Universidad Nacional del Altiplano

Escuela de Postgrado
Maestra en Economa
EVALUACION EX POST DE PROYECTOS
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HERRAMIENTAS: Sistemas de Informacin Gerencial

3.1 Introduccin
En estos ltimos aos, el concepto de sistemas pas a formar parte del
pensamiento y del vocabulario de todos los profesionales; incluidos aquellos
profesionales capacitados en administracin. Es as que el pensamiento en
trminos de sistemas pas a desempear un papel dominante en el campo de la
empresa; tanto es as, que a travs del tiempo fueron apareciendo nuevas
profesiones y empleos con nombres tales como los de proyectos de sistemas,
anlisis de sistemas, Ingeniera de sistemas y muchos otros ms.
Estos nuevos profesionales, conjuntamente con el desarrollo y la implementacin
de la tecnologa informtica (hardware, software y comunicaciones), son el
verdadero ncleo de una nueva tecnocracia, que estn en constante accin creando
un mundo nuevo.
La tecnologa fue llevada a pensar, bajo nuevos paradigmas, ya no en trminos de
mquinas o procesos aislados sino en trminos de SISTEMAS. De este modo, se
volvi necesario un enfoque sistmico; segn Bertalanffy este enfoque supone,
dado un cierto OBJETIVO, el descubrimiento de los medios y modos que lleven a su
relacin. Este enfoque requiere de un profesional capacitado en sistemas o de un
equipo de especialistas (pues difcilmente una sola persona pueda comprender la
alta complejidad de ciertos sistemas), para examinar las soluciones posibles y
elegir aquellas que prometen tener carcter satisfactorio con mxima eficiencia y
mnimo costo en una red altamente compleja de interaccin. Pues bien, todo esto
requiere de tcnicas, equipamientos y de profesionales capacitados para el uso de
estas metodologas y herramientas.
Para tener una mejor compresin del tema sera bueno esclarecer los trminos de:
Sistema, dato e informacin; pues son estos los elementos bsicos que conforman
el concepto de Sistemas de Informacin.

26

3.2 Sistemas
Podemos definir sistemas como un conjunto de elementos en interaccin; tal
cual fuera propuesta por L. Von Bertalanffy.

Dado que los sistemas estn integrados por un conjunto de elementos que
trabajan agrupadamente para el objetivo general del todo; el enfoque de
sistemas es simplemente una manera de pensar acerca de estos sistemas
totales y de sus componentes; por lo tanto el pensamiento tiene fundamental
intervencin; y el enfoque de sistemas modificar algunos procesos mentales
tpicos y requerir de algunas modificaciones radicales del razonamiento. Por
ejemplo, intente explicar el funcionamiento de un automvil de dos maneras
diferentes: una detallando sus partes componentes como un conglomerado de
partculas y piezas, y la segunda describiendo o pensando para qu sirve el
automvil y acerca de su funcin; y podr notar, en esta segunda manera de
pensar, una mejora del razonamiento. Lo que queremos decir es que este
proceso de pensar, en funcin de sus objetivos y la relacin entre las partes
componentes, permite una mejor conceptualizacin.
Para obtener una mejor comprensin de los sistemas son presentadas algunas
apreciaciones de diferentes pensadores:

Segn Dias Gazemato; los sistemas aparecen en nuestro mundo siempre

estructurados en jerarquas; por lo tanto, normalmente un sistema siempre
puede ser descompuesto en sistemas menores denominados Sub-sistemas y
estos en procesos y procedimientos (todo esto es bajo el anlisis del
observador). Por otro lado, siempre es posible asociar determinados sistemas a
un sistema mayor, del cual l es parte integrante.
Rusel Ackoff, recomienda la factorizacin de los sistemas en tantas partes como
sea necesario para poder estudiar y comprender el sistema en anlisis.

