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Y REGLAMENTOS INTERNOS
Carta de tica,
Cdigo de Conducta y
Protocolo de Uso del
Canal tico
Carta de tica
Los accionistas
El personal
b.
c.
d.
e.
De la informacin
Prcticas comerciales
Cdigo de Conducta
INTRODUCCIN:
En el ao 1995, el Grupo Graa y Montero emiti una Carta de tica, que establece
los lineamientos de actuacin de nuestras empresas y colaboradores enmarcado en los
valores del Grupo.
Con el presente Cdigo de Conducta pretendemos buscar la mejor actuacin de nuestros
colaboradores en su vida profesional. Para ello hemos aprobado polticas, a lo largo de
los aos, que regulan diferentes aspectos de nuestra actuacin como son, adems de la
Carta de Etica, la Poltica Ambiental, la Poltica de Prevencin de Riesgos, la Poltica
de Responsabilidad Social Empresarial, las Normas Internas de Conducta y la Poltica
contra el Acoso Sexual.
Este Cdigo de Conducta complementa y desarrolla la Carta de Etica, de modo que sus
lineamientos y los valores del Grupo permanezcan en el tiempo.
LOS CLIENTES:
La relacin de nuestros clientes se basa en nuestros valores de Cumplimiento, Seriedad,
Calidad y Eficiencia, as como en el esfuerzo profesional de servirlos mas all de nuestros
compromisos contractuales considerndolos como Clientes-Socios y, particularmente,
mediante nuestra poltica de cumplimiento Antes del Plazo.
Estos principios deben reflejarse en la relacin de todos los miembros del grupo con nuestros
clientes demostrando Seriedad profesional en todas nuestras labores, Calidad del nivel
Graa y Montero en todos nuestros trabajos, Cumplimiento en todos nuestros ofrecimientos
de fechas y plazos y Eficiencia basada en la mejora continua de la productividad.
Considerando que somos empresas de Servicios de Ingeniera, nuestra orientacin
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fundamental se debe basar en una actitud de servicio para resolver las necesidades de
ingeniera de nuestros clientes.
La relacin con nuestros Clientes se basa en los acuerdos contractuales y formales y se
complementa con la Carta de Etica y el Cdigo de Conducta que se enmarca en nuestros
valores de Cumplimiento, Seriedad, Calidad y Eficiencia, as como en el esfuerzo de
servirlos ms all de nuestros compromisos contractuales, en una relacin que llamamos
Cliente-Socio.
Como norma general, los acuerdos y ofrecimientos a nuestros Clientes deben ser tales
que puedan ser susceptibles de reflejarse en un documento escrito.
En tal sentido en nuestra relacin con los Clientes, debemos tener en cuenta lo siguiente:
1. Bienes del Cliente:
La administracin de los contratos, en especial cuando el Cliente ha delegado la
contratacin de servicios o bienes, as como el manejo de los bienes de propiedad del
cliente, deben administrarse con el mismo nivel de profesionalismo y rigurosidad
como si fueran propiedad del Grupo, reforzando nuestra relacin cliente socio.
2. Regalos, atenciones y/o ddivas:
Todo colaborador deber tener el cuidado debido de no aceptar ni otorgar regalos,
atenciones, ddivas, entretenimientos, entre otros, que pudieran interpretarse
como una forma de influencia en una relacin o decisin de negocios.
Otorgar o recibir regalos o atenciones de parte de alguno de nuestros Clientes es
aceptable cuando se basa en un propsito de buenas relaciones personales, y que
no sea de valor y frecuencia excesivos.
Todo colaborador deber respetar las polticas relacionadas con regalos,
atenciones y/o ddivas que mantengan nuestros Clientes.
3. Informacin Confidencial:
Toda aquella informacin que sea de propiedad de Los Clientes o se derive de la
misma y que no sea de conocimiento pblico, deber ser tratada como Informacin
Confidencial. En ese sentido, dicha informacin no podr ser divulgada ni revelada
a persona natural y/o jurdica distinta, salvo que se cuente con la previa autorizacin
escrita de los Clientes y slo podr ser utilizada para los fines propios del negocio con
tales Clientes.
