ELEMENTOS BASICOS PARA EL DESARROLLO DE UN PROYECTO

PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANEACIN QU VOY A HACER?

Constituye el primer elemento del proyecto y consiste en determinar las metas u objetivos a cumplir. Los
objetivos son de enorme importancia, pues le dan un sentido, una direccin una orientacin a los esfuerzos
aplicados, esta planeacin eficaz se basa en hechos, datos e informaciones reales y estimados. Es la etapa
bsica de la administracin y es esencial para cumplir las dems etapas del proceso .
PLANIFICAR ES DECIDIR POR ANTICIPADO.

QU HACER? OBJETIVOS
CMO HACERLO? MEDIOS
CUNDO HACERLO? TIEMPO
QUIN DEBE HACERLO? PERSONAL
Tipos de planes:
Planes a corto plazo: Un da, una semana, un mes.
Planes a mediano plazo: Pueden ser de dos aos y menores de 5 aos.
Planes a largo plazo: Son mayores a cinco aos.
Planeacin estratgica: Construccin de escenarios en el futuro "es planear desde el futuro y construir
escenarios".

ETAPAS DE LA PLANEACIN
OBJETIVOS
La fijacin de metas u objetivos que se persiguen.
ANTECEDENTES
Consiste en reunir los antecedentes y estadsticas necesarias para la formulacin del plan.
ANALISIS Y CLASIFICACIN DE ANTECEDENTES
los antecedentes se examinan para establecer su veracidad y el grado en que ellos interesan
para el objetivo buscado. Al mismo tiempo, se clasifican y ordenan, lo que permite un uso
posterior ms eficiente.

Formulacin de supuestos:
En todo plan, en forma consciente o inconsciente, se determina ciertos supuestos. Conviene analizar
estos supuestos desde el punto de vista de su concordancia con la realidad, descartando o
replanteando aquellos que por diversas razones puedan no ser reales y sufrir cambios de importancia.
Formulacin de planes alternativos
Generalmente existen varias posibilidades o planes alternativos para lograr el objetivo planteado.
Estos distintos planes dependen de los recursos con que cuenta, de las condiciones requeridas para
su xito y en general de los supuestos en que se basan las alternativas.

Por estas razones y adems por los cambios normales que se producen, es que se advierte la
conveniencia de formular distintos planes que consideran mltiples cambios en las condiciones
Determinacin de plan definitivo
Aunque es til contar con un buen nmero de alternativas posibles es necesario evaluar dichas
alternativas y definir una de ellas como plan definitivo, sobre la base de la ms probable.
Esto significa descartar las dems alternativas, sino tan slo tener como orientacin fundamental un
plan que sea realmente el que dirija la accin.

CONTROL DE AVANCE DEL PLAN

Es importante destacar que todo plan debe, en lo posible, ser controlado durante su ejecucin y no slo al
trmino del perodo de vigencia, cuando no es posible adoptar acciones correctivas.
El control consiste en comparar lo programado con lo realizado, determinar las diferencias que existen y
analizar sus causas, lo que debe efectuarse en uno o varios momentos de la ejecucin, de modo que
cualquier problema en ella se pueda corregir con el debido tiempo y en su oportunidad.
ORGANIZACIN CMO SE VA HACER?
Una vez definido el qu hacer, se plantea el problema de cmo hacer, qu elementos y condiciones son
necesarias y cmo se deben combinar entre s estos elementos para conseguir dichos resultados de modo
eficiente. Esto depende de los objetivos que se desee alcanzar en el tiempo as, es preciso introducir cambios
en la organizacin para adaptarla permanentemente a las metas.
La organizacin, se encarga de que su estructura se adecue hacia sus objetivos, recursos, procesos y medio
ambiente.
DETERMINACIN
DEL OBJETIVO

DELEGACIN DE
PERSONAL

DIVISIN DEL
TRABAJO

ASIGNACION DE
PERSONAL

AGRUPACIN DE
ACTIVIDADES
PARCIALES EN
UNIDADES

INTEGRACIN/EJECUCIN: CON QUIN? y CON QU?