Churchmann; sugiere que, cuando se piense en sistemas, se deben tomar en

cuenta cinco consideraciones bsicas:
Los objetivos totales del sistema; son los que fijan los lmites, o medida de
actuacin, que permitirn conformar un modelo para su estudio.
El ambiente del sistema; es el entorno, o lo que est afuera, del sistema.

Los recursos del sistema; son los insumos que l puede tomar de s o del medio
ambiente para atender a los objetivos.

Los componentes del sistema; son los elementos que conforman el sistema, sus
actividades, sus finalidades y sus medidas de rendimiento.

La administracin del sistema; engloba a los mtodos, a las personas y a los

componentes, que los recursos del sistema utilizan para atender a sus
objetivos.

Estas apreciaciones tienden a buscar que la conformacin de un sistema sea

una entidad investigable o que segn sea el caso acte como modelo; y que
Segn Sowa, el propsito de todo modelo es el de relacionar las cosas y al
pensar en ellas, nuestro pensamiento comienza a estructurarse y es as que
podremos describir el funcionamiento de un sistema.
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3.3 Clasificacin.
Una manera de clasificar a los sistemas puede ser en dos categoras:
1. Sistemas naturales y;

2. Sistemas hechos por el hombre.

Los sistemas naturales son encontrados en la naturaleza, y en general, sirven a

sus propios propsitos, propsitos estos que cuando el observador no alcanza a
conocerlos debe como mnimo definir su comportamiento (El sistema
circulatorio es de objetivos conocido, el sistema solar es de objetivo
desconocido). Estos sistemas pueden ser divididos en dos categoras bsicas:
sistemas fsicos y sistemas vivos. Los sistemas fsicos como el sistema estelar, el
sistema geolgico o el sistema molecular son constantemente estudiados por el
hombre y para alcanzar su comprensin debe desarrollar otros sistemas. Los
sistemas vivos, como los sistemas animales y los sistemas vegetales, pueden ser
utilizados para una mejor compresin de los sistemas hechos por el hombre a
travs de analogas (pjaros- avin, sol lmpara, inteligencia artificial redes
neuronales).
Dentro de los sistemas hechos por el hombre encontramos, entre otros a: los
sistemas sociales (organizaciones de leyes, doctrina, costumbres); los sistemas
de transporte (redes ferroviarias, canales, lneas areas, petroleros); los
sistemas de comunicaciones (telfono, Internet, seales de comunicacin
manual de operadores de bolsa), los sistemas financieros (contabilidad,
inventario, control de stock).
Hoy la mayora de esos sistemas usan computadoras y en verdad difcilmente
se puede pensar que estos sistemas puedan evolucionar en ausencia del
computador, es casi imposible penar en un sistema bancario eficiente sin la
utilizacin de computadores. Y esto lleva a otra subclasificacin de los sistemas
hechos por el hombre, que son los sistemas automatizados; siendo estos
sistemas lo que interactan o son controlados por uno o mas computadores.
Otro criterio utilizado para la clasificacin de los sistemas, est basado en el
conocimiento que se tenga sobre su comportamiento y es el de:
1. Sistemas deterministas y;
2. Sistemas probabilistas.

Un sistema determinista es aquel en el cual las partes interactan en forma

perfectamente predecible; nunca hay dudas sobre el comportamiento del
sistema. Dado un ltimo estado del sistema y el programa de informacin, por
definicin de su estructura dinmica, siempre se puede predecir, sin ningn
peligro a equivocarse, su estado siguiente.

Un sistema probabilista, por otra parte, es uno acerca del cual no puede
precisarse con prediccin exacta y detallada, ni su comportamiento ni su estado
siguiente. Cuando tanto el comportamiento como los resultados de un sistema
responden a algn algoritmo con una distribucin de probabilidades conocida,
el sistema es denominado de riesgo. A diferencia de lo anterior, si se carece de
esta probabilidad asociada sern predicciones ante incertidumbre.
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3.4 Datos e Informacin

Muy frecuentemente es confundido el concepto de dato y el de informacin,
utilizando indistintamente el concepto de uno u otro.