LOS ACCIONISTAS:
El Grupo se compromete a realizar todos los esfuerzos para asegurar a los accionistas una
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2. Hechos de
importancia:
LOS COLABORADORES
Estamos convencidos que el personal es el principal activo del Grupo, especialmente por
tratarse de empresas de Servicio.
Es por ello que su relacin con la empresa se basa en:
a. El respeto mutuo de las personas, lo que es la base del sentimiento de identidad con el
Grupo;
b. El desarrollo de las capacidades profesionales de cada uno para darle la oportunidad
de desarrollar una lnea de carrera en una empresa de prestigio;
c. La responsabilidad de cada uno que nos permite un amplio nivel de autonoma en
el trabajo;
d. La confianza que conlleva compartir con apertura la informacin haciendo que de
esta manera cada uno comprenda mejor la razn de su esfuerzo, y
e. La motivacin a la persona como elemento fundamental para alcanzar los Objetivos
del Grupo y mejorar los ingresos de cada uno, compartiendo inclusive los resultados
obtenidos, buscando el concepto de equilibrio entre remuneraciones y utilidades.
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Es responsabilidad del personal fomentar entre las empresas del Grupo un clima de
trabajo, de colaboracin y confraternidad y ayudar a transmitir estos valores a todos los
miembros de la organizacin, especialmente a los nuevos.
Con el fin de mantener con firmeza cualidades que caracterizan a los colaboradores
de Graa y Montero, cada uno deber incluir entre sus normas de comportamiento las
siguientes:
1. Autonoma Responsable en el desarrollo de sus funciones
La Cultura Graa y Montero se fundamenta en el comportamiento responsable,
tico y autnomo de cada uno de sus colaboradores. En ese sentido se espera
que cada colaborador del Grupo realice sus funciones de manera autorregulada.
La puntualidad es un atributo de nuestro valor de Cumplimiento, por tal razn
las reuniones de trabajo programadas debern iniciarse a la hora citada, por lo
que todos los colaboradores debern tomar las medidas necesarias para acudir
con puntualidad a las mismas.
Se busca el autocontrol y moderacin en el uso del internet, el telfono,
los espacios de esparcimiento, los momentos de descanso, y el uso de las
instalaciones de la empresa a la que pertenezcan para la realizacin de las tareas
que ejecute cada colaborador.
El colaborador deber tener en cuenta que el Grupo Graa y Montero considera
que no debe usarse el correo electrnico de la empresa para emitir opiniones
personales que pudiesen tener corte poltico, religioso, o ser de alguna manera
ofensivas, discriminatorio o en contra de la moral y las buenas costumbres.
Los colaboradores que representen a cualquiera de las empresas del Grupo
deben conocer profundamente los alcances de las facultades que el Directorio o
el rgano encargado les haya otorgado, cuidando de no excederse en las mismas.
Los ofrecimientos que efecten nuestros colaboradores a sus clientes,
compaeros de trabajo, proveedores, autoridades y en general cualquier
persona de la comunidad, deben ser concretos y susceptibles de ser cumplidos,
evitando dar informacin y datos imprecisos.
Los criterios de la autonoma responsable se basan en el Espritu de la Cultura
Graa y Montero y se enmarcan en la tica y honorabilidad de las personas, ms
all de lo escrito en este documento.
Los lderes de equipo son responsables de transmitir la cultura de autonoma
responsable a travs del ejemplo, de la enseanza y de la supervisin a los
colaboradores a su cargo.
2. Clima Laboral
En Graa y Montero fomentamos e incentivamos el buen clima laboral. Para ello
todos tenemos la responsabilidad, en los diversos roles que nos toca asumir, de ejercer
un correcto liderazgo, de generar, mantener y desarrollar un buen clima laboral en
los equipos que tenemos a cargo y de los que formamos parte, de fomentar y generar
compromiso y sentido de pertenencia con la organizacin y de crear un ambiente de
camadera.
3. Aprender a Crecer
El Grupo Graa y Montero fomenta el desarrollo de las capacidades de sus
colaboradores. Por eso, es responsabilidad de cada colaborador participar de
manera activa en todos los programas que el Grupo ha creado con el fin de
incentivar y desarrollar el crecimiento de sus colaboradores.
