombr la clasificacin de los organismos dependientes del
Ministerio de Gobernacin, Interior o Administraciones pblicas, concretamente,
los cuadros de clasificacin publicados por el Grupo de Trabajo creado por el
Ministerio de Cultura para identificar y valorar la documentacin de los Gobiernos
Civiles. Incluy los cuadros de clasificacin publicados por los archivos de los
ministerios, como el de C. Fuentes Cobos, para el Ministerio de Obras Pblicas y
Urbanismos, el de M. Carmona de los Santos, para el Ministerio de Educacin y
Ciencia, o el de P. Serra Navarro, para el Ministerio del Interior, todos ellos
publicados en las respectivas guas de archivos.

105

LPEZ GMEZ, P. La Real Audiencia de Galicia y el Archivo del Reino, Tomo II. Santiago:
Xunta de Galicia, 1996.
106
LVAREZ-COCA GONZLEZ, Mara Jess. La Cmara de Castilla. Inventarios de libros de
la Secretara de Gracia y Justicia que se conservan en el Archivo Histrico Nacional, Madrid:
Direccin de los Archivos Estatales, 1993.
107
ARRIBAS GONZLEZ, S. Los Archivos de la Administracin de Justicia en Espaa. Sus
fondos, organizacin y descripcin de los mismos. En: Boletn de la ANABAD, XXXVII: 1-2
(1987).
108
MARTUL LVAREZ DE NEYRA, J. Organizacin y descripcin normalizada de un fondo
documental del ARG: Las Magistraturas Provinciales de Trabajo de La Corua. En: Congresso
Nacional de Bibliotecarios, Arquivistas e Documentalistas, Coimbra, Livraria Minerva, 1987.
109
HERRERO PASCUAL, A. M., MONTOJO MONTOJO, V. Fondos documentales de
instituciones penitenciarias en el Archivo Histricos Provincial de Murcia. En: La Administracin
de Justicia en la Historia de Espaa, Vol. II, Guadalajara: Junta de Comunidades de Castilla LaMancha, ANABAD, Castilla-La Mancha, 1999.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 179


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Para los archivos universitarios, seal el cuadro de A. Prieto Cantero110,


que consider simple y poco prctico. Este autor habl de la publicacin de otros
cuadros de clasificacin como de: centros docentes, archivos de bibliotecas y
museos, instituciones hospitalarias antiguas, de los ministerios, autonmicos,
privados,....
De los cuadros eclesisticos seal que la Asociacin de Archiveros de la
Iglesia no haba elaborado cuadros de clasificacin normalizados para los archivos
catedralicios, diocesanos, parroquiales o conventuales. Entre los autores que
comenzaron la normalizacin de los cuadros de clasificacin de esta tipologa
seal a: P. Rubio Merino, Vicenta Corts, Mara Jos Casaus Ballester y X.
Pedrals i Costa. En 1984 se realiz un proyecto en colaboracin con el Ministerio
de Cultura que trat de unificar series y cuadros de clasificacin de los archivos
catedralicios, sin embargo, el proyecto debido a la complejidad, al no existir dos
archivos iguales, no se finaliz. A pesar de las frustraciones de los primeros
tiempos, en los ltimos aos se han concretizado iniciativas a nivel eclesistico de
gran inters, algunas de las cuales se sealan ms adelante.
Este autor sostuvo que a pesar de que los cuadros ms empleados son los
funcionales, los orgnicos no se deban dejar de lado, porque existan buenos
ejemplos de los mismos, su uso depender del tipo de institucin y archivo. Seal
que los cuadros catalanes estn muy influenciados por la archivstica anglosajona
de M. Roerge. Consider que la archivstica espaola haba elaborado cuadros de
clasificacin muy sencillos, coherentes y generales. Una de las cosas que seal
fue que los cuadros de clasificacin confunden, en muchas ocasiones, el mismo
nivel: rganos, funciones, materias y series documentales. Entre los archivos que
consider que precisaban una mayor normalizacin y ms urgente seal: los de
instituciones religiosas, los de archivos familiares, los de empresas, los de
establecimientos educativos, los judiciales y los sanitarios, por su gran nmero y
por estar representados en todo el territorio espaol.

110

PRIETO CANTERO, A. Los archivos histricos universitarios espaoles. Ensayo de un


esquema de organizacin, en: Boletn ANABAD, XXIX, n 2, 1979.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 180


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

En el mbito de los archivos eclesisticos, en las I Jornadas de Archivstica


Eclesistica, del ao 2002, se formaron los primeros grupos de trabajo entre
Dicesis para la elaboracin de cuadros de clasificacin de los archivos
eclesisticos.
Un ejemplo de desarrollo de cuadro de clasificacin en esta tipologa de
archivos se plasma en la gua del archivo111 de la Catedral de Santiago de
Compostela, presenta dos cuadros muy completos y ejemplarizantes, el cuadro de
la Catedral y el cuadro del Cabildo. El primero recoge de manera integrada
mltiples fondos documentales. Realiza una primera diferenciacin entre fondos
privados, pblicos y colecciones. Los fondos privados los divide en: clero,
fundaciones pas, instituciones de asociacionismo religioso, instituciones de
enseanza y personales. Los fondos pblicos los dividen en: fe pblica, judiciales
y de la administracin de la provincia y partido de Santiago. Diferencia dentro de
las colecciones las series facticias y las colecciones propiamente dichas. Por otro
lado, recoge el cuadro del cabildo de la catedral, que tambin tiene una
articulacin muy estructurada y clarividente. A parte de la gua, que es lo que ms
nos interesa resaltar en el presente apartado, en los ltimos aos la catedral de
Santiago de Compostela ha realizado importantes obras de descripcin
archivstica112, que son prueba sintomtica del inters por el desarrollo de trabajos
de catalogacin en los archivos catedralicios. Para este tipo de instituciones, una
de las propuestas de cuadro de clasificacin ms reciente, ha sido la realizada para
el Archivo de la Catedral de Salamanca, por Pedro Jos Gmez Gonzlez113. Este
111

CABILDO DE LA S.A.M.I. CATEDRAL DE SANTIAGO DE COMPOSTELA. Gua del


Archivo de la Catedral de Santiago, Santiago de Compostela, 2007, p. 70. La gua recoge algunos
intentos de normalizacin de cuadros de clasificacin en el mbito eclesistico.
112
Algunos de los instrumentos ms recientemente publicados:
NOVS PREZ, M Elena, Catalogo de la Coleccin Guerra Campos del Archivo-Biblioteca de
la Catedral de Santiago, Santiago de Compostela, 2009.
SNCHEZ SNCHEZ, Xos M., Recuento de las fuentes medievales del Archivo de la Catedral
de Santiago de Compostela, en Compostellanum, vol. LI, n 3-4 (2006), Santiago de Compostela.
SNCHEZ SNCHEZ, Xos M., A Coleccin Lpez Ferreiro do Arquivo-Biblioteca da Catedral
de Santiago de Compostela, Santiago de Compostela, 2009.
SNCHEZ SNCHEZ, Xos M., Catlogo de Manuscritos do Arquivo-Biblioteca da Catedral de
Santiago de Compostela, Santiago de Compostela, 2009.
113
GMEZ GONZLEZ, Pedro Jos. Propuestas de organizacin para archivos eclesisticos: el
cuadro de clasificacin de los fondos del Archivo Catedral de Salamanca. En: Archivos hbridos.
Las transformaciones en materiales, procesos y productos. Tabula: Revista de Archivos de Castilla
y Len, n . 12, 2009.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 181


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

archivero, ha propuesto cuadros de clasificacin para otras instituciones


eclesisticas como el archivo parroquial114 y el archivo episcopal115 de Ciudad
Rodrigo.
La organizacin de las hermandandes religiosas ha sido tratada en la obra
de Antonio J. Lpez Gutirrez y Joaqun Rodrguez Mateos116, quines denunciaron
la falta de una organizacin y clasificacin uniforme para este tipo de
instituciones. Como colofn realizaron una revisin tipolgica documental y una
propuesta de cuadro de clasificacin para estas instituciones, basndose en un
ejemplo real. Para la clasificacin de los archivos conventuales y monsticos han
planteado la misma problemtica, Mara Guadalupe Prez Ortiz y Agustn Vivas
Moreno117, quienes realizaron una propuesta, tambin de carcter hipottico, pero
de gran inters. Ambos autores sealaron entre las dificultades para establecer un
cuadro de clasificacin nico en esta tipologa de archivos: el largo periodo de
desarrollo de las instituciones generadoras de la documentacin; la complejidad
institucional; los escasos estudios sobre tipologa documental de estos organismos
y la tradicin de los propios archivos reticentes a una reclasificacin de sus fondos
documentales. El cuadro propuesto presenta una divisin funcional y por
tipologas documentales basada en una codificacin numrica, asimismo, incluye
una explicacin supletoria de cada epgrafe del cuadro, este ltimo apartado hace
que se trate de un cuadro muy completo. Un fragmento de este cuadro:

114

dem. Propuestas de organizacin para archivos eclesisticos: el cuadro de clasificacin de


fondos parroquiales de la dicesis de Ciudad Rodrigo. En: xodos y documentos. Tabula: revista
de archivos de Castilla y Len, ISSN 1132-6506, n . 9, 2006.
115
dem. Propuestas de organizacin para archivos eclesisticos (2): el cuadro de clasificacin de
los fondos de la curia diocesana de Ciudad Rodrigo (archivo episcopal). En: Tabula: revista de
archivos de Castilla y Len, (Combates por la memoria. Archivstica de la posmodernidad), n . 10,
2007.
116
LPEZ GUTIRREZ, Antonio y RODRGUEZ MATEOS, Joaqun. Los archivos de las
Hermandades Religiosas. Sevilla, 1993.
117
PREZ ORTIZ, Mara Guadalupe y VIVAS MORENO, Agustn. Ensayo de organizacin de la
documentacin conventual: propuesta de cuadro de clasificacin. En: Anales de Documentacin, n
11, 2008, p. 165-181.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 182


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

1.0 ADMINISTRACIN
1.1.

Cartularios

1.1.1. Expedientes y escrituras de adquisicin de bienes


Compra
Donaciones
Escritura de patronazgo

La clasificacin de los documentos electrnicos, permite superar problemas


tradicionales de clasificacin, adems de facilitar al administrativo y al archivero
su labor diaria. Como bien ha sealado Jos Bonal Zazo118: la clasificacin de
documentos electrnicos es, desde el punto de vista aplicado, ms sencilla que la
clasificacin de documentos en soporte papel, baste con elaborar una estructura
jerrquica de directorios, subdirectorios y ficheros que represente, en el ordenador,
el esquema general del cuadro de clasificacin. En el paso del soporte en papel al
digital, en muchas ocasiones, se observa una falta de comprensin de la utilidad de
los nuevos sistemas, una de las ventajas se presenta en la posibilidad de realizar
clasificaciones virtuales a la carta sin tener que modificar el orden fsico de la
documentacin.
En la actualidad, la creacin de sistemas de almacenamiento masivo de la
informacin en repertorios digitales y bases de datos ubicadas en las sedes Web de
los archivos y la posibilidad de rastrear la informacin de esas ubicaciones a travs
de potentes buscadores, metabuscadores,..., en la Red de Internet, han supuesto un
gran desarrollo de los sistemas de recuperacin de la informacin,119 que en cierto
modo convierten las clasificaciones y fundamentalmente las indizaciones
tradicionales, en sistemas caducos desde el punto de vista de la recuperacin de la
informacin en una red con un volumen de informacin inabarcable. Los sistemas

118

BONAL ZAZO, Jos Luis. El documento electrnico y el archivo. En: V Jornadas de


Archivos Electrnicos. El reto electrnico: nuevas necesidades, nuevos profesionales, Priego de
Crdoba, 14 y 15 de marzo del 2002, Ayuntamiento de Priego de Crdoba, 2002. p.17-19.
119
Se han realizado mltiples investigaciones relativas al desarrollo de sistemas de bsqueda y
recuperacin de la informacin a travs de mtodos que imitan la inteligencia human. En este
sentido son interesantes las Actas del IV Congreso ISKO-Espaa EOCONSID99, celebrado el 2224 de abril de 1999 en Granada, dedicado a La Representacin y la Organizacin del Conocimiento
en sus distintas perspectivas: su influencia en la Recuperacin de la Informacin en dicho Congreso
se exponan las ltimas investigaciones y desarrollos sobre sistemas de bsqueda y recuperacin
de la informacin en Internet.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 183


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

de clasificacin tienen una utilidad prctica, conocer a simple vista que


documentacin nos vamos encontrar en un archivo, sin embargo, para la bsqueda
de la informacin entre los fondos documentales digitalizados o los sistemas de
referencia, se hace necesario recurrir a los desarrollos tecnolgicos de
recuperacin la informacin, es decir, a los buscadores. Los sistemas de
clasificacin todava resultan tiles debido a que los resultados de los buscadores
ofrecen informacin que abruma al usuario por la cantidad y no por la calidad, y
aunque existen importantes investigaciones sobre sistemas de recuperacin de la
informacin basados en la inteligencia humana, todava los usuarios dependen de
la estructuracin que nos permiten los sistemas clsicos de clasificacin.
Sera conveniente, para alcanzar la deseada normalizacin de los cuadros
de clasificacin, que los archiveros contasen con un instrumento comn, en
formato de publicacin impresa o digital, en la que figurasen los diferentes
modelos de cuadro de clasificacin por tipologas de archivos, as como los
tesauros existentes, a modo de CDU de los archivos. Este recurso estara sujeto a
una revisin peridica en la que se incluiran nuevos cuadros de clasificacin y
modificaciones de los existentes.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 184


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

2. La descripcin del contenido de los documentos archivsticos en las guas,


los censos, los inventarios, los catlogos, los registros, las relaciones, los
sistemas informticos (Bases de datos, Sistemas de gestin de la
informacin,)
Este segundo apartado se basa en un anlisis de la teora descriptiva
archivstica, a travs de los manuales relativos a archivos, de la legislacin y de la
normativa tcnica que ha influido durante dos dcadas en la elaboracin de los
instrumentos de descripcin. En cuanto a la regulacin recogida abarca tanto la
que se desarroll a nivel general y que afecta a cualquier archivo, como la que se
desarroll a nivel particular, para regular los archivos en funcin a su tipologa. A
nivel prctico, este apartado al igual que el anterior, pero en mayor profundidad es
una revisin de las fuentes documentales de archivo que recogen las prcticas
descriptivas de los centros.
2.1. La descripcin en el siglo XIX
2.1.1. Teora y regulacin de la descripcin
2.1.1.1. Regulacin legal en la Administracin Central
Las primeras normas que recogen las bases para la organizacin cientfica
de los archivos y bibliotecas, as como los primeros intentos de normalizacin de
la descripcin en la administracin central espaola durante la poca
contempornea se centraron en dos puntos: en la creacin de instrucciones para la
clasificacin y organizacin de los archivos y bibliotecas y en el control
centralizado de los fondos documental es a travs de los instrumentos de
descripcin. Ambas cuestiones tuvieron una evolucin desigual a lo largo de dos
siglos.
Del siglo XIX parte el origen del lastre que ha impedido durante dcadas el
establecimiento de normas centralizadas para todos los archivos de la
administracin espaola. Uno de estos lastres fue el ligar los organismos
encargados de dictar dichas normas archivsticas a un organismo sin capacidad de
influencia sobre el resto de los archivos del Estado. Esta situacin se ha
prolongado a nuestros das, al depender la funcin archivstica al Ministerio de
Cultura, en vez de al Ministerio de Presidencia.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 185


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

El primer intento de normalizacin lo constituye el Real Decreto publicado


en el ao 1859120 por la Direccin General de Instruccin Pblica, en esta
disposicin se estableci que los archivos y las bibliotecas guardaran relacin
entre s, con ligeras modificaciones, y observaran las mismas reglas para la
formacin de ndices e inventarios. A mediados del siglo XIX, la brecha entre
archivos y bibliotecas en la formacin de sus instrumentos de descripcin era
simplemente inexistente. En esta misma disposicin se estableci que los ndices
de las Bibliotecas se guardaran en la Nacional, y los de todos los Archivos en la
Central: Facilitando el conocimiento de sus riquezas y para facilitar al Gobierno
los cambios, copias y traslaciones que hayan de efectuar de un punto a otro. La
organizacin de todos los Archivos, la clasificacin de sus documentos y la
formacin de ndices e inventarios seran uniformes en cuanto lo permitiera el
sistema existente y conforme a las instrucciones que se comunicaran en
disposiciones posteriores.
En el ao 1860 se dict el denominado Plan de un reglamento para el
Cuerpo Facultativo de Archiveros-Bibliotecarios121, en este documento se
definieron los objetos bsicos de tratamiento descriptivo por parte del Cuerpo
Facultativo: los diplomas, los cdices y documentos de los archivos, las monedas,
piedras, inscripciones, estatuas y restos arquitectnicos y dems objetos de la
antigedad, depositados en los museos arqueolgicos; y las ediciones, obras
inditas, manuscritos y dems que se guarden en las bibliotecas, todava no se
haba establecido una diferenciacin con respecto a la especializacin de sus
actividades entre los miembros Cuerpo Facultativo. Esta ausencia de separacin de
sus funciones aparece reflejada en el documento: La clasificacin cientfica de los
archivos, museos y bibliotecas, el estudio de sus objetos y las exposiciones
cientficas de sus aplicaciones, son los especiales y ms importantes trabajos
cientficos del cuerpo de archiveros-bibliotecarios. Por otro lado, se sealaba la
jerarqua en las tareas de descripcin al sealar las funciones de los ayudantes:
120

Real Decreto 8 de mayo de 1859, disponiendo las bases para la organizacin de los Archivos y
Bibliotecas Pblicas del Reino (Gaceta de Madrid n 133, de 13/05/1859).
121
Ministerio de Educacin. Archivo General de la Administracin. Plan de un reglamento para el
cuerpo facultativo de Archiveros-Bibliotecarios. (Publicado en la Revista de Instruccin Pblica de
3 de mayo a 7 de junio de 1860). AGA, 31, 6706, Leg. 6558-18.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 186


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

debern firmar en papeletas numeradas provisionalmente la descripcin o estracto


de los objetos arqueolgicos, diplomticos o bibliogrficos. Las funciones de los
oficiales: harn cuantas observaciones crean convenientes a cada una de las
papeletas, escribindolas en la misma, sin pasar a correcciones de ningn gnero
que slo competen a los jefes, y se limitarn slo a marcar todo cuanto en ella
presente algn inters histrico, arqueolgico, filolgico o crtico. Y las funciones
de los jefes: con los antecedentes referidos, a los cuales debern aadir sus
propias observaciones y cuantas correcciones y advertencias que juzguen
convenientes, formarn anualmente una memoria en que procurarn demostrar la
importancia y aplicaciones cientficas o artsticas de cuanto forman el material
cientfico de los establecimiento puestos a su cuidado. Estas memorias se
divulgarn por la Inspeccin General y eran de gran importancia porque
constituan una forma de difusin de los trabajos de los archivos. En el documento
se sealaba, adems, la reserva de los derechos de autor al ser considerados
propiedad del Estado.
Entre los primeros intentos por establecer una normativa podemos sealar
la Instruccin para el arreglo y clasificacin de los archivos, firmada en Madrid,
el 25 de junio de 1860. Esta instruccin no lleg a aprobarse, ni publicarse y se
conserva como proyecto en el Archivo General de la Administracin en Alcal de
Henares122. Con esta Instruccin se persegua la normalizacin general de la
descripcin en los archivos, es el primer intento de crear una norma nacional. Este
documento introduca trminos contemporneos como el de procedencia, cuya
definicin, por otro lado, resulta un poco vaga: Por procedencia pues, se entiende
toda coleccin existente o que haya de formarse en un archivo, y en la cual se
comprendan los documentos cuyas materias participen de la misma ndole, o los
que puedan interesar a un establecimiento, corporacin o familia ms
inmediatamente.

122

Aparece referenciada en la signatura del Archivo General de la Administracin (AGA, 31, 6706)
en la obra: Brjula a Internet. Los Archivos Estatales Espaoles, XIV Congreso Internacional de
Archivos, Ministerio de Educacin Cultura y Deporte, Sevilla, 2000. La transcripcin ntegra de la
Instruccin se incluye en el Anexo IX.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 187


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Este documento, a pesar de no llegar a publicarse, es un reflejo de las fases de


trabajo que se llevaban a cabo para la descripcin de los archivos a mediados del
siglo XIX. Como tarea previa a la descripcin se sealaba el reconocimiento (que
equivaldra a la actual identificacin de fondos documentales), esta operacin
consista en examinar todos los documentos del archivo, tomando notas sucintas
que se plasmaban a continuacin en papeletas, que se utilizaban para la redaccin
de los ndices con la finalidad de facilitar su manejo. A la par se realizaba la
numeracin, primero, de los legajos y despus, de los documentos. Sealaba los
elementos que se vaciaban del documento y que aparecan plasmados en las
papeletas: fecha del documento, las personas que figuraban en el documento,
materia del documento, asunto que trataba. En la instruccin se recogan los
siguientes ejemplos de papeletas:
1. Papeleta de extracto (Que se realiza en la identificacin del fondo documental
y primer vaciado)
2. Papeleta de ndice de materias
3. Papeleta de remisin
El documento seala las tareas que se consideraban ms propias de la
clasificacin: la distribucin de las papeletas en grupos provisionales y la
clasificacin, en la que se propona una posible divisin en tres partes: histrica,
legal y administrativa. Estos grupos se dividiran en series, y estas a su vez se
podan subdividir dentro de cada serie. Por otro lado, la Instruccin estableca que
todos los documentos se clasificaran por procedencia, materias, por asuntos y
documentos. En el sistema de clasificacin ideado, se reconoca que un documento
poda estar en ms de una seccin, por ello, el sistema se basaba en referencias
cruzadas. Las papeletas se referiran directamente a los documentos y se
ordenaban cronolgicamente. Sin embargo, estableca la posibilidad de emplear
otros sistemas de ordenacin como el topogrfico (por lugares). Se introduca una
novedad: las clasificaciones deban de estar aprobadas por la autoridad superior.
Las tareas de descripcin se completaran con la sealizacin fsica de la signatura
de la clasificacin en el documento y legajo.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 188


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Por otro lado, estableca la posibilidad de crear ndices auxiliares, para


evitar tener que consultar constantemente los ndices de materias, estos ndices
eran el cronolgico (fechas de los documentos), el alfabtico (de personas) y el
topogrfico (de lugares).
La Instruccin defina el inventario como un instrumento de control, ms
que de descripcin: otra formalidad indispensable en los archivos bien
organizados es la de llevar en un registro especial razn minuciosa y exacta de
todos y cada uno de los documentos, no ya para su mejor servicio, sino para hacer
constar en todo tiempo su existencia y su identidad. Aconsejaba elaborar los
inventarios en papeletas y no en libros como normalmente se realizaba, debido a la
dificultad que presentaba a posteriori la realizacin de las intercalaciones. Este
inventario se realizaba a partir de una copia de las papeletas del ndice de materias,
que se sellaba para darles el carcter formal de un registro.
Casi una dcada despus del anteproyecto de Instruccin, el Ministerio de
Fomento (Instruccin Pblica y Bellas Artes en el momento) por Real Decreto del
ao 1867123, dictar medidas para reunir en el Archivo Histrico, un ejemplar de
todas las colecciones de documentos, ndices o registros,... Esta medida recuerda al
depsito legal en la Biblioteca Nacional, aplicada al mbito archivstico.
Unos aos ms tarde, un Real Decreto de 1871124 recoga el tratamiento de
los instrumentos de descripcin en muchos de sus artculos. En esta disposicin se
recomendaba que los Reglamentos e Instrucciones para el servicio de los archivos,
sus catlogos, ndices e inventarios, tendran que ser conformes en todo el Reino,
en cuanto lo permitiese el sistema que se haba seguido hasta el momento. En uno
de sus artculos mandaba publicar los Reglamentos de los Archivos, Bibliotecas y
Museos y el de la Escuela Diplomtica. En su captulo 2 (De la Junta Consultiva
de Archivos, Bibliotecas y Museos), estableca las atribuciones de la Junta en su
artculo 6, entre las que figuraba: Redactar las instrucciones facultativas para la
123

Real Decreto 12 de junio de 1867, Clasificacin de las Bibliotecas, Archivos y Museos


Arqueolgicos, agregacin al cuerpo de archiveros y bibliotecarios de la Seccin de Anticuarios.
124
Decreto de 5 de julio de 1871, aprobando el reglamento orgnico del Cuerpo de Archiveros,
Bibliotecarios y Anticuarios y establecimientos de l dependientes. (Gaceta de Madrid n 191, de
10/07/1871).

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 189


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

formacin de los ndices y catlogos. En el captulo 6 (De la Inspeccin), recoga


las atribuciones de los inspectores en el artculo 21, se recoga que estos se
encargaran de vigilar: El modo de cumplirse las instrucciones respectivas para el
arreglo y clasificacin de libros, documentos y antigedades. En el ttulo 3 (Del
Servicio de los Establecimientos), captulo 1 (De la conservacin, arreglo y
clasificacin), se recogan varios artculos con respecto a los instrumentos de
descripcin. En el artculo 68 se dictaba: En todos los establecimientos habr
inventarios e ndices circunstanciados de los libros, manuscritos, objetos
arqueolgicos y dems que poseyeren. Y en el artculo 77 se recoga: Se
remitirn a la Direccin General de Instruccin Pblica en el menor plazo posible
una copia formal y exacta de los ndices e inventarios de cada establecimiento, los
que despus de examinados por la Junta se depositarn respectivamente en el
establecimiento central de cada ramo. Este Real Decreto, sin embargo, no pasa de
ser una relacin de buenas intenciones, debido a la ausencia de reglamentos y
normas.
El corpus del Real Decreto de 1881125 es muy semejante al de 1871,
aunque introdujo variaciones. En el captulo 2 (De la Junta Consultiva de
Archivos, Bibliotecas y Museos), entre las atribuciones de la Junta, se recogan en
el artculo 7: Proponer la manera ms conveniente de establecer en Madrid un
ndice general de los libros, documentos y objetos que se custodian en los
Archivos, Bibliotecas y Museos Arqueolgicos que el Estado sostiene y fomenta.
En el captulo 7 (De la Inspeccin) entre las funciones de la inspeccin se sealaba
en el artculo 30.1.: El modo de cumplirse las instrucciones respectivas para el
arreglo y clasificacin de libros, documentos y antigedades. En el ttulo 3 (Del
Servicio de los Establecimientos), captulo 1 (de la conservacin, arreglo y
clasificacin), se citaban varios artculos en relacin a los instrumentos de
descripcin, concretamente en el artculo 70 se recoga el mismo artculo que en el
ao 1871: En todos los establecimientos habr inventarios e ndices
circunstanciados de los libros, manuscritos, objetos arqueolgicos y dems que

125

Real Decreto de 25 de marzo de 1881, aprobando el reglamento orgnico del Cuerpo de


Archiveros, Bibliotecarios y Anticuarios, y establecimientos que del mismo dependan. (Gaceta de
Madrid n 85, de 26/03/1881).

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 190


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

poseyeren. En el artculo 79: Los Jefes de los establecimientos remitirn al


Presidente de la Junta Facultativa en el menor plazo posible una copia de los
ndices e inventarios de cada establecimiento, los que, despus de examinados por
esta, irn a formar parte del ndice general.
El Real Decreto de 1885126 es tambin muy similar en su articulado a los de
los aos 1871 y 1881, la regulacin de los instrumentos de descripcin aparece
reflejada en: el captulo 3 (De la Junta Facultativa de Archivos, Bibliotecas y
Museos), entre las facultades de la Junta del artculo 18.2 se recoga: Acordar las
instrucciones para los trabajos facultativos. En el captulo 10 (De los Inspectores
y de las visitas de inspeccin) entre las facultades del inspector se contemplaba en
el artculo 61.1.: La observancia de las prescripciones reglamentarias y en el
artculo 61.2.: El cumplimiento de las respectivas instrucciones.En el captulo 14
(De la conservacin, arreglo y clasificacin) con respecto a la elaboracin de
instrumentos de descripcin se recogan dos preceptos, el artculo 80: En todos
los establecimientos habr inventario o ndice circunstanciado de los documentos
manuscritos y objetos de antigedad y de arte que poseyeren. Y el artculo 86:
Los trabajos de formacin de inventario, ndices o catlogos y dems operaciones
propias del arreglo y clasificacin cientfica se ejecutarn conforme a las
instrucciones publicadas o que se publicaren en adelante.
En el Real Decreto de 1887127 se volvan a recoger las funciones de los
inspectores en sus visitas, entre las cuales figura la de vigilar el estado de los
ndices que deba tener cada establecimiento. En el artculo 72 se dispona que
todos los establecimientos deberan tener inventarios e ndices circunstanciados de
los libros, documentos, manuscritos, impresos y objetos arqueolgicos y artsticos
que poseyeran. Y en el artculo 78 se contemplaba que los trabajos de formacin
de inventarios, ndices, catlogos y dems operaciones propias de un arreglo y

126

Real Decreto, de 19 de junio de 1885, aprobando el reglamento del Cuerpo de Archiveros


Bibliotecarios y Anticuarios, y establecimiento que del mismo dependan. (Gaceta de Madrid n
186, de 05/07/1885).
127
Real Decreto 18 de noviembre de 1887, que aprueba el Reglamento facultativo de archiveros,
bibliotecarios y anticuarios, y de los establecimientos que del mismo dependen.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 191


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

clasificacin cientficos, se ejecutaran conforme a las instrucciones formadas por


la Junta Facultativa.
El 11 de enero de 1897, la Junta Facultativa, en sesin ordinaria, acord
proponer a la Direccin General de Instruccin Pblica el nombramiento de una
Comisin Inspectora de los trabajos de catalogacin de los establecimientos del
ramo128 (archivos, bibliotecas y museos). Dicha comisin estaba compuesta de seis
vocales de la misma Junta. La Comisin tena como misin fundamental el
examen de las memorias anuales de los archivos, bibliotecas y museos.
Habr que remontarse a finales del siglo XIX para estudiar las primeras
disposiciones que recogen la obligatoriedad legal de crear instrumentos
centralizados de control, aparte de las disposiciones normativas enunciadas en el
captulo anterior, que recogan los primeros intentos de control, en el Real Decreto
de 1884129, en su artculo 13 se dictaba: Mando establecer en el Ministerio de
Fomento un ndice general de los documentos, libros y objetos que se conservan
en los establecimientos del Cuerpo.
Este Real Decreto qued en papel mojado por una disposicin posterior, el
Real Decreto de 1887130, que interrumpi la formacin del ndice en su artculo 11:
Se suspende la formacin de ndice general de los documentos, libros y objetos
que se conservan en los establecimientos del Cuerpo, mandado formar y no
comenzado, por el artculo 18 del Real Decreto de 12 de octubre de 1884. El
Ministerio de Fomento dispondr lo conveniente para establecer este ndice,
cuando

estn

terminados

antes

de

terminados

los

parciales

de

los

establecimientos. Aunque la disposicin suspende la formacin del ndice, no


supone ningn cambio en la prctica, puesto que no se haba iniciado el ndice
general.
128

Formada por Orden Circular del 15 de enero de 1897 sobre el nombramiento de una Comisin
Inspectora de los trabajos de catalogacin en los establecimientos del Cuerpo.
Real Decreto de 12 de octubre de 1884, reorganizando el Cuerpo de archiveros, bibliotecarios y
anticuarios, y refundiendo en un solo escalafn los de las tres Secciones en que se halla dividido.
Jefe Superior del Cuerpo, inspectores, jefes, oficiales, ayudantes y aspirantes: ingreso y ascenso,
inamovilidad, ndice general de documentos, libros y objetos que se conservan en los
establecimientos del os Archivos, Bibliotecas y Museos.
130
Real Decreto 18 de noviembre de 1887, que aprueba el Reglamento facultativo de archiveros,
bibliotecarios y anticuarios, y de los establecimientos que del mismo dependen.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 192


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Las principales instituciones archivsticas trataron de articular mediante sus


preceptos y disposiciones el tratamiento y control de los archivos del territorio
espaol desde mediados del siglo XIX, a travs de la vigilancia del tratamiento
descriptivo y ubicando a los miembros del Cuerpo Facultativo formados en el seno
de estas instituciones en los principales archivos de los ministerios e instituciones
ms importantes de la Administracin. Sin embargo, cada organismo gener en la
medida de sus posibilidades sus propias disposiciones de tratamiento
administrativo y archivstico para regular sus sistemas archivsticos. A
continuacin se analiza la regulacin de algunas de estas instituciones.

2.1.1.2. Regulacin legal en los Archivos de Hacienda


Por Real Decreto de 21 de junio de 1850, se cre el Archivo General de
Hacienda, refundindose en l todos los archivos dependientes del Ministerio de
Hacienda. Por Real Orden de 15 de enero de 1854 se aprueba la Instruccin para el
rgimen y gobierno de los Archivos Generales de Hacienda Pblica de las
provincias131. Por Ley de 30 de junio de 1894, se incorpor al Cuerpo Facultativo;
y por Real Decreto de 31 de julio de 1888, se incorporaron los Archivos Histricos
Provinciales de Hacienda, lo que supuso su organizacin y descripcin conforme a
los preceptos emanados de la Junta Superior de Archivos y sus reglamentos. Las
primeras instrucciones especficas para el rgimen y organizacin de los Archivos
de Hacienda, se plasmaron en el Real Decreto de 2 de julio de 1889132. En el
captulo III (sobre el arreglo y clasificacin de los archivos), se trataba
ampliamente la clasificacin y descripcin de los Archivos Histricos Provinciales
en los siguientes artculos:
- Artculo 28: El arreglo de cada Archivo ser el resultado de tres operaciones
distintas y sucesivas que son: 1. Separacin y clasificacin de todos los papeles,
libros y documentos que en el archivo existan. 2. Disposicin de los papeles en

132

Real Decreto de 2 de julio de 1889, aprobando con carcter provisional la Instruccin para el
rgimen y organizacin de los Archivos provinciales de Hacienda (Gaceta de Madrid n 186, de 05
de julio de 1889).

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 193


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

legajos, rotulacin de stos y su colocacin en los estantes. 3. Redaccin de los


ndices, inventarios, registros y dems libros indispensables para el ms fcil y
pronto servicio.
- Artculo 29: La reparacin y clasificacin se verificar distribuyendo los
documentos en cinco secciones... los de cada seccin en sus respectivas clases, y
los de cada una de stas en las subclases y divisiones de que fuere susceptible.
- Artculo 33 se recoga: Habr en cada archivo un registro o libro de entrada de
documentos, foliado, donde se anotarn por orden de fechas los que en aquel
vayan ingresando, y otro de salida, tambin foliado.
- Artculo 34: En otros dos libros, asimismo foliados, se inventaran
separadamente y por orden cronolgico los documentos relativos a tierras y a
censos...
- Artculo 35: Respecto a los documentos de censos, escrituras de imposicin, de
venta, redencin, subrogacin,..., se indicar la clase; la cuanta del principal y la
del rdito; la finca, renta o derecho sobre que estuviere impuesto, los nombres de
censatarios y censualistas; el de Escribano ante quien se otorg el contrato, la
fecha, el nmero de hojas y la signatura.
- Artculo 36: De los dems documentos se formar un ndice en papeletas sueltas
del tamao de media cuartilla, y de cartulina o papel que ofrezca consistencia, y
propias para colocarse en una caja de madera de las medidas que exijan las
necesidades del servicio. En esas papeletas se expresar concisa, pero
determinantemente, el concepto de documentos a que se refieran, pudiendo
comprenderse en una sola el contenido de uno o de muchos legajos, siempre que
sean perfectamente homogneos.
- Artculo 37: Unos cartones de color ms altos que las papeletas y en cuya parte
saliente vayan escritos en letra gruesa los ttulos de las cinco secciones, servirn
para dividir aquellas en otros tantos grupos primordiales, que a su vez se separarn

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 194


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

en las clases indicadas en el cuadro, por medio de otros cartones de color diferente
del de los primeros, en cuyo remate irn escritos los nombres de esas clases...
- Artculo 38: Tambin se redactarn en papeletas dos ndices auxiliares, uno
topogrfico para las Secciones de fincas y censos, y otro alfabtico, por apellidos,
para la de personal. En el primero se ordenarn alfabticamente los nombres de las
fincas rsticas o urbanas cuando fueren conocidas por uno particular, y por los
nombres de los lugares en que radiquen slo lleven los genricos de casa,
olivar,...
- Artculo 40: En lo relativo al personal, adems de los apellidos, naturalmente
arreglados por orden alfabtico, se llevar aparte un registro o prontuario en que,
agrupados por dependencias, se hallen cronolgicamente dispuestos los apellidos y
nombres de los funcionarios que sucesivamente los hayan desempeado.
En el documento adems se adjuntaban varios formularios (libros de
entrada y salida, papeletas de descripcin) y el cuadro del sistema de clasificacin
para los documentos de los Archivos de las Delegaciones de Hacienda133, dividido
en cinco secciones, con sus respectivas clases.
Los archivos provinciales de hacienda tenan la obligacin de remitir
relaciones documentales al archivo de la Intervencin General de la
Administracin. Este archivo remiti una circular134 para dar indicaciones a los
archivos de hacienda. La Intervencin General de la Administracin fue un
organismo coordinador de los archivos de hacienda a finales del siglo XIX,
adems de generar su propio archivo administrativo en el seno del Ministerio de
Hacienda.

En la circular citada, la Intervencin estableci la obligacin de

organizar y clasificar los legajos y libros de las delegaciones provinciales de las


intervenciones de Hacienda, que se encontraban en un estado lamentable en cuanto
a su cuidado, en la disposicin se inclua un pequeo formulario para realizar un
primer inventario con la finalidad de informar sobre el estado de los archivos de
133

Este cuadro se proyecta con anterioridad, desde el ao 1879, se localizan cuadros de


clasificacin para los archivos provinciales de Hacienda realizados en el Ministerio de Hacienda.
134
Intervencin General de la Administracin del Estado. Circular sobre las reglas para el arreglo
de los Archivos de Hacienda pblica. (Gaceta de Madrid nm. 245, de 02 de septiembre de 1878).

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 195


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

las

delegaciones provinciales. Uno de los formularios que se incluan en la

circular tena como objetivo asegurar un control peridico de los archivos. En el se


ordenaban y clasificaban los fondos en dos categoras: por un lado, clasificados o
no clasificados, y por otro lado, por periodos: anteriores a 1850, de 1850 a 1870 y
de 1870 en adelante. Distingua por un lado legajos y por otros libros. El otro
formulario que se inclua serva para controlar si los fondos documentales haban
sido o no indizados o inventariados.
2.1.1.3. Regulacin legal en los Archivos Militares
Los archivos militares se autorregularon desde fechas muy tempranas135,
una Real Orden de 17 de enero de 1752, estableca normas para la organizacin de
los Archivos Militares, sin embargo, estos centros estuvieron largo tiempo en
manos exclusivamente de gestores militares sin formacin especfica en
archivstica. No ser hasta el ao 1844, por Real Decreto del 14 de febrero,
cuando se establezca personal especializado encargado de la custodia y
clasificacin, a travs de la creacin de las Secciones de Archivo en las Capitanas
Generales. En 1847 se establecieron al cargo de dichas Secciones, cuerpos con el
mismo nombre, que fueron reorganizados en 1860. Como continuidad de este
cuerpo, se cre por Circular n 41 de 11 de febrero de 1896, el cargo de auxiliar
de oficinas militares.
El siglo XIX es muy prolfico en el mbito archivstico militar, dando lugar
a mltiples disposiciones que regulan la descripcin de sus archivos: Por Real
Orden del 27 de diciembre de 1851, se dieron instrucciones para la clasificacin de
los expedientes que deban pasar a los archivos. Otra Real Orden de 9 de octubre
de 1865, se aprobaron instrucciones para el arreglo del archivo de la Direccin de
administracin militar. Y por Circular de Infantera de 28 de mayo de 1890, se
dictaron reglas para la clasificacin de documentos importantes en los Cuerpos.
Una Real Orden Circular de 1 de julio de 1896 aprobaba el Reglamento

135

Autores como Manuel Melgar Carmenaza sostienen que desde el siglo XIX, el Ejrcito y la
Armada cont con su propia estructura archivstica independiente del resto de la Administracin.
Vid.: MELGAR CAMARZANA, Manuel y LPEZ WEHRLI, Silvia A. Los archivos militares.
Qu son y cmo se tratan, Ediciones TREA, 2010, p. 15.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 196


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Provisional para el Detall y Rgimen interior de los Cuerpos, en sus Ttulos I y II,
captulos XXXI y III, se trataba ampliamente el sistema de clasificacin y archivo
de la documentacin de los Cuerpos.
Frente al marasmo de normativa militar que se dict durante este siglo,
destac el primer reglamento136 que regul los archivos militares. Antonio
Gonzlez Quintana ha sealado slo como destacables en este siglo, el
Reglamento de Archivos de Sanidad Militar (1861), el de Marina de 1885 y el del
Ejrcito de Tierra de 1898137.
En cuanto al Reglamento de Archivo de Marina de 1885138, ser el captulo
II el que trate de manera genrica la elaboracin de instrumentos archivsticos,
quedando en manos del Jefe del Archivo todas las decisiones con respecto a la
clasificacin y ordenacin de los libros y expedientes del archivo. Este
reglamento recoga las tareas de descripcin en el ms incipiente de los archivos,
el de la oficina. Entre las funciones del Jefe del Archivo se contemplaba: Cuidar
de que cada expediente est provisto de una carpeta, en la cual se haga constar
todos los documentos que contiene (). Llevar los libros necesarios, numerados
y foliados para justificar la entrada y salida de todos los documentos. En cuanto a
los instrumentos de trabajo que aparecen figuraba no slo el registro de entrada y
salida, tambin figuran los inventarios y los ndices que acompaaban las entradas
de documentos en el archivo.
El Reglamento de Archivos Militares que destaca, tanto por su continuidad
en el tiempo como por la importancia de su aplicacin prctica, fue el publicado en
el ao 1889. Es Reglamento recogi una clasificacin basada en cinco secciones:
Personal, Asuntos, Material, Causas y Reservado. Se constitua por primera vez
una clasificacin normalizada para todos los archivos del sistema:
136

Reglamento provisional para el rgimen y servicio de los Archivos Militares (Aprobado por
Real Orden Circular de 1 de septiembre de 1898).
137
GNZALEZ QUINTANA, Antonio. El sistema archivstico de la defensa y la tradicin
archivstica militar: nuevas perspectivas para los archivos militares espaoles. En: Fuentes para la
Historia en los Archivos Militares, VI Jornadas Nacionales de Historia Militar, Sevilla, 6-10 de
mayo de 1996, Madrid, 2000, p. 31.
138
Real Decreto de 16 de julio de 1885, aprobando el reglamento del cuerpo de Secciones de
Archivo de Marina. (Gaceta de Madrid n 199, de 18/07/1885)

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 197


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

La seccin de Personal la documentacin se organizaba por orden alfabtico.

La seccin Asuntos la documentacin se divida a su vez en otras

subdivisiones en el cuadro de clasificacin, un total de 16.

La seccin Material la documentacin se divida a su vez en otras

subdivisiones en el cuadro de clasificacin, un total de 6.

La seccin Causas, no tena divisiones y se ordenaba por orden numrico

correlativo.

En cuanto a la seccin Reservada, el Reglamento observaba la existencia de

dos instrumentos de control, un registro para los documentos de la seccin Asuntos


y otro registro para los documentos de la seccin Material. Esta seccin se
constitua con documentos de las otras secciones.
Para la entrega de documentos a un archivo se formalizaba un nico ndice
de todos los documentos que se remitan. En los anexos al Reglamento se incluan
instrucciones para la clasificacin y colocacin de los expedientes personales, un
cuadro de distribucin, un nomencltor y formularios. Se incluan normas para la
indizacin de los nombres y un sistema de clasificacin basado en materias139.

