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AMS Sistema de Compras

Manual De Instrucciones
Solicitante / Aprobador

ACERCA DEL SISTEMA


La solicitud de compra se realiza a travs de herramienta web.
El entorno cuenta con la interfaz del portal que se detalla en el manual.
El sistema est disponible para el acceso en tres idiomas (portugus de Brasil,
espaol e Ingls Internacional de los Estados Unidos), para dicha seleccin,
debe elegir esta opcin en el men de acceso al sistema.
Este manual fue desarrollado en Brasil portugus.
Este manual est escrito de forma secuencial con el proceso de solicitude /
aprobacin de compra, por lo que las instrucciones que se detallan atendiendo
a cada etapa del proceso.

1. Acceso al sistema
Para empezar hay que abrir un navegador y acceder a la direccin
http://extranet.bureauveritas.com.br/servicos/portal
Si se solicita el nombre de usuario y contrasea (LAZ) para acceder al sistema
(Fig. 1), deben utilizar el mismo utilizado para iniciar sesin en la computadora.

Fig. 1

Entorno Portal
Desde el entorno de Portal que puedas ver todas las acciones pendientes a su
usuario, Seguimiento de pedido por men Consulta y sus aprobaciones. Todo
el estado de su pedido se puede ver en detalle a travs de consultas
disponibles.

1.1 Registro de una Solicitud de registro de


Producto/Servicio/Proveedor.
El registro de opcin Productos / Proveedores sirve para que el solicitante
presente una solicitud por el sistema para que los analistas de compras hacen
el registro de un nuevo producto y / o proveedor en el sistema si ste no existe.
Por lo tanto, ya no es necesario el envo de correos electrnicos o pedidos por
telfono, la automatizacin del proceso y garantizar una mejor calidad de
atencin.
El registro de nuevos proveedores, ya que se mantiene en su proceso ZIG
requiere un tiempo de procesamiento y actualizacin mnimo de 24 horas.
Haga clic em Apertura

Seleccione la opcin de la siguiente manera.

Y a continuacin, haga clic en:

Aparece la siguiente pantalla:

Tema de la Requisicin: Escriba un asunto para su aplicacin.


ejemplo: Registro del producto para el contrato - XXXX
Descripcin: Introduzca una descripcin para su solicitud,
ejemplo: "El producto debe estar registrado para contratar el servicio etc .."
Razn: Escribe la razn de su solicitud,,
ejemplo: "El producto disponible no cumple con los requisitos del contrato"

Producto / Servicio: Escriba aqu el producto / servicio / proveedor que


desear estar registrado en el sistema.

Introduzca en "Descripcin" su solicitud y confirmacin, haga clic


ltimo, haga clic en:

y, por

Archivo adjunto: Si desea adjuntar un archivo a su solicitud, haga clic en


"Adjuntar documento"

Indicando el archivo, haga clic en "Guardar".


Para completar la apertura, haga clic en

, si slo desea guardar un

borrador de esta aplicacin, haga clic en

Al trmino de la requisicin, aparecer la siguiente pantalla:

Su solicitud ser enviada al equipo de Compras, que despus del


procesamiento de su pedido, el sistema enviar un correo electrnico a la
direccin que le informa de que su pedido ha sido superado con xito:
Si desea consultar, haga clic en "Consulta", aparecer la siguiente pantalla,
enumerando todas sus peticiones:

Al hacer clic sobre la solicitud, un


resumen se mostrar y "tareas
realizadas", usted puede seguir el
estado de la misma.

1.2 La apertura de una Orden de Compra.


Haga clic em apertura

Seleccione la opcin de la siguiente manera.

Y a continuacin, haga clic en:

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La siguiente pantalla se solicitar toda la informacin pertinente a la solicitud


como el ejemplo abajo:

Prioridad : Cul es la prioridad de su orden de compra, con Normal, Urgente


o de Emergencia.

Tema de la Requisicin: Informe en este campo una breve sujeto para su


solicitud, por ejemplo, "Compra de Botas"

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Centro de Costo: BU se asignar donde el costo de la compra y al que se


remitir Gerente, Director o Directora Ejecutiva para su aprobacin de acuerdo
con la jurisdiccin aplicable.

Analista de Compras: Consejo de quin puede ser el analista de compras


responsable de su solicitud. Se recomienda utilizar el analista Cola Analista de
Compras AR.

Nmero de ZIG Contrato: referencia del contrato ZIG para el evento de


lanzamiento en las cuentas por pagar en relacin con el gasto / inversin que
se realizar ( campo opcional ).

Quieres compartir el costo de la compra?: Informado S, puede seleccionar


ms de BU, pero todos deben tener el mismo aprobador. Cada nuevo BU debe
ser informado haciendo clic en "Agregar nuevo elemento" como imagen:

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El porcentaje de prorrateo debe ser informado y debe agregarse al total 100%.

Haga clic en:


costo.

para confirmar y

para terminar la inclusin de centros de

Importante: A pesar de la solicitud de prorrateo sea posible, el campo


obligatorio de compra, que se dar el sistema al pairo aprobacin ser siempre
en el campo Centro de Costo.
Facturacin de la Compaa: Empresa del Grupo de emitir la factura por el
proveedor.