Consiste en obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organizacin y la planeacin
sealan para el adecuado funcionamiento de un organismo social.
ETAPAS DE LA INTEGRACIN
RECLUTAMIEN
TO

SELECCIN

CONTRATACI
N

INDUCCIN

CAPACITACI
N

DESARROLLO

DIRECCIN: VIGILAR QUE SE HAGA

Una vez definido el qu hacer y el cmo hacerlo y la funcin de administrar que se preocupa del hacer la
llamamos direccin. Es la etapa destinada a procurar una ejecucin eficiente de los planes del proyecto ,
mediante una cooperacin entre subordinados y jefes. La direccin comprende las relaciones de trabajo en
todos los niveles de la organizacin; esto es, a un mismo nivel, de niveles superiores a inferiores , como de las
relaciones de trabajo de las personas fuera de ella. La direccin se preocupa de armonizar las
disfuncionalidades y por eso es importante la motivacin.

Es el elemento de la administracin en el que se logra la realizacin efectiva de todo lo planeado por medio de
la autoridad del administrador y su capacidad para tomar de decisiones.
ETAPAS DE LA DIRECCIN
a) Autoridad.
Capacidad para tomar decisiones, mandar y hacerse obedecer.
b) Motivacin.
Trmino general que se aplica a toda clase de impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares.
Importancia de la Motivacin:
Significa persuadir o inducir, esto es, convencer a otros que hagan lo que queremos que hagan.
Nada es ms grato que hacer lo que desea y no lo que le piden.
Se vincula con el comportamiento de las personas y es un elemento vital de la administracin.
En esencia consiste en hacer que cada cual cumpla con su trabajo con entusiasmo, porque desea
hacerlo.
Depende de factores tales como personalidad, preferencias, deseos, necesidades, y otras variables
particulares de los individuos.
c) Comunicacin.
Proceso de transmitir mensajes por medio de documentos escritos y de forma oral.
d) Supervisin.
Vigilar que las actividades que desempean los trabajadores se estn llevando a cabo de acuerdo al plan.
CONTROL: EVALUACIN Y VERIFICACIN
Es la etapa del proceso destinada a comprobar el cumplimiento de los planes y corregir las posibles
desviaciones de ellos. Se fundamenta en la existencia de la planificacin, si no hay plan, no hay nada que
controlar. El control es una verificacin de lo realizado y esta verificacin adquiere sentido cuando hay algo
con qu controlarla o compartirla: ese algo es el plan, por tanto el control adecuado favorece las buenas
relaciones humanas.
Es asegurarse que los objetivos se alcancen de acuerdo al plan establecido, con la posibilidad de ajustar esas
normas y objetivos; en pocas palabras, medir y evaluar.
ETAPAS DE CONTROL
Sea cual sea el tipo de control que se aplique en un momento dado, es preciso seguir pautas generales:
a) Determinar la base de control
Esta base no es otra cosa que los objetivos propuestos, las metas a alcanzar. Generalmente las metas se
definen en unidades cuantificables para que as el control pueda realizarse sobre bases objetivas.
Por ejemplo: el tiempo de duracin de un proceso, la cantidad de productos vendidos, el monto de salarios,
etc.
b) Medir y juzgar lo realizado:
Como se dijo, para controlar es necesario determinar lo realizado, para as confrontarlo con lo programado. La
determinacin de lo realizado puede ser cuantitativa si la meta es cuantitativa y cualitativa si la meta es
cualitativa.
c) Comparar lo realizado con lo programado (si lo programado no supera lo realizado):
La relacin entre las dos etapas anteriores, vale decir, lo programado y lo realizado, constituye el control

propiamente tal, que no es otra cosa que una comparacin entre ambas. Esta comparacin por lo general,
detecta desviaciones o diferencias entre lo programado y lo realizado, las que pueden ser positivas (si lo
realizado supera a lo programado) o negativa (s lo programado supera lo realizado).
d) Analizar y corregir desviaciones:
Es la tarea ms importante del control, ya que aqu se analizan las desviaciones existentes, lo que posibilita
reformular el plan y en general adoptar medidas correctivas para evitar en el futuro que las desviaciones se
repitan. Sin esta etapa, el control efectuado carece de utilidad.