2.1.1.4. Regulacin legal en el Archivo del Ministerio de Estado y Cortes


Generales
La mayora de las disposiciones legislativas relativas a los archivos del
Ministerio de Estado, son normas y reglamentos de carcter interno. Desde el ao
1826 se realizaron planes de organizacin de la documentacin dirigidos al
personal de las oficinas del Ministerio y representaciones exteriores, sin embargo,
la autntica organizacin y clasificacin se realizar en el archivo central. Se
intentaron regular las transferencias de documentos de la oficina al archivo, que
eran muy abundantes y en 1899 se orden que fueran acompaadas por ndices de
remisin, de los que se extraan en el archivo los ndices por materias. La
incorporacin de personal especializado del Cuerpo Facultativo de Archiveros,
139

CADENAS Y VICENT, Vicente. Archivos militares y civiles donde se conservan fondos de


carcter castrense relacionados con expedientes personales de militares. Ediciones Hidalgua,
1975.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 198


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Bibliotecarios y Anticuarios en el Archivo del Ministerio de Estado se recoge por


primera vez en el artculo 8 de la ley de 28 de marzo de 1900140.
En cuanto al Reglamento del Archivo de las Cortes Generales141, el del ao
1862, recoge el instrumento archivstico que debe de elaborar el personal a su
servicio: Formar ndices exactos y metdicos de los expedientes que constituyen
el archivo; y por separado, de los libros, con expresin de origen y fecha de
adquisicin. El encargado del Archivo de las Cortes Generales, deba realizar
tanto los instrumentos archivsticos como bibliotecarios, y llevar la gestin tanto
del archivo como de la biblioteca. Aunque el Reglamento de las Cortes Generales
lleva por ttulo, Reglamento del Archivo, es un reglamento destinado tanto a la
biblioteca como al archivo; resulta interesante comprobar como el catlogo de
materias de la biblioteca del Congreso recoge entradas de documentos de archivos
a la par que de monografas.
2.1.1.5. Regulacin legal en los Archivos de Justicia
Los antecedentes normativos de los Archivos de Justicia se pueden rastrear
en las Ordenanzas de las Audiencias, aprobadas el 19 de diciembre de 1835, en las
que se establecan que el secretario archivero de las Audiencias tena a su cargo los
archivos. Los Secretarios Archiveros fueron sustituidos por los Secretarios de
Gobierno por Real Decreto de 28 de octubre de 1835. En el Real Decreto de 10 de
diciembre de 1843 se estableca un control frreo sobre los archivos en las
Audiencias.
Una Real Orden de 28 de diciembre de 1835, estableca las bases de la
organizacin del archivo en el artculo 47: En cada uno de los repartimentos o
apartados de los estantes se pondr por Escribanas los expedientes en legajos
encarpetados con cartones o pergaminos, y con rtulos al frente de la clase y
nmero de expedientes que contengan, ao, provincia y partido a que corresponda,

140

Ley fijando los preceptos de la organizacin de las carreras diplomtica, consular y de intrprete
de 14 de Marzo de 1883. (Gaceta de Madrid n 88, de 29/03/1900).
141
CORTES GENERALES. Catlogo por orden alfabtico y de materias de la biblioteca del
Congreso de los Diputados y Reglamento del Archivo, Imprenta Nacional, Madrid, 1862.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 199


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

y Escribano de Cmara ante quien haya pasado. Este sistema se ha mantenido


hasta fechas muy recientes a pesar de su antigedad.
Como consecuencia de la dejadez en la organizacin y conservacin de los
archivos de justicia, el Archivo del Ministerio de Gracia y Justicia public un Real
Decreto en el ao 1847, en el que se ordenaba la organizacin de los mismos a
travs de una Junta Superior Directiva, que era la encargada de las funciones de
coordinacin en las Juntas de Partido que se establecan en las provincias. Dichas
juntas estaban presentes hasta la finalizacin de los trabajos de organizacin. En
este Real Decreto se observa la preocupacin desde la poca contempornea por la
puesta en orden de manera comn de todos los archivos del sistema judicial142.
Esta Junta se ocupaba de los Archivos de las Audiencias, Chancilleras, Consejo
de Navarra, Tribunal Especial de rdenes, Supremo de Justicia, los generales de
Cmara, Consejo y Presidencia de Castilla y el particular de Gracia y Justicia,
entre otros. Entre las funciones de la Junta figuraba: Clasificacin general de
todos los papeles que encierran los mencionados archivos judiciales y generales
con dobles ndices cronolgico y alfabtico. La Junta Superior Directiva ser
sustituida en el ao 1849 por una Direccin de Archivos143, entre las funciones de
la Direccin se encontraba la definicin del mtodo de colocacin de sus papeles y
el sistema de los ndices. Bajo la coordinacin de la Direccin se crearon dos
Juntas Consultivas que tenan entre otras funciones la supervisin de la
clasificacin de los documentos judiciales.
En el mbito de la fe pblica, la Ley del Notariado de 1862, estableci que
los protocolos notariales eran propiedad estatal poniendo la responsabilidad de su
conservacin en manos de los archiveros (por Decreto-Ley de 1869144, se establece
la figura del notario-archivero145), pasando entonces a ser controlados por

142

Real Decreto disponiendo las bases para la organizacin comn y uniforme a los archivos
generales del Ministerio de Gracia y Justicia (Gaceta de Madrid n 4801, de 06/11/1847).
143
Real Decreto aprobando el reglamento para la direccin de los archivos dependientes del
Ministerio de Gracia y Justicia. (Gaceta de Madrid n 5369, de 26/05/1849).
144
Decreto-Ley de 8 de enero de 1869 disponiendo la creacin de un Archivo general de protocolos
en cada distrito notarial y dictando reglas para su formacin y establecimiento.
145
DEZ DE LOS ROS SAN JUAN, Mara Teresa. El archivo general de escrituras pblicas y el
archivo histrico de protocolos de Madrid. En: VI Jornadas Cientficas sobre Documentacin
Borbnica en Espaa y Amrica (1700-1868), Madrid, 2007.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 200


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

instrumentos propiamente archivsticos y no nicamente administrativos. Por Real


Orden de 1867146, se establece; que en el tiempo de seis meses formen todos los
Notarios un inventario de los protocolos que tienen en su poder, expresando el
nmero de estos, folios de cada volumen, escribanos o notarios, autorizantes y
aos que comprenden, se buscaba la creacin de un instrumento normalizador,
para facilitar el control uniforme de los protocolos, estos instrumentos se
remitiran a las Juntas de los Colegios de Notarios.
La incorporacin de profesionales del Cuerpo Facultativo de Archiveros al
archivo del Ministerio de Gracia y Justicia se recoge en la Orden Ministerial de 14
de julio de 1894. Por Decreto de 12 de noviembre de 1873147, se reformar
orgnicamente del Archivo y la Biblioteca del Ministerio de Gracia y Justicia y se
establecer un negociado en el Ministerio que se encargar del Archivo y la
Biblioteca. En el Decreto se establecan adems los requisitos que tena que
cumplir el personal encargado del servicio del archivo: ser doctor en Filosofa y
Letras y probar ante un tribunal nombrado al efecto conocimientos sobre:
paleografa, historia del derecho espaol, historia y organizacin de archivos,
historia de las instituciones. Sin embargo, no se observaba conocimientos prcticos
en catalogacin.
2.1.1.6. Regulacin legal en los Archivos Municipales
Tradicionalmente la normativa municipal se ha publicado en forma de
Ordenanzas y ms actualmente a travs de los Reglamentos de Servicio. Si bien
los antecedentes para la regulacin de los archivos municipales se remontan al
Antiguo Rgimen, la organizacin de los archivos como servicios, as como la
posibilidad de acceso a sus fondos documentales se empieza a generalizar en la
segunda mitad del siglo XIX.

[http://www.ucm.es/centros/cont/descargas/documento11391.pdf]
146
Real Orden de 31 de diciembre de 1867 dictando varias disposiciones previas para la formacin
del reglamento orgnico de los archivos notariales (Gaceta de Madrid n 12, de 12/01/1868).
147
Decreto estableciendo en la Secretara del Ministerio de Gracia y Justicia un Negociado especial
encargado del Archivo y de la Biblioteca del Ministerio con arreglo la organizacin que se
expresa. (Gaceta de Madrid n 320, de 16/11/1873)

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 201


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

La legislacin de los archivos municipales emana directamente de los


rganos de gobierno municipal, sin embargo, no es la nica referencia legislativa
que han contemplado los archivos municipales, pues han estado tambin
supeditados a la normativa estatal y supranacional.
Revisando la legislacin, la primera disposicin del siglo XIX que trata
sobre instrumentos de descripcin es la Instruccin de 3 de febrero de 1823,
relativa al gobierno econmico-poltico de las provincias, concretamente en el
artculo 65 se encarga a los Secretarios de los ayuntamientos la custodia y
metdica colocacin de todos los expedientes, rdenes y dems papeles
correspondientes a la Secretara, formando ndices de ellos para que se sepa
fcilmente los que son, y para que por medio de los mismos ndices se trasladasen
anualmente al archivo los que estuviese fenecidos, o no hayan de tener ya uso
corriente.
El Real Decreto de 23 de julio de 1835, para el arreglo provisional de los
Ayuntamientos del Reino, en su artculo 66, encargaba de nuevo al Secretario el
Archivo, y estableca: Llevar un libro registro para mayor claridad y facilidad de
la busca de papeles cuando fuera menester. Esta funcin del Secretario se reitera
en disposiciones posteriores, hay que destacar entre ellas la Ley Municipal de 20
de agosto de 1870, en la que adems de la obligacin de realizar un inventario por
parte del Secretario, se estableca la obligacin de realizar un apndice anual del
inventario y la remisin de ambos con el visto bueno del Alcalde y la Diputacin
Provincial.
2.1.1.7. Tericos espaoles de la descripcin archivstica
A comienzos del siglo XIX uno de los instrumentos archivsticos clave fue
el registro, que era considerado como el instrumento central en la gestin del
archivo. De esto modo lo trat Porras Huidrobo en su obra, en la que seal que en
todas las secretaras deba de haber un oficial encargado el registro, que registrar
las solicitudes que entraban diariamente. Dichos registros deberan tener un ndice
alfabtico. Este registro no slo era considerado por Porras Huidrobo como un
elemento de gestin interna del archivo, sino tambin como elemento de gestin de

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 202


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

la informacin, al sealar su empleo para la realizacin de consultas externas, se


constitua como un instrumento de control y de informacin: Es tan til este libro
que no solo da puntual noticia de todos los expedientes y sus progresos, sino que
sirve para dar el parte al pblico con toda exactitud, y adems para hacer cargo al
Archivo de todo lo ingresado en l. Porras Huidrobo hace particip al archivero
en el registro, y seala el momento: Desde el da en que se dice archivado, y que
con efecto lo queda, corre de cuenta del Archivero responder de l, y desde aquel
mismo empieza a colocarse en sus libros cronolgico y alfabtico...148.
En la cita anteriormente recogida, se hablaba de dos tipologas de ndice: el
cronolgico y el alfabtico, estos instrumentos de descripcin son realizados
propiamente por el archivero y su elaboracin es explicada de manera detallada.
Ambos se realizaban en formato de libro. El ndice cronolgico se divida en
secciones y se compona de una tabla en la que figuraban listados los expedientes,
con la fecha a la izquierda y la signatura a la derecha (formada por seccin, legajo
y nmero). El ndice alfabtico era de menos volumen que el cronolgico, tena el
mismo estilo y citas, pero estaba dividido en letras del abecedario que sobresalan
en el libro para facilitar la consulta149.
Otro terico de comienzos del siglo XIX, Froiln Troche y Ziga150,
diferenci dos tipos de archivo: los archivos propiamente dichos, gestionados por
archiveros, y los archivos particulares gestionados por personal que no es
archivero. Su obra estaba encaminada a establecer pautas sencillas para la
organizacin de este ltimo tipo de archivos. Esta obra tuvo dos ediciones, la
primera de 1828 y la segunda de 1835151, esta ltima inclua mejoras con respecto

148

PORRAS HIDROBO, Facundo. Disertacin sobre archivos y reglas de su coordinacin til


para todos lo que tiene o manejan: con un apndice, noticia original de la estimacin que tuvo el
maraved y otras monedas que corrieron en Castilla, Madrid, 1830, p. 85-87.
149

dem, p. 88-91.
TROCHE Y ZIGA, Froiln. El Archivo cronolgico-topogrfico. Arte de Archiveros.
Mtodo fcil, sencillo y poco costoso para el arreglo de los archivos particulares, til a los
hacendados y poseedores de bienes que tienen documentos para conservar sus intereses. Arreglo
interior y econmico de las casas direccin y manejo de los intereses de ellas. Segunda edicin
corregido y aumentada por su autor en el ao 1830, Imprenta de Iguereta, La Corua, 1835.
151
HIDALGO, D.; HIDALGO, M. F. Diccionario general de bibliografa espaola: Compendio-El
sistema. 1867. Imprenta de las Escuelas Pas, Madrid, 1867, p.387.
150

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 203


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

a la primera. Entre los instrumentos bsicos que sealaba Froiln se encontraba el


ndice, que defina como el resumen de todos los documentos del archivo,
recomendaba que fuera simplificado y recomendaba la realizacin de un ndice por
cada fondo documental del archivo: cada archivo particular de los que componen
el general, debe tener uno, en cuanto a la forma de presentacin recomendaba el
volumen y su colocacin al principio del archivo antes del primer legajo: Debe
formarse en un libro largo de a pliego o folio, de suerte que tenga el mismo largo y
ancho de los cartones de los legajos que no ocupe ms que ellos y se acomode
segn los mismos. Entre los instrumentos de control seal el libro de memorias,
en el que se anotaban los documentos que se extraan del archivo, expresando, por
quien, en qu da, para qu uso, a qu legajo y nmero perteneca. Coment que
una vez devueltos se borrara el asiento y consider que el mejor mtodo era poner
un testigo en el legajo.
Este autor no era partidario de los procedimientos de Porras Huidobro para
arreglar archivos, por lo que realiz una crtica a su obra, principalmente, porque
haba sido anteriormente criticado por el autor. Consideraba que la obra de este
autor no daba pautas para el arreglo de archivos, sino que se limitaba a realizar un
repaso de la historia de los archivos y criticar que no estaban correctamente
arreglados. Adems seal que Porras Huidrobo se limitaba a dar cuatro reglas
generales, considerando su propia obra como ms profunda que la de Porras.
El siglo XIX se inicia con la Guerra de Independencia que tendr grandes
consecuencias en la descripcin de estos archivos. Las consecuencias de las
guerras resultan siempre contradictorias en el mbito de los archivos, por un lado,
suponen la prdida de importantes fondos documentales que han superado en
muchas ocasiones la dura batalla del deterioro que causa el tiempo, pero que no
consiguen superar la accin destructiva del ser humano; y por otro lado, la
postguerra aumenta las tareas de descripcin documental y la revisin de los
instrumentos con la finalidad de evaluar que fondos documentales que se han
conservado y cules han desaparecido, adems de provocar nuevas clasificaciones
y organizaciones sobre los fondos desbaratados. Esta situacin se observa
claramente en el mbito de los archivos municipales, por ser aquellos que quizs

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 204


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

han estado menos protegidos en los conflictos blicos.

Fernndez Hidalgo y

Garca Ruiprez han comentado en su obra esta situacin: La Guerra de la


Independencia ocasion serias prdidas en muchos de nuestros archivos como
consecuencia de los saqueos e incendios de las tropas. Este fue el motivo por el
que nuevos intentos de organizacin se llevaron a cabo una vez terminado el
conflicto. Esta situacin se volver a producir en la Guerra Civil.
Una de las obras que nos da informacin sobre la realidad prctica en el
archivo municipal, es el manual de Timoteo Domingo Palacio, archivero del
Ayuntamiento de Madrid, que muestra cuales eran las operaciones relacionadas
con la descripcin en el Ayuntamiento en torno al ao 1872152: Examen y
rotulacin de expedientes y documentos desconocidos; traslacin de los extractos a
papeletas que deben quedar de cada uno de los originales; formacin de legajos
iguales en longitud, latitud y altura, prescindiendo completamente del nmero de
documentos; numeracin de legajos; dem de expedientes y sus papeletas; cotejo
para identificar estas numeraciones; separacin de papeletas de sus originales;
clasificacin; escritura de los estractos o papeletas, y sus signaturas en
Registros153.
Al igual que en la obra de Porras Huidrobo, Domingo Palacio seal el
registro como instrumento bsico de control y descripcin del archivo, pero no lo
consider como el nico. Cuando se realizaba el traslado de la documentacin de
la oficina al archivo, se reflejaba a travs de inventario; se daba una signatura
concreta (representada por la seccin, legajo y nmero de expediente), y se
asentaba en el inventario. Una vez numerado, este inventario pasaba a formar parte
del resto de las relaciones de entrega que se conservaban en el Archivo, con la
152

Existen referencias de organizacin, clasificacin y descripcin de archivos municipales


anteriores a esta obra, es el caso de:
VELZQUEZ Y SNCHEZ, Jos. El archivo municipal de Sevilla: historia, estado y primeras
faenas de su arreglo, situacin actual y proyecto de ordenacin definitiva, Imprenta y litografa,
Librera Espaola y Extranjera [sic] de D. Jos M. Geofrin, Sevilla, 1864.
Sin embargo, la que se constituy como ms importante y con mayores repercusiones fue la de
Timoteo Domingo Palacio, quizs por su carcter de fcil manejo que la aproxima ms a un
manual.
153
DOMINGO PALACIO, Timoteo. Manual del Empleado en el Archivo General de Madrid con
una resea histrica del municipio. Imprenta y Litografa de los Asilos de San Bernardino, 1875, p.
84.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 205


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

diligencia de entrega (hojas del tomo en que se ingresa, la fecha y el nombre del
oficial de quien procede, registrando en el ndice alfabtico las materias,...).
En el manual de Luis Rodrguez de Miguel, se recoga tambin el registro
como instrumento importante del archivo municipal y de las diputaciones
provinciales, adems del ndice. El ndice, para este autor, estaba ntimamente
relacionado con la clasificacin y su organizacin se basaba en sta. Las hojas de
ndice deban incluir los siguientes elementos: aos, objeto, seccin, legajo y
nmero. Las hojas del ndice se encuadernaban en tomos. Este autor recoga
tambin una especie de inventario relacionado con la clasificacin. Y consideraba
el Registro como un instrumento auxiliar del ndice, tal y como figura en su obra:
como el ndice de un archivo, por escasos que sean sus fondos, suele constituir
varios tomos, de aqu es necesario un catlogo que denominaremos Registro de lo
que en cada tomo del ndice se contiene154. Este instrumento adoptaba tambin la
forma de libro, con una relacin de la clasificacin cuyas entradas indicaban el
tomo del ndice en el que se encontraba cada epgrafe.
Otro manual que tuvo importantes repercusiones en los archivos
municipales, entre otros archivos, fue el de Morn y Liminiana, quien tambin
habl del ndice como el instrumento de descripcin por antonomasia del archivo.
En cuanto al resto de los instrumentos de descripcin y control, los considera
auxiliares del ndice: catlogos, inventarios, ndices auxiliares, cuadros sinpticos,
estados, tablas, nomencltores, memoriales y diarios de operaciones. Diferenciaba
entre dos tipos de ndices: el general razonado, o principal, que segn el autor no
se emplea tanto para la bsqueda, como para la conservacin, como una garanta
de la existencia y duracin de los documentos del archivo, este ndice tambin lo
denomin como inventario; y el ndice especial, o parte del ndice general que por
las necesidades del servicio era necesario duplicar, este ltimo si se empleaba en
las bsquedas.

154

RODRGUEZ DE MIGUEL, Luis. Manual del Archivero o sea teora y prctica de arreglo y
clasificacin de los Archivos de las Diputaciones, Beneficencia, Gobiernos de Provincia,
Ayuntamientos y Administraciones Econmicas, Imprenta Cea, Toledo, 1877, p. 104.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 206


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Este autor hablaba del archivo del archivo, lugar en el que se ubicaban
los instrumentos de descripcin para su guarda y custodia. Dentro de este espacio,
el autor, situaba el registro de ndices: es o debe ser uno o ms libros en folio de
500 fojas, donde se anoten no solo los incidentes del ndice general del archivo y
sus documentos auxiliares, sino cuantos ndices, inventarios, facturas o relaciones
que viniesen con las remesas de documentos, que se hicieren al archivo, y todas
cuantas vicisitudes experimente el ndice y las entregas de documentacin o
entradas del material cientfico155.
2.1.2. La realidad prctica de la descripcin
Entre los primeros instrumentos de control archivstico del Ministerio de
Fomento156, nos encontramos con un registro de fondos documentales datado a
principios del siglo XIX. En este registro se muestra como la confusin de la
terminologa a la hora de denominar los instrumentos est presente en la prctica
diaria durante esta poca y proviene probablemente de la propia oficina. En este
instrumento se encuentran insertas mltiples relaciones documentales que en el
registro se denominan con diversos trminos: ndice, relacin o inventario, que se
usan indistintamente para denominar el mismo instrumento con los mismos
elementos referenciales. Este instrumento se form con relaciones de entrega que
se remitan con los fondos documentales que ingresaban en el archivo, en algunas
ocasiones, los fondos documentales no iban acompaados de sus respectivas
relaciones de entrega y el propio archivo receptor realizaba la relacin para incluir
su asiento en el registro. Estas relaciones que se elaboraron a mano y que se
encuentran en papeles individuales, contienen los siguientes elementos, aunque en
algunos casos son variables: Denominacin del fondo documental o negociado de
origen, nmero de legajo, asunto (ms o menos extenso), fechas.
Adems de este instrumento, en el archivo del Ministerio de Fomento se
form un ndice de los primeros archivos y fondos documentales que se ingresaron
155

MORON Y LIMINIANA, Jos. Manual de Arquivonoma. Tratado terico-prctico del orden


que debe observarse en los archivos para su arreglo, conservacin y servicio til a los archiveros,
secretarios de tribunales, ayuntamientos y en general a todos lo que hayan de manejar
documentos, Imprenta de la Viuda de Ayoldi, Valencia, 1879, p. 247.
156
Archivo General de la Administracin. Registro de los fondos documentales ingresados en
Archivo del Ministerio de Obras Pblicas y Urbanismo. Legajo 17310.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 207


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

en el centro. Este ndice se plasm en formato de libro encuadernado formado por


hojas de papel timbrado. En el interior del ndice aparecen diferentes fondos
documentales, uno de estos fondos documentales se encabeza con la siguiente
denominacin: inventario de los efectos. Los legajos y libros de archivo se han
considerado como un bien ms a la hora de disgregarse o desaparecer una
institucin de carcter pblico o privado, sobre todo, en el Antiguo Rgimen; por
ello, en muchas ocasiones, es necesario buscar los fondos documentales en los
inventarios de bienes de las instituciones. En este ndice en el que se recogen los
fondos documentales ingresados en el archivo, aparecen relaciones de bienes,
aparte de las archivsticas. En el ao 1836, se suprime el Seminario de Nobles de
los Padres Jesuitas y todos los bienes de este Seminario, incluidos sus papeles,
pasan al Estado tras su desaparicin. En el ndice aparece una autntica
descripcin del edificio, el mobiliario, los libros y los documentos de la
institucin, incluso se describen los muebles del archivo del Seminario: Un
armario de pino pintado de porcelana con red de alambre y figurando tres armarios
con dos cuerpos y dos de entrepao en el alto y bajo y seis puertecitas de a dos
hojas cada uno. Otro dem, uno de dos cuerpos con su entrepao en cada uno y 3
cajones en el cuerpo inferior. Una mesa de pino pintada como de despacho con tres
cajones y barandilla de madera y otra dem de pino blanca con encerado en el
acabado. Otra de las denominaciones que encabezan las relaciones de fondos
documentales es nota de los papeles. Esta ltima denominacin denota la poca
importancia que tiene la documentacin en los inventarios de bienes. En este
ndice vemos relaciones de ndices e inventarios de otros archivos entre los fondos
documentales. Con los fondos documentales transferidos de los archivos que se
disgregan, se transfieren tambin los inventarios o instrumentos de descripcin o
control, que se incluyen en el conjunto del resto de los documentos, en muchas
ocasiones sin diferenciarse del resto del fondo documental157.
Los cambios de ubicacin de los fondos documentales, bien sea dentro del
propio archivo o bien por transferencia a otra institucin, han supuesto la continua
modificacin de los instrumentos de descripcin de los fondos documentales,
157

Archivo General de la Administracin. ndice de los fondos documentales ingresados en


Archivo del Ministerio de Obras Pblicas y Urbanismo. Legajo 17310.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 208


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

con la finalidad de plasmar su nueva ubicacin fsica e intelectual

en los

instrumentos de descripcin. De ello da cuenta un oficio del jefe del archivo del
Ministerio de Instruccin Pblica y Bellas Artes, de 4 de octubre de 1897158:
Terminados los trabajos de instalacin provisional de este Archivo, tengo el gusto
de participar que desde esta fecha queda abierto al servicio del Ministerio y del
pblico, pero habindonos de ocupar en la labor de rectificar los ndices, de dividir
legajos, para adaptarlos a las nuevas estanteras, de estarcir carpetas y otras
operaciones necesarias para la instalacin definitiva, ruego que hasta nuevo aviso,
no nos remitan legajos, documentos, libros, ni expedientes. El cambio de
ubicacin han supuesto grandes quebrantos para los archiveros, que non han
podido prestar servicio de los fondos documentales hasta darles una ubicacin
fsica e intelectual a las unidades de instalacin. Estos cambios en el fondo
documental se han plasmado en el instrumento de descripcin de mltiples
maneras antes de la aparicin de tcnicas informticas para la elaboracin de los
instrumentos. En los viejos instrumentos de descripcin elaborados a mano o
mecanografiados nos encontramos escritos en diferentes grafas las nuevas
anotaciones. Entre las correcciones se encuentran la reasignacin de signaturas en
los propios instrumentos que se transfieren con la documentacin. En otras
ocasiones se realizan nuevos instrumentos de descripcin y las relaciones de
entrega se convierten en instrumentos provisionales que, una vez corregidos,
sirven para dar servicio inmediato, a la espera de la elaboracin de nuevos
instrumentos de descripcin. El problema se encuentra en que, demasiadas veces,
los instrumentos de remisin del fondo documental, se convierten en instrumentos
de acceso y no se elabora un instrumento nuevo por falta de recursos o tiempo. En
algunos casos, se observa que el instrumento nuevo que se realiza del fondo
documental, resulta ser ms pobre, desde el punto de vista de la informacin
aportada, que el instrumento que ha acompaado la transferencia. Muchas veces
los viejos instrumentos se han perdido o han quedado ubicados en la institucin
que ha transferido los fondos. Es necesario conservar y permitir el acceso a los
viejos instrumentos de descripcin, teniendo presente que forma parte de la
158

Archivo General de la Administracin. Oficio del jefe del archivo del Ministerio de Instruccin
Pblica y Bellas Artes, de 4 de octubre de 1897. Ministerio de Instruccin Pblica y Bellas Artes.
Legajo 17314.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 209


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

historia archivstica del fondo, con las indicaciones adecuadas para evitar
confusiones, puesto que el instrumento de descripcin antiguo tiene sus propias
problemticas (no siempre est cotejado adecuadamente, ya que muchos de sus
expedientes o unidades de instalacin han vuelto al archivo de origen, la
documentacin puede encontrarse en un orden muy diferente en el archivo de
destino que el que tena en el archivo de origen,...). Los antiguos instrumentos de
descripcin de un fondo documental, forman parte de las diversas fases de trabajo
sobre los documentos, muchos de ellos fueron realizados por grandes profesionales
que dedicaron sus horas y vida a sondear el mare magnum documental, as pues,
su preservacin es esencial para conocer la evolucin de los instrumentos de
descripcin.
El reflejo documental de los trabajos de descripcin realizados en el seno
de las instituciones archivsticas estatales a mediados del siglo XIX, se plasman en
los estados de trabajos159 realizados durante un periodo cronolgico determinado
por el personal especializado en archivos, formado en este periodo en la Escuela
Diplomtica. Los primeros trabajos archivsticos de los que tenemos noticias en el
siglo XIX, se centran en la descripcin de los fondos eclesisticos procedentes de
las instituciones desamortizadas. Durante el siglo XIX los archivos eclesisticos,
tanto de clero regular como secular, fueron los que sufrieron mayores quebrantos,
muchos de ellos, fueron ingresados en la Real Academia de la Historia como
consecuencia de la desamortizacin; siendo el origen del Archivo Histrico
Nacional. De hecho los primeros inventarios que se realizaron durante el siglo XIX
en el mbito del Cuerpo Facultativo iban destinados a controlar la riqueza del
patrimonio documental y bibliogrfico eclesistico. Estos trabajos se realizaron en
la Real Academia de la Historia hasta la creacin del Archivo Histrico Nacional
al que se traspasaron los fondos documentales desamortizados y con ellos los
inventarios. En los estados se refleja la relacin nominal del personal, el fondo
documental que trabajaba cada archivero, el nmero de papeletas y el nmero de
documentos tratados durante el periodo, un ejemplo de redaccin de asiento en
estas relaciones es: D. Vicente Sinisterra. Ha extractado 203 documentos del
159

Los estados de trabajo eran partes de tareas que se pasaban peridicamente al Ministerio
encargado de las funciones archivsticas, para dar cuenta de los trabajos que se estaban realizando.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 210


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Monasterio de Santa Cristina. Total 219 (papeletas)160. Se reflejaba el tipo de


tarea descriptiva que se realizaba: inventario, extractado de documentos
(catalogacin), clasificacin: D. Vicente Carra y Salelles. Ha hecho 27 papeletas
de inventario de los documentos Jesuitas del Per y ha clasificado
cronolgicamente 500 cartas de los Jesuitas de Valencia161. Tambin se reflejan
las tareas de revisin previas a la publicacin de los instrumentos de descripcin:
D. Vicente Vignan. Se ha ocupado en la revisin de todos los papeles
pertenecientes a los Jesuitas y en la de las papeletas del Monasterio de Sahagn,
que han de publicarse en el presente ao162. En estas relaciones no slo aparecen
reflejados los trabajos de descripcin de los fondos documentales sino tambin
otras tareas administrativas que realizaban los archiveros como la realizacin de
oficios, memorias, consultas,
La descripcin del contenido de los fondos documentales no slo se plasm
en los instrumentos de descripcin, en muchos archivos, se indic la clasificacin
y la descripcin de los documentos en cartelas que se ponan en las propias cajas,
legajos, documentos, para facilitar la localizacin de la documentacin en los
depsitos documentales. Un ejemplo de de esta prctica la encontramos en la
Instruccin para la realizacin de transferencias al Archivo General Central de
Alcal de Henares de 1860: En cada legajo se pondr, adems del nmero que le
corresponda, el nombre de la procedencia respectiva y la resea del contenido,
tomada del inventario o de una ligera inspeccin del legajo163. Algunas cajas,
archivadores, carpetillas incluyen incluso pequeos formularios para rellenar el
contenido de sus documentos. Esta prctica habitual en el mundo bibliotecario,
consistente en facilitar la localizacin fsica de la documentacin, mediante la
reproduccin fsica de la clasificacin y descripcin intelectual, no resulta
pragmtica en el mbito archivstico, ya que permite el fcil acceso a cualquier
persona a documentacin que en muchas ocasiones contienen informacin no
160

Archivo General de la Administracin. Ministerio de Instruccin y Bellas Artes. Parte de trabajo


del Archivo Histrico Nacional. 31 de Marzo de 1867, Madrid, AGA,31,6964.
161
Archivo General de la Administracin. Ministerio de Educacin. Parte de trabajo del Archivo
Histrico Nacional. Septiembre de 1869, Madrid, AGA,31,6964.
162
Archivo General de la Administracin. Ministerio de Educacin. Parte de trabajo del Archivo
Histrico Nacional. 31 de Marzo de 1867, Madrid, AGA, 31,6964.
163
Archivo General de la Administracin. Ministerio de Instruccin Pblica y Bellas Artes, AGA,
31, 6690, Leg. 6542-12.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 211


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

accesible, por otro lado, el archivo, tiende a un constante movimiento, sobre todo
en los inicios de su ciclo vital, la organizacin o clasificacin fsica se
desbarajustar al realizar la transferencia de la documentacin a otra instalacin.
2.1.3. La formacin de los archiveros en la descripcin archivstica
Para acercarnos ms a la formalizacin de los instrumentos archivsticos no
slo es necesario conocer la evolucin de la teora, a travs de los manuales y la
regulacin, o la prctica a travs de los propios trabajos, es preciso conocer
tambin en que mbitos y bajo que influencias acadmicas se formaron los
archiveros en Espaa.
Por Real Decreto de 1856 del Ministerio de Fomento164, se cre en Madrid
la Escuela Diplomtica, como bien es conocido, esta creacin institucional se sita
dentro de una corriente de fundacin de Escuelas en toda Europa para la formacin
de especialistas en Archivos. La primera Escuela de estas caractersticas se cre en
Pars en el ao 1821, se trata de la cole des Chartes, este centro continu su
andadura hasta nuestros das, a diferencia de la Escuela Diplomtica espaola165,
que desaparecer prontamente a finales del siglo XIX.166
La formacin tena una duracin de tres aos y entre las materias que se
impartan se encontraba la clasificacin y arreglo de los archivos y bibliotecas.
Bajo la denominacin de arreglo, se entenda tanto la ordenacin como la
descripcin de los archivos y bibliotecas. En cuanto a la metodologa no slo se
imparta la tradicin archivstica espaola sino tambin extranjera.
164

Real Decreto creando en Madrid una Escuela de Diplomtica. (Gaceta de Madrid n 1375, de
09/10/1856).
165
La Escuela Diplomtica ha sido varios autores de los que me gustara resaltar los estudio de:
TORREBLANCA, Agustn. La Escuela Superior de Diplomtica y la poltica archivstica del
siglo XIX. En: Historia de los archivos y de la Archivstica en Espaa / coord. por Juan Jos
Generelo Lanaspa, ngeles Moreno Lpez, Ramn Alberch i Fugueras, 1998.
SOTELO MARTN, Elena: La Escuela Superior de Diplomtica en el Archivo General de la
Administracin, en Anexos de Signo. 1, Universidad de Alcal, 1998. En: La Escuela Superior
de Diplomtica (1856-1900). Fondos documentales para su estudio, en La investigacin y las
fuentes documentales de los archivos: I y II. Jornadas sobre Investigacin en Archivos, vol. 2,
1996.
166
MARTN FUERTES, Jos Antonio. La evolucin de la Archivstica con disciplina en Espaa
(1975-2000). En. Cuadernos de Documentacin Multimedia, n 10, Madrid, 2000.
[http://multidoc.rediris.es/cdm/]

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 212


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

La Escuela necesitaba un Reglamento para el ejercicio diario de sus


actividades, por ello en el ao 1860167, se publicarn las normas bsicas de
funcionamientos del centro. En este mismo ao, la Junta de Archivo, institucin
tambin creada a mediados del siglo XIX, remite una comunicacin a los
Ministerios en la que insiste sobre que sus archivos sean servidos por quienes
tengan el ttulo de archivero-bibliotecario168. Esta comunicacin es sintomtica de
la valoracin pblica del ttulo expedido en la Escuela.
En el Reglamento de 1860 se recoga que la formacin recibida por los
alumnos los dotara de las herramientas necesarias para llevar a cabo la
catalogacin de cualquier bien cultural, no slo de los documentos de archivo.
Para la prctica de catalogacin ser fundamentalmente el tercer ao, cuando la
Escuela Diplomtica se centra en la prctica de la descripcin archivstica al
impartir la leccin de Bibliografa, clasificacin y arreglo de Archivos y
Bibliotecas, esta asignatura se centraba en la elaboracin de instrumentos de
descripcin. Entre las materias que se impartan: historia de la imprenta; nociones
generales de bibliografa, teora y prctica; de la clasificacin y arreglo de
Archivos y Bibliotecas; mtodos empleados dentro y fuera de Espaa; historia y
organizacin

de

los

establecimientos;

historia

organizacin

de

los

establecimientos de ambos ramos.


Para conocer la importancia de la descripcin de los fondos documentales
en la Escuela Diplomtica, es interesante ver la evolucin de la asignatura, as
como conocer la trayectoria del profesorado que las imparta. La asignatura de
bibliografa, con la que los alumnos adquiran las tcnicas de catalogacin tanto
de archivos como bibliotecas, era impartida desde 1866, por Cayetano Rosell, que
desempeaba esta ctedra por Real Orden de 18 de diciembre169, este docente era
jefe de primer grado y director especial de bibliotecas y de la seccin de

167

Reglamento de 31 de mayo de 1860, de la Escuela Superior Diplomtica. (Gaceta de Madrid n


154, de 02/06/1860). La descripcin aparece especialmente reflejada en el Captulo II. Del orden
de las clases y mtodo de enseanza.
168
RAMOS RUIZ, Carlos. Catlogo de la documentacin referente a los archivos, bibliotecas y
museos arqueolgicos, Madrid, 1950, p. 14.
169
PEIR MARTN, I. y PASAMAR ALZURIA, G. La escuela superior diplomtica, los
archiveros en la historiografa espaola contempornea, ANABAD, Madrid, p. 74.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 213


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

manuscritos de la Nacional. Se observa un marcado carcter bibliotecario en los


primeros aos de la escuela en la formacin de los archiveros en las funciones de
descripcin.
Entre los aos 1879 y 1889 la asignatura cambi su denominacin, pasando
a denominarse bibliografa e historia de la literatura, el encargado de la
formacin de los alumnos de la Escuela era Toribio del Campillo y Casamor,
historiador y archivero170. Se produce un cambio en el carcter de la asignatura
hacia una formacin ms historiogrfica y archivstica.
En el curso de 1884-1885, adquiri un carcter ms prctico en la
denominacin, sin embargo, no era impartida por un docente concreto, era
impartida por auxiliares, en esta poca la descripcin se imparta en la clase:
ejercicios prcticos de clasificacin, catalogacin y arreglo de archivo171.
En el curso de 1897-1898 cambi de nuevo la denominacin por la de
archivonoma y ejercicios prcticos de archivos, imparta de nuevo la asignatura
un profesor concreto, pero con carcter auxiliar, Juan G. Lpez Valdemoro172.
Por otro lado, no era una asignatura de gran afluencia por parte del
alumnado, entre 1858-1867 se matricularon en bibliografa y arreglo de archivos
y bibliotecas, un total de 54 alumnos, en dos cursos el de 1858-1859 y el de 18591860. Fue una de las clases con menos matriculados173.
Entre los aos 1876 y 1900 se matricularon en la asignatura de
archivonoma 28 alumnos, concretamente entre los aos 1888 y 1900, igual
nmero de alumnos que en la de bibliologa174.
Entre otras tcnicas auxiliares fundamentales para la catalogacin de
documentos que se impartieron en la Escuela, nos encontramos con la paleografa,
sin conocimientos de esta materia y herramientas para la crtica histrica y
170

dem, p. 89.
dem, p. 107.
172
dem, p. 119.
173
dem, p. 132.
174
dem, p. 133.
171

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 214


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

diplomtica de los documentos, es imposible llevar a cabo la elaboracin de los


instrumentos de descripcin de documentos anteriores al siglo XIX. La
importancia de esta materia en los trabajos archivsticos del siglo XIX, es recogida
por Mara de las Nieves Peir Graner175, quien seal la creacin por Real Orden
de 21 de julio del ttulo de Revisor de letra antigua, a propuesta de la Real
Academia de la Historia, que sera expedido por el Ministerio de Gracia y Justicia.
Esta autora seala adems la incorporacin de la ctedra de Paleografa en la
Escuela de Diplomtica, por Real Decreto de 7 de octubre de 1856. La paleografa,
as como los conocimientos de diplomtica e historia siempre se han considerado
necesarios para acceder a los puestos pblicos de archivos. Dichos estudios se han
mantenido en las universidades en las facultades de historia a lo largo de la Edad
Contempornea, sin embargo, hoy en da se observan grandes carencias en la
formacin archivstica de los alumnos de la universidad al no considerarse
obligatoria esta materia en los estudios de historia o documentacin y al escasear
los cursos de calidad especficos para la enseanza de la paleografa.
2.2. La descripcin en el siglo XX
2.2.1. Teora y regulacin de la descripcin
2.2.1.1. Regulacin legal en la Administracin Central
En el ao 1901, tras medio siglo intentando concretar y aprobar unas
Instrucciones para la organizacin de los archivos, una Real Orden176 anuncia el
futuro Reglamento de archivos, establece el procedimiento para su formacin y
encarga a la Junta Facultativa la redaccin y propuesta de un reglamento de
carcter tcnico y administrativo para cada una de las tres secciones del Cuerpo. A
raz de esta regulacin se formularon las instrucciones para la redaccin de los
catlogos generales y especiales que en cada clase de establecimientos deban de

175

PEIR GRANER, Mara de las Nieves. El saber histrico en la formacin de los archiveros en
el siglo XIX. El archivo municipal de Burgos. En: Boletn Millares Carlo, 22, 2003, p. 305-341.
176
Real Orden disponiendo que por la Junta facultativa de Archivos, Bibliotecas y Museos se
proceda la redaccin y propuesta de un reglamento para cada una de las tres Secciones del Cuerpo
(Gaceta de Madrid n 256, de 13/09/1901).

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 215


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

existir y el cuadro sistemtico al que deba adaptarse el catlogo general de


materias de las bibliotecas pblicas del Estado.
El Reglamento se publica poco despus de la Real Orden, en noviembre de
ese mismo ao por Decreto177 propuesto por el Ministerio de Instruccin Pblica y
Bellas Artes. Este texto se ha convertido en un Reglamento de larga duracin, al
publicarse recientemente el ltimo Reglamento. Habr que esperar ms de un siglo
para su actualizacin.
El Reglamento de 1901 recoge instrucciones tanto para la formacin de
instrumentos de descripcin como los de control. El tratamiento de los
instrumentos de descripcin es amplio y se recoge en diversos artculos. En los
diferentes archivos (Generales, el Histrico Nacional, el Central de Alcal de
Henares, el de Simancas y el de Indias) se estableca una Junta de Gobierno, cada
uno de los jefes de las respectivas juntas deban de or a la Junta en: la publicacin
de los catlogos y en las reformas respecto a la catalogacin y ordenacin de los
ndices, siempre y cuando no se alejase de las instrucciones generales redactadas
por la Junta Facultativa de Archivos, Bibliotecas y Museos. El Jefe de los
Archivos era responsable de los catlogos, de que se redactasen con toda exactitud,
y de que no sufrieran retraso.
Los encargados de la seccin confrontaran, previo decreto del Jefe, los
inventarios de documentos que tendran entrada en el Archivo y pondran en
aquellos su conformidad si resultasen exactos, o consignaran a continuacin los
errores u omisiones que contuviesen; exponiendo los defectos que observasen en la
catalogacin.
El Reglamento estableci que para la buena organizacin tcnica deber
de haber en los archivos:

177

un cuadro de clasificacin de fondos;

Decreto de 22 de noviembre de 1901 por el que se aprueba el Reglamento de Archivos del


Estado (Gaceta de Madrid, de 26/11/1901)

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 216


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

un inventario general, que lo constituirn los inventarios parciales de entrega

de los fondos que se recibieran en el Archivo. Cuando en alguna Seccin no


hubiese inventarios de entrega, se supliran stos por los catlogos que se hubieran
formado posteriormente. Estos inventarios se colocaran por orden cronolgico, y
llevaran la signatura de los papeles a que se referan; un inventario topogrfico
que indicase el lugar que los libros, documentos y legajos ocupasen en los estantes
y en las salas;

un catlogo que expresase el contenido de cada legajo y su numeracin

correlativa dentro de cada serie, con su signatura;

un ndice que individualizase cada documento o expediente, determinando la

materia de que se tratase; las cdulas de este ndice se clasificaran por orden
cronolgico, topogrfico, alfabtico o de materias, segn el ndole de los papeles y
con arreglo a las instrucciones que dictase la Junta facultativa del ramo;

un catlogo de procedencias, cuando stas sean muy numerosas;

un catlogo de los libros manuscritos que contuviese cada Seccin;


El inventario general se guardara bajo llave, que tendra el Jefe o el Secretario,

donde lo hubiere. De este inventario se sacaran copias, cuando fuese necesario,


para los encargados de Seccin; adems de los catlogos e ndices enumerados, se
formaran los ndices auxiliares que fuesen necesarios para la ms fcil
localizacin de los documentos; en los Archivos en que la calidad de sus fondos lo
permitiese, se formaran tambin catlogos especiales; los documentos que
tuvieran sello pendiente o de placa se separaran de sus respectivas procedencias
para formar con ellos una Seccin especial, que se denominara, Sigilogrfica; los
Archivos que poseyesen colecciones de sellos, de estampas sueltas, de dibujos
Originales, de facsmiles de documentacin, de mapas o planos sueltos, de
fotografas y dems objetos anlogos, deberan tener catlogos especiales de estos
objetos; los Archivos que tuviesen catlogos impresos pondran ejemplares de
ellos a disposicin del pblico; con permiso del Jefe del establecimiento, podran
tambin consultar el pblico los catlogos manuscritos encuadernados. Los
catlogos manuscritos fuera de uso se conservaran en la Secretara del Archivo,
sin que por ningn pretexto se inutilizasen.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 217


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

En el Reglamento de Archivos se trataron tambin los instrumentos de


control, en todos los archivos se llevara: un registro de entrada y salida de
comunicaciones oficiales; un registro de las actas de la Junta de Gobierno; un
registros de actas de visita de Inspeccin; un registro de entrada de fondos; un
registro de salida definitiva; un registro de movimiento de fondos y un registro de
actas de recuento. La entrada de libros impresos con destino a la Biblioteca se
registrara en un libro especial. Recoge la siguiente tipologa de instrumentos de
control: el registro de entrada y salida de fondos, de movimiento y de actas de
recuento.
En relacin a la entrada de fondos; todos los libros, documentos y
expedientes que se remitiesen a los Archivos deberan enviarse con relaciones
duplicadas de inventario, las cuales se confrontaran la una con la otra, y ambas
con los fondos que relacionaban. Si de esta confrontacin resultase que las
relaciones fuesen exactas, el encargado de la Seccin pondra su conformidad en la
que quedaba en el Archivo, y en la otra pondra el Jefe, el "Recib", devolvindose
al establecimiento, centro o dependencia de donde procediese. Si resultasen del
cotejo omisiones o errores, el mismo encargado de la Seccin los anotara en la
expresada relacin que quedaba en el Archivo, y esas mismas notas se trasladaran
a las que se devolvan. En uno y otro caso, y despus de hechas las
comprobaciones, se registraba la relacin en el libro de entrada de fondos. Estas
relaciones o inventarios de entrada llevaban una numeracin correlativa. Por
ningn motivo se podan hacer tachones y raspaduras en el registro general de
entrada de fondos. Todo error que en l se consignase, deba salvarse con tinta roja
entre lneas o en la casilla de "Observaciones". Todos los volmenes y los
documentos

importantes

deban

ser marcados

con

sello

del

Archivo,

inmediatamente despus de su inscripcin en el registro general de entrada.