Consideremos pues a un dato, como la representacin simblica de un hecho; el

dato es el elemento fundamental que al ser procesado se transforma en
informacin.
Dado que un hecho no es la observacin de un evento por casualidad, sino, una
afirmacin empricamente verificable; es preciso representarlo a fin de poder
medir y evaluar los acontecimientos.

As como Galileo cambi el concepto de Fuerza de Aristteles, as como el

clculo diferencial de Newton y sus leyes evolucion las afirmaciones de
Galileo; tambin en la administracin fue necesaria, para el estudio de la
productividad, la representacin simblica; siendo que el mismo hecho fue
observado y medido de distintas formas en cada una de las escuelas de
administracin: Tal fue el caso de Taylor, estandarizando los movimientos de
los obreros; Fayol observando los eventos y dictando normas o principios para
garantizar su comportamiento futuro dentro de parmetros establecidos; Elton
Mayo en la bsqueda de indicadores que permitan medir la motivacin,
detectando a la variable de atencin a la persona y al grupo; Ackoff con la
utilizacin de la Investigacin operativo y H. Simon con los procesos para la
toma de decisiones y sus aspectos motivacionales. O sea, un mismo smbolo
puede tener mas de un significado, dependiendo de quien lo est analizando.

Sin querer extenderme demasiado sobre el tema, solamente pensemos en las

dos maneras ms conocidas de interactuar con un computador; una es a travs
del sistema MS-DOS, por el cual se deben recordar reglas (Copy a:, Rename,
Print, etc.); y la otra es a travs del Windows, en la cual se deben interpretar
metforas (para cada operacin existe un botn).Y para la mayora de los
usuarios es ms fcil interpretar una metfora que recordar una regla y es mas
fcil sealar que escribir.
Mientras tanto, la informacin tambin consiste en smbolos que representan
hechos, pero que se diferencian de los datos en su utilidad. O sea que la
diferencia entre dato e informacin no es estructural sino funcional, y como el
concepto de utilidad es relativo en funcin de lo que puede ser til para una
persona no lo es para otra, se le asigna a la informacin los siguientes atributos:

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Origen o conocimiento de la fuente de datos;

Temporalidad u horizonte de tiempo (presente o futuro).

Forma o nivel de detalle apropiado a su uso y precisin.
Exactitud o conocimiento del intervalo de confianza.

Estos atributos le asignan a la informacin las siguientes propiedades:

Relevancia; propiedad de satisfacer algn tipo de necesidad y quien le

asignar una unidad de medida de til
Oportunidad; propiedad de poder mantener su grado de utilidad en un
perodo de tiempo dado;

Integridad; propiedad de mantener su utilidad en funcin de su

completitud.

Con el fin de demostrar la importancia de saber comprender los significados de

dato e informacin y su utilizacin en los estudios de investigacin bajo el
enfoque (mtodo de estudio) sistmico, se presenta la opinin de dos notables
Investigadores.
Albert Einstein sola decir que LA EXPLICACIN INTUITIVA MAS OBVIA ES
CON FRECUENCIA LA EXPLICAICN EQUIVOCADA.
3.5 Sistemas de informacin.

Un sistema de informacin es cualquier sistema que maneje datos, observando

el aprovisionamiento de informaciones (con el fin de proveer informacin).