La participacin en los talleres o cursos preparados por el Grupo forman parte
de las labores del personal y como tal, se debe participar en ellos con los mismos
estndares con los que se realiza el trabajo diario.
Considerando que la empresa invierte recursos en la capacitacin de sus
colaboradores, stos no deben ser malgastados, por los que se espera que los
colaboradores acudan a los mismos, participen y obtengan notas aprobatorias,
cuando corresponda.
En igual forma, el Grupo espera que los colaboradores compartan su
conocimiento sea a travs del dictado de cursos internos, participacin en
foros, preparacin de papers, responder ante las inquietudes de sus dems
compaeros, compartir experiencias y otras actividades similares.
Los colaboradores debern estar siempre dispuestos a ayudar a las personas
que tengan a su cargo a integrarse a sus equipos de trabajo y acceder a la
informacin necesaria para el ejercicio de sus funciones. Ser responsabilidad
de los jefes ayudar a los colaboradores a su cargo a incrementar y mejorar su
conocimiento.
4. Acoso u Hostilizacin
Se entiende como acoso u hostilizacin, el trato ofensivo u hostil hacia otra persona,
ya sea de manera escrita, verbal o mediante actos o gestos inapropiados.
Todo colaborador que forme parte del Grupo Graa y Montero debe respetar
a los dems colaboradores sin importar su rango. Del mismo modo, todo
colaborador est en la obligacin de respetar a todas las personas con las que
interacte, personal de servicios complementarios (tales como vigilantes y
personal de limpieza), clientes, proveedores y en general cualquier tercero.
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9. Robo o Fraude
El Grupo Graa y Montero no tolera el comportamiento deshonesto, por ello
cualquier colaborador que conozca de algn robo, fraude u otra accin deshonesta
deber comunicarlo de manera inmediata a su Jefe o al Gerente de Gestin Humana
de su empresa.
10. La Seguridad
La seguridad es un tema primordial para Graa y Montero. En ese sentido, el Grupo
exige que sus colaboradores den prioridad a su propia seguridad y la de su equipo a
cargo ante cualquier situacin de riesgo, entendiendo que dicha conducta es parte
de una eficiente prestacin de servicios. Para ello los colaboradores debern cumplir
estrictamente con las medidas de seguridad que en cada oportunidad le requiera la
empresa en funcin de las labores que tenga a su cargo, conforme con la Poltica de
Prevencin de Riesgos.
LA COMUNIDAD Y EL MEDIO AMBIENTE
Somos conscientes de nuestra Responsabilidad Social de mejorar la calidad de vida de la
comunidad en que operamos en el desarrollo de la infraestructura del pas y en el cuidado
del Medio Ambiente, de conformidad con los principios expresados en nuestra Poltica
Ambiental.
Es inters de la empresa que sus colaboradores busquen trascender en la
sociedad a travs su trabajo procurando en todo momento transmitir la cultura
Graa y Montero, con el debido respeto a las costumbres locales del entorno
procurando influenciar de manera positiva.
Todos los colaboradores debern mostrar una actitud de respeto por las
autoridades y por las normas en general, mostrando una conducta cvica
adecuada de respeto al entorno y a la comunidad.
Dentro de esa lnea, buscamos que en el desarrollo de nuestras labores se
procure el cuidado del medio ambiente, conforme con la Poltica Ambiental.
DE LA INFORMACIN
La empresa y su personal estn comprometidos a transmitir exacta y verazmente las
informaciones de la empresa que sean de difusin pblica tanto interna como externamente
y guardar la mayor discrecin con respecto a la informacin de carcter confidencial tanto
de la empresa como de nuestros clientes, especialmente aquellos empleados que tengan
acceso a la informacin privilegiada.
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2. Sobornos
Todos los colaboradores de Graa y Montero estn prohibidos de ofrecer sobornos,
compensaciones y en general cualquier tipo de ddivas a funcionarios pblicos, sus
familiares o representantes, Clientes y/o proveedores para obtener beneficios que no
le corresponden por el derecho moral.
Todo colaborador de Graa y Montero deber evitar verse involucrado de manera
alguna en cualquier acto de corrupcin a cualquier nivel.