En relacin a la salida definitiva de fondos, al realizarse un traslado de
fondos de uno a otro establecimiento, el jefe del Archivo que remitiese el fondo
deba hacer por duplicado un inventario detallado de todos los documentos,
expedientes y libros que tena que entregar, y enviara con ellos todas las cdulas y
catlogos que a aquellos documentos se refiriesen, consignando todo en el libro de

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 218


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

registro de salida definitiva. Las relaciones de inventarios se acompaaran a la


remesa, y el Jefe del Archivo adonde se destinasen los documentos devolvera una
de ellas, despus de rellenar las formalidades.
Con respecto al movimiento de fondos; en el libro correspondiente se
registraran todos los pedidos de documentos y expedientes, las certificaciones que
se solicitasen, los informes que se reclamasen y las copias y consultas que se
hiciesen.
La descripcin es una de las facetas profesionales del archivero que est a
su vez ligada a la difusin. Un decreto del ao 1932, reafirma en su artculo 3 esta
funcin puramente archivstica: la misin del Cuerpo de Archiveros,
Bibliotecarios y Arquelogos consiste, no solamente en custodiar y conservar los
fondos que el Estado le encomienda, sino en facilitar su consulta y
aprovechamiento mediante la formacin y publicacin de inventarios, catlogos e
ndices y en contribuir con trabajos de investigacin al estudio, interpretacin y
crtica de dichos fondos178.
Durante el siglo XX se desarrolla ampliamente la normativa que regula los
instrumentos centralizados de control del patrimonio documental, aunque la
iniciativa parte del siglo anterior. El Reglamento de Archivos de 1901179, establece
como funcin de la Junta Facultativa de Archivos, Bibliotecas y Museos, la
redaccin de las instrucciones generales respecto a la catalogacin y ordenacin de
ndices, en su artculo 5 e), se encargara de establecer las instrucciones para los
ndices parciales de los establecimientos, mientras no se configure un ndice
general de todos los archivos. A la espera de una Instruccin para la formacin de
los parciales, ser imposible la formacin del ndice general de los
establecimientos.

178

Decreto relativo al Cuerpo facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arquelogos. (Gaceta de


Madrid n 142, de 21/05/1932).
179
Decreto de 22 de noviembre de 1901, por el que se aprueba el Reglamento de Archivos del
Estado (Gaceta de Madrid 26/11/1901).

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 219


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

La primera Ley de Patrimonio, del ao 1933180, no recoga la elaboracin


del ndice general del patrimonio documental, dejando en un segundo plano este
patrimonio, en esta ley se vislumbra la posibilidad de establecer una legislacin de
base en su artculo 4: Una Ley especial regular lo relativo a la conservacin de la
riqueza bibliogrfica y documental de Espaa, quien quiera que sea su poseedor,
siempre que no est al cuidado del Cuerpo Facultativo de Archivos, Bibliotecas y
Museos. En este precepto se considera que los documentos bajo la supervisin del
Cuerpo Facultativo estn perfectamente protegidos al exceptuarse.
En sustitucin al Patronato del Archivo Histrico Nacional181 se cre el
Patronato Nacional de Archivos Histricos dependientes del Ministerio de
Educacin Nacional por Decreto de 1947182. En este Patronato se integraran el
Archivo Histrico Nacional y los dems archivos de carcter histrico que se
dispusieran por Orden Ministerial a propuesta de la Direccin General de Archivos
y Bibliotecas. Los fines de dicho patronato seran: promover las publicaciones de
inventarios, catlogos, series documentales y trabajos, con la colaboracin, en caso
oportuno, de los organismos con el relacionados y la comunicacin de los archivos
con los dems nacionales y extranjeros y con las corporaciones cientficas.
En un Decreto183 del ao 1942, se regul en relacin al ambicioso proyecto
de catalogacin de la totalidad del patrimonio archivstico y bibliotecario, en los
siguientes artculos:
Artculo Primero. El Ministerio de Educacin Nacional queda encargado de la
formacin, del Catlogo del Tesoro Bibliogrfico y Documental de Espaa y
autorizado para dictar instrucciones de carcter general que sean necesarias en el
cumplimiento de esta misin.
180

Ley relativa al Patrimonio Artstico Nacional. (Gaceta de Madrid n 145, de 25/05/1933).


Este primer patronato se cre por la Ley de 23 de octubre de 1931, por el que se crearon los
patronatos directivos e inspectores de diversos centros, adems del Patronato del Archivo Histrico
Nacional, se crearon: el de Indias, el de Simancas, el de la Corona de Aragn. La ley estableca la
posibilidad de crear patronatos en cuantos otros Archivos, Bibliotecas y Museos estimara necesario
el Ministro del ramo de patronatos.
182
Decreto de 8 de mayo de 1947 sobre el Patronato Nacional de Archivos Histricos. (Boletn
Oficial del Estado, n 150 de 30/05/1947).
183
Decreto por el que se ordena la formacin del "Catlogo del Tesoro Bibliogrfico y Documental
de Espaa". (Boletn Oficial del Estado n . 362, de 28/12/1942).
181

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 220


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Artculo Segundo. Todos los Centros, Organismos y Establecimiento vendrn


obligados a la redaccin de los Inventarios y Catlogos de sus Colecciones
Bibliogrficas y Documentales y la formacin de listas especiales de los
ejemplares mltiples que posean.
Artculo tercero. Centros y establecimientos oficiales que no estn servidos por
personal del Cuerpo de Archiveros, Bibliotecarios y Arquelogos y los de carcter
particular que contengan fondos de especial inters, podrn solicitar del Ministerio
de Educacin Nacional la colaboracin de aquel personal para cumplir la
obligacin impuesta en el artculo anterior. Pero en todo caso, unos y otros,
atendern a las instrucciones de carcter general dadas por dicho Departamento
para la ejecucin del presente Decreto.
Artculo cuarto. Los Archivos y Bibliotecas eclesisticos podrn colaborar a la
obra encomendada al Ministerio de Educacin Nacional, y as lo gestionar ste de
las Autoridades correspondientes, ofreciendo, ya sea, los servicios del Cuerpo de
Archiveros, Bibliotecarios, por si ellas juzgasen conveniente su intervencin, ya
subvencin para el personal propio de que aquellos Centros disponga.
Para el cumplimiento de la Normativa expuesta se crearon por Orden
Ministerial Comisiones para la formacin del Catlogo Bibliogrfico y
Documental de Espaa. Estas Comisiones tenan como finalidad la formacin de
inventarios de las colecciones de documentos, de cdices, manuscritos e impresos
de los siglos XV, XVI y XVII. Las primeras Comisiones que se crearon fueron en
Barcelona, Crdoba, Granada, Palma de Mallorca, Salamanca, Santiago, Sevilla,
Tarragona, Vitoria y Zaragoza184. Estas Comisiones se centralizarn en Madrid, a
travs de la Comisin Central del Catlogo Bibliogrfico Documental de Espaa
en el ao 1945185. Esta Comisin estaba constituida por dos Secciones, una de
Archivo y otras de Bibliotecas. La Seccin de Archivos estaba presidida por el
Inspector de Archivos, y entre sus funciones figuraba: reunir los materiales

184

Orden por la que se crean Comisiones para la formacin del Catlogo Bibliogrfico y
Documental de Espaa. (Boletn Oficial del Estado n 302, de 28/10/1944).
185
Orden por la que se crea en Madrid la Comisin Central del Catlogo bibliogrfico documental
de Espaa. (Boletn Oficial del Estado n 62, de 03/03/1945).

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 221


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

remitidos por las Comisiones; proponer a la Direccin General los planes para la
mejor realizacin del Catlogo; orientar y dirigir los trabajos y preparar el plan de
publicacin de los inventarios y catlogos.
El Decreto de 27 de junio de 1952, cre el Servicio Nacional de
Informacin Documental y Bibliogrfica186, este organismo se crea con la
finalidad de agilizar la formacin el Catlogo del Tesoro Bibliogrfico y
Documental de Espaa. Entre sus funciones se recoga: redactar y publicar el
Catlogo del Tesoro Documental y Bibliogrfico; inventariar la documentacin
histrica y de los fondos bibliogrficos; formar una gua o ndice de la bibliografa
existente en los archivos y bibliotecas; informar a los investigadores y preparar
planes de seguridad de la documentacin y para completar las series documentales
y bibliogrficas.
Por Decreto de 12 de junio de 1953 se dictan disposiciones para la
formalizacin del Inventario del Tesoro Artstico Nacional187, pero de nuevo al
igual que la ley de 1933, se excepta de la regulacin el patrimonio documental,
que se recoge en su artculo 2: Queda exceptuado de este Decreto cuanto se
refiere a la conservacin de la riqueza bibliogrfica o documental de Espaa que
ser objeto de disposiciones especiales.
Habr que esperar al ao 1972 para encontrar una disposicin que recoja de
modo extenso la obligacin de relacionar la totalidad del patrimonio documental
en un instrumento de control por un organismo pblico central, el encargado ser
el Servicio Nacional del Tesoro Documental y Bibliogrfico. En este caso la
disposicin se public en forma de Ley188, en su artculo tercero se recoga: El
Servicio Nacional del Tesoro Documental y Bibliogrfico de la nacin proceder a
confeccionar un registro-inventario de las series documentales, colecciones o
piezas que deben integrarse en el Tesoro Documental y Bibliogrfico de la Nacin.
186

Decreto de 27 de junio de 1952, cre el Servicio Nacional de Informacin Documental y


Bibliogrfica. (Boletn Oficial del Estado n 198, de 16/07/1952).
187
Decreto de 12 de junio de 1953 se dictan disposiciones para la formalizacin del Inventario del
Tesoro Artstico Nacional (Boletn Oficial del Estado, n 182, 0107/1953).
188
Ley 26/1972, de 21 de junio (Jefatura), para la defensa del Tesoro Documental y Bibliogrfico
de la Nacin y regulacin del comercio de exportacin de obras pertenecientes al mismo. (BOE n
149 de 22/06/1972).

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 222


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Los particulares, instituciones pblicas o privadas, organismos de la iglesia y


centros oficiales, as como las personas o entidades mercantiles dedicadas al
comercio de libros y documentos, vendrn obligados a prestar su colaboracin en
la confeccin de este Registro-Inventario, suministrando los datos que con este fin
les sean solicitados por el citado Servicio y facilitando la tarea al personal
encargado de su redaccin.
En el artculo octavo-uno se establecan los lmites de la recogida de
informacin: Los fondos integrados en el Tesoro Documental y Bibliogrfico de
la Nacin que sean de propiedad del Estado sern incluidos en el Inventario
General de Bienes y Derechos del Estado. Y en el artculo veinte-dos se recogan
las funciones del Servicio Nacional del Tesoro Documental y Bibliogrfico:
Confeccionar el Catlogo General del Tesoro Documental y Bibliogrfico de la
Nacin e informar sobre el mismo y Confeccionar el Registro-Inventario regulado
en el artculo tercero.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 223


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

PROVINCIA
LOCALIDAD..
ORGANISMO, ENTIDAD O PARTICULAR
ARCHIVO DE
Series que comprende
Dgase si est
inventariada en
su totalidad o
en que parte

CONCEPTO

NMERO DE: (1)

Libros

Expedientes

Carpetas

FECHAS

ESTADO

TOPES

DE

(2)

CONSERVACIN

Legajos

(1)._ Consgnese en cada casilla lo que existe de ese formato, sin duplicar el contenido de una en
otra
(2)._ Expresada e aos, y cuando no sea posible, en siglos.

Figura 4. Ejemplo de hoja de vaciado del censo-gua de archivos en los aos sesenta se compona
de los siguientes campos

Estas disposiciones fueron derogadas al publicarse la legislacin que rige


actualmente la elaboracin de instrumentos pblicos de control de la totalidad del
patrimonio histrico del territorio estatal, entre las cuales encontramos la Ley de
Patrimonio Histrico Espaol189. En esta Ley los artculos que recogen la
obligacin de recopilar toda la informacin del patrimonio documental y los
instrumentos especficos de recogida son:
189

Ley del Patrimonio Histrico Espaol. Ley 16/1985 del 25 de junio de 1985. (BOE n 155 de
29 de junio de 1985).

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 224


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

El artculo 53: Los bienes integrantes del Patrimonio Documental y Bibliogrfico,


que tengan singular relevancia, sern incluidos en una seccin especial del
Inventario General de bienes muebles del Patrimonio Histrico Espaol, conforme
al procedimiento establecido en el artculo 26 de esta Ley.
Artculo 60: 1. Quedarn sometidos al rgimen que la presente Ley establece para
los Bienes de Inters Cultural los inmuebles destinados a la instalacin de
Archivos, Bibliotecas y Museos de titularidad estatal, as como los bienes muebles
integrantes del Patrimonio Histrico Espaol en ellos custodiados. 2. A propuesta
de las Administraciones competentes el Gobierno podr extender el rgimen
previsto en el apartado anterior a otros Archivos, Bibliotecas y Museos. 3. Los
Organismos competentes para la ejecucin de esta Ley velarn por la elaboracin
y actualizacin de los catlogos, censos y ficheros de los fondos de las
instituciones a que se refiere este artculo.
Artculo 51:1. La Administracin del Estado, en colaboracin con las dems
Administraciones competentes, confeccionar el Censo de los bienes integrantes
del Patrimonio Documental y el Catlogo Colectivo de los bienes integrantes del
Patrimonio Bibliogrfico conforme a lo que se determine reglamentariamente. 2. A
los efectos previstos en el apartado anterior, la Administracin competente podr
recabar de los titulares de derechos sobre los bienes integrantes del Patrimonio
Documental y Bibliogrfico el examen de los mismos, as como las informaciones
pertinentes para su inclusin, si procede, en dichos Censo y Catlogo.
Tendr que pasar un ao, para que por Real Decreto190, se recoja el
procedimiento de elaboracin y tratamiento de los instrumentos de control estatal
de los bienes muebles del patrimonio cultural espaol y de las comunidades, y por
tanto, tambin del patrimonio documental. Los instrumentos son:

190

Real Decreto 111/1986, de 10 de enero de desarrollo parcial de la Ley 16/1985, de 25 de junio,


del Patrimonio Histrico Espaol.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 225


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

1. Registro General de Bienes de Inters Cultural


Aparece recogido en el Captulo II, en el artculo 21: 1. El Registro
General de Bienes de Inters Cultural tiene por objeto la anotacin e inscripcin de
los actos que afecten a la identificacin y localizacin de los bienes integrantes del
Patrimonio Histrico Espaol declarados de inters cultural. Estar adscrito a la
Direccin General de Bellas Artes y Archivos del Ministerio de Cultura que, a
travs de la Subdireccin General de Proteccin del Patrimonio Histrico,
desarrollar las funciones relativas a la formacin y actualizacin del citado
Registro.
2. Inventario General de Bienes Muebles
Se trata en el artculo 24: 1. El Inventario General comprender los bienes
muebles integrantes del Patrimonio Histrico Espaol, no declarados de inters
cultural, que tengan singular relevancia por su notable valor histrico,
arqueolgico, artstico, cientfico, tcnico o cultural. Estar adscrito a la Direccin
General de Bellas Artes y Archivos del Ministerio de Cultura que, a travs de la
Subdireccin General de Proteccin del Patrimonio Histrico, desarrollar las
funciones relativas a la formacin y actualizacin del citado Inventario General.
3. Censo de los bienes integrantes del Patrimonio documental
Es citado en el Captulo IV, artculo 35: El Ministerio de Cultura, en
colaboracin con las Administraciones de las Comunidades Autnomas,
confeccionar el Censo de los bienes integrantes del Patrimonio Documental y el
Catlogo Colectivo de los bienes integrantes del Patrimonio Bibliogrfico. En el
artculo 36: El Censo comprender la informacin bsica sobre archivos,
colecciones y fondos de documentos, entendidos stos como toda expresin en
lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresin grfica, sonora o en
imagen, recogidas en todo tipo de soporte material, incluso los soportes
informticos, de acuerdo con lo previsto en el artculo 49 de la Ley 16/1985.
Estar adscrito a la Direccin General de Bellas Artes y Archivos. Y en el
artculo 38: El Ministerio de Cultura, odo el Consejo del Patrimonio Histrico,

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 226


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

disear los modelos de descripcin y formular las instrucciones tcnicas de


recogida, tratamiento y remisin de las informaciones por la Administracin
competente, para su integracin por dicho Ministerio en las bases de datos
correspondientes al Censo

y Catlogo

colectivo. No obstante,

ambas

Administraciones podrn convenir el tratamiento informtico parcial o total por la


Comunidad Autnoma respectiva de modo que quede garantizada la integracin
tcnica en las correspondientes bases de datos. En las disposiciones finales,
concretamente en la primera, se recoge: Se autoriza al Ministro de Cultura para
mediante Orden: 4. Dictar las instrucciones precisas para la confeccin de las
fichas tcnicas relativas al Catlogo Colectivo y al Censo del Patrimonio
Documental.
Este Real Decreto fue modificado parcialmente por otro Real Decreto en el
ao 1994191, vemos una nueva redaccin relativa a los instrumentos como la que
refleja el artculo 2.20. El captulo VI pasa a denominarse Elaboracin del Censo
de los bienes integrantes del Patrimonio Documental y del Catlogo Colectivo de
los bienes integrantes del Patrimonio Bibliogrfico.
Por el Real Decreto de 1986 y por el Real Decreto de 1994, que modifica
parcialmente el de 1986, actualmente vigentes, se comenzaron a firmar convenios
de colaboracin entre el Ministerio y las Comunidades Autnomas para la
realizacin del censo-gua192 de archivos, entre las Comunidades que han firmado
dicho convenio podemos nombrar: Islas Baleares193, Galicia194, Valencia195,

191

Real Decreto 64/1994, de 21 de enero, por el que se modifica el Real Decreto 111/1986, de 10
de enero, de desarrollo parcial de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histrico Espaol.
(Boletn Oficial del Estado n 52 de 2/3/1994).
192
El trmino de Censo-Gua se establece a raz de una publicacin del ao 1972, el Censo-Gua,
que se inicia en el Ministerio en el ao 1960 a travs de la Inspeccin General de Archivos. El
censo fue continuado por el CIDA (Centro de Informacin Documental de Archivos), que difunda
la informacin a travs de los PIC (Puntos de Informacin Cultural), posteriormente se ha puesto a
disposicin a travs de Internet en la pgina Web de la Subdireccin General de los Archivos
Estatales, a travs del portal denominado Censo-Gua de Archivos de Espaa e Iberoamrica,
incorporndose los archivos de otros pases, cuyas fuentes documentales son de gran inters para la
difusin de la historia y cultura hispnica.
193
Resolucin de 1 de febrero de 2006, de la Direccin General de Cooperacin y Comunicacin
Cultural, por la que se da publicidad al Convenio de colaboracin entre el Ministerio de Cultura y
la Comunidad Autnoma de las Illes Balears, para la realizacin del Censo del Patrimonio
Documental y del Censo-Gua de los Archivos Espaoles. (Boletn Oficial del Estado n 43 de
20/2/2006).

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 227


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Regin de Murcia196, Principado de Asturias197, Castilla y Len198, Canarias199,


Andaluca200, Castilla-La Mancha201. Para la elaboracin del censo-gua, la
Direccin General del Libro, Archivos y Bibliotecas, a travs de la Subdireccin
de Archivos Estatales, colabora en la actualidad con las Comunidades a travs de
las Consejeras que tienen entre sus funciones el control de los archivos, en la
recogida de datos que nutren y actualizan una plataforma informtica creada para
la constitucin del censo de archivos espaoles. La recogida de informacin se
realiza a travs de un cuestionario o formulario que puede ser en papel o en
soporte informtico, tambin elaborado por la Subdireccin de Archivos Estatales.

194

Resolucin de 1 de septiembre de 2005, de la Direccin General de Cooperacin y


Comunicacin Cultural, por la que se da publicidad al Convenio de colaboracin entre el
Ministerio de Cultura y la Comunidad Autnoma de Galicia, para la realizacin del Censo del
Patrimonio Documental y del Censo-Gua de los Archivos Espaoles. (Boletn Oficial del Estado n
220 de 14/9/2005).
195
Resolucin de 9 de enero de 2003, de la Direccin General de Cooperacin y Comunicacin
Cultural, por la que se da publicidad al Convenio de colaboracin entre el Ministerio de Educacin,
Cultura y Deporte y la Comunidad Autnoma Valenciana, para la realizacin del censo del
patrimonio documental y del censo-gua de los archivos espaoles. (Boletn Oficial del Estado n
19 de 22/1/2003).
196
Resolucin de 2 de diciembre de 2002, de la Direccin General de Cooperacin y
Comunicacin Cultural, por la que se da publicidad al Convenio de colaboracin entre el
Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte y la Comunidad Autnoma de la Regin de Murcia,
para la realizacin del Censo del Patrimonio Documental y del Censo-Gua de los Archivos
Espaoles. (Boletn Oficial del Estado n 303 de 19/12/2002).
197
Resolucin de 2 de diciembre de 2002, de la Direccin General de Cooperacin y
Comunicacin Cultural, por la que se da publicidad al Convenio de colaboracin entre el
Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte y la Comunidad Autnoma del Principado de Asturias
para la realizacin del Censo del Patrimonio Documental y del Censo-Gua de las Archivos
Espaoles. (Boletn Oficial del Estado n 303 de 19/12/2002).
198
Resolucin de 8 de noviembre de 2002, de la Direccin General de Cooperacin y
Comunicacin Cultural, por la que se da publicidad al Convenio de colaboracin entre el
Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte y la Comunidad Autnoma de Castilla y Len, para la
realizacin del Censo del Patrimonio Documental y del Censo-Gua de los archivos espaoles.
(Boletn Oficial del Estado n 284 de 27/11/2002).
199
Resolucin de 29 octubre de 2002, de la Direccin General de Cooperacin y Comunicacin
Cultural, por la que se da publicidad al Convenio de colaboracin entre el Ministerio de Educacin,
Cultura y Deporte y la Comunidad Autnoma de Canarias, para la realizacin del Censo del
Patrimonio Documental y del Censo-Gua de los Archivos Espaoles. (Boletn Oficial del Estado
n 278 de 20/11/2002).
200
Resolucin de 12 de noviembre de 2001, de la Direccin General de Cooperacin y
Comunicacin Cultural, por la que se da publicidad al Convenio de colaboracin entre el
Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte y la Comunidad Autnoma de Andaluca, para la
realizacin del Censo del Patrimonio Documental y del Censo-Gua de los Archivos Espaoles.
(Boletn Oficial del Estado n 287 de 30/11/2001).
201
Resolucin de 12 de noviembre de 2001, de la Direccin General de Cooperacin y
Comunicacin Cultural, por la que se da publicidad al convenio de colaboracin entre el Ministerio
de Educacin, Cultura y Deporte y la Comunidad Autnoma de Castilla-La Mancha, para la
realizacin del censo del Patrimonio Documental y del Censo-Gua de los Archivos Espaoles.
(Boletn Oficial del Estado n 287 de 30/11/2001).

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 228


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Los datos recopilados pasa a formar parte de dos bases de datos, la que recoge el
censo de la Comunidad Autnoma y la que recoge el censo del Estado. Se prev la
posibilidad de difusin de los datos a travs de diversos medios y queda en manos
de la Comunidad el medio, publicacin impresa o base de datos. Para la
elaboracin del censo se dispone de un presupuesto anual aportado tanto por el
Ministerio como por la Comunidad Autnoma.
Entre los aos 2002 y 2007, el Ministerio de Cultura, a travs de la
Subdireccin General de Archivos Estatales, materializa la cooperacin con los
pases iberoamericanos a travs de acuerdos de cooperacin cientfica, entre los
pases firmantes: Argentina, Bolivia, Brasil, Costa Rica, El Salvador, Guatemala,
Mxico, Uruguay, Repblica Dominicana, Colombia, Cuba, Puerto Rico,..,
incorporando su patrimonio documental al Censo-Gua.202 De modo que el censogua espaol recoge las fuentes documentales y archivos del mbito de tradicin
espaola e iberoamericana.

202

Los acuerdos de cooperacin con los pases iberoamericanos se pueden consultar en la pgina
Web del Censo-Gua de Archivos de Espaa e Iberoamrica del Ministerio de Cultura.
[http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/acuerdos2003.htm]
(Consultado el 12 de diciembre del 2010).

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 229


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

IDENTIFICACIN DEL SERVICIO DE ARCHIVO


Cdigo del archivo
Nombre del archivo
Nombre paralelo del archivo
Forma Excluida
rea geogrfica
Pas
Comunidad autnoma
Provincia
Municipio
Ncleo de Poblacin menor
Calle
Cdigo postal
Telfono(s)
Fax
Correo(s) electrnico(s)
Pgina Web
Horario
Apertura al pblico
Horas de apertura
Cerrado al pblico
Acceso
Director responsable
Apellidos
Nombre
Cargo o funcin
Fecha de nombramiento
Historia del archivo
Fundacin del archivo
Fecha
Norma(s)
Supresin del archivo
Fecha
Norma(s)
Gua del archivo
Estructura administrativa del archivo
Edificio
Introduccin
Metros cuadrados de depsito
Metros lineales de estantera
Nmero de puestos de la sala de investigadores
Facilidades para personas discapacitadas
Metros lineales de documentacin
Georeferencia
CLASIFICACIN
Titularidad
Gestin
Ciclo Vital
Tipologa
SERVICIOS TCNICOS
Taller de Restauracin
Servicios de reproduccin documental
Servicio de fotocopias
Servicio de microfilms
Servicio de fotografas
Servicio de reproducciones digitales
Biblioteca Auxiliar
Nmero de publicaciones monogrfica
Nmero de publicaciones seriadas
INFORMATIZACIN
Funciones informatizadas
Gestin de usuarios
Descripcin de fondos
Lenguajes documentales
Otra informacin
DATOS REFERIDOS AL CUESTIONARIO
Creacin
Fecha de Creacin
Informante
Apellidos
Nombre
Funcin o cargo
Fuente empleada
Observaciones

Figura 5. Ejemplo de formulario actual del Censo-Gua de Archivos

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 230


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

2.2.1.2. Regulacin legal en el Ministerio de Hacienda


El Anteproyecto de Ordenacin de los Archivos de Hacienda203 de 1945,
no lleg a transformarse en una disposicin legislativa, pero ha servido como base
o referencia para la organizacin de los Archivos de Hacienda, con un marcado
carcter normalizado, fue publicado en el ao 1945. Este anteproyecto recoga
materiales para la ordenacin y clasificacin de los Archivos de Hacienda y se
public para sustituir la Instruccin Provisional de 2 de julio de 1889. Esta norma
tena como objetivo dar uniformidad a la clasificacin y a los instrumentos de
control y descripcin a travs de un cuadro de clasificacin comn. Incorporaba un
diccionario de los trminos de hacienda (una lista de trminos normalizados o
tesauro) y una serie de formularios para establecer pautas comunes. Incorporaba
los modelos en formato de formulario, para la elaboracin de los instrumentos de
control y descripcin que a continuacin se relacionan:
1) Inventario de los libros y documentos que se remiten al Archivo de la
Delegacin de Hacienda para su custodia (transferencia del archivo de oficina al
archivo central)
2) Inventario perpetuo de libros y legajos204
3) Inventario topogrfico
4) Inventario del fondo transitorio205
5) Inventario de ndices de remisin
6) Registro general del archivo (Registro de inventarios)
203

INSPECCIN GENERAL DE ARCHIVOS. ESPAA. Anteproyecto de ordenacin de los


Archivos de Hacienda. Junta Tcnica de Archivos, Bibliotecas y Museos, Madrid, 1945.
204
Se diferencian a la hora de realizar el catlogo los libros de los legajos. El inventario perpetuo
es un inventario detallado de los fondos, la forma de presentacin es la hoja encuadernable y
cambiable, se indicaba de modo correlativo cada legajo en una hoja extrable, de modo que si salan
fondos se extraan las hojas y quedaba el nmero de hoja vacante para una nueva entrada.
205
El fondo transitorio se defina como aquel que caducaba a corto plazo, o que ya ha caducado al
entrar en el archivo, son fondos destinados a su eliminacin, tenan su numeracin propia en el
anteproyecto.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 231


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Tambin se recogen los modelos de formulario de las fichas (que se


denominan con el trmino cdula):
1.

Modelos de cdulas de libros

2.

Modelos de cdulas de legajos


En el anteproyecto figuran otros instrumentos de descripcin, adems de

los mencionados, se establece el catlogo sistemtico, los organismos centrales


imprimiran las cdulas-guas, que se distribuiran entre los archivos. Detrs de las
guas se colocan las cdulas correspondientes, ordenadas alfabticamente en sus
apartados de concepto o clase (se refiere al cuadro de clasificacin), y dentro de
stos, el cronolgico, a menos que predomine el dato personal o topogrfico que
impone el orden alfabtico. Tambin algunos fondos, escasos, exigirn el orden
numrico, por ser el que se ha dado en su oficina de origen.
Otro de los instrumentos de descripcin que se sealan en el anteproyecto
son los ndices auxiliares, sobre estos instrumentos se indica: aun detallados los
expedientes en cada cdula principal del catlogo de materias y hechas las
referencias precisas en el mismo a razn de sistematizacin, ser necesario
redactar ndices auxiliares, principalmente el onomstico y el topogrfico.
Es interesante la matizacin que hace de las cdulas o fichas del archivo, se
indica que deben de ser mayores que las de las bibliotecas, por la extensin del
texto en algunas y por la profusin de datos que deben constar, ya que en algunas
series de documentos de la misma ndole en una cdula pueden incluirse varios
libros o legajos.
Los instrumentos de descripcin recogidos en el anteproyecto corresponden
a un archivo administrativo o de oficina, el Archivo Central del Ministerio de
Hacienda desarrollar sus propios instrumentos de descripcin, as pues, se
recogen instrumentos para la transferencia de los fondos documentales al archivo
central y para el control de los archivos de gestin o de oficina de las delegaciones
de hacienda.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 232


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

En el ao 1961206 la Direccin General de Archivos y Bibliotecas publica


el Anteproyecto de Reglamento y Organizacin de los Archivos de Delegaciones
de Hacienda, en este reglamento se establecen las funciones de los Jefes de los
Archivos de las Delegaciones de Hacienda, que sern personal de Cuerpo
Facultativo de Archiveros, entre las responsabilidades de los Jefes figura la
puntualidad y eficacia de los trabajos de Clasificacin, Catalogacin y
Ordenacin. Se estableca la obligacin de enviar trimestralmente los trabajos
realizados a la Inspeccin General de Archivos, adems a principio de ao, se
estableca la obligacin de remitir una memoria de los trabajos realizados, en la
que figuraran los progresos en los catlogos e ndices. Los Secretarios del archivo
se encargaran de confrontar, previo decreto del jefe, los inventarios de los
documentos que tuviesen entrada en el Archivo, y poner su conformidad si
resultasen exactos, y sino consignar los errores u omisiones que contengan. Los
encargados de seccin, seran los que realizaran las actividades de clasificacin y
catalogacin de los fondos con arreglo a las instrucciones del Jefe. Y los
auxiliares administrativos los encargados de copiar con el mayor esmero y
correccin los catlogos, inventarios e ndices, se trat de relaciones o de
papeletas.
En el captulo IV (De la Organizacin Facultativa) artculo 37 se trata el
tema de los instrumentos de descripcin: Para la buena organizacin tcnica de
estos Archivos, deber haber en ellos: a) El cuadro de clasificacin de fondos que
se acompaa. b) Un inventario general, que los constituiran, los inventarios
parciales de entrega de los fondos que se reciban en el Archivo, y otros inventarios
particulares por cada una de las secciones, que se formarn con los duplicados.
Cuando en alguna seccin no haya inventarios de entrega, se suplirn estos por los
catlogos que se hayan formado posteriormente. Los inventarios se colocarn por
orden cronolgico y llevarn la signatura de los papeles a que se refieran. c) Un
estadillo topogrfico que indique el lugar que los libros y legajos ocupan en los
estantes y en las salas. d) Un inventario topogrfico de libros y otros de legajos,

206

DIRECCIN GENERAL DE ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS. Anteproyecto de Reglamento y


Organizacin de los Archivos de Delegaciones de Hacienda. Espaa. Direccin General de
Archivos y Bibliotecas, Madrid, 1961.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 233


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

que indiquen el contenido de cada unidad. e) Un catlogo por procedencias u


orgnico que, por series, refleje el contenido de cada legajo o libro. (Sirven fichas
duplicadas del ndice alfabtico). f) Un ndice alfabtico de los conceptos,
nombres geogrficos, y onomsticos por apellidos, de todo lo contenido en el
catlogo orgnico o de procedencia. g) Cuando la ndole de la documentacin lo
requiera, se harn fichas que individualicen cada documento o expediente, y con
ellas se formarn ndices especiales.
Las normas posteriores para regular los archivos de hacienda son escasas y
la mayora de los fondos documentales de las delegaciones de hacienda
provinciales se ubican en la actualidad en Archivos Histricos Provinciales, en los
que reciben un tratamiento descriptivo de fondo histrico. El Ministerio de Cultura
public una norma en el ao 1996, como consecuencia del gran volumen que
genera la serie del IRPF y el Patrimonio, La Norma para el tratamiento de la
documentacin administrativa. La documentacin de Hacienda207. Los archivos de
hacienda como consecuencia de la transcendencia que supone la buena gestin de
su informacin y documentacin, son los que han desarrollado el sistema de
gestin electrnica ms sofisticado; sin embargo, se desconocen las normas y
prcticas de su gestin.
2.2.1.3. Regulacin legal en los Archivos Militares
A pesar del carcter provisional del Reglamento de 1898 fue el texto
empleado en la praxis de la oficina militar durante todo el siglo. Por Real Orden de
17 de enero de 1927, se declara obra de utilidad para el ejrcito la publicacin de
Narciso Gibert Rodrguez, oficial de primera de oficinas militares, Archivos
Militares. Reglamento para su rgimen y servicio, organizacin de los archivos de
guerra. Legislacin complementaria208. Esta obra adems fue premiada con la
Cruz del M. M. Blanca, pensionada y sirvi para la difusin del Reglamento de
1898, que se incluye ntegramente con comentarios ampliados por el autor, adems
207

MINISTERIO DE CULTURA. La Norma para el tratamiento de la documentacin


administrativa. La documentacin de Hacienda: IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas
Fsicas y Patrimonio, Ministerio de Cultura, Madrid, 1996.
208
GIBERT RODRGUEZ, Narciso. Archivos militares. Reglamento para su rgimen y servicio.
Organizacin de los Archivos de Guerra. Legislacin Complementaria, 5 Ed., 1940.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 234


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

de legislacin e informacin sobre los diferentes archivos y formularios que se


empleaban en los archivos.
Existen en esta obra disposiciones legislativas de carcter interno209, entre las
cuales son de inters para el conocimiento de la descripcin en los archivos
militares:
- La Real Orden Circular de 10 de febrero de 1904, por la que se crea la Seccin
Reservado en los Archivos Militares.
- La Real Orden Circular de 19 de agosto de 1916, por la que se publican las
reglas a las que debe sujetarse la organizacin del Archivo Facultativo de
Artillera. En esta Real Orden Circular, se establece la clasificacin del archivo en
secciones: Planos del material de guerra; Planos diversos; Memorias, Proyectos e
Informes; Informacin Extranjera; Historia y Asuntos Varios. Como bien indica la
propia Real Orden, el carcter de este archivo, lo aproxima ms a un centro de
documentacin por denominar a sus fondos colecciones que a la organizacin de
un archivo, de hecho, recomienda realizar un catlogo de los documentos.
- Las Instrucciones de 21 de agosto de 1922 de la Direccin General de la Guardia
Civil, por la que se fijan normas para el rgimen y servicio de sus archivos, en
estas Instrucciones se establecen sobre todo los plazos de conservacin de la
documentacin en la oficina y procedimientos para su destruccin, tantos unos
como otros, no responden a criterios tcnicos archivsticos, por ejemplo, habla de
la destruccin de la documentacin pero no establece pautas para realizar la
eliminacin, las deja para un reglamento posterior.
- La Real Orden de 26 de octubre de 1922, por la que se aprueba el Reglamento
del Detall del Cuerpo de Carabineros, en el que se dictaban reglas para la
organizacin de sus archivos.
- La Real Orden Circular de 28 de agosto de 1926, por la que se aprueba el
Reglamento para el rgimen y despacho del Ministerio del Ejrcito, en el que se
dictan normas para el funcionamiento de su archivo. En esta Real Orden Circular,

209

La mayora de estas normas, tiene un carcter interno, por lo que no aparecen publicadas en el
Boletn Oficial del Estado.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 235


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

se facilita un formulario para la transferencia de fondos documentales al Ministerio


del Ejrcito aparece normalizado un instrumentos de control.
En el siguiente ejemplo de formulario, vemos claramente que los
instrumentos de control son documentos de trmite administrativo, ya que se
explica en la Real Orden Circular el trmite y se muestra el documento en formato
de formulario (instrumentos de control). Si analizamos diplomticamente el
documento vemos que presenta todas las formalidades necesarias para ser un
documento administrativo, y por tanto un documento de archivo: organismo
remitente, organismo receptor, contenido formalizado, fecha y media firma, como
se puede ver en la siguiente reproduccin del formulario.
(Formulario n 3. citado en la p. 21)

MINISTERIO DE LA GUERRA Seccin o...............Negociado de Secretara

ndice de los documentos de personal que en el da de hoy se entregan por esta

Seccin al Archivo del Ministerio


Letras

NOMBRE DE LOS INTERESADOS

Documentos

Anotaciones

que se entregan

del

Archivo
A

lvarez Prez (D. Antonio)..............

Expediente.

Bab Daz (D. ngel).......................

dem.

Cmara Iglesias (D. Faustino)..........

Minuta aprobada.

Domile Rizo (D. Calixto).................

2 tantos.

Enrique Sarabia (D. Indalecio).........

Conocimiento.

.......................de.................................de 19......................

(Media firma del Jefe de la Seccin o firma entera del Jefe del Negociado)

(En pliego)

Figura 6. Reproduccin del formulario de la R.O.C de Archivos Militares

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 236


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

- La Orden de 26 de junio de 1940, por la que se aprueba el Reglamento orgnico


y de rgimen interior del Consejo Supremo de Justicia Militar, en el que se
establecen reglas para el servicio de su archivo, esta norma aade algo interesante
sobre las funciones del archivero: Artculo 91. El Archivero procurar, con todo
celo y eficacia, que se prosigan y no paralicen nunca los trabajos de formacin de
ndices y compilacin de cedularios que son clave de aquel departamento.
Existen manuales de carcter general en el mbito militar, que tiene como
objetivo llevar a cabo la actualizacin de las prcticas archivsticas militares, sin
embargo, siguen respetando el Reglamento de 1898, es el caso por ejemplo de la
obra de Emilio del Ro Prez210. Podemos considerar que la archivstica militar y
la descripcin de los fondos de sus instituciones se han caracterizado por su
carcter conservador a lo largo del periodo estudiado.
La actualizacin del Reglamento de archivos militares se producir un siglo
ms tarde a travs de un Real Decreto, que se publicar en 1998211, es el
Reglamento actualmente vigente, en cuanto al tratamiento de los instrumentos de
descripcin se detalla en varios captulos. El Captulo VII est estrechamente
relacionado con la identificacin de los fondos que es tratada en el Captulo IV. En
l se establece la obligatoriedad de elaborar instrumentos de referencia y
descripcin, y se indican las tipologas: guas, inventarios, catlogos e ndices, que
tambin se definen. Reconoce al inventario, como instrumento fundamental de los
archivos militares. En cuanto a la normativa para la elaboracin de los
instrumentos de descripcin, establece que ser aprobada por el Ministerio de
Defensa, previa consulta de la Junta de Archivos Militares.
En el Reglamento se concreta la posibilidad de realizar un programa
descriptivo y regula muy genricamente el acceso a los instrumentos de
descripcin. La mayora de las normas relativas a archivos militares existentes
entre los reglamentos mencionados y que abordan la descripcin, se realizaron

210

RO PREZ, Emilio. Manual prctico del Archivo Militar (adaptacin moderna al Reglamento
de Archivos Militares), Madrid, 1954.
211
Real Decreto 25/1998, de 4 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de Archivos
Militares. (Boletn Oficial del Estado n 303 de 19/12/1998).

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 237


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

para regular las transferencias de documentacin entre la oficina y el archivo, as


como para regular la incorporacin de la informtica en los archivos militares.
2.2.1.4. Regulacin legal en el Archivo del Ministerio de Asuntos Exteriores
En 1925 se intent organizar el archivo de la Seccin de Poltica del
Ministerio de Asuntos Exteriores, pero fue en 1933, cuando se implant la
organizacin del archivo mediante el ndice General de Referencias, basado en un
cdigo alfanumrico. Cada seccin del Ministerio y las Representaciones tendra
que organizar la documentacin conforme a ese ndice y la remitiran al Archivo
General de acuerdo con dicha clasificacin.
En el ao 1953 se aplicar la Clasificacin Decimal Universal, con los
nuevos ndices de remisin basados en esta clasificacin y remitidos desde las
diferentes oficinas al archivo central, se elaborar el fichero catlogo-diccionario
con encabezamientos onomsticos, geogrficos y de materias, sin ninguna
normalizacin y sin ningn ndice que facilitase su consulta. A pesar del gran
desarrollo de la teora archivstica, en ministerios como el de Asuntos Exteriores,
se aplican clasificaciones bibliotecarias para la bsqueda y recuperacin de la
informacin.
En 1991 se dictaron desde el Archivo General unos principios para la
organizacin de todos los archivos del Ministerio y sus representaciones; adems,
la Orden de 11 de noviembre de 1993 estableci los Modelos de cuadros de
clasificacin de los archivos de las Representaciones de Espaa en el Exterior. A
partir de entonces se desarrollaron los modelos de cuadros de clasificacin, se
normaliz la terminologa mediante un Tesauro de Archivo y se uniform el
procedimiento de transferencia de documentacin. A partir de este hito, el Archivo
Central del Ministerio de Asuntos Exteriores cre su propio Programa de
Descripcin y Normalizacin y cre el Catlogo de Instrumentos de Descripcin y
el desarroll su Inventario Topogrfico212.