DISEO DE UN PROYECTO BAJO EL ENFOQUE DEL MARCO LGICO

Los elementos bsicos para la estructuracin de un proyecto, que sirvan de fuente informativa para la
solicitud de financiamiento ante los organismos correspondientes.
Los elementos son:
Poblacin beneficiaria.
Localizacin del proyecto.
Tamao del proyecto.
Calendario de actividades.
Presupuestos.
Especificaciones tcnicas de la obra o servicio.
Anlisis ambiental.
Poblacin beneficiaria
Es necesario conocer adecuadamente la poblacin asociada a la necesidad planteada como problema central
Localizacin del proyecto
Se define como localizacin del proyecto el lugar geogrficamente ms conveniente para el proyecto, en
trminos de mayores beneficios para la sociedad con el menor costo posible.
Tamao del proyecto
El tamao de un proyecto, especialmente los productivos, depende de varios factores condicionantes, como
son, entre otros:
o Poblacin objetivo.
o Nmero de usuarios por ao (Ej. nmero de camas en proyectos de salud; nmero de pasajeros en
proyectos de terminales de pasajeros; nmero de microbuses o autobuses en proyectos de trasporte colectivo
pblico).

o rea disponible del terreno.

o Financiamiento.
o Tecnologa
o Localizacin.
o Disponibilidad de insumo.
Calendario de actividades
Un proyecto se puede planificar con distintos grados de detalle. Para ello se utiliza el calendario de
actividades, el cual permite presupuestar con un margen pequeo de error. El calendario de actividades
registra la distribucin en el tiempo de las actividades del proyecto, durante su perodo de ejecucin, as como
el plan de desembolsos correspondiente a cada objetivo especfico. El ms utilizado por su sencillez es el
denominado diagrama de GANTT.
Presupuestos
En los presupuestos se detallan los costos del proyecto y la disponibilidad de fuentes de financiamiento,
identificando y desagregando claramente cada uno de los rubros o categoras del gasto, como son: a)
personal, b) materiales y servicios, c) activos reales (maquinarias y equipos), y d) otros costos.
Especificaciones tcnicas de la obra o servicio
En las especificaciones tcnicas de la obra o servicio se incluir: la descripcin del material a ser utilizado y la
cantidad necesaria; el requerimiento o no de obras de urbanizacin como cercas perimetrales, vas de acceso,
canalizacin de aguas servidas y aguas de lluvia, acometidas de agua potable y energa elctrica y
sealizaciones. Igualmente, se requiere estimar la vida til del proyecto y las economas de escala, si fuere el
caso.
Anlisis ambiental
Este anlisis se hace para los principales factores ambientales que pudieran ser afectados por el proyecto, en
sus distintas fases, como son:
o Medios fsicos naturales: suelo, agua, aire y flora.
o Medios socioeconmicos: economa local e impacto del proyecto en la poblacin objetivo.
LA FICHA DE ESTADISTICA BSICA DE INVERSIN O FICHA EBI
5.1 Qu es la ficha EBI?
La Ficha de Estadsticas Bsica de Inversin (EBI) es un formato que contiene la informacin bsica de un
proyecto de inversin.
5.2 Cmo esta compuesta la Ficha EBI?
La Ficha EBI esta compuesta bsicamente por dos partes:
Parte I: Informacin bsica del proyecto correspondiente al diligenciamiento de: 1) Proceso que se adelanta
2) Identificacin (excepto del cdigo)
3) Clasificacin
4) Localizacin Geogrfica;
5) Problema a resolver y justificacin;
6) Descripcin
7) Objetivos
8) Metas
9) Grupo de poblacin objetivo;
10) Estudios que respaldan la informacin del proyecto;
11) Flujo financiero
12) Observaciones
13) Diligenciamiento y
14) Revisin del diligenciamiento.
Parte II: se refiere al concepto de viabilidad.
5.3 Para qu sirve la Ficha EBI?