Cualquier colaborador del Grupo que conociere o sospechare de alguna conducta
inapropiada deber reportarla a su Jefe o la Gerencia de Gestin Humana de la
empresa para la cual labora.
3. Competencia
El Grupo Graa y Montero evita en todo momento las prcticas relacionadas con la
competencia desleal, por lo que sus relaciones contractuales se basan siempre en la
buena fe y en la seriedad.
4. Transparencia en la operacin comercial
El Grupo Graa y Montero promueve la transparencia y el cumplimiento de las
normas contables, financieras y legales, por lo que exigir fidelidad en el registro de
sus operaciones comerciales, de manera que todo registro sea hecho de acuerdo con
la realidad de la operacin.
En igual forma, toda actividad comercial de las empresas del Grupo Graa y Montero
ser reflejada en los Estados Financieros, en la Memoria Anual, en los Informes
al mercado y en general en cualquier informacin que brinde cualquiera de las
empresas del Grupo a terceros externos.
Todo colaborador est en la obligacin de ser transparentes en sus actos y en sus
labores, evitando el engao y el ocultamiento de informacin.
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1. INTRODUCCIN
Como t, queremos que nuestros valores y la meritocracia sean la base del desarrollo
de las personas en nuestras organizaciones. Queremos xitos reales, basados en honrar
nuestros compromisos haciendo siempre lo correcto, tal como lo establece nuestra Carta
de tica vigente desde el ao 1985. Somos contigo parte de un equipo y necesitamos
tu participacin para institucionalizar la aplicacin de nuestro Cdigo de Conducta
lanzado en el 2012, lo cual nos permitir ser consistentes con nuestras creencias y valores
compartidos.
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Anexo 3: Intervinientes
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Alineados con este propsito, el Grupo Graa y Montero ya contaba con el compromiso
de las gerencias de mantener su poltica de puertas abiertas para recoger nuestras
preocupaciones. Sin embargo, ahora pone adicionalmente a nuestra disposicin un
Canal tico operado por una compaa profesional independiente especializada en la
materia, para as ofrecer mayores herramientas para mantener los altos estndares de
nuestra cultura.
El Canal tico es una herramienta que sirve para comunicar a travs de diversos
mecanismos (email, pgina web, atencin telefnica, entre otros) cualquier preocupacin
seria y sensible relacionada con potenciales irregularidades e incumplimientos con la
Carta de tica y Cdigo de Conducta del Grupo; para lo cual una compaa profesional
independiente, operadora del Canal tico (El Operador), recibe metodolgicamente
estas comunicaciones y luego transmite la informacin a la Comisin de tica del Grupo
formada por ejecutivos de alto nivel. Esta Comisin valida cada uno de los casos recibidos
a travs de indagaciones en las instancias apropiadas.
Aquellos casos que El Operador clasifique como alteracin de registros contables,
fraude, prcticas cuestionables de registro contable y de auditora, declaraciones falsas
o engaosas a los supervisores de mercados de valores, deficiencias en el proceso
de control interno, situaciones que permitan cuestionar la independencia de los
auditores externos, represalias contra personas que hayan reportado preocupaciones, o
cualquier otra preocupacin que involucre a algn miembro de la Comisin de tica,
sern comunicados directamente al Comit de Auditora y Procesos, conformado por
Directores Independientes, para su evaluacin.
El Comit de Auditora y Procesos podr conocer de los casos que considere formen
parte de su mbito de funciones. Para tal fin, podr solicitar informacin de cada caso a
El Operador o a la Comisin de tica del Grupo.
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En el caso en que la Comisin de tica del Grupo reciba casos de parte de El Operador,
que considere formen parte del mbito de funciones del Comit de Auditora y Procesos,
sta deber retransmitir tales casos a dicho Comit.
La informacin recibida es administrada de manera responsable, profesional y
confidencial. Las comunicaciones annimas tambin son aceptadas.
La Comisin de tica tiene el encargo de velar por mantener los ms altos estndares
ticos en el Grupo, por lo que tomar las acciones pertinentes respecto a cada caso, en
base a la informacin disponible.