Segn Mason y Mitroff observan que la definicin ms genrica de informacin

viene de la filosofa: Informacin es el conocimiento con el propsito de tomar
una accin efectiva. A partir de esto propone la siguiente definicin para
sistemas de informacin: Un sistema de informacin consiste de por lo menos
una persona, con un cierto TIPO PSICOLOGICO en fase de un PROBLEMA
dentro de un CONTEXTO ORGANIZACIONAL que necesita de un sistema
generador de EVIDENCIA para llegar a una solucin (esto es, para seleccionar
algn tipo de accin), y que esa evidencia es disponible para l a travs de
algn MODO de presentacin. Las palabras en nfasis (negrita), dada por los
autores, muestran las palabras - llaves que comprenden un sistema de
informacin.
3.6 Sistema de Informacin Gerencial (SIG)

Existen diversas definiciones para un SIG, y cada una de ellas est de cierta
manera influenciada por la filosofa particular y por la estrategia del proyecto
utilizado por aquellos que son responsables del buen desempeo del SIG en
una situacin particular.

Isaias custodio coloca inicialmente de manera genrica que, el proceso de

transformacin de datos en informacin se caracteriza como un sistema de
informacin y cuando ese proceso est volcado para la generacin de
informacin que es utilizada en el proceso decisorio de la empresa, se dice que
ese sistema es un Sistema de Informacin Gerencial (SIG).
Segn A.F. King, SIG es un sistema que provee a los gerentes de todos los
niveles y de todas las funciones, informaciones de todas las fuentes relevantes
que son necesarias al gerente para tomar decisiones efectivas y oportunas en el
planeamiento, direccin y control de las actividades por las cuales ellos son
responsables.

Davis y Olson definen al sistema de informacin como un sistema integrado,

que utiliza un computador para proveer informaciones que den soporte a las
operaciones, al gerenciamiento y a las funciones de toma de decisin en la
organizacin. El sistema utiliza hardware (computadoras), software
(programas de computacin), base de datos, procedimientos manuales,
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modelos para el anlisis, para planeamiento, para el control y para la toma de

decisin.
Segn Emery, las principales caractersticas de un SIG son:

Ser parte de las actividades de la organizacin; un SIG bien proyectado, se

vuelve parte integrante de las actividades de la organizacin, en todos sus
niveles.

Estar basado en tecnologa de computacin; un SIG es ciertamente mucho mas

que un conjunto de procesos computarizados por lo tanto un SIG que no est
basado en parte por tecnologa informtica, o es relativamente simple o fue
proyectado precariamente.

Ser un sistema Hombre - mquina; un SIG bien proyectado interrelaciona

tareas entre hombres y mquinas en forma eficiente.
Ser una coleccin de subsistemas; un SIG est compuesto por una coleccin de
subsistemas; y el grado de conexin entre esos subsistemas es variado (puede
ser mas fuerte o mas dbil), segn sea, el nivel de integracin tcnica y
econmica ms adecuado. Un sistema integrado de datos electrnicos (EDI) es
til para toda empresa cualquiera sea la situacin de su cultura organizacional.
Ser adaptable a necesidades de cambios; Un SIG bien diseado debe responder
continuamente a las necesidades de cambios y avances tecnolgicos.
3.7

Clasificacin de los Sitemas de Informacin Gerencial.

Una manera de clasificar a los sistemas de informacin gerencial (SIG), es por el nivel
jerrquico de los usuarios y tipo de decisin.
El esquema desarrollado por Anthony sobre los niveles jerrquicos de decisin en la
organizacin: Planeamiento Estratgico, control Gerencial y control Operacional, provee
los elementos para una clasificacin de los sistemas por niveles jerrquicos y para cada
uno de ellos los sistemas se denominan de la siguiente manera:

Sistemas expertos.

Sistemas de apoyo a la toma de decisiones.