Por medio de la Ficha EBI se hace la inscripcin, registro y actualizacin de un proyecto en el Banco de
Programas y Proyectos.
5.4 La Ficha EBI en el proceso de inscripcin?
La inscripcin es el primer paso que debe cumplir todo proyecto para ingresar al Banco de Programas y
Proyectos. Mediante este proceso se oficializa ante el Banco de proyectos el propsito de desarrollar un
proyecto.
5.5 La Ficha EBI en el proceso de actualizacin?
Se llama actualizacin al proceso de modificar o ajustar la informacin contenida en la ficha EBI al momento
de la inscripcin o registro de un proyecto en el BDPP1. Cuando se actualiza la ficha EBI, se debe indicar en la
ficha el numeral objeto de modificacin.
Para diligenciar la Ficha EBI se debe tener en cuenta:
Se debe diligenciar una ficha para cada proyecto.
La informacin consignada debe ser precisa, concisa y clara, es decir no se deben utilizar abreviaturas que
dificulten la lectura del formato.
Al expresar cifras se debe hacer en miles de pesos del ao en curso, as mismo, cada vez que se cambie de
vigencia stas cifras debern ser ajustadas a las cifras de la nueva vigencia. Para el ajuste de cifras
generalmente se utiliza el ndice de Precios al Consumidor (IPC).
5.6 Quienes son los responsables del diligenciar la Ficha EBI?
Como regla general los responsables de diligenciar la Ficha EBI, son los siguientes:
El profesional del rea de planeacin, en lo referente a la informacin bsica del proyecto.
La instancia competente de expedir el concepto de viabilidad.
A continuacin veremos para el caso del Distrito las instrucciones para el diligenciamiento de la Ficha EBI-D2.
Para el caso de Bogot, el diligenciamiento de la Ficha EBI-D debe hacerse a travs del sistema de
informacin SEGPLAN3, mdulo Banco de Proyectos siguiendo las instrucciones contenidas en el Manual de
usuario de este sistema.
En el SEGPLAN se puede adelantar procesos de inscripcin, registro y actualizacin de proyectos:
1. Inscripcin: Cuando se va ha inscribir un proyecto en el Banco Distrital de Programas y Proyectos BDPPACEP, se debe diligenciar la Parte I de la Ficha: Informacin bsica del proyecto.
2. Registro: Para el registro de un proyecto no inscrito o inscrito, se debe diligenciar la informacin de la ficha
EBI-D, Parte I: Informacin bsica del Proyecto y la parte II correspondiente al concepto de viabilidad.
3. Actualizacin: Si lo que se va adelantar es la actualizacin de la informacin contenida en la Parte I de la
ficha EBI-D de un proyecto inscrito o registrado, se deben modificar el o los numerales afectados en el
espacio correspondiente.
GESTIN DE PROYECTOS
La puesta en marcha de una idea que pueda contribuir al desarrollo y al
1 BDPP: Banco de Programas y Proyectos
2 Ficha EBI-D: Ficha EBI Distrital
3 SEGPLAN: Sistema de Inversin Distrital Georreferenciada

mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes de una regin determinada, se hace por medio de
la preparacin de un proyecto, el cual tiene un proceso de gestin que se explica a continuacin:
1. La identificacin de las necesidades prioritarias de la comunidad.
2. La preparacin y evaluacin de las alternativas de solucin.
3. Programacin del proyecto.
4. Ejecucin del proyecto:
El proyecto se empieza a ejecutar gracias al desembolso de recursos, el cual depende del Programa
Anual de Caja, PAC, establecido por la Tesorera.
5. Seguimiento a la ejecucin y evaluacin posterior.
El seguimiento de un proyecto consiste en verificar y comprobar que se estn adelantando las
actividades previstas a los costos establecidos en el proyecto.
De manera que si existen variaciones en costos, o en el cronograma del proyecto (programacin o
fijacin de tiempo para el cumplimiento de una serie de actividades), se puedan hacer las correcciones
a tiempo y as garantizar la ejecucin del proyecto.
ENFOQUE MARCO LOGICO
El marco lgico (matriz lgica) es una herramienta para planificar, monitorear y evaluar proyectos en el
contexto ms amplio de programas, iniciativas nacionales o internacionales
Elaborado originalmente por el Departamento de Defensa de los EE.UU., el enfoque de marco lgico fue
adoptado por la Agencia Internacional para el Desarrollo de los EE.UU. (AID) a finales de los aos 60.

Puede utilizarse en todas las etapas de un proyecto:

Preparacin del proyecto;
Programacin;
Identificacin;
Orientacin;
Anlisis;
Presentacin ante los comits de revisin;
Ejecucin y Evaluacin ex-post .