El Grupo, el Directorio y sus ejecutivos valoran y aprecian positivamente tu compromiso
individual en el cumplimiento de esta obligacin, y tienen la firme responsabilidad de
evitar cualquier tipo de perjuicio hacia las personas que reporten sus preocupaciones de
buena fe.
El presente protocolo est dirigido a todos los colaboradores del Grupo Graa y Montero,
as como terceros que, sin ocupar un cargo en el Grupo, tengan inters en hacer uso
del canal, y establece los mecanismos y criterios que deben considerarse para utilizar el
Canal tico.
El siguiente grfico resume el proceso seguido por el Canal tico:
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Las gerencias del Grupo Graa y Montero vivimos la poltica de puertas abiertas
ofreciendo a nuestros colaboradores apertura para recibir informacin relevante
que de buena fe deseen comunicar, para lo cual ofrecemos varias alternativas:
Hblalo con tu
jefe inmediato o
gerente
Busca a
alguien del
rea de
Gesi
Humana
para realizar
tu consulta
Comuncalo a
la Co isi de
ica, a travs
del Ca al ico
Actividades ilcitas
Robo de inventarios o activos del Grupo
Uso inapropiado de los activos del Grupo
Inapropiado reporte de tiempo y gastos
Conflicto de intereses
Acoso y hostigamiento
Pago o solicitud de sobornos
Regalos y entretenimiento inapropiados
Violaciones de confidencialidad
Falsificacin de documentos
Uso inapropiado o destruccin de registros del Grupo
El Canal tico est pensado para preocupaciones serias y sensibles que pudieran
afectar de forma adversa a los colaboradores, las operaciones y el negocio del
Grupo, y que por su naturaleza no puedan transmitirse por la va normal.
En este sentido, por ejemplo, el Canal no est pensado para cubrir las situaciones
que surjan en relacin con temas laborales como sueldos y condiciones de trabajo,
igualdad de oportunidades de empleo, prestaciones laborales y otros que manejan
generalmente las personas responsables de las prcticas y procedimientos de
recursos humanos. El mecanismo ms directo para resolver dichas situaciones es
buscar a alguna persona de dicha rea; aunque, si le genera incomodidad hacerlo,
el Canal tico puede tambin ser utilizado excepcionalmente para hacer llegar esta
informacin al rea de recursos humanos de manera annima y confidencial.
Si tienes dudas, consulta con una persona de confianza
no relacionada con los hechos (p.e. la gerencia del rea,
el Auditor Interno, algn miembro de la Comisin de
tica, o a travs del Canal tico).
Para mayor informacin sobre la clasificacin de los tipos de preocupaciones y sus definiciones, ver el
Anexo 2: Tipos de preocupaciones
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Qu hizo(hicieron)?
Qu sucedi?
Cundo ocurri?
Dnde ocurri?
Dnde existen evidencias o sustentos que puedan ser validados por el Grupo?
Pgina Web
Buzn de correo
electrnico
Central Telefnica
Direccin postal
Entrevista personal
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Como alternativa, puedes tambin llamar (con costo) al 219-7103 (opcin 2).
Como alternativa, puedes tambin llamar (con costo) al 219-7103.
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Descripcin
Conflicto de Intereses
Soborno
Apropiacin o abuso
de los recursos del Grupo
Robo de activos del Grupo o uso de los mismos para fines personales,
incluyendo bienes muebles o inmuebles (p.e. uso de equipos o
vehculos para fines familiares o de otro trabajo).
Informacin
confidencial
Canal tico: Herramienta que sirve para comunicar a travs de diversos mecanismos
(email, pgina web, atencin telefnica, entre otros) preocupaciones serias y
sensibles relacionadas con potenciales irregularidades o incumplimientos con la
Carta de tica y Cdigo de Conducta. Es operada por una compaa profesional
independiente especializada en la materia. El Canal tico est a disposicin de
todos los colaboradores a travs de sus diferentes mecanismos las 24 horas al da, 7
das de la semana, 365 das al ao.
Alteracin de registros,
reportes o documentos del
Grupo
Incumplimiento legal
Recursos humanos
Incumplimiento de polticas,
protocolos o procedimientos
Practicas cuestionables
de registro contable o de
auditoria
ANEXO 3: INTERVINIENTES
Operador
Comisin de tica
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