212

CAROLINA DE SANTOS CANALEJO, Elisa. Gua del Archivo General del Ministerio de
Asuntos Exteriores, Ministerio de Asuntos Exteriores, Madrid, 1997, p. 41-45.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 238


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

2.2.1.5. Regulacin legal en el Archivo del Ministerio Interior


Desde fechas tempranas, cuando todava era una Secretara, el Ministerio
de Gobernacin tena en su seno un archivo213, y un archivero214. Sin embargo,
habr que esperar al ao 1894, para que se incorpore al Cuerpo Facultativo215, y
por tanto, se siga en su tratamiento la regulacin emanada de la Junta Facultativa.
A pesar de que no existi archivero hasta ese ao, los trabajos del archivo
se realizaron desde pocas anteriores, por Orden de 20 de septiembre de 1875, de
la Subsecretara, se estableca la primera clasificacin normalizada del archivo.
Esta primera organizacin se articulaba por aos, direcciones y ramos, y obligaba
a realizar un ndice general de todos los legajos depositados en el Archivo. Para la
realizacin de este trabajo se estableca un plazo lmite de 60 das.
Dentro de las normas internas que abarcan cuestiones relativas a la
descripcin de los fondos del Ministerio de Interior se puede destacar la
Instruccin de 1 de julio de 2003, de la Secretara General Tcnica, por la que se
dictan normas sobre transferencias de documentos de los archivos de gestin de
servicios centrales y perifricos del Departamento a los archivos correspondientes.
Dentro de las tareas que hay que realizar en el procedimiento de transferencia se
seala: junto con la documentacin, se transferir una copia de los instrumentos
de control que la describan (ficheros, ndices, registros, etc.), en papel y/o soporte
informtico y que hayan venido sirviendo a la unidad para el control y la
recuperacin de los documentos. En el caso de que el control de los expedientes se
haya realizado por la unidad mediante un fichero manual, el conjunto de fichas o
tarjetas que correspondan a los expedientes transferidos se extraern de ste y se
adjuntarn a la transferencia. En el caso de que dicho control se haya realizado por
213

Real Decreto de 9 de noviembre de 1832 por el que se crea el Archivo del Ministerio de
Gobernacin. Vid: SERRA NAVARRO, Pilar. Gua del Archivo Central. Ministerio del Interior.
Madrid: Ministerio de Cultura, 1981.
214
Espaa. -Madrid 23 de Agosto.- Los Sres. jefes de seccin, oficiales, archivero, oficiales
auxiliares, los del archivo y dems dependientes de la secretara del Despacho de la Gobernacin
del Reino han prestado en el da de ayer el juramento prescrito la Constitucin poltica del ao
1812. (Gaceta de Madrid n 617, de 24/08/1836).
215
Real Orden declarando incorporado el Cuerpo de Archiveros y Bibliotecarios el Archivo de
Ministerio de la Gobernacin. (Gaceta de Madrid n 201, de 20/07/1894).

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 239


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

la unidad mediante una o varias bases de datos, correspondientes a una o varias


series documentales, se transferir en soporte informtico la porcin de la base de
datos que corresponda a cada serie a transferir.
El impreso de previsin de transferencias, recoge los siguientes datos:
Archivo Remitente; rgano Productor; Depsito de Procedencia; Estado de
conservacin del depsito y de los documentos; Fechas extremas de la serie;
Volumen en cajas; Formato; Series Documentales; Ordenacin de la Serie;
Instrumentos de control y/lo descripcin (Fichero en papel y/o informtico).
Aparte de la regulacin de los archivos a travs de su propia normativa. El
Ministerio de Interior ha aplicado en su archivo otras leyes que afectan a los
archivos; especialmente, seala la importancia del nuevo Reglamento de la Ley
Orgnica 15/1999, aprobado por Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, que
afecta tanto a los archivos como a los datos personales en soportes electrnicos o
de papel, incluyendo los instrumentos para su control y recuperacin.216
3.2.2.1.6. Regulacin legal en los Archivos Judiciales y de la Fe Pblica
El Real Decreto de 1 de junio de 1911, por el que se aprob el Reglamento
Orgnico del Cuerpo de Secretarios Judiciales, tras su modificacin por Real
Decreto de 3 de abril de 1914, encarg de la custodia de los archivos a los
Secretarios Judiciales. Ms actual, la Ley Orgnica del Poder Judicial de 1 de junio
de 1985 (en los artculos 287 y 473.3, establece como nico encargado del archivo
al secretario judicial que se ocupar de la ordenacin, custodia y conservacin de
los documentos) y el Reglamento Orgnico de los Secretarios Judiciales217,
mantiene entre los deberes de dicho Cuerpo, la funcin archivstica. En el archivo

216

Ministerio de Interior. Secretara General Tcnica. Espaa. El Sistema Archivstico del


Ministerio de Interior: Normativa. Coleccin Archivo General I, Madrid, 2008.
217
Los Secretarios Judiciales no reciben una formacin para cumplir funciones archivsticas, sin
embargo, se ocupan del archivo, esta cuestin plantea dudas a los archiveros acerca del buen
ejercicio por su parte de cualquier funcin archivstica, y como no, tambin de la funcin
descriptiva. Los informes relativos al estado de los archivos en la Administracin de Justicia a lo
largo del periodo estudiado muestran, en demasiadas ocasiones, una dejadez absoluta por parte de
sus encargados. Los instrumentos de descripcin remitidos en las transferencia, son en su mayora
mudos, limitndose al nmero de sumario, rollo,..., si bien, esta es la manera de ocultar una
informacin delicada, sin embargo, implica dificultades en la descripcin.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 240


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

judicial ms moderno, el Secretario Judicial, se convierte en responsable no slo


del archivo en papel, sino tambin de los ficheros automatizados218.
Como consecuencia de los lentos procesos de tramitacin de los actos
judiciales, que llevan implcitos la dificultad en la recuperacin de la informacin
judicial, se publica un Real Decreto219 en el ao 2003, que tiene por objetivo la
modernizacin del archivo judicial. Este Real Decreto surge con la finalidad de
facilitar el acceso a la documentacin, sobre todo, en el mbito de la oficina
judicial y acabar con la acumulacin de trabajo y trmites. Esta disposicin resulta
un tanto tarda, dada la existencia desde hace muchos aos de la informtica en el
mbito de los archivos y su gestin, as como en el resto de las oficinas la
administracin. El Decreto no incluye el empleo de las normativas archivsticas
existentes en los procesos de descripcin e informatizacin de la documentacin
judicial, ni relaciona de manera exhaustiva los instrumentos de descripcin en los
que se plasmar la organizacin de la informacin, slo habla de manera genrica
de la informatizacin de los archivos. Se prev nicamente la informatizacin de la
documentacin empleada en la oficina de gestin, el resto de la documentacin,
una vez finalizado el trmite, se enviar a los archivos correspondientes o se
eliminar, a travs de una Junta de Expurgo. La parte tcnica no resulta muy
profesional desde el punto de vista archivstico, debido a la escasa concrecin que
se muestra en este Real Decreto y a pesar de haberse producido grandes avances
en el desarrollo de la normativa archivstica a nivel nacional e internacional.
Por otro lado, la terminologa empleada en el Real Decreto de 2003, resulta
poco tcnica desde el punto de vista archivstico, a pesar de haber un desarrollo de
la terminologa a travs de mltiples trabajos y publicaciones; se emplean trminos
como el expurgo o en el mbito que nos interesa: relaciones de documentos en vez
de relaciones de entrega; al hablar de transferencias de documentacin: remisin
de documentos judiciales.

218

Se puede consultar en el: Reglamento 1 de 2005, de los aspectos accesorios de las actuaciones
judiciales (Boletn Oficial del Estado n 231 de 27/09/2005).
219
Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernizacin de los archivos judiciales (Boletn
oficial del Estado n 181 de 30/7/2003).

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 241


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

La ausencia de profesionales formados para el trabajo de archivo en el


mbito judicial no garantiza la existencia de unos instrumentos de consulta
eficaces, los archivos judiciales no se han caracterizado por su gran organizacin a
lo largo de la historia. La archivstica puede solucionar viejas problemticas en la
descripcin de los fondos documentales judiciales, sin embargo, la administracin
de justicia ha obviado la existencia de normas tcnicas archivsticas especficas
elaboradas durante dcadas a la hora de llevar a cabo la modernizacin de los
archivos judiciales. La documentacin judicial slo recibe un tratamiento
archivstico cuando se remite a un archivo dentro del sistema en el que est
integrado, en este caso, actualmente, las mayora de las transferencias de los
archivos de la administracin judicial tendrn como destino, fundamentalmente,
los Archivos Generales de las Comunidades Autnomas, slo al llegar a estos
centros sern objeto de una correcta descripcin, y por tanto, de la elaboracin de
instrumentos de descripcin normalizados.
En el contrapunto, la situacin de los archivos notariales con respecto a la
incorporacin de profesionales de la archivstica, es diferente a la de los archivos
judiciales. Los archivos notariales se incorporarn al Cuerpo Facultativo por
Decreto de 1931220, y por tanto, desde fechas tempranas seguirn las normas de
clasificacin y descripcin de los archivos estatales. En la disposicin transitoria
primera del Decreto de incorporacin de los archivos al Cuerpo se estableci que
en tanto no se dictarn Instrucciones y Reglamentos especiales para la
catalogacin de los Archivos Histricos de Protocolos y de los Archivos Histricos
Provinciales, serviran, por analoga, como disposiciones supletorias, los
Reglamentos de los Archivos de las Delegaciones de Hacienda y del Archivo
Histrico Nacional. Igualmente serviran de base para una primera y elemental
clasificacin jurdica de los Protocolos y sus ndices cronolgicos anejos.

220

Decreto disponiendo que los Protocolos de ms de cien aos de antigedad queden incorporados
al servicio del Cuerpo facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arquelogos para reorganizarlos
como Archivos histricos. (Gaceta de Madrid n 317, de 13/11/1931).

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 242


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

En el ao 1933, se publicar el primer Reglamento en el que se establecan


las normas de descripcin de los Archivos de Protocolos221. Las Instrucciones se
iniciaban con el siguiente artculo: En todos los Archivos de Protocolos debern
abrirse los registros de carcter administrativo que previene el Reglamento vigente
de 22 de noviembre de 1901, en su artculo 67. Se obliga a incorporar
instrumentos de control archivstico. Por otro lado, se establece un sistema de
clasificacin: Cuando los seores Archiveros tengan reunidos los protocolos de
su jurisdiccin, procedern a clasificarlos cuidadosamente por localidades de
residencia notarial, agrupando dentro de ellas los de cada Notario o Escribano, por
riguroso orden cronolgico, y limitndose en esta primera fundamental operacin a
encarpetar aquellos que no estuvieran encuadernados, para evitar disgregacin.
Entre los instrumentos que se deban elaborar figura el ndice topogrfico en
cdulas, e ndices alfabtico, cronolgico y geogrfico, tambin en cdulas, estos
instrumentos se emplearan para facilitar la consulta a los usuarios. De estos
ndices se remitira copia al Archivo Histrico Nacional, tal y como establece el
artculo 24 del Decreto Orgnico de 19 de mayo de 1932.
En las Instrucciones se aada una segunda fase en la elaboracin de los
instrumentos de descripcin, encaminada a una mayor profundizacin en los
trabajos de descripcin, tras la elaboracin de los ndices, los archiveros
procedern a la redaccin de cdulas personales y materias de cada uno de los
instrumentos notariales. Tras la elaboracin de ndices generales se procedera a
la elaboracin del catlogo. En cuanto a los personales se incluyen los siguientes
elementos encabezados por el primero como

punto de acceso al catlogo:

apellidos y nombres de los otorgantes, vecindad, concepto jurdico del


instrumento, circunstancias peculiares del mismo, nmero de protocolo y folio,
localidad del otorgamiento y fecha exacta del documento. Tambin aconsejaba
realizar referencias cruzadas de todas las personas que interviniesen en el
documento, excepto del Notario o Escribano. El otro instrumento que aconsejaba,
en formato de cdulas, era un ndice por asuntos o materias, se consideraba como
el instrumento ms importante desde el punto de vista archivstico, y era el que
221

Instrucciones provisionales para la ordenada clasificacin y catalogacin de los Archivos


Histricos de Protocolos, Inspeccin General de Archivos, Madrid, 1933.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 243


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

ms resaltaba el carcter de los protocolos como fuente de informacin histrica;


sin embargo, se sealaba la ausencia de instrucciones tcnicas para la formacin de
ndices de materias en los archivos y, a pesar de este vaco, se incorporaba una
serie de conceptos que se deban de recoger en los ndices de materias.
Un Decreto de Presidencia de 2 de marzo de 1945, regul los fondos
documentales histricos notariales. En este Decreto las Secciones Histricas de los
Colegios Notariales, pasaban a cargo del Cuerpo de Archiveros del Estado222. En
l, se consideraba que los Colegios tendran bien organizado su archivo histrico
siempre que cumpliesen ciertos requisitos como: que estuviese en un local
convenientemente acondicionado y abierto diariamente al pblico y que se
elaborasen los instrumentos descriptivos correspondientes. El resto de las
Secciones Histricas que se establecen en los Archivos Histricos Provinciales y
Distritos Notariales, estaran a cargo de un notario-archivero, pero, slo en el caso
de los Archivos Histricos Provinciales la ordenacin tcnica estaba confiada
directamente al Cuerpo de Archiveros. En los Distritos Notariales, el encargado
sera el notario-archivero, con asesoramiento de los funcionarios del Cuerpo. Esta
fue la ltima norma que regul de manera especfica los archivos histricos de
protocolos notariales, ya que en la actualidad, estos centros dependen de las
Comunidades Autnomas223.
Habr que esperar hasta el ao 1980, para ver publicadas nuevas normas de
descripcin de los archivos de protocolos notariales. Esta vez, no tendrn un
carcter tan formal como la Instruccin, siendo fruto de los trabajos realizados por
una Comisin de Expertos y de los trabajos realizados en el Archivo Histrico de
Protocolos Notariales de Madrid224, que fueron publicadas bajo la direccin de

222

El control de los trabajos de descripcin de los archivos notariales fue seguido por la Inspeccin
General de Archivos, hasta el ao 1977. En los fondos documentales de este organismo, que se
custodian en el Archivo General de la Administracin he podido comprobar las voluminosas
relaciones de protocolos notariales que remitan los archivos encargados de los protocolos para su
supervisin por la Administracin Central.
223
Desde el Real Decreto 1558/1977, de 4 de julio, por el que se reestructuran determinados
rganos de la Administracin Central del Estado (Boletn Oficial del Estado n 159 de 5/7/1977),
la Direccin General de Bellas Artes y Archivos ser la que se encargar de la poltica archivstica
nacional hasta el traspaso de competencias a las Comunidades Autnomas.
224
Instrumentos Publicados bajo la direccin de Matilla Tascn:

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 244


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Antonio Matilla Tascn. Estas normas dan preferencia al registro de entrada en


relacin a la descripcin, adems, establecieron los diferentes tipos de ndices y un
formulario que ser la base para la primera mecanizacin de los inventarios.
La Ley 36 del 2006225, introdujo una reforma material en los ndices, como
consecuencia de la adaptacin del soporte documental electrnico en el mbito de
la administracin. En el artculo 6, que modifica el artculo 17 de la ley 28 de
mayo de 1862, se obliga a los notarios a llevar ndices informatizados y en soporte
papel de los documentos protocolizados e intervenidos: A los efectos de la debida
colaboracin

del

Notario

de

su

organizacin

corporativa

con

las

Administraciones pblicas, los notarios estarn obligados a llevar ndices


informatizados y, en su caso, en soporte papel de los documentos protocolizados e
intervenidos. El Notario deber velar por la ms estricta veracidad de dichos
ndices, as como por su correspondencia con los documentos pblicos autorizados
e intervenidos, y ser responsable de cualquier discrepancia que exista entre
aquellos y estos, as como del incumplimiento de sus plazos de remisin.
Reglamentariamente se determinar el contenido de tales ndices, pudindose
delegar en el Consejo General del Notariado la adicin de nuevos datos, as como
la concrecin de sus caractersticas tcnicas de elaboracin, remisin y
conservacin. El Consejo General del Notariado formar un ndice nico
informatizado con la agregacin de los ndices informatizados que los notarios
MATILLA TASCN, Antonio. Inventario General de Protocolos Notariales. Aos 1504 a 1879.
Madrid: Ministerio de Cultura, 1980.
MATILLA TASCN, Antonio: Archivo Histrico de Protocolos de Madrid. ndice de testamentos
y documentos afines (Primera serie), Ministerio de Cultura, Direccin General de Bellas Artes y
Archivos, Subdireccin General de Archivos, Madrid, 1980.
MATILLA TASCN, Antonio. Planos, trazas y dibujos, Ministerio de Cultura, Direccin General
de Bellas Artes, Archivos y Bibliotecas, Madrid, 1983.
MATILLA TASCN, Antonio. ndice de testamentos y documentos afines de nobles, Hidalgua,
Madrid, 1984.
MATILLA TASCN, Antonio. ndice de testamentos y documentos afines (Segunda
serie).Madrid: Ministerio de Cultura, Direccin General de Bellas Artes y Archivos, Subdireccin
General de Archivos, Madrid, 1987.
MATILLA TASCN, Antonio y BARATECH ZALAMA, Teresa. Papeles sueltos. Inventario.
Madrid: Direccin General de Bellas Artes y Archivos, Madrid, 1987.
MATILLA TASCN, Antonio. Iglesia y eclesisticos en la documentacin notarial de Madrid.
Catlogo. Fundacin Matritense del Notariado, Madrid, 1993.
MATILLA TASCN, Antonio. Cdulas y Provisiones Reales en la documentacin notarial de
Madrid (Catlogo), Fundacin Matritense del Notariado, Madrid, 1994.
225
Ley 36/2006, de 29 de noviembre, de medidas para la prevencin del fraude fiscal. (Boletn
Oficial del Estado n 30 del 11/11/2006).

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 245


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

deben remitir a los Colegios Notariales. A estos efectos, con la periodicidad y en


los plazos reglamentariamente establecidos, los notarios remitirn los ndices
telemticamente a travs de su red corporativa y con las garantas debidas de
confidencialidad, a los Colegios Notariales, que los remitirn, por idntico medio,
al Consejo General del Notariado.
2.2.1.7. Regulacin legal en los Archivos Municipales
Una Real Orden de 13 de septiembre de 1925, estableci las inspecciones
en los archivos municipales de las distintas provincias por parte del Cuerpo
Facultativo. El resultado de esta y otras disposiciones fue la recogida de
inventarios y la realizacin de mltiples Memorias226 de esos archivos, esta
documentacin se encuentra en la actualidad en el Archivo Histrico Nacional.227
El 10 de febrero de 1945228, se publica una circular de la Direccin General
de la Administracin Local, ordenando la organizacin e inventario de los archivos
municipales. Es de las pocas normas emanadas de la administracin central sobre
archivos municipales. En ella, se recoga, que en el artculo 5 del Reglamento del
Cuerpo de Secretarios, Interventores y empleados municipales, de 23 de agosto de
1924, se determinaba que, en el caso de no haber Archivero, el Secretario del
Ayuntamiento tena la obligacin de clasificar y catalogar los documentos en el
plazo de un ao, y remitir al Gobernador Civil Provincial una copia del inventario
y adiciones resultantes para su custodia en la Diputacin Provincial. Esta
disposicin surge como consecuencia de la Guerra Civil, que caus la destruccin
226

El trmino memoria nos evoca los instrumentos archivsticos de la Edad Media y Moderna. En
la Edad Contempornea adquieren un carcter ms normalizado (son obligatorios) y
administrativos, comienzan a realizarse como consecuencia de las inspecciones o visitas a los
archivos; as pues, son documentos de trabajo o instrumentos internos, en los que se reflejan
mltiples aspectos relativos al archivo. La profundidad y calidad en su elaboracin es variada, entre
los elementos que pueden contener: historia de los archivos e instituciones, cuadros de
clasificacin, estado de conservacin de los fondos documentales, instrumentos de descripcin del
archivo, evolucin de las tareas de descripcin, obras de referencia, instalaciones y edificio,
fotografas,...
227
FERNNDEZ HIDALGO, Mara del Carmen; GARCA RUIPEREZ, Mariano. La
clasificacin en los archivos municipales espaoles: evolucin histrica y situacin actual, En:
Revista IRARGI, n II, 1989, p.172.
228
Circular de 10 de febrero de 1945, de la Direccin General de la Administracin Local,
ordenando la organizacin e inventario de los archivos municipales (Boletn Oficial del Estado de
14 de febrero de 1945).

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 246


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

de mltiples archivos, se buscaba garantizar el cumplimiento de la norma para


evitar otra destruccin similar sin que hubiese copia de seguridad de los
inventarios.
La Circular obligaba a las Diputaciones provinciales a clasificar los
inventarios municipales dentro de los Archivos provinciales, unificndolos en un
nico fichero, por materias. De este fichero, a su vez, se remitira copia literal al
Instituto de Estudios de Administracin Local para su integracin en la Oficina de
Documentacin Local. Se recomendaba, adems, a las Diputaciones Provinciales,
la reorganizacin de los archivos provinciales manteniendo la individualidad de
cada archivo local.
Esta disposicin regulaba lo establecido de manera genrica en
disposiciones anteriores, como la Orden de 19 de octubre de 1938, que recoga,
entre las obligaciones de los Patronatos Provinciales, la remisin de catlogos e
inventarios a los Archivos del Estado; o el Decreto de 16 de diciembre de 1942,
que estableca la obligacin de todos los centros, organismos y establecimientos
dependientes del Estado, Provincial o Municipio de redactar los inventarios y
catlogos de sus colecciones bibliogrficas y documentales.
El Decreto de 24 de julio de 1947, sobre normas para la ordenacin de
Archivos y Bibliotecas, anunciaba que la Direccin General de Archivos y
Bibliotecas publicara unas normas de ordenacin, formacin de catlogos,
ndices, registros,..., de las Secciones histricas de estos Archivos. Estas normas
no llegaron nunca a publicarse, como ocurrira con otras normas de descripcin
archivstica que se quedaron en simples proyectos.
Son muchas las disposiciones posteriores que recogen la obligacin de
describir los fondos documentales de los Ayuntamientos; sin embargo, hay que
destacar la Circular del Servicio Nacional de Inspeccin y Asesoramiento de las
Corporaciones Locales, de 9 de julio de 1966. En esta norma el Servicio Nacional
se aconsejaba la formacin de un fichero analtico de la documentacin archivada
en todos los Ayuntamientos que careciesen de archivero y estuviesen servidos por
Secretarios pertenecientes a la primera categora del Cuerpo Nacional.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 247


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Los archivos municipales se rigen tambin por otras normas de carcter


local, como la Ley Reguladora de Bases del Rgimen Local229; en el artculo 79 de
dicha ley, al establecer el derecho de consulta de los ciudadanos a los archivos y
registros de las Corporaciones locales, recalca la necesaria existencia de
instrumentos que permitan la bsqueda de dichos documentos. Tambin el
Reglamento de Organizacin, Funcionamiento y Rgimen Jurdicos de las
Entidades Locales230 (ROF), obliga a los Ayuntamientos, en el artculo 148, a
responsabilizarse de la custodia, clasificacin y catalogacin de los documentos y
expedientes; por otro lado, en el artculo 179, establece: los expedientes
tramitados pasarn peridicamente al archivo y tendrn un ndice alfabtico
duplicado en el que se exprese el asunto, nmero de folios y cuantos detalles se
consideren oportunos.
Otras normas que regulan los archivos municipales, son las emanadas de
los propios rganos municipales, entre otras tareas archivsticas, la descripcin
viene contemplada en los Reglamentos de Archivos Municipales o en otro tipo de
disposiciones municipales. Aunque el origen de los Reglamentos parte de la Edad
Moderna, uno de los considerados ms completo es el del Ayuntamiento de
Madrid231 (1784); en las ltimas dcadas se ha producido la publicacin de
Reglamentos de Archivos, en gran nmero de Ayuntamientos de todo el territorio
nacional.
La elaboracin y normalizacin ha sido una preocupacin temprana de los
archiveros municipales. Para concretar normativas se constituyeron diversos
grupos de trabajo, fundamentalmente autonmicos, es el caso de los formados en
Madrid232, Galicia, Aragn,
229

Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases de Rgimen Local. (Boletn Oficial del
Estado n 80 de 03 de abril de 1985).
230
Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de
Organizacin, Funcionamiento y Rgimen Jurdico de las Entidades Locales (Boletn Oficial del
Estado n 305 de 22/12/1986).
231
GARCA RUIPREZ, Mariano. Los archivos municipales en Espaa durante el antiguo
rgimen: regulacin, conservacin, organizacin y difusin, Universidad de Castilla La Mancha,
1999, p. 59. En esta misma obra se habla adems de la continuidad en la utilizacin de este
Reglamento en la poca contempornea.
232
GRUPO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID. El reglamento del archivo
municipal, Ayuntamiento de Arganda, Madrid, 1992.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 248


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

En el mbito de los Reglamentos de Archivos Municipales, el tratamiento


de la organizacin, clasificacin y descripcin de los archivos, es un tema
considerado complementario u opcional, como bien ha sealado Julio Cerd
Daz233. Sin embargo, podemos observar en el anlisis de los Reglamento que a
continuacin se expone, como la temtica no ha podido ser obviada.
Anlisis de los Reglamentos Municipales de Archivos
Dado el diverso carcter de los Reglamentos Municipales de Archivos, he
realizado una seleccin aleatoria, para analizar las lneas de tratamiento de los
instrumentos de descripcin en los diferentes archivos municipales.
En el articulado de los reglamentos de los archivos municipales se recoge,
en muchos de ellos, un captulo dedicado a la organizacin, clasificacin y
descripcin de los documentos. Se observa una formulacin y estructuracin muy
semejante entre los diferentes reglamentos analizados, basados en un modelo
comn.
Los reglamentos suelen aparecer publicados en los portales Web de los
diferentes ayuntamientos en la respectiva seccin dedicada al archivo, en
ocasiones, en dichos portales, tambin se publican los trabajos de descripcin
realizados, bien sean proyectos de descripcin, descripcin y digitalizacin,
publicaciones peridicas, publicacin de instrumentos,... Muchas veces, son las
propios Gobiernos de las Autonomas quienes publican los censos y proyectos de
descripcin realizados en los archivos municipales en sus sitios Web o en los
diarios oficiales.
El Reglamento del Archivo Municipal de Ferrol234, recoge un captulo
dedicado a las transferencias. Para facilitar la realizacin de estas remisiones

233

CERD DAZ, Julio. Normas y reglamentos para archivos municipales. En: Boletn
AABADOM, julio-diciembre, 2002, p. 8.
234
Reglamento del Archivo Municipal de Ferrol. (2002)
[http://www.ferrol.es/arquivo/pdf/regulamento_arquivo_es.pdf]
(Consultado el 12/01/2011)

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 249


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

documentales, el Reglamento recoge un modelo de formulario, que denomina


Hoja de remisin de fondos.
Este Reglamento recoge un captulo dedicado a las tareas de clasificacin y
descripcin. Pone en manos del archivero la elaboracin de las normas para
realizar dichas operaciones de organizacin y descripcin, algo que resulta
curioso, ya que en este momento exista ya una normativa de carcter internacional
que se estaba aplicando en mltiples instituciones archivsticas; probablemente se
refiere a las normas especficas a seguir en el organismo. Al igual que en otros
reglamentos, la ltima decisin sobre la aprobacin de dichas normas recae en el
Pleno del Ayuntamiento.
Una de las cuestiones interesantes que se reflejan en el Reglamento, es el
inters por la formacin del personal de cualquier negociado en las funciones
archivsticas, circunstancia que favorece al correcto tratamiento del archivo desde
sus orgenes. Destaca, tambin, el inters por la publicidad de la informacin para
facilitar el acceso de los ciudadanos.
Entre los instrumentos de descripcin que contempla este Reglamento
encontramos: los cuadros de clasificacin, la norma ISAD (G)235, manuales de
tipologa, ficheros, ndices, inventarios, guas y catlogos.
Entre los Reglamentos estudiados, el del Ayuntamiento de Corvera236 en el
Principado de Asturias, en relacin a la descripcin y sus instrumentos recoge:
Los Ayuntamientos debern custodiar y organizar los fondos de las fundaciones
municipales con sus instrumentos de control y descripcin independientes de los
fondos documentales.
Entre las funciones que debe de cumplir el archivo municipal se sealan:
La elaboracin de cuadros de clasificacin as como de instrumentos de
235

Se incluye la norma ISAD (G) como si fuera un instrumento de descripcin, lo mismo sucede
con los manuales de tipologas, instrumentos que no aparece reflejados como tales en ninguna
teora archivstica.
236
Reglamento del Sistema Municipal de Archivos del Ayuntamiento de Corvera de Asturias.
[http://webs.um.es/isgil/Reglamento%20Archivo%20Municipal%20Corvera%20de%20Asturias.pd
f] (Consulta el 05-10-2010).

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 250


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

descripcin: inventarios, catlogos e ndices,... elaborar los instrumentos de control


necesarios y facilitar estadsticas anuales para evaluar el Servicio.
El archivero municipal es el que est ms prximo a la primera fase de vida
de la documentacin, la fase de gestin o de oficina, y esto aparece reflejado en los
reglamentos con respecto a la descripcin, por ello, pone la nota en la necesidad de
aplicar criterios archivsticos en la organizacin, clasificacin, descripcin,
ordenacin e instalacin de los documentos desde el inicio de su gestin, por lo
que establece la necesaria creacin de un archivo de gestin. Tambin en esta fase
de archivo, se describirn las unidades documentales y se crearn instrumentos de
consulta adaptados a las necesidades de la oficina. Entre las funciones del archivo
municipal se encuentra la elaboracin de los procedimientos archivsticos, entre
ellos, la descripcin.
En los Reglamentos se relata el proceso de aprobacin de la normativa para
los archivos: El archivo municipal propondr a los rganos de gobierno
municipales los criterios y normas de clasificacin, ordenacin, descripcin, entre
otras, y sern de obligado cumplimento en todo el sistema archivstico.
El archivo municipal cumple funciones de difusin de los fondos
documentales y dentro de las acciones culturales del archivo, se trata el tema de la
publicidad de los instrumentos de informacin y descripcin de los fondos
documentales.
Otro Reglamento de archivos municipales

analizado es el del

Ayuntamiento de Legans237, en Madrid, que al igual que el Reglamento


anteriormente citado, recoge el proceso de elaboracin de las normas de
descripcin. Figura como encargado, el jefe del archivo, ser adems el
responsable tcnico, siendo, normalmente, aprobadas por el pleno del
Ayuntamiento. El jefe del archivo tambin formar al personal administrativo en

237

Reglamento del Archivo Municipal del Ayuntamiento de Legans. (Madrid).


[http://www.leganes.org/leganes/pdfs/archivoMunicipal/REGLAMENTO_ARCHIVO.pdf]
(Consulta el 05-10-2010).

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 251


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

las tcnicas archivsticas, entre las cuales figura la descripcin de la


documentacin.
En Reglamentos ms actuales, como el del archivo municipal de
Ondarroako Udala238, en el Pas Vasco, se recoge la aplicacin de las normas
nacionales e internacionales, como la ISAD (G), en la descripcin de la
documentacin, frente a otros Reglamentos que establecen que las normas se
definirn por los rganos de gobierno municipal a propuesta de los archiveros
municipales.
Existen Reglamentos en los que se recoge la elaboracin de manuales de
tipologas documentales para el mbito municipal, creando incluso grupos de
trabajo para su elaboracin, es llamativo el caso de los archivos municipales de la
Comunidad de Madrid.
Si bien en la elaboracin de instrumentos de descripcin es cada vez ms
habitual el empleo de la informtica desde la propia oficina en la que se genera la
documentacin, tal y como aparece reflejado en algunos Reglamentos, esta
circunstancia actual aparece reflejada en el caso del Reglamento del archivo
municipal de Tudela239, en Navarra, en el que se recoge la participacin del
archivo en todo el desarrollo de las aplicaciones informticas de gestin
administrativa, sobre todo en lo referente a la descripcin, clasificacin y
ordenacin documental.
En este reglamento se recoge la participacin del archivero en la
elaboracin del cuadro de clasificacin, en las normas de organizacin y
descripcin de todas las series documentales de todas las oficinas municipales,
creando un marco de estrecha colaboracin con la oficina en todo el ciclo vital del
documento, sea generado en uno u otro formato. Un aspecto interesante relativo a
la proteccin intelectual de los instrumentos de descripcin se recoge en este
238

Reglamento del Archivo Municipal de Ondarroako Udala.


[http://www.ondarroa.eu/ayuntamiento/ordenanzas/ordenanza-archivo-municipal]
(Consulta el 05-10-2010).
239
Reglamento del Archivo Municipal de Tudela (Navarra)
[http://www.tudela.es/cas/ayuntamiento/documentacion/010104anexo.pdf]
(Consulta el 5-10-2010).

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 252


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Reglamento, en el que no se permite la reproduccin de ejemplares de


instrumentos de descripcin que no estn impresos.
En el Reglamento del archivo municipal de Toledo240, vemos desarrollado
el tema del empleo de las nuevas tecnologas, se resalta la priorizacin en la
descripcin del empleo de las tcnicas informticas, con la ayuda de bases de datos
que facilitan la bsqueda de la informacin.
Tambin en el mbito municipal se busca la transparencia administrativa de
los Estados Democrticos, plasmada a travs de la transparencia documental, por
ello se obliga a la puesta a disposicin de los usuarios de los instrumentos de
descripcin existentes, facilitando as el acceso a los ciudadanos a los fondos
documentales de los archivos municipales.
Las autonomas asumen el papel de coordinadoras del sistema de archivos
municipales y dictan normas especficas para la regulacin de los archivos
municipales, ya que estos archivos forman parte del sistema archivstico
autonmico. Dentro del sistema archivstico de las comunidades, el rgano
superior que dicta las competencias en materia de archivos son las consejeras con
competencias archivsticas y entre sus funciones se encuentra, el control de la
descripcin y de la elaboracin de instrumentos de descripcin, as como su
difusin por diversos medios. En muchas comunidades se publican ofertas de
empleo anuales y proyectos archivsticos encaminados al avance en la descripcin
de los archivos municipales que carecen de archivero.
2.2.1.8. Regulacin legal en los Archivos de las Comunidades Autnomas
Las Comunidades Autnomas recogen la regulacin del patrimonio
documental en leyes especficas de archivos, que analizaremos con ms
profundidad, y en leyes sobre patrimonio, en las que apenas se recoge el
tratamiento descriptivo que realizan los archivos. En dichas leyes se regula el
sistema archivstico de la Comunidad que incluye tanto los archivos pblicos como
240

Reglamento del Archivo Municipal de Toledo (Castilla La-Mancha).


[http://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/68_0.pdf]
(Consulta el 5-10-2010).

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 253


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

privados. Entre los pblicos se encuentran: los Archivos Generales de la


Comunidad, los Archivos Histricos Provinciales y los Archivos Municipales. As
pues, la normativa referente a la descripcin afectar por igual a todos los archivos
que se encuentren en el territorio de la Comunidad, salvo a aquellos cuya gestin y
titularidad dependa de la administracin central.
Existen comunidades que no tienen legislacin autonmica especfica de
archivos, por lo que vienen regulados dentro de la ley de patrimonio, es el caso del
Principado de Asturias241, Regin de Murcia242, Canarias243, Valencia244,
Madrid245; en otras leyes se describe muy genricamente la funcin de descripcin,
es el caso de Cantabria246, Catalua247, La Rioja248, Navarra249, Pas Vasco250,
donde se recoge la necesidad de elaborar instrumentos de descripcin en relacin
al acceso y la obligacin de los archivos de elaborar programas y planificaciones
de descripcin a nivel comunitario,...
En el caso de las Islas Baleares, la Ley 15 de 2006, de 17 de octubre de
archivos y patrimonio documental de las Islas Baleares251, en el artculo 28,
recoge: b) Los documentos se han de clasificar, ordenar y describir mediante los

241

Ley 1/2001, de 6 marzo 2001. Normas reguladoras del Patrimonio Cultural del Principado de
Asturias (BOE n 135, 06/06/2001) (BOPA n 75, 30/03/2001).
242
Ley 6/1990, de 11 abril 1990. Regula los Archivos y el Patrimonio Documental de la Regin de
Murcia (BOE n 170, 17/07/1990).
243
Ley 3/1990, de 22 febrero 1990. Normas reguladoras del Patrimonio Documental y Archivos de
Canarias (BOE n 92, 17/04/1990) (BOC n 27, 02/03/1990).
244
Ley 4/1998, de 11 junio 1998. Ley del patrimonio cultural valenciano (BOE n 174,
22/07/1998) (DOGV n 3267, 18/06/1998).
245
Ley 4/1993, de 21 abril 1993. Regula los Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad
de Madrid. (BOE n 138 , 10/06/1993) (BOCM n 101, 30/04/1993).
246
Ley 3/2002, de 28 junio 2002. Archivos de Cantabria (BOE n 176, 24/07/2002) (BOCANT n
131, 09/07/2002).
247
Ley 10/2001, de 13 julio 2001. Archivos y documentos de Catalua (BOE n 206 ,
28/08/2001)
(DOGC n 3437, 24/07/2001).
248
Ley 4/1994, de 24 mayo 1994. Archivos y Patrimonio Documental de La Rioja (BOE n 144,
17/06/1994) (BOR n 67, 28/05/1994).
249
Ley Foral 12/2007 de 4 de abril de Archivos y Documentos de Navarra (BOE n 113, 11-052007); (BON n 48, 18-04-2007).
250
Decreto 232/2000, de 21 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de
Archivo y las normas reguladoras del Patrimonio Documental del Pas Vasco (BOPV, 11-12-2000).
251
Traducido de: LLEI 15/2006 del 17 d'octubre, darxius i patrimoni documental de les Illes
Balears. (BOIB n 152, 28-10-2006; BOE n 285, 29-11-2006).

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 254


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

instrumentos de control e informacin adecuados. Cada fondo ha de contar


tambin con un cuadro de clasificacin de la documentacin252.
En Extremadura253, la Ley de Archivos, recoge en un precepto del Ttulo
III (Rgimen Sancionador) en el artculo 53 los tipos de sanciones. Se considera
falta leve: c) El incumplimiento por parte de los titulares de archivos de la
organizacin y descripcin de los fondos documentales del mismo.
En Castilla-La Mancha254, la Ley 19 de 2002, de 24 de octubre, de
Archivos Pblicos de Castilla-La Mancha, recoge en el artculo 38: Es gratuita la
consulta directa de los documentos as como la utilizacin de los instrumentos de
bsqueda de los mismos. En el artculo 39 se recoge: En todo caso, son de
consulta pblica los catlogos, repertorios, guas, inventarios y dems
instrumentos de identificacin de los documentos contenidos en los archivos
pblicos.
La Ley de Archivos de Andaluca255, recoge aspectos como la difusin de
los instrumentos de descripcin en el artculo 82: Propiedad intelectual de los
instrumentos de descripcin. A efectos de la propiedad intelectual de los
instrumentos de descripcin se estar a lo dispuesto en la legislacin vigente sobre
esta materia. En todo caso, en la edicin o difusin de los instrumentos de
descripcin se citar al archivero o la archivera, o a los archiveros o a las
archiveras, que hubieran intervenido en su confeccin. As como en el artculo
93: Consulta pblica e instrumentos de descripcin 1. La consulta pblica de los
documentos del Patrimonio Documental Andaluz se realizar preferentemente a
travs de los instrumentos de descripcin de que disponga el titular de los
documentos, stos podrn ofrecerse en cualquier tipo de soporte estn o no
editados. 2. A efecto de lo dispuesto en el apartado anterior, los archivos del
252

Traducido de: b) Els documents han destar classificats, ordenats i descrits mitjanant els
instruments de control dinformaci adequats. Cada fons ha de comptar amb un quadre de
classificaci de la documentaci.
253
Ley 2/2007, de 12 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de Extremadura. (BOE n
127 de 28/5/2007).
254
Ley 19/2002, de 24 de octubre, de Archivos Pblicos de Castilla-La Mancha (DOCLM n 141
(15-11-2002)) (BOE 301 (17/12/2002)).
255
Decreto 97/2000, de 6 marzo 2000. Aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos y
desarrollo de la Ley 3/1984, de 9-1-1984 de Archivos (BOJA. n 43, 11/04/2000).

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 255


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Sistema Andaluz de Archivos tienen la obligacin de poner a disposicin del


pblico, en zonas de libre acceso, todos los instrumentos de descripcin elaborados
sobre los documentos que sean de consulta pblica.
La legislacin de la Comunidad de Aragn256, recoge los archivos en uno
de los instrumentos generales de control del Patrimonio: El Censo del patrimonio
documental de Aragn, en el artculo 4, establece: 1. El Departamento de
Cultura y Educacin confeccionar el Censo de los bienes integrantes del
Patrimonio Documental de Aragn que estar adscrito a la Direccin General del
Patrimonio Cultural. 2. El Censo comprender la informacin bsica sobre
archivos, colecciones y fondos de documentos integrantes del Patrimonio
Documental de Aragn. 3. El Departamento de Cultura y Educacin, oda la
Comisin Asesora de Archivos y de conformidad con el Ministerio de Cultura
establecer los modelos de descripcin y formular las instrucciones tcnicas de
recogida y tratamiento de la informacin comprendida en el Censo.
En Castilla y Len257, se prev la creacin de un Centro de Informacin de
Archivos, entre cuyas funciones se encuentra: a) La elaboracin de instrumentos
generales de informacin y difusin sobre los archivos y documentos integrados en
el Sistema Archivstico de Castilla y Len. b) La realizacin de planes de edicin
de instrumentos de descripcin de los archivos integrantes en el Sistema. d)
Promover y coordinar la formacin del Censo de los archivos de la Comunidad
Autnoma, as como la de los inventarios de sus fondos documentales.
En Galicia258, la legislacin establece como obligacin de los archivos de la
Comunidad la descripcin de los fondos documentales que posean. Es interesante
resaltar la definicin que realiza de descripcin: es la identificacin de los
caracteres de los documentos y la localizacin fsica e intelectual de los mismos
dentro del archivo. En las leyes se prev el establecimiento de un plan de
256

Decreto 34/1987, de 1 abril 1987. Desarrolla parcialmente la Ley 28 noviembre 1986, que
regula los Archivos de Aragn (BOA n 42, 13/04/1987).
257
Decreto 115/1996, de 2 mayo 1996. Reglamento del Sistema de Archivos de Castilla y Len
(BOCYL n 87, 08/05/1996).
258
Decreto 307/1989, de 23 noviembre 1989. Regula el sistema de archivos y el patrimonio
documental de Galicia (DOG n 23, 01/02/1990).