Entrega en la compaa: Empresa del Grupo para la entrega de la solicitud.

Detalles de la compra: Informacin adicional a la solicitud para el analista de


compras..

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Proveedor Nominado: Si usted desea sugerir un proveedor debe ser


informado en este campo. Aparece una lista de todos los proveedores
existentes, caso no desea sugerir, seleccione NO

Tipo de solicitud ( CAPEX o OPEX ): Informe la naturaleza de los gastos.

Producto con contrato?: Si el producto ya ha pre-establecido acuerdo de


compra debe ser informado, adems, el costo de cada artculo ser ya cargado
como su seleccin.

Si respondi "S" a la pantalla abajo aparecer:


Para agregar productos, haga clic en Agregar nuevo elemento

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Si no se utiliza el contrato, el proceso pasar a travs de cotacin online y


aprobacin.
Para agregar productos, haga clic en Agregar nuevo elemento

La seleccin de los productos / servicios habr de respetar la secuencia de


imgenes.

Introduzca la "Cantidad", haga clic en

se desea terminar, haga clic en

Se desea agregar um nuevo producto, haga clic en

, o se desea cambiar

algo em um producto ( que ya estea agregado ) haga clic en


borrarlo, haga clic en

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, y para

IMPORTANTE: Ms de un elemento se puede agregar a la misma solicitud,


pero con la condicin de que todos son de la misma clase. Por ejemplo: Usted
no puede solicitar suministros de limpeza de bao y de oficinas en el mismo
orden, porque son diferentes proveedores.

Especificaciones Tcnicas: Utilice este campo para incluir un archivo (PDF,


ZIP, DOC, etc.)

Para completar la apertura, haga clic en


guardar el borrador de esta solicitud, haga clic en

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, si quieres simplemente
.

Si algn campo no se completa una pantalla crtico se generar informacin


incorrecta o faltante.

Slo corregir los errores que se presentan

Ese hecho, aparece la pantalla confirmando la apertura:

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2 Consultas
En el men consulta, puede supervisar todo el proceso de su orden de compra,
y ver todas las peticiones realizadas por su usuario.

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Al hacer clic sobre la solicitud creado, puede ver un resumen de su pedido.

2.1 Seguimiento de una Orden de Compra


En "Tareas ejecutadas" Se puede ver la evolucin de la aplicacin.

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3. Cancelacin de la Orden de Compra.


Una vez creada la orden de compra, no se puede cambiar si desea agregar
nuevos elementos se debe crear una nueva.
La cancelacin de la solicitud slo se permite hasta cierto punto en el proceso
(antes de que el analista de hacer una compra al proveedor) A partir de
entonces, el Departamento de Compras debe ser notificado.

Para la cancelacin a travs del portal. Ir a la "Consulta".

Haga clic en la orden de compra.

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Y haga um clic en Cancelar

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4. Terminacin del Procedimiento


Despus de todo el flujo del proceso y el recibo del producto/servicio , la orden
de compra le devolver su cola con un pendiente de aprobacin para que sepa
si su solicitud ha sido recibida correctamente y en caso de recepcin de la
factura, informe el nmero de los mismos. Esta informacin es importante para
el proceso de pago y el cierre del flujo operativo mediante la compra de rea de
administracin.

4.1 APROBACIN DE RECIBO DE


PRODUCTO/SERVICIO
Una vez recibida la solicitud, debe acceder al portal y menu Aprbacin, haga
clic en su solicitud.

La Aprobacin del Recibo est pendiente

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Introduzca el nmero de factura / factura si ha recibido e indicar si la solicitud


fue recibida SI (Entregado) o NO (No fue Entregado/Problema/Incompleto)
SI (Entregado): Todos los artculos fueron entregados con xito.

NO (No fue Entregado/Problema/Incompleto): No se entreg, artculos


faltantes, solicitud divergente y etc..
Si el pedido tiene problemas, la orden de compra ser redirigido a la cola
analista de compras para la resolucin con el proveedor.

Despus de comprobar el Analista de Compras, la Cconfirmacin de entrega se


volver a presentar para la aprobacin de la entrega.

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5. Aprobacin de una Orden de Compra


El Perfil aprobador, obedece el mbito definido por el departamento, si su
usuario es nombrado como aprobador de un centro de costos, debe seguir los
siguientes pasos para hacer su aprobacin.
IMPORTANTE: El sistema es automtico, entrando en una nueva solicitud de
compra que requiere dicha aprobacin, usted recibir un correo electrnico con
un link que apunta directamente a la solicitude a ser aprobada.

Para hacer una aprobacin, visite el portal y haga clic en "Aprobacin"

La aprobacin de la orden de compra est pendiente

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Al hacer clic sobre la solicitud, se mostrar informacin sobre la solicitud..

Haga clic en

Si "Aprobado", el proceso contina, informando al responsable de la compra


que puede confirmar al proveedor que la solicitud fue aprobada..

Si la solicitud es "Desaprobar", el proceso termina y el solicitante inicial es


informado y, por tanto, debe abrir un nuevo proceso.

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