Procesamiento de datos

Figura 1

31

Procesamiento de datos; son aplicables a problemas estructurados donde hay metas bien
establecidas, se pueden especificar los datos necesarios, hay procedimientos estndar
para el clculo de una solucin y no se requieren de estrategias complejas para generar y
evaluar alternativas. Los problemas totalmente estructurados son computables y es
posible decidir si se justifica proceder a computarlos, teniendo en cuenta la suma de
tiempos y recursos que se requieren.
Sistemas de apoyo a la toma de decisiones; A medida que nos alejamos de los problemas
totalmente estructurales, nos ponemos en contacto con los complejos problemas que se
presentan diariamente en las organizaciones. Frente a estos, los procedimientos estndar
son tiles pero no suficientes, ya que los datos pueden ser insuficientes y slo hay un
entrenamiento parcial de las metas y las restricciones.
En estos casos la computadora ejecuta las partes bien conocidas del camino a la solucin,
mientras que los seres humanos proponen metas, usan su intuicin y aplican sus
conocimientos generales para formular los problemas, modificar y controlar las vas de
solucin e interpretar los resultados. Los usuarios humanos pueden introducir o modificar
datos, procedimientos o metas, y usar su conocimiento de todos esos factores para decidir
acera de las estrategias para la solucin de problemas.
Sistemas expertos; es en el de que pueda codificarse lo esencial del conocimiento
necesario para una solucin flexible. Los sistemas que los resuelven son los denominados
sistemas expertos. Si se utilizan las tcnicas de programacin de la Inteligencia Artificial
(como reglas de produccin y esquemas), con los sistemas expertos pueden codificarse
algunas metas, reglas heursticas y estrategias de la misa forma de las que se usan
habitualmente en la solucin de problemas, pero que antes eran muy difciles de abordar
con programas tradicionales de computacin. Estas tcnicas permiten disear sistemas
que no se cien precisamente a procedimientos estndares, sino que siguen estrategias
flexibles para la solucin de problemas, en las cuales se explora un nmero de alternativas
posibles antes de elegir una solucin.
Otra, manera de abordar la estructura conceptual, para los sistemas de informacin
genrencial, es desde los trabajos de Gorry y Scott Morton , en el que relacionan el trabajo
fundamental de Herbert.A.Simon sobre la decisin estructurada y no estructurada con el
planeamiento estratgico, control gerencial y control operacional de Anthony. Simon
divide la toma de decisiones en tres fases: Inteligencia Diseo y Eleccin; en una decisin
estructurada las tres fases son totalmente inteligibles y computables por el decisor
humano, por lo cual esa decisin es programable. En una decisin no estructurada no hay
pleno entendimiento de una o algunas de esas fases. Henry C. Lucas tambin toma a
dichos trabajos, para poder diferenciar los distintos tipos de sistemas para definir una
implementacin exitosa, de sistemas de informacin computarizados.
La siguiente tabla muestra la estructura conceptual de Gorry y Scott Morton.
Control operacional

Estructurado

Cuentas a Cobrar
Ingreso de pedidos
Control de Inventarios

Semi-estructurado

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Programacin de la
Produccin

Control Gerencial
Anlisis presupuestario
costos proyectados
Presupuesto a corto
plazo
Administracin de
fondos Preparacin del

Planeamiento Estratgico

Ubicacin de depsitos y
fabricas

Fusiones y Absorciones

presupuesto
Anlisis de Varianza
presupuesto total
Planeamiento de nuevos
productos
No-estructurado

Sistema PERT y de CostosVentas y Produccin

Planeamiento de investigacin y
desarrollo

Para concluir queremos destacar que una correcta conceptualizacin permitir abordar, de
forma eficaz y eficiente, todos aquellos proyectos que incluyan personas, equipamientos de
hardware y software, enfocados en obtener uno o ms resultados deseables sobre un sistema
de informacin gerencial.
No importa el nivel del proyecto informtico; tanto sea una mejora o un cambio de

programas, o bien el remplazo de un sistema, lo ms importante es lograr comprender los

requerimientos de las personas que precisan de un sistema de informacin determinado, a
fin de cumplir correctamente con sus actividades.
3.8 Aplicaciones
(Tablero de comandos)

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Lnea de base de sus proyectos

Resultados esperados
rbol de Causa Efectos
rbol de Medios Fines
Operacionalizacin de Variables
Mtodo de estimacin