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 256


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

descripcin a nivel autonmico, al igual que otros planes relacionados con las
funciones archivsticas, tambin recogen la elaboracin de planes de edicin de
instrumentos de descripcin.
En el caso de Ceuta259, se recoge informacin de los instrumentos de
descripcin en el artculo 53: La consulta pblica de los documentos se realizar a
travs de los instrumentos de descripcin de que dispongan los archivos, estos
podrn estar realizados en cualquier soporte.
2.2.1.9. Tericos espaoles de la descripcin archivstica
En las comunicaciones de la Asamblea del Cuerpo de Archiveros,
Bibliotecarios y Arquelogos de 1923, que se ha mencionado en epgrafes
anteriores, se hacen mltiples referencias a la descripcin y a los instrumentos
resultantes. La Asamblea se pens como un punto de partida para la elaboracin de
nuevas normas de descripcin archivstica, sin embargo, no slo no se celebr,
sino que no tuvo repercusin en cuanto a la concrecin prctica de sus objetivos.
ngel Gonzlez Palencia, realiz en su comunicacin260 una amplia
propuesta de catalogacin, con la finalidad de que se incluyese en las Instrucciones
para la catalogacin de los archivos. Esta ponencia es interesante porque muestra
la transicin de un sistema antiguo de catalogacin a un sistema nuevo: de un
sistema de catlogo alfabtico (que segua su antecesor en el puesto), basado en
papeletas de catalogacin de documentos encabezadas por un nombre elegido
libremente por el propio archivero, a un sistema nuevo basado tambin en
papeletas pero que no estaban encabezadas ni organizadas por nombres, sino por
un nmero correlativo que se dara a los documentos de una serie. ngel Gonzlez
propuso este sistema porque considera muy complejo establecer el elemento que
deba de encabezar la ficha, pues un mismo documento poda presentar mltiples
nombres de personas, asuntos o lugares. Los diversos nombres se consignaran en
259

Reglamento de Proteccin, de 20 de febrero de 2004 del Patrimonio Documental Ceut y del


Sistema Archivstico de la Ciudad de Ceuta (BOCCE n 4297, 20-02-2004).
260
GONZLEZ PALENCIA, ngel. Clasificacin, organizacin y catalogacin de los Archivos
Histricos: Bases para unas instrucciones. En: Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos,
octubre-diciembre de 1923, n 10-11-12, p. 464-482.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 257


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

las papeletas de referencias, con referencia a la signatura y al nmero de


documentos que presenta cada uno de los nombres.
Otro autor que particip en la elaboracin de las comunicaciones, Rafael
Andrs y Alonso261, se convierte en un defensor a ultranza del respeto de los
inventarios antiguos de los fondos documentales: Casi todos los Archivos
Histricos importantes poseen series de inventarios e ndices antiguos, a los que no
siempre se les ha concedido su verdadero valor. Justo ser reconocer que no
abundan, por desgracia, inventarios tan perfectos como los de don Juan Antonio
Fernndez, archivero de la Orden de Santiago, o de don Francisco Javier de Gama,
que lo fue de la Corona de Aragn262, donde se conservan millones de extractos de
documentos estudiados durante su direccin.
Rafael Andrs propona adoptar los extractos de estos inventarios antiguos
y transformarlos en papeletas, como una solucin de ahorro de tiempo en la
elaboracin de ndices, por ser este el trabajo en el que consideraba que deban
concentrarse los esfuerzos de los archiveros. Este sistema que parece tan sencillo,
e incluso se lleva a la prctica en la creacin de nuevos instrumentos de consulta y
difusin de los archivos elaborados en soporte electrnico, supone un estudio
previo de los inventarios, as como una revisin de la situacin topogrfica de la
documentacin, e incluso la creacin de nuevas entradas de registros para aquellos
documentos que no tiene descripcin o cuya descripcin no es la ms adecuada. El
propio Rafael ndres recoga esta problemtica en su comunicacin: Claro es que
a todo esto debe de preceder un concienzudo estudio de la labor anterior a nosotros
para seleccionar sin error los extractos que merezcan ser transformados en
papeletas, dando preferencia a los que coincidan con el orden actual de los
documentos....
261

ANDRS Y ALONSO, Rafael. Debe perpetuarse obligatoriamente en los Archivos Histricos


la utilizacin de los inventarios e ndices antiguos, con preferencia a los trabajos que se puedan
emprender actualmente? En: Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos, y Museos, octubrediciembre de 1923, n 10-11-12.
262
Con anterioridad un director del centro criticaba la ausencia de ndices de personas y materias en
el Archivo de la Corona de Aragn a pesar de la gran importancia de las descripciones del archivo.
GRANADOS, Juan Joaqun. Memoria sobre archivo y proyecto para su arreglo, con apndice
curioso que comprende el catlogo cronolgico-alfabtico de los privilegios de ferias y mercados
por los sres., Reyes de Aragn a varias ciudades, villas y lugares de sus reinos. Imprenta de
Joaqun Verdaguer, Barcelona, 1847.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 258


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Como representante de los Archivos de Hacienda, present su


comunicacin263, Ismael Garca Rmila, quien ejerci sus funciones en el Archivo
de la Hacienda de Burgos. En su exposicin critic la Instruccin de 2 de julio de
1889 para los Archivos de Hacienda, que bajo su criterio naci ya desfasada, pues
la considera una copia de otra publicada en el ao 1854. Por otro lado, criticaba
que, a pesar de tener un carcter provisional, segua vigente treinta aos ms tarde
de su promulgacin; tambin la consideraba poco flexible. Ante la falta de
contemporaneidad de la nica Instruccin para la descripcin de los Archivos de
Hacienda, el autor aprovech su ponencia en la Asamblea para plantear un mtodo
que l emplea en la clasificacin de su archivo, proponindolo como posible nuevo
modelo para la descripcin de los Archivos de Hacienda. El mtodo que present
Ismael Garca se basaba en crear dos instrumentos diferentes, uno para los libros, y
otro para los legajos. En cuanto a la descripcin de libros, era partidario de la
diferenciacin por dependencias productoras y luego por conceptos, y dentro de
cada concepto, por orden cronolgico; a continuacin se basaba en la numeracin
de los libros y la elaboracin de cdulas (fichas) sueltas para cada libro; una vez
realizadas las cdulas, se organizaran por dependencia en orden alfabtico. Para
los legajos propuso una descripcin partiendo de una previa clasificacin basada
en quince conceptos: Boletines, Cdulas Personales, Consumos, Cuentas en sus
diversas clases, Derechos Reales, Expedientes, Facturas, Gacetas, Industrial,
Nminas, Personal, Propiedades y Derechos del Estado, Rentas Arrendadas,
Territorial (Rstica y Urbana), tambin se enumeraran los legajos y se haran
cdulas de los mismos, luego se ordenaran las cdulas por orden alfabtico, dentro
de cada concepto.
Manuel Rubio Borrs, propuso en su intervencin264 la elaboracin de tres
tipos de ndices en papeletas: el numrico para el libro inventario, el alfabtico y el
cronolgico. Entre los instrumentos de control, situ el libro de buscas en el que se
consignaba: la oficina que lo solicita, el documento, ao, fecha de pedido y fecha
263

GARCA RAMILA, Ismael. Archivos de Hacienda: Instrucciones para su catalogacin. En:


Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos, y Museos, octubre-diciembre de 1923, n 10-11-12, p.
488-496.
264
RUBIO BORRS, Manuel. Manuel Rubio Borrs, de la Bibliotecas Universitaria de
Barcelona. En: Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos, y Museos, octubre-diciembre de 1923,
n 10-11-12, p. 497-505.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 259


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

de devolucin; un libro de entradas en el que se consignar: la fecha, la oficina, el


documento, ao y legajos; libros de registros de comunicaciones de entrada y
salida, y el de actas de visitas de inspeccin.
Entre las comunicaciones presentadas destac la de Cristbal Espejo de
Hinojosa265, dedicada ntegramente a por qu consideraba que se deban redactar
unas Instrucciones de catalogacin; entre las razones esgrimidas por el autor se
encontraba la mejora del servicio al pblico por parte de los archiveros. Para
avalar su afirmacin, realiz un repaso de las diferentes disposiciones legislativas
que hablaban de la creacin de unas Instrucciones para la descripcin y que, a
pesar del paso de las generaciones, seguan sin concretarse, lleg a la conclusin
de que no slo eran necesarias unas normas genricas, sino que deban realizarse
reglas mltiples adaptadas a cada casustica, para apoyar su comunicacin puso
como ejemplo las normas bibliotecarias.
Rafael Andrs y Alonso266, estableci en su comunicacin unas pautas
metodolgicas para la elaboracin de las normas de catalogacin, partiendo de los
diferentes sistemas conocidos, fuesen modernos o antiguos; de las iniciativas de
los archiveros y de las normas existentes en los archivos del extranjero.
La preocupacin de los archiveros por realizar instrumentos de difusin de
los fondos documentales con la finalidad de difundirlos y llegar a un gran nmero
de potenciales conocedores de la existencia de los archivos, es algo temprano. En
el ao 1924, aparece un artculo en la Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos
de Eugenio de Lostau y Cachn, dedicado al inters por potenciar la publicacin
de obras de divulgacin de los archivos. Este autor recoga en su escrito las
ventajas de realizar catlogos con vistas a la publicacin, entre las que sealaba,
dar a conocer a los Gobiernos y la gente con poder econmico los fondos
documentales de los archivos para que participen en su proteccin. Por otro lado,
este autor denunciaba la escasez de obras de difusin existentes en Espaa en
265

ESPEJO DE HINOJOSA, Cristbal. Necesidad urgente de redactar instrucciones para la


catalogacin de archivos. En: Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos, y Museos, octubrediciembre de 1923, n 10-11-12, p. 533-536.
266
ANDRS Y ALONSO, Rafael. Rafael Andrs y Alonso. En: Revista de Archivos, Bibliotecas
y Museos, octubre-diciembre de 1923, n 10-11-12, p. 536-537.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 260


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

relacin a los archivos, para este autor, las obras de difusin tenan que adoptar la
forma de Catlogos metdicos o de materias. Entre las causas de la escasez de
dichos catlogos, hablaba de la carencia de medios econmicos para la publicacin
de obras, as como los intentos pretenciosos de crear catlogos generales que
nunca llegan a finalizarse, por ello, aconsejaba: Catlogos pequeos, sin lujo, con
impresin clara y barata, que abarquen secciones o grupos en los que se
encuentren las materias anlogas que interesan a cada uno267. Este archivero
tampoco recomendaba que esta actividad formase parte de las funciones diarias del
archivero, propona que se dedicase un tiempo determinado a dicho cometido.
En cierto modo, las denuncias sobre la descripcin de la Asamblea se
acaban plasmando a mediados del siglo XX, mediante creacin de diversas
Comisiones268 en el seno de la Direccin General de Archivos y Bibliotecas para la
establecer normas de catalogacin comunes en archivos y bibliotecas para diversos
materiales especiales y comunes de ambos tipos de instituciones: manuscritos,
mapas, incunables,... Estas Comisiones, cuya iniciativa de creacin parte de finales
del siglo XIX, se crean como consecuencia de los trabajos de normalizacin que se
estaban realizando en pases como Francia, Alemania, Pases Escandinavos,
Inglaterra, Estados Unidos, ya que para fijar, en el futuro, reglas comunes a nivel
internacional era necesario establecer reglas a nivel nacional.

267

LOSTAU Y CACHN, Eugenio. El da del catlogo. En: Revista de Archivos, Bibliotecas y


Museos, Tercera poca, ao XXVIII, enero-diciembre de 1924, Madrid, 1925, p. 53-55.
268

Orden de 5 de abril de 1957, por la que se nombra una Comisin encargada de redactar un proyecto
de instrucciones para la catalogacin de incunables en las Bibliotecas y Archivos del Estado. En:
Boletn de Direccin General de Archivos, Bibliotecas y Museos, Direccin General de Archivos y
Bibliotecas, V. VI-VII, 1957.
Orden de 3 de abril de 1957, por la que se nombra una Comisin encargada de redactar un proyecto
de instrucciones para la catalogacin de mapas en las Bibliotecas y Archivos del Estado. . En:
Boletn de Direccin General de Archivos, Bibliotecas y Museos, Direccin General de Archivos y
Bibliotecas, V. VI-VII, 1957.
Orden de 6 de febrero de 1957, por la que se nombra una Comisin encargada de redactar el
proyecto de instrucciones para catalogar manuscritos en las Bibliotecas y Archivos del Estado. En:
Boletn de la Direccin General de Archivos y Bibliotecas, n 44, diciembre, 1957. En el caso de
las instrucciones para catalogar manuscritos, fue una revisin, puesto que existan instrucciones
anteriores: Real orden aprobatoria de las adjuntas Instrucciones para la redaccin y catalogacin de
manuscritos en las Bibliotecas pblicas del Estado. (Gaceta de Madrid n 216, de 04/08/1905).
Orden de 23 de abril de 1957, por la que se nombra una Comisin encargada de redactar un
proyecto de Instrucciones para la catalogacin de estampados, dibujos y fotografas en las
Bibliotecas y Archivos del Estado. (Boletn Oficial Estado n 26 de junio de 1957)

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 261


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Las primeras normas estaban orientadas a la catalogacin de manuscritos e


incunables y se publicaron en el Boletn de la Direccin General de Archivos y
Bibliotecas del ao 1957. Para la redaccin de estas reglas de catalogacin de
manuscritos269 se basaron en obras francesas, belgas e italianas, como las Rgles
suivre pour la rdaction du Catalogue de manuscrits latins, que era de uso interno
en la Biblioteca Nacional de Pars; Rgles suivre pour la confection des
Catalogues de manuscrits grecs, del Abate M. Richard; y el Catlogo de la
Biblioteca Napoletana dei re dAragona, de Tammaro de Marinis, entre otros.
Entre los instrumentos de descripcin recogidos en las reglas se encuentran: el
inventario topogrfico, el catlogo diccionario, ndices especiales (procedencias,
poseedores, lenguas, cronolgico-paleogrfico, de autgrafos y copistas, de incipit
y primeros versos, de miniaturas, de encuadernaciones, de encuadernadores), que
se plasmaran en fichas catalogrficas.
Con motivo del IV Congreso Internacional de Archivos, celebrado en
Estocolmo del 17 al 20 de agosto de 1960, el Director General de Archivos
encarg a Miguel Bordonau Mas la redaccin de un informe270 en el que se
reflejase el estado de los archivos espaoles en la dcada de los aos sesenta. Este
informe fue elaborado a partir de un cuestionario remitido a los archivos. Algunas
de las preguntas eran relativas a la clasificacin y la redaccin de inventarios en
los archivos271.

269

Instrucciones para la catalogacin de manuscritos. En: Boletn de la Direccin General de


Archivos y Bibliotecas, n 44, diciembre, 1957.
270
BORDONAU MAS, Miguel. Los Archivos del Estado. Informe por Don Miguel Bordonau.
En: Boletn de la Direccin General de Archivos y Bibliotecas, Madrid, n 57, enero-febrero, 1961,
p. 79-109.
271
dem p. 81. Contenido del cuestionario: 1. Clasificacin. Cules son las reglas de clasificacin
empleadas? Emplea usted el mtodo de clasificacin decimal? Existe algn proyecto de
planificacin para la clasificacin respecto al volumen de los archivos? Est establecida una
preferencia de catalogacin para ciertas categoras de archivos? Mencinese el nmero de metros
lineales de documentos clasificados entre los aos 1939 y 1945, 1946-1950, 1951-1955 y 19561959.
2. Inventarios. Se redactan listas de entrega o incrementos, inventarios sumarios, inventarios
detallados, registros? Corresponden estas clases de inventarios a periodos de progreso en la
clasificacin de los archivos o bien a determinadas categoras de stos? Qu procedimiento
emplea para la reproduccin de los inventarios (manuscritos, impreso, multicopista, Offset)?
Indquese el total de los crditos disponibles para la publicacin de inventarios. Dgase el nmero
de inventarios publicados de 1935 a 1939, 1940-1945, 1946-1950, 1950-1955 y 1956-1959.
Tienen intercambio de inventarios con los Archivos de otros pases? El producto de la venta de
los inventarios se ingresa en el Tesoro o lo perciben los Archivos?.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 262


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

En las conclusiones del cuestionario en relacin a los instrumentos de


descripcin se habla de la existencia de instrucciones para la redaccin de ndices e
inventarios a partir de la documentacin de los archivos administrativos y de
protocolos notariales. En cuanto al empleo de la CDU, se comenta la escasa
aceptacin que tiene entre los archiveros esta norma, a pesar de que hemos
observado su empleo en algunos de los archivos ms importantes del sistema
central.
En relacin a los archivos histricos, particulares, eclesisticos y
municipales, el informe recoga un gran inters de estos centros por la elaboracin
de un inventario en el que se plasmase la riqueza documental. A partir de este
material se realizaban las guas documentales de estos centros. Los esfuerzos de
recopilacin documental tambin se centraban en la elaboracin del ndice de
protocolos notariales que se conservaban en los archivos dependientes de la
Direccin General. Con respecto a los archivos administrativos los trabajos se
centraban en la clasificacin de los archivos de las Audiencias y de las
Delegaciones de Hacienda. Para los archivos generales, debido a la escasa
informacin proporcionada en el cuestionario tiene que acudir a las publicaciones
de los archivos. Con respecto a los archivos administrativos, en el informe se
expona: los ndices de envo de la documentacin, convenientemente
comprobados y corregidos, se utilizan como Inventarios. Adems, se redactan
fichas a las cuales se van agregando los ingresos peridicos, juntamente con la
signatura. En relacin a los archivos histricos se sealaba: en todos ellos se
dispone de inventarios sumarios y, en algunos casos, slo de ndices numricos.
Cuando se produce algn ingreso importante, si ste no va acompaado de su
correspondiente inventario, se hace uno muy sumario con el fin de poner al
servicio del pblico dicha documentacin los ante posible. La etapa final de la
elaboracin de estos instrumentos de trabajo es el catlogo que, generalmente, es
una descripcin de los fondos, pieza por pieza, o el inventario detallado (...) Estos
inventarios o catlogos existen en los archivos en forma de fichas o tambin

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 263


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

manuscritos o mecanografiados. La publicacin, hasta ahora, se ha hecho


solamente por medio de la impresin272.
Durante los aos sesenta, A. Matilla Tascn273 trat ampliamente los
inventarios en su Cartilla de organizacin de archivos, este autor diferenciaba
diversas tipologas en funcin al grado de detalle: el inventario esquemtico (idea
brevsima del contenido de las series, nmero de unidades y fechas extremas), el
inventario-registro (registro general de entrada de legajos o de libros, fecha de
entrada, procedencia, idea general del contenido y fechas extremas), el inventario
sumario (contenido y fechas extremas de cada expediente (breve)); el inventario
analtico (contenido, fecha y localizacin de cada documento); el inventario
analtico de epgrafes (se forma cuando se individualiza el documento con una sola
palabra o frase corta por cada asunto importante de que se trate); el inventario
analtico de extractos (lo mismo pero con uno o ms periodos de oraciones
gramaticales, mximo ocho o diez lneas); el inventario analtico de resmenes (se
introduce un resumen); el inventario registro de hojas cambiables (para los fondos
documentales cambiantes); y el inventario topogrfico perpetuo (para los fondos
documentales permanentes).
En cuanto a los catlogos, Matilla Tascn, consideraba que se poda hacer
directamente a partir de los inventarios analticos de extractos o resmenes, si
estaban bien hechos, sino se realizaran a partir de la propia documentacin.
Introdujo un modelo de ficha de catlogo.
Por otro lado, diferenci tres tipos de gua: la gua sinptica (solo cuadro de
clasificacin orgnica con indicacin escueta de los asuntos globales), la gua
sucinta (cuadro de clasificacin orgnico con los conceptos genricos, volumen,
fechas y emplazamientos de la documentacin) y la gua detallada (con ms detalle
que las anteriores con el cuadro de clasificacin orgnico y los conceptos
especficos comprendidos en cada concepto genrico). Con respecto a los ndices

272

dem p. 90-91.
MATILLA TASCN, A. Cartilla de organizacin de archivos, Direccin General de Archivos
y Bibliotecas, Madrid, 1960.
273

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 264


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

diferenci entre onomstico, geogrfico, toponmico, de materias, numrico,


cronolgico y topogrfico274.
En la dcada de los noventa, para el archivo de oficina, desde la Direccin
de Archivos Estatales, se recomendaba el

manual275 de Mara Luisa Conde

Villaverde. En esta obra se recogan los siguientes instrumentos de control y


descripcin: cuadro general de competencias que tiene asignada la unidad
administrativa y tipos documentales en que se materializan; manual de normas
redactado por el archivo central, registro de transferencias, ndices de materias,
nombres, lugares geogrficos,...; estos instrumentos son instrumentos aplicables al
archivo de una administracin pblica en la que existe un archivo central, que sera
el que receptor de la relacin de entrega, instrumento de control, que se entrega
con los fondos documentales transferidos desde las oficinas. Para el archivo
central de una administracin pblica, en el manual se recogen los siguientes
instrumentos de control y descripcin: los registros de entrada de fondos, registro
de salidas de fondos, registro de prstamos, registro de consultas, registro
topogrfico, registro grfico de depsitos a partir del repertorio de series, ndices e
inventarios, ...
Autores como Joaquim Llans, muestran una gran preocupacin por la
gestin que los archiveros realizan desde el archivo de oficina abarcando todo el
ciclo vital de los documentos, basndose en modelos de gestin, que ya se aplican

274

Los catlogos o ficheros temticos o por asuntos reciban el nombre de catlogos diccionarios
(Matilla Tascn emplea este trmino en los partes de trabajo que remiti desde el Archivo de
Hacienda).
En la documentacin que gener el Archivo Central de Hacienda en el ejercicio de sus funciones
podemos ver como se llevaban diversos instrumentos desde los aos cuarenta: el registro o
inventario topogrfico, el inventario topogrfico perpetuo, el catlogo alfabtico de apellidos, el
catlogo por empleos, el catlogo alfabtico, el catlogo cronolgico, el catlogo diccionario. La
palabra catlogo en este caso se llega a asimilar a ndices (son ficheros con entrada de nombres,
asuntos).
En cuanto al registro de entrada de fondos se denomina en el caso del Archivo de Hacienda a travs
de diversos trminos: registro de inventarios o ndices de remisin, coleccin general de
inventarios, registro general de legajos, registro general de libros, catlogo de inventarios,
(Archivo General de la Administracin. Fondo del Ministerio de Educacin, AGA, 31, 7066).
275
CONDE VILLAVERDE, Mara Luisa. Manual de tratamiento de archivos administrativos,
Direccin de Archivos Estatales, Madrid, 1992. Esta autora, fue directora del Archivo General de la
Administracin, archivo desde el que se generaron prcticas de trabajo archivstico en relacin a
este tipo de centros.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 265


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

en archivos como el NARA (National Archives and Records Administration) de


EEUU276. Este autor seala cules son los sistemas empleados en las oficinas del
NARA: el archivo temtico (subject filing)277 y el archivo de expedientes (case
filing)278. El diez por ciento de los archivos de oficina del Gobierno Federal de
Estados Unidos, siguen el sistema temtico y las tres cuartas partes, el sistema de
archivo de expedientes. Este autor habla de la necesidad de llevar a cabo una
clasificacin diaria desde la oficina, independientemente del sistema que se
emplee. En Estados Unidos se ha calculado el coste de los errores de archivado,
como media, un documento mal archivado cuesta a una oficina cerca de 120
dlares279. Estos clculos son un reflejo de las consecuencias de la ausencia de
normativa y formacin prctica archivstica en el mbito de la oficina. Con la
administracin electrnica el archivero parece haber desaparecido totalmente del
mbito del archivo de oficina, si no se pone remedio, las prdidas de documentos
por eliminaciones descontroladas, o por descontrol en la organizacin y la
descripcin del documento electrnico, sern incalculables. Por otro lado, la falta
de control sobre la documentacin, no slo supone prdidas econmicas para la
administracin pblica o privada, en el caso de la documentacin pblica, lleva
implcitas otras prdidas como la rebaja en los derechos de los ciudadanos o la
prdida de transparencia de la informacin y la documentacin en la
administracin.

276

En Espaa hemos tenido que esperar a la implementacin de la Legislacin sobre la


Administracin Electrnica para que se comenzaran a desarrollar de manera real modelos de
gestin de documentos y archivos que inician el control archivstico de la informacin desde que se
genera en el mbito de la oficina. An as la evolucin futura de este modelo es incierta.
277
Los documentos archivados por temas (Subject Files) reflejan funciones administrativas y de
programas no relacionados con asuntos especficos que constituiran los expedientes, o case files.
El archivo temtico consiste en el proceso de organizar y archivar los documentos de acuerdo con
su contenido informativo general, con el fin de proporcionar juntos todos los documentos sobre el
mismo tema para facilitar que se encuentre la informacin cuando es necesaria. Es un modelo que
se aplica desde el Antiguo Rgimen en pases de tradicin anglosajona,
278
Un case file o expediente puede ser definido como una carpetilla u otra entidad de archivo que
contiene material relativo a una accin especfica, evento, persona, lugar, proyecto u otro asuntos, o
tambin a un grupo de tales carpetillas o unidades de archivo.
279
LLANS, Joaquim. La gestin de la documentacin activa. El Modelo Norteamericano. En:
XI Jornadas de Archivos Municipales. La organizacin de documentos en los Archivos de Oficina,
2 Edicin, Madrid, 1996, p. 103-128.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 266


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

2.2.2. La funcin descriptiva en el acceso al Cuerpo Facultativo


A la hora de hablar de descripcin archivstica, no slo resulta interesante
analizar la formacin especfica en prcticas archivsticas impartida en escuelas o
facultades, tambin resulta curioso analizar la carga de la teora y prctica
descriptiva en los temarios de acceso a las oposiciones destinadas al ingreso de
personal en los archivos.
Desde el ao 1881, se establece oficialmente la oposicin como forma de
ingreso en el Cuerpo Facultativo de Archivos. El primer reglamento que recoge
este sistema es publicado por Real Decreto de 26 de julio de 1881.
A principios del siglo XX, las pruebas para el acceso a Oficiales de Cuarto
Grado del Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arquelogos280
constaban de dos partes, una terica y otra prctica. El ejercicio terico consista
en contestar a catorce temas sacados del cuestionario redactado por la Junta
Facultativa del ramo y aprobado por la Subsecretara; cuatro, de las materias de
archivos, bibliotecas y Museos; una de propiedad intelectual, y otra, de
organizacin administrativa. La parte prctica se compona de dos ejercicios. El
primer ejercicio prctico consista en la lectura, traduccin y anlisis de un
diploma, en la redaccin de papeletas para la catalogacin de un manuscrito, de un
libro incunable y de otro moderno, y en la clasificacin de tres objetos
arqueolgicos autnticos o reproducidos. El segundo ejercicio prctico consista en
la lectura y traduccin de impresos e una lengua viva y otra antigua.
Para el acceso a cualquier plaza se exigan grandes conocimientos en
mltiples materias culturales. En cuanto a los temas de archivos, se exiga tener
conocimientos de: paleografa, epigrafa, diplomtica, criptografa, braquigrafa,
cronologa, sigilografa, ya que todas estas materias y otras, eran necesarias para
poder inventariar y catalogar los documentos de los archivos. Sobre la redaccin
de instrumentos de descripcin, en el cuestionario de archivos, se recogan los
280

Real Orden de 15 de abril de 1903, convocando oposicin para proveer ocho plazas de Oficiales
de cuarto grado del Cuerpo facultativos de Archiveros, Bibliotecarios y Arquelogos. (Gaceta de
Madrid, n 136, 16 de mayo 1903).

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 267


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

siguientes temas: El 26: Qu se entiende por cuadro de clasificacin de fondos de


un archivo.- Inventario general del mismo.- Catlogos de series.- De las claves.Sus ventajas e inconvenientes.- De los ndices en forma de libro y en forma de
papeletas.- Ventajas e inconvenientes de cada uno de estos sistemas.Procedimiento que debe emplearse.- El 27: Qu se entiende por inventario
topogrfico en un Archivo.- En qu se diferencia del ndice geogrfico.- De los
ndices alfabtico y cronolgico.- El 29: ndices.- Inventarios y catlogos.Significacin de cada una de estas palabras. El 30: De las papeletas de ndice de
los documentos pertenecientes a las colecciones diplomticas de la Edad Media.Como deben redactarse.- El 34: Plan general de arreglo y clasificacin de un
Archivo histrico: A. Cuando ste tiene ndice y sus papeletas estn
convenientemente enlegajados. B. Cuando no tiene ndice, pero el estado de sus
legajos y el contenido de sus cartelas indican que si hubo ndice. C. Cuando no
existe ndice, ni los legajos estn formados y se trata slo de un montn de
papeles. Operaciones previas que tiene que hacer el Archivero en cada uno de
estos tres casos. Del tema 35 al 46, se realizaban diversas preguntas sobre cuadros
de clasificacin en diferentes tipos de archivos.
Durante la Segunda Repblica se publica un nuevo Reglamento de
oposiciones al Cuerpo281. En la prueba prctica se exiga: la transcripcin y
traduccin de tres documentos escritos en letra visigoda, francesa y procesal, sin
elementos auxiliares. Tras el primer examen, el reglamento estableca la
realizacin de un cursillo durante seis meses. Todas las materias que se impartan
en el curso suponan la preparacin de los aspirantes para llevar a cabo las tareas
de descripcin y catalogacin: dos horas diarias de paleografa; dos horas diarias
de diplomtica y filologa romnica; una hora diaria de catalogacin; dos horas
semanales de instituciones, legislacin, arquivologa y fuentes de la historia; una
hora semanal de sigilografa y reproduccin de sellos y una hora semanal de
pericia caligrfica.

281

Reglamento de Oposiciones al Cuerpo Facultativo de Archivos, Bibliotecas y Museos, 5 de


junio de 1933 (Coleccin Legislativa de Instruccin Pblica, ao 1933, p. 411).

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 268


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Despus del cursillo se realizaba la segunda parte de la oposicin, que se


centraba fundamentalmente en la evaluacin de las capacidades descriptivas del
opositor: transcripcin, traduccin, comentario paleogrfico, diplomtico e
histrico y catalogacin de tres documentos en tres letras diferentes, con positivas
dificultades, en castellano, cataln y gallego; catalogacin metdica de un
cartulario medieval y de otro moderno; catalogacin metdica de cuatro
expedientes y dos documentos de la Edad moderna; catalogacin completa de
tres sellos, una real, otro eclesistico y otro municipal o particular, con los
comentarios que procedan.
Tras la Guerra Civil Espaola, en los aos cuarenta se vuelven a convocar
oposiciones. En la Orden 3 de febrero de 1940, se valoraban entre los mritos
especiales previos para el acceso al Cuerpo la elaboracin de catlogos de
archivos. Los aspirantes tenan que pasar una prueba de catalogacin de archivo,
una de biblioteca y otra de museo. El ejercicio de archivo consista en la
transcripcin y traduccin de dos documentos, uno en visigtica o francesa y otro
en cortesana o procesal, dos de los tipos de letras que mayores dificultades de
interpretacin presentan. En el cursillo282 que se realizaba a posteriori, se daban las
materias necesarias para la descripcin de los documentos: paleografa,
diplomtica, catalogacin, sigilografa,Como colofn a la formacin, se
realizaba una segunda prueba de descripcin consistente en el anlisis
paleogrfico, diplomtico, transcripcin y catalogacin de un documento en
castellano, otro en gallego y otro en cataln; catalogacin de un cartulario
medieval y otro moderno; catalogacin de documentos y expedientes de la Edad
Media y Contempornea y catalogacin de tres sellos.
En la Orden de 23 de diciembre de 1968,

por la que se convocan

oposiciones libres para proveer 46 plazas vacantes en el Cuerpo Facultativo de


Archiveros, Bibliotecarios y Arquelogos, figura entre los ejercicios la redaccin
de las fichas catalogrficas: Redaccin de fichas catalogrficas de cuatro
documentos de los siglos XII al XVII, ambos inclusive, escritos en alguna de las
282

Los cursos para ingresar al Cuerpo de manera definitiva fueron siempre obligatorios, se
contaban como parte de la evaluacin junto con el examen.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 269


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

lenguas de la Pennsula. Entre los temas figurarn: instrumentos de descripcin y


control, catalogacin de sellos, sistemas de clasificacin de los documentos, fichas
y ficheros (sistemas convencionales y modernos). Desde la dcada de los aos
cincuenta, los cursillos finales se realizarn en la Escuela de Documentalistas.
Los temarios para el ingreso en el Cuerpo se mantuvieron sin grandes
modificaciones hasta el cambio de siglo en el que se empezaron a incorporar los
temas de normalizacin descriptiva internacional, con la inclusin de la Norma
ISAD (G), tanto en la parte terica como en la prctica, as como la incorporacin
de los servicios Web para la descripcin de archivos. Estos cambios se
comenzaron a experimentar en dcadas anteriores. En los aos setenta se comenz
la experimentacin en los archivos estatales, con los primeros sistemas
automatizados. En la dcada de los ochenta, se incorpor la informtica aplicada a
los archivos y en los aos noventa, se incorporaron las normas ISO y las bases de
datos documentales. El gran cambio ms radical en el temario se producir en el
ao 2006, con la incorporacin de las normas de gestin de documentos
electrnicos y metadatos y con la adaptacin del temario a los nuevos cambios que
se estaban produciendo.
Tras la instauracin de la democracia, con el traspaso de competencias
culturales del Estado de las Comunidades Autnomas, comenzaron a convocase
oposiciones para tcnicos de archivos en el mbito de los Gobiernos Autonmicos.
Con la autonoma de las Universidades y otras instituciones pblicas, tambin
comenzaron las convocatorias propias para cubrir las plazas de archiveros; muchos
temas fueron copiados directamente del publicado por la Administracin General
del Estado, en otros casos, se incorporaron temas propios pero siempre se
consideraron, fundamentalmente en la parte prctica de las pruebas, las habilidades
descriptivas del opositor.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 270


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

2.2.3. La formacin de los archiveros en la descripcin archivstica


A comienzos del siglo XX, las enseanzas de la Escuela Superior
Diplomtica, fueron asumidas por la Facultad de Filosofa y Letras por Real
Decreto de 1900283. En el programa de la facultad se incorporarn las enseanzas
de la Escuela dentro de la asignatura de Bibliologa o Bibliografa. Esta
asignara ser uno de los requisitos exigidos en el acceso a las oposiciones al
Cuerpo Facultativo. En este momento, no existe una formacin acadmica que
recoja materias propias encaminadas a la formacin de archiveros, a pesar de
haberse constituido como un conocimiento y disciplina autnoma. Podemos
afirmar que, a lo largo de todo el periodo estudiado, no existi una institucin que
asumiera la formacin exclusiva de los archiveros.
Existan materias en la Facultad de Filosofa y Letras, que permitan
adquirir tcnicas para trabajar en los archivos, pero habr que esperar hasta pocas
recientes para que se impartan cursos especficos orientados a la archivstica. En la
reorganizacin de los estudios de la Facultad, durante el ao 1931, se estableci el
ttulo de Archivero-Bibliotecario, con la finalidad de suplir el antiguo ttulo
expedido por la Escuela Diplomtica de Archivos. Este ttulo se hizo obligatorio
para acceder a las oposiciones al Cuerpo Facultativo por Decreto del Ministerio de
Instruccin Pblica y Bellas Artes del ao 1934.
Durante el ao 1952, la formacin para los archiveros es asumida en el
seno del Ministerio por la Direccin General de Archivos y Bibliotecas, a travs de
la creacin en Madrid de los cursos para la formacin tcnica de archiveros,
bibliotecarios y arquelogos284. Su funcin se centraba en la formacin de los
facultativos que haban superado las oposiciones. En 1953, se transform en
Escuela de Formacin Tcnica de Archiveros, Bibliotecarios y Arquelogos

283

Real Decreto suprimiendo la Escuela Superior de Diplomtica e incorporando las enseanzas


que la constituyen a la Facultad de Filosofa y Letras, y reformando sta. (Gaceta de Madrid n
203, de 22/07/1900).
284
DIRECCIN GENERAL DE ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS. MADRID. Cursos para la
formacin tcnica de archiveros y bibliotecarios. Separata de: Boletn de la Direccin General de
Archivos y Bibliotecas, n 20, 1954.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 271


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Segn el programa del curso de 1959-1960285, las clases que se centraban


en la descripcin de los archivos, la bibliografa, la archivstica y la catalogacin
de documentos antiguos, eran impartidas por Mara Teresa de la Pea Marazuela,
archivera del Archivo Histrico Nacional, cuyos trabajos en este centro se
centraron en la catalogacin de los fondos documentales tal y como se muestra en
su bibliografa286. Podemos observar como la docencia era impartida por personal
formado en la teora y la prctica de la descripcin. En 1964, se crear por Orden
Ministerial287, la Escuela de Documentalistas, con sede en la Biblioteca Nacional.
Se impartan una serie de cursos que no tenan reconocimiento acadmico
especfico; sin embargo, se expedan dos tipos de diplomas. La enseanza de la
Escuela era muy genrica se imparta tanto para los tcnicos destinados en los
Archivos, como para los destinados en las Bibliotecas; slo se diferenciaba entre el
diploma que se conceda a los Bachilleres Superiores (Ayudantes de
Documentacin) y el que se conceda a los Licenciados (Documentalistas).
En el ao 1969 se realiza el primer curso para el tratamiento de la
informacin a travs de mquinas, bajo la denominacin de I Cursillo sobre
fundamentos bsicos del tratamiento de la informacin por mquinas y
procedimientos modernos; convocado por la Direccin General de Archivos y
Bibliotecas, iba destinado a la formacin de los funcionarios; los contenidos del
curso se publicaron en el Boletn de la Direccin General de Archivos y
Bibliotecas; algunas de las temticas que se trataron fueron las siguientes:
introduccin general a los ordenadores; tratamiento aritmtico de la informacin;

285

DIRECCIN GENERAL DE ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS. Cursos para la formacin


tcnica de Archiveros, Bibliotecarios y Arquelogos (1959-1960), Madrid, 1959.
286

Su obra se centra ms en el trabajo prctico que terico de la catalogacin:


PEA MARAZUELA, Mara Teresa de la.
- Archivo de los Duques de Fras (inventarios), Madrid, 1955-1973.
- Archivo Histrico Nacional. Seccin de Ultramar (inventario), Madrid, 1972-1988.
- Catlogo de los fondos manuscritos de Juan Ramn Jimnez, Madrid, 1979.
- Papeles de Don Luis Araquistain Quevedo, Madrid, 1983.
- Papeles de Santo Domingo. Archivos Histrico Nacional. Seccin Ultramar, 1985.
287
Orden de 23 de septiembre de 1964 por la que se crea una Escuela de Documentalistas
dependiente de la Direccin General de Archivos y Bibliotecas. (Gaceta de Madrid n 246, de
13/10/1964).

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 272


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

lenguajes de programacin; organigramas; soportes de la informacin; mquinas


clsicas (perforadoras, verificadoras, clasificadoras, intercaladoras, tabuladoras)288.
En los aos 1976-1977, se reestructura el programa de la Escuela de
Documentalistas y entre las novedades que se introducen en su temario, se
encontraba la informtica aplicada a los archivos; desde el ao 1975 se comienzan
a emplear tcnicas automatizadas en los archivos dependientes del Estado, y las
novedades aparecen reflejadas en las enseanzas. En el ao 1976 se celebra el I
Curso de Informtica para Archiveros del Ministerio de Educacin, en el que se
muestran los primeros proyectos de descripcin con base informtica. El uso de las
aplicaciones es todava rudimentario, requiere una estructuracin previa y una gran
preparacin de la documentacin antes de su introduccin en los sistemas
informticos.
Aunque existen iniciativas anteriores de creacin de estudios universitarios
centrados en las bibliotecas y de modo secundario en los archivos, ser la
Universidad de Santiago de Compostela289, por Orden Ministerial de 1977, una de
las pioneras en la inclusin de estudios de archivstica en la Facultad de Geografa
e Historia, y por tanto, de las tcnicas de descripcin y elaboracin de
instrumentos en los archivos. En su plan de estudios se inclua una especialidad de
Archivstica y Biblioteconoma, con las siguientes asignaturas: Archivstica,
Biblioteconoma y Documentacin, Historia del Libro, Paleografa y Diplomtica.
Un ao despus de la iniciativa Compostelana, por Real Decreto de
1978

290

, se permitir oficialmente a las Universidades espaolas incorporar las

enseanzas de Biblioteconoma y Documentacin, a travs de Escuelas


Universitarias, previa autorizacin del Ministerio de Educacin y Ciencia, la
Archivstica se fundira con la Biblioteconoma y la Documentacin, pero
implicara la generalizacin de la formacin en tcnicas documentales en Espaa.
288

I Cursillo sobre fundamentos bsicos del tratamiento de la informacin por mquinas y


procedimientos modernos. En: Boletn de la Direccin General de Archivos y Bibliotecas; n 105,
enero-febrero, 1969, p.16-17.
289
Orden de 30 de junio de 1977, por la que se aprueba el Plan de Estudios del segundo ciclo del a
Facultad de Geografa e Historia de la Universidad de Santiago (BOE nmero 226 de 21/9/1977).
290
Real Decreto 3104/1978, de 1 de diciembre, por el que se crean en la Educacin Universitaria
las enseanzas de Biblioteconoma y Documentacin (BOE n 8 de 9/1/1979).

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 273


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Los estudios de las Escuelas tendrn una duracin de tres aos. Entre las
asignaturas que se impartan en relacin a la descripcin291 se encontraban:
Anlisis Documentales (principios generales de la catalogacin, catalogacin),
Lenguajes Documentarios (sistemas de clasificacin y anlisis de contenido),
Informtica Documental (automatizacin de bibliotecas y telecomunicacin) y
Archivstica.
A partir del Real Decreto 912 de 1992 292, se permiti la transformacin de
las enseanzas de las Escuelas Biblioteconoma y Documentacin en Licenciaturas
de Documentacin; el cambio no supuso una mejor consideracin de la
Archivstica como disciplina con respecto a la Diplomatura. Si analizamos la carga
lectiva, sin embargo, se crean iniciativas y plataformas encaminadas a convertir la
archivstica en una enseanza propia, como es el caso de las impulsadas en
Catalua. Dichas iniciativas han quedado en papel mojado, como consecuencia de
los cambios que est experimentando la universidad: la adaptacin de las
enseanzas universitarias espaolas a la Comunidad Europea con la adopcin del
Plan de Bolonia; la crisis econmica, que ha producido una cada del alumnado
con la desaparicin de materias y carreras universitarias, la escasa demanda de
profesionales, as como la mala remuneracin en el mbito empresarial.
La formacin en archivstica, y por tanto, en descripcin archivstica, se ha
desarrollado a travs de otros medios universitarios como la especializacin, a
travs del Doctorado y las Tesis Doctorales, los Postgrados, Masters, Cursos,... As
como a travs de instituciones pblicas como el Instituto Nacional de
Administraciones Pblicas, o las Escuelas de Administracin, Asociaciones de
archiveros y documentalistas y centros de formacin privados293.

291

Orden de 24 de febrero de 1981 por la que se fijan las directrices de los Planes de Estudio de las
Escuelas Universitarias de Biblioteconoma y Documentacin (BOE nmero 63 de 14/3/1981).
292
Real Decreto 912/1992, de 17 de julio, por el que se establece el ttulo universitario oficial de
Licenciado en Documentacin y la aprobacin de las directrices generales propias de los planes de
estudios conducentes a la obtencin de aqul. (BOE n 206 de 27/8/1992).
293
Las posibilidades de formacin archivstica en la actualidad as como su evolucin han sido
recogidas ampliamente entre otras obras en: LPEZ GMEZ, Pedro. La formacin de los
archiveros espaoles en el siglo XX: una mirada retrospectiva, Xunta de Galicia, Ourense, 2008.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 274


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

En la actualidad, sea en el mbito pblico o privado, nos encontramos ante


un panorama desolador en cuanto a la formacin archivstica, tanto por la
desaparicin progresiva de enseanzas en la universidad, como por la falta de
calidad de los cursos en el mbito privado, especialmente en relacin al
tratamiento descriptivo del archivo digital, que se est actualmente generando en
el mbito de las administraciones pblicas y privadas.
Dentro de las enseanzas impartidas por el Ministerio de Cultura a travs
de la Subdireccin General de Archivos, se desarrollaron ya en la poca
democrtica, a partir del ao 1988, las Escuelas-Taller de Archivos,
posteriormente denominadas Escuelas de Archivos. Estas prcticas archivsticas
tenan su sede en importantes archivos, como el Archivo Histrico Nacional o
Archivo General de la Administracin. Los profesionales que se formaron en
dichas escuelas, trabajaban directamente con los fondos documentales de los
archivos, desarrollando importantes instrumentos de descripcin que todava se
emplean en la actualidad tanto en papel, como de base para la transferencia de la
informacin contenida en los mismos a sistemas de gestin informtica. La
formacin del Ministerio de Cultura va ms a all del mbito estatal, con la
extensin de la tradicin descriptiva espaola a pases de tradicin latina, a travs
de la Escuela de Formacin Archivstica en Iberoamrica dentro del Programa
ADAI (Ayuda al Desarrollo Archivstico Iberoamericano).
2.2.4. La formacin archivstica del personal con destino a la empresa privada
En el mbito de la formacin archivstica del personal destinado a las
oficinas en el mbito de la empresa privada, Jaime Vicens Carri denunci en el
ao 1946, que en la Escuela de Altos Estudios Mercantiles de Barcelona no se
enseaba ni tcnicas de clasificacin, ni archivo. Pero sealaba que esta era la
tnica general de todas las academias de formacin administrativa. Jaime Vicens
Carri nombraba a Rafael Bori en su obra, indicando que antes del ao 1936, daba
clases de clasificacin y archivo en el Instituto de Cultura de la Mujer. Rafael Bori
fue fundador de la Escuela de Secretarias Comerciales, en las que tambin se

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 275


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

impartan clases de clasificacin y archivo, incluyendo material para la realizacin


de prcticas.
Jaime Vicens habl de academias como la Cots o Almi, que introdujeron
esta materia, con prcticas e incluso con enseanza autodidacta294. Rafael Bori,
public un manual destinado a la clasificacin del archivo de oficina entre 1925 y
1932, con bastante xito de distribucin como demuestras sus cuatro ediciones.
Este mismo autor public otros manuales relacionados con el mundo del comercio
y la oficina, en los que se que establecan pautas sencillas. En el manual sobre
clasificacin se incluan los sistemas existentes en la poca en los archivos de
oficina, tanto en Espaa como en el exterior. Recoga los diferentes equipos que
se empleaban en la oficina para la clasificacin. Se definan trminos como el de
gua en la oficina, que consista en una simple cartulina, con una pestaa saliente,
que serva para clasificar por letras, nmeros, nombres; defina las pestaas
intercambiables o portamarbetes, que eran piezas de metal con una especie ventana
en la que se coloca un papel, cubierto de celuloide transparente, en el que iba
inscrita la inicial de la gua o el nombre de la carpeta. Las dos piezas de metal
formaban en su parte inferior una pinza, por la que se sujetaban en la cartulina (en
guas, carpetas individuales y de varios).
El manual inclua prcticas de archivo; guas de falta de documentos, que
se emplean para indicar los documentos que han sido prestados; se explicaba en
que consista el archivo definitivo. Se recomendaba que, al finalizar el ao, la
correspondencia se guardase en clasificadores o cajas de cartn, retirndolas de los
muebles, con indicacin de la clasificacin y el ao o periodo.
Los sistemas de clasificacin que recomendaba en los ficheros eran:
alfabticos, numricos, por asuntos, geogrficos, decimal, mixtos. Incluye sistemas
curiosos que seran sustituidos por nuestra actual agenda electrnica como el de

294

VICENS CARRI, Jaime. Tratado de clasificacin y archivo. Editorial Labor, S.A. Barcelona
1956, p. 366-367.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 276


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

cajitas memorndum, los ficheros pequeos que servan para recordar asuntos
pendientes (una especie de agenda en forma de fichero)295.
El mbito del archivo de oficina estuvo durante muchos aos en manos
exclusivas del gnero femenino. Entre los manuales que circulaban para el
aprendizaje de los mtodos de tratamiento de la documentacin en la oficina,
Jaime Vicens Carri, que fue profesor de la Escuela de Secretarias Comerciales de
Barcelona y miembro de la Academia de Ciencias Econmico-Financieras, tradujo
del francs un manual de A. Brauman, titulado, la Gua de la Archivera. Durante
esta poca, el archivo de oficina estaba estrechamente relacionado con la profesin
de Secretara, profesin que fue considerada durante dcadas, como una actividad
propia de la mujer. Es un manual destinado a la enseanza de la prctica de
archivo en la oficina durante los aos sesenta, cuando la archivstica profesional en
Espaa empezaba a salir de sus propias fronteras. Resultan interesantes desde el
punto de vista sociolgico e histrico, los consejos finales que se proporcionan a la
lectora (puesto que por el propio ttulo se considera una obra destinada
nicamente a las mujeres), bajo el epgrafe: Las reglas de oro de la archivera, la
seora Antoinette Brauman aconsejaba:
1. Ni tanto ni tan calvo. El trabajo de la archivera es importante, pero no se crea
el centro del Universo. Evite aislarse de las restantes funciones tras un teln de
acero.
2. Gota a gota se llena el cntaro. Hagamos igual, archivando cotidianamente toda
la documentacin del da.
3. Quien mucho abarca, poco aprieta. Para clasificar fcil y cmodamente,
divdase el trabajo en fases sucesivas.
4. El archivo no es el cementerio de papeles. Antes de archivar un documento,
asegurmonos de que, en efecto, su inmediato destino es el archivo.

295

BORI, Rafael. Manual prctico de clasificacin y Archivo. Barcelona, Imp. La Neotipia, 1923.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 277


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

5. No slo los candidatos a un empleo necesitan buenas referencias: el archivo


tambin. A cada nueva carpeta o ficha abierta, hagamos inmediatamente las
referencias cruzadas necesarias, si son del caso.
6. Como los artculos de valor o intervenidos, los documentos confiados a la
custodia de la archivera slo pueden circular acompaados de un pase o gua.
Cuidemos, pues, de anotar siempre las caractersticas de cualquier documento
prestado, as como los datos concernientes a la persona que lo ha pedido.
7. La ocasin hace al ladrn. Aprovechemos cada oportunidad para manejar las
carpetas, para comprobar su contenido296.
La autora incorpor los sistemas de clasificacin existentes en el momento,
trat la clasificacin de materiales especiales como fotografas, libros, patentes,
muestras,...; diferenci entre archivo provisional y definitivo; habl sobre el
mobiliario e incluy ejemplos prcticos de clasificacin. La obra su public en
Espaa del 1958 al 1977, con cinco ediciones, con gran influencia en la formacin
de las secretarias durante estos aos. Adems de esta referencia bibliogrfica de
origen externo, existieron otras empleadas tanto en la empresa privada e incluso
pblica, se siguieron manuales como los de Italo Baldini o de Guiseppe
Continolo297, que fueron tambin una novedad en su poca, al centralizarse en la
organizacin y clasificacin de los archivos de oficina298. Estos manuales no slo
se encuentran en el mbito de la oficina privada, tambin fueron empleados en la
oficina pblica, tal y como podemos comprobar en el catlogo de la Bibliotecas
del Instituto Nacional de Administracin Pblicas.
En la formacin profesional en la Espaa de los aos 60, el empleo de
secretaria, fue considerado como una profesin ms propia de la mujer, tal y como

296

BRAUMAN, A. Gua de la archivera [Traducida y adaptada por Jaime Vicens Carri],


Francisco Casanovas, Barcelona, 1958, p. 105-106.
Se public durante varios aos varias ediciones, dentro de una serie para la oficina, hay tambin
gua de la mecangrafa, gua de la secretara.
297
CONTINOLO, Guiseppe. El archivo en la organizacin moderna. Ediciones Deusto, Bilbao,
1965.
298
BALDINI, Italo. El archivo en la empresa moderna: tratado prctico de organizacin y
funcionamiento de sus servicios. Editorial Hispano Europea, Barcelona, 1964.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 278


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

he sealado con anterioridad, tal y como se muestra en el ttulo de un libro de texto


de enseanza media y profesional no estatal de la poca: Secretaras
Comerciales299. En este pequeo libro de texto, como en muchos otros de la
poca, se trata, entre las funciones de la Secretara, encargarse del archivo, aunque
se recoge de manera muy superficial: Una de las misiones de la Secretara es la de
comprender muy bien el orden, para saber inculcarlo. Esta obra se olvida de dar
pautas para su organizacin.
Otra institucin privada dedicada a la formacin, fue el Instituto Tcnico
para la Racionalizacin de la Administracin Pblica, que public un tema sobre
Archivo300, dentro de una serie de documentos que salieron a la luz durante el ao
1972, dedic uno a la organizacin del trabajo administrativo. El Instituto, a pesar
de dedicarse a la formacin de profesionales con destino a los archivos de las
administraciones pblicas, en la bibliografa de este tema, no incluye ninguna
referencia elaborada por profesionales de los archivos que trabajaban en la
administracin, aunque si recoga una obra propia de oposicin, para la formacin
de auxiliares administrativos para las administraciones pblicas. El tema estaba
dedicado a la formacin de archiveros en el mbito del archivo de empresa. Inclua
diferentes sistemas de clasificacin de los documentos: el alfabtico, el analtico,
el cronolgico, el geogrfico, el ideolgico, el numrico, el alfanumrico, el
decimal-centesimal,

sealando

tanto

sus

ventajas,

como

inconvenientes.

Finalmente recomienda la seleccin de un mtodo en funcin al uso que se vaya a


dar. Adems de mezclar los diferentes sistemas, creando quizs mayor confusin
en la formacin del personal al que va destinado el tema; las recomendaciones son
un tanto sui generis, ya que aconseja la ordenacin numrica para los libros de una
biblioteca y la ideolgica (en la que incluye la CDU) para documentacin tcnica,
jurdica y fiscal.

299

MORELL VERGAD, Jos. Secretarias Comerciales. Centro de Enseanza Media y


Profesional no estatal de modalidad administrativa Colegio Femenino Oller, Valencia, 1961.
300
INTITUTO TCNICO PARA LA RACIONALIZACIN DE LA ADMINSITRACIN
PBLICA. Organizacin del trabajo administrativo. Tema 6. Archivos: Problemas y su
tratamiento, Madrid, 1972.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 279


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

2.2.5. La prctica de la descripcin


Durante el siglo XX, la informacin sobre la realidad prctica en los
archivos se ha plasmado a travs de los partes de trabajo trimestrales y las
memorias que los archivos dependientes del Estado remitan a la Inspeccin de
Archivos, sin embargo, esta no es la nica va de acceso a la prctica descriptiva
de los archivos.
Durante un periodo de treinta y cinco aos, entre los aos 1915 y 1952, la
Inspeccin de Archivos de la Junta Facultativa, por iniciativa de la Direccin con
competencias en el mbito de los archivos, se dedic a visitar los archivos
espaoles con la finalidad de formar el inventario general del patrimonio
documental espaol. El resultado de estas visitas se plasm en diversas memorias
que recogan diferentes tipos de informacin, debido a la falta de normalizacin
existentes en los archivos pblicos y privados. Estas memorias pasaron de la
Direccin General al Servicio Nacional de Informacin Documental. En el ao
1955 se public un ndice toponmico301 en el Boletn de la Direccin General de
Archivos y Bibliotecas con la relacin de las memorias conservadas. El Servicio
Nacional de Informacin Documental, realizaba copias de seguridad, tanto de los
fondos documentales, como de sus inventarios. Las relaciones de estas copias de
seguridad fueron publicadas en el Boletn de la Direccin General.

2.2.5.1. La actividad descriptiva en el comienzo del siglo XX

A travs de los documentos de trabajo que los archivos dependientes de la


Administracin Central remitieron a lo largo del siglo XX podemos abrir una
ventanita temporal que nos permita conocer la prctica archivstica de la
descripcin y la elaboracin de instrumentos de descripcin en los propios
archivos. A continuacin repasar algunos documentos de archivo de los centros,
en los que se trata el trabajo archivstico de los centros.
301

Memorias inditas sobre archivos espaoles. En: Boletn de la Direccin General de Archivos,
Bibliotecas, Madrid: Ministerio de Educacin Nacional, julio, 1955.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 280


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

En la memoria remitida por el Archivo del Reino de Galicia al Ministerio


de Instruccin Pblica y Bellas Artes, se observa como los ndices empleados en el
siglo XX eran los mismos que se empleaban en el ao de la creacin del archivo,
en el siglo XVIII: Los ndices datan de los primeros tiempos de la creacin del
archivo y se hallan en muy buen estado a pesar del gran movimiento que hay en
ellos y cuyo orden de asiento es el siguiente: Los pleitos se registran por siglos,
escribanas, que en primera o segunda instancia los sustanciaron y por los nombres
de las partes que entablaron la demanda o vinieron en apelacin a este Tribunal,
segn el orden alfabtico, exponindose a continuacin el de la otra parte y causa u
objeto de la cuestin302. En el ao 1911 se remite el inventario del archivo, el
inventario se divide en secciones, y en cada una de ellas se indican los siguientes
elementos: naturaleza de los fondos que contienen (breve informacin), fecha,
nmero de legajos, nmero de expedientes y observaciones303.
En cumplimiento de una Real Orden del Ministerio de Instruccin Pblica,
de 13 de octubre de 1910, el Archivo del Reino de Valencia remiti por oficio, el
inventario general de sus fondos documentales al Ministerio. Gracias a esta orden
podemos conocer cmo se elaboraban los inventarios en los archivos regionales a
principios del siglo XX. El inventario se realiz en papel de cuadrcula, con
indicacin de la seccin, serie, concepto o descripcin de la serie, fechas extremas,
nmero de volumen y nmero de legajos. En la parte final del inventario se inclua
un cuadro sinptico con el nmero total de volmenes, legajos y pergaminos por
secciones304.
En torno a 1914, en una memoria del Archivo General del Ministerio de
Fomento, concretamente en el apartado sobre el estado en que se encuentra la
redaccin de los instrumentos descriptivos y los trabajos de organizacin del
Archivo, se indicaba el sistema de redaccin de los ndices y de las papeletas: La
302

Archivo General de la Administracin. Ministerio de Educacin. Memoria del Archivo General


de Galicia remitida al Ministerio de Instruccin. 1911. La Corua, Caja. 31,6700, Legajo. 6553-19.
303
Archivo General de la Administracin. Ministerio de Educacin. Expediente de remisin del
inventario del Archivo General de Galicia al Ministerio de Instruccin. La Corua, 11 de marzo de
1911, Caja. 31,6700, Legajo. 6553-26.
304
Archivo General de la Administracin. Ministerio de Educacin. Expediente de remisin de
Inventario General del Archivo del Reino de Valencia al Ministerio de Instruccin. 5 de abril de
1911, Valencia, Caja. 31,6700, Legajo. 6552-18.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 281


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

gran mayora de sus documentos estn inventariados y registrados en catlogos de


series las cuales unas son alfabticas, como sucede con las personales, otras
cronolgicas, como son las de los asuntos generales y legislacin y otras mixtas lo
cual ocurre con los asuntos por provincias, que dentro de cada una, estn los
expedientes por orden cronolgico y en los de concesiones mineras cuya
ordenacin es primero topogrfica, por provincias y despus alfabtica por los
nombres de las concesiones. Otras series, las menos, han necesitado para su buen
orden y fcil busca, que la catalogacin fuese por papeletas, tales son en el grupo
de carreteras, los expedientes de expropiacin, construccin, liquidacin,
conservacin y reparacin de las mismas; en el de Puertos, los de construccin,
conservacin y concesiones a particulares; en el de aguas, los aprovechamientos;
en Montes, los de ordenaciones, deslindes y amojonamientos; en Comercio, los de
Compaas y Sociedades; en los de Universidades, Institutos y Escuelas
Especiales, los de oposiciones y concursos a ctedras; en el de Construcciones
Civiles de Instruccin Pblica, los de construccin y reparacin de edificios; en el
mismo grupo de Fomento, adems de los de construccin y conservacin de sus
edificios, los de mejora y ensanche de poblaciones y por ltimo, todos los
expedientes procedentes de los negociados de contabilidad de instruccin pblica,
agricultura y obras pblicas305. Resultado de esta prctica que se remonta al
antiguo Ministerio de Fomento, se remitieron al Archivo General de la
Administracin

instrumentos

de

descripcin

en

formato

de

fichero,

fundamentalmente del fondo documental de obras pblicas. Este fichero se sigui


formando en el Ministerio de Obras Pblicas al separarse del Ministerio de
Fomento, hasta la inclusin de medios informticos que permitieron transferir los
ficheros manuales a bases de datos informticas.
A travs de los partes de trabajo del archivo del Ministerio de Fomento, se
puede conocer la evolucin en la produccin de papeletas en los primeros aos del
siglo XX, este trabajo equivaldra a la produccin de nuestros actuales registros
descriptivos en bases de datos informticas. En la grfica que sigue a continuacin,
se puede observar una evolucin muy irregular en la productividad de papeletas.
305

Archivo General de la Administracin. Ministerio de Fomento. Memoria del Ministerio de


Fomento, 1914, Legajo 17314.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 282


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Destacan sobre todo los aos 1903 y 1910, por el nmero de entradas descriptivas,
frente a los aos 1906, 1907 y 1913, que son los aos ms precarios en actividad
productiva. Este tipo de grficas son sintomticas de los recursos humanos con los
que cuenta el archivo para la realizacin de descripciones a lo largo del periodo
cronolgico recogido en la grfica, y es adems sintomtico de lo que suele ser la
realidad de un archivo, las pocas de mayor o menor actividad, van en funcin, a
la incorporacin o no de nuevo personal, temporal o permanente, que es el
encargado de realizar las actividades descriptivas.

Figura 7. Evolucin del nmero de papeletas descriptivas producidas en el Archivo Central del
Ministerio de Fomento

Los instrumentos de control son realizados por personas que no son


profesionales de los archivos. Existe un caso muy concreto, que gener un
expediente para la adquisicin de un fondo documental por donacin con destino
al Archivo Histrico Nacional306, tramitado por un particular, Ramn de Vilanova,
investigador que en uno de sus viajes descubri fondos documentales de origen
espaol en el Archivo del Ministerio de Estado de Viena, encargado del trmite de
transferencia de la documentacin de un pas a otro, realiz un inventario de los
fondos documentales, que se plasm en una relacin, que tena la finalidad de
306

Archivo General de la Administracin. Fondo del Ministerio de Educacin. Expediente sobre


inventario de documentos referentes exclusivamente a Espaa que se hallan en el Archivo de
Austria firmado por D. Ramn Vilanova, Secretario de Campo de la Nobleza de Catalua. 1920.
Legajo 6546-61, Caja. 31.694.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 283


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

dejar constancia de la documentacin que se iba a remitir al Archivo. En este caso


especfico, la funcin del instrumento es, simplemente, la de control de la
documentacin en el trnsito desde un archivo a otro, actuara como relacin de
entrega de la documentacin. Este instrumento no presenta un gran rigor
archivstico en su redaccin debido a su realizacin por un investigador y no un
profesional en archivos. Es muy habitual encontrar en los archivos relaciones de
entrega realizadas por personal con escasa o nula formacin archivstica.
Antes y durante la Guerra Civil Espaola, los diferentes archivos
dependientes del Estado remitieron sus memorias y partes anuales a la Inspeccin
de Archivos, algunas de estas memorias recogen con detalle la descripcin de los
instrumentos existentes en los archivos, tal es el caso de la memoria de la
Audiencia Territorial de Valencia, del ao 1932: En cuanto a los ndices e
Inventarios de los distintos Archivos reseados existen los siguientes. Seis
volmenes encuadernados tamao folio y titulados (ndices antiguos del Archivo)
y corresponden a la documentacin de Procesos civiles desde 1707 a 1849; y tres
volmenes del mismo tamao encuadernados tambin y titulados (ndices
reformados del Archivo), correspondientes a Procesos civiles desde 1707 a 1781,
de cuyo ligero examen se desprende constituyen una obra que qued por terminar
para ampliacin y mejora de los anteriores. Ambos ndices se corresponden
bastante con los respectivos Procesos situados en las salas I y II del Archivo
antiguo, pero adolecen del defecto propio de la poca, de estar redactados por
orden exclusivamente cronolgico y aunque contienen la indicacin de asuntos y
litigantes, son de difcil manejo hasta tanto no se viertan a papeletas para
clasificarlas luego alfabticamente307.

307

Archivo General de la Administracin. Ministerio de Educacin. Memoria descriptiva del


Archivo de la Audiencia Territorial de Valencia, Valencia, enero de 1932, AGA, 31, 5147.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 284


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

2.2.5.2. La actividad descriptiva durante la II Repblica y la Guerra Civil


Espaola
Los archivos de las Diputaciones provinciales se han preocupado desde el
siglo XX, por la descripcin de los fondos locales y particulares de la provincia. El
24 de noviembre de 1930, el archivero-bibliotecario de la Diputacin de Vizcaya,
Dario Areitio, llam la atencin sobre la necesidad de actuar sobre los archivos
locales en un informe remitido al Ministerio de Instruccin Pblica. En el escrito
propona la remisin de archiveros desde la Diputacin para el tratamiento
archivstico de los fondos documentales: Para la catalogacin de los fondos
municipales, parroquiales, de cofradas y notariales, que tan alto inters tienen para
nuestra historia, una vez obtenida la autorizacin, pudiera destinarse personal del
Archivo debidamente instruido, sealndole el Archivo que haba de catalogar308.
En los partes trimestrales y memorias de los archivos, se muestra un
respeto a las instrucciones vigentes elaboradas por la administracin central a la
hora de elaborar los instrumentos de descripcin, tal es el caso del Archivo
Histrico de Protocolos de Valladolid, en cuanto a la metodologa empleada en las
tareas de descripcin, menciona que sigue la Instruccin para los Archivos de
Protocolos Notariales de 1933: se redact la mayor parte del ndice cronolgico,
con arreglo al apartado VII de las mencionadas Instrucciones309.
En la realizacin de las tareas de catalogacin, entre otras, los archiveros
han estado siempre apoyados por personal externo, normalmente estudiantes en
prcticas y becarios, esta circunstancia se ha prolongado a la actualidad, el archivo
no slo es un centro de investigacin, es tambin un centro de formacin prctica,
es una relacin de simbiosis, donde ambos sectores se benefician, en la memoria
del Archivo Histrico Provincial de Valladolid del ao 1939, vemos incluso que
participan en sus trabajos, estudiantes que todava no se han licenciado: Durante
los dos primeros trimestres del ao se benefici el Archivo con los servicios de dos

308

Archivo General de la Administracin. Ministerio de Educacin. Informe del archiverobibliotecario del Archivo de la Diputacin de Vizcaya, Dario Areitio, 24-12-1930, AGA, 31, 5147.
309
Archivo General de la Administracin. Ministerio de Educacin. Memoria del Archivos
Histrico de Protocolos de Valladolid, 21 de diciembre de 1937, AGA, 31, 5147.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 285


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

estudiantes auxiliares. (...) En el corto periodo de su permanencia en el Archivo


redactaron un ndice topogrfico en 1574 fichas; otro de documentos publicados,
en 59 fichas (...)310.
En muy raras ocasiones encontramos disposiciones que reflejen los planes
de descripcin de los archivos de manera individualizada. Una disposicin de 11
de abril de 1933311, recoge el programa de descripcin del Archivo General de
Indias y los fondos que abarcaba: los catlogos de las secciones de Justicia,
Escribana de Cmara, Contadura, previa revisin de los elaborados a fines del
siglo XVIII y principios del siglo XIX; los catlogos modernos, de las secciones
de Patronato, Estados, Papeles de Cdiz,...; fichero de pasajeros de Indias, con
revisin de las papeletas y previa formacin de ndices onomsticos, geogrficos y
de oficios312. La disposicin recoga tambin las futuras publicaciones que se iban
a realizar en el archivo: una serie cronolgica integra, con sus correspondientes
ndices auxiliares de la cartografa americana; planos de ciudades y cuadernos de
proyectos de arquitectura colonial.
El archivero profesional no slo se limita a la descripcin de la
documentacin, sino incluso a la bsqueda y seleccin de fuentes documentales
que puedan ser de inters local. En una fuente muy susceptible de investigacin
local, como son los protocolos notariales, se trata de dar un valor complementario
al archivo; vemos una labor activa del archivero al resaltar las caractersticas de los
fondos documentales al no limitarse nicamente a catalogarlos sino a profundizar
en temas de investigacin de inters general: Por el Director del Archivo se ha
dado comienzo al estudio de la documentacin, llegando en la actualidad al
protocolo sealado con el n 8 (...). De dicho estudio se ha sacado gran nmero de
papeletas de inters local, principalmente con referencia a nombres de antiguas

310

Archivo General de la Administracin. Ministerio de Educacin. Memoria Anual del Archivo


Histrico Provincial de Valladolid del ao 1939, AGA, 31, 5147.
311
Coleccin legislativa de Instruccin Pblica, ao 1933, p. 262.
312
La constante revisin de los instrumentos de descripcin de los Archivos, a lo largo de dos
siglos, muestra una realidad: los instrumentos de descripcin caducan, surgen en un momento dado
para determinadas necesidades y servicios, pero, tanto esas necesidades como ese servicio varia con
el tiempo, por ello, se hace necesario rehacer los instrumentos para adaptarlos a las peticiones de
los usuarios o darles mayor difusin por las transformaciones tcnicas y tecnolgicas que se van
adoptando en los centros.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 286


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

calles de la ciudad y de oficios y profesiones. Tambin se han conocido datos de


inters artstico e histrico, como por ejemplo, el documento que hace mencin a
la colocacin de la primera piedra de la hoy Catedral de Valladolid313.
Durante la Guerra Civil Espaola, la difusin de la descripcin de los
fondos documentales conservados en los archivos se paraliz temporalmente y
resulta muy complejo encontrar noticias de instrumentos de descripcin pblicos
realizados durante la contienda; incluso se puede afirmar que durante el periodo se
destruyeron muchos instrumentos que aportaban informacin sobre los fondos
documentales, esta fue la situacin de los instrumentos de referencia, la
documentacin de la que informaban no corri mejor suerte, y los fondos
documentales sufrieron dispersin, e incluso, destrucciones indiscriminadas. Los
legajos fueron considerados, en muchos casos, material de guerra, pasando a
formar parte de las trincheras, en el mejor de los casos, algunos se salvaron de la
destruccin. A esta situacin estuvieron expuestos los archivos ministeriales, que
se encontraban en el ncleo de batalla. Esta circunstancia fue comentada por
autores como Ana Mara Fernndez Hidalgo y Mara Jos Remn Ripalga en su
artculo sobre la reconstruccin de un fondo documental del Ministerio de Justicia.
En esta publicacin indican la desaparicin del instrumento de descripcin del
fondo documental y la dificultad de reconstruir la informacin referencial: Este
fondo se compona de legajos y libros totalmente desordenados, cubiertos de una
densa capa de polvo y porquera. Pero, a esta circunstancia hay que aadir el hecho
de la ausencia de un inventario o de unas hojas de remisin de envo, las cuales
nos hubiera sido de gran utilidad para iniciar la reorganizacin314. Este fondo
documental fue transferido al Archivo General de la Administracin y, a pesar de
los trabajos de identificacin y organizacin realizados en el Archivo Central del
Ministerio de Justicia, al final del artculo, las propias autoras no lo consideran
suficiente para dar servicio: Este fondo de Guerra Civil, en el momento de
finalizar el presente artculo, no se halla en condiciones de ser consultado por
carecer de un inventario que agilice la tarea a investigadores, historiadores y
313

Coleccin legislativa de Instruccin Pblica, ao 1933, p. 262.


FERNNDEZ HIDALGO, Ana Mara y REMN RIPALDA, Mara. Fondos documentales
sobre la Guerra Civil y Postguerra Espaola conservados en el Archivo del Ministerio de Justicia.
En: Boletn de la ANABAD, XXXIX, 1989, n. 3-4.
314

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 287


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

archiveros315. Este es un ejemplo de la importancia que tienen los instrumentos de


descripcin que se realizan sobre los fondos documentales, y el gran quebranto que
supone su eliminacin o destruccin. Adems su supresin supone la prdida de
parte de la historia archivstica del fondo documental.
Alicia Alted316 ha recogido en sus estudios noticias acerca de un normal
funcionamiento de los archivos a cuyo servicio estaba el Cuerpo Facultativo de la
zona nacional, entre los que se encontraban: los Archivos Generales de Simancas e
Indias, as como los de las dos Chancilleras y los regionales, de La Corua y
Mallorca. Estos archivos no sufrieron las vicisitudes a las que estuvieron expuestos
otros centros archivsticos y, es probable, que continuaran con las labores de
catalogacin y descripcin con cierta normalidad. No ocurri lo mismo con los
Archivos Histricos de Protocolos, los Provinciales y los de muchas Delegaciones
de Hacienda, que fueron abandonados por falta de personal. A medida que
avanzaba el bando nacional, se iban incorporando los archivos que quedaban en
pie, en las ciudades que se iban ocupando.
En la zona republicana, se concentr una parte de los centros gestionados
por el Cuerpo Facultativo, donde la labor se centr en la salvacin del patrimonio
documental. Algunos de los archivos ms importantes en esta zona fueron: el
Archivo Histrico Nacional, los Archivos Ministeriales, el Archivo de la Corona
de Aragn, el Archivo del Reino de Valencia,... En el Gua del Archivo del
Ministerio del Interior, se incluye informacin de la gran destruccin que sufrieron
los instrumentos de descripcin: Entre las prdidas, cuantiosas, se contaron los
ficheros de los Archivos y la Biblioteca y los libros Registro de Entrada de Libros
de la Biblioteca y de Entrada y Salida de Documentos en el Archivo. En la
memoria-resumen de la labor realizada en el Archivo desde el ao 1939 hasta
1950, el archivero Sr. Sancho afirma no haber encontrado a su llegada al Archivo,
en 1943... el ms somero ndice o inventario de lo existente Bajo su direccin

315

dem, p. 487.
ALTED VIGIL, Alicia. Poltica del Nuevo Estado sobre Patrimonio Cultural y Educacin
durante la Guerra Civil Espaola, Madrid: Direccin General de Bellas Artes y Archivos, 1984, p.
47-48.
316

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 288


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

comienza a redactarse el fichero topogrfico, y a reunirse las Relaciones o ndices


de Entrega de documentos, la ms antigua de las cuales data del ao 1946317.
La Junta de Proteccin del Patrimonio Artstico de Madrid, que se ocup
de realizar una labor de proteccin de los archivos pblicos y privados expuestos a
la destruccin, llev las colecciones de documentos al Archivo Histrico Nacional,
cuyos locales no fueron suficientes para albergar los fondos de ms de sesenta
procedencias que ingresaron para evitar su desaparicin. Entre la documentacin
de colecciones privadas que alberg el Archivo se encontraban los fondos de:
Fras, Alburquerque, Castromonte, Medina Sidonia, Mirasol, Njera, Pastrana, de
San Gins, Almudena, Buen Consejo, San Idelfonso, San Jernimo, Santa Teresa,
San Jos, San Marcos, San Milln, la Paloma, San Sebastin, Santiago, Santa Cruz
y San Justo y Pastor, de diversos conventos y colegios religiosos,....
En otras provincias se conservaron muchos archivos, entre ellos los de las
Catedrales de Valencia, Cuenca, Murcia, Orihuela y los de todas las dicesis
catalanas, as como los parroquiales318,... este movimiento de salvaguarda urgente
de los legajos, probablemente tuvo como consecuencia la dispersin de las
colecciones, con la consecuente prdida de su organizacin y clasificacin
original, sin embargo, en este momento lo importante era salvar el Patrimonio.
La Junta llev a cabo una descripcin de los archivos que iban rescatando.
Prez Boyero, archivero de la Biblioteca Nacional, recogi la metodologa con que
se realizaba el control de los archivos y sus fondos documentales. La recogida de
informacin se realizaba a travs de un instrumento en formato de fichero. Este
archivero relata con detalle la formacin de este inventario: En el Archivo de la
Biblioteca Nacional se conserva un fichero que contiene las fichas confeccionadas
por la Junta en todo lo referente a la incautacin o precinto de locales donde
hubieran archivo, bibliotecas, documentos y libros. El sistema seguido en la
recogida y catalogacin de archivos y bibliotecas era similar al mtodo empleado

317

SERRANO NAVARRO, Pilar. Gua del archivo del Ministerio de Interior, Ministerio de
Cultura, Madrid, 1981, p.73.
318
NAVARRO TOMS, Toms. Archivos y Bibliotecas de la Repblica Espaola durante la
guerra. En: Biblioteca en Guerra, Madrid, Biblioteca Nacional, 2005, p. 230.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 289


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

con las obras de arte; gracias al detallado dossier que dej la Junta presidida por
ngel Ferrant (...) contamos con una descripcin de dicho sistema: Cuando por
cualquier conducto oficial o particular, nos llega la noticia de que alguna biblioteca
o archivo est en peligro, o que, por orden superior, debe recogerse, se abre una
ficha en el fichero de Bibliotecas y Archivos (encabezada por su antiguo
propietario, si se sabe, por los actuales o por el domicilio) en la que se anotan los
datos conocidos y, girada una visita al local, se anota en la misma ficha la
impresin recogida (importancia, dificultades que presenta,...) y para la misma
ficha al epgrafe de Visitadas y una vez recogida se anota la fecha en la misma
papeleta y se pasa a Recogidas o Precintadas o Nada por recoger segn los
casos. As pues, en cada papeleta puede seguirse la historia abreviada de la
biblioteca o archivo de que se trate. (...) El fichero se compone de varias secciones:
Avisos, Visitadas, Recogidas, Precintadas, Pueblos. Segn nos indica Prez
Boyero la clasificacin del fichero original no se corresponde con la que indica se
indica en el informe, y en muchas fichas aparecen anotaciones de las devoluciones
a los propietarios originarios319.
Agustn Torreblanca320 nos da la lista de archivos gestionados por el
Cuerpo Facultativo cuyas colecciones desaparecieron para su conocimiento futuro:
Archivo Central de la Administracin de Alcal de Henares; los Provinciales de
Hacienda de Oviedo, Santander y Teruel; gran parte de los fondos documentales
del Archivo Central del Ministerio de Hacienda, los de las Delegaciones de
Hacienda de Crdoba y Bilbao;...de estos archivos conservamos en muchos casos
slo sus instrumentos de descripcin, tal es el caso del Archivo Central de la
Administracin de Alcal de Henares, del que conocemos sus fondos y
clasificacin a travs de las memorias que remitieron durante su existencia al
Ministerio de Instruccin Pblica y gracias a publicaciones previas a su
destruccin, como la de Jos Torre Revello321.
319

PREZ BOYERO, Enrique. El Archivo de la Biblioteca Nacional: fuentes documentales para


el estudio de los archivos, bibliotecas y museos espaoles durante la Guerra Civil. En: Biblioteca
en Guerra, Madrid, Biblioteca Nacional, 2005, p. 192-194.
320
TORREBLANCA LPEZ, Agustn. El Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y
Arquelogos (1858-2008), Ministerio de Cultura, Madrid, 2009, p. 146-154.
321
TORRE REVELLO, Jos. Archivo General Central de Alcal de Henares. Resea histrica y
clasificacin de sus fondos, Facultad de Filosofa y Letras, Buenos Aires, 1926.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 290


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

En el Archivo General de la Administracin encontramos testimonios de


las secuelas sufridas en los archivos como consecuencia de la Guerra Civil
Espaola, adems del incendio que destruy el antecedente histrico del centro, el
Archivo General Central. El Archivo General de la Administracin conserva
fondos documentales histricos del Ministerio de Obras Pblicas y del Ministerio
de Hacienda, en ambos fondos encontramos documentos desorganizados y
deteriorados, que no perdieron su organizacin originaria. Existen incluso
testimonios fsicos de la guerra, algunos legajos del Ministerio de Obras Pblicas,
presentan impactos de bala y restos de plvora. Estos documentos llegaron sin
inventarios detallados, en los archivos centrales se realizaron fundamentalmente
relaciones de entrega para describir de manera genrica los fondos documentales a
la hora de realizar las transferencias documentales al Archivo General de la
Administracin, sin embargo, no existe constancia de los inventarios originales. En
otras ocasiones, nos encontramos, que los inventarios ms elaborados se conservan
en el archivo de origen (bases de datos, ficheros, catlogos...) y slo se remite una
relacin escueta de la documentacin acompaando la transferencia. El separar los
instrumentos de descripcin de la documentacin supone una prdida irreparable,
ya que esta se queda sin referencia y contextualizacin.
Para el estudio de la destruccin de los archivos espaoles durante la
Guerra Civil Espaola se pueden consultar entre otras fuentes documentales las
conservadas en el Archivo General de la Administracin, concretamente, el fondo
del Ministerio de Educacin y Cultura, en el que se recogen los informes
encargados a la Guardia Civil por el Servicio de Recuperacin Artstica,
Bibliogrfica y Cientfica o el Servicio de Recuperacin de la Direccin General
de Archivos y Bibliotecas. Estos informes tenan como objetivo crear un censo
sobre el estado de los archivos y bibliotecas durante la contienda en las diferentes
localidades entre los aos 1938 y 1940. Entre los archivos que se evaluaron se
encuentran los municipales, parroquiales, notariales y judiciales, entre otros. En
cuanto a la evaluacin del estado de los archivo, los trminos que se emplearon
fueron: bien, incompleto, destruido, desaparecido y no existencia. Es necesario
tener en cuenta que estos informes eran realizados por personal que no era
profesional de archivo, y no tena preparacin para realizar un inventario de los

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 291


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

fondos documentales, por ello, en esta documentacin no figura ningn inventario


o relacin de los documentos, desconociendo realmente qu parte de los fondos se
salv y qu parte no.
Estos fondos se analizaron en diversas investigaciones. Leonardo Borque
Lpez

322

ha realizado un estudio sobre los archivos y bibliotecas en el Principado

de Asturias, tomando conciencia de las limitaciones de esta documentacin, cita la


Circular de 11 de febrero de 1945, de la Direccin General de Administracin
Local, en la que se ordenaba a todos los municipios espaoles que realizarn un
inventario de sus fondos. Esta documentacin, en el caso del Principado de
Asturias, se encuentra en el Archivo General de la Administracin del Principado
de Asturias; sobre la misma, el autor comenta: se trata de una relacin muy
escueta, solamente referida al archivo municipal, y tampoco est completa la serie
de concejos323.
A parte de la obra anteriormente comentada, Julio Cerd324 ha realizado un
estudio completo sobre la situacin de los archivos municipales en toda Espaa
durante la Guerra Civil Espaola, tomando entre otras fuentes documentales, los
informes remitidos por la Guardia Civil y que se conservan en el Archivo General
de la Administracin.
Si bien en el bando republicano el Cuerpo de Archiveros estuvo al servicio
de la salvacin del patrimonio documental, la otra cara de la moneda fue el control
informativo de los archivos a travs de los expedientes personales que realiz el
bando nacional. La conservacin de la informacin y la documentacin no siempre
se ha realizado con una finalidad cultural y prueba de ello es un oficio remitido al
Ministerio de Educacin en el ao 1938, en el que el bando nacional muestra su
preocupacin por la organizacin de su documentacin: A la Auditora del
Ejrcito de Ocupacin, que depende del Cuartel General del Generalsimo y cuya
labor de Justicia es sobradamente conocida, le amaga hoy un peligro que, de

322

BORQUE LPEZ, Leonardo. Bibliotecas, archivos y Guerra Civil en Asturias, Ediciones


TREA, 1997.
323
dem., p. 60
324
CERD DAZ, Julio. Los archivos municipales en la Espaa Contempornea, TREA, 1997.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 292


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

convertirse en realidad, desorganizara una de las principales secciones, tal vez la


que es la piedra angular de su organizacin. Me refiero a los Ficheros que es la
cantera de donde salen los materiales para aquilatar la inocencia o la criminalidad
de los que estn sujetos a procedimiento y para depurar al personal de los diversos
organismos del Estado (...)325. Estos ficheros, que sirvieron en su da para la
persecucin y el ostracismo de aquellos que apoyaron al bando republicano, se
emplean hoy en da para intentar reparar el dao causado, fundamentalmente,
desde la aprobacin de la Ley de Memoria Histrica326, el valor y finalidad de los
instrumentos de descripcin es cambiante con los tiempos y las ideologas, sin
embargo, siempre es incierta su finalidad futura.
Los archivos eclesisticos, ha sufrido grandes percances durante la
Repblica y la Guerra Civil Espaola. Sin embargo, los aos posteriores les han
sido favorables, ya que se han elaborado gran cantidad obras de referencia de estos
centros. Sus archiveros han tenido una de las mejores formaciones gracias a las
escuelas y asociaciones inspiradas por el Archivo y Biblioteca Vaticana; han
creado sus propias asociaciones, como es la Asociacin de Archiveros de la Iglesia
en Espaa; han desarrollado normativas internas como los Reglamentos de los
Archivos de la Iglesia327, que recogen las tareas de clasificacin y descripcin y a
quien competen, e incluso, existen iniciativas de normalizacin a nivel ms
regional, como es el caso de el Reglamento marco de los Archivos de la Iglesia en
Andaluca328. En los ltimos tiempos se han preocupado por referenciar el
conjunto de sus archivos y fondos documentales a travs de Guas Generales como
se el caso de la Gua de los Archivos de la Iglesia en Espaa, la primera publicada
en 1985329, esta gua recoge de manera breve la descripcin de los centros a travs
de los siguiente campos: tipo de archivo, direccin, horario, vacaciones, director
325

Archivo General de la Administracin. Ministerio de Educacin. Expedientes auditora del


Ejrcito de ocupacin. Zaragoza, 7 de septiembre de 1938, Leg. 13422-41, AGA, 31, 5147.
326
Ley 52/2007, de 26 de diciembre, por la que se reconocen y amplan derechos y se establecen
medidas en favor de quienes padecieron persecucin o violencia durante la guerra civil y la
dictadura. (BOE n 310 de 27/12/2007).
327
Reglamento de los archivos eclesisticos espaoles. Patrimonio cultural: Documentacin,
estudios, informacin, n 3, 1985.
328
Reglamento marco de los Archivos de la Iglesia en Andaluca (BOAS mayo 2008, p. 241)
[http://www.archisevilla.org/index.php?option=com_content&view=article&id=166&Itemid=75]
329
MARTN BONET, Jos Mara. Gua de los Archivos y Bibliotecas de la Iglesia en Espaa,
Asociacin Espaola de Archiveros Eclesisticos, Len, 1985.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 293


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

del archivo, personal, historia del archivo, bibliografa, fondos y colecciones,


fondos de cdices, incunables y otros impresos, fondos documentales en depsito,
material fotogrfico, instrumentos de trabajo y consulta, otros servicios,
publicaciones, instalaciones, estado de conservacin y medidas de seguridad,
observaciones. En la actualidad, la Gua de archivos de la Iglesia en Espaa330 se
ha separado de las bibliotecas y en la actualidad es posible consultarla a travs de
Internet en formato digital, este nuevo formato resulta de gran comodidad para
localizar rpidamente la informacin.
El sistema de archivos militares elabor mltiples instrumentos de
descripcin que han sido ampliamente publicados, adems de su propia gua de
archivos331, la cual refleja el gran nmero de centros y fondos documentales que se
integran bajo su dependencia. La gua recoge entre otros elementos; aquellos de
utilidad prctica, como: horario, direccin, fecha de creacin, telfonos,...; tambin
recoge informaciones, como: una breve historia institucional y un cuadro de
clasificacin de los fondos documentales y series documentales con fechas
extremas y volumen. Los datos de las guas resultan ms fciles de actualizar en la
propia Web, que en publicaciones en papel, por ello, las tradicionales guas
impresas, cada vez ms, estn siendo sustituidas por sitios informativos o portales
Web.
2.2.5.2.1. El caso particular de los Archivo Gallegos
A travs de los partes trimestrales de trabajo y las memorias anuales
remitidos por los archivos de las diversas provincias a la Inspeccin de Archivos
con la finalidad de controlar y orientar las actividades de los centros, se puede
comprobar la evolucin del trabajo de descripcin realizado por los archivos.
Como he sealado con anterioridad, estos partes se conservan actualmente en el
Archivo General de la Administracin, en el fondo documental de antiguo
330

MARTN BONET, Jos Mara (Dir.). Gua de los Archivos de la Iglesia en Espaa, Archivo
Diocesano de Barcelona, Asociacin Espaola de Archiveros Eclesisticos, Ministerio de
Educacin, Cultura y Deporte, Barcelona, 2001.
http://www.mcu.es/archivos/docs/ArchivosIglesia.pdf
331
MINISTERIO DE DEFENSA. ESPAA. Gua de Archivos Militares Espaoles. Ministerio de
Defensa, Madrid, 1999.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 294


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Ministerio de Instruccin Pblica. Entre los documentos conservados nos


encontramos los partes de todas las provincias, sin embargo, a continuacin me
gustara presentar un estudio detallado de los partes y memorias de los archivos
ubicados en Galicia durante la II Repblica y la Guerra Civil.
2.2.5.2.1.1. El Archivo del Reino de Galicia
En la documentacin remitida por el Archivo se puede comprobar la
importante labor de descripcin y acondicionamiento de los documentos que se
realiz durante los aos de la Guerra Civil Espaola, incluso superior a aos
anteriores y posteriores. Durante este periodo, a las preocupaciones habituales de
conservacin del archivo, se sum el peligro de la destruccin que provocan las
guerras, este hecho, probablemente, deriv en la intensificacin de las labores de
referencia y cuidado de la documentacin. Durante los aos de la contienda, sobre
todo, en los aos 1938 y 1939, se cotejan unos 31.000 expedientes y sumarios, y se
realizan 12405 papeletas catalogrficas a partir de la revisin. Es un nmero
considerable de papeletas para un archivo regional, si lo comparamos con el
momento ms lgido del grfico anteriormente reseado del Ministerio de
Fomento. Tras la guerra, durante el ao 1940, desciende el nmero de cotejos, pero
todava ms el de papeletas realizadas, slo figuran 1636 en un ao, tal y como se
puede comprobar en la figura 8, de las que se pueden ver a continuacin, es
posible que la crtica postguerra influyera en los nimos del personal del archivo.
En la figura 9, podemos observar como en la evolucin de las tareas de
descripcin (redaccin, rectificacin, alfabetizacin e intercalacin entre 19381940), el peso del trabajo se centra en el ao 1939, con una cada en el ao 1940.
En la figura 10 se observa, sin embargo, que en el ao 1940 aumentaron las tareas
de instalacin de fondos, frente al ao 1939. Tras la guerra, los legajos que fueron
acondicionados para ser protegidos de los diversos desastres que puede provocar
una guerra (bombas, saqueos, incendios,), precisan recuperar su instalacin
original.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 295


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Figura 8. Grfica comparativa de pleitos y expedientes comprobados y papeletas realizadas en el


Archivo General de Galicia (1938-1940)

Figura 9. Grfica comparativa de papeletas trabajadas en el Archivo del reino de Galicia (19381940)

Figura 10. Grfica comparativa de las tareas de instalacin de legajos en el Archivo General de
Galicia (1938-1940)

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 296


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

2.2.5.2.1.2. El Archivo de la Delegacin de Hacienda de Ourense


Las memorias332 de este archivo son muy interesantes a la hora de analizar
los aspectos descriptivos de esta tipologa de establecimientos. En la memoria de
1937 del Archivo se recoge la terminacin de la catalogacin del Catastro de
Ensenada. En otra memoria de 11 de noviembre de 1938, se detalla y describe los
instrumentos de control del Archivo: Hay en el establecimiento un Libro de
entrada de fondos, un Libro de salida de fondos, un libro-registros de
comunicaciones de salida de oficios, un libro-registro de certificaciones expedidas,
un libro de actas de visitas y un libro-catlogo. En cuanto al libro de salida de
fondos se empleaba para registrar el nmero de consultas hechas en el archivo,
pues no era habitual la presencia en este establecimiento de investigadores que
realizasen bsquedas en l. Las consultas de informacin se hacan desde las
dependencias de la Delegacin, solicitando el envo de libros o legajos. Para las
consultas directas en el archivo contaban con otro instrumento, el libro-registro de
consultas, cuya apertura se produce entorno a los aos treinta.
Los partes de trabajo del Archivo de la Delegacin muestran como a partir
del primer trimestre de 1938, resulta imposible realizar el ingreso de nuevos
fondos documentales en el archivo, como consecuencia de la completa ocupacin
de las estanteras. Esta situacin supone una parada en la catalogacin de los
fondos documentales, que en trminos generales no era muy productiva en este
centro, tal y como se muestra en la figura 11, que a continuacin se muestra:

Figura 11. Grfica comparativa de los trabajos de catalogacin en el Archivo de la Delegacin de


Hacienda de Ourense (1932-1940)
332

ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACIN. Ministerio de Instruccin Pblica y


Bellas Artes, AGA, 31, 5144, Leg. 13.418.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 297


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

En el Archivo de la Delegacin de Hacienda de Ourense las tareas de


descripcin archivstica se centraban en la catalogacin mediante la elaboracin de
papeletas y la creacin de un inventario topogrfico, en la realizacin de este
ltimo instrumento, los trabajos durante los aos reseados en la grfica son
escasos. Hay que destacar la mayor actividad catalogrfica del archivo durante los
aos 1932 y 1933. La utilidad de la descripcin archivstica de un centro se mide,
en muchas ocasiones, por el nmero de bsquedas realizadas en los instrumentos
de descripcin, as como por los servicios a la administracin y a los ciudadanos.
En la figura 12, que a continuacin se recoge, se muestra la evolucin de los
servicios del Archivo entre los aos 1932 y 1940. A pesar de que las tareas de
catalogacin no avanzan durante todo el periodo, las consultas y prstamos del
archivo no disminuyen, e incluso aumentan. En la figura 13 se muestra como los
servicios tienen un importante peso en el Archivo, constituyendo una cuarta parte
del trabajo del centro.

Figura 12. Grfica comparativa de los servicios en el Archivo de la Delegacin de Hacienda de


Ourense (1932-1940)

Figura 13. Grfica comparativa entre los servicios y la descripcin en el archivo de la delegacin de
Hacienda de Ourense (1932-1940)

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 298


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

2.2.5.2.1.3. El Archivo Histrico Provincial de Pontevedra


Al igual que en el Archivo de la Delegacin de Hacienda de Ourense para
el Archivo Histrico Provincial de Pontevedra resulta de gran inters analizar las
memorias333 remitidas a la Inspeccin de Archivos.
En la memoria de 1936, firmada por Enrique Fernndez Villamil, el
archivero comentaba que las tareas extraordinarias del centro se haban centrado
en las actividades de la biblioteca, sin embargo, estos trabajos no haban impedido
atender el servicio ordinario del archivo, en este sentido, indicaba que todas las
tareas se encontraban al da. Por otro lado, como en la mayora de los archivos, en
la memoria se denunciaba la escasez de personal en el centro.
En otra memoria, concretamente la de 1938, Enrique Fernndez reseaba
los trabajos de catalogacin finalizados, concretamente los fondos documentales
procedentes de Tuy, Caldas de Reyes y Pontecaldelas, as como las pendientes de
catalogacin, por su reciente incorporacin, los fondos documentales de Cambados
y de Laln. Por otro lado, mostraba como las tareas de catalogacin centraban la
mayora de las actividades del archivo.
En cuanto a la clasificacin del archivo en la memoria se indicaba:
Contina esta primordial tarea con toda regularidad, de modo, que excepto los
nuevos fondos que pueden ingresar, los ahora existentes quedarn clasificados en
gran parte durante el prximo ao 1939, aunque de momento, redactada una
sumaria gua, todos pueden ser inmediatamente hallados, cuando sea necesaria su
consulta.
Resumiendo los datos que se consignan en los partes trimestrales en
relacin a las anotaciones practicadas en esta operacin en las fichas matrices, se
recogen en la tabla que a continuacin se muestran:

333

ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACIN. Ministerio de Instruccin Pblica y


Bellas Artes, AGA, 31, 5144, Leg. 13419.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 299


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Tipo de ndice

Anotaciones

ndice Topogrfico

173

ndice Alfabtico de notarios

1321

ndice Geogrfico

147

ndice Cronolgico

1336

Total Anotaciones

2977

Figura 14. Tabla del nmero de anotaciones en los ndices segn la Memoria de 1938 del Archivo
Histrico Provincial de Pontevedra

En la memoria de 1938 tambin se recoge informacin sobre la


catalogacin de los fondos: Siendo previa a sta operacin, la de clasificacin de
los protocolos que se est ahora realizando, se comprende que la catalogacin no
haya entrado aun en serias vas de realizacin. No obstante, como simple ensayo,
el Archivero que suscribe aprovechando momentos sueltos ha catalogado algunos
instrumentos pertenecientes al protocolo del escribano Snchez Falcn (Tuy)
1600, primero de los que se conservan en la serie de dicha ciudad, por la cual se
comenzar la catalogacin cuando la clasificacin est terminada. En cuanto a las
papeletas de catalogacin redactadas se indica: 120 personales y 40 de materias.
La importancia de las tareas de descripcin se muestran tanto en el
volumen de tareas centradas en esta funcin, tal y como se muestra en el grfico
que a continuacin se expone, en el que se refleja como supone el 75% de la
actividad en el archivo, como en las palabras del propio archivero, que muestra
cual es la finalidad de estas tareas, la publicidad del archivo: Con respecto a este
establecimiento slo debo anotar que cumpliendo rdenes de la superioridad, el
que suscribe redact la Gua del Establecimiento, que ya obra en poder de esa
Inspeccin. Se han reseado en ella los protocolos de 652 escribanos, ordenados
de forma que se percibe la parte del Archivo catalogada y la que aun queda por
clasificar, pero de modo que, con ayuda del ndice alfabtico que se ha colocado al
final, se pueda hallar rpidamente cualquiera de los escribanos buscados. Estos,
tanto en una como en otra de ambas secciones se han colocado en orden
geogrfico de residencia y dentro de cada una en orden cronolgico.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 300


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Denominacin de las tareas en la


Memoria AHP
Anotaciones practicadas en las papeletas
matrices

Funciones

N Tareas

Descripcin

Protocolos colocados en las estanteras

Instalacin

215

Catalogacin. Nmero de papeletas

Catalogacin

160

Protocolos servidos al pblico

Atencin al pblico

Correspondencia oficial/Partes
trimestrales

Gestin Administrativa

Papeletas redactadas para la gua

Publicacin

17
625

Figuras 15 y 16. Grfica y tabla del porcentaje de las actividades en el Archivo Histrico Provincial
de Pontevedra

2.2.5.2.1.4. El Archivo de la Delegacin de Hacienda de Pontevedra


Tanto en el Archivo Histrico Provincial como en el Archivo de la Delegacin
de Hacienda de Pontevedra, la funcin descriptiva ocupa un primer plano en las
tareas del centro tal y como se muestra en las figuras 19 y 20, que a continuacin
se exponen y que son el resultado del anlisis de los partes de trabajo334 remitidos
a la Inspeccin de Archivos. Entre los aos 1934 y 1940, con excepcin de los
aos 1936 y 1937, en los que desconocemos si hubo o no actividad porque no se
conservan partes de trabajo de esta poca, las tareas de descripcin ocupan el 96%
de la actividad del centro. A travs de los partes de trabajo se observa tal y como
se refleja en las figuras 17 y 18, un incremento de la actividad, sobre todo, a partir
334

ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACIN. Ministerio de Instruccin Pblica y


Bellas Artes, AGA, 31, 5144, Leg. 13419.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 301


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

de 1938. Toda la actividad se concentra en una nica persona, salvo en el ao


1939, esta persona se ocupa no slo del archivo, algo habitual, tambin se encarga
de la biblioteca y las lecturas al soldado.

Aos

Total

Inventario

Catalogacin

1934

75

1935

60

1938

870

254

1939

215

1383

1940

18

2157

1103

3929

Figuras 17 y 18. Grfica y tabla comparativas de los trabajos de catalogacin e inventario en el


Archivo de la Delegacin de Hacienda de Pontevedra (1934-1940)

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 302


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Funciones (1934-1940)

Nmero de Tareas

Descripcin (Clasificacin, Inventario,


Catalogacin)
Instalacin (Arreglo de Legajos)
Servicios (Certificaciones, Buscas,
Pedidos Negociados,)

5032
80
128

Figuras 19 y 20. Grfica y tabla comparativas de las actividades del Archivo de la Delegacin de
Hacienda de Pontevedra (1934-1940)

2.2.5.2.1.5. Archivo de la Delegacin de Hacienda de Lugo


En los partes trimestrales de trabajo335 de este Archivo se recoge como la
Guerra Civil no haba supuesto una interrupcin en la actividad del centro. Es
interesante tambin observar el destino de los partes de trabajo que se remitan, la
Inspeccin de Archivos ubicada en Zaragoza, es decir, con destino al Gobierno
Nacional.
En cuanto a los trabajos de descripcin, durante estos aos se inici un
nuevo inventario de los fondos documentales, a base de una numeracin nica para
libros y legajos.
El Archivo de la Delegacin de Hacienda no informa nicamente de los
trabajos desarrollados en el centro, al asumir la archivera, Amalia Prieto Cantero,
las funciones de secretara de la Junta de Cultura Histrica y del Tesoro Artstico
de la provincia, se convierte en transmisora de las prdidas de fondos archivsticos
de la provincia. Estas no son las nicas actividades asumidas por la archivera,
como en otros archivos, se tiene que encargar de las lecturas al soldado, la
Biblioteca del Instituto, y el Registro de la Propiedad. Al comentar las prdidas de
la parroquia de Nogueira en el Ayuntamiento de Chantada, se seala la
desaparicin de un instrumento de descripcin, la Gua del Archivo: sin la cual no
es posible concretar las prdidas sufridas en sus fondos.
335

ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACIN. Ministerio de Instruccin Pblica y


Bellas Artes, AGA, 31, 5142, Leg. 13417.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 303


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

En el ao 1936, tras recibir instrucciones336 de Madrid para arreglar la


documentacin, la archivera enva una detallada descripcin del proceso de
clasificacin de los fondos documentales del archivo, mostrando todas las
problemticas que supone este trabajo, tal y como a continuacin se reproduce:
Pensando que sin orden no puede hacerse nada provechoso comenc por colocar
en su sitio todos los legajos y libros que estaban en el suelo, esto con lo
catalogado, y sobre tres mesas, lo sin catalogar, quedando de este modo la sala
primera, que es a la que he limitado mi trabajo, sin obstculos, para andar
libremente por ella. En la habitacin que fue despacho en tiempo del finado Sr.
Arocena clasifiqu cronolgicamente todos los Repartimientos y Apndices de la
Contribucin Territorial que ya sin catalogar, ya catalogados, pero fuera de su
legajo estaban esparcidos en gran cantidad. Por el Inventario Topogrfico que
dicho seor dej sin terminar me enter de la existencia de nueve tablas vacas que
utilic enseguida para colocar en ellas casi todos (los libros que estaban sin
catalogar, redactando de ellos las correspondientes papeletas, comenc el expurgo,
que tuve que interrumpir por el mucho fro que en local se siente, dedicando desde
entonces mi atencin a la clasificacin de los Repartimientos de Contribucin de
que antes hice mencin, los cuales voy colocando en las estanteras libradas por el
expurgo, redactando tambin de ellos el correspondiente Inventario Topogrfico,
valindome de las papeletas ya existentes para rehacer los legajos, les coloqu en
su sitio, sealado ya anteriormente, sitio que por ahora procuro que ocupen todos
los fondos, pues es la nica manera de entenderse. Dentro de breves das tendr
que continuar expurgando pues realmente se termina el espacio libre para colocar
ms legajos nuevos.

336

Las instrucciones recibidas desde Madrid para la ordenacin del Archivo son:
1.- Separar todos los documentos y libros que puedan considerarse intiles, previo los informes
que procedan para su expurgo y venta. Para esta operacin necesitara v. un local donde se fueran
depositando, con objeto de que las salas del Archivo quedaran ms expeditas.
2.- Reparar todas las estanteras que estn desquiciadas y vacilantes.
3.- Sin proceder a una detenida clasificacin colocar en los estantes los legajos y libros, redactando
un ndice Topogrfico provisional que sirviera de base para ulteriores operaciones.
4.- Clasificar los legajos y libros en dos series con numeracin independiente cada una de ellas,
utilizando ya, las papeletas que deben existir en los ndices redactados por el Sr. Arocena, de los
cuales debern segregarse pero no inutilizarse, las cdulas correspondientes a los legajos y libros
que se expurgen.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 304


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

En cuanto a los servicios que prestaba el Archivo de la Delegacin de


Hacienda de Lugo, tal y como se puede ver en la figura 21, la gran mayora de las
consultas eran directas y no a travs de los Negociados tal y como sucede en otros
archivos de hacienda. Durante la Guerra no se dejaron de recibir consultas, ni
solicitudes de certificaciones, ni peticiones por parte de los Negociados. Se puede
comprobar un funcionamiento normal de los servicios.
En cuanto a la descripcin, sta, ha planteado siempre mayores
problemticas en esta tipologa de archivo, tal y como se observa en las propias
palabras de la archivera, las prioridades se centraron en la realizacin del
inventario topogrfico, mientras que la catalogacin de libros es provisional, la
actividad se centra en la catalogacin de los legajos. Tal y como se observa en la
grfica 22, la descripcin presenta picos, en los aos 1936, 1938 y 1940, es cuando
existen mayor actividad, y en los aos 1937 y 1939, se produce una cada total de
la actividad.
La descripcin de los fondos documentales en el Archivo de la Delegacin
de Hacienda de Lugo tiene implcita una importante labor de seleccin de la
documentacin con vistas a su eliminacin, tal y como seala reiteradamente la
archivera en sus partes de trabajo. La labor de seleccin para la eliminacin no
aparece reflejada en los partes de trabajo a pesar de ser un trabajo importante.
Se muestra tambin como la primera labor de descripcin de determinados
documentos, que no presentan tanto inters resulta, en ocasiones, una actividad
superficial: utilizando la mayora de las veces los legajos ya formados, y
redactando las fichas con arreglo a lo que aquellos indicaban, pues la mayor parte
tenan en la cubierta un ndice o resumen. La propia archivera es consciente de la
superficialidad de esta catalogacin e indica: No obstante una vez arreglado el
archivo estos legajos pueden ser objeto de una revisin con objeto de ampliar los
datos del ndice.
El trabajo de descripcin constituye algo esencial en el archivo durante los
aos 1936 y 1940, tal y como se muestra en la figura 23, constituyendo el ochenta
y cinco por ciento de la actividad. Probablemente esta gran actividad se debe al

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 305


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

estado lamentable en el que se encontraba el archivo cuando lleg la responsable


del mismo al centro.

Figura 21. Grfica comparativa de los servicios en el Archivo de la Delegacin de Hacienda de


Lugo (1936-1940)

Figura 22. Grfica comparativa de los trabajos de descripcin en el Archivo de la Delegacin de


Hacienda de Lugo (1936-1940)

Figura 23. Grfica comparativa de los trabajos de descripcin y servicios en el Archivo de la


Delegacin de Hacienda de Lugo (1936-1940)

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 306


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

2.3. La normalizacin de la descripcin en el trnsito al siglo XXI


2.3.1. Teora de la descripcin normalizada
En el momento actual asistimos a dos lneas de desarrollo normativo
divergentes en la gestin de los documentos, que dependen del mbito en el que
nos encontremos, y que influyen a la hora de abordar la descripcin de los fondos
documentales:
Por un lado, la descripcin que se desarrolla en instituciones archivsticas
con carcter histrico, que normalmente en el caso de Espaa, afecta al tratamiento
de la documentacin en papel (u otros soportes fsicos) con o sin instrumentos de
descripcin previos, que se introduce en un sistema de gestin informtico
mediante la descripcin de su contenido, y cuya referencia se toma, bien del propio
documento, o bien del antiguo instrumento de descripcin; a dicha descripcin se
le puede aadir o no la imagen, tras un proceso de digitalizacin del documento
original, con vistas al tratamiento de la documentacin para su conservacin
permanente.
Y por otro lado, la descripcin que se desarrolla o no en instituciones
archivsticas, mediante el tratamiento descriptivo del documento que se genera en
soporte electrnico o digital, en un sistema de gestin documental o en un
repositorio digital, y cuyo objeto de tratamiento es el documento administrativo
generado en la oficina, negociado o dependencia, que puede convertirse o no en
documento de conservacin permanente337.
Ambos campos de actuacin plantean problemticas diferentes, desde el
punto de vista de la conservacin. En el primer mbito, hay que garantizar la
337

La legislacin sobre administracin electrnica recoge incluso nuevos tipos de instrumentos de


tratamiento de la informacin, que pueden resultar tiles a la hora de controlar los fondos
documentales tal es el caso del inventario de informacin administrativa, que se regula en el
artculo 9 del Real Decreto 5/2010 por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad
en el mbito de la Administracin Electrnica, este instrumento se define como: 1. Las
Administraciones pblica mantendrn actualizado un Inventario de Informacin Administrativa,
que incluir los procedimientos administrativos y servicios que prestan de forma clasificada y
estructurados en familias, con indicacin del nivel de informatizacin de los mismos. Asimismo
mantendrn una relacin actualizada de sus rganos administrativos y oficinas de registros y
atencin al ciudadano, y sus relaciones entre ellos. Dichos rganos y oficinas se codificarn de
forma unvoca y esta codificacin se difundir entre las Administraciones pblicas.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 307


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

permanencia de dos tipos de soporte: el soporte tradicional y el digital; en este


mbito se da ms importancia a la conservacin del soporte tradicional, puesto que
al digital se le considera una copia y el soporte tradicional tendr, en muchas
ocasiones, un valor patrimonial, para lo que se acude a disciplinas como la
restauracin o la conservacin patrimonial. Por otra parte, la copia en papel
todava da mayor seguridad de conservacin a largo plazo que la copia digital.
En el segundo mbito, las preocupaciones se centrarn en la conservacin
del soporte digital, para lo que se ha desarrollado incluso una nueva disciplina
encargada de la preservacin digital, desde esta rama se han desarrollado mltiples
investigaciones en colaboracin con las universidades y los gobiernos con la
finalidad de evitar que la obsolescencia tecnolgica suponga la prdida del objeto
digital y la imposibilidad de su acceso futuro a la documentacin administrativa
actual.
Cuando se aborda, por ejemplo, el tratamiento de la informacin relativa a
la conservacin en un sistema de gestin documental, el tratamiento descriptivo
ser variable dependiendo del mbito en el que nos encontremos. En el primer
mbito, la descripcin se realizar en fichas en formato ISAD (G) o en formato de
registro de bases de datos, que recoger los elementos relativos a la conservacin
del rea de Acceso y Condiciones; y sin nos encontramos en el segundo mbito, la
descripcin se har en los metadatos que soporta el propio documento digital y en
los que se incluir la informacin relativa a su conservacin. En el mbito del
documento electrnico la conservacin es un dato fundamental que aparece entre
los elementos descriptivos, en el mbito de la documentacin en soporte fsico,
existe elementos en la ISAD (G) dedicados a introducir informacin relativa a la
conservacin, sin embargo, los conservadores y restauradores consideran que es un
campo de descripcin y no de conservacin, y prefieren desarrollar sus propias
bases de datos no normalizadas, para recoger informacin ms detallada del
documento. Esto ltimo es un hecho, y una prueba de la falta de entendimiento de
la gestin electrnica de la documentacin.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 308


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

En el mbito archivstico profesional la formalizacin de las normas de


descripcin se ha producido en las dos ltimas dcadas en el seno de los
organismos internacionales de archivos, fundamentalmente, a travs del Consejo
Internacional de Archivos. Fruto de las diferentes Comisiones, se han desarrollado
las normas de descripcin, a partir de las cuales se han creado regulaciones
nacionales, que no son sustitutivas sino amplificadoras de las normas
extranacionales. A pesar de la necesidad de normalizar todas las tareas del archivo,
estas normas se han centralizado nicamente en una parte del trabajo archivstico,
en la descripcin, dejando de lado aspectos que forman parte de un mismo proceso
de trabajo y que necesitan una regulacin especfica, como la digitalizacin, la
conservacin, la transferencia de documentacin, ..., para estos procesos se han
creado, sobre todo, recomendaciones en el seno de la UNESCO y sus estudios
RAMP y a travs de la normas ISO. Sin embargo, no existe una articulacin
comn entre estas normas y las de descripcin, desarrolladas en el seno del
CIA/ICA.
En el caso de los documentos electrnicos, en la ltima dcada, se ha
producido un gran desarrollo normativo y legislativo, como consecuencia de la
implementacin de la informtica en todos los mbitos de trabajo, que ha llevado a
la incorporacin del documento electrnico a la tramitacin diaria de las
administraciones pblicas y al desarrollo de la administracin electrnica. Este
proceso se inicia en fechas tempranas, en la dcada de los aos noventa, con
proyectos como el de ventanilla nica, que buscaba la unificacin de las oficinas
de registro, independientemente de la administracin (central, autonmica o local),
con la finalidad de facilitar al ciudadano la presentacin de su documentacin ante
la cualquier administracin. Otro ejemplo de los inicios de la administracin
electrnica, es la presentacin de la declaracin de la renta por va electrnica. El
desarrollo legislativo confiri validez legal al documento electrnico como
documento administrativo. Todo ello dio lugar a mltiples disposiciones legales.
Tambin se han desarrollado recomendaciones y normativas a nivel europeo e
internacional para la gestin tcnica de la informacin en un sistema informtico,
estas ltimas recomendaciones o normas se emplean tanto en el mbito del
tratamiento de documentacin generada en soporte electrnico como la generada

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 309


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

originariamente en papel y luego introducida en un sistema de gestin electrnica


mediante la digitalizacin.
En algunos sectores de la archivstica se ha reflexionado sobre la explosin
normativa338. Incluso hay autores que consideran que es excesiva, tanto en el
nmero de reglamentaciones como de manuales de descripcin. Es el caso de Luis
Martnez Garca, que ha sealado al respecto: Entre los archiveros espaoles
existe una enorme premisa sobre las bondades de leyes, reglamentos y normas
archivsticas especficas. No es extrao escuchar indignados sobre la falta de
reglamentos y las desdichas, consecuencia de su funesta inexistencia. Sin embargo,
son ms las quejas por el incumplimiento continuado de una ley, por la falta de un
desarrollo ms abundante y por las escasas bondades archivsticas de los textos
legales promulgados339. Es cierto, que las normas son necesarias, pero tambin, es
cierto, que hay que tambin cumplirlas y hacerlas cumplir. Lo importante es
integrar la normativa y la regulacin a la prctica diaria y conocer que tenemos
que emplear en cada caso, para ello, la formacin no slo es til, sino es
imprescindible.
Uno de los aspectos bsicos que deben tener las normas de descripcin
archivsticas, y todava ms, aquellas que emanan de instituciones pblicas, es su
fcil accesibilidad para cualquier archivo, sin coste alguno. Considero que es un
requisito bsico para asegurar su empleo, ya que sino es accesible, no se emplear.
Es una de las caractersticas que tienen casi todas las normas de aplicacin
archivstica.
Pedro Lpez Gmez340 ha estudiado los cambios que se han producido,
desde el ao 1975 hasta el ao 2005, en la teora archivstica espaola, entre los
que se sitan tambin los cambios de la descripcin y sus instrumentos. Los
cambios tericos tuvieron su repersecucin en la prctica en: un aumento de los
338

La Asociacin ACAL, ha organizado un congreso dedicado a la temtica, cuyas ponencias se


han publicado bajo el ttulo de Ahogados en un mar de siglas. Estndares para la gestin,
descripcin y acceso a los recursos archivsticos. (Vid. Bibliografa)
339
MARTNEZ GARCA, Luis. La prestacin de servicios de calidad en los archivos. En:
Boletn de la ANABAD, n 1, 2009, p. 14-15.
340
LPEZ GMEZ, Pedro. Archival Science in Spain between 1975 and 2005: o review. En:
Archival Science, v. 7, n 3, 2007, p. 245-287.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 310


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

manuales prcticos, el desarrollo de los modelos de clasificacin, el aumento de


las operaciones archivsticas de mecanizacin, el desarrollo legal del acceso a los
documentos y en la conservacin del patrimonio documental, Incluye tambin
una recopilacin bibliogrfica nacional, muy interesante y que es testimonio del
gran desarrollo intelectual archivstico de los ltimos aos.
A continuacin realizo un repaso a los principales organismos encargados
del desarrollo normativo que afecta a la descripcin de los archivos y las
principales normas que se han desarrollado, tanto a nivel nacional como
internacional.
2.3.2. El desarrollo de la normalizacin
Tal y como aconsejaban las normas de descripcin archivstica
desarrolladas en el seno del Consejo Internacional de Archivos, los pases deben
desarrollar normas de descripcin complementarias a la normativa internacional y
que se adapten a las propias tradiciones archivsticas y lingsticas. En Espaa, el
intento de alcanzar este desarrollo, se ha materializado a travs del Proyecto
NEDA341. Se trata de un proyecto de la Subdireccin General de Archivos del
Ministerio de Cultura, desarrollado desde el ao 2006, que nace con el objetivo de
proporcionar normas de aplicacin obligatoria para diversas fases de la descripcin
archivstica dentro de un sistema de almacenamiento de datos, fundamentalmente:
- Normas de estructura de datos
- Normas de contenido de datos
- Normas relativas a la salida de datos
La NEDA resulta de gran inters porque incluye nuevos conceptos
terminolgicos en la tradicin archivstica espaola: entidad, atributo, valor, estos

341

SANTAMARA GALLO, Abelardo. La norma espaola de descripcin archivstica (NEDA):


Anlisis y propuesta de desarrollo, Subdireccin General de Archivos Estatales, Madrid, 2006
[http://www.mcu.es/archivos/docs/NedaAnalisis.pdf] (Consulta el 04-04-2011).
PROYECTO NEDA-I (Normas Espaolas de Descripcin Archivstica Proyecto I: Normas de
Estructura y Contenido de Datos para las Descripciones de Documentos de Archivo, Agentes,
Funciones y Archivos) Documento de la CNEDA (17-09-2007). CNEDA/NEDAI/Proyecto/20070917. [http://www.mcu.es/archivos/docs/MC/ProyectoNEDA_I_170907.pdf]

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 311


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

conceptos acercan a la archivstica al sistema lgico de la tecnologa informtica,


al traducir los tradicionales elementos de la archivstica a un lenguaje ms cercano
al programador y a diseador de las plataformas de descripcin. La NEDA recoge
otro instrumento referencial de los documentos de archivo, que no es algo fsico
como son los instrumentos de descripcin, sino lgico, se trata de la memoria del
archivero, que en muchas ocasiones guarda aquella informacin que no aparece en
el instrumento de descripcin. La memoria de los archiveros no puede asimilar
toda la informacin referencial de un fondo documental, lo mismo que un sistema
informtico no puede recoger toda la informacin de un fondo documental, el
archivero adquiere no slo una memoria de los fondos documentales, ya que
relaciona la informacin de un modo diferente al sistema informtico, el archivero
tiene adems un conocimiento global del fondo documental que comprende: el
proceso de seleccin de la informacin que va a ser referenciada, como se ha
introducido la informacin en los instrumentos de descripcin, qu criterios se han
empleado para la seleccin, que informacin no ha sido seleccionada; y adems
relaciona la informacin con el contexto temporal y espacial en el que est creando
el instrumento de descripcin; as como sus vivencias y conocimiento adquiridos
en el pasado o su propio anlisis del futuro, e incluso podramos sealar, con su
propia imaginacin, elemento que define a la humanidad y que ya resalt Albert
Einstein como fundamentalmente en el desarrollo del conocimiento: La
imaginacin es ms importante que el conocimiento. El conocimiento es limitado,
la imaginacin rodea el mundo. La memoria de las mquinas y la memoria de las
personas todava presentan grandes diferencias, a pesar de los avances en
inteligencia artificial que tratan de igualar las mquinas con los seres humanos.
La ltima actualizacin de la NEDA se ha publicado en el ao 2011, se
trata del Modelo Conceptual de Descripcin Archivstica y Requisitos de Datos
Bsicos de las Descripciones de Documentos de Archivo, Agentes y Funciones342.

342

CNEDA. Modelo conceptual de descripcin archivstica y requisitos de datos bsicos de las


descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones - Parte 1: Tipos de entidad - Parte 2:
Relaciones (09-06-2011). [Recurso Electrnico].
http://www.mcu.es/archivos/MC/CNEDA/Documentos.html

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 312


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Es ltimo documento es un borrador que ha estado abierto a las sugerencias de los


archiveros antes de cerrar su versin definitiva.
La NEDA despert muchas expectativas, que generaron mltiples
reflexiones y publicaciones343, todas ellas giran entorno al primer documento que
se public del proyecto. Una de estas expectativas era la de cumplir el objetivo de
llegar a la consecucin definitiva, al fin, despus de dos siglos de historia
archivstica espaola, de una norma nacional general de descripcin archivstica,
sin embargo, su carcter de proyecto en ejecucin (cinco aos) y el gran desarrollo
de la gestin electrnica de los documentos en seno de la Administracin
Electrnica, de manera paralela y no convergente, ha supuesto una cierta prdida
de esperanza con respecto a su finalizacin.
Las actividades de normalizacin descriptiva, no slo parten de la
administracin central, los archiveros de Castilla y Len han desarrollado un
Manual344 con la finalidad de adaptar las normas internacionales a la realidad de
los archivos de la Comunidad Autnoma, que ha tenido repercusin en todos los
archivos del territorio nacional, bajo el ttulo de Manual de Descripcin
Multinivel, se public en el XIV Congreso Internacional de Archivos durante el
ao 2000. El manual es fruto de todas las problemticas que plante la adaptacin
de la Norma ISAD (G) al proceso informtico. La norma contempla ms niveles
de descripcin que la Norma ISAD (G) que son propios de la tradicin archivstica
espaola: Subfondo, Seccin, Subseccin, Subserie, Unidad de Localizacin, as
como elementos que no aparecen en la Norma ISAD (G), y lo ms importante, es
la primera norma a nivel nacional que aporta normas de contenido, como, por
ejemplo, para formar las fechas, los ttulos,

343

GMEZ DAZ, Raquel. NEDA (norma espaola de descripcin archivstica): un paso ms en


la normalizacin?. En: Archivamos: Boletn ACAL, n 59, 2006, p. 19-20.
La norma espaola de descripcin archivstica (NEDA): reflexiones
HEREDIA HERRERA, Antonia. La norma de descripcin archivstica (NEDA): reflexiones. En:
Boletn de la ANABAD, Tomo 56, n 2, 2006, p. 11-30.
344
JUNTA DE CASTILLA Y LEN. CONSEJERA DE CULTURA Y TURISMO. Manual de
Descripcin Multinivel. Propuesta de adaptacin de las normas internacionales de descripcin
archivstica, 2 Edicin, 2006.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 313


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

A raz de la publicacin de la norma ISAD (G), adems de Castilla y Len,


otras Comunidades Autnomas han adaptado la norma internacional a sus
tradiciones archivsticas y lingsticas. En el caso de Galicia, la normalizacin de
la descripcin archivstica se ha plasmado a travs de la NOGADA345. Los
elementos consignados en la ISAD (G) y en la NOGADA son los mismos, la
estructura es fiel a la ISAD (G), con esta norma se buscaba profundizar en el
contenido desde el punto de vista de las peculiaridades archivsticas gallegas, por
ello, esta norma incluye ejemplos locales del empleo de la norma ISAD (G), que
resultan de gran inters para la adaptacin de la norma al mbito territorial gallego.
Antes que Galicia, Catalua fue antecesor en el inters mostrado por
adaptar la norma internacional a su propia realidad lingstica y archivstica,
incluso traduciendo la primera versin de la norma ISAD (G) al cataln en el ao
1994. En el ao 2007 se public la primera norma catalana que adaptada la ISAD
(G) a su propia realidad archivstica y territorial, la NODAC346. Esta norma al
igual que la gallega incluye ejemplos extrados de los archivos territoriales.
Adems desarrolla cuestiones interesantes como los elementos que se consideran
obligatorios, opcionales y recomendables en cada nivel de descripcin y desarrolla
al igual que la NOGADA el contenido de cada uno de los elementos.
2.3.2.1. Normalizacin a travs del CIA/ICA347 (Consejo Internacional de
Archivos)
El Consejo Internacional de Archivos public en el ao 2001 un
documento preparado por el Sub-Comit de Instrumentos de Descripcin,
denominado Orientaciones para la Preparacin y Presentacin de Instrumentos

345

GRUPO DE ARQUIVEIROS DE GALICIA. NOGADA. Norma Gallega de Descripcin


Archivstica, Xunta de Galicia, 2010.
346
BERNAL CERCS, ngels; RULL MAGRINY, Anna y PLANES ALBETS, Ramon (ed.)
NODAC. Norma de Descripcin Archivstica de Catalua, Generalitat de Catalunya, 2007.
347
El Consejo Internacional de Archivo es una organizacin no gubernamental creada en el ao
1948. Est regida por una Asamblea General y administrada por un Comit Ejecutivo. Sus ramas
estn constituidas por foros regionales, secciones, comits y grupos de trabajo que trabajan a nivel
internacional para el desarrollo de los archivos y la conservacin de la memoria de la humanidad.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 314


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

de Descripcin348, en el que se establecan orientaciones y principios para elaborar


instrumentos de descripcin conforme a los normas de descripcin del Consejo
Internacional de Archivos. Este documento resulta esencial para entender la
elaboracin de instrumentos de descripcin a partir de las normas del Consejo
Internacional de Archivos, porque establece una relacin entre los instrumentos de
descripcin en las diferentes tradiciones archivsticas nacionales y los nuevos
instrumentos basados en la descripcin multinivel. En el documento se diferencian
tres clases de instrumentos de descripcin:
- La Clase A, que comprendera los instrumentos de descripcin que incluyen
descripciones de los niveles de fondo o subfondo. Esta clase correspondera a la
tradicional Gua en el mbito archivstico espaol.
- La Clase B, que comprendera los instrumentos de descripcin que incluyen
descripciones del material archivstico hasta el nivel de unidad de conservacin
(caja, legajo, carpetas,). Esta clase correspondera al tradicional Inventario en el
mbito archivstico espaol.
- La Clase C, que comprendera los instrumentos de descripcin de las unidades
documentales (simples o compuestas) y que correspondera al tradicional Catlogo
en el mbito archivstico espaol. Dentro de esta categora se diferenciaran dos
tipos. El C1 que son instrumentos de descripcin descritos desde el ms alto nivel
hasta el nivel de documento y el C2 que son instrumentos de descripcin descritos
nicamente en el nivel de unidad documental simple o compuesta sin mostrar el
contexto jerrquico.

348

CONSEJO INERNACIONAL DE ARCHIVOS. SUBCOMIT DE INSTRUMENTOS DE


DESCRIPCIN. Informe de la Subcomisin de encontrar directrices Ayudas para la Preparacin
y Presentacin de Instrumentos de Descripcin, 2001.
[http://www.icacds.org.uk/eng/findingaids.htm]
(Consultado el 04-04-2011)

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 315


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

DIAGRAM 1. 349
SCHEMA REPRESENTING THE RELATIONSHIPS BETWEEN LEVELS
OF DESCRIPTION AND TYPES OF FINDING AIDS
FONDS/ SFONDS

SERIES/ SUBSERIES

B
C1

FILE
ITEM

C2

A Finding aids which include descriptions at only fonds, and/or subfonds levels.
B Finding aids which include descriptions of archival material at all levels down to
the file level.
C1 Finding aids with item descriptions treated as the last level of description of a
fonds.
C2 Finding aids with item descriptions treated as single items without hierarchical
context to what they are part of.
Figura 24. Grfico extrado del Informe de la Subcomisin de encontrar directrices Ayudas para la
Preparacin y Presentacin de Instrumentos de Descripcin del Subcomit de Archivo del Consejo
Internacional de Archivos del 2001

Las normas internacionales archivsticas se han desarrollado en las dos


ltimas dcadas en el seno del Consejo Internacional de Archivos a travs de
diversos comits. Todas las normas de descripcin archivstica presentan una
estructura semejante, basada en reas, que a su vez se dividen en elementos.
Incluso algunas reciben una denominacin comn en las diferentes normas. En las
normas se incluye el alcance y objeto; as como otras normas y directrices
aplicables, fundamentalmente ISO, as como un glosario de trminos. En cada
elemento de la norma para facilitar su uso se incluye el objetivo y la regla, as
como un ejemplo de uso. Las normas han tenido una gran difusin en Espaa por
su rpida traduccin al idioma castellano, as como su presencia gratuita en la
Web. Espaa ha participado muy activamente en la elaboracin de Normas de
Descripcin Archivstica a nivel internacional, esta participacin se ha canalizado

349

dem.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 316


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

a travs de la Subdireccin General de Archivos Estatales del Ministerio de


Cultura. Las principales normas de descripcin desarrolladas por el CIA son:
- La ISAD (G) (Norma Internacional General de Descripcin Archivstica).
Las primeras reuniones para la elaboracin de la norma se celebraron a principios
de la dcada de los noventa; sin embargo, la inquietud por desarrollar normas a
nivel internacional se va gestando en la dcada de los aos ochenta,
fundamentalmente, por el xito de las normas canadiense e inglesa. En el ao
1992 se celebr en Madrid la segunda reunin plenaria de la Comisin Ad Hoc
sobre normas de descripcin, en la que se aprob la declaracin de principios
relativos a la descripcin archivstica y el primer borrador

de normas de

descripcin. La norma ISAD (G) cuenta con dos versiones. La primera fue
aprobada en Estocolmo en enero de 1993350; la segunda versin se adopt en
Sevilla en el XIV Congreso Internacional de Archivos en el ao 1999351, esta
segunda versin se caracteriz por mayor flexibilidad. La norma ISAD (G) ha
tenido un gran xito de aplicacin en el mbito de todo tipo de archivos,
desarrollndose mltiples plataformas de descripcin adaptadas a su estructura.
- La ISAAR (CPF) (Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de
Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias). Se elabor de manera
paralela a la norma ISAD (G), por los mismos comits que desarrollaron la norma
ISAD (G), la primera edicin de la norma fue publicada en el ao 1996 por el
Consejo Internacional de Archivos. Al igual que la norma ISAD (G) fue objeto de
revisin y se public una nueva versin entorno al ao 2004. En la segunda
versin se incluye un rea ms con respecto a la primera versin.
- La ISDIAH (Norma Internacional para describir instituciones que custodian
fondos de archivo). Fue adoptada por el Comit de Buenas Prcticas y Normas en
el ao 2008, en la preparacin de esta norma ha participado Espaa, incluso parte
350

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. COMISIN AD HOC SOBRE NORMA DE


DESCRIPCIN. ISAD (G) Norma Internacional General de Descripcin Archivstica. 1993,
Madrid, Ministerio de Cultura, Direccin General del Libro, Archivos y Bibliotecas, 1995.
351
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. COMIT PARA LAS NORMAS DE
DESCRIPCIN. ISAD (G). Norma internacional General de Descripcin Archivstica, 2 edicin,
Madrid, Subdireccin de los Archivos Estatales, 2000.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 317


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

de ella ha sido discutida en Madrid. Esta norma define por primera vez una
estructura y unos elementos que deben llevar las Guas de Archivo, tanto a nivel
nacional como internacional. Hasta la aparicin de la Norma, o bien se empleaban
los elementos de la Norma ISAD (G) para la elaboracin de la Gua, o bien no se
empleaba ninguna norma. La primera norma a nivel internacional nace en el
contexto de la informatizacin de los archivos y su acceso a travs de la Web. Esta
norma vincula la guas con el resto de los instrumentos de descripcin de archivo y
sus puntos de acceso, por lo que algunos de sus elementos estarn vinculados con
los elementos de la norma ISAD (G), ISAAR (CPF), e ISDF. La norma ISDIAH
define la estructura de las guas pero necesita el desarrollo de los metadatos para
poder realizar la transferencia de los registros de unos sistemas informticos a
otros, la propia norma as lo recoge: La presente norma aborda slo una parte de
los requisitos necesarios para el intercambio de informacin de instituciones
detentoras de fondos de archivo..
- La ISDF (Norma Internacional para la descripcin de funciones)352. Fue
elaborada por el Comit de Buenas Prcticas y Normas Profesionales y presentada
en Dresde en el ao 2007. El objetivo de la norma es la normalizacin de las
funciones de archivos, por lo tanto es complementaria de las descripciones basadas
en el ISAD (G) y la ISAAR (CPF). Se basa en las funciones por ser ms estables
que los organismos a la hora de elaborar cuadros de clasificacin archivsticos.
ISDIAH (2008)
rea de Identificacin
Identificador
Forma autorizada del nombre
Forma paralela del nombre
Otra forma del nombre

Tipo de institucin que conserva los fondos de


archivo

ISDF (2007)

ISAAR (CPF)
(2004)

rea de
Identificacin
Tipo

rea de Identificacin

Forma autorizada del


nombre
Forma paralela del
nombre
Clasificacin

Forma autorizada del


nombre
Forma paralela del
nombre
Formas normalizadas
del nombre segn otras
reglas
Otras formas del
nombre

Tipo de entidad

ISAD (G) (1999)


rea de
Identificacin
Cdigo de
referencia
Ttulo
Fecha
Nivel de
Descripcin
Volumen y soporte
de la unidad de
descripcin

Identificadores para
instituciones
rea de Contacto

352

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. COMIT DE BUENAS PRCTICAS Y


NORMAS PROFESIONALES DE DESDE. Norma Internacional sobre la descripcin de
funciones: ISDF, 2007.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 318


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Localizacin y direccin
Telfono, fax, correo electrnico
Persona de Contacto
rea de Contexto
Fechas

rea de Contexto
Nombre del
productor
Historia
Institucional/Resea
Biogrfica
Historia
Archivstica
Forma de ingreso

Descripcin

Historia
Legislacin
rea de Descripcin
Historia de la Institucin que custodia los fondos
de archivo
Contexto cultural y geogrfico
Estructura administrativa
Gestin de documentos y polticos de ingresos
Edificio

rea de Descripcin
Fechas de existencia
Historia
Lugar
Estatuto Jurdico
Funciones, ocupaciones
y actividades
Atribucin/Fuente legal
Estructura
interna/Genealoga
Contexto General

Fondos y otras colecciones custodiadas


Instrumentos de descripcin, guas y
publicaciones
Horario de apertura
Condiciones y requisitos para el uso y el acceso
Accesibilidad
rea de Servicios
Servicios de ayuda a la investigacin
Servicios de reproduccin

rea de Relaciones

rea de Relaciones

Forma autorizada del


nombre/Identificador
de la funcin
relacionada
Tipo

Nombre/Identificadores
de instituciones,
personas o familias
relacionadas
Naturaleza de la
relacin

Categora de la
relacin

Descripcin de la
relacin

Descripcin de la
relacin
Fechas de la relacin

Fechas de la relacin

rea de Contenido
y Estructura
Alcance y
contenido
Valoracin,
seleccin y
eliminacin
Nuevos ingresos
Organizacin
rea de
Condiciones de
Acceso y Uso
Condiciones de
Acceso
Condiciones de
Reproduccin
Lengua/escritura de
la documentacin
Caractersticas
fsicas y requisitos
tcnicos
Instrumentos de
Descripcin
rea de
Documentacin
Relacionada
Existencia y
Localizacin de
Originales
Existencia y
Localizacin de
Copias
Unidades de
Descripcin
Relacionadas
Nota de
Publicaciones

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 319


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

rea de Control

rea de Control

reas de Control

Identificador de la descripcin

Identificador de la
descripcin de
funcin
Identificador de
institucin
Regla y/o
convenciones
utilizadas
Estado de
elaboracin
Nivel de detalle
Fecha de creacin,
revisin o
eliminacin
Lengua y escritura
Fuentes
Notas de
mantenimiento
Vinculacin de las
funciones con las
instituciones, los
documentos de
archivo y otros
recursos
Identificador y
forma autorizada del
nombre/ttulo de la
entidad relacionada
Naturaleza de la
relacin
Fechas de la relacin

Identificador del
registro de autoridad

Identificador de la institucin
Regla y/o convenciones

Estado de elaboracin
Nivel de detalle
Fecha de creacin, revisin o eliminacin

Lengua y escritura
Fuentes
Notas de mantenimiento
Vinculacin de la descripcin de la institucin
que custodia los fondos de archivo con los
recursos archivsticos y sus productores

Ttulo e identificador del recurso archivstico


relacionado

Descripcin de la relacin
Fechas de la relacin

Identificador de la
institucin
Reglas y/o
convenciones

rea de Notas
Notas
reas de Control de
la Descripcin
Nota del Archivero

Reglas o Normas
Fecha de la
Descripcin

Estado de elaboracin
Nivel de detalle
Fecha de creacin,
revisin o eliminacin
Lengua y escritura
Fuentes
Notas de
mantenimiento
Relacin instituciones,
personas y familias,
con documentos de
archivo y otros
recursos
Identificadores y ttulos
de recursos
relacionados
Tipos de recursos
relacionados
Naturaleza de las
relaciones
Fechas de los recursos
relacionados y/o de las
relaciones

Figura 25. Comparacin de la estructura de las reas y elementos de las Normas Internacionales de
Descripcin Archivstica desarrolladas en el seno del Consejo Internacional de Archivos

2.3.2.2. Normalizacin a travs de ISO


La ISO (Organizacin Internacional para la Normalizacin), es un
organismo dependiente de la ONU (Organizacin de Naciones Unidas). Su origen
se encuentra en el ao 1946, cuando representantes de 25 pases se reunieron en
Londres para crear una nueva organizacin internacional cuyo objetivo era la
unificacin de los estndares industriales, su andadura comenzar en el ao 1947.
Cada pas miembro de ISO tiene un Comit Nacional que transmite las
aportaciones de cada pas a las normas. ISO colabora con IEC e ITU. Estos tres
organismos colaboran a su vez en la estandarizacin de los campos de las
tecnologas, de la informacin y la telecomunicacin.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 320


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

A nivel nacional, la AENOR353 (Asociacin Espaola de Normalizacin y


Certificacin) fue reconocida por la Orden del Ministerio de Industria y Energa,
de 26 de febrero de 1986, de acuerdo con el Real Decreto 1614/1985, como
organismo de normalizacin y con capacidad para actuar como entidad de
certificacin. Por el Real Decreto 2200/1995, en desarrollo de la Ley 21/1992, de
Industria, sera la encargada de: elaborar normas tcnicas espaolas (UNE), con la
participacin abierta de todas las partes interesadas y representar a Espaa en los
distintos organismos de normalizacin regionales e internacionales. Los comits
encargados de la Normalizacin en el mbito archivstico son el AEN/CTN 50
(Documentacin), ISO/TC 46 (Informacin y documentacin) y el ISO/TC 171
(Aplicaciones para la gestin de documentos).
El Comit AEN/CTN 50 tiene su secretara en la FESABID, y se encarga
de normalizar: Todas las etapas del proceso de transferencia de la informacin a
travs de documentos, tales como: preparacin, redaccin y presentacin de los
documentos y sus resmenes; almacenamiento, tanto de los documentos como de
la informacin en ellos contenida y su reproduccin; tcnicas aplicables en la
micrografa, incluyendo aspectos tales como caractersticas fsicas de calidad de
los fotogramas, sus mtodos de ejecucin y terminologa especfica. Con exclusin
de: Las caractersticas fsicas de los discos pticos.
Eduardo Nez Fernndez354 realiz un estudio sobre las normas aplicables
a los archivos. En el presente apartado, se van a tratar las normas especficas para
la elaboracin de los instrumentos de descripcin. Existen una serie de normas
ISO355 que vienen citadas en las normas de descripcin internacional, ISAD (G),

353
354

http://www.aenor.es/aenor/inicio/home/home.asp
NEZ FERNNDEZ, Eduardo. Archivos y normas ISO, Ediciones TREA, 2007.

355

ISO 639. Cdigos para la representacin de nombres de lenguas. Partes 1 y 2.


ISO 639. Cdigos para la representacin de nombres de lenguas. Parte 2.
ISO 690: 1987. Documentacin. Referencias bibliogrficas. Contenido, forma y estructura.
ISO 690-2: 1997. Informacin y documentacin. Referencias bibliogrficas. Documentos
electrnicos o parte de los mismos.
ISO 999:1996. Informacin y documentacin. Directrices para la elaboracin, estructura y
presentacin de ndices.
ISO 2788:1986. Documentacin. Directrices para el establecimiento y desarrollo de tesauros
monolinges.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 321


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

ISAAR (CPF) e ISDF. Existen otras normas ISO356 que afectan a los archivos y a
la descripcin que no son citadas por las normas de descripcin archivstica pero
tambin pueden ser empleadas en los procesos de descripcin.
Todo el conjunto de normas ISO son importantes a la hora de afrontar un
proyecto de descripcin, si embargo, existen algunas normas que hay que
ISO 3166-1: 2006. Cdigos para la representacin de los nombres de pases. Parte 1. Cdigos de
pases.
ISO 5963: 1985. Documentacin. Mtodos para el anlisis de documentos, determinacin de su
contenido y seleccin de trminos de indizacin.
ISO 5964: 1985. Documentacin. Directrices para el establecimiento y desarrollo de tesauros
multilinges.
ISO 8601:2004. Elementos de datos y formatos de intercambio. Intercambio de informacin.
Representacin de la fecha y la hora.
ISO 15924: 2004. Informacin y documentacin. Cdigos para la representacin de nombres de
escrituras.
ISO 15511: 2003. Informacin y documentacin. Identificacin internacional normalizada para
bibliotecas y organismos similares.
ISO 15489-1: 2001. Informacin y documentacin. Informacin y Documentacin. Gestin de
documento. Parte 1: Generalidades.
ISO/ TR 15489-2: 2001. Informacin y documentacin. Gestin de documento. Parte 2:
Directrices.
356

UNE-ISO/TR 26122:2008 IN. Informacin y documentacin. Anlisis del proceso de trabajo para
la gestin de documentos.
UNE-ISO 15836:2007. Informacin y documentacin. Conjunto de elementos de metadatos Dublin
Core (ISO 15836:2003)
UNE-ISO 22310:2010. Informacin y documentacin. Directrices para los redactores de normas
para el establecimiento de los requisitos de la gestin de documentos en las normas.
UNE-ISO 23081-1:2008. Informacin y documentacin. Procesos de gestin de documentos.
Metadatos para la gestin de documentos. Parte 1: Principios.
UNE-ISO 23081-2:2011. Informacin y documentacin. Procesos de gestin de documentos.
Metadatos para la gestin de documentos. Parte 2: Elementos de implementacin y conceptuales.
UNE-ISO 5127:2010. Informacin y documentacin. Vocabulario.
UNE 1125:1984. Microcopia. Mira ISO nmero 1. Descripcin y utilizacin en la reproduccin
fotogrfica de documentos.
UNE 1126:1984. Microcopia. Mira ISO nmero 2. Descripcin y utilizacin en la reproduccin
fotogrfica de documentos.
UNE 50104:1994. Referencias bibliogrficas. Contenido, forma y estructura.
UNE 50131:1996. Documentacin. Directorios de bibliotecas, archivos, centros de informacin y
documentacin y sus bases de datos.
UNE 50106:1990 Documentacin. Directrices para el establecimiento y desarrollo de tesauros
monolinges.
UNE 50106:1995 ERRATUM. Documentacin. Directrices para el establecimiento y desarrollo de
tesauros monolinges.
UNE 50125:1997. Documentacin. Directrices para la creacin y desarrollo de tesauros
multilinges.
UNE-ISO 2709:2006. Documentacin e informacin. Formato para el intercambio de informacin.
(ISO 2709:1996).
UNE 50113-11:1996. Documentacin e informacin. Vocabulario. Parte 11: Documentos
audiovisuales.
UNE 50121:1991. Documentacin. Mtodos para el anlisis de documentos, determinacin de su
contenido y seleccin de los trminos de indizacin.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 322


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

considerar a parte, puesto que son importantes para la gestin de documentos


electrnicos, que cada vez son ms usuales en los archivos. Es el caso de la normas
para sistemas de gestin de para los documentos: UNE-ISO 30300357, UNE-ISO
30301358, ISO 30302, ISO 30303, ISO 30304, y las normas para la implementacin
de procesos de gestin documental: ISO 13008359, UNE-ISO 13028360, ISO 15489,
ISO 16175361, ISO 23081362, ISO 26122363, ISO 14721:2003364, estas normas se
auxilian de otras normas365, sin embargo, la base de la gestin electrnica de los
documentos de archivo a largo plazo son las normas sealadas:
- La Norma ISO 15489, es el primer documento normativo que intenta analizar
sistemticamente principios, mtodos y formas de trabajo en la gestin de
documentos, tal y como sealan Federico Taboada Cardoso y Mnica Nielsen de
Allende366. Los orgenes de esta norma se encuentran en una iniciativa australiana
357

UNE-ISO 30300:2011 Sistemas de gestin para los documentos. Fundamentos y vocabulario.


Traducida y adaptada por el Comit Tcnico 50 Subcomit 1 de Gestin de documentos y
aplicaciones de AENOR.
358
UNE-ISO 30301:2011 Sistemas de gestin para los documentos. Requisitos. Traducida y
adaptada por el Comit Tcnico 50 Subcomit 1 de Gestin de documentos y aplicaciones de
AENOR.
359
ISO 13008:2010 Information and documentation -- Digital records conversion and migration
process
360
UNE-ISO 13028:2011 Informacin y documentacin. Directrices para la implementacin de la
digitalizacin de documentos.
361
ISO 16175-1:2010 Information and documentation -- Principles and functional requirements for
records in electronic office environments -- Part 1: Overview and statement of principles.
362
UNE-ISO 23081-2:2011. Informacin y documentacin. Procesos de gestin de documentos.
Metadatos para la gestin de documentos. Parte 2: Elementos de implementacin y conceptuales.
363
ISO 26122:2008 Information and documentation -- Work process analysis for records.
364
ISO 14721:2003 Space data and information transfer systems -- Open archival information
system -- Reference model.
365

ISO 26122: 2008. Information and documentation -- Work process analysis for records. Version
espaola: UNE-ISO/TR 26122:2008 IN. Informacin y documentacin. Anlisis del proceso de
trabajo para la gestin de documentos.
ISO 15801: 2004. Electronic imaging -- Information stored electronically -- Recommendations for
trustworthiness and reliability. Versin espaola: UNE-ISO/TR 15801:2008 IN. Imagen
electrnica. Informacin almacenada electrnicamente. Recomendaciones sobre veracidad y
fiabilidad.
ISO 18492: 2005. Long-term preservation of electronic document-based information. Versin
espaola: UNE-ISO/TR 18492:2008 IN. Conservacin a largo plazo de la informacin basada en
documentos.
ISO 19005: 2005. Document management -- Electronic document file format for long-term
preservation -- Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1). Versin espaola: UNE-ISO 19005-1:2008.
Gestin de documentos. Formato de fichero de documento electrnico para la conservacin a largo
plazo. Parte 1: Uso del PDF 1.4 (PDF/A-1)
366
TABOADA CARDOSO, Federico y NIELSEN DE ALLENDE, Mnica. Archivstica y
Normalizacin, Ediciones Alfagrama, Argentina, 2006

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 323


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

del ao 1996, que se public como norma nacional, la AS 4390 Records


Managament, en el ao 1997 se present como propuesta para convertirla en
norma ISO, el texto definitivo se aprob en el 2000 y se public en el ao 2001.
En Espaa se public por la AENOR en el ao 2006. Esta norma se divide en dos
partes: La ISO 15489-1:2001367, que contiene los principios fundamentales y la
ISO/TR 15489-2: 2001368, que es un informe tcnico que recoge

los

procedimientos y el proceso de implantacin de la norma.


Segn Jordi Serra Serra369, un sistema de gestin documental que cumpla
con la norma tiene que tener tres elementos principales, entre los cuales se
encuentra un sistema de clasificacin que recoge y normaliza las funciones, las
actividades y las transacciones que lleva a cabo la organizacin y que se concreta
en un sistema de clasificacin (file plan). Este autor seala asimismo la
publicacin de una norma ISO, la ISO/PRF TF 26122370, para la definicin del
procedimiento para el anlisis de las funciones, las actividades y las transacciones
de una organizacin.
- La ISO 14721:2003, modelo OAIS (Open Archival Information System)371. Este
modelo se emplea para la creacin de un sistema de gestin documental y archivo
para la conservacin permanente. Los instrumentos de descripcin se incluyen
dentro de la funcin de gestin de los datos, que el modelo OAIS recoge como:
La entidad OAIS que contiene los servicios y funciones de publicacin,
mantenimiento y acceso de la amplia variedad de informacin. Algunos ejemplos
de esta informacin son los catlogos e inventarios de los que se pueden recuperar
los archivos almacenados,372 Por otro lado aade: Esta entidad ofrece los
367

ISO 15489-1: 2001. Information and Documentation. Records Management. Part 1: General.
ISO 15489-2: 2001. Information and Documentation. Part 2: Guidelines.
369
SERRA SERRA, Jordi. Los documentos electrnicos. Qu son y como se tratan, Ediciones
TREA, 2008, p. 60.
370
ISO/PRF TF 26122: 2008. Information and Documentation. Work process analysis for records
371
ISO 14721:2003, modelo OAIS (Open Archival Information System).
[http://public.ccsds.org/publications/archive/650x0b1.pdf] (Consultado el 02-02-2011)
372
Traducido de : Data Management: The OAIS entity that contains the services and functions for
populating, maintaining, and accessing a wide variety of information. Some examples of this
information are catalogs and inventories on what may be retrieved from Archival Storage (...), cita
extrada de la pgina 1-9 de CONSULTATIVE COMMITTEE FOR SPACE DATE SYSTEMS.
Reference Model for an Open Archival Information Systems (OAIS), Janury 2002. (Consultado el
12 de 12 del 2010). [http://public.ccsds.org/publications/archive/650x0b1.pdf]
368

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 324


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servicios y funciones para publicar, mantener y acceder a informacin descriptiva


sobre identidades, fondos de archivo y datos administrativos usados para la gestin
de archivo. La gestin de datos incluye la administracin de las funciones de bases
de datos de archivo (esquema de mantenimiento, definiciones de vista e integridad
referencial), realizacin de actualizaciones de la base de datos (cargas nuevas de
informacin descriptiva o archivo de datos administrativos), realizacin de
consultas sobre los datos de gestin para generar conjuntos de resultados, y
producir informes de estos conjuntos de resultados373 Esta funcin se representa
.

mediante un diagrama UML en la norma ISO que a continuacin se muestra374:

Figura 26. Diagrama sobre la administracin de funciones de las bases de datos de archivos de la
Norma ISO 14721:2003, modelo OAIS (Open Archival Information System)

El responsable de la descripcin de la informacin, se denomina en la


norma administrador de la base de datos, segn las funciones expresadas en este
373

Traducido de: Data Management:


This entity provides the services and functions for
populating, maintaining, and accessing both Descriptive Information which identifies and
documents archive holdings and administrative data used to manage the archive. Data
Management functions include administering the archive database functions (maintaining schema
and view definitions, and referential integrity), performing database updates (loading new
descriptive information or archive administrative data), performing queries on the data
management data to generate result sets, and producing reports from these result sets. Idem., p. 4-2
374
dem., p. 4-9

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 325


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

perfil profesional se requiere un documentalista con amplios conocimientos de


archivos: El responsable de administrar la base de datos es responsable de
mantener la integridad de los datos, la gestin de la base de datos, que contiene
tanto informacin descriptiva como informacin del sistema. Identifica la
informacin descriptiva y describe los fondos de archivos y el sistema de
informacin que se utiliza para apoyar las operaciones de archivo. La funcin del
responsable de administrar la base de datos es crear cualquier esquema, definir las
tablas necesarias para soportar los datos, tener capacidad para crear, mantener y
acceder a los usuarios a vistas personalizadas de los contenidos almacenados y
para proporcionar la validacin interna (la integridad referencial por ejemplo) de
los contenidos de la base de datos. Las funciones del administrador de la base de
datos se realizarn de acuerdo con las polticas de la administracin375.
Una de las funciones de la gestin de datos es la generacin de informes,
que en la norma se denomina generate report, el informe no deja de ser un tipo
de instrumento referencial de la documentacin contenida en la base de datos. Los
informes requieren realizar consultas contra la base de datos.
Otra de las funciones de la gestin de datos es la realizacin de consultas
en la base de datos, que en el esquema se denomina perfom queries.
En el modelo OAIS, se establece como objeto de descripcin del archivo el
denominado Archival Information Package (AIP), que estara compuesto por dos
grupos de metadatos: los de informacin del contenido y los de informacin de
descripcin para la preservacin. En el siguiente esquema se expone376:

375

Traducido de: The Administer Database function is responsible for maintaining the integrity of
the Data Management database, which contains both Descriptive Information and system
information. Descriptive Information identifies and describes the archive holdings, and system
information is used to support archive operations. The Administer Database function is responsible
for creating any schema or table definitions required to support Data Management functions; for
providing the capability to create, maintain and access customized user views of the contents of this
storage; and for providing internal validation (e.g., referential integrity) of the contents of the
database. The Administer Database function is carried out in accordance with policies received
from Administration. dem, p. 4-9.
376
dem., p. 4-31.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 326


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Figura 27. Diagrama del AIF (Archival Information Package) de la Norma ISO 14721:2003,
modelo OAIS (Open Archival Information System)

Los metadatos de informacin de descripcin para la conservacin, sera de


cuatro tipologas: de referencia, de procedencia, de contexto y de autentificacin.
Se expone en el siguiente esquema377:

Figura 28. Diagrama del PDI (Preservation Description Information) de la de la Norma ISO
14721:2003, modelo OAIS (Open Archival Information System)

377

dem., p.4-34

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 327


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Cada Archival Information Package est asociado con una estructura de


informacin descriptiva llamada paquete de descripcin (Package Description), en
la que el usuario puede localizar informacin de potencial inters, analizar
informacin y ordenar la informacin deseada. Se representa en el siguiente
esquema378:

Figura 29. Diagrama del Package Description de la de la Norma ISO 14721:2003, modelo OAIS
(Open Archival Information System)

2.3.2.3. Normalizacin a travs de la UNESCO


La UNESCO379 ha participado en la normalizacin internacional
archivstica a travs del programa de gestin de archivos y de documentos
(RAMP), que se estableci en el ao 1979 con el objetivo ayudar a los Estados
miembros a la creacin de infraestructuras eficaces de gestin de documentos y
archivos para la normalizacin. La UNESCO public los resultados de sus trabajos

378

dem., p. 4-35.
La Organizacin de las Naciones Unidas para la Educacin, la Ciencia y la Cultura es un
organismo especializado de las Naciones Unidas. Se fund el 16 de noviembre de 1945 con el
objetivo de contribuir a la paz y a la seguridad en el mundo mediante la educacin, la ciencia, la
cultura y las comunicaciones.
379

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 328


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

a travs de estudios y directrices RAMP. Los estudios RAMP muestran las


cuestiones y problemas que afectan a cualquier archivo en cualquier pas,
independientemente de la tradicin archivstica del lugar.
Entre los estudios publicados por la UNESCO que afectan a la elaboracin
de instrumentos de descripcin en el seno de los archivos, destacan:
- The Applicability of UNISIST Guidelines and ISO International Standards to
Archives Administration and Records Management380. Este estudio fue preparado
por James B. Rhoads a travs del Consejo Internacional de Archivos para evaluar
la aplicabilidad de las directrices elaboradas por el programa UNISIST de la
UNESCO y las normas ISO, antes de fines del ao 80, en las actividades de
gestin de la informacin de archiveros y gestores de documentos. Adems de
evaluar las directrices y las normas indica en que reas son necesarias, as como
los desarrollos necesarios. Entre las reas analizadas se encuentran los
instrumentos de descripcin y publicaciones sobre documentos, incluye las
directrices y normas existentes en el momento de su elaboracin, se analizaba la
aplicabilidad de las normas a las publicaciones de archivos y se proponen nuevas
directrices.
- Legal implications of the production of machine-readable records by public
administrations381. Este estudio es interesante porque abordaba las implicaciones
jurdicas, tecnolgicas, as como de conservacin y de seguridad que planteaban
los nuevos soportes a finales de la dcada de los aos ochenta.
- The impact of computerization on archival finding aids382. Este estudio analiza
las transformaciones que se experimentaron en los instrumentos de descripcin
archivsticos, tanto de control como de difusin, al ser convertidos en formatos
electrnicos, tanto a nivel individual desde los propios archivos como a nivel
colectivo, que supuso la creacin de repositorios entre archivos; se analizaban las
380

RHOADS, James B. The Applicability of UNISIST Guidelines and ISO International Standards
to Archives Administration and Records Management: A RAMP Study, UNESCO, Pars, 1982
381
FREDBERG, Birgit Fredberg, PIEYNS-RIGO, Paulette. Legal implications of the production of
machine-readable records by public administrations: A RAMP Study, UNESCO, Pars, 1988.
382
KITCHING, Christopher. The impact of computerization on archival finding aids: A ramp
study, UNESCO, Pars, 1991.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 329


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

ventajas383 y problemas384 del cambio de soporte; los estndares de descripcin a


nivel internacional; la nueva terminologa o conceptos derivados de la
informatizacin; los formatos de intercambio de datos, fundamentalmente el
formato MARC, etc. En este estudio se nombra un proyecto de espaol, con
colaboracin de Italia, se trata de la gua de fuentes para la historia de Espaa e
Italia.
- The Elaboration of Policies and Plans for the Automation of Archives 385. Este
estudio establece directrices para ayudar a los archivos a llevar a cabo la
planificacin e instalacin de un sistema informtico. Este estudio incluye
recomendaciones tecnolgicas. Entre las reas del archivo en las que recomienda
la aplicacin de la informtica se encuentra la catalogacin (precisamente una de
las primeras reas del archivo que fue informatizada fue la descripcin de los
fondos documentales). Segn el estudio, la informtica facilita la elaboracin de
listas, la revisin de la informacin, as como la detencin de errores,

la

recuperacin de la informacin, adems de facilitar las modificaciones o cambios


en los datos. Una de las ventajas de los sistemas informticos con respecto a la
descripcin de los archivos que se seala es la elaboracin de instrumentos de
descripcin de manera jerrquica, en la que se puede profundizar ms o menos
segn las necesidades. El estudio seala que las dificultades son mayores en los
niveles inferiores de descripcin, debido a que el volumen de datos al que se debe
de dar entrada es mayor, y la conversin de la informacin manual al soporte
informtico es una tarea costosa, no slo por el volumen, sino tambin por la
dificultades de estructuracin de la informacin. Para los proyectos de

383

Entre las ventajas se sealan un mayor control por parte de los archiveros de la informacin y de
la documentacin; las mayores posibilidades de difusin de los instrumentos de descripcin y de
orientacin del usuarios; una mayor normalizacin a nivel nacional e internacional de los
instrumentos de descripcin,
384
Entre los problemas se sealan las dificultades para la seleccin de un hardware y software
adecuado para llevar a cabo los proyectos de creacin de instrumentos de descripcin, la caducidad
de los sistemas, los problemas de financiacin, las dificultades de enseanza y formacin en las
nuevas tecnologas; las dificultades econmicas y para trasladar los viejos instrumentos de
descripcin al nuevo soporte; los problemas de seguridad; de conservacin; la adaptacin de los
instrumentos a los usuarios finales,
385
GREEN, Adam. The Elaboration of Policies and Plans for the Automation of Archives. Paris,
UNESCO, 1991.

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 330


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

catalogacin o descripcin se seala la necesidad de grandes equipos de recursos


humanos.
2.3.2.4. La normalizacin a travs de la Unin Europea
En las ltimas dcadas la Unin Europea ha emprendido importantes
programas para el desarrollo de la normativa de descripcin de los archivos, sobre
todo, en relacin en la creacin de estndares para el establecimiento de requisitos
destinados a la creacin de sistemas de gestin documentales informticos, Espaa
ha sido un pas que ha participado con gran implicacin en los proyectos
desarrollados Las lneas de actuacin ms importantes de la Unin Europea en el
desarrollo de normas archivsticas son:
- DLM386 Forum. Como se indica en su sitio Web, fue creado a travs de una
iniciativa de la Comisin Europea en el ao 1997, con el apoyo de los archivos
pblicos de los Estados miembros de la Unin Europea. Hasta el ao 2002 el DLM
Forum fue liderado por los Estados miembros de la Unin Europea, pero a partir
de este ao se ampli la comunidad de partes interesadas en el archivo, los
registros, documentos y la gestin del ciclo vital de la informacin de toda Europa.
A partir de la tercera conferencia trienal de Barcelona en el ao 2002 el Foro
DLM, se convirti en un organismo independiente y se incorporaron miembros de
los sectores pblicos y privados, consolidndose como un centro europeo de
influencia en el establecimiento de normas y directrices en el mbito de la gestin
del archivo electrnico. Este organismo funciona a travs de conferencias trienales
y en reuniones que se celebran dos veces al ao. Espaa participa en las reuniones
a travs de la Subdireccin General de Archivos Estatales. Desde el ao 2008, la
representante espaola en el Comit Ejecutivo es Mara Elena Corts Ruiz387,
archivera del Cuerpo Facultativo de Archivos Estatales, actualmente Jefa del
Departamento de Descripcin y Conservacin del Archivo General de la
Administracin. Elena Corts cuenta con gran experiencia en la normalizacin de
386

El Acrnimo DLM significa: Document Lifecyle Management, tambin ha significado


Donnes Lisible par Machine (en English "Machine Readable Data").
387
Informacin extrada de la pgina Web de DLM Forum. (Consultado el 12-12- 2012)
[http://www.dlmforum.eu/index.php?option=com_content&view=article&id=107%3Acortes-ruizmaria-elena&catid=907%3Abiographies&Itemid=98&lang=en]

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 331


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

la descripcin archivstica internacional, ya que ha participado activamente en


normas tan importantes como: en la traduccin al espaol de la norma ISAAR
(CPF); en el Grupo de Expertos de los Estados Miembros sobre digitalizacin y
conservacin digital de la Comisin Europea; en la AENOR (Agencia Espaola de
Normalizacin y Certificacin), y actualmente en la elaboracin de las MoReq,
normas en las que se plasman los resultados de los trabajos de las reuniones de
DLM-Forum. Hasta la fecha se han publicado las siguientes MoReq;

MoReq. Model Requirements for the Management of Electronic Records.


MoReq Specification, 2001.

MoReq2. Model Requirements for the Management of Electronic Records


Update and Extension. MoReq Specification, 2008.

MoReq2010 Modular Requirements for Records Systems. Volume 1 Core


Services & Plug-in Modules. Version 1.0.

Todas estas especificaciones y otros documentos de desarrollo son publicados


en la pgina Web del DLM Forum, a diferencia de otras normas, las MoReq son
accesibles a todos los usuarios interesados en su consulta.
- APEnet388. Tal y como se describe en su pgina Web: El proyecto APEnet
(Portal Europeo de Archivos) es una Red de Mejores Prcticas apoyada por la
Comisin Europea en el marco del programa eContentplus, cuyo objetivo es
construir una Pasarela o Portal de Internet para Documentos y Archivos europeos.
Este proyecto cuenta con la participacin de diecisiete archivos nacionales
europeos, que en estrecha cooperacin con Europeana crearn un punto de acceso
comn a la informacin sobre los archivos y los documentos en ellos depositados,
y en muchos casos al propio documento digitalizado. En el seno de APEnet la
normalizacin se ha desarrollado como consecuencia de la necesidad de crear
plataformas informticas para transferir los registros descriptivos de los archivos
europeos a un mismo repositorio, obligando a normalizar los metadatos a nivel
comunitario. Para el desarrollo de esta normalizacin se ha partido de las normas

388

Informacin extrada de: http://www.apenet.eu/

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 332


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

de metadatos (EAD; EAC y EAG) y de las propias realidades de los diferentes


archivos.
Al igual que en MoReq, Espaa a travs de las Subdireccin General de
Archivos Estatales participa activamente en los proyectos desarrollados por
APEnet, nuestro representante en el proyecto, como coordinador es el archivero
Luis Enseat Caldern, Jefe de Servicio de Cooperacin Internacional.
2.3.2.5.

La

normalizacin

de

los

lenguajes

documentales:

ndices,

Clasificaciones, Tesauros, Nomencltores,


En reiteradas ocasiones, se confunde la indizacin con la clasificacin en el
mbito de los archivos, debido a que en muchos archivos, sobre todo, en los
archivos de oficina y gestin, se han empleado y se emplean los sistemas de
indicacin y ordenacin de la documentacin para la clasificacin, tanto intelectual
como fsica, en lugar de respectar la procedencia u organizar el archivos por
instituciones o funciones. La indizacin de la documentacin, ya sea manual o
automtica, es una operacin auxiliar de la descripcin que tiene la nica finalidad
de facilitar la bsqueda y recuperacin de la informacin, no es un sistema de
clasificacin intelectual u ordenacin fsica de la documentacin. Esta confusin
ha llevado a la disparidad en la organizacin y clasificacin de los archivos.
La normalizacin y la descripcin de los nombres de persona, para la
creacin de puntos de acceso normalizados, ha planteado y plantea en la actualidad
mltiples dificultades, ya que son muchos los aspectos que hay que considerar a la
hora de establecer un ndice de personas: hay que tener en cuenta en primer lugar,
la fecha de los documentos que se van a describir a la hora de extraer los nombres
propios. Hasta la instauracin del registro civil, los nombres de personas
particulares plantean problemas de identificacin, la mayora de las personas no
tena apellido o tena nicamente un apellido, que incluso poda ser variable, lo
que dificulta la normalizacin. Durante la Edad Moderna, a raz de una Ordenanza
del Cardenal Cisneros del ao 1501, se instaura la obligatoriedad de la
identificacin de las personas con una apellido fijo, con anterioridad se empleaba
un apellido o un mote que reflejaba el lugar de procedencia, el oficio o alguna

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 333


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

caracterstica de la persona, esta prctica provocaba grandes problemas


administrativos. Tras la instauracin del registro civil se obligar al uso de dos
apellidos para identificar a las personas de manera unvoca. A pesar de la
implantacin del registro civil, si bien, resulta fcil identificar a personas con
cierta transcendencia pblica que aparece en los documentos, resulta muy
complejo diferenciar una persona de otra cuando comparten el mismo nombre y
apellidos. Otro de los problemas que plantea la normalizacin de los nombres, es
la transcripcin para su inclusin en el registro descriptivo documental, puesto
que, un mismo nombre que se relaciona con una persona perfectamente
identificada, puede aparecer escrito en un mismo documento con diferentes
grafas, con cedilla, sin cedilla, si se realiza una transliteralizazin del nombre
habr que apuntar toda esta casustica en el punto de acceso, si se normaliza, habr
que tener un gran conocimiento de los apellidos de la poca para lo que
habitualmente se emplearon las enciclopedias

herldicas y genealgicas. Las

normas de descripcin aconsejan normalmente la transcripcin a la grafa actual de


todos los nombres, sin embargo, al archivero encargado de realizar la transcripcin
siempre le quedarn dudas sobre si es o no correcta la entrada descriptiva, lo
mismo sucede con los geogrficos.
A comienzos del siglo XIX, la ordenacin y la indizacin alfabtica de los
expedientes personales se realizaba a partir del nombre de pila, debido a las
equivocaciones que se producan con la imposicin de los apellidos.
Los organismos pblicos han establecido a lo largo del periodo
contemporneo, sus propias normas de indizacin de los expedientes, que se
clasificaban por los nombres y apellidos de las personas que aparecan en los
expedientes. Estas normas eran, en muchos casos, de carcter interno pues no
transcendan ms all de los propios centros archivsticos. Los archivos militares
se han caracterizado por tener mltiples reglamentaciones para la elaboracin de
ndices personales, son muchas las normas desarrolladas en este mbito: la Real
Orden de 27 de diciembre de 1851, por la que se dictan instrucciones para la
clasificacin de los expedientes que deben pasar a los archivos; el anexo al
Reglamento de Archivos de 1 de septiembre de 1898, en el que aparecen

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 334


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

instrucciones para la clasificacin y colocacin de los expedientes personales,...


Estas reglas de indizacin fueron creadas nicamente para los archivos militares
que tenan sus propios sistemas de clasificacin de la documentacin, para poder
acceder a los expedientes de estos archivos era necesario conocer las normas de
indizacin de estos expedientes personales. Es algo habitual, en el mbito militar,
como consecuencia de la reserva en el acceso a esta tipologa de documentacin.
En estos sistemas de clasificacin se eliminaban letras del abecedario que pasaban
a otras letras, como es el caso de la Z cuyos expedientes pasaban a la C; o la X
cuyos expedientes pasaban a la J; o se suprima la H y los expedientes se clasifican
por la primera letra que vena despus de la H.
Con respecto a la indizacin por materias mediante lenguajes controlados,
como seala Blanca Gil Urdiciain en su tesis389: Hasta la aparicin de los
primeros tesauros, se manejaban en Espaa vocabularios desarrollados por
instituciones nacionales e internacionales, concienciadas de los inconvenientes que
genera el uso de clasificaciones de carcter universal para la recuperacin de
informacin especializada. Estos vocabularios, por lo general, carecan de una
estructura, salvo la ordenacin alfabtica. Al igual que sucede con las normas
para la indizacin alfabtica, las instituciones han desarrollado sus propios ndices
de materias o asuntos, tal es el caso, de los Archivos de la Armada que han
desarrollado el Nomencltor General de la Documentacin de la Armada, este
documento, de carcter interno, ya que su uso se ha limitado a este tipo de
archivos, se desarroll hace ms de un siglo y se emple durante largo tiempo. El
Centro de Documentacin del Ministerio de Defensa ha publicado otros tesauros
para la gestin de los ndices en su sistema archivstico390.
Para la indizacin de nombres geogrficos en los archivos de los
organismos pblicos se ha empleado con gran xito, el Nomencltor de las
ciudades, villas, lugares aldeas y dems entidades de poblacin de Espaa,

389

GIL URDICIAIN, M. Blanca. Evolucin histrica de los tesauros espaoles y anlisis de su


rendimiento en el proceso de recuperacin de informacin. Tesis de la Universidad Complutense,
Madrid, 1998.
390
Tesauro de defensa, Ministerio de Defensa, Centro de Documentacin, Madrid: Ministerio de
Defensa, Subdireccin General de Publicaciones, 1991

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 335


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

editado por el Instituto Geogrfico y Estadstico, que apareci paralelamente al


Censo de Poblacin en el ao 1857 y cuya publicacin se ha prolongado hasta
nuestros das. Otras fuentes que se han empleado, fueron, el Diccionario
geogrfico-estadstico-histrico de Espaa y sus posesiones de Ultramar de
Pascual Madoz, publicado entre 1845 y 1850, en 16 tomos. Este diccionario
supuso una mejora con respecto al Diccionario geogrfico y estadstico de Espaa
y Portugal, publicado entre los aos 1826 y 1827. Estos recursos se siguen
empleando para documentos ms antiguos en los archivos histricos, en la
actualidad, se compagina su uso con los recursos documentales elaborados por el
Instituto Geogrfico Nacional. Otro recurso empleado en la normalizacin, ha sido
el Tesauro para nombres geogrficos del CSIC (Centro Superior de
Investigaciones Cientficas) publicado a travs del CINDOC (Centro de
Informacin Documental)391. Por otro lado, dada la singularidad idiomtica del
territorio espaol, a la hora de introducir geogrficos, es necesario tener en cuenta
las leyes lingsticas relativas a geogrficos regionales, que indican cual es la
entrada descriptiva correcta en el caso de los nombres de lugar.
En Espaa, la introduccin de los lenguajes controlados se ha realizado a
travs del CINDOC (Centro de Informacin Documental) del CSIC (Centro
Superior de Investigaciones Cientficas), quien ha publicado sus propios tesauros,
que se pueden consultar en lnea en la Web del Instituto de Estudios Documentales
sobre ciencia y tecnologa392. Otro de los tesauros con carcter general que se
pueden consultar en Internet es el creado por las Comunidades Europeas, el
EUROVOC Thesaurus393.
El empleo de tesauros en el mbito de los archivos es reciente. Las normas
para la elaboracin de tesauros ms empleadas en todos los mbitos han sido las
publicadas por el organismo internacional ISO, que han sido traducidas y
publicadas en Espaa a travs de la AENOR (Asociacin Espaola de
391

CSIC, CINDOC. Tesauro ISOC de topnimos, edicin provisional, Madrid: CSIC, CINDOC,
1993. El Instituto de Estudios Documentales sobre Ciencia y Tecnologa (antes CINDOC) del
CSIC, posee un recurso en lnea con la denominacin de tesauros y glosarios:
[http://thes.cindoc.csic.es/index_esp.php].
392
http://thes.cindoc.csic.es/index_esp.php
393
http://europa.eu.int/celex/eurovoc/

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 336


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

Normalizacin y Certificacin). Las dos normas fundamentales para la creacin de


ndices son: la UNE 50125:1997 Directrices para el establecimiento y desarrollo
de tesauros multilinges y la norma UNE 50106:1990 Directrices para el
establecimiento y desarrollo de tesauros monolinges. Estas normas no son las
nicas que se tienen en cuenta a la hora de establecer ndices o puntos de acceso en
los archivos, entre los organismos internacionales que aportan normas se encuentra
la UNESCO, que ha publicado un tesauro monolinge en ingls con equivalencias
en francs y castellano consultable en la Web394. As como normas para la
elaboracin de tesauros, una para monolinges395 y otra para multilinges396.
El CIA (Consejo Internacional de Archivos) ha publicado una serie de
normas que introducen nuevos conceptos para la designacin de los tradicionales
ndices archivsticos; a raz de las normas se toman trminos de las ciencias de la
documentacin como puntos de acceso, que en la norma ISAD (G) se definen
como nombre, trmino, palabra clave, grupo de palabras o cdigo que se utiliza
para

buscar,

identificar

localizar

una

descripcin

archivstica

encabezamientos autorizados. Este organismo ha publicado tambin una norma


especfica para la elaboracin de puntos de acceso o productores397, bien sean
instituciones, personas y familias. La norma ISAAR (CPF), como bien indica la
norma, establece reglas con carcter general que debern complementarse con las
normas nacionales, que son las que establecen instrucciones exactas para la
elaboracin del contenido. La norma ISAD (G) recomienda el empleo de normas
nacionales e internacionales para la elaboracin de los puntos de acceso o ndices.
En las norma ISAD (G) se recomienda para la elaboracin de ndices, la ISO 5963
Documentacin. Mtodos para el anlisis de documentos, determinacin de su
contenido y seleccin de trminos de indizacin y la norma ISO 999 Informacin y
Documentacin Directrices para el contenido, organizacin y presentacin de
los ndices. La norma ISAAR (CPF) introduce un nuevo trmino con respecto a la
394

http://databases.unesco.org/thesaurus/
UNESCO. UNISIST. Principes directeurs pour ltablissement et le dveloppement de
thsaurus monolingues. Paris: UNESCO, mai. 1980.
396
UNESCO. UNISIST. Principes directeurs pour ltablissement et le dveloppement de
thsaurus multilingues. Paris: UNESCO, sept. 1973.
397
Tambin se emplea en documentos tcnicos, como en la Norma de puntos de acceso del
Ministerio de Cultura, el trmino Autoridades tomado del mbito bibliotecario para denominar los
productores.
395

CAPTULO 3 Anlisis de la evolucin de los Instrumentos Archivsticos / 337


Evolucin histrica de la descripcin archivstica en Espaa en la poca Contempornea

norma ISAD (G), el registro de autoridad, este trmino nos acerca ms al mbito
de las bibliotecas, y se emplea para los puntos de acceso relativos a personas,
familias o instituciones. El empleo de registros de autoridades normalizados en el
mbito de los archivos ha sido ms tardo que en el mbito de las bibliotecas, sin
embargo, su funcionalidad es la misma para ambos mbitos tal y como han
sealado autores como Mara del Pilar Ortego de Lorenzo- Cceres y Jos Luis
Bonal Zazo398: La principal utilidad del control de autoridades en los catlogos de
bibliotecas es la de garantizar la consistencia de los puntos de acceso. Esta funcin
puede ser trasladada plenamente al mbito de los archivos, con el fin de garantizar
la uniformidad de los nombres usados como puntos de acceso, tal y como se ha
puesto de manifiesto en los pases que han aplicado el control de autoridad para la
gestin de los encabezamientos normalizados.
Entre los primeros tesauros temticos especficos para el trabajo en
archivos nos encontramos con el elaborado por Elisa Carolina de Santos Canalejo
para el Archivo del Ministerio de Asuntos Exteriores399. Otros tesauros
desarrollados en el mbito de la Archivstica han sido el Tesauro de Archivos
Municipales desarrollado desde el ao 1997 por el Grupo de Archiveros
Municipales de Madrid, publicndose los primeros resultados en el ao 1999.
Han tenido que pasar casi dos siglos para que se publique la primera norma
a nivel estatal para al formacin de puntos de acceso o ndices, se trata de la
Norma para la elaboracin de puntos de acceso normalizados de instituciones,
personas, familias, lugares y materias en el sistema de descripcin archivstica de
los Archivos Estatales. Esta